Angående promemoria Elektronisk ingivning för vissa finansiella företag m.m. (Fi2007/4540) Inledning. Sammanfattning YTTRANDE AD /2007

Transkript

1 YTTRANDE AD / Sundsvall (7) Tel: Fax: bolagsverket@bolagsverket.se bolagsverket.se Finansdepartementet Finansmarknadsavdelningen Stockholm Angående promemoria Elektronisk ingivning för vissa finansiella företag m.m. (Fi2007/4540) Inledning Nedan följer Bolagsverkets synpunkter på promemorian om elektronisk ingivning för vissa finansiella företag m.m. Sammanfattning Bolagsverket vill sammanfattningsvis framföra följande: - Verket välkomnar förslaget som bl.a. skall möjliggöra för finansiella företag att till verket ge in anmälningar för registrering, ansökningar samt redovisnings- och revisionshandlingar elektroniskt. - Det är mycket positivt att verket bemyndigas att utfärda föreskrifter om hur den elektroniska ingivningen skall ske vad gäller bl.a. elektroniskt format och elektroniska signaturer. - Föreslagna bestämmelser om behandling av personuppgifter har verket inget att erinra emot. - Bolagsverket instämmer i förslaget att försäkringsbolag skall kunna framställa begäran om att registrering och kungörelse av uppgifter i försäkringsregistret får ske, förutom på EU:s officiella språk, även på norska och isländska. Det är vidare positivt att detta gäller också för bankaktiebolag med avseende på registrering av årsredovisning och revisionsberättelse i bankregistret. - Förslaget att verket skall kunna medge försäkringsaktiebolag dispens från kravet att lämna ut uppgift om bolagets firma på sina webbplatser tillstyrks.

2 2 (7) - Att kravet på namnteckningsprov tas bort vid anmälan för registrering av företrädare i försäkringsbolag och banker är mycket bra. - Bolagsverket har inget att erinra mot att det införs straffbestämmelser i försäkringsrörelselagen, sparbankslagen (1987:619) och lag (1995:1570) om medlemsbanker bl.a. för oriktigt bestyrkande av elektronisk handling. - Slutligen tillstyrks den föreslagna ikraftträdandetidpunkten. Bolagsverkets synpunkter på den föreslagna promemorian Nedan följer kommentarer på författningsförslag och överväganden som gjorts i promemorian. 2 Författningsförslag 2.1 Förslag till lag om ändring försäkringsrörelselagen (1982:713) Rubriken I rubriken saknas ordet i 2.3 Förslag till lag om ändring i lagen (1995:1559) om årsredovisning i kreditinstitut och värdepappersbolag 7 kap. 5 Enligt Bolagsverkets mening skulle bestämmelsen bli tydligare om orden denna lag lades till efter 8 kap. Meningen i bestämmelsen skulle då få lydelsen Till registreringsmyndigheten ingivna handlingar skall kungöras enligt 8 kap. denna lag. 9 kap. 3 I bestämmelsen hänvisas till 8 kap. 3 b. Bolagsverket ställer sig här frågan om hänvisningen till 8 kap. 3 b istället kan göras till 8 kap. 5 b i förslaget till lagen om ändring i lagen (1995:1559) om årsredovisning i kreditinstitut och värdepappersbolag. 2.5 Förslag till lag om ändring i lagen (1995:1570) om medlemsbanker 10 kap. 4 I sista stycket i bestämmelsen anges att registreringsanmälan skall innehålla en försäkran på heder och samvete av styrelsen (Bolagsverkets kursivering). Bolagsverket är av den uppfattningen att en sådan försäkran torde kunna göras av en styrelseledamot eller den verkställande direktören. Detta särskilt som anmälan om registrering av ett fusionsavtal kan göras av en styrelseledamot eller av verkställande direktör.

3 3 (7) 2.6 Förslag till lag om ändring i lagen (2004:297) om bank- och finansieringsrörelse 13 kap. 1 I det nytillkomna tredje stycket synes ordet i saknas mellan orden handlingar och bankregistret. 2.7 Förslag till förordning om ändring i försäkringsrörelseförordningen (1982:790) 4 d Eftersom ordet registreringsmyndigheten nämns här för första gången bör detta föregås av benämningen Bolagsverket. I 5 nämns nu istället Bolagsverket med ordet registreringsmyndigheten inom parentes. 19 Bolagsverket ser gärna att lagstiftaren ser över denna bestämmelse ytterligare. Bolagsverket ställer sig frågande till hänvisningen i nämnda bestämmelse till 6 andra stycket. Enligt Bolagsverkets mening torde bestämmelsen inte omfatta revisorer utan avse endast bolagets ställföreträdare. Om så är fallet kan exempelvis hänvisningen till 6 första stycket 2 begränsas med tillägget i tillämpliga delar. Detta eftersom det dessutom finns en bestämmelse som behandlar anmälan om revisorer och revisorssuppleanter i 21 samma förordning. Av andra stycket i bestämmelsen följer att 6 tredje stycket 3 och 7 3 skall tillämpas. Här bör det, menar Bolagsverket, också finnas en hänvisning till 6 tredje stycket Bolagsverket anser att bestämmelsen är oklar. Kravet på försäkran enligt 6 tredje stycket bör, menar verket, gälla endast vid anmälan av ny revisor och revisorssuppleant. Hänvisningen till 6 tredje stycket 1 och 2 bör därför flyttas till andra stycket i a Enligt vad som anförts ovan under 21 anser Bolagsverket att även denna bestämmelse är oklar. Kravet på försäkran enligt 6 tredje stycket bör, menar verket, gälla endast vid anmälan om ny lekmannarevisor och suppleant för denne. Hänvisningen till 6 tredje stycket 1 och 2 bör därför flyttas till andra stycket i 21 a. 2.9 Förslag till förordning om ändring i förordningen (2004:329) om bankoch finansieringsrörelse 3 kap. 8 Bestämmelsen, dvs. 3 kap. 8 4, bör kompletteras med verkställande direktör och ställföreträdare för verkställande direktör. Nu sagda gäller även 4 kap. 17 sparbankslagen liksom 6 kap. 17 lagen om medlemsbanker. 3 kap. 12 Bolagsverket anser att bestämmelsen är oklar. Hänvisningen i första stycket till 5 3 samt 8 1 synes felaktig. Kravet på att ange hur firman tecknas samt

4 4 (7) försäkran bör, menar verket, gälla endast vid anmälan av ny styrelseledamot, styrelsesuppleant och firmatecknare. Hänvisningen till 5 3 och 8 1 bör flyttas till 12 andra stycket. 3 kap. 14 Bolagsverket anser att bestämmelsen är oklar. Hänvisningen i första stycket till 8 1 och 2 bör, enligt verkets mening, flyttas till tredje stycket. I tredje stycket bör dock hänvisningen till 8 3 tas bort då den synes felaktig. Beträffande lekmannarevisorer bör hänvisning till 8 1 och 4 göras. 3 kap. 20 I bestämmelsens första stycket p. 3 skall en försäkran på heder och samvete ges in från bankernas styrelser eller verkställande direktörer. Enligt Bolagsverkets uppfattning borde det vara tillräckligt att sådan försäkran ges in från en styrelseledamot eller av verkställande direktör i överlåtande bank. Detta särskilt som anmälan om registrering av ett fusionsavtal enligt förslaget får göras av en styrelseledamot eller verkställande direktör i överlåtande bank. 4 Överväganden och förslag 4.2 Elektronisk ingivning till Bolagsverket Det är mycket positivt för Bolagsverket och dess kunder att det föreslås bli möjligt även för finansiella företag att fullt ut ge in sina ärenden till verket i elektronisk form. Bolagsverket instämmer med vad som sägs i promemorian om att ett system för elektroniskt ingivande bör kunna leda till att Bolagsverkets verksamhet effektiviseras, vilket i sin tur gagnar företagen. Som Bolagsverket uppgav i sitt remissyttrande över Elektronisk ingivning till Bolagsverket 1 kan en sådan effektivisering nås om ett elektroniskt ingivande av ärenden till Bolagsverket sker via den med Skatteverket gemensamma webbplatsen Ett sådant ingivande skulle samtidigt medföra en ökad användbarhet av de handlingar och uppgifter som företagen ger in. Handlingar som ges in på annat sätt t.ex. i pdf-format eller i skannad form medför, som verket tidigare anfört, inte några sådana effektivitetsvinster varken för företagen eller för verket eftersom dessa handlingar måste granskas manuellt och hanteras på samma sätt som görs med pappershandlingar idag. Det är nödvändigt att handlingar som ges in elektroniskt till Bolagsverket är i sådant format att verket kan ta emot, läsa och bevara handlingarna samt skydda sig mot datavirus och andra hot mot informationssäkerheten. När det gäller aktiebolagsärenden och även årsredovisningsärenden kan i sammanhanget hänvisas till Bolagsverkets föreskrifter om elektronisk ansökan och anmälan enligt aktiebolagslagen m.m., BOLFS 2006:4, och Bolagsverkets föreskrifter om elektronisk ingivning av handlingar enligt årsredovisningslagen, BOLFS 2006:5. 1 Ju2005/10549/L1 Regeringens proposition Elektronisk ingivning till Bolagsverket

5 5 (7) Med anledning av det ovan sagda är det väsentligt att Bolagsverket enligt vad som framgår av promemorians förslag får utfärda föreskrifter vad gäller elektronisk överföring till verket av ansökningar, anmälningar och bifogade handlingar vad avser finansiella företag. Förslaget är i denna del således mycket tillfredsställande för Bolagsverket. Effekten förtas dock till stor del av att kravet på att sända in originalhandlingar inte har utmönstrats Handlingar som skall fogas till en anmälan eller ansökan På sidan 73 i promemorian anges att I likhet med vad som gäller för aktiebolag bör föreskrifterna utformas på det sättet att det är möjligt för nu aktuella företag att använda sig av olika slag av väletablerade format och signaturer. Bolagsverket vill här framföra att de handlingar som idag upprättas elektroniskt i webbtjänsten bara kan ges in i de format som garanterar att verket kan läsa, tolka och bevara dessa handlingar. Övriga kommentarer från Bolagsverkets sida Krav på original som bifogad handling Bolagsverket noterar att promemorian inte innehåller något förslag på att utmönstra kravet på att till verket ge in originalhandlingar, jämför t.ex. 7 försäkringsrörelseförordningen (1982:790) gällande skyldigheten att ge in teckningslista och stiftelseurkund i original. I 13 samma förordning finns vidare ett krav på att bolagsstämmoprotokollet måste ges in i original om teckning har skett direkt i protokollet. Eftersom krav på att skicka in originalhandlingar till Bolagsverket har tagits bort i många registreringsärenden för aktiebolag och bankaktiebolag ser verket det som en stor fördel om de associationsrättsliga författningarna harmoniseras i detta avseende. En sådan harmonisering skulle dessutom avsevärt underlätta det elektroniska ingivningsförfarandet till verket. För att ett elektroniskt ingivningsförfarande för företagen skall upplevas som enkelt och smidigt bör, menar Bolagsverket, nuvarande krav på originalhandlingar ersättas med krav på bestyrkt kopia istället. Bolagsverket önskar därför att lagstiftaren ser över aktuella bestämmelser och tar ställning till huruvida kraven på originalhandlingar är rimliga. Enligt 50 sista stycket försäkringsrörelseförordningen skall originalhandling återställas om handlingen även givits in i avskrift eller fotokopia. Enligt förslaget i promemorian föreslås att denna bestämmelse upphävs. Om originalhandlingar fortsättningsvis måste skickas in till Bolagsverket är det mycket möjligt att ingivaren av handlingen begär att få denna återsänd. Enligt förvaltningslagens bestämmelser på området gäller att en handling som kommit in till myndigheten är en allmän handling och som varken får förstöras eller gallras. Om bestämmelsen upphävs får det till konsekvens att verket inte längre kommer att ha något författningsstöd för återsändande av de originalhandlingar som inkommer i försäkringsärenden. Med anledning härav föreslår Bolagsverket, såsom ovan anförts, att kravet på att ge in originalhandlingar till Bolagsverket tas bort.

6 6 (7) Krav på ingivande av styrelseprotokoll som visar hur bolagets firma tecknas Kravet i 7 första stycket p. 3 i försäkringsrörelseförordningen på att ge in kopia av protokoll från styrelsesammanträde som visar hur bolagets firma har tecknats bör, enligt Bolagsverkets bedömning, kunna ersättas med en försäkran på heder och samvete att uppgifterna i anmälan om hur bolagets firma tecknas stämmer överens med de beslut som bolaget har fattat, jämför 1 kap. 4 första stycket p. 2 aktiebolagsförordningen samt 3 kap. 9 första stycket p. 2 i förordningen om bank- och finansieringsrörelse. Fråga om direktåtkomst Av 4 kap. 6 i förordningen (2004:329) om bank- och finansieringsrörelse anges att Bolagsverket får för de ändamål som anges i 3 i ett enskilt fall besluta om direktåtkomst till bankregistret. Denna bestämmelse skulle enligt Bolagsverkets uppfattning behöva ändras så att den överensstämmer med t.ex. 2 kap. 4 aktiebolagsförordningen (2005:559). Anledningen är att den elektroniska tjänst som verket skall tillhandahålla för elektronisk ingivning förutsätter att vissa uppgifter fylls i direkt i tjänsten genom att dessa hämtas från det aktuella registret, t.ex. bankregistret. Direktåtkomst behöver då kunna medges till dessa uppgifter. Bolagsverket önskar att bestämmelsen ändras så att detta blir möjligt. Det kan också nämnas att motsvarande formulering finns i andra författningar som verket tillämpar såsom t.ex. 5 kap. 4 förordningen (2005:411) om försäkringsförmedling och i 3 kap. 9 förordningen (2005:572) om värdepappersmarknaden, som träder i kraft den 1 november Det vore därför önskvärt, menar Bolagsverket, att en översyn görs även av dessa författningar. Elektronisk avskrift respektive elektronisk kopia Begreppet avskrift har ersatts med ordet kopia för de handlingar som skall bifogas ärenden som skall ges in till Bolagsverket. Även om begreppen avskrift respektive kopia alltmer har kommit att uppfattas som synonyma begrepp så vill verket ändå göra lagstiftaren uppmärksam på att det för Bolagsverket och andra offentliga aktörer som tillhandahåller liknande elektroniska ärendehanteringstjänster och nyttjar elektronisk dokumenthantering är nödvändigt att göra åtskillnad mellan begreppen elektronisk kopia och elektronisk avskrift. Bolagsverket har därför valt att ha med båda dessa begrepp i verkets föreskrifter BOLFS 2006:4 beträffande elektroniska ansökningar och anmälningar enligt aktiebolagslagen m.m. Krav på försäkran Bolagsverket för register över fysiska personer som är i konkurs och som har näringsförbud. I samband med registrering av företrädare kontrollerar verket att personerna ifråga inte är i konkurs eller har näringsförbud. Bolaget har förvisso ett eget ansvar att kontrollera att den person som utses uppfyller lagens krav. Denna skyldighet följer bl.a. av 8 kap. 4 försäkringsrörelselagen som anger att den som är i konkurs eller har näringsförbud inte får vara styrelseledamot eller verkställande direktör. Idag skall detta intygas genom en försäkran i anmälan. Frågan är dock om kravet på sådan försäkran i anmälan skulle kunna utmönstras eftersom Bolagsverket utför nödvändiga kontroller mot dessa register. Bolagsverket önskar mot bakgrund härav att lagstiftaren ser över det nuvarande kravet på försäkran som återfinns i flertalet författningar.

7 7 (7) Kungörelse av nyemission I 13 och i 16 p. 3 försäkringsrörelseförordningen finns ett krav på att ge in ett exemplar av varje tidning i vilken kungörelsen om emissionsbeslutet har varit införd. Ett sådant krav på att ge in kungörelsen i en bifogad handling innebär dessvärre inte några effektivitetsvinster för bolagen eller för verket, något som tidigare berörts under rubriken 4.2 ovan. Bolagsverket föreslår här istället att detta krav utmönstras och istället ersätts med en lösning motsvarande den som återfinns i t.ex. 13 kap. 12 aktiebolagslagen (2005:551) som rör underrättelse till berörda aktieägare, se vidare Prop. 2004/05:85 Ny aktiebolagslag, Del 1, avsnitt Underrättelse till aktieägarna m.m., s Benämningen Bolagsverket alternativt registreringsmyndigheten i författningar Avslutningsvis kan nämnas att Bolagsverket skulle förorda att benämningen Bolagsverket används i författningstext så långt detta är möjligt istället för registreringsmyndigheten. För allmänheten skulle det, menar verket, bli tydligare om namnet på registreringsmyndigheten framgår direkt av bestämmelsen så att det inte uppstår någon tvekan om till vilken myndighet man skall vända sig. Detta yttrande har beslutats av t.f. generaldirektören Roland Höglund. I den slutliga handläggningen har deltagit chefsjuristen Per Nordström, avdelningsjuristen Jörgen Schéle och enhetschefen Monica Henriksson. Föredragande var bolagsjuristerna Eva Josefsson och Lena Göransson Norrsjö. Roland Höglund Eva Josefsson Lena Göransson Norrsjö