Uppföljning av intern kontrollplan 2014 för kretslopp och vattennämnden

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 0256/14 Förvaltningschef Henrik Kant Telefon E-post: Uppföljning av intern kontrollplan 2014 för kretslopp och vattennämnden Förslag till beslut Kretslopp och vattennämnden beslutar: att godkänna förvaltningens uppföljning av intern kontrollplan Sammanfattning Enligt stadens riktlinjer för intern kontroll ska nämnd/styrelse anta en särskild kontrollplan för uppföljning av den interna kontrollen. Syftet med arbetet kring intern kontroll är att stadens verksamheter i rimlig grad ska uppnå att tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer med mera följs, att finansiell rapportering och information om verksamheten är tillförlitlig, att eliminera eller upptäcka allvarliga fel och brister samt att verksamheten drivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt. Kretslopp och vattennämnden tog beslut om intern kontrollplan 2014 för kretslopp och vattennämnden vid sammanträde De interna kontrollerna är nu genomförda. Den interna kontrollplanen för år 2014 byggde på en riskanalys som förvaltningen genomförde under vinter 2013/2014. Den interna kontrollplanen för 2014 har omfattat Uppföljning av åtgärder från tidigare års intern kontroller, Uppföljning av revision, Kompetensförsörjning, Samverkan övriga förvaltningar i staden, Skadehantering, In- och utbetalningar, Intäkter, Anläggningar, Inköp och avrop, Lagar och riktlinjer, Insamling avfall, Extremt väder/beredskapsplaner, Planerat underhåll ledningsnät, Säker dricksvattenförsörjning, Informationssäkerhet, Projekthantering och Intern kontroll. Sammanfattningsvis har den interna kontrollen gett ett tillfredställande resultat. De avvikelser som hittats i verksamheten är hanterbara att åtgärda. Kretslopp och vatten Henrik Kant Förvaltningschef 1(7)

2 Ärendet Nämnden har att besluta om godkännande av uppföljning av intern kontrollplan för Bakgrund Göteborgs Stads riktlinjer för intern kontroll (H 2009:36) omfattar stadens alla nämnder och bolag. Enligt riktlinjerna ska nämnden varje år anta en särskild intern kontrollplan för kommande verksamhetsårs uppföljning av den interna kontrollen. Resultatet av den antagna planens uppföljning ska rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i den interna kontrollplanen. Syftet med arbetet kring intern kontroll är att stadens verksamheter i rimlig grad ska uppnå följande: Att tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer med mera följs. Att finansiell rapportering och information om verksamheten är tillförlitlig. Att eliminera eller upptäcka allvarliga fel och brister. Att verksamheten drivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt. Nämnden ska i samband med årsrapportens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde till kommunstyrelsen samt till Göteborgs Stads revisorer. Förvaltningens överväganden Efter genomförda revisioner av granskningsområdena i intern kontrollplan 2014 kan förvaltningen konstatera att sammanfattningsvis har den interna kontrollen gett ett tillfredställande resultat. De avvikelser som hittats i verksamheten är hanterbara att åtgärda. Det finns också ett antal förbättringsområden som bör hanteras i det fortsatta arbetet. 1. Uppföljning av åtgärder från tidigare års intern kontroller Ett antal punkter från intern kontrollplan 2013 innehöll processer som inte var helt tillfredsställande och där det fanns en del förbättringsområden. Det gäller följande områden och deras status beskrivs nedan: - IT-säkerhet återstår dokumentation av rutiner kring processen - Attest åtgärdat - Upphandling återstår dokumentation av rutiner kring hantering av projekt samt efterlevnad av policy - Utanordningar- se punkt 6 - Anläggningstillgångar se punkt 8 - Informationspolicy 2013 åtgärdat - Kreditering/makulering kunder 2013 ej åtgärdat - Kris- och risk Kontroll och genomgång av rutin, uppdatering och komplettering. Kvarstår viss dokumentation av rutiner. Se punkt 12 De punkter som återstår planeras att hanteras under Uppföljning av revision Uppföljning av revision innebär uppföljning av synpunkter från ekonomisk och verksamhetsrevision 2013 och en genomgång av samtliga rekommendationers status avseende revision för f d Göteborg Vatten och f d Kretsloppskontoret. Förvaltningen konstaterar att merparten av de rekommendationer som framfördes i samband med 2012 års Göteborgs Stad, kretslopp och vatten, tjänsteutlåtande 2(7)

3 granskning omhändertagits, vilket också bekräftas av 2013 års granskning. Det som återstår är att ta fram rutiner för kontroll och uppföljning av efterlevnad mot den kommungemensamma Inköps- och upphandlingspolicyn och av avtalstrohet. Arbetet med dessa rekommendationer pågår. Processen fungerar tillfredsställande och planeras att avslutas under Kompetensförsörjning I riskanalysen framkom svårigheter för förvaltningen att behålla nyckelpersoner, vilket är en stor risk för förvaltningens framtida kompetensförsörjning. Kontrollpunkten följs upp genom att kontrollera de rutiner som finns kring avgångssamtal och uppföljning av skälen till att medarbetare slutar. HR- staben erbjuder samtliga medarbetare som slutar avgångssamtal som sammanställs och följs upp. HR-staben kommer att göra en översyn av mallen för avgångssamtal under januari 2015 för att lättare kunna fånga upp och sammanställa ett bra underlag för vidare hantering av cheferna. HR planerar också att genomföra samtal med nyanställda (inom 1 år) för att i tid fånga upp förbättringsområden som kan leda till att nyckelpersoner inte slutar. En bättre uppföljning av HR på framtagna handlingsplaner på avdelnings- och förvaltningsnivå bör ske. Punkten är inte avslutad utan bör kvarstå till dess att nya mallar tagits fram och följts upp. 4. Samverkan övriga förvaltningar i staden Kontrollpunkten avser att svara på hur säkerställs det att kretslopp och vatten kommer in tidigt i stadens planprocess, risker från riskanalysen Det finns ibland en bristande kommunikation och samverkan mellan förvaltningar/inom staden, vilket gör att kretslopp och vatten måste se till att ta plats i de sammanhang där frågor som rör dagvatten- och avfallshantering kan komma att diskuteras. Det är viktigt att förvaltningen kommer in tidigt i processer med dagvatten- och avfallsfrågor. De remisser som kommer in ska hanteras på rätt sätt och innehållet ska säkerställa att våra frågor uppmärksammas på ett relevant sätt. Åtgärder som diskuteras är en uppdatering av mallar och rutiner samt bättre ärendehanteringssystem och dokumenthanteringssystem. Punkten kvarstår under Skadehantering KV får oförutsedda skadekostnader och får delvis bära skattekollektivets kostnader. Hur fungerar processen för skadehantering? Risk 19. Processen för handläggning av skadeärenden fungerar bra och sköts enligt de rutiner som är dokumenterade i verksamhetshandboken. 6. In- och utbetalningar Har in- och utbetalningar skett korrekt (finns underlag, rätt mottagare?) Generellt kan konstateras att bokföringen är svår att följa när verifikatet fördelas över tid på tre olika verifikat i tre olika verifikationspärmar samt att egna utdrag ur verksamhetssystemet IFS måste göras för att säkerställa att transaktionen har bokförts rätt. Göteborgs Stad, kretslopp och vatten, tjänsteutlåtande 3(7)

4 Processen fungerar inte heller i år helt tillfredsställande och förbättringsområden finns. Nya rutiner behövs för att förbättra processen. Punkten kvarstår under Intäkter Har kontroller av fakturabelopp i samband med fakturering genomförts? Har rätt priser debiterats? Alla priser läggs in i respektive försystem; LabMaster, Navet, Sam och IFS. Att priserna stämmer kontrolleras sedan av två personer. Vid varje enskilt fakturatillfälle görs även manuella kontroller. Övriga frifakturor som sker i verksamheten görs via kontroll/attest eller efter kvalitetssäkrat underlag. Processen fungerar tillfredsställande men dokumentation av rutinerna behöver tas fram, vilket kommer att göras under Anläggningar Hanteras anläggningstillgångar redovisningsmässigt korrekt? Det sammanfattande intrycket är att investeringar som aktiverats i anläggningsregistret under året redovisats korrekt och att det bokförda värdet i AR överensstämmer med investeringsutgiften. Anläggningsprocessen stöds av ett väl anpassat systemstöd i IFS. 9. Inköp och avrop Genomförs inköp och avrop enligt LOU, LUF, Göteborgs Stads inköps- och upphandlingspolicy, ramavtal, direktupphandling? Alla de inköp som har granskats har utförs enligt de rutiner som förvaltningen och staden har. 10. Lagar och riktlinjer Bevakas och analyseras branschförändringar i tillräcklig omfattning och i tid? Medverkan i samverkansgrupper? Risk 18. En förteckning med vår representation i Externa nätverk och grupper finns på vår anslagstavla och uppdateras kontinuerligt. 11. Insamling avfall Begränsningar vad gäller ytor för avfallshantering, transportsystem mm kan leda till att uppsatta mål inte uppnås. Ett avfallsstrategiskt program behöver upprättas. Risk 23 och 24. Arbetet med att ta fram ett avfallsstrategiskt program har påbörjats och tidssatts. Kartläggning gjordes under Arbetet med att färdigställa programmet genomförs Punkten pågår även under Göteborgs Stad, kretslopp och vatten, tjänsteutlåtande 4(7)

5 12. Extremt väder/beredskapsplaner Hur säkras att KV medverkar i stadens utvecklingsarbete avseende extremt väder. Finns uppdaterade nödlägesplaner? Risk 29. Utveckling och projektavdelningen arbetar med att ta fram en datormodell som ska kunna simulera vad som händer vid kraftiga skyfall. Förvaltningen medverkar på intern workshop i staden för att diskutera vår beredskap och förmåga att hantera skyfall. Förvaltningen anordnade i november ett tvådagars seminarium om vatten i den hållbara staden. Fokus på dagvattenhantering och hantering av extrem nederbörd. Dricksvattenproduktion har gjort en genomgång av rutiner i verksamhetshandboken och aktualiteten avseende de viktigaste rutinerna inom driftområdet: Rutinen Kriterier för säkerhetsavledning är fastställd. Rutiner säkerhetsavledning Alelyckan. Genomarbetade men inte fastställda. Rutiner säkerhetsavledning Lackarebäck. Genomarbetade men inte fastställda. Rutin Stängning/öppning råvattenintaget Lärjeholm, Senast uppdaterad och fastställd Rutin Driftstörning på råvattentunneln Lärjeholm. Senast kompletterad men inte fastställd. Ytterligare rutiner under rubrik Åtgärder vid driftstörningar. Flertalet rutiner är genomarbetade men inte fastställda. Processen är inte helt tillfredsställande och förbättringsområden finns. Viktigt att slutföra och fastställa viktiga nödlägesrutiner. Flera av rutinerna är genomarbetade men inte granskade och fastställda. Detta kommer göras under Planerat underhåll ledningsnät Läggs tillräckliga ekonomiska resurser på underhåll av ledningsnät vatten? Görs rätt prioriteringar? Ger nedlagda kostnader avsedd effekt? Risk 25. En kontroll av kostnad/nytta för tre projekt gällande planerat underhåll inom ledningsnät vatten har gjorts. Rutinerna följs. Förvaltningen har i flera år uppnått budget avseende planerat underhåll men har inte fått ut de meter ledningar vi behöver för att öka den planerade underhållstakten. Det innebär att förvaltningen har uppdaterat sin långsiktiga plan som ligger underlag till framtida behov av taxeökningar. Enligt planen kommer förvaltningen att öka det planerade underhållet. Punkten avklarad. 14. Säker dricksvattenförsörjning Klaras driften på vattenverk och rörnät med bibehållen kvalitet och säkerhet under den intensiva utbyggnadsperiod som pågår? Dokumenterade avvikelserapporter gällande dricksvattenrörnätet har studerats och visar att avvikelser som skett under 2014 har dokumenterats i enlighet med gällande rutiner och principer. Mötesanteckningar från samrådsmöten avseende leveranssäkerhet under 2014 är upprättade i enlighet med gällande rutiner och principer. Göteborgs Stad, kretslopp och vatten, tjänsteutlåtande 5(7)

6 Anteckningar från möten med läckagegruppen finns dokumenterade för samtliga möten som hållits under Arbetet fungerar tillfredsställande men vissa förbättringsområden för kontroller finns vad gäller läckagearbetet. Stabilare IT-system för uppföljning av läckage och ytterligare kompetensutveckling inom läckagegruppen behövs. Dricksvattenproduktion har kontrollerat om tidplan och kostnadsram för projekt Ultrafilter Lackarebäck följs. Projekt deletapp Nord är försenat med ca 4 månader främst beroende på bristande egenkontroll från entreprenören. Planerad drifttagning I nuläget ( ) håller tidplanen för etapp Syd. Kostnadskalkyl bedöms hålla. Punkten avklarad. 15. Informationssäkerhet Hur är informationstillgångarna säkrade? Kontroll att rutinen för informationssäkerhet har tillämpats i samband med utlämning av material inom projektet VP till TrV samt i samband med projektet Hamnbanan. Genomgång av upprättad dokumentation samt utdelad information inom projekten visar att rutinen tillämpas. Överenskommelse om säkerhetsskydd med motparten har träffats enligt rutin. Rutinen om informationssäkerhet tillämpas. men det finns förbättringsområden, bland annat utbildning av handläggare i sekretesshantering. Punkten kvarstår under Processen fungerar tillfredsställande men det finns förbättringsområden som planeras hanteras under år Projekthantering Tillämpas processen för GBP enligt rutin? Från och med 2013 ska alla byggprojekt i staden följa Gemensam byggprocess (GBP). Sammanfattande intryck är att det fortfarande återstår arbete för att implementera GBP samt samordna med kretslopp och vattens interna projektrutiner. Vi behöver tydliggöra hur vi på kretslopp och vatten ska arbeta i uppdrag som omfattas av GBP, på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Åtgärder under vinter/vår 2015 på Utveckling och projekt: Färdigställ uppdateringen av de förvaltningsspecifika anvisningarna i GBPdatabasen utifrån den senaste versionen av GBP. Slutför uppdatering av förvaltningsinterna rutiner (t ex projektprocessrutin vattenverksprojekt) utifrån senaste versionen av GPB Förtydliga hur vi (tillsvidare) ska hantera uppdragsbeställningsdokumentet (i väntan på möjlighet till digital signering). Kommunicera detta till verksamheten. Genomför intern informationskampanj/utbildning för Utveckling och projekt med fokus på nyheterna i GBP samt konkret hur vi ska arbeta med GBP i vardagen. (Förlängt UP-Infotillfälle plus löpande vid nyanställningar osv.) Informera berörda på driftavdelningarna om nyheter i GBP och projektprocessrutiner. Punkten kvarstår under 2015 då ovanstående planeras genomföras. Göteborgs Stad, kretslopp och vatten, tjänsteutlåtande 6(7)

7 17. Intern kontroll Hur fungerar förvaltningens arbete med intern kontroll? Följer man stadens riktlinjer och har förvaltningen upprättat rutiner kring arbetet med intern kontroll? En risk- och väsentlighetsanalys har tagits fram och intern kontrollplan för 2014 och 2015 har upprättats utifrån den. Uppföljning av intern kontrollplanen har i stort gjorts enligt riktlinjerna i staden. Dokumenterade rutiner kring upprättande av risk- och väsentlighetsanalys och intern kontrollplan bör tas fram. Bättre beskrivning av de kontroller som ska göras inom de olika kontrollmomenten behöver göras. Arbetet med kontroller enligt kontrollplan måste påbörjas tidigare under året. Punkten avklarad. Ekonomiska perspektivet Förvaltningens kontrollplan bidrar till god ekonomisk kontroll och uppföljning. Barnperspektivet (FN:s barnkonvention) Jämställdhetsperspektivet Mångfaldsperspektivet Miljöperspektivet Omvärldsperspektivet Göteborgs Stad, kretslopp och vatten, tjänsteutlåtande 7(7)