Version ANVÄNDARMANUAL. för. E-tjänsten KOMPIS för aktivitetsledare

Transkript

1 Version ANVÄNDARMANUAL för E-tjänsten KOMPIS för aktivitetsledare

2 Ändringshantering Användarmanual för KOMPIS Ansvarig för dokumentet: Niklas Mattsson Datum Ändring Ansvarig Dokumentet skapades Andreas Ahlgren Lagt till att det finns en begränsning på max 15 tecken i fältet Extern beteckning. Susanne Adolfsson Manualen uppdaterad Sibel Ademi, Camilla Eriksson, Petri Hiljanen Uppdaterat avsnittet om personnummer Petri Hiljanen Innehållsförteckning 1 Inledning Manualer Vilka manualer finns? Hur hittar jag manualerna? Allmänt om KOMPIS Att komma åt E-tjänsten KOMPIS Via E-tjänst Informationssida KOMPIS Registrera och förvalta information om en aktivitet Logga in Beskrivning av listan med aktiviteter Söka bland aktiviteter Klarmarkera aktivitet Lägg till aktivitet Beskrivning av aktivitet Målområde(n) för aktivitet Aktivitetsledare för aktivitet Deltagare på aktivitet Registrering av deltagare för aktiviteter som inte kräver personnummer Registrering av deltagare för aktiviteter som kräver personnummer OBSERVERA!...Fel! Bokmärket är inte definierat. 4.6 Redigera aktivitet Ta bort aktivitet Kopiera aktivitet Ny funktion Logga ut Sidan 2 av 23

3 1 Inledning Denna manual innehåller en beskrivning av IT-stödet för insamling av indikatorer för kompetensutveckling när det gäller den del som görs av aktivitetsledare på myndigheter och externa organisationer. 1.1 Manualer Vilka manualer finns? Detta är en av flera manualer som är tänkta att vara hjälpmedel för dig som använder IT-stödet KOMPIS. De fokuserar på handhavandet av själva IT-stödet. KOMPIS Internt -Skapa aktivitetsledare -Skicka in filer från externa system E-tjänsten KOMPIS för aktivitetsledare -Registrera och uppdatera aktivitet via Webb LB Systemövergripande Att komma åt LB-stöden Allmänt om ärendehantering Behörighet Allmänt om formulär Allmänt om rapporter Hur hittar jag manualerna? Du som jobbar på en myndighet som har åtkomst till SJV:s interna system via kan komma åt manualerna på flera olika sätt: Via menyalternativ Hjälp Manualer i LB. Sidan 3 av 23

4 via Startsidan för KOMPIS på Via Handläggarstödet SEQND, som du antingen kan nå direkt via adressen eller via inloggning på och sedan länken Handläggarstödet JBR (a). a Väl inne i Handläggarstödet så väljer du fliken IT-manualer (b). När du sedan klickar på LB som finns i menyn i vänsterkanten (c), så visas en lista med manualer. Klickar du på någon av dessa (d) öppnas dokumentet med Microsoft Word. Sidan 4 av 23

5 c b d Du som jobbar på en extern organisation kommer åt manualerna via Startsidan för KOMPIS på Sidan 5 av 23

6 2 Allmänt om KOMPIS Det finns ett krav från EU att snarast samla in uppgifter för indikatorer inom området för kompetensutveckling. Jordbruksverket har utvecklat en tjänst som samlar in den information om kompetensutveckling som fordras. Tjänsten består av tre delar: En intern del som kan hanteras av berörda myndigheter (Jordbruksverket, Länsstyrelsen, Sametinget och Skogsstyrelsen) och som ligger i ordinarie Ararat-miljö med åtkomst via användarnamn och lösenord. En extern del som övriga aktörer använder vilken kräver en inloggning, är att registrera och förvalta information om en aktivitet, såsom exempelvis beskrivning av aktiviteten och vad den handlar om, och vilka som deltog. Slutligen finns det funktionalitet för att skicka filer uttagna från andra externa system som t.ex. Lrf:s Kompass och Greppa Näringen. Denna funktionalitet ligger också i ordinarie Ararat-miljö med åtkomst via användarnamn och lösenord. I denna manual får du information om hur du som aktivitetsledare jobbar med punkt 2. Sidan 6 av 23

7 3 Att komma åt E-tjänsten KOMPIS 3.1 Via E-tjänst 1. Skriv in i Microsoft Explorers adressfält. 2. Välj KOMPIS bland E-tjänster i listan. 3.2 Informationssida KOMPIS På denna kan du läsa vad KOMPIS är, Frågor och svar, Planerade driftstopp, systemkrav och annan matnyttig information. Det är också härifrån du startar tjänsten. Klicka på länken till tjänsten. Du kan också gå direkt till tjänsten via adressen men då missar du informationen på informationssidan. Sidan 7 av 23

8 4 Registrera och förvalta information om en aktivitet För att registrera och förvalta information om en aktivitet krävs en inloggning till tjänsten. Följande användargrupper behöver ha inloggning: Aktivitetsledare på myndighet En aktivitetsledare på myndighet är en person som jobbar på en myndighet och som leder en eller flera aktiviteter. Till hennes uppgifter hör exempelvis att registrera de aktiviteter hon leder och att senare fylla i andelen deltagare som deltog på aktiviteten. Extern aktivitetsledare En extern aktivitetsledare är en person som leder en eller flera aktiviteter, men som inte tillhör en myndighet. Hon kan vara ledare på en eller flera myndigheter samtidigt. Hennes uppgifter ser till stor del likadana ut som för en aktivitetsledare på en myndighet. Aktivitetsledare som adminstratör för en myndighet Handläggarens uppgift är att i förhand eller efterhand komplettera eller rent av att registrera all information kring aktiviteter som hon inte genomfört själv. Det finns i dagsläget inget systemstöd för externa företag att ha en administratör. 4.1 Logga in Sidan 8 av 23

9 För att logga in i systemet matar du in ditt personnummer och trycker Logga in. För att kunna logga in krävs att du finns upplagd som aktivitetsledare i Intressent. För aktivitetsledare på myndigheter gäller att ni själva eller någon annan på myndigheten gör detta upplägg i LB. För detta krävs profilen ARARAT_KOMPIS_REG. Mer om detta finns i manualen MAN001 KOMPIS Internt. För aktivitetsledare på externa organisationer gäller att ni måste be den myndighet där ni ansökt om stöd för kompetensutveckling att lägga upp er som aktivitetsledare. 4.2 Beskrivning av listan med aktiviteter Ovanstående bild visar bland annat hur aktivitetslistan ser ut. En rad är en aktivitet. För varje aktivitet presenteras ett antal delar i aktivitetslistan, detta för att beskriva aktiviteten samt hur väl den är dokumenterad. Följande delar finns: Löpnr Löpnr på aktiviteterna med samma journalnr. Varje journalnr har egen löpnr-serie. Varje gång en ny aktivitet registreras räknas löpnumret upp. Journalnr För samtliga aktiviteter måste det finnas ett giltigt journalnr från LB. Kontroll görs mot LB att angivet journalnr är korrekt. Sidan 9 av 23

10 Aktivitet Typ av aktivitet visas, exempelvis om det är en kurs eller rådgivning. Startdatum Startdatum för när aktiviteten börjar. Slutdatum Slutdatum för när aktiviteten slutar. Titel/Extern beteckning Aktivitetens titel och den externa beteckningen presenteras. Målområde Valt målområde för aktiviteten Aktivitetsledare Aktivitetsledarens namn presenteras. Deltagare Information om status för deltagare på aktiviteten. Följande står i fältet: o Fullständig om aktiviteten är genomförd och då deltagarlistan är uppdaterad med vilka som närvarande (eller antal närvarande för de aktiviteter som endast kräver det) o Uppgift saknas om aktiviteten inte är genomförd (när slutdatum inte är passerad) eller om den är genomförd men där deltagarlistan inte är ifylld med vilka som närvarande (eller antal närvarande för de aktiviteter som endast kräver det) Klarregistrerad Information om huruvida aktiviteten är klarmarkerad eller inte: o J om aktiviteten är klarmarkerad o N om aktiviteten inte är klarmarkerad Sidan 10 av 23

11 4.3 Söka bland aktiviteter Användarmanual för KOMPIS Det går att söka i listan bland aktiviteter genom att filtrera mina aktiviteter/aktivitet på myndighet, genomförda/icke genomförda samt klarregistrerade/icke klarregistrerade aktiviteter. När det gäller mina aktiviteter/aktivitet på myndighet så beror det på om man är Aktivitetsledare på myndighet/extern aktivitetsledare eller om man är Aktivitetshandläggare. Är du Aktivitetsledare på myndighet/extern aktivitetsledare kan du bara se dina egna aktiviteter och kan inte kryssa i valet Aktiviteter på min myndighet. Är du Aktivitetshandläggare så kan du välja att se antingen dina egna aktiviteter eller alla som är kopplade till den myndighet som du som Aktivitetshandläggare är kopplad till. Du kan även klicka på någon av rubrikerna och sortera listan utifrån dem. Om du exempelvis klickar på Startdatum kommer aktiviteterna sorteras utifrån vilken aktivitet vars datum för genomförande är närmast i tiden. 4.4 Klarmarkera aktivitet För att en aktivitet ska betecknas som klar måste den klarmarkeras. Detta görs i Aktivitetslistan genom att du trycker på knappen <Markera akt. klar>. Denna knapp visas enbart om en aktivitet är Fullständig både när det gäller Målområde och Deltagare: Sidan 11 av 23

12 Man kan också välja att ta bort en klarmarkering. Ställer man sig på en aktivitet som är klarmarkerad visas en annan knapp med texten <Markera akt. ej klar>. 4.5 Lägg till aktivitet För att registrera en ny aktivitet klickar du på <Lägg till aktivitet>. Då öppnas ett formulär som tar dig igenom de steg som krävs för att en ny aktivitet skall skapas. Stegen består av separata formulär. Formulären består av att beskriva aktiviteten, vilket målområde det är, vem som är aktivitetsledare, samt att slutligen registrera deltagare. När aktiviteten är registrerad, kan du när som helst öppna enskilda formulär. Nedan följer beskrivningar av de olika formulären: Sidan 12 av 23

13 4.5.1 Beskrivning av aktivitet Användarmanual för KOMPIS I ovanstående bild presenteras formuläret för att beskriva en aktivitet. Formuläret är obligatorisk att fylla i för att en aktivitet skall kunna skapas. De fält som är tvingande att fylla i är markerade med en röd stjärna. När samtliga tvingande fält är ifyllda trycker du på knappen <Gå vidare till målområde>. Om du vill avbryta klickar du på Avbryt, ingen ny aktivitet kommer då att skapas. Nedan följer en kort beskrivning av de olika fält som du har möjlighet att fylla i (varav vissa fält är tvingade att fylla i): Aktivitetsnamn Namnet på det projekt som du fått stöd för kompetensutveckling för. Detta kommer inte visas för personer som söker på aktiviteten. Extern beteckning Fyll i denna om aktiviteten har en extern beteckning. Fältet har en begränsning på max 15 tecken, skriver du in fler tecken kan du sedan inte spara utan får då ett felmeddelande. Certifikat Om aktiviteten kan leda till att aktivitetsdeltagarna kan få ett certifikat efter genomförd aktivitet väljer du Ja. Sidan 13 av 23

14 Startdatum Fyll i klockslag och datum för då aktiviteten börjar. Slutdatum Fyll i klockslag och datum för då aktiviteten slutar. Omfattning Fyll i hur många nettotimmar aktiviteten pågår (utan raster och pauser). Exempel: En kurs pågår i 8 timmar och har 20 deltagare OBS! Nettotimmar i det här fallet blir 8 timmar. Journalnummer Journalnummer på projektet (dvs det projekt som du fått stöd för kompetensutveckling för) som aktiviteten har i Jordbruksverkets handläggningssystem (LB). Typ Välj typ av aktivitet. Det är viktigt att denna fylls i korrekt eftersom beroende på vilken typ av aktivitet som väljs kommer de uppgifter kring deltagare som krävs se olika ut. En del aktiviteter kräver att man redovisar personnummer. De aktiviteter som kräver personnummer är: - Kurs - Rådgivning - Studiecirkel - Studieresa - Studiebesök De aktiviteter som inte kräver personnummer är: - Informationsmöte - Fält/Gårdsvandring - Mässa/Utställning - Medverkan vid kurs arrangerad av annan Beskrivning av aktivitet Beskrivning av aktiviteten. (Fritextfält) Handläggande myndighet Den myndighet som handläggningen av projektet sker på. Handläggande län/distrikt Det län/distrikt/myndighet som handläggningen av projektet sker på. Företag som håller i aktivitet Det företag som håller i aktiviteten (behöver inte anges när myndighet håller i aktiviteten). Geografiskt län Plats i Sverige där aktiviteten kommer att äga rum (kan vara skilt från var handläggningen sker). Sidan 14 av 23

15 4.5.2 Målområde(n) för aktivitet Användarmanual för KOMPIS I ovanstående bild presenteras formuläret för att definiera målområde. Formuläret är obligatoriskt att fylla i för att en aktivitet skall kunna skapas. När du klickat i de val som matchar din aktivitet kan du klicka på <Gå vidare till aktivitetsledare>, som tar dig vidare för att skapa en aktivitet. Om du vill avbryta klickar du på Avbryt, ingen ny aktivitet kommer då skapas. Du kan även gå tillbaka till föregående steg. Nedan följer en kort beskrivning av de olika fälten som du har möjlighet att fylla i (varav vissa fält är tvingande att fylla i): Målområde Välj det huvudsakliga målområde som passar in på aktiviteten det målområde som finns i beslutet. Är det flera målområden i beslutet och det är oklart vilket man ska välja, kontakta beslutande myndighet. Om aktiviteten har deltagare från två eller flera målområden ska målområdet som anges i Kompis vara det som har flest deltagare, dvs huvudmålområdet. Inriktning Välj den huvudsakliga inriktningen som passar in på aktiviteten. Om aktiviteten har deltagare från två eller flera inriktningar ska inrikningen som anges i Kompis vara den som har flest deltagare, dvs huvuduppföljningen. Målgrupp Välj den huvudsakliga målgruppen som passar in på aktiviteten. Om aktiviteten har Sidan 15 av 23

16 deltagare från två eller flera målgrupper ska målgruppen som anges i Kompis vara den som har flest deltagare, dvs huvudmålgruppen. Är det svårt att definiera målområde, EU-uppföljning eller målgrupp på grund av att aktiviteten vänder sig till flera grupper eller områden så ska aktiviteten delas och registreras som två eller flera aktiviteter Aktivitetsledare för aktivitet I ovanstående bild presenteras formulär för att välja aktivitetsledare. Formuläret är obligatoriskt att fylla i för att en aktivitet skall kunna skapas. Om du själv är registrerad som aktivitetsledare kommer ditt namn att vara förvalt och då ser det ut som i bilden ovan. Om du skall söka på en aktivitetsledare fyller du i en eller flera av nedanstående sökkriterier och klickar sedan på Sök. Därefter kommer en lista med registrerade aktivitetsledare presenteras som matchar dina sökkriterier: Sidan 16 av 23

17 Du kan sedan välja en aktivitetsledare genom att markera personens namn. När du valt en aktivitetsledare genom att klicka på namnet blir raden grönmarkerad. Klicka på knappen <Gå vidare till registrering av deltagare>. Att välja aktivitetsledare är den sista tvingande uppgiften för att lägga till en aktivitet. Om du inte vill fortsätta med kommande steg, registrering av deltagare, klickar du på Spara och stäng. Aktiviteten kommer då sparas och finnas med i aktivitetslistan. Om du vill avbryta klickar du på Avbryt, ingen ny aktivitet kommer då att ha skapats. Du kan även gå tillbaka till föregående steg Deltagare på aktivitet Det finns två olika typer av formulär för registrering av deltagare, ett för de aktiviteter som kräver personnummer och namn för deltagarna och ett för de aktiviteter som endast kräver antal män och antal kvinnor. Sidan 17 av 23

18 Registrering av deltagare för aktiviteter som inte kräver personnummer I ovanstående formulär ska antal män och antal kvinnor som deltagit på aktiviteten presenteras. Har aktiviteten inte ägt rum än, kommer du inte att kunna fylla i antal män och antal kvinnor. Dessa fält kommer att vara inaktiva tills det startdatum du angivit för aktiviteten har passerats. När aktiviteten har ägt rum måste antal män och antal kvinnor anges. Klicka därefter på knappen <Spara och stäng>. När samtliga uppgifter är registrerade är det viktigt att du klarmarkerar aktiviteten i aktivitetslistan. Sidan 18 av 23

19 Registrering av deltagare för aktiviteter som kräver personnummer När aktiviteten ägt rum ska du fylla i samtliga närvarande och markera deras närvaro med Ja under Närvaro. Om det är så att aktiviteten kan leda till ett certifikat ska du fylla i om respektive person fått certifikat. Om en deltagare inte lämnar sitt 12-siffriga personnr utan bara lämnar en 8-siffrig uppgift går det bra att registrera den. Du kommer då att få en varningstext som säger: Notera att personnummer finns som innehåller endast 8 siffror OBSERVERA! Möjligheten att registrera åttasiffriga personnummer ska endast användas som ett sista alternativ då man saknar kompletta uppgifter. Vi kommer att göra stickprov på personuppgifterna och märker vi att kvalitén på uppgifterna blir sämre kommer vi att låsa möjligheten att registrera 8-siffriga personnr. Deltagaren kommer att registreras som deltagare i aktiviteten så att vi får rätt antal deltagare på aktiviteten, men vi kommer inte att kunna redovisa kompletta uppgifter i uppföljningsarbetet till EU-Kommissionen och Jordbruksdepartementet. Sidan 19 av 23

20 4.6 Redigera aktivitet Användarmanual för KOMPIS För att redigera en aktivitet behöver du först klicka någonstans på raden för den aktuella aktiviteten. Då kommer raden för aktiviteten markeras (blir grön) och knapparna under aktivitetslistan aktiveras. Knapparna är bara aktiva om en aktivitet inte är klarmarkerad. Är den klarmarkerad måste man först ändra aktiviteten till Ej klarmarkerad innan den kan redigeras. Vill du redigera beskrivningen klickar du på knappen Beskrivning eller om du vill redigera/lägga till deltagare klickar du på Deltagare. Sidan 20 av 23

21 4.7 Ta bort aktivitet Användarmanual för KOMPIS För att ta bort en aktivitet markerar du specifik aktivitet och klickar sedan på knappen Ta bort. Du kommer då få en fråga om du är säker på att ta bort aktiviteten eller inte. Klickar du på Ok kommer aktiviteten tas bort från listan. Knappen är bara aktiv om en aktivitet inte är klarmarkerad. Sidan 21 av 23

22 4.8 Kopiera aktivitet Ny funktion Om du har flera aktiviteter som är likadana, exempelvis enskilda rådgivningar, kan du kopiera en aktivitet. Kopieringsfunktionen kopierar hela aktiviteten. Om uppgifter inte är det samma som i aktiviteten som du kopierat kan du ändra i de ifyllda formulären. Det kan vara uppgifter som namn, personummer, datum, omfattning mm. Sidan 22 av 23

23 4.9 Logga ut Användarmanual för KOMPIS Du kan när som helst logga ut. Du gör detta genom att klicka på länken Logga ut. Sidan 23 av 23