1. RAPPORTENS DISPOSITION... 3

Transkript

1 Landstinget Kronoberg Granskning av årsredovisning, bokslut och intern kontroll för år 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2011

2 Innehållsförteckning 1. RAPPORTENS DISPOSITION GRANSKNING AV ÅRSREDOVISNING Landstingsstyrelsens fullgörande av styrsignaler givna från Landstingsfullmäktige Ändamålsenlig och ur ekonomisk synvinkel tillfredsställande skötsel Noteringar mot bakgrund av utförd bokslutsrevision GRANSKNING AV INTERN KONTROLL AVSEENDE REDOVISNING OCH RÄKENSKAPER Inledning Reglemente för intern kontroll Ny centrumorganisation dess påverkan på redovisning och interna kontroll Bokslutsprocessen Avstämning av väsentliga balanskonton Filöverföring från försystem Öppna poster i kontantredovisningen Ankomstregistrerade fakturor/slutlig avstämning Likvida medel Löpande redovisning kopplat till intern kontroll Leverantörsfakturor betalningskontroll Obalans i huvudboken Rutiner för attest Undantag från scanning...12

3 1. Rapportens disposition Vi har som sakkunnigt biträde till revisorerna i Landstinget Kronoberg utfört vår granskning av landstingets verksamhet enligt god revisionssed. Revisionen har som mål att verka för korrekt redovisning, god ordning, tillfredsställande säkerhet och hög effektivitet i landstingets verksamhet. Denna rapport har sammanställts efter utförd granskning av årsredovisning, bokslut och intern kontroll 2010 och utgör bilaga till revisorernas revisionsberättelse. Rapporten har indelats i följande huvudavsnitt: Granskning av årsredovisning 2010 Landstingsstyrelsens fullgörande av styrsignaler givna från Landstingsfullmäktige Ändamålsenlig och ur ekonomisk synvinkel tillfredsställande skötsel Noteringar mot bakgrund av utförd bokslutsrevision Granskning av intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper Granskning av årsredovisning Landstingsstyrelsens fullgörande av styrsignaler givna från Landstingsfullmäktige Lagen ställer krav på att budgeten ska innehålla finansiella mål samt mål och riktlinjer för verksamheten. Målen ska utvärderas och redovisas i förvaltningsberättelsen. Av landstingsfullmäktiges budget 2010 framgår hälso- och sjukvårdsuppdraget utifrån de områden som ingår i God vård. Under respektive område anges dels uppdrag i verbala termer, dels ett antal strategiska mål med fastställande av framgångsfaktorer, mått, källa och målvärde. I budgeten framgår dessutom 16 prioriterade områden som redovisar uppdrag /direktiv till verksamheten. Inom ett antal av dessa prioriterade områden framgår dessutom strategiska mål som relaterar till god vård. Utöver de medicinska grunduppdragen finns även uppdrag om kundnöjdhet, hållbar utveckling, samverkan, strategisk personal- och kompetensförsörjning. I sin årsredovisning presenterar landstinget uppföljningsdata och vilket arbete som bedrivits. Beskrivningen har mycket god överensstämmelse med de uppdrag och de mål som landstingsfullmäktige beslutat om. Vi vill även detta år lyfta fram den positiva utveckling som skett beträffande landstingets redovisning av uppnådda resultat i verksamheten. Bedömningen är att förbättringar skett även detta år. Fortsatt finns dock behov av ytterligare förbättringar. En del i detta handlar om att det för flera mål saknas uppföljningsdata. Detta är i många fall förståeligt genom att vissa mål inte funnits tidigare. Flera mål uppnås inte och det är i huvudsak oklart 3

4 vad detta egentligen innebär. Årsredovisningen ger inte läsaren en bild av hur landstinget (och på vilka grunder) värderar måluppfyllelsen eller frånvaron av den. Ett stort antal uppföljningsdata/indikatorer presenteras i årsredovisningen. Uppställningen följer den struktur som bygger på hörnpelarna i begreppet God vård. Landstinget använder dessa hörnpelare som strategiska mål och redovisningen av indikatorer är strukturerad enligt de strategiska målen. Precis som revisorerna påpekat tidigare saknas även i denna årsredovisning analys och slutsatser med utgångspunkt i presenterade uppföljningsdata. Landstinget lämnar inte sin syn på vad presenterade resultat betyder, kopplat till de av fullmäktige beslutade strategiska målen. I vilken grad kan landstinget anses ha erbjudit en effektiv, säker etc. vård? I vilka avseende finns klara förbättringsbehov och i vilka avseenden uppnår Landstinget Kronoberg godtagbara resultat? I dessa avseenden framkommer ingen tolkning i årsredovisningen. Återredovisningen av måluppfyllelsen för de strategiska mål som fullmäktige lagt fast blir härigenom inte tydlig. 2.2 Ändamålsenlig och ur ekonomisk synvinkel tillfredsställande skötsel Landstingets årsredovisning ger inte tillräckliga underlag för att entydigt kunna avgöra om verksamheten sköts ändamålsenligt och ur ekonomisk synvinkel tillfredsställande. Presenterade data ger ändå vid handen att landstinget i flera fall står sig väl i jämförelse med andra. Detta ger en viktig indikation om att landstinget bedriver en ändamålsenlig verksamhet. Tillgängligheten har fortsatt förbättrats Landstinget har uppnått en tillgänglighet som inneburit tilldelning av den så kallade kömiljarden. Den generella bilden är att landstinget relativt andra landsting och i relation till gällande vårdgarantigränser har en hög tillgänglighet. Inom Barn- och ungdomspsykiatrin (BUP) har i år samtliga patienter som omfattas av garantin fått ett första läkarbesök inom tidsgränsen (30 dagar). Föregående år var denna andel 75 %. När det gäller nästa led inom BUP är dock situationen ännu inte tillfredsställande. Trots att klara förbättringar skett avseende väntetid till fördjupad utredning/behandling jämfört med år 2009 är det bara 77 % av patienterna som erhåller fördjupad utredning/behandling inom gränsen (60 dagar). Det är också angeläget att påtala att efterlevnaden av den nationella vårdgarantin inte är liktydigt med att vårdprocesser fungerar effektivt. Ur effektivitetssynvinkel bör köfrihet eftersträvas. Ett basalt krav för att verksamheten ur ekonomisk synvinkel ska anses ha skötts tillfredsställande är att landstinget klarat det för året budgeterade resultatet. Detta är uppfyllt för år 2010 om än med stöd av betydande engångseffekter. Landstinget Kronoberg redovisar per balansdagen ett utgående eget kapital uppgående till miljoner kronor. Till detta kommer dock i balansräkningen oredovisade pensions-åtaganden (redovisade i enlighet med gällande lag som ansvarsförbindelse) om miljoner kronor, inklusive löneskatt, som ska betalas i framtiden. Härav och med beaktande av det samlade underskottet som kräver återställande enligt lagen om god ekonomisk hushållning, 40,6 miljoner kronor, följer att Landstinget Kronoberg fortsatt befinner sig i en ansträngd finansiell situation med krav på fortsatta åtgärder. 4

5 2.3 Noteringar mot bakgrund av utförd bokslutsrevision Årsredovisningen är upprättad i enlighet med Lagen om kommunal redovisning, god redovisningssed och med tillämpning av Rådet för kommunal redovisnings (RKR:s) rekommendationer förutom att central och viktig information inte lämnas i tillräcklig omfattning angående vilka principer som legat till grund för redovisning av skatteintäkter och statsbidrag. Vidare lämnar årsredovisningen ingen information om hur ingångna leasingavtal hanterats i redovisningen. Landstinget har i sin redovisning valt att periodisera erhållet statsbidrag avseende den så kallade Kömiljarden 2010 över åren 2010 och Härigenom har det erhållna bidraget på totalt 36 miljoner kronor fördelats på 2010 med 24 miljoner kronor medan resterande 12 miljoner kronor av bidraget har förts över till Fördelningen har skett utifrån matchningsprincipen där det intäktsförda bidraget för 2010 motsvaras av de kostnader landstinget anser sig haft under året för att uppfylla kriterierna för tillgänlighetsgarantin. Enligt Rådet för kommunal redovisning är det inte förenligt med god redovisningssed att periodisera det tillfälliga konjunkturstödet. En analogitolkning till detta yttrande torde kunna göras vad gäller redovisning av det erhållna bidraget avseende Kömiljarden Bidraget från staten har erhållits av landstinget eftersom vissa kriterier uppfyllts för år 2010, utan några krav på ytterligare åtgärder eller förpliktelser. Härav följer att stödet i sin helhet borde intäktsredovisats år Vår granskning av Servicecentrum har resulterat i ett bedömt redovisningsmässigt fel avseende om- och tillbyggnad av hissar på lasaretten i Växjö och Ljungby. Det bedömda felet utgör exempel på den gränsdragningsproblematik som gäller mellan när utgiften avser en investering, som ökar ursprungsinvesteringens prestanda, till skillnad från när utgiften skall betraktas som planerat underhåll. Den totala utgiften som redovisats som driftskostnad uppgår till 9,4 miljoner kronor. Enligt vår bedömning torde del av denna utgift redovisas som en investering och skrivas av enligt plan. Gränsdragningsproblematiken mellan vad som är planerat underhåll och en investering bör tydliggöras i organisationen till gagn för projekt- och administrativ personal och för att åstadkomma en rättvisande bild i räkenskaperna i än högre grad. Investeringsutgifter avseende utbyten av väsentliga fastighetskomponenter aktualiserar ett övervägande om införande av så kallad komponentavskrivning. Metoden med komponentavskrivningar utvecklas vidare sist i detta avsnitt. Genomförda åtgärder till trots är bokslutsprocessen alltjämt inte säkerställd. Bland annat föreligger fortfarande vissa avstämningsproblem av väsentliga konton i balansräkningen. Granskningen av processen utvecklas vidare i avsnitt 3.4. Förutom ovanstående nämnda avsteg gör vi bedömningen att årsredovisningen ger en rättvisande bild av resultat och ställning verksamhetsåret Det redovisade resultatet för året, +138,9 miljoner kronor, är påverkat av betydande jämförelsestörande poster. Landstinget bör i sin redovisning utveckla sin redovisning av jämförelsestörande poster. Detta för att i ökad utsträckning säkerställa jämförbarhet och kontinuitet i redovisade resultat mellan år. Det justerade resultatet enligt upprättad balanskravsberäkningen uppgår till +100,6 miljoner kronor. Balanskravet är därmed uppnått för 2010 och det kvarvarande kravet på återställande av eget kapital har därmed kunnat reduceras till 40,6 miljoner kronor enligt gjord uppföljning. 5

6 Beaktat de framsteg som görs av den finansiella redovisningen i årsredovisningen finns fortfarande stor förbättringspotential. Vi rekommenderar landstinget att göra en fortsatt analys och omarbetning av avsnittet som behandlar tillämpade redovisningsprinciper. Speciellt gäller detta vilka centrala uppskattningar och bedömningar som landstinget gör och som inte framkommer av årsredovisningen i dagsläget. Årsredovisningen skulle informationsmässigt vinna på att en ny struktur upprättas där en avgränsad förvaltningsberättelse, i ordets rätta bemärkelse, fick en mer framträdande roll skild från övrig information i årsredovisningen. Vid tiden för denna rapports skrivning saknades i årsredovisningen den redogörelse som enligt innehållsförteckningen skall ingå beskrivande de stiftelser och bolag som landstinget är huvudman för eller delägare i. Förhållandet var samma även föregående år. Särskilt om komponentavskrivningar Huvudsyftet med komponentavskrivning är att få ett mer rimligt avskrivningsförfarande (kostnadsproportionering och utbyten i tiden) på tillgångar som består av komponenter med olika ekonomiska livslängder. Metoden bidrar till att bokförda värden bättre speglar byggnadernas aktuella standard. Men framförallt uppnås en bättre anpassning mellan avskrivningstiderna och byggnadernas struktur. Med komponentavskrivning får man en jämnare kostnadsutveckling till skillnad mot den traditionella metoden för avskrivning. Detta eftersom man vid tillämpningen av metoden kostnadsför/gör utrangering av eventuellt kvarvarande redovisat värde för respektive förbrukad ingående komponent och redovisar utgiften för ersättningskomponenten som anskaffning av en ny tillgång. Vid den traditionella metoden är avskrivningstakten linjär men man får en ryckig kostnadsutveckling genom att samtliga utgifter för ersatta ingående komponenter kostnadsföres så länge ursprungsinvesteringen ligger kvar på sin plan för nyttjande och därmed avskrivning. Denna typ av metod ställer dock högre krav på organisation och rutiner. 3. Granskning av intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper Inledning Enligt kommunallagen skall styrelsen leda och samordna förvaltningen av landstingets angelägenheter och verksamhet. Styrelsen skall uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på landstingets utveckling och ekonomiska ställning. Den skall härvid tillse att den interna kontrollen är tillräcklig och att medel förvaltas på ett betryggande sätt. I styrelsens ansvar ingår således inte endast att utforma organisationen så att den är rationell och effektiv den ska också vara trygg. Den interna kontrollen bör ägnas stor uppmärksamhet och kontinuerligt följas upp av styrelsen. Intern styrning och kontroll är definierad som en process för att försäkra sig om att verksamhetens mål uppnås. Denna består av olika komponenter såsom kontrollmiljö (anger tonen i organisationen och påverkar kontrollmedvetenheten), riskbedömning (identifiering och analys av relevanta risker), kontrollaktiviteter (regler och riktlinjer som bidrar till att säkra att fullmäktiges och ledningens direktiv genom- 6

7 förs), information och kommunikation (relevant information ska identifieras och förmedlas till berörda så att uppgifter kan utföras korrekt) samt övervakning (uppföljning och utvärdering av interna styr- och kontrollsystem). Som biträde till landstingets revisorer genomför vi årligen en övergripande granskning av den interna kontrollen. Denna rapport är inriktad på de delar av den interna kontrollen som avser redovisningsrelaterade kontrollaktiviteter. En uppföljning av tidigare års påpekanden är en naturlig del i granskningen. Vi kommenterar nedan de delar som framfördes i förra årets rapport samt övriga iakttagelser från årets granskning. 3.2 Reglemente för intern kontroll Under 2009 arbetade landstinget fram ett reglemente för intern kontroll. Reglementet anger syftet med den interna kontrollen och dess omfattning, organisation och ansvar samt hur styrning och uppföljning av den interna kontrollen skall ske. Årligen skall enligt reglementet en särskild plan, internkontrollplanen, ligga till underlag för uppföljning och rapportering. Planen är konkretiserad i form av en mall som kommuniceras mellan verksamhetsenheterna och landstingsdirektören varefter avrapportering sker till styrelsen. Reglementet anger på en övergripande nivå vad planen skall innehålla. I sin revisionsberättelse för 2009 uppmanade revisorerna styrelsen att tillse att reglementet för intern kontroll får en praktisk tillämpning i en internkontrollplan med tydliga direktiv och krav på återkoppling. Under 2010 har ledningens fokus legat på organisationsförändringar med centrumbildningar, med prioritet i frågor som följer med en sådan genomgripande omläggning. En del i detta arbete har varit att i verksamhetsplanerna för 2011 inarbeta granskningsplaner för den interna kontrollen. Reglementet har därmed konkretiserats i ett dokument för intern kontroll. Denna innehåller en övergripande målsättning med att upprätthålla en god intern kontroll, vad en granskningsplan ska innehålla samt vad det praktiska kontrollarbetet innebär. Planer för uppföljning av den interna kontrollen har fastställts för varje centrum och innefattar generella områden för styrning av verksamheten, brandskydd, avvikelsehantering, informationssäkerhet och arbetsmiljö. Därtill kommer särskilda områden som är specifika för de olika centrumens verksamhet. Av granskningsplanen framgår vem som är ansvarig för kontrollen och när den skall rapporteras. Vi konstaterar härmed att våra tidigare lämnade synpunkter till stor del har hörsammats. I det fortsatta arbetet är det enligt vår mening mycket viktigt att utveckla och klargöra utifrån vilka faktorer kvalitén i den interna kontrollen skall bedömas. Utgångspunkten måste utgöras av en väl utvecklad risk- och väsentlighetsanalys utifrån respektive verksamhets särart. Den interna kontrollplanen skall vidare kopplas till mål, strategier och gjorda riskbedömningar så att man undviker att följa upp "mindre viktiga saker" för att samtidigt riskera att missa verksamhetskritiska områden. 7

8 3.3 Ny centrumorganisation dess påverkan på redovisning och interna kontroll Under 2009 fattade Landstinget Kronoberg beslut om en ny centrumorganisation. Denna nya organisation har fått inverkan på fördelning av redovisningens uppbyggnad med nya enheter och personalförändringar med företrädesvis nya uppgifter för befintlig personal som följd. Beslutet om den nya organisationen fattades under 2009, men strukturen och de gamla driftenheternas bas/delenheter blev klar först i maj Inom landstinget centralt utsågs en person som huvudansvarig för genomförandet av omorganisationen på en övergripande nivå. Enligt uppgift utsågs ingen formellt ansvarig för att hantera redovisningsmässiga förändringar sett till organisation, system och rutiner. Ingen riskanalys eller projektplan upprättades. Organiseringen av genomförandet har mer haft en karaktär av informella kontakter och möten i ekonomichefs- och i ekonomgrupper där en avstämning av status på beslutade åtgärder har skett. När den nya organisationen trädde i kraft vid halvårsskiftet innebar detta att de gamla attestförteckningarna var inaktuella. För att den löpande hanteringen av fakturor skulle fungera var ekonomer inom centrumen tvungna att upprätta nya förteckningar, vilka godkändes muntligen. Dessa godkändes formellt av centrumledningarna i december. Det kvarstår att uppdatera delegationsordningar samt grundläggande dokument såsom beskrivning av ekonomifunktionen, övergripande ekonomistyrningsprinciper och checklistor och ansvarsförteckningar. Den nya centrumbildningen är ännu inte klar avseende IT-applikationer på några basenheter. Erforderligt förändringsarbete i systemet Cosmic kommer enligt uppgift inte vara klart förrän våren Mycket arbete kvarstår även när det gäller anpassning av rapporter mm. Den omorganisation som skett inom Landstinget Kronoberg har fått stor påverkan på redovisningen i form av nya enheter och ansvariga. Även övriga områden påverkas såsom strukturen för den interna kontrollen, hantering av likvida medel, ITsystem och IT-organisation. Vi anser att ledningen borde utsett en formellt ansvarig person för omorganisation specifikt gällande den redovisningsrelaterade organisationen och att man från landstingets ledning skulle ha beslutat om en projektplan. Denna torde ha innehållit samtliga områden som berörs/kan beröras samt ansvariga för att tillse att samtliga områden behandlas. Vi noterar också att ingen riskanalys genomförts. Vi konstaterar vidare att det kvarstår arbete med uppdatering av grundläggande dokument inom redovisning och intern kontroll. Som exempel på dessa dokument kan nämnas delegationsordningar samt grundläggande dokument såsom beskrivning av ekonomifunktionen, övergripande ekonomistyrningsprinciper, checklistor och ansvars- och attestförteckningar. Som ovan nämnts är inte heller samtliga ITapplikationer klara. Det återstår såväl anpassningar i IT-system som i systemgenererade rapporter. Vi rekommenderar att en totalöversyn snarast genomförs med syfte att säkerställa att ovan nämnda, för den interna kontrollen grundläggande, handlingar utan vidare 8

9 dröjsmål anpassas till den nya organisationen och därefter vederbörligen godkänns. Landstingets ekonomidirektör bör härtill egenutvärdera och bedöma risken för att avsiktliga eller oavsiktliga fel kan ha uppkommit till följd av den rådande situationen. 3.4 Bokslutsprocessen Avstämning av väsentliga balanskonton En fungerande bokslutsprocess är grundläggande för ett rättvisande bokslut. De senaste åren har vi noterat såväl genomförda förbättringar som kvarstående förbättringsmöjligheter i landstingets bokslutsprocess. I samband med delårsbokslutet kunde vi konstatera att bokslutsprocessen inte var säkerställd. Problemen var till stor del hänförliga till att organisationsförändringen med centrumbildningar sammanträffade med tiden för delårsbokslutets upprättande. Under hösten har landstinget arbetat med att färdigställa bokslutsprocessen och ansvarsfördelningen av balans- och resultaträkningens konton. Vi har noterat att landstinget har hörsammat våra tidigare rekommendationer om en mer samordnad hantering och eftersträvar ett mindre antal personer som är engagerade i avstämningsarbetet. För att säkerställa att avstämningsarbetet leder till en hög kvalitet i bokslutet krävs att ansvaret för innehåll och värdering av balans- och resultatkonton är tydligt. Vår granskning av delårsbokslutet klargjorde att ansvaret behövdes förtydligas. Vi framförde synpunkter till redovisningschef och ekonomidirektör vilka hörsammade dessa. Förändringar har genomförts med syftet att skapa förutsättningar för en bättre kontroll av balans- och resultatposter. Delegation har nu skett till personer med tillräcklig insyn och förståelse för posternas innehåll och värdering. Efter genomförd bokslutsgranskning kan vi konstatera att det i allt väsentligt finns en tydlig dokumentation av huvudbokens balanskonton och att konsolideringen av landstingets olika enheter inte har uppvisat några väsentliga brister. Vi konstaterar dock att det fortfarande föreligger avstämningsproblem på väsentliga balanskonton, kundfordringar, avräkning för tandvårdsavgifter (system T4) och leverantörsskulder. Differensen mellan huvudbokskontot för leverantörer och leverantörsreskontran har uppkommit i slutet på 2010 och uppgår till mindre belopp. Problemet med avräkning i systemet T4 innebär att man inte kan specificera vad som eventuellt kvarstår från tidigare behandlingar och som inte fullt ut reglerats. Storleken på differensen mellan huvudbokskontot för kundfordringar och kundreskontran har varierat under året mellan 1,2 mkr till 0,9 mkr. Nämnda problem har inte varit föremål för utredningar under året vilket vi mot bakgrund av tidigare års påpekanden finner högst anmärkningsvärt Filöverföring från försystem Landstingets redovisningssystem är komplext med många systembaserade delar i form av försystem som ska fungera tillsammans. Flera av systemen har en väsentlig inverkan på boksiutsarbetet. I vissa fall är överföringarna från försystem till affärsredovisningssystemet (A+) automatiserade. Dessa överföringar sker i väsentlig omfattning. 9

10 I en tidigare granskning har vi framfört att vi anser att det är av yttersta vikt att rutiner utarbetas för att säkerställa att fullständig och korrekt information förs över till affärsredovisningssystemet. Idag har systemansvariga en skyldighet att meddela redovisningschef först om det uppstår avvikelser i samband med filöverföringar från kringsystem till A+. Vi gör bedömningen att det finns behov av att klargöra ansvarsförhållanden och införa en rutin med skriftlig avrapportering, system för system, oavsett om avvikelser förekommit eller inte Öppna poster i kontantredovisningen I landstingets system Cambio finns en rutin för hantering av likvida medel i patientkassorna. Denna rutin innebär att respektive handläggare (=mottagare av pengar) efter varje dag skall stänga sin kassa för avstämning. Om inte stängning sker kommer inte bokföringen att stämma överens med vad som finns fysiskt i kassan, det vill säga intäkter motsvarande kassans saldo har inte redovisats i rätt period. På några enheter har eftersläpning i flera månader noterats vilket innebär risk för att intäkterna bokförs i fel period samt att risken för oegentligheter ökar Ankomstregistrerade fakturor/slutlig avstämning I årets bokslutsgranskning noterar vi att kontot för ankomstregistrerade fakturor, 5999, har ett kreditsaldo på nästan 0,5 mkr. Detta genomgångskonto som används till dess fakturan är slutattesterad skall vara noll efter en genomförd bokslutsprocess. Så är alltså inte fallet och vi kan därmed konstatera en brist i förfarandet. En brist som kan vara resultatpåverkande. 3.5 Likvida medel Vi har i tidigare års granskningar kartlagt och följt dispositionsrätten till landstingets konton. Vi har kunnat verifiera att det alltid krävs dualitet för alla uttagstransaktioner på bankkonton. Efter att vi har förhört oss om eventuella förändringar med landstingets ekonomiledning kan vi notera att i stort oförändrade förhållanden gäller jämfört med föregående år. En uppdatering av kontostrukturen, fullmakter och behörigheter utifrån de organisations- och personförändringar som skett i samband med centrumbildningar har skett först i februari Då en trygg hantering av landstingets likvida medel är fundamental vill vi fortsätta trycka på vikten av att ständigt hålla dispositionsrätten aktuell och att vara vaksam på situationer med jävsförhållanden som kan försvaga den interna kontrollen. Betalningar sker med hjälp av så kallade säkra sigill. Vi har noterat att inga förändringar har skett under året, samma typ av sigill används som tidigare. Dessa har sedan tidigare granskning fått en ytterligare kontrollförstärkning i form av så kallad teckenräkning. Det innebär att betalningsfilen som produceras i programmet Pagero systemtekniskt kontrolleras i samband med initiering av betalning och efter överföring till bank. Om inte matchning föreligger mellan ursprunglig fil och den fil som kommer till banken kommer betalningen att stoppas och åtgärder måste vidtas. 10

11 Här vill vi också uppmärksamma att möjligheten finns att hantera fakturor utanför det ordinarie scanningsförfarandet vilket påverkar säkerheten i betalningsflöden och den interna kontrollen. 3.6 Löpande redovisning kopplat till intern kontroll Vår rapport av intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2009 avlämnades i mars Vi har erhållit svar från Landstingsstyrelsen den 23 maj I detta svar finns att läsa följande. Inom samtliga de områden som revisorerna tar upp har genomgång skett med berörda och rutinerna har skärpts upp och förtydligats. Vi kan efter genomförd granskning och intervjuer konstatera att denna information inte synes fullt ut ha nått till de som vi anser vara berörda och som torde vara de som ser över och hanterar rutiner för intern kontroll. På några punkter konstaterar vi att ingen förändring har skett. I vissa fall har behörigheter skärpts. 3.7 Leverantörsfakturor betalningskontroll Vi har i tidigare granskningar konstaterat att det finns möjlighet att kringgå attestreglerna gällande leverantörsfakturor och betalningskontroller genom att registrera fakturor och utanordningar direkt i huvudboken. Som en följd av att inläsningen av fakturorna kan bli fel och kräva justering har vi noterat att manuella justeringar ibland måste göras vid scanning av leverantörsfakturor Vi har uppmanat landstinget att införa kontroller som fångar eventuella felaktigheter som kan uppstå såväl avsiktligt som oavsiktligt. På initiativ av systemförvaltare inom landstinget har behörighet att registrera fakturor i huvudboken begränsats från 35 personer till 15 personer. Se vidare avsnitt 3.10 nedan. Landstinget har också infört kontroll av fakturor för betalning överstigande ett visst belopp. Huruvida kontrollen har genomförts och fungerar har inte säkerställts inom landstinget. 3.8 Obalans i huvudboken Landstingets redovisningssystem tillåter så kallade enbenta transaktioner. En grundläggande princip i redovisningen är att varje bokning måste balansera, det vill säga vara lika stor till belopp i debet som i kredit. Orsaken till att landstingets system tillåter obalans i enskilda transaktioner är av systemteknisk natur vid exempelvis filöverföring av sidordnad redovisning. Som ett exempel genererar lönesystemet transaktioner med fyra decimaler vilket inte redovisningssystemet A+ kan hantera. Det för stora antalet decimaler medför därmed obalans i huvudboken som måste rättas upp. Vi har påtalat att dessa justeringar bör begränsas och att klara rutiner upprättas kring hanteringen. Enligt nu gällande rutiner har endast en person behörighet att klarmarkera dessa transaktioner och redovisningschef måste attestera dessa. 11

12 3.9 Rutiner för attest Systemet för scanning av leverantörsfakturor ger en systematiskt förstärkt intern kontroll bland annat då det alltid kräver två olika personer för att attestera en faktura. För att kontrollen ska vara effektiv krävs att ansvariga kontinuerligt kontrollerar och godkänner registrerade attestanter. Förra året noterades att rutiner för denna kontroll fanns inom landstinget. Vi konstaterar att förteckningar över behöriga attestanter finns att tillgå på intranätet, men det är oklart om dessa kontrolleras. Någon formell rutin inkluderande dokumentation av kontrollen finns inte. Vår rekommendation kvarstår. Personer i scanninggruppen har behörighet att registrera och ändra attestanter i systemet. Detta görs efter ett skriftligt besked från centrumekonom. Då samma funktion i scanninggruppen även i vissa fall har attesträtt rekommenderade vi föregående år att rutinerna ses över och förstärks. Inga förändringar har skett och vår rekommendation kvarstår. Under flera år har vi framfört vår synpunkt att slutlig attesträtt måste innehas av personer med ekonomiskt ansvar för den verksamhet som är berörd. Enligt vår uppfattning har inte ekonomer den information som krävs för att ta ställning till huruvida gjorda inköp är korrekta. De har heller inte något ekonomiskt ansvar för enheterna de attesterar. I den nya organisationen med centrumbildningar skulle våra rekommendationer ha hörsammats, men vi konstaterar att huvudattest enligt förteckningar fortfarande innehas av ekonomer. Vår rekommendation kvarstår Undantag från scanning Undantag från scanningen var från 2009 relativt begränsade och omfattade exempelvis utländska fakturor och vissa fakturor för köpt vård. Faktum kvarstår 2010 att undantag förekommer i viss utsträckning. Som exempel noterar vi att fakturor avseende köpt vård i vissa fall hanterats manuellt med hänvisning att det tar för lång tid att administrera dessa via scanningen. Det har således under 2010 funnits en möjlighet att hantera fakturor utanför systemet, då direkt via huvudboken. Rutinerna ska ändras från årsskiftet. Landstinget har begränsat antalet personer som kan registrera undantagen från 35 till 15 personer. Företrädesvis är detta ekonomiassistenter och personer från scanninggruppen. Enligt uppgift har denna begränsning genomförts av systemförvaltare som diskuterat frågan med redovisningschef. Vi ser positivt på att en begränsning införts men anser att dylika förändringar skall beslutas om av landstingets ekonomidirektör. Inget system för intern kontroll är säkrare än dess möjlighet att göra undantag från rutinerna. Så länge möjligheten till undantag finns är systemet sårbart för oegentligheter. Vi rekommenderar starkt landstinget att se över möjligheten till att hantera undantag i huvudboken ytterligare samt att införa kontroller över vilka poster som hanteras på detta sätt. Vi har förståelse för att ett behov av praktisk användande och flexibilitet finns, men av säkerhets- och kontrollskäl måste undantagen i sig begränsas ytterligare. 12

13 Växjö den 21 mars 2011 Peter Bjureberg Andreas Endredi Kristina Lindstedt Auktoriserad/certifierad revisor Certifierad revisor Auktoriserad/certifierad revisor 13