Universitetsstyrelsen beslutar godkänna principerna för Process för rekrytering till anställning som lärare vid Linköpings universitet.

Transkript

1 BESLUT Dnr LiU 1324/ (1) Process för rekrytering Universitetsstyrelsen beslutar godkänna principerna för Process för rekrytering till anställning som lärare vid Linköpings universitet. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Beatrice Ask, universitetets rektor Mille Millnert och övriga ledamöterna Theo Bodin, Trygve Carlsson, Britt-Marie Danestig, Kajsa Ellegård, Håkan Eriksson, Ewa Groppfeldt, Åsa Jernberg, Lennart Ljung, Louise Malmström, Joel Phalén, Tommy Skau och Olle Stendahl. Vidare har närvarit suppleanten Anders Brun, personalföreträdarna Per Larsson och Marianne Plymoth, styrelsens sekreterare Ann- Christin Gustafsson, informationsdirektören Lars Holberg, universitetsdirektören Curt Karlsson samt personalchef Randi Hellgren och prorektor Inger Rosdahl, de två sistnämnda föredragande. Beatrice Ask Inger Rosdahl Universitetsstyrelsen

2 Process för rekrytering till anställning som lärare vid Linköpings universitet Dnr LiU 1324/

3 Innehåll Process för rekrytering till anställning som lärare vid Linköpings universitet I Bakgrund 3 II Uppdraget 3 III Kartläggning 4 IV Process för rekrytering till anställningar som professor och universitetslektor kvalitetshöjande åtgärder för en effektivare rekryteringsprocess 4 Verksamhets- och kompetensanalys 4 Karriärplanering 5 Förarbete inför en rekrytering 5 Kungörelse och annonsering 6 Ansökningshandlingar 7 Utseende av sakkunniga 7 Sakkunnigas uppdrag 8 Planeringsmöte/första sammanträde 8 Intervju och provföreläsning 8 Beslut 9 Kontakt och förhandling med föreslagen innehavare 9 Tandemrekrytering mm 9 Förordnande 9 Information till sökande 10 Elektronisk dokumenthantering 10 V Process för rekrytering av five-star-professorer 10 Bakgrund 10 Nominering till five-star-professor 11 Utseende av rekryteringskommitté 11 Rekryteringskommitténs uppdrag 11 Den nominerades besök vid LiU 12 Fortsatta kontakter med den nominerade 12 VI Process för rekrytering av LiU-forskarassistenter 13 Bakgrund 13 Kvalifikationskrav utöver de behörighets och bedömningsgrunder som anges i HF 13 Anställningsprofil och kungörelse 13 Ansökningshandlingar 13 Utseende av sakkunniga 14 VII Process för rekrytering till LiU-post-doc-program 14 Bakgrund 14 Kvalifikationskriterier 14 Programbeskrivning 15 Ansökningshandlingar 15 Bedömning och beslut om anställning 15 VIII Organisation för arbetet med rekryteringsprocessen 15 Processägare 15 Processråd 16 Anställningsnämnd 16 Central anställningsnämnd (CAN)

4 Process för rekrytering till anställning som lärare vid Linköpings universitet I Bakgrund Linköpings universitet har tagit ett antal steg i riktning mot en högre grad av professionalitet när det gäller strategi och process vid rekrytering av anställningar som professor och universitetslektor. Ytterligare åtgärder måste dock vidtas för att ge LiU det försteg framför andra universitet och högskolor som konkurrenssituationen och målsättningarna för universitetets utveckling nödvändiggör. Vid sitt sammanträde den 30 maj 2005 fattade universitetsstyrelsen beslut om Strategi för rekrytering till anställningar som professor och universitetslektor vid Linköpings universitet Med denna strategi som grund presenterar undertecknade nu Process för rekrytering till anställning som lärare vid Linköpings universitet II Uppdraget Rekryteringsprocessen ska säkerställa implementering av LiU:s strategi för rekrytering till anställningar som professor och universitetslektor vara universitetsövergripande, rättssäker och effektiv resultera i kraftigt reducerad handläggningstid Processen ska också ge LiU förutsättningar att identifiera internationellt framstående forskare identifiera yngre lovande forskare erbjuda yngre lovande forskare karriärplanering erbjuda konkurrenskraftiga helhetslösningar för den som erbjuds en anställning Uppdraget har inletts med en kartläggning och utvärdering av LiU:s nuvarande rekryteringsprocess. Varje led i processen har analyserats med utgångspunkt till möjlig och/eller önskvärd kvalitetshöjning och möjlig effektivisering. Resultatet av arbetet är en rekryteringsprocess som karaktäriseras av professionalitet, hög kvalité och effektivitet utan att för den skull ge avkall på kravet på rättssäkerhet

5 III Kartläggning Kartläggningsarbetet har genomförts via en nulägesanalys av rekryteringsarbetet inom respektive fakultet. Fakulteterna har beskrivit flödet i rekryteringsprocessen och identifierat likheter och olikheter i och mellan olika led beträffande bland annat rutiner. Den slutsats som går att dra av nulägesanalysen är att rekryteringsarbetet bedrivs på i stort sett samma sätt inom samtliga fakulteter. Fakultetskulturerna lyser igenom i det praktiska arbetet, men det påverkar inte processen på sådant sätt att det uppstår avvikelser. De flesta leden i nuvarande rekryteringsprocess från fastställande av anställningsprofil fram till förordnande står sig väl även i fortsättningen. Det finns dock ett antal kritiska steg i processen. Rekryteringsprocessen måste efektiviseras ytterligare genom förkortade ledtider, vilket är möjligt att realisera genom bättre planering, bättre framförhållning, delegering och ökad tydlighet avseende ansvar. Om de åtgärder som presenteras nedan genomförs leder det till en effektivare rekryteringsprocess. Processen skall utvärderas årligen med hjälp av nyckeltal (Bilaga.). IV Process för rekrytering till anställningar som professor och universitetslektor - kvalitetshöjande åtgärder för en effektivare rekryteringsprocess Verksamhets- och kompetensanalys (VOK) Ansvarig: Fakulteten Kvalitetshöjning: VOK:en ska ge förutsättningar för en långsiktig planering av kompetensförsörjning och en balanserad karriärstruktur. VOK:en innefattar en omvärlds och verksamhetsanalys (utbildnings och forskningsuppdrag, LiU:s och fakulteternas forskningsstrategier, uppdragsutbildning, uppdragsforskning, administrativa uppdrag, samverkansuppgiften) mål för verksamheten kompetensanalys (befintlig kompetens, pensionsavgångar, befordringar till professor och universitetslektor, karriärplanering) kompetensbehov (vilka kompetenser krävs för att genomföra de uppdrag som identifierats i omvärlds och verksamhetsanalysen), kompetensplanering (karriärvägledning) genomförande (ex rekrytering, kompetensutveckling, avveckling) utvärdering Av Strategi för rekrytering framgår att: De ekonomiska resurser som genereras i samband med generationsskiftet och genom - 4 -

6 aktivt omprioriteringsarbete (antalet professorer minskar) ger förutsättningar till följande strategiska satsningar och omprioriteringar: Fem till tio excellenta five star professorer Minska antalet professorer och öka antalet meriteringsanställningar De professorer som rekryteras ska ha en stark forskningsverksamhet och extern finansiering samt erbjudas attraktiva startpaket Nyrekryterade universitetslektorer ska kunna erhålla forskning inom ramen för anställningen institutionsobundna LiU forskarassistenter vartannat år tvååriga LiU post doc varje år Dessa strategiska satsningar förutsätter ett aktivt internt prioriteringsoch omfördelningsarbete vilket arbetet med VOK kan medverka till. Resultatet av VOK, verksamhets och kompetensplaner ska revideras vart tredje år och årligen stämmas av i samband med budgetarbetet. En utvärdering av arbetet med VOK bör genomföras Karriärplanering Ansvarig: Institutionen Kvalitetshöjning: Strategisk karriärplanering ska leda till goda utvecklingsmöjligheter för den enskilde läraren/doktoranden och utgöra en del av institutionernas kompetensplanering. Karriärplaneringen ska underlätta rörligheten i den akademiska karriären och utveckla det internationella kontaktnätet. Doktorander ska mot slutet av sin forskarutbildning av institutionen och berörd huvudhandledare erbjudas tillfällen för individuell karriärplanering. Anställda som står i början av sin karriär med potential att bli excellenta utgör en viktig målgrupp för LiU:s rekrytering av den nya generationens forskare. Karriärplanering och vägledningsarbetet för doktorander ska vara inriktad på doktorandens intresse och personliga förutsättningar för fortsatt akademisk karriär. På motsvarande sätt som för doktorander ska institutionen och berörd ämnesföreträdare erbjuda forskarassistenter karriärplanering under slutet av deras anställningstid. För etablerade lärare ska karriärvägledning och planering ingå som en punkt på agendan vid de årliga medarbetarsamtalen. Förarbete inför en rekrytering Ansvarig: Institutionen Effektivisering: Rekryteringsbehov som uppstår på institutionerna ska relateras till verksamhets och kompetensplanerna och förankras i dialog med fakulteten

7 Institutionen ska inkomma med ett förslag till anställningsprofil på en fastställd mall för respektive lärarbefattning. Till anställningsprofilen ska biläggas information om: Institutionens företrädare i rekryteringsprocessen Finansiering Val av annonsering (intern/extern, annonseringstid, kontaktpersoner, utkast till kortannons) Alternativa varianter av annonsförmedling (t ex nationella/internationella nätverk inom ämnesområden, riktad information till identifierade presumtiva sökande) Förslag till sakkunniga som skulle kunna anlitas för rekryteringen Önskad tidplan för rekryteringen Förslag till anställningsprofil samt bifogat underlag ska inkomma i elektronisk form via e post till fakultetens anställningsnämnd, alternativt via inrapportering på en fakultetsgemensam webbaserad plats för rekrytering. Efter att anställningsnämndens beslut läggs protokollsutdrag och fastställd anställningsprofil med tillhörande underlag in i ärendets webbaserade samlingsakt. Kungörelse och annonsering Ansvarig: Anställningsnämndens sekreterare Effektivisering: Samverkan mellan inblandade aktörer, framförhållning gällande anpassning av annonseringen i förhållande till utvalda mediers deadlines, målgrupp för rekryteringen, tillgång på potentiella sökande, annonseringsstrategi, medier för annonsering, alternativa varianter av annonsförmedling (t ex nationella/internationella nätverk inom ämnesområden, riktad information till aktuella personer), möjlighet till elektroniska verktyg som underlättar den administrativa hanteringen och möjligheterna till effektiv samverkan mellan inblandade parter. En översyn och vidareutveckling av LiU:s kungörelsedatabas bör genomföras. Mallar bör uppdateras. Möjlighet till administrativt stöd och mallar som möjliggör kungörelser och kortannonser på engelska införs. Framtagandet av underlag för annonser sker i samverkan mellan anställningsnämndens sekreterare, institutionens personalintendent/ administrativa chef och aktuell annonsbyrå. Nämndens sekreterare har samordningsansvar och handhar kontakterna med annonsbyrån. Annonsbyrån ansvarar för kontakter med de medier som valts ut för annonseringen. Förslag till slutgiltigt korrektur ska ha godkänts av ansvariga vid institutionen och anställningsnämndens sekreterare, innan klartecken ges för publicering

8 För att höja kvaliteten och effektiviteten i arbetet med kungörelser och annonser bör en elektronisk webbaserad hantering införas. Detta skulle möjliggöra att den slutgiltiga versionen av respektive rekryteringsärendes kungörelser och annons lagras elektroniskt i en webbaserad samlingsakt för ärendet. Ansökningshandlingar Ansvarig: Anställningsnämndens sekreterare Effektivisering: Former för informationsförmedling, såsom deadlines för insändande av ansökan, målsättning tydlighet och kvalitet i sökandes redovisning av meriter inom angivna behörighets och bedömningsgrunder, CV, bilagor, publikationsförteckning och publikationer är kritiska faktorer där ett utvecklingsarbete bör kunna ge förbättringar i kvalitet och förkortning av handläggningstider. Vi föreslår att en elektronisk hantering införs för universitetets administration av sökandes ansökningshandlingar. Handlingarna biläggs övriga dokument i rekryteringsärendet som samlas på LiU:s webbaserade plats för rekrytering. Detta medför kvalitetssäkring och en effektiviserad administrativ hantering under rekryteringsprocessen i samband med bland annat kopiering, utskick och informationsutbyte. Vi föreslår också att en översyn genomförs gällande hur riktlinjer för ansökan bäst bör distribueras till sökande. Detta gäller även tydligheten och strukturen i riktlinjerna. Ytterligare frågor som bör utredas gällande den interna administrativa hanteringen av ansökningshandlingar: Möjligheter till elektronisk överföring av dokument till kopiering Former och mallar för utskick till sökande Former och mallar för utskick till sakkunniga Förrådshållning för insända handlingar och publikationer Utseende av sakkunniga Ansvarig: Fakulteten/anställningsnämnden Effektivisering: En kritisk faktor i rekryteringsprocessen är tillsättandet av sakkunniga. Ansvaret för framtagandet av förslag och beslut om tillsättande av sakkunniga är i dagsläget fördelat mellan fakultet och institution. Ansvaret för utseende av sakkunniga ligger på fakulteten. Valet och utseende av sakkunniga ska ske i dialog med berörd institution. För att uppnå en bättre fungerande hantering krävs god framförhållning och ömsesidigt engagemang för att komma fram till förslag på sakkunniga. När det gäller framförhållning bör utgångspunkten fortsättningsvis vara den att arbetet med utseende av sakkunniga påbörjas redan i rekryteringens inledningsskede (se ovan). Ett antal tänkbara sakkunniga får därefter i samband med utlysningen av rekryteringen en preliminär förfrågan om de är intresserade av - 7 -

9 att åta sig uppdraget som sakkunnig. Efter sista ansökningsdag gör anställningsnämnden en avstämning angående eventuella jävsförhållanden mellan sökande och de sakkunniga. Ett sådant förfarande möjliggör att: sakkunniga som tillfrågats kan planera in datum för det eventuella sakkunniguppdraget i god tid sakkunniga kan påbörja sitt arbete direkt efter att sista ansökningsdag har passerat och jävsfrågan utretts Sakkunnigas uppdrag Ansvarig: Fakulteten/anställningsnämnden Effektivisering: För att sakkunnigas uppdrag ska fungera effektivt och resultera i utlåtanden av god kvalitet förutsätts. Tydliga riktlinjer och instruktioner Beskrivning av rekryteringsprocessen Tillgång till fullständiga ansökningshandlingar Att sakkunniga snabbt får tillgång till det material som krävs för att de ska kunna utföra sitt uppdrag Väl fungerande kommunikation med berörd anställningsnämnd God service i kontakter och vid besök Planeringsmöte/första sammanträde Ansvarig: Anställningsnämnden Effektivisering: Vid mötet upprättas en tidplan för utseende av tätgrupp, intervju/provföreläsning och slutsammanträde. Kvalitetshöjning: Vid planeringsmötet lämnas information till anställningsnämnden och de sakkunniga om i vilket verksamhetssammanhang rekryteringen ska ske. Vidare informeras om de villkor och förutsättningar de sökande ska matchas emot. Detta inledande möte är av avgörande betydelse för att de sökande inte ska bedömas enbart utifrån en kungörelse utan också gentemot ett verksamhetsmässigt sammanhang. Förutom företrädare från anställningsnämnden deltar sakkunniga och en representant från berörd institution. Intervju och provföreläsning Ansvarig: Anställningsnämnden Effektivisering: Genom den tidplan som överenskommits i samband med planeringsmötet elimineras all den tid som krävs för samordning mellan berörda aktörer. Kvalitetshöjning: Som underlag för intervjun ska den sökande ha inkommit med en avsiktsförklaring vad hon/han vill åstadkomma om hon/han kommer ifråga för anställningen. Avsiktsförklaringen utgör ett bra underlag för intervjun. Intervjun kan föregås av provföreläsning när arbetsinnehållet i anställningen är av sådan karaktär att det är befogat. Vid intervjun ska en representant för berörd institution delta för att belysa verksamhetsperspektivet. I samband med inter - 8 -

10 vjun ska sökande erhålla en inbjudan att besöka den institution vid vilken den ledigförklarade anställningen är placerad. Beslut Ansvarig: Anställningsnämnden Kvalitetshöjning: Anställningsnämndens motivering för beslut ska innehålla slutsatser om tätgruppens meriter relaterat till ämnesområdet för anställningen, kraven för behörighet och/eller bedömningsgrunder samt arbetsuppgifter och villkor i övrigt som är förenade med anställningen. Motiveringen ska avslutas med ett sammanfattande resonemang som leder fram till den föreslagna innehavaren. Denna kvalitetshöjning har syftet att minimera antalet överklaganden. Kontakt och förhandling med föreslagen innehavare Ansvarig: Institutionen Effektivisering: Här finns stor potential att minska ledtiden. Det är inte ovanligt att både institution, fakultet och rektor är involverade i diskussion med föreslagen innehavare om anställningsvillkor och startpaket och så kommer det fortsatt att vara beroende på anställningens verksamhetsmässiga och strategiska koppling. Eftersom anställningen alltid är organisatoriskt placerad vid en institution är det logiskt att institutionen ansvarar för kontakt och förhandling med den föreslagne innehavaren, men att de villkor som erbjuds förankras i dialog med fakultet och/eller rektor. De anställningsvillkor och startpaket som erbjuds ska dokumenteras i ett anställningserbjudande. Tandemrekrytering m m Ansvarig: Personalavdelningen Kvalitetshöjning: Målsättningen är att de som erhåller en anställning vid Linköpings universitet också ska bosätta sig i Östergötland. Det innebär att dessa personer ska bryta upp från en socialt etablerad tillvaro och det räcker inte med erbjudande om en attraktiv forskningsmiljö och andra kringresurser utan även privata behov och krav måste falla på plats innan beslut tas om att anta ett anställningserbjudande. Personalavdelningen erbjuder stöd och kontakter för tandemrekrytering, boende, skola och barnomsorg. Förordnande Ansvarig: Institutionen Kvalitetshöjning: Här ska en återkoppling ske till det önskemål om tidplan för rekryteringen som institutionen inledningsvis angett vilket innebär att institutionen omedelbart efter avslutade förhandlingar med den föreslagne innehavaren ska insända ett förordnandeförslag till personalavdelningen

11 Information till sökande Ansvarig: Anställningsnämndens sekreterare Kvalitetshöjning: För att ge en positiv bild av LiU som arbetsgivare är det viktigt att kontinuerligt hålla de sökande informerade om vad som händer i rekryteringsärendet, inte bara när ärendet är avslutat. De sökande ska själva kunna hämta information om rekryteringsärendets status genom respektive anställningsnämnds hemsida. Elektronisk dokumenthantering Status: Utvecklingsprojekt Effektivisering: Elektronisk hantering utnyttjas flitigt i arbetet idag, men vad som behövs är ett samlat IT stöd för rekryteringsprocessen. Det pågående ELON projektet som ska resultera i ett elektroniskt diarium är ett stort steg i denna riktning. En elektronisk webbaserad plats för rekrytering bör tas fram. Denna ska utgöra den gemensamma basen för informationsspridning och administrativ hantering kring varje rekryteringsärende. Den webbaserade rekryteringsplatsen möjliggör att inblandade parter kan följa varje rekryteringsärende. Allt eftersom processen fortskrider samlas information och dokumentation i en webbaserad samlingsakt för varje enskilt rekryteringsärende. En webbrelaterad lösning kan möjliggöra informationsspridning, marknadsföring, en sammanhållen administrativ hantering, processmässig kvalitetssäkring samt elektronisk tillgänglighet och lagring av LiU:s lärarrekryteringsärenden. Rekryteringsplatsen bör integreras med LiU:s nuvarande kungörelsedatabas och det kommande dokumenthanteringssystemet ELON. V Process för rekrytering av five-star-professorer Bakgrund Under perioden ska LiU rekrytera fem till tio excellenta forskare i internationell toppklass som kan ge särskild lyskraft till LiU. Dessa five star professorer ska befinna sig i forskningsfronten, vara högt citerade forskare samt kunna generera stora externa forskningsanslag från prestigefyllda forskningsfinansiärer. Denna extra satsning på forskningsexcellens är en bred satsning för hela universitetet som ska ses som ett komplement till nuvarande strategiska insatser. Rekryteringsprocessen i sig gör att sannolikheten är stor för att en lyckad rekrytering hamnar inom redan starka områden, men det är inte ett krav att dessa professorers forskningsområden överensstämmer med LiU:s nuvarande styrkeområden. Five star professorerna ska ha förmåga att bygga egna strategiska och starka forskningsmiljöer och generera internationellt ledande forskning inom sina respektive områden. Medel för rekrytering five star professorer avsätts årsvis i LiU:s budget

12 Nominering till five-star-professor Ansvariga: LiU:s professorer LiU:s professorer ska löpande under året ges möjlighet att inkomma med förslag på five star professorer. Förutom den nominerades namn, CV och publikationsförteckning ska förslagen innehålla förslagsställarens beskrivning av det aktuella forskningsfältet/området och en motivering till nomineringen. Här bör också redovisas huruvida förslagsställaren haft kontakt med personen i fråga och om denna/e har ett intresse av att komma till LiU. Vidare bör den som nominerat kandidaten göra en rimlighetsbedömning av om hon/han vid erbjudande är beredd att flytta sin verksamhet till LiU. En konsekvensanalys avseende behov av forskningsstöd för att den nominerade ska vara intresserad att komma bör biläggas. Utseende av rekryteringskommitté Ansvarig: Rektor Rektor ska inrätta en kommitté för att bearbeta inkomna förslag. Rektor ska före utseende av ledamöter i kommittén samråda med fakulteterna/motsvarande. Kommittén ska bestå av fem sju professorer med minst en representant från varje fakultet/motsvarande. Dessa professorer ska vara framstående forskare med väletablerade nationella och internationella nätverk. Rekryteringskommitténs uppdrag Ansvarig: Rektor Direktiv för kommitténs arbete utfärdas av rektor. Gruppen ska ha två tydligt definierade uppdrag. Förutom att granska inkomna nomineringar ska gruppen själv systematiskt söka möjliga forskare på five star nivå som kan vara intressanta för LiU. Hela processen ska genomsyras av en rimlighetsbedömning huruvida identifierade forskare är beredda att etablera verksamhet vid LiU och flytta till Linköping. Kommittén ska löpande ta emot förslag från LiU:s professorer och ha fyra fastställda sammanträde/år. Kommittén kan välja att arbeta med en ordförande/samordnande, som efter dessa möten har i uppdrag att för rektor redovisa gruppens förslag på eventuella kandidater att gå vidare med i rekryteringsprocessen samt ta informell kontakt med förslagsställaren gällande icke prioriterade personer. I uppdraget som kommitténs ordförande ingår även att inhämta kompletterande uppgifter rörande nominerade kandidater. Efter att kommittén lämnat förslag till rektor tar rektor initiativ till en dialog med berörd(a) fakultet(er) och institution(er). Denna dialog ska resultera i ett preliminärt underlag för rektors fortsatta kontakter och förhandlingar med den nominerade. Rektor kontaktar därefter, eller utser och ger instruktion till den som tar den första kontakten med, den föreslagna five star professorn. Om intresse från den föreslagna personen föreligger bjuder rektor in till ett besök vid LiU

13 Den nominerades besök vid LiU Ansvarig: Personalavdelningen Personalavdelningen ansvarar, tillsammans med berörd(a) fakultet(er), institution(er) forskargrupp och förslagsställaren, för utarbetande av ett besöksprogram. Rektor fastställer besöksprogrammet. Personalavdelningen har ansvar för att allt praktiskt kring besöket sker på högsta servicenivå och med hög professionalitet. Programmet ska styras av vad den föreslagna personen vill informera sig om vid sitt besök. Om hon/han önskar presentera sin forskning genom att ge ett seminarium kan detta vara ett inslag i programmet, men fokus för besöket ska ligga på att LiU presenterar sig och vad vi kan erbjuda professionellt, ekonomiskt och socialt. I programmet ska ingå besök på berörd(a) fakultet(er), institution(er) forskargrupp, möte med rektor, dekan(er) och prefekt(er), lunch eller middag med kommittén inkl förslagsställaren samt ett socialt program i enlighet med den nominerades önskemål. En första diskussion med rektor om förutsättningar för anställningen samt den nominerades önskemål och förväntningar kan ingå när så befinns lämpligt. Ett medföljarprogram ska kunna erbjudas efter önskemål. Fortsatta kontakter med den nominerade Ansvarig: Rektor Efter besöket vid LiU diskuterar rektor med berörd(a) fakultet(er) och institution(er). Denna diskussion inleds med en utvärdering av besöket och genomgång av den nominerades önskemål och förväntningar på anställningen. Diskussionen ska resultera i ett underlag för rektors fortsatta kontakter och slutgiltiga förhandlingar med den nominerade. Rektor är ansvarig för att de fortsatta kontakterna med den föreslagne professorn löper på och inte blir för långdragna. Rektor kan under processen involvera andra aktörer såsom fakulteten, forskargruppen m.fl. beroende på den specifika situationen. Om den nominerade five star professorn visar fortsatt intresse för erbjudandet sker fortsatta diskussioner rörande lön och övriga villkor som är förenade med anställningen direkt med rektor, som vid behov åter stämmer av med fakulteterna. Då denna diskussion är avslutad uppdrar rektor åt berörd fakultet att ledigförklara anställningen enligt ordinarie rekryteringsprocess för lärare. Den fortsatta processen sker i den Centrala anställningsnämnden (CAN). Rekrytering av five star professorer ska fram till det att anställningen har ledigförklarats kunna avbrytas löpande under processens gång

14 VI Process för rekrytering av LiU-forskarassistenter Bakgrund LiU ska rekrytera forskare som står i början av sin forskarkarriär till anställningar som forskarassistenter och vartannat år annonsera institutionsobundna sådana anställningar, som benämns LiU forskarassistenter. Ambitionen ska vara att dessa forskarassistenter under sina fyra år ska etablera en egen forskargrupp finansierad med egna externa medel. Dessa anställningar ska vara placerade i etablerade forskningsmiljöer, men inte nödvändigtvis kopplade till LiU: s strategiska områden. Innehavarna av anställningarna ska erhålla ett startbidrag och bilda ett nätverk (Junior faculty). Till Junior faculty ska kopplas en programverksamhet inriktad på hur man startar en egen forskargrupp och innehålla bl a utbildning i handledning hur man söker externa medel har man genomför kommersialisering karriärrådgivning Kvalifikationskrav utöver de behörighets- och bedömningsgrunder som anges i HF Ansvarig: Rektor Sökande ska: ha producerat högkvalitativ forskning både före och efter disputation vara potentiellt excellenta forskare i så motto att de på ett självständigt och framgångsrikt sätt kan driva nyskapande viktig forskning och därmed bidraga till att öka kunskapen inom sitt forskningsområde ha förvärvat egna forskningsanslag. Innovativ forskning som ifrågasätter existerande tankesätt och prövar nyskapande idéer bör särskilt prioriteras normalt ha arbetat som post doc vid annat universitet. Anställningsprofil och kungörelse Ansvarig: Centrala anställningsnämnden Intentionerna med denna typ av anställning måste klart framgå av anställningsprofilen för att sakkunniga och anställningsnämnden ska kunna bedöma huruvida den sökande kan fullgöra sin anställning väl. Anställningarna ska annonseras brett nationellt och/eller internationellt. Ansökningshandlingar Ansvarig: Centrala anställningsnämndens sekreterare Ansökan ska bestå av CV, publikationsförteckning och publikationer samt andra dokumenterade meriter som den sökande önskar åberopa. För att kunna bedöma utvecklingspotentialen ska den sökande bifoga ett Letter of Intent, som tydliggör i vilken forskningsmiljö den sö

15 kande kommer att bedriva sin verksamhet och hur den sökande tänker sig uppfylla de ambitioner som ligger i LiU:s särskilda satsning på LiU forskar assistentanställningar. Vidare ska till ansökan bifogas ett utlåtande från handledaren. I detta utlåtande ska den sökandes kompetens beskrivas utifrån dokumenterad vetenskaplig erfarenhet och skicklighet, den vetenskapliga produktionens omfattning och kvalitet samt grad av egen delaktighet, självständighet, post doc vistelse samt erfarenhet av undervisning. Utseende av sakkunniga Ansvarig: Centrala anställningsnämnden För att minska handläggningstiderna ska tänkbara sakkunniga kontaktas tidigt i processen. Efter det att ansökningarna inkommit tar Centrala anställningsnämnden ställning till eventuella jävsförhållanden och har därefter ansvar för utseende och tillsättande av sakkunniga. För att de sakkunniga ska ha möjlighet att göra en bedömning av hög kvalitet måste dessa få tydliga instruktioner och vara väl informerade om syftet med denna strategiska satsning. VII Process för rekrytering till LiU-post-doc-program Bakgrund LiU ska mellan 2006 och 2012 årligen som en försöksverksamhet anställa sex till åtta Liu post doc under två år. Målsättningen är att denna satsning på ett post doc program ska öka möjligheterna till meritering efter doktorsexamen och ge bättre förutsättningar för att komma ifråga för utlysta anställningar samt att kunna konkurrera om forskningsanslag i eget namn eller tillsammans med andra. Liu post doc programmet riktar sig till LiU:s nydisputerade doktorer som har potential att bli excellenta. Detta är en viktig målgrupp för LiU:s rekrytering av den nya generationens forskare. Institutionen nominerar i samråd med berörd handledare personer till Liu postdoc programmet. Doktorander ska mot slutet av sin forskarutbildning av institutionen och berörd huvudhandledare erbjudas individuell karriärplanering. Doktorandens intresse och personliga förutsättningar för fortsatt akademisk karriär ska diskuteras. Genom karriärplaneringen identifieras personer som bedöms ha potential för fortsatt arbete med forskning. Till Liu post doc programmet kan forskarstuderande nomineras sex månader före planerad disputation och sex månader after avlagd doktorsexamen. Kvalifikationskriterier Ansvarig: Rektor Rektor ska ta fram förslag till kvalifikationskriterier för Liu post docprogrammet. Tydliga kvalifikationskriterier, är avgörande för den

16 kommande bedömningen av de sökande. Liu post doc ska t ex vara potentiellt excellenta forskare. Programbeskrivning Ansvarig: Centrala anställningsnämnden Intentionerna med denna typ av anställning måste klart framgå av programbeskrivningen för att CAN ska kunna bedöma sökande i relation till intentionen med programmet och kvalifikationskriterierna. Ansökningshandlingar Ansvarig: Centrala anställningsnämndens sekreterare Efter nominering insänder doktoranden eller den disputerade sina handlingar i form av CV, publikationsförteckning och publikationer samt andra dokumenterade meriter som den sökande önskar åberopa. För att kunna bedöma utvecklingspotentialen ska den nominerade bifoga ett Letter of Intent, som tydliggör hur hon/han ska uppfylla de ambitioner som ligger i LiU:s särskilda satsning på LiU post doc. Vidare ska institutionen i samråd med berörd handledare i ett utlåtande motivera nomineringen. I detta utlåtande ska den nominerades kompetens beskrivas utifrån dokumenterad vetenskaplig erfarenhet och skicklighet, den vetenskapliga produktionens omfattning och kvalitet samt grad av egen delaktighet, självständighet samt erfarenhet av undervisning. En översiktlig verksamhetsplan för de två postdoc åren och en bedömning av vad den sökande förväntas prestera under denna tid ska också bifogas ansökan. Bedömning och beslut om anställning Ansvarig: Centrala anställningsnämnden Centrala anställningsnämnden bedömer de nominerades meriter utifrån dokumenterad kompetens och potential. Institutionens/handledarens nomineringsmotivation väger tungt i denna bedömning. Under arbetets gång kan centrala anställningsnämnden vid behov samråda med institution/handledaren. VIII Organisation för arbetet med rekryteringsprocessen Processägare Processägaren arbetar på uppdrag av rektor. Personalchefen är processägare för rekryteringsprocessen. Processägaren förfogar över rekryteringsprocessens resurser och leder processrådet. Vidare ansvarar processägaren för: att de medel som tilldelats processen används effektivt att rekryteringsarbetet håller hög kvalité och är rättssäker att processen samordnas mellan olika organisationsenheter att processen utvecklas så att den svarar mot uppkomna krav och behov

17 att formulera och följa upp nyckeltal att rapportera utfall och förankra utvecklings, förändrings och resursbehov till rektor Processråd I processrådet ingår förutom processägaren, de prefekter som ingår i prefektrådet och sekreterarna i anställningsnämnderna. Processrådet ska ansvara för att rekryteringsprocessen, i den del fakulteten/motsvarande är ansvarig, omsätts i praktiskt arbete med fokus på föreslagna åtgärder för högre kvalité och effektivitet. Anställningsnämnd Nuvarande anställningsnämnd, en per fakultet samt en för nämnden för utbildningsvetenskap ansvarar för arbetet med rekrytering av professorer, universitetslektorer, forskarassistenter samt befordran till professor och universitetslektor. Central anställningsnämnd (CAN) CAN ansvarar för arbetet med rekrytering av Five star professorer, LiU forskarassistenter och LiU postdoc. I CAN ingår dekanerna och ordförande för nämnden för utbildningsvetenskap samt en studeranderepresentant (forskarstuderande). Rektor utser ordförande. Suppleant för dekanerna/motsvarande är den av prodekanerna som utsetts som ställföreträdare för dekanus/motsvarande. För studentrepresentanten ska en suppleant utses. Rektor utser sekreterare i CAN. Linköping dag som ovan Inger Rosdahl Projektledare Randi Hellgren Delprojektledare

18 Förkortningar, symbol- och teckenförklaringar ER = Avd för Externa Relationer F = Fakultet I = Institution P = Prefekt Pr = Professorstimmar SK = Sakkunniga VOK = Verksamhets- och kompetensanalys Aktivitet Parallelläge Dokumenterat Beslut/resultat Dokument Oförutsedda rekryteringsbehov Karriärvägledning/planering Institutionens budget VOK Institutionens verksamhets- och kompetensplan Dialog mellan fakultet och institution Fakultetens Budget Sammanst. av plan. rekryt. Förbereda rekrytering Förslag till anställningsprofil Förslag till potentiella sakkunniga Sammanträde Anställningsprofil Ansvarig F P F P F Aktörer I F I Resurser I F & I 6 t Pr, 4 t Adm Finans. F & I Nyckeltal SK (k/m) Riktlinjer LiUs strategikarta, fakulteternas strategier Processkrav Högskolelagen, Högskoleförordningen, Anställningsordningen och övriga lokala föreskrifter LiUs rekryteringsstrategi

19 Förkortningar, symbol- och teckenförklaringar AN = Anställningsnämnd DK = Direkta kostnader ER = Avd för Externa Relationer F = Fakultet I = Institution Lst = Landstinget PR = Professorstimmar P-ägare = Processägare SK = Sakkunniga Aktivitet Parallelläge Dokumenterat Beslut/resultat Dokument DK. 75 kkr Ansöka Sakkunnig Sakkunniggranskning Annons Kungörelse Sakkunnigutlåtanden Kungörelsedatabas Utarbeta och publicera kungörelse och annons Diareförd ansökan Utse och kontakta sakkunniga Beslut om sakkunniga Info. till sökande Info. om uppdrag och handlingar till sakkunniga Planeringsmöte Tätgrupp Inbjuda tätgrupp Intervju och institutionsbesök Beslutssammanträde Ansvarig F Aktörer I, ER Diariet I AN-sekr SK, I AN-sekr SK, I, Lst SK, I Resurser 6 t adm, DK 30 kkr 7 t adm, 2 t Pr 5 t adm, 3 t Pr 10 t Pr, 4 t adm 20 t Pr, 10 t adm, DK 20 kkr 5 t Pr, 4 t adm Finans. P-ägare F, I, P-ägare P-ägare Nyckeltal Sökande (k/m) Tid fr kungörelse t utseende av SK Tätgrupp (k/m) Tid från utseende av SK till förordnande Riktlinjer Högskolelagen, Högskoleförordningen, Anställningsordningen och övriga lokala föreskrifter LiUs rekryteringsstrategi

20 Förkortningar, symbol- och teckenförklaringar PA AN = Anställningsnämnd D = Dekanus DK = Direkta kostnader F = Fakultet F-miljö = Forskningsmiljö I = Institution P = Prefekt PA = Personalavd. PC = Personalchef P-ägare = Processägare R = Rektor VI = Avd. för verksamhetsinfo. Aktivitet Parallelläge Dokumenterat Beslut/resultat Dokument Analysera orsak till avhopp Delprocess överklagande Meddela övriga sökande Föreslagen innehavare återtar sin ansökan Information till övriga sökande Beslutssammanträde Beslut om förslag till innehavare Ge besked till föreslagen innehavare Besök vid LiU. Modifierad variant av besöksprogrammet för Five-star - professorer Diskussion om anställningsvillkor och kringresurser Informera fackiga organisationer Förordnande, anställningsvillkor, kringresurser Skicka förordnande till innehavaren, kopia till institution Ansvarig F I P PC R F Aktörer AN-sekr D, FM D, PA D, R, PC Fackl. org. PC VI Resurser 1 t Pr, 1 t Adm 2 t Adm 15 t Pr, 30 t Adm, DK 10 kkr 10 t Pr 2 t PC Finans. P-ägare F & I, P-ägare R, F, I P-ägare Nyckeltal Andel föreslagna som återtar sin ansökan, orsak (m/k). Tid från beslut om förslag till innehavare till förordnande. Förordnade (m//k, ålder, tidigare A-givare). Antal förordnade lärare som arbetar vid LiU efter 3 & 5 år, orsak till entledigande. Riktlinjer Högskolelagen, Högskoleförordningen, Anställningsordningen och övriga lokala föreskrifter Processkrav Högskolelagen, Högskoleförordningen, Anställningsordningen och övriga lokala föreskrifter LiUs rekryteringsstrategi

21 Förkortningar, symbol- och teckenförklaringar F = Fakultet I = Institution P = Professor PC = Personalchef R = Rektor SK = Sakkunnig Aktivitet Dokumenterat Beslut/resultat Parallelläge Dokument Ansökan om befordran Sammanträde med anställningsnämnd Utse sakkunniga Beslut om sakkunninga Beslutssammanträde Sakkunnigutlåtanden Sakkunniggranskning Förslag till rektor Informera fackliga. org. Beslut om befordran och förordnande Beslut om avslag Skicka förordnande och beslut till sökande, kopia till institutionen Skicka beslut till sökande, kopia till institutionen Beslut om avslag Delprocess överklagande Ansvarig Den sökande F PC Rektor PC Aktörer I SK Fackl. org. PC Resurser 6 t Pr, 6 t Adm 6 t Pr, 2 t Adm, DK 20 kkr 1 t PC 1 t PC 1 t PC Finans Processägare Nyckeltal Befordrade professorer/lektorer, antal, k/m Riktlinjer Högskolelagen, Högskoleförordningen, Anställningsordningen och övriga lokala föreskrifter LiUs rekryteringsstrategi

22 Förkortningar, symbol- och teckenförklaringar CAN = Central anställningsnämnd I = Institution PC = Personalchef Pr = Professorstimmar R = Rektor Aktivitet Parallelläge Dokumenterat Beslut/resultat Dokument I, handledare Karriärplanering Inhämta kompletterande information Nominering Beredning av inst. nomineringar Förslag Beslut LiUpostdocprogram Ansvarig I CAN R Aktörer Handledaren PC Resurser Finans 25 t Pr 28 t Pr 1 t Pr Hela programmet kkr, Rektor Nyckeltal Riktlinjer Postdoc per fakultet och institution (k/m). Tid (nominering till beslut). Antal som erhåller anst. som externfinansierad for-ass. Antal som får externa anslag inom 5 år. LiUs rekryteringsstrategi LiUs rekryteringsstrategi

23 Förkortningar, symbol- och teckenförklaringar F = Fakultet I = Institution P = Prefekt PA = Personalavd. PC = Personalchef Pr = Professorstimmar P-ägare = Processägare R = Rektor Aktivitet Parallelläge Dokumenterat Beslut/resultat Dokument Diskussion om anställningsvillkor och kringresurser Lön och övriga anställningsvillkor Kringresurser i form av forskningsresurser, anställningar, lokaler. Skriftigt erbjudande om lön och kringresurser. Tydlig ansvarsfördelning vad gäller finansiering och för hur lång tid erbjudandet gäller. Barnomsorg, skolor Tandemrekrytering Informera om stöd Boende Ansvarig P PA Aktörer F, R, PC PA F, R, PC Resurser 5 t Pr, 20 t PA 4 t PA Finansiering R, F, I, P-ägare P-ägare Riktlinjer LiUs och fakulteternas strategier LiUs rekryteringsstrategi

24 Förkortningar, symbol- och teckenförklaringar CAN = Central anställningsnämnd ER = Avd för externa relationer D = Dekanus PC = Personalchef R = Rektor SK = Sakkunniga Aktivitet Parallelläge Dokumenterat Beslut/resultat Dokument Ansöka Kungörelse -databas Ta fram förslag till kriterier för Liu For-ass Kriterier Utarbeta anställningsprofil Anställningsprofil Utarbeta och publicera kungörelse och annons Kungörelse Annons Diareförd ansökan Prioritera ansökningar Kontakta sakkunniga Sakkunniga Ansvarig R CAN Aktörer PC, D R ER Adm Resurser 15 milj/år (hela processen) Finansiering Rektor Nyckeltal Antal sökande LiU-internt, nationellt, internationellt, k/m, SK k/m Riktlinjer Högskolelagen, Högskoleförordningen, Anställningsordningen och övriga lokala föreskrifter LiUs rekryteringsstrategi

25 Förkortningar, symbol- och teckenförklaringar CAN = Central Anställningsnämnd I = Institution R = Rektor SK = Sakkunniga Aktivitet Parallelläge Dokumenterat Beslut/resultat Dokument Sakkunnigutlåtanden Sakkunniga Info till sökande Info om uppdrag och handlingar till sakkunniga Planeringsmöte Tätgrupp Inbjuda tätgrupp Intervju och ev. inst.besök Information till Rektor Beslutssammanträde Beslut om föreslag till innehavare Rekrytera lärare 3 mod. variant Ansvarig CAN Aktörer SK SK, I R SK Resurser 15 milj/år (hela processen) Finans. Rektor Nyckeltal Riktlinjer Antal föreslagna som återtar sin ansökan (k/m). Antal innehavare LiU-internt per fakultet, nationellt, internationellt, k/m. Antal innehavare som arbetar kvar efter 5 år / har egna anslag. Tid frånkungörelse till utseende av SK och till förordnande. Högskolelagen, Högskoleförordningen, Anställningsordningen och övriga lokala föreskrifter LiUs rekryteringsstrategi

26 Symbol- och teckenförklaringar D = Dekanus DRU = Den rektor utser F = Fakultet FM = Forskningsmiljö FS = Förslagsställare I = Institution Kom = Kommitté KS = Kommittésekr. P = Prefekt PA = Personal avd. Pr = Professorstimmar P-ägare = Processägare R = Rektor Aktivitet Parallelläge Dokumenterat Beslut/resultat Dokument Prel. inofficiellt. erbjudande Ev. inhämtn. av mer info. Dialog med nominerad Identifiera five-star - professor Nomineringsunderlag Bedöma & prioritera förslag Föreslagen professor Informera Rektor Föra dialog med berörda Kontakta och bjuda in nominerad Ta fram besöksprogram Fastställt program Besöka LiU Nominerads önskemål, anställningsvillkor, kringresurser Ansvarig FS, Kom Kom. ordf. R PA R PA Aktörer FS, Kom Kom, FS R D, P R, DRU F, I, FM R, F, I, FM, Kom R, F, I, FM, Kom Resurser I 100 t Pr, 40 t KS 5 t Pr 6 t Pr, 35 t PA 53 t Pr, 30 t PA, Finans. Rektors strategiska medel P-ägare P-ägare Nyckeltal Antal nominerade k/m Antal föreslagna (k/m) Tid fr. nom.und. Riktlinjer Processkrav Rektors direktiv Den nominerades önskemål LiUs rekryteringsstrategi

27 Symbol- och teckenförklaringar 25 t PA, 5 t Pr DRU = Den rektor utser F = Fakultet FM = Forskningsmiljö I = Institution PA = Personal avd. PC = Personalchef Pr = Professorstimmar P-ägare = Processägare R = Rektor Aktivitet Parallelläge Dokumenterat Beslut/resultat Dokument I R, DN Nominerads önskemål, anställningsvillkor, kringresurser F Underhandskontakt med tilltänkta sakkunniga Föra dialog med berörda Kontakta nominerad Slutdiskussion om anställningsvillkor och kringresurser PA Förslag till anställningsprofil Överenskommelse Beslut att ledigförklara en anställning Rekryteringsprocess för lärare Beslut om anställning Ansvarig R CAN R Aktörer DRU, F, I, FM DRU, F, I, FM PC F, I F, I, PA Resurser 4 t Pr, 5 t PA 6 t Pr 3 t Pr, 5 t PA 3 t Pr Finans Rektors strategiska medel, fakulteternas strategiska medel P-ägare Nyckeltal Tid fr nom. till utlysning, beslut om anställning, verksam vid LiU och flytt till Östergötland Antal förordnade k/m Andel kvar vid LiU efter fem år Riktlinjer Processkrav, modifierad rek.process för five-star Högskolelagen, Högskoleförordningen, Anställningsordningen och övriga lokala föreskrifter LiUs rekryteringsstrategi

28 Symbol- och teckenförklaringar D = Dekanus F = Fakultet FM = Forskningsmiljö FS = Förslagsställare I = Institution Kom = Kommitté P = Prefekt PA = Personal avd. Pr = Professorstimmar R = Rektor Aktivitet Parallelläge Dokumenterat Beslut/resultat Dokument 4 t PA PA Genomföra medföljarprogram Arrangera besök Presentera program Besöka F-miljö Lunch Socialt program Samtala om förutsättningar anställningsvillkor och kringresurser Middag Ansvarig PA PC PA Aktörer PA, D R, D P, FM FS R, D, FS, Kom. Den PA utser R R, D, FS, Kom. Resurser 2 t Pr, 12 t PA 3 t Pr, 3 t PA 14 t Pr 10 t Pr, 2 t PA 6 t Pr, 3 t PA 2 t Pr, 2 t PA 16 t Pr, 4 t PA Finans 40 kkr Rektor Riktlinjer Önskemål från den nominerade LiUs rekryteringsstrategi