Risk- och sårbarhetsanalys. Rapport scenarioanalys

Transkript

1 Risk- och sårbarhetsanalys Rapport scenarioanalys Scenarioanalys i verksamhet/förvaltning/funktion Arbetsmaterial Får ej citeras Scenario: Scenario: Baserat på genomförda seminarier: Ange datum Sammanställd av: Ange namn och datum Behandlad/fastställd av: Ange namn och datum Svensk kommun

2 Innehåll Rapportblad 3 1. Bakgrund och tillvägagångssätt 5 Tabell 1.1 Deltagare 6 2. ANALYS: Sårbarhetsanalys Syfte Steg 1. Scenarioanalys Steg 2. Återkoppling Steg 3. Indelning i kategorier Under analysen uppkomna frågor Möjliga orsaker och sannolikheter för händelsen Beskrivning av konsekvenser Grundläggande värderingar och skyddsvärda objekt som påverkas av händelsen Vidare arbete Säkerhet i bedömning av hanteringsförmåga Rapportblad 10 Bilaga 1. Enkät för säkerhet i bedömning 14 2

3 Tidsperiod 1 Rapportblad Aktuellt scenario: Text Sammanställning av identifierade brister i hanteringsförmågan Strategiska/ normativa beslut Samverkan Intern information/ kommunikation Extern information/ kommunikation Operativ ledning Operativa uppgifter Situationsförståelse Möjliga konsekvenser Konsekvenser till följd av brister i hanteringsförmågan Förv./ verksamhet Svensk kommun Samhälle Tidsperiod 2 Tidsperiod 3 Hanteringsförmåga Det finns inga tydliga brister/problem Det finns osäkerheter/ oklarheter Det finns tydliga brister/ problem Ej angiven Konsekvenser Begränsade Allvarliga Mycket allvarliga Ej angiven

4 De viktigaste bristerna och oklarheterna i hanteringsförmågan Strategiska/normativa beslut Samverkan Förslag på åtgärder för att förbättra hanteringsförmågan Strategiska/normativa beslut För in från tabell 2.1 Scenarioanalys Samverkan Intern information/kommunikation Intern information/kommunikation Extern information/kommunikation Extern information/kommunikation Operativ ledning Operativ ledning Operativa uppgifter Xxx Situationsförståelse Xxx Operativa uppgifter Xxx Situationsförståelse Xxx 4

5 1. Bakgrund och tillvägagångssätt 1 Enligt lag (2006:544) ska kommuner och landsting genomföra risk- och sårbarhetsanalyser för att förbättra sin förmåga att hantera extraordinära händelser. Verksamheten 2 arbetar i likhet med andra verksamheter/förvaltningar/funktioner i Svensk kommun med att genomföra risk- och sårbarhetsanalyser till grund för lokala och regionala åtgärder och planer. Under 200X genomfördes x seminarier (datum) under x halvdagar, för att analysera verksamhetens/förvaltningens/funktionens förmåga att hantera oönskade händelser och ta fram åtgärdsförslag för att förbättra hanteringsförmågan. Analysen gjordes med MVA-metoden 3, en processinriktad metod som inbegriper bl.a. scenariometodik. Syftet är att: Ta fram och sammanställa ny kunskap om risker, sårbarheter och brister Förbättra verksamhetens/förvaltningens/funktionens krishanteringsförmåga Från verksamheten/förvaltningen/funktionen deltog ange grupp (för deltagare se tabell nedan). Som analysledare deltog Namn och som sekreterare agerade Namn. Denna rapport är en sammanställning av den information som kom upp under analysen gällande scenario: scenario Övrig information kring ställningstagande, antaganden och kompetens bakom analysen är att: 1 Rapportmallen är framtagen i samarbete mellan KAMBER Svensk kommun och LUCRAM - Lunds universitet. 2 Rapportmallen kan användas proaktivt och reaktivt för risk- och sårbarhetsanalyser för olika scenarier och i olika verksamheter, förvaltningar eller funktioner. Byt ut rödmarkerad text för namn på verksamheten, förvaltningen eller funktionen. 3 MVA står för Mångdimensionell VerksamhetsAnalys

6 Tabell 1.1 Deltagare Namn Aktör Analys 200x-xx-xx (Ev. ytterligare seminarietillfälle) 200x-xx-xx Återkoppling 200x-xx-xx

7 2. ANALYS: Sårbarhetsanalys 2.1 Syfte Sårbarhetsanalysen genomfördes med en scenariobaserad metod i tre steg för att bedöma hanteringsförmågan i olika krissituationer. Syftet med sårbarhetsanalysen är att: Identifiera och bedöma brister i förmågan hos verksamheten/förvaltningen/funktionen att hantera oönskade händelser. Ge tillfälle för deltagarna att kommunicera med varandra för att klargöra roller, ansvar, kontaktvägar, mm. Öka verksamhetens/förvaltningens/funktionens förmåga att hantera kriser i allmänhet och det aktuella scenariot i synnerhet. Under seminariet användes följande scenario: Scenariobeskrivning Analysen redovisas i tabell Steg 1. Scenarioanalys I ett första steg (Scenarioanalys) 4 bedömde deltagarna verksamhetens/förvaltningens/funktionens hanteringsförmåga genom att för varje tidsperiod i scenariot identifiera: 1. Uppgifter som bör utföras i den uppkomna situationen 2. Vilka aktörer som bör utföra uppgifterna 3. Hanteringsförmågan, och dess styrkor respektive brister. Hanteringsförmågan bedömdes för varje uppgift enligt skalan: Tydliga brister/problem Osäkerheter/oklarheter Inga tydliga brister/problem 4. I förekommande fall angavs även en möjlig felutveckling. Analysen redovisas i tabell 2.1, (kolumn 2-5). 2.3 Steg 2. Återkoppling I ett andra steg (Återkoppling) 5 diskuterades åtgärdsförslag för att förbättra hanteringsförmågan. I Tabell 2.1 (högra kolumnen) redovisas konkreta åtgärdsförslag för att förbättra hanteringsförmågan, förslag till ansvariga för att åtgärden initieras och genomförs samt tid när åtgärden bör vara utförd. 4 Genomförs lämpligast som ett eget seminarium. 5 Genomförs lämpligast som ett eget seminarium.

8 För varje tidsperiod gjordes också en sammanfattande bedömning av konsekvenserna av brister eller oklarheter i hanteringsförmågan för förvaltningen/verksamheten/funktionen, för Svensk kommun och för samhället. Tre skalor användes: Skala för bedömning av konsekvenser för verksamheten, förvaltningen/funktionen på grund av brister eller oklarheter i hanteringsförmågan: Begränsade Verksamheten fungerar i stor utsträckning som vanligt. Det som anses skyddsvärt påverkas inte eller mycket lite. Allvarliga Verksamheten fungerar delvis men det som är skyddsvärt påverkas uppenbart och omprioriteringar måste göras. Mycket allvarliga Verksamheten fungerar hjälpligt eller inte alls och det som är skyddsvärt påverkas betydligt. Stora omprioriteringar måste göras. Skala för bedömning av konsekvenser för Svensk kommun på grund av brister eller oklarheter i hanteringsförmågan: Begränsade Andra verksamheter fungerar i stor utsträckning som vanligt. Det som anses skyddsvärt för hela regionen påverkas inte eller mycket lite. Allvarliga Andra verksamheter fungerar delvis men kommer att påverkas. Det som är skyddsvärt för hela regionen påverkas uppenbart. Mycket allvarliga Andra verksamheter fungerar hjälpligt eller inte alls. Det som är skyddsvärt för hela regionen påverkas betydligt. Skala för bedömning av konsekvenser för samhället på grund av brister eller oklarheter i hanteringsförmågan: Begränsade - Måttliga direkta hälsoeffekter, begränsade störningar i samhällets funktionalitet, övergående misstro mot flera samhällsinstitutioner. Allvarliga - Betydande direkta eller måttliga indirekta hälsoeffekter, allvarliga störningar i samhällets funktionalitet, bestående misstro mot flera samhällsinstitutioner eller förändrat beteende. Mycket allvarliga - Mycket stora direkta eller betydande indirekta hälsoeffekter, mycket allvarliga störningar i samhällets funktionalitet, bestående misstro mot flera samhällsinstitutioner och förändrat beteende. 8

9 2.4 Steg 3. Indelning i kategorier I ett tredje steg indelades och sorterades uppgifterna enligt följande kategorier (vänstra kolumnen i tabell 2.1): Strategiska/normativa beslut - sådana beslut som tas inom en organisation för att se till helheten och det långsiktiga perspektivet Samverkan - aktiviteter som syftar till att samverka, samordna och samarbeta med aktörer utanför den egna verksamheten Intern information/kommunikation - envägs och tvåvägskommunikation inom den egna verksamheten Extern information/kommunikation - envägs och tvåvägskommunikation utanför den egna verksamheten och till allmänheten och media Operativ ledning - ledning och beslut som tas med avsikt att styra organisationens aktiviteter på kort sikt. Operativa uppgifter - allehanda konkreta uppgifter i den uppkomna situationen Situationsförståelse - efter engelskans sensemaking, handlar om processen att skapa insikt, uppmärksamhet och förståelse för en händelse, såväl hos den enskilde individen som mellan olika individer. 2.5 Under analysen uppkomna frågor Lägg in frågor som kom upp under diskussionen 2.6 Möjliga orsaker och sannolikheter för händelsen Lägg in orsaker och sannolikhet för händelsen 2.7 Beskrivning av konsekvenser Beskriv i ord vilka konsekvenserna blir till följd av brister/oklarheter i hanteringsförmågan 2.8 Grundläggande värderingar och skyddsvärda objekt som påverkas av händelsen Lägg in de grundläggande värderingar och skyddsvärda objekt/subjekt som påverkas av scenariot 2.9 Vidare arbete För att upprätthålla en långsiktig krishanteringsförmåga bör verksamheten/förvaltningen/funktionen regelbundet genomföra liknande seminarier 9

10 och övningar där målet är att resultatet sprids och införlivas i organisationen. Följande förslag till vidare arbete har framkommit under analysen: Beskriv förslag till vidare arbete 2.10 Säkerhet i bedömning av hanteringsförmåga 6 För att bedöma hur enig gruppen var i sin bedömning fick seminariedeltagarna individuellt fylla i en femgradig skala från Stor osäkerhet i min bedömning till Stor säkerhet i min bedömning. Resultatet visas i tabell Säkerhet i bedömning av hanteringsförmåga 7 i Bilaga 1. Siffrorna i tabellen visar antal svar för respektive alternativ. Eventuellt kort beskrivning av resultatet 2.11 Rapportblad Efter analysens slut sammanfattade analysledaren resultatet i rapportbladet (sidan 3). De olika kategorierna av hanteringsförmågan sorterades för varje tidsperiod och bedömdes enligt en tregradig skala: - Det finns tydliga brister/problem - Det finns osäkerheter/oklarheter - Det finns inga tydliga brister/problem Tillvägagångssättet vid bedömningen var att om det fanns minst en tydlig brist/problem så blev resultatet Det finns tydliga brister/problem. Fanns inga tydliga brister/problem men minst en osäkerhet/oklarhet i förmågan blev bedömningen Osäkerheter/oklarheter. Konsekvenserna till följd av brister i hanteringsförmågan angavs för verksamhet/förvaltning/funktion och för samhället. Slutligen gavs förslag på åtgärder för att förbättra hanteringsförmågan. 6 Ta bort texten om momentet inte genomfördes. 7 Ta bort texten om momentet inte genomfördes. 10

11 Tabell 2.1: Scenarioanalys Hanteringsförmåga Möjlig Kategori Uppgifter Aktörer felutveckling Tidsperiod 1 Scenario och händelseförlopp Åtgärdsförslag, ansvariga aktörer och tid Fylls i under Steg 3 Fylls i under Steg 1 Fylls i under Steg 1 Fylls i under Steg 1 Fylls i under Steg 1 Konsekvenser för verksamheten, förvaltningen/funktionen på grund av brister/oklarheter i hanteringsförmågan Konsekvenser för Svensk kommun på grund av brister eller oklarheter i hanteringsförmågan Konsekvenser för samhället på grund av brister/oklarheter i hanteringsförmågan

12 Hanteringsförmåga Möjlig Kategori Uppgifter Aktörer felutveckling Tidsperiod 2 Scenario och händelseförlopp Åtgärdsförslag, ansvariga aktörer och tid Fylls i under Steg 3 Fylls i under Steg 1 Fylls i under Steg 1 Fylls i under Steg 1 Fylls i under Steg 1 Konsekvenser för verksamheten, förvaltningen/funktionen på grund av brister/oklarheter i hanteringsförmågan Konsekvenser för Svensk kommun på grund av brister eller oklarheter i hanteringsförmågan Konsekvenser för samhället på grund av brister/oklarheter i hanteringsförmågan 12

13 Hanteringsförmåga Möjlig Kategori Uppgifter Aktörer felutveckling Tidsperiod 3 Scenario och händelseförlopp Åtgärdsförslag, ansvariga aktörer och tid Fylls i under Steg 3 Fylls i under Steg 1 Fylls i under Steg 1 Fylls i under Steg 1 Fylls i under Steg 1 Konsekvenser för verksamheten, förvaltningen/funktionen på grund av brister/oklarheter i hanteringsförmågan Konsekvenser för Svensk kommun på grund av brister eller oklarheter i hanteringsförmågan Konsekvenser för samhället på grund av brister/oklarheter i hanteringsförmågan 13

14 Bilaga 1. Enkät för säkerhet i bedömning Tabell: Säkerhet i bedömning av hanteringsförmåga Stor osäkerhet i min bedömning Osäker i min bedömning Varken osäker eller säker Säker i min bedömning Stor säkerhet i min bedömning Strategiska/normativa beslut Bedömning Samverkan Bedömning Intern information/kommunikation Bedömning Extern information/kommunikation Bedömning Operativ ledning Bedömning Operativa uppgifter/förmåga Bedömning Situationsförståelse Bedömning