1. Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation SKOGSSTYRELSEN Upphandling Lärplattform för distansutbildning Jessica Johansson 2014/1281 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag 1.1. INLEDNING Bakgrund och behov Skogsstyrelsen kommer under hösten 2014 under testperiod arbeta med en breddad rådgivnings och utbildningsverksamhet mot våra olika målgrupper. Learning management system, LMS, är en del av denna breddade verksamhet. Då denna form av system för utbildning ej tidigare använts inom verksamheten samt att denna typ av utbildningsform tidigare heller inte funnits som en del av Skogsstyrelsens egna anbud behöver Skogsstyrelsen i ett första stadie genomföra en test av själva utbildningstekniken och om denna typ av utbildningsplattform är passande för Skogsstyrelsen och dess kunder. Skogsstyrelsen söker därför efter en ad hoc/outsourcad lösning med installation av system, administration- och utvärderingsverktyg hos leverantören. Testet är planerat för start i augusti 2014 med en första löptid om 3 månader. I testet förväntas antalet olika utbildningar som kommer genomföras att ligga runt 60 stycken och antalet studenter som förväntas att deltaga och utvärderas vara runt 300 personer. Personer som genomför utbildningar kommer vara både Skogsstyrelsens personal så väl som externa kunder. Utvärdering av resultat och hantering av utbildningar kommer ske av Skogsstyrelsen personal. Den lösning som Skogsstyrelsen eftersöker skall vara prisvärd, enkel att hantera och uppdatera med utbildningar samt uppfylla de funktionella krav som ställs på systemet Upphandlande myndighet Skogsstyrelsen är myndigheten för frågor som rör skog och som arbetar på medborgarnas uppdrag för att landets skogar ska vårdas och brukas så att skogen ger en uthålligt god avkastning samtidigt som biologisk mångfald bevaras. Skogsstyrelsen arbetar också med att lyfta fram skogens värden för rekreation och friluftsliv, samt att öka medvetandet om skogens betydelse. Läs mer om oss på Upphandlingsform Avrop sker från ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster Upphandlingen genomförs i enlighet med bestämmelserna i Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) genom Förnyad konkurrensutsättning Utskrivet: :17 Sida 1 av 13

2 Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud kommer att antas Avtalstid Avtalstiden är 3 månader med möjlighet till förläning om ytterligare 3 gånger 1 månad Avtalstecknande Tilldelningsbeslut utgör ej accept, bindande avtal föreligger först när båda parter undertecknat avtalshandlingar Offentlighet och sekretess Eftersom Skogsstyrelsen är en myndighet som omfattas av offentlighetsprincipen måste den som lämnar anbud i denna upphandling vara beredd på att alla handlingar blir tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Möjligheten att med stöd av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) erhålla sekretess för uppgifter i anbud är allmänt sett mycket begränsade. Vi vill också betona att om Skogsstyrelsen gör en bedömning av att sekretess föreligger kan beslutet överklagas i första hand till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig lämnas. Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgiften/erna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg Kommunikation under upphandlingen All kommunikation, t ex. förtydliganden och kompletteringar av förfrågningsunderlaget samt frågor och svar, mellan anbudsgivare och Skogsstyrelsen sker endast via upphadlingssystemet OPIC tendsign: Detta för att säkerställa att samtliga anbudsgivare erhåller samma information vid samma tidpunkt. Anbudsgivaren uppmanas att kontakta Skogsstyrelsen om denne anser att förfrågningsunderlaget innehåller några oklarheter OM ANBUDET Anbudets form Anbudets form och innehåll Anbudet skall innehålla följande: -Svar på frågor ställda i förfrågningsunderlagets olika delar. -Företagspresentation. Anbudet skall skrivas på svenska. Observera att anbud kan komma att antagas utan föregående förhandling, det är därför av största vikt att anbudsgivaren avlämnar bästa anbud Krav på elektronisk anbudsgivning I denna upphandling krävs att anbud lämnas elektroniskt. Vi accepterar ej anbud i andra former än än via OPIC TendSign på Anbudsgivaren får genom OPIC TendSign all information, kontroll av att alla frågor är besvarade vid anbudslämnandet och en tydlig information om eventuella obligatoriska krav som ej uppfyllts innan anbudet skickas in. För tillgång till OPIC TendSign krävs en kostnadsfri inloggning. Användarnamn och lösenord Utskrivet: :17 Sida 2 av 13

3 fås genom en enkel registrering på Användaren får därigenom direkt tillgång till systemet. Frågor om hanteringen av systemet besvaras av OPIC TendSigns leverantörssupport på telefon eller per e-post Anbudet skall vara Skogsstyrelsen tillhanda, på ovan angivna sätt, senast sista anbudsdag. Anbud som inkommer för sent kommer att förkastas. Anbud per e-post eller telefax accepteras ej eftersom anbudssekretessen i dessa fall ej kan garanteras Tidsgränser Frågor Sista dag för frågor (för att vi säkert ska hinna svara innan anbudstidens utgång) är den 19 juni Anbudets giltighetstid Anbudet skall minst vara vara giltigt till Accepteras kravet på anbudets giltighetstid? (/ svar) Sista anbudsdag Anbudet skall ha inkommit senast Anbudsöppning Öppning av inkomna anbud kommer att ske Löpande information och frågor Kontaktperson hos anbudsgivaren Kommunikation med anbudsgivare sker vi Information om frågor, svar och tillkommande dokument skickas till den e-postadress som angetts vid registrering av anbudshämtning Frågor under anbudstiden Frågor ställs på eller med e-post till angiven upphandlingsansvarig. Svar lämnas enbart i för att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information Frågor under utvärderingstiden Under utvärderingstiden kan frågor komma att ställas till anbudsgivaren i Frågor besvaras även där Tilldelning Meddelande om tilldelningsbeslut kommer att skickas ut med e-post till den e-postadress anbudsgivaren har angivit vid registrering. Tilldelningsbeslutet kan sedan läsas på Därför är det viktigt att uppge rätt e-postadress vid registreringen Anbudsutvärdering Steg 1 - Kvalificering av anbud och anbudsgivare Kvalificering sker genom att anbuden granskas så att samtliga skallkrav uppfylls. Dessutom kan kontroller av företagets registreringar komma att ske. Eventuella brister som upptäcks Utskrivet: :17 Sida 3 av 13

4 kan leda till att anbudsgivaren diskvalificeras från fortsatt utvärdering. Granskningen omfattar följande: Anbudet skall ha inkommit i tid och innehålla efterfrågade uppgifter. Anbudsgivaren skall : -vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister. -vara registrerad för redovisning av och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. -inneha F-skattsedel. Om en leverantör är registrerad i ett EES-lands officiella förteckning över godkända leverantörer, skall leverantören anses uppfyllda de krav som kan ställas upp med stöd av 17 första stycket 1-3. Kontroll sker genom upphandlingsenhetens försorg med Skatteverket samt Credit Safe. (Anbudsgivaren behöver därmed INTE bifoga några blanketter från Skatteverket eller liknande!) Steg 2 - Utvärdering av anbud I steg två utvärderar vi de kvalificerade anbuden för att avgöra vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt. Utvärderingen sker genom att de olika utvärderingskriterierna bedöms och poängberäknas för varje anbud. Därefter viktas poängen för de olika kriterierna enligt nedan. De viktade delpoängen summeras till en anbudssumma och det anbud som har högst anbudssumma antas Steg 3 - Tilldelning av kontrakt Tilldelningsbeslut fattas baserat på resultatet i utvärderingen. Meddelande om tilldelningsbeslutet skickas därefter ut med e-post till den e-postadress som angetts vid hämtning av förfrågningsunderlag. Tilldelningsbeslutet kan sedan läsas i OPIC tendsign på Det är därför viktigt att uppge korrekt e-postadress. Avtal tecknas tidigast tio dagar efter meddelande om tilldelningsbeslut skickats ut Anbudsgivaren Anbudsgivarens registreringsnummer Anbudsgivaren skall : -vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister. -vara registrerad för redovisning av och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. -inneha F-skattsedel. Om en leverantör är registrerad i ett EES-lands officiella förteckning över godkända leverantörer, skall leverantören anses uppfyllda de krav som kan ställas upp med stöd av 17 första stycket 1-3. Kontroll sker genom upphandlingsenhetens försorg med Skatteverket samt Credit Safe. (Anbudsgivaren behöver därmed INTE bifoga några blanketter från Skatteverket eller liknande!) Ange registreringsnumret för det bolag som står somanbudsgivare. (Endast OM bolaget inte är registrerat i Sverigeeller ett moderbolag åberopas som anbudsgivare vilket skallstyrkas med en fullmakt.) (Fritextsvar) Prövning av anbudsgivarens strukturella förutsättningar Granskningen omfattar följande: -Ekonomisk- och finansiell ställning. Utskrivet: :17 Sida 4 av 13

5 Anbudsgivaren skall vid tiden för anbudets inlämnande inneha lägst ratingen "Kreditvärdig" enligt Credit Safe eller likvärdigt kreditvärderingsinstitut, eller på annat sätt kunna visa att företaget motsvarar denna rating. Har anbudsgivaren erfoderlig kreditvärdighet enlig Credit Safeeller likvärdigt kreditinstitut? (/ svar) Om ni ej uppfyller efterfrågad kreditvärdighet enligt CreditSafe,ange annat kreditvärderingsinstitut där ni anses kreditvärdiga?bifoga utdrag. (Fritextsvar) Företagsbeskrivning Lämna en kort företagsbeskrivning nedan. Beskriv kort ert företag och dess verksamhet (svara direkt i textrutan eller hänvisa till bifogat dokument): (Fritextsvar) Behörig företrädare Anbudet skall lämnas av person som är behörig att företräda anbudsgivaren för de i upphandlingen efterfrågade tjänsterna. Är anbudet lämnat av behörig person enligt ovan (ange i kommentarsfältet på vilket sätt personen är behörig, t ex genom vilken befattning)? (/ svar) Utskrivet: :17 Sida 5 av 13

6 2. Kravspecifikation 2.1. Allmänt Omfattning Skogsstyrelsen är i behov av att testa att genomföra utbildningar via ett LMS. För att genomföra ett test på ett så verkligt och jämförbart sätt som möjligt skall reella utbildningar och utvärderingar genomföras i systemet. Systemet skall installeras hos leverantören och göras tillgängligt enligt Skogsstyrelsen behov Licenser/användare Skogsstyrelsen kommer att behöva olika behörigheter/licenser vid genomförandet av LMS-testet. Administratörer, 2 stycken Traditionell administratörsroll med möjlighet att även administrera utbildningar och dess behörigheter. Administratörerna skall även ha tillgång till leverantörens support av systemet. Lärare, 5 stycken skall ha behörighet att administrera, lägga upp/ta bort/förändra utbildningar och skapa klasser. Studenter, cirka 300 stycken genomföra och utvärdera utbildningar I underlaget används termen användare i de fall funktion gäller samtliga licenstyper Systemkrav Det LMS system som Skogsstyrelsen behöver skall uppfylla följande krav under testperioden; systemet skall följa PUL systemet skall kunna hantera flera språk Systemet skall kunna hantera filformat för text, bild och film. systemet skall ha Skogsstyrelsens grafiska profil obegränsat antal kurs och eller klassrum ska kunna läggas upp systemet ska medge att mallar och kursklassrum kan återanvändas all data som läggs in i LMS ägs av Skogsstyrelsen systemet ska ha hög grad av igenkännande och återkommande moment systemet ska vara en färdig produkt att använda och kunna användas med de vanligaste webbläsarna såsom exempelvis Explorer, Chrome osv. systemet ska inte ställa krav på Plugins eller andra programvaror systemet ska medge att filmer kan köras på pc, mac, smartphone och surfplattor Systemet ska ha möjlighet till en sökfunktion som underlättar och stödjer användaren. Uppfyller systemet i anbudet alla de ovan angivna kraven? (/ svar) Tillgängliggörande av systemet Systemet hos leverantören skall göras tillgängligt genom inloggning. Skogsstyrelsen vill för sina egna intranätsanvändare kunna göra systemet tillgängligt via länk på intranätet. För externa deltagare behövs en länk som indikerar att utbildningen tillhandahålls av Skogsstyrelsen (ex Vidare kommer varje användare behöva ett unikt konto. Utskrivet: :17 Sida 6 av 13

7 Beskriv hur inloggning för Skogsstyrelsen användare, både extern och internt, erhåller inloggning samt hur inloggning sker. Beskriv även funktionalitet av konto och möjlighet för användaren att anpassa sitt konto vid behov (ex sparade inställningar för eventuellt anpassad skärmupplösning). (Fritextsvar) Uppfyller leverantören Skogsstyrelsen krav gällande tillgängliggörande av system för interna och externa användare? (/ svar) Hyperlänkar Utbildningar i systemet skall ge stöd för att infoga hyperlänkar. När en hyperlänk används och klickas på av användaren skall länken öppnas i ett nytt fönster. Skogsstyrelsen kommer i vissa utbildningar använda hyperlänkar för att koppla till filmer som finns tillgängliga exempelvis på youtube.com. Stöder systemet i anbudet möjlighet att använda hyperlänkar som vid aktivering/klick öppnas i ett nytt fönster? (/ svar) Klassrum Utbildningar skall kunna bestå av ett eller flera kurstillfällen. Kurser skall kunna ske live med flera deltagare och minst en lärare. Kurstillfällen som hålls live ska kunna spelas in och sparas för deltagare som inte kan närvara vid det aktuella tillfället eller som stöd för studenter för att kunna gå tillbaka och genomföra kurstillfället flera gånger. Varje kurs bör ge möjlighet att kunna kommunicera med gruppen och läraren genom chatt, informationstavlor och likvärdigt. Varje kurs bör också erbjuda möjligheter till kalenderfunktion, diskussions trådar och frågor/svar funktioner. Administration av kurssidan för varje enskild kurs skall kunna administreras av både läraren och systemadministratör. Inlämning och utcheckning/nedladdning av material skall kunna ske av alla studenter. Lärare och systemadministratörer skall ha behörighet att granska och ge kommentarer/feedback på allt inlämnat material. Uppfylls kraven gällande kurstillfällen live och att dessa spelas in och senare kan sparas i det aktuella klassrummet? (/ svar) Uppfylls kraven gällande administration av kurs och klassrum enligt ovan? (/ svar) Uppfylls kraven gällande hantering, administrering och kommentarer för studenter och lärare? (/ svar) Utskrivet: :17 Sida 7 av 13

8 Beskriv de möjligheter systemet i anbudet har gällande kommunikation i form av chatt, informationstavlor, kalender, diskussionsfrågor och frågor och svar. Bifoga gärna skärmdumpar som styrker och visar de möjligheter systemet ger för denna typ av kommunikation. (Fritextsvar) Hur väl uppfyller systemet de behov som Skogsstyrelsen har % 10,00 gällande kommunikation? (Fasta svarsalternativ) 100 Mycket väl. Systemet erbjuder alla 5 efterfrågade funktionaliteter. 67 Väl. Systemet uppfyller behoven gällande chatt och informationstavlor samt kalenderfunktion. Diskussionstrådar eller frågor och svar i någon form erbjuds också. 33 Minimalt. Chatt och informationstavlor erbjuds, dock saknas något av diskussionsforum, kalender eller frågor och svar funktionalitet. 0 Ej godkänt. Mer än två av funktionaliteterna erbjuds ej Stöd för personer med nedsatt funktion Systemet ska kunna användas av personer med handikapp såsom hörselfel, synfel, annat språk, läs- och skrivsvårigheter samt övriga förekommande funktionshinder. Förklara hur Skogsstyrelsens användare av systemet utifrån ovanstående funktionshinder kan öka användbarheten i systemet efter sina egna behov (Fritextsvar) Överföring av kursdeltagare Deltagarlistor finns i vissa fall skapade/sparade i Skogsstyrelsen intranät. För att underlätta överföringen av redan skapade deltagarlistor, resultat och utvärderingar behövs möjligheten att läsa in till systemet samt möjlighet att ta ut rapporter ur systemet som kan föras tillbaka till Skogsstyrelsens intranät. Skogsstyrelsen uppskattar att ungefär 60 olika grupper kommer att behöva överföras under testperioden. Beskriv i kommentar hur anbudet stödjer denna funktionalitet och i vilka filformat överföring och rapporter kan ske för att underlätta arbetet med exempelvis deltagarlistor och resultatrapporter. Beskriv hur anbudet stödjer överföring av data enligt ovan. (Fritextsvar) Rapporter Då installationen utgör ett test kommer dokumentationen och rapporter ur systemet vara av stor vikt. Var god redogör för de rapporter som ingår i anbudet (exempelvis antalet deltagare, typ av tillfällen, icke avslutade kurser, tid för genomförande av student, antal inloggningar, dagar, tidpunkter och så vidare). Var god ange även om utskrifter är möjliga och om rapporter kan anpassas vid behov. Beskriv de rapporter som finns tillgängliga enligt ovan (Fritextsvar) Utbildning användare och eller administratörer anställda vid Skogsstyrelsen I anslutning till att systemet öppnas för användning skall lärarledd utbildning hållas via webb för de två administratörer som kommer ingå i projektet. Utskrivet: :17 Sida 8 av 13

9 Var god beskriv den utbildning som erbjuds i kommentar nedan. Beskriv den utbildning som ingår till Skogsstyrelsen utbildningsadministratörer (Fritextsvar) Beskriv det stöd som finns i systemet för att användare utan utbildning på systemet kan genomföra sina uppgifter/utbildningar i systemet. (Fritextsvar) Support Anbudet ska innehålla uppgifter om hur support ges till administratörer och användare, supporten ska ingå i anbudet. Supporten skall vara på svenska. Beskriv den tekniska support som ingår i anbudet. Var god ange även om olika kanaler finns (ex e-post och telefon) samt dessa olika alternativ öppettider och tillgänglighet. (Fritextsvar) Drift Systemet ska vara i drift 99% av tiden hela dygnet alla veckans dagar under avtalsperioden. Avbrott ska informeras tydligt minst två veckor före inplanerat avbrott Systemet skall vara en webbaseradtjänst, leverantören tar ansvar för drift, säkerhet och backup. Uppfylls de obligatoriska kraven gällande drift enligt ovan? (/ svar) Referenskontroll Var god ange minst två (2) referenser där ni levererat likvärdiga lösningar av system. Referenskontroll kommer att genomföras till minst en (1) referens uppfylls. Referenskontrollen kommer innehålla säkerställande av riktighet av leverans och anbud. Ange minst två likvärdiga referenser (Fritextsvar) Uppfyller leverantören referenskontrollen (/ svar) 2.2. Priser Pris Utvärderingsgrund kommer att vara baserat på den uppskattning av användande av studenter som anges i underlaget samt de angivna talen för administratörer och lärare. Det är det totala priset för alla licenser/användare samt installation, utbildning och underhåll och eventuella andra kostnader under 3 månader som utvärderas. Ange kostnad för tillgängliggörande (installation, underhåll, support, utbildning och eventuellt övriga kostnader). (Fritextsvar) Ange pris för 2 stycken administratörslicenser i 3 månader (Fritextsvar) Utskrivet: :17 Sida 9 av 13

10 Ange pris för 5 stycken lärarlicenser i 3 månader (Fritextsvar) Ange pris för 300 studentlicenser i 3 månader (Fritextsvar) Ange total kostnad för installation och licenser enligt ovan (Linjär skala) , ,00 sek % 90,00 Erbjuds möjlighet till licens för studenter som inte baseras på antalet användare, ofta kallat enterpriselicenser? Om så är fallet var god ange pris i kommentar. (Fritextsvar) Vid behov bör uppgradering till totalt 350 licenser kunna ske. Var god ange prisökning till följd av ökning från 300 studentlicenser till totalt 350 studentlicenser. Var god ange även om sänkning i antalet licenser är möjligt. (Fritextsvar) Utskrivet: :17 Sida 10 av 13

11 3. Avtalsvillkor 3.1. VAD ska levereras Installation och tillgängliggörande av LMS system enligt Skogsstyrelsen behov och krav Allmänna avtalsvillkor Standardklausuler För upphandlingen och avtalet gäller utöver tecknat avtal Kammarkollegiets ramavtal ALOS 05 AVTAL 90 som standardvillkor Avtalshandlingarnas inbördes ordning I händelse av motstridiga uppgifter i förekommande handlingar gäller följande tolkningsordning: Avtalstillägg i datumordning. Detta avtal. Kammarkollegiets ramavtal. Förfrågningsunderlaget. Anbud Överlåtelse av avtal Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan beställarens skriftliga medgivande Ekonomiska villkor Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar netto efter korrekt fakturas ankomst. 60 dagar kan tillämpas under juni, juli och augusti om köparen så önskar Mervärdesskatt Mervärdesskatt, (moms) tillkommer Fakturans utformning Fakturor skall uppfylla Skatteverkets regler. Samtliga delfakturor skall, om inte annat överenskommits, ha samma betalningsmottagare. På fakturor skall finnas en specifikation av de leveranser faktura avser Faktureringsavgift Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller liknande avgifter accepteras ej Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta erläggs enligt räntelagen. Saknas referens, eller annan vital information, på fakturan kommer vi att returnera fakturan till Er och begära en ny korrekt faktura. Den nya fakturan kommer som vanligt att betalas 30 dagar efter ankomstdatum, om inte annat skriftligt avtalats. Skogsstyrelsen kommer ej att acceptera dröjsmålsräntor på fakturor som returneras p g a att uppgifter saknas. Utskrivet: :17 Sida 11 av 13

12 3.4. Fakturering Faktureringsrutin Fakturor skall sändas till: Skogsstyrelsen FE FRÖSÖN Fakturor skall märkas med referens sk. EFHID som anges i avtalet Beställningsrutin Beställning av system Beställning sker i samband med avtalstecknande Leveransvillkor Leveranstid Leveranstiden kan inträda från avtalstecknande i enlighet med vad parterna överenskommer, leverans skall dock inte ske senare än 23 augusti Leveransförsening Vite skall utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen vara med 3 % av värdet av beställning i sin helhet. Dock skall vitet i sin helhet inte överstiga 15 % av sagda värde. Denna punkt gäller endast om procentsatserna är angivna här eller i övrigt framgår av avtalet. Skogsstyrelsen har rätt att häva avtalet om försening sker med mer än 1 månad från överenskommen leveransdag. Vid hävning av avtalet till följd av försenad leverans äger Skogsstyrelsen fortfarande rätt att inkräva vite i form av skadestånd från leverantören Accept Kontroll av accepterande av kommersiella villkor. Angivna kommersiella villkor är obligatoriska kritererier vilka skall uppfyllas. Accepteras "Kommersiella villkor"? (/ svar) Accept av avtalsvillkor För att anbudet skall erkännas och vara giltigt krävs att alla skall-villkor och skall-tekniska krav uppfylls, samt att avtalsvillkoren accepteras. Accepteras alla villkor i förfrågninsgunderlagets alla sektioner? Har ni bifogat all efterfrågad information (bilagor och dylikt)? (/ svar) Utskrivet: :17 Sida 12 av 13

13 Giltighetsförbehåll Detta avtal gäller endast under förutsättning att ingen ansökan om överprövning har inkommit till domstol under perioden för avtalsspärr. Utskrivet: :17 Sida 13 av 13