Revisionsplan med inriktning för Fastställd av revisorsgrupperna och revisorskollegiet

Transkript

1 Revisionsplan med inriktning för Fastställd av revisorsgrupperna och revisorskollegiet

2 RK Revisionskontoret INNEHÅLL 1. LANDSTINGSREVISORERNA Planering av revisionsinsatser Revisionens uppdrag Revisionens mål Revisionens organisation Revisionens kvalitetssäkring REVISIONSOMRÅDE I Granskningar inom årlig revision Förstudier och projekt Inriktning REVISIONSOMRÅDE II Granskningar inom årlig revision Förstudier och projekt Inriktning REVISIONSOMRÅDE III Granskningar inom årlig revision Förstudier och projekt Inriktning Bilagor 1. Indelning i revisionsområden

3 RK Revisionskontoret Landstingsrevisorerna Revisionsplanen för 2015 innehåller årets planerade revisionsinsatser utifrån genomförd riskbedömning och en beskrivning av revisionens uppdrag, mål samt organisation. 1.1 Planering av revisionsinsatser Revisionsplanen utgår från revisorsgruppernas riskbedömning som har genomförts under hösten Utifrån riskbedömningen har ett antal områden preciserats där särskilda granskningar behöver genomföras. Dessa områden är utgångspunkten för planeringen av dels den årliga revisionen, dels verksamhetsrevisionen i förstudier/projekt som planeras 2015 för respektive revisionsområde, se avsnitt 2-4. Inriktning på riskområden anges även för åren Ändrade förutsättningar eller resultat av genomförda granskningar kan medföra att revisionsplanen förändras. Med årlig revision avses den granskning som genomförs varje år för varje nämnd och styrelse. För vissa verksamheter genomförs dessutom mer omfattande granskningsinsatser som bygger på genomförd riskbedömning. För varje nämnd och styrelse tas en särskild granskningsplan fram där det framgår vad som ska granskas under revisionsåret. Denna kommuniceras med den verksamhetsansvariga tjänstemannaledningen i respektive förvaltning och bolag. Granskningarna genomförs löpande under året och sammanfattas i årsrapporten för respektive nämnd eller styrelse. Vid behov lämnas även en delrapport under året till vissa nämnder och styrelser. Efter beslut i revisorsgruppen avrapporteras den årliga revisionen till ansvarig nämnd eller styrelse. Vid behov begärs yttrande över lämnad revisionsrapport. Inom verksamhetsrevisionen genomförs särskilda granskningar i form av projekt. Dessa syftar till att fördjupat granska och bedöma om verksamheten lever upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten med inriktning på effektivitet och kvalitet men även styrning och kontroll. Även verksamhetsrevisionen utgår från områden som definierats i genomförd riskbedömning vilka preciseras i ett antal projekt. För att kunna identifiera inriktning och djup i ett projekt genomförs i allmänhet en avgränsad förstudie. Projekt kan även beslutas direkt i samband med revisionsplanen, utan föregående förstudie, inom områden där revisionsfrågorna kan preciseras. Detta gäller exempelvis områden som revisorerna tidigare tittat på och där problembilden är klar. I samband med att en projektrapport behandlas beslutar respektive revisorsgrupp vilka frågor de särskilt vill lyfta till berörda nämnder och styrelser. Om svar i vissa frågor är angelägna begärs yttranden. Tillsammans med beslutet i revisorsgruppen överlämnas projektrapporten till ansvarig nämnd eller styrelse. Fullmäktige och landstingets verksamheter informeras löpande om pågående och avslutade granskningar genom ett elektroniskt nyhetsbrev (Nyhetsbrev från Landstingsrevisorerna). 1.2 Revisionens uppdrag Revisorerna 1 och lekmannarevisorerna (revisionen) granskar på fullmäktiges uppdrag utifrån god revisionssed all verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och styrelser. Revisionen har en central roll när det gäller att säkerställa insynen i och kontrollen av all verksamhet som landstinget ansvarar för. Den övergripande revisionsuppgiften är att granska om verksamheterna tar sitt ansvar och följer fullmäktiges beslut och uppnår de politiska målen inom givna ekonomiska ramar. En väsentlig uppgift för revisionen är även att främja arbetet med styrning och kontroll. 1 Benämningen revisor avser förtroendevald revisor 1

4 Enligt kommunallagen ska revisorerna årligen, i den omfattning som följer av god revisionssed, granska all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. Enligt lagen ska revisorerna pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. När det gäller revisionen av bolagen har lekmannarevisorn och den auktoriserade revisorn delvis olika uppdrag. Lekmannarevisorns uppdrag är främst att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorns uppdrag är främst att granska räkenskaperna och årsredovisningen. Ett delat ansvar gäller för granskningen av om den interna kontrollen är tillräcklig. Med resultatet av årets granskningar som grund prövar revisorerna om nämnder och styrelser har fullgjort sitt uppdrag. Revisorerna bedömer om kritik/anmärkning ska riktas och om ansvarsfrihet ska tillstyrkas eller avstyrkas. Revisorernas bedömning i ansvarsfrågan förmedlas till fullmäktige i form av ett särskilt uttalande i revisionsberättelsen för respektive nämnd/styrelse 2. För bolagen upprättar den auktoriserade revisorn en revisionsberättelse och lekmannarevisorerna en granskningsrapport. När det gäller bolagen är det stämman för respektive bolag som beslutar i ansvarsfrågan. Till revisionsberättelsen och granskningsrapporten bifogas yrkesrevisorernas årsrapport. Revisorerna gör även andra bedömningar t.ex. intygande enligt transparenslagstiftningen. Dessa regleras i andra lagrum än kommunallag och aktiebolagslag. 1.3 Revisionens mål Hög kvalitet i revisionsprocessen och väl underbyggda uttalanden lägger grunden för revisionens trovärdighet. Med anledning av detta har revisorerna beslutat om nedanstående mål och därtill kopplade aktiviteter. Landstingsfullmäktige ska vara insatt i revisionens uppdrag och vara nöjda med hur uppdraget har bedrivits. o Under det första året av mandatperioden ska revisorsgrupperna erbjuda särskild information till fullmäktiges partigrupper om revisionens roll och uppdrag. o Löpande information ska ges om revisionens arbete i samband med att årsbokslutet behandlas i fullmäktige. o Undersökning (enkät och intervjuer) genomförs vart 4:e år riktad till fullmäktiges ledamöter (senast genomförd 2013). o Resultatet följs upp och analyseras. Förslag till förbättringar genomförs och utvärderas. Nämnder och styrelser ska känna till revisionens uppdrag och mandat och ska uppleva revisionen som kompetent, trovärdig och viktig att lyssna på. o Under det första året av mandatperioden ska revisorsgrupperna erbjuda särskild information till nämnder och styrelser om revisionens roll och uppdrag. o Därefter ges löpande information om revisionens uppdrag i samband med styrelseträffar. 2 Avser landstingsstyrelsen och övriga styrelser som inte formellt är bolag. 2

5 o o Undersökning (enkät och intervjuer) genomförs vart 4:e år riktad till ledamöter i nämnder och styrelser, men även till förvaltningschef/vd (senast genomförd 2013). Resultatet följs upp och analyseras. Förslag till förbättringar genomförs och utvärderas. Revisionsprocessen håller en hög kvalitet och uttalanden i revisionsberättelser respektive granskningsrapporter är väl underbyggda. o Revisorsgrupperna följer Kvalitetssäkring för Landstingsrevisorerna, riktlinjer beslutade , inkl. STAREV:s 3 checklista. (Se även avsnitt 1.5 Revisionens kvalitetssäkring) o Kvaliteten i revisionsprocessen följs upp årligen (efter slutrevisionen) utifrån riktlinjerna. 1.4 Revisionens organisation Landstingsfullmäktige har beslutat om indelning av revisionsuppdraget i tre revisionsområden, vilket framgår i landstingets revisionsreglemente. Fördelningen av landstingets styrelser och nämnder på de olika revisionsområdena framgår av bilaga 1. Landstinget har 21 revisorer valda av landstingsfullmäktige indelade i tre revisorsgrupper: revisorsgrupp I, revisorsgrupp II och revisorsgrupp III. Vid ändringar av nämndorganisation eller bolagsorganisation görs konsekvensändringar i landstingets revisionsreglemente. Revisionskontoret biträder revisorerna och lekmannarevisorerna i deras arbete. Revisionskontoret ansvarar för ledning och avrapportering av den samlade yrkesrevisionen i landstinget enligt vad som följer av kommunallagen, god sed för revision i kommunal verksamhet och landstingets revisionsreglemente. I arbetet samverkar kontorets yrkesrevisorer med auktoriserade revisorer och extern expertis. För sjukvårds- och omsorgsnämnden i Norrtälje, Tiohundra AB samt Kommunalförbundet Ägarsamverkan i Norrtäljes sjukvård och omsorg har revisorer och lekmannarevisorer valts i särskild ordning. Den nyvalda revisorsgruppen kommer att besluta om revisionsplan för 2015 avseende Tiohundraorganisationen efter att de tillträtt uppdraget. 1.5 Revisionens kvalitetssäkring Revisorerna försäkrar sig om att de sakkunniga har en kvalitetssäkrad arbetsprocess och att de slutförda granskningarna är kvalitetssäkrade. Revisionskontoret har såväl intern som extern kvalitetssäkring av granskningsuppdraget. Den externa kvalitetskontrollen genomförs av yrkesrevisorer från andra revisionskontor inom STAREV-kretsen. 2. Revisionsområde I Nedan beskrivs granskningar som planeras inom den årliga revisionen samt förstudier och projekt inom verksamhetsrevisionen för revisionsområde I som beslutas av revisorsgrupp I. Ett väsentligt 3 STAREV är ett samarbetsorgan för förtroendevalda revisorer i kommuner, landsting och regioner med egna revisionskontor 3

6 uppdrag för revisorsgrupp I är att varje år bedöma hur landstingsstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av landstingets angelägenheter och har uppsikt över övriga nämnders och bolags verksamhet. Landstingsstyrelsen har en särställning bland nämnderna genom att lagstiftaren förutsätter att styrelsen har en ledande och samordnande roll. 2.1 Granskningar inom årlig revision 2015 Den årliga revisionen omfattar en betydande del av granskningsarbetet under revisionsåret. Inom den årliga revisionen planeras ett antal granskningar för varje nämnd och styrelse utifrån genomförd riskbedömning, se avsnitt 1.1. Uppföljningar av tidigare revisionsprojekt kommer också att genomföras. Bland annat kommer nedanstående riskområden att granskas under 2015: I budget 2014 fick landstingsstyrelsen i uppdrag att skapa en ökad samordning inom ITområdet. Under 2015 kommer ett nytt funktionsområde inom landstingsstyrelsens förvaltning att inrättas i syfte att skapa tydlig styrning av och struktur för IT. En styr-och finansieringsmodell för IT-frågor ska också implementeras. Ett omfattande utvecklingsarbete har påbörjats inom SLL i syfte att lägga grunden för nya e-hälsotjänster. Revisionen har i projekt 7/2014 bl.a. pekat på att ansvarsfördelningen avseende e-hälsoarbete inom landstinget behöver konkretiseras. Revisionen avser under 2015 att granska samordningen inom det nya funktionsområdet bland annat i utvecklingen av ehälsa. Inom landstinget finns flera gemensamma IT-system där nivån på IT-säkerhet är avgörande för den finansiella informationen. Risken för oegentligheter och bristande kontinuitet behöver hanteras på ett systematiskt sätt. Granskning bör ske utifrån landstingsstyrelsens ansvar för IT-säkerhet i SLL-gemensamma system som det personaladministrativa systemet Heroma, ekonomisystemet Raindance, men även av gemensamma intäktssystem. Granskningen bör avse dels landstingsstyrelsens ansvar på central nivå, dels av nämnders och styrelsers ansvar på lokal nivå. Landstingsstyrelsen har från mars 2014 inrättat en ny förvaltning för utbyggd tunnelbana som ansvarar för genomförandet av överenskommelsen mellan staten, SLL, Stockholms stad, Nacka kommun, Järfälla kommun och Solna Stad. Risk finns dels för oklarheter i ansvarsfördelningen inom landstinget, dels för att landstingsstyrelsen inte har tillräckliga rutiner för intern styrning och kontroll av förvaltningen och för transparens i redovisningen mot övriga intressenter. Granskning bör ske av hur dessa frågor hanteras av landstingsstyrelsen. Risk finns att tillgång till forskningsdata inte säkerställs så att hela vårdkedjan inkluderas i forskningssammanhang i den kommande nätverkssjukvården. Vården utanför akutsjukhusen riskerar att exkluderas, vilket kan få konsekvenser för forskningens förutsättningar och resultat. Landstingsstyrelsen har fått ett uppdrag att utreda och föreslå hur register och databaser kan ge stöd åt klinisk forskning. En granskning bör inriktas mot vilka åtgärder landstingsstyrelsen vidtar med anledning av detta uppdrag. Enligt Miljöutmaning 2016 ska energianvändningen minska och andelen förnybar energi öka i landstingsfinansierad verksamhet. Till detta kommer EU:s direktiv om Nära-noll energibyggnader, som gäller efter 31 december Granskning under 2014 har visat att det saknas en modell i enlighet med Miljöutmaning 2016, vilket innebär en risk att miljöpositiva investeringar och ekonomiska besparingar uteblir på grund av bristande ekonomiska incitament. Landstingsstyrelsen ska på fullmäktiges uppdrag ta fram en övergripande plan för en hållbar energianvändning. Granskningen bör ske av arbetet med hållbar energianvändning ur ett styrperspektiv, dels från landstingsstyrelsen, dels inom nämnder och styrelser. 4

7 Ansvaret för regionplanering har från den nya mandatperioden flyttats från landstingsstyrelsen till en nyinrättad nämnd. I uppbyggnaden av den nya tillväxt- och regionplanenämnden finns risk för att ansvarsförhållanden mellan den nya förvaltningen, förvaltningen för utbyggd tunnelbana och trafiknämnden inte blir tydligt. Det finns även risk för att trafikplaneringen som ligger på trafiknämnden inte blir en integrerad del av regionplaneringen. Syftet med granskningen är att bedöma landstingsstyrelsens åtgärder för att få till stånd en process för framtagandet av ett nytt Regionalt utvecklingsprogram för Stockholms län (RUFS) som beaktar identifierade svagheter i RUFS Inom ramen för årlig revision kommer även iakttagelser och rekommendationer från tidigare år att följas upp. 2.2 Förstudier och projekt 2015 Inom verksamhetsrevisionen planeras ett antal granskningar i form av projekt som kan omfatta flera nämnder och styrelser som syftar till att fördjupat granska och bedöma om verksamheten lever upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten vad gäller effektivitet och kvalitet samt styrning och kontroll. Vissa projekt inleds med en förstudie. Planeringen och genomförandet av framtidens hälso- och sjukvård (FHS) är av övergripande betydelse för revisionens riskbedömning. Flera av 2015 års granskningsprojekt berör den planering och den kontext som FHS utgör. Inom revisionsområde I gäller detta projekt 1.2 Investeringar inom SLL och projekt 1.4 Helhetsperspektiv i kompetensförsörjningen inom SLL. En samordning kommer att ske med berörda projekt inom revisionsområde II och III. Förstudier och projekt 2015 Förstudie Projekt 1.1 Utvecklad ägarstyrning X 1.2 Investeringar styrning och samordning inom SLL X 1.3 Implementering av ledningssystem för informationssäkerhet X 1.4 Helhetsperspektiv i kompetensförsörjningen X Utvecklad ägarstyrning (1.1) Stockholms läns landsting står inför stora utmaningar framöver, vilket ställer krav på en tydligare och mer långsiktig strategi för styrning. Fullmäktige har från och med 2015 beslutat om en utvecklad ägarstyrning av de landstingsägda bolagen. Landstingshuset i Stockholm AB (LISAB) som är moderbolag för de landstingsägda bolagen (utom SL AB) har därför tilldelats en mer aktiv roll. Landstingsstyrelsen ska utöva ett aktivt ägarskap genom styrelserepresentation i LISAB. Nämnder som drivs i bolagsliknande former ska på motsvarande sätt styras genom utskott till landstingsstyrelsen. Risk finns att landstingsstyrelsen inte i tillräcklig utsträckning utvecklar uppföljning, kontroll och samordning av verksamheterna inom landstinget. Tidigare granskning har pekat på att kopplingen mellan ägar- och beställarstyrning är otydlig. En granskning bör ha fokus på hur ägaroch beställarstyrningen samordnas men även syfta till att bedöma om ägarstyrningen utvecklas i linje med fullmäktiges beslut. Granskningen genomförs som ett projekt och syftar till att bedöma om landstingsstyrelsen vidtar åtgärder så att fullmäktiges krav på en utvecklad styrning av landstingets nämnder och styrelser kan uppnås. 5

8 Investeringar styrning och samordning inom Stockholms läns landsting (1.2) Omfattande investeringar pågår och planeras inom ramen för framtidens hälso- och sjukvård samt inom kollektivtrafiken vilket leder till kraftigt ökade kostnader under många år framöver. Omfattande investeringar innebär stor belastning på ekonomin och de investeringar som ingår i den tioåriga investeringsplanen kommer att behöva omprövas för att säkerställa en ekonomi i balans. Detta förutsätter en tydligare styrning, samordning och prioritering av investeringarna för att inte riskera att investeringsvolymerna blir så stora och görs i så snabb takt att kostnadsutvecklingen ökar snabbare än vad den långsiktiga kalkylen förutsätter. Risk finns också att strategiska investeringar enligt i framtidsplanen inte kan genomföras i tid för att viktiga förutsättningar inte är klara. Granskningen genomförs som ett projekt och syftar till att bedöma om landstingsstyrelsen styr, samordnar och prioriterar investeringarna för att säkerställa att framtidsplanen kan genomföras med en ekonomi i balans. Granskningen samordnas med projekt 2.1 Planeringen av framtidens hälso- och sjukvård inom revisionsområde II. Implementering av ledningssystem för informationssäkerhet (1.3) Utvecklingen av ett landstingsövergripande ledningssystem för informationssäkerhet har påbörjats under Revisionen har i projekt 14/2014 granskat om ledningssystemet ger förutsättningar för landstingsstyrelsen att säkerställa en god intern kontroll. Implementeringen har försenats, vilket riskerar innebära att riskanalyser och informationsklassning inte genomförs i tillräcklig utsträckning. Det kan leda till att kontroller för att förebygga och upptäcka fel saknas eller är otillräckliga. Planering för och hantering av avbrott i verksamhetskritiska IT-system riskerar därmed att bli otillräcklig och att prioritering av ärenden hos SLL IT inte är riskanpassad. En fortsatt granskning mot slutet av 2015 planeras. Syftet är att bedöma om ledningssystemet för informationssäkerhet implementeras så att ovan nämnda riskområden hanteras. Granskningen avser implementeringen generellt inom landstinget men även inom nämnder och styrelser och samordnas med projekt 3.3 Informationssäkerhet inom kollektivtrafiken inom revisionsområde III. Granskningen inleds med en förstudie. Helhetsperspektiv i kompetensförsörjningen (1.4) Landstinget ska vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare som kan rekrytera, utveckla och behålla medarbetare och ska därför arbeta kontinuerligt för ett väl fungerande chef- och ledarskap, god arbetsmiljö samt jämlika och jämställda arbetsplatser. Landstinget har ett decentraliserat arbetsgivaransvar, men det ska finnas ett gemensamt stöd på central nivå och en gemensam personalpolitik. Med ett decentraliserat ansvar finns samtidigt en risk att det saknas ett helhetsgrepp för bland annat hantering av bristen på sjukvårdspersonal och andra satsningar på särskilda personalgrupper. Detta kan leda till att bemanningskostnaderna för inhyrd personal inte minskar, att arbetsmiljön påverkas och därmed möjligheten att behålla och rekrytera personal. Revisionen bör granska om landstingsstyrelsen vidtar åtgärder på central nivå för att säkerställa kompetensen inom SLL och uppfylla fullmäktiges mål om att landstinget ska vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare. Granskningen kommer att samordnas med granskning av om den särskilda satsningen på specialistsjuksköterskor har fått avsedd effekt inom revisionsområde II:s årliga revision. Granskningen inleds med en förstudie. 2.3 Inriktning Inom revisionsområde I finns ett antal riskområden där det kan bli aktuellt att genomföra granskningsinsatser under Det gäller bland annat investeringar, forskning och utveckling, regionplanering, fortsatt granskning av ägarstyrning, informationssäkerhet, systemförvaltning och styrning av IT-verksamheten. En översyn av riskområdena kommer att göras inför fastställandet av revisionsplanen för respektive år. 6

9 3. Revisionsområde II Nedan beskrivs granskningar som planeras inom den årliga revisionen samt förstudier och projekt inom verksamhetsrevisionen för revisionsområde II som beslutas av revisorsgrupp II. 3.1 Granskningar inom årlig revision 2015 Den årliga revisionen omfattar en betydande del av granskningsarbetet under revisionsåret. Inom den årliga revisionen planeras ett antal granskningar för varje nämnd och styrelse utifrån genomförd riskbedömning, se avsnitt 1.1. Uppföljningar av tidigare revisionsprojekt kommer också att genomföras. Bland annat kommer nedanstående riskområden att granskas under 2015: Landstingets journalsystem TakeCare är en central del i dagens hälso- och sjukvård. Å ena sidan måste systemet vara driftsäkert och tillgängligt för behörig personal, å andra sidan är kraven på att skydda uppgifterna från intrång, obehörig spridning och förvanskning mycket höga. Informationssäkerheten i systemet har tidigare granskats av revisionen, men även av Datainspektionen som konstaterat brister bland annat vad gäller logg-system och tillgång till information mellan organisatoriska enheter. Granskningen syftar till att bedöma om de åtgärder som vårdgivarna vidtagit är tillräckliga för att leva upp till lagstiftningens intentioner och kommer att samordnas med granskningen, projekt 1.2 Implementering av ledningssystem för informationssäkerhet inom SLL inom revisionsområde I. Kompetensförsörjning, och mer specifikt bristen på specialistutbildade sjuksköterskor är en av de stora riskerna i hälso- och sjukvården. I december 2013 beslutade landstinget att satsa 90 miljoner kronor, fördelat på 45 miljoner kronor 2014 och ytterligare 45 miljoner kronor 2015, på att höja lönen för specialistsjuksköterskor inom operation, intensivvård, anestesi, onkologi, biomedicinska analytiker och barnmorskor. I beslutet framgår att lönesatsningen ska ge minst kronor/månad för de medarbetare som i särskilt hög grad bidrar till att uppfylla målen och utveckla verksamheten på sin arbetsplats. Granskning bör ske av om fullmäktiges beslut om den särskilda satsningen på specialistsjuksköterskor fått avsedd effekt. Granskningen samordnas med projekt 1.4 Helhetsperspektiv i kompetensförsörjningen revisionsområde I. Samverkan och informationsöverföring mellan vårdgivare har i revisionens tidigare granskningar, bland annat inom geriatrik och psykiatri, visat sig vara ett problemområde. Detta gäller inte minst information om läkemedelsbehandling som utgör en stor patientsäkerhetsrisk. Felaktigheter i läkemedelsbehandling, bland annat på grund av brister i informationsöverföringen, står för en stor del av de inläggningar som hade kunnat undvikas, men som sker i landstinget och leder både till lidande för patienten och ökade kostnader för sjukvården. Granskningen som inriktas mot hur vårdgivarna arbetar för att säkerställa en patientsäker informationsöverföring bör utgå från tidigare granskningar och kommer att beröra flera vårdgivare. Bristen på donerade organ från avlidna givare har identifierats som en av de stora riskerna för transplantationsverksamheten i landstinget. Stockholms läns landsting har i nationella jämförelser visat sig sämre på att tillgodose behoven av organ till transplantation än andra landsting. Långsiktigt kan detta förhållande underminera andra landstings vilja att samarbeta med SLL. Arbetet med att säkra tillgången till donerade organ är svårt och kräver både engagemang och kunskap. Granskningen bör ske av om landstinget och dess sjukhus har utarbetade riktlinjer och en struktur för att hantera frågan om organdonation. Inom ramen för årlig revision kommer även iakttagelser och rekommendationer från tidigare år att följas upp. 7

10 3.2 Förstudier och projekt 2015 Inom verksamhetsrevisionen planeras ett antal granskningar i form av projekt som kan omfatta flera nämnder och styrelser och som syftar till att fördjupat granska och bedöma om verksamheten lever upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten vad gäller effektivitet och kvalitet samt styrning och kontroll. Vissa projekt inleds med en förstudie. Planeringen och genomförandet av framtidens hälso- och sjukvård (FHS) är av stor och övergripande betydelse för revisionens riskbedömning. Som en del av års granskning har projekt genomförts med direkt och indirekt inriktning på FHS. Även under 2015 bör en fortsatt granskning ske av olika aspekter på planerings-, omställnings- och genomförandearbetet. Huvudsakligen kommer detta göras genom att flertalet av 2015 års granskningsprojekt inom revisionsområde II har en inriktning som berör FHS. Detta gäller i första hand granskningsprojekten nedan. Även projektet 1.4, Investeringar inom Stockholms läns landsting inom revisionsområde I och granskningen av Locums följsamhet till sina ägardirekt inom revisionsområde III har beröring med granskning av FHS. Förstudier och projekt 2015 Förstudie Projekt 2.1 Planeringen av framtidens hälso- och sjukvård X 2.2 Omstruktureringen av SLSO X 2.3 Den gode mottagaren utskiftning av vård X 2.4 Barnsjukvård X 2.5 Psykisk ohälsa unga vuxna X 2.6 Produktionsstyrning på akutsjukhusen X 2.7 Palliativ vård/asih X 2.8 Risken för oegentligheter inom vården X Planeringen av framtidens hälso- och sjukvård (2.1) Det finns ett fortsatt behov av att samlat följa och bevaka hur arbetet med framtidens hälsooch sjukvård (FHS) fortskrider. Befolkningsökningen är kraftig i regionen och det finns påtagliga risker för att byggnationer och omställningar kan leda till kostnadsökningar och patientrisker. Huvudfrågan är om planeringen och genomförandet av FHS bedrivs så att styrningen och koordineringen av genomförandefasen som helhet säkerställs. En samverkan ska ske mellan berörda projekt inom övriga revisionsområden. Granskningen hanteras som ett metaprojekt, dvs. ett paraply för avstämning av iakttagelser och slutsatser som kommer fram i övriga projekt för att samlat avrapportera övergripande slutsatser på liknande sätt som skett 2012, 2013 och Omstruktureringen av Stockholms läns sjukvårdsområde (2.2) Som en konsekvens av planeringen inför genomförandet av framtidens hälso- och sjukvård, står Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO) inför stora förändringar under de närmaste åren. Ambitionen i framtidsplanen är att alla patienter som inte behöver akutsjukhusets resurser ska vårdas av vårdgivare utanför akutsjukhusen eller i hemmet. SLSO kommer därigenom att få ett delvis förändrat uppdrag med anledning av att delvis andra patientgrupper kommer att överföras från akutsjukvården till bland annat geriatriken. Även primärvården inom SLSO kommer att ta över ansvar för andra patientgrupper än tidigare. SLSO kommer att behöva flytta verksamheter med anledning av att nuvarande lokaler vid akutsjukhusen kommer att 8

11 beröras av byggnationer. Risker som är aktuella är SLSO:s möjligheter att bedriva en tillgänglig och patientsäker verksamhet under omställningsperioden samtidigt som ekonomin ska vara i balans. Även kompetensförsörjningssituationen har lyfts fram som ett riskområde. Granskningen genomförs som ett projekt och syftet är att bedöma om SLSO:s omstrukturering, utifrån de ändrade förutsättningarna i FHS, bedrivs så att sjukvårdsområdets verksamheter kan genomföra vårdproduktion enligt avtal med en ekonomi i balans. Den gode mottagaren utskiftning av vård (2.3) I framtidsplanen för hälso- och sjukvården beskrivs ett intrikat pussel av förflyttningar av patientgrupper och verksamheter från och mellan akutsjukhusen till bland annat geriatriken, men också till delvis nya vårdkoncept som benämns stödjande vård. I takt med att framtidsplanen går in i en genomförandefas behöver landstinget klargöra var dessa mottagare ska finnas och hur deras uppdrag ska utformas. Avlämnande och mottagande organisationer måste ha en gemensam bild av vilka patientgrupper som avses, hur överlämnandet ska organiseras och inte minst ha en gemensam tidsplan. Risker förknippade med detta är bland annat; otillräcklig kommunikation, otillräcklig organisering av avlämnandet respektive mottagandet och att det finns olika förväntningar mellan avlämnare och mottagare. Dessa risker kan potentiellt leda till förseningar i genomförandet, ökade kostnader samt att patientgrupper faller mellan stolarna. Granskningen genomförs som ett projekt och syftet med granskningen är att bedöma om planering och genomförande av utskiftning av vård, på central- och vårdgivarnivå, ger förutsättningar för genomförandet av FHS. Barnsjukvård (2.4) Under de senaste åren har barnsjukvården i SLL utretts vid ett flertal tillfällen utan att någon långsiktig plan har fastlagts. Ett antal risker har identifierats inom barnsjukvården. Bland annat har samverkan mellan akutsjukhusens barnkliniker och primärvården samt möjligheten att bedriva sjukvården på effektivaste vårdnivå uppmärksammats. Också det akuta omhändertagandet och informationen till föräldrar via 1177Vårdguiden utgör ett riskområde. Den övergripande frågan om att uppnå jämlik vård, både geografiskt och på gruppnivå är central inom barnsjukvården. Vidare har, som inom många andra områden, frågan om långsiktig kompetensförsörjning av både speciallistutbildade läkare och sjuksköterskor lyfts. Brister i barnsjukvården kan potentiellt leda både till ökade kostnader för onödig vård och/eller vård på fel nivå samt att jämlik vård inte kan upprätthållas. Granskning bör ske av hur barnsjukvården arbetar med att tillgodose kraven på jämlik vård och vård på mest effektiva vårdnivå ur ett brukarperspektiv. Granskningen inleds med en förstudie. Psykisk ohälsa unga vuxna (2.5) Fler unga vuxna (16-24 år) söker den öppna vården för ångest/depression och allt fler vårdas inom akutsjukvården för depression. Om detta är ett uttryck för ökad psykisk ohälsa i gruppen eller en förändring i indikationer för vård är fortfarande oklart. Patientgruppen unga vuxna har inte alltid en tydlig hemvist i vården och återfinns både inom barn- och ungdomspsykiatrin, primärvården och akutsjukvården. Risker som finns är bland annat brister i samverkan med kommuner (skolan och socialtjänsten) och inom olika delar av sjukvården där bland annat övergången mellan barnoch vuxenvården är ett problemområde. Ett adekvat omhändertagande för gruppen är nödvändigt både för att undvika onödigt lidande och att unga inte ska hamna i utanförskap. Revisionen avser granska hur sjukvården, utifrån ett brukarperspektiv, arbetar med att styra och organisera sitt arbete med psykisk ohälsa bland unga vuxna. Granskningen inleds med en förstudie. 9

12 Produktionsstyrning på akutsjukhusen (2.6) Produktionsstyrning kommer, inte minst mot bakgrund av det besvärliga ekonomiska läge som akutsjukhusen för närvarande har, att vara en väsentlig del i förverkligandet och omställningen av sjukvården enligt framtidsplanen. Dels ska sjukvården hantera de utmaningar i produktionen som omställningsperioden innebär, dels måste akutsjukhusens produktionsstyrning leda till lägre kostnader och högre produktivitet för att klara en långsiktigt hållbar ekonomi. Risker som måste hanteras är bland annat lågt resursutnyttjande, otydliga mål för enskilda verksamheter, bristande koordinering mellan verksamheter inom sjukhusen, otillräcklig ekonomistyrning och styrning av bemanningen. I annat fall kan det leda till försämrad arbetsmiljö vilket i sin tur kan leda till ökade sjukskrivningar och ohälsa bland personalen samt svårigheter att rekrytera personal. Revisionen bör granska hur sjukhusen arbetar med att styra och organisera arbetet med produktionsstyrningen. Granskningen inleds med en förstudie. Palliativ vård/asih (2.7) Avancerad sjukvård i hemmet (ASIH) och palliativ vård utgör vårdval inom Stockholms läns landsting. Syftet är att ge svårt sjuka patienter med obotliga sjukdomar ökade valmöjligheter till kvalificerad vård i hemmet och trygghet vid vård i livets slutskede. ASIH har också framhållits som en möjlighet att bedriva god vård samtidigt som man minskar behovet av slutenvårdsplatser i akutsjukvården. Risker förknippade med verksamheten är bland annat; att vården inte är tillgänglig för de grupper som behöver den, brister i samverkan med kommuner och övriga vårdgivare (bl.a. primärvård) samt risken för undanträngning av vissa patientgrupper. Dessa risker kan leda till att patientsäkerheten inte kan upprätthållas och/eller att vård inte ges på lika villkor. Revisionen bör granska hur den palliativa vården/asih samordnas, styrs och följs upp och om det leder till en jämlik och patientsäker vård. Granskningen inleds med en förstudie. Risken för oegentligheter inom vården (2.8) Risken för oegentligheter inom den offentliga förvaltningen i Sverige har under de senaste åren uppmärksammats, inte minst i media. Det är av vikt att det även inom vården finns god intern kontroll där ledningens inställning och agerande i frågor om oegentligheter är klart uttalad i tydliga etiska policyer och att systematiska kontroller och uppföljning av att policyerna följs genomförs. Revisionen väljer varje år ut en styrelse eller nämnd där den interna kontrollen av rutiner för fakturering och bisysslor granskas fördjupat. Under 2015 föreslås att en nämnd eller styrelse inom vården granskas. Syftet med granskningen är att bedöma riskerna för oegentligheter genom att granska och testa befintliga interna kontrollrutiner. Granskningen genomförs som ett projekt och syftar till att bedöma riskerna för oegentligheter inom vården samt att granska och testa befintliga interna kontrollrutiner. 3.3 Inriktning Inom revisionsområde II finns ett antal riskområden där det kan bli aktuellt att genomföra granskningsinsatser under Det finns flera områden kopplade till den fortsatta planeringen av FHS som omvandlingen av den geriatriska sjukvården och cancervården, men även patienttransporter bör granskas. Andra övergripande riskområden i sjukvården är tillämpningen av nationella riktlinjer och evidensbaserade metoder i vården, kompetensmix när det gäller bemanningen på sjukhusen samt följsamheten till den nya patientlag som trädde i kraft 1 januari Det kan också finnas mer specifika områden där granskningsinsatser behöver aktualiseras. Sådana områden kan t.ex. vara sjukvårdens hälso- och sjukdomsförebyggande arbete och den högspecialiserade psykiatrin. En översyn av riskområdena kommer att göras inför fastställandet av revisionsplanen för respektive år. 10

13 4. Revisionsområde III Nedan beskrivs granskningar som planeras inom den årliga revisionen samt förstudier och projekt inom verksamhetsrevisionen för revisionsområde III som beslutas av revisorsgrupp III. 4.1 Granskningar inom årlig revision 2015 Den årliga revisionen omfattar en betydande del av granskningsarbetet under revisionsåret. Inom den årliga revisionen planeras ett antal granskningar för varje nämnd och styrelse utifrån genomförd riskbedömning, se avsnitt 1.1. Uppföljningar av tidigare revisionsprojekt kommer också att genomföras. Bland annat kommer nedanstående riskområden att granskas under Ett av fullmäktiges huvudmål är attraktiv kollektivtrafik i ett hållbart transportsystem, vilket bland annat mäts genom andelen nöjda resenärer. Trafiknämnden arbetar på flera olika sätt för att öka nöjdheten hos resenärer, till exempel genom att förbättra informationen till resenärer vid störningar i trafiken och genom att minska trängseln. En risk är att nämnden inte systematiskt analyserar kundsynpunkter och därmed inte riktar insatser till de områden där de ger mest effekt. Granskning bör ske av om trafiknämnden långsiktigt och strategiskt styr och följer upp arbetet med ökad resenärsnöjdhet. Enligt Miljöutmaning 2016 ska energianvändningen effektiviseras och transporter energieffektiviseras samtidigt som andelen förnybar energi i landstingsfinansierad verksamhet ska öka. Granskning bör ske av trafiknämndens arbete för att minska energianvändningen, öka resandet med allmän kollektivtrafik, öka andelen förnybart bränsle till transporter och för uppvärmning, kylning och el. Granskningen sker i samverkan med RGI:s granskning av energieffektivisering. Framtidsplanen för hälso- och sjukvård (FHS) innebär att stora investeringar ska ske i landstingets sjukvårdsfastigheter. Revisionens tidigare granskningar har visat att samarbetet inom ramen för fastighetsinvesteringarna ännu inte helt har funnit sina former. En anledning är att de förändringar som genomförts sedan 2010 inom det fastighetsstrategiska området inte har genomförts konsekvent och parallellt för alla inblandade organisationer. Detta kan leda till förseningar och fördyrningar och därmed att målen i framtidsplanen för hälso- och sjukvården inte uppfylls. Granskning bör ske av hur Locum AB fullgör sina ägardirektiv och sitt avtal när det gäller framtidens hälso- och sjukvård. Granskningen sker i samverkan med projekt 1.4 Investeringar inom SLL (RGI) samt projekt 2.1 Framtidens hälso- och sjukvård (RGII). Ett systematiskt informationssäkerhetsarbete ska säkerställa att viktiga informationstillgångar omfattas av väl avvägda skyddsåtgärder. Bristande informationssäkerhetsarbete kan till exempel leda till risker för intrång i digitala styrsystem eller att den tekniska dokumentationen, som lokalritningar, inte hanteras korrekt. I förlängningen kan detta leda till skada både på egendom och på människor. Risken för bristande informationssäkerhet bör granskas på Locum AB och MediCarrier AB. Granskningen görs i samverkan med projekt 1.3 Implementering av ledningssystem för informationssäkerhet inom SLL och med projekt 3.3 Informationssäkerhet inom kollektivtrafiken. Kulturnämnden ger årligen stöd till regional kulturverksamhet, föreningsliv, folkbildning och kultur i vården på cirka 400 mnkr. Att utbetalningar sker med rätt belopp och till rätt person/organisation är viktigt både för att fullmäktiges mål med verksamheten ska uppfyllas och för legitimiteten i systemet. Granskning bör ske av om kulturnämnden arbetar effektivt med att förebygga felaktiga utbetalningar. Inom ramen för årlig revision kommer även iakttagelser och rekommendationer från tidigare år att följas upp. 11

14 4.2 Förstudier och projekt 2015 Inom verksamhetsrevisionen planeras ett antal granskningar i form av projekt som kan omfatta flera nämnder och styrelser och som syftar till att fördjupat granska och bedöma om verksamheten lever upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten vad gäller effektivitet och kvalitet samt styrning och kontroll. Vissa projekt inleds med en förstudie. Planeringen och genomförandet av framtidens hälso- och sjukvård (FHS) är av övergripande betydelse för revisionens riskbedömning. Flertalet av 2015 års granskningsprojekt berör den planering och den kontext som FHS utgör. Inom revisionsområde III gäller detta en granskning av Locums ägardirektiv och avtal inom årlig revision. En samordning kommer att ske med berörda granskningar inom revisionsområde I och II. Förstudier och projekt 2015 Förstudie Projekt 3.1 Upphandling inom kollektivtrafiken X 3.2 Avtalsstyrning inom kollektivtrafiken X 3.3 Informationssäkerhet inom kollektivtrafiken X Upphandling inom kollektivtrafiken (3.1) Trafiknämnden upphandlar dels olika trafikslag, dels administrativa tjänster såsom konsulttjänster till omfattande belopp årligen. En upphandlingsintensiv verksamhet ställer stora krav på en ändamålsenlig styrning och samordning i syfte att genomföra regelrätta och effektiva anskaffningar. Inom trafikområdet genomförs också upphandlingar ibland av andra än anställd personal, vilket kan innebära risk för att landstingets rutiner inte följs. Flera organisatoriska förändringar har skett inom trafikområdet på senare tid, vilket kan innebära att kunskap försvinner och att rutiner inte är kända bland ny personal. Dessa förutsättningar kan medföra olika risker som att lagstiftningen (LOU/LUF) eller landstingets interna bestämmelser för upphandling inte följs eller att varor och tjänster inte levereras till de priser och den kvaliteten som avtalet anger. Det finns vidare risk för att konkurrensen begränsas vid anskaffningar eller att tillgängliga ramavtal inte används. Revisionen avser att granska om trafiknämndens styr och samordnar upphandlingsverksamheten så att befintlig konkurrens utnyttjas. Granskningen inleds med en förstudie. Avtalsstyrning inom kollektivtrafiken (3.2) Trafiknämnden styr kollektivtrafiken i länet via avtal med entreprenörer inom både trafik och underhåll. Arbetet med att utforma avtal involverar flera delar av trafikförvaltningens organisation och tidigare granskningar har visat att samarbetet mellan avdelningarna inte alltid fungerat som avsett. Det finns risk för att återföring av erfarenheter av upphandling och avtalsförvaltning inte sker systematiskt vid framtagande av nya liknande avtal. Det finns också en risk att avtalen inte utvärderas i sin helhet vad gäller exempelvis måluppfyllnad och kostnadseffektivitet. Detta kan bland annat medföra att problem vid förvaltning av avtal består och att ersättnings- och kvalitetsmodeller inte utformas så att avsedda effekter uppnås. När det gäller trafikområdet buss är exempelvis avtal som tagits fram under de senaste åren utformade med olika ersättningsmodeller samt olika affärslogik och det är inte tydligt om eller hur erfarenheter från tidigare avtal ligger till grund för inriktningen i de nyare avtalen. 12

15 Granskningen genomförs som ett projekt och syftet är att bedöma om trafiknämnden arbetar systematiskt i framtagandet av nya avtal så att ständiga förbättringar av kvalitet och kostnadseffektivt främjas. Informationssäkerhet inom kollektivtrafiken (3.3) Ett systematiskt informationssäkerhetsarbete ska säkerställa att viktiga informationstillgångar omfattas av väl avvägda skyddsåtgärder. Bristande omfattning och systematik i informationssäkerhetsarbetet, kan leda till ett flertal olika risker t.ex. intrång i digitala styrsystem (exempelvis låssystem, styrsystem, signalsystem, trafikplaneringsverktyg) och att den tekniska dokumentationen inte hanteras på ett tillfredsställande sätt (exempelvis ritningar över anläggningar). Riskerna kan bl.a. leda till driftstörningar, att kritisk data inte finns tillgänglig vid utrymning och ombyggnation eller hamnar i fel händer, skada både på utrustning och på människor samt att säkerhetsnivån/åtgärder inte avspeglar lagkrav och verksamhetens behov. Med rätt avvägda skyddsåtgärder undviks även onödiga kostnader förknippade med för höga skyddsåtgärder i förhållande till skyddsklassning. Otydligheter i ansvarsfördelningen mellan trafiknämnden och entreprenörer när det gäller informationssäkerheten kan leda till bristande avbrottshantering med driftavbrott och driftstörningar som konsekvens. Revisionen avser granska om trafiknämndens informationssäkerhetsarbete med skyddsklassning och vidtagna skyddsåtgärder minskar risken för intrång, störningar och avbrott. Granskningen kommer att samordnas med projektet 1.2 Implementering av ledningssystem för informationssäkerhet inom revisionsområde I Granskningen inleds med en förstudie. 4.3 Inriktning Inom revisionsområde III finns ett antal riskområden där det kan bli aktuellt att genomföra granskningsinsatser under Det gäller bland annat trafiksäkerhet, landstingets medverkan i stora infrastrukturella satsningar, Locums byggande inom FHS, miljöutmaningar och investeringar. En översyn av riskområdena kommer att göras inför fastställandet av revisionsplanen för respektive år. 13

16 INDELNING I REVISIONSOMRÅDEN Landstingets verksamhet indelas i tre revisionsområden där revisionsuppdragen för samtliga landstingets nämnder/styrelser och företag fördelas enligt nedan. Indelning gäller fr.o.m. den 1 januari 2015 tills dess fullmäktige fattar annat beslut. Revisionsområde I Revisorsgrupp I:s granskningsområde omfattar följande styrelser: Landstingsstyrelsen Landstingshuset i Stockholm AB AB Stockholms läns landstings Internfinans Tillväxt- och regionplanenämnden Donationsfonderna Revisionsområde II Revisorsgrupp II:s granskningsområde omfattar följande nämnder och styrelser: Hälso- och sjukvårdsnämnden Karolinska Universitetssjukhuset Södertälje sjukhus AB Danderyds sjukhus AB med dotterbolag Södersjukhuset AB S:t Eriks ögonsjukhus AB Stockholms läns sjukvårdsområde Patientnämnden Folktandvården Stockholms län AB Ambulanssjukvården i Storstockholm AB Stockholm Care AB Revisionsområde III Revisorsgrupp III:s granskningsområde omfattar följande nämnder och styrelser: Trafiknämnden AB Storstockholms lokaltrafik med dotterbolag Waxholms Ångfartygs AB Kulturnämnden Locum AB med dotterbolag MediCarrier AB Stiftelsen Clara 14