Verksamhetsplan 2013 miljö- och bygglovsavdelningen. Halvårsuppföljning

Transkript

1 Verksamhetsplan 2013 miljö- och bygglovsavdelningen Halvårsuppföljning 1

2 Innehåll BAKGRUND... 3 VÅR UPPGIFT... 3 EFFEKTMÅL... 4 RESURSER... 6 AVDELNINGSGEMENSAMMA PROJEKT... 6 BYGGLOV... 7 MILJÖDIPLOM... 7 MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDD... 8 BILAGA Dnr KON

3 Bakgrund Verksamhetsplanen för 2013 beskriver det planerade arbetet inom Miljö- och hälsoskydd, Miljödiplom och Bygglov. Planen är framtagen av avdelningens personal och beslutad av Miljö- och bygglovsnämnden. Avsikten med denna halvårsrapport är att informera nämnden om vad som utförts under perioden samt att utgöra underlag för avdelningen för planering av det andra halvåret och även verksamhetsplaneringen inför Vår uppgift Avdelningen Miljö och bygglov arbetar med nedanstående sju punkter som är viktiga i arbetet med att fullgöra nämndens åtagande. Var och en kommenteras här. Myndigheten ska fatta lagligt grundade beslut Kommentar: Detta innebär rättssäkra beslut, lika-behandling, snabb handläggning, tydliga beslut etc. Mycket av vårt kvalitetsarbete handlar om detta och det är ett ständigt pågående arbete. Exempel är samråd med andra kommuner, utveckling av rutiner och mallar, uppföljning av överklagade beslut och erfarenhetsåterföring mellan handläggare. Vi ska leva upp till våra åtaganden rörande handläggningsrutiner och handläggningstider Kommentar: Miljöenheten har en del skriftliga rutiner som behöver revideras, vilket planeras till hösten. Bygglovenheten har under halvåret tagit fram nya rutiner för handläggning samt har genom att ändra ärendeprocessen troligtvis även förkortat handläggningstiden. En beräkningsmodell för att mäta handläggningstiden är på gång och införs under andra halvan av året. Invånare och verksamheter ska få information och service av oss. Vår stora kontaktyta gör att vi är en viktig del av kommunens ansikte utåt Kommentar: Bygglovenheten har haft öppet-hus för bygglovsökanden vid tre tillfällen under våren, vilket varit mycket uppskattat. Ett arbete med att förbättra informationen på hemsidan har gjorts tillsammans med kundtjänst. Vi ska bidra i samhällsplaneringsprocessen med vår kompetens och med en helhetssyn Kommentar: Vi deltar i arbetet med ny översiktsplan, vid framtagande av nya detaljplaner och strategiskt i samhällsplaneringen. Emellanåt saknas samsyn i 3

4 tjänstemannaorganisationen kring såväl miljö- som bygglovsfrågor. Dialog inom organisationen pågår och behöver fortsätta. I ärenden som kräver gemensam handläggning av miljö- & hälsoskydd och bygglov ska vi samarbeta internt för sökandens bästa Kommentar: Handläggarkontakten mellan Miljö- och hälsoskydd respektive Bygglov har ökat under halvåret, vilket ju också var avsikten då enheterna lades ihop. I några ärenden under året har vi provat gemensam handläggning, men inte hittat formen ännu. Vi ska aktivt arbeta för att förbättra vår effektivitet Kommentar: Under våren har handläggning av klagomålsärenden följts upp och det har övergått till att gälla hela närmiljögruppens arbete. Som en följd har vissa mallar och blanketter omarbetas. Närmiljögruppen har tagit fram aktivitetstavlor där det visuellt går att följa gruppens arbete. Livsmedelsgruppen har under våren sett över livsmedelstillsynen. Detta har lett till att nya rutiner har tagits fram, och även aktivitetstavlor. Nya rutiner har införts för planering och uppföljning av tillsyn. Bygglovenheten kommer att utveckla rutiner för tillsyn under hösten. Vår finansiering ska till stor del ske genom intäkter Kommentar: Vår ungefärliga intäktsfinansiering är Bygglov (80%), Miljö- och hälsoskydd (60%), Miljödiplom (25%). Ett projekt pågår för att öka intäktsfinansieringen inom Miljö- och hälsoskydd och det pågår året ut. Effektmål Nämndens effektmål är formulerade för att mäta effekten av nämndens arbete och uppföljning görs årsvis. Här ges en kort beskrivning av arbete kopplat till effektmålen: 1. Hälsoskyddsindex 1 ska förbättras i genomförda tillsynsprojekt Kommentar: Det har inte gått att mäta hälsoskyddsindex på de projekt som har pågått under våren, då det inte finns något index att jämföra medför projektets verksamheter. 1 Hälsoskyddsindex är en sammanvägning av inspektionsresultat för varje objekt enligt en mall från miljö- och hälsoskyddsavdelningen. Alla besökta objekt vägs samman till ett index som kan jämföras med föregående år. 4

5 2. Andel livsmedelsobjekt som uppfyller lagkraven efter inspektion ska vara minst 80 % 2 Kommentar: Vi arbetar ständigt med detta effektmål och har nu efter halva året nått 61%. Det är sannolikt att vi når målet med 80% till årets slut. 3. NKI (Nöjd Kund Index) ska förbättras Kommentar: Vi har tagit del av resultatet, NKI för bygglov har minskat från 72 till 67 och för Miljö- och hälsoskydd ökat från 56 till 62. Vi har inte analyserat resultatet än. 4. Andelen boende som är bullerstörda ska vara mindre än 2010 Kommentar: Vi har i dagsläget inget bra sätt att mäta detta på. 5. Minst 75 % av anmälningspliktiga miljöskyddsobjekt (C- anläggningar) ska år 2013 ha kunskap om sin egen energiförbrukning och arbeta med åtgärder för minskad förbrukning och klimatpåverkan Kommentar: Vi kommer troligen inte att nå målet, då vi inte har prioriterat detta arbete under året. Vissa anläggningar jobbar med frågan. 6. Mälaren ska ha bibehållen vattenkvalitet 3 Kommentar: Mälaren håller en god vattenkvalitet % av de kommunala enheterna har gulddiplom Kommentar: Idag har 30 % gulddiplom och det blir svårt att nå målet i år. 8. Antal miljödiplomerade företag ökar med 10 % 4 Kommentar: Antalet företag har minskat med 15%. Svårt att nå målet i år. 9. Öka egeninitierad tillsyn inom byggväsendet Kommentar: Bygglovenheten kommer under hösten att genomföra ett projekt där vi kommer se hur tillsynen kan bedrivas. 10. Bygglovhandläggningen ska vara bland de tre bästa i länet. Kundnöjdheten ska inte försämras. Kommentar: Ingen ny mätning är gjord under första halvåret. 11. Tillgängligheten för funktionshindrade i utemiljön ska förbättras. Kommentar: Målet är inte aktuellt. 2 Efter inspektion = efter besök, kontrollrapport och uppföljning 3 Mälarbassängerna vid Järfällas kust (utom Mälaren-Lårstaviken) ska bibehålla miljökvalitetsnormerna god ekologisk och god kemisk status. 4 Inkluderar även föreningar och organisationer. 5

6 Uppföljning av målen sker vid årets slut. Resurser Resurserna inom avdelningen har under halvåret fördelat sig enligt nedanstående diagram. Närmiljö samt Bygglov har haft mer resurser än planerat medan Miljöskydd och Fysisk planering Miljö har haft mindre. Totalt har avdelningen 30 anställda. Avdelningsgemensamma projekt Projekt Utveckling av nämndprocessen med hjälp av LEAN-metodik Överföring av handläggning till kundtjänst Är i slutfas, klart under hösten Ingen överföring pågår då kundtjänst inte haft kapacitet att ta emot mer. Projektet tas eventuellt upp igen Förbättring av mallar och blanketter Startar under hösten Bättre intäktskontroll, klart till årsskiftet. Nya ekonomirutiner för miljö&hälsoskydd tas fram Utveckling av ärendeflödet för Startar under hösten interna remisser 6

7 Bygglov Bemanningen på bygglovenheten har under första halvåret varit god. En längre sjukskrivning från maj månad har dock medfört att handläggning av hissar och OVK tillfälligt prioriterats ned. Bygglovenheten har under första halvåret handlagt 444 ärenden. Det är drygt 100 fler än motsvarande period förra året. Det ökade antalet ärenden är förväntat och som enheten klarat av att möta. Ett resultat av utvecklingsprojektet om ärendeprocessen har medfört att ärenden idag handläggs mer effektivt. Bland annat har ett försök påbörjats där ärendena delats upp i enkla och avancerade ärenden. Enkla ärenden handläggs normalt inom 4 veckor och de andra ärendena normalt inom 10 veckor. Handläggningstiderna bedöms hållas i de flesta ärenden. I Barkarbystaden har bygglov getts för bland annat nybyggnad av radhus och flerbostadshus samt för skola och handel. I arbetet med Mälarbanan har drygt 80 lovbeslut getts rörande bullerdämpande åtgärder för fastigheterna invid järnvägen. Stort arbete har också lagts ned på handläggning av lov för förskolepaviljonger och skolor. Ett ovanligt ärende för bygglovenheten var utbyggnad av kyrkogården vid Järfälla kyrka. Våra kvalitetsprojekt: Utveckla ärendehanteringen - Klart Utveckla IT-stödet för ärendeprogrammet ByggR - Gjort och fortsättning pågår Utveckla rutiner och mallar - Gjort och fortsättning pågår Införa metodik för tillsyn - Påbörjas i höst Utveckling av bygglovsgruppen - Miljödiplom Sedan årets början har bemanningen varit som planerat dvs 3 diplomerare. Fokus har legat på kontakter med diplomerade verksamheter, revisioner och företagsbesök. Sedan årsskiftet har andelen giltiga diplom ökat med 10%. Arbetet som lagts ner på att få fler företag att ansluta sig till diplomeringen har resulterat i ett nytt företag, arbetet fortsätter under hösten. Vi möter intresse från många företag. Vårt material dvs presentationer, information, hemsidan osv har anpassats till kommunens nya grafiska profil. Arbetet med att förnya diplomeringen, som startade 2012 har pågått intensivt under första halvåret. 7

8 Stöd till företag/ verksamheter Det dominerande arbetet är stöd till de diplomerade enheterna och företagen, ca 2/3 av dem har fått besök, hjälp eller råd. Vi har också haft nätverksträffar för verksamheter inom vård & omsorg, förskolor och skolor. Revisioner till nya nivåer 12 revisioner har gjorts hittills i år. Utbildning/studiebesök och frukostmöten Vi har ordnat ett studiebesök, en diplomutdelning, deltagit på en företagarfrukost, medverkat under Earth Hour och vid kommungemensam introduktion. Externa uppdrag: utbildningar, revisioner för Svensk miljöbas Vi har utfört en revision för Svensk Miljöbas och nio utbildningar. Information Vi har producerat två nyhetsbrev. Marknadsföring och säljaktiviteter Vi har gjort 11 säljbesök. En kommunikationsplan för miljödiplom har tagits fram. Svensk Miljöbas Vi är fortsatt representerade i styrelsen för Svensk Miljöbas. Miljö- och hälsoskydd Enheten har haft nästan full personalstyrka under perioden och har arbetat i stort sett enligt verksamhetsplanen. Såväl närmiljö som miljöskydd och livsmedel har fått revidera planen något och skjutit en del projekt på framtiden. Vissa av dessa projekt kan troligen ske senare under året, det finns dock en del arbetsuppgifter som kommer att utföras först år Uppskjutna projekt tas med i planeringen för Arbetet består dels av planerade projekt dels av inkommande ärenden och vi har lagt ungefär lika mycket tid på vardera. Anmälan av offentliga lokaler har tagit betydligt mer tid i anspråk än beräknat, av den anledningen ser vi nu över våra rutiner. Kvalitetsmåtten rör handläggningstider, rutiner, språkbruk mm och utfallet är gott, de flesta är uppfyllda. Alla planerade aktiviteter och utfall av dessa redovisas i bilaga. 8

9 Fysisk planering Miljö Mycket tid har lagts på det fortsatta arbetet med ny översiktsplan Checklistan för behovsbedömningar av detaljplaner har setts över Bullerfrågor är aktuella i alla detaljplaneremisser Närmiljö Dispensansökningar har inkommit gällande byggnation i naturreservatet. En uppföljning av det effektivitetsarbete (Lean Klagomål) som inleddes 2011 har gjorts under våren. Rutiner har uppdaterats. Flera anmälningar har inkommit gällande nya förskolor och skolor samt tillbyggnader av paviljonger på redan befintliga verksamheter. Vi kan redan nu se att den planerade tiden inte räcker till. Typ av inkommande klagomål är i stort oförändrat sedan tidigare år. Vanligaste klagomålen rör misstänkt fuktproblem i bostäder, störande grannar och buller. Tillsyn på vårdboenden pågår. I dagsläget är ungefär hälften av boendena besökta. Tillsyn på badplatser pågår. Från i år gör Fritidsförvaltningen/Gata och Park själva provtagning på strandbad och plaskdammar och vi kontrollerar. Fastighetsägare för flerbostadshus föreläggs att komma in med mätning och handlingsplan för att komma tillrätta med höga radonvärden. Fastighetsägare till enbostadshus har informerats om att de bör mäta radon. Förra årets projekt på förskolor har följts upp. Tillsammans med VA-avdelningen pågår det ett arbete med att få fastigheter att ansluta sig till kommunalt vatten och avlopp där det redan idag finns anslutningspunkter. Nya anmälningsblanketter för anmälningspliktiga verksamheter håller på att utarbetas. Målet är att underlätta för den som ska starta en verksamhet att lämna in en komplett anmälan. Livsmedel Arbetat med LEAN-metodik för att effektivisera livsmedelskontrollen. Gruppen har arbetat fram nya rutiner, för kontrollen på fält och för det administrativa arbetet som ingår i handläggningen. Under de första månaderna av året tog arbetet med effektivisering mycket tid i anspråk, mer än förväntat. Detta resulterade i att den planerade kontrollen kom efter under första kvartalet. Kontroll av tillagningskök i skolor/förskolor har prioriterats. Det har varit vårens projekt och det avslutas efter sommaren. Vi deltog i en krisberedskapsövning som leddes av VAKA, kommunens beredskapssamordnare och VA-avdelningen. Detta var en övning för att pröva den befintliga krisorganisationen ur ett dricksvattenperspektiv. 9

10 Den planerade kontrollen av restauranger, pizzerior, butiker och sommarverksamheter sker som planerat. Miljöskydd Miljöskyddsarbetet omfattar en stor mängd verksamheter med ett tillsynsintervall på 1-3 år, vilket utgör en stor del av årets arbete. Inspektionerna är i fas med planeringen. Reach-tillsyn på framförallt C-objekt har färdigställts under våren. Tillsyn pågår på Lövsta skjutbana. Flera anmälningar gällande markföroreningar och utsläpp har inkommit under våren. Tillsyn på Mälarbanan pågår. Rutin för tillsyn av bygg- och rivningsavfall är klar. Informationsblad om eventuella cisterner på privata fastigheter har delats ut i delar av Jakobsberg där det misstänks finnas gamla cisterner nedgrävda. Detta har gjorts för att informera privata fastighetsägare så att de kan vidta förebyggande åtgärder. Arbete med Bällstaå-gruppen fortlöper. Arbete med att undersöka deponier pågår. 10

11 Bilaga Arbetsledning, Administration och ECOS Aktiviteter Delta i arbete med ekonomi/inköpsrutiner Förändrade arbetsmetoder för att registrera nämndärenden i Platina Utbildning Platina Ledarskapsutbildning IT-utbildning Fysisk planering Aktiviteter Workshop Enkla åtgärder för att anpassa hastigheten Seminarium: Vikten av närnatur för folkhälsan och ekosystemtjänster Granskning av detaljplaner Delta i detaljplanegrupper Översiktsplan Granskning av att byggherrar i Barkarbystaden följer miljö- och gestaltningsprogrammet Deltagit Blev inget Blev inget Klart Delvis utfört delvis Närmiljö Aktiviteter Pressmeddelande om enskilda eldstäder Uppföljning av solarietillsyn Uppföljning av tillsyn på skuggiga lekmiljöer Samverka med Tekniska nämnden för att möjliggöra anslutning till kommunalt VA Uddnäs-Ängsjö Handlingsplan för radon i enbostadshus Uppskjutet till 2014 Flerbostadshus med radon Underhållsplan för år gamla bostadsområden Tillsyn på FTI:s återvinningsstationer Klart Tillsyn på bassängbad, strandbad och plaskdammar Kontroll av tekniska nämndens insamling av hushållsavfall Deltagande i regional avfallssamverkan Uppföljning av 2012 års förelägganden Info till fastighetsägare om inomhusklimat Tillsyn vårdboenden Tillsyn akupunktur och piercing Tillsyn fotvårdare och tatuerare Sophantering på livsmedelsanläggningar ca 110 objekt Tillsyn rökfria skolgårdar Samrådsgrupper för naturreservaten 11

12 Aktiviteter Mätning av bakgrundsstrålning Inkommande klagomål Anmälan om nya verksamheter Anmälan som rör avfall, djur, natur Livsmedel och dricksvatten Aktiviteter Kontroll av skolor och förskolor Kontroll av apotek och hälsobutiker Kontroll av mindre livsmedelsbutiker Övrig planerad kontroll Krisberedskap Anmälan om registrering Klagomål Extraordinära händelser, RASFF Gjort Miljöskydd Aktiviteter Tillsyn av framtagen energiplan Besök på 12 B-, 15 C- och 44 U- verksamheter Inventering av Norra Jakobsbergs & Bolinder strands industriområden Tillsyn på Mälarbanan Tillsyn på rivningar samt byggnationer av lokaler med betoning på farligt avfall. Delta i KEMIs Reach-tillsyn 2012 för användare av kemiska produkter Utveckla kartskikt över befintliga kända markföroreningar samt potentiellt förorenade områden Omarbetad rutin för handläggning av förorenad mark Kampanjen Ren bil med Rent Samvete Delta i Bällstaågruppen Tillsyn båtklubbar ang båtbottenfärger Tillsyn hästpaddock Säby gård Åtgärdsplan deponier Köldmediarapporter Värmepumpar Remisser Anmälan om nya verksamheter Klart Klart 12