Protokoll RE:Source interimsstyrelsemöte

Transkript

1 Protokoll RE:Source interimsstyrelsemöte Datum: 30 september 2015, möte #2 Plats: SP, Eklandagatan 86, Göteborg, konferensrum Solen Tid: kl Mötet öppnas Mötet inleddes med att programchef Stefan Gustafsson Ledell (som även är forskningschef på Swerea) presenterade det Strategiska innovationsprogrammet LIGHTer. Det startade 2013, är en branschöverskridande arena om lätta produkter och har 200 deltagare. Mer information finns på Stämman 17 november 2015 ska besluta om en ny struktur för programmet. 2. Val av mötessekreterare och justeringsperson Ragnhild Berglund valdes till sekreterare för mötet och Peter Holmstedt till justeringsperson. 3. Närvarande Styrelseledamöter: Christer Forsgren (CF), Stena Recycling AB, ordförande Karl Edsjö (KE), Electrolux Henrik Kant (HK), Göteborgs stad (till kl 12.30) Peter Holmstedt (PH), Senior advisor Adjungerade: Coralie Chasset (CC), Energimyndigheten (via Lync) Susanne Karlsson (SK), Energimyndigheten (från kl 10.15) Evalena Blomqvist (EB), SP, programledning Johan Felix (JF), CIT, programledning Ragnhild Berglund (RB), SP, programkommunikatör, mötessekreterare Stefan Gustafsson Ledell, LIGHTer (endast under punkt 1) 4. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes, inga övriga frågor föreslogs. 5. Godkännande av tidigare mötesprotokoll Anteckningar från mötet 27 aug 2015 godkändes. 6. Organisation a. Organisationsstruktur och roller Några punkter som diskuterades och beslutades för organisationsstruktur och roller: Organisationsstrukturen Sambandet mellan Myndigheter och Programstyrelse/Programledning behöver beskrivas bättre i text. (PH) Bättre att lyfta upp utmaningarna än de tematiska områdena. (HK) Brutet fossilberoende är en stor utmaning att ange, kanske hellre minskat fossilberoende? (KE) Det tematiska området Samhälle genererade ett meningsutbyte om det mer konkreta ordet avfall vore bättre, om att denna utmaning gäller samhällsstrukturer, hela uppströmstänket, hur bolag agerar, mjuka frågor. Bilaga 1 ISM # sid 1

2 Protokoll RE:Source interimsstyrelsemöte Programstyrelsen Precisering: Antalet ledamöter ska vara Ange X antal från näringsliv/samhälle/myndigheter? (CC) Ange något om eftersträvad jämställdhet och mångfald. (SK) Personerna i programstyrelsen representerar sig själv och programmet, inte den organisation man kommer ifrån. (EB) Viktigt hur punkten om budgetansvar formuleras. (SK) Beslut: Notera antalet ledamöter per aktörsgrupp. Texttillägg under andra punkten: stärka programmets roll i Sverige och internationellt Strategiskt råd Precisering: 7-15 ledamöter, inga internationella platser. Ett komplement till styrelsen, en kvalitetsgarant för att exempelvis inbjudningar och utlysningar når rätt personer. (EB) Två från näringsliv och av resten delas lika mellan akademin och instituten. (PH) Att sitta i Strategiska rådet kan vara ett sätt att få insyn i vad som händer. (JF) Se till att det finns innovationskompetens i rådet. Bättre att styrelsen utser strategiska rådet än stämman, valberedningen har nog med att föreslå styrelse. (PH) Beslut: Styrelsen utser det strategiska rådet. Notera antalet ledamöter per aktörsgrupp. Ändring i texten: Lägger fram förslag till utlysningstexter för programledningen. Internationell referensgrupp Hur formaliserar vi dem? Någon som representerar sitt lands perspektiv eller har internationell utblick? (EB) Från akademi eller industri? Vad ska få dem att vilja ställa upp? (EK) Vi har sådana råd inom STRIM, de är arvoderade. Viktigt att det är tydligt vad de ska utvärdera/göra. (PH) Inte omöjligt att lägga inom programkontoret och arvodera. (SK) Beslut: Internationella referensgruppen ska vara arvoderad. RE:Source arena Beslut: Ordet medlem ska användas i stället för intressent. Tillägg i andra stycket: och vara med och bidra och påverka Sista punkten: Byt ordet saknas mot behövs. Valberedningen Bör innehålla en person från varje gruppering inom branschen. (EB) Språkfrågan Utlysningstexter kommer på både svenska och engelska framöver. Dock oklart vem som ska översätta. (SK). Internationella referensgruppen ska titta på den strategiska utvecklingen av programmet. Det gör val av språk intressant (EB) Ny version av Organisationsstruktur och roller ska ligga klart till nästa möte. ISM # sid 2

3 Protokoll RE:Source interimsstyrelsemöte 7. Samarbetsavtal a. Innehåll och syfte Samverkansavtal och Organisationshandbok Detta blir den stora punkten på nästa möte då beslut ska. Ett nytt förslag kommer att skickas ut under nästa vecka. (EB) Viktigast att punkt 6 Resultat och bakgrundsinformation är tydlig och enkel. (PH) 8. Programbeskrivning a. Uppdatering status på Effektlogiken Effektlogiken är en bas i programbeskrivningen, hur vi ska agera för att nå de sju programmålen i ansökan. Ett bra styrelseverktyg för att följa upp och prioritera verksamheten (JF) Bilaga 2 Bilaga 3 b. Effektlogiks-workshop med myndigheterna 2 okt Göteborg Den kommande workshoppen diskuterades och några andra kommande datum för effektlogik och verksamhetsbeskrivning preciserades: 8 okt: Nytt material skickas ut till interimsstyrelsen 15 okt: Arbetsgruppsmöte Stockholm 23 okt: Klart utkast till effektlogik, programbeskrivning, aktiviteter nov: Möte med Interimsstyrelsen 1 dec: Programbeskrivning samt förslag till Q , utlysningstext, enskilda projekt 9. Budget a. Inget att rapportera 10. Information från myndigheterna Den 29 sept möte om arbetsprocesser, roller och ansvar med Programledning och Energimyndigheten. Bra möte, det gemensamma arbetet fortsätter att tydliggöra roller och ansvar. 11. Övrigt a. Beslut: Val av vice ordförande Beslut: Interimsstyrelsen valde Weine Wiqvist, VD Avfall Sverige, till vice ordförande. Bilaga 4 b. RE:Source på turné Kort information om turnén till Göteborg 27 okt, Stockholm 28 okt och Luleå 29 okt. 12. Kommande möten Nästa möte den 15 okt, Naturvårdsverket i Stockholm, kl Januarimötet blir på eftermiddagen 25 jan, i Stockholm. Stämman kommer att hållas i mars. 13. Mötet avslutades Christer Forsgren Ragnhild Berglund Peter Holmstedt Ordförande Sekreterare Justeringsperson ISM # sid 3

4 Programbeskrivning för innovationsprogrammet RE:Source

5 Innehåll Sammanfattning 3 1 Programmets inriktning Vision Syfte Mål Effektlogik Innovationsområdet... 4 Kapitel 1 Verksamhetsplan och budget för RE:Source 5 Kapitel 2 Organisationshandbok för RE:Source 5 Kapitel 3 Kommunikationsstrategi för RE:Source 5 Kapitel 4 Effektlogik för RE:Source 5

6 Sammanfattning 3

7 1 Programmets inriktning Detta kapitel ser jag som Kappan som beskriver stommen i RE:Source som inte kommer ändras så mycket under hela programperioden och definitivit inte under etappen. De efterföljande kapitlen 2-4 är fristående dokument som kommer att kunna uppdateras löpnade och kommer att finnas tillgängliga att ladda ner från hemsidan. 1.1 Vision 1.2 Syfte 1.3 Mål 1.4 Effektlogik Övergripande bild och beskrivning av programmets effektlogik. Kopplingar mellan de sju programmålen, effekter och resultat samt verktygen. 1.5 Innovationsområdet BAKGRUND VARFÖR 3 utmaningar VAD 3 tematiska områden HUR 6 verktyg Ytterligare information För ytterligare information, kontakta: Evalena Blomqvist, SP Sveriges tekniska forskningsinstitut Telefon: , Mobil: E-post: evalena.blomqvist@sp.se webb: Handläggare: Coralie Chasset Statens energimyndighet Telefon: E-post: coralie.chasset@energimyndigheten.se 4

8 Kapitel 1 Verksamhetsplan och budget för RE:Source Verksamhetsplan och budget för ett år Kapitel 2 Organisationshandbok för RE:Source Kapitel 3 Kommunikationsstrategi för RE:Source Kapitel 4 Effektlogik för RE:Source En tillräckligt övergripande och detaljerad effektlogik som kan användas som strategisk karta för programmet samt också vid utvräderingar. 5

9 Innehåll Organisationshandboken RE:Source 1 RE:Source ett strategiskt innovationsprogram 2 2 RE:Source arena Medlem 2 3 Stämman Stämmans sammansättning Stämman arbetsordning och arbetsuppgifter Valberedning 3 4 Programstyrelse Programstyrelse sammansättning Programstyrelse arbetsordning och arbetsuppgifter 4 5 Strategiskt råd Strategisktråd sammansättning Strategisktråd arbetsordning och arbetsuppgifter 5 6 Internationell referensgrupp Internationell referensgrupp sammansättning Internationell referensgrupp arbetsordning och arbetsuppgifter 6 7 Programkontor Programledningens sammansättning Programledningens arbetsordning och arbetsuppgifter Verktygsledare sammansättning Verktygsledare arbetsordning och arbetsuppgifter 7 8 Finansierande myndigheter Finansierande myndigheter arbetsordning och arbetsuppgifter 8 9 RE:Source besluts- och arbetsprocess Process för idé och behovsformulering Arbetsprocess för öppna utlysningar Beslutsprocess för öppna utlysningar Särskilda villkor för projekt genom utlysning Arbetsprocess för enskilda projekt Beslutsprocess för enskilda projekt Särskilda villkor för enskilda projekt Rapportering enskilda projekt och projekt genom utlysning Kommunikationsstrategi Allmänt Dokumenthantering 11 UTKAST RE:Source Organisationshandbok 08 oktober 15 1

10 1 RE:Source ett strategiskt innovationsprogram RE:Source är ett nationellt strategiskt innovationsprogram som koordineras av SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut från Utgångspunkten för ett strategiskt innovationsprogram är att genom samverkan skapa förutsättningar för internationell konkurrenskraft för Svenskt näringsliv och samhälle samt internationell attraktionskraft för Svenska forskningsaktörer. Verksamheten ska verka för hållbara lösningar på globala samhällsutmaningar. RE:Source består av medlemmar från näringslivs-, samhälls- och forskningsaktörer och verksamheten regleras i enlighet med ett Samarbetsavtal. RE:Source är en egen resultatenhet inom SP med separat redovisning av intäkter och kostnader. Personal som arbetar inom RE:Source ska ha sin anställning hos annan organisation. Arbetsgivaransvar och därtill kopplat arbetsmiljöansvar ligger hos den organisation där berörd personal har sin huvudsakliga anställning. Medlem ansvarar gentemot övriga Medlemmar för sina anställda och för konsulter, underleverantörer och andra anlitade medhjälpare såsom för sig själv. RE:Sources programkontor är organisatoriskt inordnad under SPs Administrativa enhet under ledning av SPs VD. En schematisk bild över RE:Source organisation återfinns i Figur 1. Figur 1 Schematisk bild över organisationsstrukturen av RE:Source 2 RE:Source arena RE:Source arena beskriver alla typer av aktiviteter som sker inom innovationsprogrammet RE:Source. Arena är öppen för alla aktörer som önskar, antigen man väljer att vara medlem och signerar ett samarbetsavtal med RE:Source eller som en deltagare i utvalda aktiviteter. All information om RE:Source ska vara öppen och tillgänglig för alla aktörer. RE:Source arena leds och koordineras av programledningen. RE:Source verksamhet beskrivs i detalj i programbeskrivning som finns tillgänglig att ladda ner samt att hemsidan löpande uppdateras med RE:Source aktivititeter. RE:Source arena ska möjliggöra att: medlemmar möts och förenklar samverkan, branschens behov fångas upp och tydliggörs, befintliga nätverk, organisationer och satsningar verksamma i Sverige samverkar och stärks och att de aktiviteter som behövs för att programmålen ska uppfyllas initieras och drivs. 2.1 Medlem Varje Medlem i RE:Source har möjlighet att påverka verksamheten genom en röst på Stämman och att nomineras till ledamot av strategiskt råd, Programstyrelse och valberedning samt möjlig för funktion inom programkontoret. Medlem har rätt att få sin organisations loggotyp visad på hemsida samt andra UTKAST RE:Source Organisationshandbok 08 oktober 15 2

11 sammanhang där syftet är att visa på medlemskap i RE:Source. Medlem har rätt att använda RE:Source loggotyp och varumärka i marknadsföring. Utökad information om medlemmars rättigheter och skyldigheter återfinns i RE:Source Samarbetsavtal som finns tillgängligt på 3 Stämman 3.1 Stämmans sammansättning Sammanträde med alla medlemmar för behandling av RE:Source angelägenheter kallas Stämma. Det åligger varje medlem att närvara vid Stämma antingen genom ordinarie representant, ställföreträdare eller genom ett befullmäktigat ombud. SPs VD, eller annan representant för Medlem inom RE:Source med rösträtt i sitt ställe, ska vara ordförande på Stämman. 3.2 Stämman arbetsordning och arbetsuppgifter Stämman bestämmer ytterst över inriktningen och prioritering av RE:Source verksamhet. På Stämma har varje Medlem en röst. För att Stämman ska vara beslutmässig måste mer än 80 % av antalet Medlemmar vara närvarande. Alla beslut fattas genom enkel majoritet, om inte annat anges i avtalet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Programstyrelse kallar till Stämma en gång under det första kvartalet varje år. Medlem har rätt att hos Programstyrelsen ansöka om att kallelse till extra Stämma utfärdas för behandling av visst angivet ärende. En skriftlig kallelse till Stämma utfärdas av Programledningen tidigast åtta och senast fyra veckor före Stämman. Stämman sker enligt en fastlagd återkommande dagordning. Arbetsuppgifter Stämman: Delegerar ansvaret att driva och utveckla RE:Source till programstyrelsen Utser programstyrelse. Ordförande väljs på ett år. Övriga ledamöter väljs på två år med växelvis omval av hälften av ledamöterna. Utser Valberedning Fastsäller årlig verksamhetsplan och budget Beslutar ansökningar om Medlemskap 3.3 Valberedning Valberedning består av fyra personer från fyra medlemsorganisationer som tillsammans väl representerar intressen hos grupper från näringsliv, samhälle och forskning. Valberedningen väljs vid Stämman för hela Etappen och en person utses av Stämman till att vara sammankallande och ordförande för Valberedningen. Valberedningens uppgift är att arbeta fram förslag på ledamöter till Programstyrelsen samt föreslå kandidater till nästkommande valberedning eller vid behov av fyllnadsval. Krav på Programstyrelsens sammansättning anges nedan. Alla förslag ska presenteras i samband med att kallelse till Stämma skickas till alla medlemmar. Förslag på namn för beredning till stämman skickas in skriftligen via mail till valberedningens ordförande senast 8 veckor innan stämman. Information kring valberedningens arbete och riktlinjer läggs ut på senast 10 veckor innan stämman. Valberedningen ska sedan senast 6 veckor innan stämman, skickat ett förslag till Programchefen på nästa års styrelseledamöter. UTKAST RE:Source Organisationshandbok 08 oktober 15 3

12 4 Programstyrelse 4.1 Programstyrelse sammansättning Programstyrelsens ledamöter samt ordförande och vice ordförande utses av Stämman och ska gemensamt besitta en mångfald och en bred kompetens väsentlig för innovationsområdet och utvecklingen av RE:Source. Fördelning av ledamöter mellan aktörsgrupperna enligt 3-6 näringsliv, 2-3 samhälle/stad, 2-3 myndighet/branschförening samt 1-2 akademi/institut. Programstyrelsen ska ha minst 8 men ej fler än 12 ledamöter. Finns behov kan ledamot från organisation som inte är Medlem i RE:Source också föreslås till Programstyrelsen. Ledamöter från Medlemmar ska vara i majoritet i Programstyrelsen och varje Medlem kan högst representeras med en ledamot. Ett uppdrag som styrelseledamot är personligt, dvs. man agerar inte i egenskap av representant för en organisation. Ett uppdrag som ledamot gäller under två år. Ett uppdrag som ledamot kan maximalt pågå under två Etapper. Uppdraget i Programstyrelsen kan upphöra i förtid om ledamot efter Stämma så anmäler till Programstyrelsen. Energimyndigheten och Programledningen är adjungerade i Programstyrelsen. 4.2 Programstyrelse arbetsordning och arbetsuppgifter Arvode utgår inte för uppdrag som ledamot utan medför Naturainsats till RE:Source motsvarande 60 timmar på år. Ordföranden ska leda Programstyrelsens arbete och bevaka att Programstyrelsen fullgör sina uppgifter. Programstyrelsens ordförande tillser att sammanträden hålls vid behov, dock minst fyra gånger per år. Programstyrelsen ska alltid sammankallas om en ledamot eller Programledning begär det. RE:Source kräver hög närvaro och engagemang av alla ledamöter. Programstyrelsen har inte suppleanter men vid behov kan personer adjungeras in. Adjungerade har inte rösträtt. Ordinarie ledamöter kan inte ersättas vid möten. En sekreterare utan rösträtt kommer vid behov också att delta på mötena. Om vissa uppgifter delegeras till en eller flera av ledamöter eller till Medlem, ska Programstyrelsen handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om delegationen kan upprätthållas. Representant från programledningen har rätt att närvara och yttra sig vid Programstyrelsens sammanträden, om Programstyrelsen inte i ett särskilt fall bestämmer något annat. Programstyrelsen är beslutför om mer än hälften av hela antalet ledamöter är närvarande. Beslut får inte fattas i ett ärende, om inte samtliga ledamöter beretts möjlighet att delta i ärendets behandling, och fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet. Som Programstyrelsens beslut gäller den mening som mer än hälften av de närvarande röstar för vid sammanträdet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Är Programstyrelsen inte fulltalig, ska de som röstar för beslutet dock utgöra mer än en tredjedel av hela antalet ledamöter. Programstyrelsen kan också fatta beslut per capsulam, vilket kräver att samtliga ledamöter svarar. Vid Programstyrelsens sammanträden ska beslutsprotokoll föras. Protokollet ska undertecknas av den som har varit protokollförare och justeras av ordföranden och annan ledamot utsedd som justerare. Ledamöter och adjungerande ledamöter har rätt att få en avvikande mening antecknad till beslutsprotokollet. Programstyrelsens beslutsprotokoll ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt samt finnas tillgängliga öppna på hemsidan. Programstyrelsen har inte mandat att företräda Medlem gentemot tredje man eller att fatta beslut som innebär myndighetsutövning. UTKAST RE:Source Organisationshandbok 08 oktober 15 4

13 Därutöver fastställer Programstyrelsen själv sin arbetsordning. Programstyrelsen beslutar om inriktningen av RE:Source verksamhet. Programstyrelsen ska vid sitt beslutsfattande verka för nyttan för Sverige och för Medlemmars gemensamma intressen. Arbetsuppgifter Programstyrelsen: Ge uppdrag till programledning att initiera programaktiviteter i enlighet med programbeskrivning Etablera och stärka programmets roll i Sverige och internationellt genom att styrka och sprida program information i egenskap av både programstyrelse men också som egen person Styra hur programmets resurser används Strategiskt utveckla RE:Source genom att b la uppdatera programagenda och visionsarbete Följa upp resultat och mål Bemanna Programkontor dvs utser; programchef, innovationsledare, styrkeområdesledare, programkommunikatör, administratör och verktygsledare. Besluta om sammansättning av Strategiskt råd och Internationell referensgrupp 5 Strategiskt råd 5.1 Strategisktråd sammansättning Programstyrelsen beslutar om sammansättningen av det Strategiskt rådet som består av 9-15 ledamöter, varav tre är styrkeområdesledarna (Ordförande och Viceordförande enligt rullande schema på ett år). Endast Medlemmar av RE:Source kan väljas till ledamot i det Strategiska rådet. Ledamöter från medlemsorganisationer som inte finns representerade i andra organisatoriska funktioner inom RE:Source ska med fördel väljas. Ett uppdrag som ledamot kan maximalt pågå under två Etapper om inte Programstyrelsen motiverar en förlängning. Det strategiska rådet ska gemensamt besitta en bred kompetens väsentlig för utvecklingen av RE:Source. Viktigt med god förankring inom akademin och innovationskompetens. Fördelning av ledamöter mellan aktörsgrupperna enligt 1-2 näringsliv, 4-7 akademi samt 4-7 institut. Varje organisation kan endast representeras med en plats. 5.2 Strategisktråd arbetsordning och arbetsuppgifter Arvode utgår inte för uppdrag som ledamot utan medför Naturainsats till RE:Source motsvarande 60 timmar på år. Den primära rollen för det Strategiska rådet är att bistå programledningen med expertkompenes samt komplettera med en god kännedom om utvecklingen på den internationella marknaden. Arbetsuppgifter strategiskt råd Rapporterar till Programledningen Ett beredningsorgan för underlag från styrkeområdena Kvalitetsgranskning och förankring av underlag och förslag till Programstyrelsen En internationell utvärdering och analys av förslag Lägger fram förslag till utlysningstexter för programledning Lägger fram förslag till beslut på enskilda projekt för programledningen 6 Internationell referensgrupp 6.1 Internationell referensgrupp sammansättning Programstyrelsen utser den Internationella referensgruppen. Referensgruppen utgörs av 4-6 ledamöter och en god spridning mellan olika länder är viktig för att upprätthålla en bred och djup kompetens. UTKAST RE:Source Organisationshandbok 08 oktober 15 5

14 6.2 Internationell referensgrupp arbetsordning och arbetsuppgifter Uppdraget är arvoderat motsvarande SEK/år. Den primära rollen för den internationella referensgruppen är att ge en oberoende internationell utvärdering av RE:Source. Hur förhåller sig programmets aktiviteter gentemot andra internationella aktiviteter? Programledningen eller Programstyrelsen beslutar när ärenden ska tillsändas den Internationella Referensgruppen. Gruppen ska minst ha sammankomst 1-2 gånger per år eller när Programstyrelsen kallar dem. Arbetsuppgifter Internationell referensgrupp Kvalitetsgranska uppdrag/förslag utifrån ett internationellt oberoende perspektiv. Granska och utvärderaden strategisk utveckling av programmet. 7 Programkontor Programkontoret består av programledningen och verktygsledarna för RE:Source. Totalt utgörs Programkontoret av 3 tjänst. Programstyrelsen bemannar alla poster i programkontoret, och programchefen ska vara anställd på SP. Alla roller i Programkontoret ska besittas av medlemsorganisationer. Programkontoret medfinansieras med Programstrategiska Naturainsatser från Medlemar. 7.1 Programledningens sammansättning En programchef, innovationsledare samt tre temaområdesledare utgör tillsammans programledningen. En programkommunikatör och programadministratör utgör en viktig supportfunktion till programledningen. Till sin hjälp har också varje temaområdesledare en biträdande temaområdesledare från en näringslivs- eller samhällsaktör. 7.2 Programledningens arbetsordning och arbetsuppgifter Programchef, innovationsledare, temaområdesledare och biträdande temaområdesledare bidrar alla med en Naturainsats årligen i programmet motsvarande 50 ksek (60 timmar). Programledningen är en neutral funktion som företräder innovationsprogrammet RE:Source och som ansvarar för att hålla ihop programmet så att verksamheten driver mot programmålen. Programledningen ska leda verksamheten både vetenskapligt och operativt och vara föredragande i Programstyrelsen. Programledningen ansvarar för att informera Medlemmar om verksamheten men även för att bibehålla och utveckla RE:Source nätverk gentemot gamla samt nya Medlemmar inom näringsliv, samhälle och forskarvärld. Programledningen ska därför skapa möjligheter för att upprätthålla en kontinuerlig dialog med potentiella Medlemmar och branschen i stort. I gränsytan mellan näringsliv och forskning där programledningen kommer att verkaställs stora krav på ledarskap. Då RE:Source inte har personalansvar för de personer som deltar i aktiviteter är inte ledarskapet förknippat med ett traditionellt chefskap. Ledarskapet bygger därför mer på relation och förtroende från deltagare samt att hålla ihop helheten för verksamheten. För att få ett väl fungerande innovationsprogram bör därför vikt läggas på att skapa engagemang och samsyn inför mål, idéer, processer och värderingar. Fokus ligger på en mer generell nivå och med en strategisk inriktning för verksamheten. UTKAST RE:Source Organisationshandbok 08 oktober 15 6

15 Programchefen är ytters ansvarig över programkontoret och har därmed ett ansvar att tydliggöra och fördela arbeten mellan de olika funktionerna. Det ligger på programchefen att arrangera kontinuerliga programledningsmöten för att underlätta samverkan mellan funktionerna. Därutöver bestämmer programledningen själv över sin arbetsordning mellan de olika funktionerna. Ett uppdrag inom programledningen är tidsbegränsad till två etapper, om inte Programstyrelsen motiverar en förlängning av mandatperioden. Arbetsuppgifter Programledning: Operativa ansvaret för det strategiska innovationsprogrammet RE:Source enligt uppsatta mål, strategier och vision Verkställer Programstyrelsens beslut Bereder och föredrar underlag för programstyrelsebeslut Ordförande och vice ordförande i Strategiskarådet Adjungerande Programstyrelsen Koordinerar RE:Source styrkeområden Diskuterar och koordinerar projektförslag och andra aktiviteter med Verktygsledare och Medlemmar I samarbete med Energimyndigheten reglerar IPR frågor och upprättar nödvändiga projektavtal Samordna verksamheten i linje med RE:Source Programbeskrivning Viktig kontakt och dialog med beslutande myndigheter. Verkar för att alla Medlemmar ska få utväxling för sitt deltagande. Samordna och administrera RE:Source kontakter med branschen. Ansvarar för att projektportföljen i RE:Source verkar mot att möta programmålen och att pågående projekten utvecklas bra Strategiskt utveckla RE:Source genom att ta fram revideringsunderlag för Programagenda Strategiskt utveckla RE:Source genom at ta fram underlag för uppdatering av Verksamhetsplan (effektlogik och aktivitetsplan) inför kommande verksamhetsår Strategisk utveckling av verksamheten genom att prioriera kriterier för utlysningar och enskilda projekt Upprätta, verkställa och revidera programmets kommunikationsplan och kommunikationsstrategi Ta fram underlag för uppföljning och granskning av programmets verksamhet utifrån beslutade effektlogik Ansvara för systematisering och arkivering av programstyrande dokument och avtal Ansvara för att RE:Source arena har de resurser som krävs för att serva programmat (Administration, ekonomi och kommunikation) 7.3 Verktygsledare sammansättning Verktygsledarna utses av Programstyreslen och väljs utifrån sin lämplighet och kunnighet för det specifika verktyget. 7.4 Verktygsledare arbetsordning och arbetsuppgifter Varje verktygsledare bidrar med en Naturainsats årligen i programmet motsvarande 50 ksek (60 timmar). Dessa timmar är att delta i Programstrategiska arbetsuppgifter centrala för att skapa effektiva arbetsprocesser mellan verktygen och resten av programmet. Verktygsledarnas roll är att skapa effektiva aktiviteter som styr RE:Source att nå programmålen. Verktygsledarena ska i samråd med Programledningen föreslå programaktiviteter för RE:Source. Verktygsledaren har genom sin profession god kännedom om vilka viktiga värdefulla resurser (aktörer, nätverk, testbäddar, utrustningar etc) som RE:Source ska stärka och samverka med. UTKAST RE:Source Organisationshandbok 08 oktober 15 7

16 Arbetsuppgifter Verktygsledare: Delta i programledningsmöten för samverkan och planering av aktiviteter Delta i programledningsmöte för att strategiskt utveckla RE:Source Ta fram underlag och förslag på aktiviteter Underhålla och stärka det nätverk av kompetens som är centralt för att få fokuserade och effektiva verktyg 8 Finansierande myndigheter 8.1 Finansierande myndigheter arbetsordning och arbetsuppgifter RE:Source utförs med stöd från VINNOVA, Energimyndigheten och Formas inom ramen för satsningen Strategiska innovationsområden. Huvudansvarig myndighet för programmet är Energimyndigheten. Beslut avseende finansiering av programkoordinering och stöd till projekt inom programmet fattas av huvudansvarig myndighet i enlighet med myndighetens gällande delegationsordning. Huvudansvarig myndighet utser en för programmet huvudansvarig handläggare och en ställföreträdande handläggare som sköter all dialog med programledningen. Dessa bistås av handläggare på de övriga två finansierande myndigheterna. Arbetsuppgifter huvudansvarig myndighet: Representera alla tre finansierande myndigheter i dialogen med programledningen. Delta som observatör vid programmets styrelsemöten (adjungerad ledamot). Bistå programledningen i etableringen och utformningen av verksamheten så att den passar in i myndigheternas rutiner och regler. Koppla, när så är möjligt och relevant, till andra satsningar på myndigheterna. Besluta om och betala ut koordineringsmedel till programmet för varje etapp av verksamheten. Utlysa projektstöd, hantera inkomna ansökningar, samordna bedömningsprocessen och fatta beslut om projektstöd. Betala ut medel till beviljade projekt, hantera projektrapporter och ansvara för den ekonomiska uppföljningen av projekten. Kontrollera att de krav som ställs i myndigheternas beslut om koordineringsmedel samt om stöd till projekten uppfylls. Förse programledningen med statistik om projektportföljen och information om budgetläget. Genomföra årliga uppföljningar och treåriga utvärderingar av programverksamheten. 9 RE:Source besluts- och arbetsprocess 9.1 Process för idé och behovsformulering Det ligger i programmets uppdrag att kraftsamla områdets aktörer och därför skapa en arena som är lyhörd för aktörers utvecklingsbehov inom innovationsområdet samt också att skapa en miljö där aktörer är involverade. RE:Source arbetsmetoder ska säkra att idéer och behov från områdets aktörer fångas upp, prioriteras och resulterar i aktiviteter viktiga för att skapa konkurrenskraft och attraktionskraft för Sverige inom innovationsområdet. Därefter prioriterar och styr RE:Source inriktningen på programmet. 9.2 Arbetsprocess för öppna utlysningar Hela arbets- och beslutsprocessen för öppna utlysningar kan ta mellan 8-9 månader. Utvecklingsbehov och kriterier viktiga för behovsägarnas prioriteras av RE:Source Programledning föreslår en budget för utlysningen och tar fram ett underlag till utlysningstext Inriktning, kriterier och budget för utlysningen godkänns av programstyrelsen Myndigheterna utgår från det godkända underlaget och färdigställer utlysningstexten Utlysningen öppnas och annonseras på den ansvarige myndighetens hemsida. UTKAST RE:Source Organisationshandbok 08 oktober 15 8

17 RE:Source marknadsför utlysningen och skapar mötesplatser för projektformering Inför varje utlysning tar programstyrelsen fram en mall för särskild bilaga samt särskilda villkor för beslut Beslutsprocess för öppna utlysningar Externa bedömare av ansökningarna föreslås i dialog med programmet och beslutas av myndigheterna Ansökningar som inte möter de formella kraven gallras bort av beslutande myndighet Alla godkända ansökningar innehåller en särskild bilaga där det framgår hur projektet kommer att bidra till att nå RE:Source programmål Programledningen ber alla förslagställare att inkomma med fullständig ansökan till programkontoret för vidare analys av programstyrelsen. Programledning ger en presentation av förväntade mål och resultat från utlysningen för bedömningsgruppen. En person ur programledningen är adjungerad vid de externa bedömarnas beslutsmöte där motiverade prioriteringar av ansökningarna kommer att göras. Beslutade myndighet fattar därefter formella beslutet och formulerar beslut med gällande RE:Source villkorsbilaga. Därefter informeras förslagställaren och RE:Source om myndighetens beslut Särskilda villkor för projekt genom utlysning För att säkerställa att projekt som bedrivs inom ramen för RE:Source utvecklas på ett positivt sätt kommer särskilda villkor för den aktuella utlysningen tas fram. Dessa kan innehålla krav på att presentera resultat på programaktiviteter, krav på enkel uppföljning om utveckling och status, krav på slutrapportering till Programkontoret samt krav på att programledningen ska stödja och hjälpa projektet till en bra utveckling etc. 9.3 Arbetsprocess för enskilda projekt Enskilda projekt kan ha en något snabbare arbets- och beslutsprocess än öppna utlysningar. Programkontoret har en aktiv roll i uppföljning och att säkerställa resultatets spridning samt ansvar för att processer är transparenta och öppna för alla intresserade aktörer. De aktiviteter som kan räknas till enskilda projekt är de som Gynnar det strategiska innovationsområdet som helhet. Gynnar många aktörer inom området. Stärka innovationsinfrastruktur snarare än specifika företag. Stort antal aktörer involverade i aktiviteten Programledningen och programstyrelsen prioritera och definiera vilka aktiviter som ska utgöra enskilda projekt. För att skapa en effektiv process kan flera aktiviteter som har liknande syften presenteras i en ansökan om enskilt projekt. Sökande kan vara någon ur programledning eller en separat projektledare. Dock är det alltid programledningen som är föredragande av projektförslaget gentemot myndigheterna. Någon från programledningen ska med fördel sitta i projektets styrgrupp för att skapa insyn och för att säkerställa att projektet utvecklas bra och bidrar till att nå RE:Source programmål. Enskilt projekt ska ansökas genom att använda RE:Source ansökningsblankett som finns att ladda mer på hemsidan. Ansökan ska tydliggöra följande Hur projekts aktiviteter bidrar till att nå programmål? Vilka är de viktigaste resultaten, på kort och lång sikt? Hur sprids resultatet så att effekter uppnås? Vilka osäkerheter och risker finns? UTKAST RE:Source Organisationshandbok 08 oktober 15 9

18 Programledningens roll i projektets styrning och uppföljning? Beslutsprocess för enskilda projekt En ansökan på gällande blankett inlämnas till programkontoret. Ansökan presenteras av programledningen för programstyrelsen. Ett följbrev som beskriver motiv och särskilda villkor tas fram av programledningen för de ansökningar som programstyrelsen rekommenderar till enskilda projekt Ansökan med tillhörande stödbrev skickas till Energimyndigheten för beslut. Programledningen är ansvarig för att föredra ansökan för myndigheten om sådan önskan finnes. Energimyndigheten meddelar beslut till sökande. Syftet med följebrevet är att tydliggöra motiven bakom programstyrelsen beslut att rekommendera ansökan till ett enskilt projekt. Följebrevet ska säkra att projektet bidrar till programmålen, säkra projektets förankring i programmet och underlätta framtida uppföljning. Följebrevet redogör också för särskilda villkor för projektet. Programkontoret är resultatansvarig för enskilda projekt samt för den löpande uppföljningen och slutrapporteringen Särskilda villkor för enskilda projekt För att säkerställa att projekt som bedrivs inom ramen för RE:Source utvecklas på ett positivt sätt kommer särskilda villkor ingå i beslutet. Dessa kan innehålla krav på att presentera resultat på programaktiviteter, krav på enkel uppföljning om utveckling och status, krav på slutrapportering till Programkontoret samt krav på att programledningen ska stödja och hjälpa projektet till en bra utveckling etc Hantering av avvikelser för enskilda projekt I de fall där avvikelser från projektansökan inträffar måste dessa, samt åtgärder snarast rapporteras till Programkontoret. Avvikelserna och åtgärderna diskuteras därefter på nästkommande Programstyrelsemöte. Programstyrelsen fattar därefter beslut om vilka åtgärder som ska vidtas inom ramen för dess mandat. 9.4 Rapportering enskilda projekt och projekt genom utlysning I särskilda villkor framgår kraven på hur projekt löpande ska rapporteras under projekttiden till Programkontoret. Slutrapporter ska alltid rapporteras till Programkontoret enligt projektplan. 10 Kommunikationsstrategi 10.1 Allmänt Spridning av information och resultat från RE:Source ska utformas så att den uppfyller programmets kommunikationsstrategi, vilken finns att ladda ner från hemsidan. All information ska i allt väsentligt vara öppen. Projektresultaten ska publiceras i enlighet med god internationell standard för publicering av forskningsresultat och extern kommunikation av resultat. Medlemmar har dock enligt Samarbetsavtalet rätt att begära att viss information behandlas konfidentiellt eller att spridning av resultatet utanför medlemmarna fördröjs. Information om och inom programmet lämnas i första hand via Programkontoret ansvarar för hemsidans utformning. Information på hemsidan är bland annat målsättning för RE:Source och dess forskningsprogram, medverkande Medlemmar, pågående och avslutade projekt, UTKAST RE:Source Organisationshandbok 08 oktober 15 10

19 databas för rapporter, beslutsprotokoll från Programstyrelsemöten, uppgifter om aktuella möten, aktiviteter samt nyheter från programmet och närliggande områden. Förutom via hemsidan kommer externinformation att spridas genom bland annat nyhetsutskick, informationsbroschyr, föredrag, workshops och personliga besök. För att förenkla detta för deltagare inom RE:Source finns både broschyr och en allmänt beskrivande PowerPoint presentation om RE:Source tillgänglig på hemsidan. I alla forskningsrapporter och vetenskapliga uppsatser från projekt beviljade inom RE:Source ska det framgå att resultat framtagits inom ramen för RE:Source verksamhet. När resultat från RE:Source projekt presenteras vid olika evenemang ska programmets logga samt grafiska mall för PowerPoint användas. Detta för att stärka och tydliggöra RE:Source varumärke. Mallar och loggor finns att tillgå på programmets hemsida Dokumenthantering Ett stort antal dokument kommer att handhas och förvaras av RE:Source Programkontor. Dokumenten kommer att förvaras på ett betryggande sätt och katalogiseras för enkel spårbarhet. UTKAST RE:Source Organisationshandbok 08 oktober 15 11

20 Samarbetsavtal Strategiska innovationsprogrammet RE:Source Innehåll Samarbetsavtal RE:Source 1 Ingress 2 2 Definitioner 2 3 Ekonomiska åtaganden genom Naturainsats Riktlinjer för Naturainsatser SPs ekonomiska åtagande Medlemmars ekonomiska åtaganden Tid för fullgörelse av de ekonomiska åtagandena 3 4 Medlems rättigheter 3 5 Insyn och revision 4 6 Nytillkommande Medlem 4 7 Resultat och Bakgrundsinformation Utbyte och nyttjande av Bakgrundsinformation Ägande och nyttjande av Resultat 4 8 Sekretess 4 9 Avtalstid Förtida frånträdande Förtida avtalsupphörande 5 10 Ändringar i avtalet Ändringar och tillägg i Samarbetsavtalet 5 11 Uteslutning av Medlem Medlem i konkurs 6 12 Avtalsbrott 6 13 Efterföljande avtalsverkningar 6 14 Meddelande och underrättelser 6 15 Tvistlösning 6 1

21 Samarbetsavtal Strategiska innovationsprogrammet RE:Source 1 Ingress RE:Source är ett nationell strategiskt innovationsprogram som koordineras av Sveriges Tekniska Forskningsinstitut sedan Utgångspunkten för ett strategiskt innovationsprogram ska alltid vara att genom samverkan skapa förutsättningar för internationell konkurrenskraft och attraktionskraft för svenska näringslivs-, samhälls samt forskningsaktörer. Verksamheten ska verka för hållbara lösningar på globala samhällsutmaningar. Programmet ska vara en nationell kraftsamling som drivas av gemensam vision, långsiktiga mål med systempåverkan. Målet för samverkan bör vara att uppnå ett eller flera av motiven: Förnyelse av svenska styrkeområden Stimulans av framtida styrkeområden genom utveckling av nya och förändring av befintliga värdekedjor Stärkt branschöverskridande kompetens, kunskap, teknik- och tjänsteutveckling Budgeterade totala gemensamma finansiella åtaganden för RE:Source under Etappen uppgår till minst X ksek. Verksamheten inom RE:Source finansieras offentliga medel från Myndigheterna samt att behovsägarna ska bidra med minst lika mycket. Huvudansvarig myndighet för RE:Source är Energimyndigheten men offentliga medel kommer också från VINNOVAoch Formas. Myndigheternas reserverade budget för insatser, aktiviteter samt koordinering till programmet beskrivs i Myndigheternas beslut för varje Etapp av programmet. 2 Definitioner Aktivitet: Med Aktivitet avses de projekt och verksamhetsförslag som är godkända av Programstyrelsen och Energimyndigheten. Aktör: Med Aktör avses alla aktiva organisationer och föreningar verksamma inom branschen för innovationsområdet. Bakgrundsinformation: Med Bakgrundsinformation avses information som Medlem offentliggör eller delger annan Medlem under avtalstiden. Enskilt Resultat: Med Enskilt Resultat avses Resultat som Medlem kan visa att denne genererat ensam utan användning av annan Medlems Bakgrundsinformation och oberoende av samverkan inom RE:Source. Etapp: Med Etapp avses de specificerade Verksamhetsåren Medlem: Med Medlem avses de Aktörer som har signerat Samverkansavtalet för RE:Source. Myndigheter: Med Myndigheter menas programverksamhets finansierande myndighet dvs Energimyndigheten, VINNOVA och Formas. Naturainsats: Med Naturainsats avses av Programstyrelsen i förväg godkända icke-kontanta insatser från Aktör. Programbeskrivning: Med Programbeskrivning menas det dokument som beskriver RE:Source verksamhet och som är godkänt av Programstyrelsen och har rapporterats till Myndigheterna. Programchef: Med Programchef menas den som ansvarar för samordning av RE:Source verksamhet och Programkontor. Programledning: Med Programledning menas Programchef, Innovationsledare och Temaledare för RE:Source. Programstrategiska arbetsuppgifter: Med Programstrategiska arbetsuppgifter menas att arbete i Programstyrelse, Strategisktråd, Programkontor samt att delta i aktiviteter som bidrar med input för långsiktiga och kortsiktiga programmål, uppdatering av programagenda samt kvalitetsgranskande och strategiskt stöd till projekt. Endast av Programstyrelsen godkända Programstrategiska aktiviteter kan räknas som Naturainsats. Programstyrelse: Med Programstyrelse menas RE:Source högsta verkställande organ och som styr över verksamheten vid RE:Source inom Programbeskrivningens ramar. 2

22 Samarbetsavtal Strategiska innovationsprogrammet RE:Source Resultat: Med Resultat avses information som framkommer under avtalstiden som en direkt följd av Medlems engagemang i RE:Source. Om Medlem kan visa att information uppkommit utanför RE:Source samarbetet ska denna information inte räknas som Resultat. I begreppet Resultat omfattas även de immaterialrätter som uppkommer ur eller ansöks om för Resultat såsom patent, upphovsrätt, varumärkesrätt och mönsterrätt. Samfällt Resultat: Med Samfällt Resultat avses allt Resultat som inte kan visas vara Enskilt Resultat. Samfällt Resultat tillkommer med lika andelar de Medlemmar som i samverkan medverkat till Resultatet. Stämma: Med Stämma avses sammanträde med Medlemmar i enlighet med Organisationshandboken för behandling av RE:Source angelägenheter. Stämman är det högsta beslutande organet i RE:Source. Verksamhetsår 1: avser perioden från till Verksamhetsår 2: avser perioden från till Verksamhetsår 3: avser perioden från till Ekonomiska åtaganden genom Naturainsats 3.1 Riktlinjer för Naturainsatser Beräkning av insatser i RE:Source i form av Naturainsatser följer de regler som preciserade i Energimyndighetens riktlinjer. Utgångspunkten för dessa är att insatser beräknas som havda kostnader utan vinstpålägg och att alla kostnader skall vara reviderbara. Naturainsatser budgeteras och redovisas till RE:Source fördelade på arbetstimmar och kostnader enligt en av Programledningen framtagen mall. Gällande timtaxor regleras i Energimyndighetens riktlinjer. En förutsättning för att insatser inom en Aktivitet ska räknas som Naturainsatser är att Aktiviteten är godkänd av Programstyrelsen. 3.2 SPs ekonomiska åtagande SP åtar sig att stödja verksamheten genom att upplåta lokaler, förvalta och bistå med ekonomisystem och administrativa rutiner av RE:Source vilka möjliggör revision. Detta arbete motsvarar en Naturainsats av ett värde på 150 ksek per år. 3.3 Medlemmars ekonomiska åtaganden Att vara Medlem är inte förbundet med någon kontant medlemsavgift till innovationsprogramet RE:Source. En central funktion för ett innovationsprogram är samverkan mellan olika aktörsgrupper som genom sina kunskaper och erfarenheter bidra till utvecklingen av området. Som Medlem i RE:Source förväntas du därför bidra till programmet med Naturainstaser i Programstrategiska aktiviteter. Tabell 1 nedan anger lämpliga nivåer på Natura kopplad till Medlemmens storlek. Den slutliga nivån anges i ansökan om medlemskap och bestäms i dialog mellan Medlem och Programledning. Det åligger Programledningen att årligen insamla godkända och signerad Naturarapporter från Medlemmar. Tabell 1: Förväntade lägst årliga Naturinsatser från Medlemmar i RE:Source Antal anställda >250 Naturainsats (SEK/år) Tid för fullgörelse av de ekonomiska åtagandena Varje Verksamhetsår har en fast beslutade budget vilket resulterar i att alla ekonomiska åtagande måste fullgöras inom Verksamhetsåret. Natura kan inte överlåtas mellan Verksamhetsåren. 4 Medlems rättigheter Varje Medlem i RE:Source har möjlighet att påverka verksamheten genom en röst på Stämman och har möjligheten att nomineras till ledamot av strategiskt råd, Programstyrelse och valberedning. 3

23 Samarbetsavtal Strategiska innovationsprogrammet RE:Source Medlem har rätt att få sin organisations loggotyp visad på hemsida samt andra sammanhang där syftet är att visa på medlemskap i RE:Source. Medlem har rätt att använda RE:Source loggotyp och varumärka i marknadsföring. 5 Insyn och revision Finansierande Myndigheter har en självständig rätt att genom en utsedd auktoriserad revisor granska redovisningen av RE:Source kostnader och verksamhet. 6 Nytillkommande Medlem Nya Medlemmar kan ansluta sig till RE:Source genom att deklarera viljan att stödja RE:Source med en skriftlig ansökan där deras intressen, behov och kompetens beskrivs (motsvarande avsiktsförklaring vid ansökan). Programkontoret bereder ansökningar från nya Aktörer inför beslut i Programstyrelsen. Alla Aktörer som vill bidra till verksamheten och som godkänner RE:Source Samverkansavtal kvalificerar att bli Medlem. Medlem kan lämna RE:Source efter ansökan om utträde ( 9.1) men röstlängden uppdateras samband med Stämma. 7 Resultat och Bakgrundsinformation 7.1 Utbyte och nyttjande av Bakgrundsinformation Verksamheten inom RE:Source ska baseras på ett öppet förtroendefullt samarbete. Avsikten är att tillgodose såväl forskarnas intresse att publicera som andra Aktörers kommersiella intressen. Utbyte och nyttjande av Bakgrundsinformation är en central del i utveckling av innovationsområdet och programmet. 7.2 Ägande och nyttjande av Resultat RE:Source ska generera Resultat som syftar till att skapa konkurrenskraft och attraktionskraft för svenska Aktörer gentemot internationella konkurrenter. Samtidigt ska RE:Source stå för ett öppet nätverksklimat och kunna delge Resultat från genomförda programaktiviteter i enlighet med 8. Vid varje offentliggörande av programmets resultat ska det anges att arbetet utförts med stöd från VINNOVA, Energimyndigheten och Formas inom ramen för satsningen på Strategiska innovationsområden. Intellektuella tillgångar kommer framförallt att genereras i de projekt som söks via Energimyndighetens e-kanal. Specifika projektavtal innefattande sekretess och IPR rättigheter kommer att tas fram inom varje sådant projekt av de ingående Aktörerna om det finns behov av sådana. Resultat är öppna och tillgängliga för alla om inget annat avtalas men Projektgruppen måste alltid godkänna att Resultat nyttjas och kommuniceras före projekt är slutrapporterat. Övrigt gäller Energimyndighetens villkorsbilaga vid projekt stöd. Publicering av Resultat och hantering av annan information ska ske i enlighet med sekretessreglerna i detta Samarbetsavtal. 8 Sekretess Medlemmar är medvetna om att de inom samverkan i RE:Source kan komma att delge varandra Bakgrundsinformation som är av företagshemlig natur som berör kunskap, affärshemligheter eller annan Bakgrundsinformation. Medlemmar åtar sig att inte utnyttja eller röja Balgrundsinformation som de får del av till tredje part utan skriftligt samtycke från den som först har delgivit Bakgrundsinformationen. Vidare åtar sig Medlem att inte använda Bakgrundsinformation som de erhåller genom samverkan i RE:Source för andra ändamål än att uppfylla syftet med samverkan enligt detta avtal. 4

24 Samarbetsavtal Strategiska innovationsprogrammet RE:Source Ovan nämnda sekretess ska inte gälla följande Bakgrundsinformation: som är allmänt känd eller kommer till allmän kännedom på annat sätt än genom mottagarens brott mot innehållet i detta avtal; som mottagaren kan visa att denne redan kände till innan han mottog den av ägaren av Bakgrundsinformationen; och som Medlem mottagit eller kommer att mottaga från tredje man utan att vara bunden av sekretessplikt i förhållande till denne. För offentliga finansiärer, lärosäten och andra myndigheter gäller offentlighetsprincipen. De gör sig ej skyldiga till avtalsbrott för de fall att de på grund av offentlighetsprincipen tvingas lämna ut uppgifter. Sekretess gäller för Konfidentiell Information i den mån annat ej följer av offentlighetsprincipen. Det åligger Aktörer som omfattas av offentlighetsprincipen att vidta erforderliga åtgärder för att tillse att Konfidentiell Information ej lämnas ut till obehörig. 9 Avtalstid När Medlemmar har godkänt slutrapport för Etappen upphör Samarbetsavtalet att gälla. Samarbetsavtalet kan komma att uppdateras och korrigeras under Etappen, och ska för att bli gällande godkännas enligt Förtida frånträdande Medlem får frånträda detta avtal i förtid med sex månaders uppsägningstid. Det åligger Medlem att fullgöra samtliga sina förpliktelser i pågående Programstrategiska arbetsuppgifter under uppsägningstiden. Det utlovade ekonomiska åtagandet genom Naturainsatser reglerat i 3.3 ska fullgöras till den del som motsvaras av uppsägningstiden. Utträdande Medlems åtagande inom RE:Source får överlåtas till annan Medlem om båda så önskar och Programstyrelsen godkänner det. Överlåtande Medlems samtliga rättigheter och skyldigheter övergår till övertagande Medlem. 9.2 Förtida avtalsupphörande Stämman får besluta om förtida upphörande av RE:Source. Beslutet skall vara enhälligt. Det åligger Programstyrelsen att i samråd med Myndigheterna upprätta en avvecklingsplan innan beslut om förtida upphörande fattas. 10 Ändringar i avtalet 10.1 Ändringar och tillägg i Samarbetsavtalet Ändringar av och tillägg till detta avtal sker i de former som anges i Organisationshandboken beträffande Stämman. Samarbetsavtalet kan komma att uppdateras och korrigeras, och ska för att bli gällande godkännas vid Stämma. RE:Source Programledning ska skriftligen senast 30 dagar före det att förändringarna planeras träda i kraft meddela Medlemmar avtalsvillkorsförändring Mindre ändringar och tillägg Under avtalsperioden kan Programstyrelsen komma att föreslå mindre förändringar och kompletteringar i avtalet. Programledningen ska skriftligen senast 30 dagar före det att förändringarna planeras träda i kraft meddela Medlemmar avtalsvillkorsförändring. Medlemmar har därvid rätt att, senast 30 dagar efter avsänt meddelande, skriftligen kräva extra Stämma där förändringen beslutas eller säga upp avtalet. Avtalet upphör därefter sex månader efter uppsägningen eller vid Stämman om den sker tidigare. 5

25 Samarbetsavtal Strategiska innovationsprogrammet RE:Source Om förändringarna inte innebär några ändringar i deltagandet från Medlem krävs inte en ny signering av Medlem. 11 Uteslutning av Medlem Stämman får med enkel majoritet fatta beslut om uteslutning av Medlem om Medlemmen väsentligt åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal och väsentligen motverkar innovationsprogrammet övergripande syfte 1 och utveckling enligt Programbeskrivning Medlem i konkurs Om en Medlem försätts i konkurs, skall Medlems konkursbo uteslutas ur RE:Source som fortsätter sin verksamhet med övriga Medlemmar. 12 Avtalsbrott Medlem som bryter mot detta avtal är på begäran av Medlem som påverkas av avtalsbrottet skyldig att vidta rättelse och fullgöra sina skyldigheter om fullgörelse rimligen kan på fordras. Medlem som uppsåtligen eller av oaktsamhet orsakar annan Medlem skada genom att bryta mot detta avtal, skall ersätta skadan. Skadan skall anses uppgå till 100 ksek om inte skadelidande Medlem visar att skadan överstiger detta belopp eller avtalsbrytande Medlem visar att skadan är mindre. Avtalsbrott får inte åberopas om det inte påtalas inom skälig tid från att det upptäcktes eller borde ha upptäckts (reklamation). Avtalsbrott får dock åberopas även om reklamation inte har skett, om den kontraktsbrytande Medlemmen har handlat grovt vårdslöst eller i strid mot tro och heder. Om flera Medlemmar drabbats samfällt av avtalsbrottet får krav på fullgörelse eller rättelse framföras av Medlemmarna samfällt eller av Programstyrelsen. Regler om uteslutning på grund av avtalsbrott m m beskrivs i 11 ovan. 13 Efterföljande avtalsverkningar Bestämmelser gällande ägande och nyttjande av Resultat och Bakgrundsinformation i 7 och 8 ska fortsätta att gälla så länge de har praktisk betydelse utan hinder av att avtalstiden gått till ända eller avtalet upphör i förtid. Dessa bestämmelser fortsätter även att gälla beträffande Medlem som frånträtt avtalet i förtid eller som har uteslutits. Sådan Medlem har dessutom att låta övriga Medlemmar fortsätta att nyttja dennes Bakgrundsinformation under återstående avtalstid. 14 Meddelande och underrättelser Om detta avtal anger att meddelande eller underrättelse skall ske skriftligen, skall även meddelanden via telefax och e-post gälla som skriftliga. Meddelanden till Medlem med anledning av dennes kontraktsbrott får åberopas även om de försenas, förvanskas eller inte kommer mottagaren till handa, förutsatt att meddelandet har avsänts på ett ändamålsenligt sätt. Befordring av övriga meddelanden sker på avsändarens risk. 15 Tvistlösning Medlemmar åtar sig att försöka lösa tvister i anledning av detta avtal genom förhandlingar och åtar sig att inte inleda ett rättsligt förfarande innan nedanstående förfaranden har iakttagits. Om en meningsmotsättning uppstår som inte kan lösas inom tio arbetsdagar av personer på operativ nivå hos inblandade Medlemmar, får berörd Medlem hos Programstyrelsen påkalla att förhandlingar (medling) skall inledas mellan berörda Medlemmars verkställande ledningar eller motsvarande och företrädare för RE:Source, vilka utses av Programstyrelsen. 6

26 Samarbetsavtal Strategiska innovationsprogrammet RE:Source Om inte medlingen leder till en lösning inom 60 arbetsdagar från det att medlare utsetts, eller den längre tid som berörda Medlemmar skriftligen enar sig om, får Medlem inleda rättsligt förfarande genom att påkalla ett skiljeförfarande inför Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut. Institutet får avgöra om förfarandet skall handläggas genom ett Förenklat förfarande eller genom sedvanlig skiljedomstol. Förfarandet skall äga rum i Stockholm. Rättegångsbalkens regler om rättegångskostnader skall äga tillämpning. Medlem ska under avtalstiden fortsätta att fullgöra sina förpliktelser även om han anser att annan Medlem begått avtalsbrott, såvida Programstyrelsen inte beslutar annat för att avvärja risk för skada. 7

27 Samarbetsavtal Strategiska innovationsprogrammet RE:Source Detta avtal träder ikraft när båda parter undertecknat. Avtalet har upprättats i ett originalexemplar som förvaras hos SP. En kopia på det signerade avtalet skickas till Medlem. Som Medlem i RE:Source avser vi som organisation att bidra med Programstrategiska arbetsuppgifter motsvarande en Naturainsats av ksek/år. den Organisation Underskrift (firmatecknare eller annan behörig person) Namnförtydligande av Behörig den Evalena Blomqvist, Programchef RE:Source 8

28 Innehåll Organisationshandboken RE:Source 1 RE:Source ett strategiskt innovationsprogram 2 2 RE:Source arena Medlem 2 3 Stämman Stämmans sammansättning Stämman arbetsordning och arbetsuppgifter Valberedning 3 4 Programstyrelse Programstyrelse sammansättning Programstyrelse arbetsordning och arbetsuppgifter 4 5 Strategiskt råd Strategisktråd sammansättning Strategisktråd arbetsordning och arbetsuppgifter 5 6 Internationell referensgrupp Internationell referensgrupp sammansättning Internationell referensgrupp arbetsordning och arbetsuppgifter 6 7 Programkontor Programledningens sammansättning Programledningens arbetsordning och arbetsuppgifter Verktygsledare sammansättning Verktygsledare arbetsordning och arbetsuppgifter 7 8 Finansierande myndigheter Finansierande myndigheter arbetsordning och arbetsuppgifter 8 9 RE:Source besluts- och arbetsprocess Process för idé och behovsformulering Arbetsprocess för öppna utlysningar Beslutsprocess för öppna utlysningar Särskilda villkor för projekt genom utlysning Arbetsprocess för enskilda projekt Beslutsprocess för enskilda projekt Särskilda villkor för enskilda projekt Rapportering enskilda projekt och projekt genom utlysning Kommunikationsstrategi Allmänt Dokumenthantering 11 UTKAST RE:Source Organisationshandbok 08 oktober 15 1

29 1 RE:Source ett strategiskt innovationsprogram RE:Source är ett nationellt strategiskt innovationsprogram som koordineras av SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut från Utgångspunkten för ett strategiskt innovationsprogram är att genom samverkan skapa förutsättningar för internationell konkurrenskraft för Svenskt näringsliv och samhälle samt internationell attraktionskraft för Svenska forskningsaktörer. Verksamheten ska verka för hållbara lösningar på globala samhällsutmaningar. RE:Source består av medlemmar från näringslivs-, samhälls- och forskningsaktörer och verksamheten regleras i enlighet med ett Samarbetsavtal. RE:Source är en egen resultatenhet inom SP med separat redovisning av intäkter och kostnader. Personal som arbetar inom RE:Source ska ha sin anställning hos annan organisation. Arbetsgivaransvar och därtill kopplat arbetsmiljöansvar ligger hos den organisation där berörd personal har sin huvudsakliga anställning. Medlem ansvarar gentemot övriga Medlemmar för sina anställda och för konsulter, underleverantörer och andra anlitade medhjälpare såsom för sig själv. RE:Sources programkontor är organisatoriskt inordnad under SPs Administrativa enhet under ledning av SPs VD. En schematisk bild över RE:Source organisation återfinns i Figur 1. Figur 1 Schematisk bild över organisationsstrukturen av RE:Source 2 RE:Source arena RE:Source arena beskriver alla typer av aktiviteter som sker inom innovationsprogrammet RE:Source. Arena är öppen för alla aktörer som önskar, antigen man väljer att vara medlem och signerar ett samarbetsavtal med RE:Source eller som en deltagare i utvalda aktiviteter. All information om RE:Source ska vara öppen och tillgänglig för alla aktörer. RE:Source arena leds och koordineras av programledningen. RE:Source verksamhet beskrivs i detalj i programbeskrivning som finns tillgänglig att ladda ner samt att hemsidan löpande uppdateras med RE:Source aktivititeter. RE:Source arena ska möjliggöra att: medlemmar möts och förenklar samverkan, branschens behov fångas upp och tydliggörs, befintliga nätverk, organisationer och satsningar verksamma i Sverige samverkar och stärks och att de aktiviteter som behövs för att programmålen ska uppfyllas initieras och drivs. 2.1 Medlem Varje Medlem i RE:Source har möjlighet att påverka verksamheten genom en röst på Stämman och att nomineras till ledamot av strategiskt råd, Programstyrelse och valberedning samt möjlig för funktion inom programkontoret. Medlem har rätt att få sin organisations loggotyp visad på hemsida samt andra UTKAST RE:Source Organisationshandbok 08 oktober 15 2