Årsredovisningens vikt vid beslutsfattande

Transkript

1 Södertörns högskola Institutionen för ekonomi och företagande Kandidatuppsats 15 hp Företagsekonomi Höstterminen 2008 Årsredovisningens vikt vid beslutsfattande Formella eller informella informationskällor? Av: Elin Loch Hansson och Lina Ragnarson Handledare: Bengt Lindström

2 Sammanfattning Idag finns det en stor mängd information tillgänglig som kan användas som underlag vid beslut i ekonomiska frågor. Informationen finns tillgänglig via ett flertal olika källor och är av olika karaktär. I Sverige räknas de externa finansiella rapporterna och då främst årsredovisningen som en viktig informationskälla för företag och dess intressenter. Informationen i dessa rapporter skall kunna användas som underlag för beslutsfattande i ekonomiska frågor. Olika intressenter har olika behov av informationen som ges och idag diskuteras det hur stor roll externa finansiella rapporter egentligen har vid beslutsfattande. Syftet med uppsatsen är att tydliggöra i vilken utsträckning en årsredovisning används som underlag vid ekonomiska beslut inom en organisation. Vi vill även klargöra om andra informationskällor används istället för, eller som komplement till årsredovisningen. Uppsatsen baseras på en surveyundersökning och metodtriangulering har gjorts genom en enkätundersökning och genom intervjuer. Urvalet har gjorts efter intressentmodellen men har avgränsats till endast tre intressenter, kreditgivare, leverantörer och kunder. Den övergripande slutsatsen är att årsredovisningen används men i liten omfattning och det handlar till stor del om ett indirekt användande. Det finns mycket tillgänglig information och årsredovisningen används aldrig ensam vid beslutsfattande. Den största kompletterande informationskällan är affärs och kreditupplysnings företag som ger aktuell information vilken är en av bristerna med årsredovisningen. Undersökningen har också visat att informell information såsom rykten har stor betydelse vid beslutsfattande.

3 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Teoretisk bakgrundsdefinition Problemformulering Syfte Avgränsning Definitioner Metod Utgångspunkt för studien Datainsamlingsmetod Urval Bortfall Enkätens utformning Intervjuguidens utformning Kritisk granskning av metoden Reliabilitet och validitet Teoretisk referensram Intressentmodellen Kreditgivare Leverantörer och kunder Ägare Anställda Stat/Kommun Informationskällor Formell information Informell information Redovisningens kvalitativa egenskaper Relevans Begriplighet... 18

4 3.3.3 Tillförlitlighet Jämförbarhet Information overload Mängden information Processorienterad syn Informationsperspektivet Resultat Resultat enkätundersökning Årsredovisningens användningsområde Andra formella informationskällors användande Informella informationskällors användande Övriga formella som informella informationskällor Resultat intervjuer Leverantörer och kunder Kreditgivare Analys Formella informationskällor Årsredovisningens användning Nyckeltal Kreditupplysning Informella informationskällor Kompletterande informationskällor Slutsatser och avslutande diskussion Slutsatser Avslutande diskussion Fortsatt forskning Referenslista Bilaga Bilaga Bilaga

5 1 Inledning I detta kapitel introduceras läsaren till ämnet med hjälp av bakgrundsbeskrivning och teoretisk bakgrundsdefinition. Efter det redogörs för uppsatsens problem och syfte för att avsluta med avgränsning och definitioner. 1.1 Bakgrund Idag finns det en stor mängd information tillgänglig som kan användas som underlag vid beslut i ekonomiska frågor. Informationen finns tillgänglig via ett flertal olika källor och är av olika karaktär. Den finns i komplexa kombinationer och det är mycket information som ska bearbetas av beslutsfattare. Tidigare marknadsmisslyckanden har lett till att företag enligt lag idag måste redovisa viss information externt till sina intressenter. 1 Av de externa finansiella rapporterna är det främst årsredovisningen som ses som en viktig informationskälla. 2 Den grundläggande rättsliga standarden ges i lag och finns i aktiebolagslagen och årsredovisningslagen men en betydande del finns också i normgivning. 3 Normgivare i Sverige är Bokföringsnämnden (BFN) och före detta Redovisningsrådet (RR). Sverige har i sin normgivning utgått ifrån International Accounting Standards Boards (IASB) lösningar och inom vissa områden är IASB:s referensram direkt översatt. 4 Rekommendationerna säger att den externa redovisningen ska ge en rättvisande bild av företaget för att intressenter skall kunna fatta ekonomiska beslut på dessa rapporter. 5 Andersson menar att denna information anses tillförlitlig av externa intressenter då det finns en konsensus i vad informationen står för, hur den har blivit mätt och hur den rapporteras. 6 Utformningen av lagar och rekommendationer beror på vad som är syftet med redovisningen. Olika intressenter har olika behov av informationen i de externa finansiella rapporterna och det finns ingen enighet bland intressenterna om 1 Gröjer, Jan Erik Grundläggande redovisningsteori. Studentlitteratur. Lund s.17 2 Alfredsson, Magnus. (1997, 29 maj) Tjäna på att läsa årsredovisningar. Privata Affärer. 3 Thorell, Per Företagens redovisning: grundläggande räkenskapsförståelse. 4:e upplaga. Iustus Förlag AB. Uppsala s Artsberg, Kristina Redovisningste ori policy och praxis. Lib er Ekonomi. Malmö s Redovisningsrådet Utformning av finansiella rapporter s. 7 6 Andersson, Patr ic Expertise in credit granti ng: studies on judgement and decision making behavior. Elanders Gotab. Stockholm s. 12 1

6 redovisningens syfte. För närvarande styrs utformningen av rapporterna av det så kallande kapitalandelsperspektivet där man främst ser redovisningen som underlag för beslutsfattande om att sälja eller köpa aktier. Dock menas det att alla andra intressenter har behov av samma information och genom detta kan den bli svårförståelig för andra intressenter på marknaden. 7 Idag diskuteras det hur stor roll externa finansiella rapporter har vid beslutsfattande. 8 Flera studier visar att årsredovisningen används allt mindre som underlag vid beslut och att det idag finns andra alternativa informationskällor att tillgå. 9 Häckner menar att det ligger nära till hands att dra slutsatsen att det är den formella informationen i form av till exempel en årsredovisning som är den som används främst vid beslutsfattande men att hans egen studie tyder på motsatsen. Andra tidigare studier tyder på likheter, att det är den informella informationen som föredras och att den formella, standardiserade inte passar dagens organisation Teoretisk bakgrundsdefinition Dagens finansiella rapportering inom redovisning är mycket komplex med en stor mängd information, både extern och intern. Under namnet Human Information Processing (HIP) research ingår studier som försöker fastställa en individs förmåga att använda all denna information. HIP research kan användas vid försök att förklara hur individer fattar beslut. Vidare säger HIP att individer har en väldigt begränsad förmåga att ta in och bearbeta en större mängd av information. Ett selektivt urval görs vilket resulterar i att individen inte har förmåga att fatta det bästa optimala beslutet. I IASB:s föreställningsram sägs det att all relevant information ska redovisas och i dagens redovisning särredovisas en stor mängd information i ett försök av normgivare att utforma den bästa möjliga och läsbara finansiella rapporteringen som utmynnar i att väl genomtänkta beslut fattas. HIP menar dock att detta kan få motsatt effekt, att ju mer information som finns, desto mindre del baserar vi besluten på Artsberg 2003 s Gröjer 2002 s ibid 10 Earl, Michael J and Hopwood, Anth ony G. (1979, juni). From management informatio n to information management. Information Systems Environment s Schroeder, Clark and Cathey Financial Accounting Theory and Analysis: text and cases. 9:e upplagan. Wiley. Hoboken s

7 1.2 Problemformulering Idag är de externa finansiella rapporterna främst inriktade på att tillfredställa aktieägarnas behov. 12 Detta kan göra rapporterna mindre fördelaktiga för övriga intressenter som också har ett behov av denna information. Hur påverkas övriga intressenter som ska läsa, tolka och fatta beslut på dessa rapporter? Idag ses de externa finansiella rapporterna och då främst årsredovisningen som en av de viktigaste informationskällorna vid beslutsfattande, men är detta information som verkligen används vid beslut om att ingå affärsrelation? Utvecklingen av den externa finansiella rapporteringen har gått mot en större komplexitet och då det idag finns en alternativ stor mängd information tillgänglig kan den externa redovisningens betydelse ha minskat. Om de externa finansiella rapporterna inte används, vad använder företagen då istället som grund för de beslut de fattar? 1.3 Syfte Syftet med denna uppsats är att tydliggöra i vilken utsträckning en årsredovisning används som underlag vid ekonomiska beslut inom en organisation. Vi vill även klargöra om andra informationskällor används istället för, eller som komplement till årsredovisningen. 1.4 Avgränsning I enlighet med uppsatsens syfte har vi valt att fokusera på de intressentgrupper som fattar ekonomiska beslut utifrån externa finansiella rapporter. Vi har avgränsat oss till intressenterna kreditgivare, leverantörer och kunder då vi anser att dessa ger mest tyngd och relevans i förhållande till uppsatsens syfte och bakgrund. Dessa tre intressenter har liknande intresse av externa finansiella rapporter vilket underlättar för jämförelse och återkoppling. Anställdas intresse i externa finansiella rapporter har främst att göra med deras anställningstrygghet och de har inte det intresse som är relevant för uppsatsens syfte. Inte heller stat och kommun har det intresse i de externa finansiella rapporterna som uppsatsen bygger på då deras intresse främst är för att kontrollera att skatten betalas på ett korrekt sätt. 13 Aktieägare har valts bort med motiveringen att det är för dem som externa finansiella rapporter främst är 12 Artsberg 2003 s Smith, Dag Redovisningens språk. Studentlitteratur. Lund s. 23 3

8 utformade. 14 Undersökningen baseras på större företag, K3. Denna grupp är intressant då de förutsätts i större utsträckning använda sig av årsredovisningar samt har mer kvalificerad kunskap, detta anser vi är i linje med uppsatsens syfte. 15 Vi strävar inte efter att kunna jämföra respondenter inom varje intressentgrupp. 1.5 Definitioner Beslut: Med beslut menar vi ekonomiska beslut inom den ordinarie verksamheten. Besluten skall vara av den väsentligheten att det påverkar företagets ekonomiska ställning. För intressenten leverantörer gäller detta beslut om att ingå ett avtal på kredit med en kund samt att leverera varor eller tjänster till denna. För intressenten kunder gäller detta beslut att ingå ett avtal med en leverantör om att köpa varor eller tjänster av denna, antingen en enstaka gång eller på lång sikt. Större företag Vi har använt oss av årsredovisningslagens tak för mindre aktiebolag, så kallade K2. Taket sätts vid företag som har medeltal anställda över 50, en balansomslutning över 25 miljoner kronor eller en nettoomsättning över 50 miljoner kronor. Av dessa tre kriterier måste två vara uppfyllda för att klassas som ett större företag. Företag över dessa gränser räknas som större företag, K3. 16 Det är dessa företag som används i undersökningen. Samtliga bolag är icke börsnoterade aktiebolag. Externa finansiella rapporter Med externa finansiella rapporter menas årsredovisningen och andra officiella formella rapporter. Enligt årsredovisningslagen skall en årsredovisning bestå av balansräkning, resultaträkning, noter och förvaltningsberättelse. 17 Vi har i denna undersökning enbart fokuserat på externa finansiella rapporter så som de används som underlag vid beslut. Vi har alltså inte tittat något på hur de utformas. 14 Artsberg 2003 s Precht, Elisabeth. (2008) Nya årsredo visningsregler för mindre aktiebolag. Bal ans.34(8), Sundgren, Nilsson och Nilsson Internationell redovisning teori och praxis. Studentlitteratur. Pozkal s FAR Samlingsvolymen del Far förlag. Stockholm. 4

9 2 Metod I detta kapitel redogörs för uppsatsens metodval. Här diskuteras urval och bortfall samt en beskrivning av enkätens och intervjuguidens utformning. Kapitlet avslutas med en kritisk granskning av metodvalet. 2.1 Utgångspunkt för studien Vi tar utgångspunkt i befintlig teori och testar denna vilket är en deduktiv metod. Vi kommer använda oss av metodtriangulering där vi kombinerar kvantitativa och kvalitativa ansatser vilket innebär att vi kommer att använda oss av olika datainsamlingsmetoder. Först kommer en enkätundersökning göras för att samla kvantitativ data från ett större antal företag. Sedan kommer vi att fördjupa denna kunskap genom att göra ingående intervjuer med ett mindre antal företag/intressenter. Enligt Denscombe finns det flera fördelar med metodtriangulering. En av dessa är att tilliten i resultatet stärks när man fördjupar sig i ämnet. En annan fördel är att man får en mer heltäckande och nyanserad förklaring till ett problem när man belyser det från flera håll. 18 Det finns olika sätt att kombinera kvantitativa och kvalitativa ansatser. Vi kommer i denna uppsats att följa upp den kvantitativa enkätundersökningen med kvalitativa fördjupande intervjuer. Metodtriangulering kommer endast att användas för intressenterna leverantörer och kunder och för kreditgivare kommer vi enbart att göra kvalitativa intervjuer. Detta val görs efter ett antagande om att kreditgivare använder sig av en årsredovisning och därför behöver inte detta undersökas. Det är av mer intresse att ta reda på i vilken utsträckning de använder denna samt om de använder kompletterande källor. I intervjuerna får vi även fördjupande kunskap om de områden vi berört i enkäten. Strategiskt har vi valt en surveyundersökning då det ger studien en bred och omfattande täckning. 19 Den insamlade datan är från en bestämd tidpunkt vilket gör att vi inte får möjlighet att uttala oss om förändring över tiden, något vi heller inte strävar efter i 18 Denscombe, Martyn Forskningshandboken för småskaliga forskningsprojekt inom samhällsvetenskaperna. Studentlitteratur. Lund s ibid s. 12 5

10 uppsatsen. Undersökningens bredd ger oss dock en möjlighet att generalisera inom gruppen vi gjort urvalet på, dock är det inte möjligt att generalisera över alla intressenter. 2.2 Datainsamlingsmetod Datainsamling kan göras på två sätt. Antingen genom sekundärdata då man använder sig av redan befintlig data, eller genom primärdata. 20 Vi har främst använt oss av primärdata, vilket är förstahands information som vi får direkt ifrån respondenten. Primärdata samlas in genom enkäten och intervjuerna. Vi har använt oss av sekundärdata vilken kommer från litteratur, tidsskrifter, databaser, tidigare uppsatser etcetera. Denna har använts för att fördjupa våra kunskaper inom ämnet samt för utformning av en teoretisk referensram. 2.3 Urval Vid urvalet har vi utgått från användarna i intressentmodellen och deras olika informationsbehov. Vi har till enkäten gjort ett urval på 100 respondenter för intressenten leverantörer och 100 respondenter för intressenten kunder, vilka valdes ut på databasen Affärsdata. Både leverantörer och kunder har valts ut strategiskt. Vi hade som avsikt att med urvalet få en så stor bredd som möjligt av företag, både geografiskt samt branschmässigt. Vi ville hitta företag som var betydande inom sin grupp och därför valde vi att söka på SNI koder och olika sökord. SNI betyder svensk näringsgrensindelning och är primärt en aktivitetsindelning. Detta innebär att företag klassificeras efter den aktivitet som bedrivs. 21 Leverantörer valdes ut genom att söka på SNI koder, främst SNI 13, 28, 31, 32 samt 62. Kunder valdes ut genom att söka på SNIkoder, främst SNI 46 och 47, samt sökord på bolagsordningen så som butikshandel, butik, butiksförsäljning, detaljhandel, egna butiker, försäljning butik, handel, handel butik, inköp och försäljning, vidareförsäljning samt inköp. Urvalet har gjorts på större företag. För att kunna generalisera inom gruppen måste urvalet vara representativt Dahmström, Karin Från datainsamling till rapport att göra en statistisk undersökning. 4:e upplagan. Studentlitteratur. Lund s Staistiska centralbyrån Bryman, Alan Samhällsvetenskapliga metoder. Liber. Malmö s

11 Respondenterna för kreditgivare valdes ut för att uppnå ett representativt urval men gjordes också genom ett bekvämlighetsurval. Genom Swedbank, Handelsbanken och Svea Ekonomi kunde vi med tanke på tidsbristen få tag på relevant information för uppsatsen. Urvalet till intervjuerna för leverantörer och kunder har gjorts baserat på de svar som framkom i enkätundersökningen. Vi ämnar få en så stor bredd som möjligt och har därför gjort ett strategiskt urval för att nå detta. Främst har urvalet baserats på om respondenten uppgett att de använder årsredovisningen eller ej men även andra punkter i enkäten har haft betydelse. Intervjuer har gjorts med LanAssistans AB, Jonsac AB, Backgårdens Bygg AB, Be Ge AB, Monitor AB samt HBM AB. 2.4 Bortfall I enkätundersökningen uppgick det totala urvalet till 200 respondenter. Enkäten har skickats ut till 100 leverantörer, respektive 100 kunder. Svarsfrekvensen uppgick till 27 leverantörer vilket motsvarar ett bortfall på 73 och 22 kunder vilket motsvarar ett bortfall på 78. Det sammanlagda bortfallet uppgick alltså till 151. Man skiljer på individbortfall (objektbortfall) och partiellt bortfall (variabelbortfall). 23 Vid individbortfall får man inga svar alls på enkäten medan ett partiellt bortfall handlar om att bara vissa frågor har besvarats. I vårt fall rör det sig om ett individbortfall då ett stort antal inte svarat alls på enkäten. Dahmström beskriver tre anledningar till att man får bortfall i en undersökning. Den första är att de personer som man planerat att undersöka icke är anträffbara, den andra att de personer man planerat att undersöka vägrar att svara och till sist att bortfallet beror på någon annan anledning. 24 Vårt bortfall kan alltså vara orsakat av att vi inte mailat till rätt person då vi inte haft tillgång till direkta e postadresser, trots att vi bett i mailet att vidarebefordra till rätt person. Vi har erhållit svar där respondenten förklarat att de icke har tid att svara eller att de anser att de inte är representativa för vår undersökning. Här kan förklaringen vara att vi misslyckats med att förklara syftet med vår undersökning i introduktionsbrevet och inte fått ämnet att låta tillräckligt intressant. Ett eventuellt urvalsfel kan också ha uppkommit vid sökning med hjälp av SNI koder. Den geografiska fördelningen bör dock inte påverka resultatet i någon större utsträckning men urvalet kan vara snedvridet om 23 Dahmström 2005 s ibid s

12 det är en bransch som är dominerande bland de svarande. Försök att minska bortfallet har gjorts genom att en påminnelse har skickats ut till samtliga respondenter som inte har svarat vid första utskicket. Vid intervjuerna förekommer inget individbortfall då de gjorts antingen genom möte ansikte mot ansikte eller i form av telefonintervju. Dock kan ett partiellt bortfall uppkommit, och då framförallt vid telefonintervjuerna om frågorna inte uppfattats rätt och personen svarat ofullständigt i förhållande till uppsatsen. Det är mest troligt att det uppstått vid telefonintervjuerna där man inte har lika mycket personlig interaktion. Detta bortfall har minimerats vid intervjuerna av kreditgivare då samtliga möten skett ansikte mot ansikte. 2.5 Enkätens utformning Enkäten består av attitydfrågor där respondenten svarar i viken utsträckning han/hon instämmer med påståendet. Svarsalternativen är i rangordningsskalor och består av svaren; instämmer helt, instämmer delvis, vet ej/obestämd, instämmer inte och instämmer inte alls. Vi använder oss av icke öppna frågor för att öka svarsfrekvensen, men avslutar med en öppen slutfråga för att fånga in ytterligare åsikter. Det är en hög grad av både strukturering och standardisering av enkäten, detta för att öka jämförbarheten mellan svaren. Vi börjar utskicket med att förklara uppsatsens syfte så respondenten förstår varför vi har intresse för just dem. Här definierar vi också vad vi menar med beslut för att få så relevanta svar som möjligt mot syftet. Sedan ombeds respondenten att svara på 13 frågor där sista är en öppen fråga. Enkäten börjar med frågor om formella informationskällor, här ingår frågor om årsredovisningen, om kreditupplysning samt om nyckeltal. Vi bygger enkätens utformning efter uppsatsens syfte och därför rör de första frågorna just årsredovisningen. Ett visst antal nyckeltal är uppställda för att få en jämförbarhet, dock har en begränsning gjorts till nyckeltal vi anser är relevanta. Respondenten får också möjlighet att nämna ytterligare nyckeltal. För att kunna undersöka delsyftet ställer vi sedan upp frågor om andra formella och informella informationskällor. Vi avslutar enkäten med att fråga om vi kan vända oss till dem för eventuella kompletterande frågor, vilket intervjuerna bygger på. 8

13 Enkät se bilaga 1 och Intervjuguidens utformning Intervjun har utgångspunkt i enkätens utformning. En intervjuguide har utformats i förväg för att få en struktur på intervjun. 18 frågor har ställts upp, indelade i inledande frågor, frågor om formella informationskällor samt frågor om informella informationskällor. Intervjun inleds med några enkla frågor om företaget och informanten. Sedan ställs frågor kring om informanten använder sig av årsredovisningar vid beslutsfattande, detta för att utgå från uppsatsens huvudsyfte. Sedan ställs mer ingående frågor rörande just årsredovisningen. Vidare ställs frågor om andra formella informationskällor, såsom kreditupplysningar och nyckeltal. För att kunna uppnå uppsatsens delsyfte ställer vi också frågor om informella informationskällor, till exempel om företaget lyssnar på rykten/hörsägen. Samtliga respondenter har tillfrågats om de vill ta del av slutresultatet. Att följa en viss struktur under intervjun gör att det blir lättare att jämföra svaren, samt att det blir mer tidseffektivt. 25 Nackdelen med en strukturerad intervju kan vara att den blir mindre flexibel än en ostrukturerad men då vi strävar efter att få en jämförbarhet och att se tendenser anser vi att det är viktigare med en strukturerad intervju. Intervjuguiden innehåller frågor med fasta svarsalternativ såsom ja och nej. Beroende på hur informanten svarar ställs därefter en öppen fråga. På detta sätt blir analysarbetet enklare genom att vi kan gå igenom fråga för fråga och jämföra svaren. I en strukturerad intervju är det lätt att gå miste om synpunkter/problem då frågorna är uppställda i förväg, men genom att varje fråga avslutas med en öppen fråga minimeras detta. Totalt har nio intervjuer ägt rum, tre för varje intressent. För intressenten kreditgivare har intervjuer gjorts på Swedbank, Handelsbanken samt Svea Ekonomi. Dessa intervjuer har gjorts på respektive kontor. För leverantörer och kunder har intervjuerna gjorts över telefonen och dessa har varit av mer ostrukturerad karaktär då de baserades på svaren från enkätundersökningen. 25 Denscombe 2000 s

14 Intervjuguide se bilaga Kritisk granskning av metoden Vi anser att metodtriangulering är det bästa sättet att belysa vårt problem. Vi får genom enkäten en bred studie på ett stort antal frågor och genom intervjuerna får vi djupare kunskaper om underlag som används vid beslutsfattande. Vi anser att denna metod på bästa sätt uppfyller vårt syfte med undersökningen då andra metoder inte skulle uppnå samma bredd. Styrkan med vår metod är att vi inte hänger upp oss och blir enbart beroende av utfallet från enkäten, trots ett stort möjligt bortfall har vi möjlighet att få fram relevant information. Hade vi enbart byggt uppsatsen på en enkätundersökning hade vi varit mer beroende av utfallet på denna. Det finns dock flera problem med den metod vi har valt i denna undersökning. När en enkätundersökning görs är det alltid ett problem med det bortfall som uppkommer. Bortfallet kan vara att respondenterna inte svarar eller att de inte är representativa för populationen. Att ha ett större urval hade ökat reliabiliteten, men detta var ej möjligt på grund av tidsbrist. Det hade även varit svårt att hinna göra en relevant analys av ett större material. Bortfallet hade också eventuellt kunnat minskas genom att skicka ytterligare påminnelser till de respondenter som inte svarat. På grund av tidsbristen samt att svarsfrekvensen inte ökat betydligt efter den första påminnelsen ansågs detta inte nödvändigt. Ett problem med att använda intervjuer är att vi enbart får en persons åsikt som skall fördjupa kunskapen. Detta är information som är svår att generalisera. Tidsbristen har också lett till att vi gjort ett strategiskt urval av informanter, vilket kan leda till att vi går miste om information och kunskap som hade kunnat vara av betydelse av enkäten. 2.8 Reliabilitet och validitet Vid en undersökning bör man sträva efter att reliabiliteten och validiteten är hög. Reliabilitet är ett mått på graden av tillförlitlighet i uppsatsen, att mätningen är stabil och inte utsatt för till exempelvis slumpinflytelser. Trost särskiljer mellan fyra olika komponenter hos det sammansatta begreppet reliabilitet, kongruens, precision, objektivitet och konstans. Han nämner särskilt kongruens som relevant vid enkätundersökningar. Begreppet handlar om att man ställer ett antal frågor om ungefär samma företeelse för att kunna få med all dess nyanser och sedan göra index med de 10

15 likartade frågorna som element. 26 Då vår enkät och intervjuguide är standardiserat utformad får vi en hög tillförlitlighet i uppsatsen. Vi använder också ett enkelt språk och definierar otydliga begrepp för läsaren. Reliabiliteten i uppsatsen minskar ju större bortfallet blir men då vi inte enbart förlitar oss på enkäten ökar reliabiliteten med de fördjupade kunskaper vi får från intervjuerna. Vi anser även att genom det antal vi har i urvalet kan det bli ett visst bortfall utan att reliabiliteten påverkas nämnbart. Validitet är ett mått på om vi lyckas mäta det som undersökningen är avsedd att mäta. 27 Även här är definitioner av otydliga begrepp viktigt för att höja graden av validitet i uppsatsen. Om respondenten/informanten har svårt att förstå frågan samt om många slumpinflytelser gör sig gällande blir inte utslaget att man mäter det man ämnade och får svårt att tala om hög validitet. Vid utformandet av enkäten och intervjuguiden har vi utgått noga från problem och syfte. Frågorna tar utgångspunkt i användandet av årsredovisningen och efterföljande frågor berör främst delsyftet. Vi har också vid utformandet av enkäten och intervjuguiden undvikit negationer, varit noga med att en fråga bara är en fråga, använt vanligt språk och undvikit långa frågeformuleringar, allt för att undvika missförstånd. Genom denna uppbyggnad anser vi att uppsatsen har en hög grad av validitet. 26 Trost, Jan Enkätboken. 2:a upplagan. Studentlitteratur. Lund s ibid s

16 3 Teoretisk referensram I detta kapitel presenteras den teoretiska referensram som är relevant för uppsatsen. Denna berör så väl redovisningens kvalitativa egenskaper, formell och informell information som beslutsfattarens förmåga att hantera informationsmängder. 3.1 Intressentmodellen Den externa redovisningens syfte är att förmedla information om ett företags ekonomi. Informationen som ges är användbar som underlag för beslut av flera olika intressenter. 28 Flera teorier har skapats gällande företag och deras mål. En av de starkaste är intressentmodellen som bygger på ett öppet systemsynsätt, det vill säga att ett företag har relationer med olika intressenter i sin omgivning. Varje företag har ett visst antal intressenter som de har ett utbyte med och det finns ett beroendeförhållande mellan företaget och dessa. Enligt intressentmodellen är intressenterna sex stycken och indelade som aktieägare, kreditgivare, leverantörer, kunder, anställda, stat och kommun. 29 En allmänt hållen definition av externredovisning är att det avser en sammanfattande bild av en organisations affärer med omgivningen. 30 Intressenterna lämnar bidrag till företaget och företaget ger i sin tur belöningar till intressenterna. Det krävs att det finns en balans mellan dessa för en fungerande relation. En förutsättning för att en intressent skall fortsätta ha intresse i företaget är att belöningarna överstiger lämnat bidrag. Företagets mål är att tillfredställa dessa krav och då olika intressenter kan ha olika krav på företaget leder det till att redovisningen måste utformas olika beroende på vem det är riktat till. Dessa olika krav på redovisningen kan då ofta hamna i konflikt med varandra. Utgångspunkten i intressentmodellen är att alla företag strävar efter att uppnå jämvikt med sin omgivning och många gånger gäller det för företaget att kompromissa mellan de krav intressenterna har på dem. 31 Externredovisningen skall vara utformad så att alla intressenter får maximal nytta. Detta kan vara problematiskt då 28 Sundgren, Nilsson, Nilsson 2007 s ibid s Gröjer 2002 s Ax, Johansson och Kullvén Den nya ekonomistyrningen. Liber Ekonomi. Malmö s

17 intresset kan variera mellan grupperna och den kunskap de besitter inom ämnet. 32 Även om man strävar efter att uppnå en balans mellan dessa krav så är intressenternas bidrag av olika betydelse för företaget vid olika tidpunkter. Ledningen ges en särställning då deras roll blir att balansera intressena mot varandra. Ägarna blir i detta fall endast en intressent. 33 Samliga intressenter presenteras nedan. Först presenteras de tre intressenter som är relevanta för undersökningen och som urvalet baserats på. Efter detta presenteras de resterande tre intressenter för att ge läsaren en uppfattning om hela modellens uppbyggnad. Ägare Anställda Stat/Kommun Företaget Kreditgivare Leverantörer Kunder Bild 1. Intressentmodellen Kreditgivare Den information som kreditgivare har störst behov av är den som hjälper dem att bedöma företagets möjlighet att betala räntor och amorteringar på lån. 34 De måste också ha underlag för att kunna besluta om att ge kredit. För att kunna bedöma kreditrisken använder de sig av externa finansiella rapporter och bedömer främst företagets betalningsförmåga på kort sikt, likviditeten, samt betalningsförmågan på lång sikt, soliditeten Leverantörer och kunder Leverantörer och kunder har ett liknande intresse av externa finansiella rapporter som 32 Smith 1997 s Sjöstrand, Jan Erik Organisationsteori. 3:e upplagan. Studentlitteratur. Lund s Sundgren, Nilsson, Nilsson 2007 s

18 kreditgivare. Bägge dessa intressenter har ett intresse av att se ett företags betalningsförmåga på längre sikt, det vill säga om företaget kommer att fortleva. Leverantörerna har dock främst ett intresse i den externa redovisningen för att kunna bedöma ett företags betalningsförmåga på kort sikt, likviditet. Detta är viktigt då de ska ta ställning i frågan om att ge kredit. Likviditeten kan analyseras med till exempel nyckeltal som går att få ut genom en årsredovisning. 35 Kunder har istället ett större behov av att kunna uppskatta ett företags betalningsförmåga på lång sikt, de föredrar att kunna förlita sig på relativt solventa leverantörer. 36 Soliditet är av betydelse då det kan vara viktigt att kunna förlita sig på att till exempel garantiarbeten blir utförda. Även soliditet är ett nyckeltal som finns att tillgå genom årsredovisningar. Utvecklingen har gått i den riktningen att det har blivit allt starkare relationer mellan ett företag och dess leverantörer och kunder. 37 Övriga intressenter: Ägare Aktieägare har två olika syften i varför de är intresserade av externa finansiella rapporter. Det första är för att kontrollera styrelse och VD och att dessa sköter den löpande förvaltningen av bolaget på ett tillfredsställande sätt. Det andra är för att fatta beslut om de ska köpa, behålla eller sälja aktier i bolaget. 38 Rapporterna är främst intressanta om ledning och ägare är skilda samt om företaget är börsnoterat. 39 Nyttan av redovisningen för ägare ligger i att kunna ställa prognoser om företaget samt att de har möjlighet att i efterhand kontrollera deras prognoser Anställda De anställdas intresse i externa finansiella rapporter ligger främst i att kontrollera anställningstrygghet, det vill säga företagets förmåga att betala löner. De är även intresserade av företagets utveckling på lång sikt Sundgren, Nilsson, Nilsson 2007 s ibid s Ax, Johansson, Kullvén 2005 s Smith 1997 s ibid s Smith 1997 s

19 3.1.5 Stat/Kommun Staten har det främsta intresset i rollen som skatteindrivare. Staten vill inte se de externa finansiella rapporterna för att granska företagets framtid utan för att kontrollera att skatten har betalats på ett korrekt sätt Informationskällor Informationskällor finns i komplexa kombinationer med olika egenskaper och är inte lätt att placera i ett fack. Informationskällor kan vara formella, informella, personliga, opersonliga, muntliga, dokumenterade, publicerade, opublicerade, interna eller externa. 42 När information används för beslut är avsikten att reducera osäkerhet. 43 Organisationer behöver en balans av all information som finns tillgänglig, både av den formella som av den informella. 44 En studie av Earl och Hopwood visar att det är den informella informationen som föredras och att den formella, standardiserade inte passar dagens organisationer Formell information Häckner menar att formell information ofta är en fråga om hård data. 46 Typexempel på sådan information är den som genereras i företags ekonomisystem och visas i form av redovisning, budgetering, kalkylering, ekonomiska analyser och rapportering. Formella informationskällor är oftast opersonliga, givna i skriftlig form och uttryckta i siffror som lämpar sig för systematisering. Dessa källor är upprättade efter standarder och lagar inom området. 47 En av anledningarna till att sådan information inhämtas är för att användas som underlag för beslut. Mintzberg menar att hård information används huvudsakligen för att identifiera problem och möjligheter samt för att få en helhets bild av en organisation. 48 Häckner menar dock att det kan bli ett problem om beslutsfattarna översköljs med rapporter innehållande strategisk information och att det finns en risk att de missar den information som har mest substans. Mer information gör att mindre information används för beslutet och att det fattas ett bättre beslut med en anpassad 41 ibid s Kaye, David. (1995). S ources of Information, formal and info rmal. Management De cision. 33(5), s Häckner, E inar Strategiutveckling i medelstora företag. MINAB. Surte s Earl, Hopwood 1979 s ibid s Häckner 1985 s Kaye 1995 s Mintzberg, Henry. (1990). The Manager s Job: Folklore and Facts. Harvard Business Review. 68(2), s

20 mängd information. Empiriska studier tyder på att ju mer osäkerheter som informationen innehåller desto mindre används den. I många fall är det omöjligt att förstå oklarheter genom att tillföra mer hård information. 49 Årsredovisningen, som en av de formella informationskällorna, är en extern finansiell rapport som ges ut årligen till dess intressenter. Den innehåller värdefull information som kan ligga till grund för uppskattningar och analyser om ett företags utveckling och framtida möjligheter. Det är ett kommunikationsredskap där företagen kan visa både för interna och externa intressenter sin strategi och sitt välmående. Årsredovisningen kan också ses som ett hjälpmedel i marknadsföringen just för att det visar företagets mål och ekonomiska prestation Informell information Informell information beskrivs som mjuk data. 51 Exempel på mjuk data är en affärsidé, visioner, föreställningar och värderingar. Den informella informationen är personanknuten och subjektiv. Häckner menar att den mjuka information som beslutsfattare besitter och använder kan vara avgörande för vilka strategiska handlingar som genomförs. 52 Mintzberg menar att mjuk information, då framförallt skvaller, hörsägen och spekulationer kan vara att föredra framför hård information. Han förklarar det med The reason is its timeliness; today s gossip may be tomorrow s fact. 53 Informella informationskällor har ingen grund i standarder och lagar utan uttrycks oftast mer i muntlig form och är en mer personlig källa. 54 Tidigare studier visar på att vid informationsinhämtning föredras personliga och informella dokument framför publicerade och formella källor. 55 Många av de här personliga kontakterna finns inom organisationen och det är en viktig källa för kunskap och expertis. Studier visar också att kontaktnät i form av vänner, familj och tidigare affärsrelationer är en av de främsta informationskällorna Häckner 1985 s Kohut, Gary F and Se gars, Albert H. (1992). The President s Letter to Stockholders: An Examination of Corporate Communication Strategy. The Journal of Business Communication. 29(1), 7 18 s Häckner 1985 s ibid s Mintzberg 1990 s Kaye 1995 s ibid s Kaye 1995 s

21 3.3 Redovisningens kvalitativa egenskaper Informationen i de externa finansiella rapporterna är användbar för olika användare som kan ha skilda önskemål och krav gällande utformningen av företagets externa information. 57 Det är inte möjligt att ta hänsyn till alla olika intressen och därför är det nödvändigt att kunna väga samman alla olika krav för att kunna utforma den bästa optimala redovisningen. För att komma underfund med detta problem har man med utgångspunkt för användarens informationsbehov satt upp vissa kvalitetskrav på redovisningens utformning. 58 Kvalitativa egenskaper är de egenskaper som gör informationen i de finansiella rapporterna användbar för användarna. De fyra viktigaste kvalitativa egenskaperna är begriplighet, relevans, tillförlitlighet och jämförbarhet. 59 Det viktigaste kriteriet är att informationen är relevant. 60 De kvalitativa egenskaperna finns beskrivna i IASB:s föreställningsram för finansiella rapporter som fastställdes av IASB Denna föreställningsram gäller internationellt men är översatt av Redovisningsrådet och utgör grunden för svensk normgivning. 62 En problematik kring redovisningens kvalitativa egenskaper är att de kan ha olika betydelse i olika situationer, i olika företag samt för olika individer. Vad de kvalitativa egenskaperna betyder utgår ifrån beslutsfattaren och dennas personliga egenskaper, de ställer alla olika krav på informationen. På grund av att individen spelar en stor roll finns det ett behov av att skapa en generell framställning av de kvalitativa egenskaperna för att tillfredställa så många användare som möjligt. 63 Nedan redogörs för de fyra viktigaste kvalitativa egenskaperna. Dessa är de primära egenskaperna vilka innehåller sekundära egenskaper som förklarar innehållet Relevans Relevant information är det som påverkar i en aktuell beslutssituation. Informationen är relevant om den påverkar en beslutssituation genom att bidra med information om 57 Falkman, Pär Teori för redovisning. Studentlitteratur. Lund s Smith 1997 s Internationell redovisningsstandard i Sverige IFRS/IAS FAR Förlag. Stockholm. 60 Smith 1997 s Internationell redovisningsstandard i Sverige 62 Artsberg 2003 s Falkman 2000 s

22 inträffade, aktuella eller kommande händelser. 64 Informationen skall även hjälpa företaget att bättre uppfylla mål samt att den skall hjälpa företaget med att minska osäkerheten genom att kunna ställa prognoser. Enligt Smith finns det två olika typer av relevans som kan påverka användbarheten vid beslut, prognosrelevans och återföringsrelevans. Prognosrelevans handlar om hur informationen i redovisningen kan ligga till grund för olika beslut, till exempel att köpa eller sälja. Återföringsrelevans handlar om möjligheten att använda informationen för att kontrollera riktigheten i tidigare prognoser för att dessa sedan ska kunna påverka senare prognoser. 65 Vissa kriterier brukar anges som uttryck för minikrav på relevans och är begriplighet, väsentlighet och aktualitet. Väsenlighet handlar om att man inte bör öka mängden information eller göra den mer detaljrik och exakt om det inte finns någon anledning att detta skulle underlätta för beslut. Aktualitet innebär i sammanhanget att informationen inte får finnas tillgänglig för sent om den skall ha någon påverkan på besluten. 66 Falkman menar att tidpunkten för avlämnandet är avgörande för informationens relevans. 67 Om inte informationen finns tillgänglig när den behövs är denna inte relevant Begriplighet Falkman menar att redovisningsinformation måste vara användarvänlig för att vara relevant. Användare av redovisningsinformation antas dock ha en viss förståelse för redovisning, så för användare som inte har någon kunskap är informationen varken relevant eller tillförlitlig. 68 Dock får inte relevant information som anses vara för svårbegriplig för vissa användare utelämnas på grund av detta. 69 I IASB:s föreställningsram står det att informationen som lämnas ska var lättbegriplig för användarna men man påpekar också att användarna ska skaffa sig den kunskap som krävs för att kunna förstå en finansiell rapport. Användaren förutsätts ha en rimlig kunskap om bland annat affärsverksamhet och redovisning Internationell redovisningsstandard i Sverige 65 Smith 1997 s ibid s Falkman 2000 s ibid s Internationell redovisningsstandard i Sverige 70 Sundgren, Nilsson, Nilsson 2007 s

23 3.3.3 Tillförlitlighet Informationen i externredovisningen ska vara tillförlitlig och det är viktigt att den inte innehåller väsentliga fel eller är vinklad. 71 Informationen är tillförlitlig om den visar det den är avsedd att visa. Detta blir dock en svårighet ju mer komplex verkligheten blir. 72 I vissa fall kan det uppstå ett glapp mellan relevans och tillförlitlighet. Det kan handla om redovisningen av till exempel humankapital, en post som inte får redovisas. Posten är av stor betydelse men dess värde är svår att avgöra vilket gör att informationen skulle bli för omfattande och på det sätt inte relevant. 73 Tillförlitlighet är liksom relevans beroende av beslutsfattaren och olika beslutsfattare accepterar olika nivåer av tillförlitlighet. Verifierbarhet, validitet och neutralitet är ytterligare kvalitativa egenskaper som ökar tillförlitligheten i informationen Jämförbarhet Jämförbarhet är viktigt för att användarna av de finansiella rapporterna ska kunna skaffa sig en uppfattning om ett företags resultat och finansiella ställning över tiden och för att kunna utgöra ett bra beslutsunderlag. En förutsättning för att kunna jämföra över tiden och mellan företag är att likartade händelser redovisas på ett likartat sätt 75 och att samma redovisningsmetoder används konsekvent år efter år. Smith diskuterar detta utifrån två aspekter, jämförbarhet mellan företag och jämförbarhet över tiden. 76 Standardisering av regler och normer är nödvändigt för att möjliggöra för jämförelser men detta har dock en inverkan på relevans och tillförlitlighet. 71 Internationell redovisningsstandard i Sverige 72 Falkman 2000 s ibid s ibid s Sundgren, Nilsson, Nilsson 2007 s Smith 1997 s

24 Kvalitativa egenskaper Relevans Begriplighet Tillförlitlighet Jämförbarhet Påverkar aktuell beslutssituation Tillbakablick Framåtblick Användarvänlig Lättbegriplig Användarens kunskap Verifierbarhet Validitet Neutralitet Ej väsentliga fel eller vinklad Över tiden Mellan företag Standardisering av regler och normer Bild 2. Kvalitativa egenskaper 3.4 Information overload Det finns ingen allmänt accepterad definition på begreppet information overload 77 och begreppet kan ha olika betydelse i olika sammanhang. Man pratar om information overload inom många olika ämnen och det är bland annat ett påtagligt begrepp inom företagsekonomi. Begreppet information overload kan beskrivas som att det är när en individ har för mycket relevant information än denne kan tillgodogöra sig eller att det blir en börda att ha en stor mängd oombedd information. 78 Det kan också representera ett tillstånd då en individs förmåga att använda information besväras och hindras av mängden som är tillgänglig. 79 Feather beskriver det som punkten när det finns så mycket information att det inte är möjligt att använda den effektivt Mängden information Vid beslutsfattande krävs det ofta en sammankoppling och utvärdering av en stor mängd information given vid samma tillfälle. Tidigare studier har föreslagit att den information som en människa kan ta in och bearbeta samtidigt är begränsad och att problem uppstår när den gränsen är nådd. Denna modell är känd som Human 77 Bawden, David. (1999). Perspectives on information overload. Aslib Proceedings. 51(8), s Edmunds, Angela and Morris, Anne. (2000). The problem of information overload in business or ganisations: a review of the litterature. International Journal of Information Management. 20(1), s Bawden 1999 s Edmunds & Morris 2000 s

25 Information Processing (HIP) research och föreslår att när för mycket information ges en individ slutar denna att bearbeta och ta in informationen. De upplever då fenomenet information overload. 81 Information Processing Information Load Underload Overload Bild 3. Sambandet mellan informationsmängd och informationsbearbetning 82 Sambandet mellan informationsmängd och informationsbearbetning illustreras ofta som en inverterad U kurva. I bild 3 ses att informationsbearbetningen ökar när beslutsfattaren upplever information underload och att informationsbearbetningen minskar när samma upplever information overload. 83 Att behöva gå igenom mycket marginellt relevant information kan skapa information overload men ett för smalt utbud av information skapar å andra sidan information underload. 84 Det svåra är att hitta den perfekta balansen Processorienterad syn Information overload har studerats utifrån många olika perspektiv och inom olika discipliner definierar man det olika. Ett dominerande sätt att se på problemet i en affärsorganisation är att det är ett tillstånd då mängden information överstiger en 81 Hwang, Mark I and Lin, Jerry W. (1999). Information dimensions, information overload and decision quality. Journal of information science. 25(3), s ibid s ibid s ibid s

26 individs förmåga att bearbeta denna. Detta synsätt säger att individer utför flera ihopkopplade aktiviteter som utgör de olika processer vilket bygger upp en organisation och hur denna producerar och levererar varor och tjänster till sina kunder. Processen är standardiserad och består bland annat av utbyte av information mellan individer. Beroende på vilka kunskaper man besitter så har man olika roller inom organisationen. Kock tar fram och belyser fem faktorer som påverkar i processen från att information inhämtas till att beslut fattas Typen av uppgift som ska lösas och hur komplex denna är 2. Den enskilda individens beslutsstil 3. Hur mycket information som måste passera mellan individer 4. Hur mycket kunskap inom ämnet som individen besitter 5. Hur mycket erfarenhet individen har av att hantera mycket information Tillsammans påverkar dessa fem faktorer om en individ upplever information overload och hur fenomenet sedan hanteras, vilket reflekteras i kvalitén och produktiviteten i besluten som fattas. På en arbetsplats är information av olika slag viktigt och många måste hantera en överväldigande mängd av information från många olika informationskällor. På arbetsplatsen har man inte råd att ignorera information 86 och många upplever en ångest över att det finns så mycket information att man är rädd för att missa något som är av betydelse för att fatta det bästa beslutet. Kvalitén på besluten påverkas alltså av mängden information som publiceras. Lewis uttrycker det som Professional and personal survival in modern society clearly depends on our ability to take on board vast amounts of new information. Yet that information is growing at an exponential rate. 87 Olika individer hanterar information olika och en individ som är van av att bli överröst av mycket information behöver inte uppleva det som stressande medan en annan mindre erfaren direkt upplever information overload. Det är individens egenskaper tillsammans med informationens utformande och mängd som bestämmer om information overload uppkommer. 85 Kock, Ned. (2000). Information Overload and Worker Performance: A Process Centered View. Knowledge and Process Management. 7(4), s Edmunds & Morris 2000 s ibid s

27 Individens kunskap Beslutsstil Produktivitet Mängden information Information overload Kvalitet Uppgiftens komplexitet Mängden utbytt information Bild 4. Den processorienterade synen på information overload Informationsperspektivet Detta perspektiv utgår från att när omgivningen uppfattas som oförutsägbar och information som behövs för att kunna fatta bra beslut saknas känner den person som ska fatta beslut sig osäker. I och med marknaders internationalisering har det skapats allt mer komplexa förhållanden, vilket gjort det svårt för beslutsfattare att bearbeta all den information de behöver för att kunna fatta bra beslut. 89 I en komplex eller snabbt föränderlig omgivning utsätts individen för antingen för mycket information eller måste lägga ner mycket tid på att hitta ny uppdaterad information. Därmed upplevs en måttlig grad av osäkerhet. 90 Den överväldigande informationen gör att individen inte vet vad de ska beakta då förhållanden ständigt ändras och spänningen och ångesten över detta leder till ännu mer osäkerhet. Hatch menar att osäkerhet är en av omgivningens egenskaper och ett resultat av två starka krafter: komplexitet och förändringstakt. 91 Hon säger Osäkerhet i omvärlden, som detta perspektiv kom att kallas, definierades som ett samspel mellan olika grader av komplexitet och förändring i omgivningen Kock 2000 s Hatch, Mary Jo Organisationsteori. Studentlitteratur. Lund s ibid s ibid s ibid s