ALLMÄN ANVISNING OM BOKFÖRINGSMÄSSIG BEHANDLING AV AFFÄRSVERK OCH FONDER VILKA UTGÖR BALANSENHETER I KOMMUNER OCH SAMKOMMUNER

Transkript

1 BOKFÖRINGSNÄMNDENS KOMMUNSEKTION Handels- och industriministeriet ALLMÄN ANVISNING OM BOKFÖRINGSMÄSSIG BEHANDLING AV AFFÄRSVERK OCH FONDER VILKA UTGÖR BALANSENHETER I KOMMUNER OCH SAMKOMMUNER Helsingfors 1999

2 3 BOKFÖRINGSNÄMNDENS KOMMUNSEKTION Handels- och industriministeriet Helsingfors ALLMÄN ANVISNING OM BOKFÖRINGSMÄSSIG BEHANDLING AV AFFÄRSVERK OCH FONDER VILKA UTGÖR BALANSENHETER I KOMMUNER OCH SAMKOMMUNER Innehållsförteckning 1 Inledning 4 2 Affärsverk Kommunalt affärsverk som avses i denna allmänna anvisning Upprättande av affärsverkets bokföring Affärsverkets bokslut Affärsverkets resultaträkning Affärsverkets balansräkning Affärsverkets finansieringskalkyl Finansieringskalkylens struktur och registreringsgrund Finansieringskalkylens innehåll Finansieringskalkylens noggrannhet Noter till bokslutet och balansspecifikationer Affärsverket i kommunens bokslut 18 3 En fond som utgör balansenhet 20 BILAGOR Bilaga 1 Affärsverkets resultaträkning 21 Bilaga 2 Behandling av verksamhetsstöd och -bidrag samt anslutningsavgifter, övrigt kapitalstöd och kapitalplaceringar i affärsverkets bokföring 22 Bilaga 3 Affärsverkets balansräkning 23 Bilaga 4 Affärsverkets finansieringskalkyl 24 Bilaga 5 Ingående balans, registreringar under räkenskapsperioden och bokslut i ett affärsverk 25 Bilaga 6 Affärsverk i kommunens bokföring, budget och bokslut 28 Bilaga 7 Exempel på hantering av en bostadsfond som balansenhet i bokföringen 33

3 4 Allmän anvisning om bokföringsmässig behandling av affärsverk och fonder vilka utgör balansenheter i kommuner och samkommuner 1 Inledning Med denna allmänna anvisning ger bokföringsnämndens kommunsektion de särredovisade affärsverken samt de fonder som utgör balansenheter direktiv om bokföring, bokslut och sammanställning i kommunernas och samkommunernas bokslut från och med den räkenskapsperiod som inleds I anvisningen avses med kommun i det följande även samkommun ifall inget annat nämns. Kommunens affärsverk är en del av kommunens förvaltning och ekonomi, inte någon separat juridisk person och inte heller någon självständig bokföringsskyldig. Det som stadgas i 67 i kommunallagen om kommunens bokföringsskyldighet, bokföring och bokslut gäller också kommunens affärsverk. I bokföringen i kommunen och dess affärsverk följs bokföringslagen i tillämpliga delar. Om tillämpningen av bestämmelserna i bokföringslagen ger bokföringsnämndens kommunsektion anvisningar. Kommunsektionens anvisningar hör till informationskällorna för tillämpning av god bokföringssed på kommunens bokföring och bokslut på sätt som förutsätts i bokföringslagens (1336/1997) 1:3. I denna allmänna anvisning behandlas i regel enbart frågor beträffande affärsverk och fonder som utgör balansenheter till den del frågorna avviker från kommunens övriga bokföring. I övrigt följs övriga kommunsektionens allmänna anvisningar om tillämpningen av bokföringslagen på kommunens och samkommunens bokföring. Denna allmänna anvisning ersätter beträffande bokföringen och bokslut från och med räkenskapsperioden för år 2000 bokföringsnämndens kommunsektions allmänna anvisningen om behandling av affärsverk i kommunernas och samkommunernas bokföring från samt den allmänna anvisningen om registrering av fonder och reserveringar i kommuner och samkommuner från

4 5 2 Affärsverk 2.1 Kommunalt affärsverk som avses i denna allmänna anvisning Om kommunala affärsverk stadgas i 13 i kommunallagen (365/95) enligt vilken fullmäktige bör fatta beslut om de mål för verksamheten och ekonomin som skall ställas upp för affärsverket. Enligt 17 i kommunallagen kan fullmäktige tillsätta affärsverkets direktion. Om direktionens sammansättning stadgas i 18 i kommunallagen. Om valbarhet till affärsverkets direktion stadgas i 36 i kommunallagen. Då fullmäktige besluter om hur kommunens förvaltning skall organiseras avgör fullmäktige även huruvida kommunen skall idka någon del av sin verksamhet i form av affärsverk. Fullmäktige ger enligt 50 i kommunallagen behövliga bestämmelser om skötseln av affärsverkets ekonomi i en förvaltningsstadga eller i en separat ekonomistadga. Fullmäktige och kommunstyrelsen kan dessutom ge särskilda bestämmelser om styrning av affärsverkets ekonomi samt om dess bokföring. Fullmäktige kan enligt 14 i kommunallagen i förvaltningsstadgan eller en instruktion delegera beslutanderätten till affärsverkets direktion. I samband med grundandet av ett affärsverk eller i ovan nämnda stadga besluter fullmäktige också om uppläggningen av affärsverkets bokföring. Ekonomistyrningen inom kommunens affärsverksamhet kan organiseras på olika sätt. Affärsverksamheten kan liksom kommunens övriga verksamheter behandlas som en enhet med netto- eller bruttobudgetering, vars verksamhetsinkomster och utgifter eller differensen mellan dessa tas med i driftsekonomidelen i kommunens budget och investeringsutgifterna och inkomsterna eller differensen mellan dem tas med i investeringsdelen. Eventuella kalkyler för att beskriva resultatet av affärsverksamheten och därtill hörande balansposter uppgörs härvid som interna kalkyler. Dessa kalkyler kan uppställas i samma form som kommunens resultaträkning och balansräkning. Alternativt kan kommunens affärsverksamhet organiseras som en särredovisad ekonomisk enhet som jämfört med kommunens övriga verksamhetsenheter har en mer självständig ställning i kommunens budget och som uppgör ett separat bokslut med tillämpning av bokföringslagen i enlighet med kommunsektionens anvisningar. Affärsverkets separata bokslut sammanställs med övriga delar i kommunens bokslut till kommunens totala bokslut. Om bokföringsmässigt åtskiljande av detta slag stadgas i 30 i elmarknadslagen (386/95) beträffande kommunal inrättning som utövar elverksverksamhet. Ett kommunalt elverk som idkar elverksverksamhet skall i sin bokföring följa dessa anvisningar. De karakteristiska dragen hos ett kommunalt affärsverk som avses i denna allmänna anvisning är affärsverksamhet som baserar sig på lönsamhet, en mer självständig ställning i kommunens budget än kommunens övriga verksamhetsenheter samt särredovisad bokföring och bokslut. Dessa karakteristiska drag kan kortfattat definieras enligt följande:

5 6 Affärsverksamhet Affärsverksamhet är verksamhet som helt eller huvudsakligen finansieras med inkomster av försäljning av varor och tjänster. Följande kännetecken sammanhänger i allmänhet med affärsverksamhet: - omfattningen av den externa försäljningen är betydande - man eftersträvar lönsamhet i verksamheten - man strävar till att åtminstone på lång sikt finansiera investeringarna med internt tillförda medel - förhållandet mellan kommunen (affärsverket) och kunden baserar sig på avtal - kunden har prövningsrätt vid anskaffning av affärsverksamhetens produkter Affärsverkets ställning inom kommunens budget I samband med godkännandet av budgeten definierar fullmäktige innehållsmässiga och ekonomiska målsättningar beträffande affärsverkets verksamhet. Vid upprättandet av budget för affärsverket och vid behandling av affärsverket i kommunens budget tillämpas Finlands Kommunförbunds rekommendation om kommuners och samkommuners budget och ekonomiplan. Separat bokföring och bokslut Affärsverkets inkomster skall tas upp som intäkter i resultaträkningen. Från intäkterna skall som kostnader dras av de utgifter som sannolikt inte längre medför motsvarande inkomst samt förlusterna (BokfL 5:1 ). Övriga utgifter får aktiveras enligt vad som stadgas i bokföringslagens 5 kapitel. Affärsverkets tillgångar och kapitalposter redovisas i en balansräkning. Affärsverket uppgör en finansieringskalkyl som visar den egentliga verksamhetens och investeringarnas kassaflöde, finansieringsverksamhetens kassaflöde samt förändringen av kassamedel. Affärsverkets bokföring som under räkenskapsperioden bör hållas separat jämte bokslutet som uppgjorts på basis av bokföringen sammanställs med kommunernas bokslut. Innan sammanställningen görs elimineras de interna posterna. Enligt 30 i elmarknadslagen (368/95) stadgas, att en kommunal inrättning eller en samkommun som utövar elaffärsverksamhet skall i bokföringen redovisas skilt från kommunen och för den skall för varje räkenskapsperiod göras upp en resultat- och balansräkning som kan jämföras med ett aktiebolags bokslut. 1 Bokslutet över en kommunal inrättning som utövar elaffärsverksamhet samt resultat- och balansräkningarna jämte noter för särredovi RP 138 till elmarknadslag: enligt de allmänna principerna för särredovisning skall resultaträkningen och balansräkningen för internt särredovisad affärsverksamhet i tillämpliga delar uppgöras enligt bestämmelserna i bokföringslagen. Enligt de särskilda motiveringarna till 31 skall dessutom resultat- och balansräkningen för ett kommunalt elverk möjliggöra jämförelse med företag i bolagsform inom elbranschen samt att de på ett jämförbart sätt tar fram den intäkt som kommunen har tagit ur elverksamheten. För tillämpning av särredovisningen hänvisas som exempel till affärsverk enligt kommunallagen (979/92) 7 a och till Kommunförbundets rekommendation till affärsbokföringsmodell, i vilken resultat- och balansräkningen inte till alla delar motsvarade resultat- och balansräkningarna för ett aktiebolag. Dessutom hänvisas till kommunallagens senare bestämmelser om tillämpning av bokföringslagen på kommunernas bokföring.

6 7 sade enheter skall enligt 32 i elmarknadslagen presenteras i kommunens bokslut. 2.2 Upprättande av affärsverkets bokföring Affärsverket hör till kommunens organisation och dess bokföring utgör en del av kommunens bokföring. Den kronologiska bokföringen av affärshändelserna utgör affärsverkets grundbokföring som samtidigt utgör en del av kommunens grundbokföring. Den systematiska bokföringen av affärshändelserna utgör affärsverkets huvudbokföring som samtidigt utgör en del av kommunens huvudbokföring. Affärsverkets bokföring sammanställs med kommunens övriga bokföring i bokslutet eller i mellanbokslutet så att kommunens interna inkomster och utgifter, interna fordringar och skulder samt internt ägande elimineras. Enligt bokföringslagens 2:4 skall affärshändelserna bokföras kronologiskt (grundbokföring) och systematiskt (huvudbokföring). Kronologisk bokföring av kontantbetalning skall göras utan dröjsmål för varje dag. Övriga noteringar i bokföringen får göras månadsvis eller för en period om fyra veckor inom två månader från utgången av kalendermånaden. Utan hinder av bestämmelserna i 1 mom. får noteringarna göras i huvudbokföringen på basen av sammanställningar på det sätt som handels- och industriministeriet beslutar närmare Affärsverkets bokslut Affärsverkets resultaträkning Affärsverkets resultaträkning uppgörs med tillämpning av schemat i bokföringsförordningens (1339/1997) 1:1 enligt denna allmänna anvisning. I affärsverkets resultaträkning används inte kommunens resultaträknings mellansumma årsbidrag. Schema för resultaträkningen finns i bilaga 1. Dessutom kan ett affärsverk som jämförelse, för budgetjämförelsen uppgöra en resultaträkning som ändrats så att den motsvarar resultaträkningsschemat för kommuner. Omsättning I omsättningen ingår försäljningsintäkterna från affärsverkets ordinarie verksamhet med avdrag för beviljade rabatter samt mervärdesskatt och andra skatter som baserar sig direkt på beloppet av försäljningen (BokfL 4:1 ). Den ordinarie verksamheten utgörs av fortlöpande, planenlig försäljning av varor eller tjänster, som vanligen är avsedd att vara vinstbringande och med vilken affärsverket uppfyller sina målsättningar. Som ordinarie verksamhet betraktas också verksamhet som enligt vedertaget bruk ansetts höra till den ordinarie verksamheten, trots att den inte ursprungligen har utgjort affärsverkets ordinarie verksamhet. Enligt vedertaget bruk hänförs alla vederlag som härrör sig från omsättningstillgångar till omsättningen. Till omsättningen räknas såväl de försäljningsinkomster som erhållits av utomstående som de som erhållits av kommunens övriga verksamhetsenheter. Försäljningsinkomsterna bokförs enligt prestationsprincipen som intäkter i bokslutet för den räkenskapsperiod under vil- 2 Handels- och industriministeriets beslut nr. 47/

7 8 ken prestationen har överlåtits. Inkomst av en prestation som kräver lång framställningstid får upptas som intäkt på grundval av tillverkning på de villkor om vilka stadgas i bokföringslagens 5:4. Omsättningen upptas till nettobelopp. Nettoomsättningen erhålls genom att från intäkterna från försäljningen av produkter samt utbudet av tjänster vilka hör till affärsverkets ordinarie verksamhet avdra försäljningens korrektivposter samt mervärdesskatter och övriga skatter som bestäms på basis av omsättningen. Försäljningens korrektivposter är bl. a. års-, kassaoch motsvarande rabatter som direkt hänför sig till försäljningen. Också kursdifferenser kan behandlas som försäljningens korrektivposter. Förändring av lager av färdiga varor och varor under tillverkning Om ett affärsverk har lager av färdiga varor till ett i mark räknat betydande värde, är det motiverat att visa förändringen i lagret av färdiga varor som en skild post efter omsättningen i resultaträkningen. Ökning av lager av färdiga varor och varor under tillverkning upptas som en intäktsökande post. Som en intäktsminskande post upptas i resultaträkningen minskning av lager av färdiga varor och varor under tillverkning. Tillverkning för eget bruk Om affärsverket i betydande utsträckning idkar tillverkning för eget bruk är det motiverat att visa produktionsvärdet av tillverkningen för eget bruk som en skild resultatpost efter omsättningen. I den allmänna anvisningen om uppgörandet av resultaträkning för kommuner och samkommuner ( ) finns direktiv för bokföringen av tillverkning för eget bruk. Övriga rörelseintäkter Till övriga rörelseintäkter räknas inkomster som har samband med affärsverkets produktion av prestationer dock utan att ingå i denna. De har intjänats inom ramen för den vanliga rörelseverksamheten, men har en sekundär betydelse för affärsverket. Bl.a. försäljningsvinster från försäljning av anläggningstillgångar samt försäkringsersättningar som inte är direkt hänförbara, t.ex. ersättningar på basen av avbrottsförsäkring, utgör i allmänhet intäkter som upptas bland övriga rörelseintäkter 3. Intäkter från myndighetsverksamhet bokförs på resultaträkningen som övriga rörelseintäkter. Verksamhetsunderstöd och bidrag från andra än den egna kommunen utgör övriga rörelseintäkter eller så kan dessa, ifall de är väsentliga, upptas som en egen post i resultaträkningen, Övriga understöd och bidrag. Stöd och bidrag från kommunen Stöd som erhållits av kommunen för affärsverkets verksamhet upptas i resultaträkningen som en separat intäktspost före kostnadsposterna under rubriken Stöd och bidrag från 3 Se också Kommunsektionens utlåtande 20/1998

8 9 kommunen. I denna grupp upptas både stöd på basen av prestationsmängd och övrigt verksamhetsbidrag då dessa erhållits av den egna kommunen. Stöd på basen av prestationsmängd till ett affärsverk är till exempel trafikverkets tariffstöd, som erläggs på basis av trafikprestationer. För övrigt verksamhetsbidrag kan betalningsgrunden vara ett ersättande prestationsmått eller en annan definierbar grund, som t.ex. kundmängd 4. Också med beaktande av bestämmelserna i mervärdesskattelagens 79 är det motiverat att i affärsverkets resultaträkning registrera stöd och bidrag från den egna kommunen som en separat post 5. Stöd på basen av prestationsmängd eller andra verksamhetsbidrag vilka erhållits från en annan kommun eller något annat offentligt samfund bokförs som övriga rörelseintäkter eller ifall de är väsentliga mera noggrant specificerat som en egen post Stöd och bidrag från övriga. Behandlingen av verksamhetsstöd och -bidrag samt anslutningsavgifter, övriga kapitalstöd och kapitalplaceringar klarläggs i tabellen i bilaga 2. Kostnader I bokföringsförordningens resultaträkningsschema indelas kostnaderna inte längre i rörliga och fasta. I fråga om kostnadsposterna avviker man delvis från kostnadsposterna i bokföringsförordningen så att de motsvarar posterna i kommunens resultaträkning. De kostnader som avdras från omsättningen grupperas enligt följande: Material och tjänster: Material, förnödenheter och varor Inköp under räkenskapsperioden Ökning eller minskning av lager Köpta tjänster Personalkostnader Löner och arvoden Lönebikostnader Pensionskostnader Övriga lönebikostnader Avskrivningar och nedskrivningar Avskrivningar enligt plan Nedskrivningar Övriga rörelsekostnader 4 Bokföringsnämnden har avgett två utlåtanden (204/1989 och 1255/1994) om hur stöd erhållna av offentligrättsliga samfund skall redovisas i bokslut över företag som bedriver kollektivtrafik. Enligt utlåtandena bokförs kilometerersättning och annan motsvarande, för egentlig produktion av prestationer erhållet stöd och bidrag under rubriken övriga intäkter av affärsverksamhet. 5 Enligt ändringen av mervärdesskattelagens 79 (1486/ ) betraktas det av verksamheten förorsakade underskottet som kommunen eller delägarkommunerna har täckt med understöd eller bidrag inte som sådant understöd eller bidrag som direkt anknyter till priserna på varan eller tjänsten och som utgör grund för mervärdesskatt om varan eller tjänsten säljs av en kommun eller av huvudstadsregionens samarbetsdelegation.

9 10 Material och tjänster Material, förnödenheter och varor De poster som ingår i gruppen material, förnödenheter och varor finns presenterade i den allmänna anvisningen om uppgörandet av resultaträkning för kommuner och samkommuner ( ). Köp av tjänster Köp av tjänster innefattar tjänster som används för produktion av affärsverkets prestationer. Tjänsterna specificeras noggrannare i den allmänna anvisningen om uppgörandet av resultaträkning för kommuner och samkommuner ( ). Benämningen köp av tjänster avviker från Köpta tjänster i resultaträkningen enligt bokföringsförordningen och från dess innehåll i och med att ett kommunalt affärsverk köper tjänster både av den egna kommunen och utifrån och eftersom innehållet för affärsverkens del är enhetligt med innehållet i motsvarande post i kommunens resultaträkning. Personalkostnader Personalkostnaderna grupperas på det sätt som finns presenterat i den allmänna anvisningen om uppgörandet av resultaträkning för kommuner och samkommuner ( ). Avskrivningar och nedskrivningar Avskrivningar och nedskrivningar visas som två poster i resultaträkningen, avskrivningar enligt plan och nedskrivningar, på det sätt som finns presenterat i den allmänna anvisningen om uppgörandet av resultaträkning för kommuner och samkommuner ( ). Direktiv om avskrivningar och nedskrivningar finns i den allmänna anvisningen om avskrivningar enligt plan för kommuner och samkommuner ( ). Övriga rörelsekostnader Som övriga rörelsekostnader bokförs bl.a. kostnader som förorsakats av myndighetsutövning, liksom den fastighetsskatt som affärsverket betalar för fastigheter på annan kommuns område. Rörelseöverskott (-underskott) I resultaträkningen för ett kommunalt affärsverk används begreppet rörelseöverskott- /underskott. I bokföringsförordningens resultaträkningsschema för rörelseverksamhet har man frångått mellansumman driftsbidrag som tidigare visades före avskrivningar. Därför används denna mellansumma inte heller i resultaträkningsschemat för affärsverk.

10 11 Finansiella intäkter och kostnader De finansiella intäkterna och kostnaderna grupperas i affärsverkets resultaträkning enligt följande: Finansiella intäkter: Ränteintäkter Finansieringsbidrag från kommunen Övriga finansiella intäkter Finansiella kostnader Till kommunen betalda räntekostnader Till övriga betalda räntekostnader Ersättning för grundkapitalet Övriga finansiella kostnader De finansiella intäkterna visas indelade i ränteintäkter, finansieringsbidrag från kommunen och övriga finansiella intäkter. I fråga om hanteringen av ränteintäkter och övriga finansiella intäkter följs den allmänna anvisningen om uppgörandet av resultaträkning för kommuner och samkommuner ( ), dock med undantaget att bidrag som kommunen betalt för affärsverkets ränteutgift i affärsverkets bokföring upptas som en skild post Finansieringsbidrag från kommunen inom gruppen finansiella intäkter i resultaträkningen. Till ränteintäkterna räknas även ränteintäkter för kontokurantkonto som upprätthålls mellan centralkassan och affärsverket samt räntor för lån som beviljats kommunen. Ifall ränteintäkterna från den ägna kommunen är väsentliga, kan de redovisas som en egen post Ränteintäkter från kommunen. Bland finansiella kostnader upptas räntekostnaderna indelade i till kommunen betalda räntor för kommunens interna lån och för kontokurantkonto som upprätthålls mellan centralkassan och affärsverket samt till övriga betalda räntor. Den ersättning som affärsverket betalar för grundkapitalet upptas bland finansiella kostnader som en skild post under rubriken Ersättning för grundkapitalet. Det är motiverat att behandla ersättningen för kapital som kommunen placerat i affärsverksamhet som finansiell kostnad och inte som vinstutdelningspost, eftersom - uppdelningen av kommunens kapitalplacering i lån från kommunen och grundkapital är baserat på prövning. Karaktären av ersättning som skall erläggas för det placerade kapitalet beror inte sakligt sett på hur kapitalplaceringen i affärsverkets balansräkning har uppdelats. - ersättning för grundkapitalet, ävensom ränta på internt lån behandlas som en kostnadspost som är oavhängig med avseende på resultatet. Det gör att prissättningen kan förutses och är tillförlitlig, något som är nödvändigt särskilt i en kommuns verksamhet vars marknadsposition är dominerande eller där konkurrens inte förekommer. Extraordinära intäkter och kostnader Till det överskott (underskott) som kvarstår efter finansiella poster före extraordinära poster adderas extraordinära intäkter och från beloppet subtraheras extraordinära kostnader. Ex-

11 12 traordinära intäkter och kostnader definieras i bokföringslagens 4:2. På motsvarande sätt betraktas kostnader och intäkter för ett affärsverk som extraordinära i enlighet med den definition som ingår i den allmänna anvisningen om uppgörandet av resultaträkning för kommuner och samkommuner ( ). Förändringar av frivilliga reserver I samband med budget och bokslut kan fullmäktige besluta att en del av affärsverkets resultat reserveras för motsvarande utgifter. Av de reserver som nämns i bokföringslagens 5:15 är det närmast investeringsreserven som kommer i fråga. I fråga om förutsättningarna för överföring till investeringsreserv och upplösning av den följs direktiven i den allmänna anvisningen om uppgörandet av resultaträkning för kommuner och samkommuner ( ) kapitel 12.2 Förändring av reserver. Till poster som kan jämställas med reserver hör också avskrivningsdifferensen. Också användningen av en reserv behandlas så att resultatet påverkas. Fondöverföringar i stället för reserveringar eller samtidigt med dessa kan endast i undantagsfall komma i fråga för affärsverkens del, varför ingen post för förändringar av fonder har tagits med i schemat. Ifall affärsverket har bildat en frivillig egen fond visas eventuella förändringar av fonden som en egen post i resultaträkningen efter förändring av reserver. Räkenskapsperiodens överskott (underskott) Den del av affärsverkets resultat som inte används för reserveringar visas som räkenskapsperiodens överskott Affärsverkets balansräkning Ifall inget annat framförs i denna anvisning följer kommunens affärsverk balansräkningsschemat i bokföringsnämndens kommunsektions allmänna anvisning om uppgörande av balansräkning för kommuner och samkommuner ( ) med tillägg för interna poster mellan affärsverket och kommunen. Posterna förvaltade medel och förvaltat kapital har utelämnats eftersom affärsverken endast i undantagsfall har sådana. Ifall affärsverket har förvaltade medel och förvaltat kapital tas de upp i balansräkningen på motsvarande sätt som i kommunens balansräkning. Innehållet i balansposterna behandlas i denna allmänna anvisning endast till de delar som gäller affärsverkets särdrag och där särskilda anvisningar är erforderliga. I övrigt hänvisas till ovan nämnda allmänna anvisning om uppgörande av balansräkning. Bestående aktiva För definitioner och gruppering av balansräkningens bestående aktiva samt anskaffningsutgiftens storlek och periodisering redogörs i den allmänna anvisningen om uppgörandet av balansräkning för kommuner och samkommuner ( ) och i den allmänna anvisningen om avskrivningar enligt plan ( ). Då affärsverket anskaffar en anläggningstillgång (materiell eller immateriell) från en i kommunen existerande annan verksamhetsenhet, behandlar man i affärsverkets bokföring

12 13 och balansräkning denna kommunens interna anskaffningsutgift på samma sätt som man skulle behandla kommunens externa anskaffningsutgift. För kommunens bokslut bör den interna anskaffningsutgiften dock specificeras så att väsentliga interna bidrag kan elimineras. Uppskrivningar och nedskrivningar av anläggningstillgångar I kommunens affärsverk kan en uppskrivning göras under motsvarande förutsättningar som presenteras i kapitel 2.3 Uppskrivning i den allmänna anvisningen om uppgörandet av balansräkning för kommuner och samkommuner ( ). Nedskrivningar I fråga om nedskrivningar i ett affärsverk tillämpas direktiven om nedskrivningar i de allmänna anvisningarna om resultaträkning, balansräkning samt avskrivningar enligt plan för kommuner och samkommuner ( ). Rörliga aktiva Omsättningstillgångar Vid gruppering och värdering av omsättningstillgångar samt vid periodisering av anskaffningsutgiften för omsättningstillgångar följs direktiven i den allmänna anvisningen om uppgörandet av balansräkning för kommuner och samkommuner ( ). Finansieringstillgångar Affärsverkets finansieringstillgångar grupperas enligt den allmänna anvisningen om uppgörandet av balansräkning för kommuner och samkommuner ( ) förutom beträffande interna fordringar på kommunen vilka enligt sin karaktär upptas som en egen post Fordringar hos kommunen under antingen lång- eller kortfristiga fordringar. Posten innehåller alla till gruppen kort- eller långfristiga fordringar hörande fordringar på den egna kommunen. Om man i stället för eller utöver affärsverkets egna bank- och postgirokonton använder ett kontokurantkonto som upprätthålls mellan affärsverket och centralkassan, upptas detta i balansräkningen under Kassa och bank. Medel som hör till fonder med särskild teckning upptas inom balansgruppen Övriga placeringar. Eget kapital Affärsverkets eget kapital utgör en del av kommunens eget kapital. I kommunens bokslut sammanställs affärsverkets poster inom eget kapital med ifrågavarande poster bland kommunens eget kapital. Det egna kapitalet grupperas i affärsverkets balansräkning på följande sätt:

13 14 Grundkapital Anslutningsavgiftsfond Uppskrivningsfond Överskott (underskott) från tidigare räkenskapsperioder Räkenskapsperiodens överskott (underskott) Grundkapitalet är kommunens långsiktiga kapitalplacering i affärsverket. Med grundkapital kan man täcka affärsverkets underskott för räkenskapsperioden endast då särskilda skäl därtill föreligger. Ökning av grundkapitalet är en intern affärstransaktion inom kommunen, som i affärsverkets bokföring behandlas som kapitalfinansiering. Ersättningen för grundkapitalet behandlas i affärsverkets bokföring som en finansiell kostnad och i kommunens bokföring som en finansiell intäkt. Anslutningsavgifter som kan överlåtas men inte återbetalas bokförs på anslutningsavgiftsfonden under eget kapital i balansräkningen. En anslutningsavgift som kan överlåtas kan också bokföras som en kreditering under anläggningstillgångar förutsatt att anslutningsavgiften har karaktären av en nyttjanderätt och att den kan hänföras till en viss anskaffningsutgift. Anslutningsavgifter som kan överlåtas, vilka före bokförts till anslutningsavgiftsfonden kan minskas från anläggningstillgångarnas anskaffningsutgift, om man kan välja att tillämpa detta förfaringssätt i fråga om nya anslutningsavgifter som kan överlåtas. Anslutningsavgifter som kan återbetalas (m.a.o. återbetalningsskyldighet föreligger), bokförs på balansräkningen under Övriga skulder, för vilka benämningen Anslutningsavgifter och övriga skulder rekommenderas. Man rekommenderar att anslutningsavgifter som kan återbetalas bokförs som en särskild post under Anslutningsavgifter och övriga skulder. Indelningen i anslutningsavgifter och övriga skulder kan också redovisas i noterna till balansräkningen. 6 Man rekommenderar att bokföringen av anslutningsavgifter vilka bokförts enligt de anvisningar som gällde före ändras så att den motsvarar de nya anvisningarna. Ifall en sådan ändring inte görs bör en redogörelse över detta ingå i noterna. Anslutningsavgifter som inte kan återbetalas eller överlåtas och inte heller hänföras till någon särskild anskaffningsutgift bokförs som försäljningsintäkter. Ifall en anslutningsavgift som kan hänföras till en anskaffningsutgift till sin karaktär utgör en nyttjanderätt, kan den minskas från anskaffningsutgiften. I övriga fall bokförs anslutningsavgiften som en intäkt i resultaträkningen. I bilaga 2 presenteras bl.a. hanteringen av anslutningsavgifter i ett affärsverks bokföring. Som uppskrivningsfond bokförs uppskrivningar gällande bestående aktiva. Förutsättningarna för uppskrivning behandlas i den allmänna anvisningen om uppgörandet av balansräkning för kommuner och samkommuner ( ). Ifall man inrättat frivilliga egna fonder inom affärsverket, redovisas dessa i balansräkningen som en egen post Övriga egna fonder. 6 Bokföringsnämnden 1999/1566

14 15 Överskott/underskot från tidigare räkenskapsperioder är en post dit överskottet eller underskottet från föregående räkenskapsperiod införs vid boköppningen. En eventuell av överföring av affärsverkets överskott från tidigare räkenskapsperioder till kommunen på basen av fullmäktiges särskilda beslut, utöver ersättningen på basen av grundkapitalet, bokförs på balansräkningen. Överföringen görs som en transaktion under den räkenskap som följer på bokslutsåret från affärsverkets överskott från tidigare räkenskapsperioder till den post i kommunens egna kapital som fullmäktige beslutat om. Överföringen bokförs i kommunens och affärsverkets bokföring mot ett penning- eller kontokurantkonto. Räkenskapsperiodens överskott/underskott upptas, efter gjorda reserveringar och eventuella överföringar till fonder, som en separat post bland eget kapital. Räkenskapsperiodens underskott upptas som en avdragspost i gruppen eget kapital, och kan alltså inte redovisas på aktiva sidan i balansräkningen. Avskrivningsdifferens och reserver En avskrivningsdifferens uppstår då affärsverket gör avskrivningar utöver plan. Bokföring av en avskrivningsdifferens kan komma i fråga i ett affärsverk då en investerings anskaffningsutgift har täckts med en reserv. Om avskrivningsdifferensens behandling finns en mer detaljerad redogörelse i bokföringsnämndens kommunsektions allmänna anvisning om avskrivningar enligt plan för kommuner och samkommuner ( ) kapitel 6. Av reserverna kommer närmast en investeringsreserv i fråga, beträffande kommunens affärsverk. Investeringsreserveringen kan göras endast från räkenskapsperiodens positiva resultat. Ifall resultatet i bokslutet för hela kommunen visar underskott, måste fullmäktige vid bokslutsbehandlingen besluta om huruvida den reservering som upptagits i bokslutet, t.ex. i form av affärsverkets investeringsreservering, med beaktande av kommunens ekonomiska situation är befogad samt huruvida reserveringen under rådande omständigheter är förenlig med god bokföringssed. I den allmänna anvisningen om avskrivningar enligt plan för kommuner och samkommuner ( ) kapitel 6 och i anvisningen om resultaträkning ( ) kapitel 12, finns en noggrannare redogörelse för förutsättningarna för investeringsreservering. Avsättningar Bokföringen av avsättningar (dvs obligatoriska reserveringar) är en följd av principen om försiktighet. I den allmänna anvisningen om uppgörande av balansräkning för kommuner och samkommuner ( ) kapitel 7 finns en mer detaljerad redogörelse för förutsättningar för, plikter i anslutning till och gruppering av avsättningar. Främmande kapital I grupperingen av långfristigt och kortfristigt främmande kapital i kommunens affärsverk tillämpas grupperingsreglerna som finns i den allmänna anvisningen om uppgörande av balansräkning för kommuner och samkommuner ( ), dock med tillägg för rubriken

15 16 Lån från kommunen. Då långivargrupperna definieras, rättar man sig efter de krav som ställs i statistiken över ekonomin. De amorteringar på långfristiga lån som förfaller till betalning följande år överförs från långfristigt främmande kapital till kortfristigt främmande kapital. Om kontokurantkontot mellan centralkassan och affärsverket visar en skuld till kommunen, behandlas skulden i balansräkningen som en kortfristig skuld till kommunen Affärsverkets finansieringskalkyl Finansieringskalkylens struktur och registreringsgrund Kommunens affärsverks finansieringskalkyl presenteras i form av en s.k. kassaflödeskalkyl, som skilt visar nettokassaflödet från den egentliga verksamheten och investeringarna, omfattande internt tillförda medel och investeringsposter. Ur finansieringskalkylen skall nettokassaflödet framgå skilt. Därför presenteras förändringar av utlåningen och lånebeståndet först inom finansieringsverksamhetens kassaflöde. Efter dessa presenteras ändringar i eget kapital, vilka påverkar likviditeten. Också förändringar av omsättningstillgångar, förändringar av lång- och kortfristiga fordringar samt förändringar av räntefria lång- och kortfristiga skulder påverkar likviditeten. För att bibehålla klarheten i finansieringskalkylen specificeras endast poster som har en väsentlig betydelse för ekonomin som helhet. Det totala beloppet av ändringen i kassaflöde från den egentliga verksamheten och investeringarna samt från finansieringsverksamheten motsvarar förändringen i kassamedel beräknat utgående från balansräkningen. Finansieringskalkylen för kommunens affärsverk görs upp enligt prestationsprincipen. Detta innebär att bl.a. försäljningsinkomster och anskaffningsutgifter inte korrigeras med kundfordringar eller skulder till leverantörer i årsbidraget, utan korrigeringen sker först i samband med övriga förändringar av likviditeten i kassaflöde från finansieringsverksamheten. Likaså baserar sig de ökningar och minskningar av balansposterna som anges i finansieringskalkylen på inkomster och utgifter som bokats enligt prestationsprincipen. Den allmänna anvisningen om uppgörandet av finansieringskalkyl för kommuner och samkommuner ( ) innehåller direktiv för finansieringskalkylen. I bilaga 4 till denna anvisning finns en modell för affärsverkets finansieringskalkyl Finansieringskalkylens innehåll Internt tillförda medel De poster som ingår i affärsverkets internt tillförda medel är rörelseöverskott (eller rörelseunderskott), avskrivningar och nedskrivningar, finansiella intäkter och skulder samt extraordinära poster. Rörelseöverskottet kan innehålla poster vilka inverkar på beräkningen av finansieringskalkylens övriga uppgifter. För att finansieringskalkylen skall vara tydlig tas rörelseöverskottet direkt från resultaträkningen och rättelser till rörelseöverskottet redovisas

16 17 på raden Övriga korrektivposter till internt tillförda medel. Korrektivposterna består bl.a. av försäljningsvinster från anläggningstillgångar, ifall försäljningsvinsterna upptagits som övriga rörelseintäkter samt försäljningsförluster från anläggningstillgångar då förlusterna upptagits som övriga rörelsekostnader. Investeringar Sättet att redovisa investeringarna i finansieringskalkylen presenteras i den allmänna anvisningen om uppgörandet av finansieringskalkyl för kommuner och samkommuner ( ). Finansieringens kassaflöde Förändringar av lånebeståndet Här upptas ökningar och minskningar av lång- och kortfristiga lån. I fråga om förändringar av lånebeståndet tillämpas den allmänna anvisningen om uppgörandet av finansieringskalkyl för kommuner och samkommuner, förutom att affärsverket i sin finansieringskalkyl beträffande ökningar och minskningar av lång- och kortfristiga lån redovisar lån från kommunen och övriga lån skilt. Ändringar i valutakurserna för lång- och kortfristiga fordringar och skulder beaktas enligt direktiven i den allmänna anvisningen om uppgörandet av finansieringskalkyl för kommuner och samkommuner ( ). Förändringar av eget kapital Då det egna kapitalet ökar är det fråga om en kapitalinvestering från kommunen till affärsverket och då det egna kapitalet minskar är det fråga om en återbetalning av kapital till kommunen. En investering i form av eget kapital kan utgöras av en ökning av grundkapitalet eller en tilläggsplacering under en post inom övrigt eget kapital. Anslutningsavgifter vilka upptagits under anslutningsavgiftsfonden redovisas i affärsverkets finansieringskalkyl som ökning av eget kapital. Ifall affärsverkets överskott från tidigare räkenskapsperioder på basen av fullmäktiges beslut har överförts till kommunens eget kapital, upptas överföringen som en egen post, överföring av överskott till kommunen, i affärsverkets finansieringskalkyl efter förändringen av anslutningsavgifter. Förändringar av lång- och kortfristiga fordringar Bland förändringar av lång- och kortfristiga fordringar i gruppen fordringar under rörliga aktiva, redovisas förändringarna av långfristiga fordringar uppdelade på fordringar på kommunen och på övriga, som en egen post och förändringar av kortfristiga fordringar uppdelade på fordringar på kommunen och på övriga som en egen post.

17 Finansieringskalkylens noggrannhet I finansieringskalkylen redovisas förutom siffrorna för räkenskapsåret också jämförelseuppgifter från föregående räkenskapsår. Jämförelseuppgifterna kan dock utelämnas i finansieringskalkylen för år Förutom rubrikerna upptas i finansieringskalkylen inte rader som saknar siffror både innevarande och föregående räkenskapsår. De poster som presenteras i finansieringskalkylen kan utökas ifall det är viktigt med tanke på de riktiga och tillräckliga uppgifter som skall ges om finansieringen. En sådan specifikation kan göras t.ex. när förändringen av de långfristiga lånen har varit väsentlig p.g.a. förändringar i valutakurserna. Trots att valutakursförändringarna inte är en följd av verksamhetens finansiering måste de beaktas i finansieringskalkylen. Ringa effekter av kursdifferenser kan dock sammanslås med den post som de har berott på. Finansieringskalkylen får presenteras med marks noggrannhet. Det lönar sig dock att göra upp den direkt utgående från bokföringsuppgifterna, varvid noggrannheten kan vara densamma som i bokföringen. 2.4 Noter till bokslutet och balansspecifikationer De noter som kompletterar resultat- och balansräkningen för kommunens affärsverk presenteras i samband med noterna till kommunens bokslut. Det rekommenderas dock att affärsverket även i sitt bokslut skilt upptar de noter som berör affärsverket. Noterna behandlas i bokföringsnämndens kommunsektions allmänna anvisning om noter till kommunens och samkommunens bokslut. Affärsverkets balansspecifikationer ingår i de balansspecifikationer som verifierar kommunens bokslut. Det rekommenderas att affärsverkets balansspecifikationer uppställs som en särskild helhet. Innehållet i balansspecifikationerna har i detalj behandlats i bokföringsnämndens kommunsektions allmänna anvisning om uppgörandet av balansräkning för kommuner och samkommuner ( ). 2.5 Affärsverket i kommunens bokslut I bokslutet sammanställs affärsverkets och kommunens övriga uppgifter rad för rad. Sammanställningen kan göras antingen i huvudbokföringen, eller ifall affärsverkets bokföring sker i ett separat bokföringssystem, som en särskild sammanställning med egna bokföringsposter. Kalkylerna för sammanställningen utgör en del av kommunens bokföringsmaterial. Sammanställning av balansräkningen I bokslutet sammanställs affärsverkets resultaträkning med kommunens resultaträkning, rad för rad. Innan sammanställningen görs elimineras kommunens interna poster från omsättningen och från övriga intäktsposter, från kostnadsposterna samt från de finansiella och extraordinära posterna. Sammanställningen av resultaträkningen behandlas detaljerat i exemplet i bilaga 6.

18 19 Sammanställning av finansieringskalkylen Affärsverkets finansieringskalkyl sammanställs rad för rad med kommunens finansieringskalkyl som omfattar kommunens hela ekonomi. Innan sammanställningen görs elimineras finansieringstransaktionerna mellan centralkassan och affärsverket, såsom ömsesidig utlåning och amorteringar på den, samt ökningar och minskningar av grundkapitalet. Ifall affärsverket har erhållit anslutningsavgift av en annan verksamhetsenhet inom kommunen, elimineras den beroende på vilket bokföringsförfarande som valts, från årsbidraget, från investeringarnas finansieringsandelar eller från finansieringens kassaflöde. Sammanställningen av finansieringskalkylen behandlas detaljerat i exemplet i bilaga 6. Sammanställning av balansräkningen Affärsverkets balansräkning sammanställs med posterna i kommunens balansräkning rad för rad. Innan sammanställningen görs, elimineras kommunens interna fordringar och skulder samt internt innehav. Poster som skall elimineras är även väsentliga interna bidrag som bokförts bland omsättnings- och anläggningstillgångarna. I kommunens balansräkning ingår affärsverkets grundkapital i grundkapitalet. Poster inom övrigt eget kapital som upptagits hos affärsverket utgör en del av kommunens övriga egna kapital. Sammanställningen av balansräkningen behandlas detaljerat i exemplet i bilaga 6. Affärsverket i kommunens tablå över budgetens utfall Enligt 13 i kommunallagen godkänner fullmäktige målsättningarna för kommunens affärsverks verksamhet och ekonomi. I sitt bokslut redovisar kommunen kalkyler över utfallet för dessa. Uppgörandet av tablån över budgetens utfall beskrivs i detalj i Finlands Kommunförbunds rekommendation om budget och ekonomiplan för kommuner och samkommuner.

19 20 3 En fond som utgör balansenhet Om man har för avsikt att till det organ som ansvarar för fondens verksamhet överlåta självständiga, av kommunens budget oberoende befogenheter att disponera över fondens medel, bör fonden avskiljas till en balansenhet i kommunens bokföring. Fondens bokföring avskiljs genom att man för den kan upprätta en egen resultaträkning, finansieringskalkyl och balansräkning. Fondens resultaträkning, balansräkning och finansieringskalkyl uppgörs i enlighet med anvisningarna om resultaträkning, balansräkning och finansieringskalkyl för kommuner och samkommuner med tillägg för poster på basen av fordringar, skulder och affärstransaktioner mellan kommunen och fonden. I bokslutet sammanställs de med kommunens bokslut rad för rad. Fondens behandling som balansenhet ökar antalet specifikations-, eliminerings- och sammanställningsposter i bokföringen och bokslutet. En fonds behandling som balansenhet förutsätter, att fullmäktige godkänner en stadga för fonden. Fondens betalningsrörelse kan skötas med kommunens penningkonton eller så kan fonden ha egna konton. Fondens behandling som en balansenhet är en särskild förvaltnings- och bokföringsmässig lösning. Då en fond ombildas till balansenhet, borde åtminstone följande förutsättningar uppfyllas: - fondens kapital samt överföringar till fonden och användningen av fonden har en väsentlig betydelse med tanke på verksamheten ifråga - fonden har flera affärshändelser under en räkenskapsperiod - resultatet av fondens verksamhet ökar eller minskar fondens kapital - fondens kapital förkovras till en betydande del med andra medel än skattemedel I bilaga 7 till denna allmänna anvisning ingår ett exempel på hur en bostadsfond som utgör en balansenhet skall behandlas i kommunens bokföring.

20 21 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING AFFÄRSVERK KOMMUNALT AFFÄRSVERK SOM AVSES I DENNA ALLMÄNNA ANVISNING UPPRÄTTANDE AV AFFÄRSVERKETS BOKFÖRING AFFÄRSVERKETS BOKSLUT Affärsverkets resultaträkning Affärsverkets balansräkning Affärsverkets finansieringskalkyl Finansieringskalkylens struktur och registreringsgrund Finansieringskalkylens innehåll Finansieringskalkylens noggrannhet NOTER TILL BOKSLUTET OCH BALANSSPECIFIKATIONER AFFÄRSVERKET I KOMMUNENS BOKSLUT EN FOND SOM UTGÖR BALANSENHET... 20