Styrelsemöte Riks FTF 2015:05

Transkript

1 Styrelsemöte Riks FTF 2015:05 Datum: 08 maj 2015 Mötesform: fysiskt möte Närvarande: Camilla Backlund, ordförande Jenny Morin, kassör, delvis Elisabeth Selander, sekreterare Ann-Beth Antonsson, delvis Jörgen Eklund, delvis Mats Andersson, delvis Tanja Vaara, delvis Annette Karlsson Kenny Kvarnström, adjungerad Ej närvarande: Kerstin Rassner Kerstin Karlsson 1. Mötets öppnande Camilla öppnade mötet 2. Val av sekreterare samt justerare. Elisabeth skriver och Camilla justerar. 3. Föregående mötens protokoll. Lagda till handlingarna 4. Handlingsplan Styrelsen utreder om huruvida Region 3-4 medlemmar skall fördelas till de andra regionerna. Jenny påtalar problemet med att redovisa för Region 3-4, då hon formellt inte är firmatecknare för regionen. Förslag om att upplösa region 3-4 och överföra de återstående medlemmarna till kringliggande regioner. Jenny får i uppdrag att kontakta de kringliggande regionerna om att Riksstyrelsen föreslår att upplösa region 3-4 samt att de medlemmarna får välja ny region. 5. Aktuella externremisser Beslut på att Annette Karlsson övertar uppdraget att bevaka remisser. 6. Ekonomi (Jenny) Intäkter kr medlemsavgifter. Inga annonsintäkter hitintill. Cirka är prognos under innevarande år. Jenny kommer i fortsättningen att sända ut budgetinformation inför varje styrelsemöte. 7. Samverkansforum Förslag om att ha Samverkansforum den 23 oktober 2015 i samband med Arbetsmiljöriksdagen. Förslag om att regionerna representeras av 2 personer per region. Mats tar fram underlag inför styrelsemötet ang samverkansforum. Kenny är behjälplig. 1

2 8. Marknadsföring och rekrytering Styrelsen föreslår att punkten medlemsrekrytering byter namn och kompletterar innehållet. Beslut om att vice ordföranden Mats får uppdraget att arbeta med medlemsrykretering och biobiljettskampanj. Ann-Beth föreslår att man tar kontakt med de företag vars jobbannonser vi haft på hemsidan och på Linkedin och förmedlar kontakten. FTF försöker rekrytera via den vägen. Ann-Beth kontaktar. 9. Hemsidan (Ann-Beth) Ann-Beth som lägger upp jobbannonserna på hemsidan behöver en backup. Beslut om att Kenny Kvarnström är back-up. Hemsidan förses med en knapp med länk direkt med att bli medlem. Tanja fixar. Förslag om att alla i styrelsen har ett logg in. Tanja får i uppdrag att underlätta kontaktfunktionen så att de som inte är medlemmar kan komma i kontakt med regionernas styrelse. Beslut om att medlemsmatrikeln tas bort från hemsidan. Tanja tar kontakt med respektive region i frågan. Amanda sitter i styrelsen i Region 6 och har anmält intresse att engagera sig i hemsidan. Hur får vi kontakt med fler som kan bidra med insatser utan att vara medlem i styrelse? Vibeke och Amanda tillfrågas av Camilla. 10. LinkedIn (Jenny) Status på LinkedIn. Idag 173 medlemmar i gruppen. Jobbannonser är mycket populära Uppdrag till respektive styrelsemedlem att notera i LinkedIn vad som sker i styrelsens arbete. Jenny kan gå in och flytta inlägg som hamnat fel. 11. Tidningen (Tanja - Kerstin) Olika förslag på tidningens papperskvalitet. Alla i 4 färgs tryck. Diskussion om formatet. Förslag på en tidning som i formatet liknar tidnigen Arbetsliv. Tanja har kontakt med tryckeriet Danagård. Alla tryckerier använder sig av programvaran Indesign. Tanja får i uppdrag att beställa nästa tidning i samma storlek och kvalitet som tidningen Säljaren som vi hade som exempel att titta på. Förslag från Ann-Beth om att lägga upp tidigare publicerade tidningsartiklar på hemsidan, samt att även lägga upp tidningen i pdf på hemsidan. Inget beslut. Styrelsen beslutar att ordföranden skall inneha posten som ansvarig utgivare. Camilla anmäler till PRV. Jenny kontaktar Fredrik Rassner för att få eventuella kvarvarande fakturor, samt kontaktpersoner på de olika annonserande företagen. Frågan om Redaktionsråd; Tanja får i uppdrag att se till att tidningen kommer ut samt att söka personer till ett redaktionsråd. Erbjudande till presumtiva deltagare om någon utbildning. Tex ett sk fotoshop program helt eller delvis. 2

3 Nyfiken på tidningslivet ; Annette anmäler intresse att arbeta tillsammans med Tanja. Och är nu en del av redaktionsrådet. Annette skriver också på Linkedin om detta och frågar efter fler intresserade. 12. Kansliet Hur kan vi modernisera kansliet och behovet? Behöver vi arkivera och hur mycket? Hyran för kontoret är ca kr. Kenny får uppdrag av styrelsen utreda behov och möjlighet att modernisera kansliet. Kenny återkommer till Elisabeth. 13. Regionerna Årsmöte Enligt stadgarna skall regionerna ha sina årsmöten 3 månader från verksamhetsåret slut. Riksstyrelsen skall ha sitt årsmöte inom 5 månader från verksamhetsårets slut. Förslag om att börja planeringen inför föreningens 60 årsjubileum 2017, förslag på egen konferens. Förslag att ha 2016 år möte i samverkan med CAMM i Örebro. Förslag om att om möjligt arrangera ett eget spår. Eventuellt i samarbete med ergonomerna. Elisabeth är kontaktperson och Kenny är en resurs i arbetet. 15. Kommande aktiviteter Övriga frågor - Nytt lösenord bör bytas snarast. Uppdaterade medlemslistor måste sändas in. Ordförande Camilla sänder mail till alla ordföranden med instruktion om att sända ut till regionernas medlemmar. - Prenumeration på Nyhetsbrevet status på prenumeration samt avtal angående spridning. Tanja kontaktar författaren om hur vida vi får sprida Nyhetsbrevet vidare. FTF har betalt för hela året och avvaktar därmed med beslut om fortsatt prenumeration. - Certifiering Camilla mailar svar till Matts Mårtensen från Region 1-2. Svar; frågan är redan utredd sedan tidigare och FTF har inget övrigt att tillägga. - FTF Broschyren pdf läggs upp på hemsidan. Många exemplar finns att tillgå. Camilla och Tanja har ett flertal. Maila Camilla för att få fler exemplar. Beslut om att broschyren förses med en sk. QR-kod. Camilla följer upp att koden kommer med. - Jörgen Eklund framförde några synpunkter och problemställningar vad gäller glappet mellan avslutade studier och anställning med praktik och eventuell handledare. Mentorsprogram med praktik på företag. Hur omfattande arbete kan det vara att vara mentor. Typ europa ergonom-modellen. - KTH Flemingsberg får nästan dagligen samtal från Fhv-företag och övriga bransch företag om att få tag i studenter som inom kort blir klara med sin utbildning vilka man har önskemål om att anställa. 3

4 De 20 platser man har varje år är maximalt antal som högskolan får utbilda trots att det är ett högt tryck från marknaden om utbildade arbetsmiljöingenjörer. - Utbildning på olika nivåer med olika arbetsmiljöinriktningar finns det stort behov för. Det är dock olyckligt att samma titel finns på olika utbildningsnivåer. - Kenny Kvarström höll ett anförande om styrelsens uppdrag och arbetsfördelningen. Viktigt att utse en vice ordförande som kan lasta av arbetsmängden från ordföranden. Se vidare text sammanfattad av Kenny Kvarnström i bifogad bilaga. - Konstituerande Styrelsemöte hölls i anslutning till ordinarie styrelsemöte. Protokollet utskrivet och undertecknat. Elisabeth scannar dokumentet och sänder ut. Publiceras på hemsidan. 17. Nästa möte Beslut om att lägga upp en plan för möten resten av året. Inkallning sker via Outlook av Camilla. Förslag om första tisdagen i månaden kl maximalt 1 timme. Med start 2 juni via Skype. Vid protokollet Elisabeth Selander Elisabeth Selander sekreterare Camilla Backlund Camilla Backlund ordförande Se bilaga 1 4

5 Bilaga 1 till protokoll FTF Riks styrelsemöte no 5_ maj 2015 Kenny Kvarnström De som arbetet med ideella föreningar har oftast ingen formell styrelseutbildning. Man arbetar utan ersättning och är förmodligen inte riktigt medvetna om de risker som följer med ett styrelseengagemang (praktiskt brukar det fungera bra ändå) Vilka förväntningar finns på styrelsearbetet och på era roller? Det är inte självklart att ni automatiskt är överens om vad ordförande, kassör eller sekreterare gör. Hur vill ni jobba med och fördela ansvaret i styrelsen? Jag vet att flera av er har många års erfarenhet av olika styrelser, se det som ett gemensamt samtal. Styrelsen Styrelsen har ett gemensamt juridiskt ansvar för alla beslut. Men varje enskild ledamot har bara ansvar för de beslut han eller hon deltagit i. En ledamot kan också reservera sig mot ett visst beslut, som han inte vill vara medansvarig i beslutet. Som en följd av det kollektiva ansvaret har alla styrelseledamöter rätt att, men också skyldighet, att hålla sig informerade om vad som händer i föreningen Suppleanter har bara ansvar om de vid beslut ersätter ordinarie ledamot. Det är bra att suppleanterna alltid är närvarande eftersom de då är insatta i verksamheten. Ordinarie ledamöter ska delta på styrelsemötena (ersättare), ingen annan får automatiskt vara med. Vill man ha med någon som inte är ledamot på mötet, får styrelsen adjungera honom eller henne. Det är lämpligt att fatta ett formellt beslut om att adjungera någon. Den som är adjungerad har yttrande och förslagsrätt men är inte med och fattar beslut. Föreningsordförande Den viktigaste arbetsuppgiften för en ordförande är att svara för sammanhållningen inom styrelsen och föreningen. Ordföranden bör se till att samarbetet fungerar bra, att ledamöterna trivs och att alla hjälper till. Ordföranden bör känna till allt som sker i föreningen, det innebär inte att det är ordföranden som ska göra allt. Ordföranden ska ha insikt i alla kontakter utanför föreningen, vara aktivt delta i föreningens PRarbete. Ordföranden är också ytterst ansvarig för att föreningens administrativa arbete fungerar. Formulera dagordning till styrelsemötena föreningen. Verksamhetsberättelse (tillsammans med sekreteraren och vice ordförande) 5

6 Bra att utse en vice ordförande som kan sätta sig in i arbetet att och avlasta ordföranden och på ett smidigt sätt svara för kontinuiteten i föreningen. Sekreteraren (en mycket viktig roll i föreningsarbetet.) Kallelser till möten i samråd med ordföranden Föra protokoll på styrelsesammanträdena Sköta föreningens medlemskommunikation Ansvara för förvaring och arkivering av föreningens handlingar Föra enkla dagboksanteckningar, som kan förenkla skrivandet av verksamhetsberättelsen. Hålla medlemsregistret uppdaterat tillsammans med kassören Kassören (Är en mycket viktig uppgift och styrelsen måste ha ett stort förtroende för kassören). Det är viktigt att kunna redovisa det ekonomiska läget för styrelsen, på årsmötet och för medlemmarna. Tillsammans med ordföranden ha teckningsrätt för föreningen Betala och bokföra föreningens transaktioner, räkningar Medlemsavgifter och ansvara för medlemsregister tillsammans med sekreteraren Redovisa ekonomin på styrelsemötena. Sköta föreningens bokföring och vid verksamhetsårets slut upprätta ett bokslut Skriva den ekonomiska berättelsen i verksamhetsberättelsen Övrigt till Styrelsen: - Ta kontroll över dagordningen, det är ni som äger den, testa olika sätt att organisera styrelsemötet. - Väl förberedda styrelsesammanträden ger effektivare och mer meningsfulla möten - Undvik att trilla i bråttom snarare än viktigt -fällan, en sak i taget. - Bestäm er för vilket avtryck ni vill göra i föreningen. - Hur vill ni att föreningen ska förändras under er styrelsetid? - Vad är det för stora frågor som ni aldrig riktigt hinner fram till? - Kan ni skapa tid regelbundet för diskussioner som kanske inte är akuta men viktiga på längre sikt? 6

7 - Hur kan ni ta ett litet steg i rätt riktning, med de beslut ni fattar som styrelse och det sätt som ni leder föreningen? 7