PM UPPHANDLING AV SAKKUNNIGA TILL DE KOMMUNALA REVISORERNA

Transkript

1 PM UPPHANDLING AV SAKKUNNIGA TILL DE KOMMUNALA REVISORERNA

2 Inledning Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram denna PM som stöd för processen att upphandla sakkunniga till revisorerna i kommuner och landsting/regioner samt lekmannarevisorerna i de kommunala aktiebolagen. I materialet beskrivs förutsättningarna för upphandling, den formella regleringen, upphandling i praktiken m.m. Utöver denna PM finns ett antal fristående dokument som kan användas i den egna upphandlingen av sakkunniga till de kommunala revisorerna. Det är ett exempel på förfrågningsunderlag med bilagor, med respektive utan kommentarer och värden. Stödmaterialet finns på under Upphandling. Exemplet på förfrågningsunderlag avser upphandling av sakkunniga till både komunnens revisorer och lekmannarevisorerna i de kommunala bolagen. Upphandlingsexemplet beräknas för hela avtalsperioden överstiga det s.k. tröskelvärdet. Stor del av materialet kan dock användas även på upphandlingar som beräknas understiga tröskelvärdet, med anpassning till vad som gäller för dessa upphandlingsformer. Revisorerna har relativt ofta i uppdrag att också upphandla yrkesrevisorer (auktoriserade och godkända revisorer) för den lagstadgade revisionen i de kommunala företagen. Ett stödmaterial anpassat för denna typ av upphandling kommer att påbörjas hösten 2014.

3 Innehållsförteckning 1 De kommunala revisorerna ska anlita sakkunniga Kommunallagens krav m.m Kommuner och landsting/regioner har valt olika lösningar De sakkunnigas kompetens Marknadens aktörer Inför upphandlingen av sakkunniga och yrkesrevisorer Inledande frågor Vad ska upphandlas revisionstjänster för olika situationer Vad ska upphandlas uppdragets innehåll och omfattning När ska upphandling ske Hur ska upphandlingen gå till Formella krav på upphandling Upphandlingslagar Upphandlande myndighet Principer och tröskelvärden Upphandling över tröskelvärdet Upphandling under tröskelvärdet Ramavtal Annonsering och tidsfrister Förfrågningsunderlag Anbudsprövning Principer för utvärdering av anbud Tilldelningsbeslut, överprövning och skadestånd Sekretess Efterannonsering Revisionsupphandling i praktiken Planera och organisera arbetet Utforma ett tydligt förfrågningsunderlag Pröva anbuden i fyra steg Arrangera eventuell presentation Välj utvärderingsmodell och utvärderingskriterier med omsorg Meddela tilldelningsbeslutet Teckna avtal Följ upp avtalet... 26

4 1 1 De kommunala revisorerna ska anlita sakkunniga 1.1 Kommunallagens krav m.m. Revisorerna i kommuner och landsting/regioner ska anlita sakkunniga i sin granskning. Det regleras i kommunallagen (KL). Samma krav gäller för lekmannarevisorerna i de kommunala aktiebolagen, liksom för revisorerna i kommunalförbund och finansiella samordningsförbund. Revisorerna skall i sin granskning biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att fullgöra granskningen enligt god revisionssed. Lekmannarevisor som utses med stöd av 3 kap.17 eller 18 skall i sin granskning biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att fullgöra uppdraget enligt god sed vid detta slag av granskning. De sakkunniga skall ha den insikt och erfarenhet av kommunal verksamhet som fordras för att kunna fullgöra uppdraget. (KL 9 kap. 8 ). Lagstiftningen markerar revisorernas oberoende genom att understryka att det är revisorerna själva som beslutar i denna fråga. Det ska alltså inte någon annan instans i kommunen, landstinget/regionen, förbundet eller de kommunala företagen göra. Revisorernas rätt att själva bestämma har stor betydelse för oberoendet. Självbestämmandet gäller såväl i vilken form sakkunniga ska anlitas, som vilka personer/vilket företag som ska anställas/anlitas. Detta självbestämmande tillämpas givetvis under de förutsättningar som råder t.ex. tillgängliga resurser, eventuell reglering i revisionsreglemente och vad som gäller för kommunens arbetsgivaransvar. KL anger att sakkunniga ska anlitas i sådan omfattning som behövs för att fullgöra uppdraget enligt god revisionssed. Revisorerna måste därför själva göra en bedömning av vad som behövs för att lämna en väl underbyggd revisionsberättelse respektive granskningsrapport. I bedömningen är det viktigt att väga in såväl behovet av administrativt stöd som behovet av granskningsinsatser. Revisorernas bedömning av behovet av sakkunniga är en del av det underlag som behöver kommuniceras med fullmäktige inför deras beslut om de ekonomiska resurser som ska ställas till revisionens förfogande. Detsamma gäller företagsledningen i det kommunala aktiebolaget beträffande lekmannarevisorerna. KL anger inte närmare formerna för hur sakkunniga ska anlitas. I varje kommun och landsting/region beslutar revisorerna själva om det ska ske med egna anställda och/eller externa sakkunniga. Det förekommer att en grundmodell läggs fast i det revisionsreglemente som fullmäktige beslutar om, men oftast är formen inte fastlagd. Externa sakkunniga ska anlitas genom upphandling. Det är en ganska komplicerad process. Kraven på tjänsten kan vara svåra att definiera och utvärdera. Upphandlingen omfattas också av formella krav, främst i lagen om offentlig upphandling (LOU). Revisorerna behöver därför i allmänhet stöd av någon som är insatt i de formella kraven på ett upphandlingsförfarande, t.ex. en inköpsfunktion (motsvarande).

5 2 Revisorernas beslut i upphandlingen av sakkunniga ska fattas av revisorerna gemensamt som om de vore en nämnd. Revisorerna tecknar också avtal med den/de valda leverantörerna vad gäller sakkunniga till kommunens revisorer. Det sker i kommunens eller landstingets/regionens namn eftersom det är kommunen eller landstinget/regionen som ytterst är upphandlande myndighet och avtalspart. Vid upphandling av sakkunniga till lekmannarevisorerna i kommunens aktiebolag är det vanligen bolaget som är avtalspart. 1.2 Kommuner och landsting/regioner har valt olika lösningar Kommuner och landsting/regioner har valt olika lösningar för att anlita sakkunniga. De flesta väljer att anlita externa sakkunniga, efter upphandling på marknaden. Ett mindre antal (främst större kommuner och landsting/regioner) har valt att anställa egna sakkunniga, men kompletterar dessa med externa konsulter i olika utsträckning. Det är viktigt att understryka att det är revisorerna som själva väljer och anlitar sakkunniga i den omfattning som behövs. Frågan ägs av revisorerna. När sakkunniga anställs bör revisorerna därför vara anställningsmyndighet och arbetsgivare. Det är viktigt för oberoendet. När sakkunniga upphandlas, ska revisorerna ha ett avgörande inflytande över hur uppdragsbeskrivning, förfrågningsunderlag och kravspecifikationer m.m. utformas. Revisorerna ska också vara aktiva i utvärderingen av de anbud som kommer in och fatta beslut om vem/vilka som ska anlitas som sakkunniga. Varje kommun och landsting/region väljer sin lösning utifrån lokala förutsättningar och önskningar. Här beskrivs kortfattat de vanligaste: Externa konsulter anlitas som sakkunniga Flertalet kommuner och knappt hälften av landstingen/regionerna anlitar endast externa konsulter som sakkunniga. De flesta har valt att sluta avtal med ett revisionsföretag som en totalentreprenör. Ett fåtal har valt att i någon form dela uppdraget mellan två eller flera företag. De externa konsulternas uppdrag omfattar vanligen uppdragsledarskap, administration och granskning. Det finns också exempel där man har arrangerat ett lokalt administrativt stöd till revisorerna genom att anställa/anlita tjänster internt inom kommunen eller landstinget/regionen. I det administrativa stödet kan då ingå posthantering och ärenderegistrering, arkivering, kallelser och minnesanteckningar, ekonomisk uppföljning m.fl. liknande uppgifter. Revisionskontor med egen anställd personal kompletterad med externa konsulter Åtta kommuner (främst större) och åtta landsting/regioner har anställt egen sakkunnig personal i ett revisionskontor med kompetens och kapacitet att genomföra granskning samt att sköta revisionens administration. Den egna personalen kompletteras alltid med upphandling av externa sakkunniga, ofta genom att teckna ramavtal med ett eller flera företag. Revisorerna avropar externa sakkunniga för ett samlat granskningsområde t.ex. redovisningsrevision, årlig granskning av en grupp nämnder, eller för enskilda fördjupningsprojekt. Det förekommer också att separata upphandlingar genomförs inför avgränsade granskningsprojekt.

6 3 Aktuella kommuner med denna modell är Borås, Gävle, Göteborg, Helsingborg, Linköping, Malmö, Norrköping och Stockholm. Aktuella landsting/regioner med denna modell är Jämtland, Skåne, Stockholm, Sörmland, Värmland, Västerbotten, Västernorrland och Västra Götaland. Kommuner och landsting/regioner med egna revisionskontor samverkar i Starev, som är ett samarbetsorgan för förtroendevalda revisorer. Kommuner och landsting/regioner med ett mindre revisionskansli, kan också vara medlemmar i Starev. Läs mer om Starev på Mindre revisionskansli med ett fåtal anställda kompletterade med externa konsulter Kommunen eller landstinget/regionen har anställt en eller ett fåtal personer i ett mindre revisionskansli med huvuduppgiften att ge revisorerna kvalificerat stöd avseende planering och kommunikation, upphandling av externa sakkunniga samt kvalitetssäkring. Egna granskningsinsatser kan förekomma i liten omfattning. Kansliet sköter också revisorernas administration. Till merparten av granskningsinsatserna anlitas externa sakkunniga efter upphandling. Liksom i alternativet med eget revisionskontor tecknas oftast ramavtal med ett eller flera företag. Revisorerna avropar sedan externa konsulter antingen för enskilda projekt eller för ett samlat granskningsområde, t.ex. redovisningsrevision. Det förekommer också att separata upphandlingar genomförs inför avgränsade granskningsprojekt. Kommuner som valt denna lösning är t.ex. Kungsbacka, Laholm, Mölndal och Växjö. Landsting som valt denna modell är Dalarna, Kalmar, Jönköping och Uppsala. Valet av lösning för att anlita sakkunniga är oftast stabilt över tid. Revisorerna har olika argument för sina val. Många betonar oberoendet. Det handlar om att kunna vara oberoende, inte bara som förtroendevald, utan också som sakkunnig. Det anses som värdefullt att de sakkunniga står utanför och är fristående från den organisation och den verksamhet som granskas. Detta argument gör att flertalet väljer en lösning där externa sakkunniga anlitas i någon utsträckning. Andra värdesätter den kontinuitet samt lokala kompetens och förankring som anställda sakkunniga innebär. Ytterligare andra understryker värdet av att ha tillgång till ett lokalt administrativt stöd för att inte vara helt beroende av externa konsulter. Det kan också ge ekonomiska fördelar. Det kan vara värt att pröva en sådan lösning inom kommunens eller landstingets/regionens organisation eller genom att revisorerna anställer en egen resurs, alternativt samverkar med andra om en sådan. Här kan nämnas det samarbete, Samrev, som fem kommuner i Bohuslän hade under några år. Genom en avtalslösning hade kommunerna tillgång till en gemensam sakkunnig som var anställd i en av kommunerna. Den sakkunnige gav stöd till kommunernas revisorer i planering, kommunikation, upphandling/beställning och administration samt i granskningar av mindre omfattning. Ett sådant oberoende förvaltningsstöd kan ha ett stort värde, särskilt i upphandlingen av externa sakkunniga och för kvalitetssäkring av revisionsinsatserna.

7 4 Oavsett vilken modell kommuner och landsting/regioner väljer, framhåller revisorerna ofta mervärdet av den kompetens och erfarenhet som kan tillföras genom externa konsulter och deras nätverk. Detsamma gäller möjligheten till samverkan med andra kommuner och landsting/regioner i såväl granskning som erfarenhetsutbyte. 1.3 De sakkunnigas kompetens KL lägger fast att de sakkunniga ska ha insikt och erfarenhet av kommunal verksamhet. Lagstiftaren har dock inte närmare preciserat vilken formell kompetens som krävs av dem som ska anlitas som sakkunniga. Det innebär att sakkunniga kan ha olika utbildning och erfarenhet beroende på vad som behövs i de uppdrag som ska genomföras, förutsatt att de har insikt och erfarenhet av kommunal verksamhet. God revisionssed i kommunal verksamhet 2010 ger denna definition av sakkunniga: Yrkesrevisorer och specialister som revisorerna och lekmannarevisorerna anlitar/anställer som biträde i sin granskning. Sakkunnig kan vara certifierad kommunal yrkesrevisor (av Skyrev), specialist eller yrkesrevisor (auktoriserad eller godkänd revisor). Kompetenskraven på de sakkunniga kommenteras så här i God revisionssed : De sakkunniga ska ha tillräcklig insikt och kunskap om och erfarenhet av kommunal verksamhet och revision och dess förutsättningar. De ska ha teoretiska kunskaper och metodkunskaper om bl.a. ekonomi, förvaltning, organisation och intern kontroll och/eller om de verksamheter, processer eller funktioner som revisorerna önskar granska. De sakkunniga ska tillämpa god revisionssed i kommunal verksamhet. Med verksamhetskompetens menas teoretisk och praktisk erfarenhet inom t.ex. vård och omsorg, socialtjänst, hälso- och sjukvård, skola, juridik, IT, strategisk planering, kommunal teknik och fastigheter, infrastruktur, kultur och fritid; dvs. de olika verksamhetsgrenar och funktioner som förekommer i kommuner och landsting/regioner. Verksamhetsförståelse är en viktig ingrediens i de sakkunnigas kvalifikationer, dvs. insikter om det politiska systemet, dess förutsättningar och verksamheter. Kompetensprofilen för sakkunniga till lekmannarevisorer i kommunala bolag är rimligen densamma som för sakkunniga i kommuner och landsting/regioner. Verksamhetsförståelse betyder i dessa uppdrag att också ha insikter och erfarenheter av kommunala företag och deras formella förutsättningar. Inför upphandling/anställning av sakkunniga behöver revisorerna överväga och tydliggöra vilka kompetenskrav som ska ställas med hänsyn till uppdragets omfattning och inriktning. Det handlar bl.a. om: krav på utbildning och praktisk erfarenhet krav på genomförande, organisation, kvalitetssäkring, oberoendeprövning, etc. krav på kommunikation, löpande kontakter, avstämningar, rapportering, etc. rollfördelning mellan revisorerna och de sakkunniga. Revisorerna behöver också överväga och tydliggöra eventuella särskilda kompetenskrav på ansvarig uppdragsledare t.ex. erfarenhet av ledarskap, kvalificerad samordning, projekt-

8 5 ledning och/eller av administrativ kompetens. Hur revisorerna själva arbetar har också betydelse för vilka krav som ska ställas på en uppdragsledare. Lagstiftaren har återkommande understrukit vikten av att de sakkunniga har god och säkrad kompetens. Yrkesföreningen SKYREV (Sveriges kommunala yrkesrevisorers förening) har därför sedan 2002 infört en frivillig certifiering som f.n. kräver magisterexamen i ekonomi eller offentlig förvaltning samt minst fem års kvalificerad yrkeserfarenhet av revision, varav minst två år i kommunal revision. Det finns inte något formellt krav på certifiering för att få arbeta som sakkunnig till revisorer i kommuner, landsting/regioner eller till lekmannarevisorer i kommunala bolag. Certifieringens kompetenskrav kan dock vara ett sätt att beskriva önskad kompetens i upphandling av sakkunniga, förutsatt att likvärdig kompetens också prövas. Certifieringskraven kan användas som beskrivning av grundkrav vid upphandling, men det är inte givet att certifieringen täcker hela kompetensbehovet. Det kan behövas en komplettering med krav på verksamhetskompetens t.ex. inom områden som hälso- och sjukvård, skola, socialtjänst, juridik, skatter och moms, IT. För att bli certifierad ska personen vara yrkesverksam som sakkunnig och medlem i SKYREV. För närvarande (april 2013) är drygt 250 personer certifierade. Läs mer om SKYREV och certifieringen på I det exempel på förfrågningsunderlag med bilagor som ingår i SKL:s stödmaterial för upphandling, finns exempel på hur kompetenskrav kan formuleras. Se Marknadens aktörer När externa sakkunniga anlitas dominerar idag fyra revisions- och konsultföretag (PwC, KPMG, E&Y och Deloitte). Men det finns flera aktörer på marknaden såväl i revisionsbranschen som i andra företag med specialistkompetens. Det kan t.ex. handla om konsulter inom hälso- och sjukvård, miljö, IT eller styrning som främst anlitas för avgränsade revisionsprojekt.

9 6 2 Inför upphandlingen av sakkunniga och yrkesrevisorer 2.1 Inledande frågor Inför och under en upphandling av revisionstjänster är det många frågor som behöver beaktas och behandlas. Det handlar både om själva upphandlingsprocessen och om det som ska upphandlas. Några viktiga frågor är: Vad är det som ska upphandlas, och för vem/vilka? När ska ett nytt avtal börja gälla? När behöver då upphandlingen genomföras och vara avslutad? Gör en tidplanering som även beaktar risken för överprövning! Hur ska upphandlingsarbetet gå till? Ska alla revisorerna delta aktivt, eller en mindre grupp? Finns det en lokal upphandlingspolicy som ger vägledning och direktiv? Vilket stöd kan en upphandlingsfunktion ge? Sök stöd, men behåll initiativet! 2.2 Vad ska upphandlas revisionstjänster för olika situationer Flera upphandlingssituationer som gäller revisionstjänster kan vara aktuella i en kommun eller landsting/region. De kan hanteras var för sig eller samordnat. Varje kommun och landsting/region bestämmer om, och i så fall hur, en samordning ska ske. För de olika upphandlingssituationerna blir upphandlande myndighet/avtalspart olika. Generellt och upphandlingsrättligt är upphandlande myndighet den som betalar för tjänsten när avtalet börjar gälla. Tänkbara upphandlingssituationer är: Upphandling av sakkunniga till revisorerna i kommun eller landsting/region för granskning av styrelser, nämnder och beredningar. Upphandlingen avser ett kontinuerligt sakkunnigstöd under en bestämd avtalsperiod, eller ett stöd för enskilda uppdrag eller projekt. Kommunen eller landstinget/regionen är upphandlande myndighet och avtalspart. Revisorerna genomför och beslutar om upphandlingen som beställare samt tecknar avtalet. Upphandling av sakkunniga till lekmannarevisorerna i kommunens eller landstingets/regionens aktiebolag för allmän granskning av styrelse och VD. Upphandlingen avser ett kontinuerligt sakkunnigstöd under en bestämd avtalsperiod, eller ett stöd för enskilda uppdrag eller projekt. Upphandlingen genomförs lämpligen av kommunens revisorer (ur vilken gruppering lekmannarevisorerna hämtas). Om bolaget finansierar de sakkunniga till lekmannarevisorerna blir bolaget upphandlande myndighet och avtalspart. Avtal tecknas då av bolagets firmatecknare.

10 7 Om däremot kommunen eller landstinget/regionen finansierar de sakkunniga till lekmannarevisorerna blir kommunen/landstinget/regionen upphandlande myndighet och avtalspart. Upphandling av sakkunniga till revisorerna i kommunalförbund respektive till revisorerna i finansiella samordningsförbund. Upphandlingen avser ett kontinuerligt sakkunnigstöd under en bestämd avtalsperiod eller ett stöd för enskilda uppdrag eller projekt. Respektive förbund är upphandlande myndighet och avtalspart. Revisorerna i kommunalförbund och finansiella samordningsförbund genomför och beslutar om upphandlingen och tecknar avtal. Upphandling av yrkesrevisorer (auktoriserade/godkända revisorer) för lagstadgad revision i kommunens eller landstingets/regionens företag. Respektive företag är upphandlande myndighet och avtalspart. Vem som är beställare beror på vem som har uppdraget att upphandla. Har kommunens revisorer, genom beslut i fullmäktige, fått uppdraget att upphandla agerar de som beställare. Revisorernas tilldelningsbeslut blir gällande när årsstämman för företaget antagit det. Avtal tecknas av företagets firmatecknare. Upphandling av yrkesrevisorer eller sakkunniga för granskning av exempelvis EU-projekt eller förvaltade fonder. I dessa situationer får man pröva vem som är uppdragsgivare och därmed också upphandlande myndighet och avtalstecknare. En tidsmässigt samordnad upphandling av flera av dessa upphandlingssituationer behöver inte betyda att alla tjänster ska köpas från samma leverantör. Som beställare behöver revisorerna värdera för- och nackdelar med att ha samma eller olika leverantörer för de aktuella revisionstjänsterna. I förfrågningsunderlaget gör beställaren tydligt om avsikten är att uppdraget (och därmed anbud) ska omfatta alla delar, eller om det handlar om flera uppdrag som kan innehas av olika leverantörer. Detta styr om anbud kan lämnas på såväl helhet som delar. 2.3 Vad ska upphandlas uppdragets innehåll och omfattning Om upphandlingen avser sakkunnig till ett avgränsat projekt kan det vara relativt enkelt att beskriva såväl uppdrag som krav på kompetens och genomförande. Detsamma kan gälla vid upphandling av yrkesrevisor i företagen. Om upphandlingen istället avser uppdraget att för en längre tid vara sakkunniga till kommunens revisorer och/eller lekmannarevisorerna är det inte helt lätt att beskriva den tjänst som ska upphandlas, dvs. vad man vill att de sakkunniga ska göra. Det kan också vara komplicerat att formulera grundkraven på kompetens, kvalitet, förhållningssätt, service, m.m. Uppdraget/tjänsten består i allmänhet av flera delar: uppdragsledarskap revisorernas administration stöd i revisionsprocessens olika delar (riskbedömning, planering, granskning, prövning) aktiva granskningsinsatser

11 8 utvecklings- och utbildningsinsatser. Innan revisorerna beskriver uppdraget/uppdragen är det av stort värde om de gemensamt diskuterar hur man ser på uppdraget i dag och i morgon, på uppdragets olika delar, på vilka krav som ska ställas och hur detta kan beskrivas. Upphandlingen ger ett bra tillfälle till utvärdering och omprövning. Vägledande frågor kan vara: Hur ser de sakkunnigas uppdrag ut idag? Lista och beskriv olika delar! Hur har det fungerat? Vill/kan vi förändra något, lägga till eller dra ifrån något? Vilken kompetens behövs för de olika delarna dvs. granskning, administration, uppdragsledarskap, etc.? Hur beskriver vi kompetensen? Vilka krav vill/behöver vi ställa beträffande genomförande, tillgänglighet, kvalitetssäkring, etc.? Hur kan kraven beskrivas? Vad vill/kan vi revisorer göra själva, utan sakkunnigt stöd? Kan någon del av stödet utföras inom den egna organisationen i kommunen eller landstinget/regionen, t.ex. de administrativa uppgifterna? Vill/kan vi arbeta med en eller flera leverantörer? För- och nackdelar, möjligheter och svårigheter? Om uppdraget delas vilka krav ställer det, kan vi hantera en sådan situation? Hur kan vi ge en rättvisande bild av uppdragets omfattning med en uppgift om tillgängliga medel, eller uppskattat antal timmar utifrån föregående upphandlingsvolym, eller på något annat sätt? I God revisionssed i kommunal verksamhet 2010 finns en utförlig redovisning av de olika delarna i revisionsprocessen planering, granskning och prövning och därmed också en vägledning för hur revisorerna kan beskriva de revisionstjänster som ska utföras. Likafullt behöver revisorerna göra en anpassning till vad som behövs i den egna kommunen eller landstinget/regionen. De uppdragsledande och administrativa delarna i ett uppdrag kan också behöva specificeras. Det kan t.ex. handla om: samordning och förberedelse av revisorernas möten medverkan i revisorernas möten inklusive att skriva anteckningar/protokoll löpande samråd med revisorerna bemanning och kvalitetssäkring av granskningar bokning av och medverkan vid intervjuer, verksamhetsbesök, möten/avstämningar med granskade, möten med kommunledningen, etc. expediering av rapporter uppföljning av revisorernas ekonomi hantering av inkommen post, registrering och arkivering av handlingar uppdatering av revisorernas webbsida. Det är viktigt att kunna ge en bild av hur omfattande t.ex. mötesverksamheten är. Det är också viktigt att revisorerna tar ställning till vad som inte ska ingå i uppdraget och som därför inte heller får tillmätas någon betydelse om leverantörerna erbjuder aktiviteter som inte efterfrågats, t.ex. fria seminarier.

12 9 Särskilda krav Utöver en grundläggande beskrivning av det aktuella uppdraget/uppdragen och de kompetenskrav som ställs på leverantören kan det finnas andra frågor som revisorerna behöver diskutera för att eventuellt omformulera till krav i förfrågningsunderlaget. Här ger vi exempel på några sådana områden: Arbetsformer och relationer mellan revisorerna och de sakkunniga. Tillgänglighet t.ex. vid oförutsedda händelser. Kommunikation och rapportering under och efter avslutad granskning. Form- och kvalitetskrav på den skriftliga rapporteringen. Ekonomisk uppföljning, rapportering av nedlagd tid, fakturering. Kommunikation och godkännande vid rådgivning/konsultuppdrag till kommunens nämnder/förvaltningar/bolag. Kunskaps- och erfarenhetsåterföring samt jämförelser med andra uppdrag i kommuner och landsting/regioner. Kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte med andra revisorer. Krav som kommunen eller landstinget/regionen generellt ställer vid upphandlingar, t.ex. miljöhänsyn och jämställdhetsaspekter. De krav som revisorerna anser viktiga måste tydligt framgå av förfrågningsunderlaget. Allmänna erbjudanden utöver de krav som ställs i förfrågningsunderlaget får inte påverka utvärderingen. 2.4 När ska upphandling ske KL stadgar att revisorerna själva ska välja sakkunniga. Då är det också rimligt att varje mandatperiods revisorsgrupp har möjlighet att välja sina sakkunniga. Samtidigt kan det vara svårt för en ny revisorsgrupp att inleda sitt uppdrag med att upphandla sakkunniga. En lösning kan vara att anpassa avtalstiden så att upphandlingen tidsmässigt förläggs en bit in på en ny mandatperiod. På så sätt tillförsäkras den nyvalda revisorsgruppen att det finns sakkunniga under det första året. Samtidigt ges gruppen ett inflytande över vilka sakkunniga de ska arbeta tillsammans med under resten av mandatperioden. Med ett sådant resonemang skulle en lämplig avtalstid bli 4 år. Om det känns för långt kan ett alternativ vara 2 eller 3 år, med möjlighet till förlängning. En alltför kort avtalstid kan göra det svårt att få kontinuitet och att säkerställa effektivitet och kvalitet i revisionsarbetet. En alltför lång avtalstid kan ge oönskade bindningar. En förlängningsperiod får inte vara längre än den ordinarie avtalstiden. Den totala avtalstiden får inte vara längre än 4 år om avtalet har karaktären av ramavtal, om inte särskilda skäl föreligger. Om upphandlingen av sakkunniga för kommunens eller landstingets/regionens revisorer ska samordnas med upphandling av yrkesrevisorer till de kommunala företagen, måste tidpunkten synkroniseras så att den blir lämplig i båda organisationerna. I ett aktiebolag är den lagstadgade mandattiden för yrkesrevisorn 1 år enligt gällande aktiebolagslag, om inte annat anges i bolagsordningen, dock längst 4 år (se SKL cirkulär 2010: 65).

13 10 Upphandlingsprocessen tar lång tid. Det är ett omfattande arbete att ta fram förfrågningsunderlag inklusive kravspecifikation m.m. Detsamma gäller prövningen och utvärderingen av lämnade anbud. Därför är det viktigt att revisorerna startar i god tid. Om ett nytt avtal ska börja gälla vid ett årsskifte, behöver upphandlingen i allmänhet annonseras 9 12 månader tidigare. Revisorerna måste också beakta de krav på tidsfrister som lagstiftningen ställer för att lämna anbud, liksom på risken för överprövning. 2.5 Hur ska upphandlingen gå till Det är revisorerna som ska svara för att upphandlingen av sakkunniga blir genomförd. Det är inte lämpligt att revisorerna helt överlåter upphandlingen till en inköpsfunktion. Revisorerna behöver själva definiera uppdrag och krav och vara aktiva i utvärderingen. De formella kraven vid upphandling är omfattande och måste respekteras för att undvika överprövning av upphandlingsbeslutet, med eventuella kostsamma konsekvenser. Det är därför viktigt att revisorerna har ett professionellt upphandlingsstöd. Själva upphandlingsarbetet kan organiseras på olika sätt. Revisorerna bestämmer själva om några eller alla revisorer ska delta, och göra en tidplan för arbetet med hänsyn till aktuella tidsfrister. Alla revisorerna fattar tillsammans det slutliga upphandlingsbeslutet. Revisorernas beslut i ett upphandlingsärende är ett förvaltningsärende (dvs. inte ett revisionsärende) och ska fattas av revisorerna gemensamt som om de vore en nämnd. Upphandlingen kan dock inte överklagas genom laglighetsprövning enligt KL kapitel 10 (kommunalbesvär), utan endast med stöd av LOU. Det kan vara en fördel att samarbeta med en eller flera andra kommuner eller landsting/regioner för att utbyta erfarenheter och kunskaper i upphandlingsfrågor. I vissa regioner finns kommunalförbund för upphandling som kan stötta. Ett sådant kommunalförbund fungerar som en s.k. inköpscentral, för vilken det finns regler i lagen om offentlig upphandling (LOU). Ibland svarar revisorerna även för upphandlingen av yrkesrevisorer (auktoriserade eller godkända), dvs. av den lagstadgade revisionen i de kommunala företagen. Detta förutsätter att fullmäktige har beslutat att revisorerna ska ha detta uppdrag. Det kan ha lagts fast i revisorernas reglemente, i en ägarpolicy och/eller i ägardirektiv till företagen. Om revisorerna har ett sådant uppdrag är det viktigt att det sker ett samråd med de kommunala företagen för att fånga behov och krav. När revisorerna upphandlar den lagstadgade revisionen agerar de som beställare och genomför upphandlingen fram t.o.m. tilldelningsbeslut, vilket sedan ska antas av respektive årsstämma (motsvarande). Om revisorerna inte har uppdraget att göra upphandlingen av yrkesrevisorer i företagen är det likafullt viktigt att de ser till att de krav som behöver ställas på samverkan mellan kommunens revisorer, lekmannarevisorerna och yrkesrevisorerna i företagen blir beaktade i förfrågningsunderlaget.

14 11 3 Formella krav på upphandling 3.1 Upphandlingslagar För upphandling av revisionstjänster gäller lagen om offentlig upphandling (LOU). Det är en relativt omfattande och detaljerad lag. Här ger vi en kort orienterande information om ett urval av lagens bestämmelser som har bäring på upphandling av revisionstjänster. LOU är baserad på EU-direktiv om upphandling. Efter ett omfattande revideringsarbete trädde vid årsskiftet 2007/08 två nya upphandlingslagar i kraft: Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). Efter 2007 har ytterligare förändringar trätt ikraft, framförallt vad gäller rättsmedel t.ex. regler för överklagande. På finns aktuell lagstiftning och information om offentlig upphandling, t.ex. skriften Upphandlingsreglerna en introduktion, som kan laddas ner eller beställas. Information kan också hämtas på kammarkollegiets sida t.ex. skriften Anbudsutvärdering vid offentlig upphandling av varor och tjänster. 3.2 Upphandlande myndighet Upphandlande myndigheter är statliga myndigheter, kommuner och landsting/regioner. Även kommunalförbund och finansiella samordningsförbund är upphandlande myndigheter liksom kommunala bolag, föreningar, samfälligheter och stiftelser. Den upphandlande myndigheten är formellt ansvarig och i händelse av överprövning den part som blir ansvarig och eventuellt skadeståndsskyldig. Upphandlingsrättsligt är det den organisation som kommer att betala för varan/tjänsten som är upphandlingsmyndighet. I LOU (2 kap. 9a ) finns bestämmelser om s.k. inköpscentraler. Dessa bestämmelser kan aktualiseras när revisorerna genomför samordnad upphandling av yrkesrevisorer för bolagen, eller när flera kommuner samordnar upphandlingen av sakkunniga. 3.3 Principer och tröskelvärden De fem huvudprinciper som gäller vid offentlig upphandling är: 1. icke-diskriminering (på grund av nationalitet) 2. likabehandling (av anbudsgivare) 3. transparens (öppenhet och förutsebarhet) 4. proportionalitet (kraven ska vara rimliga m h t behoven) 5. ömsesidigt erkännande (intyg, examina, etc. från alla EU-länder ska accepteras). Bestämmelserna i LOU skiljer sig åt dels beroende på vilken typ av upphandling det handlar om (t.ex. varor eller tjänster), dels beroende på det uppskattade värdet på upphandlingen. Reglerna skiljer sig framför allt åt för upphandling över respektive under det s.k. tröskelvärdet och beroende på om det är fråga om s.k. A-tjänster eller B-tjänster. A- tjänster är sådana tjänster som anses lämpade för internationell konkurrens, medan B- tjänster är sådana tjänster som anses svårare att konkurrensutsätta inom EU (t.ex. hälso- och

15 12 sjukvård och socialtjänst). I bilaga 2 och 3 till LOU anges grovt vilka tjänster som räknas som A-tjänster respektive B-tjänster. Revisionstjänster anses som A-tjänster. A-tjänster som beräknas understiga tröskelvärdet ska, liksom alla B-tjänster (dvs. oavsett värde), upphandlas enligt 15 kap. LOU. För A-tjänster över tröskelvärdet gäller LOU:s övriga bestämmelser. Tröskelvärdet är f.n. (maj 2014) EURO eller kronor, exklusive moms. Vid beräkning av tröskelvärdet av det som ska upphandlas är det den sammanlagda kontraktssumman för hela avtalsperioden som ska beaktas, inklusive eventuell förlängningsmöjlighet eller andra optioner (t.ex. eventuellt tillkommande revisionstjänster). Om exempelvis en kommun eller landsting/region avser att köpa revisionstjänster för ca kronor per år (exklusive moms) under en fyraårsperiod kommer kontraktssumman att uppgå till ca kronor och därmed överstiga tröskelvärdet. 3.4 Upphandling över tröskelvärdet När revisorerna upphandlar ett uppdrag som innebär att för en längre tid vara sakkunniga till kommunens revisorer och lekmannarevisorerna, överstiger kontraktssumman ofta tröskelvärdet. För upphandling över tröskelvärdet finns fyra upphandlingsformer. De vanligaste är öppen upphandling och selektiv upphandling. Den tredje och fjärde formen förhandlad upphandling respektive konkurrenspräglad dialog får bara tillämpas under speciella förutsättningar. Öppen upphandling innebär att alla leverantörer får lämna anbud. Upphandlingen ska annonseras och anbud antas utan föregående förhandling. Den upphandlande myndigheten får dock begära förtydliganden och/eller kompletteringar av anbudet om det kan ske utan särbehandling eller konkurrensbegränsning. Öppen upphandling är en vanlig form av upphandling vid köp av revisionstjänster. Selektiv upphandling innebär att upphandlingen sker i två steg där leverantörer först ansöker om att få lämna anbud. Formen tillämpas t.ex. när det finns mycket stor konkurrens på marknaden och många tänkbara anbudsgivare. I steg två lämnar valda anbudssökande sina anbud. En selektiv upphandling är inte aktuell vid revisionsupphandling som marknadssituationen ser ut nu. Förhandlad upphandling får bara tillämpas under speciella förutsättningar exempelvis när den tjänst som ska upphandlas inte kan preciseras i tillräcklig utsträckning i ett förfrågningsunderlag. Det är inte aktuellt vid revisionsupphandling. Konkurrenspräglad dialog får bara användas för upphandling av särskilt komplicerat kontrakt och då öppet eller selektivt upphandlingsförfarande inte medger tilldelning av kontraktet. Formen kan t.ex. användas vid s.k. OPS-upphandling (Offentlig Privat Samverkan, t.ex. stora arena- eller anläggningsprojekt). Denna form är inte aktuell vid upphandling av revisionstjänster.

16 Upphandling under tröskelvärdet I mindre kommuner kan upphandlingen av sakkunniga understiga tröskelvärdet. Detsamma gäller när revisorerna upphandlar sakkunniga för ett avgränsat projekt. För upphandling under tröskelvärdet finns fyra upphandlingsformer direktupphandling, förenklad upphandling, urvalsupphandling och konkurrenspräglad dialog. Det två sist nämnda upphandlingsformerna är inte aktuella vid revisionsupphandling. Direktupphandling kan göras när tjänstens/varans värde inte överstiger 15 procent av tröskelvärdet för varor och tjänster, f.n. ca kr, eller när det föreligger synnerliga skäl eller synnerlig brådska (bristande planering/framförhållning anses inte som synnerliga skäl) eller några andra i lagen angivna undantagssituationer. Direktupphandling är ett formlöst förfarande som inte kräver annonsering. Direktupphandling ska tillämpas restriktivt, men kan användas i extraordinära situationer och då avse avgränsade revisionsinsatser. Det kan t.ex. handla om en situation där överprövning begärts av en upphandling, och revisorerna snabbt behöver tillgodose sitt behov av sakkunnigstöd för en begränsad period. Förenklad upphandling innebär att annonsering ska ske i en allmänt tillgänglig elektronisk databas, eller genom annons i annan form som möjliggör effektiv konkurrens. Det är också möjligt att med e-post, brev eller samtal särskilt uppmärksamma en leverantör om att annonsen ligger ute. Alla leverantörer har rätt att delta. Anbudsgivare ska lämna skriftligt anbud. Den upphandlande myndigheten/enheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Upphandling av revisionstjänster under tröskelvärdet genomförs ofta som förenklad upphandling. Då finns inga absoluta krav på tidsfrister, förutom att anbudsgivaren måste få rimlig tid för att lämna anbud, minst 4-5 veckor vid en revisionsupphandling. Det ska framgå av förfrågningsunderlaget om ett anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Den upphandlande myndigheten/beställaren ska dokumentera skälen för sina beslut. Urvalsupphandling innebär att man annonserar ut möjligheten att ansöka om att få lämna anbud. Sedan väljs ett antal intressanta anbudssökanden ut och dessa inbjuds att lämna anbud. Annonsering måste ske i en allmänt tillgänglig databas. Urvalsupphandling kan användas när man förväntar sig ett stort antal anbud. Detta är vanligen inte fallet vid upphandling av revisionstjänster. Konkurrenspräglad dialog Se avsnitt 3.4. Denna upphandlingsform är inte aktuell för revisionstjänster. 3.6 Ramavtal Ramavtal kan slutas med en eller flera leverantörer. Ett ramavtal fastställer de villkor som ska gälla för senare tilldelning av kontrakt (avrop) under en given tidsperiod, som inte får vara längre än 4 år, om det inte finns särskilda skäl. Vid tilldelning av kontrakt som grundar sig på ett ramavtal får parterna inte väsentligt avvika från villkoren i ramavtalet.

17 14 När avtal sluts med fler leverantörer minst tre om det är möjligt finns det två principer för avrop. Ett sätt är att rangordna leverantörerna eller att fastställa någon annan fördelningsnyckel för i vilken ordning avrop ska tilldelas. Vid avrop tillämpas villkoren i tecknat avtal. Det andra sättet innebär att inför varje avrop göra en förnyad konkurrensutsättning mellan de leverantörer man tecknat ramavtalet med. Leverantörerna får då komma in med anbud där de kompletterar eller preciserar, t.ex. hur man vill genomföra det aktuella uppdraget. Grundvillkoren som är fastlagda i ramavtalet får dock inte ändras. Särskilda regler finns för det skriftliga förfarande som ska tillämpas vid avrop med förnyad konkurrensutsättning. Regeringsrätten har i en dom 1 uttryckt sig på ett sätt som antyder att det i vissa fall är tillåtet att i samma ramavtal blanda de två principerna, dvs. så att viss del av tjänsten avropas mot fastställd rangordning och viss del efter förnyad konkurrensutsättning. 3.7 Annonsering och tidsfrister I princip ska all offentlig upphandling annonseras (direktupphandling behöver inte annonseras). Det kan ske i olika allmänt tillgängliga databaser. För att alla leverantörer, oavsett nationalitet, ska kunna få information om upphandlingar kräver lagen att dessa annonseras enligt vissa fastställda standardformulär/blanketter. Det är obligatoriskt att använda blanketterna, som kan nås på webbplatsen Leverantörer som vill få information om aktuella offentliga upphandlingar över tröskelvärdena kan söka i EU:s öppna databas TED (Tenders Electronic Daily). Anbudstiden är lång vid anbudsgivning över tröskelvärdena. För öppen upphandling är tidsfristen minst 52 dagar räknat från dag då annons avsändes. Anbudstiden kan förkortas till 40 dagar om annonsen har skickats elektroniskt och om förfrågningsunderlaget och samtliga kompletterande handlingar har tillhandahållits elektroniskt. Huvudregeln är att anbud ska lämnas skriftligt. Den upphandlande myndigheten/beställaren får bestämma att anbud får lämnas med elektroniska medel. Den upphandlande myndigheten ska ange hur anbud får lämnas. 3.8 Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är det underlag för anbud som en upphandlande myndighet/beställare tillhandahåller en leverantör inför en upphandling. Till förfrågningsunderlaget hör också de handlingar (bilagor) som kompletterar det. Förfrågningsunderlaget ska beskriva uppdraget och vilka krav detta ställer på anbudsgivaren/- leverantören. Det ska också ange de formella förutsättningarna samt hur och med vilket innehåll anbud ska presenteras, liksom hur anbuden kommer att värderas. Av förfrågningsunderlaget ska framgå vad som är ska-krav, dvs. kvalificeringskrav på anbudsgivaren/leverantören respektive obligatoriska krav på tjänsten/varan. Vidare ska framgå att anbudet förkastas om inte samtliga dessa krav är uppfyllda. Ett förfrågningsunderlag ska minst innehålla: 1 RÅ 2010 ref 97

18 15 1. Krav på leverantören leverantörens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet 2. Kravspecifikation eller uppdragsbeskrivning 3. Utvärderingsgrund lägsta pris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet (inklusive utvärderingskriterier för att urskilja det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet) 4. Kommersiella villkor som ska gälla under avtalsperioden (t.ex. betalnings- och leveransvillkor) 5. Administrativa bestämmelser för upphandlingen (t.ex. upphandlingsförfarande, sista anbudsdag och anbudets giltighetstid). En upphandlande myndighet får även ställa särskilda krav på hur kontraktet ska fullgöras, sådana krav kan avse t.ex. sociala hänsyn och miljöhänsyn. Det är viktigt att förfrågningsunderlaget är fullständigt och tydligt, eftersom det som huvudregel inte får ändras under upphandlingens gång. Om en upphandlande myndighet under upphandlingen anser det nödvändigt att väsentligen ändra kraven, måste upphandlingen normalt göras om från början. 3.9 Anbudsprövning Efter anbudsöppningen granskas att anbuden är korrekta och kompletta enligt förfrågningsunderlaget. Ett anbud som inkommer för sent får inte tas upp till prövning, även om avsändaren inte har orsakat förseningen. Anbudsgivare kan medges att rätta uppenbar felskrivning eller felräkning, eller annat uppenbart fel i anbudet. Beställaren kan begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Anbudsprövningen genomförs därefter i fyra steg: 1. Kontroll av eventuell grund för uteslutning av en anbudsgivare. 2. Kontroll av anbudsgivarens/leverantörens lämplighet (ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet). 3. Kontroll av om kraven på tjänsten/varan är uppfyllda. 4. Utvärdering av anbud. Anbudsgivare som klarar kvalificeringen dvs. kontrollen enligt stegen 1, 2 och 3 går vidare till steg 4 och får sina anbud utvärderade. Det är viktigt att skilja på kvalificeringen av anbudsgivarna och utvärderingen av anbuden. Det är fråga om två olika moment som styrs av olika regler. I valet av tilldelningsgrund, utvärderingskriterier och utvärderingsmodell är det viktigt att den upphandlande myndigheten/beställaren ha klart för sig vad som ska vara kvalificeringskrav, dvs. de krav som ställs på anbudsgivarna vad som ska vara utvärderingskriterier, dvs. de kriterier (kvalitet och pris) som är kopplade till den tjänst/vara som ska upphandlas.

19 Principer för utvärdering av anbud I anbudsutvärderingen kan den upphandlande myndigheten/beställaren välja att anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt eller det anbud som har det lägsta anbudspriset. I en revisionsupphandling är det vanligast att välja det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Då sker en värdering där fler kriterier än pris vägs in. Det ska redan i förfrågningsunderlaget framgå vilka kriterier som kommer att beaktas. Det är vanligen olika kvalitetskriterier (t.ex. kompetens, genomförande) vilka den upphandlande myndigheten/beställaren anser vara väsentliga vid bedömningen. De olika kriterierna ska viktas. Är detta inte möjligt ska de rangordnas. De utvärderingskriterier som anges i förfrågningsunderlaget får inte ändras under upphandlingens gång. Detsamma gäller deras inbördes förhållande (viktningen). Det är därför viktigt att den upphandlande myndigheten/beställaren i förväg noga överväger vilka kriterier och underkriterier som ska värderas, hur viktningen mellan dem ska ske, samt vilka utslag det kan få. Ett erbjudande som inte har efterfrågats i förfrågningsunderlaget får inte vägas in vid valet av leverantör. Av förfrågningsunderlaget ska också framgå på vilket sätt utvärderingen kommer att ske, dvs. vilken utvärderingsmodell som kommer att användas. Den upphandlande myndigheten/beställaren kan vara skyldig att förkasta ett anbud om det erbjuder ett onormalt lågt pris. Ett sådant anbud får dock inte förkastas innan beställaren skriftligen har begärt en förklaring till det låga priset och inte fått ett tillfredsställande svar Tilldelningsbeslut, överprövning och skadestånd När anbuden utvärderats och den upphandlande myndigheten har valt leverantör ska anbudsgivarna skriftligen underrättas om beslutet, det s.k. tilldelningsbeslutet. Tilldelningsbeslutet ska tydligt redovisa skälen till varför viss anbudsgivare valts, och även innehålla information om den s.k. avtalsspärrens längd. När tilldelningsbeslutet skickas ut aktiveras avtalsspärren. Har tilldelningsbeslutet skickats med elektroniska medel är avtalsspärren tio dagar. Sker överprövning inom denna tid förlängs avtalsspärren automatiskt. När de tio dagarna har passerat och ingen överprövning skett, kan avtal tecknas. De leverantörer som har synpunkter på att upphandlingen eller utvärderingen inte skett enligt reglerna, kan begära överprövning hos den regionala förvaltningsrätten. Om förvaltningsrätten kommer fram till att det kan ha begåtts fel i upphandlingen, kan rätten besluta att upphandlingen ska göras om eller rättas till. En leverantör som anser sig förfördelad kan också kräva skadestånd av upphandlande myndighet. Sådant krav ska väckas i allmän domstol inom ett år från det att avtal tecknats. I sällsynta fall kan det bli aktuellt för en upphandlande myndighet/beställare att avbryta en upphandling. Det kräver sakliga skäl som att den prisnivå som anbuden erbjuder väsentligen överstiger det ekonomiska utrymme som står till förfogande för upphandlingen.

20 Sekretess I offentlighets- och sekretesslagen (19 kap. 3 ) anges att (vid offentlig upphandling) får uppgifter som rör anbud inte i något fall lämnas till annan än den som har lämnat anbudet förrän ärendet slutförts, avtal slutits eller alla anbud offentliggjorts. Det kallas för absolut sekretess. Alla uppgifter i ett anbud måste således hanteras med hög integritet och stor försiktighet så länge den absoluta sekretessen består. Personkretsen bör vara liten för att minska risken för spridning av uppgifter. När tilldelningsbeslutet är fattat upphör den absoluta sekretessen. Anbuden blir då enligt huvudregeln offentliga. Det kan dock finnas situationer där särskilt känsliga delar i ett anbud kan sekretessbeläggas även efter att tilldelningsbeslutet är fattat. Då måste det finnas stöd för detta i offentlighetsoch sekretesslagen, (främst 31 kap. 16, skydd för enskilds ekonomiska förhållanden). Uppgifter som kan behöva sekretessbeläggas kan vara unika uppgifter om metoder, namn på konsulter etc. som skulle skada det aktuella företagets konkurrensmöjlighet om de släpptes. En sekretessprövning med beslut ska ske varje gång någon begär att handlingarna ska lämnas ut. En hemligstämpel utgör endast en varningssignal och en ny prövning måste ske vid varje tillfälle någon begär handlingen utlämnad. Notera att ett av den upphandlande myndigheten fattat beslut att sekretessbelägga uppgifter i anbud kan överklagas. Några garantier om att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig lämnas Efterannonsering Tilldelningsbeslut över tröskelvärdena ska efterannonseras. Avsikten med detta är att leverantörer inom EU ska få kännedom om större kontrakt.

21 18 4 Revisionsupphandling i praktiken 4.1 Planera och organisera arbetet Stor omsorg i det inledande arbetet av upphandlingsprocessen bäddar för ett genomtänkt förfrågningsunderlag som förenklar både anbudsgivning och anbudsutvärdering. Ju tydligare beställaren/revisorerna är med sin uppdragsbeskrivning, med kraven på anbudsgivaren och på kompetens och genomförande samt med hur anbuden ska utvärderas desto mindre utrymme för missförstånd och ofullständigheter. Att genomföra en upphandling är ett omfattande och tidskrävande arbete. Nedanstående punkter sammanfattar de olika momenten: Ha en inledande diskussion i hela revisionsgruppen om vad som ska upphandlas, för vem/vilka och med vilka krav (se även sid 8). Beräkna upphandlingens totala värde. Lägg ner mycket tid i denna fas! Tänk efter före! Organisera upphandlingsarbetet bestäm om några eller alla revisorer ska delta och gör en tidplan med hänsyn till aktuella tidsfrister. Undersök om det finns en lokal upphandlingspolicy och viket upphandlingsstöd som finns att tillgå. Undersök formalia vad gäller vem som är avtalspart (gäller t.ex. vid upphandling av sakkunnig respektive yrkesrevisor i företag). Upprätta förfrågningsunderlag och de övriga dokument som ska tas fram/bifogas. Diskutera och testa utvärderingskriterierna noga. Annonsera förfrågningsunderlaget. Hantera eventuella frågor och kompletteringar under anbudstiden. Öppna och registrera anbud med utsedda personer och upprätta protokoll. Tänk på sekretessen och förvara anbuden säkert! Gör en sammanställning/översikt över inkomna anbud. Pröva anbuden i fyra steg Fatta ett gemensamt beslut i upphandlingsärendet (tilldelningsbeslut). Underrätta anbudsgivarna om tilldelningsbeslutet, som ska innehålla information om varför valt anbud vunnit upphandlingen samt uppgift om avtalsspärr. Teckna avtal. Annonsera resultatet. 4.2 Utforma ett tydligt förfrågningsunderlag Ett väl utarbetat förfrågningsunderlag med en tydlig struktur underlättar leverantörernas arbete med att ta fram anbud. Det underlättar också för beställaren/revisorerna vid utvärderingen av anbuden och vid framtagningen av avtalet med vald leverantör. Förfrågningsunderlaget ska ge den information som anbudsgivaren behöver för att kunna lämna ett anbud. Förfrågningsunderlaget bör också förmedla en bild av kommunen eller landstinget/regionen så att leverantören kan förstå sammanhang och förutsättningar. Hit hör kortfattade beskrivningar av verksamheten i kommunen/landstinget/regionen, av nämnder,