Bolagsverkets författningssamling

Transkript

1 Bolagsverkets författningssamling ISSN Bolagsverkets föreskrifter om elektronisk ansökan och anmälan enligt m.m.; beslutade den 3 juli BOLFS 2006:4 Utkom från trycket den 06 juli 2006 Bolagsverket föreskriver följande med stöd av 1 kap. 1 andra stycket och 2 a samt 4 kap. 2 a, 2 b och 3 aktiebolagsförordningen (2005:559) 1. Tillämpningsområde 1 Dessa föreskrifter gäller för elektronisk ingivning av handlingar till Bolagsverket enligt (2005:551) och aktiebolagsförordningen (2005:559). Definitioner 2 Följande beteckningar används med nedan angiven betydelse. Beteckning Elektronisk underskrift undertecknad Elektronisk avskrift Elektronisk kopia Bestyrkt elektroniskt Betydelse En avancerad elektronisk signatur enligt lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer. Här avses även sådana avancerade elektroniska signaturer som har upprättats med stöd av en e-legitimation som inte uppfyller kraven enligt 3 Försedd med en elektronisk underskrift En elektronisk handling med en elektronisk underskrift En elektronisk handling som återger texten i 1. en traditionell handling med uppgift om vem eller vilka som har undertecknat et, eller 2. ett elektroniskt, utan elektronisk underskrift i kontrollerbar form, med uppgift om vem eller vilka som har undertecknat det elektroniska et En elektronisk handling som återger en traditionell handling så att text och utseende visas, så som i förlagan, med bl.a. underskrifter avbildade (exempel; en skannad bild av en undertecknad pappersurkund) Ett elektroniskt som försetts med ett elektroniskt undertecknat intyg om att underskriften är äkta. Intyget skall ha undertecknats med en e-legitimation som uppfyller kraven i 3 1 Lydelse av 1 kap. 2 a och 4 kap. 2 a och 2 b samt senaste lydelse av 1 kap. 1 och 4 kap. 3 förordningen SFS 2006:503. 1

2 Bestyrkt elektronisk avskrift Bestyrkt elektronisk kopia En elektronisk avskrift som försetts med ett elektroniskt undertecknat intyg om att avskriften överensstämmer med et. Intyget skall ha undertecknats med en e-legitimation som uppfyller kraven i 3 En elektronisk kopia som har försetts med ett elektroniskt undertecknat intyg om att kopian överensstämmer med et. Intyget skall ha undertecknats med en e-legitimation som uppfyller kraven i 3 Begrepp som i övrigt används i dessa föreskrifter har samma innebörd som i e-nämndens grundläggande vägledning för myndigheternas användning av e-legitimationer och elektroniska underskrifter (e-nämnden 04:02) i gällande lydelse den 9 juni Elektroniska underskrifter 3 Ansökningar, anmälningar och handlingar, som skall bifogas en ansökan eller en anmälan enligt och aktiebolagsförordningen och som ges in i form av elektroniska skall vara undertecknade med en sådan e-legitimation som uppfyller kraven i avsnitt 5.9 e-nämndens grundläggande vägledning för myndigheternas användning av e-legitimationer och elektroniska underskrifter (e-nämnden 04:02) i gällande lydelse den 9 juni Detsamma gäller för bestyrkanden av elektroniska, elektroniska kopior och elektroniska avskrifter. Elektroniska bestyrkanden 4 Elektroniska bestyrkanden enligt dessa föreskrifter skall ha följande lydelse, om inte annat följer av det sammanhang där bestyrkandet skall ske. Typ av bestyrkande Lydelse Jag intygar att innehållet i denna elektroniska handling överensstämmer med et och att et undertecknats av den eller de personer som enligt lag skall underteckna handlingen. Bestyrkt elektronisk kopia Jag intygar att denna elektroniska kopia överensstämmer med et. Elektronisk ingivning till en elektronisk mottagningstjänst 5 Handlingar får ges in elektroniskt enligt dessa föreskrifter endast 1. genom den elektroniska tjänst som finns på Bolagsverkets och Skatteverkets gemensamma webbplats 2. till verkets elektroniska mottagningstjänst för handlingar som ges in enligt och aktiebolagsförordningen, och 2

3 3. i sådant format och med sådana rutiner att verket kan ta emot, läsa och bevara handlingarna och skydda sig mot datavirus och andra hot mot informationssäkerheten i enlighet med avsnitt 4.15 e-nämndens grundläggande vägledning för myndigheternas användning av e-legitimationer och elektroniska underskrifter (e-nämnden 04:02) i gällande lydelse den 9 juni Föreläggande att komplettera 6 Bolagsverkets mottagningstjänst enligt 5 3 är konstruerad så att samtliga elektroniska handlingar och elektroniska underskrifter måste vara läsbara och kunna hanteras elektroniskt. Om en sådan handling eller underskrift har en brist så att Bolagsverket inte kan hantera den elektroniskt får verket förelägga aktiebolaget att på nytt ge in en fullständig försändelse i 1. elektronisk form i enlighet med 3 5, eller 2. traditionell form på papper; jfr 10 tredje stycket förvaltningslagen (1986:223). Ett sådant föreläggande grundas på vad som kommit fram vid Bolagsverkets bedömningar eller kontroller, bl.a. enligt avsnitten och 6.2 e-nämndens grundläggande vägledning för myndigheternas användning av e-legitimationer och elektroniska underskrifter (e-nämnden 04:02) i gällande lydelse den 9 juni Föreskrifter om form för handlingar i olika kategorier av ärenden 7 För handlingar som ges in elektroniskt till Bolagsverket gäller följande närmare regler om form i angivna kategorier av ärenden. Där flera alternativ anges för ett handlingsslag får ingivaren välja Handlingar som i angivna kategorier av ärenden får ges in i form av en bestyrkt elektronisk avskrift får ges in även i form av ett bestyrkt elektroniskt om handlingen upprättats i form av ett elektroniskt men undertecknats med stöd av en e-legitimation som inte uppfyller kraven enligt 3. Ett bestyrkande enligt andra stycket skall ha följande lydelse: Jag intygar att det elektroniska et är äkta. Handlingar som i angivna kategorier av ärenden endast får ges in i form av ett elektroniskt får inte ges in i form av ett bestyrkt elektroniskt. Registrering av aktiebolag 8 Handlingar enligt 1 kap. 3 och 4 aktiebolagsförordningen skall ha följande Stiftelseurkund Bolagsordning 3

4 Avtal enligt 2 kap. 9 Balans- eller resultaträkningar enligt 2 kap. 9 Försäkran på heder och Intyg från ett kreditinstitut som avses i 2 kap. 17 anges i 2 kap Passhandling eller annan identitetshandling samt ytterligare handlingar som Bolagsverket begär för att säkerställa en persons identitet enligt 1 kap. 4 andra stycket och 9 tredje stycket aktiebolagsförordningen får ges in i form av bestyrkt elektronisk kopia. av vissa förvärv 10 Handlingar enligt 1 kap. 5 aktiebolagsförordningen skall ha följande Avtal som bolagsstämman har godkänt Styrelsens redogörelse enligt 2 kap. 30 första stycket 1 anges i 2 kap. 30 första stycket 2 4

5 Bolagsordning 11 Handlingar enligt 1 kap. 6 aktiebolagsförordningen skall ha följande Bolagsordningen Omvandling av aktie 12 En anmälan enligt 1 kap. 7 aktiebolagsförordningen skall ges in i form av ett elektroniskt. Bolagets ledning 13 Handlingar enligt 1 kap. 9 aktiebolagsförordningen skall ha följande Protokoll eller annan handling Beträffande passhandling eller liknande identitetshandling tillämpas 9. Revisorer 14 Handlingar enligt 1 kap. 10 aktiebolagsförordningen skall ha följande Protokoll eller annan handling 5

6 Lekmannarevisorer 15 Handlingar enligt 1 kap. 12 aktiebolagsförordningen skall ha följande Protokoll eller annan handling Fondemission 16 Handlingar enligt 1 kap. 13 aktiebolagsförordningen skall ha följande Balansräkning Uppgift om ändringar i det bundna egna kapitalet Nyemission av aktier 17 Handlingar enligt 1 kap. 14 aktiebolagsförordningen skall ha följande 18 Handlingar enligt 1 kap. 15 aktiebolagsförordningen skall ha följande 6

7 Protokoll med emissionsbeslutet Redogörelse som avses i 13 kap. 7 (2005:551) avses i 13 kap. 8 Avtal som avses i 13 kap. 7 Emissionsprospekt Teckningslistor Intyg från kreditinstitut som avses i 13 kap. 21 första stycket avses i 13 kap. 23 avses i 13 kap. 42 Intyg från auktoriserad eller godkänd revisor som anges i 13 kap. 4 tredje stycket 19 Handlingar enligt 1 kap. 17 aktiebolagsförordningen skall ha följande Emission av teckningsoptioner med åtföljande teckning av nya aktier 20 Handlingar enligt 1 kap. 18 aktiebolagsförordningen skall ha följande 7

8 8

9 21 Handlingar enligt 1 kap. 19 aktiebolagsförordningen skall ha följande Redogörelse som avses i 14 kap. 9 (2005:551) avses i 14 kap. 10 Avtal Emissionsprospekt Teckningslistor 22 Handlingar enligt 1 kap. 21 aktiebolagsförordningen skall ha följande 23 Handlingar enligt 1 kap. 22 aktiebolagsförordningen skall ha följande Teckningslistor Intyg från kreditinstitut som avses i 14 kap. 39 första stycket avses i 14 kap. 49 9

10 Emission av konvertibler med åtföljande konvertering till nya aktier 24 Handlingar enligt 1 kap. 23 aktiebolagsförordningen skall ha följande 25 Handlingar enligt 1 kap. 24 aktiebolagsförordningen skall ha följande Protokoll med emissionsbeslut Redogörelse som avses i 15 kap. 9 avses i 15 kap. 10 Avtal Emissionsprospekt Teckningslistor Intyg från kreditinstitut som avses i 15 kap. 22 första stycket avses i 15 kap. 24 avses i 15 kap Handlingar enligt 1 kap. 26 aktiebolagsförordningen skall ha följande 10

11 27 Handlingar enligt 1 kap. 27 aktiebolagsförordningen skall ha följande avses i 15 kap. 39 Vinstutdelning 28 Handlingar enligt 1 kap. 28 aktiebolagsförordningen skall ha följande Minskning av aktiekapitalet och reservfonden 29 Handlingar enligt 1 kap. 29 aktiebolagsförordningen skall ha följande Handlingar som avses i 20 kap. 12 Redogörelse som avses i 20 kap

12 avses i 20 kap Handlingar enligt 1 kap. 30 aktiebolagsförordningen skall ha följande Protokoll eller annan handling Balansräkning Fusion av aktiebolag 31 Handlingar enligt 1 kap. 32 aktiebolagsförordningen skall ha följande Ansökan Handlingar enligt 23 kap. 20 a) Fusionsplan b) Intyg från bolagens styrelser eller verkställande direktörer c) Bolagsstämmo (i förekommande fall) 32 Handlingar enligt 1 kap. 34 aktiebolagsförordningen skall ha följande Intyg från revisor enligt 23 kap. 25 andra stycket 33 Handlingar enligt 1 kap. 35 aktiebolagsförordningen skall ha följande 12

13 Intyg från revisor enligt 23 kap. 25 andra stycket 34 Handlingar enligt 1 kap. 36 aktiebolagsförordningen skall ha följande Handlingar som avses i 1 kap. 9 andra stycket 1 och 2 och 10 andra stycket aktiebolagsförordningen Beträffande passhandling eller liknande identitetshandling tillämpas Handlingar enligt 1 kap. 37 aktiebolagsförordningen skall ha följande Dotterbolagets styrelse Ekonomiska föreningens styrelse 36 Handlingar enligt 23 kap. 30 skall ha följande Fusionsplan Yttrande från revisor enligt 23 kap

14 37 Handlingar enligt 23 kap. 33 skall ha följande Ansökan Fusionsplan Intyg från bolagens styrelse eller verkställande direktörer Bolagsstämmo (i förekommande fall) Delning av aktiebolag 38 Handlingar enligt 1 kap. 38 aktiebolagsförordningen skall ha följande Ansökan Handlingar som avses i 24 kap. 22 a) Delningsplanen b) Intyg från bolagens styrelser eller verkställande direktörer c) Bolagsstämmo (i förekommande fall) 39 Handlingar enligt 1 kap. 40 aktiebolagsförordningen skall ha följande Intyg från revisor enligt 24 kap. 27 andra stycket 14

15 40 Handlingar enligt 1 kap. 41 aktiebolagsförordningen skall ha följande Intyg från revisor som avses i 24 kap. 27 andra stycket 41 Handlingar enligt 1 kap. 42 aktiebolagsförordningen skall ha följande Handlingar som avses i 1 kap. 9 andra stycket 1 och 10 andra stycket aktiebolagsförordningen Beträffande passhandling eller liknande identitetshandling tillämpas 9. Likvidation och konkurs 42 Handlingar enligt 1 kap. 43 aktiebolagsförordningen skall ha följande 43 Handlingar enligt 1 kap. 46 aktiebolagsförordningen skall ha följande 15

16 44 Handlingar enligt 1 kap. 47 aktiebolagsförordningen skall ha följande Handlingar som avses i 25 kap. 41 Beträffande bevis om dagen för utfärdande av kallelse på okända borgenärer i de fall då annan än Bolagsverket utfärdat kallelsen får ges in i form av bestyrkt elektronisk kopia. 45 Handlingar enligt 1 kap. 48 aktiebolagsförordningen skall ha följande Handlingar som avses i 1 kap. 9 andra stycket 1 och 10 andra stycket aktiebolagsförordningen Beträffande passhandling eller liknande identitetshandling tillämpas Handlingar enligt 1 kap. 49 aktiebolagsförordningen skall ha följande avses i 25 kap. 45 första stycket 47 En anmälan enligt 1 kap. 50 aktiebolagsförordningen skall ges in i form av ett elektroniskt. 16

17 Domstolens dom eller beslut med lagakraftbevis får ges in i form av bestyrkt elektronisk kopia. Aktiebolags firma 48 Handlingar enligt 1 kap. 52 aktiebolagsförordningen skall ha följande Styrelse Andra elektroniska handlingar 49 Om en handling av en typ som inte har reglerats i 8 48 skall ges in i ett ärende och handlingen skall vara undertecknad får den ges in i form av ett elektroniskt eller en bestyrkt elektronisk avskrift, om underskriften av handlingen respektive bestyrkandet har skett med en e-legitimation som uppfyller kraven i 3. Behöver en handling som avses i första stycket inte vara undertecknad får den ges in elektroniskt, utan elektronisk underskrift eller elektroniskt bestyrkande, i det format som anges i 5 3. Bolagsverket får med stöd av 10 tredje stycket förvaltningslagen (1986:223) förelägga den sökande att bekräfta handlingen genom en egenhändigt undertecknad handling Denna författning träder i kraft två veckor efter den dag då författningen enligt uppgift på den utkom från trycket i verkets författningssamling och tillämpas i fråga om anmälningar och ansökningar som gjorts från och med den 1 juli Bolagsverket HG WESSBERG Per Nordström 17