Georg Frick. Lönesamtal. handbok för chefer. Konsultförlaget 1 Uppsala Publishing House

Transkript

1 Georg Frick Lönesamtal handbok för chefer Konsultförlaget 1 Uppsala Publishing House

2 Av Georg Frick har tidigare på Konsultförlaget, Uppsala Publishing House utgivits: Lönesamtal vägledning för medarbetare, 2005 Lönekriterier arbetsbok för chefer och medarbetare, 2007 Arbetsrätt handbok för chefer, 2007 Arbetsrätt för anställda, 2008 LÖNESAMTAL Handbok för chefer 2008 Författaren och Uppsala Publishing House AB Adress: Uppsala Publishing House, Box 2070, Uppsala Tfn: , Fax: E-post: Omslagsbild: James Thew/Solarseven/iStockphoto Omslag: Daniel Åberg Grafisk form: Daniel Åberg Redaktör: Kajsa Forsberg Lindroth Upplaga: 2:1 ISBN-13: Tryckeri: Bulls Graphics, Halmstad 2008 Detta verk är skyddat av lagen om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. 2

3 Innehåll Förord...7 Förord till andra upplagan Bakgrund Lön och arbetsrätt Enskilda anställningsavtal Lokala kollektivavtal Centrala kollektivavtal Svensk lag EU-direktiv Sammanfattning Lönebildning...25 Centrala förhandlingar Lokala förhandlingar Sammanfattning Lönebegreppet...30 Anställningsförmåner Löneväxling Lönemodeller Att välja lönemodell Löneredovisning Sammanfattning Individuell lön...42 Löneutveckling Lönekriterier Lönesättning steg för steg Sammanfattning... 71

4 6. Samtalet...72 Boka tid för lönesamtal Lönesamtal och lönesättande samtal Lönesamtal och utvecklingssamtal Lönehöjning eller lön? Vad du inte ska säga Att ge konstruktiv återkoppling Sammanfattning Frågor och svar Till sist...91 Bilaga...94 Arbetsmetoder och checklistor Poängmetoden Den halvöppna metoden Den sammanvägda metoden Den öppna metoden Referensmetoden Vill/kan-metoden Handlingsplan för förändring

5 Förord Förr i tiden kunde en verksamhet komma långt med att varje medarbetare utförde sina arbetsuppgifter i enlighet med det som chefen bestämde. I dagens kunskapssamhälle med en decentraliserad syn på ledarskap och medarbetarskap räcker det inte. Det krävs också en hög grad av engagemang, delaktighet och initiativförmåga för att utveckla verksamhet och individ. Ett viktigt sätt att stödja denna process är lönen. Frågan om individuell lön är ständigt aktuell och viktig både i stora och små verksamheter, såväl offentliga som privata. Det som däremot varierar är avtalsstrukturen och relationerna till de fackliga organisationerna. När du läser denna handbok ska du ha den förhandlingsordning som gäller för din verksamhet i beaktande. Som jag kommer att redovisa i boken är individuell lön ofta något som regleras i lokala överenskommelser med facket. Det innebär att det finns många olika varianter på individuell lönesättning och genomförande av lönesamtal. Jag har från början av 1990-talet arbetat med lönefrågor i olika sammanhang och har saknat en praktisk bok som handlar om individuell lön och lönesamtal. Många av de chefer och medarbetare jag mött i olika utbildnings- och konsultsammanhang har också efterlyst en praktisk bok om individuell lön. Att arbeta med individuell lön handlar om att förena medarbetarens strävan att få hög lön mot så låg arbetsprestation som möjligt, med arbetsgivarens strävan att få ut hög arbetsprestation till så låg kostnad som möjligt. Denna bok belyser översiktligt de vanligaste lönemodellerna på den svenska arbetsmarknaden men gör inte anspråk på att vara uttömmande. 5

6 Den handlar inte om de företagsekonomiska och skattemässiga aspekterna av lön, vilket bara i sig skulle kunna utgöra en hel bok. Jag har skrivit ur ett mycket tydligt chefs- och arbetsgivarperspektiv och riktar mig framförallt till lönesättande chefer, men även andra chefer, personalavdelningar, högskolor och universitet har stor nytta av denna bok. Den är tänkt att vara en grundläggande inspirationskälla och katalysator för att du som chef ska få mer råg i ryggen i ditt arbete med individuell lön. Då får medarbetarna en ökad insikt och förståelse för lönearbetet. Den ska också underlätta för dig när du gör en kvalitativ bedömning av medarbetarens prestation, som sedan omvandlas till ett kvantitativt resultat i form av lön. Boken är skriven utifrån mina högst personliga erfarenheter och synpunkter och ska därför inte ses som någon enhetligt vetenskaplig redovisning. Alla synpunkter och värderingar är mina egna. Jag vill tydliggöra och förklara de olika moment som ligger bakom ett lönesamtal. Genomförandet av ett lönesamtal kan liknas vid toppen av ett isberg där det krävs mycket förberedande arbete, ett arbete som inte alltid syns, men som är en viktig förutsättning. Tack till alla chefer, medarbetare, kursdeltagare, uppdragsgivare, arbetsgivare, förhandlingsmotparter och alla andra som jag har kommit i kontakt med i olika lönesammanhang. Ni har alla gett mig värdefulla synpunkter och kommentarer kring frågan om lön och lönebildning. Många av dessa synpunkter och erfarenheter har utgjort bra uppslag till denna bok. Tack också till min hustru Anneli, personalspecialist med stor kunskap och erfarenhet av lönefrågor, som med stort tålamod under skrivandeprocessen ständigt utmanat mig med nya tankar och konstruktivt ifrågasatt mina idéer. Ett stort tack till Kajsa Forsberg Lindroth på Uppsala Publishing House, som med stort engagemang och inlevelse har varit mitt stöd från det första manuset till denna bok. 6

7 Boken är en del i en process som det alltid handlar om i lönesammanhang och kommer naturligtvis att utvecklas och kompletteras framöver. Jag tar tacksamt emot dina synpunkter och kommentarer på innehåll och upplägg för att kunna utveckla boken på ett konstruktivt sätt. Kontakta mig gärna! Georg Frick Båstad, november 2003 Long & Partners AB Att: Georg Frick Box Båstad E-post: georg.frick@longandpartners.com Telefon: , Fax:

8 Förord till andra upplagan Arbetet med lönefrågor är en ständigt pågående process och det kommer hela tiden nya löneavtal på arbetsmarknaden. Kunskapen om lönesamtal och individuell lönesättning utvecklas ständigt och därför har jag nu kompletterat boken. Jag har arbetat igenom hela boken men framförallt har jag uppdaterat och bearbetat kapitlen Individuell lön och Samtalet. Det har också tillkommit ett nytt kapitel med frågor och svar om lönesättning. Boken innehåller dessutom en kortfattad genomgång av den nya Diskrimineringslagen som börjar gälla den 1 januari Georg Frick Båstad, juli

9 1. Bakgrund Varför har vi lön och varför är lön den fråga på arbetsmarknaden som engagerar chefer och medarbetare mest? I vardagligt tal brukar lönen uppfattas som något man får för utfört arbete. Det är förvisso en korrekt beskrivning men den har klara brister i sin definition. Att utföra ett arbete innebär inte med automatik att man ska få lön. I Sverige arbetar många människor ideellt i olika föreningar, samfälligheter och liknande utan att lönefrågan berörs. Då är drivkraften för att genomföra ett arbete något annat än lön. I debatten brukar även oavlönat hushållsarbete lyftas fram, inte minst som en jämställdhetsfråga. I den här boken diskuterar jag enbart lön utifrån att det finns ett anställningsavtal i juridisk mening. Allt annat arbete faller utanför resonemanget, utan att det för den sakens skull anses som mindre viktigt. Ur ett historiskt perspektiv är lön, på det sätt som vi är vana att betrakta den, en ny företeelse. Lön och diskussion om lön är en produkt av det som vi i vardagligt tal kallar för lönearbete, det vill säga att en medarbetare säljer sin arbetsprestation på en arbetsmarknad och som motprestation från arbetsgivaren betalas lön i form av pengar. Före industrialiseringen fanns i princip inte begreppet lönearbete så som vi uppfattar det idag. Tillvaron var inte strikt uppdelad i fritid och arbetstid. Man utförde de sysslor och arbetsuppgifter som behövdes för att få tak över huvudet och mat för dagen. I takt med industrialiseringen, tillkomsten av lönearbete, en allt tydligare samhällsuppdelning i arbetarklass (de som producerade) och kapi- 9

10 talägare (de som ägde produktionsmedlen), började krav ställas på bättre lön och bättre villkor. Mot slutet av 1800-talet bildades många av dagens fackföreningar för de kollektivanställda. Arbetsgivarna bildade sina organisationer vid ungefär samma tid. Vid 1900-talets början fanns två stora centrala organisationer på svensk arbetsmarknad, Landsorganisationen (LO) och Svenska arbetsgivarföreningen (SAF). Tjänstemännens fackföreningar bildades senare, en bit in på 1900-talet. Vid denna tid präglades arbetsmarknaden av många strejker med krav på bättre arbetsmiljö, högre lön och bättre arbetstider. Det fick bland annat till följd att osäkerheten var stor kring produktion, leverans och vinst. Alla inblandade parter var överens om att detta i längden var en ohållbar situation, eftersom villkoret för förbättringar av alla slag var att lönsamheten i företagen ökade. I december 1906 tecknade SAF och LO en överenskommelse, Decemberkompromissen, vilken i korthet innebar att arbetsgivarna accepterade de fackliga organisationerna som företrädare för arbetarna. De fackliga organisationerna fick rätt att organisera sig, rätt att förhandla med arbetsgivarna samt rätt att strejka. Arbetsgivarna förbehöll sig rätten att leda och fördela arbetet samt rätten att fritt anställa och avskeda arbetstagare. I och med överenskommelsen grundlades fredsplikten på arbetsmarknaden. När kollektivavtal gällde var det fredsplikt. Detta innebar ett slut på de många konflikterna som tidigare drabbat arbetsmarknaden. Om en fackförening ville strejka var man först tvingad att säga upp kollektivavtalet, för att sedan ha rätt att strejka i ett avtalslöst tillstånd. På det här sättet blev det lättare att planera eftersom det ställdes krav på god framförhållning vid strejk. När arbetsmarknaden reglerades ställdes också höga krav på respektive organisation att förhandla om allmänna villkor och lön. Begreppet lika lön för lika arbete har sitt ursprung från denna tid. Lön sågs som en kollektiv fråga och var inget som den enskilde chefen eller arbetstagaren skulle befatta sig med. 10

11 Under 1900-talet utvecklades mängder av olika kollektivavtal och andra överenskommelser. Den arbetsrättsliga utvecklingen tog också fart, framförallt under 1970-talet, varifrån en stor del av dagens arbetsrättsliga lagar har sitt ursprung. Från 1970-talet fram till idag har det skett en successiv utveckling, från en kollektiv grundsyn till en individualiserad syn på arbetsmarknaden. Utvecklingen har kommit olika långt inom olika sektorer på arbetsmarknaden men alltfler arbetar efter en individuell grundsyn. För att arbeta effektivt med verksamhetsutveckling samt skapa lönsamhet och vinst i framtiden är ett väl förankrat, strukturerat och individuellt lönesystem en absolut förutsättning. I ett väl fungerande individuellt lönesystem är både verksamhet och individ vinnare! 11

12 2. Lön och arbetsrätt I ett anställningsförhållande har medarbetaren förbundit sig att utföra arbete och arbetsgivaren betalar lön som motprestation för detta. Anställningsförhållandet grundar sig på ett individuellt anställningsavtal. För ett anställningsavtal gäller Avtalslagen som reglerar hur ett avtal kommer till och under vilka förutsättningar ett avtal betraktas som giltigt eller ogiltigt. En del avtal, exempelvis kollektivavtal och avtal om köp och försäljning av fastighet, ska vara skriftliga för att vara giltiga. Ett anställningsavtal har inget sådant formkrav. Det kan alltså förekomma både skriftliga och muntliga anställningsavtal. Det finns också en gråzon mellan anställningsavtal och uppdragsavtal. Ett uppdragsavtal kan exempelvis omfatta konsulttjänster eller entreprenadtjänster där uppdragstagaren har en självständig ställning gentemot uppdragsgivaren. För att definiera skillnaden mellan dem används arbetstagarbegreppet, som enligt Arbetsdomstolen innebär att ett anställningsavtal uppkommer när en arbetstagare utför arbete för arbetsgivarens räkning. Den som vistas på en arbetsplats och utför arbete som arbetsgivaren utövar arbetsledning över betraktas som arbetstagare. Undantag är personer som genomgår någon form av arbetsmarknadspolitisk åtgärd, exempelvis arbetsträning, under förutsättning att personen inte utför arbete på samma sätt som övriga arbetstagare. Personen ska då enbart syssla med uppgifter som ligger inom ramen för åtgärden. Även om två avtals- 12

13 parter är överens om att avtalet inte ska betraktas som ett anställningsavtal, kan det likväl bedömas som ett sådant av en domstol i efterhand. Detta innebär att arbetstagarbegreppet är tvingande till arbetstagarens fördel. Ett anställningsavtal som ingåtts under tvång, svek, ocker eller är oskäligt kan betraktas som ogiltigt. Ett anställningsavtal kan alltså betraktas som ogiltigt om en arbetstagare lämnat oriktiga uppgifter, exempelvis förfalskade betyg eller ljugit om relevant utbildning. Ett anställningsavtal som exempelvis innebär att arbetsgivaren inte ska betala lön är att betrakta som oskäligt och därmed ogiltigt. Om ett anställningsavtal på grund av Avtalslagens regler anses som ogiltigt är inte de arbetsrättsliga reglerna tillämpliga, eftersom de förutsätter att det finns ett giltigt anställningsavtal. Då blir inte heller lönefrågan aktuell, eftersom även den förutsätter att det finns ett anställningsavtal. Genom historiens gång har lön och den arbetsrättsliga utvecklingen gått hand i hand. Trots det finns det ingen arbetsrättslig lag som enbart gäller lönefrågor. Regler om löneprinciper finns med i ett antal andra lagar men inte i form av någon lönelag eller liknande. Vid en snabb betraktelse framstår det arbetsrättsliga systemet som ett komplicerat system där det förekommer mängder av förkortningar, lagar och avtal. Det svenska arbetsrättssystemet är uppdelat på 3, 4 eller 5 olika nivåer beroende på om det finns kollektivavtal eller inte. Lön regleras i nivåerna 1, 2 och 3. 13

14 1 2 Enskilda anställningsavtal Lokala kollektivavtal 3 Centrala kollektivavtal 4 5 Svensk lag EU-direktiv Figur 1. Arbetsrättssystemets nivåer. Enskilda anställningsavtal Kollektivavtalet (se nedan) berör fördelning och lönesättningsprinciper men oftast inte den exakta lönen, om det inte är fråga om fasta löneklasser (tarifflön). Den översta nivån i pyramiden är den som omfattar det enskilda anställningsavtalet som ingås mellan arbetsgivaren och medarbetaren. Det är här som den individuella lönen regleras. Ett anställningsavtal innehåller också vissa regler som oftast inte står inskrivna i avtalet. Det är reglerna om medarbetarens skyldigheter eller de fem underförstådda åtagandena. Dessa åtaganden hittar vi inte i någon lagtext eller kollektivavtal (vissa kollektivavtal har mer eller mindre uttryckliga krav på allmänna skyldigheter men variationen på denna punkt är stor). Åtagandena har sin grund i Arbetsdomstolens (AD) praxis. Om en medarbetare inte uppfyller åtagandena kan det vara grund för varning, uppsägning av personliga skäl och i värsta fall avsked. De fem åtagandena innebär att en medarbetare ska: utföra arbete följa ordningsregler som gäller för verksamheten 14

15 följa arbetsmiljöregler som gäller för verksamheten samverka och samarbeta vara lojal mot arbetsgivaren. Utföra arbete Att vara skyldig att utföra arbete kan tyckas som en naturlig konsekvens av att ett anställningsavtal har tecknats och därför onödigt att påtala. Det finns dock fog för att förtydliga att detta åtagande innebär en skyldighet att utföra en viss mängd arbete (kvantitet) med ett visst resultat (kvalitet). En viss mängd kan handla om att tillverka ett visst antal produkter, skriva ett visst antal dokument eller på annat sätt åstadkomma ett kvantitativt resultat. Det kvalitativa kravet är ofta svårare att definiera, men bör behandlas som om det handlar om normal kvalitet. Det är naturligtvis i ditt intresse som chef att så tydligt som möjligt klargöra innebörden av det kvalitativa kravet. Ytterst är det arbetsgivaren, det vill säga du som chef (under förutsättning att du har tillräckliga befogenheter), som bestämmer kvantitet och kvalitet på ett arbete som medarbetaren är skyldig att utföra. Mängden arbete kan dock bli så betungande att det kan resultera i sjukdom och sjukskrivning. Då förs resonemanget ur ett arbetsmiljöperspektiv av medarbetaren och då har arbetsgivaren arbetsmiljöansvar och rehabiliteringsansvar. Följa ordningsregler som gäller för verksamheten Att följa ordningsregler innebär att exempelvis passa arbetstider, rapportera arbete, lämna besked om sjukfrånvaro på rätt sätt, ansöka om ledighet på rätt sätt med mera. En del ordningsregler kan upplevas som underförstådda och de är bra så länge alla accepterar och följer dem. I 15

16 samma stund som någon bryter mot en underförstådd ordningsregel blir det dock problem. Finns regeln eller inte? Vad innebär den egentligen och hur ska den tolkas? Som chef ska du tydliggöra de ordningsregler som finns, gärna i en personalhandbok. Då kan ingen medarbetare i efterhand hävda att han eller hon inte kände till en viss ordningsregel och då är det också lättare att ställa krav på att reglerna efterlevs. Följa arbetsmiljöregler som gäller för verksamheten Skyldigheten att följa arbetsmiljöregler och säkerhetsföreskrifter samt använda skyddsutrustning är alltid underförstådd. Arbetsmiljölagen (3 kap. 4 1 st.) säger följande: Arbetstagaren skall medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Han skall följa givna föreskrifter samt använda de skyddsanordningar och iaktta den försiktighet i övrigt som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. Samverka och samarbeta Ett anställningsavtal är ett avtal om en relation. Anställningsavtalet medför inte bara en skyldighet att utföra arbetet och att följa ordningsregler, det innebär också att medarbetaren ska samverka och samarbeta på bästa möjliga sätt med arbetskamrater, underställda medarbetare, chefer, klienter, patienter, kunder och alla andra man kommer i kontakt med i arbetet. Vad denna skyldighet innebär måste du som chef närmare beskriva och precisera. Vara lojal mot arbetsgivaren Anställningsförhållandet förutsätter lojalitet på en rad olika områden. Medarbetaren får inte bedriva bisyssla som konkurrerar med verksam- 16

17 heten, som kan vara arbetshindrande eller förtroendeskadlig. Medarbetaren ska följa de sekretessregler som gäller för arbetsplatsen samt lojalt verka för fattade beslut (affärsmässig lojalitet). Det är inte heller lojalt att tala illa om arbetsgivaren, varken internt eller externt (social lojalitet). Medarbetaren får däremot framföra konstruktiv kritik och försöka påverka olika beslut, men det ska hanteras internt inom verksamheten. Inom den offentliga verksamheten finns det naturligtvis gränsdragningar mellan den anställdes roll som anställd och som medborgare. Lojaliteten innebär inte att medarbetarens demokratiska rättigheter åsidosätts. Lokala kollektivavtal I vissa organisationer har man valt att komplettera det centrala kollektivavtalet (se nedan) med ett lokalt kollektivavtal som då ofta är mer anpassat till de egna förutsättningarna. Det är på den här nivån som arbetsgivaren tecknar avtal om hur de lokala förhandlingarna ska genomföras det vill säga verksamhetens förhandlingsordning. Centrala kollektivavtal Det är i den centrala kollektivavtalsnivån som avtal upprättas mellan de fackliga organisationerna och arbetsgivarorganisationerna. Det är här vi hittar de kollektiva löneavtalen. Arbetsmarknadens parter har stor frihet att själva komma överens om lönemodeller och löneutrymme så länge de inte strider mot de arbetsrättsliga regler som finns om lön i svensk lag. Det är i de centrala kollektivavtalen som det kan anges vad som är lägsta löneutrymme. Exempelvis kan ett centralt kollektivavtal ange att lägsta utrymmet för löneöversyn är 2,4 %. Observera att detta är en 17

18 utrymmesgaranti och inget som varje medarbetare är garanterad (se mer på sidan 27). Att omfattas av kollektivavtal eller inte faller inom ramen för avtalsfrihet, det är alltså upp till varje organisation att själv välja. Inom den privata sektorn kan en arbetsgivare som inte är medlem i en arbetsgivarorganisation teckna kollektivavtal, ett så kallat hängavtal, med en facklig organisation. Hängavtalet och kollektivavtalet har samma innehåll och innebär att företaget följer reglerna i kollektivavtalet. Svensk lag Den svenska arbetsrätten gäller för samtliga verksamheter på den svenska arbetsmarknaden och är i relation till kollektivavtal och enskilda anställningsavtal minimibestämmelser. Lagstiftningen gör ingen skillnad mellan tjänstemän och kollektivanställda. Nivå 4 är på samma sätt som nivå 5 i pyramiden inte fokuserad på lönenivå. Däremot grundläggs en rad principer som utgör ett fundament för varje verksamhets lönepolitik. De lagar (Diskrimineringslagen gäller från och med 1 januari 2009) som berör lönefrågan i någon form är: Diskrimineringslagen Lagen ska motverka diskriminering och på andra sätt främja lika rättigheter och möjligheter oavsett: kön könsöverskridande identitet eller uttryck etnisk tillhörighet religion eller annan trosuppfattning funktionshinder 18

19 sexuell läggning ålder Arbetsgivare och arbetstagare ska samverka om aktiva åtgärder för att uppnå lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet. Arbetsgivare och arbetstagare ska särskilt verka för att utjämna och förhindra skillnader i löner och andra anställningsvillkor mellan kvinnor och män som utför arbete som är att betrakta som lika eller likvärdigt. I syfte att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor mellan kvinnor och män ska arbetsgivaren vart tredje år kartlägga och analysera: Bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor som tillämpas hos arbetsgivaren. Löneskillnader mellan kvinnor och män som utför arbete som är att betrakta som lika eller likvärdigt. Arbetsgivaren ska bedöma om löneskillnader har direkt eller indirekt samband med kön. Bedömningen ska särskilt avse skillnader mellan: kvinnor och män som utför arbete som är att betrakta som lika grupp av medarbetare som utför arbete som är eller brukar anses vara kvinnodominerat och grupp av medarbetare som utför arbete som är att betrakta som likvärdigt med sådant arbete men inte är eller brukar anses vara kvinnodominerat. Arbetsgivaren ska vart tredje år upprätta en handlingsplan för jämställda löner och där redovisa resultatet av kartläggningen. I denna plan ska det anges vilka lönejusteringar och andra åtgärder som behöver vidtas för att uppnå lika lön för arbete som är att betrakta som lika eller likvärdigt. 19