ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Upphandlingsverktyg & Avtalsdatabas

Transkript

1 1 1.1 ALLMÄN INFORMATION Kontaktuppgifter Kaarina Koski Upphandlare Övertorneå kommun Tingshusvägen 2, Övertorneå Tel , mobil Handläggare: Kaarina Koski Upphandlare E-post: Upphandlande myndighet Övertorneå kommun Haparanda kommun Tingshusvägen 2 Torget ÖVERTORNEÅ Haparanda Överkalix kommun Kalix kommun Storgatan 17 Nygatan Överkalix Kalix Beställarens ombud under anbudstiden Kaarina Koski Upphandlare Övertorneå kommun Tingshusvägen 2, Övertorneå Tel , mobil Orientering om objektet 2.1 Bakgrund och omfattning Beställarens syfte är att upphandlingen ska leda till en effektivare och förenklad hantering av upphandlingar och avtal samt att underlätta för uppföljning och statistikföring m.m. Upphandlingen omfattar upphandlingsverktyg och avtalsdatabas, se specifikation för närmare detaljer. 2.2 Språk Svenska språket ska tillämpas i tal och skrift i alla frågor som rör denna upphandling. Anbud på annat språk än svenska kommer inte att tas upp till prövning.

2 2.3 Avtalstid Beräknad avtalstid gäller från dag för underskrift till och med tre (3) år, 2017-dag för underskrift. Beställaren har rätt att förlänga avtalet en (1) gång om 12 månader dock längst till 2018-dag för underskrift. Eventuell förlängning ska framställas skriftligen senast en (1) månad före avtalstidens utgång. 2.4 Helt eller delat anbud Anbud kan endast lämnas på hela upphandlingen. 2.5 En eller flera leverantörer Upphandlande myndigheter har för avsikt att teckna avtal med en (1) leverantör. 2.6 Upplysningar under upphandlingen Eventuella frågor angående denna upphandling ska ställas skriftligen via e-post till ansvarig kontaktperson enligt nedan: Kaarina Koski Upphandlare E-post: Finner anbudsgivare att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart skall frågor ställas skriftligt till beställarens handläggare under anbudstiden. Frågor och svar kommer att publiceras på Övertorneå kommuns hemsida i anslutning till upphandlingsannonsen. Frågor rörande underlaget bör ställas så tidigt som möjligt men ska senast ställas åtta (8) dagar före anbudstidens utgång, d.v.s. den 16 juni Svar kommer att ställas ut på hemsidan för upphandlingen så samtliga aktuella anbudsgivare senast sex (6) dagar innan anbudstidens utgång, d.v.s. 18 juni 2014, så alla kan ta del av dem. Endast skriftliga uppgifter lämnade av handläggare under anbudstiden är bindande för både kommunen och anbudsgivaren. Komplettering eller förtydligande av förfrågningsunderlag kommer att ställas ut på hemsidan för upphandlingen så samtliga anbudsgivare kan ta del av dem om det blir aktuellt med komplettering eller förtydligande under anbudstid. Anbudsgivare är själv ansvarig för att före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag inklusive frågor och svar inhämtats. 3 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 3.1 Former mm för upphandling Upphandlingsförfarande Denna upphandling görs i enlighet med reglerna om förenklad upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Tilldelningsbeslut kan komma att fattas utan föregående förhandling

3 betrakta därför ert anbud som slutgiltigt. Avtalstyp är avtal med samtliga villkor fastställda Avbrytande av upphandling Uppkommer situation där inget anbud motsvarar ställda krav avbryts upphandling och samtliga anbud förkastas. Vid sådan situation kommer samtliga anbudsgivare meddelas om detta och orsakerna varför. Detta gäller även om kvalitet på offererade tjänster inte anses vara godtagbara Anbudets form och innehåll För att säkerställa en korrekt utvärdering av inkomna anbud bör anbuden följa den struktur och numrering som finns i förfrågningsunderlaget. Samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar ska bifogas anbudet. Reservationer och villkor ställda av anbudsgivare accepteras inte. Anbud som innehåller reservationer eller krav eller standardiserade villkor från leverantörs sida kommer att betraktas som orena anbud och kommer att förkastas. Anbud ska vara skriftligt, på svenska språket och undertecknat av anbudsgivarens firmatecknare eller av annan behörig person. Anbudet ska lämnas på pappersformat samt en komplett elektronisk version på USB-minne/CD. Anbud lämnas/sänds, i förslutet kuvert eller omslag märkt med Anbud upphandlingsverktyg till: Övertorneå kommun Upphandling Övertorneå Brevlåda för avlämning av anbud efter receptionens stängning finns hos Övertorneå kommun på Tingshusvägen 2, vid entrédörren till kommunhuset. Anbud per telefax och e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan garanteras. Kuvert eller omslag som anbud inlämnas i bör vara omärkt (avsändaren) med hänsyn till anbudssekretessen Ersättningsform för anbudsgivning Anbudsgivare kan inte påräkna att deras kostnader för framtagande av anbud ersätts av Upphandlande myndigheter Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Anbudssökande skall på eget initiativ hämta hem materialet. Samtliga handlingar kommer att vara tillgängliga elektroniskt via

4 3.1.6 Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Administrativa föreskrifter (denna handling) Kommersiella villkor Anbudsformulär Anbudsformulär, Kravblankett Anbudsformulär, Prisbilaga Kompletterande förfrågningsunderlag Eventuella rättelser/pm/kompletterande föreskrifter (KFU) kommer att presenteras kontinuerligt, dock senast 6 dagar före sista inlämningsdag på upphandlingssidan Det är anbudssökandes skyldighet att bevaka och läsa/hämta in eventuella kompletterande uppgifter under anbudstiden för att inte riskera att få sitt anbud förkastat vid kvalificering/utvärdering ifall väsentlig information för anbudets avlämnande har förbisetts Huvudanbud Anbud i full överensstämmelse med förfrågningsunderlaget och dess bilagor Sidoanbud/alternativa utföranden Sidoanbud kommer ej att tas upp till prövning. AIternativa anbud kommer inte att accepteras Anbudstidens utgång Anbud ska vara beställarens ombud tillhanda senast För sent inkommet anbud kommer ej att beaktas Anbuds giltighetstid Anbudet ska vara giltigt tre månader efter anbudstidens utgång. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudstidens giltighetstid med automatik till dess att kontraktet kan tecknas, dock högst tre (3) månader utöver angiven giltighetstid Anbudsöppning Anbudsöppning sker enligt reglerna i LOU. Sluten anbudsöppning tillämpas. Anbud öppnas med endast representanter för beställaren närvarande. Anbudsöppningen är inte offentlig, men anbudsgivaren kan begära att representant från Handelskammare närvarar. Anbudsgivaren står för kostnaden för detta Anbudshandläggningen

5 Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av anbuden. Prövning av inkomna anbud kommer att ske i tre steg: Steg 1 uteslutning Steg 2 Kvalificering Steg 3 Utvärdering Steg l består av en granskning av att anbudet inkommit inom rätt tid och att det inte finns anledning att utesluta leverantören från vidare handläggning med hänsyn till de uteslutningsgrunder som finns. Angående uteslutningsgrunder se vidare i avsnitt 4.1. I steg 2 kontrolleras att leverantören uppfyller de kvalificeringskrav som finns angivna och att anbudet uppfyller de formella minimikrav som finns upptagna i förfrågningsunderlaget. Steg 3 innebär en prövning av anbudet mot bakgrund av de utvärderingskriterier som angivits. Ofullständigt anbud eller ett anbud som innehåller oriktiga uppgifter kan komma att förkastas Utvärderingsprinciper Upphandlande myndighet kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till de utvärderingskriterier som anges i detta underlag inklusive Anbudsformulär samt Prisbilaga. Nedanstående kriterier rangordnas i fallande ordning: Pris Funtionalitet Användarvänlighet Pris lämnas utifrån angivna krav och per år för samtliga upphandlande myndigheter tillsammans för upphandlingsverktyget. Pris för avtalsdatabas lämnas separat. Pris för båda delarna kommer att utvärderas. Användarvänlighet bedöms av upphandlade myndigheter. Anbudsgivare ska vara redo att visa system om systemet inte är känt för myndigheterna sedan tidigare. Vid visning ska möjlighet finnas att ställa frågor. Visningen sker på distans. Alternativt ges demoinlogg till utsedda hos myndigheterna. Upplägg bestäms av myndigheterna. Funktionalitet bedöms utifrån de börkrav som finns med i Kravbilagan Meddelande om beslut efter utvärdering av anbud När beslut om antagande av leverantör är fattat kommer samtliga anbudsgivare underrättas om beslutet och skälen där för. Tilldelningsbesked kommer att skickas ut per e-post. Anbudsgivaren ska i anbudsformuläret ange till vilken e-postadress tilldelningsbeskedet ska skickas. Adress ska avse behörig person och inte någon allmän adress.

6 Anbudsgivaren är enligt LOU 9 Kap 11 bunden av sitt anbud även om anbudsgivaren fått upplysningar enligt ovan Ikraftträdande Ett civilrättsligt bindande avtal mellan Upphandlande myndigheter och den leverantör som vunnit upphandlingen uppkommer först då båda parterna undertecknat avtalet. Avtal kan tecknas först när den lagstadgade avtalsspärren löpt ut, d.v.s. tidigast tio (10) dagar efter meddelande om tilldelningsbesked Sekretess Anbudsgivare ska i anbudsformuläret ange om någon information i anbudet önskas sekretessbeläggas. En tydlig hänvisning om vilka delar som bör omfattas av sekretess och skälen för sekretess ska anges. Observera att skälen måste ha stöd i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att upphandlande myndighet ska kunna beakta begäran. Upphandlande myndighet kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom det görs en enskild sekretessprövning vid varje tillfälle en handling begärs ut. 4 KRAV PÅ LEVERANTÖR (steg 1) Anbudsgivaren ska fylla i svar på samtliga begärda uppgifter i detta förfrågningsunderlag samt inkomma med övriga efterfrågade handlingar i samband med anbud. 4.1 Uteslutningsgrunder Uteslutningsgrunder och kvalificering av anbudsgivare Anbudsgivare ska uppfylla samtliga ställda kvalificeringskrav för att kunna delta i utvärderingen. En upphandlande myndighet ska utesluta en anbudsgivare från att delta i offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd till brott enligt de omständigheter som framgår av 10 kap. l LOU. Är anbudsgivaren en juridisk person, ska anbudsgivaren uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. En upphandlande myndighet får utesluta en anbudsgivare från att delta i offentlig upphandling om myndigheten far kännedom om att anbudsgivaren av de omständigheter som anges i 10 kap. 2 LOU. Ovanstående angivna uteslutningsgrunder och kvalificering av anbudsgivare gäller även för underleverantörer om sådana anlitas. Upphandlande myndigheten kan komma att göra nödvändiga kontroller för att säkerställa att anbudsgivaren uppfyller ställda krav enligt 10 kap 1-2 eller 15 kap 13 LOU.

7 Genom att kryssa ja i anbudsformulär, del 1, punkt 3, intygar anbudsgivaren att ingen av omständigheterna enligt ovanstående föreligger. 4.2 Registreringar Anbudsgivare ska vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret (eller motsvarande register som förs i det land där leverantörens verksamhet är etablerad). För kontroll av att anbudsgivare är registrerad på sätt som angivits ovan, ska anbudsgivare begära in registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet och bifoga det med anbudet. Observera, för det fall anbudsgivaren är utländsk, ska registreringsintyg (eller motsvarande uppgifter) från behörig officiell myndighet i etableringslandet bifogas anbudet. 4.3 Skatte- och avgiftsskyldigheter Kontroll av uppfyllelse av anbudsgivarens skatteåtagande Övertorneå kommun och Skatteverket har ett samarbete. Det förebyggande informationsarbetet innebär att Övertorneå kommun begär in offentliga uppgifter från Skatteverket om skattestatus för sina leverantörer, både inför upphandling och löpande under hela avtalets gång. Med uppgifter om skattestatus menas moms- och arbetsgivarregistrering, F-skatt- arbetsgivaravgifter för de tre senaste månaderna, underskott på skattekontot samt uppgift om skatteskuld hos Kronofogden. Genom undertecknandet av anbudet intygar leverantören om inte annat anges av leverantören att grund för uteslutning inte föreligger. Om någon omständighet föreligger som kan utgöra skäl för uteslutning är anbudsgivare skyldig att i anbudsformuläret att ange detta. Om kontrollen hos Skatteverket visar på omständigheter som av anbudgivaren kräver ett förtydligande kommer sådan att begäras. Om förtydligandet ej är godtagbart kan anbudsgivaren komma att uteslutas. Kontroll kommer att utföras av beställaren under anbudstiden samt kontinuerligt under hela avtalstiden. Kontrollen avser leverantören och alla dennes underleverantörer i alla led. Observera, för det fall anbudsgivaren är utländsk, ska dokumentation motsvarande blankett SKV 4820 lämnas in av anbudsgivaren tillsammans med anbudet. Av dokumentationen ska framgå att anbudsgivaren i hemlandet fullgjort sina skyldigheter. Intyget ska vara högst tre månader gammalt räknat från sista dag att lämna anbud i denna upphandling. Upphandlande myndighet förbehåller sig rätten att kontrollera att inlämnade uppgifter är korrekta. 4.4 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska ha en god och stabil ekonomi. Anbudsgivaren skall ha ekonomisk kapacitet som svarar mot uppdragets omfattning och

8 innehåll för att säkerställa en rimlig sannolikhet för uppdragets fullgörande. Upphandlande myndighet kommer att pröva anbudsgivarens ekonomiska ställning genom att ta in uppgifter från Bisnode Kredit AB. Eventuella ytterligare upplysningar om företagets ekonomiska ställning ska lämnas på begäran. Anbudsgivaren behöver därför inte presentera någon egen dokumentation. Skulle anbudsgivaren tillfälligt noteras med låg riskklass, där kredit avrådes eller har avråtts tidigare, eller en negativ trend går att identifiera, måste en godtagbar förklaring till detta lämnas på förfrågan, för att anbudsgivaren eventuellt ska kunna bedömas som kvalificerad. 4.5 Ansvarsförsäkring Vinnande anbudsgivare ska vid tidpunkt för avtalstecknande kunna uppvisa en fullgod och relevant ansvarsförsäkring för uppdraget. Ansvarsförsäkringen ska vara giltig under hela avtalsperioden. Upphandlande myndighet kommer att begära in dokumentation om gällande försäkringar i samband med avtalstecknandet. 4.6 Teknisk kapacitet och förmåga Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser och kompetens för att utföra uppdraget. Som bevis på ovanstående ska anbudsgivare i bilaga Anbudsformulär ange följande: En kortfattad presentation av företaget. I beskrivning skall det framgå företagets affärsidé, verksamhet, organisation och ledning samt geografisk etablering. En översiktlig kompetensbild/-struktur, nätverk, samarbetspartners mm. Två (2) referensuppdrag avseende liknande systemleveranser. Namn på och telefonnummer till respektive referens. Det är anbudsgivarens ansvar att kontrollera att dessa uppgifter är aktuella. Systemleveranserna ska ha utförts under den senaste treårsperioden räknat från sista anbudsdag. 5 KRAV PÅ FÖREMÅLET FÖR UPPHANDLINGEN (steg 2) 5.1 Krav på produkten Allmänna krav Offererat system ska finnas på marknaden och i drift hos minst en aktör (med flera användare) inom offentlig sektor. En (1) referensinstallation avseende offererat system ska anges i anbudsformuläret med namn på och telefonnummer till referens. Det är anbudsgivarens ansvar att kontrollera att dessa uppgifter är aktuella. Systeminstallationen ska ha utförts under den senaste tvåårsperioden räknat från sista anbudsdag.

9 5.2 Kravspecifikation De krav som ställs på leverantören finns i dessa administrativa föreskrifter. Kraven för efterfrågat webb-baserat upphandlingssystem framgår av bilaga, funktionskrav upphandlingsverktyg och avtalsdatabas. De krav som är angivna som skall är skallkrav och måste uppfyllas. De krav som ar märkta med bör vägs med i utvärderingen. Upphandlingsverktyget skall vara baserat på LOU/LUF. Antagen anbudsgivare ansvarar för att under avtalstid göra nödvändiga justeringar i system utifrån lagändringar. Antal användare för upphandlingsverktygel: 3 användare per myndighet skall ingå. Ska finnas möjlighet att byta användare utan kostnad. Anbudspris lämnas för tillkommande licenser. Antal användare för avtalsdatabas skall vara obegränsat från leverantörs sida, beställare bestämmer antal. System skall vara i full drift vardagar mellan kl 7 till 17. Service, driftstopp och liknande ska möjligaste mån utföras utanför kontorstid. Planerade stopp meddelas i god tid till beställare. All information som finns i system är beställares egendom. Tillgång till uppdateringar i avtal skall ingå kommande uppdateringar utan kostnad för beställare. I avtal skall inga fri tillgäng till support kontorstid helgfria vardagar. Personal hos antagen anbudsgivare skall omfattas av sekretess enligt gällande lagstiftning. I anbudet skall pris för utbildning ingå, anbudsgivare beskriver den utbildning som krävs för att kunna använda systemet på ett fullgott sätt. Utbildning hålls på någon av orterna. Avtalsdatabasen är option det vill säga att samtliga myndigheter kanske inte kommer att köpa in avtalsdatabasen. Dock måste anbudsgivare lämna anbud på både upphandlingsverktyg och avtalsdatabas eftersom dessa ska vara sammankopplade. Avtalsdatabas ska i första hand kopplas mot intränat hos myndighet, detta bestäms av myndighet vid upplägg av avtalsdatabas. Avtalsdatabas skall vara möjliga att koppla samman mellan myndigheterna som ingår i denna upphandling. 5.3 Utbildning

10 Leverantören ska i anslutning av driftstart tillhandahålla användarutbildning avseende offererat upphandlingssystem. Utbildning ska tillhandahållas på anvisad plats hos beställaren. 6 Utvärdering (steg 3) 6.1 Utvärderingsmetod Tilldelningskriterier och utvärderingsmodell Vid anbudsutvärderingen kommer det anbud att antas som bedöms vara det ekonomiskt mest fördelaktiga enligt följande kriterier: Bedömning av systemets mervärden görs av en referensgrupp hos den upphandlande myndigheten. Referensgruppen kommer att bedöma hur väl offererat system uppfyller kraven i kravspecifikationen och anbudsformuläret. Användarvänlighet bedöms av upphandlade myndigheten. Anbudsgivare ska vara redo att visa system om systemet inte är känt för myndigheten sedan tidigare. Vid visning ska möjlighet finnas att ställa frågor. Visningen sker på distans. Alternativt ges demoinlogg till myndigheten. Upplägg bestäms av myndigheten. Funktionalitet bedöms utifrån de bör-krav som finns med i kravbilagan. 6.2 Utvärderingsmodell Utvärderingsmodellen framgår av Prisbilaga, sida 2. Som utvärderingskriterier används: Kriterium Maximal poäng 1 Pris 2 Funktionalitet 50 3 Användarvänlighet 10 Kriterierna Funktionalitet och Användarvänlighet poängsätts enligt nedanstående beskrivning. Maximal poäng som kan uppnås framgår av ovanstående tabell. Utvärderingen innebär att prispåslag görs för skillnaden mellan maximal poäng och den poäng som anbudet tilldelas i utvärderingen. Varje poäng som skiljer prissätts som framgår nedan. Prispåslag per ej uppnådd poäng för funktionalitet Prispåslag per ej uppnådd poäng för användarvänlighet 2 500/kr/poäng 4 500/kr/poäng

11 Det anbud antas som etter dessa prispåslag uppvisar det lägsta utvärderingspriset enligt utvärderingsmodellen. 6.3 Pris Offererat pris ska anges i Prisbilaga. Ifylld prisbilaga ska bifogas anbudet! Lämna även pris (separat blad) för eventuella extra moduler. Pris i SEK vid köp under avtalstiden. 6.4 Funktionalitet Bedömning görs av offererat systems funktionalitet i enlighet med de kriterier som anges i Kravblankett samt Anbudsformulär under avsnitt 6. Poängsättningen av funktionalitet enligt anbudsformuläret sker utifrån om offererat system uppfyller kriteriet eller inte. (alla bedömningskriterier är markerade med U för utvärdering.) Uppfylls kriteriet tilldelas detta det antal poäng som står i rutan maxpoäng. Vissa kriterier har alltså bedömts som viktigare än andra och har därför ett högre antal poäng. Har anbudsgivaren inte svarat på frågan tilldelas inget poäng. Maximalt antal möjliga poäng i denna del är 50 poäng. Utvärdering kommer att ske med stöd av de svar och kommentarer som anbudsgivaren ger i sitt svar på respektive kriterium. 6.5 Användarvänlighet Bedömning av offererat systems användarvänlighet kommer att göras genom den testinloggning som efterfrågas. Referensgruppen med upphandlare kommer att bedöma användarvänligheten. I utvärderingen av användarvänligheten för respektive delmoment kommer referensgruppen att utgå från följande frågeställningar: - Logisk uppbyggnad som följer upphandlingens naturliga flöde - Enkelhet att navigera - Användbarhet, det vill säga en självklar arbetsgång och att användaren ges vägledning och valmöjlighet i systemet De olika upphandlingsmomenten som ska bedömas är: 1. Skapa förfrågningsunderlag 2. Annonsering 3. Frågor & svar 4. Leverantörsregistrering 5. Anbudsinlämning 6. Anbudsutvärdering 7. Avtalsdatabas För varje delmoment kommer var och en av deltagarna i referensgruppen att ge ett betyg enligt skalan:

12 10 poäng: Mycket bra, stort mervärde 5 poäng: Godkänd, acceptabel, inget mervärde 0 poäng: Kvalitetsbrister, sämre än förväntat Genomgångarna kommer att göras på samma sätt för samtliga utvalda anbudsgivare, dvs. ett upphandlingsscenario genomfors. Högsta totala poäng som kan fås beträffande användarvänlighet är 10 utvärderingspoäng. Utvärderingspoängen beräknas genom att först summeras de olika referensgruppsdeltagarnas poängbedömningar till en totalsumma för hela gruppen. Denna totalsumma används därefter för att beräkna det aritmetiska medelvärdet för hela referensgruppen (avrundat till två decimaler). För att belysa beräkningsmodellen for Användarvänlighet visas nedanstående tabellexempel som bygger på en utvärdering som gjorts av två upphandlare. Upphandlingsmoment Poäng Upphandlare 1 Poäng Upphandlare 2 Poäng summa 1.Skapa forfrågningsunderlag Annonsering Frågor & svar Leverantörsregistrering Anbudsinlämning Anbudsutvärdering Avtalsdatabas Summa Slutlig utvärderingspoäng för användarvänlighet i exemplet beräknas som 80 poäng/(7 upphandlingsmoment * 2 upphandlare) = 5,71 poäng.

13 KOMMERSIELLA VILLKOR KOMMERSIELLA VILLKOR förslag till avtal Anbudet skall innehålla en bekräftelse på att nedanstående kommersiella avtalsvillkor accepteras av Leverantören. Mellan XXXXXX kommun (nedan kallad Beställaren), org nr XXXX, och företaget (nedan kallad Leverantören) org nr XXXXXX-XXXX, har följande avtal slutits avseende Webb-baserat upphandlingssystem för XXXXXX kommuns räkning. Kontaktpersoner Beställaren: Leverantören: 1. Förutsättningar Förutsättningen för ett civilrättsligt bindande avtal är att ett skriftligt kontrakt upprättas i två exemplar, skrivs under av både beställaren och antagen leverantör samt utväxlas mellan parterna Tillämplig lag Parts rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal bestäms i sin helhet enligt svensk lag Samverkan Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka vad som avtalats. 2. Handlingars inbördes rangordning Nedanstående handlingar utgör underlag för avtalet Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, i följande ordning: 1.Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2.Detta avtal med tillhörande bilagor 3.Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag, 4.Förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor 5.Anbud inkl. ev. förtydliganden. Uppgifter i anbudet som inte har efterfrågats i förfrågningsunderlaget gäller inte som avtalsinnehåll, såvida det inte finns en skriftlig överenskommelse att det skall gälla. 3. Avtalstid Avtalet gäller tre (3) år med start efter undertecknande av avtal och avslutad upphandling Förlängning av avtal Beställaren har rätt att påkalla förlängning av avtalet med ett (1) år. Sådan begäran skall framställas skriftligen senast en (1) månader före avtalstidens utgång. Vid förlängning av avtalet gäller det med oförändrade villkor. Vardera parten har rätt att säga upp avtalet i förtid med en ömsesidig uppsägningstid av 6 månader. Den grundläggande principen skall dock vara att avtalet skall hållas varför starka skäl som grundar sig på omständigheter som inte kunnat förutses vid avtalsslutet, måste föreligga för att avtalet skall få sägas upp.

14 KOMMERSIELLA VILLKOR 4. Uppdragets omfattning Leverantören ska leverera ett komplett upphandlingssystem enligt förfrågningsunderlaget. Leverantören ska bedriva ett fortlöpande utvecklingsarbete av upphandlingssystemet med kontinuerlig anpassning till nya och förändrade upphandlingsformer. Leverantören får inte från annan än Beställaren mottaga eller inhämta direktiv för uppdragets utförande. Leverantören skall i övrigt tillvarata och företräda Beställarens intressen Kontroll Övertorneå kommun och Skatteverket har ett samarbete. Det förebyggande informationsarbetet innebär att Övertorneå kommun begär in offentliga uppgifter från Skatteverket om skattestatus för sina leverantörer, både inför upphandling och löpande under hela avtalets gång. Med uppgifter om skattestatus menas moms- och arbetsgivarregistrering, F-skatt, arbetsgivaravgifter för de tre senaste månaderna, underskott på skattekontot samt uppgift om skatteskuld hos Kronofogden i enlighet med kap LOU. Kontroll kommer att utföras av beställaren under anbudstiden samt kontinuerligt under hela avtalstiden och inför eventuell avtalsförlängning. Kontrollen avser leverantören och alla dennes underleverantörer i alla led Leverantörens ansvar Leverantören ansvarar för att samtliga Tjänster enligt detta Avtal uppfyller vad som stadgas i detta Avtal med bilagor, och därvid framför allt, men inte begränsat till Förfrågningsunderlag med bilagor. Leverantören ansvarar för att tillhandhållna Tjänster genomförs på ett professionellt sätt med iakttagande av hög kvalitet och god sedvänja inom branschen. Leverantören skall fullgöra Avtalet med vederbörlig omsorg och på ett i övrigt fackmannamässigt sätt Leverantören ansvarar vidare i samtliga avseenden för att de lösningar Leverantören presenterar och överenskommer med Beställaren till sin omfattning och design är anpassad för de behov som Beställaren har redovisat 4.3. Beställarens åtagande Beställaren skall se till att Leverantören i erforderlig omfattning ges tillgång till Beställarens lokaler i samband med systemets driftstart, utbildning etc. Vidare skall Beställaren tillhandahålla information som Leverantören behöver för sin planering av systemets driftstart Underleverantörer Leverantören får inte anlita Underleverantör utan Beställarens medgivande såvida det inte är fråga om arbetsuppgifter av rutinmässig art eller av mindre betydelse. Leverantören svarar för underleverantör såsom för eget utfört arbete. Beställaren äger rätt att kontrollera att underleverantör har fullgjort sina förpliktelser gällande skatter och sociala avgifter. Utbyte av underleverantör får endast ske i de fall Lagen om offentlig upphandling tillåter det samt att båda parter godkänner detta.

15 KOMMERSIELLA VILLKOR 4.5. Dokumentation Komplett dokumentation (inkl. teknisk dokumentation, driftsdokumentation och användardokumentation) ska levereras med Systemet Dokumentationen ska vara uppdaterad och relevant för Systemet. All dokumentation skall vara avfattad på svenska. 5. Uppdragets genomförande 5.1. Införande Leverantören åtar sig att leverera, installera och driftsätta Systemet hos Beställaren i enlighet med villkoren i Avtalet. Leverantören ansvarar för kvalitetssäkring vid införande av Systemet Leveranstid Avtalad leveransdag bestäms i samband med avtalsskrivningen, dock senast två (2) veckor efter avtalsstart Leveranskontroll och leveransgodkännande Godkännande av lösningen ska ske i sin helhet och inte genom ett stegvis godkännande av olika delar. Processen för godkännande ska ske enligt följande: Leveransdag Med leveransdag avses den dag då systemets drift påbörjas enligt överenskommelse mellan Beställaren och Leverantören. Avtalad leveransdag Med Avtalad leveransdag avses den dag då beställda varor och tjänster skall vara levererade, installerade, testade och godkända. Effektiv leveransdag Leveransgodkännande sker vid effektiv leveransdag, vilket innebär att Beställaren godkänt lösningen i drift, lösningens uppfyllande av kravspecifikation och att kraven uppfylls som i övrigt anges i Avtalet Garanti Leverantören garanterar under hela avtalstiden från Effektiv Leveransdag (garantiperiod) support och underhåll. Avviker systemet från de egenskaper och de krav som framgår av Förfrågningsunderlaget bilaga Kravspecifikation under garantiperioden är Leverantören skyldig att på egen bekostnad avhjälpa avvikelsen inom de tidsramar som ställs upp i Support- och underhållsavtalet. Om inte avvikelsen avhjälps inom föreskrivna tidsramar och avvikelsen är av väsentlig betydelse för Beställaren äger Beställaren rätt att säga upp Avtalet till omedelbart upphörande. 6. Systemtillgänglighet och support Leverantörens system ska vara tillgängligt för användning enligt avtalade funktioner under hela dygnet med undantag för planerade avbrott. Den ska vara i full drift vardagar mellan kl 7 till 17.

16 KOMMERSIELLA VILLKOR Service, driftstopp och liknande ska möjligaste mån utföras utanför kontorstid. Planerade stopp meddelas i god tid till beställare. Tillgänglighet till avtalat IT-baserat upphandlingssystem mäts som högsta tillåtna nedtid, det vill säga den tid åtkomst till systemet för Beställaren inte föreligger. Under normal arbetstid får nedtiden uppgå till högst 4 procent. Under övrig till får nedtiden uppgå till högst 10 procent. Leverantören tillhandahåller support vardagar mellan kl så att avtalade funktioner upprätthålls Planerade avbrott på grund av Leverantörens uppgraderingar Vid planerade avbrott menas leverantörens underhåll, utveckling, förbättring och uppgradering av systemet. Planerade avbrott ska i möjligaste mån genomföras på annan tid än normal arbetstid. Med normal arbetstid menas vardagar mellan kl Leverantören ska informera Beställaren innan om kommande planerade avbrott om när och hur länge avbrott har planerats att pågå. Leverantörens planerade avbrott ska även i möjligaste mån inte heller förläggas till tider mellan till så det inte ska inverka på aktiviteter för inlämnande och mottagande av anbud Avbrott på grund av fel/utebliven funktion Vid eventuellt avbrott på grund av förlust av information eller förlust av funktionalitet ska Beställaren kunna göra en felanmälan genom en webbadress eller e-postadress som Leverantören tillhandahåller. Åtgärder i systemet på grund av fel eller utebliven funktion bekostas av Leverantören Ansvar för fel Leverantören är skyldig att skyndsamt och på egen bekostnad avhjälpa felaktigt utfört uppdrag som består i att det inte motsvarar avtalad specifikation. För att åberopa att uppdraget är felaktigt ska beställaren anmäla felet inom skälig tid efter det att felet noterades. 7. Utbildning och hantering av systemet Leverantören svarar för att introduktionsutbildning i upphandlingsverktyget ges i anslutning till avtalsstart Utbildningen ska vara i den omfattningen så att medarbetare efter genomgången utbildning kan använda upphandlingsverktyget för avsett ändamål i enlighet med ställda krav i förfrågningsunderlaget. Användarmanualer på svenska som är pedagogiskt uppbyggd och lätt att förstå ska tillhandahållas senast vid utbildningstillfället av Leverantören. 8. Ekonomi 8.1. Priser Priser är angivna i SEK. exkl. mervärdesskatt och inkluderar samtliga med uppdraget förenade omkostnader. Priser anges i SEK exkl. mervärdesskatt på bilagt anbudsformulär.

17 KOMMERSIELLA VILLKOR 8.2. Prisjustering Priser som anges i Avtalet är fasta under perioden från avtalsstart och 12 månader framåt. Prisändring får därefter ske per den 1/7 varje år. Priset får justeras med 90 % av konsumentprisindexförändringen. Basmånad är anbudsmånad juni Beräkningen ska göras på senast kända index. Begäran om prisändring skall skriftligen framställas senast 30 dagar före den dag då det justerade priset önskas börja gälla och godkännas av Beställaren innan justeringen får ske Ersättningar för ändringar och tillägg Alla ev. ändrings- och tilläggstjänster offereras i särskild ordning. Dessa tjänster ersätts mot löpande räkning endast efter särskild skriftlig överenskommelse Leveransförsening och vite Leveransförsening föreligger när Effektiv Leveransdag inträder efter Avtalad Leveransdag. Om leveransförsening beror på Leverantören eller något förhållande på Leverantörens sida, äger Beställaren rätt att erhålla vite. Vite ska utgå med en procent (1%) av årskostnaden för systemleverans enligt detta Avtal per påbörjad förseningsvecka. Vite ska dock utgå med sammanlagt högst tio procent (10%) av årskostnaden. Vitesbeloppet ska erläggas omedelbart vid anfordran. Om försening uppgår till mer än fyra (4) veckor kan hävning av avtalet ske enligt punkt Häver Beställaren Avtalet har Beställaren även rätt till skadestånd. Om leveransförsening beror på Beställaren eller något förhållande på Beställarens sida, får Leverantören flytta fram Avtalad Leveransdag till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt Beställaren ska därvid ersätta Leverantören för dennes direkta förluster till följd av sådan försening. Finner part att försening kommer att inträffa eller framstår försening som sannolik ska detta utan uppskov skriftligen meddelas den andra parten. Därvid ska orsaken till förseningen anges samt såvitt möjligt den tidpunkt då leverans eller mottagande beräknas kunna ske. Underlåter part att inom skälig tid lämna sådant meddelande, har den andra parten rätt till ersättning för den skada som kunde ha undvikits om meddelandet lämnats i tid Fakturering och betalningsvillkor Samtliga kommuner kommer i samband med att upphandlingen avslutas teckna avtal med vald Leverantör och samtliga kommuner betalar sina andelar på separata fakturor. För systemets installation och driftsättning gäller betalning enligt: 90 % av arvodet faktureras efter kommunens skriftliga leveransgodkännande. Resterande 10 % faktureras efter godkänd slutbesiktning. Betalning sker 30 dagar efter godkänd faktura. Betalning av utbildning sker 30 dagar efter genomförd utbildning och godkänd faktura. Övriga betalningar sker efter av Beställaren godkänd leverans och mottagen faktura. Beställaren erlägger ersättning inom 30 dagar efter godkänd prestation och faktura.

18 KOMMERSIELLA VILLKOR Infaller betalningsdag på lördag eller helgdag betalas fakturan påfallande bankdag. Fakturering sker enligt överenskommelse vid avtalstecknandet. Fakturaadress och anvisningar för uppmärkning av fakturan anges vid avtalstecknandet. Inga extra avgifter såsom till exempel expeditions- eller faktureringsavgifter får debiteras. I de fall där leverantör överlåter faktureringen till tredje part ska leverantören skriftligen ange till kommunen vem som tar emot betalningen i leverantörens ställe och till vem kommunen således betalar med befriande verkan. Vi godkänner inte samlingsfaktura. Leverantörens fakturor ska skickas elektroniskt om kommunen så begär. Leverantören ska kostnadsfritt tillhandahålla erforderliga uppgifter Dröjsmålsränta Vid försenad betalning orsakad av Beställaren accepteras dröjsmålsränta enligt räntelagen. Eventuell räntefaktura skall innehålla uppgift om räntesats, kapitalbelopp, datum (fr.o.m./to.m.) då räntan beräknats som antalet räntedagar. Räntefaktura som understiger 100 kr betalas ej. Vid förseningar, orsakad av banken, skall rättelse göras så att transaktionen får rätt transaktionsdag eller på annat sätt kompensera ror förseningen Kravrutiner Påminnelser och krav sändes av Leverantören direkt till respektive faktureringsadress med bifogad obetald fakturakopia. 9. Upphovsrätt och nyttjanderätt Det arbetsresultat som produceras inom ramen för detta avtal, tillfaller Beställaren med den begränsning som gäller beträffande Leverantörens ideella rätt enligt upphovsrättslagen. Leverantören får inte publicera eller på annat sätt utnyttja material eller arbetsresultat utan Beställarens skriftliga godkännande. 10. Säkerhet och sekretess I de fall person anlitad av Leverantören ges tillgång till sekretesskyddad information ska illämpliga bestämmelser i Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) beaktas. Sekretesskraven gäller även gentemot varje annan person. I de fall lagringsmedia som förvaras hos Beställaren innehåller sekretesskyddad information får de inte avlägsnas från Beställarens lokaler om inget annat överenskommits. Leverantören är skyldig att på betryggande sätt förvara samtliga handlingar och övrig informationsmedia som berör uppdrag eller som med anledning av detta ställts till Leverantörens disposition. Skada för Beställaren som inträffar under tid Leverantören disponerar materialet ska ersättas av Leverantören Backup säkerhet Leverantören skall hantera säkerhetskopiering på ett sådant sätt att vid mjuk- eller hårdvarurelaterade problem minimeras förlust av information. Loggfiler från säkerhetskopiering skall vid anmodan skickas till Beställaren.

19 KOMMERSIELLA VILLKOR Beställarens lagrade information skall av Leverantören exporteras i ett vedertaget format, tex. Semikolonseparerat och ställas till Beställarens förfogande. Detta skall ske vid anmodan av Beställaren. 11. Försäkringar Om inte annat avtalats skall Leverantören ansvara för att teckna och under avtalstiden vidmakthålla för uppdraget erforderlig ansvarsförsäkring samt andra erforderliga försäkringar som håller Beställaren skadeslös vid skada. I de fall Beställaren kan anses vara skadeståndsskyldig har Leverantören gällande försäkringsskydd. Leverantören skall vid avtalstecknandet samt på begäran av Beställaren uppvisa skriftligt bevis om att erforderliga försäkringar finns. 12. Skadeståndsansvar Leverantören ansvarar för samtliga skador som orsakats genom fel eller försummelse av Leverantören, Leverantörens anställda eller i övrigt av Leverantören anlitade i samband med uppdragets genomförande. 13. Hävning Beställaren har rätt att häva Avtalet med omedelbar verkan om: Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med ramavtalsupphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av ramavtal Beställaren har rätt att häva Avtalet helt eller delvis utan rätt till ersättning för Leverantören: 1. Om effektiv leveransdag är försenad mer än fyra (4) veckor från Avtalad leveransdag. 2. Om Leverantören inte kan fullgöra uppdraget på ett tillfredsställande sätt. 3. Utan medgivande från Beställaren överlåter avtalet på annan Leverantör eller underleverantör. 4. Om Leverantören väsentligt misskött uppdraget genom felaktigt levererad utredning och detta inte beror på Beställaren 5. Om Leverantören underlåter att fullgöra annat villkor i detta avtal och detta kan anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott om fullgörandet hindrats på grund av omständigheter som utgör Force majeure enligt punkt 17 i detta avtal om förutsättningarna för ett förtroendefullt samarbete ändrats i något väsentligt hänseende. 6. En avveckling av tjänsterna kan inte ske med omedelbar verkan därför att en överföring av tjänsterna till Beställaren eller till av Beställaren anvisad Leverantör kräver omfattande avvecklings- respektive etableringsåtgärder. Detta avtal upphör så snart som möjligt då avvecklings- och etableringsåtgärder kan ske Leverantören har rätt att häva Avtalet med omedelbar verkan om: Om kommunen i väsentligt hänseende låter bli att fullgöra sina åtaganden och rättelser inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse. 14. Konsekvenser av avtalets upphörande Vid avtalets upphörande, helt eller delvis, skall Beställaren äga all information. Avtalade krav med avseende på servicenivåer, säkerhet m.m. skall uppfyllas även under överföringsperioden till Beställaren/ny Leverantör.

20 KOMMERSIELLA VILLKOR Leverantören skall vara Beställaren behjälplig med att överföra tjänsterna antingen tillbaka till Beställaren eller till en ny utomstående Leverantör. Leverantören skall se till att erforderliga leverantörsresurser finns tillgängliga för den av Beställaren anvisade nya Leverantören så att en sådan överföring skall kunna genomföras på ett smidigt sätt. Därvid ingår att Leverantören skall se till att överlämnande till mottagande Leverantör sker genom tillgång till kompetent personal, vilken ingått i Leverantörens ordinarie bemanning. Information skall kunna levereras i dokumenterat format på elektroniskt skyddat medium. Om Leverantören inte medverkar i enlighet med det som sägs i ovanstående stycke har Beställaren rätt att på Leverantörens bekostnad anlita tredje part för genomförandet. Vid avtalets upphörande, helt eller delvis, skall vidare allt material och alla data som Beställaren har tillhandahållit utföraren eller som utföraren annars fått tillgång till eller skapat till kommunen återlämnas till Beställaren eller, på Beställarens begäran, förstöras. Leverantören är skyldig att ersätta alla de kostnader Beställaren åsamkas och även den merkostnad som kan uppstå vid anlitande av annan leverantören. 15. Överlåtelse av avtal Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Beställarens skriftliga medgivande. 16. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till slutet avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av bägge parter. 17. Befrielsegrunder (Force Majeure) Force majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar sådan part från fullgörelse av berörd förpliktelse. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten skall omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Om avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än sex (6) månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger Leverantören rätt att, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda avtalet. 18. Tvist Tvist om tolkning av avtalsbestämmelser skall i första hand lösas genom förhandling av parterna emellan. Där oenighet fortfarande kvarstår skall tvist avgöras av allmän domstol med tillämpning av svensk rätt på Beställarens hemort I avvaktan på att tvist löses har Beställaren tolkningsföreträde.

21 KOMMERSIELLA VILLKOR 19. Förbehåll Kommunens undertecknande av upphandlingskontraktet (avtalet) kommer inte att ske förrän tiden för överprövning, enligt lagen om offentlig upphandling (2007:1091) gått ut. Kommunens undertecknande är en förutsättning för bundenhet av avtalet. 20. Avtalsexemplar Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav vardera parten tagit var sitt exemplar. XX För XX Kommun XX För XXX Underskrift behörig företrädare Underskrift av behörig företrädare Namnförtydligande Namnförtydligande