Kallelse Hälso- och sjukvårdsnämnden. 11 december 2018

Transkript

1 Kallelse Hälso- och sjukvårdsnämnden 11 december 2018

2 Hälso- och sjukvårdsnämnden Sammanträdesdatum Sekreterare Elin Gottfridsson Kallelse HSN 2018/45 Kallelse till hälso- och sjukvårdsnämndens sammanträde 11 december 2018, klockan Konferensrum: Bornholm (1339), Rådhuset Visborg Föredragningslista Förslag på justerare: Curt Broberg (C) Ärende Kommentar 1 Muntlig information från sjukvårdschefen 2 Muntlig information från hälso- och sjukvårdsdirektören 3 Remiss - Screening för 24 medfödda sjukdomar hos nyfödda barn HSN 2018/536 4 Överenskommelse trygg och effektiv utskrivning HSN 2017/491 Bilaga Bilaga 5 Nutritionsprodukter HSN 2018/505 Ny bilaga 7/12 6 Indikatorer för uppföljning av nämndmål HSN 2018/24 7 Riktlinjer investeringar HSN 2018/553 8 Avskrivning av kundfordringar HSN 2018/638 9 Övergång till digital hantering och arkivering av diarieförda handlingar HSN 2018/ Dokumenthanteringsplan för hälso- och sjukvårdsnämnden HSN 2018/72 Uppdaterad bilaga skickas ut 7/12 Uppdaterad bilaga Bilaga Ny bilaga Bilaga Uppdaterad bilaga 11 Verksamheten informerar samt medicinska resultat: ögon HSN 2018/46 12 Kompetensförsörjningsplan HSN 2018/ Muntlig rapport från arbetet med handlingsplanen för oberoende av inhyrd personal HSN 2017/ Månadsrapport november HSN 2018/9 Bilaga Ny bilaga 7/12 Muntlig presentation på nämndsammanträdet. Resultatrapporter skickas ut 7 december. 15 Informations- och anmälningsärenden december HSN 2018/47 Bilaga Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-hsn@gotland.se Org nr Webbplats

3 Hälso- och sjukvårdsnämnden Region Gotland Sammanträdesdatum Kallelse HSN 2018/45 Ärende Kommentar 16 Övriga frågor Stefaan De Maecker Ordförande 2 (2)

4 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Thomas Kunze Chefläkare Tjänsteskrivelse HSN 2018/ november 2018 Hälso- och sjukvårdsnämnden Remiss - Rekommendation om screening med PKU-provet Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden ställer sig bakom förvaltningens förslag till remissvar och skickar det som sitt eget. Sammanfattning Socialstyrelsen rekommenderar att alla nyfödda barn i Sverige bör erbjudas screening för 24 medfödda behandlingsbara sjukdomar i samband med det så kallade PKUprovet. Hälsovinsterna bedöms överväga de negativa effekterna där barn med någon av de 24 sjukdomarna varje år kan få en tidig diagnos och behandling. Detta förbättrar väsentligt förutsättningarna för att undvika allvarliga skador och död. Socialstyrelsen bedömer att rekommendationen om screening av nyfödda inte får några stora ekonomiska eller organisatoriska konsekvenser för landstingen, eftersom rekommendationen innebär att det screeningprogram som redan finns fortsätter. Screeningen bekostas av respektive landsting som debiteras cirka 260 kronor per prov för analysen för de 24 sjukdomarna. Bedömning Hälso och sjukvårdsförvaltningen ställer sig bakom förslaget men konstaterar samtidigt att det sannolikt kommer att medföra en kostnadsökning framförallt när det gäller kompletterande utredningar av falskt positiva provsvar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 13 november 2018 Screening för 24 medfödda sjukdomar hos nyfödda barn Rekommendation och bedömningsunderlag 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-hsn@gotland.se Org nr Webbplats

5 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2018/536 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Maria Dalemar Hälso- och sjukvårdsdirektör Skickas till Socialstyrelsen 2 (2)

6 Screening för 24 medfödda sjukdomar hos nyfödda barn Rekommendation och bedömningsunderlag Remissversion

7 Denna publikation skyddas av upphovsrättslagen. Vid citat ska källan uppges. För att återge bilder, fotografier och illustrationer krävs upphovsmannens tillstånd. Publikationen finns som pdf på Socialstyrelsens webbplats. Publikationen kan också tas fram i alternativt format på begäran. Frågor om alternativa format skickas till alternativaformat@socialstyrelsen.se Artikelnummer Publicerad oktober 2018

8 Förord I denna rapport lämnar Socialstyrelsen förslag på en rekommendation om screening för 24 medfödda sjukdomar med det så kallade PKU-provet. Syftet med screeningen är att ge alla barn som drabbas av någon av dessa sjukdomar möjlighet till tidig upptäckt och behandling. Rekommendationen riktar sig till beslutsfattare, verksamhetsledningar och yrkesverksamma inom hälso- och sjukvården. Socialstyrelsens rekommendationer om screeningprogram utgår från myndighetens modell för att bedöma, införa och följa upp nationella screeningprogram. Målet med en rekommendation på nationell nivå är att främja en god och jämlik vård. Det här är en remissversion av rekommendationen. Socialstyrelsen tar emot synpunkter på remissversionen fram till den 21 december Synpunkterna kommer att beaktas inför den slutliga versionen av rekommendationen. Projektledare för utredningen på Socialstyrelsen har varit Lina Keller och ansvarig enhetschef Mattias Fredricson. Socialstyrelsen vill tacka det nationella screeningrådet, Statens beredning för medicinsk och social utvärdering (SBU), Socialstyrelsens etiska råd samt sakkunniga och experter som har deltagit i detta arbete med stort kunnande och engagemang. Lars-Torsten Larsson Avdelningschef, Avdelningen för kunskapsstyrning för hälso- och sjukvården

9

10 Innehåll Förord... 3 Sammanfattning... 7 Inledning... 8 Sjukdomar och behandling... 8 Koppling till FN:s Agenda Rekommendation om screeningprogram Motivering till rekommendation...10 Beskrivning av screeningprogrammet...10 Konsekvenser av rekommendationen...11 Bedömningskriterier med slutsatser Referenser Projektorganisation Förteckning över externa bilagor... 27

11

12 Sammanfattning Alla nyfödda barn i Sverige erbjuds screening för 24 medfödda behandlingsbara sjukdomar med det så kallade PKU-provet, vilket är ett blodprov som tas i ett blodkärl på barnets handrygg så snart som möjligt efter att barnet blivit 48 timmar gammalt. Socialstyrelsen har inte tidigare bedömt denna screening och har därför nu gjort en översyn av de ingående sjukdomarna. Hälso- och sjukvården bör erbjuda screeningen Socialstyrelsens samlade bedömning är att hälso- och sjukvården bör erbjuda nyfödda barn screening för de 24 sjukdomarna, eftersom det ger hälsovinster som överväger de negativa effekterna. Avgörande för rekommendationen är att barn med någon av de 24 sjukdomarna varje år kan få en tidig diagnos och behandling. Detta förbättrar väsentligt förutsättningarna för att undvika allvarliga skador och död. Översynen visar också att screeningen är motiverad ur ett etiskt perspektiv. Screeningen startade 1965 då man började screena barn för fenylketonuri (PKU) och har vid flera tillfällen efter det utökats när nya metoder och behandlingar har blivit tillgängliga. I dagens screeningprogram ingår 22 ämnesomsättningssjukdomar och 2 hormonella sjukdomar. Alla dessa sjukdomar leder till svåra funktionsnedsättningar eller död om de inte behandlas. Behandlingarna består främst av hormoner i tablettform och av kostrestriktioner och kosttillskott. Screeningen har en väl etablerad infrastruktur, med provtagning och analys på PKU-laboratoriet vid Centrum för medfödda metabola sjukdomar vid Karolinska Universitetssjukhuset i Solna. Deltagandet är mycket högt och resultatet från screeningen är oftast färdigt när barnet blivit sex dagar gammalt. Det finns väletablerade rutiner för att återkalla barn med hög risk för sjukdom till de kliniker runt om i Sverige som vårdar barn med de sjukdomar som upptäcks i screeningen. Den främsta negativa effekten av screeningen är att cirka 160 familjer återkallas till sjukvården varje år på grund av att barnet har fått ett falskt positivt resultat. Detta leder till onödig oro och stress för familjerna, vilken ibland kan bestå långt efter att barnet har friskförklarats. Informationen till deltagarna behöver förbättras Det är viktigt att informationen om deltagande i screeningprogrammet finns tillgänglig på fler språk än i dag. Det finns två informationsmaterial: ett som vårdnadshavarna får i mödravården (finns endast på svenska) och ett som vårdnadshavarna ska få vid provtagningen (finns på svenska och engelska). Dessutom är det angeläget att samtliga regioner och landsting inför ett obligatoriskt informationstillfälle i basprogrammet för vård av gravida, för att säkerställa att alla får del av informationen. SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN 7

13 Inledning Alla nyfödda barn i Sverige screenas för 24 medfödda behandlingsbara sjukdomar med det så kallade PKU-provet. Screeningen är en väletablerad verksamhet som har pågått länge. Screeningprogrammet har också en mycket hög täckningsgrad i dag har cirka hälften av Sveriges befolkning screenats. PKU-provet har funnits i Sverige sedan Från början ingick endast screening för fenylketonuri (phenylketonuria, PKU), som provet är uppkallat efter, men antalet sjukdomar har sedan utökats allt eftersom ny och mer tillförlitlig analysmetodik för att upptäcka sjukdomar under nyföddhetsperioden har blivit tillgänglig. Utvecklingen av metoder och effektivare behandlingar förbättrar förutsättningarna för att nya sjukdomar ska kunna inkluderas i screeningen. För att kunna bedöma om nya sjukdomar bör inkluderas i nyföddhet-screeningen ser Socialstyrelsen det som angeläget att den redan etablerade screeningen först är bedömd enligt de 15 bedömningskriterierna i myndighetens modell för bedömning, införande och uppföljning av nationella screeningprogram. Socialstyrelsen har därför gjort en översyn av de sjukdomar som i dag ingår i screeningen. Modellen finns beskriven i rapporten Nationella screeningprogram modell för bedömning, införande och uppföljning [1]. Sjukdomar och behandling 24 sjukdomar ingår i screeningen I dag ingår 22 metabola sjukdomar (ämnesomsättningssjukdomar) och 2 endokrina (hormonella) sjukdomar i screeningen (se tabell 1). Flera av sjukdomarna kan debutera snabbt och ge bestående skador redan under de första två levnadsveckorna efter en kort symtomfri tid vid födseln. Sjukdomarna ger ett brett spektrum av allvarliga kliniska symtom, både på kort och lång sikt. De leder till svåra funktionsnedsättningar eller död om de inte behandlas. Sjukdomarna är dock ovanliga och de flesta är ärftliga (se bilagan Vetenskapligt underlag för detaljer). Hormonbehandling samt kostrestriktioner och kosttillskott är de vanligaste åtgärderna De endokrina sjukdomarna behandlas med hormoner i tablettform. Övriga sjukdomar behandlas i de flesta fall med kostbehandling (kostrestriktioner och kosttillskott). Flera av sjukdomarna kan utlösas av till exempel infektioner och näringsbrist (katabola episoder), med bestående skador som följd. Sådana katabola tillstånd behöver förebyggas eller upphävas skyndsamt. Vidare används ibland avgiftande mediciner, och i vissa fall kan levertransplantation bli aktuell. 8 SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN

14 Tabell 1. De 24 sjukdomar som ingår i nyföddhetsscreeningen Endokrina sjukdomar Kongenital hypotyreos (CH) Kongenital binjurebarkshyperplasi (CAH) Metabola sjukdomar Brister i nedbrytningen av fettsyror (betaoxidationsdefekter) Medium-chain acyl-coa dehydrogenase-brist (MCAD-brist) Long-chain 3-hydroxyacyl-CoA dehydrogenase-brist (LCHAD-brist) Very long-chain acyl-coa dehydrogenase-brist (VLCAD-brist) Brister i karnitinsystemet Karnitin-acylkarnitintranslokas-brist (CPT1-brist) Karnitin-palmitoyltransferas 2-brist (CPT2-brist) Karnitin-acylkarnitintranslokas-brist (CACT-brist) Primär karnitinbrist (CUD) Organiska acidurier Glutarsyrauri typ 1 (GA1) Metylmalonsyrauri (MMA) Propionsyrauri (PA) Isovaleriansyrauri (IVA) Betaketotiolas-brist (BKT-brist) Multipel acyl-coa dehydrogenas-brist (MAD-brist, GA2) Fel i ureacykeln Citrullinemi typ 1 (CIT 1) Argininosuccinatlyasbrist (ASL-brist) Arginasbrist (ARG-brist) Andra fel i omsättningen av aminosyror Fenylketonuri (PKU) Maple syrup urine disease (MSUD) Tyrosinemi typ 1 (TYR1) Homocystinuri (HCY) Andra sjukdomar Biotinidasbrist (BIOT-brist) Galaktosemi (GALT-brist) Koppling till FN:s Agenda 2030 Socialstyrelsen arbetar aktivt för att bidra till målen i Agenda 2030, som är FN:s handlingsplan för människornas och planetens välstånd. Myndighetens rekommendation om screening av nyfödda berör främst mål 3 i Agenda 2030, Säkerställa hälsosamma liv och främja välbefinnande för alla i alla åldrar, och då specifikt delmål 3.2. Detta delmål ska säkerställa att inga spädbarn eller barn under 5 år dör av orsaker som hade kunnat förebyggas. SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN 9

15 Rekommendation om screeningprogram Rekommendation Hälso- och sjukvården bör erbjuda screening för 24 medfödda sjukdomar med PKU-provet till nyfödda barn. Rekommendationen är en remissversion Socialstyrelsen tar emot synpunkter fram till den 21 december 2018 via e-post till: Motivering till rekommendation Hälso- och sjukvården bör erbjuda screening för 24 medfödda sjukdomar med PKU-provet till nyfödda barn. Socialstyrelsens samlade bedömning är att det rekommenderade screeningprogrammet ger hälsovinster som överväger de negativa effekterna. Avgörande för Socialstyrelsens rekommendation är att barn med någon av de 24 sjukdomarna varje år kan få tidig diagnos och behandling. Detta förbättrar väsentligt förutsättningarna för att undvika allvarliga skador och död. Till de negativa konsekvenserna hör framför allt att cirka 160 familjer varje år återkallas till sjukvården på grund av att barnet har fått ett falskt positivt resultat i screeningen. För dessa familjer leder screeningen till onödig oro, vilken ibland kan bestå långt efter att barnet har friskförklarats. Beskrivning av screeningprogrammet Screeningen av nyfödda har en väl fungerande infrastruktur, med provtagning och analys på PKU-laboratoriet vid Centrum för medfödda metabola sjukdomar (CMMS) vid Karolinska Universitetssjukhuset i Solna. Det finns också väl etablerade rutiner för att återkalla barn med hög risk för sjukdom till sjukvården, både på PKU-laboratoriet och på de kliniker i Sverige som vårdar barn med de sjukdomar som upptäcks i screeningen. Nedan följer en kort beskrivning av hur screeningprogrammet fungerar. 1. PKU-provet tas PKU-provet tas så fort som möjligt efter att barnet blivit 48 timmar gammalt, vanligtvis på den förlossningsklinik där barnet fötts. Man för in en nål i en ven på barnets handrygg och droppar sedan blod på ett filtrerpapper. 2. PKU-laboratoriet analyserar provet Alla prover skickas per post till PKU-laboratoriet. Där registreras provet i ett datasystem och därefter stansas ett antal bitar ut från filtrerpappret. Bitarna 10 SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN

16 analyseras för olika markörer som visar på risk för någon av de 24 sjukdomarna. Det är av yttersta vikt att minimera antalet falskt positiva resultat. Ett sådant arbete pågår kontinuerligt vid PKU-laboratoriet. För vissa av sjukdomarna kan vården minimera de falskt positiva resultaten genom uppföljande och mer resurskrävande analyser av de prover som fått positivt resultat i screeningen, så kallade andratester (second-tier-tester). Det är troligt att sådana tester kommer att få antalet falskt positiva resultat att sjunka de närmaste åren. 3. Barn med positivt resultat återkallas till sjukvården Resultatet från screeningen är oftast färdigt senast sex dagar efter födseln. PKU-laboratoriet strävar efter att analysera proverna, bedöma provsvaren och meddela positiva resultat senast dagen efter provets ankomst eller samma dag för de prover som kommer på en fredag. Barn med positivt resultat för någon av de 22 metabola sjukdomarna återkallas till något av Sveriges fyra metabola centrum (Umeå, Stockholm, Göteborg, Lund/Malmö). Barn med någon av de båda endokrina sjukdomarna kongenital hypotyreos och kongenital binjurebarkshyperplasi återkallas till den lokala barnkliniken respektive till närmaste barnendokrinologiska klinik. Det är av största vikt att tiden blir så kort som möjligt från att barnet föds till det att familjen informeras om att barnet behöver komma tillbaka till vården, eftersom flera av sjukdomarna kan debutera snabbt och ge bestående skador redan de första två levnadsveckorna. Konsekvenser av rekommendationen Socialstyrelsen bedömer att rekommendationen om screening av nyfödda inte får några stora ekonomiska eller organisatoriska konsekvenser för landstingen, eftersom rekommendationen innebär att det screeningprogram som redan finns fortsätter. Screeningen bekostas av respektive landsting som debiteras cirka 260 kronor per prov för analysen för de 24 sjukdomarna. Nyföddhetsscreeningen är väletablerad och har pågått under lång tid. Mot bakgrund av detta bedömer Socialstyrelsen att en hälsoekonomisk analys inte skulle få någon avgörande betydelse för myndighetens rekommendation. Någon sådan analys har därför inte inhämtats. SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN 11

17 Bedömningskriterier med slutsatser Här presenteras en sammanfattning av de underlag som legat till grund för Socialstyrelsens rekommendation tillsammans med myndighetens slutsatser. Sammanfattningen är gjord utifrån de 15 bedömningskriterierna för screening. Bedömningarna utgår från bästa tillgängliga kunskap, aktuell forskning och beprövad erfarenhet. Bedömningen av kriterierna 1 10 utgår från det underlag som redovisas i bilagorna Vetenskapligt underlag, Etisk analys samt Indikatorer och bakgrundsmått. Bedömningen av kriterierna utgår från underlag som sammanställts av experter inom området. Bilagorna finns att ladda ner från Socialstyrelsens webbplats, Översynen visar att kriterium 6 och kriterium 12 i Socialstyrelsens bedömningsmodell inte är väl anpassade för bedömning av screening för nyfödda. I ett arbete som myndigheten kommer att genomföra hösten 2018 för att se över bedömningsmodellen ingår därför att se över hur dessa kriterier kan anpassas för bedömning av screeningprogram för nyfödda. 1. Tillståndet ska vara ett viktigt hälsoproblem Kriteriet bedöms vara uppfyllt, eftersom alla 24 sjukdomar som ingår i dagens screening av nyfödda leder till död eller svåra funktionsnedsättningar om de inte behandlas. Varje år upptäcks mellan 80 och 100 barn med någon av sjukdomarna i Sverige. Förekomsten varierar från långt färre än 1 sjukt barn varje år för de ovanligaste sjukdomarna till barn varje år med kongenital hypotyreos, som är den vanligaste av sjukdomarna. 2. Tillståndets naturalförlopp ska vara känt Kriteriet bedöms vara uppfyllt. Alla 24 sjukdomar som ingår i dagens screening av nyfödda leder till svåra funktionsnedsättningar eller död om de inte behandlas. Det tar olika lång tid att utveckla symtom och få bestående skador av de olika sjukdomarna. Flera av sjukdomarna kan debutera snabbt efter en kort symtomfri tid vid födseln, och barnet kan få bestående skador redan under de första två levnadsveckorna. En liten andel av de barn som upptäcks vid screeningen har lindrigare sjukdomsformer som inte behöver behandlas i ett första skede men som under vissa omständigheter kan ge symtom och skador senare i livet. 3. Tillståndet ska ha en symtomfri fas som går att upptäcka Kriteriet bedöms vara uppfyllt, eftersom alla 24 sjukdomar som ingår i dagens screening av nyfödda kan diagnostiseras innan barnet fått några symtom eller skador. Flera sjukdomar kan dock debutera snabbt, och en del barn kan ha symtom redan när resultatet av screeningen kommer. 12 SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN

18 4. Det ska finnas en lämplig testmetod Kriteriet bedöms vara uppfyllt. Nedan följer en beskrivning av hur screeningen går till. Blodprov tas tidigt efter födseln Blodprov tas på nyfödda så snart som möjligt efter 48 timmars ålder. Tidpunkten för när blodprovet tas är noga avvägd, eftersom en del sjukdomar är lättare att upptäcka ju längre tid som går efter födseln medan andra sjukdomar blir svårare att upptäcka med tiden. Vissa sjukdomar är kritiska att hitta tidigt, eftersom symtomdebuten kan vara mycket dramatisk och barnet snabbt kan få obotliga skador. Hos för tidigt födda barn kan testerna i större utsträckning indikera misstänkt sjukdom trots att barnet inte har en sådan. Risken för falskt positiva resultat i screeningen är högre för barn födda före graviditetsvecka 37. Blodprovet analyseras Blodprovet skickas på ett filtrerpapper med vanlig post till PKU-laboratoriet. Tiden från födseln till att analysen är färdig är i dag oftast sex dagar eller kortare. PKU-laboratoriet strävar efter att analysera proverna, bedöma provsvaren och meddela positiva resultat senast dagen efter provets ankomst eller samma dag om provet anlänt på en fredag. I PKU-laboratoriet används tre analysmetoder: immunologisk (antikroppsbaserad) detektionsmetod för mätning av hormoner tandem-masspektrometri för att analysera koncentration av olika metaboliter fluorometri för analys av enzymaktivitet. Ofta falskt positiva resultat för några av sjukdomarna Testerna för några av sjukdomarna har ett lågt positivt prediktivt värde (PPV), vilket avser andelen av dem med positivt resultat i testet som verkligen har tillståndet. Det innebär att flertalet barn som återkallas till sjukvården för dessa sjukdomar inte har någon av sjukdomarna. Ett sätt att förbättra dessa tester och öka PPV är att göra ytterligare ett test när det första testet är positivt. Sådana andratester finns för några av sjukdomarna och kommer att införas för ytterligare två sjukdomar inom kort. Testerna kan göras på det ursprungliga filtrerpappersprovet. Vartefter dessa kompletterande tester börjar användas ökar träffsäkerheten (specificiteten) i testningen och antalet familjer som återkallas till sjukvården i onödan minskar. När screeningen har utvärderats i Sverige har data från PKU-laboratoriet för använts. Dessa data visar att PPV för de ingående testerna varierar från 6 till 100 procent. För sjukdomar med lågt PPV innebär det att en relativt stor andel av dem som återkallas för vidare utredning senare kan frias från sjukdomsmisstanke. En stor andel av de falskt positiva resultaten rör dock kongenital binjurebarkshyperplasi hos för tidigt födda barn. Av alla falskt positiva resultat för denna sjukdom gäller en stor andel barn födda före graviditetsvecka 37. SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN 13

19 Sammantaget är PPV för de ingående testerna i screeningen av nyfödda 36 procent. Om man utesluter kongenital binjurebarkshyperplasi blir sammantaget PPV för övriga sjukdomar 47 procent. Ytterligare tester krävs för diagnos Inget av de tester som ingår i screeningen av nyfödda är diagnostiskt. För alla sjukdomar måste vården därför göra en uppföljande utredning med nya tester. Denna utredning görs vid något av de två diagnostiska laboratorierna i Sverige Centrum för medfödda metabola sjukdomar vid Karolinska Universitetssjukhuset i Solna respektive enheten för klinisk kemi vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset i Göteborg. Undantag är utredningar av kongenital hypotyreos och kongenital binjurebarkshyperplasi, som utreds lokalt på sjukhusen i landet. PKU-laboratoriet efterfrågar alltid ett nytt filtrerpappersprov tillsammans med de nya diagnostiska proverna. Därmed får PKU-laboratoriet bekräftat att barnet går igenom den uppföljande utredningen. Mycket ovanligt att sjuka barn inte upptäcks Sedan starten 1965 och fram till den 31 december 2016 har över 5 miljoner barn screenats i Sverige. Bland dem har screeningen identifierat 329 barn med sjukdomen PKU; endast 1 barn med denna sjukdom har missats, vilket testades med den äldre bakteriebaserade Guthriemetoden som inte används längre. Sedan 2007 känner PKU-laboratoriet också till 11 barn med kongenital hypotyreos som inte upptäckts i screeningen. Dessa barn har varit för tidigt födda eller haft hjärtfel, där annan medicinsk behandling har dolt den markör man normalt ser hos barn med medfödd brist på sköldkörtelhormon. Vidare identifierar man inte barn med den ovanligare varianten central hypotyreos, som orsakas av felaktig funktion i hypotalamus eller i hypofysen inte i sköldkörteln. Vid central hypotyreos ger inte markören som används vid screeningen utslag. När det gäller den utvidgade screeningen från slutet av 2010 känner PKUlaboratoriet till 4 barn med sjukdomar som inte upptäcktes i screeningen: 1 barn med propionsyrauri, 2 barn med Carnitine-palmitoyl transferas 2-brist samt 1 barn med Argininosuccinatlyasbrist. 5. Det ska finnas åtgärder som ger bättre effekt i tidigt skede än vid klinisk upptäckt Kriteriet bedöms vara uppfyllt. Alla 24 sjukdomar som ingår i dagens screening av nyfödda kan behandlas. Man kan dock inte alltid helt undvika symtom och funktionsnedsättningar, trots tidig upptäckt och behandling. De endokrina sjukdomarna behandlas med hormoner i tablettform. Övriga sjukdomar behandlas i de flesta fall med kostbehandling (kostrestriktioner och kosttillskott). Flera av sjukdomarna kan också utlösas av till exempel infektioner och näringsbrist (katabola episoder), med bestående skador som följd. Sådana katabola tillstånd behöver förebyggas eller upphävas skyndsamt, och fasta måste undvikas. Vidare används avgiftande mediciner vid så kallade organiska acidurier och ureacykeldefekter. Tyrosinemi typ 1 behandlas med en medicin som ändrar den metabola defekten till ett tidigare steg i nedbrytningen av tyrosin, där den ansamlade produkten är mindre giftig. 14 SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN

20 Detta kombineras med kostbehandling. Vid några av sjukdomarna kan också levertransplantation bli aktuell i vissa fall. Redan uppkomna skador, framför allt neurologiska, kan vanligen inte påverkas. Sådana skador kan uppstå efter en första sjukdomsepisod vid flera av sjukdomarna. 6. Screeningprogrammet ska minska dödlighet, sjuklighet eller funktionsnedsättning som är förknippat med tillståndet Målsättningen med screeningen är att identifiera och behandla barn med någon av de 24 sjukdomarna innan sjukdomarna orsakar oåterkalleliga skador eller död. Tidig upptäckt, följd av tidigt insatt behandling, innebär i de flesta fall att sjukdomen inte utvecklas eller blir lindrigare än om den inte har behandlats. Det finns dock inga randomiserade screeningstudier för någon av de 24 sjukdomarna som ingår i screeningen. Bedömningen av screeningprogrammet får därför i detta fall utgå från klinisk praxis, varvid kriteriet bedöms vara uppfyllt trots att kriteriet i sin nuvarande lydelse avser effekter som utvärderats i randomiserade populationsbaserade studier. För några av sjukdomarna finns tecken på att alla som hittas i nyföddhetsscreeningen inte får kliniska symtom, men med nuvarande kunskapsläge går det oftast inte att avgöra vem som inte behöver behandling. Det finns därför en viss risk att en del barn med mildare former av sjukdomarna överbehandlas. Detta gäller till exempel kongenital hypotyreos som tablettbehandlas med tyroxin, där överbehandling har påvisats i en äldre studie. Behandlingsbehovet utvärderas kontinuerligt, och hos vissa barn kan behandlingen efter hand avslutas. För några sjukdomar är prognosen osäker, och man kan inte helt undvika symtom och funktionsnedsättningar trots tidig upptäckt och behandling. Prognosen är dock betydligt bättre för dessa patienter om diagnosen kan sättas tidigt och behandling sättas in snabbt. 7. Testmetoden och fortsatt handläggning ska accepteras av avsedd population Kriteriet bedöms vara uppfyllt, eftersom följsamheten till screeningprogrammet har varit mycket hög. Vårdnadshavarna är ställföreträdare för barnet och beslutar om barnet ska delta i screeningen eller inte. Alla barn som får ett positivt resultat i screeningen återkallas för vidare utredning, vilket hittills alltid har accepterats av vårdnadshavarna. 8. Åtgärder vid tillstånden ska vara klarlagda och bedömas kunna accepteras av avsedd population Den utredning som inleds efter att man funnit ett positivt resultat i screeningen är väl definierad för alla 24 sjukdomarna. Barnet och familjen kallas skyndsamt till specialistmottagningar för information, undersökning, vidare utredning och diagnostik. Vårdnadshavarna, som även här är ställföreträdare för barnet, har hittills alltid accepterat de föreslagna åtgärderna. Därför bedöms kriteriet vara uppfyllt. SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN 15

21 All vidare utredning och diagnostik sker vid respektive mottagning dit barnet har hänvisats. Beroende på vilken sjukdom som misstänks, graden av avvikelse i filtrerpappersprovet och barnets kliniska status utreds barnet ytterligare med nya blodprover och biokemiska test för att bekräfta eller förkasta sjukdomsmisstanken. Ett nytt filtrerpappersprov för kontrollanalys på PKUlaboratoriet ska också tas. Barn med positiva resultat i screeningen avseende de två endokrina sjukdomarna rapporteras till respektive barnklinik på lokalt eller regionalt sjukhus för vidare utredning och omhändertagande. För båda sjukdomarna finns vårdprogram utformade av Svenska Barnläkarföreningens delförening för endokrinologi och diabetes. För resterande sjukdomar finns ett nationellt uppföljningsprogram utarbetat av Svenska Barnläkarföreningen. Programmet används vid landets alla barnmedicinska metabola centrum och anger vilka åtgärder som ska vidtas för respektive sjukdom. För dessa sjukdomar görs vanligen en mutationsbestämning för att genetiskt bekräfta respektive diagnos, men då på ett mindre antal fall än de som primärt har utfallit positivt i screeningen. Mutationsbestämningen riktas mot de gener som är kända för respektive sjukdom. I den mån barnet är friskt avseende den aktuella sjukdomen görs ingen ytterligare utredning eller uppföljning. 9. Hälsovinsterna ska överväga de negativa effekterna av screeningprogrammet Programmet ger uppenbara hälsovinster I Sverige upptäcks mellan 80 och 100 barn per år med någon av de sjukdomar som ingår i nyföddhetsscreeningen. Tillstånden är i de flesta fall mycket ovanliga och leder obehandlade till död eller allvarliga funktionsnedsättningar. Samtliga tillstånd är behandlingsbara och screening förbättrar prognosen avsevärt för de drabbade barnen. Dock förekommer varierande grad av kvarvarande symtom trots behandling. De falskt positiva resultaten kommer att minska Falskt positiva resultat orsakar både obehag för barnet samt praktiska problem och kostnader för vårdnadshavarna. Det kan även skapa oro och stress för vårdnadshavarna som kan kvarstå långt efter att barnet har friskförklarats. Studier visar att friska barn som har återkallats till sjukvården på grund av ett falskt positivt screeningresultat bland annat har ett ökat antal sjukvårdskontakter. Dessa negativa konsekvenser av screeningen kan minskas med hjälp av tydlig kommunikation och information till vårdnadshavarna i samband med uppföljningen. Varje år får cirka 160 barn falskt positiva resultat i screeningen (mätt ). En stor andel (cirka 40 av de 160 barnen) var för tidigt födda barn, som ofta redan befinner sig i sjukvården. Ett aktivt arbete pågår för att minska antalet falskt positiva resultat med så kallade andratester, vilket är mer resurskrävande tester som utförs på de prover som gett ett positivt resultat i det första testet. Flera nya andratester har införts på senare tid, vilket kommer att minska andelen falskt positiva resultat i screeningen. 16 SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN

22 Behandlingen kan vara krävande Kostbehandling är inte alltid lätt att genomföra för patienterna och familjerna. Långtidseffekter, till exempel risk för övervikt, är inte väl studerade. För flera av sjukdomarna måste barnet undvika fasta, eftersom katabola episoder kan utlösa symtom med bestående skador som följd. Det kan betyda att barnet behöver näring på natten, vilket kan upplevas som omständligt och utmattande. Det är oklart om en del barn överbehandlas Det är oklart om en del barn överbehandlas i dag, särskilt de som har testats positivt för kongenital hypotyreos. Barn som får ett positivt resultat för denna sjukdom, det vill säga har förhöjda nivåer av tyreoideastimulerande hormon, får snabbt behandling med tyroxin (en tablett dagligen) utan grundligare utredning, för att inte riskera en bristsituation. Vid cirka tre års ålder görs sedan ofta försök att avsluta behandlingen. Om behandlingen går att avsluta behöver det inte betyda att den varit onödig från början, utan det kan vara så att barnets tyreoideafunktion har normaliserats eller att blockerande antikroppar från mamman har försvunnit. Behandlingen har mycket få biverkningar, men den kräver återkommande provtagning. I screeningen upptäcks också barn med lindrigare former av sjukdomarna, vilka inte behöver behandling i ett första skede. Senare i livet kan det dock vara värdefullt att känna till att det finns en lindrig sjukdomsform, till exempel vid uttalat katabola episoder som infektioner och vid större trauman. Detta gäller också vid graviditet och förlossning. Sammantaget bedömer Socialstyrelsen att de positiva effekterna av screeningprogrammet överväger de negativa effekterna. Kriterium 9 bedöms därmed vara uppfyllt. 10. Screeningprogrammet ska vara godtagbart ur ett etiskt perspektiv Socialstyrelsen har låtit sammanställa en etisk analys av screeningprogrammet för nyfödda (se bilagan Etisk analys). Analysen har granskats av Socialstyrelsens etiska råd, som lämnat synpunkter på rapporten. Analysen visar att screeningen, ur ett etiskt perspektiv, lever upp till de traditionella villkor som ställs för screening, till exempel att det finns lämpliga testmetoder, att tillståndet vanligtvis inte upptäcks i tid utan screening, att tillståndet är allvarligt och att det finns verksamma och accepterade behandlingar. Kriteriet bedöms därmed vara uppfyllt. Screening med PKU-provet ger dock en betydande andel falskt positiva resultat. Det innebär att barn och deras familjer blir återkallade till sjukvården trots att barnet är friskt, vilket kan upplevas som oroande och påfrestande. Det kan också försvåra anknytningen mellan vårdnadshavare och barn. För att mildra detta krävs en väl fungerande kommunikation mellan sjukvården och familjerna. Att organisera erbjudandet om att låta barn delta i screeningen innebär alltid en nackdel ur autonomisynpunkt, i synnerhet när inte individen själv (nyfödda barn) kan ta ställning till erbjudandet. Fördelarna med screeningen överväger dock denna nackdel för barnet och familjen. SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN 17

23 Nära 100 procent av de barn som föds i Sverige deltar i screeningen med PKU-provet. Så länge den förväntade nyttan av screeningen överväger nackdelarna innebär den stora andelen screenade barn en fördel ur såväl jämlikhetsperspektiv som rättviseperspektiv. 11. Screeningprogrammets kostnadseffektivitet ska ha värderats och bedömts rimlig Nyföddhetsscreeningen är väletablerad och har pågått under lång tid. Mot bakgrund av detta har Socialstyrelsen gjort bedömningen att en hälsoekonomisk analys inte skulle få någon avgörande betydelse för myndighetens rekommendation. Någon sådan analys har därför inte inhämtats. 12. Information om deltagande i screeningprogrammet ska ha värderats Kriteriet bedöms vara delvis uppfyllt. Enligt kriteriet ska deltagaren i screeningprogrammet få utförlig information om varje tillstånd, exempelvis om vilka åtgärder som är aktuella vid de olika tillstånden. Socialstyrelsen anser att informationen till deltagare i screeningen av nyfödda ska vara på aggregerad nivå och sammanfatta screeningprogrammet i stort. Den information som ges till deltagarna i dag bedöms vara utformad på ett bra sätt. Det är dock viktigt att informationsmaterialet finns tillgängligt på fler språk, och att samtliga regioner och landsting inkluderar ett obligatoriskt tillfälle i basprogrammet för vård under graviditet när information ges till blivande vårdnadshavare. Information till blivande och nyblivna föräldrar samt allmänheten Blivande föräldrar erbjuds en informationsbroschyr om PKU-provet, främst på mödravårdscentraler vid den sista rutinkontrollen före beräknad förlossning. När provet tas får vårdnadshavarna också ett informationsblad som rivs av från den fysiska remissen eller provtagningsmaterialet. Informationsmaterialet innehåller information om: vilka sjukdomar som ingår i testet och var man kan läsa mer om dem att tidig diagnostik och behandling spelar en avgörande roll för sjukdomarnas prognos hur många barn som upptäcks med någon av sjukdomarna varje år hur provtagningen går till vad som händer vid ett positivt resultat att provet aldrig innebär en diagnos och att många barn som kallas till ytterligare kontroll visar sig vara friska att provet sparas i den så kallade PKU-biobanken efter analys, varför det är så, och hur man begär att provet inte ska sparas. Informationsmaterialet är framtaget för att vara enkelt och lättillgängligt, och är därmed av övergripande karaktär. Utförligare information finns på PKUlaboratoriets webbplats. 18 SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN

24 Information till vårdpersonal PKU-laboratoriet har etablerade kanaler för att informera förlossnings-avdelningar, BB, kvinnokliniker och andra vårdenheter om PKU-provet. PKUlaboratoriet erbjuder också särskilda kurser två gånger per år eller oftare, beroende på antalet sökande. En detaljerad provtagnings-anvisning finns också på PKU-laboratoriets webbplats. PKU-laboratoriet har personal som ringer till den provtagande enheten när ett prov inte har optimal kvalitet eller när någon uppgift saknas i remissen. Denna personal ger även råd till vårdpersonal om provtagningen. Två gånger per år får barnläkare information om PKU-provet vid möten inom Svenska Barnläkarföreningen, som även anordnar årliga möten för alla barnläkare då företrädare för PKU-laboratoriet kan informera om screeningprogrammet. Det finns också ett internationellt nätverk för screening av nyfödda, International Society for Neonatal Screening (ISNS), med en medlemsförteckning som underlättar kontakt. ISNS anordnar årliga möten där nyheter presenteras och medlemmarna kan utbyta erfarenheter. 13. Organisatoriska aspekter som är relevanta för ett nationellt likvärdigt screeningprogram har kartlagts Nyfödda barn har screenats i Sverige i drygt 50 år, och det finns en väl fungerande infrastruktur med information, provtagning och analys på PKUlaboratoriet. Det finns också väl etablerade rutiner, både på PKU-laboratoriet och på kliniker över landet, för att återkalla barn med hög risk för sjukdom till sjukvården. Vidare finns det sedan länge rutiner för hur en misstänkt sjukdom snabbt kan bekräftas eller avfärdas med diagnostiska prover. Tillsammans med det höga deltagandet i screeningen ger detta goda förutsättningar för nationell likvärdighet. Kriteriet bedöms därmed vara uppfyllt. PKU-provet tas vanligen på den förlossningsenhet eller det BB där barnet fötts, men det kan också tas vid andra vårdenheter när det är organisatoriskt fördelaktigt för familjen. PKU-provet erbjuds även äldre barn som flyttat till Sverige. Dessa barn får ta provet på en vårdcentral eller en asylhälsomottagning. Om någon av de 22 metabola sjukdomarna misstänks får familjen kontakt med en specialistläkare vid något av Sveriges fyra metabola specialistcentrum (Umeå, Stockholm, Göteborg, Lund/Malmö). I regel sker den fortsatta utredningen vid dessa centrum men när avståndet är långt börjar utredningen vid barnets hemsjukhus, i samarbete med det aktuella specialistcentrumet, och fortsätter tills laboratorieutredningen för att verifiera eller förkasta diagnosen är klar. Barnet får dock resa till specialistcentrumet omgående om screeningresultatet i sig är så avvikande att sannolikheten är mycket stor att barnet har den diagnos som misstänks och måste börja med speciell kostbehandling. Den fortsatta vården sker sedan i samarbete mellan specialister och hemsjukhuset (se bedömningskriterium 14). För sjukdomarna kongenital hypotyreos och kongenital binjurebarkshyperplasi kontaktas en endokrinolog eller en överläkare vid den lokala barnkliniken. Laboratoriediagnostik för att verifiera eller förkasta dessa diagnoser sker vid ett flertal kliniskt kemiska laboratorier. Laboratoriediagnostiken av de metabola sjukdomarna sker på två specialiserade laboratorier vid Karolinska SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN 19

25 Universitetssjukhuset (Centrum för medfödda metabola sjukdomar) respektive Sahlgrenska Universitetssjukhuset (kliniskt kemiska laboratoriet). 14. Screeningprogrammets resursbehov och genomförbarhet har värderats Nedan beskrivs screeningprogrammets olika delar utifrån relevanta resursoch genomförbarhetsaspekter. Eftersom denna rekommendation gäller ett pågående screeningprogram bedöms den i stort inte påverka resursbehovet. Förbättringsförslag i steg 1 nedan kräver dock ett mindre resurstillskott. Steg 1: Information till blivande föräldrar och vårdnadshavare, allmänheten och sjukvården PKU-laboratoriet informerar om PKU-provet (se bedömningskriterium 12). Informationen behöver dock förbättras genom att översättas till fler språk och gärna kompletteras med en informationsfilm. Steg 2: Provet tas Det finns en etablerad infrastruktur med kompetent personal för provtagningen. Provet tas på förlossningsenhet/bb eller i öppenvården, och det finns information för provtagande personal (se bedömningskriterium 12). Steg 3: Provet transporteras Det är av yttersta vikt att provet transporteras snabbt, för att barn med någon av sjukdomarna ska kunna få diagnos och behandling innan de hinner få permanenta skador eller till och med avlida. Transporten sker med den allmänna posten och är därför beroende av postens rutiner. Steg 4: Provet analyseras Alla prover analyseras centralt av personal med specialistkompetens vid PKU-laboratoriet. För detta finns biomedicinska analytiker och administrativ personal men också kemister som hanterar apparaturen och läkare som kan tolka resultaten och har god kunskap om sjukdomarna. PKU-laboratoriet är en sektion inom ett laboratorium specialiserat på diagnostik av ärftliga ämnesomsättningssjukdomar. Majoriteten av läkarna är kliniska specialister inom barnendokrinologi eller ärftliga metabola sjukdomar. Steg 5: Barn med positivt resultat återkallas till sjukvården För kongenital hypotyreos och kongenital binjurebarkshyperplasi finns ett nätverk av barnendokrinologer på de större barnklinikerna. En läkare på PKU-laboratoriet kontaktar dessa barnendokrinologer eller en överläkare på barnkliniken vid barnets hemsjukhus. För de övriga sjukdomarna i dagens screeningprogram finns fyra metabola specialistcentrum, (Umeå, Stockholm, Göteborg, Lund/Malmö) med specialiserade läkare, dietister, sköterskor, kuratorer och psykologer. Steg 6: Misstänkt diagnos verifieras eller förkastas Förutom att barnet får en klinisk bedömning av specialistläkare och barnläkare skickas prover till ett lokalt kliniskt kemiskt laboratorium. För de ärftliga ämnesomsättningssjukdomarna skickas proverna till ett av de två specialiserade laboratorierna vid Karolinska Universitetssjukhuset (Centrum för medfödda metabola sjukdomar) respektive Sahlgrenska Universitetssjukhuset 20 SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN

26 (Kliniskt kemiska laboratoriet). Båda dessa laboratorier har goda resurser för att snabbt kunna utreda om barnet har sjukdomen eller inte. Steg 7: Barn med någon av sjukdomarna behandlas Barn med kongenital hypotyreos och kongenital binjurebarkshyperplasi får behandling och uppföljning vid eller i samarbete med närmaste barnklinik med specialiserade barnendokrinologer. För de ärftliga ämnesomsättningssjukdomarna vårdas barnen på ett av de fyra specialistcentrum som samarbetar med barnkliniken vid hemsjukhuset. De sjukdomar som ingår i screeningen är relativt sällsynta, och alla inblandade specialister (främst läkare och dietister) diskuterar kontinuerligt diagnostiken och behandlingen av barnen. Det finns även internationella nätverk som möts årligen för att utbyta kunskap, till exempel Society for the Study of Inborn Errrors of Metabolism (SSIEM). Steg 8: Återrapportering till screeninglaboratoriet Behandlande läkare återrapporterar resultatet av den lokala utredningen av varje enskilt barn till screeninglaboratoriet så att screeningmetodernas prestanda kan utvärderas. 15. Plan för utvärdering av screeningprogrammets effekter Tabell 2 visar de bakgrundsmått och indikatorer som bör ingå i en uppföljning av screeningprogrammet. Se bilagan Indikatorer och bakgrundsmått för en utförligare beskrivning av planen för utvärdering. PKU-laboratoriet, som utvärderar programmet, bedöms ha tillgång till och kunna samla in det underlag som krävs för att kunna göra årsvisa sammanställningar av de indikatorer som redovisas i bilagan. Tabell 2. Indikatorer för screeningprogrammet Nr Namn 1 Målgrupp för screeningprogrammet 2 Andel barn som lämnat PKU-prov 3 Andel barn som inte lämnat PKU-prov 4 Andel prov som anlänt till PKU-laboratoriet inom 120 timmar från barnets födsel 5 Andel barn som återkallats och lämnat omprov på grund av bristfällig kvalitet 6 Andel barn med positivt utfall av PKU-provet 7 Andel barn med positivt utfall av PKU-prov som fått fortsatt utredning 8 Andel barn som diagnostiserats inom screeningprogrammet 9 Andel barn med positivt utfall av PKU-provet där fortsatt utredning visat att de inte hade sjukdomen 10 Andel barn med SCID som fått stamcellstransplantation inom 2 månader SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN 21

27 Referenser 1. Nationella screeningprogram. Modell för bedömning, införande och uppföljning. Socialstyrelsen; Rapporten finns att ladda ner från Socialstyrelsens webbplats, 22 SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN

28 Projektorganisation Nationellt screeningråd Lars-Torsten Larsson Ami Hommel Stefan Lindgren Jan Adolfson Malin Blixt Anders Tegnell Ewa Back Denise Norström Marie Ljungberg Schött Mia Frisk Cecilia Andersson Stefan Lamme Sakkunnig grupp Nicholas Brodszki Jordi Asin Cayuela Malin Jansson Helen Sundström Ordförande, avdelningschef, Socialstyrelsen Sakkunnig omvårdnad, ordförande Svensk sjuksköterskeförening Sakkunnig medicin, ordförande Svenska Läkaresällskapet Sakkunnig screening, Statens beredning för medicinsk och social utvärdering Representant Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket Representant Folkhälsomyndigheten Landstingspolitiker Norra sjukvårdsregionen Landstingspolitiker Uppsala Örebro sjukvårdsregion Landstingspolitiker Stockholm Gotland sjukvårdsregion Landstingspolitiker Sydöstra sjukvårdsregionen Landstingspolitiker Västra sjukvårdsregionen Landstingspolitiker Södra sjukvårdsregionen PhD, överläkare, barnimmunologi och hematologi, Skånes universitetssjukhus Docent, Sahlgrenska akademin, Göteborgs universitet. Överläkare, klinisk kemi, Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Barnmorska, mödrahälsovården Västra Skaraborg Barnmorska, BB-avdelning samt BB-mottagning Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Östra sjukhuset SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN 23

29 Anders Fasth Ulrika von Döbeln Anna Strandqvist Anna Nordenström Jacek Winiarski Yvonne Jostemyr Kristina Lagerstedt Robinsson Farah Ghorbany Inger Öhlund Johan Boström Domniki Papadopoulos Maria Elfving Andreas Ohlin Annelie Larsson Seniorprofessor i pediatrisk immunologi, Sahlgrenska akademin, Göteborgs universitet. Överläkare, Drottning Silvias barn- och ungdomssjukhus, Göteborg Docent, överläkare, före detta verksamhetschef, Centrum för medfödda metabola sjukdomar, Karolinska Universitetssjukhuset Doktorand Karolinska Institutet, psykolog FO medicinsk psykologi, Karolinska Universitetssjukhuset Professor, Institutionen för kvinnors och barns hälsa, Karolinska Institutet. Överläkare, barnendokrinologi och medfödda metabola sjukdomar, Karolinska Universitetssjukhuset Professor, överläkare och specialist i pediatrik och i klinisk immunologi, Karolinska Universitetssjukhuset Barnsjuksköterska, omvårdnadschef, Astrid Lindgrens barnsjukhus, Karolinska Universitetssjukhuset PhD, sjukhusgenetiker, klinisk genetik, Karolinska Universitetssjukhuset Barnmorska, Kvinnokliniken Universitetssjukhuset i Linköping Dietist, PhD, Umeå universitet. Specialiserad dietist, Barn- och ungdomscentrum, Norrlands universitetssjukhus Överläkare, Barn- och ungdomscentrum, Norrlands universitetssjukhus, Umeå Överläkare, Barnkliniken, Skånes universitetssjukhus Docent, överläkare, VO Barnmedicin Skånes universitetssjukhus PhD, överläkare, verksamhetschef, Barnoch ungdomskliniken, Universitetssjukhuset Örebro Patientföreträdare, verksamhetsansvarig Primär immunbristorganisationen (PIO) 24 SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN

30 Sven Törnberg Docent, överläkare, specialistläkare onkologi, verksamhetsutvecklare screening, Regionalt cancercentrum Stockholm/Gotland Vetenskapligt underlag kriterierna 1 9 (SBU) Externa sakkunniga Maria Halldin Stenlid Olov Ekwall Rolf Zetterström Från SBU Jan Adolfsson Margareta Hedner Anneth Syversson PhD, överläkare, Astrid Lindgrens barnsjukhus, Karolinska Universitetssjukhuset, Solna Professor, överläkare, Drottning Silvias barn- och ungdomssjukhus, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Göteborg PhD, överläkare, Centrum för medfödda metabola sjukdomar och Astrid Lindgrens barnsjukhus, Karolinska Universitetssjukhuset Projektledare Biträdande projektledare Projektadministratör Kriterium 10, Etisk analys Niklas Juth Docent i medicinsk etik, Karolinska Institutet Experter organisatoriskt underlag kriterierna Ulrika von Döbeln Docent, överläkare, före detta verksamhetschef Centrum för medfödda metabola sjukdomar, Karolinska Universitetssjukhuset Rolf Zetterström PhD, överläkare, Centrum för medfödda metabola sjukdomar och Astrid Lindgrens barnsjukhus, Karolinska Universitetssjukhuset SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN 25

31 Medverkande Socialstyrelsen Lina Keller Projektledare Anna Mattsson Sofie Sundholm Kajsa Mulder Projektmedarbetare, screeningsamordnare Redaktör Produktionsledare Mattias Fredricson Enhetschef (från och med januari 2018) Erik Åhlin Enhetschef (september december 2017) Arvid Widenlou Nordmark Enhetschef (till och med september 2017) Maria Stomrud Pressekreterare 26 SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN

32 Förteckning över externa bilagor Till rekommendationen hör tre bilagor: Vetenskapligt underlag. Screening för 24 medfödda sjukdomar hos nyfödda barn. Socialstyrelsen och SBU; Etisk analys. Screening med PKU-provet; utökning med svår kombinerad immunbrist. Socialstyrelsen; Indikatorer och bakgrundsmått. Screening för 25 medfödda sjukdomar hos nyfödda barn. Socialstyrelsen; Bilagorna finns att ladda ner från Socialstyrelsens webbplats, SCREENING FÖR 24 MEDFÖDDA SJUKDOMAR. REMISSVERSION SOCIALSTYRELSEN 27

33 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Leif Ohlsson Cecilia Krook Tjänsteskrivelse HSN 2017/491, SON 2017/398 8 november 2018 Hälso- och sjukvårdsnämnden Socialnämnden Överenskommelse Trygg och effektiv utskrivning Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden/socialnämnden fastställer reviderad överenskommelse mellan hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden avseende Trygg och effektiv utskrivning. Sammanfattning En ny lag 2016/17:106 om samverkan vid utskrivning från hälso- och sjukvård trädde i kraft den 2 januari Under 2018 har övergångsbestämmelse gällt för den psykiatriska heldygnsvården på 30 dagar innan betalningsansvar inträder. Syftet med den nya lagen är att främja en trygg och säker vård och omsorg för patienter som efter utskrivning från sluten vård är i behov av både hälso- och sjukvård och socialtjänst. Den ska främja att en patient med behov av fortsatta insatser skrivs ut från den slutna vården så snart som möjligt efter det att hen bedöms utskrivningsklar. Lagen trycker också på att onödig vistelse på sjukhus så långt som möjligt ska undvikas. Föreliggande förslag till revidering är dels korrigering av begrepp för samverkansstrukturerna och dels justeringar avseende betalningsansvar för den psykiatriska heldygnsvården. Enligt föreslagen lagstiftning gäller från 1 januari 2019, 3 dagar för både somatisk och psykiatrisk slutenvård Enligt tidigare beslut i respektive nämnd gäller två dagar för somatisk slutenvård på Gotland. Utifrån ny lagstiftning där somatisk och psykiatrisk vård ska likställas föreslås därför att två dagar ska gälla även för psykiatrisk heldygnsvård på Gotland. Betalningsansvar för socialförvaltningen inträder två dagar efter att patienten är hemgångsklar. 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-hsn@gotland.se Org nr Webbplats

34 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2017/491, SON 2017/398 Socialförvaltningen och Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har enats om att följa nuvarande belopp på 6600:- Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Förslag på revidering av överenskommelse Trygg och effektiv utskrivning Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Socialförvaltningen Maria Dalemar Hälso- och sjukvårdsdirektör Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Cecilia Krook Leif Olsson Mårten Åström 2 (2)

35 Överenskommelse Trygg och effektiv utskrivning Fastställd av Socialnämnden, Hälso- och sjukvårdsnämnden Beslutsdatum SON , HSN Ärendenr SON 2017/398, HSN 2017/491 Version 2 Syfte Främja en trygg och säker vård och omsorg för patienter som efter utskrivning från sluten vård behöver insatser från både hälso- och sjukvård och socialtjänst. Främja att patient med behov av insatser skrivs ut från den slutna vården så snart som möjligt efter det att hen är utskrivningsklar. Att onödig vistelse på sjukhus så långt som möjligt ska undvikas. Mål Delaktig och trygg patient som genom effektiv utskrivning får vård och omsorg på rätt nivå där insatser samordnas efter behov. Samverkan Samverkan, som bygger på ömsesidigt förtroende, krävs så att den enskildes rätt till god och säker vård och omsorg tillgodoses vid överflyttning mellan olika vårdformer, inklusive vård i hemmet. Den enskilde ska vara delaktig. Gemensamt verktyg är samordnad individuell plan (SIP) Samtycke Samordnad individuell planering förutsätter patientens eller dennes närståendes samtycke. Den enskildes självbestämmande och integritet ska respekteras. Den information som behövs för fortsatt vård, behandling, rehabilitering och omsorg ska kommuniceras mellan alla berörda parter, förutsatt att patienten ger sitt samtycke. Arbetsordning Förvaltningarna ansvarar gemensamt för att riktlinjer finns kring samverkan för trygg och effektiv utskrivning. Revidering av riktlinjer görs i samverkan mellan förvaltningarna och initieras i VuxenSam. Eventuella samverkansproblem löses i första hand på lokal chefsnivå, enhetschefer respektive Vuxennätverket. I sista hand lyfts frågan till VuxenSam. Ekonomisk reglering 2019 Betalningsansvar för socialförvaltningen inträder två dagar efter att patienten är hemgångsklar. Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

36 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Emma Norrby Förvaltningscontroller Tjänsteskrivelse HSN 2018/ november 2018 Hälso- och sjukvårdsnämnden Indikatorer för uppföljning av nämndmål verksamhetsplan Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att anta föreslagna förändringar avseende indikatorerna för löpande uppföljning av nämndmålen i verksamhetsplan. Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att nästa skriftliga uppföljning, i verksamhetsberättelse 2018, ska göras i enlighet med framtaget förslag. Sammanfattning Under 2018 fastställde nämnden indikatorer för löpande nämndinformation kopplat till nämndmålen. Nämnden fastslog samtidigt att nämndmålen, på samma sätt som koncernmålen, vanligen avser hela mandatperioden. Verksamhetsplan revideras dock årligen och beslutas av nämnden i november, samtidigt med budget inför nästkommande år. Avsikten med indikatorerna är att de ska användas över tid, men att revidering av både indikatorer och målnivåer kan ske årligen. Detta ärende avser förslag till förändringar avseende tidigare fastställda indikatorer. I arbetet med att ta fram förslag på indikatorer har utgångspunkten varit både att identifiera relevanta mätetal men också att beakta resursåtgång för hantering av uppföljningen. Resultat för indikatorerna redovisas kontinuerligt för nämnden i samband med delårsrapport 2 och verksamhetsberättelse/årsbokslut. Resultat tillgängliggörs även månatligen på intranätet tillsammans med annan statistik. 1 (8) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-hsn@gotland.se Org nr Webbplats

37 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2018/434 Ärendebeskrivning Under 2018 fastställde nämnden indikatorer för löpande nämndinformation kopplat till nämndmålen. Nämnden fastslog samtidigt att nämndmålen, på samma sätt som koncernmålen, vanligen avser hela mandatperioden. Verksamhetsplan revideras dock årligen och beslutas av nämnden i november samtidigt med budget inför nästkommande år. Avsikten med indikatorerna är att de ska användas över tid, men att revidering av både indikatorer och målnivåer kan ske årligen. Inom vissa områden exempelvis cancer i och med införandet av standardiserade vårdförlopp pågår nationellt arbete med att ta fram uppföljningsmått som är relevant att arbeta in längre fram. Detta ärende avser förslag till förändringar avseende tidigare fastställda indikatorer. I arbetet med att ta fram förslag på indikatorer har utgångspunkten varit både att identifiera relevanta mätetal men också att beakta resursåtgång för hantering av uppföljningen. I verksamhetsplanen finns nio olika nämndmål fördelat på de fyra perspektiven: samhälle, kvalitet, medarbetare och ekonomi. Resultat för indikatorerna redovisas kontinuerligt för nämnden i samband med delårsrapport 2 och verksamhetsberättelse/årsbokslut. Resultat tillgängliggörs månatligen på intranätet tillsammans med annan statistik, se länk nedan. Det ekonomiska resultatet följs upp av nämnden månatligen. Perspektiv: Samhälle Nämndmål: Bidra till att minska förekomst av hälsoklyftor på Gotland 1. Andel patienter med aktiv behandling inom specialistvårdspsykiatri som har fast vårdkontakt. Mål 90% Ny formulering av indikator: Andel patienter inom specialistvårdspsykiatri som har fast vårdkontakt. 2. Andel personer på Gotland med tidigare anmälan av Hepatit C som responderar på erbjudande om provtagning. 80% Förslag: Uppföljning i verksamhetsberättelse 2018 och utgår därefter. Kommentarer gällande indikatorerna: Förslagen är framtagna med utgångspunkt att framförallt fånga utsatta grupper dvs grupper som i hög grad påverkas negativt vid förekomst av hälsoklyftor. Önskan är att någon indikator tydligt ska inriktas mot faktorer som är avgörande för jämlik hälsa. Utredning av sådan indikator pågår i samarbete med utbildnings- och arbetslivsförvaltningen, förhoppningen är att detta senare kan arbetas in. 2 (8)

38 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2018/434 Föreslagna förändringar inför 2019: För indikator nr 1 föreslås en omformulering då erfarenheterna visar att nuvarande formulering förvirrar mer än klargör. Indikatorn i sig är densamma som tidigare. För indikator nr 2 föreslås att sista uppföljning görs i verksamhetsberättelse 2018 och att indikatorn därefter utgår då satsningen slutförs under Perspektiv: Kvalitet Nämndmål: Vårdkvaliteten ska vara minst i nivå med övriga riket Mål 3. Patienter i somatisk sluten vård med vårdrelaterad infektion <=5% 4. Vårdtillfällen med oplanerad återinskrivning inom 30 dagar (+65 år) 15%, de tre sista redovisade månaderna Vårdtillfällen med undvikbar slutenvård-65 år och äldre <=374/ invånare, de tre sista redovisade månaderna Hemgångsklara patienter inom somatisk och psykiatrisk specialiserad vård, faktiska dagar Ny formulering av indikator: Andel vårdplatser belagda av utskrivningsklara patienter. Årsmedelvärde <=15/månad Nytt mål: I nivå med riket 7. Patienter med trycksår kategori 2-4 i slutenvård <=5% 8. Antal antibiotikarecept per 1000 invånare 250 st/1000 invånare och år 9. Diabetes, andel patienter med HbA1C <70 mmol/l, primärvård Ny formulering av indikator: Diabetes, andel patienter med diabetes typ 2 18 år och äldre som har HbA1c över 70 mmol/mol, Primärvård. >=90% Nytt mål: <10% 10. Dödlighet efter hjärtinfarkt, andel döda inom 28 dagar efter hjärtinfarkt Resultatet ska bibehållas eller förbättras 11. Andel återbesök/kontakt inom 6 v. vid nydiagnostiserad depression Ny formulering av indikator: Andel återbesök/kontakt inom 6 v. vid nydiagnostiserad depression, Primärvård 30% för 2018 Ny målnivå: 50% för 2019 Kommentarer gällande indikatorerna: Förslagen är framtagna med utgångspunkt att följa kvalitet ur flera olika perspektiv, fokusera särskilt på stora områden/patientgrupper och att jämförelse med andra, antingen nationellt eller andra deltagare i samma system/register ska vara möjligt. 3 (8)

39 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2018/434 Föreslagna förändringar inför 2019: För indikator 4 och 5 föreslås årtalet i målet ersättas med Indikator nr 6 föreslås utgå och ersättas med indikatorn andel vårdplatser belagda av utskrivningsklara patienter. Indikatorn följs i nationellt i väntetider i vården. Den beräknas som antal platser belagda av utskrivningsklara patienter per 100 disponibla vårdplatser. Uppgiften om antal disponibla vårdplatser hämtas från landstingens rapportering av överbeläggningar och utlokalisera patienter. Indikatorn bedöms vara mer pedagogisk som uppföljningsmått än tidigare indikator. Indikator nr. 9 ingår i Vården i siffror. Mätningen i vården i siffror har ändrats för att stämma med diabetesregistret och Socialstyrelsens uppföljning. Det innebär att formuleringen istället för att följa upp andel patienter med HbA1C under 70 mmol/l så följs andel patienter med HbA1C över 70 mmol/l. Mål nivån anpassas till den nya formuleringen. Som tidigare är det patienter inom Primärvården som avses. För indikator nr. 11 föreslås en ny höjd målnivå för 2019 samt ett förtydligande att måttet avser primärvård. Måttet är relativt nytt som uppföljningstal. Möjligheten till uppföljning kom i och med införandet av systemet Primärvårdskvalitet. Under 2018 har mycket arbete gjorts för att säkra diagnossättning och registrering. Mål nivån sattes därför initialt lågt med plan för successiv upptrappning av målet. Nämndmål: Vården ska ha hög tillgänglighet och bedrivas i patientens närmiljö så långt som möjligt Mål 12. Kontakt med primärvården-telefontillgänglighet 95% 13. Läkarbesök inom sju dagar i primärvården 90% 14. Förstabesök i den specialiserade vården inom 90 dagar 90% 15. Operation/åtgärd i den specialiserade vården inom 90 dagar 90% Kommentarer gällande indikatorerna: Förslagen utgår från de uppföljningsmått som redan används. Målnivån för telefontillgänglighet inom primärvården (indikator 12) är föreslagen både utifrån ställningstaganden i samband med antagande av Krav- och kvalitetsboken då bonus utgår då vårdcentralerna uppnår 95% vilket signalerar att detta utgör en önskad nivå och för att signalera ett särskilt fokus på vikten av medborgarens möjlighet att nå sin vårdcentral. Målnivå för övriga indikatorer föreslås utifrån att man vid nationell mätning i relation till vårdgarantin ansett att resultat från 90% innebär grönt /godkänd nivå. Föreslagna förändringar inför 2019: Inga förändringar avseende indikatorerna föreslås. Förvaltningen vill förtydliga att mätningarna utgår från vårdgarantin och att indikatorerna följer väntetider i vården kommer vårdgarantin att ändras vilket kan antas påverka utformningen av indikator nr. 13 framåt. Förvaltningen avser att indikatorn ska följa mätningen av väntetider i vården. 4 (8)

40 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2018/434 Nämndmål: Patienten ska ha stort inflytande och vara delaktig i vården Mål 16. Delaktighet och involvering (Patientenkät) 80% 17. Information och kunskap (Patientenkät) 80% Kommentarer gällande indikatorerna: Delaktighet och involvering respektive information och kunskap mäts genom den nationella patientenkäten. Vilka verksamheter vars patienter som enkäten skickas till varierar från år till år. Det är alltså inte möjligt att på ett enkelt sätt se förändringar i resultaten utifrån genomförda insatser. Verksamheterna arbetar dock kontinuerligt med att förbättring inom dessa områden, även resultat av enstaka mätningar bedöms därför relevanta. Föreslagna förändringar inför 2019: Inga förändringar avseende indikatorerna föreslås. Förvaltningen vill angående de nationella mätningarna förtydliga att det vartannat år sker mätning inom somatisk respektive psykiatrisk vård (såväl öppen som sluten vård) och vartannat år inom primärvård. Nämndmål: Verksamheten ska genomsyras av ett hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande förhållningssätt Mål 18. Andel rökande patienter som vid operationsanmälan erbjuds slutaröka-stöd 90% 19. Förekomst av akut hjärtinfarkt, antal fall per inv. I nivå med riket eller bättre 20. Andel barn som vid fyraårskontroll på BVC deltar i samtal om levnadsvanor enligt Bamsemodellen. Ny indikator: Andel 4-åringar med konstaterad övervikt eller fetma. Ny indikator: Andel kariesfria 3-åringar. 90% Nytt mål: Bibehålla eller minska jämfört med föregående år. Mål: 95% Kommentarer gällande indikatorerna: Förslagen är framtagna med utgångspunkt att fånga insatser som dels bedöms svara upp mot formuleringen genomsyra dvs innebära ett större antal patienter och innefatta insatser från flera verksamheter, dels att fånga insatser som riktas till riskgrupper. Socialstyrelsen betonar särskilt vikten av åtgärder som kan stödja riskgrupper att förändra ohälsosamma levnadsvanor. Det kan vara personer med en sjukdom eller social sårbarhet, men också de som ska gå igenom en operation, barn och ungdomar och gravida. Föreslagna förändringar inför 2019: Indikator nr. 20 föreslås utgå då det har visat sig medföra mycket handpåläggning och kvaliteten på uttaget är osäker. 5 (8)

41 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2018/434 En ny indikator som fokuserar på förekomst av övervikt eller fetma bland Gotlands 4-åringar föreslås. Fetma vid 4-års ålder ger en kraftigt ökad risk för bestående fetma, vilket är ett av de största hoten mot folkhälsan. Ett systematiskt arbete med förebyggande och tidiga insatser är därför av stor vikt. Målmedvetet arbete med livsstilssamtal inom mödrahälsovården och barnhälsovården samt vårdcentralernas livsstilsmottagningar har bidragit till att Gotland, i nyligen publicerad nationell jämförelse, har bästa resultat av de 17 landsting som lämnat uppgifter. Jämförelsen baseras på data från Ytterligare en ny indikator med fokus på små barns tandhälsa föreslås. Förvaltningen ambition är att identifiera fler relevanta indikatorer kopplat till detta nämndmål exempelvis skulle en indikator som speglar det förebyggande arbete som görs av ungdomsmottagningen riktat med ungdomars sexuella hälsa vara relevant att följa. Utöver indikatorerna görs även löpande uppföljning av förvaltningens hälsofrämjande arbete. Nämndmål: Effektivisering och modernisering genom digitalisering Mål 21. Antal möten/uppkopplingar via länk. Ska öka jämfört med samma period föregående år. 22. Antal inloggningar via 1177 e-tjänster per tusen invånare. Ska öka jämfört med samma period föregående år. 23. Andel CPAP patienter som får insatser via Airview. Ska öka jämfört med samma period föregående år. 24. Antal former av vårdinsatser som erbjuds patienter via länk. Ska öka jämfört med samma period föregående år. Kommentarer gällande indikatorerna: Förslagen är framtagna med utgångspunkt att fånga insatser som inriktas dels mot frekvens av användande både i patientmöten och kollegiala sammanhang (indikator 21, som är samma tal som följts under 2017) dels visar på faktiskt användande av medborgarna dvs speglar genomslag (indikator 22) dels inriktas mot konkreta/specifika insatser för att se utveckling (indikator 23) och dels försöker spegla generell utveckling. Indikatorerna inom detta område behöver fortsatt utvecklas. Föreslagna förändringar inför 2019: Förvaltningen använder alltmer skype för företag som program/plattform för digitala möten. Det är en önskvärd inriktning då det är dels är flexibelt (förutsätter t ex inte att alla har licenser och kräver inte särskild utrustning) och dels används inom andra förvaltningar inom Region Gotland vilket har flera fördelar. Uppföljningsmässigt finns dock inte samma förutsättningar att få fram antal uppkopplingar varför indikator nr. 21 föreslås utgå. Även indikator nr. 24 föreslås utgå då erfarenheterna visar att kvaliteten på uppföljningen blir alltför osäker för att den ska vara användbar som indikator. 6 (8)

42 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2018/434 Perspektiv: Medarbetare Nämndmål: Vården ska ha en stabil bemanning som kan tillgodose behovet av kontinuitet 25. Antal pass för inhyrda sjuksköterskor inom slutenvård. Mål Enligt delmål oberoende av hyr (50% minskning för jan-okt jämfört med föregående år) Ny formulering av mål: Minska jämfört med samma period föregående år 26. Antal veckor med inhyrda distriktsläkare inom primärvården. Enligt delmål oberoende av hyr (minska antalet jämfört med föregående år). Ny formulering av mål: Minska jämfört med samma period föregående år Kommentarer gällande indikatorerna: Förslaget innebär användning av samma indikatorer och mål som används för att följa arbetet med oberoende av hyrpersonal. Det innebär att om beslut fattas om ändrade delmål i arbetet med oberoende av hyr så justeras målnivån avseende dessa indikatorer. Föreslagna förändringar inför 2019: Indikatorerna föreslås vara desamma som tidigare, dock föreslås att hänvisningen till oberoende av hyrpersonal avseende målet tas bort samt att målet för den första indikatorn ändras från en fast period (januari-oktober) till att minska jämfört med föregående år, oavsett period. Samma formulering föreslås för indikator två. Nämndmål: Vidareutveckla arbetssätt för att behålla och rekrytera medarbetare 27. Antal anställda allmänsjuksköterskor Ny formulering av indikator: Antal anställda sjuksköterskor ska öka till syfte att minska inhyrning. Mål Öka antalet jämfört med årsskiftet 2017/2018 Ny formulering av mål: Öka jämfört med samma period föregående år 28. Antal anställda specialistsjuksköterskor och barnmorskor. Bibehålla eller öka 29. Antal anställda överläkare och specialistläkare Bibehålla eller öka 30. Antal anställda distriktsläkare Ny formulering av indikator: Antal anställda distriktsläkare ska öka till syfte att minska inhyrning. Öka antalet jämfört med årsskiftet 2017/2018 Ny formulering av mål: Öka jämfört med samma period föregående år 7 (8)

43 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2018/434 Kommentarer gällande indikatorerna: Förslaget innebär användning av samma indikatorer och mål som används för att följa arbetet med oberoende av hyrpersonal. Föreslagna förändringar inför 2019: Förvaltningen föreslår att indikatorerna nr utgår och istället ersätts med ett sammanslaget mått. Det råder brist inom flera grupper och riktade insatser genomförs, tidigare indelning i två grupper (allmänsjuksköterskor respektive specialistsjuksköterskor och barnmorskor) bedöms i detta sammanhang inte göra någon egentlig skillnad. Förvaltningen föreslår vidare att indikator nr. 29 utgår och att fokus istället läggs på distriktsläkare (indikator nr. 30). I de nya formuleringarna som föreslås vill förvaltningen tydligt lyfta fram att ökat antal medarbetare inte är ett självändamål utan att det syftar till minskat användande av inhyrd personal. Gällande mål föreslås att indikatorn ändras från en fast period till att minska jämfört med föregående år, oavsett period. Perspektiv: Ekonomi Nämndmål: Verksamheten skall bedrivas inom givna ekonomiska ramar Mål 31. Ekonomiskt resultat enligt budget. Ekonomiskt utfall enligt budget Kommentarer gällande indikatorerna: Uppföljning i enlighet med denna indikator sker redan månatligen i nämnden. Föreslagna förändringar inför 2019: Inga förändringar föreslås, fortsatt månatlig uppföljning i nämnden. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Maria Dalemar Hälso- och sjukvårdsdirektör 8 (8)

44 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Yvonne Skovshoved Ekonomichef Tjänsteskrivelse HSN 2018/553 8 november 2018 Hälso- och sjukvårdsnämnden Riktlinjer investeringar Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att potten för investeringar hanteras enligt förvaltningens förslag. Sammanfattning Enligt nya beslutade riktlinjer för investeringar ska nämnderna besluta om hantering av nämndernas potter för investeringar. Hälso- och sjukvårdsnämnden har en årlig pott för investeringar, vilket för de beslutade åren 2019 och 2020 omfattar 22 miljoner. Potten var för åren före 2018 uppdelad i fyra olika potter; pott för medicinskteknisk utrustning, pott för mindre ombyggnation i lokaler, pott för inventarier i lokaler och pott för IT-investeringar. Potten kan inte överflyttas mellan åren och eftersom hälso-och sjukvården har stora investeringsbehov både gällande medicinskteknisk utrustning och mindre ombyggnationer är det av vikt att planera investeringsutgifterna så att investeringsmedlen används till fullo men inom den givna ramen. Investeringsmedlen ska användas till investeringar både under och över direktupphandlingsgränsen. Dock inte till investeringsobjekt över 3 miljoner som har egna investeringsobjektmedel. Förvaltningens förslag på hantering av potten är följande: Hälso- och sjukvårdsförvaltningens ledningsgrupp beslutar inför varje budgetår en preliminär fördelning av potten mellan de olika investeringsslagen, dvs mellan medicinskteknisk utrustning, ombyggnation i lokaler samt inventarier och IT-investeringar. Beslutet är ett inriktningsbeslut av fördelning men möjlighet finns att justera fördelning under året beroende på behov och utfall av investeringsprojekt. 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-hsn@gotland.se Org nr Webbplats

45 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2018/553 Den tänkta fördelningen delges hälso- och sjukvårdsnämnden som information. En investeringsplan för den medicinsktekniska utrustningen för kommande år tas fram av investeringssamordnare i dialog med ekonomichef, inköpssamordnare samt sjukvårdens ledningsgrupp där de medicinska prioriteringarna sker. Den slutliga prioriteringen sker med hänsyn till medicinsk prioritering, ekonomiskt utrymme och upphandlingsresurser. Uppföljning av investeringsplan samt ekonomiskt utfall redovisas för nämnden i samband med delårsrapport 2 och verksamhetsberättelsen vid årsskiftet. Bedömning Förvaltningens bedömning är att ovanstående beskrivna hantering av potten för investeringar är ändamålsenlig för förvaltningens behov samtidigt som nämnden hålls informerad om de större investeringar som upphandlas och de ekonomiska förutsättningarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse hantering av investeringspott daterad Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Maria Dalemar Hälso- och sjukvårdsdirektör Skickas till Börje Martell Linda Lansgard 2 (2)

46 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Yvonne Skovshoved Ekonomichef Tjänsteskrivelse HSN 2018/638 3 december 2018 Hälso- och sjukvårdsnämnden Avskrivningar av kundfordringar Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att godkänna avskrivning av kundfordringar för år 2018 enligt förvaltningens förslag. Sammanfattning Beloppet som redovisas som kundförlust hos Hälso- och sjukvårdsnämnden 2018, uppgår till kronor. Samtliga fordringar förutom fordringar mot dödsbon utan behållning har varit föremål för inkassoåtgärder. Region Gotland har avtal med Intrum Justitia för inkassobevakning om överlåtelse av avskrivningar för långtidsbevakning. Avskrivna kundfordringar har minskat jämfört med 2017 med cirka 554 Tkr. Ärendebeskrivning Enligt regionstyrelsens beslut ( 441/92) ska respektive nämnd från och med år 1993 besluta om avskrivning av fordringar. Hälso- och sjukvårdens avskrivningar har för första gången på flera år minskat. 2017: , 2016: , 2015: , 2014: Jämfört med 2017 är det främst avskrivningar av fakturor ställda till utlandet som minskat. De avskrivningar som kommer från vanliga patientavgifter två år tillbaka har ökat något jämfört med 2017, detta är den största delen av avskrivna kundfordringar. Största andelen av patientavgifter som inte betalas kommer från akutmottagningen, primärvården och psykiatrins verksamheter. Avskrivningar av fakturor från tandvården har minskat jämfört med Tandvården har mycket små avskrivningar av kundfordringar, förutom på Wisbykliniken, där alla patienter med 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-hsn@gotland.se Org nr Webbplats

47 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2018/638 akuta behov behandlas. Akut tandvård kan, på samma sätt som övrig vård, inte nekas på grund av begränsad betalningsförmåga. Under 2018 till och med oktober har det inkommit 338 Tkr i återvunna fordringar, vilket är något lägre än tidigare år. Sammanställning av förslag på avskrivningar 2018 Typ av avskrivning Belopp i kronor Avskrivning av patientavgifter från Avskrivning av fordringar mot dödsbon utan behållning Avskrivning av utlandsfakturor Avskrivningar av tandvårdsfakturor Totalt belopp avskrivningar under Avskrivningar görs kontinuerligt under året och inkassokraven kvarstår. Bedömning Förvaltningens bedömning är att rutiner finns och är välfungerande för att säkerställa att så stor del av patientavgifterna som möjligt betalas och betalas i rätt tid. För att få en rättvisande bild av den ekonomiska ställningen ska kundfordringar som bedöms som allt för osäkra skrivas av enligt gällande regelverk. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 3 december 2018 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Maria Dalemar Hälso- och sjukvårdsdirektör Skickas till Barbro Liljegren, ekonomiservice 2 (2)

48 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Elin Gottfridsson Nämndsekreterare Tjänsteskrivelse HSN 2018/ november 2018 Hälso- och sjukvårdsnämnden Övergång till digital hantering och arkivering av diarieförda handlingar Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att allmänna handlingar som registrerats på ett ärende i diariet utgör originalhandling och bevaras endast digitalt. Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att pappershandlingar där fysisk underskrift krävs på grund av krav i lagstiftningen fortsättningsvis ska bevaras i papper även efter skanning. Beslutet gäller allmänna handlingar tillhörande nya ärenden som öppnas från och med den 1 januari 2019 i hälso- och sjukvårdsnämndens diarium (ärendeserie). Skanning får frångås i de fall en handling som ska diarieföras är mycket omfattande, inbunden eller där formatet inte lämpar sig för skanning. Sammanfattning Idag förvaras hälso- och sjukvårdsnämndens diarieförda handlingar i it-systemet, som om det vore ett arkiv, samtidigt som de skrivs ut och sorteras in i pappersakter för arkivering. Denna hantering är både tids- och platskrävande. Frågan om att övergå till att endast arkivera diarieförda handlingar digitalt är därför aktuell. Ett arbete för att upphandla och införa e-arkiv inom Region Gotland är påbörjat och kommer sannolikt att ske inom de närmsta åren. Hälso- och sjukvårdsdirektören har gett nämndsekreteraren i uppdrag att genomföra en utredning för att undersöka möjligheterna att redan nu övergå till en digital hantering av diarieförda handlingar för att kunna arkivera handlingarna när e-arkivet finns på plats. Utredningen har gjorts i samarbete med två verksamhetsutvecklare på samhällsbyggnadsförvaltningen, systemförvaltare för samt regionarkivarie. Beslutet innebär att allmänna handlingar som är inkomna eller upprättade på papper skannas och registreras i diariet. En noggrann kontroll görs för att säkerställa att 1 (3) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-hsn@gotland.se Org nr Webbplats

49 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2018/361 handlingarna skannats korrekt och är läsbara. Därmed har det databärande mediet, papperet, bytts ut till ett digitalt medium, utan att någon informationsförlust har skett. Efter kontroll ska pappershandlingarna rensas genom att läggas i sekretesskärl och den skannade versionen utgör därefter originalet. När ett e-arkiv har införts överförs handlingarna dit. En rutin tas fram för att säkerställa att kontroll och rensning görs korrekt. Rutinen förmedlas till registratur och berörda personer och handläggare. Handlingar som redan när de skapas är digitala och registreras i diariet förblir digitala. Vid beslut eller liknande är det av största vikt att det framgår vilken person som fattat beslutet, datum för beslut samt den beslutandes funktion/titel. Exempel är ordförandebeslut, delegationsbeslut, tjänsteskrivelser, yttranden eller remissvar. Undantag från rensning görs då en fysisk underskrift krävs på grund av krav i lagstiftningen; exempelvis betydande avtal kontrakt vid köp av fastighet, bostadsrätt eller tomträtt pant- och aktiebrev testamenten lånehandlingar Nämndprotokoll justeras med fysisk underskrift tills att ett verktyg för digital signering införts i regionen. Beslutet gäller allmänna handlingar tillhörande nya ärenden som öppnas från och med den 1 januari 2019 i hälso- och sjukvårdsnämndens diarium. För handlingar som tillhör ärenden skapade före 2019 gäller tidigare rutiner med sparande både digitalt och i pappersakt. Hälso- och sjukvårdsnämndens dokumenthanteringsplan för administrativa handlingar har reviderats under Arbetet har gjorts parallellt med denna utredning och syftar till digitalt bevarande och minskad användning av papper. I och med övergången till en digital informationshantering har hälso- och sjukvårdsnämnden övergått till en processorienterad informationsredovisning, vilket även återspeglas i dokumenthanteringsplanens nya upplägg (klassificeringsstruktur). Detta innebär också att nya ärenden diarieförs enligt denna struktur. Avstämning har skett med regionens chefsjurist. Arbetsgruppen har även genomfört en risk- och sårbarhetsanalys tillsammans med regionens säkerhetschef och dataskyddsombudet. I samband med analysen gjordes bedömningen att någon konsekvensbedömning enligt artikel 35 i EU:s dataskyddsförordning (GDPR) inte behöver göras då förändringen inte innebär någon förändring av behandlingen av personuppgifter. Det är inte fråga om någon ny typ av behandling och någon för Region Gotland ny teknik används inte heller. Arbetsgruppen bedömer att förändringen sannolikt inte leder till någon hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter. För att en personuppgiftsbehandling ska få göras måste alltid enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR), förutom att en rättslig grund för behandlingen alltid måste finnas, alla principer för behandling av personuppgifter i artikel 5 följas. Av artikel 5.1 framgår att en av dessa principer är lagringsminimering. Principen om lagringsminimering innebär att uppgifter inte får sparas under längre tid än nödvändigt. Genom att föra över samtliga uppgifter till ett automatiserat system säkerställs att personuppgifter inte på grund av så kallad dubbellagring sparas under längre tid de behövs för ändamålet med personuppgiftsbehandlingen. 2 (3)

50 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2018/361 Bedömning Genom att använda it-system fullt ut minskar kostnader för pappersutskrifter samt att risken minskar för att fysiska pappersakter kommer i orätta händer. Beslutet är i linje med regionens digitaliseringsstrategi. För hälso- och sjukvårdsförvaltningen innebär beslutet en effektivisering i form av att mindre tid behövs för insortering av pappershandlingar i akter. Poängteras bör dock att mer tid än idag kommer att krävas för att säkerställa att skanning och registrering av handlingar sker korrekt. Resurser kommer även att behöva avsättas för införande av e-arkiv och därefter löpande vid överföring av handlingar till e- arkivet. Rent tekniskt kräver även överföringen att vissa funktioner kopplas på i itsystemet, för att kunna gallra, arkivera och exportera ur systemet. Beslutet påverkar inte allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar enligt offentlighetsprincipen, utan medför snarare en förbättring vad gäller informationssäkerhet och en effektivare utlämning av allmänna handlingar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 15 november 2018 Uppfyllnad av it-säkerhet Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Maria Dalemar Hälso- och sjukvårdsdirektör Skickas till Nanna Bergquist, regionarkivarie Marie Flemström, chef för registraturen Arkivansvariga hälso- och sjukvårdsförvaltningen Hälso- och sjukvårdsförvaltningens ledningsgrupp 3 (3)

51 Bilaga till: Övergång till digital hantering och arkivering av diarieförda handlingar I praktiken används redan som ett mellanarkiv, eftersom ärenden ligger kvar i systemet långt efter att de har avslutats. Ett fenomen som är vanligt förekommande i många kommuner och regioner, eftersom det underlättar återsökningen och därmed utlämnandet av allmänna handlingar. I samband med detta förslag har systemansvarig för tillsammans med berörda nämndsekreterare rådfrågat regionarkivarien, då det är det sista steget i informationshanteringen: slutarkiveringen, som förslaget framför allt avser, det vill säga förslaget om att sluta skriva ut på papper när det är dags för arkivering. Utifrån ett arkivperspektiv kan detta förslag enbart uppmuntras, eftersom verksamhetens informationshantering, som i detta fall är överhängande digital, ska återspeglas i regionarkivet. Regionarkivet ska enbart ta emot originalhandlingar, vilket innebär att förslaget kommer att medföra en förbättring på denna punkt, då man kommer att sluta leverera utskrifter till regionarkivet, och istället hantera de elektroniska handlingarna utifrån deras korrekta status: som original. Det kommer fortfarande in handlingar på papper, men utifrån ett arkivperspektiv, som i detta fall är överensstämmande med ett informationssäkerhetsperspektiv, måste de allmänna handlingar som utgör ärenden hanteras på ett sammanhållet sätt, därför bör pappershandlingarna digitaliseras och läggas till respektive ärende. Med anledning av förslaget att övergå till en helt digital informationshantering, inom Hälso- och sjukvårdsnämnden, vad gäller diarieförda handlingar, har följande säkerhetsaspekter kontrollerats för att trygga handlingarnas säkerhet. Utifrån de krav som ställts av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap tillsammans med Riksarkivet i Vägledning för fysisk informationssäkerhet i it-utrymmen, 2013, har de krav som ställs på byggnaden, it-utrymmet och berörd personal, i och med det föreslagna beslutet, kontrollerats och anses uppfyllas. Kraven är omhändertagna i den regionövergripande Kontrollkatalogen, enligt följande områden: Fysisk åtkomst Uppföljning fysiskt tillträde Strömförsörjning i nödläge Brandskydd Temperatur- och fuktighetskontroll Skydd mot översvämning Destruktion Kontinuitetsplanering Kontinuitetsplan Kontinuitetsutbildning Systembackup Systemåterställning och återuppbyggnad Med anledning av förslaget har en dialog förts med it-strategen som är ansvarig för Kontrollkatalogen. Likaså har säkerhetschefen rådfrågats och varit närvarande då risk- och sårbarhetsanalys har uppdaterats för i samband med aktuellt förslag. Nämnda uppdatering resulterade i att informationsmängden i är densamma som innan, men att det kan vara

52 lämpligt att implementera en tvåfaktorsinloggning. Regionens dataskyddsombud har även rådfrågats och i och med att det inte rör sig om något nytt system, och att hanteringen av personuppgifter därför förblir densamma som innan, fanns inga invändningar mot förslaget. En risk som nämnden behöver känna till och som har uppkommit under diskussion med regionjuristen, är att det i dagsläget inte finns något system för att omhänderta de elektroniska originalen för långtidsförvaring. Ett regionövergripande e-arkivsprojekt är dock i uppstartsfasen och liknande upphandlingar av e-arkiv har tagit cirka 1-2 år från projektstart till implementering. Utifrån den tidsaspekten uppskattas förvaringen av de elektroniska handlingarna i vara säker, i synnerhet då handlingar har förvarats i systemet i lika många år som systemet har varit i bruk i regionen. Det kommer även att göras en kreditupplysning på berörda leverantörer av diarie- och ärendehanteringssystem för att säkerställa att någon informationsförlust inte sker på grund av att leverantörernas konkurrenskraft och ekonomiska stabilitet. Regionarkivarie Nanna Bergquist Systemansvarig Gunnel Johansson

53 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Elin Gottfridsson Nämndsekreterare Tjänsteskrivelse HSN 2018/72 15 november 2018 Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan för hälso- och sjukvårdsnämnden Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att anta de delar i kapitel 1 demokrati och ledning samt kapitel 2 stödjande processer som avser nämndens verksamhetsområde i den regionövergripande dokumenthanteringsplanen. Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att anta kapitel 10 hälso- och sjukvård i den regionövergripande dokumenthanteringsplanen. Besluten gäller från och med 1 januari 2019 och omfattar nya handlingar. Förvaltningen får i uppdrag att uppdatera kapitel 10 med vårdhandlingarna som idag finns i en separat dokumenthanteringsplan. Sammanfattning Hälso- och sjukvårdsnämnden gav förvaltningen i uppdrag att revidera befintlig dokumenthaneringsplan då det gjordes senast år Inledningsvis planerades revidering av delarna allmän administration, personaladministration, ekonomiadministration samt smittskyddsenheten. Senare inkluderades även medicinteknisk avdelning, sterilcentralen, tandvårdsenheten och folktandvården. Under arbetets gång har regionarkivet bestämt att en regionövergripande dokumenthanteringsplan ska tas fram. Arbetet som gjorts med hälso- och sjukvårdsnämndens dokumenthanteringsplan lades då in i den övergripande planen. Den regionövergripande dokumenthanteringsplanen består av 11 kapitel. Kapitel 1 demokrati och ledning och kapitel 2 stödjande processer avser alla nämnder, resterande kapitel är nämndspecifika. Hälso- och sjukvårdsnämnden blir den första nämnden som antar de två första kapitlen samt det nämndspecifika kapitel 10 hälso- och sjukvård. De handlingstyper som inte diarieförs men tillhör kapitel 10 hanteras enligt dokumenthanteringsplanen för vårdhandlingar (HSN 2016/34). I kapitel 1 och 2 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-hsn@gotland.se Org nr Webbplats

54 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2018/72 finns handlingstyper som ej är tillämpbara för nämndens verksamhetsområde vilket framgår i planen. Dokumenthanteringsplanen är baserad på Riksarkivets föreskrift RA-FS 2008:4 och redovisar handlingstyper utifrån vilka processer de tillhör. Strukturen utgår ifrån kommunalförbundet Sydarkiveras VerkSAM: vilket är både en klassificeringsstruktur och en dokumenthanteringsplan innehållande de processer som identifierats inom en kommun. Eftersom Region Gotland hanterar handlingar som hör till landstinget, samt kommunala och regionala processer, har strukturen anpassats därefter. Alla nämnder i regionen som har beslutat om att ha en digital informationshantering diarieför sina ärenden utifrån Klassificeringsstruktur Region Gotland 1.0, vilken ersätter tidigare diarieplanen. De diarieförda handlingarna förvaras i diarie- och ärendehanteringssystemet, som ett mellanarkiv, fram till dess att ett regionövergripande e-arkiv är på plats. När ett e-arkiv är på plats tillförs ytterligare en kolumn i dokumenthanteringsplanen som anger leveransfrister till e-arkivet. Bedömning Varje arkivbildande nämnd är ansvarig för sin arkivvård samt att ha en uppdaterad dokumenthanteringsplan. I och med denna revidering finns ett styrdokument som ger förvaltningen ett bra verktyg för att handa de handlingar som finns inom verksamhetsområdet. Arbetet har gjorts i nära samarbete med regionarkivarien vilket har kvalitetssäkrat planen under processens gång. Dokumenthanteringsplanen är ett levande dokument som ska revideras kontinuerligt. En stor fördel med en regionövergripande plan är att handlingar behandlas och förvaras på samma sätt i hela regionen samt att arbetet med revideringar förenklas. Nationella bevarande- och gallringsråd framtagna av Samrådsgruppen har använts. Arbetet har gjorts parallellt med utredning om att övergå till digital hantering och arkivering av diarieförda handlingar (HSN 2018/36) vilket är lämpligt i samband med övergång till en ny klassificeringsstruktur. Beslutsunderlag Dokumenthanteringsplan Klassificeringsstruktur Region Gotland 1.0 Tjänsteskrivelse daterad 19 november 2018 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Maria Dalemar Hälso- och sjukvårdsdirektör Skickas till HSFLG Medarbetare som deltagit i revideringen Nanna Bergqvist, regionarkivarie Anna Glas, enhetschef och arkivansvarig vårdhandlingar Ewa Berglin-Herrero, enhetschef och arkivansvarig MTA och Sterilcentralen Helen Hultnäs, tandvårdssamordnare och arkivansvarig tandvårdens handlingar Elin Gottfridsson, nämndsekreterare och arkivansvarig administrativa handlingar 2 (2)

55 PLAN Dokumenthanteringsplan för hälso- och sjukvårdsnämnden Fastställd av hälso- och sjukvårdsnämnden Framtagen av hälso- och sjukvårdsförvaltningen Datum Gäller från och med Ärendenr HSN 2018/72 Version [1.0] Dokumenthanteringsplan Innehållsförteckning 1. Inledning Allmänna handlingar Arkiv, arkivhandlingar och format/medium Pappershandlingar Digitalt media Bevara, gallra och rensa Gallringsfrist Skillnaden mellan att gallra och rensa Överlämning av handlingar till regionarkivet Regionövergripande bevarande- och gallringsplan E-arkiv Arkivansvar inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen Arkivansvariga Arkivredogörare Övriga medarbetare Dokumenthanteringsplan... 5 Demokrati och ledning (kapitel 1)... 6 Stödjande processer (kapitel 2) Hälso- och sjukvård (kapitel 10) Patientsäkerhet Smittskyddsenheten Tandvårdsenheten Medicinteknisk utrustning/produkter medicinteknisk avdelning och sterilcentral Folktandvård Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

56 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan 1. Inledning En dokumenthanteringsplan är ett styrdokument för informationshanteringen inom en myndighet. Den är myndighetens redskap för att skapa en enhetlig hantering av handlingar. Varje arkivbildande myndighet ska upprätta en dokumenthanteringsplan för det egna verksamhetsområdet. Den här planen gäller för hälso- och sjukvårdsnämnden, Region Gotlands verksamhetsområde (hälso- och sjukvårdsförvaltningen). En dokumenthanteringsplan är ett levande dokument som alla medarbetare har en skyldighet att följa i det dagliga arbetet och den måste därför ständigt aktualiseras. Verksamheter förändras och handlingar byter namn, det är därför viktigt att revidering sker kontinuerligt och att användare av planen rapporterar handlingstyper som saknas i planen, när rutiner och handlingstyper har upphört/tillkommer eller om arkiveringsansvaret ändras. Planen är organisations- och teknikoberoende. Denna dokumenthanteringsplan gäller handlingar som skapas från och med Den tidigare planen daterad 2008 (HSN 2009/31) gäller fortsatt för handlingar skapade fram till och med Denna dokumenthanteringsplan är en del av den regionövergripande dokumenthanteringsplanen som har ett kapitel per nämnd samt två övergripande som gäller för samtliga nämnder. Kapitel 1 demokrati och ledning och 2 stödjande processer är de övergripande kapitlen där exempelvis allmän administration, ekonomiadministration och personaladministration ingår. Från de kapitlen har de handlingstyper som är tillämpbara för hälso- och sjukvårdsförvaltningen lyfts in i detta dokument. Kapitel 10 hälso- och sjukvård gäller endast för hälso- och sjukvårdsförvaltningen och där ingår patientsäkerhet, medicinteknisk avdelning, sterilcentral, fackbibliotek, smittskyddsenheten, tandvårdsenheten och folktandvården. Även vårdhygiens handlingar täcks in i planen. Vårdhandlingar omfattas av en egen plan med ärendenummer HSN 2016/34 men kommer vid nästa revidering att ingå i kapitel Allmänna handlingar Den verksamhet som hälso- och sjukvårdsförvaltningen bedriver är offentlig, vilket innebär att allmänheten i enlighet med gällande lagstiftning har rätt att ta del av handlingar (tryckfrihetsförordningen och offentlighetsprincipen). Om handlingarna är dagsfärska eller hundraåriga spelar ingen roll, det finns en skyldighet att bevara allmänna handlingar (arkivlagen). Dokumenthanteringsplanen visar för allmänheten vilka handlingar som förvaras inom förvaltningen. Ärendenr HSN 2018/72 Datum En allmän handling är inkommande till, utgående från eller upprättad av förvaltningen/nämnden. Det kan vara exempelvis post, epost, sms, protokoll eller patientjournaler. För att en handling ska vara offentlig krävs: 1. att den är en allmän handling 2. att den inte är sekretessbelagd Region Gotland har tidigare varit utsett till ett så kallat intensivdataområde, vilket innebar att ett större antal handlingar skulle bevaras för framtida forskning jämfört med vad andra landsting och kommuner bevarar. Intensivdataområdet har nu upphört. 2 (66)

57 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan 1.3. Arkiv, arkivhandlingar och format/medium Ordet arkiv definieras som en myndighets allmänna handlingar oavsett med vilken teknik de framställts på eller på vilket sätt de lagras. Arkivet ska vårdas och skyddas mot brand, fukt och obehörig åtkomst. I ett arkiv finns både nyare och äldre handlingar och de kan förvaras i pappersform så väl som elektroniskt. Val av format (medium) för långtidslagring, lagringsmedia samt skrivmaterial och framställningsmetoder är viktigt. Riksarkivet ger ut föreskrifter och anvisningar för förvaring och hantering av handlingar som ska följas. Inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen förvaras handlingar främst på papper och digitalt Pappershandlingar Pappershandlingar ska enligt föreskrifter vara upprättade på åldersbeständigt eller arkivbeständigt papper. Arkivbeständigt papper är mer slitstarkt och är ofta märkt med Svenskt arkiv eller Prime archival ISO Region Gotland har både arkivbeständigt och åldersbeständigt papper upphandlat. Vanligtvis är det åldersbeständigt papper i regionens skrivare och kopiatorer. Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut ger varje år ut en förteckning över godkända material Digitalt media Digitalt media kan användas för långtidsförvaring under särskilda förutsättningar. Redan vid uppläggning av IT-system måste hänsyn tas till att information ska vara sökbar även efter lång tid. Den största risken med att förvara information digitalt är att program eller system blir omoderna samt att information inte längre går att läsa eller hantera Bevara, gallra och rensa Att bevara en handling innebär att den ska sparas för evigt (1000 år). Att gallra en handling innebär att den förstörs. Det är huvudsakligen av ekonomiska skäl som allmänna handlingar gallras eftersom arkivlokaler och vård av arkivhandlingar kräver resurser. Ett material som är alltför omfångsrikt är också tidsödande och svårt att leta i. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har enligt arkivlagen rätt att gallra handlingar utifrån den dokumenthanteringsplan som hälso- och sjukvårdsnämnden fattat beslut om. Dokumenthanteringsplanen är ett gallringsbeslut och hälso- och sjukvårdsförvaltningen ska verkställa gallringen i enlighet med den regelbundet. För att underlätta gallring är det klokt att skilja på gallringsbara handlingar (enligt dokumenthanteringsplanen) och ej gallringsbara handlingar medan de är aktuella. Följs dokumenthanteringsplanens gallringsfrister behöver inte något gallringsbevis upprättas vid gallring. Om avsteg behöver göras från dokumenthanteringsplanens gallringsfrister måste hälso- och sjukvårdsnämnden fatta ett särskilt beslut kring detta. Innan beslut tas ska samråd med arkivansvarig och regionarkivet ske. Ärendenr HSN 2018/72 Datum När ett ärende ska avslutas bör alla handlingar som är av tillfällig betydelse tas bort (rensas). Handlingar som tillfört ett ärende sakuppgift får däremot inte rensas ut. Inom offentlig verksamhet är det bara handlingar som inte är allmänna som kan omfattas av rensning. Rensningen bör utföras av handläggaren. Handlingar som vanligtvis kan rensas kan vara anteckningar och meddelanden av tillfällig betydelse, utkast, kladdar samt kopior som finns i flera exemplar. För mer information om gallring, rensning, leveranser till regionarkivet, råd och reglementen se på regionens intranät: 3 (66)

58 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Gallringsfrist Gallringsfrist innebär den tid som ska passera innan handlingen får gallras. En handling från 2010 som gallras med 10 års frist, kan alltså gallras tidigast den 1 januari Gallras vid inaktualitet innebär att förvaltningen själv avgör när handlingen inte längre behövs för verksamheten Skillnaden mellan att gallra och rensa Det kan vara svårt att komma ihåg skillnaden mellan gallring och rensning. Ett sätt kan vara att tänka på ett morotsland. Ogräs rensas bort (kladdar, utkast och dubbletter) medan morötterna gallras (allmänna handlingar) för att de som blir kvar ska få plats. De utgallrade morötterna tuggas/förstörs av den som gallrar Överlämning av handlingar till regionarkivet Inom Region Gotland är det regionstyrelsen genom regionarkivet som har tillsynsansvar över de arkivbildande nämnderna. När handlingar som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen inte längre används i verksamheten överlämnas de till regionarkivet. Överenskommelse med regionarkivet måste finnas före leveransen. En förutsättning för att handlingar ska kunna överlämnas är att de är ordnade enligt regionarkivets instruktioner. I och med överlämning av handlingarna övertar regionstyrelsen ansvaret för handlingarna och rätten att fatta eventuella gallringsbeslut. Överlämnande enhet ska i samband med leveransen bifoga en följesedel (leveransreversal) i två exemplar. På följesedeln ska det kortfattat framgå vad som överlämnas (typ av handlingar, år och volymer). Regionarkivet kontrollerar leveransen mot leveransreversalet. Därefter återsänds det ena exemplaret signerat till enhetens arkivredogörare med kopia till arkivansvarig. På det viset får båda parter ett kvitto på vad regionarkivet har övertagit Regionövergripande bevarande- och gallringsplan Regionfullmäktige får utfärda tillämpningsanvisningar till arkivlagen (arkivreglementen, lokala föreskrifter eller motsvarande). Det finns även en bevarande- och gallringsplan på regional nivå. Den planen reviderades senast år 1997 och är något föråldrad i vissa avseenden. För fullständig information om den övergripande bevarande- och gallringsplanen se E-arkiv E-arkiv är en funktion för långtidsbevarande och hållbar hantering av digital information. Idag förvaras mer och mer information digitalt varför system som klarar av och säkrar långsiktigt förvaring behövs. Information som förvaras i verksamhetssystem har en begränsad livslängd och därmed krävs det ett e-arkiv för att kunna bevara digital information för evigt. Inom en snar framtid bör ett e-arkiv finnas inom Region Gotland. Ärendenr HSN 2018/72 Datum När det gäller diarieförda handlingar i kommer de från och med i enlighet med beslut (HSN 635, , HSN 2018/361) att förvaras enbart elektroniskt i diarie- och ärendehanteringssystemet i väntan på att ett e-arkiv är på plats. Endast ett fåtal handlingar kommer att sparas i pappersform. När ett e-arkiv är på plats tillförs en kolumn i dokumenthanteringsplanen som anger leveransfrister till e-arkivet. För mer information kontakta arkivansvarig. 4 (66)

59 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan 1.6. Arkivansvar inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen Varje förvaltning ska tillse att det finns en ändamålsenlig arkivorganisation och att medarbetare får tid och mandat för att prioritera arkivfrågor. Hälso- och sjukvårdsdirektören, tillika förvaltningschef, har på delegation från nämnden utsett tre arkivansvariga inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen: Administrativa handlingar inklusive smittskyddsenheten nämndsekreteraren Tandvårdens handlingar tandvårdssamordnaren Medicinska handlingar enhetschefen för vårdadministrativ service Arkivansvariga En arkivansvarigs uppgifter är främst att bevaka arkivfrågorna i övergripande frågor inom förvaltningen. Arkivansvarig har ett informationsansvar och ska arbeta för att förvaltningen följer arkivlag och arkivreglemente. Även att upprätta och revidera dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning samt förbereda gallringsbeslut till nämnden ingår. Arkivansvarig är regionarkivets kontaktperson ute på förvaltningarna och deltar i nätverket för arkivansvariga Arkivredogörare Arkivredogöraren arbetar med den praktiska hanteringen av arkivet, insortering av handlingar inför arkivläggning samt ser till att handlingarna hålls ordnade och tillgängliga enligt gällande lagar Övriga medarbetare Som medarbetare inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen ingår att ta ansvar för att de handlingar som förekommer i det dagliga arbetet hanteras i enlighet dokumenthanteringsplanen. Förändringar, felaktigheter eller liknande ska meddelas till arkivansvarig. 2. Dokumenthanteringsplan Inom Region Gotland används många gemensamma IT-system som systemförvaltas centralt från regionstyrelseförvaltningen. Exempel är personalsystem och ekonomisystem. Av de IT-system som dokumenthanteringsplanen hänvisar till är dessa vanligast förekommande: är regionens ärendehanteringssystem och tillika diarium som förvarar allmänna handlingar. utgör mellanarkiv fram tills att ett e-arkiv finns på plats. Docpoint innehåller dokument som exempelvis rutiner, riktlinjer och styrande dokument som behövs i det dagliga arbetet. Flexite är Region Gotlands avvikelsesystem. Tendsign avtalsdatabas för främst ramavtal. TakeCare journalsystem som används inom hälso- och sjukvården. Ärendenr HSN 2018/72 Datum Dokumenthanteringsplanen är gjord i tabellform med olika kolumner som beskriver hur respektive handlingstyp ska hanteras. Tabellerna förklarar i vilket system handlingen förvaras i, om handlingen ska bevaras (sparas för evigt) eller när den ska gallras. Då det är aktuellt anges i kolumnen mellanlagringsplats/mellanarkiv vilket system handlingen ska förvaras i före e-arkivering. Anmärkning ger kompletterande information som behövs för att förstå hur handlingen ska hanteras. 5 (66)

60 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Kopior, avskrifter, dubbletter, kladdar och liknande rensas som senast när det är dags för arkivering. Korrespondens och inkommande handlingar som inte kan kopplas till något ärende eller som inte tillför ett ärende någon sakuppgift: gallras vid inaktualitet. Cirkulär och meddelanden av kortvarig betydelse, handlingar överlämnade för kännedom samt övrig allmän information: gallras vid inaktualitet. Som beskrivits tidigare är denna plan en del av den regionövergripande dokumenthanteringsplanen. Kapitel 1 demokrati och ledning och 2 stödjande processer är övergripande kapitel som gäller för samtliga nämnder, dock finns det handlingstyper som sällan förekommer inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Det finns även handlingstyper som inte är tillämpbara för hälso- och sjukvårdsförvaltningen vilka är genomstrukna (exempel). Ekonomiadministrationen sköts till stor del centralt av regionstyrelseförvaltningen (RSF). Detsamma gäller även HR/personal samt central it-service/systemförvaltning för gemensamma system. Kapitel 10 hälso- och sjukvård gäller enbart för hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D Demokrati och ledning (kapitel 1) A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Administrera val Allmänna val och folkomröstning - Valdistrikt, valförrättare, logistik m.m Hantera valkretsar och valdistrikt Kartor och kodförteckningar för valdistrikt Statistik, underlag Förslag till ny valkretsindelning Register över valdistrikt Stora kommuner använder valadministrativa IT-system som uppdateras på information inför varje val. Informationen om valdistrikten finns bara i pappersform i besluten till valkretsindelning där även de olika valdistrikten nämns Hantera val- och förtidsröstningslokaler Register över val och förtidsröstningslokaler Inspektionsrapport över val och förtidsröstningslokaler Bokningslista vallokaler Hantera valmaterial Inventeringslista valmaterial Beställningslista valmaterial Följesedel leverans valmaterial Se anmärkning Se anmärkning Gallras vid uppdatering Se anmärkning Se anmärkning Gallras vid uppdatering Gallras när valet vunnit laga kraft mandatperioden Gallras när valet vunnit laga kraft 6 (66)

61 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Packlistor Körschema transport till vallokaler Oanvänt valmaterial Rekrytera, förordna och arvodera röstmottagare Gallringsfrist Se anmärkning Gallras vid uppdatering Se anmärkning Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Gallras vid uppdatering. Den underskrivna listan för respektive val/förtidsröstningslokal gallras när valet vunnit laga kraft Inbjudan, tidigare röstmottagare * Ett exemplar av inbjudan bevaras resten gallras Gallras enligt Valmyndighetens/Valnämndens instruktioner Intresseanmälningar/spontanansökningar Förordnande av röstmottagare, delegeringsbeslut Meddelande om förordnande/ej förordnande Meddelande/information till röstmottagare Register över röstmottagare Utbilda röstmottagare Planering av utbildning * Se anmärkning Se anmärkning Gallras vid uppdatering Gallras när valet vunnit laga kraft Gallras när valet vunnit laga kraft Ett exemplar av inbjudan bevaras resten gallras Inbjudan, utbildning * Ett exemplar av inbjudan bevaras resten gallras Informationsmaterial för allmänheten * Det som är kommunspecifikt bevaras ett exemplar av. Närvarolistor Utbildningsmaterial, valmyndigheten Gallras vid uppdatering Lokala instruktioner Arbetssätt, processer m.m Informera om val Kommunikationsplan för val Genomföra val Allmänna val och folkomröstning - Ta emot och räkna röster Genomföra förtidsröstning Anvisningar från Valmyndigheten och Länsstyrelsen Utbildningsmaterial från Valmyndigheten och Länsstyrelsen Kan förstöras när valet vunnit laga kraft,. Ex Rutin för förtidsröstning, Checklista kontrollringning valdistrikten Dagrapport röstlokal Gallras när valet vunnit laga kraft Kvitto hämtning röster i röstlokal mandatperioden Ifyllda väljarförteckningar mandatperioden Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Kvitton avseende röster som tagits emot från posten Postfullmakter mandatperioden mandatperioden Nämndsbeslut 7 (66)

62 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Genomföra institutionsröstning (genomförs sällan numera) Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Schema för institutionsröstning mandatperioden Dagrapport röstmottagning Gallras när valet vunnit laga kraft Ifyllda väljarförteckningar mandatperioden Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Hantera ambulerande röstmottagare mandatperioden Ärendenr HSN 2018/72 Datum Bokningsliggare Gallras när valet vunnit laga kraft Genomföra valdag Kvittens röstlängd mandatperioden Röstlängder Beslut om rätt att ändra/göra tillägg i röstlängd Valnämndens beslut Tillägg i röstlängden Formella beslut från Länsstyrelsen Registreras och förs in i röstlängden p g a rättssäkerheten om rösträtt. Kvitton leveranser från posten mandatperioden Kvitton leveranser av förtidsröster till valdistrikten mandatperioden Valdistriktets schema valdagen mandatperioden Blankett innehåll röd kasse Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Omslag med tomma ytterkuvert från godkända budröster Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler mandatperioden. Sparas under valperioden Sparas under valperioden Kan förstöras efter valet Protokoll valdistrikt Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Resultatbilagor Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Omslag med röster Lämnas till Länsstyrelsen Närvarolistor Utgör underlag till arvodering. Finns i lönesystemet. Ankomstlista valnatten Lista över de personer som kommer in från valdistrikten och som har tillgång till lokalen där rösterna lämnas till kommunen. Listan kan användas av säkerhetsskäl för att veta vilka som ska få tillträde till kommunen under valnatten. Används för att kryssa av de som anländer Genomföra onsdagsräkning Annonsmanus onsdagsräkning (tid och plats) 8 (66)

63 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Brevröster, för sent inkomna mandatperioden. Sparas under valperioden Handlingar rörande rekrytering av rösträknare Sammanställning förtidsröster Sparas under valperioden Blankett innehåll röd kasse Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Protokoll valnämndens preliminära rösträkning Lämnas till Länsstyrelsen Röstkort Kan förstöras efter valet Resultatbilagor Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Folkinitiativ Folkomröstning Begäran genomföra folkomröstning Namnlistor Rapport antal röstberättigade*) Tjänsteskrivelse Partistöd Protokollsutdrag/beslut Rsau/Rs/Rf Ansökan Uträkning av partistöd Protokollsutdrag/Beslut Rsau/Rs/Rf Skriftlig redovisning inkl. granskningsintyg 1 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Föredragningslistor (dagordningar, kallelser) Protokoll Kopia i, justerat pappersoriginal * Om de även ingår i protokollet kan separata föredragningslistor/kallelser gallras vid inaktualitet. Det sammanhängande protokollet för fullmäktige/styrelse/nämnd/arbetsutskott och förbund. Protokollsbilaga Kopia i, justerat pappersoriginal Ärendenr HSN 2018/72 Datum Beslutsunderlag T.ex. tjänsteskrivelse, rapport, utredning m.m. Protokoll, myndighetsbeslut Beslutsunderlag/ utredning, myndighetsbeslut Protokoll, upphandling Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten 9 (66)

64 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Beslutsunderlag/ utredning, upphandling Protokollsutdrag Protokollsanteckningar Reservation Uppropslistor/ närvarolistor Omröstningslistor/voteringslistor Ljud- och bildupptagningar Laglighetsprövning Förvaltningsbesvär Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten Respektive beslutsparagraf som tillhör ärendet. Se anmärkning Se anmärkning *Vid inaktualitet *Vid inaktualitet Ingår i protokollet Ingår i protokollet, eventuellt blir en egen bilaga. *Efter notering i protokollet. *Efter notering i protokollet. Gäller endast fullmäktige. Respektive laglighetsprövning tillhör ärendet/akten Respektive förvaltningsbesvär tillhör ärendet/akten Anslag Justeringsanslag för protokoll. Finns på digital anslagstavla på webb Offentlig dialog Medborgarförslag, dialogmöten Anteckningar från möten Dialogmötesanteckningar tillhör i normalfallet ett ärende/akt ex. översiktsplan, kommunens framtida utveckling Skrivelse, in (t.ex. önskemål/förslag från förening) Svar på skrivelse Hantera medborgarförslag Medborgarförslag Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/Beslut Redovisa delegation Delegationsbeslut Delegationslista Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Förslag om att tillsätta beredning eller politisk styrgrupp Protokollsutdrag/Beslut Protokollsbilagor Minnesanteckningar, protokollsliknande anteckningar Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Tillhör respektive ärende/akt. Tjänsteskrivelse och beslut. Tillsättning och arbete i beredning/styrgrupp med uppdrag att utreda särskild fråga 10 (66)

65 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Tillsätta och entlediga förtroendevalda Protokoll slutlig rösträkning och mandatfördelning från Länsstyrelsen (Valärende) Val av ledamöter, ersättare, ombud, revisorer, överförmyndare Förslag från valberedningsnämnden/gruppledaren Ärendenr HSN 2018/72 Datum Protokollsutdrag/beslut Rs/Rf/nämnd Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Begäran hos Länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i RF Underrättelse från länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i RF Initiativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag, fullmäktigeberedning Motion Motion Protokollsutdrag/Beslut RF Tjänsteskrivelse/Yttrande Protokollsutdrag/Beslut nämnd Protokollsutdrag RF Interpellation Fråga Interpellation Protokollsutdrag/beslut Rf Yttrande/svar Protokollsutdrag RF Fråga Protokollsutdrag/beslut Motioner, interpellationer och frågor. Alla som har intiativrätt i KF. (Tjänsteman måste gå via ledning/politiker för att initiera ärende. Annars gäller medborgarförslag) Om remitterad till förvaltning Om remitterad till nämnd Återkoppla till förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden, redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm, genomföra dialoger (hearing) mellan tjänstemän och politiker, information mellan tjänstemän och politiker 11 (66)

66 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Rapporter och anmälningsärenden Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut m.m. i RF Informationsärenden. Kopior gallras vid inaktualitet. Informationsärenden. Ärendenr HSN 2018/72 Datum Verksamhetsledning Styrande dokument På olika nivåer, kommunfullmäktige, nämnd, bolag, chefsnivå. Taxor och avgifter. Ex policy, reglemente, bolagsordning, direktiv, gallringsbeslut, klassificeringsstruktur, riktlinje Delegeringsordning Delegationsbeslut övergripande Återkallande av delegering Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Reglemente Planer, verksamhetsledning Styrande dokument, övergripande nivå Plan, förvaltningsspecifik Strategisk plan och budget Styrande dokument, på nämnd/bolagsnivå Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker Lathundar Även kallad delegationsordning Antas i fullmäktige. Ex arkivreglemente, reglemente för nämnd, reglemente för revisorer Antas i fullmäktige. T ex likabehandlingsplan, jämställdhetsplan, plan mot kränkande behandling. Antas i fullmäktige. Ex taxor och avgifter. Avser bl.a. policydokument utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren, t.ex. hälsoplan, antimobbningspolicy, arbetsmiljöpolicy, drogförebyggande insatser, hälso- och sjukvårdsarbete. * Om planen är av strategisk karaktär, annars kan det gallras vid inaktualitet. Antas i nämnd ex. lokala ordningsföreskrifter, arbetsordning, dokumenthanteringsplan, klassificeringsstruktur, riktlinje, 1 arkivex av den egna organisationens rekommendationer (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet. Avser t ex rutinbeskrivningar etc. utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren. Gallras vid inaktualitet* Gallras när ny version upprättats. 12 (66)

67 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Organisera och fördela arbete och ansvar Organisationsplan/schema Organisationsutredning Verksamhetsplan Verksamhetsuppdrag Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Rsau/Rs/Rf/Nämnd Attest- och utanordningsbehörigheter Attestförteckning Delegationer rörande övergripande ansvar Gallringsfrist Gallras vid inaktualitet Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Politisk organisation, förvaltningsorganisation, attest- och utanordningsbehörighet, delegation av ansvar/arbetsuppgifter Antas i respektive nämnd. Antas i respektive nämnd. T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet Leda det interna arbetet Ledningsgruppsmöten samtliga nivåer Protokoll eller anteckningar innehållande beslut Samverka med personal och fackliga organisationer Kallelser med bilagor Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Protokoll Löneöversyn Avtal/överenskommelse om lokal samverkan G-disken T ex interna verksamhetskonferenser, personalkonferenser, rektorsmöten/ ledningsmöten, råd och kommittéer. MBL-förhandlingar, löneöversyn, central och lokal samverkan, arbetsplatsträffar, partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG. MBL-avtal som rör enskilda anställda t.ex. i samband med disciplinärende kan läggas under respektive ärende. OBS! Det kan vara bra att göra som med avtal att även registrera dessa MBL-protokoll här så man hittar dem. Varierar, t.ex. under G:/ 2 år Förutsatt att de inte behövs för att förstå ärende och/eller sammanhang 13 (66)

68 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Docpoint Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Docpoint Ärendenr HSN 2018/72 Datum Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG Protokoll/anteckningar från arbetslagsmöten Protokoll/anteckningar från arbetsplatsträffar Protokollskopior Protokollsutdrag 1 4 Planera och följa upp verksamheten Respektive enhet Respektive enhet 2 år 2 år Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet (APT). Om de innehåller beslut som inte finns någon annanstans måste de bevaras annars kan de gallras efter 2 år. Förutsatt att de inte behövs för att förstå ärende och/eller sammanhang Förutsatt att de inte behövs för att förstå ärende och/eller sammanhang Mål- och ekonomistyrning Budget, årsredovisning, delårsrapporter, bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivning Budget Mål och vision Kan ingå i budgeten annars ingår det i Styrande dokument. Preliminära budgetramar Arbetsmaterial Preliminär beräkning statsbidrag, kommunalekonomisk utjämning m.m. Tjänsteskrivelser Investeringsplan Verksamhetsmål och äskanden Budget, antagen Internbudgethandlingar, beslutade Protokollsutdrag Central samverkansgrupp Synpunkter från de fackliga företrädarna Förslag, budget, oppositionen Meddelande om skatteuppgift till Skatteverket Beslut statsbidrag Beslut/protokollsutdrag rsau/rs/rf/nämnd Docpoint Docpoint Arbetsmaterial Enbart som en del av budgeten. Själva ansökan om statsbidrag och beslutet finns under (66)

69 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D Bokslut A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Redovisningsräkning, Skatteverket Beslut från Skatteverket om utjämning Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet Budget, arbetsmaterial Budgetuppföljning Budgetuppföljning, rapporter Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut Delårsrapport regionen, kommunalförbund, kommunala bolag Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning T.ex. månadsrapporter T.ex. resultatrapporter Uppdateras varje år och är direkt knutna till respektive års bokslutsärende Ärendenr HSN 2018/72 Datum Årsredovisning regionen, kommunalförbund, kommunala bolag Revisionshandlingar Protokollsutdrag från kommunalförbund och kommunala bolag Resultatöverföring Protokollsutdrag/Beslut Rsau/Rs/Rf/nämnd Övrig dokumentation av vikt rörande bokslutsärendet Årsbokslut Kommunkoncern. Årsbokslutsbilaga*) *)Anläggningsbilaga Avstämning per balanskonto Bokförings- och avstämningslistor Engagemangsbesked Huvudbokssammandrag Årsförbrukning, årlig statistik över förbrukning över varor och tjänster Årsrapporter/verksamhetsberättelser Begära ökat anslag/tilläggsbudget Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Beslut/protokollsutdrag Används endast vid behov - t ex strukturella förändringar eller underskott i budgeten. Ansöks hos RF Investeringar Stora övergripande investeringar som kräver beslut i fullmäktige hos kommunerna eller hos styrelserna i bolag 15 (66)

70 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Riktlinjer för investeringar Beslut gällande investering, inkl. investeringsunderlag Uppföljning av investering Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning 1 5 Kvalitetsledning Ska användas av alla verksamhetsnivåer Kvalitetsstyra Ledningssystem för kvalitet, kvalitetspolicy och kvalitetsmål. Med ledningssystem avses riktlinjer och rutiner för att fastställa de grundläggande principerna för ledning av verksamheten och för att nå uppställda mål. I ledningssystemet ska ingå bl.a. en dokumenterad informationssäkerhetspolicy, och rutiner för styrning av behörigheter. Se Styrande dokument. Direktiv gällande ledningssystemet Granskning av ledningssystem, resultat av Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Kvalitetsdokument Mål för kvalitetsarbetet Åtgärdsplaner Rapporter, uppföljningar Protokollsutdrag/beslut Uppföljning av mål Uppföljning av verksamhet och kvalitét Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Sammanställning av synpunkter på verksamhetsnivå Ex processbeskrivningar Se Styrande dokument. Se Styrande dokument. Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå. Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten. Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten Mäta verksamhetskvalitet Egenkontroll och riskanalys, enkätundersökningar för att undersöka verksamhetskvalitet, även verksamheter under intern service Intern kontroll 16 (66)

71 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Intern kontrollplan Händelse- och riskanalys Beslut om riskkvalificering Rapporter, uppföljning Protokollsutdrag/beslut Avvikelserapporter Dokumentation Analyser Inspektionsrapporter Anmärkningar Kontroller Beslut Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Kan ingå i intern kontrollplan Checklistor Ett hjälpmedel för intern kontroll som är under ständig bearbetning. Resultatet av checklistan framgår av avvikelserapporten. Mallen på checklistan bevaras Prover, egenkontroll Ex. livsmedelshantering, luft och vatten Tillsyn i egen regi Godkännande Beslut om riskkvalificering Inspektionsrapporter Begäran om yttrande Yttrande/svar Beslut Egenkontroll Enkät Statistik Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Enkät, upprättad G:katalogen 1 ex bevaras tillsammans med sammanställningen Sammanställning G:katalogen Enkätsvar, inkomna Gallras vid inaktualitet* När sammanställning gjorts. Statistik, allmän av betydelse G:katalogen Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet 17 (66)

72 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Statistik, verksamhetsspecifik G:katalogen Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsplan Uppföljningar av rutiner, dokumentation Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/Beslut Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.) Verksamhetsspecifika planer och uppföljningar. T ex planer utifrån den fastställda budgeten med tillhörande uppföljningar. Se Styrande dokument Avser uppföljning av t.ex. arbetsrutiner Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Avser protokollförda uppföljningar av ledningssystemet i kvalitetsråd (motsv.) Avser dokumentation och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Kvalitetshandbok Docpoint Verksamhetsspecifika Synpunkter/förslag och klagomål Synpunkter/förslag och klagomål kan många gånger förekomma i samma inkomna handling och röra flera myndigheter. Det är då viktigt att registrera informationen flera gånger under respektive myndighet samt om det rör klagomål eller synpunkter/förslag dvs skilj mellan dessa två och registrera dem var för sig även om de inkomna handlingarna måste kopieras och registreras på flera ställen Felanmälan Anmälan om fel Redovisning av åtgärd Synpunkter/förslag Synpunkter av betydelse för verksamheten Synpunkter av tillfällig eller ringa betydelse Tjänsteskrivelser Kan registreras i diarium eller i speciellt verksamhetssystem för felanmälningar Avser skriftliga synpunkter till verksamheten. 18 (66)

73 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D Klagomål A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Protokollsutdrag/Beslut Klagomål av betydelse för verksamheten Klagomål av tillfällig eller ringa betydelse Tjänsteskrivelser Protokollsutdrag/Beslut Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Avser skriftliga klagomål till verksamheten. Klagomål av betydelse bevaras och ska registreras, t ex klagomål till vårdenhet eller via patientnämnd (mots.) Anmälan enligt lag Avser anmälan mot myndigheten. T.ex. Lex Sarah, Lex Maria eller kränkande behandling av skolelev. Anmälan om missförhållande Anmälan om kränkande behandling Utredning/rapport Tjänsteskrivelse Beslut Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Kan gälla t.ex. Lex Sarah, Lex Maria. Kan gälla kränkande behandling av skolelev Egna journalkopior gallras vid inaktualitet. Ärendenr HSN 2018/72 Datum Forum för samråd Till exempel tillgänglighetsråd, pensionärsråd och ungdomsråd. Protokoll/anteckningar Föräldraråd, elevråd och liknande. Protokoll/minnesanteckningar Kallelser, föredragningslistor Gallras vid inaktualitet Elevrådets handlingar Egen arkivbildare. Ej allmänna handlingar. Föräldraföreningens handlingar Egen arkivbildare. Ej allmänna handlingar. Skrivelser från representanter i samråd Juridiska handlingar Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som det berör om det finns ett ärende. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registreras ärendet här. Rättsprocesser Domar Domar för kännedom 19 (66)

74 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Kallelser till förhandlingar Tjänsteanteckningar av vikt Tjänsteanteckningar, rutinmässiga Stämningsansökningar Yttranden, egna Yttranden från motpart Fullmakter Förelägganden Protokoll PM, promemorior Korrespondens av vikt Korrespondens, rutinmässig Underlag för framställt krav Rådgivning Överklagande av beslut Tjänsteskrivelse Besvärshänvisning Inkommen överklagan Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt tid Beslut från högre instans Nämndens beslut att överklaga med tillhörande motivering Nämndens yttrande till högre instans Besked från högre instans att deras beslut överklagats i rätt tid JO-anmälan Gallringsfrist Vid inaktualitet Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Korrespondens som ej tillför sakuppgift. Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas. OBS! Vid för sent inkomna överklaganden, dvs när beslut vunnit laga kraft (oftast efter tre veckor) ska de dock registreras under denna rubrik som nytt ärende men gärna med en länk till det ärende som överklagandet berör. Avtal Registreras under Förvalta avtal 20 (66)

75 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Avtal/ kontrakt av principiell betydelse Avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse Komplettering av avtal 1 6 Verksamhetsutveckling och samverkan Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Se Förvalta avtal Se Förvalta avtal Se Förvalta avtal Omvärldsbevakning Omvärldsbevakning av vikt för Regionens verksamheter. Omvärldsanalyser Redovisningar från externa projekt och utredningar Redovisningar från studiebesök och konferenser G-disken T ex projektredovisning, projektdirektiv, projektplan Projekt Gäller även för samverkansprojekt och EU-projekt m.m. Förstudie Projekthandlingar Ekonomiska handlingar Egenproducerad material m.m. UPPHANDLINGSÄRENDEN Beslut om upphandling, anbudsinbjudan, förfrågningsunderlag, annonsering, anbudsförteckning/anbudsöppningsprotokoll, antaget anbud, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut, efterannonsering. Innehåller t.ex. tjänsteskrivelse, beslut, direktiv, plan, utvärdering och sammanställning. Exempelvis: ansökan om att inleda projekt, beslut om inledande av projekt, avtal, projektdirektiv, projekt-, kommunikationsoch tidplan, protokoll från styrgrupp m.fl. Exempelvis: budget, bokföringsplan, revisionshandlingar, ansökningar och beslut om utbetalningar, ekonomisk slutredovisning Exempelvis: nyhetsbrev, broschyrer, tidningsannonser, enkäter, utvärderingar, slutrapporter. Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem och ska registreras under 2.6 Inköp och försäljning. Kopior gallras TI- DIGAST efter sista tidpunkt för revision. Kallelser, föredragningslistor Gallras vid inaktualitet Ärendenr HSN 2018/72 Datum Kopia av AVTAL/ KONTRAKT T ex med antagen leverantör. Revision av projektet Revisionsärende Original i huvudmannens diarium och ska registreras under Förvalta avtal. Kopior ska gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Ex avisering om revisionsbesök, revisionsrapport. 21 (66)

76 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Samverka externt Gemensam nämnd, kommunalförbund, samverkansavtal. Avser verksamhet förknippad med att bygga upp, förvalta och följa upp samverkansorganisationer som innefattar andra myndigheter, ex. polis, universitet, förvaltning, landsting/region, kommun. (Ansvarig nämnd/organisation står för arkivering). Samverkansavtal Överenskommelse Minnesanteckningar Protokoll Ska registreras under Förvalta avtal Utveckla verksamheten Politiskt initierade verksamhetsutredningar ex. omorganisation, driftsform för verksamhet. Kan också gälla stora verksamhetsförändringar ex starta ny skola eller lägga ner skola. OBS! Om utredningen behandlas av en politisk beredning hamnar det under Ärendenr HSN 2018/72 Datum Allmänna handlingar och arkiv Post och postöppning Rutiner för postöppning Respektive enheaktualitet Gallras vid in- Uppdateras löpande. Postöppningsfullmakt Respektive enhet Gallras vid inaktualitet Uppdateras löpande Lämna ut allmänna handlingar Lämna ut allmänna handlingar/ uppgifter ur allmänna handlingar. Förfrågningar om att ta del av allmän handling som saknar pågående ärende. Om det finns ärende så ingår förfrågan i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas om överklagan sker. Begäran om utlämning av allmän Respektive enhet Gallras vid inaktualitet handling Beslut ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Besvärshänvisning Respektive enhet Gallras vid inaktualitet I ärenden som överklagas ska begäran om att ta del av allmän handling bevaras i annars kan de gallras vid inaktualitet. 22 (66)

77 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Kopior av utlämnade handlingar Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Beslut/dom från kammarrätten Gallringsfrist Gallras vid inaktualitet Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning I ärenden som överklagas ska kopior på de utlämnade handlingarna bevaras annars kan de gallras vid inaktualitet Redovisa information Diarieföring/registrering av allmänna handlingar, arkivförteckning, dokumenthanteringsplan, beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Ärendekort Görs i Skrivs ut och arkivläggs tillsammans med ärendet så länge ärendet bevaras på papper. Ärendelista, för samlingsärenden Arkivbeskrivning Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Register över samtliga avlutade och överlämnande ärenden tas ut på papper en gång om året. Varje myndighet ska ha en egen. ArkL 6. Kan ingå i beskrivning av en myndighets allmänna handlingar. Varje myndighet ska ha en egen. OSL 4 kap, 2. Kan ingå i arkivbeskrivningen. Arkivförteckning Visual Arkiv Uppdateras löpande. Krävs inte på myndighet om dokumenthanteringsplanen hålls aktuell utan förs av arkivmyndighet över överlämnade handlingar/information. Klassificeringsstruktur Dokumenthanteringsplan Vårda och förvara arkiv Arkivtillsyn Se Tillsyn från tillsynsmyndighet Arkivhandböcker Se Styrande dokument. Katastrofplaner Se Styrande dokument. Avtal om utlån från arkivmyndigheten av överlämnat arkivmaterial som behövs i verksamheten. Ska registreras under Förvalta avtal Avtal om deponering av arkivmaterial hos arkivmyndigheten. Ska registreras under Förvalta avtal Ärendenr HSN 2018/72 Datum Avtal om hjälp av arkivmyndigheten med gallring hos en myndighet Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Avtal om mikrofilmning/digitalisering Ska registreras under Förvalta avtal Digitalisering för bättre återsökning, kulturarvsportal, programverksamhet, utlån Ska registreras under Förvalta avtal. T ex journaler, protokoll, bygglov m.m. 23 (66)

78 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Avtal rörande skanning Ska registreras under Förvalta avtal. T ex journaler, protokoll, bygglov m.m. Avtal rörande utlån av material till annan myndighet/enskild Avtal om publicering av arkivinformation Register över förfrågningar och ärenden hos arkivmyndighet Hantera arkivleveranser Ska registreras under Förvalta avtal. T ex journaler, protokoll, bygglov m.m. Ska registreras under Förvalta avtal. T ex avtal med Riksarkivet om NAD. Lista över vilka handlingar som begärs ut. Riktlinjer för leveranser av arkiv Se Styrande dokument. Leveransreversal/leveranskvitto hos arkivmyndigheten och den verksamhet som överlämnar handlingar Avhända allmänna handlingar Permanent överförande av handlingar till andra myndigheter eller enskilda organ än arkivmyndigheten. Kräver KF-beslut. Begäran om övertagande av handlingar Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut om avhändande Överlämna allmänna handlingar för förvaring Beslut om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring externt Avtal om lån/förvaring av handlingar Gallra allmänna handlingar Tjänsteskrivelse, förslag till gallring* Gallringsbeslut, särbeslut* Tidsbegränsat lån eller förvaring av handlingar enligt avtal Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring Ska registreras under Förvalta avtal. T ex skannade eller mikrofilmade journaler och verifikationer som förvaras på annan plats. Bara i undantagsfall, se nedan. Ska bara göras i undantagsfall, om gallring har skett av misstag eller ska ske som en unik företeelse, annars ersätter dokumenthanteringsplanen gallringsbeslut. 1 8 Tillsyn och Revision Tillsyn som utövas inom ramen för kärnverksamheterna, se respektive verksamhetsområde Revision och granskning Intern revision Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Begäran om yttrande 24 (66)

79 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Yttrande/svar Protokollsutdrag/beslut Beslut från revisionen Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Tillsyn från tillsynsmyndighet JO, skolinspektionen, socialstyrelsen, externa revisorer, arkivmyndighet. Återkommande reguljära inspektioner. Meddelande om förestående inspektion Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Underrättelse om inkommen anmälan Begäran om uppgifter/yttrande Yttrande/svar Protokollsutdrag/beslut Beslut/dom Åtgärdsplan Register över ansvariga 1 9 Remisser, undersökningar och statistik Externa remisser Remiss/begäran om yttrande Yttrande/svar Protokollsutdrag/Beslut Beslut från remitterande organ Remisser och yttranden som inte hör till någon särskild verksamhet och som kommer in till myndigheten utanför regionkoncernen, t.ex. lagförslag, ny väg Externa undersökningar Ex externa enkäter Enkäter, inkomna Enkätsvar, avgivet Gallras vid inaktualitet Registreras och bevaras om de är av vikt annars gallras vid inaktualitet Registreras och bevaras om de är av vikt annars gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Statistik till andra myndigheter Statistik ex till SCB, Skolverket, Socialstyrelsen m fl Begäran om uppgifter Respektive enhet Gallras vid inaktualitet Lämnade uppgifter Respektive enhet Gallras vid inaktualitet 1 10 Hantera Regionens varumärke Gäller även regionala/kommunala bolag Regionvapen 25 (66)

80 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Beställning av Regionvapen Förslag från Riksarkivet, Statsheraldikern Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Begäran om yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Ansökan om registrering hos PRV Registreringsbevis från PRV Grafisk profil Förfrågan om tillstånd att använda regionens vapen Beslut i förfrågan om tillstånd att använda regionens vapen Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Patent och registreringsverket. Riktlinjer för grafisk profil Se Styrande dokument Förslag till grafisk profil Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Varumärke Även regionala/kommunala bolag Registrering hos Bolagsverket Registreringsbevis Registrering av varumärke Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Ansökan om registrering hos PRV Registreringsbevis från PRV Förfrågan om tillstånd att använda regionens varumärke Beslut i förfrågan om tillstånd att använda regionens varumärke Patent och registreringsverket. Diarieförs Utmärkelser Ex. kulturpris, byggnadspris och idrottspris. Som regionen som huvudman delar ut Nomineringar Protokollsutdrag/beslut Flaggning Instruktion för flaggning Se Styrande dokument 26 (66)

81 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning 1 11 Representera Till exempel jubileer, eller andra evenemang som regionen arrangerar eller deltar i som en del av regionens officiella representation Evenemang och avtackningar Föreningar, näringsliv etc. Protokollsutdrag/Beslut Inbjudan, deltagare evenemangsaktiviteter Förslag evenemangsaktiviteter Meddelande antagen aktivitet till evenemangsplan Evenemangsplan Inbjudan, gäster Representationslistor och registreringsförteckningar Dokumentation från evenemang, tackbrev och ordförandekorrespondens Förtjänsttecken (motsv.) Representationsgåvor, (som minst dokumentation av, eller ett arkivexemplar) Vänortsutbyte Redogörelse för evenemanget, fotografier, upptagningar. Av förtjänsttecken framtagna för regionens räkning bevaras ett "arkivexemplar" (T.ex. standar) Av gåva speciellt framtagen för regionens räkning bevaras ett "arkivexemplar". (T.ex. föremål försett med regionvapen) I annat fall dokumenteras gåvan i bild. Protokollsutdrag/Beslut Avtal Se Förvalta avtal Presentationsmaterial från vänorter Inbjudningar Tackbrev Dokumentation från vänortsbesök Överlämnat från vänorter. Redogörelser från besöket, fotografier, tackbrev. Gåvor till regionen För gåvor över ett visst värde kan behov finnas av registrering för att vid förfrågan veta var gåvan befinner sig Dataskydd Enligt Dataskyddsförordningen lag (2018:218) Personuppgiftsombud/Dataskyddsombud Beslut om personuppgiftsombud/dataskyddsombud 27 (66)

82 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Personuppgiftsbehandling Förordnande av personuppgiftsombud Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Inrättande av personuppgiftsombud (Papper i pärm) Gallringsfrist Gallras vid inaktualitet Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Samtycken/återtagande av samtycken till behandling av personuppgifter Samtycken och återtagande av samtycken till utlägg på webbplats Samtyckesblankett för behandling av personuppgifter (Papper i personakt) (Papper i personakt) Ingår i protokoll. (Papper i pärm) 2 år Registerförteckning (Papper i pärm) Personuppgiftsombudets förteckning över personregister Begäran om registerutdrag, inkl. svar 1 år Begäran om rättelse Den registrerade har möjlighet att själv begära att den personuppgiftsansvarige ska korrigera uppgifter som behandlats i strid med lagen eller föreskrifter som har utfärdats med stöd av lagen. Om man vill att ens egna personuppgifter ska rättas lämnas en begäran enligt regionens rutiner. Ärendenr HSN 2018/72 Datum (66)

83 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Stödjande processer (kapitel 2) A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp A B C D 2 INTERN SERVICE Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning 2 1 Mötesadministration Förberedelser och genomförande av nämndssammanträden, sammanträden och möten av olika slag. Gäller även bolag och förbund. Ej beslut Mötesplanering Sammanträdesplanering (kalender) Protokollsutdrag/beslut Beställningar av fika och lokaler Genomföra möten Beslutet om sammanträdesplanering Gallras vid inaktualitet Kallelse/ärendelista/föredragningslista med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet) Kallelse/ärendelista/föredragningslista Kungörelse Inkallelselistor, ersättare Justeringsanslag 2 år Se anmärkning 2 år 2 år 2 år Får gallras om protokollet innehåller en ärendeförteckning (innehållsförteckning) annars måste de bevaras. Gäller enbart fullmäktige Förvaltningslagen ändrades 1/ och man har där godkänt digitala justeringsanslag. 2 2 Administration av förtroendevalda Registrera förtroendevalda Förtroendemannaregister Troman Samtycke enligt PuL/Dataskyddsförordning Beställning av användarkonto Sekretessförbindelse Se anmärkning Se anmärkning Se Samtycken Se Förvalta IT-system Ärendenr HSN 2018/72 Datum Medgivande öppna post Avtal lån av surfplatta/dator Ersättning och arvoden till förtroendevalda Arvodeslista/lönelista Troman Arvoden, sammanställning över utbetalda Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) Troman Se anmärkning Se anmärkning 2 år 10 år Se Post och postöppning Gallras vid inaktualitet och tillhör Förvalta avtal. 29 (66)

84 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp A B C D Transaktionsfil Troman 2 år Utveckla förtroendevaldas kompetens Protokollsutdrag/beslut Inbjudan till externa kurser och konferenser för förtroendevalda Interna utbildningar för nya förtroendevalda Avtacka/hedra förtroendevalda Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Gäller beslutsprocessen. Fördjupning i beslut och politiskt arbete. OBS! Kan också gälla om politiker sitter i special nämnd/styrelse där specifik utbildning krävs inom området för att de ska kunna fatta beslut. Gallras vid inaktualitet G-disken Inbjudan, kursmaterial och deltagarlista. Riktlinjer för gåvor Register över gåvor Beslut om utdelade gåvor Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Se Styrande dokument. Beskrivning av valbara gåvor. Registreras om överstiger visst värde. 2 3 Informera och kommunicera Informationsmaterial Personalinformation Informationsmaterial till allmänheten Intranätet (imcms) gotland.se (imcms) Ska enbart rikta sig till de som är anställda inom organisationen, t.ex. nyhetsbrev, videoinspelning m.m. Avser information till allmänheten t.ex broschyr, textdokument på hemsida, portal etc. med allmän eller specifik information. 1 arkivexemplar av broschyr etc. bevaras. Informationsmaterial, reklam, broschyrer etc för kännedom (inkommande) Interna utbildningar; kataloger eller annat informationsmaterial kring bl.a kursutbud och tjänster Gallras vid inaktualitet Ett exemplar av varje ska bevaras. Ärendenr HSN 2018/72 Datum Pressklipp/omvärldsbevakning Bildarkiv; digital bildbank Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor och dyl som dokumenterar verksamheten Fotografier, filmer, video, ljud, CD-skivor och dyl framtagna för intern information och utbildning Kalender Bildhanteringssystem (mediaflowpro) Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet regionalt system Kalender för verksamhet. 30 (66)

85 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp A B C D Intern webb Handböcker/interna rutiner Dokumentbibliotek Extern webb Regionövergripande information och nämnd/förvaltningsspecifik Felaktiga webbsidor eller felaktiga permalänkar etc Intranätet (imcms) Intranätet (imcms) gotland.se (imcms) gotland.se (imcms) Se anmärkning Gallras vid inaktualitet* Gallras vid inaktualitet* Gallras omedelbart Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Se Styrande dokument. 1 ex sparas vid större förändringar i övrigt uppdateras de löpande. Uppdateras löpande Uppdateras löpande av webbmaster Projekt- och samarbetsytor på webben Tillhandahålla och använda, t ex Projectplace, OneDrive, Share Point m fl. Samarbetsytor Projektytor Dokumentbibliotek Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Information av vikt måste ha sparats på annan plats. Information av vikt måste ha sparats på annan plats. Information av vikt måste ha sparats på annan plats. Material från interna informationsträffar Gallras vid inaktualitet Ärendenr HSN 2018/72 Datum Ekonomiadministration Kontoplan/gällande ekonomimodell Ekonomiadministrativt system Kontoplan och konteringsdimensioner, inkl. kodförteckningar/kodplan Se anmärkning i sin helhet eller i urval. Behövs för förståelse och användbarhet av ekonomiinformation vid forskning Dessa bevaras för att man i framtiden ska kunna tyda alla koder m.m. när det gäller ekonomihandlingar i samband med forskning. Kan ingå i bokslutet Användare i ekonomisystemet Se anmärkning Se Förvalta IT-system Behandlingshistorik Se anmärkning Se Förvalta IT-system Systemdokumentation Se anmärkning Se Förvalta IT-system Beskrivningar av automatkonteringar 10 år Leverantörsreskontra Pengar ut. De flöden som genererar kostnader för verksamheter i regionen, bolagen och stiftelserna Avstämningslistor/underlag 2 år Sammanställningar som upprättas i samband med bokföring och utbetalningar 31 (66)

86 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning A B C D Fakturahanteringssystem Fellistor Se anmärkning 10 år i sin helhet eller i urval. Behövs för förståelse och användbarhet av ekonomiinformation vid forskning. Innehåller uppgifter om hantering av skannade filer, kontering och attestering Avser bokföringsverifikationer Integrering mellan fakturahanteringsoch ekonomisystem Korrespondens rörande leverantörsfakturor Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade Leverantörsfakturor, inkomna på papper 1 år Gallras vid inaktualitet 10 år Information om överföring och mottagning Behövs för förståelse och användbarhet av ekonomiinformation vid forskning. Leverantörsregister Ska innehålla: organisationsnummer, företagskod, kundnummer och kundnamn. med vissa tidsintervaller för forskning Leverantörsreskontra, utgående Ska innehålla: leverantörsnamn, kundnummer, reskontratyp, reskontraserie, fakturanummer, fakturadatum, verifikationsnummer, verifikationsserie, bokföringsdatum, belopp Leverantörsreskontra, kvittens Underlag för utbetalningar Restlistor Restlistor; obetalda räkningar 10 år 10 år betalning eller avskriven fordran 3 år Ska innehålla: utbetalningsbekräftelser, kvittens på skapad fil till betalinstitut, återrapporteringar av utförda betalningar, bokföring av utförda betalningar Ska innehålla: Attesterade lönefiler, körjournaler, kundrabatter, återbetalningar, överföringar etc. Ärendenr HSN 2018/72 Datum Kundfordringar, avskrivningar av, med beslut/specifikation Underlag för makulering och med-/avskrivning av kundfakturor Utbetalningsjournaler 10 år 10 år 10 år Sammanställning av genomförda utbetalningar Kundreskontra Pengar in. De flöden som genererar inkomster för Regionen förvaltningarna, bolagen och stiftelserna Avstämningslistor/underlag 2 år Sammanställningar som upprättas i samband med fakturering och inbetalningar 32 (66)

87 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning A B C D Faktureringsunderlag, manuell hantering 10 år Beställningar och annat som innehåller uppgifter som behövs för att sammanställa kundfakturor Fellistor Inbetalningsjournal Inbetalningsunderlag, plus- eller bankgiro Filöverföring/integrering mellan försystem Korrespondens rörande kundfakturor Kundfakturor, elektroniska och digitaliserade Kundfakturor, på papper Kundfakturajournal fakturahanteringssystem 10 år 10 år 10 år 10 år Gallras vid inaktualitet 10 år 10 år Avser bokföringsverifikationer Sammanställning av fakturor som inbetalats av kund Information som förs över för att möjliggöra fakturering eller kontroll/avstämning av fakturering och inbetalning Behövs för förståelse och användbarhet av ekonomiinformation vid forskning. Sammanställning av fakturor som skickats till kund. Tas fram vid behov. Kundregister Information om organisations- eller personnummr, kundnummer och kundnamn samt annat av relevans. med några års mellanrum för at få en bild vilka som har varit kunder (Forskning) Kundreskontra, utgående Kundregister med uppgifter om utsända fakturor och betalningsstatus. Innehåller: kundnamn, kundnummer, reskontratyp, reskontraserie, fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum, verifikationsnummer, verifikationsserie, bokföringsdatum och belopp. Kundreskontra, ingående Kvittens på skapad fil till betalinstitut med utbetalningsbekräftelser, återrapportering av utförda utbetalningar och bokföring av utförda utbetalningar Ärendenr HSN 2018/72 Datum Manuella fakturor och kassakvitton Medgivandeblankett autogiro Utskriftsfil för fakturor 10 år Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Gallras när autogirot upphört att gälla dvs. när avanmälan görs av kund eller kund avlider. Kopior av utgående fakturor. Under förutsättning att originalinformationen sparas i kund- och ekonomisystem 33 (66)

88 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Anmälan e-faktura Anläggningsreskontra Se anmärkning Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Gallras när e-fakturan upphört att gälla dvs. när avanmälan görs av kund eller kund avlider. Anläggningsregister Uppdateras kontinuerligt. Årlig version ingår i bokslutet. Anläggningsspecifikation Skapas vid aktivering av anläggning. Ingår i bokslutet Värdejustering av anläggningar (bekräftelse) Avskrivningar, avskrivningsbekräftelse Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade Leverantörsfakturor, inkomna på papper Verifikationsrapporter, avräkningslistor vid inläsning interna och externa försystem 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år Inträffar efter t.ex. försäljning, utarangering, värdeöverföring, nedskrivning och uppskrivning av ett av kommunens objekt och det inte längre är aktuellt för kommunen dvs man räknar 10 år efter detta och sedan kan de gallras Vid avskrivning av fastigheter Innehåller: fellistor, rättade avräkningslistor, ej korrigerade verifikat, bokföringsordrar, aktivering och värdejustering av anläggningar, avskrivningar av anläggningar Inventarieförteckningar Uppdateras kontinuerligt. Årlig version ingår i bokslutet Fakturera internt Underlag Fakturasystemet 2 år Interndebitering/kostnadsfördelning Fakturasystemet 10 år Bokföringsorder Fakturasystemet 10 år Löpande bokföring/redovisning Med löpande redovisning menas de informationsmängder som uppkommer hos förvaltningar, bolag och stiftelser i samband med avstämning, kontroll och rapportering Ärendenr HSN 2018/72 Datum Grundboksposter Ska innehålla: organisationsnummer, företagskod, verifikationsdatum, verifikationsnummer, verifikationsrad, verifikationstyp, kontonummer, verifikationstext, belopp 34 (66)

89 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Huvudboksposter Ska/kan innehålla: kund-/leverantörsnummer, bokföringsdatum, verifikationsserie, verifikationsnummer, belopp, fri text, ansvar, fastighet, verksamhet, projekt, år, årets ingående balanser, årets utfall Koncernredovisning Med bilagor. Årlig version ingår i bokslutet. Avstämningslistor/underlag Plus- och bankgirolistor Plusgiro och bankgiro, bevakningslistor Plusgiro och bankgiro, fellistor Plusgirobesked Projektregisterinformaton Rekvisition/beställning Räntefakturor Verifikationsrapporter, löpande redovisning 2 år 10 år 2 år 2 år 2 år 10 år 2 år 10 år 10 år Månadsvisa rutinkontroller vid genomgång av redovisningen Kontoutdrag från bank. Sparas i 10 år för att kunna visa transaktioner i händelse av inkassokrav från leverantör Uppgifter om avslutade projekt Fakturor där myndigheten fakturerar kunden dröjsmålsränta på en försenad betalning Skapas vid huvudboksrelaterade händelser i ekonomisystem. Innehåller: avräkningslistor vid inläsning från interna och externa försystem t.ex. rättad avräkningslista, ej korrigerade verifikat, bokföringsorder och verifikationsspecifikationer t.ex. bokföringsorder, reverseringar i leverantörs- eller kundreskontran Ärendenr HSN 2018/72 Datum Verifikationsrapporter, vid periodavslut/årsavslut 10 år Innehåller: periodisk automatkontering, överföring av ingående balans Ekonomiska anspråk Bestridande av faktura, skadeståndskrav och försäkringsärenden i samband med ekonomiska anspråk, fodringar och avskrivning av fodringar Betalningspåminnelser Inkassojournal 2 år 10 år Efter betalning eller avskriven fordran Sammanställning av pågående inkassoärenden, antingen egenupprättade eller inkommen från inkassobolag 35 (66)

90 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Inkassoärenden Filöverföring/integrering mellan ekonomi- och inkassosystem Bestridande av faktura Ärenden om reducerad avgift Konkursbesked Fusionsbesked Uppgifter och handlingar i inkassoärenden t.ex. avbetalningsplaner. Kan gallras 2 år efter att skulden är reglerad eller den skuldsatte är avliden/konkursad Information som förs över för att möjliggöra uppföljning av bristande betalningar. Kan gallras 2 år efter att skulden är reglerad eller den skuldsatte är avliden/konkursad Ekonomisystemet Se anmärkning Se anmärkning Se anmärkning Se anmärkning Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Registreras på samlingsnummer, om ytterligare uppgift tillkommer skapas ett eget ärende. om eget ärende. Samlingsnumret kan gallras efter 2 år. Registreras på samlingsnummer, om ytterligare uppgift tillkommer skapas ett eget ärende. om eget ärende. Samlingsnumret kan gallras efter 2 år. Förfrågan Försäkrings-kassan vård i annat EU-land Pärm + Vårdslussen 2 år Taxering och skatteredovisning Med detta menas de flöden som hanterar redovisning samt ansökningar till Skatteverket Handlingar som styrker avdragsrätt avseende moms vid fastighetsköp och försäljning med avtalet Ärendenr HSN 2018/72 Datum (66)

91 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning A B C D Ansökningar och beslut om frivillig skattskyldighet Ansökningar och beslut om jämkning av moms Ansökningar och beslut, omprövning av arbetsgivaravgifter Fastighetsdeklarationer 17 år 10 år 10 år 10 år Inklusive underlag som styrker att kostnad förelegat. Gallringsfristen räknas från att fastigheten/objektet upphört att vara aktuellt för kommunen (t.ex. sålt eller utrangerats). Om den ingående momsen under ett beskattningsår uppgår till minst kr så ska jämkning ska om den momspliktiga verksamheten ökat, minskat eller upphört samt vid vissa överlåtelser. Korregeringstiden för denna typ av jämkning är tio år och av skattebetalningslagen (1997:483) framgår att en deklarationsskyldig i skälig omfattning ska bevara räkenskaper, anteckningar eller annat underlag för att möjliggöra kontroll av beskattningen under sju år efter utgången av det kalenderår då korrigeringstiden löpte ut. När det gäller fastigheter innebär det att informationen kan gallras efter 17 år men maskiner som också berörs kan gallras efter 12 år då det är en gallringstid på 5 år samt 7 år för korrigering. Kopior eller utskrifter av inlämnade deklarationer. Görs på nätet, spara kvittens eller kopia av deklaration av juridiska skäl. Ärendenr HSN 2018/72 Datum Momsrapporter/momsdeklarationer 17 år Om den ingående momsen under ett beskattningsår uppgår till minst kr så ska jämkning ske om den momspliktiga verksamheten ökat, minskat eller upphört samt vid vissa överlåtelser. Korregeringstiden för denna typ av jämkning är tio år och av skattebetalningslagen (1997:483) framgår att en deklarationsskyldig i skälig omfattning ska bevara räkenskaper, anteckningar eller annat underlag för att möjliggöra kontroll av beskattningen under sju år efter utgången av det kalenderår då korrigeringstiden löpte ut. När det gäller fastigheter innebär det att informationen kan gallras efter 17 år men maskiner som också berörs kan gallras efter 12 år då det är en gallringstid på 5 år samt 7 år för korrigering. OBS! Görs på nätet men om verifikation skapas av ekonomisystemet över momsen så ersätter den själva momsdeklarationen. Kopia av momsdeklaration eller momsverifikationen måste bevaras under gallringstiden. 37 (66)

92 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift Skattedeklarationer, slutlig skatt Skatteredovisning, utdata för Skatterevision, underlag för Kontoutdrag Skatteverket 10 år 10 år 6 år 6 år Gallras vid inaktualitet Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Kopior eller utskrifter av inlämnade deklarationer bör bevaras fram till gallring av juridiska skäl. Görs på nätet, spara kvittens. Kopior eller utskrifter av inlämnade deklarationer bör bevaras fram till gallring av juridiska skäl. Görs på nätet, spara kvittens. Kopior. Original finns hos Skatteverket Utbetalningar Det som ej omfattas av leverantörsreskontra Bankutbetalning Bankuttag till kontantkassa 10 år 10 år Direkt utbetalning på bankkontor eller via internetbank. Autogirodragningar direkt från konto Inbetalningar Det som ej omfattas av kundreskontra Bankinsättningar Kontantkassa Kassarullar Redovisning av kassa Babs-kvitton, kassakvitton 10 år 10 år 10 år 10 år 2 5 Finans- och skuldförvaltning Förvalta finanser Ex. aktier och värdepapper Kapital och värdepapper Fondredovisningar Investeringsplaner Låneförteckningar 10 år Lånereskontra Obligationslån, bankens redovisningar 10 år 10 år Ärendenr HSN 2018/72 Datum Inkommande bidrag Ansökan om statliga/övriga bidrag EU-bidrag För mer information kring speciella regler för EU-projekt EU-projekt se Projekt Statsbidrag T.ex. energirådgivning el. utjämningsbidrag och statsbidrag inom hälso- och sjukvård. Kan innehålla ansökan, beslut m.m. 38 (66)

93 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D Inlån A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Redovisning av statsbidrag Kommunalt bidrag Bidragsansökningar, innehåller även uppgifter om bidragskriterier Utredning Tjänsteskrivelse Beslut nämnd/styrelse Revers Utlån Delegationsbeslut Underlag för betalning Avslutade lån Revers Delegationsbeslut Underlag för betalning Avslutade lån Borgen Ärenden om kommunal borgen Utdelningar och koncernbidrag Beslut om utdelning eller koncernbidrag Avkastningskrav Betalningsfil Ägartillskott Beslut om ägartillskott Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Från kommunintern "fond" inrättad för särskilda satsningar, dvs interna myndigheter hos kommunen kan söka bidrag ur ev. fond. 10 år Gäller kommunala bolag Ärendenr HSN 2018/72 Datum Inköp och försäljning Det finns möjlighet kommunen, om upphandlare vill, att avstå från att använda och då upphandlare menar att allt inom verksamheten ryms inom Genomföra upphandling Genomföra upphandling Beslut om upphandling/beslut om att delta i samordnad upphandling FFU/förfrågningsmaterial - arbetsmaterial Gallras vid inaktualitet Räknas ej som allmän handling och är därför inte offentlig 39 (66)

94 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning A B C D FFU/förfrågningsmaterial - färdigställt Tendsign Gallras vid inaktualitet FFU är arbetsmaterial tills det publiceras. Upphandlingsansvarig publicerar FFU (och annons) i Tendsign. Annons och förfrågningsunderlag/upphandlings-dokument, kan även innehålla anbudsförfrågan. Inledningsvis sekretess Öppningsprotokoll Prövningsprotokoll Utvärderingsprotokoll Vilka anbud som kommit in. Absolut sekretess tills tilldelningsbeslutet offentliggjorts. Vilka anbud som uppfyller förfrågningsunderlaget. Samma som utvärderingsprotokoll, kvalificeringsprotokoll och upphandlingsprotokoll. Sekretess tills tilldelningsbeslut offentliggjorts. Utvärderingen av anbuden och hur de uppfyller kraven som ställts i förfrågningsunderlaget Tilldelningsbeslut Vilket anbud som vann. Går i vissa fall till beslut i nämnd/styrelse Underrättelse Anbud, inte antaget 2 år Vid EU-upphandling måste även icke antagna anbud bevaras. Absolut sekretess tills tilldelningsbeslutet offentliggjorts. Anbud, antaget Absolut sekretess tills tilldelningsbeslutet offentliggjorts. Ärendenr HSN 2018/72 Datum Fullmakt Upphandlingsrapport/anbudsförteckning Avtal (ramavtal, tjänstekontrakt, varukontrakt, entreprenadkontrakt) Beslut att avbryta upphandling Förhandlingsprotokoll avtal Avropa från ramavtal Ansökan om överprövning och yttranden Sekretessförbindelse Förfrågningsunderlag/Upphandlingsdokument vid avrop från ramavtal, förnyad konkurrensutsättning Rapport hur upphandlingen har fungerat 40 (66)

95 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Genomföra direktupphandling Förfrågningsunderlag/upphandlingsdokument direktupphandling Fullmakt Offerter, inte antaget Offerter, antaget Spontanoffert och leverantörsinformation Orderbekräftelse Garantibevis Produktdokumentation Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Myndighet kan besluta om ej registrering av förfrågningsunderlaget understiger visst belopp annars ska handlingarna diarieföras Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet 2 år Gallras vid garantitidens upphörande Gallras vid inaktualitet Följesedel 2 år Förvalta avtal Bevakning av avtal, option på förlängning vid upphandling etc. Avtal/kontrakt av vikt Avtal/kontrakt Komplettering av avtal Avtal/kontrakt som omfattas av avskrivning eller med lång rättslig betydelse. Avtal/kontrakt ingångna genom upphandling men även samverkansavtal m.m. Obs! Avtalet sparas även på papper under hela avtalsperioden. Gallras två år efter avtalets utgång Avtal/kontrakt av mindre ekonomisk betydelse, t.ex. städavtal, inhyrd personal Ärendenr HSN 2018/72 Datum Avtalsuppföljning Avtalsdatabas Tendsign Prisjustering Uppdragsbeställning av personal, t.ex. hyrsjuksköterskor och hyrläkare Tidrapporter; underlag bemanningsföretag Åtgärdsplan 2 7 Personaladministration Rekrytera personal Annons Pärm pärm Aditro 10 år 10 år Gallras vid inaktualitet Intresseanmälningar/spontanansökan Hos chef Gallras vid inaktualitet T.ex. inhyrd personal 41 (66)

96 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Sammanställning över sökande Ansökningar, ej erhållen tjänst Aditro Aditro 2 år Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Sparas 2 år efter att tjänsten tillsats, intill preskriptionstid för överklagande passerat enligt Lag (2003:307) om förbud mot diskriminering Utlåtande från rekryteringskonsult Gallras vid Hos chef inaktualitet Ansökningshandlingar från antagen Förvaras i personalakt hos löneavd Anställa personal Anställningsavtal Förvaras i personalakt hos löneavd. Gäller både tillsvidareanställning och tillfälliga anställningar Anställningsunderlag Dispensansökan Introduktionsplan för medarbetare Checklista Informationsmaterial Beställning av användarkonto Beställning av passerkort Beställning av tjänsteid-kort IT-försäkran Mobiltelefonavtal Hos chef Hos chef Hos chef Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Se anmärkning Se anmärkning Se anmärkning Fullmakt för postöppning Respektive enhet Gallras vid inaktualitet Tystnadsplikt Kvittenser för nycklar Original skickas till löneavd. Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Se Förvalta IT-system T.ex. IT-konto Se Skydda byggnader och egendom Se Skydda byggnader och egendom Gallras 2 år efter inaktualitet Förvaras i personalakt 10 år Förvaras i personalakt 2 år Se anmärkning Förvaras i personalakt om den finns. Kopia hos verksamheten. Se Skydda byggnader och egendom Tjänstebilsavtal Förvaras i personalakt. Ärendenr HSN 2018/72 Datum (66)

97 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Registerutdrag enligt kontroll för arbete inom skola/förskola Registerutdrag enligt kontroll för arbete med barn med funktionsnedsättning Registerutdrag enligt kontroll för arbete -hem för vård eller boende som tar emot barn Registerutdrag enligt kontroll för övrigt arbete med barn/kontakt med barn Bemanning och ledigheter Ansökan om tjänstledighet längre än 6 månader Ansökan om tjänstledighet kortare än 6 månader Se anmärkning Se anmärkning Se anmärkning Se anmärkning 2 år Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Registerutdraget får inte vara äldre än 1 år. Registerkontroll måste visas upp inför anställning i förskola, grundskola och motsvarande skolformer samt fritidshem och annan pedagogisk verksamhet. Registerkontroll ska visas upp inför anställning i gymnasieskola och gymnasiesärskola om du som arbetsgivare kräver det. Även administrativ personal, skolvaktmästare och kökspersonal omfattas av registerkontrollen. Arbetsgivare får ta en kopia på registerutdraget Registerutdraget får inte vara äldre än 1 år. Registerutdraget eller en kopia av det ska bevaras i minst två år från det att en anställning, ett uppdrag eller en praktiktjänstgöring påbörjades. Arbetsgivare får ta en kopia på registerutdraget. Registerutdraget omfattar alla LSS-verksamheter som avses i lagen. Giltighetstiden är 6 månader efter utfärdande. Notering om att utdraget visats upp får göras. Utdrag eller kopia som gäller den som anställs, får uppdraget eller praktiktjänsten ska bevaras under minst två år från det att anställningen, uppdraget eller praktiktjänstgöringen påbörjats. Arbetsgivaren får ta en kopia Registerutdraget får inte vara äldre än 1 år. Denna typ av utdrag ska inte användas om det finns andra utdrag som är tillämpliga, exempelvis skolutdrag eller LSS Du som arbetsgivare får inte dokumentera den utförda kontrollen på annat sätt än genom att anteckna att ett registerutdrag har visats upp. Arbetsgivaren får alltså inte behålla, ta kopia eller anteckna något om vad som står i utdraget. Förvaras i personalakt. 43 (66)

98 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Beviljad tjänstledighet Registreras om beslut krävs. Förvaras i personalakt. Ansökan om semesterledighet Meddelanden från försäkringskassan Semesterlistor Adresslistor Blanketter, ifyllda Blanketter, mall Kvarstående semester, lista över Administrera anställningar Docpoint Lönesystem Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Beroende på innehåll, framgår på blanketten om de ska bevaras Ärendenr HSN 2018/72 Datum Ändra anställningsform Bisysslor Gallras vid inaktualitet Intyg om annan huvudarbetsgivare Hos chef 5 år Intyg Betyg, från högskola etc Personalhälsa Personalhälsovårdsjournal Se anmärkning Förvaras i personalakt Även sammanställning registreras och uppdateras kontinuerligt Tjänstgöringsintyg skrivs ut vid behov och ges till anställd. Förvaras i personalakt. Rehabiliteringsutredning Chef/Aditro När personen Förvaras i personalakt inte längre är anställd Arbetsförmågebedömning, test och Personakt hos Gallras vid Förvaras i personalakt arbetsprövning, rapport chef inaktualitet Behandlingskontrakt Förvaras i personalakt Resultat från behandling, rapport Läkarutlåtande Sjukanmälan Personalsystem 2 år Friskanmälan Personalsystem 2 år Sjukförsäkran Hos chef 2 år Omplaceringsutredning Beslut om omplacering Anmälan om arbetsskada till Försäkringskassan Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Kan även vara sjukintyg som lämnats till arbetsgivaren från arbetstagaren Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt 44 (66)

99 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Utredning om arbetsskada Anmälan till AFA (TFA-KL) Beslut om sjukersättning Beslut om rehabiliteringsersättning Beslut om livränta Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt. Från Försäkringskassan Anmälan om diskriminering, trakasserier eller kränkande behandling Förvaras i personalakt Handlingsplan chef/aditro När personen inte längre är anställd "Särskilt högriskskydd" Ansökning om ersättning för kostnader 10 år "Särskilt högriskskydd" Beslut från Försäkringskassan om ersättning första dagen 10 år Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Löneavd. Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen Hos chef Beslut från Arbetsförmedlingen avseende Hos chef bidrag (nytt eller omprövat) Arbetsträning; dokumentation chef/aditro Besked till anställd enligt AB att anställningsvillkoren ska omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad personalakt löneavd. 2 år 2 år Försäkringskassans anteckningar från avstämnings-/uppföljningsmöten Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning) Utbilda och utveckla personal chef/aditro personalakt lön Ärendenr HSN 2018/72 Datum Medarbetarsamtal/ utvecklingssamtal; dokumentation Hos chef Gallras när nytt dokument är upprättat Gallras när personen inte längre är anställd Lönesamtal Hos chef Gallras när nytt dokument är upprättat Fritidsstudiebidrag Förvaras i personalakt Utbildningskontrakt Förvaras i personalakt Kursmaterial Gallras vid inaktualitet Studieintyg Förvaras i personalakt hos chef Kompetensutvecklingsplan Förvaras i personalakt Arbetsbeskrivning Förvaras i personalakt Avtal utbildningsinsatser; föreläsare eller liknande 45 (66)

100 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Kurser, seminarier och utbildningar som förvaltningen arrangerar Kursinbjudningar; inkomna (inbjudan, program, deltagarlistor mm) Kursanmälan Kursansökan och beslut Ledarkontrakt Disciplinåtgärder för personal Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning G-disken Program, inbjudan, deltagarlistor, unikt studiematerial samt kopior av kursintyg bevaras. Övriga handlingar (som inte ingår i ekonomisk eller personalredovisning) kan gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Hos chef Hos chef Hos ansvarig chef 2 år 2 år Gallras vid inaktualitet Gäller både för avdelningsoch enhetschefer samt förvaltningschef Ärendenr HSN 2018/72 Datum Kallelse Dokumentation om misskötsamhet MBL-protokoll Underlag inför disciplinär åtgärd Yttrande inför disciplinär åtgärd Beslut om disciplinär åtgärd ex skriftlig varning Internutredning Polisanmälan Uppvakta personal Gallras vid inaktualitet Förutsätter att protokoll förts vid möte. Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt. Det råder inte sekretess i disciplinärenden utan både underlag och beslut är offentliga. Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt om det är en utredning som rör en enskild anställd, om en arbetsgrupp berörs förvaras utredningen i. Se anmärkning Se Anmäla till polis Riktlinjer för gåvor Docpoint Se anmärkning Se Styrande dokument. Beslut om utdelade gåvor Registreras om överstiger visst värde. Sammanställningar över aktuell personal Inbjudan Register över gåvor Avsluta anställning Arbetsgivarintyg Beslut om avgångsvederlag Uppsägning på egen begäran Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Beskrivning av valbara gåvor. 2 år Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt 46 (66)

101 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Ansökan om uppsägning i samband med pension Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Förvaras i personalakt hos löneavd. LAS-handlingar, ej genomförda LAS-handlingar, genomförda 2 år Varsel och beslut om uppsägning p.g.a. arbetsbrist Varsel och beslut om uppsägning p.g.a. personliga skäl Varsel och beslut om avsked MBL-protokoll Tjänstgöringsintyg/betyg, kopia Ansökan om företrädesrätt Dödsfallsintyg Anmälan om dödsfall TGL-KL, beslut vid dödsfall Avstängning 2 8 Systematiskt arbetsmiljöarbete Gallras vid inaktualitet Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Arbetsmiljö-/skyddsrond Oftast är det ett dokument som innehåller både skyddsrond, riskbedömning samt handlingsplan. Arbetsmiljörond APT/Arbetsmiljörond fastighet/allergirond Riskbedömning Handlingsplan Utreda arbetsmiljö Respektive enhet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet När nytt skyddsrondsprotokoll upprättas så kan det gamla gallras under förutsättning att ev. risker som inte blivit åtgärdade förs över till det nya protokollet. Ärendenr HSN 2018/72 Datum Beslut från arbetsmiljöverket Överföring av arbetsmiljöuppgifter Översyn av arbetsmiljöarbete Konsekvensanalys av arbetsmiljöeffekter Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Sammanställning av tillbud, olycksfall och arbetsskador Gallras när ny ansvarig har utsetts Se anmärkning Se anmärkning Förvaras i personalakt Se Mäta verksamhetskvalitet Se Mäta verksamhetskvalitet 47 (66)

102 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Utredning 2 9 Löneadministration Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Inomhusklimat, teamutveckling, psykosociala förhållanden Registrera tjänstgöring och lön Ärendenr HSN 2018/72 Datum Lönelistor Hos HR-chef Personalförteckningar Personalsystem Gallras vid inaktualitet Arvoden 2 år Ersättningar Lönesystem 2 år Förskottsanmälan 2 år Löneunderlag Se anmärkning Flextidsrapporter/sammanställningar Medvind 2 år Arbetstidsscheman Medvind Gallras vid inaktualitet Retroaktiva löner Läkarintyg Sjukanmälan till Försäkringskassan Löneavdelningen 2 år 2 år 2 år Ex. friskvård, glasögon, arbetskläder Ex. kvitto på personliga utlägg, reseräkningar. Om underlaget är momspliktigt får det inte gallras förrän efter 10 år annars kan underlagen gallras efter 2 år. Kontrolluppgifter Till Skatteverket för pensionsberäkning. Löneavdrag Skatter Skattejämkning beslut Beräkna lön, arvoden och ersättningar Övertids/mertidsjournal eller rapporter Semesteromställningslistor Facklig tid, sammanställningar Personalstatistik Lönefördelningsbok/bokföringsorder Avstämningslista Verkställa lön, arvoden och ersättningar Lönesättning, underlag för/förhandlingsunderlag Hos chef Lönesystem Hos chef Medvind Personalsystem Hos chef Hos HR-chef 2 år 10 år 6 år 3 år Gallras vid inaktualitet 2 år Se anmärkning 2 år 2 år Gallras vid inaktualitet Arbetad tid, ledigheter, sjukanmälan, sjukt barn, löneavdrag, semestrar. Se även Samverka med fackliga organisationer Se Mäta verksamhetskvalitet 48 (66)

103 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Analyslista, förvaltningens ex Kontrollera och genomföra avstämningar inför löneutbetalning Kontrollistor/Signallistor Avstämningslistor Bankkvittens Löneartskoder Rapportera kontrolluppgifter Utmäta lön Underlag för kontrolluppgifter Hos HR-chef Hos löneavdelningen Gallras vid inaktualitet 2 år 2 år 2 år 10 år Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Kontrolluppgifter Till Skatteverket för pensionsberäkning. Utmätning i lön Återkräva lön Återbetalda löneskulder 10 år 2 år 2 10 Pension Pensioner Ansökan om pension Förvaras i personalakt Pensionsbrev, beslut om pension Förvaras i personalakt Matrikelutdrag som rör pension Med tjänstepensionsgrundande anställningstid. Förvaras i personalakt. AFA-beslut Gallras vid pensionsavgång Förvaras i personalakt Pensionslösningar avtal om särskilda Förvaras i personalakt, kopia hos HR-chef Pensionsunderlag och beslut, aktualiseringar Förvaras i personalakt Signallistor/rättelselistor 2 år Återkrav av pension Rapportera till pensionsmyndighet 10 år Ärendenr HSN 2018/72 Datum Kontoutdrag KPA Premier rapporterade till PV 2 11 IT och telefoni Införa IT-system Utredning/underlag Kravspecifikation 10 år 2 år 49 (66)

104 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Förstudie Avtal med leverantör Korrespondens med leverantör Leveransgodkännande Inbjudan till utbildning G-disken Internt utbildningsmaterial G-disken Rutin för införande av system Se anmärkning Se anmärkning Se anmärkning Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Se Projekt Se Förvalta avtal Se Styrande dokument. Mall för rutin ska bevaras och vid stora införandeprojekt av system ska rutinen hur det gått till bevaras Förvalta IT-system Programvaror, förvaltning och utveckling av system, behörigheter, överenskommelse om servicenivåer mm Behandlingshistorik och systemdokumentation (verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation) Behörighetsuppgifter Hos chef 2 år efter inaktualitet Dokumentation om metoder och verktyg för verksamhetssystem Förvaltningsplan för system Informationsklassning Riskanalys för system Roll- och ansvarsbeskrivningar Rutinbeskrivningar Rutiner för kontroller Rutiner för versionshantering Rutiner för utvärderingar Installationsmanualer Licensförteckning Programlicens Systemloggar, förändringar i systemet Nödvändig information för att förstå de enskilda posternas behandling och överblicka verksamhetssystemet. Innehåller bl.a. beskrivningar, samlingsplan och redovisningsplan. OBS! Kan innehålla sekretess i form av affärshemligheter och ska då registreras i dokument- och ärendehanteringssystem. Beställningar och annan hantering av behörigheter till system När stora förändringar i klassningen görs. När riskanalys med stora förändringar gjorts Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Se anmärkning Här krävs kontroll mot lagstiftning m.m. Vissa verksamheter måste spara loggar i 10 år, ex hälso- och sjukvård och ekonomi. 50 (66)

105 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Systemloggar, In- och utloggningsstatistik Loggar för e-post och fax SITHS-kort Teknisk infrastruktur RSF, IT-supporten 1 år 1 månad Se anmärkning Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Se Informationssäkerhet Dokumentation om teknisk infrastruktur Systemuppbyggnad/ blueprints Flödesscheman Beroenden/ relationer Register över teknisk utrustning Telefoni, växel och e-post Se anmärkning i urval. Uppdateras kontinuerligt Dokumentation för telefoni, växelsystem Beställning av telefoni Blankett för beställning Uppgifter om telefon kopplad till anställning Korrespondens Handling som inkommit i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande och som inte tillfört ett ärende sakuppgift Handling som inkommit i icke äkthetsgaranterad form t.ex. fax eller e-post, om en äkthetsgaranterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede Handling som inkommit till eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t.ex. e-post eller sms Gallras vid inaktualitet Gallras när anställningen har upphört Gallras när anställningen har upphört Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Kan gallras förutsatt att ev. information av vikt/sakuppgift tillförts ärende i. Registrering i görs genom en tjänsteanteckning där en sammanfattning av röstmeddelandet skrivs. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras tills ärendet är avslutat, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, t.ex. i diariet Kan gallras förutsatt att ev. information av vikt/sakuppgift tillförts ärende i Ärendenr HSN 2018/72 Datum Telefonsamtal Support/helpdesk Hantering av frågor, felanmälningar och andra ärenden som rör telefoni och it Fordon och materiel Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Information av vikt/sakuppgift tillförs ärende i som tjänsteanteckning och bevaras. I övrigt kan informationen gallras vid inaktualitet. 51 (66)

106 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp A B C D Förråd och lager Förrådssystem/förråds- och inköpssystem (eventuellt i urval) Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Ärendenr HSN 2018/72 Datum Inventarieförteckning Inventarieförteckningar, månadsvis Inventeringar, löpande Inventeringar, månadsvis Inventeringar, årsrapport Inventeringslistor Förrådsbehållning, listor Förrådskörningar Förrådslistor Förrådsrapporter Förrådsredovisningar, listor Förrådsrekvisitioner/beställningar/kundorderunderlag Förrådsuttag, listor Lagerbok Lagerrapport Lagervärde per kostnadsställe, listor Lagervärdeslistor Lånelistor Omsättning i förråd, listor över Rapportlistor, förråd Rapportlistor, kassation Redovisningslistor, lagerhållning 10 år 2 år 2 år 2 år 10 år 2 år (ej månad 12 år, 13) 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år Packlistor, förråd Gallras vid inaktualitet Fordon Se Försäkra egendom Fordonsplan/register över fordon Körjournal/färdskrivarblad Kvitton, bränsle och tillbehör Revideras fortlöpande 2 år 10 år Investering/planering. Revideras fortlöpande 52 (66)

107 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Besiktningsprotokoll Inventeringslistor per bil Instruktioner per fordon Registreringsbevis Årssammanställning Utrustning och inventarier 2 år Gallras vid inaktualitet Gallras när fordonet inte ägs av kommunen/ bolaget/förbundet längre Gallras när fordonet inte ägs av kommunen/ bolaget/förbundet längre Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Besiktningsprotokoll, logistik Garantihandlingar Antalsstatistik per artikel Gallras 2 år efter avtalstiden utgång Gallras när garantin/avtalet har gått ut 2 år Artiklar med negativt saldo, månadslista Artiklar med överlager Beställningar, listor 2 år 2 år 2 år Beställningar, beställningsbekräftelser 10 år Bokföringsjournaler, förråd 10 år Ärendenr HSN 2018/72 Datum Bokföringsjournaler, listor Debiteringslistor, listor Följesedelslistor Följesedlar Förbrukningslistor Förbrukningsrapporter Kassationslistor Kassationsrapporter 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år 2 år (ej månad 12 år, 13) 2 år Om motsvarande faktura är specificerad och inte en samlingsfaktura 53 (66)

108 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Kassationsrapporter, årsrapport Materialinventarium Materiallistor Registreringsunderlag för inventering Reklamationer Rekvisitioner Rekvisitioner, kopior Rekvisitioner, listor 10 år 2 år (ej månad 12 år, 13) 2 år 2 år 2 år 2 år Gallras vid inaktualitet 2 år Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning 2 13 Interna servicefunktioner Tryckeri och repro Beställningar Loggar Pliktexemplar till KB Lokalbokningar Bokningar Transportmedelsbokningar Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Se anmärkning Gallras vid inaktualitet 1 ex av allt tryck skickas till KB från tryckeriet. Förvaras hos Kungliga Biblioteket, Stockholm Bokningar Vaktmästarservice Gallras vid inaktualitet Ärendenr HSN 2018/72 Datum Bokningar Felanmälningar Åtgärdsrapporter Statistik Posthantering Avtal med posten Kvittenser, rek.brev Kvittenser, paket Kvittenser, värdeförsändelser Frankering Kvittens Lokalvård Mätningar, städområden Gallras vid inaktualitet 2 år 2 år Se anmärkning Se anmärkning 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år Se anmärkning Se Mäta verksamhetskvalitet Se Förvalta avtal Se Mäta verksamhetskvalitet 54 (66)

109 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Städscheman Städinstruktioner Uppföljningar Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning 2 14 Tillagnings- och mottagningskök Planera och förbereda måltider Protokoll från kostråd eller motsvarande Matsedlar, näringstabell. Även de matsedlar som kan finnas för specialkost, vegetarisk kost etc. Inköpslistor Se anmärkning Gallras vid inaktualitet Prislistor för gäster Se Forum för samråd Beställning av mat/portionsbeställningar Gallras vid inaktualitet Specialkost, intyg om Statistik Gallras vid inaktualitet Se anmärkning Se Mäta verksamhetskvalitet. Statistik antal matgäster bevaras Ärendenr HSN 2018/72 Datum Information om allergier enligt märkningslagen Recept Egenkontroll Enkät Mjölkstöd från EU Cafeteria Kopia på ansökan och ändringsanmälan Kontroll/redovisning sammandrag Beslut EU-stöd Beställningsunderlag Bokningslistor Debiteringsunderlag Statistik Prislistor/ menyer Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Se anmärkning Se anmärkning 10 år 10 år Gallras vid inaktualitet 2 år 2 år Se anmärkning Se Mäta verksamhetskvalitet. Se Mäta verksamhetskvalitet. Se Mäta verksamhetskvalitet 55 (66)

110 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Hälso- och sjukvård (kapitel 10) A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp A B C D 10 HÄLSO- OCH SJUKVÅRD 10 1 Tillhandahålla fackbibliotek Avtal/förbindelse med låntagare om lånekort Inköp/prenumerationer. Förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på tidskrifter etc. Register över låntagare Statistik; låntagare, antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok etc. Uppgift om lån per låntagare Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringplats/ Mellanarkiv Anmärkning Bookit Gallras 2 år Efter upphörd giltighet. Lagras tills vidare på Axiells server Hos bibliotekarie Gallras vid inaktualitet Lagras i Bookitsystemet som levereras av Axiell AB Bookit Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Vid återlämnande Patientsäkerhet A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp A B C D 10 2 Tillgodose patientsäkerhet Gallringsfrist Hanteras i verksamhetssystem Mellanlagringplats/ Mellanarkiv Anmärkning Händelseanalys Nitha Kopior bevaras om det är av strategisk karaktär annars gallra vid inaktualitet. Original arkiveras i NITHA kunskapsbank Inspektionen för vård och omsorg (IVO); anmälan av individ Inspektionen för vård och omsorg (IVO); ansökan om journaländring/förstöring Inspektionen för vård och omsorg (IVO); handlingar i ärenden Journallogg enligt Patientsäkerhetslagen Lex Maria-anmälan "orosanmälan" av anställd eller tidigare anställd medarbetare Brev, yttrande, svar, underrättelse, begäran, remiss, frågor, beslut "Rätt att få information om den direktåtkomst och elektroniska åtkomst som förekommit" = journallogg 8 kap. 5 Patientsäkerhetslagen Ärendenr HSN 2018/72 Datum (66)

111 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Smittskyddsenheten SmiNet är ett nationellt IT-system för övervakning av smittsamma sjukdomar i Sverige. Systemet är ett samprojekt mellan Folkhälsomyndigheten och landstingen/regionernas smittskyddsläkare för nationell och lokal övervakning enligt smittskyddslagen. Smittskyddsenheterna använder en SME-klient för att övervaka anmälningarna i det egna landstinget. Det finns även funktioner för att mata in anmälningar som inkommit på papper samt att ta ut statistik och rapporter. I klienten finns även en administrativ modul för att hantera de dagliga rutinerna kring de anmälda fallen på smittskydden. Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringplats/ Mellanarkiv Anmärkning 10 3 Smittskydd Anmaning SmiNet Ingår i paragrafärende. Avser åtgärder som behövs för att få till stånd läkarundersökning av den som misstänks vara smittad. 6 kap3 SmL Anmälan från socialnämnd, polis, kriminalvård om att smittad ej följer givna förhållningsregler (av smittskyddsläkare) Anmälan om byte av behandlande läkare mm enligt smittskyddslagen, SmL Anmälan om sjukdomsfall enligt smittskyddslagen SmL Anmälan till smittskyddsläkaren enligt smittskyddslagen, SmL Begäran om fortlöpande information med betydelse för smittskyddet för människor SmL 6 kap 7 SmiNet inskannas på fallet SmiNet inskannas på fallet Ingår i paragrafärende. Avser anmälan som svar på smittskyddsläkarens underrättelse om de förhållningsregler som den enskilde ska följa för att förebygga smittspridning, 6 kap 12 SmL Papperskopior gallras efter 1 år Ingår i fallärende. Avser anmäla enligt 3 kap 3 SmL. Anmälan om övertagen behandling Papperskopior gallras efter 1 år SmiNet Ingår i fallärende. Avser misstänkt eller kon-staterad allmänfarlig eller övrig anmälnings-pliktig sjukdom. 2 kap 5 SmL Ev papperskopior gallras efter 1 år SmiNet inskannas på fallet SmiNet inskannas på fallet Ingår i paragrafärende. Avser - person som ej samtyckt till undersökning och provtagning, 3 kap 1 och 5 -brutit mot förhållningsregler, 4 kap 4 - ej följer erbjuden medicinsk behandling, 4 kap 7 - ej informerat närstående om smittorisk, 4 kap 8 Papperskopior gallras efter 1 år Ingår i utredningsärende -vidtagna åtgärder med stöd av miljöbalken, livsmedelslagen, lagen om provtagning av djur mm, epizootilagen, zoonoslagen Papperskopior gallras efter 1 år 57 (66)

112 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Ärendenr HSN 2018/72 Datum A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Begäran om polishandräckning Begäran om uppgifter från miljö- och hälsoskyddsområde samt från ansvariga inom hälso- och sjukvården Begäran om uppgifter om person som smittats av allmänfarlig sjukdom Begäran till förvaltningsrätten om beslut om -tvångsundersökning 3 kap 2 SmL -isolering 5 kap 2 SmL Beslut; genomgå hälsokontroll vid inresa till Sverige 3 kap 8 SmL Beslut - karantän 3 kap 9 SmL Beslut - tillfällig isolering 5 kap 3 SmL Beslut - tillstånd särskilda befogenheter vid isolering Beslut - ändring av förhållningsregler Hanteras i verksamhetssystem SmiNet inskannas på fallet Sekretessärende SmiNet inskannas på fallet SmiNet inskannas på fallet SmiNet inskannas på fallet SmiNet inskannas på fallet SmiNet inskannas på fallet SmiNet inskannas på fallet SmiNet inskannas på fallet SmiNet inskannas på fallet Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Ingår i paragrafärende. Avser begäran 8 kap 12 SmL Papperskopior gallras efter 1 år Diarieförs Avser begäran 6 kap 10 SmL Papperskopior gallras efter 1 år Ingår i paragrafärende. 6 kap 9 SmL Papperskopior gallras efter 1 år Ingår i paragrafärende. Papperskopior gallras efter 1 år Ingår i paragrafärende. Papperskopior gallras efter 1 år Ingår i paragrafärende. Papperskopior gallras efter 1 år Ingår i paragrafärende. Papperskopior gallras efter 1 år Ingår i paragrafärende 5 kap 18 SmL Papperskopior gallras efter 1 år Ingår i fallärende 4 kap 3 SmL Papperskopior gallras efter 1 år Ingår paragrafärende. 5 kap 2 SmL Papperskopior gallras efter 1 år Daganteckning SmiNet Ingår i paragrafärende Enkäter - inkomna ang epidemiutbrott Pan- Epidemiberedskapsplan demiplan Beslut från förvaltningsrätten om isolering SmiNet inskannas på fallet Docpoint Laboratorierapporter Gallras vid Meddelande om ändring i förhållningsregler till personer i samhället Smittspårningsblankett för STI-sjukdomar Telefonsamtal SmiNet inskannas på fallet Pärm på myndigheten G:Smittskydd/Vårdhygien, behörighetsstyrd Ingår i utredningsärende Papperskopior gallras efter 1 år Diarieförs Papperskopior gallras efter 1 år Papper inaktualitet Ingår i fallärende 4 kap 3 SmL Papperskopior gallras efter 1 år 3 år 3 år Uppmaning för provtagning skickas till uppgivna kontakter Minnesanteckning Gäller både smittskydd och vårdhygien 58 (66)

113 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning A B C D Tvångsåtgärder - handlingar upprättade vid smittskyddsenhetens verksamhet Underrättelse - behandlande läkare om tvångsundersökning Underrättelse om iakttagelser betydelsefulla för det objektinriktade smittskyddet Underrättelse till närstående om smittrisk och förebyggande SmiNet inskannas på fallet SmiNet inskannas på fallet Sekretessärende SmiNet inskannas på fallet Ingår i paragrafärende Papperskopior gallras efter 1 år Ingår i paragrafärende 3 kap 2 SmL Papperskopior gallras efter 1 år Diarieförs 6 kap 7 SmL Papperskopior gallras efter 1 år Ingår i fall/paragrafärende 4 kap 8 SmL Papperskopior gallras efter 1 år Underrättelse vårdgivare om vikten att förebygga smittspridning inom det egna verksamhetsområdet Uppdrag till annan läkare att fullgöra smittskyddsläkares uppgift enligt SmL Upplysning; brister i smittskyddet Upplysning om brott mot förhållningsregler Utbrottsrapporter Utredningshandlingar allmänt Vaccinationsrapporter Sekretessärende Samlingsärende Sekretessärende SmiNet inskannas på fallet Smittskydd/ Vårdhygien G:katalog behörighetsstyrd G:katalog, ej behörighetsstyrd Diarieförs 6 kap 2 och 5 SmL Papperskopior gallras efter 1 år Diarieförs. Avser uppdrag 1 kap 9 SmL Papperskopior gallras efter 1 år Avser påpekande till myndighet som ska avhjälpa bristerna 6 kap 5 SmL Ingår i paragraf/ utredningsärende. Papperskopior gallras efter 1 år 3 år 3 år Minnesanteckning Gäller både smittskydd och vårdhygien Vaccinationsrapport ang influensa Ärendenr HSN 2018/72 Datum (66)

114 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Tandvårdsenheten Tandvårdsenhetens uppdrag består av två delar: Tandvård till särskilda patientgrupper med Uppsökande verksamhet Nödvändig tandvård N-tandvård Tandvård som led i en sjukdomsbehandling under begränsad tid S-tandvård Tandvård till funktionsnedsatta F-tandvård Ovanstående är en myndighetsutövning reglerad i tandvårdslagen och tandvårdsförordningen SFS 1998:1338. Fritt vårdgivarval inom tandvården för barn- och ungdomar (barnpeng). Nedanstående förteckning är de olika typer av dokument/handlingar som hanteras inom enheten. De datasystem som nämns är T99 administrativt systemet för Tandvård till särskilda patientgrupper Opus Folktandvården Gotlands patientjournalsystem Visma Region Gotlands ekonomisystem A B C D 10 5 Tandvård A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Blankett från den Folktandvårdsklinik som överlämnar barnet/ungdomen Blankett från privattandläkare om övertagande av vårdansvaret för barn som omfattas av den avgiftsfria barnoch ungdomstandvården Hanteras i verksamhetssystem Vårdgivaren (privattandläkare) registreras i barnets journal i Opus Vårdgivaren (privattandläkare) registreras i barnets journal i Opus Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Underlaget gallras och strimlas det år personen lämnat den avgiftsfria barn- och ungdomstandvården Pappersblanketten strimlas när uppgifterna är införda i datasystemen Anmärkning Underskriven blankett där avlämnande klinik bekräftar att barnet/ungdomen är borttagen från patientregistret på kliniken Ifylld blankett med uppgift om brukarens beslut om att delta i munhälsobedömning Faktura från privattandläkare på barnpeng Registrering i Opusjournalen att årets barnpeng är utbetald. Fakturan skickas till scanning och behandlas enligt Region Gotlands rutiner i ekonomisystemet Underlaget gallras 4 år efter utbetalning Faktura på ersättning för vårdansvar en gång per år Ärendenr HSN 2018/72 Datum Faktura till Migrationsverket Skapar samlingsräkning i Opus. Bokföringsorder. Materialet skickas till ansvarig ekonom. Kopia på underlaget gallras 4 år efter utbetalning Underlag från Folktandvården 60 (66)

115 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Faktura med behandlingsunderlag från privattandläkare Förhandsprövning av planerad tandvård (detta är ej en journalhandling) Underlag till tandvårdskort Hanteras i verksamhetssystem Fakturabeloppet registreras på brukaren och utförande klinik i T99. Bokföringsorder Fakturabeloppet registreras på brukaren och utförande tandläkare i T99. Faktura skickas till scanning och behandlas enligt Region Gotlands rutiner i ekonomisystemet Beslut godkänd; avslag; ändrad beslutsgrund registreras i T99 samt det belopp som godkänns för utförd tandvård T99 för hantering av personuppgifter, informationsbrev och tandvårdskort som skickas till brukaren Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Faktura med behandlings- Underlag från Folktandvården Gotland på enskild patient till Tandvårdsenheten Bokföringsorder inklusive underlag gallras 4 år efter utbetalning Fakturakopior och behandlingsunderlag gallras 4 år efter utbetalning Underlaget gallras 4 år efter det att förhands-prövningen inkom Gallras när brukaren avlider Anmärkning Samlingsräkning från respektive klinik tas ut från Opus samt rapport från T99 för avstämning Underlag från tandläkare inom privat tandvården och Folktandvården för beslut om planerad tandvård med kostnadsförslag Underlag från bl.a. biståndshandläggare inom äldreomsorg och LSS angående brukares omvårdnadsbehov. Läkarintyg Informationsmaterial Informationsmaterial till allmänhet och vårdgivare om verksamheten Listor och rapporter från T99 4 år Underlag för screening och utbildning inom uppsökande verksamhet Bokföringsorder Bokföringsorder inklusive underlag gallras 4 år efter utbetalning Underlag för registerhållning Rapport från T99 som underlag för bokföringsorder Ärendenr HSN 2018/72 Datum (66)

116 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Medicinteknisk utrustning/produkter medicinteknisk avdelning och sterilcentral Medicinteknisk avdelning (MTA) har ett inventariesystem, Medusa, där alla apparatspecifika dokument lagras. Sterilcentralen har ett spårbarhetssystem, T-doc, som loggar alla aktiviteter rund producerade produkter. Dokument vad gäller Sterilcentralens verksamhet återfinns i Sterilcentralens kvalitetssystem varav de flesta interna styrande ligger i Region Gotlands elektroniska dokumenthanteringssystem, Docpoint. A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv 10 4 Hantera medicintekniska produkter (MTA) och Sterilcentral Ankomstkontroll Medusa Gallras 3 år efter att produkten tagits ur bruk Anmälan om negativa händelser och tillbud med medicintekniska produkter - avvikelser Flexite Reidar (tillgång till datorsystem) Anmärkning Sparas i avvikelserapport i Flexite. Vissa avvikelser rapporteras till Reidar, nationellt system för avvikelser vad gäller medicinsk teknik. Autoklavdokumentation T-doc Gallras 3 år Med spårbarhet till sterila enheter Autoklavkurvor Avtal om inköp Avtal om provuppställning Sterilcentralens kvalitetssystem Region Gotlands avtalsdatabas MTA s kvalitetssystem (tillgång till datorsystem) Gallras 3 år Gallras 3 år efter avtalstidens utgång Avtal om service och underhåll Medusa Gallras 3 år efter att produkten tagits ur bruk Avtal om utlån MTA s kvalitetssystem 3 år efter avtalstidens utgång Besiktningsprotokoll Medusa Gallras 3 år efter att produkten tagits ur bruk Mellan vårdgivare och tillverkare/leverantörer Mellan vårdgivare och tillverkare/leverantörer Ärendenr HSN 2018/72 Datum Beställningar av instrument och galler (instrument set) från sterilcentral (motsv.) Dokumentation om egentillverkning eller anpassning av MTP Dossiéer över medicinteknisk utrustning T-doc Medusa Medusa (tillgång till datorsystem) Se anmärkning Se anmärkning Övriga beställningar gallras vid inaktualitet Till exempel riskbedömningaroch analyser, beslutsunderlag, konstruktionsdokument Avser bruksanvisning, besiktning, dokumentation av egentillverkning m.fl. handlingar som tillkommer under utveckling och drift. Gallras 3 år efter att produkten sålts eller på annat sätt tagits ur bruk. 62 (66)

117 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Felanmälningar och servicebeställningar Hanteras i verksamhetssystem Medusa Sterilcentralens kvalitetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Gallras 3 år efter att produkten tagits ur bruk Anmärkning Gäller egentillverkade produkter Försäkran om överensstämmelse Gallerlistor T-doc Gallras 3 år Avser listor över vilka instrumentset som behövs för särskilda operationer och ingrepp Installationsdokument Medusa Gallras 3 år efter att produkten tagits ur bruk Instrumentvård T-doc och Medusa Gallras 3 år Avser vård och skötsel av instrument, apparatur och övriga tekniska hjälpmedel (t.ex. fiberoptikkamera) som används vid undersökning, behandling och vård av patient Kalibreringsrapporter Medusa Gallras 3 år Kvalitetskontroller Medusa Gallras 3 år efter att produkten tagits ur bruk Ordination av medicinteknisk produkt till enskild patient Service- och åtgärdsrapporter Styrande dokument som tagits fram av vårdgivaren Styrande dokument från tillverkare/leverantör Medusa Sterilcentralens kvalitetssystem och Medusa Docpoint Sterilcentralens kvalitetssystem och Medusa (tillgång till datorsystem) (tillgång till datorsystem) Gallras 3 år Gallras 3 år efter att produkten tagits ur bruk Avser underlag, protokoll och utvärderingar Dokumenteras i patientens journal Avser till exempel instruktioner och handböcker om hur en produkt ska användas. Gäller både egentillverkade och externt tillverkade produkter Avser till exempel bruksanvisning, manual, instruktion om hur en produkt ska användas Ärendenr HSN 2018/72 Datum Säkerhetsmeddelande från tillverkare/leverantör Temperaturavläsningar, dokumentation Tillbudsrapporter rörande medicinsk apparatur Underhållsscheman Medusa MTA s kvalitetssystem Medusa Medusa och Reidar Sterilcentralens kvalitetssystem Gallras 3 år efter att produkten tagits ur bruk Gallras 3 år Gallras 10 år Gallras 3 år Utbytesdelar, uppgifter om Medusa Gallras 3 år efter att produkten tagits ur bruk Sparas i avvikelseärende 63 (66)

118 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan Folktandvård A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp 10 6 Folktandvård Anmälningar/rapporteringar till andra myndigheter eller motsvarande Hanteras i verksamhetssystem Scannas till patientjournalen. System Opus Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Ev. papperskopior slängs när uppgifterna är införda i journalen Autoanamnes/Hälsodeklaration Förs in i patientjournalen. System Opus Ev. papperskopior slängs när uppgifterna är införda i journalen Avvikelserapporter Flexite Avvikelsehantering enligt Lex Maria Brev/meddelanden till/från/angående patient av betydelse för vård och behandling Behandlings-/utredningsplaner Checklistor, av långvarig betydelse Daganteckningar Delegering av medicinska arbetsuppgifter Flexite, Nitha Utredningen följer samma regelverk som gäller för sjukvården Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Skrivs direkt i patientjournalen. System Opus Ev. papperskopior slängs när uppgifterna är införda i journalen Ev. papperskopior slängs när uppgifterna är införda i journalen Ev. papperskopior slängs när uppgifterna är införda i journalen Avser även beslut om ändring i delegering och om återkallade delegeringsbeslut. Registreras/diarieförs Epikriser Skrivs direkt i patientjournalen. System Opus Foton Frågeformulär, självsvarsinstrument, skattningsinstrument etc., av långvarig betydelse Förhandsprövningar Lagras i digitalt röntgensystem kopplat till patientjournalen Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Ev. papperskopior slängs när uppgifterna är införda i journalen Ärendenr HSN 2018/72 Datum Garantisedlar Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN), beslut som rör den egna vårdgivaren Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Ev. papperskopior slängs när uppgifterna är införda i journalen 64 (66)

119 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Information given till och medgivande från patient/ anhörig Intyg Journal, fixtur och distans, sterilformulär Hanteras i verksamhetssystem Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Ev. papperskopior slängs när uppgifterna är införda i journalen Ev. papperskopior slängs när uppgifterna är införda i journalen Batchnr, Lotnummer Journalkopior, inkomna från annan vårdgivare Laboratoriesvar Licensmotiveringar, oregistrerat läkemedel Läkemedelsbiverkning, uppgifter om Läkemedelslistor Modeller: Arbetsmodeller/ Studiemodeller vid broarbeten mer än tre led och ortodonti behandling Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Kan gallras efter 2 år Ev. papperskopior slängs när uppgifterna är införda i journalen Studie- och/eller arbetsmodeller vid större broarbeten (mer än tre led), ortodontibehandling kan förstöras två år efter behandlingens avslutande. Övriga kan förstöras efter avslutad behandling Modeller: Arbetsmodeller/ Studiemodeller vid implantatprotetik Ärendenr HSN 2018/72 Datum Operationsberättelser Remisser Röntgenbilder, digitala Röntgenutlåtanden Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus patientjournalen. System Opus Lagras i digitalt röntgensystem kopplat till patientjournalen Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus 65 (66)

120 Region Gotland Hälso- och sjukvårdsnämnden Dokumenthanteringsplan A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning Tandteknik- Tandläkares anvisning och laboratoriets förklaring Scannas eller förs in i patientjournalen. System Opus Tracing Facad och bevaras i patientjournalen A B C D A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Studentkoordinering Underlag, blanketter, bedömning, handledarmaterial, inbjudan etc. Hanteras i verksamhetssystem Gallringsfrist Mellanlagringsplats/ Mellanarkiv Anmärkning G-disken Vid inaktualitet Viss information tillförs och lagras i system, handlingar kan därefter gallras. Uppdateras framöver: 10 8 Hälso- och sjukvård Bedriva hälso- och sjukvård 10 9 Primärvård Bedriva primärvård Specialistvård Bedriva specialistvård Barnhälsovård Bedriva barnhälsovård Habilitering Utföra habilitering Psykiatrisk vård Bedriva psykiatrisk vård Ärendenr HSN 2018/72 Datum (66)

121 Klassificeringsstruktur Region Gotland 1.0 Innehåll DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val 1 2 Politiskt beslutsfattande 1 3 Verksamhetsledning 1 4 Planera och följa upp verksamheten 1 5 Kvalitetsledning 1 6 Verksamhetsutveckling och samverkan 1 7 Allmänna handlingar och arkiv 1 8 Tillsyn och Revision 1 9 Remisser, undersökningar och statistik 1 10 Hantera regionens varumärke 1 11 Representera 1 12 Dataskydd 4 12 Energiförsörjning 4 13 Kommunikationsnät 4 14 Vatten och avlopp 4 15 Avfall och återvinning 4 16 Fiske 4 17 Sanering 5 TRYGGHET OCH SÄKERHET 5 1 Skydd mot olyckor 5 2 Krisberedskap 5 3 Totalförsvar 5 4 Hantera krissituationer 5 5 Skydd och säkerhet 5 6 Försäkringar 5 7 Skade- och tillbudsrapportering 5 8 Brottsförebyggande arbete 2 INTERN SERVICE 2 1 Mötesadministration 2 2 Administration av förtroendevalda 2 3 Informera och kommunicera 2 4 Ekonomiadministration 2 5 Finans- och skuldförvaltning 2 6 Inköp och försäljning 2 7 Personaladministration 2 8 Systematiskt arbetsmiljöarbete 2 9 Löneadministration 2 10 Pension 2 11 IT och telefoni 2 12 Fordon och materiel 2 13 Interna servicefunktioner 2 14 Tillagnings- och mottagningskök 3 SAMHÄLLSSERVICE 3 1 Borgerliga ceremonier 3 2 Konsumentstöd och rådgivning av verksamheter och lokaler 3 3 Medborgarservice 3 4 Extern information och kommunikation 3 5 Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar 3 6 Arbetsmarknad och sysselsättning 3 7 Näringsliv 3 8 Turism 3 9 Stiftelser, fonder och donationer 3 10 Bidrag och sponsring till externa aktörer 4 SAMHÄLLSBYGGNAD 4 1 Lantmäteri och kartarbete 4 2 Fysisk planering 4 3 Hantera fastigheter 4 4 Lovgivning och dispenser 4 5 Byggnader och anläggningar 4 6 Gator, vägar och torg 4 7 Parker och grönytor 4 8 Lekplatser 4 9 Trafik och kommunikationer 4 10 Hamnar 4 11 Flygplatser 6 MILJÖ OCH HÄLSOSKYDD 6 1 Tillstånd/anmälan/registrering 6 2 Tillsyn och kontroll av verksamheter och lokaler 6 3 Miljöövervakning 6 4 Klassningskod och tillsynsavgift 6 5 Åtal och sanktioner 6 6 Naturvård 6 7 Vattenvård 6 8 Skyddsjakt 7 SKOLA 7 1 Gemensam verksamhet 7 2 Förskola 7 3 Grundskola F Grundsärskola 7 5 Fritidshem 7 6 Gymnasieskola 7 7 Gymnasiesärskola 7 8 Kommunal vuxenutbildning 7 9 Särskild utbildning för vuxna 7 10 Särskilda utbildningsformer 7 11 Annan pedagogisk verksamhet 7 12 Folkhögskola 7 13 Utbilda i svenska för invandrare 7 14 Yrkeshögskola 7 15 Övriga yrkesutbildningar 8 VÅRD OCH OMSORG 8 1 Förebyggande vård och omsorg 8 2 Hälso- och sjukvård 8 3 Rehabilitera 8 4 Logga händelser 8 5 Föra vårdrelaterade register 8 6 Hantera journaler, förfrågningar och tillstånd 8 7 Stöd och omsorg 8 8 Insatser för funktionsnedsatta 8 9 Insatser för psykiskt funktionsnedsatta 8 10 Bostadsanpassning 8 11 Hantera särskild kollektivtrafik (Färdtjänst) Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

122 9 SOCIALT OCH EKONOMISKT STÖD 9 1 Uppdragstagare inom individ och familjeomsorg 9 2 Barn och familj 9 3 Vuxna 9 4 Familjerätt 9 5 Ekonomiskt bistånd 9 6 Överförmyndare 10 HÄLSO- OCH SJUKVÅRD 10 1 Tillhandahålla fackbibliotek 10 2 Tillgodose patientsäkerhet 10 3 Smittskydd 10 4 Hantera medicintekniska produkter (MTA) och Sterilcentral 10 5 Tandvård 10 6 Folktandvård 10 7 Studentkoordinering 10 8 Bedriva hälso- och sjukvård 10 9 Primärvård Specialistvård Barnhälsovård Habilitering Psykiatrisk vård 11 KULTUR OCH FRITID 11 1 Kulturverksamhet 11 2 Bibliotek 11 3 Museer 11 4 Musik- och teater 11 5 Kulturskola 11 6 Fritid 11 7 Rekreationsområden 11 8 Idrottsanläggningar och arenor 11 9 Föreningsstöd, utmärkelser Kulturmiljövård Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

123 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val Administrera val Allmänna val och folkomröstning - Valdistrikt, valförrättare, logistik m.m Genomföra val Allmänna val och folkomröstning - Ta emot och räkna röster Folkinitiativ Folkomröstning Partistöd 1 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Offentlig dialog Medborgarförslag, dialogmöten Redovisa delegation Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Tillsätta och entlediga förtroendevalda Initiativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag, fullmäktigeberedning Tillsättning och arbete i beredning/styrgrupp med uppdrag att utreda särskild fråga (Valärende) Val av ledamöter, ersättare, ombud, revisorer, överförmyndare Motioner, interpellationer och frågor. Alla som har initiativrätt i KF. (Tjänsteman måste gå via ledning/politiker för att initiera ärende. Annars gäller medborgarförslag) Återkoppla till förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden, redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm, genomföra dialoger (hearing) mellan tjänstemän och politiker, information mellan tjänstemän och politiker 1 3 Verksamhetsledning Styrande dokument På olika nivåer, kommunfullmäktige, nämnd, bolag, chefsnivå. Taxor och avgifter. Ex policy, reglemente, bolagsordning, direktiv, gallringsbeslut, Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

124 klassificeringsstruktur, riktlinje Organisera och fördela arbete och ansvar Politisk organisation, förvaltningsorganisation, attest- och utanordningsbehörighet, delegation av ansvar/arbetsuppgifter Leda det interna arbetet Ledningsgruppsmöten samtliga nivåer Samverka med personal och fackliga organisationer MBL-förhandlingar, löneöversyn, central och lokal samverkan, arbetsplatsträffar, partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG 1 4 Planera och följa upp verksamheten Mål- och ekonomistyrning Budget, årsredovisning, delårsrapporter, bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivning Begära ökat anslag/tilläggsbudget Används endast vid behov - t ex strukturella förändringar eller underskott i budgeten. Ansöks hos KF Investeringar Stora investeringar som kräver fullmäktigebeslut eller styrelsebeslut hos bolagen 1 5 Kvalitetsledning Ska användas av alla verksamhetsnivåer Kvalitetsstyra Ledningssystem för kvalitet, kvalitetspolicy och kvalitetsmål. Med ledningssystem avses riktlinjer och rutiner för att fastställa de grundläggande principerna för ledning av verksamheten och för att nå uppställda mål. I ledningssystemet ska ingå bl.a. en dokumenterad informationssäkerhetspolicy, och rutiner för styrning av behörigheter Mäta verksamhetskvalitet Egenkontroll och riskanalys, enkätundersökningar för att undersöka verksamhetskvalitet, även verksamheter under intern Säkra och förbättra verksamhetskvalitet service Verksamhetsspecifika planer och uppföljningar. T ex planer utifrån den Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

125 fastställda budgeten med tillhörande uppföljningar Synpunkter/förslag och klagomål Anmälan enligt lag Avser anmälan mot myndigheten. T.ex. Lex Sarah, Lex Maria eller kränkande behandling av skolelev Forum för samråd Till exempel tillgänglighetsråd, pensionärsråd, föräldraråd, elevråd och liknande Juridiska handlingar Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som det berör om det finns ett ärende. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registreras ärendet här. 1 6 Verksamhetsutveckling och samverkan Omvärldsbevakning Omvärldsbevakning av vikt för kommunens verksamheter Projekt Gäller även för samverkansprojekt och EUprojekt m.m Samverka externt Gemensam nämnd, kommunalförbund, samverkansavtal. Avser verksamhet förknippad med att bygga upp, förvalta och följa upp samverkansorganisationer som innefattar andra myndigheter, ex. polis Utveckla verksamheten Politiskt initierade verksamhetsutredningar ex. omorganisation, driftsform för verksamhet. OBS! Om utredningen behandlas av en politisk beredning hamnar det under Allmänna handlingar och arkiv Post och postöppning Lämna ut allmänna handlingar Lämna ut allmänna handlingar/ uppgifter ur allmänna handlingar. Förfrågningar om att ta del av allmän handling som saknar pågående ärende. Om det finns ärende så ingår förfågan i Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

126 respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas om överklagan sker Redovisa information Diarieföring/registrering av allmänna handlingar, arkivförteckning, dokumenthanteringsplan, beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Vårda och förvara arkiv Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Digitalisering för bättre återsökning, kulturarvsportal, programverksamhet, utlån Hantera arkivleveranser Avhända allmänna handlingar Permanent överförande av handlingar till andra myndigheter eller enskilda organ än arkivmyndigheten. Kräver KF-beslut Överlämna allmänna handlingar för förvaring Tidsbegränsat lån eller förvaring av handlingar enligt avtal Gallra allmänna handlingar 1 8 Tillsyn och Revision Tillsyn som utövas inom ramen för kärnverksamheterna, se respektive verksamhetsområde Revision och granskning Intern revision Tillsyn från tillsynsmyndighet JO, skolinspektionen, socialstyrelsen, externa revisorer. Återkommande reguljära inspektioner. 1 9 Remisser, undersökningar och statistik Remisser och yttranden som inte hör till någon särskild verksamhet. Till exempel remisser från statliga myndigheter Externa remisser Externa undersökningar Statistik till andra myndigheter Statistik ex till SCB, Skolverket m fl 1 10 Hantera regionens varumärke Även regionala/kommunala bolag Regionvapen Grafisk profil Varumärke Även regionala/kommunala bolag Utmärkelser Ex. kulturpris, byggnadspris och idrottspris Flaggning 1 11 Representera Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

127 Evenemang och avtackningar Föreningar, näringsliv etc Vänortsutbyte 1 12 Dataskydd Dataskyddsförordningen från maj Personuppgiftsombud/ Dataskyddsombud Personuppgiftsbehandling 2 INTERN SERVICE 2 1 Mötesadministration 2 1 Mötesadministration Förberedelser och genomförande av nämndssammanträden, sammanträden och möten av olika slag. Gäller även bolag och förbund. Ej beslut Mötesplanering Genomföra möten 2 2 Administration av förtroendevalda Registrera förtroendevalda Ersättning och arvoden till förtroendevalda Utveckla förtroendevaldas kompetens Avtacka/hedra förtroendevalda 2 3 Informera och kommunicera Informationsmaterial Intern webb Extern webb Projekt- och samarbetsytor på webben Gäller beslutsprocessen. Fördjupning i beslut och politiskt arbete. OBS! Kan också gälla om politiker sitter i special nämnd/styrelse där specifik utbildning krävs inom området för att de ska kunna fatta beslut. Tillhandahålla och använda, t ex OneDrive, Share Point m fl Direktkommunikation med medarbetare 2 4 Ekonomiadministration Kontoplan/gällande ekonomimodell Leverantörsreskontra Kundreskontra Anläggningsreskontra Fakturera internt Löpande bokföring/redovisning Ekonomiska anspråk Bestridande av faktura, skadeståndskrav, försäkringsärenden, fodringar och avskrivning av fodringar Taxering och skatteredovisning Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

128 2 4 9 Utbetalningar Det som ej omfattas av leverantörsreskontra Inbetalningar Det som ej omfattas av kundreskontra Kontantkassa 2 5 Finans- och skuldförvaltning Förvalta finanser Ex. aktier och värdepapper Inkommande bidrag Inlån Utlån Borgen Utdelningar och koncernbidrag Ägartillskott 2 6 Inköp och försäljning Genomföra upphandling Avropa från ramavtal Genomföra direktupphandling Förvalta avtal Bevakning av avtal, option på förlängning etc. 2 7 Personaladministration Rekrytera personal Anställa personal Bemanning och ledigheter Administrera anställningar Personalhälsa Utbilda och utveckla personal Disciplinåtgärder för personal Uppvakta personal Avsluta anställning 2 8 Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljö-/skyddsrond Utreda arbetsmiljö 2 9 Löneadministration Registrera tjänstgöring och lön Beräkna lön, arvoden och ersättningar Arbetad tid, ledigheter, sjukanmälan, sjukt barn, löneavdrag, semestrar Verkställa lön, arvoden och ersättningar Kontrollera och genomföra avstämningar inför löneutbetalning Rapportera kontrolluppgifter Utmäta lön Återkräva lön 2 10 Pension Pensioner Rapportera till pensionsmyndighet 2 11 IT och telefoni Införa IT-system Förvalta IT-system Programvaror, förvaltning och utveckling av system, behörigheter, överenskommelse om servicenivåer mm Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

129 Teknisk infrastruktur Telefoni, växel och e-post Support/helpdesk 2 12 Fordon och materiel Förråd och lager Fordon Utrustning och inventarier 2 13 Interna servicefunktioner Tryckeri och repro Lokalbokningar Transportmedelsbokningar Vaktmästarservice Posthantering Lokalvård 2 14 Tillagnings- och mottagningskök För tillsyn, se 1.8. För ekonomi se 2.4, För upphandling, se Planera och förbereda måltider Cafeteria 3 SAMHÄLLSSERVICE 3 1 Borgerliga ceremonier Namngivningsceremoni Borgerlig vigsel Borgerlig begravning 3 2 Konsumentstöd och Rådgivning av verksamheter och lokaler Konsumentrådgivning Budget- och skuldrådgivning Skuldsanering Energi- och klimatrådgivning 3 3 Medborgarservice Kontaktcenter Hantera frågor Vägledning och service Samhällsinformation. Tolkförmedling. Hemvändare. Medborgarskap. Integration Verka för folkhälsa Folkhälsoråd m.m Verka för mångfald Jämställdhet m.m. 3 4 Extern information och kommunikation Ge regioninformation Evenemang och aktiviteter för invånare i regionen 3 5 Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar Tillstånd och tillsyn enligt alkohollagen Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning Till exempel ta emot ansökningar och hantera utdelande av svenska flaggor, välkomnande för nyinflyttade, studiebesök hos regionens verksamheter Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

130 3 5 3 Kontroll av försäljning av receptfria läkemedel Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet Tillstånd om hotell- och pensionatrörelse 3 6 Arbetsmarknad och sysselsättning Stöd för anställbarhet och personlig utveckling Samordna insatser för arbetsmarknad och sysselsättning Arbetsträning. Arbetspraktik. Utbildning. Datortek. Etc. 3 7 Näringsliv Näringslivslots Företagsträffar Marknader 3 8 Turism Främja turism Förmedla boende Turistpaket Guidning Turistbyrå och turistinformation Turistvärdar Stiftelser egen juridisk person 3 9 Stiftelser, fonder och donationer Stiftelser Fonder Donationer 3 10 Bidrag och sponsring till externa aktörer Bidrag och sponsring till organisationer etc. Förfrågningar från externa aktörer, som ej omfattas av ordinarie verksamhetsspecifika bidragsformer, ex byggnadsvårdsbidrag, samhällsförsköningsbidrag. Punkten innefattar även sponsring som kommunen bidrar med i olika former till externa aktörer ex. när organisationer behöver sponsring för att kunna bygga läktare. T.ex. socialt verksamma organisationer, byalag, friskolor och kommuner/myndigheter Bidrag och sponsring till enskilda Ej bistånd. T ex byggnadsvårdsbidrag. 4 SAMHÄLLSBYGGNAD 4 1 Lantmäteri och kartarbete Fastighetsbildning Alla typer av förrättningar. Ex. nybyggnadskarta, lägenhetsregister Kartor och geografisk informationsverksamhet Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

131 4 1 3 Namnsätta kvarter, gator och allmänna platser Adressätta 4 2 Fysisk planering Hantera översiktsplaner Upprätta översiktsplan/fördjupning av översiktsplan/tillägg till översiktsplan. Här ingår även upphävande och Hantera detaljplaner/områdesbestämmelser överklagande. Här ingår även upphävande och överklagande, områdesbestämmelser Hantera regionplaner Upphäva plan Lokala/regionala undersökningar och sammanställningar 4 3 Hantera fastigheter Markområden och de byggnader som finns inom området Förvärva fastighet Expropriation/inlösen, köp, lagfarter Mark och exploatering Markutvecklingsprojekt, utredningar Försälja fastighet Ex. Kommunal tomtkö Byta fastighet Nyttjanderätt för fastighet Arrenden, tomträtt, nyttjanderätt, servitut Förvalta skogs- och lantbruksfastigheter 4 4 Lovgivning och dispenser Förhandsbesked om byggnation Utanför detaljplanelagt område Bygglov Lov inkluderar bygglov, rivningslov och marklov, skyltar på fastigheter och byggnader Anmälan ej bygglovspliktig åtgärd Ex. Attefallshus, eldstäder Tillsyn och föreläggande rörande fastigheter Till exempel ovårdade fastigheter och olovligt byggande Dispenser Dispens efter prövning utifrån Miljöbalken. Strandskydd, naturskyddstillstånd 4 5 Byggnader och anläggningar Lokalbehov och förslag Beslut om pengar, upphandling i styrelse/fullmäktige Byggprojekt Även besiktningar, garantier och säkerheter Anpassa för hyresgäster Uthyrning Även bostadsförmedling Inhyrning Underhålla Reparationer, målning, tapetsering o Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

132 dyl. Sådant som inte ingår i den dagliga skötseln av fastigheten Drift och skötsel Återkommande kontroller. Brandtillsyn, ventilationskontroll, tillsyn av hissar, elrevision, den dagliga skötseln Dokumentera fastighet Ritningsmaterial och handlingar specifikt för de egna fastigheterna och byggnaderna som uppdateras löpande Externa fastigheter Fastigheter som ej tillhör regionen. OBS! Fastigheter definieras juridiskt som allt från mark, skog, fornlämningar till byggnader. 4 6 Gator, vägar och torg Planera gator och vägar Ex. gång- och cykelväg, gatubelysning, skyltning Anlägga gator och vägar Underhålla gator och vägar Felanmälan, snöröjning, gatusopning Enskilda vägar Anmälan om tillstånd enligt ordningsföreskrifter Ex upplåtelse av allmän plats, grävtillstånd, affischeringstillstånd, skyltar, tillfällig övernattning, offentliga tillställningar Fysisk tillgänglighet Parkering/parkeringsplatser Inkluderar även garage 4 7 Parker och grönytor Planera parker och grönytor Planera och anlägga parkområden och planteringar, skötsel av grönytor, besiktning, springbrunnar och vattenanläggningar Anlägga parker och grönytor Förvalta parker och grönytor 4 8 Lekplatser Planera och anlägga lekplatser, skötsel och funktionskontroll Planera lekplatser Anlägga lekplatser Förvalta lekplatser 4 9 Trafik och kommunikationer Planera trafik Trafikföreskrifter och tillstånd Parkeringstillstånd, dispenser, bortforsling av fordon mm Kollektivtrafik Infrastruktur 4 10 Hamnar Trafikverket, sjöfartsverket, luftfartsverket. Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

133 Planera hamnar Anlägga hamnar Förvalta hamnar Förvalta farleder, prickar och fyrar, kontrollera vattendjup, kontrollera havsbotten. Upplåta magasinsutrymme och cisterner, färjeterminaler, förvalta tullhus och hamnkontor, kranar, mudderverk, industrispår Fartyg och båtar Registrera ankommande och avgående fartyg, upplåta kajplats Flygplatser Planera flygplatser Anlägga flygplatser Förvalta flygplatser Flygtrafik 4 12 Energiförsörjning El, gas, kyla och fjärrvärme. alternativ energi Planera och utreda energiförsörjning Producera energi Distribuera energi Förvalta ledningsnät för energi Drift och underhåll med mera Bygga ut ledningsnät för energi Abonnenter Anslutning, Försäljning Gas Bränsle och anläggningar 4 13 Kommunikationsnät Tv, radio, tele, webb, bredband Planera och utreda nät för elektronisk kommunikation Hyra ut kommunikationsnät Förvalta kommunikationsnät Drift och underhåll med mera Bygga ut kommunikationsnät Ansluta till kommunikationsnät 4 14 Vatten och avlopp Planera och utreda vatten och avlopp Vattentäkter, tillstånd för vattenverksamhet, verksamhetsområde för vatten- och avloppsanläggning Producera dricksvatten Driva och förvalta vattenverk, kontrollera dricksvatten och rapportera till tillsynsmyndighet Förvalta ledningsnät Drift och underhåll med mera Bygga ut ledningsnät Ansluta till nät för vatten och avlopp Anslutning, ändring eller tillbyggnad av vatten och avlopp Försälja dricksvatten Rena avloppsvatten Driva och förvalta reningsverk, kontrollera avloppsvatten, rapportera till tillsynsmyndighet 4 15 Avfall och återvinning Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

134 Avfall Renhållning Sortering och återvinning 4 16 Fiske Fiske och fisketillsyn Fiskodling Utplantera fisk Reduktionsfiske 4 17 Sanering Marksanering Industrisanering Fastighetsanering Mögel, lukt, klotter, asbest, PCB Brandskadesanering Kemikaliesanering Vattenskadesanering 5 TRYGGHET OCH SÄKERHET 5 1 Skydd mot olyckor Insatser vid olyckor Räddningstjänsten Arbeta förebyggande mot olyckor Trafiksäkerhet 5 2 Krisberedskap Risker och sårbarhet Planera krisledning Utbilda och öva i krisberedskap Utbildning och övning (SFS 2006:544) Geografiskt områdesansvar Geografiskt områdesansvar (SFS 2006:544) Rapportera krisberedskap Rapportera (SFS 2006:544) Stöd vid kriser POSOM Vattensäkerhet Översvämningar och utsläpp Kriskommunikation 5 3 Totalförsvar Skydd av befolkning Branddammar och krigsbranddammar Varningssystem (VMA) 5 4 Hantera krissituationer Krisledningsnämnd 5 5 Skydd och säkerhet Skydda byggnader och egendom Lås, larm och övervakning (kamera och vilt) Systematiskt brandskyddsarbete SBA Informationssäkerhet Säkerhetsskydd (SFS 1996:627) Personskydd Säkerhet för brukare Anmäla till polis 5 6 Försäkringar Försäkra personer Ansvar- och olycksfallsförsäkring. Person- och egendomsskada som kan Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

135 leda till skadestånd eller vara skada som inte täcks av försäkring. Olycksfall elever, arbetsmarknadspolitiska åtgärder, gode män mfl Försäkra egendom Egna fastigheter eller utrustning, motorfordon 5 7 Skade- och tillbudsrapportering Ansvarsskada Egendomsskada Fordonsskada Tillbud 5 8 Brottsförebyggande Samverka med polis Mäta trygghet Hantera stöd till brottsoffer 6 MILJÖ OCH HÄLSOSKYDD 6 1 Tillstånd/anmälan/ registrering Miljöfarlig hantering eller anläggning Enligt miljöbalken Bekämpningsmedel, Enskilt avlopp, Förmultningstoalett, Slamdispens, Värmepump, Djurhållning Registrera nya verksamheter Enligt miljöbalken Miljöfarlig verksamhet, Blästring, Skrovrengöring, Mellanlagring farligt avfall, Hygienisk behandling, Skolverksamhet, Bassängbad Hantera information om cisterner Enligt miljöbalken Installation, Skrotning Hantera information om köldmedier Enligt miljöbalken Installation, Skrotning Prövning och tillstånd för solarier Anmälan enligt strålskyddslagen Prövning och registrering för Livsmedelshantering/ livsmedelsanläggning Internationella hot mot människors hälsa Miljötillstånd enligt lokala föreskrifter Miljötillstånd djurhållning 6 2 Tillsyn och kontroll av verksamheter och lokaler Tillstånd, Registrering, Exportintyg Utfärda förnyat intyg enligt lagen om skydd mot internationella hot mot människors hälsa, Karantänsintyg Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

136 6 2 1 Kontrollera periodisk rapport från miljöfarlig verksamhet Enligt miljöbalken Miljörapport, Kontrollprogram, Analysresultat, Periodisk besiktning, Årsrapport, cistern, köldmedier Miljötillsyn av verksamheter Enligt miljöbalken Miljöfarlig verksamhet, enskilt avlopp, återvinningsplats, hygienisk verksamhet, skolverksamhet, bassängbad, lokal, strandbad, ljudmätning Miljötillsyn, tillfällig eller otillåten verksamhet Miljötillsyn, olägenhet och störning Enligt miljöbalken Miljöolycka/tillbud, Otillåten miljöfarlig verksamhet, Driftstörning, Förorenad mark, bygg- och rivningsarbete, PCBinventering, PCB-sanering, Ansvarsutredning Enligt miljöbalken Boendemiljö, Yttre miljö. Ex kemtvätt, bensinstation, återvinning och verkstäder Miljötillsyn, radon Enligt miljöbalken Smittskyddstillsyn Enligt smittskyddslagen Strålskyddstillsyn Enligt strålskyddslagen Tobakstillsyn Enligt tobakslagen Kontrollera livsmedel Utöva kontroll av livsmedelsverksamhet enligt livsmedelslagen Livsmedelsverksamhet, Klagomål, Matförgiftning, Dricksvatten Energitillsyn 6 3 Miljöövervakning Miljöövervaka luft Miljöövervaka buller/trafik Miljöövervaka vatten Miljöövervaka ekosystem Miljöövervaka gammastrålning 6 4 Klassningskod och tillsynsavgift Klassningskod och tillsynsavgift enligt miljöbalken Klassningskod och kontrollavgift enligt livsmedelslagen 6 5 Åtal och sanktioner Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

137 6 5 1 Sanktionsavgifter Anmäla misstänkt brott mot miljöbalken Anmäla misstänkt brott mot livsmedelslagen 6 6 Naturvård Planera och inventera naturvårdsfrågor Inrätta naturreservat Enligt miljöbalken Skapa planer, göra inventeringar och även friluftsfrågor. Inrätta och förvalta Naturreservat, naturminnen, biotopskyddsområden, djur- och växtskyddsområden Förvalta naturreservat 6 7 Vattenvård Planera och inventera vattenvårdsfrågor Inrätta vattenreservat Skapa planer och göra inventeringar. Inrätta och förvalta vattenreservat, biotopskyddsområden, djuroch växtskyddsområden inom vattenvård Förvalta vattenreservat Kalka sjöar och vattendrag Vattenverksamhet 6 8 Skyddsjakt Utnämna skyddsjägare Anmälan om skyddsjakt 7 SKOLA 7 1 Gemensam verksamhet Skolplikt Planera utbildning Planera kurser lokaler, schemaläggning av lärare, lärartäthet, läsårstider mm Läromedel Skolskjuts Elevsocial verksamhet Medicinska, psykologiska och psykosociala (kurativa) samt specialpedagogiska insatser. Ordning Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

138 och disciplinåtgärder. Åtgärder mot kränkande behandling. Beslut om särskola Elevpedagogisk verksamhet Hemspråk/Modersmål. Ämnesprov, nationella prov. Utvecklingssamtal. Individuell utvecklingsplan. Ge särskilt stöd. Ge prov och sätta betyg. Validera. Elevakt ska finnas för samtliga elever. Förvaras i personnummerordning och följer eleven under hela grundskolan. Skickas mellan skolorna vid byte av skola. I gymnasiet läggs en ny elevakt upp Studie- och yrkesvägledning Enskild skolverksamhet Fristående förskola, annan pedagogisk verksamhet. Remissinstans för tillstånd till grundskola och gymnasieskola. Rätt till insyn enskilda 7 2 Förskola Placera i förskola Planera verksamheten i förskola Planera kurser lokaler, Schemaläggning Följa upp verksamheten i förskola Planera och följa upp läsår Närvaro i förskola Närvaro och beläggning. 7 3 Grundskola F Anta och placera i grundskola Planera utbildning i grundskola Planera kurser lokaler, Schemaläggning Följa upp utbildning i grundskola Planera och följa upp läsår Närvaro i grundskola 7 4 Grundsärskola Anta och placera i grundsärskola Planera utbildning i grundsärskola Planera kurser lokaler, Schemaläggning Följa upp utbildning i grundsärskola Planera och följa upp läsår Närvaro i grundsärskola 7 5 Fritidshem Placera i fritidshem Närvaro i fritidshem Följa upp verksamheten i fritidshem Planera och följa upp läsår Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

139 7 6 Gymnasieskola Anta och placera i gymnasieskola Planera utbildning i Planera kurser lokaler, gymnasieskola Schemaläggning Följa upp utbildning i gymnasieskola Planera och följa upp läsår Närvaro i gymnasieskola Nationella program Gymnasial lärlingsutbildning Introduktionsprogram Ekonomiskt stöd till elev Inackordering och resebidrag. 7 7 Gymnasiesärskola Anta och placera i gymnasiesärskola Planera utbildning i gymnasiesärskola Följa upp utbildning i gymnasiesärskola Närvaro i gymnasiesärskola 7 8 Kommunal vuxenutbildning Anta och placera i kommunal vuxenutbildning Planera utbildning i kommunal vuxenutbildning Följa upp utbildning i kommunal vuxenutbildning Närvaro i kommunal vuxenutbildning 7 9 Särskild utbildning för vuxna Anta och placera i särskild utbildning för vuxna Planera utbildning i särskild utbildning för vuxna Följa upp utbildning i särskild utbildning för vuxna Närvaro i särskild utbildning för vuxna Särskild utbildning för vuxna på grundläggande nivå Särskild utbildning för vuxna på gymnasial nivå 7 10 Särskilda utbildningsformer Bidrag till internationell skolgång Planera kurser lokaler, Schemaläggning. Planera och följa upp läsår Här ingår även svenska för invandrare. Planera och följa upp läsår. Planera kurser lokaler, Schemaläggning. Planera och följa upp läsår Bidrag till svenska för invandrare vid folkhögskola Undervisning för elever som vistas på sjukhus m m eller i hemmet Annat sätt att fullgöra skolplikt Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

140 7 11 Annan pedagogisk verksamhet Öppen förskola Öppen fritidsverksamhet Omsorg när förskola eller fritidshem ej erbjuds Pedagogisk omsorg Lovskola 7 12 Folkhögskola Anta och placera i folkhögskola Planera utbildning i folkhögskola Följa upp utbildning i folkhögskola Planera och följa upp läsår Närvaro i folkhögskola 7 13 Utbilda i svenska för invandrare 7 14 Yrkeshögskola 7 15 Övriga yrkesutbildningar 8 VÅRD OCH OMSORG 8 1 Förebyggande vård och omsorg Stöd för anhöriga Uppsökande verksamhet 8 2 Hälso- och sjukvård Enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Samordna vårdplanering Samordnad vårdplanering är liksom sammanhållen journalföring ett område där olika sjukvårdshuvudmän ges åtkomst till varandras vårddokumentation. I ett delat system kan förutom landsting och kommun även privata utförare delta. Samordnad vårdplanering regleras av lag (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård Hantera läkemedel Med läkemedelshantering avses ordination, iordningsställande, administration, rekvisition och förvaring av läkemedel. Även vaccinationsverksamhet ingår som en del i läkemedelshanteringen. Individuell förskrivning av läkemedel till patient Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

141 dokumenteras i patientjournalen Patientsäkerhet och avvikelser Den som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet som omfattas av IVOs tillsyn ska enligt PSL anmäla detta till IVO. En anmälan ska även göras om väsentliga förändringar sker i verksamheten, som t.ex. flytt, eller om verksamheten läggs ned. IVO är nationell tillsynsmyndighet för hälsooch sjukvården samt för socialtjänsten och verksamhet enligt LSS Undersöka, vårda, behandla Föra patientjournal, generellt Allt som berör en enskild vårdtagare/brukare ska samlas i en patientjournal. Ev. pappersakt ska sorteras på personnummer. Rutiner för vad som finns i pappersakt respektive vad som finns i den digitala akten ska finnas Dokumentera i patientjournal Avser patientjournal förd av samtliga journalföringspliktiga yrkesgrupper. Se uppräkning nedan av handlingstyper som kan ingå i patientjournal och företrädesvis arkiveras där. 8 3 Rehabilitera Rehabilitering innebär insatser som syftar till att en patient med förvärvad funktionsnedsättning återvinner eller bibehåller bästa möjliga funktionstillstånd. Insatserna kan vara av arbetslivsinriktad, medicinsk, pedagogisk, psykologisk, social eller teknisk art. Verksamheten kan hanteras på olika sätt i olika landsting och kommuner Erbjuda fysioterapi och rehabilitera Tillhandahålla hjälpmedel 8 4 Logga händelser Loggning i nätverk eller i databassystem har flera syften. Loggar som dokumenterar tillgång till information, vilka sökningar som utförts, av vem och från vilken datorplats mfl. uppgifter kan underlätta revisioner, disciplin- och ansvarsärenden, samt undanröja misstankar om manipulation och förebygga Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

142 missbruk. Vårdgivaren har enligt 5 kap 5 PdL skyldighet att på begäran lämna ut loggningsuppgifter till patient. Uppgifterna ska enligt 2 kap 2 SOSFS 2008:14 vara så tydligt utformade att patienten kan bedöma om åtkomsten till journaluppgifterna varit befogad, och loggen ska innehålla uppgifter om vårdenhet och tidpunkt för när någon tagit del av journalinformationen. I den offentliga sjukvården kan patienten även begära att få ta del av namnet på dem som varit inloggade, vilket ka ske efter sekretessprövning enligt OSL Loggar Om uppgifter i logg leder till åtgärd ska uppgifterna bevaras tillsammans med det ärende som då bildas. Avser rutinmässiga loggar som dokumenterar loggar över åtkomst till patientjournaler (anropens ursprung och plats, ansvarig användare för operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden etc.) 8 5 Föra vårdrelaterade register Lämna uppgifter till interna och externa register 8 6 Hantera journaler, förfrågningar och tillstånd Hantera journaler och förfrågningar Handlägga forskningsansökningar 8 7 Stöd och omsorg Enligt Socialtjänstlagen SoL Administration av stöd och omsorg Dokumentera i personakt enligt SoL inom omsorg Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning Omsorg Vård- och omsorgsboende, korttidsboende/växelboende. Boenden har kallats för olika saker under åren, till exempel ålderdomshem, servicebostad, gruppboende Aktiviteter/öppen verksamhet Till exempel dagverksamhet för personer med demenssjukdom. Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

143 8 8 Insatser för funktionsnedsatta Administration av insatser för funktionsnedsatta Utreda insatser för funktionsnedsatta Personlig assistans Insatser enligt Lagen om Stöd och Service: LSS Ledsagarservice Utse kontaktperson för funktionsnedsatta Avlösarservice i hemmet Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning Korttidsvistelse utanför hemmet Korttidstillsyn för skolungdom över tolv år Bostad med särskild service för barn och ungdomar Bostad med särskild service för vuxna Daglig verksamhet för funktionsnedsatta Fritid för funktionsnedsatta 8 9 Insatser för psykiskt funktionsnedsatta Se 8.8 och använd denna enligt önskemål från verksamhet. Insatser för fysiskt funktionsnedsatta. OBS! Samma innehåll i strukturen oavsett om det är psykiskt eller fysiskt Administration av insatser psykiskt funktionsnedsatta Utreda insatser för psykiskt funktionsnedsatta Dagverksamhet för psykiskt funktionsnedsatta Sysselsätta psykiskt funktionsnedsatta Bostad med särskild service för psykiskt funktionsnedsatta Boendestöd för psykiskt funktionsnedsatta Utse kontaktperson för psykiskt funktionsnedsatta 8 10 Bostadsanpassning Lagen om bostadsanpassningsbidrag (1992:1574). OBS! Akterna kan bevaras av forskningsskäl Ansöka om bostadsanpassningsbidrag Ansöka om återställningsbidrag/återanpassning 8 11 Hantera särskild kollektivtrafik (Färdtjänst) Huvudmannen/Regionen kan hantera färdtjänsten, men Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

144 Informera om färdtjänst verksamheten har ofta överlåtits till Trafikhuvudmannen Ansöka om färdtjänst/riksfärdtjänst Följa upp färdtjänst Utförande av färdtjänst 9 SOCIALT OCH EKONOMISKT STÖD 9 1 Uppdragstagare inom individ och familjeomsorg Hem för vård och boende, stödboende och boende för HVB m.fl. nyanlända Familjehem Personakt för familjehem sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning Kontaktpersoner och kontaktfamiljer 9 2 Barn och familj Personakt för kontaktperson/kontaktfamilj sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning Familjestöd Familjerådgivning. Familjecenter Insatser barn och unga Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning Kvinno- och mansjour Hantera medling vid brott 9 3 Vuxna Insatser både för kommuninvånare och asylsökande Bistånd vuxna Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning Serviceinsatser vuxna Råd och stöd. Anhörigprogram Begäran om registerutdrag Ex. till Försvarsmakten, polis, kriminalvård Begäran om yttrande från andra Ex. till Försvarsmakten. myndigheter Hantera medling vid brott 9 4 Familjerätt Faderskapsärenden Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

145 9 4 2 Adoptioner Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Om adoptionen inte genomförts så ska handlingarna gallras efter fem år Vårdnads-, boende- och umgängesärenden (VBU-ärenden) Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning Namnärenden Utredning och yttrande kring byte av barns efternamn. 9 5 Ekonomiskt bistånd Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning Försörjningsstöd Dödsboanmälan Skickas till Skatteverket. Förvaras i personnummerordning Förmedlingsmedel 9 6 Överförmyndare Registrera Rekrytera ställföreträdare Byta god man/förvaltare Upphörande, jämkning och entlediga ställföreträdare Initiera godmanskap och förvaltarskap Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning Initiera förmynderskap Allmän initiering, bouppteckning/testamente/ arvsavstående, försäkringsutbetalning Ensamkommande barn Utreda och kontrollera förmynderskap Förvalta Överlämna ärende till annan överförmyndare 10 HÄLSO- OCH SJUKVÅRD 10 1 Tillhandahålla fackbibliotek 10 2 Tillgodose patientsäkerhet 10 3 Smittskydd Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

146 10 4 Hantera medicintekniska produkter (MTA) och Sterilcentral 10 5 Tandvård 10 6 Folktandvård 10 7 Studentkoordinering 10 8 Hälso- och sjukvård Bedriva hälso- och sjukvård 10 9 Primärvård Bedriva primärvård Specialistvård Bedriva specialistvård Barnhälsovård Bedriva barnhälsovård Habilitering Utföra habilitering Psykiatrisk vård Bedriva psykiatrisk vård 11 KULTUR OCH FRITID 11 1 Kulturverksamhet Även samarbete mellan kulturinstitutioner. Till exempel ABM-samarbete och liknande Övergripande kulturfrågor Programverksamhet Barn- och ungdomskulturell verksamhet Offentlig utsmyckning Producera böcker, filmer 11 2 Bibliotek Drifta bibliotek Kan delas in i drift av tex huvudbibliotek, filialer och skolbibliotek Hantera media Förvärv och förvaltning av biblioteksmaterial. Planering, urval, inköp, prenumerationer, databaser, medieplanering anslag etc. Accession, klassificering, katalogisering, inbindning. Även inlån av medier från andra bibliotek (fjärrlån) Låna ut biblioteksmaterial Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

147 Ambulerande biblioteksverksamhet Audiovisuell verksamhet, taltidning Förmedla information och kunskap 11 3 Museer Även konsthall Museipedagogisk verksamhet Kulturmiljöer Inklusive handlingar som rör stadsvandringar, samt rollen som remissinstans Samlingar Förvaltning av föremåls- och fotosamlingar, konst. Dokumentation av samlingar. Accession, klassificering, katalogisering Utställningar 11 4 Musik- och teater Teater Kan ske i samarbete med andra organisationer Musik Kan ske i samarbete med andra organisationer Kulturskola Kommunal musikskola Anta och placera i kulturskola Planera utbildning i kulturskola Följa upp utbildning i kulturskola Närvaro i kulturskola Undervisa i kulturskola Läromedel i kulturskola 11 6 Fritid Fritidsgårdar och aktivitetshus Även andra träffpunkter för ungdomar som caféer Rekreationsområden Motionsspår, skidspår etc Bad- och båtplatser Utegym, skateboardparker och liknande 11 8 Idrottsanläggningar och arenor Idrottsanläggningar Idrottsplatser, idrottshallar, badhus, ishall Arenor 11 9 Föreningsstöd och utmärkelser Registrera föreningar Stöd till föreningar Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

148 Stöd till engagemang och projekt Ansökan om investeringsbidrag till föreningar Utmärkelser Måste vara utmärkelser som enskilda föreningar delar ut Kulturmiljövård Inventera och planera kulturmiljöer Presentera kulturmiljöer Tillstånd enligt Kulturmiljölagen Ansvarig för dokumentet Senast reviderat Version Regionarkivarie: Nanna Bergquist

149 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Therese Kullåker Biträdande HR-chef Tjänsteskrivelse HSN 2018/ november 2018 Hälso- och sjukvårdsnämnden Kompetensförsörjningsplan Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar att godkänna kompetensförsörjningsplan Sammanfattning Den förvaltningsövergripande kompetensförsörjningsplanen ska bidra till att förvaltningen lyckas möta framtidens utmaningar genom att attrahera, rekrytera, engagera, utveckla och behålla medarbetare. Syftet är att ge en bild av befintlig kompetens inom förvaltningen samt beskriva utmaningarna och klargöra strategier för att säkra kompetensbehovet. Strategier inom området attrahera och rekrytera är bland annat samverkan mellan förvaltningen och Uppsala Universitet, verksamhetsförlagd utbildning, ökat intag av AT-läkare och BAS-år för nya sjuksköterskor. Strategier inom området engagera, utveckla och behålla är bland annat ledarutveckling, specialistutbildning av sjuksköterskor, nya förändrade arbetssätt och styrning av lönemedel. Förvaltningen föreslår att nästa revidering av kompetensförsörjningsplanen sker i kvartal 3 under 2019 för att synkroniseras med förvaltningens Strategisk plan och budget Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 19 november 2018 Kompetensförsörjningsplan hälso- och sjukvårdsförvaltningen (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-hsn@gotland.se Org nr Webbplats

150 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2018/606 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Maria Dalemar Hälso- och sjukvårdsdirektör 2 (2)

151 PLAN Kompetensförsörjningspl an hälso- och sjukvårdsförvaltningen Fastställd av Hälso- och sjukvårdsnämnden Framtagen av Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Datum Gäller Ärendenr HSN 2018/606 Version [1.0] Innehåll 1. Inledning Övergripande beskrivning av Hälso- och sjukvårdsförvaltningens uppdrag Kompetensförsörjning Mål Syfte Arbetssätt Uppföljning Vilken kompetens finns inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen? Vilka förändringar står hälso- och sjukvårdsförvaltningen inför? Demografins betydelse för Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Förändrade yrkesroller Helhetssyn inom sjukvården Kunskapsgap God arbetsmiljö och rimlig arbetsbelastning Tillvaratagande av nyanländas kompetens inom legitimerade yrken Informationsteknologi och teknikutveckling Sårbarhet på grund av få specialister inom specialistfunktioner Fler och längre påbyggnadsutbildningar Vilken kompetens behöver hälso- och sjukvårdsförvaltningen för att uppnå målen? Tillgången till vissa yrkesgrupper nationellt Hälso- och sjukvårdsförvaltningens strategier och aktiviteter för att möta kompetensbehovet...7 Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post Org nr Webbplats

152 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Kompetensförsörjningsplan Attrahera och rekrytera Utbildning och verksamhetsförlagd utbildning i samverkan med Uppsala Universitet Introduktion av sjuksköterskor, BAS-år Fler AT-läkare Styrning av ST-utbildning Strategiskt arbete med annonsering, medverkan vid externa arrangemang mm Ökad sysselsättningsgrad Avslutssamtal Engagera, utveckla och behålla Ledarutveckling Arbetsmiljö Specialistutbildning av sjuksköterskor Nya förändrade arbetssätt...10 Rätt använd kompetens (RAK) Översyn av arbetstider och scheman Heltidsresan Styrning av lönemedel Samarbete med Karolinska universitetssjukhuset m fl Informationsteknologi och teknikutveckling Förlängt arbetsliv...11 Bilaga Bilaga Personalstruktur...13 Bilaga Beräknad pensionsålder 65 år Bilaga Planering ST-läkare HSF , nytt datum antal under utbildning...17 Planering antal sjuksköterskor under specialistutbildning nytt datum...17 Behov av specialistutbildade sjuksköterskor (17)

153 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Kompetensförsörjningsplan Inledning 1.1 Övergripande beskrivning av Hälso- och sjukvårdsförvaltningens uppdrag Hälso- och sjukvårdsnämnden ansvarar för att en hälsofrämjande hälso- och sjukvård och tandvård tillhandahålls på lika villkor till de som bor och vistas på Gotland. Med hänsyn till den enskildes behov ges vård och behandling som är evidensbaserad och/eller väl beprövad. Den som har det största behovet av vård ges företräde. Hälso- och sjukvårdsförvaltningens värdegrund ska genomsyra verksamheten och ha en tydlig koppling till vardagsarbetet. Värdegrunden symboliseras med ett hus. Genom värdegrundens ramar tillika framgångsfaktorer för hälso- och sjukvårdsförvaltningen rätt från mig, ordning och reda, standardiserade processer, ständiga förbättringar, medarbetarskap och ledarskap skapar vi God vård som är: Figur 3 Hälso- och sjukvårdsförvaltningens värdegrund Kunskapsbaserad och ändamålsenlig Säker Individanpassad Effektiv Jämlik Tillgänglig Figur 4 Begreppsdefinition av God vård 1.2 Kompetensförsörjning Att klara kompetensförsörjningen är helt avgörande för att kunna leverera de tjänster som åligger Region Gotland. Behovet av kompetens i verksamheterna förändras samtidigt som det står klart att konkurrensen om den bästa arbetskraften ökar. SKL rapporterar att drygt medarbetare kommer behövas till vården och omsorgen kommuner, landsting/regioner samt privata utförare fram till år Strategiska beslut som fattas i frågor om kompetensförsörjning påverkar organisationen i hög grad och under lång tid. Rätt kompetens är avgörande för förmågan att uppnå goda resultat och för att organisationen ska utvecklas. Viktiga frågor är därför hur organisationen kan attrahera, rekrytera, engagera/utveckla/behålla och avveckla medarbetare genom ett medvetet, kontrollerat, uppföljande och systematiskt kompetensförsörjningsarbete. Kompetensförsörjningsarbetet ska vara verksamhetsintegrerat och förvaltningens chefer är tydliga budbärare av kompetensförsörjningens olika delar. Kompetensförsörjningsplanen för hälso- och sjukvårdsförvaltningen ska även synkroniseras med Region Gotlands övergripande kompetensförsörjningsplan. 3 (17)

154 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Kompetensförsörjningsplan Faktorer som påverkar kompetensförsörjningen och val av strategi 1.3 Mål Den förvaltningsövergripande kompetensförsörjningsplanen ska bidra till att Hälso- och sjukvårdsförvaltningen lyckas möta framtidens utmaningar genom att attrahera, rekrytera, engagera, utveckla och behålla medarbetare och chefer. 1.4 Syfte Kompetensförsörjningsplanens syfte är att ge en bild av befintlig kompetens inom förvaltningen samt beskriva utmaningar och klargöra strategier för att säkra kompetensbehovet på kort och lång sikt. Planen belyser: Vilken kompetens finns inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen? (nuläge) Vilka förändringar står hälso- och sjukvårdsförvaltningen inför? (utmaningar) Vilken kompetens behöver hälso- och sjukvårdsförvaltningen för att uppnå målen? (gap) Vilka strategier har hälso- och sjukvårdsförvaltningen för att möta kompetensbehovet? (handling) 1.5 Arbetssätt Inom Region Gotland finns en övergripande kompetensförsörjningsplan som ligger till grund för samtliga förvaltningars kompetensförsörjningsplaner. Arbetet med kompetensförsörjning inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen följer dessutom förvaltningens strategiska plan samt den årliga verksamhetsplanen. Utifrån förvaltningens övergripande kompetensförsörjningsplan arbetas årligen fram en kompetensförsörjningsplan på verksamhetsnivå vilken sammanställs till förvaltningens övergripande plan. Utifrån verksamhetens uppdrag genomförs vidare som en del i kompetensförsörjningsarbetet årliga medarbetarsamtal och lönesamtal där medarbetarkontrakt och individuella kompetensutvecklingsplaner upprättas. Förvaltningens HR-chef ansvarar för framtagandet av förvaltningens övergripande kompetensförsörjningsplan som fastställs av Hälso- och sjukvårdsnämnden. 1.6 Uppföljning Kompetensförsörjningsplanen är 4-årig och löper över perioden Utvärdering och revidering av planen sker årligen under augusti oktober och synkroniseras samtidigt med den strategiska planen samt utgör en del av underlaget till förvaltningens verksamhetsplan. 4 (17)

155 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Kompetensförsörjningsplan Vilken kompetens finns inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen? Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har ett 60-tal olika befattningar varav apotekare, arbetsterapeut, audionom, barnmorska, biomedicinsk analytiker, dietist, fysioterapeut, logoped, läkare, optiker, psykolog, psykoterapeut, röntgensjuksköterska, sjuksköterska, tandhygienist, tandläkare är högskoleutbildningar med legitimationskrav som utfärdas av Socialstyrelsen. Ett arbete som medicinsk sekreterare, tandsköterska, tolk och steriltekniker kräver yrkeshögskoleutbildning som innebär 1,5-2 års eftergymnasial utbildning. Administratörer, barnsköterskor, koordinatorer/samordnare, rehabiliteringsassistenter, skötare och undersköterskor har gymnasiekompetens. Övriga yrkesgrupper som exempelvis controller, ekonomer, handläggare, upphandlare, projektledare, socionomer, kuratorer, utvecklingshandledare, vårdutvecklare har högskolekompetens. Under de kommande fem åren förväntas inom Region Gotland drygt 200 pensionsavgångar per år. Av dessa är det ca 45 medarbetare per år som går i pension på hälso- och sjukvårdsförvaltningen. I bilaga 2 framgår förvaltningens åldersstruktur för alla tillsvidareanställa medarbetare och i bilaga 3 framgår antalet pensionsavgångar för de olika yrkeskategorierna. 3. Vilka förändringar står hälso- och sjukvårdsförvaltningen inför? Upprepade prognoser och en långsiktig planering som tar hänsyn till förutsägbara händelser, möjligheter och hot krävs för att klara de framtida utmaningarna som Region Gotland står inför och studier gällande detta görs i kommuner, landsting och i landets regioner. Bra framtidsprognoser är avgörande för att möjliggöra att politiska beslut fattas på rätt grunder. På en nationell nivå förutspås att befolkningen kommer att öka med en halv miljon människor mellan där endast 20% av befolkningsökningen är i arbetsför ålder. År 2029 kommer åldersgruppen vara nästan 60% större än idag. Den demografiska förändringen innebär en arbetskraftsbrist där fler personer behöver tas omhand av färre samt att sammansättningen av sjukdomstillstånd hos patienter som hälsooch sjukvården ska hantera förändras där andelen patienter med kroniska sjukdomar ökar. 3.1 Demografins betydelse för Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Gotland skiljer sig från övriga riket genom att vi har färre medborgare i de yngre åldersgrupperna och fler i de äldre. Se bild nedan. 5 (17)