Protokoll Styrelsemöte Svenska Skolan Lissabon

Transkript

1 Protokoll Styrelsemöte Svenska Skolan Lissabon Närvarande: Marie-Louise Bergman, Gunnel Gustafsson, Ileana Holmsten, Henrik Högström, Jan Sundberg, Michael Zell Ordförande, Marie-Louise Bergman, välkomnade och förklarade mötet öppnat. 1. Godkännandet av Dagordningen 2. Val av sekreterare: Ileana Holmsten 3. Val av justeringsman: Henrik Högström 4. Genomgång samt justering av föregående protokoll 5. Ekonomifrågor: A. Rektor, Gunnel Gustafsson, informerade att: 1. Totalt 13 elever har blivit behöriga till statsbidrag därav utökad skolpeng till 21000e. Bland de 13 behöriga är de norska eleverna inkluderande men ej de finska. 2. Fortsatta sänkta matkostnader med den nyanställde kocken Christian Persson. 3. I budgeten har Victor Guerra - skolans revisor, gjort en omfördelning mellan Personal costs och Extra personal costs. I Personal cost ingår löner och arbetsgivaravgifter. I Extra personal cost finns försäkringar och bostadskostnader som skolan betalar för personal. B. Ekonomiansvarige, Michael Zell redovisning Ekonomiansvarige förbereder förslag till Föreningsstämman för beslut. Vänligen se Annex 1. C. Ytterligare ekonomifrågor Det beslutades att Styrelsen ska ge som förslag till Föreningsstämman att elevavgiften för 2016/2017 ska vara densamma som föregående år. Det diskuterades om elevavgiften ska kunna inbetalas månadsvis för att underlätta för medlemmarna. Rektor ska undersöka hur detta ska lösas praktiskt. Ordförande underströk att vid månadsvisainbetalning av elevavgift bör dessa ske för nästkommande månad och ej för den gångna månaden. Detta för att gardera inför eventuella problem med inbetalningarna. COMP 1

2 6 Elevsituation Rektors redovisning a. Familjen Ode ska sluta b. Nuvarande familjer väntas vara kvar till nästkommande skolår. c. 5 till 6 nya familjer har visat intresse att börja till hösten. d. Styrelsen beslutade att Christian Persson, den nyanställde kockens, två barn kan börja på skolan och att föreningen ej tar elevavgift för dessa två barn. Bör poängteras, om gällande Skol regler fortskrider, att ett av baren kommer beviljas statsbidrag eftersom redan fyllda 6 år. e. Föreningen har fortsatt upphandling med försäkringsbolaget Zurich Portugal, detta för att säkerhetsställa att elever utan NIF nummer Número de Identificação Fiscal ska ingå i skolförsäkringen. Det som förhandlas är huruvida ca 50 barn på skolan kan försäkras. Skolan vill ha en försäkring som både täcker de elever som går kontinuerligt (en identifikationslista ska skickas varje skolår till försäkringsbolaget) men även att de barn som är på tillfällig vistelse ska vara försäkrade. Försäkringsbolaget går med på att, om skolpersonal kan bevittna att barnet var under skolans instans, att försäkring ska beviljas. 7. Personalsituation: Nyrekrytering En Förskole-Lågstadielärare med behörighet till Sjätte klass har utannonserat och många har visat intresse. Rektor är mycket nöjd med den höga kvalifikationen på kandidaterna. Rektor och Gunilla Holma kommer hålla i rekryteringsprocessen. En elevassistent/lärare för eleven med speciella behov ska tillika rekryteras till hösten. Hanna Sousa har kommit på tal. 8. Skolrenovering - Poolen har fått ett nytt system för rening där saltvatten har installerats istället för klor. Kostnad, 1.300e. - Styrelsen tackade Jan Sundberg och familj för att de ställde upp med att måla om på förskolan. Jan informerade att han hade noterat mögellukt under arbetes gång. Det ska nu hållas uppsikt över om eventuell fuktskada kan finnas. - Varmvattenberedaren i ett av omklädningsrummen har reparerats. - Fläkten i köket behöver ej bytas ut utan kan lagas. - Johan Olsson, läraren, ska ge offert till: 1. Nytt elskåp, 2. Renovering av förrådet bakom huvudbyggnaden. 9. Skyddsrond Rektor, Jan Sundberg samt Johan Olsson gjorde den årliga skyddsronden. Det har gjorts en lista på saker som ska förbättras. Det mest akuta är att installera ny brandsläckare samt en förstahjälpen väska till köket. COMP 2

3 10. Förberedelser inför Föreningsstämman - Utskick av Kallelse via , då stadgan godkänner detta - Vice-ordförande ska skicka till Ordförande en mall om hur medlemmarna kan skriva motioner inför mötet - Verksamhetsberättelse - Revisionsberättelse 11. Övriga frågor Jan Sundberg tog upp frågan huruvida de familjer som får statsbidrag bör få reduktion på skolavgiften då detta kan främja att dessa familjer stannar kvar. Ordförande sa att denna fråga är återkommande och efter beräkningar har det visat sig att ekonomiskt skulle skolan inte gå runt om inte den totala skolpengen går till skolan. 12. Datum för nästa styrelsemöte: Inget nytt datum sattes då den nya styrelsen kommer ha sitt första sammanträde direkt efter Föreningsstämman den 10/ Marie-Louise Bergman Ordförande Ileana Holmsten Sekreterare Henrik Högström Vice-Ordförande Justeringsman Annex1 följer COMP 3

4 Annex1 Ekonomiansvariges förklaring och förslag till Föreningsstämman 10/ All ekonomisk redovisning syftar till att ge en så rättvisande bild av resultat och ställning som möjligt. Däri ligger att redovisa såväl intäkter som kostnader på den period som den underliggande transaktionen avser. Man brukar kalla det att periodisera bokföringen och att man därmed använder sig av bokföringsmetoden. Man kan också redovisa intäkter och kostnader när de råkar inträffa (i vilket fall de kallas inkomster och utgifter), oavsett vilken period de belöper sig på. Man använder sig då av vad som kallas kontantmetoden. Bägge är tillåtna och oftast sammanfaller de utan större skillnad i resultatet. I vår förening har vi dock en situation där de skiljer sig åt, och dessutom rätt rejält emedan vi under alla år bokfört fakturerade föräldraavgifter som en intäkt när de faktureras och inte för den period för vilken de är avsedda att utgöra en intäkt. VT:s första föräldraavgift faktureras klokt nog i god tid före VT-starten i december. Men de är avsedda som en intäkt för det efterkommande verksamhetsåret. När vi fakturerar VT omgång 2, liksom för HT i augusti gör det ingen skillnad för vi befinner oss inom samma verksamhetsår vid faktureringen som vid den period det fakturerade beloppet avser. Den nuvarande ordningen innebär att vi konsumerar en stor del av det kommande årets intäkt under det föregående året. Eftersom vi gör samma sak varje år uppstår inget hål. Men det år vi inför VT får en kraftig förändring i elevantalet, kommer inte intäkter och kostnader matcha varandra under VT:s inledning, vilket också påverkar hela det innevarande årets resultat. En tankefigur som kan öka förståelsen är att tänka sig att skolan läggs ned efter ett fullbordat skolår. Den sista terminen kommer vi bara ha halva intäkten men oförändrat fulla kostnader för att driva skolan vid oförändrad praxis. Att gå från kontant- till bokföringsmetod i detta fall är en bokföringstransaktion som inte påverkar föreningens ställning i något materiellt avseende. Som förening har vi lika mycket pengar före som efter. Men det blir en resultateffekt det år ändringen sker emedan den intäkt som felaktigt ligger i december ett år, ska överföras till januari nästkommande år. Men därefter är ordningen återställd. Vi kan hantera resultateffekten på två sätt. Antingen som ett rejält underskott det år ändringen genomförs, och därmed reducera det egna kapitalet. Det skulle inte ge en rättvisande bild av skolans resultat det året. Lyckligtvis har vi i vår balansräkning en reserv som byggts upp under många år. Reserven har inget särskilt syfte, efter vad som uppgivits. Den kan användas till att täcka andra typer av underskott som uppstår vid renovering av skolan, en dyrbar satsning på utökad verksamhet, ett skadeståndskrav, en vattenläcka eller annat som är av COMP 4

5 extraordinär karaktär. Vi talar här inte om att tappa av särskilda pengar eller andra placeringar, som kan tänkas reducera våra finansiella muskler. De tillgångarna finns på balansräkningens andra sida och är helt opåverkade av hur vi hanterar det resultatmässiga underskott som de ovanstående exemplen är prov på. Förslag är att använda den under många år uppbyggda reserven, eftersom också bokföringen i detta avseende felat under många år. Under tider av ökande elevunderlag har innevarande års resultat överskattats något och ur det perspektivet känns det rimligt att kompensera denna engångshändelse ur dessa årens reserverade överskott. COMP 5