1 Kommunstyrelsen 2013

Transkript

1 1 Kommunstyrelsen 2013

2 SOLNA STAD Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG SID 1 (2) Kommunstyrelsens verksamhetsplan och budget för med inriktning för 2014 och 2015 (KS/2012:335) Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade i juni 2012 om förutsättningarna för budget Utgångspunkten för budget 2013 är en sammanhållen målstyrning, där kommunfullmäktige anger prioriterade målområden, inriktningsmål och ekonomiska ramar för nämnderna. De fyra prioriterade målområdena är Solna i utveckling, levande stad, trygghet och lärande för solnabornas bästa samt god ekonomisk hushållning. Till dessa målområden har kopplats inriktningsmål. Inriktningsmålen anger den inriktning som staden ska sträva efter att uppnå och har sin utgångspunkt i visionen om det levande och trygga Solna, som förenar hållbar utveckling med en god ekonomisk hushållning för att trygga framtidens välfärd. Den budgetprocess som är fastlagd för staden innebär att nämnderna under hösten ska utarbeta verksamhetsbudgetar och målsättningar utifrån kommunstyrelsens inriktning och ramar. I junibeslutet uppdrog därför kommunstyrelsen åt nämnder och styrelser att utarbeta verksamhetsbudget anpassad till föreslagna ramar för driftbudgeten och förslag till anslag för investeringar, samt att nämnder och styrelser, utifrån inriktningsmålen, utarbetar nämndspecifika mål. För kommunstyrelsens del har arbetet med verksamhetsplan och budget drivits av stadsledningsförvaltningens olika avdelningar. I verksamhetsplanen och budgeten redovisas de övergripande målen/uppdragen, de prioriterade frågorna för styrelsen och förvaltningen, samt görs en övergripande redovisning av hur budgetramen fördelas mellan olika verksamheter. Utifrån kommunstyrelsens beslut kommer avdelningarna på förvaltningen att fördjupa verksamhetsplanen bland annat genom att bryta ner målen till serviceåtaganden och kvalitetsdeklarationer utifrån Solna stads kvalitetspolicy. Samtliga nämnder kommer att redovisa sina budgetar till kommunstyrelsen i oktober månad och i november kommer kommunstyrelsen ta fram ett slutligt förslag för staden som helhet med eventuella förändringar mot föreslagna ramar med anledning av den ekonomiska utvecklingen, regeringens budgetproposition samt den nya befolkningsprognosen. Kommunfullmäktige fastställer i november de ekonomiska ramarna, finansiella och verksamhetsanknutna mål samt skattesatsen för kommande år. Stadsledningsförvaltningen redovisar i detta ärende ett förslag till budget och verksamhetsplan för Stadsledningsförvaltningen hanterar också de medel som i tidigare års bokslut har reserverats för strukturella utvecklingsinsatser under En avrapportering av hur arbete fortlöper kommer liksom tidigare kontinuerligt att ske till KS-beredningen. Signatur

3 SOLNA STAD Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG SID 2 (2) Röstförklaring Arne Öberg anmäler för (S), Susanne Nordling för (MP) och Thomas Magnusson för (V) att de inte deltar i beslutet i enlighet med bilaga 1 till protokollet. Beslut Kommunstyrelsen godkänner kommunstyrelsens budget och verksamhetsplan för 2013 med inriktning för , enligt förvaltningens förslag. Noteras till protokollet att (S), (V) och (MP) inte deltar i beslutet. Signatur

4

5

6

7

8 SOLNA STAD Stadsledningsförvaltningen SID 1 (2) KS/2012:335 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsens budget och verksamhetsplan för Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade i juni 2012 om förutsättningarna för budget Utgångspunkten för budget 2013 är en sammanhållen målstyrning, där kommunfullmäktige anger prioriterade målområden, inriktningsmål och ekonomiska ramar för nämnderna. De fyra prioriterade målområdena är Solna i utveckling, levande stad, trygghet och lärande för solnabornas bästa samt god ekonomisk hushållning. Till dessa målområden har kopplats inriktningsmål. Inriktningsmålen anger den inriktning som staden ska sträva efter att uppnå och har sin utgångspunkt i visionen om det levande och trygga Solna, som förenar hållbar utveckling med en god ekonomisk hushållning för att trygga framtidens välfärd. Den budgetprocess som är fastlagd för staden innebär att nämnderna under hösten ska utarbeta verksamhetsbudgetar och målsättningar utifrån kommunstyrelsens inriktning och ramar. I junibeslutet uppdrog därför kommunstyrelsen åt nämnder och styrelser att utarbeta verksamhetsbudget anpassad till föreslagna ramar för driftbudgeten och förslag till anslag för investeringar, samt att nämnder och styrelser, utifrån inriktningsmålen, utarbetar nämndspecifika mål. För kommunstyrelsens del har arbetet med verksamhetsplan och budget drivits av stadsledningsförvaltningens olika avdelningar. I verksamhetsplanen och budgeten redovisas de övergripande målen/uppdragen, de prioriterade frågorna för styrelsen och förvaltningen, samt görs en övergripande redovisning av hur budgetramen fördelas mellan olika verksamheter. Utifrån kommunstyrelsens beslut kommer avdelningarna på förvaltningen att fördjupa verksamhetsplanen bland annat genom att bryta ner målen till serviceåtaganden och kvalitetsdeklarationer utifrån Solna stads kvalitetspolicy. Samtliga nämnder kommer att redovisa sina budgetar till kommunstyrelsen i oktober månad och i november kommer kommunstyrelsen ta fram ett slutligt förslag för staden som helhet med eventuella förändringar mot föreslagna ramar med anledning av den ekonomiska utvecklingen, regeringens budgetproposition samt den nya befolkningsprognosen. Kommunfullmäktige fastställer i november de ekonomiska ramarna, finansiella och verksamhetsanknutna mål samt skattesatsen för kommande år. Stadsledningsförvaltningen redovisar i detta ärende ett förslag till budget och verksamhetsplan för Stadsledningsförvaltningen hanterar också de medel som i tidigare års bokslut har reserverats för strukturella utvecklingsinsatser under En avrapportering av hur arbete fortlöper kommer liksom tidigare kontinuerligt att ske till KS-beredningen.

9 2 (2) Beslut Kommunstyrelsen godkänner kommunstyrelsens budget och verksamhetsplan för 2013 med inriktning för , enligt förvaltningens förslag. Kristina Tidestav Anders Offerlind Christer Lindberg Sofia Birk Jenny Birkestad

10 Kommunstyrelsens verksamhetsplan och budget för 2013 med inriktning för

11 Kommunstyrelsens verksamhetsplan och budget Bakgrund Övergripande mål för Kommunstyrelsen Uppdrag Tvärsektoriella frågor Kvalitetsarbetet Verksamhet och organisation Personal Budget Taor och avgifter Konkurrensplan Internkontrollplan Bilaga 1: Konkurrensplan för kommunstyrelsen Bilaga 2: Internkontrollplan för kommunstyrelsen

12 1. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade i juni 2012 om förutsättningarna för budget Utgångspunkten för budget 2013 är en sammanhållen målstyrning, där kommunfullmäktige anger prioriterade målområden, inriktningsmål och ekonomiska ramar för nämnderna. De fyra prioriterade målområdena är Solna i utveckling, levande stad, trygghet och lärande för solnabornas bästa samt god ekonomisk hushållning. Till dessa målområden har kopplats inriktningsmål. Inriktningsmålen anger den inriktning som staden ska sträva efter att uppnå och har sin utgångspunkt i visionen om det levande och trygga Solna, som förenar hållbar utveckling med en god ekonomisk hushållning för att trygga framtidens välfärd. Den budgetprocess som är fastlagd för staden innebär att nämnderna under hösten ska utarbeta verksamhetsbudgetar och målsättningar utifrån kommunstyrelsens inriktning och ramar. I junibeslutet uppdrog därför kommunstyrelsen åt nämnder och styrelser att utarbeta verksamhetsbudget anpassad till föreslagna ramar för driftbudgeten och förslag till anslag för investeringar, samt att nämnder och styrelser, utifrån inriktningsmålen, utarbetar nämndspecifika mål. För kommunstyrelsens del har arbetet med verksamhetsplan och budget drivits av stadsledningsförvaltningens olika avdelningar. I verksamhetsplanen och budgeten redovisas de övergripande målen/uppdragen, de prioriterade frågorna för styrelsen och förvaltningen, samt görs en övergripande redovisning av hur budgetramen fördelas mellan olika verksamheter. Utifrån kommunstyrelsens beslut kommer avdelningarna på förvaltningen att fördjupa verksamhetsplanen bland annat genom att bryta ner målen till serviceåtaganden och kvalitetsdeklarationer utifrån Solna stads kvalitetspolicy. Samtliga nämnder kommer att redovisa sina budgetar till kommunstyrelsen i oktober månad och i november kommer kommunstyrelsen ta fram ett slutligt förslag för staden som helhet med eventuella förändringar mot föreslagna ramar med anledning av den ekonomiska utvecklingen, regeringens budgetproposition samt den nya befolkningsprognosen. Kommunfullmäktige fastställer i november de ekonomiska ramarna, finansiella och verksamhetsanknutna mål samt skattesatsen för kommande år. 3

13 2. Övergripande mål för Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen och stadsledningsförvaltningens verksamhet styrs till stor del av de stadsövergripande inriktningsmålen och effektmålen. De mest relevanta redovisas därför nedan. På några områden har kommunstyrelsen valt att komplettera med egna nämndmål, se nedan: Målområde Solna i utveckling Solna ska vara en stad i utveckling, som skapar förutsättningar för att möta den stora efterfrågan som finns på att bo, leva och verka i staden. Staden ska erbjuda en attraktiv miljö, som kännetecknas av mångfald och tolerans, och som gör att boende och besökare trivs. Solna ska också erbjuda ett bra företagsklimat, som ger företag goda förutsättningar att starta, etableras och väa. Solna ska vara en aktiv aktör i den väande Stockholmsregionen, som tar vara på möjligheterna att skapa förutsättningar för nya jobb, tillvät och välfärd. Under detta målområde är alla stadsövergripande mål relevanta för Kommunstyrelsens egen verksamhetsplanering. Inriktningsmål Solna ska vara en attraktiv stad, som ger goda förutsättningar för ett väande antal boende, företag och besökare. Effektmål Solna stad ska tillhöra de tre främsta i Svenskt Näringslivs ranking av Sveriges mest företagsvänliga kommun. (År :a plats). (År plats, År plats, År plats) Nämndmål Tillväten och förnyelsen av Solnas näringsliv ska fortsätta utvecklas positivt och i en högre grad än i övriga kommuner. Nämndmål Solna stad ska i enlighet med den nationella strategin för besöksnäring, strategi 2020 fördubbla turismekonomiska omsättningen på områdena övernattningar samt aktiviteter, främst kopplat till evenemang och möten. (2010 omsattes i Solna totalt 859 miljoner kronor) Effektmål Företagarnas nöjdhet med Solna stads service ska öka till minst nöjdhetsinde 74 i Stockholm Business Alliance serviceundersökning år (År 2011 NKI 70). (År 2013 NKI 74, År 2014 ingen mätning görs, År 2015 NKI 75) Effektmål Solnas befolkning ska minst väa till invånare fram till år (Prognos maj 2012 ca invånare år 2020). (Åren Prognos för 2030 > inv.) 4

14 Effektmål Medborgarnas nöjdhet med att bo och leva i Solna ska öka till minst nöjdhetsinde 72 i medborgarundersökningen år (År 2010 NRI 69). (År 2013 NRI 72, År 2014 NRI 73, År 2015 NRI 74) Målområde Levande stad Solna ska vara en levande och sammanhållen stad med en god miljö, som tar vara på närheten till natur och storstad. Staden ska bygga vidare på dessa kvaliteter och väa på ett stadsmässigt, tillgängligt och miljövänligt sätt. Stadsmiljön ska vara ren och snygg, samtidigt som stadens fastigheter ska underhållas och utvecklas. Solnaborna ska kunna kombinera ett attraktivt boende och ett stimulerande arbete med en rik fritid, som bidrar till att skapa trivsel och välbefinnande. Under detta målområde är fyra av de sju stadsövergripande effektmålen relevanta för Kommunstyrelsens egen verksamhetsplanering. Inriktningsmål Solna ska vara en levande stad, som kännetecknas av tillgänglighet, trygghet, stadsmässighet och miljöhänsyn. Effektmål Medborgarnas upplevelse av hur tryggt det är att vistas i Solna ska öka till minst nöjdhetsinde 63 i medborgarundersökning år (År 2010 NRI 61). (År 2013 NRI 63, År 2014 NRI 63, År 2015 NRI 63) Effektmål Medborgarnas nöjdhet med kommunikationer i Solna ska minst vara nöjdhetsinde 74 i medborgarundersökningen år (År 2010 NRI 74). (År 2013 NRI 74, År , År ) Effektmål Solna ska årligen tillhöra de fem främsta idrottsstäderna i landet, enligt Sport & Affärer. (År :e plats). (Åren plats) Effektmål Medborgarnas nöjdhet med fritidsmöjligheterna i Solna ska öka till minst nöjdhetsinde 68 i medborgarundersökningen år (År 2010 NRI 67). (År 2013 NRI-68, År 2014 NRI-69, År 2015 NRI -70) Målområde Trygghet och lärande för solnabornas bästa Under detta målområde finns inga stadsövergripande mål som direkt berör Kommunstyrelsens egen verksamhetsplanering. Målområde God ekonomisk hushållning Solna ska vara en stad med en långsiktigt hållbar ekonomi. Staden ska ta ansvar för 5

15 framtidens välfärd genom att balansera kostnader för dagens verksamheter och behovet av att göra avsättningar för kommande investeringar. Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva. Det ställer krav på styrning och uppföljning av sambandet mellan resurser, prestationer, resultat och effekter i verksamheterna. Det ställer också krav på ständig prioritering, effektivisering och förnyelse av verksamheterna. Under detta målområde är alla stadsövergripande mål relevanta för Kommunstyrelsens egen verksamhetsplanering. Inriktningsmål Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiv. Effektmål Solnas kommunala skattesats ska bibehållas på nuvarande nivå. (År ,12 per skattekrona). (År ,12 per skattekrona, År ,12 per skattekrona, År ,12 per skattekrona) Effektmål Solna stads resultat enligt balanskravet ska år 2013 minst uppgå till 40 mkr. (År 2012 budgeterat resultat 20 mkr). Effektmål Solna stads nettoinvesteringar ska inte överstiga 700 miljoner kronor över en rullande femårsperiod. (År mkr under en rullande femårsperiod). Effektmål Solna stad ska vara en av Sveriges tre mest kostnadseffektiva kommuner. (Bokslut år :e plats). (År plats (bokslut 2012), År plats (bokslut 2013), År plats (bokslut 2014)) Effektmål Medborgarnas nöjdhet med Solna stads verksamheter ska öka till minst nöjdhetsinde 60 i medborgarundersökning år (År 2010 NMI 58). Effektmål (föreslaget som effektmål, i annat fall föreslaget som nämndmål) Solna stads medarbetares engagemang ska minst vara inde 65 i undersökningen Hållbart Medarbetar Engagemang, HME. (i.u) (ÅR HME 65, År 2014 HME värde ej klart, År 2015 HME värde ej klart) Nämndmål Medborgarnas nöjdhet med Solna stads information ska öka i nöjdinflytandeinde i nästa medborgarundersökning till 60. (År 2010 NII 58) Nämndmål Alla kontrollmoment i internkontrollplanen är genomförda i tid i enlighet med fastställd anvisning. 6

16 Nämndmål Alla serviceåtaganden som har gjorts gentemot förvaltningarna är uppfyllda. Nämndmål Skillnaden mellan genomsnittet för sjukfrånvaron i procent av tillgänglig tid i Stockholms län och Solna stad ska under 2013 halveras. Sjukfrånvaron i Solna stad 2013 ska ligga på eller under 5.8 % (År 2011 Solna stad 6,1 %, genomsnitt för länets kommuner 5.5 % ). Övergripande mål för överförmyndarnämnden Utifrån Solna stads inriktningsmål har följande nämndmål formulerats för stadsledningsförvaltningen. Nämndmål Solnabor som genom beslut inte själva förvaltar sin egendom ska känna sig trygga med att stadens tillsyn ger dem skydd mot rättsförluster. Nyckeltal/indikator Inom tre månader ska utredning och beslut fattas om begäran om god man förutsatt att samtliga handlingar inkommit.(aug % granskade beslut saknas i några fall). Utfall 2011 Mål 2012 Mål 2013 Mål % granskade inom tre månader (aug 2011) 100 % 100 % 100 % Nyckeltal/indikator Före juli månads utgång 2012 ska 95 procent av alla årsräkningar vara granskade.(juli %). Utfall 2011 Mål 2012 Mål 2013 Mål % granskade (juli 2011) 95 % granskade (juli 2012=100%) 95 % granskade 100 % granskade Nyckeltal/indikator Minst 99 % av årsräkningarna ska granskas utan vitesföreläggande Utfall 2011 Mål 2012 Mål 2013 Mål % 100 % 100 % 7

17 3. Uppdrag I verksamhetsplan och budget för 2013 har uppdrag kopplats till målområdena och inriktningsmålen. Uppdragen ska styra mot att uppfylla de stadsövergripande inriktningsmålen. Kommunstyrelsen och stadsledningsförvaltningen har ansvaret för följande uppdrag; Uppdrag - Målområde Solna i utveckling Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda en långsiktigt hållbart utbyggnads- och investeringstakt för staden för de kommande åren. Uppdrag Målområde Levande stad Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med stadsbyggnadsnämnden utarbeta en strategisk lokalförsörjningsplan för staden, vilket också inkluderar en strategi för hyressättningen. Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med stadsbyggnadsnämnden verka för utbyggnad av kollektivtrafiken i Solna. Uppdrag Målområde Trygghet och lärande för solnabornas bästa Kompetensnämnden och socialnämnden får i uppdrag att i samråd med kommunstyrelsen utreda ansvar och roller i staden inom arbetsmarknadsarbetet. Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samråd med kompetensnämnden ta fram en strategi för stadens inriktning avseende regionaliseringen av vuenutbildningen. Barn- och utbildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden får i uppdrag att i samråd med kommunstyrelsen utreda samverkan mellan nämnderna avseende fritidshem med inriktningen att överföra beställaransvaret för verksamheten till barn- och utbildningsnämnden. Omvårdnadsnämnden och socialnämnden får i uppdrag att i samråd med kommunstyrelsen utreda samarbetet mellan nämnderna avseende LSS och socialpsykiatrin för att säkerställa bästa möjliga service och effektivitet. Kommunstyrelsen får i uppdrag att samordna arbetet med att öka antalet försöks- och träningslägenheter samt LSS-bostäder i Solna. Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med omvårdnadsnämnden och stadsbyggnadsnämnden utreda förutsättningarna och arbetsgången vid etablering av trygghetsboende i Solna. Uppdrag God ekonomisk hushållning Kommunstyrelsen får i uppdrag att göra en översyn av stadens organisation för administrativa stödtjänster och genomföra nödvändiga förändringar för att säkerställa kompetens och ef- Ansvarig avd. Stadsdirektören Stadsdirektören Stadsdirektören Ekonomi- och verksamhetsstyrning Ekonomi- och verksamhetsstyrning Ekonomi- och verksamhetsstyrning Ekonomi- och verksamhetsstyrning Stadsdirektören Stadsdirektören Förnyelse 8

18 fektivitet. Kommunstyrelsen får i uppdrag att göra en översyn av styrningen och strukturen för stadens företag. Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med nämnderna göra en översyn och revidering av stadens gemensamma styrdokument. Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med nämnderna utreda hur stadens arbete med styrning och uppföljning av entreprenader kan utvecklas och förbättras. I detta uppdrag ingår uppdraget att se över stadens upphandlingsorganisation. Ekonomi- och verksamhetsstyrning Ekonomi- och verksamhetsstyrning Kansli- och arkiv Stadsdirektören Ekonomi- och verksamhetsstyrning 4. Tvärsektoriella frågor Arbetet med de tvärsektoriella frågorna; likabehandling och internationellt arbete, ska harmonisera med målarbetet, bidra till visionen om det levande och trygga Solna samt vara en del av stadens kvalitetsutvecklingsarbete. Likabehandlingsarbetet utgår från diskrimineringslagen som förbjuder diskriminering som har samband med kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, seuell läggning eller ålder. Staden ska arbeta proaktivt med samtliga likabehandlingsperspektiv för att alla medborgare ska få likvärdigt bemötande och service av stadens medarbetare. Det internationella arbetet ska i huvudsak användas som en metod för verksamhets- och kvalitetsutveckling. Genom att göra internationella jämförelser och identifiera goda eempel skapas förutsättningar för att lära av andra och samarbeta kring gemensamma utmaningar. Staden ska bidra till att uppfylla målen i EU:s tillvätstrategi Europa Under verksamhetsåret 2013 planerar stadsledningsförvaltningen att utveckla sin samordnade roll för att säkerställa att staden strategiskt arbetar med att skapa verksamhetsnytta genom sin användning av de tvärgående perspektiven. Arbetet styr mot flertalet av stadens inriktnings- och effektmål. Inom kommunstyrelsens verksamhetsområde är perspektiven främst inom målområdena Solna i utveckling och Levande stad. 5. Kvalitetsarbetet Utifrån stadens inriktningsmål och av kommunfullmäktige antagna kvalitetspolicyn och strategin för Solna stad ska nämnder och styrelser utarbeta generella åtaganden med efterföljande kvalitetsdeklarationer som tydligt beskriver vilken service medborgaren/brukaren kan förvänta sig av staden. Det är också viktigt att säkerställa att löftena uppfylls och att hanteringen av synpunkter leder till verksamhetsförbättringar och verksamhetsutveckling. 9

19 Inom stadsledningsförvaltningen pågår ett arbete att utifrån en framtagen tjänstekatalog utarbeta serviceåtaganden för tjänster till förvaltningarna och identifiera vilka tjänster till medborgarna som skulle kunna kvalitetsdeklareras under Ambitionen är att under 2013 upprätta några kvalitetsdeklarationer inom kommunstyrelsens verksamhetsområde. Kommunstyrelsen avser att avvakta med arbetet att ta fram ett stadsövergripande kvalitetspris. Beträffande stadsövergripande kvalitetsdeklarationer kring tillgänglighet och bemötande är det också ett mer långsiktigt arbete. 6. Verksamhet och organisation Politisk verksamhet I kommunstyrelsens budgetram innefattas ett antal politiska verksamheter. Det är budgeten för: Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen, med ett antal beredningar/kommittéer/råd som arvodeskommitté, kommunala handikapprådet, likabehandlingskommitté, internationell kommitté Kontant partistöd Partistöd i form av resurser som politiska sekreterare Utöver dessa politiska verksamheter så omfattar kommunstyrelsens budgetram också medel för valnämndens och överförmyndarnämndens verksamheter i de delar som inte avser personalkostnader. Kostnader för personal som stöder de politiska verksamheterna finns i sin helhet inom stadsledningsförvaltningen. Kommittéerna Likabehandlingskommittén och internationella kommittén är politiskt sammansatta beredningsorgan till kommunstyrelsen som regelmässigt ska fungera som remissinstans inför beslut inom respektive område. Kommittéernas uppdrag finns fastlagt i direktiv som har antagits av kommunstyrelsen den 11 april Kommittén ska samordna, stimulera, främja, kunskapsutveckla inom området samt följa det internationella respektive likabehandlingsarbetet i staden. Kommittéerna har inför 2012 närmare beskrivit sitt blivande arbete i verksamhetsplaner. Den huvudsakliga inriktningen kvarstår inför Internationella kommittén ska verka för att det internationella arbetet används som en metod i verksamhets- och kvalitetsutveckling samt att EU:s tillvätstrategi Europa 2020 integreras i stadens verksamhetsplan och budget. Detta sker bl.a. genom styrdokumentsöversyn, informationsmaterial, resebidrag, nätverk, kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte. 10

20 Likabehandlingskommittén ska verka för att likabehandlingsperspektiv används som en metod i verksamhets- och kvalitetsutveckling samt integreras i stadens styrsystem. Detta sker bl.a. genom styrdokumentsöversyn, informationsmaterial, bidrag, priser, nätverk, kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte. Pensionärsrådet och handikapprådet Kommunstyrelsen har utsett representanter dels till kommunala pensionärsrådet dels till kommunala handikapprådet. Arbetsordningar för pensionärsrådet och handikapprådet fastställdes av kommunstyrelsen i december 2010, 166. Nuvarande arbetsordningar ska fungera åtminstone under hela innevarande mandatperiod. Det huvudsakliga syftet med råden är att uppfylla de krav på samverkan som ställs i socialtjänstlagen om samråd och ömsesidig information och dialog mellan staden och företrädare för dels pensionärsorganisationerna, dels handikapporganisationerna. Råden ska ge intresseorganisationerna möjlighet att följa utvecklingen och initiera frågor som kan påverka utvecklingen. Vidare ska rådet fungera som remissinstans i sina respektive sakfrågor. Råden består därför dels av politiska representanter dels representanter från intresseföreningarna, men råden ska inte delta i den partipolitiska behandlingen. Administrativt sköts pensionärsrådet av personal från omvårdnadsförvaltningen och omvårdnadsnämnden finansierar dess kostnader. Kommunala handikapprådet administreras av stadsledningsförvaltningen och finansieras av kommunstyrelsen. Stadsledningsförvaltningen Stadsledningsförvaltningens uppgift är att biträda kommunstyrelsen med ledning och styrning av övergripande och strategiska frågor. Förvaltningen ansvarar dessutom för samordning av och stöd till stadens övriga förvaltningar. Sedan 1 mars 2011 är stadsledningsförvaltningen organiserad i fyra avdelningar Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning Förnyelseavdelningen Kansli- och arkivavdelningen Personalstrategiska avdelningen Målsättningen för stadsledningsförvaltningens organisation är att skapa en sammanhållen förvaltning med chefer och medarbetare som samarbetar över organisatoriska gränser och tar ett gemensamt ansvar för att uppfylla förvaltningens uppdrag och stadens inriktningsmål. Stadsdirektören Stadsledningsförvaltningen leds av stadsdirektören, som ansvarar för hela förvaltningens verksamhet och för stadens förvaltningschefer samt därmed indirekt för stadens organisation. Uppgifterna består i att styra och samordna hela den kommunala verksamheten och biträda kommunstyrelsen i arbetet med styrning och ledning av koncernen. Det innefattar också ett övergripande ansvar för fullgörandet av kommunstyrelsens uppsiktsplikt. 11

21 Stadsdirektören ska ha fokus på övergripande strategiska frågor för staden och har stöd av de fyra avdelningarna på stadsledningsförvaltningen, som ansvarar för frågor inom ramen för respektive ansvarsområde. Under det kommande året ligger fokus på att utförstärka förvaltningens roll i att biträda kommunstyrelsen i styrningen, ledningen och samordningen av staden. Det samhällsekonomiska läget ställer krav på fortsatt förnyelse av stadens verksamheter för att hitta effektivare arbetssätt och utveckling av stadens samlade ekonomi- och verksamhetsstyrning. Samtidigt ställer övergången från ett planerings- till ett genomförandeskede i de stora utbyggnadsprojekten krav på staden att kunna hantera genomförandet på ett smidigt sätt och att kunna hitta kostnadseffektiva lösningar. Parallellt med denna utveckling ökar medborgarna/brukarnas förväntningar på stadens tjänster och service, vilket i sin tur ställer krav på staden att utveckla nya arbetssätt, som har ett tydligt medborgar/ brukarfokus. Inriktningen är att stärka det strategiska och samordande arbetet inom förvaltningen liksom den analytiska kapaciteten, utveckla det stadsövergripande perspektivet, fördjupa samordningen av den verksamhetsmässiga och ekonomiska styrningen samt att driva utvecklingen mot ett tydligare medborgar/brukar/ kundfokus. Det ställer krav på en förnyelse och effektivisering av de omfattande stödprocesser som hanteras inom stadsledningsförvaltningen. Direkt under stadsdirektören ligger ansvaret för övergripande frågor om infrastruktur, eploatering, stora projekt och investeringar samt näringslivs- och besöksnäringsområdet. Inom ramen för näringslivsarbetet ligger fokus på att vidareutveckla stadens övergripande strategi och arbetssätt inom området. Det handlar om att vidareutveckla stadens kontakter med näringslivet, stadens näringslivsservice, arbetet med att främja etableringar och investeringar i Solna samt med att utveckla Solna som företagsplats. Detta arbete måste ske i nära samarbete med stadens övriga förvaltningar. En viktig och väande del av Solnas näringsliv är besöksnäringen. Inom ramen för besöksnäringsarbetet är inriktningen för 2013 att bygga vidare på evenemangsstaden Solna med utgångspunkt i att staden är hemvist för Sveriges nya nationalarena Friends Arena. I detta arbete ligger att förbereda och planera Solnas arbete med att vara värdstad för dam-em i Fotboll under Avdelningen för Ekonomi- och verksamhetsstyrning Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning ansvarar för styrning, samordning och stöd inom ekonomi och verksamhet, finans, inköp, upphandling, lön, pension, analys och statistik. Avdelningen har en nyckelroll dels i den samlade verksamhets- och ekonomistyrningen av staden, dels i administrationen av stödprocesser inom ovanstående områden. Inriktningen för avdelningen är att i största möjliga utsträckning renodla den styrande respektive den stödjande rollen för att förtydliga och effektivisera verksamheten. I avdelningens styrande uppdrag ingår att utveckla den samlade verksamhets- och ekonomistyrningen. I detta uppdrag ingår planering och uppföljning av budget, redovisning, finans- och pensionsförvaltning, ägar- och koncernstyrning samt övrig styrnings- 12

22 och uppföljningsfrågor. Det kan handla om styrning av inköp, avtal, upphandling, entreprenader och övrig affärsutveckling. Därutöver ansvarar avdelningen för att utveckla stadens övergripande arbete inom statistik- och analysområdet. Det handlar om att analysera stadens utveckling samt att bevaka och utreda frågor, som är strategiska och kan få betydande ekonomiska konsekvenser för staden. Organisatoriskt är avdelningen indelad i tre funktioner: Ekonomifunktionen, Lönefunktionen samt Upphandlingsfunktionen. Gemensamt inom avdelningen finns också medarbetare med ansvarsområden inom styrning, ledning, kvalitet, effektivitet och resultat samt för de tvärsektoriella områdena internationellt och likabehandling. De huvudsakliga aktiviteterna inom avdelningen består av löpande verksamhet som är nödvändig för att stadens kärnverksamheter ska fungera. Löpande verksamhet är tidmässigt större än övriga aktiviteter tillsammans. Fokus kommer därmed alltid behöva ligga på den löpande verksamheten, men även inom detta område behövs prioriteringar för att möjliggöra övriga aktiviteter. Utgångspunkten är dock att vidmakthålla serviceoch kvalitetsnivåer på de tjänster vi tillhandahåller samt att öka dialogen med förvaltningarna om att det är rätt innehåll och nivå. Vid sidan av nedanstående prioriterade aktiviteter på en övergripande nivå, finns det ett antal utvecklingsaktiviteter på funktions-/verksamhetsområdesnivå som av olika skäl är viktiga att arbeta med under Nedan följer några eempel per verksamhetsområde. Lön och pension: Tillsammans med förvaltningarna utveckla pensionsadministration, löneadministrationen samt lönestatistik. Ekonomi och finans: Uppdatera och säkerställa drift och produktion i nuvarande ekonomisystem. Förenkla och utveckla hantera av attester, autogiron och betalflöden. Utveckla analys- och controllerrollerna. Styrning och kvalitet: Säkerställa och implementera stadens styrmodell. Arbeta med systematiska mätningar, utvärderingar och jämförelser. Hålla samman stadens arbete med kvalitetsdeklarationer och få dessa integrerade med den årliga verksamhetsplanen och budget. Upphandling och inköp: Bistå nämnderna i att genomföra upphandlingar och inköp enligt respektive konkurrensutsättningsplan för Beskriva och förenkla upphandlingsprocessen samt inköps-/beställarprocessen. Tvärsektoriella frågor: Utveckla likabehandlings- och internationellt arbete som metod för kvalitets- och verksamhetsutveckling samt beakta Europa 2020 strategin i verksamhetsplan och budget. Stödja internationella kommittén och likabehandlingskommittén. Prioriterade aktiviteter Följande övergripande aktiviteter kommer att prioriteras av avdelningen för ekonomioch verksamhetsstyrning utifrån kommunstyrelsens målsättningar och uppdrag samt förvaltningens gemensamma planering. 13

23 Vidareutveckla stadens styrsystem med de tre delarna ekonomi, verksamhet och kvalitet med sikte på tydligt kundfokus. Utveckla analys, statistik, nyckeltal och jämförelser. Utveckling av stödprocesserna och systemstöd inom ekonomi, lön och inköp/upphandling. Utifrån en förstudie uppgradera och utveckla nuvarande och blivande systemstöd. Förnyelseavdelningen Förnyelseavdelningen ansvarar för styrning, samordning och stöd inom stadens övergripande frågor avseende: Process- och metodutveckling Kommunikation IT och telefoni Avdelningen har en nyckelroll i stadens arbete med att förbättra servicen till och kommunikationen med medborgarna och till att samordna och stödja effektiviseringar av stadens verksamheter. En utmaning för Förnyelseavdelningen är att få ett än mer strategiskt och samordnande fokus. Viktiga steg för att uppnå detta är att se till att det finns tydliga, välkommunicerade och välförankrade policys, strategier, riktlinjer och anvisningar inom avdelningens ansvarsområden. Avdelningen ska i samverkan med upphandlingsfunktionen se till att det finns användbara ramavtal som stadens olika verksamheter kan använda inom områdena verksamhetsutveckling, IT/telefoni och kommunikation. I Förnyelseavdelningens löpande verksamhet ingår att säkerställa en effektiv ITleverans bl a genom att svara för utbudet av IT- och telefonitjänster, systemförvaltningen av gemensamma system samt att driftsleverantörens tjänster levererar värde till staden och är kostnadseffektiva. I uppdraget ingår också att stödja och samordna stadens verksamhetsutvecklingsarbete genom att tillhandahålla internt utvecklingsstöd inom metod- och processutveckling, projektstyrning, IT-strategisk kompetens och informationssäkerhet. I avdelningens uppdrag ingår också att utveckla och samordna stadens interna och eterna kommunikationsinsatser. I detta arbete ingår ansvaret för stadens webbplats, stadsgemensamma sociala kanaler, intranät och andra digitala stöd för information, dialog och kunskapsdelning, Solna forum och press- och mediekontakter. Förnyelseavdelningen hanterar ett stort antal leverantörsavtal inom avdelningens ansvarsområde. Dessa avtal ska löpande följas upp och utvärderas för att säkerställa rätt leverans och kvalité. Organisatoriskt är Förnyelseavdelningen indelad i tre delar; Stab och projekt, kommunikation och IT. 14

24 Prioriterade aktiviteter Följande övergripande aktiviteter kommer att prioriteras av Förnyelseavdelningen utifrån kommunstyrelsens målsättningar och uppdrag, förvaltningsövergripande prioriteringar och stadsledningsförvaltningens gemensamma planering: Samordna och stödja stadens arbete i att utveckla och effektivisera metoder, arbetssätt och processer. Samordna utvecklingen av stadsgemensamma kompetenser inom avdelningens ansvarsområde. Stärka stadens interna kommunikation, dialog och erfarenhetsutbyte. Stärka stadens eterna relationer, service, kommunikation och dialog med intressenter. Modernisera och effektivisera leverans av IT- och telefonitjänster utifrån verksamheternas behov. Kansli- och arkivavdelningen Kansli- och arkivavdelningen ansvarar för administrationen av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige, valnämnden och överförmyndarnämndens verksamheter samt kommunstyrelsens ärendehantering och stadens centralarkiv. I avdelningen finns också stadens juristfunktion, säkerhetsansvarige och äldreombudsman/handikappkonsulent. Kansliet har också ett övergripande ansvar för att samordna frågor kring stadens nybyggnads- och upprustningsprogram för lokaler. Avdelningen stödjer även andra förvaltningar och nämnder med nämndssekreteraruppgifter. Sekretariatet ansvarar för administrationen och ärendehanteringen för kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och valnämnden. Överförmyndarkansliet administrerar och hanterar ärenden för Överförmyndarnämnden. Inom funktionen finns också stadens centralarkiv. Äldreombudsmannen - tillika handikappkonsulenten - vars uppgift är att vara en lots och rådgivare för allmänheten i de frågor som rör äldre och funktionshindrade, samt att bistå stadens förvaltningar och verksamheter kring frågor som rör äldre och funktionshindrade. Överförmyndarkansliet svarar för tillsyn över förvaltning som utövas av förmyndare, gode män och förvaltare, samt de övriga uppgifter som ankommer på nämnden enligt föräldrabalken eller annan särskild lagstiftning. Juristfunktionen stödjer såväl kommunstyrelsen som de övriga nämnderna och deras respektive förvaltningar. Därutöver stödjer enheten stadens hel- och delägda bolag. Det juridiska stödet består i huvudsak av två delar, dels preventivt juridiskt arbete, dels reparativt juridiskt arbete. Juristerna, som är två personer, är därutöver av länsstyrelsen utsedda vigselförrättare. Säkerhetsarbetet omfattar försäkringsfrågor och säkerhetsfrågor och därmed sammanhängande riskförebyggande åtgärder. Arbetet är i hög utsträckning inriktat på att samordna det arbete som ska genomföras på förvaltningarna. 15

25 De huvudsakliga aktiviteterna inom avdelningen består av löpande verksamhet som är nödvändiga och viktiga för att staden ska fungera. Internt på avdelningsnivå finns dessutom löpande aktiviteter som särskilt lyfts fram för större fokus just under det kommande året. Prioriterade aktiviteter Utöver den löpande verksamheten kommer kansliet under 2013 att fokusera etra på följande prioriterade aktiviteter: Centralisering av stadens nämndadministration Införa elektroniska handlingar för stadens samtliga nämnder Förberedelsearbete inför valet till EU-parlamentet och de allmänna valen under Följande prioriterade uppdrag har påbörjats under 2012 och kommer i tid att sträcka sig fram till 2014: En förstudie av ärendehanteringssystem ska genomföras i samverkan med förnyelseavdelningen Utveckling av e-arkiv, vilket under första delen kommer att bestå i att bevaka de samverkansinitiativ som tagits i frågan såväl regionalt som nationellt för att i slutet av perioden kunna ta ett beslut om ett vägval. Genomförs i samverkan med förnyelseavdelningen, avdelningen för ekonomi- och verksamhetsutveckling och personalstrategiska avdelningen. Personalstrategiska avdelningen Den personalstrategiska avdelningen ansvarar för styrning, samordning och stöd inom personalområdet. Avdelningen har en nyckelroll i stadens arbete med att säkerställa att Solna är en attraktiv arbetsgivare i framtiden. Avdelningen ansvarar för att styra, samordna och utveckla arbetet inom bland annat arbetsmiljö och hälsa, kompetensförsörjning, rekrytering, introduktion, ledarutveckling, lönebildning, arbetsrätt, omställning och rehabilitering. Personalstrategiska avdelningen ska fortsättningsvis erbjuda förvaltningarna operativt stöd men kommer ytterligare att öka fokus på styrning och uppföljning av personalprocesserna i syfte att öka kvalitet och effektivitet i inom personalområdet i verksamheten. Prioriterade aktiviteter De huvudsakliga aktiviteterna inom avdelningen består av löpande verksamhet som är nödvändig och viktig för att staden ska fungera. Utöver den löpande verksamheten kommer följande aktiviteter att prioriteras av Personalstrategiska avdelningen utifrån kommunstyrelsens målsättningar och uppdrag, förvaltningsövergripande prioriteringar och stadsledningsförvaltningens gemensamma planering: Implementera nytt avtal inom Företagshälsovård i Solna stad Upphandling och implementering av ny medarbetarenkät Upphandling och utformning av ledarutvecklingsprogram Processkartläggning och processorientering av HR-arbetet på Intranätet 16

26 Riktade sjukfrånvarosatsningar fokus på korttidssjukfrånvaro och prioriterade arbetsplatser Implementering och fortsatt arbete med HR-strategin som beslutas 2012/ Personal Antalet tillsvidareanställda på stadsledningsförvaltningen är 57 personer. Medelåldern på förvaltningen är 46,6 år och könsfördelningen är 14 män och 48 kvinnor. Sjukfrånvaron på stadsledningsförvaltningen är låg och ligger på 1,8 % för perioden dec juli Under de kommande åren kommer stadsledningsförvaltningen fortsätta arbetet med att skapa en effektiv och sammanhållen förvaltning där alla enheter arbetar mot samma mål. För stadsledningsförvaltningen är det av stor vikt att ha motiverade medarbetare som både vill och kan ta såväl ansvar som att skapa goda resultat. 17

27 8. Budget Den totala budgetramen för Kommunstyrelsen är snarlik ramen för Därför har budgetarbetet präglats av att budgetposterna per område i princip är detsamma som förra året. Effekten blir därmed att effektiviseringskraven i samband med fördyringar (löneöversyn och ev. andra kostnadsökningar) fördelas per verksamhetsområde. Den politiska verksamheten inom kommunfullmäktige och kommunstyrelsen domineras av arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Inför 2013 har kommunstyrelsen beslutat om oförändrade arvoden. Planeringen utgår ifrån att antalet möten blir oförändrade jämfört med tidigare år, dvs. elva under ett år. Planeringsarbetet kommer att fortsätta under hösten och det kommer att behövas ytterligare detaljbudgetering och prioriteringar, som innebär att nedanstående poster kommer att justeras inbördes. Driftbudget (tkr) Budget 2013 Budget 2012 Politisk verksamhet Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Övriga politiska organ Varav Kommunala handikapprådet Likabehandlingskommittén Internationella kommittén Allmänna val (Valnämnden) Stöd till partierna Gemensam verksamhet, Kommunstyrelsen Varav Årsavgift SKL Årsavgift KSL Årsavgift Mälarens vattenvårdförbund Årsavgift Mälardalsrådet Årsavgift Svealands vattenvårdsförbund Årsavgift STIM Årsavgift SAMI Årsavgift Stockholm Business Alliance SBA Kostnad för Konsumentrådgivning Bidrag Stiftelsen Vetenskapsstaden Bidrag Confidencen Bidrag Filmstadens Kultur Hyra för Charlottenburg Stadsledningsförvaltningen Varav Facklig verksamhet Medelsreserv Totalt KS/KF Investeringsbudget (tkr) Budget 2013 Budget 2012 Stadsdirektören Stadsövergripande IT-investeringar Översiktlig planering Totalt KS/KF I boksluten 2010 respektive 2011 har kommunfullmäktige reserverat medel för strukturella utvecklingsinsatser under åren En avrapportering av hittillsvarande arbete har gjorts i samband med årsredovisningar samt kontinuerligt till KSberedningen. Inför 2013 pågår arbetet med att samla prioriterade strukturella utveck- 18

28 lingsinsatser inför Finansieringen av detta arbete sker dels genom SLF:s driftbudget och dels genom ovan nämnda strukturella medel. 9. Taor och avgifter Stadsledningsförvaltningen har i budgetarbetet gått igenom de eterna taorna och förslaget är oförändrade taor. Stadsledningsförvaltningen kommer inför budgetåret 2014 göra en översyn av de interna avgifterna (interndebiteringen) kopplat till översynen av stödprocesserna. 10. Konkurrensplan I samband med planeringsarbetet har en genomgång gjorts av alla avtal som stadsledningsförvaltningen ansvarar för, både för den egna verksamheten och för de stadsövergripande. I bilaga framgår de avtal där det är aktuellt med nya upphandlingar/avtal samt de avtal där förlängning eller ny konkurrensutsättning kommer att göras med stor sannolikhet. Stadsledningsförvaltningen ser inte att några större verksamhetsövergångar kommer att ske under Se planen i bilaga. 11. Internkontrollplan Internkontrollplan för kommunstyrelsen har upprättats och bifogas verksamhetsplanen. Internkontrollplanen för 2013 har utvecklats genom synpunkter i revisionsrapporter och spridningen av goda eempel inom staden. En mer omfattande risk- och väsentlighetsanalys har gjorts per avdelning. Riskanalysen kartlägger risker i verksamhetens organisation, rutiner och system. Syftet med internkontrollen är bl.a. att trygga tillgångar, säkerställa att lagar efterlevs, minimera risker, säkra att resurser används enligt tagna beslut, säkra en rättvisande redovisning och att skydda verksamheten från oberättigade misstankar. I processen har chefer och anställda engagerat sig och en utvärdering av risker och riskbedömningar har gjorts. Riskinventeringar, prioriteringar och kvantifieringar har gjorts i riskanalyserna. I grova drag kan riskerna delas in i omvärldsrisker, finansiella risker, legala risker, verksamhetsrisker, redovisningsrisker, bristande efterlevnad av regelverk, risker för förtroendeskada och IT-baserade risker. Se planen i bilaga. Bilaga 1: Konkurrensplan för kommunstyrelsen Se bilaga. Bilaga 2: Internkontrollplan för kommunstyrelsen Se bilaga. 19

29 Konkurrensplan 2013 Nämnd: Kommunstyrelsen Avtalsområde Stadsövergripande, övriga Ny Avtalstid Bageribröd Distribution av inkontinensprodukter Fysik- kemi och biologimaterial Avtalsförlängning Hyrbilar Hotell i Stockholm Litteratur Ljuskällor Resebyråtjänster Entrémattor Möbler Tolktjänster Trämaterial Tvätteritjänster Underhållsavtal släckutrustning Löpande Utbildning Engelska Översättningstjänster Arbetskläder Avyttringstjänster Ekonomi, lön och verksamhetsstyrning Ekonomisystem med tillhörande portaler, utdataplattform PA-system Kapitalförvaltning Fakturahantering och inkassoservice Kreditbevakning och kreditupplysning Organisations-, management- och strategikonsulter (upphandling) Betaltjänster Personal Företagshälsovård år Rekryteringstjänster Bemanningstjänster ekonomi och administration år Riskbruk och missbruk Personalstöd Outplacement Offentliga jobb år Medarbetarenkät Ledarutvecklingsprogram Friskvårdsportal E-learningplattform IT, telefoni, metod och projekt Kommunikationslänkar Destruktion av IT-utrustning Support NE produkter Löpande Digitalt och offset tryck Avtal e-id IT-konsulttjänster (stadens ramavtal) Websense Security Suite

30 Datakommunikation och telefoni Datakommmunikation och telefoni (upphandling/avrop) Programvaror och tjänster (avrop) Konsulttjänster Projektledning och stöd (avrop) Konsulttjänster Informationssäkerhet (avrop) Konsulttjänster Användbarhet, information och webb (avrop) Konsultjänster Verksamhetsutveckling och strategi (avrop) Uppdragskonsulttjänster (avrop) IT-utbildningar (avrop) e-förvaltningsstödjande tjänster (avrop) Information och kommunikation Söktjänst för webb Löpande Driftavtal solna.se Inläsningstjänst Förvaltning och vidareutveckling av etern webb år Visitkort och korrespondenskort Pressmeddelanden löpande Medialistor/Pressutskick Nyhets- och informationsmaterial Löpande Löpande Omvärldsbevakning Hyra och skötsel av väter Bildtjänst Statistikverktyg webb Lyssnarfunktion webb Löpande Löpande Löpande Tryckeritjänster Grafisk produktion och copy (upphandling) Fotografi och filmtjänster (upphandling) Plattform för intranätet (avrop) Konsulter intranätet (avrop) Ärendehantering, kansli och överförmynderi Ärendehanteringssystem Förtroendemannasystem Valarbetarsystem Kreditupplysning Bemanningstjänster (avrop) e-arkiv Löpande Löpande Löpande Löpande

31 Internkontrollplan 2013 Nämnd: Kommunstyrelsen Org Kriskommunikation FÖRNYELSEAVD. & ARKIVAVD. KOMMUNIKATION IT KANSLI Process/rutin Kontrollmoment & metod Kontrollansvarig Tidpunkt Genom stickprov kontrollera att: - all nödvändig information på G: är uppdaterad. Genomförs genom att innehållet i viktiga/kritiska mapparna granskas. - alla på kommunikationsenheten kan publicera inlägg i samtliga kommunikationskanaler. (solna.se/intranät/facebook/twitter/pressmeddelandetjänst). Genomförs genom intervjufrågor till personalen på kommunikationsenheten. - alla viktiga/kritiska e-postlistor är korrekta. Tillgänglighet Genom stickprov kontrollera att: - vi svarar inom 24 timmar (arbetsdagar) på Facebook och Twitter. Kontrollen genomförs på alla inlägg den 3:e, 17:e och 28:e varje månad inför kontrolldatumet. Om angiven dag infaller en lördag eller söndag är det föregående fredag som är kontrollpunkt. - vi ger avsändaren respons inom 24 timmar (arbetsdagar) på e-postadresserna: kontakt@solna.se, webredaktionen@solna.se samt suomeksi@solna.se. Kontrollen sker på alla inkomna e-post den 5:e, 14:e och 26:e varje månad inför kontrolldatumet. Om angiven dag infaller en lördag eller söndag är det efterföljande måndag som är kontrollpunkt. rätt information finns i Icepeak avseende kontaktinformation och ansvarsområden Grafisk identitet Stickprov. Kontrollera avtalstrohet gentemot ramavtal genom att granska de två (2) senaste grafiska produkterna från respektive förvaltning. Ansvarig kriskommunikation Systemförvaltningsprocessen Informationssäkerhet Katastrofhantering Ärendehantering Nämndadministration Stickprov. En (1) systemförvaltningsplan per förvaltning granskas för att säkerställa processefterlevnad i enlighet med etablerad systemförvaltnignsmodell. Stickprov av ett (1) system per kontrollomgång för att säkerställa att: - information tillhörande systemet är säkerhetsklassat. - behörigheter tilldelas i enlighet med vid var tid gällande riktlinjer för respektive system. - it säkerhetsåtgärder är vidtagna för systemet utifrån säkerhetsklass. Stickprov av ett (1) system per kontrollomgång för att säkerställa att det finns katastrofplaner och upprättade alternativa/manuella rutiner. Stickprov genom granskning av fem ärenden i dokument- och ärendehanteringssystemet. Stickprov genom granskning av fem ärenden i dokument- och ärendehanteringssystemet som anmälts till nämndsammanträde Kommunikatör Kommunikatör IT-handläggare IT-handläggare IT-handläggare Registrator Stadssekreterare/ nämndsekreterare