Sms&mms i datorn. För Microsoft Outlook. Användarmanual

Transkript

1 Sms&mms i datorn För Microsoft Outlook Användarmanual Introduktion 1 Installation..1 Verktygsfältet i Outlook....2 Meddelandemappar..8 Sms-påminnelse...8 Klientuppdatering..8 Alternativ....9 Avinstallera..10

2 Introduktion Med Sms&mms i datorn kan du skicka sms- och mms meddelanden från Microsoft Outlook. Det blir enklare att kommunicera både på jobbet och hemma. Denna användarmanual hjälper dig att komma igång, från installation till att använda de flesta av funktionerna. Systemkrav Sms&mms i datorn använder Internet för att skicka meddelanden och det krävs därför att din dator är kopplad till Internet. Det krävs ingen bredbandsuppkoppling för att använda tjänsten, eftersom meddelandena är små går det lika bra med en modemuppkoppling. För att installera Sms&mms i datorn behöver du - Outlook 2003 eller senare som ditt standardprogram för e-post. - Microsoft Windows 2000 eller senare - Ett mobilabonnemang hos Telia Installation I nästa steg läser du igenom licensavtalet. Bocka i rutan Jag godkänner om du godkänner licensvillkoren. klicka på Nästa för att gå vidare. Om du redan har en tidigare version av Sms&mms i datorn eller Telia Sms i datorn installerad i din PC bör du avinstallera den. Läs mer i avsnittet Avinstallera. Det är viktigt att du stänger Microsoft Office, och alla dess fönster innan du påbörjar installationen. För att starta installationen så ladda ned och spara programmet från Lokalisera installationsfilen på din dator, dubbelklicka på den så startas installationsguiden. Installationsanvisningar Om du har administrationsrättigheter för din dator kan du välja om du vill installera Sms&mms i datorn för alla användare på din dator eller endast för den användare som för tillfället är inloggad. Bekräfta ditt val genom att klicka på Nästa. När installationen påbörjats visas denna dialogruta. Bekräfta att du vill installera programmet genom att klicka på Nästa I nästa fönster kan du ändra var Sms&mms i datorn ska installeras. Klicka på bläddra och välj önskad mapp. Bekräfta val av mapp genom att klicka på Installera. 1

3 Installationsprogrammet installerar nu Sms&mms i datorn på din dator. Det kan ta någon minut. Klicka sedan på Slutför för att slutföra installationen. En registreringskod kommer därefter att skickas till din mobiltelefon. Det är därför viktigt att du har mobiltelefonen tillgänglig. När du startar programmet första gången Fyll sedan i Registreringskod och klicka på Slutför. Första gången du startar Microsoft Outlook efter att du installerat Sms&mms i datorn startas registreringsguiden. Klicka på Nästa för att komma vidare. Du har nu aktiverat ditt konto och kan börja använda Sms&mms i datorn Installation i flera datorer Sms&mms i datorn kan installeras i flera olika datorer med samma registrerade mobiltelefonnummer. Svar till inkorg kommer dock endast till den e-postadress du sist uppgav. Verktygsfältet i Outlook Nytt SMS Skicka ett sms Fylla i Namn, Mobiltelefonnummer och e-postadress, klicka på Nästa. Programmet kommer nu att verifiera denna information. I Outlooks verktygsfält finns nu en ny knapp som heter Nytt sms. Klicka på knappen för att skapa ett nytt sms. Du kan även skicka sms via: Nytt Nytt sms i Verktygsfältet Arkiv Nytt - Nytt sms Verktyg - Sms och mms i datorn - Nytt sms Åtgärder - Nytt sms 2

4 Välj mottagare Skriv meddelanden Skriv det mobilnummer du vill skicka meddelandet till i fältet bredvid knappen Till. Om numret har sitt ursprung utanför Sverige måste numret inledas med internationellt prefix, dvs. ett + tecken följt av landsnumret. Om du vill skicka meddelandet till flera mottagare kan du skriva in flera nummer. Kom ihåg att lägga in ett semikolon mellan numren. Skriv in meddelandet i under avsändarfältet. Teckenräknare Ett sms kan vara högst 160 tecken. Du kan skriva ett längre meddelande som då kommer att delas upp i flera sms. Varje meddelande kan innehålla upp till 765 tecken eller 5 meddelanden. När du skriver in ett meddelande kan du se hur antalet tecken räknas i statusraden med antalet meddelanden som ska skickas inom parantes. EXEMPEL: Statusraden visar 217(2) vilket betyder att du skrivit in 217 tecken och att två sms skickas. Du kan också välja en mottagare från din Microsoft Outlook adressbok. Klicka på Till. En dialogruta kommer upp där du kan välja mellan dina kontakter. När du har gjort ditt val, klicka på OK. Mottagarna som du valt visas nu i fältet Till. Observera: För att kunna skicka ett sms till en kontakt, måste du ha fyllt i mobilnumret och e-postadressen till kontakten. Kontakter där nummer och e-postadress saknas eller är ogiltiga anges med röd text Skicka till flera mottagare. Du kan välja distributionslistor som mottagare. För mer information om distributionslistor se Outlooks hjälpavsnitt. Du kan även se hur många sms ditt meddelande är i det högra hörnet i statusraden. EXEMPEL: Om du vill skicka ett sms som delats upp på två sms till tre mottagare ser du i statusraden Totalt 6 sms Skicka meddelande Klicka på Skicka för att skicka meddelandet. Svar till inkorg Avsändare för ditt sms är ursprungligen satt till ditt mobiltelefonnummer. Du kan dock ändra avsändare i fältet FRÅN så att eventuella svar på dina sms hamnar i din e-postinkorg. Ändra till Svar till inkorg för att få svar till din e-postinkorg. 3

5 Nytt sms - ikoner Skicka senare Vill du inte skicka meddelandet omedelbart, kan du välja att skicka det senare. Klicka på Skicka senare- knappen för att göra detta eller välj Meddelande Skicka senare. Mallar för meddelanden Du kan lagra förutbestämda mallar för meddelanden för att slippa upprepa vanliga meningar, som till exempel jag ringer igen senare, Vi träffas vid, Jag är hemma kl.... Mallar kan skapas och ändras via Verktyg Redigera mallar i fönstret Nytt sms. Vill du skicka meddelandet senare väljer du Skicka senare och fyller i datum och klockslag för när du vill att meddelandet ska skickas. Alla schemalagda meddelanden sparas i utkorgen tills de skickas. Adressbok Se avsnitt Välj mottagare eller läs mer om adressboken i Hjälpavsnittet i Microsoft Outlook Kontrollera namn Du kan skriva in en del av ett namn som finns i din adressbok i fältet Till och sedan använda detta kommando för att hämta resten av uppgifterna. Alternativ Detta val tillåter dig att redigera ditt användarkonto. SMS-verktyg Mallar kan skapas och ändras via Verktyg Redigera mallar i fönstret Nytt sms. Observera: Mallar kan inte användas för MMS. Skapa en mall För att skapa en ny mall, klicka på Nytt Lägg till mall visas. I Nytt sms finns menyn verktyg Adressbok Detta val öppnar din adressbok i Outlook och tillåter dig att välja mottagare till ett sms. Redigera mallar Detta val tillåter dig att skapa och hantera mallar. För mer information om mallar, se Mallavsnittet. Redigera signatur Detta val tillåter dig att redigera signaturen som systemet automatiskt kan inkludera i ditt sms. För mer information om signaturer, se Signaturavsnittet. Kontrollera namn Du kan skriva in en del av ett namn som finns i din adressbok i fältet Till och sedan använda detta kommando för att hämta resten av uppgifterna. Alternativ Detta val tillåter dig att öppna och redigera ditt användarkonto. Fyll i Namn och skriv sedan in mallens text i det stora textfältet. Mallens namn får maximalt bestå av 32 tecken och mallens text av 160 tecken, samma som för ett sms. Klicka på OK. Redigera mall För att redigera existerande mallar, välj den aktuella mallen i listan klicka sedan på Redigera till höger. Gör önskad förändring och klicka på OK. Ta bort en textmall Välj mallen som du önskar ta bort och klicka på knappen Ta bort. Systemet visar då ett varningsmeddelande, vilket ber dig att bekräfta att du vill ta bort mallen. 4

6 Signaturer Förutom mallar kan en signatur skapas och ändras genom Verktyg Redigera Signatur. En signatur är text som kan bli automatiskt infogad i slutet av varje sms. Det finns två typer av signaturer, För Svar till Mobil och För Svar till E-post. Nytt mms - Skicka ett mms I Outlooks verktygsfält finns nu en ny knapp som heter Nytt mms. Klicka på knappen för att skapa ett nytt mms. Du kan även skicka mms via: Nytt Nytt mms i Verktygsfältet Arkiv Nytt - Nytt mms Verktyg - Sms och mms i datorn - Nytt mms Åtgärder - Nytt mms Skapa en signatur För att skapa en ny signatur, klicka på Nytt Skapa signatur visas. Observera: Ikonerna som finns beskrivna under Skicka ett SMS- Nytt sms- Ikoner avsnittet gäller även när du skickar ett MMS. Enkelt läge Fyll i Namn och skriv sedan in mallens text i det stora textfältet. Mallens namn får maximalt bestå av 32 tecken och mallens text av 160 tecken, samma som för ett sms. Klicka på OK. Redigera signatur För att redigera existerande signatur, välj den aktuella signaturen i listan klicka sedan på Redigera till höger. Gör önskad förändring och klicka på OK. Ta bort en signatur Välj signaturen som du önskar ta bort och klicka på knappen Ta bort. Systemet visar då ett varningsmeddelande, vilket ber dig att bekräfta att du vill ta bort signaturen. Aktivera signatur För att aktivera en signatur, gå till Alternativ under fliken sms väljer du att aktivera en signatur, samma eller individuell signatur för Svar till mobil och Svar till inkorg. Här kan du även skapa signatur. Här visas Enkelt läge, för att skicka ensidiga mms. Du kan också välja Avancerat läge, som tillåter dig att komponera och skicka mms med flera bilder. Avancerat läge finns beskrivet senare i detta avsnitt. Om ett Nytt mms fönster öppnas i Avancerat läge kan du byta till Enkelt läge genom att välja Visa Enkelt läge från huvudmenyn i Nytt mms fönstret. Nästa gång du väljer Nytt mms minns systemet vilken inställning du använde senast och öppnar då det nya fönstret i det läget. OBSERVERA: På varje sida av ett mms kan du bifoga en bild eller en ljudfil (eller båda), eller så kan du skicka med en videofil. Du kan inte kombinera en videofil med en bild eller en ljudfil. För att infoga en ny fil (och ta bort de(n) andra) klicka på OK. För att undvika att lägga till nya filer och ta bort andra, klicka på Avbryt. OBSERVERA: När du lägger till en multimediafil till ett mms kodas den om vilket gör att storleken ökar med 30-40%. Till exempel, en ljudfil som är 10 KB i Windows filsystem ökar i mms till KB. Infoga en bild Sms&mms i datorn kan hantera bilder i JPG, GIF och BMP-format. För att inkludera en bild i ditt mms, gör någon av följande saker: Klicka på Infoga bild längst upp till vänster i fönstret: 5

7 Ta bort bild Klicka på Ta Bort Bild längst upp till vänster i Nytt mms Välj Media Infoga bild från huvudmenyn i Nytt mms. Ett fönster för Infoga bild öppnas och önskad bild söks fram. Drag and drop överföring av bildfiler är möjligt från ett flertal ställen i Windows: Desktop, Explorer, Outlook/Outlook Express e-postbifogningar etc. Den överflyttade bilden blir placerad i bildområdet. Välj bild och klicka på Öppna Ändra bildkvalitet Du kan kontrollera storlek och kvalitet på bilder du skickar i ditt mms. Storleken på bilderna är förinställda. Vill du ändra storleken i ditt mms gör du så här: Välj Meddelande Bildalternativ, ändra bildstorlek och/eller bildkvalitet. Från huvudmenyn väljer du Media Ta bort bild. Bilden raderas från Nytt mms. Om du vill kan du välja en ny bild att skicka. Infoga video Sms&mms i datorn kan hantera videoformatet 3GP. För att inkludera en video i ditt mms, gör någon av följande saker: Klicka på Infoga video högst upp i mitten av fönstret: Klicka på ikonen Bildalternativ, och/eller bildkvalitet. ändra bildstorlek Välj Media Infoga video från huvudmenyn i Nytt mms. Ett fönster för Infoga video öppnas och önskad video söks fram. Drag and drop överföring av videofiler är möjligt från ett flertal ställen i Windows: Desktop, Explorer, Outlook/Outlook Express e-postbifogningar etc. Den överflyttade videon blir placerad i bildområdet. Välj video och klicka på Öppna. Bilden anpassas i bildfönstret. Proportionerna behålls så att bilden inte förstörs. OBSERVERA: Tänk på att olika mobiltelefoner inte hanterar bilder lika, så det finns ingen garanti på att det du ser i Nytt mms är vad mottagaren faktiskt kommer att se. Maxstorleken på ett mms är 300 kb. Spela upp video Välj Spela video till höger om Infoga video Välj Media Spela video från huvudmenyn i Nytt mms. Observera: För att spela upp videon behövs en mediaspelare som stödjer 3GP. Ta bort videosekvens Välj Ta bort video till höger om Spela upp. Välj Media Ta bort video från huvudmenyn i Nytt mms. Videon raderas från Nytt mms. Om du vill kan du välja en ny video att skicka. 6

8 Infoga ljud Sms&mms i datorn kan hantera ljudformat i MIDI, AMR och WAV. För att lägga till en ljudfil i ditt MMS, gör något av följande: Klicka på Infoga ljud högst upp till höger i fönstret: Välj Media Infoga ljud från huvudmenyn i Nytt MMS. Ett fönster för Infoga ljud öppnas och önskat ljud söks fram. Drag and drop överföring av ljudfiler är möjligt från ett flertal ställen i Windows: Desktop, Explorer, Outlook/Outlook Express e-postbifogningar etc. Den överflyttade ljudfilen blir placerad i bildområdet. Välj ljudfil och klicka på Öppna. Spela upp ljud Välj Spela upp ljud till höger om Infoga ljud. Välj Media Spela upp ljud från huvudmenyn i Nytt mms. Observera: För att spela upp ljudet behövs en mediaspelare som stödjer de ljudformat som tjänsten stödjer. Ta bort ljud Klicka på Ta bort ljud till höger om Spela upp ljud. Välj Media Ta bort ljud från huvudmenyn i Nytt mms Ljudfilen tas bort från Nytt mms. Om du vill kan du välja ett nytt ljud att skicka. Avancerad inställning Det avancerade läget tillåter dig att skapa flersidiga mms. När ditt meddelande är mottaget spelas sidorna upp i mottagarens telefon i samma ordning som du skapade dem i meddelandet vilket liknar en bildvisning. För att byta till Avancera läge: Välj Visa Avancerat läge i huvudmenyn i Nytt mms. Nästa gång du väljer Nytt mms, minns systemet vilken inställning du använde senast och öppnar det nya fönstret med den inställningen. När du har Avancerat läge hanterar du varje sida på samma sätt som i Enkelt läge. Det här avsnittet beskriver bara delarna av Avancerad inställning som behandlar funktionerna kring flersidiga meddelanden. Längst ned i fönstret finns en överblick av sidorna i ditt MMS. I skärmbilden ovan har meddelandet bara en sida som är tio sekunder (10 s). OBSERVERA: Denna sida kan inte raderas eftersom varje MMS måste ha minst en sida; om du försöker radera den sista sidan kommer du att få ett felmeddelande om detta. För att lägga till en sida, videosekvens eller ett ljud till en sida väljer du den sidan genom att klicka på den och fortsätter sedan som beskrivet under Enkelt läge (avsnittet innan). När en sida valts fungerar mittsektionen av fönstret som en förhandsvisning för sidan som den gör i Enkelt läge. Lägg till en sida För att lägga till en sida i mms, gör något av följande: Klicka på Ny Sida nere till vänster i bildfönstret. Välj Media Ny Sida från huvudmenyn i Nytt mms. En ny sida läggs till mms:et. Den nya sidan läggs alltid till i slutet av mms:et. Visningstid För att ställa in tiden en sida ska visas för mottagaren vid bildspel så väljer du sida genom att klicka på den, gör sedan något av följande: 7

9 Klicka på Visningstid nere till vänster i bildfönstret Välj Media Visningstid från huvudmenyn i Nytt mms. Mappen för skickade meddelanden finns i mapplistan i Outlook. Se meddelandestatus Bestäm antalet sekunder och klicka på OK du är klar. OBSERVERA: Om ingen sida valts är det sista sidan i mms:et som ändras. Ta bort en sida För att ta bort en sida i mms, gör något av följande: Klicka på Ta Bort Sida nere till vänster i bildfönstret. Om du öppnar ett meddelande i mappen Skickade SMS/MMS kan du välja att se: - Status på ett meddelande genom att klicka på Leveransstatus. Här kan du se om meddelandet har skickats eller inte. - Vidarebefordra meddelandet till en eller flera mottagare Sms-påminnelse När du skapar ett möte i Outlook kalendern för, kan du välja att ta emot påminnelsen även som ett sms. Observera: Denna funktion är endast tillgänglig om den är aktiverad i fliken Allmänt under Alternativ. Se avsnittet Alternativ för mer information. Välj Media Ta Bort Sida från huvudmenyn i Nytt mms. OBSERVERA: Vilken sida du raderar beror på om du har valt en sida genom att klicka på den. Om en sida är vald raderas sidan. Om ingen sida valts raderas sista sidan i mms:et. Meddelandemappar Utkorgen Har ett meddelande inte kunnat skickas eller om meddelandet ska skickas senare ligger det i utkorgen I mötet verktygsfältet finns en ny knapp markerad Sms Påminnelse PÅ eller Sms Påminnelse AV. För att ta emot en sms-påminnelse för mötet, se bara till att knappen visar Sms Påminnelse PÅ. Påminnelsen skickas vid samma tidpunkt som specificeras för den normala Outlook-påminnelsen, och meddelandet kommer att innehålla så mycket information om mötet som får plats i ett sms. Välj SMS/MMS Utkorg i Outlooks mapplista. Ändra och skicka om ett meddelande Dubbelklicka på ett meddelande för att öppna det och ändra i det. När du trycker på Skicka som behandlas meddelandet som ett nytt meddelande och originalmeddelandet flyttas från utkorgen. Denna funktion kan användas när ett meddelande inte kunnat skickas. Ta bort meddelanden i utkorgen Oönskade meddelanden kan raderas från utkorgen genom att markera dem och trycka på Radera under menyn redigera. Skickade meddelanden Alla meddelanden som har skickats från din dator sparas i mappen Skickade meddelanden. Du kan se deras detaljer, och deras status. Observera: Om Sms&mms i datorn inte får kontakt med servern innan den schemalagda leveranstiden, så kommer inte meddelandet att skickas. Observera: Vid skapandet av ett återkommande möte kommer en sms-påminnelse bara att skapas för det första mötet. Efterföljande SMS-påminnelse skapas vid tidpunkten när mötespåminnelsen genereras och användaren avvisar eller lägger mötet i viloläge. Klientuppdatering Varje gång Sms&mms i datorn Outlook startar, kommunicerar det med huvudservern och kommer att begära information om nyare versioner av programmet. När en ny version är tillgänglig kommer du att erbjudas möjligheten att ladda ned den nya versionen. 8

10 Alternativ Fliken sms Alternativ ger dig möjlighet att konfigurera Sms&mms i datorn Outlook. Du öppnar Alternativ genom att: Klicka på ikonen Alternativ i Outlook fönster eller Välj Verktyg Sms och mms i datorn Alternativ Klicka på ikonen Alternativ i nytt meddelandefönster Allmänt Den första fliken i Alternativ-fönstret är fliken Allmänt. Meddelandeformat Med Långa meddelanden kan du ange om det ska gå att skicka sms med fler än 160 tecken. Skicka endast ett sms per meddelande. Om meddelandet är längre än 160 tecken skickas inte meddelandet. Tillåt meddelanden upp till 765 tecken. Du kan skriva in mer än 160 tecken. Meddelanden som är längre än 160 tecken skickas då som upp till 5 länkade sms. Kalenderpåminnelser Aktivera sms-påminnelse Gör det möjligt att få påminnelse vid möten inlagda i kalendern. Följ Outlooks påminnelser som standard är endast tillgänglig när Aktivera SMS-påminnelse är vald. Det betyder att när du skapar ett nytt möte o Kalendern, så kommer Sms Påminnelse PÅ att väljas automatiskt om påminnelsen är gjord i Outlook. Om du avaktiverar den, kommer Sms&mms i datorn alltid att ställas in på Sms Påminnelse AV. Fliken Konto Signatur Svar till mobil Välj signaturen som ska infogas vid val av denna avsändartyp. Svar till e-post Välj den signatur som ska infogas vid val av denna avsändartyp. Fliken mms Den här fliken innehåller följande alternativ: Förvald bildstorlek Här har du uppgifter om vilket mobilnummer du registrerat. Du väljer här om du, som standard, vill ha eventuellt svar till mobiltelefonen eller till din e-post. Knappen som heter Registrera Konto ger dig möjlighet att registrera om ditt konto. Använd skalan för att välja standardstorleken på bilder som skickas med i ditt mms. OBSERVERA: Det här är maxstorleken på pixelhöjd och bredd som kan användas. Mindre bilder förstoras inte till storleken du specificerar här. Däremot förminskas större bilder till den inställda storleken. 9

11 Inställningen kan ändras för ett enskilt meddelande. Se Skicka ett mms för detaljer. Förvald bildkvalitet Använd skalan för att välja förvald kvalitetsnivå (JPEG) för bilderna som skickas med i dina mms. Högre kvalitet resulterar i skarpare och bättre bilder, men också i större filstorlek. Förvald visningstid Förvalt antal sekunder som varje sida i ditt flersidiga mms ska visas i mottagarens mobiltelefon. När du komponerar ett flersidigt MMS kan varaktigheten hos varje sida ändras individuellt. Max meddelandestorlek Välj maxstorleken som dina mms tillåts ha. Den här storleken är förvald på 300 KB som är Telias maxstorlek på mms. Fliken för schemaläggningar Den här fliken visar alla meddelanden som är schemalagda på servern för ditt konto. För att uppdatera listan med meddelanden, klicka på knappen Uppdatera. För att radera meddelanden på servern, välj ett eller fler meddelanden från listan och klicka på Radera på Servern. Varningsfliken Den sista fliken under Alternativ är Varningsfliken, som visas i skärmbilden nedanför. Den här fliken inkluderar följande valmöjligheter: Alla mottagare har inte ett giltigt telefonnummer (vid sändning) om du kryssar i denna box får du en varning när du försöker skicka ett meddelande och minst en mottagare saknar fungerande mobiltelefonnummer. Meddelandet skickas vid ett senare tillfälle (Schemalagd sändning) om du kryssar i denna box får du en varning när ett meddelande är schemalagt för att skickas vid ett senare tillfälle. Ändringar kommer att försvinna (när fönstret stängs) om du kryssar i denna box, får du en varning när du försöker stänga ett Nytt sms-fönster som du skrivit ett meddelande i men inte skickat ännu. Varningen kommer att tala om att du kommer att förlora meddelandet du skrivit in. Ändringar kommer att försvinna (när en mall infogas) om du kryssar för den här du en varning när du väljer en mall efter att ha skrivit in ett meddelande i ett Nytt smsfönster eftersom mallen kommer att ersätta texten du skrivit in för hand. Jag har inte använt applikationen på över 21 dagar om du kryssar i den här rutan kommer Sms&mms i datorn Desktop att varna dig när 21 dagar har gått utan att du använt applikationen. Det finns en uppdaterad klient att ladda ner om du kryssar för den här rutan kommer Sms&mms i datorn Desktop att informera dig när en ny version av klientapplikationen finns tillgänglig för nedladdning. Avinstallera Se till att Microsoft Office är stängt innan du börjar avinstallera. I Startmenyn väljer du Inställningar Kontrollpanel, då öppnas kontrollpanelen. Dubbelklicka på ikonen Lägg till/ta Bort-program. Då visas ett fönster med en lista på alla installerade program i alfabetisk ordning. Klicka på raden som heter Sms och mms i datorn. Klicka på Ändra/Ta bortknappen för att bekräfta att du vill ta bort programmet 10