Kommunstyrelsens verksamhetsplan och budget för med inriktning för

Transkript

1 Kommunstyrelsens verksamhetsplan och budget för 2015 med inriktning för

2 Kommunstyrelsens verksamhetsplan och budget 2015 med inriktning för Bakgrund Övergripande mål och uppdrag Verksamhet och organisation Personal Budget Taxor och avgifter Upphandling och konkurrensutsättning Intern kontroll Bilaga 1: Konkurrensplan Bilaga 2: Internkontrollplan

3 1. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade i juni 2014 om förutsättningarna för budget 2015 med inriktning för 2016 och Utgångspunkten för budget 2015 är en sammanhållen målstyrning, där kommunfullmäktige anger prioriterade målområden, inriktningsmål och ekonomiska ramar för nämnderna. De fyra prioriterade målområdena är Solna i utveckling, levande stad, trygghet och lärande för solnabornas bästa samt god ekonomisk hushållning. Till dessa målområden kopplas inriktningsmål, som anger den inriktning som staden ska sträva efter att uppnå och har sin utgångspunkt i visionen om det levande och trygga Solna, som förenar hållbar utveckling med en god ekonomisk hushållning för att trygga framtidens välfärd. Nämnderna ska, med utgångspunkt från kommunfullmäktiges inriktningsmål och effektmål, precisera och fastställa en verksamhetsplan och budget utifrån föreslagna ekonomiska ramar. I detta arbete ska även hänsyn tas till viktiga förändringar i omvärlden såsom ändringar i lagstiftningen och förändringar i befolkningsstrukturen. Styrelse och nämnder ska också till sin budget och verksamhetsplan besluta om åtagande med efterföljande kvalitetsdeklarationer, internkontrollplan och konkurrensutsättningsplan för verksamheten. Utifrån styrelsens och nämndernas mål och ekonomiska ramar ska förvaltningsledningen utarbeta verksamhetsplan och budget i dialog med sina enheter. Enheternas mål ska i sin tur brytas ned till individuella mål för varje medarbetare. De individuella målen tydliggör medarbetarens ansvar och befogenhet i det gemensamma arbetet med att uppnå enhetens, nämndens och stadens mål. För kommunstyrelsens del har arbetet med verksamhetsplan och budget drivits av stadsledningsförvaltningens olika avdelningar. I verksamhetsplanen och budgeten redovisas de övergripande målen, de prioriterade frågorna för styrelsen och förvaltningen, samt görs en övergripande redovisning av hur budgetramen fördelas mellan olika verksamheter. Utifrån kommunstyrelsens beslut kommer avdelningarna på förvaltningen att fördjupa verksamhetsplanen bland annat genom att bryta ner målen till aktiviteter och serviceåtaganden. Samtliga nämnder kommer att redovisa sina budgetar till kommunstyrelsen i oktobernovember. Kommunfullmäktige fastställer i november de ekonomiska ramarna, finansiella och verksamhetsanknutna mål samt skattesatsen för kommande år. 3

4 2. Övergripande mål och uppdrag Kommunstyrelsen och stadsledningsförvaltningens verksamhet styrs till stor del av de stadsövergripande inriktningsmålen och effektmålen. De mest relevanta för stadsledningsförvaltningen redovisas nedan. I stadens verksamhetsplan och budget för 2015 har inga uppdrag för stadsledningsförvaltningen kopplats till målområdena och inriktningsmålen. Målområde Solna i utveckling Solna ska vara en stad i utveckling, som skapar förutsättningar för att möta den stora efterfrågan som finns på att bo, leva och verka i staden. Staden ska erbjuda en attraktiv miljö, som kännetecknas av mångfald och tolerans, och som gör att boende och besökare trivs. Solna ska också erbjuda ett bra företagsklimat, som ger företag goda förutsättningar att starta, etableras och växa. Solna ska vara en aktiv aktör i den växande Stockholmsregionen, som tar vara på möjligheterna att skapa förutsättningar för nya jobb, tillväxt och välfärd. Under detta målområde är alla tre stadsövergripande effektmål, utgångspunkten för kommunstyrelsens egen verksamhetsplanering. Inriktningsmål Solna ska vara en attraktiv stad, som ger goda förutsättningar för ett växande antal boende, företag och besökare. Effektmål År 2015 År 2016 År 2017 Medborgarnas nöjdhet med att bo och leva i Solna ska öka i medborgarundersökningen år 2015 jämfört med år (År 2013 NRI 63) Företagarnas nöjdhet med Solna stads service ska öka till minst nöjdhetsindex 74 i Stockholm Business Alliance serviceundersökning år (År 2013 NKI 70) Solna stad ska tillhöra de tre främsta i Svenskt Näringslivs ranking av Sveriges mest företagsvänliga kommun. (År :a plats) med NKI 74 med Ingen mätning görs. med NKI plats 1 3 plats 1 3 plats Målområde Levande stad Solna ska vara en levande och sammanhållen stad med en god miljö, som tar vara på närheten till natur och storstad. Staden ska bygga vidare på dessa kvaliteter och växa på ett stadsmässigt, tillgängligt och miljövänligt sätt. Stadsmiljön ska vara ren och snygg, samtidigt som stadens fastigheter ska underhållas och utvecklas. Solnaborna ska kunna kombinera ett attraktivt boende och ett stimulerande arbete med en rik fritid, som bidrar till att skapa trivsel och välbefinnande. Staden ska underlätta för att Solnabor, Solnaföretag och besökare ska kunna leva och verka miljövänligt. Under detta målområde är fyra av de fem stadsövergripande effektmålen, utgångspunkten för kommunstyrelsens egen verksamhetsplanering. 4

5 Inriktningsmål Solna ska vara en levande stad, som kännetecknas av tillgänglighet, trygghet, stadsmässighet och miljöhänsyn. Effektmål År 2015 År 2016 År 2017 Medborgarnas upplevelse av hur tryggt det är att vistas i Solna ska öka i medborgarundersökningen år 2015 jämfört med (År 2013-NRI 61) Solnas medborgare, företag och besökare ska erbjudas goda möjligheter att kunna agera miljövänligt. Medborgarnas nöjdhet med gator och vägar i Solna ska öka i medborgarundersökningen år 2015 jämfört med (År 2013-NMI 52) Solnas fysiska tillgänglighet avseende allmän plats (gator, vägar, parker och torg m.fl.) och allmänna lokaler (skolor, idrottsanläggningar, bibliotek m.fl.) ska öka jämfört med år med Miljövänligheten i Solna ska öka jämfört med med med med Miljövänligheten i Solna ska öka jämfört med med med med Miljövänligheten i Solna ska öka jämfört med med med Målområde Trygghet och lärande för solnabornas bästa Solna ska vara en stad som ger Solnaborna möjlighet att forma sina liv efter egna förutsättningar och delta i samhällslivet. Solnaborna ska kunna trygga sin försörjning genom eget arbete. Den omsorg som Solna stad finansierar ska finnas som ett naturligt stöd för Solnabor, som behöver den under olika skeden i livet. Förskolor och skolor i Solna ska ge barn, ungdomar och vuxna kunskaper och erfarenheter, som rustar dem för livet och ger goda möjligheter till fortsatta studier och arbete. Kunskap och lärande ska uppmuntras och värderas högt. Under detta målområde är ett stadsövergripande effektmål, utgångspunkten för kommunstyrelsens egen verksamhetsplanering. Inriktningsmål Solna stads omsorg ska finnas som ett naturligt stöd för Solnabor som behöver den under olika skeden i livet. Effektmål År 2015 År 2016 År 2017 Andelen Solnabor med egen försörjning ska fortsätta ligga på en högre nivå jämfört med genomsnittet i Stockholms län och riket. Högre nivå jämfört med genomsnittet i Stockholms län och riket. Högre nivå jämfört med genomsnittet i Stockholms län och riket. Högre nivå jämfört med genomsnittet i Stockholms län och riket. 5

6 Målområde God ekonomisk hushållning Solna ska vara en stad med en långsiktigt hållbar ekonomi. Staden ska ta ansvar för framtidens välfärd genom att balansera kostnader för dagens verksamheter och behovet av att göra avsättningar för kommande investeringar. Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva. Det ställer krav på styrning och uppföljning av sambandet mellan resurser, prestationer, resultat och effekter i verksamheterna. Det ställer också krav på ständig prioritering, effektivisering och förnyelse av verksamheterna. En viktig del är också stadens medarbetares engagemang, vilket är en förutsättning för en organisations möjligheter att nå goda resultat. Under detta målområde är alla sex stadsövergripande effektmål, utgångspunkten för kommunstyrelsens egen verksamhetsplanering. Inriktningsmål Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva. Effektmål År 2015 År 2016 År 2017 Solnas kommunala skattesats ska bibehållas på nuvarande nivå. (År ,12 per skattekrona) Solna stads resultat enligt balanskravet ska år 2015 minst uppgå till 60 mkr. (År 2014 budgeterat resultat 45 mkr) Solna stads nettoinvesteringar ska inte överstiga 750 mkr över en rullande femårsperiod. (År mkr under en rullande femårsperiod) Solna stad ska vara en av Sveriges tre mest kostnadseffektiva kommuner. (Bokslut år :a plats) Medborgarnas nöjdhet med Solna stads verksamheter ska öka i medborgarundersökning år 2015 jämfört med år (År 2013 NMI 51) Solna stads medarbetares engagemang ska öka i 2015 års medarbetarundersökning jämfört med år 2014 (År 2014 Solna HME 78) 17,12 per skattekrona 17,12 per skattekrona 17,12 per skattekrona 60 mkr 70 mkr 80 mkr 750 mkr över en rullande femårsperiod 1-3 plats (Bokslut 2014) med med mkr över en rullande femårsperiod 1-3 plats (Bokslut 2015) med med mkr över en rullande femårsperiod 1-3 plats (Bokslut 2016) med med

7 3. Verksamhet och organisation Politisk verksamhet I kommunstyrelsens budgetram innefattas ett antal politiska verksamheter. Det är budgeten för: Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen, med ett antal beredningar/kommittéer/råd som arvodeskommitté, rådet för funktionshinderfrågor, likabehandlingskommitté, internationell kommitté, trygghetsråd Kontant partistöd Resurser för kommunalråd och oppositionsråd Gruppledarstöd Utöver dessa politiska verksamheter så omfattar kommunstyrelsens budgetram också medel för valnämndens och överförmyndarnämndens verksamheter i de delar som inte avser personalkostnader. Kostnader för kommunalråd, oppositionsråd och personal som stöder de politiska verksamheterna finns i sin helhet inom ramen för kommunstyrelsens och stadsledningsförvaltningens budget. Den partiöverenskommelse som slutits efter valet innebär ökade kostnader för den politiska organisationen och därmed även ett ökat behov av resurser inom stadsledningsförvaltningen för att administrera den nya organisationen. Valresultatet har även medfört att två nya partier har kommit in i kommunfullmäktige, vilket innebär ett ökat behov av medel för att täcka kostnader för partistöd. Kommittéerna, råden och de tvärsektoriella frågorna Likabehandlingskommittén och internationella kommittén är politiskt sammansatta beredningsorgan till kommunstyrelsen som regelmässigt ska fungera som remissinstans inför beslut inom respektive område. Kommittéernas uppdrag finns fastlagda i direktiv som har antagits av kommunstyrelsen. Kommittéerna ska samordna, stimulera, främja och kunskapsutveckla inom området samt följa likabehandlingsarbetet respektive det internationella arbetet i staden. Kommunstyrelsen biträds dels av de två kommittéerna och dels av stadsledningsförvaltningen. Arbetet med de tvärsektoriella frågorna; likabehandling och internationellt arbete, ska harmonisera med målarbetet, bidra till Solna stads vision samt vara en del av stadens kvalitetsutvecklingsarbete. Kommittéerna ska verka för att intentionerna ovan uppfylls. Detta sker bl.a. genom samråd och dialog, styrdokumentsöversyn, informationsmaterial, bidrag, utmärkelser, nätverk, kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte. Syftet med kommunala pensionärsrådet och rådet för funktionshinderfrågor är att uppfylla de krav på samverkan som ställs i socialtjänstlagen genom samråd, ömsesidig information och dialog mellan staden och företrädare för pensionärs- respektive handi- 7

8 kapporganisationerna. Råden ska även fungera som remissinstans inom sina respektive sakområden. Pensionärsrådet biträds av omvårdnadsförvaltningen och finansieras av omvårdnadsnämnden. Rådet för funktionshinderfrågor biträds av stadsledningsförvaltningen och finansieras av kommunstyrelsen. Den verksamhetsövergripande miljöfrågan är ett förhållningssätt till att utveckla och främja ett miljövänligt agerande i Solna. Arbetet ska bidra till att uppfylla stadens mål och ha sitt främsta fokus inom fyra områden; hållbar samhällsplanering, effektiva transporter och resande, trygg och effektiv energianvändning, kretsloppsanpassad avfallshantering samt sunda inomhusmiljöer. Stadsledningsförvaltningen Stadsledningsförvaltningens uppgift är att biträda kommunstyrelsen med ledning och styrning av övergripande och strategiska frågor. Förvaltningen ansvarar dessutom för samordning av och stöd till stadens övriga förvaltningar. Sedan september 2013 är stadsledningsförvaltningen organiserad i en stab och fyra avdelningar: Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning HR-avdelningen Kansli- och arkivavdelningen Avdelningen för service och utvecklingsstöd Som konsekvens av införandet av kontaktcenter kommer stadsledningsförvaltningen under 2015 arbeta med att realisera de förbättringsområden som identifierats för att få ut mesta möjliga effekt i samverkan med kontaktcenter. Ett område förvaltningen kommer fokusera på handlar om utformning och distribution av samt information om stadens kundfakturor. Ett annat är, utifrån den kunskap vi fått under kontaktcenterprojektet, att förbättra information och funktion på solna.se samt se över hanteringen av blanketter och digitala självservicetjänster. Stadsdirektören och staben (inkl exploatering, projekt och näringsliv) Stadsledningsförvaltningen leds av stadsdirektören, som ansvarar för hela förvaltningens verksamhet och för stadens förvaltningschefer samt därmed indirekt för stadens organisation. Uppgifterna består i att styra och samordna hela den kommunala verksamheten och biträda kommunstyrelsen i arbetet med styrning och ledning av koncernen. Det innefattar också ett övergripande ansvar för fullgörandet av kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Stadsdirektören ska ha fokus på övergripande strategiska frågor för staden och har stöd av en stab och fyra avdelningar på stadsledningsförvaltningen, som ansvarar för frågor inom ramen för respektive ansvarsområde. Under det kommande året ligger fokus på att förstärka förvaltningens roll i att biträda kommunstyrelsen i styrningen, ledningen och samordningen av staden. Inriktningen är att stärka det strategiska och samordande arbetet inom förvaltningen liksom den analytiska kapaciteten, utveckla det stadsövergripande perspektivet, fördjupa 8

9 samordningen av den verksamhetsmässiga och ekonomiska styrningen samt att driva utvecklingen mot ett tydligare medborgar/brukar/ kundfokus. Det ställer krav på en förnyelse och effektivisering av de omfattande stödprocesser som hanteras inom stadsledningsförvaltningen. I staben ligger ansvaret för övergripande frågor om infrastruktur, exploatering, stora projekt och investeringar samt näringslivs- och besöksnäringsområdet. Exploatering Exploateringsenheten ansvarar för utvecklingen och förvaltningen av stadens mark och hanterar inom ramen för detta marköverlåtelser, tomträttsupplåtelser och arrenden. I enhetens uppgifter ingår att aktivt följa projekten från första idé, genom planprocessen och vidare under genomförandefasen. Enheten förhandlar fram de avtal med exploatören och andra aktörer som behövs för exploateringens genomförande och för utredningar under planprocessen. Enheten har en ledande roll i projektarbetet fram till beslut om planuppdrag i kommunstyrelsen, och ansvarar under planprocessen bland annat för samordning av projektkalkyl och tidplan. Vid planering och exploatering av såväl stadens egen som privatägd mark bevakar enheten att stadens intressen tas tillvara och att exploatören bidrar ekonomiskt till utbyggnaden av nödvändiga kommunala anläggningar. Enheten bevakar också att det inom ramen för markutvecklingsprojekten bereds plats för nödvändiga kommunala verksamheter (förskolor, LSS-bostäder mm). Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer exploateringsenheten det kommande året att fortsätta det pågående arbetet med utveckling av de processer och stödjande verktyg som behövs för verksamheten. Följande aktiviteter kommer att prioriteras. Implementering av utvecklat arbetssätt för markutvecklingsprojekten, som enheten för närvarande tagit fram tillsammans med stadsbyggnadsförvaltningen. Utveckling av verktyg för kalkylering och tidplanering både på projektnivå och på en stadsövergripande nivå. Fortsatt arbete med att utveckla processbeskrivningar, rutiner och mallar för den löpande tomträtts- och arrendeförvaltningen. Näringslivsarbete Näringslivsenheten ansvarar för stadens strategiska näringslivsarbete med syfte att utveckla Solna som företags- och besöksplats. Arbetet sker i samarbete med övriga förvaltningar i staden och genom samverkan i stadens kommuninterna näringslivsråd. Näringslivsarbete inkluderar besöksnäringsutveckling. Näringslivsenheten fungerar som stadens övergripande företagslots samt ansvarar för samordning av stadens näringslivsservice. Näringslivsenheten är sammankallande till stadens service- och affärsnätverk vilka utgör stadens operativa samverkansorgan för näringslivsarbete. Det operativa ansvaret för tillståndsgivning, handläggning samt genomförande är dock fördelat på en rad olika förvaltningar. 9

10 Näringslivsenheten driver verksamheter och projekt i tillväxtfrämjande syfte. Arbetet drivs på uppdrag av stadsdirektören av näringslivschefen, tillika chefen för kompetensförvaltningen. Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer näringslivsenheten under 2015 att fokusera extra på följande prioriterade aktiviteter: Stärka utvecklingsdialogen med näringslivet i olika företagsområden. Utveckla och implementera stödet till tillväxtföretag i Solna. Implementera och vidareutveckla interna organisationsstrukturer för näringslivsarbete i staden. Utveckla entreprenörskap i grundskola/gymnasium i samverkan med barn- och utbildningsförvaltningen. Säkra stadens näringslivsservice vid nyetableringar (prioritet Mall of Scandinavia). Avdelningen för Ekonomi- och verksamhetsstyrning Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning samordnar den stadsövergripande styrningen och ansvarar för stadens sammanhållna ekonomi- och verksamhetsstyrning. I detta ansvar ingår frågor om strategiska ekonomi- och finansfrågor, verksamhetsstyrning, kvalitetsutveckling, internationella frågor, likabehandling, omvärldsbevakning och analys, kapitalförvaltning samt ägarstyrning. Ägarstyrningen har i första hand fokus hur de hel- eller majoritetsägda bolagen kan integreras i stadens övergripande styrmodell. Avdelningen har huvudansvaret för styrning och uppföljning av stadens och koncernens ekonomi och verksamhet, som den av kommunfullmäktige fastställda styrmodellen utgår ifrån. Målsättningen är att utveckla och stärka den verksamhetsmässiga och ekonomiska styrningen, analyser och omvärldsbevakning samt det stadsövergripande och samordnade perspektivet i staden. Avdelningen bistår även nämnderna i att utarbeta generella åtaganden med efterföljande kvalitetsdeklarationer, som tydligt beskriver vilken service medborgaren/brukaren kan förvänta sig av staden. I den samordnande rollen ingår att säkerställa att staden och dess nämnder strategiskt arbetar med att skapa verksamhetsnytta utifrån de av kommunfullmäktige uppställda målen, uppdragen och de tvärsektoriella perspektiven. Inom momenten uppföljning och analys ingår även övergripande omvärldsanalys, beslutsstöd, jämförelser, nyckeltal och statistik, samt olika former av prognoser i första hand ekonomiska och befolkningsprognoser. Utvecklingen under kommande verksamhetsår kommer främst att utifrån ny mandatperiod se över och utveckla stadens mål och prioriteringar. Arbetet kommer att genomföras tillsammans med förvaltningar och nämnder. Utgångspunkten är nuvarande verksamhetsplan och budget för staden tillsammans med analyser av framtida ambitioner och behov utifrån stadens långsiktiga ekonomiska förutsättningar. I anslutning till detta arbete ingår övrig utveckling, som handlar om att effektivisera, stabilisera och förankra stadens och nämndernas planering, uppföljning och analys. Då 10

11 ingår t.ex. att öka användningen av effektiva planerings- och analysunderlag i form av beslutsstöd och uppföljningsverktyg, skapa effektiva processer inom planering, uppföljning och analys. I arbetet ingår också att successivt utveckla styrdokument inom respektive verksamhetsområde. Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer ekonomi och verksamhetsstyrning under 2015 att fokusera extra på följande prioriterade aktiviteter: Utveckla och integrera stadens och nämndernas styrning och uppföljning utifrån övergripande politiska målsättningar samt de ekonomiska förutsättningarna på kort och lång sikt. Stegvis integrera de majoritetsägda bolagen i stadens styrmodell Utveckla stadsövergripande budgeterings-, planerings- och analysarbetet, inkl styrdokument och stödjande beslutsstöd, planeringsverktyg, jämförelseverktyg Fortsatt utveckling av process- och systemstöd inom beslutsstöd och verksamhetsstyrning Stödja nämnderna i verksamhetsutveckling genom de tvärsektoriella perspektiven Stärka stadsövergripande uppsikten med hjälp av ovan aktiviteter Anpassa stadens finans- och kapitalförvaltning utifrån stadens långsiktigt hållbara ekonomiska planeringsförutsättningar. Kansli- och arkivavdelningen Kansli- och arkivavdelningen ansvarar för administrationen av samtliga nämnders, kommunstyrelsen och kommunfullmäktiges ärendehantering, samt stadens centralarkiv. I avdelningen finns också stadens juristfunktion, säkerhetsansvarig och äldreombudsman/handikappkonsulent. Kansliet har också ett övergripande ansvar för att samordna frågor kring stadens lokalförsörjning, samt medverkar i genomförandet av flera av kommunfullmäktiges uppdrag till kommunstyrelsen. Sekretariatet ansvarar för administrationen och ärendehanteringen i nämnder, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Överförmyndarkansliet administrerar och hanterar ärenden för Överförmyndarnämnden. Inom funktionen finns också stadens centralarkiv. Äldreombudsmannen tillika handikappkonsulenten har till uppgift att vara en lots och rådgivare för allmänheten i de frågor som rör äldre och funktionshindrade, samt att bistå stadens förvaltningar och verksamheter kring frågor som rör äldre och funktionshindrade. Överförmyndarkansliet svarar för tillsyn över förvaltning som utövas av förmyndare, gode män och förvaltare, samt de övriga uppgifter som ankommer på nämnden enligt föräldrabalken eller annan särskild lagstiftning. Juristfunktionen stödjer såväl kommunstyrelsen som de övriga nämnderna och deras respektive förvaltningar. Därutöver stödjer enheten stadens hel- och delägda bolag. Det juridiska stödet består i huvudsak av två delar, dels preventivt juridiskt arbete, dels repa- 11

12 rativt juridiskt arbete. Två personer i staden som är jurister, är därutöver av länsstyrelsen utsedda vigselförrättare. Säkerhetsarbetet omfattar försäkringsfrågor och säkerhetsfrågor och därmed sammanhängande riskförebyggande åtgärder. Arbetet är i hög utsträckning inriktat på att samordna det arbete som ska genomföras på förvaltningarna. Arbetet omfattar även krisberedskapsplanering. De huvudsakliga aktiviteterna inom avdelningen består av att ge stöd till stadens verksamheter. Därför är inriktningen att sekretariatet och överförmyndarkansliet från och med årsskiftet 2014/2015 flyttas över till avdelningen för service och utvecklingsstöd. Det förutsätter dock ett aktivt samarbete och samverkan med styrfunktionen. Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer kansliet under 2015 att fokusera extra på följande prioriterade aktiviteter: Organisera arbetet med nya nämnder och andra råd som tillkommit efter valet Organisera arbetet med administration av politiska funktioner Samordna och tydliggöra gränssnitten mellan stadens styrfunktion, stödet och kontaktcenter Utbildning av nya politiker efter valet Utveckling av sekretariatets rutiner och processer Utveckling av överförmyndarkansliets rutiner och processer HR-avdelningen HR- avdelningen ansvarar för att styra, stödja och följa upp strategiska och operativa HR frågor såväl stadsgemensamma som verksamhetsspecifika. Avdelningen ansvarar för att driva utvecklingen av HR- processer och bidrar till att utveckla stadens verksamheter utifrån HR-policy och HR-strategin. Som strategisk partner till förvaltningarna bidrar HR-avdelningen så att stadens och verksamhetens mål uppnås. Avdelningen har en nyckelroll i stadens arbete med att säkerställa att Solna är en attraktiv arbetsgivare i framtiden. Områden som ligger under avdelningens ansvar är bland annat arbetsmiljö & hälsa, rehabilitering, kompetensförsörjning, rekrytering, introduktion, ledarutveckling, lönebildning, arbetsrätt och omställning. HR- avdelningen ska fortsättningsvis erbjuda förvaltningarna operativt stöd men kommer ytterligare att öka fokus på styrning och uppföljning av personalprocesserna i syfte att öka kvalitet och effektivitet i inom personalområdet i verksamheten. 12

13 Prioriterade aktiviteter De huvudsakliga aktiviteterna inom avdelningen består av löpande verksamhet som är nödvändig och viktig för att staden ska fungera. Utöver den löpande verksamheten kommer följande aktiviteter att prioriteras av HR- avdelningen utifrån kommunstyrelsens målsättningar, förvaltningsövergripande prioriteringar och stadsledningsförvaltningens gemensamma planering: En stadsgemensam process/strategi för rekrytering utifrån en kompetensbaserad rekryteringsmetodik. Genomförande och uppföljning av stadsgemensamt ledarutvecklingsprogram i tre delar. Utveckla medarbetarskapet. Riktade sjukfrånvarosatsningar fokus på Barn- och utbildningsförvaltningen, Socialförvaltningen och Omvårdnadsförvaltningen. Implementering och fortsatt arbete med HR-strategin utveckling av metoder för att bryta ner mål i Solnas styrmodell till individuella mål på medarbetarnivå. Avdelningen för service och utvecklingsstöd Avdelningen för service och utvecklingsstöd ser till att det är lätt att göra rätt för stadens olika verksamheter. De verktyg som används är samordning, stöd och styrning. För att lyckas med uppdraget krävs god förståelse för de skiftande behov och förutsättningar som finns i stadens verksamheter, hög servicegrad och en vilja att vara hjälpsamma och bygga relationer och partnerskap för ett gott samarbete. Avdelningen ska, utifrån fackförvaltningarnas behov och tillgängliga resurser, erbjuda tydliga och väldefinierade tjänster inom nedanstående områden. Kontaktcenter Upphandling och inköp It och telefoni Kommunikation och press Redovisning och lön Projekt och processutveckling I avdelningens ansvar ingår såväl det strategiska som det operativa ansvaret för ovanstående områden. Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer avdelningen under 2015 att fokusera extra på följande prioriterade aktiviteter: Implementera stadens kontaktcenter där fokus bland annat ligger på att utveckla interna arbetssätt i nära samarbete med fackförvaltningarna samt etablera fler digitala självservicetjänster och förbättra informationen på solna.se. Stärka stadens avtalsuppföljning. Realisera besparingspotential inom inköpsprocessen och öka stadens avtalstrohet Effektivisera stadens fakturahantering. Se över organisation och ansvarsfördelning avseende it. 13

14 Implementera en kostnadseffektiv och framtidssäkrad datakommunikation och telefoni. Upphandla och implementera nytt lönesystem. Införa kontaktcenter Den 14 oktober 2013 beslutade kommunstyrelsen att införa ett stadsgemensamt kontaktcenter från och med 15 januari Syftet med ett kontaktcenter är att förbättra servicen, öka tillgängligheten och förbättra bemötandet genom att skapa en väg in till alla stadens tjänster, som ger kortar kontaktvägar, frigör arbetstid och avlastar förvaltningarna genom att frågor besvaras och omhändertas direkt i kontaktcenter. Dessutom skapas nya möjligheter till god överblick av vilka frågor som kommer in till staden och kommer på så sätt bidra till kvalitets- och verksamhetsutveckling och strategisk kommunikation. Att införa ett stadsgemensamt kontaktcenter skapar många möjligheter till en bättre service till medborgare och företag och en effektivare verksamhet hos samtliga nämnder. För att uppnå detta behöver samtliga nämnder anpassa sin verksamhet för att nå full effekt av kontaktcentret. Målet är att 70 procent av frågorna besvaras eller tas om hand direkt vid första kontakten. De frågor som kontaktcentret inte kan eller ska besvara styrs kontrollerat till ansvarig förvaltning. Förvaltningen ger frågeställaren återkoppling inom tre dagar med besked om hur frågan hanteras eller när handläggningen av ärendet beräknas vara klar. Systemstödet som upphandlats till kontaktcenter ger förvaltningen och staden som helhet större möjlighet att systematiskt följa upp och utveckla tillgänglighet, bemötande och service. För att kontaktcenter alltid ska ha korrekt information om förvaltningens verksamhet är det förvaltningen som äger och ansvarar för information och svar på vanliga frågor som hanteras i systemstödet. Det innebär att förvaltningen kontinuerligt måste uppdatera, komplettera och revidera informationen i systemstödet. Systemstödet ska användas både av kontaktcenter och förvaltningen och stödjer hela flödet från medborgarens eller företagarens fråga till dess att ärendet är avslutat och återkopplat. Systemstödet ger därmed förvaltningen ett dagligt stöd i att upprätta god servicenivå. Rapporter och analyser av informationen ger en ökad kunskap om och en bättre överblick av frågor och ärendeflöden. Den kunskapen kan tillsammans med övrig uppföljning och analys användas för att stärka stadens kommunikation och kvalitetsoch verksamhetsutvecklingsarbete. Kontaktcenter och respektive förvaltning kommer att ha löpande avstämningar för att ständigt förbättra servicen och gemensamt identifiera möjliga förbättrings- och utvecklingsområden. I undersökningar och fokusgrupper bekräftas vikten av att skapa rätt förväntningar hos målgrupperna genom att berätta hur lång tid det tar att få återkoppling och/eller besked om handläggningstiden. Förvaltningen ska därför kontinuerligt se över och vid behov föreslå nämnden förslag till reviderade kvalitetsdeklarationer kring bl.a. handläggningstider inom respektive verksamhetsområde. 14

15 4. Personal Antalet tillsvidareanställda på stadsledningsförvaltningen är i nuläget 65 personer (under perioden november-december kommer ytterligare 10 personer anställas till kontaktcentret). Medelåldern på förvaltningen är 49 år och könsfördelningen är 25 män och 40 kvinnor. Sjukfrånvaron på stadsledningsförvaltningen är låg, 2,1 procent för perioden dec 2013 juli Antal anställda på förvaltningen har ökat sedan föregående år. Kontaktcenter har tillkommit som en ny verksamhet och flera av stadens stödfunktioner såsom kommunikation, har centraliserats och därmed överförts till stadsledningsförvaltningen från fackförvaltningarna. Vid särskilda behov anlitar förvaltningen projektanställd personal samt konsulter för att hantera kompetens- och resursbehov utifrån stadens utveckling och tillväxt. Ett pågående arbete äger rum som handlar om att identifiera kritisk kompetens och optimera fördelningen mellan anställda medarbetare och konsulter. Såväl bemanningen på stadsledningsförvaltningen som rollfördelningen mellan gemensamma stödfunktioner och nämndseparata stödfunktioner kan komma att förändras. Under det kommande året kommer stadsledningsförvaltningen fortsätta arbetet med att skapa en effektiv och sammanhållen förvaltning där alla enheter arbetar mot samma mål. För stadsledningsförvaltningen är det av stor vikt att ha motiverade medarbetare som både vill och kan ta såväl ansvar som att skapa goda resultat. 15

16 5. Budget I kommunstyrelsens budgetram innefattas ett antal politiska verksamheter. Den partiöverenskommelse som slutits efter valet innebär ökade kostnader för den politiska organisationen och därmed även ett ökat behov av resurser inom stadsledningsförvaltningen för att administrera den nya organisationen. I övrigt är den totala budgetramen för Kommunstyrelsen snarlik ramen för Därför har budgetarbetet präglats av att budgetposterna per område i princip är detsamma som förra året. Effekten blir därmed att effektiviseringskraven i samband med fördyringar (löneöversyn och ev. andra kostnadsökningar) fördelas per verksamhetsområde. Den politiska verksamheten inom kommunfullmäktige och kommunstyrelsen domineras av arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Planeringen utgår ifrån att antalet möten blir oförändrade jämfört med tidigare år, dvs. elva under ett år. Planeringsarbetet kommer att fortsätta under resten av hösten och det kommer att behövas ytterligare detaljbudgetering och prioriteringar, som innebär att nedanstående poster kommer att justeras inbördes. Driftbudget (tkr) Budget 2015 Budget 2014 Politisk verksamhet Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Övriga politiska organ Varav Rådet för funktionshinderfrågor Likabehandlingskommittén Internationella kommittén Allmänna val (Valnämnden) Stöd till partierna Gruppledarstöd Gemensam verksamhet Varav Årsavgift SKL Bidrag Filmstadens Kultur Årsavgift KSL Bidrag Stiftelsen Vetenskapsstaden Bidrag Confidencen Årsavgift Stockholm Business Alliance SBA Övriga avgifter Stadsledningsförvaltningen Varav Facklig verksamhet Medelsreserv Totalt KS/KF

17 Investeringsbudget (tkr) Budget 2015 Budget 2014 Kapitalinventarier Stadsövergripande it-investeringar Totalt KS/KF I boksluten har kommunfullmäktige reserverat medel för strukturella utvecklingsinsatser under åren En avrapportering av hittillsvarande arbete har gjorts i samband med årsredovisningar samt kontinuerligt till kommunstyrelsens beredning. Inför 2015 pågår arbetet med att samla prioriterade strukturella utvecklingsinsatser. Finansieringen av detta arbete sker dels genom SLF:s driftbudget och dels genom ovan nämnda strukturella medel. 6. Taxor och avgifter Stadsledningsförvaltningen föreslår oförändrade externa taxorna inom sina verksamhetsområden. Stadsledningsförvaltningen kommer under 2015 utveckla de interna avgifterna (interndebiteringen) för att bättre harmonisera med översynen av stadens stödprocesser. Inför år 2015 används likartade modeller som tidigare år för interndebiteringen. 7. Upphandling och konkurrensutsättning I samband med planeringsarbetet har en genomgång gjorts av alla avtal som stadsledningsförvaltningen ansvarar för, både för den egna verksamheten och för de stadsövergripande och förvaltningsgemensamma avtalsområdena. I bilaga 1 återfinns kommunstyrelsens konkurrensplan med en sammanställning av, befintliga avtal, nya upphandlingsbehov och större avrop. När respektive nämnd beslutat om sin konkurrensplan kommer materialet analyseras och sammanställas av Upphandlings- och inköpsenheten till ett stadsgemensamt planerings- och arbetsmaterial. Arbetsmaterialet ska användas för att skapa goda planeringsförutsättningar för både facknämnderna och kommunstyrelsen. Stadsledningsförvaltningen ser inte att några större verksamhetsövergångar kommer att ske under Intern kontroll En god intern kontroll bidrar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt, kostnadseffektivt och säkert, med medborgarnas bästa för ögonen. Syftet är att säkra en effektiv förvaltning och att undvika allvarliga fel. I praktiken handlar det om att ha ordning och reda, veta att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett bra och säkert sätt. Syftet med internkontrollen är bl.a. att trygga tillgångar, garantera en tillförlitlig finansiell redovisning och information om verksamheten, minimera risker, säkra att resurser 17

18 används enligt tagna beslut, säkerställa att tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm efterlevs och att skydda verksamheten från att bli felaktigt misstänkliggjord. Internkontrollplanen för 2015 har utvecklats genom synpunkter i revisionsrapporter och spridningen av goda exempel inom staden. I arbetsprocessen med verksamhetsplan och budget ingår att avdelningarna gör en risk- och väsentlighetsanalys. Risk- och väsentlighetsanalysen kartlägger risker i verksamhetens organisation, rutiner och system. I processen har således chefer och anställda engagerat sig och en utvärdering av risker har gjorts vilket innefattar riskinventeringar, prioriteringar och kvantifieringar. Inför arbetet med denna verksamhetsplan har materialet gåtts igenom och vissa kontrollmoment har vidareutvecklats. Internkontrollplan för kommunstyrelsen har upprättats och bifogas verksamhetsplanen. Se internkontrollplan i bilaga 2. 18

19 Bilaga 1: Konkurrensplan KONKURRENSPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSEN Befintliga avtal Avtalsbeteckning Upphandlingsform Påbörjas IT-konsulttjänster* LOU, Öppet förfarande 2015 IT-Driftstjänster (Kammarkollegiets ramavtal) LOU, Öppet förfarande 2015 IT-Utbildning 2010 (Kammarkollegiets ramavtal) LOU, Öppet förfarande 2015 Elkraft 2013 LOU, Öppet förfarande 2015 Ledarutvecklingsprogram - utveckling/coachning LOU, Öppet förfarande 2015 Bemanningstjänster LOU, Öppet förfarande 2015 Konsulter inom upphandling LOU, Öppet förfarande 2015 Ekonomisystem LOU, Öppet förfarande 2015 Revisionstjänster LOU, Öppet förfarande 2015 Företagshälsovård LOU, Öppet förfarande 2015 Scanning leverantörsfakturor LOU, Öppet förfarande 2015 Kaffeautomater LOU, Öppet förfarande 2015 Finansiella tjänster** ** 2015 Lönesystem LOU, Öppet förfarande 2015 LEX Ärendehanteringssystem LOU, Öppet förfarande Medarbetarenkät - organisationskonsulter LOU, Öppet förfarande 2016 Städning - Ramavtal LOU, Öppet förfarande 2016 Strategiska kommunikationstjänster LOU, Öppet förfarande 2016 Exploateringsingenjör LOU, Öppet förfarande 2017 Nya upphandlingsbehov Upphandlingsbehov Upphandlingsform Påbörjas Fakturahantering och inkassoservice LOU, Öppet förfarande 2015 Managementkonsulter LOU, Öppet förfarande 2015 Specialutbildningar LOU, Öppet förfarande 2015 Insamling och transport av avfall för Solna stads verksamheter LOU, Öppet förfarande 2015 Ny arbetsplatstjänst LOU, Öppet förfarande 2016 Avrop Ramavtal Vara/tjänst Påbörjas Microsoft-licenser, Office, Windows mm (Kammarkollegiets ramavtal) 2015 LOU, Avrop på ramavtal Rekryteringstjänster (SKL Kommentus ramavtal) LOU, Avrop på ramavtal 2015 IT-konsult tjänster* LOU, Avrop på ramavtal 2015 * Övergå till SKL Kommentus ramavtal **Finansiella tjänster är i praxis undantagna från LOU 19

20 Bilaga 2: Internkontrollplan INTERNKONTROLLPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSEN 2015 Internkontrollmoment för kommunstyrelsen inklusive obligatoriska internkontrollmoment Område Kriskommunikation Kontroll Kontroll av kompetens kopplat till kriskommunikation samt rutiner för back up-funktion. Servicenivåer Granskning av servicenivåer samt att användarinformation i Icepeak och på intranätet är korrekt. Grafisk identitet Granskning av avtalstrohet för inköp av grafiska produkter. Informationssäkerhet Granskning av säkerhetsklassning, behörigheter och it-säkerhetsåtgärder. Systemförvaltnings Granskning av systemförvaltningsplan och systemförvaltningsorganisation. Avtals- och entreprenaduppföljning Granskning av avtals- och entreprenaduppföljning. Representation Granskning av redovisning av representation Sekretessbelagda uppgifter Granskning av hantering av sekretessbelagda uppgifter. Svarskvalitet Granskning av information i ärendehanteringssystemet.

21 Ärendehantering Granskning av hantering av sekretessuppgifter och/eller känsliga personuppgifter. Granskning av hantering av handlingar enligt dokumenthanteringsplanen. Granskning av registrering av handlingar enligt gällande regler och lagar. Tillgång till gode män/förvaltare Granskning av gode män/förvaltare. Granskning av förteckning, årseller sluträkning Bisyssla Arbetsmiljö Revision av årsräkningar. Granskning av bisysslor. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ekonomi- och verksamhetsuppföljning Granskning av drift- och investeringsbudget samt verksamhetsmål. Kapitalförvaltning Granskning av kapitalförvaltning. Obligatoriska internkontrollmoment för staden som utförs av kommunstyrelsen Område Leverantörers och entreprenörers seriositet Inköp Avtalstrohet Periodisering av kostnader och intäkter Kontroll Granskning av samtliga aktiva leverantörer under perioden. Granskning av inköp på avtal i inköpsportalen. Granskning av samtliga genomförda inköp under perioden. Granskning av periodisering av kostnader och intäkter. 21