Sammanträde med kommittén för rättighetsfrågor torsdag den 17 september 2015

Transkript

1 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med kommittén för rättighetsfrågor torsdag den 17 september 2015 Plats: Hotell Scandic Rubinen, Kungsportsavenyen 24, Göteborg Tid: Kl. 09:30 16:30 Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Samrådsmöten a. Arbetsutskott till samråden b. Samrådsmöten a. Vad är tanken med dialogforum? Beslutsärenden 1. Stipendium för idrottare med funktionsnedsättning 2015/Vania Timback Diarienummer RHK Yttrande över remiss riktlinjer vid hantering av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter Diarienummer RHK Sammanträdestider för kommittén för rättighetsfrågor 2016/Maria Engström och Viveca Reimers Diarienummer RHK Upphävande av beslut med anledning av ny regiongemensam plan för mänskliga rättigheter/anna Jakobsson Diarienummer RHK Yttrande över remiss om nytt reglemente för kommittén för rättighetsfrågor/anjelica Hammersjö Diarienummer RHK Val av ledamot till referensgrupp interkulturell dialog. Ingen handling. Diarienummer RHK Delårsrapport för augusti/viveca Reimers och Calle Blomberg Diarienummer RHK Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

2 Föredragningslista från kommittén för rättighetsfrågor, (2) 8. Slutrapport för uppdragsforskning om mänskliga rättigheter i offentlig upphandling/wanna Svedberg och Eva-Maria Svensson, Handelshögskolan Göteborg, juridiska institutionen Diarienummer RHK Anmälningsärenden Diarienummer RHK Övriga frågor Gruppmöte Beslutsmöte Information A. Information från presidiet B. Information från ledamöter a. Presentation om granskning svensk barnrätt 10 min. Lars Åke Carlsson C. Information från avdelning rättighet Tema a. Riktlinjer Internkontrollplan b. Återkoppling TD-inventering Brysselkontoret c. Program för MR-dagarna Kairosprojekt. Workshop med Jesper Svensson och Åsa Lorentzi, projektledare inom MURF/KAIROS & Göteborgs stad, Norra Hisingen. Kristina Grapenholm Ordförande kommittén för rättighetsfrågor Tänk på miljön Res gärna kollektivt (

3 Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RHK Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Vania Timback Telefon: E-post: vania.timback@vgregion.se Till kommittén för rättighetsfrågor Stipendium för idrottare med funktionsnedsättning 2015 Förslag till beslut 1. Kommittén för rättighetsfrågor tilldelar NN, som är aktiv utövare på internationell nivå, Västra Götalandsregionens idrottsstipendium år NN får X kronor. 2. Kommittén för rättighetsfrågor tilldelar laget/föreningen NN, Västra Götalandsregionens idrottsstipendium år NN får X kronor. 3. Kommittén för rättighetsfrågor tilldelar NN, som är ledare och tränare, Västra Götalandsregionens idrottsstipendium år NN får X kronor. 4. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning av ärendet Västra Götalandsregionens regionfullmäktige beslutade i maj 2000 att inrätta ett årligt stipendium för idrottare med funktionsnedsättning. Stipendiesumman är kronor och kan delas mellan flera stipendiater. Västra Götalandsregionen vill med stipendiet synliggöra idrott som en möjlighet för personer med funktionsnedsättning att ha ett innehållsrikt liv. I år har 16 ansökningar kommit in. 13 ansökningar avser aktiva idrottsutövare, enskilda eller lag/föreningar. Tre ansökningar avser ledare/tränare. Beslut om stipendiater fattas av kommittén för rättighetsfrågor den 17 september Stipendiet delas ut på regionfullmäktiges sammanträde den 20 oktober Postadress: Regionens Hus Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5 Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: rattighet.kansli@vgregion.se

4 Datum (3) Diarienummer RHK Fördjupad beskrivning av ärendet Kriterier för ansökning och bedömning Stipendiet kan delas ut till: Aktiva idrottsutövare med funktionsnedsättning, enskilda eller lag. Syftet är att uppmärksamma personer som gjort utmärkta prestationer och som kan utgöra en förebild som stimulerar till idrottsutövning. Ledare och tränare Syftet är att stimulera och ge goda förebilder av ledare och tränare som värnar om god etik och ger lika förutsättningar för såväl flickor som pojkar, kvinnor och män. Ledare och tränare kan genom stipendiet ges möjlighet till att utveckla ledarskap, hämta in kunskap om funktionsnedsättningar, dess funktionshindrande konsekvenser samt om anpassad teknik för den specifika grenen. För att kunna få stipendiet måste personen vara folkbokförd och verksam i Västra Götaland. Stipendierna ska fördelas jämnt mellan kvinnor och män och mellan olika grenar. Jämställdhetsperspektivet Stipendiet för idrottare med funktionsnedsättning har delats ut sedan Under de första åren var de få kvinnor som sökte stipendiet. På grund av detta beslutade kommittén för rättighetsfrågor att ge kansliet i uppdrag att göra en jämställdhetssatsning för att öka antalet kvinnliga sökande ( 46, ). De två senaste åren har därför avdelningen i samarbete med handikappidrottsförbunden särskilt uppmuntrat dels kvinnor och dels föreningar som jobbar med jämställdhet att söka stipendiet. Under 2015 har antalet kvinnor/flickor som ansökt om stipendiet ökat med 40 %. Till och med år 2014 har 28 kvinnor och 37 män fått stipendiet. Nio lag har fått stipendiet varav sex av dem har en mix av kvinnor och män och det andra består enbart av män. Stipendiets koppling till mänskliga rättigheter FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning, artikel 30: Personer med funktionsnedsättning ska ha rätt på lika villkor som andra till erkännande av och stöd för sin särskilda kulturella och språkliga identitet, däribland teckenspråk och dövas kultur. För att göra det möjligt för personer med funktionsnedsättning att på lika villkor som andra delta i rekreations- och fritidsverksamhet och idrott, ska konventionsstaterna vidta ända- målsenliga åtgärder för att: a) uppmuntra och främja deltagande i största möjliga utsträckning av personer med funktionsnedsättning i allmänt tillgänglig idrottslig verksamhet på alla nivåer. Beredning Avdelning rättighet har bedömt och föreslagit stipendiater i samråd med representanter för rådet för funktionshinderfrågor samt representanter från Göteborgs-, Bohuslän Dals och Västra Götalands parasportförbund (före detta handikappidrottsförbund). Koncernstab regional utveckling, avdelningen rättighet Viveca Reimers Avdelningschef

5 Datum (3) Diarienummer RHK Bilaga 1. Sammanställning över sökande till stipendiet för idrottare med funktionsnedsättning Regler för Handikappidrottsstipendium. Reglerna fastställdes vid regionfullmäktiges sammanträde den 6 mars Uppdaterades av RF, 18 den 16 mars Beslutet skickas till Regionfullmäktige, regionfullmäktige@vgregion.se Göteborgs handikappidrottsförbund, kansliet@ghif.se Bohuslän Dals handikappidrottsförbund, kansli.bdhif@telia.com Västra Götalands handikappidrottsförbund, Jan.Norling@vastergotlandshif.o.se

6 1 (11) Sammanställning Datum Diarienummer RHK Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Vania Timback Telefon: E-post: e Sammanställning över sökande till stipendiet för idrottare med funktionsnedsättning 2015 Innehåll Sammanställning över sökande till stipendiet för idrottare med funktionsnedsättning Förkortningar:... 1 Grupp: Enskilda sökande - Internationell nivå... 2 Grupp: Enskilda sökande Nationell/regional nivå... 6 Grupp: Lag... 9 Ledare/tränare... 9 Förteckning över sökanden Förkortningar: BDHIF - Bohuslän-Dals Handikappidrottsförbund DM - Distriktsmästerskap EM - Europamästerskap GHIF - Göteborgs Handikappidrottsförbund HIF - Handikappidrottsförbundet INAS - Mästerskapstävlingar (elit) på nivån under Paralympics för paraidrottare med intellektuell funktionsnedsättning. Klass U - Klass utvecklingsstörning MASS - Mölndals Allmänna Simsällskap NM - Nordiskt mästerskap RBU - Riksförbundet för Rörelsehindrade Barn och Ungdomar RM - Riksmästerskap SM - Svenskt mästerskap SOK Träff - Kanot, friidrott, orientering och skidor USM - Ungdoms SM VHIF - Västra Götalands handikappidrottsförbund VM - Världsmästerskap Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

7 Bilaga 1 RHK , (11) Grupp: Enskilda sökande - Internationell nivå 1. Gunilla Wallengren, 1979, Hålanda Idrottsförening/Klubb: Bohus IF Friidrott Idrottsgren: Friidrott Meriter Internationella tävlingar Silvermedaljer på 1500 m och 5000 m samt bronsmedalj på 400 m - EM i Wales :a på 800 m - VM i Frankrike 2013 Guld- på 1500 m, silver- på 400 m och bronsmedalj på 800 m - EM i Holland :a på 400 m och 9:a på 1500 m - Paralympics i London 2012 Nationella tävlingar Svensk mästarinna på: 100 m, 200 m, 400 m och 1500 m år 2014 Innehar fyra svenska rekord på: 800 m, 1500 m, 5000 m och m. Motivering Jag är 36 år och tävlat i rullstol sen 1985 och på elit och internationell nivå sen Jag fick mitt stora internationella genombrott 1999 då jag vid tävlingar i Bern i Schweiz, när stora delar av världseliten var på plats, vann 800 m, 1500 m och m med stor marginal till de övriga deltagarna. Mitt stora mål är Paralympics i Rio 2016 och att ta guld. I min satsning mot Paralympics i Rio 2016 kommer jag att satsa på 5000m i kombination med 800 m och 1500 m För att jag ska kunna nå dit så behöver jag hjälp få ekonomiskt stöd för att kunna införskaffa nytt material till mitt idrottshjälpmedel vilket är mycket kostsamt (ex nya hjul till min tävlingsrullstol kostar ca kr och en ny komplett tävlingsrullstol kostar ca kr. Jag hoppas därför att ni vill stötta mig i min satsning att nå guld i Rio 2016 och anser det motiverande att ge mig ert stipendium. Aktuellt: Gunilla Wallengren är uppe i totalt 76 SM-guld och har blivit inbjuden att tävla i Diamond League 1 i Zürich (den 3 september 2015). Mer information: 2. Aurelia Hagberg, 1998, Ed Idrottsförening/Klubb: Höghedens slalomklubb Idrottsgren: Alpin skidåkning Alpin skidåkning. Det är inte så många delar som skiljer alpin paraskidåkning från skidåkning utan funktionsnedsättning. Men beroende på åkarens funktionsnedsättning finns vissa differenser. Det går bra att åka både med eller utan protes. Åkare kan givetvis välja att åka utan protes och t.ex. använda kryckstavar precis som sitskiåkarna, dock är de betydligt längre för den stående 1 Diamond League - det är ett lopp för fyra tjejer och fyra killar, ett så kallad jaktlopp, där tjejerna kör 2600 meter och killarna 3000 meter, och den som korsar mållinjen först vinner oavsett kön.

8 Bilaga 1 RHK , (11) åkaren. Utöver dessa klassificeringar så tävlar även åkare med intellektuella funktionsnedsättningar, men i dagsläget ej vid Paralympics 2. Meriter Internationella tävlingar Guldmedaljer i slalom och i storslalom samt silvermedalj super G - INAS 3 Alpine & Nordic Skiing World Championship, Klövsjö (Sweden) 2015 Uttagen till landslaget för att tävla i INAS Alpine & Nordic Skiing Championship i Klövsjö 2015 Guldmedalj stående slalom - Special Olympics i Norge 2014 Nationella tävlingar Guldmedaljer stående slalom och stående storslalom - Special Olympics Nationella Spel i Borlänge Guldmedaljer stående slalom och stående storslalom - Special Olympics Nationella Spel i Borlänge 2014 Guldmedalj stående storslalom - Special Olympics i Borlänge (Aurelias första nationella tävling). Motivering Framtiden är att fortsätta utvecklas i Alpin skidåkning. Nästa stora mål inom sikte är att ställa upp i INAS European Winter Games samt World Alpine and Nordic Skiing Championships i Polen På längre sikt är målet att bli uttagen till Special Olympics World Winter Games Där emellan kommer det att vara träning, träningsläger och de nationella Special Olympics-tävlingarna i Borlänge. 3. Pernilla Lindberg, 1994, Göteborg Idrottsförening/Klubb: Göteborg Sim Idrottsgren: Simning (S14) Meriter Internationella tävlingar Finalist i två grenar - Paralympics i London Slutade på en 5:e plats som bäst. Har deltagit - VM i Canada 2013 och EM i Eindhoven 2014 och har gått till final i tre av fyra distanser. Placeringar från 5:e till 7:e plats. Nationella tävlingar Guldmedalj på alla distanser i SM. Motivering Mitt stora mål är att komma med till Paralympics i Rio Jag tränar hårt för det. Jag har ett stort behov av enskild specifik teknikträning förutom den träning som jag får tillsammans med min simgrupp i Göteborg Sim. Jag har svårigheter med att ta in mycket information samtidigt så har jag behov av en egen tränare som utvecklar min teknik. Därför har jag en tränare enskilt en gång i veckan. Eftersom jag får bekosta honom själv så hade det varit välkommet med ett bidrag 2 Hämta från Parasport Sweden 3 INAS är mästerskapstävlingar (elit) på nivån under Paralympics för paraidrottare med intellektuella funktionsnedsättningar.

9 Bilaga 1 RHK , (11) så att vårt arbete tillsammans kan fortsätta fram till Rio Jag tar studenten nu i vår från särgymnasiet, Trekunga i Kungälv. 4. Aaron Lindström, 2000, Skövde Idrottsförening/Klubb: SK Vitesse Idrottsgren: Skidor alpint Meriter Internationella tävlingar Bästa placeringar i Riksmästerskap inom Parasport: Guldmedaljer i riksmästerskap slalom och storslalom. Silvermedalj i Landgraaf i Holland. Nationella tävlingar 5:e plats - Dalacuppen (15-16 år) 29:e plats slalom USM final (cirka 70 startande) 36:e plats - USM final Super G Motivering Jag är snart femton år gammal och började åka skidor när jag var tre år gammal. Nu går jag i åttan och ett delmål är att komma in på skidgymnasium under Jag brinner för skidåkning. Jag har ett långsiktigt mål som jag har bestämt mig för att klara och kommer jobba hårt för att bli uttagen till Paralympics Games i Korea Jag tävlar i skidor både mot funktionshindrade och mot de som inte är funktionsnedsättande. Att tävla i skidor är en dyr sport, jag skulle vara jätte tacksam om ni kunde bidra så jag kan åka på mer träningsläger och köpa utrustning som jag behöver för att jag ska kunna bli bra som möjligt och uppnå mitt mål. 5. Axel Wernås, 1998, Lerum Idrottsförening/Klubb: Göteborgs rullstolsbasketklubb (GRBK) Idrottsgren: Rullstolsbasket Rullstolsbasket är i stort samma som för vanlig basket. Vid rullstolsbasket sitter korgarna i samma höjd och man spelar på samma yta. Den första officiella matchen spelades i USA Grenen ingår i Paralympiska spelen. I Sverige administreras rullstolsbasket av Svenska Basketbollförbundet 4. Meriter Internationella tävlingar Silvermedalj - VM Junior i Adana (Turkiet) :e plats (Senior) - VM 2014 Nationella tävlingar Bronsmedalj i svenska serien 2015 Motivering Jag är snart 17 år och tävlar på internationell nivå i både junior och senior landslaget. Mitt mål är att i sommar komma med i truppen till EM i Worcester, England som fungerar som ett kval till RIO Topp 5 på EM är det som gäller 4 Svenska Rullstolsbasket förbundet:

10 Bilaga 1 RHK , (11) för att komma med till Paralympics Det allra största målet är såklart att komma med i truppen till Paralympics! 6. Philip Jönsson, 1994, Mariestad Idrottsförening/Klubb: Mariestad Sportskytte Mariestad SK Idrottsgren: Sportskytte Sportskytte är en idrott som testar de tävlandes färdigheter i träffsäkerhet under tidspress. Deltagarna har olika typer av skjutvapen till sitt förfogande. De olika subgrupperna inom sportskytte kategoriseras beroende på typen av skjutvapen eller måltavla. Det finns fyra skyttegrenar; pistol, gevär, viltmål och lerduveskytte 5. Meriter Internationella tävlingar Silvermedalj - NM i Norge 2014 Två världscupstävlingar (England 13:e plats och i Polen 13:e plats) 9:e plats i VM Tyskland 2014 Nationella tävlingar Fyra guldmedaljer och en silvermedalj i tre SM tävlingar Fyra guldmedaljer - Malmö Open Fem guldmedaljer och en silvermedalj - Swedish Cup Motivering Min dröm och även mitt mål är att representera Sverige i Paralympics i Rio För att nå dit krävs hård träning men också stor internationell tävlings erfarenhet. Detta kräver att jag åker på så många internationella tävlingar som det bara går. På grund av min sjukdom måste jag ha med två assistenter på dessa tävlingar. Svenska handikappidrottsförbundet betalar för mig men jag får stå för mina assistenter själv. 7. Robin Ljungkvist, 2002, Götene Idrottsförening/Klubb: Team Mariestad BK Idrottsgren: Bowling (klass U) Meriter Internationella tävlingar Silvermedalj i individuellt och en bronsmedalj i fyrmanna på Special Olympics - Aten 2011 Nationella tävlingar Svensk mästare i Västerås med Svenska rekord Svensk mästare och tog fyra av fem svenska rekord Guldmedalj i olika tävlingar, DM Svensk mästare i Katrineholm Många olika svenska rekord Motivering Jag är 28 år och jobbar i Götene bowlinghall 75 %. Jag har som mål att kunna utvecklas ännu mer inom bowlingen. Den här säsongen har jag haft det tufft då en 5 Källa: Wikipedia

11 Bilaga 1 RHK , (11) skada har hindrat mig från att tävla så mycket som jag vill. Men lagom till SM slog jag till, då tog jag SM-guld i högsta klassen och satte fem svenska rekord. Jag trivs jättebra på bowlingbanorna där jag får många kompisar som har samma intresse. Tips för en bra sammanfattning: Inled med de viktigaste slutsatserna/idéerna i dokumentet. Använd gärna punktuppställningar. Beskriv kortfattat dokumentets innehåll och syfte. Försök svara på frågorna: Varför, vem, vad, när, var och hur? Grupp: Enskilda sökande Nationell/regional nivå 8. Yvonne Nyström, 1959 Idrottsförening/Klubb: RBU Skaraborg Idrottsgren: Rullstoldans (Klass 2) Meriter Internationella tävlingar Silvermedaljer i Hambo och i Gammalvals - Scandic International Cup 2015 Nationella tävlingar Årets Idrottare med funktionshinder - Skövde Idrottsgala 2015 Guldmedalj i Hambo och silvermedaljer i Gammalvals och i Bugg - SM 2015 Silvermedaljer i Hambo och i Bugg samt en bronsmedalj i Engelsk vals - SM 2014 Silvermedalj i Hambo och bronsmedaljer i Tango samt i Bugg - Västcupen Bronsmedalj i Vals - Peking Cupen 2013 Bronsmedalj i Hambo och 4:a i Bugg klass 2- SM 2013 Motivering Jag är 56 år och har alltid tyckt om att dansa och det är roligt att kunna fortsätta fast än "livet har förändrats". Jag tycker att det är viktigt och givande att visa upp för andra att "livet är inte slut för att man hamnat i rullstol". Dessutom är det fantastiskt roligt att det gått så bra. Målet för framtiden är att utvecklas och nå ännu högre placeringar samt även att tävla internationellt. 9. Aleksandra Gustavsson, 1997, Lidköping (Källby) Idrottsförening/Klubb: SOK Träff Idrottsgren: Friidrott (Klass U) Meriter Internationella tävlingar Uttagen till att tävla på junior EM i grenarna 800 m och 1500 m - Kroatien 2015 Nationella tävlingar SM mästarinna på m och m - Söderhamn 2014 Guldmedalj på m - Damer Lidingöruset Svenskt utomhusrekord på m och m - Söderhamn 2014 Svenskt utomhusrekord på m - Skara 2014 Svensk inomhusrekord på m - Örebro 2015.

12 Bilaga 1 RHK , (11) Motivering Jag är 17 år och har sprungit i många år men det var först under 2014 som jag började tävla aktivt och det gick jättebra. Har under förra året tagit flera svenska rekord samt vunnit SM på 1500 m och 5000 m. Jag går första året på särgym i Skövde med inriktning hälsovård och omsorg, som jag trivs bra med. Skolan är viktig för mig och jag hoppas få ett jobb inom vården när jag går ut gymnasiet om tre år. Jag tar ansvar både för mina skoluppgifter och min träning. Mina idrottsmål är att först göra bra ifrån mig på junior EM. Sen att försöka vinna SM igen på både bana och i terränglöpning. Mitt mål 2016 är att ta en plats i svenska landslaget som ska spinga VM i terränglöpning i USA. 10. Maria Andersson, 1990, Karlsborg Idrottsförening/Klubb: RBU Skaraborg Idrottsgren: Rullstolsdans Rullstolsdans är en dans-form som utövas både som socialdans och i tävlingsform, där åtminstone en av de bägge parterna sitter i en rullstol. Rullstolsdans startade i Sverige 1968, ursprungligen för rekreation eller rehabilitering. Den första tävlingen hölls i Västerås Meriter Internationella tävlingar 4:e plats - Scandic international Cup i Göteborg 2015 Nationella tävlingar Guldmedalj i Buggklass - Västcupen 2013 Motivering Mitt mål är att fortsätta utvecklas inom nationell rullstolsdans tar jag licens och tävlar i SM, bugg klass 1. För att uppnå detta mål deltar jag vid alla träningstillfällen som ges samt åker på offentlig social dans så ofta jag kan. Närmast på programmet står träningsläger i Mora 2-6 augusti Nästa större tillfälle blir i oktober med träningsläger och Cup i Ljungskile. Rullstoldansen betyder oerhört mycket för mig, för både mitt fysiska och psykiska välbefinnande. Dansen passar mig också jättebra eftersom jag älskar musik och är en socialt utåtriktad person. 11. Niklas Andersson, 1988, Mölndal Idrottsförening/Klubb: Mölndals Allmänna Simsällskap (MASS) Idrottsgren: Simning (klass S7) Meriter Internationella tävlingar Ett svenskt rekord på 50 m frisim - Swim Cup i Holland 2015 Representerade Sverige under Nordiska Mästerskapen - Stockholm 2013 Nationella tävlingar Guldmedalj i individuellt och två silvermedaljer i lagkapp - SM 2015 Innehavare av totalt fem svenska rekord 2015 Tre guld- och en silvermedalj även svenska rekord på 50 m frisim och i lagkapp. 6 Källa: Wikipedia

13 Bilaga 1 RHK , (11) Grenarna: 4x50 frisim (lagkapp), 100 m frisim, 100 rygg samt silver på 4x50 medley (lagkapp). Tre svenska rekord i grenarna: 50 m frisim, 100 m frisim och 100 m ryggsim Slog mitt första svenska rekord på 50 m ryggsim Guldmedaljer i grenarna: 100 m ryggsim och 100 m frisim i SM Slog ett svenskt rekord under tävlingen på 50 m bröstsim Motivering Jag är 26 år gammal och studerar till civilingenjör på Chalmers inom hållbara energisystem. Studierna bedrivs numera på halvfart för att kunna satsa mer på simningen, där det närmsta stora målet är att delta i Paralympics Jag satsar dock långsiktigt mot Paralympics 2020 i Tokyo, där jag vill vara som bäst. Jag började simma när jag var 2-3 år och fortsatte tills jag var 10 år, för att ha ett uppehåll från sporten i drygt 6 år. När jag var 16 ville jag väldigt gärna lära mig crawla, något jag aldrig lärde mig som liten. Då började jag i MASS igen, och intresset för simning återuppväcktes ganska snabbt. Det har sedan utvecklats till en riktig passion, där jag efter några tyngre år resultatmässigt mellan 2009 och 2011, kommit tillbaka igen och slår personliga rekord kontinuerligt. Om jag skulle få stipendiet så skulle jag använda det för att betala de kostnader som uppstår vid en satsning på elitnivå, i form av kostnader för tränare (som jag betalar själv), avgifter till klubben och kostnader för träningsläger. 12. Kevin Kjelldahl, 2002, Trollhättan Idrottsförening/Klubb: SRF Trollhättan Idrottsgren: Showdown Showdown spelas av två spelare. Det spelas på ett rektangulärt bord med en målficka på var kortsida. I mitten finns ett nät, som normalt består av en hård träskiva eller en genomskinlig glasskiva. Spelet spelas med racketar och en boll. Inuti bollen finns många små rostfria stålkulor som gör att bollen blir hörbar 7. Meriter Bronsmedalj - SM 2014 Haninge Open med elitspelare från Europa: 27:a av 34 (år 2012); 26:a av 32 (år 2013) 29:a av 36 (år 2014). Motivering Kevin Kjelldahl började spela som sjuåring och tränar för att nå sitt mål som är att komma med och spela för landslaget. Tänker använda stipendiet till att åka på träningsläger. Han har nu tagit ett steg ytterligare i sin showdownkarriär. Den augusti är han uttagen att vara med på ParaGames i Villnius i Litauen. Formatet Rubrik 2 använder du för avsnittsindelning. 7 Källa:

14 Bilaga 1 RHK , (11) Grupp: Lag 13. Grunden Bois Fotboll-Innebandy Idrottsförening/Klubb: Grunden Bois Idrottsgren: Grunden Bois Fotboll-Innebandy Sökande: Thor Guttormsen Meriter Grunden Bois har lag på alla nivåer. Det innebär en fantastik medaljskörd de tre senaste åren, liksom tidigare år. Som största idrottsliga segrar kan nämnas; Fotboll Guld i Kim Källström Trophy. Guldmedalj i innebandy i Special Olympics. Motivering Grunden Bois är den största och bredaste idrottsklubben i landet för spelare med intellektuell funktionsnedsättning. Klubben har cirka 250 aktiva utövare, tjejer och killar i åldern 7-53 år. Grunden Bois tar emot alla som vill vara med i idrottsgemenskapen, oavsett nivå på funktionsnedsättningen och idrottskunnande. Klubben är en av få klubbar som har knatte/ungdomsspelare. Likaså har Grunden Bois sedan många år en satsning på tjejer, vilket gör att föreningen har flest aktiva tjejer i landet. Grunden Bois främsta mål är inte att odla fram toppidrottare och vinna matcher, utan klubbens mål är att var och en av de aktiva ska ges ett gott liv med hjälp av idrotts och föreningsgemenskap! Grunden Bois kan blygsamt konstateras vara den enskilt största orsaken till att idrottsutövande för tjejer och killar med intellektuell funktionsnedsättning ökar i Sverige. Mer information om klubben: Ledare/tränare 14. Lena Simson, 1967, Falköping Idrottsförening/Klubb: Falköpings HIF Idrottsgren: Innebandy och kul motion Meriter Vi är nya som förening, så vi har inte hunnit prestera så mycket än. Men med kul motion, som vi startade upp hösten 2014, utgår vi från var och ens förutsättningar att utöva olika moment. Där provar vi på olika sporter och lekar. Målet är att på ett roligt sätt öka på konditionen för våra aktiva som annars gärna blir sittande framför datorn. Det har varit en positiv effekt för våra fotbollsspelare. Vi har inget elittänk som många andra föreningar inom idrott för personen med funktionsnedsättning.. Motivering Jag har varit med och startat Falköpings HIF, som funnits sedan mars Innan dess var jag aktiv inom Grönelunds HIF som styrelseledamot under många år. Mitt mål både som ledare och för föreningen är att alla ska känna sig välkomna till oss. Det viktigaste är att man har kul när man idrottar med oss. Bra resultat är bara en bonus. Bland det viktigaste är också att ha en bra anda inom våra lagsporter (ingen mobbning).

15 Bilaga 1 RHK , (11) 15. Joakim Andersson, 1970, Undenäs Idrottsförening/Klubb: SOK Träff Karlsborg Idrottsgren: Friidrott Meriter Mina aktiva har tagit medaljer på SM (sex guld-, ett silver- och en bronsmedalj) USM, VM, IEM och EM (Guld, silver och brons). En idrottare har tagit fem svenska rekord i medeldistans, samt ett svenska rekord i tresteg. Har varit verksam i SOK Träff under ett 15 tal år. Jag tränar en grupp på åtta ungdomar, där det finns tre med rörelsenedsättning, två med synnedsättning och tre med intellektuella funktionsnedsättningar. Motivering Mitt mål är att kunna följa mina aktiva på internationella tävlingar och stötta och coach dem vid behov, jag har också ett mål att kunna utbilda mig till fystränare. Jag tillhör en liten klubb med ett gäng duktiga aktiva både med funktionsnedsättning och utan. Vi tränar tillsammans och det fungerar mycket bra, det stora focuset ligger på att det ska vara roligt för alla, och detta ger framgång på sikt. 16. Henrik Ehrlington, 1972, Kungsbacka Idrottsförening/Klubb: Göteborgs Rullstolsidrottsförening Idrottsgren: Rullstolsinnebandy Meriter Föreningen är regerande svenska mästare 2015 och vann även SM År 2013 kom föreningen på tredje plats. Föreningen deltar i det nationella seriespelet (Sverigeserien). Riksmästare SM - säsongen 2011/2012 vann föreningen serien, 2012/2013 kom föreningen på tredje plats och säsongen 2013/2014 slutade föreningen på andra plats. Svenska landslaget har de tre senaste åren spelat turneringar i Tyskland och Holland. Sverige har vunnit alla turneringarna. Ordförande och lagledare i Göteborgs Rullstolsidrottsförening sedan föreningen grundades Föreningen har omkring 30 medlemmar och alla styrelsemedlemmar spelar aktivt i föreningen. Motivering Jag har spelat rullstolsinnebandy sedan början på 90-talet och alltid varit engagerad i utvecklingen av sporten och laget jag spelat i. Spelar fortfarande aktivt och har fram till 2013 spelat i landslaget utöver mitt ledarengagemang. Utöver att vara ordförande och lagledare i GRIF har jag de senaste tio åren varit kontaktperson för Sverigeserien. Sverigeserien är det nationella seriespelet i rullstolsinnebandy och drivs ideellt av de lag som deltar i serien. Sedan 2007 är jag ledamot i Svenska Parasportförbundets (förre detta SHIF) innebandykommitté med ansvar för den nationella och internationella utvecklingen av rullstolsinnebandyn, främst tävlingar och regelfrågor. Min målsättning är att GRIF ska fortsätta utvecklas som förening med fler aktiva medlemmar och på så sätt försöka säkra framtida SM-tecken. På den internationella nivån är målet att innevarande år kunna fastställa gemensamma internationella regler för rullstolsinnebandyn och även kunna knyta sporten till ett internationellt förbund för att i framtiden kunna spela mästerskap och slutligen kunna medverka i Paralympics.

16 Bilaga 1 RHK , (11) Förteckning över sökanden Nr Namn Ort Född Gren Nivå Diarienummer Observation Enskilda sökande Internationell 1 Gunilla Wallengren Hålanda 1979 Friidrott Internationellt 14 Fick stipendium (2002) 2 Aurelia Hagberg Ed 1998 Alpin skidåkning Internationellt 16 3 Pernilla Lindberg Göteborg 1994 Simning Internationellt 10 Fick stipendium (2012) 4 Aaron Lindström Skövde 2000 Skidor alpint Internationellt 13 5 Axel Wernås Lerum 1998 Rullstolsbasket Internationellt 5 6 Philip Jönsson Mariestad 1994 Sportskytte Internationellt 4 Fick stipendium (2013) 7 Robin Ljungkvist Götene 1986 Bowling Internationellt 7 Fick stipendium (2010) Enskilda sökande Nationell 8 Yvonne Nyström Skövde 1959 Rullstolsdans Nationell 6 9 Aleksandra Gustavsson Lidköpning 1997 Friidrott Nationell Maria Andersson Karlsborg 1990 Rullstolsdans Nationell 8 11 Niklas Andersson Mölndal 1988 Simning Nationell Kevin Kjelldahl Trollhättan 2002 Showdown Nationell 2 Lag 13 Grunden Bois Fotboll Innebandy Göteborg Fotboll innebandy Nationell 1 Fick stipendium (2003) Ledare/tränare 14 Lena Simson Falköping 1967 Fotboll Nationell Joakim Andersson Undenäs 1970 Friidrott Internationellt 3 16 Henrik Ehrlington Kungsbacka 1972 Rullstolsinnebandy Internationellt 9 Personen måste vara folkbokförd och verksam i Västra Götaland län.

17 Dnr RHK Dnr HSS Handikappidrottsstipendium regler Västra Götalandsregionen delar årligen ut handikappidrottsstipendium. Stipendiesumman uppgår till kronor. Handikappidrottstipendium utdelas till: Aktiva idrottsutövare med funktionsnedsättning, enskilda eller lag. Syftet är att uppmärksamma personer eller lag som gjort utmärkta prestationer och som kan utgöra en förebild som stimulerar till idrottsutövning. För aktiva idrottsutövare enskilda eller lag ska stipendiet ge möjlighet till utveckling i respektive gren, t ex kunna delta i tävlingar, träningssamlingar under bästa tänkbara ledning och konkurrens, vara ett stöd till resor och uppehälle samt inköp av material. Stipendiet ska kunna delas ut till aktiva idrottsutövare enskilda eller lag som tävlar på regional, nationell eller internationell nivå. Ledare och tränare. Syftet är att stimulera och ge goda förebilder av ledare och tränare som värnar om god etik och ger lika förutsättningar för såväl flickor som pojkar, kvinnor och män. Ledare och tränare kan genom stipendiet ges möjlighet till att utveckla ledarskap, inhämta kunskap om funktionshinder och dess handikappande konsekvenser samt anpassad teknik för den specifika grenen. Västra Götalandsregionen vill med stipendiet synliggöra handikappidrotten som en möjlighet att skapa ett innehållsrikt liv. Idrott betyder mycket för många, även för personer med funktionsnedsättning. Positiva förebilder stimulerar andra att aktivt delta. Regionen delar ut stipendier till personer som är folkbokförda och verksamma i Västra Götaland. För såväl aktiva idrottsutövare som ledare bör mottagare av stipendiet utses så att en jämn könsfördelning och en spridning över alla grenar inom handikappidrotten uppnås, sett över en tidsperiod. Om förutsättningar finns utses vid samma tillfälle, en stipendiat som tävlar på nationell/internationell nivå, en stipendiat med lovande utvecklingspotential som tävlar på regional nivå samt en ledare/tränare. Till handikappidrott räknas de tävlingsgrenar som är godkända av Svenska Handikappidrottsförbundet. Reglerna fastställdes vid Regionfullmäktiges sammanträde den 6 mars Uppdateras av RF, 18 den 16 mars (1)

18 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RHK Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Vania Timback Telefon: E-post: vania.timback@vgregion.se Till kommittén för rättighetsfrågor Yttrande över remiss riktlinjer vid hantering av e- post i Västra Götalandsregionens verksamheter Förslag till beslut 1. Kommittén för rättighetsfrågor godkänner yttrandet över riktlinjer vid hantering av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter. 2. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning av ärendet Kommittén för rättighetsfrågor har fått förslag på riktlinjer vid hantering av e-post på remiss. Riktlinjerna är en samlad beskrivning av vad som gäller för förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen vid användning av e-post. Målet med förslaget är att: a) göra tydligt vilka gemensamma regler, skyldigheter och ansvar som gäller för alla verksamheter och e-postanvändare i Västra Götalandsregionen. b) öka medvetenhet om vilka möjligheter och risker som finns vid hantering av e- post. Riktlinjerna beaktar: arkivnämndens förslag och rekommendationer till regionfullmäktige avseende bevarande samt gallring av elektroniska handlingar (diarienummer RS ) offentligrättsliga regler för e-post (diarienummer RS ) och hantering av e-post i avslutade e-postkonton (diarienummer RS ). Synpunkter på förslaget Kommittén för rättighetsfrågor ser positivt på att Västra Götalandsregionen utarbetar rutiner som tydliggör gemensamma regler, skyldigheter och ansvar som gäller för alla verksamheter och e-postanvändare i Västra Götalandsregionen. Kommittén för rättighetsfrågor menar att riktlinjerna bör språkgranskas med utgångspunkten att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt (Språklagen 11 om klarspråk). Postadress: Regionens Hus Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5 Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: rattighet.kansli@vgregion.se

19 Datum (2) Diarienummer RHK Kommittén för rättighetsfrågor stödjer förslaget till riktlinjer vid hantering av e- post i Västra Götalandsregionens verksamheter. Koncernstab regional utveckling, avdelningen rättighet Viveca Reimers Avdelningschef Bilaga 1. Remissbrev Remissförslag på Riktlinjer vid hantering av e-post daterat Remissversion av Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter daterad Beslutet skickas till Regionstyrelsen, regionstyrelsen@vgregion.se Jan S. Svensson, jan.s.svensson@vgregion.se

20 Västra Götalandsregionen 1 (2) Remiss Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet/Säkerhet Handläggare: Jan S Svensson Telefon: E-post: jan.s.svensson@vgregion Till regionens nämnder, styrelser och bolagsstyrelser Remissförslag på Riktlinjer vid hantering av e-post Förslag på regionala riktlinjer vid hantering av e-post bifogas. Målet med förslaget är att: a) göra tydligt vilka gemensamma regler, skyldigheter och ansvar som gäller för alla verksamheter och e-postanvändare i Västra Götalandsregionen och att b) öka medvetenhet om vilka möjligheter och risker som finns vid hantering av e-post. Utgångspunkter för remissförslaget Utöver devisen att det ska vara lätt och göra rätt har i huvudsak följande utgångspunkter vid utformning av remissförslaget beaktats: 1. Arkivnämnden, som är en gemensam nämnd för Göteborgs kommun och Västra Götalandsregionen med Göteborgs kommun som huvudman, har: a) föreslagit regionfullmäktige att besluta om ändring i arkivreglemente regler för bevarande och gallring av elektroniska handlingar, dnr RSK b) föreslagit att Västra Götalandsregionen ska anta av regionarkivet upprättade Offentligrättsliga regler för e-post, ett 12-sidigt dokument som behandlar e- post och vilka krav som kan ställas på hantering av e-post utifrån grundläggande regler kring offentlighet och sekretess, dnr RS c) lämnat rekommendationer till Västra Götalandsregionen kring hantering av informationen i avslutade individuella e-postkonton, dnr RS Beslut i regionstyrelsen dnr RS , Struktur för styrande dokument Västra Götalandsregionen. 3. Synpunkter och önskemål från VGR IT, berörda objekt, verksamheter och säkerhetsstrategisk enhet inom regionkansliet. Beredning av remissförslaget En särskild arbetsgrupp har sedan våren 2014 arbetat med att ta fram remissförslaget. Ambitionen från början var att sammanställa riktlinjer, rutiner, rekommendationer i ett och samma dokument. Det visade sig snart att nackdelarna med ett enda dokument var betydande jämfört med ett relativt kort och övergripande dokument d.v.s. remissförslaget som kommer att kompletteras med rutiner och rekommendationer. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

21 Datum (2) Diarienummer RS Utformning av remissförslaget utgår från principen att riktlinjer har en giltighetstid på upp till fem år. Remissförslaget innebär att tillhörande rutiner och rekommendationer i fortsättningen föreslås beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman och revideras minst en gång per år eller vid behov. Detta kan innebära förstärkning av objektägarens ansvar och roll samt en effektivare framtida hantering av revideringar av rutiner och rekommendationer för e-posthanteringen. Efter att remissynpunkter beaktats kommer förslag till riktlinjer att överlämnas till regionstyrelsen med förslag att regionfullmäktige fastställer riktlinjerna och lämnar riktlinjerna som svar till arkivnämnden och ger regionstyrelsen i uppdrag att förvalta, revidera och besluta kring framtida riktlinjer. Följande personer medverkat i arbetet med remissförslaget: Karin Sunnergren, verksamhetsutvecklare på VGR IT tillika OSS-IT objekt IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande IT), Elisabet Ericson, kanslichef på regionkansliet, Else-Marie Ljungberg, controller på Habilitering & Hälsa, Carina Nolberger, koordinator för regionservice tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande, Christer Nygren, IT-arkitekt på VGR IT, Henrik Tuneberg, utvecklingsledare på NU-sjukvården tillika OLV för IT-arbetsplats (ObjektLedare Verksamhet), Anders Blomgren, teknisk specialist på VGR IT, Rickard Dehlin, ITarkitekt på VGR IT, Peter V Mattsson, IT-projektledare på VGR IT, Catharina Bergman, IT-samordnande inom NU-sjukvården tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnare Verksamhet), Valter Lindström, säkerhetschef på regionkansliet, Jenny Kvist, IT-säkerhetsansvarig på VGR IT och Jan S Svensson, säkerhetsstrateg på regionkansliet. Remissvaret Remissvar ska formuleras kort med tydliga förslag på vad som kan tas bort, justeras eller läggas till. Remissvar ska skickas till regionstyrelsen@vgregion.se senast den 24 augusti Ange diarienummer RS Frågor kring remissen kan i första hand ställas till jan.s.svensson@vgregion tfn , undertecknad eller till valter.lindstrom@vgregion.se tfn men också till medarbetare i arbetsgruppen. För regionkansliet Elisabet Ericson Kanslichef

22 1(9) Status på dokument: Version: Dokument dnr Remissversion Dnr RS Dokumenttyp: Dokument namn: Övergripande dokument: Regional riktlinje Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter Dokumentansvarig: Datum: Godkänd av: Datum: Säkerhetspolicy Jan S Svensson Regiondirektör 2015-xx-xx Godkänd av dokumentägare: Valter Lindström Datum: Beslutad av: Regionstyrelsen Datum: 2015-xx-xx Fastställd av: Regionfullmäktige Datum: 2015-xx-xx Vision Måldokument Budget Plan Policy Riktlinje Rutin Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter

23 2(9) Innehållsförteckning 1. Inledning Utgångspunkter Målgrupp Ansvar och förvaltning Giltighet Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Riktlinjer vid användning av e-post Utgångspunkter för användning av e-post Myndighetsbrevlåda i förvaltningar och bolag Funktionsbrevlåda i förvaltningar och bolag efter behov Riktlinjer för bevarande och gallring av e-post Regler för hantering av e-post i avslutade individuella e-postbrevlådor Ansvar och skyldighet att besvara e-post Mobil e-post och synkronisering av kalenderfunktion Automatisk vidarebefordran av e-post Användares ansvar vid användning av e-post E-postanvändares ansvar Chefs ansvar vid användning av e-post Chefs ansvar vid hantering av e-post när medarbetare har slutat Chefs ansvar att säkerställa korrekt hantering av känsliga uppgifter Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post Chefs ansvar för utbildning och information kring e-post hantering Chefs ansvar vid missbruk av e-post eller vid misstanke om brott Chefs ansvar i övrigt Beredning... 9

24 3(9) 1. Inledning 1.1. Utgångspunkter Dessa riktlinjer är en samlad beskrivning av vad som gäller för förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen vid användning av e-post. Dessa riktlinjer beaktar arkivnämndens förslag och rekommendationer till regionfullmäktige avseende bevarande och gallring av elektroniska handlingar dnr RS , offentligrättsliga regler för e-post dnr RS och hantering av e-post i avslutade e- postkonton dnr RS Målgrupp Målgrupp för dessa riktlinjer är användare av Västra Götalandsregionens e-postsystem det vill säga användare av myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller personlig e-postbrevlåda Ansvar och förvaltning På regionstyrelsens uppdrag ansvarar regiondirektören för dessa riktlinjer och dess förvaltning. Regiondirektören, eller tjänsteman som regiondirektören utser, ansvarar för att ändamålsenliga och regiongemensamma rutiner och rekommendationer finns och förvaltas. Nämnder, styrelser och bolag kan ta fram förvaltningsspecifika rutiner i form av rekommendationer och instruktioner inom ramen för av regionstyrelsen eller av regiondirektören beslutade riktlinjer, planer och rutiner Giltighet Dessa riktlinjer för användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter gäller efter beslut i regionstyrelsen och efter fastställelse i regionfullmäktige. Till dessa riktlinjer finns regiongemensamma rutiner och rekommendationer som beslutas av regiondirektören eller av tjänsteman som är utsedd av regiondirektören Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Utgångspunkt för regelverk kring användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter är säkerhetspolicy 1 som är beslutad av regionfullmäktige. Regelverk för hantering av e-post består av följande dokument: a) Riktlinjer som beslutas av regionstyrelsen. Målbild är revidering och beslut i regionstyrelsen var 4-5 år eller vid behov. b) Rutiner som beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman. Målbild är revidering en gång per år eller vid behov. c) Rekommendationer beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman. Målbild är revidering en gång per år eller vid behov. 1 Policy för säkerhetsarbete i Västra Götalandsregionen, regionfullmäktige , dnr RSK

25 4(9) d) Rekommendationer är beskrivningar och förklaringar mer i detalj inom ramen för rutinbeskrivning och kan vara förvaltningsspecifik. Följande bild illustrerar struktur för styrdokument i Västra Götalandsregionen och hur styrande dokument ska benämnas och struktureras Riktlinjer vid användning av e-post 2.1. Utgångspunkter för användning av e-post a) Vid användning av e-post gäller samma offentligrättsliga regler och lagar som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling, diarieföring och arkivering. b) E-post systemet är ett arbetsverktyg och ska användas med gott omdöme. c) Privat användning av e-postadress får endast ske i sådan omfattning att det inte inkräktar på ordinarier arbetsuppgifter eller inverkar menligt på regionens IT-resurser i form av ökade kostnader eller påverkar lagringsutrymme och prestanda på ett negativt sätt. 2 Beslut RS , 32, dnr RS TU Struktur för styrande dokument inom Västra Götalandsregionen

26 5(9) d) Med brevlåda för e-post avses myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller personlig e- postbrevlåda Myndighetsbrevlåda i förvaltningar och bolag Alla förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen: a) Ska ha minst en officiell e-postadress (myndighetsbrevlåda) och ska kunna ta emot handlingar via e-post som kontrolleras minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag. b) Ska säkerställa att inkommen e-post till förvaltning eller bolag hanteras utan dröjsmål. c) Ska säkerställa att allmänna handlingar i inkommen e-post handläggs med beaktande av säkerhetspolicy och regler för diarieföring, gallring och arkivering. d) Efter diarieföring av inkommande e-post i myndighetsbrevlåda eller i funktionsbrevlåda ska begäran om utlämning av e-post överlämnas till diariet. e) E-post som berör en verksamhets drift ska dirigeras till myndighets- eller funktionsbrevlåda f) För att undvika personberoenden och att information inte är tillgänglig i en verksamhet ska myndighets- eller funktionsbrevlåda användas istället för personlig e-postbrevlåda när e-posten inte är personberoende och berör verksamhetens drift Funktionsbrevlåda i förvaltningar och bolag efter behov Alla förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen: a) Ska utöver officiell myndighetsbrevlåda vid behov upprätta en funktionsbrevlåda (som likt myndighetsbrevlåda är personoberoende) till vilken flera personer har tillgång för att hantera e- post till centrala funktioner. b) Ska anpassa antalet funktionsbrevlådor till verksamhetens behov av bevakning och hantering av inkommande handlingar Riktlinjer för bevarande och gallring av e-post Användning av e-post har, enligt arkivnämnden, fört med sig en oavsiktlig förskjutning i synen på vad som ska bevaras eller gallras och hur det bör ske. Det har blivit problem att e-post raderas automatiskt eller tas bort vilket lett till oavsiktlig gallring med informationsförluster utan stöd i ett gallringsbeslut. Följande regler för bevarande och gallring av elektroniska handlingar utgår från ett förslag till regionfullmäktige från arkivnämnden. 3 a) E-post miljön ska utformas på sådant sätt att offentlighetsprincipen tillgodoses och IT- och e-post system utformas på sätt som underlättar gallring, avställning och arkivering av information som ska bevaras för framtiden. b) Elektroniska handlingar och e-post, som ska bevaras, ska levereras till arkivmyndigheten enligt fastställd dokumenthanteringsplan eller efter överenskommelse. 3 Förslag till regionfullmäktige från arkivnämnden. Arkivnämndens beslut , RSK

27 6(9) 2.5. Regler för hantering av e-post i avslutade individuella e-postbrevlådor Individuella e-postbrevlådor, som finns kvar när medarbetare lämnat eller slutat sin anställning, ska hanteras enligt arkivnämndens rekommendation , dnr RS och innebär följande: a) Förvaltningar eller bolag kan, med stöd av generella gallringsbeslut för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, gallra innehållet i avslutade individuella e-postkonton. b) Centralt systemansvariga, som tekniskt ombesörjer gallring av information i e-postbrevlådor, måste alltid ha tillstånd från respektive förvaltning eller bolag innan radering av e-post får ske. c) E-post bör raderas tidigast 12 månader efter anställningens upphörande. Observera att fristen betyder att ett helt kalenderår bör gå innan e-posten raderas. Om en anställd slutar i april 2015 innebär det att information i e-postbrevlåda kan gallras tidigast i januari d) Verksamheter som inte vill gallra innehållet i avslutade e-postkonton eller vill ha en längre gallringsfrist och spara e-posten längre, måste själva hantera e-posten Ansvar och skyldighet att besvara e-post a) För att uppfylla förvaltningslagens (1986:223, 4-7) krav på service till allmänheten ska alla e-postbrevlådor läsas dagligen varje helgfri måndag-fredag. b) Frågor om allmänna handlingar i e-post ska handläggas varje helgfri måndag-fredag. c) Ärenden och frågor i e-postbrevlåda dit allmänna handlingar kan inkomma eller dit fråga kan komma om utlämnande av allmän handling ska handläggas varje helgfri måndag-fredag. e) Medborgare ska kunna få svar på frågor som är skickade med e-post så snart som möjligt Mobil e-post och synkronisering av kalenderfunktion a) Endast de tekniska lösningar som VGR IT tillhandahåller ska användas vid hantering av e-post, mobil e-post, synkronisering av kalenderfunktion, Lync, chattfunktion och Jumper Automatisk vidarebefordran av e-post a) Huvudregeln är att automatisk vidarebefordran av e-post inte får ske. b) Detta innebär att e-post som hanteras i Västra Götalandsregionens e-postsystem inte med automatik får skickas vidare och hanteras i ett e-postsystem som finns utanför regionenens nät och kontroll. Exempel på sådana e-postsystem är Hotmail och G-mail. c) Automatisk vidarebefordran av e-post från tjänstebrevlåda till privat e-post brevlåda kan tillåtas efter utredning och beslut av koncernkontorets säkerhetschef eller av IS/IT-direktör var för sig eller i samråd. Före beslut ska utredning kring önskemål att avvika från huvudregel göras av lokalt säkerhetsansvarig i samråd med IT-säkerhetsansvarig inom VGR IT.

28 7(9) 3. Användares ansvar vid användning av e-post 3.1. E-postanvändares ansvar a) Individuell e-postbrevlåda ska användas med gott omdöme och i enlighet med dessa riktlinjer och tillhörande rutiner och rekommendationer. b) Användare ska kontrollera sin e-post minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag. c) Användare får inte använda e-post för att skicka patientuppgifter eller andra känsliga personuppgifter. d) Användare ska använda Mina vårdkontakter (1177) när patientuppgifter skickas till patienter. e) Användare har i samråd med diariet skyldighet att diarieföra allmänna handlingar, brev, förfrågningar som kommer till personlig e-post brevlåda. f) Användare ska skydda de lösenord och pinkoder som erhållits för åtkomst till e-post. g) Lösenord och pinkoder är personliga och får inte delas med andra medarbetare. h) Användare har skyldighet att konstruera lösenord på sådant sätt att det inte går att pröva sig fram eller gissa sig till det. Se vidare rutiner och rekommendationer. i) Om användare misstänker att någon annan känner till det egna lösenordet ska byte av lösenord ske omgående j) Användare som inte ger fullmakt till någon annan i verksamheten att ha tillgång till den egna e- posten är själv ansvarig att kontrollera e-posten även vid frånvaro såsom semester, barnledighet, sjukskrivning m.m. k) Användare ska på eget initiativ ta bort sin e-post när anställning eller uppdrag upphör såvida det inte gäller e-post som ska arkiveras, diarieföras eller förmedlas vidare till medarbetare eller chef. 4. Chefs ansvar vid användning av e-post 4.1. Chefs ansvar vid hantering av e-post när medarbetare har slutat a) Chef ska säkerställa att medarbetare tömmer personlig e-postbrevlåda när anställning eller uppdrag upphör såvida det inte gäller e-post som ska arkiveras, diarieföras eller förmedlas vidare till medarbetare eller chef. b) Chef ska säkerställa att det finns gallringsbeslut innan någon allmän handling eller uppgift förändras eller raderas i en e-postbrevlåda. c) Chef ska säkerställa att medarbetares tillgång till personlig e-postbrevlåda omgående tas bort när anställning eller uppdrag har upphört Chefs ansvar att säkerställa korrekt hantering av känsliga uppgifter a) Chef ska informera medarbetare att det inte är tillåtet att använder e-post för att skicka patientuppgifter eller andra känsliga personuppgifter. b) Mina vårdkontakter (1177) ska användas när patientuppgifter skickas till patienter.

29 8(9) 4.3. Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post a) Chef har ansvar att medarbetare är informerad om vilka sekretessbestämmelser som gäller och att medarbetare skriver under ett sekretessbevis 4 och muntligen erinras om gällande sekretess. b) Av sekretessbevis ska framgå vilken information som har lämnats. c) Chef har ansvar för att sekretessbevis skrivs under av personer i verksamheten som inte har anställning i Västra Götalandsregionen, exempelvis studerande, konsulter och andra som använder Västra Götalandsregionens resurser för informationsbehandling. d) Inom sjukvården ska det i sekretessbeviset, anges i ett tillägg vad den inre sekretessen ställer för krav, när det gäller rätten att ta del av eller vidarebefordra patientuppgifter inom den egna verksamheten Chefs ansvar för utbildning och information kring e-post hantering a) Chef har ett utbildningsansvar för att medarbetare i verksamhet får en ändamålsenlig utbildning kring riktlinjer och tillhörande rutiner och rekommendationer för användning av e-post. b) Chef har ett informationsansvar 5 för att dessa riktlinjer för e-post och tillhörande rutiner och rekommendationer är kända och följs av alla medarbetare Chefs ansvar vid missbruk av e-post eller vid misstanke om brott a) Om medarbetare missbrukar Västra Götalandsregionens e-post system ska närmaste chef anmäla detta till sin närmaste chef och till lokalt säkerhetsansvarig. b) Oegentligheter gällande e-post och IT-system ska rapporteras av chef till IT-säkerhetsansvarig inom VGR IT för teknisk utredning. c) Chef och dennes chef har båda ansvar för att misstanke om brott hanteras, eventuell polisanmälan görs och eventuella disciplinära åtgärder vidtas Chefs ansvar i övrigt a) Efter att regionfullmäktige fastställt dessa riktlinjer ansvarar förvaltningschef eller bolagschef för att myndighetsbrevlåda upprättas och att funktionsbrevlåda upprättas vid behov och att dessa brevlådor bevakas och används enligt riktlinjer, rutiner och rekommendationer. b) Chef ansvarar för tillämpning av tillhörande rutiner och rekommendationer till dessa riktlinjer. c) Chef ansvarar för hur myndighets- eller funktionsbrevlåda upprättas och att de användas i verksamheten enligt dessa riktlinjer och tillhörande rutiner och rekommendationer. 4 Anställda kan inte åläggas någon tystnadsplikt utöver vad som anges i Offentlighets- och sekretesslag (2009:400). 5 Se vidare hemsida;

30 9(9) e) Chef ska uppmana medarbetare att ge fullmakt (d.v.s. delegering via ombudsfunktion i Outlook) till medarbetare/kollega i verksamheten att ha tillgång till personlig e-postbrevlåda för att undvika handläggningsproblem vid semester, barnledighet, sjukskrivning m.m. f) Det behövs ingen skriftlig fullmakt. Det räcker med delegering som man gör i e-postprogrammet. 5. Beredning Dessa riktlinjer för användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter har sammanställts av en arbetsgrupp bestående av Karin Sunnergren, verksamhetsutvecklare på VGR IT tillika OSS-IT objekt IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande IT), Elisabet Ericson, kanslichef på regionkansliet, Else- Marie Ljungberg, controller på Habilitering & Hälsa, Carina Nolberger, koordinator för regionservice tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande, Christer Nygren, IT-arkitekt på VGR IT, Henrik Tuneberg, utvecklingsledare på NU-sjukvården tillika OLV för IT-arbetsplats (ObjektLedare Verksamhet), Anders Blomgren, teknisk specialist på VGR IT, Rickard Dehlin, IT-arkitekt på VGR IT, Peter V Mattsson, IT-projektledare på VGR IT, Catharina Bergman, IT-samordnande inom NUsjukvården tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnare Verksamhet), Valter Lindström, säkerhetschef på regionkansliet, Jenny Kvist, IT-säkerhetsansvarig på VGR IT och Jan S Svensson, säkerhetsstrateg på regionkansliet.

31 Västra Götalandsregionen 1 (2) Remiss Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet/Säkerhet Handläggare: Jan S Svensson Telefon: E-post: jan.s.svensson@vgregion Till regionens nämnder, styrelser och bolagsstyrelser Remissförslag på Riktlinjer vid hantering av e-post Förslag på regionala riktlinjer vid hantering av e-post bifogas. Målet med förslaget är att: a) göra tydligt vilka gemensamma regler, skyldigheter och ansvar som gäller för alla verksamheter och e-postanvändare i Västra Götalandsregionen och att b) öka medvetenhet om vilka möjligheter och risker som finns vid hantering av e-post. Utgångspunkter för remissförslaget Utöver devisen att det ska vara lätt och göra rätt har i huvudsak följande utgångspunkter vid utformning av remissförslaget beaktats: 1. Arkivnämnden, som är en gemensam nämnd för Göteborgs kommun och Västra Götalandsregionen med Göteborgs kommun som huvudman, har: a) föreslagit regionfullmäktige att besluta om ändring i arkivreglemente regler för bevarande och gallring av elektroniska handlingar, dnr RSK b) föreslagit att Västra Götalandsregionen ska anta av regionarkivet upprättade Offentligrättsliga regler för e-post, ett 12-sidigt dokument som behandlar e- post och vilka krav som kan ställas på hantering av e-post utifrån grundläggande regler kring offentlighet och sekretess, dnr RS c) lämnat rekommendationer till Västra Götalandsregionen kring hantering av informationen i avslutade individuella e-postkonton, dnr RS Beslut i regionstyrelsen dnr RS , Struktur för styrande dokument Västra Götalandsregionen. 3. Synpunkter och önskemål från VGR IT, berörda objekt, verksamheter och säkerhetsstrategisk enhet inom regionkansliet. Beredning av remissförslaget En särskild arbetsgrupp har sedan våren 2014 arbetat med att ta fram remissförslaget. Ambitionen från början var att sammanställa riktlinjer, rutiner, rekommendationer i ett och samma dokument. Det visade sig snart att nackdelarna med ett enda dokument var betydande jämfört med ett relativt kort och övergripande dokument d.v.s. remissförslaget som kommer att kompletteras med rutiner och rekommendationer. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

32 Datum (2) Diarienummer RS Utformning av remissförslaget utgår från principen att riktlinjer har en giltighetstid på upp till fem år. Remissförslaget innebär att tillhörande rutiner och rekommendationer i fortsättningen föreslås beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman och revideras minst en gång per år eller vid behov. Detta kan innebära förstärkning av objektägarens ansvar och roll samt en effektivare framtida hantering av revideringar av rutiner och rekommendationer för e-posthanteringen. Efter att remissynpunkter beaktats kommer förslag till riktlinjer att överlämnas till regionstyrelsen med förslag att regionfullmäktige fastställer riktlinjerna och lämnar riktlinjerna som svar till arkivnämnden och ger regionstyrelsen i uppdrag att förvalta, revidera och besluta kring framtida riktlinjer. Följande personer medverkat i arbetet med remissförslaget: Karin Sunnergren, verksamhetsutvecklare på VGR IT tillika OSS-IT objekt IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande IT), Elisabet Ericson, kanslichef på regionkansliet, Else-Marie Ljungberg, controller på Habilitering & Hälsa, Carina Nolberger, koordinator för regionservice tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnande, Christer Nygren, IT-arkitekt på VGR IT, Henrik Tuneberg, utvecklingsledare på NU-sjukvården tillika OLV för IT-arbetsplats (ObjektLedare Verksamhet), Anders Blomgren, teknisk specialist på VGR IT, Rickard Dehlin, ITarkitekt på VGR IT, Peter V Mattsson, IT-projektledare på VGR IT, Catharina Bergman, IT-samordnande inom NU-sjukvården tillika OSSV IT-arbetsplats (ObjektSpecialist Samordnare Verksamhet), Valter Lindström, säkerhetschef på regionkansliet, Jenny Kvist, IT-säkerhetsansvarig på VGR IT och Jan S Svensson, säkerhetsstrateg på regionkansliet. Remissvaret Remissvar ska formuleras kort med tydliga förslag på vad som kan tas bort, justeras eller läggas till. Remissvar ska skickas till regionstyrelsen@vgregion.se senast den 24 augusti Ange diarienummer RS Frågor kring remissen kan i första hand ställas till jan.s.svensson@vgregion tfn , undertecknad eller till valter.lindstrom@vgregion.se tfn men också till medarbetare i arbetsgruppen. För regionkansliet Elisabet Ericson Kanslichef

33 1(9) Status på dokument: Version: Dokument dnr Remissversion Dnr RS Dokumenttyp: Dokument namn: Övergripande dokument: Regional riktlinje Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter Dokumentansvarig: Datum: Godkänd av: Datum: Säkerhetspolicy Jan S Svensson Regiondirektör 2015-xx-xx Godkänd av dokumentägare: Valter Lindström Datum: Beslutad av: Regionstyrelsen Datum: 2015-xx-xx Fastställd av: Regionfullmäktige Datum: 2015-xx-xx Vision Måldokument Budget Plan Policy Riktlinje Rutin Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter

34 2(9) Innehållsförteckning 1. Inledning Utgångspunkter Målgrupp Ansvar och förvaltning Giltighet Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Riktlinjer vid användning av e-post Utgångspunkter för användning av e-post Myndighetsbrevlåda i förvaltningar och bolag Funktionsbrevlåda i förvaltningar och bolag efter behov Riktlinjer för bevarande och gallring av e-post Regler för hantering av e-post i avslutade individuella e-postbrevlådor Ansvar och skyldighet att besvara e-post Mobil e-post och synkronisering av kalenderfunktion Automatisk vidarebefordran av e-post Användares ansvar vid användning av e-post E-postanvändares ansvar Chefs ansvar vid användning av e-post Chefs ansvar vid hantering av e-post när medarbetare har slutat Chefs ansvar att säkerställa korrekt hantering av känsliga uppgifter Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post Chefs ansvar för utbildning och information kring e-post hantering Chefs ansvar vid missbruk av e-post eller vid misstanke om brott Chefs ansvar i övrigt Beredning... 9

35 3(9) 1. Inledning 1.1. Utgångspunkter Dessa riktlinjer är en samlad beskrivning av vad som gäller för förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen vid användning av e-post. Dessa riktlinjer beaktar arkivnämndens förslag och rekommendationer till regionfullmäktige avseende bevarande och gallring av elektroniska handlingar dnr RS , offentligrättsliga regler för e-post dnr RS och hantering av e-post i avslutade e- postkonton dnr RS Målgrupp Målgrupp för dessa riktlinjer är användare av Västra Götalandsregionens e-postsystem det vill säga användare av myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller personlig e-postbrevlåda Ansvar och förvaltning På regionstyrelsens uppdrag ansvarar regiondirektören för dessa riktlinjer och dess förvaltning. Regiondirektören, eller tjänsteman som regiondirektören utser, ansvarar för att ändamålsenliga och regiongemensamma rutiner och rekommendationer finns och förvaltas. Nämnder, styrelser och bolag kan ta fram förvaltningsspecifika rutiner i form av rekommendationer och instruktioner inom ramen för av regionstyrelsen eller av regiondirektören beslutade riktlinjer, planer och rutiner Giltighet Dessa riktlinjer för användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter gäller efter beslut i regionstyrelsen och efter fastställelse i regionfullmäktige. Till dessa riktlinjer finns regiongemensamma rutiner och rekommendationer som beslutas av regiondirektören eller av tjänsteman som är utsedd av regiondirektören Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Utgångspunkt för regelverk kring användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter är säkerhetspolicy 1 som är beslutad av regionfullmäktige. Regelverk för hantering av e-post består av följande dokument: a) Riktlinjer som beslutas av regionstyrelsen. Målbild är revidering och beslut i regionstyrelsen var 4-5 år eller vid behov. b) Rutiner som beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman. Målbild är revidering en gång per år eller vid behov. c) Rekommendationer beslutas av regiondirektör eller av regiondirektör utsedd tjänsteman. Målbild är revidering en gång per år eller vid behov. 1 Policy för säkerhetsarbete i Västra Götalandsregionen, regionfullmäktige , dnr RSK

36 4(9) d) Rekommendationer är beskrivningar och förklaringar mer i detalj inom ramen för rutinbeskrivning och kan vara förvaltningsspecifik. Följande bild illustrerar struktur för styrdokument i Västra Götalandsregionen och hur styrande dokument ska benämnas och struktureras Riktlinjer vid användning av e-post 2.1. Utgångspunkter för användning av e-post a) Vid användning av e-post gäller samma offentligrättsliga regler och lagar som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling, diarieföring och arkivering. b) E-post systemet är ett arbetsverktyg och ska användas med gott omdöme. c) Privat användning av e-postadress får endast ske i sådan omfattning att det inte inkräktar på ordinarier arbetsuppgifter eller inverkar menligt på regionens IT-resurser i form av ökade kostnader eller påverkar lagringsutrymme och prestanda på ett negativt sätt. 2 Beslut RS , 32, dnr RS TU Struktur för styrande dokument inom Västra Götalandsregionen