Affärsekonomi för yrkesutbildningar

Transkript

1 Affärsekonomi för yrkesutbildningar Affärsekonomi handlar om att styra, utveckla och kontrollera verksamheten. Denna bok finns som pdf fil på adressen Ulric Müllern - Aspegren ASPEGREN IDÉ Sid 1 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

2 Affärsekonomi är viktigt för alla Både företagare och anställda Affärsekonomi handlar om hur man styr och kontrollerar verksamheten med ekonomin som hjälpmedel. Det är ett viktigt hjälpmedel för att utveckla ett företag och bygga framtiden. Affärsekonomin ska vara praktisk och handlingsinriktad. Den bygger på grundläggande samband för att bedömma de ekonomiska effekterna av olika affärsbeslut. Affärsekonomin tittar framåt och bygger i stor utsträckning på antaganden om framtiden. Det är viktigt att kunna bedömma och hantera osäkerheten i beslut och slutsatser. Affärsekonomin skiljer sig från redvisningsekonomin som ska vara exakt. Redovisningsekonomin ska dokumentera vad som hänt i ekonomin genom bokföringen mm. Det är ofta komplext och hanteras bäst av utbildade ekonomer. Bokföringen kan man som företagare lämna bort till ekonomer som behärskar denna redovisningsekonomi. Den ekonomiska makten ska man inte släppa. Därför är det så viktigt att behärska affärsekonomin för att ta makten över ekonomin och få ett stadigare grepp om verksamheten. Som anställd medarbetare kan kunskaper i samma affärsekonomi ge viktiga insikter i den dagliga verksamheten. Det blir ett hjälpmedel som ger en starkare ställning och möjligheterna till att avancera i företaget. Inom offentlig verksamhet finns samma behov av ekonomiska hjälpmedel för att styra, kontrollera och utveckla verksamheten. Därför är denna affärsekonomi i grunden lika användbar inom offentlig sektor. Ulric Müllern - Aspegren ASPEGREN IDÉ AB Sid 2 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

3 Innehåll Affärsekonomi sid 4 Affären är utgångspunkten sid 5 Affärsredovisningen anpassas till verksamheten sid 6 Resultaträkningen är hela företagets ekonomi sid 7 Dela upp verksamheten i Resultatenheten sid 8 Vinstmarginal och andra marginaler sid 9 Beslutskalkyler sid 10 Kalkylera timkostnaden sid 11 Kalkylera ett uppdrag sid 12 Kalkylera en produktion sid 13 Kalkylera en butik sid 14 Tolka en ekonomisk rapport med resultatkakylen sid 15 Kalkylera relationen Rabatt - säljvolym sid 16 Pay Back investeringskalkyl sid 17 Balansräkningen sid 18 Företagets tillgångar sid 19 Eget kapital och skulder sid 20 Ekonomiska nyckeltal sid 21 Avkastning på totalt kapital eller eget kapital sid 22 Likviditet och kassaflöde sid 23 Om allt misslyckas. Konkursregler sid 24 Aktiebolag eller egen firma sid 25 Sid 3 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

4 Affärsekonomi Affärsekonomi handlar om att sätta ekonomiska siffror på verksamheten. Det blir ett hjälpedel för att styra och utveckla verksamheten. Affärsekonomin tittar mest framåt Även när man analyserar en ekonomisk rapport finns framtidsperspektivet med. Det handlar om att bedöma affärsmöjligheter, lägga planer och följa utvecklingen i det affärsekonomiska perspektivet. Affärsekonomin beskriver verksamheten Affärsekonomi handlar om att sätta ekonomiska siffror på verksamheten. Det blir ett hjälpedel för att styra och utveckla verksamheten. Affärsekonomin tittar mest framåt Även när man analyserar en ekonomisk rapport finns framtidsperspektivet med. Det handlar om att bedöma affärsmöjligheter, lägga planer och följa utvecklingen i det affärsekonomiska perspektivet. Alla har nytta av att kunna affärsekonomi Affärsekonomin bygger på enkla samband som alla kan ta till sig och alla kan ha nytta av. För företagare är affärsekonomin ett nödvändigt hjälpmedel för att kontrollera och utveckla affärsverksamheten. Anställda som inte är ekonomer behöver behärska affärsekonomi för att hävda sina områden och delta fullt ut i ekonomiska resonemang om företagets utveckling. Den som funderar på att start eget kan sätta siffror på affärsdrömmarna. Redovisningsekonomi kan ekonomerna sköta Affärsekonomin skiljer sig från redovisningsekonomin. Bokföring och kontonummer tillhör redovisningsekonomin. Den handlar om att dokumentera allt som hänt i ekonomin. Varenda krona måste redovisas och allt ska stämma i enlighet med skatteregler, god redovisningssed mm. Ekonomerna måste behärska både redovisningsekonomi och affärsekonomi. För övriga är det bara affärsekonomin som är viktig att behärska. Denna bok handlar om affärsekonomi. För redovisningsekonomin hänvisas till andra läroböcker. Affärsekonomin tittar framåt Affärsekonomin tittar framåt. Det handlar om att bedöma affärsmöjligheter, lägga planer och följa utvecklingen i det affärsekonomiska perspektivet. Det handlar om framtiden som man bara kan gissa om och göra mer eller mindre kvalificerade antaganden. Ekonomiska begrepp I företagsekonomin används många fackutryck och termer. Det är vanligt att företag anpassar redovisningen och därmed de ekonomiska begreppen till den egna verksamhetens behov. Ett och samma begrepp kan därför ha olika innebörd från företag till företag. Och samma sak kan benämnas med olika termer i olika företag. Generella begrepp Affärsekonomins grundstruktur Affären Avgränsa affären, månad, helår, produk, produktområde, affärsområde osv Ekonomin + Intäkter Vilka intäkter ger affären - Kostnader Kostnaderna för att få intäkterna = Resultat När kostnaderna gifts ihop med intäkterna får man ett meningsfull resultat I denna bok använder jag ett antal ekonomiska begrepp. Jag har valt begrepp som används ofta och i boken använder jag dem konsekvens. Men man ska veta att kan ha annan innebörd i andra sammanhang. Samband och strukturer är gäller mer generellt och då gör det inte så mycket om begreppen skiljer sig år. Samband och strukturer Ekonomins grundläggande struktur och samband är däremot mycket enhetliga. Lär man sig strukturen och sambanden blir det inget större problem med begreppen. Det är en fördel för flertalet människor som har lättare att lära sig en struktur och samband jämfört med att bygga kunskapen på ett antal begreppsdefinitioner. Dessa strukturer och samband är den gemensamma grunden för både affärsekonomi och redovisningsekonomin. Affärsekonomins grundstruktur Det mest grundläggande i affärsekonomin är att hålla reda på vad man tjänar i verksamheten. Enkelt uttrycket pengar in, pengar ut och pengar kvar. Pengar in kallas intäkter. Det är vad man sålt för. Pengar ut kallas kostnader. Det är de kostnader man haft för att få intäkterna. Det som är kvar kallas resultat. Sid 4 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

5 Affärsekonomins grundläggande samband Affärsekonomin bygger på det grundläggande sambandet att intäkterna, minus kostnaderna ger resultatet. Det är viktigt att ha koll på resultatet som visar hur det går. Det är resultatet man styr efter. Intäkter in Intäkterna är vad man sålt för under en period. Det kan vara en månad, kvartal eller hela året. Kostnader ut Vilka kostnader har man haft för att få intäkterna. Det är råvarukostnaderna för de produkter som sålts och gett intäkter. Dessutom kostnader för maskiner, personal och alla annat som behövts för att tillverka och sälja produkterna. Resultatet kvar Det är resultatet som visar hur det gått. Har det gått bättre eller sämre än förra perioden. Och varför har det ökat eller minskat. Hur står sig resultatet i jämförelse med andra verksamheter och de ekonomiska mål man har. Resultatet och resultatutvecklingen är kärnan i affärsekonomin. För hela företaget kallas resultatet vinst eller i värsta fall förlust. För resultatenheter och andra delverksamheter kallar man resultatet ofta för Täckningsbidrag.. Sid 5 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

6 Affärsredovisningen anpassas till verksamheten Den grundläggande strukturen Intäkter minus kostnaderna ger resultatet är generell. Men inom ramen för denna struktur anpassas redovisningen till verksamhetens art. I detaljerna kan det skilja sig mycket från ett företag till ett annat. Den ekonomiska grundstrukturen Med den gemensamma grundstrukturen anpassar företagen sin ekonomiska redovisning så att den speglar den egna verksamheten. Verksamheten är det som vi förknippar företaget med t ex industrin att tillverka, butiken säljer varor, biografen visa filmer. Intäkterna Intäkterna är nästan alltid vad företagets sålt för rakt av. Men det förekommer att man justerar för rabatter eller provisioner till säljare. Kostnaderna De kostnader som påverkas mest av en försäljningsökning- eller minskning redovisas normalt överst. Kostnader som inte påverkas på samma sätt redovisas längre ned. Resultatet Intäkter minus kostnader ger resultatet. Företag redovisar som regel olika delresultat för att få bättre ekonomisk kontroll över versamheten. Här är tre typiska exempel En industri För tillverkande företag är kostnaderna för råvaror, material och komponenter normalt en stor del av tillverkningskostnader. Kostnaderna för personal och produktonsutrustning och lokaler är fasta. De är i princip lika stora oberoende av om man producerar lite mer eller lite mindre. Intäkter Försäljning av varor Kostnader sålda varor Material och råvaror Produktionspersonal Produktionsutrustning och lokal Summa kostnader Resultat Resultat efter kostnad sålda varor Efter detta kommer kostnader för försäljning administration mm och sedan ett nytt lägre resultat En butik Butikerna redovisar som regel först resultatet på försäljningen minus kostnaden för de varor de sålt i butiken. Det blir det första resultatmåttet som ofta kallas Bruttomarginal. I nästa steg drar man av all kostnaderna för butiken d v s lönerna, lokal mm. Intäkter Försäljning av varor Kostnad sålda varor Inköpskostnad sålda varor Resultat Kallas ofta Bruttomarginal Kostnader butiken Butikspersonal Butikslokal Övriga butikskostnader Summa butikskostnader Butikens resultat Resultat efter butikskostnader Ett tjänsteföretag För en tjänsteverksamhet är som regel lönerkostanderna de helt dominerande kostnaderna. Inköp av varor och utrustning spelar underordnad roll och hamnar då tillsammans med övriga kostander. Redovisningen för en tjänsteverks kan läggas upp så här Intäkter Försäljning uppdrag Kan beräknas efter prislista, eller som timpris eller arvoden Kostnader Inköpta varor Personal Lokaler och utrustning Övriga uppdragskostnader Summa kostnader Resultat Resultat efter uppdragskostnader Efter detta kommer kostnader för marknadsföring, administration, företagsledning mm Sid 6 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

7 Resultaträkningen är hela företagets ekonomi Företagets alla intäkter och kostnader samlas i företagets resultaträkning som också visar det totala resultatet för verksamheten. Ytligt sett kan resultaträkningar se olika ut från företag till företag. Men den grundläggande strukturen är genomgående den samma.. Resultaträkningen samlar alla intäkter och kostnader Företagen måste göra en resultatredovisning för hela året. Den ingår i företagets årsredovisning som ska lämnas in till staten. Mer om årsredovisningen senare. Som regel följer företagen upp resultaträkningen för varje månad, kvartal och halvår mm. Resultaträkningens grundläggande struktur Kravet på förtagen är att de måste redovisa summan av alla intäkter och kostnader. Det finns en övergripande struktur som så gott som alla företag använder i sina resultatredovisningar. Först verksamhetens intäkter och kostnader Den egna verksamheten är det som vi förknippar företaget med t ex industrin att tillverka och sälja sina produkter, butikskedjan att driva butiker, biografen att visa filmer. Det är företagets verksamhet. Intäkterna alltid överst Det är intäkterna från företagets samlade försäljning i den egna verksamheten. Intäkten räknas vid försäljningen t ex när man skickar en beställd vara eller skickar faktura för ett uppdrag. När kunden betalar fakturan efter 30 dagar redoovisas det i kassan i Balansräkningen som vi återkommer till. Kostnader för verksamheten Det är alla kostnader för den egna verksamhet. Det är inköp av varor, material och tjänster. Lönekostnader för all personal, lokaler, marknadsföring, arvoden till styrelser mm. Rörelseresultatet Rörelseresultatet visar resultatet för den egna verksamheten. Det visar Resultaträkningens huvuddelar + Intäkter Summan av företagets samlade försäljning - Kostnader Alla kostnader för verksamheten. Inköp varor, material, personal inkl företagsledning och styrelse, maskiner och utrustning, reklam osv = Rörelseresultat Det ekonomiska resultatet av verksamheten. Ibland redovisas rörelseresultatet före och efter avskrivningar. + - Andra intäkter och kostnader Alla övriga intäkter och kostnader som inte är med bland verksamhetens intäkter och kostnader = Årets resultat Vinst före skatt eller i värsta fall förlust Skatt på vinsten = Vinst efter skatt verksamhetens förmåga att tjäna pengar. Rörelseresultat efter avskrivningar Avskrivningarna är årets andel av kostnader för maskiner och utrustning som använts i verksamheten. Därför är rörelseresultatet efter avskrivningar mest relevant. Alla andra intäkter och kostnader Efter rörelseresultatet tar företaget upp alla övriga intäkter och kostnader som inte tagits upp före rörelseresultatet. T ex finansiella intäkter och kostnader som räntor på lån och avkastning på aktier och andra penningplaceringar. Vinster eller förluster på såld egedom och andra så kallade extraordinära intäkter och kostnader. I koncerner med dotterbolag kan moderbolaget ta hem vinsterna från dotterbolaget för att använda dem till andra satsningar med bokslutsdispositioner. Därmed sjunker vinsten i motsvarande grad. På samma sätt kan moderbolaget stötta ett dotterbolag med bokslutsdispositioner som förbättrar resultatet. Företag har också vissa möjligheter att spara obeskattade vinster. Det redovisas också som bokslutsdispositioner Årets resultat före skatt Går företaget med vinst blir det vinstskatt och därefter vinst efter skatt Skatt på vinsten Vinstskatten kallas även bolagsskatt. Skatten är 26 % av vinsten. Vinst efter skatt Detta är det slutlliga resultatet och det förs in som sparade vinster under eget kapital i Balansräkningen Sid 7 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

8 Dela upp verksamheten i Resultatenheter Resultatenheter en metod för att förbättra och utveckla den ekonomiska kontrollen. Resultatenheterna blir som små affärsverksamheter i företaget som har får sina intäkter från egen försäljning och bär sina egna kostnader och redovisar sitt eget resultat Resultatenheter och andra delverksamheter Resultatenheter är en metod för att förbättra och utveckla den ekonomiska kontrollen. Företaget delas upp i resultatenheter. Det kan kallas affärsområden, produktområde eller något annat. Men principen är samma grundstruktur densamma. Intäkter Resultatenheten har sina egna Intäkter från enhetens försäljning. Kostander Resultatenheten ska bära sina egna Kostnader. Det ska vara de kostnader resultatenheten har för att få intäkterna från enhetens försäljning. Ju bättre företaget gifter ihop kostnaderna med enhetens intäkter dessto mer rättvisande blir enheternas resultat. Resultatet kallas Täckningsbidrag Enhetens resultat kallas vanligen Täckningsbidrag förkortat till TB. Men man träffar också på andra begrepp för resultatet för en delverksamhet Täckningsbidrag i flera nivåer En resultatenhet kan i sin tur vara uppdelad i flera underenheter. Dessa har sina egna intäkter och kostanderna fördelas mellan enheterna så att de också gifts ihop mede enhetens kostander. underenhetens intäkter minus kostander ger enhetens täckningsbidrag. Täckningsbidrag ett, två och tre osv TB1, TB2, TB3 osv Om företaget beräknar TB i olika nivåer brukar man numrera dem TB1, TB2, TB3 så att TB1 kommer först. Det kan vara TB1 för en produkt. Intäkt minus kostander som är kopplade till varje enhet tex inköp av råvaror moatrial eller inköp av sålda varor för en butik. TB2 kan vara underenheten. TB 3 resultatenhetens resultat osv. Decentralisering av beslut och ansvar Med resultatenheter får företaget bättre kontroll över var man tjänar pengar och hur lönsamma de olika delarna är. Detta är viktigt. Därutöver ger det stora möjligheter att decentralisera och flytta ut beslut och befogenheter i organisationen. Principen bör vara att beslutsrätten koordineras med kostnadsfördelningen så att resultatenheten belastas med kostnader som de kan påverka i sina beslut. Om t ex företaget äger ett hus kan man införa internhyror där de egna resultatenheterna betala hyra för sina lokaler och själva får bestämma hur stora lokaler de vill ha. Detta brukar minska kostnaderna genom att lokalbehovet minskar när resultatenheterna ska betala hyra. Företagsledning gemensamma avdelningar Resultatenheter A,B,C A B C Resultatenhet A som del i ett tjänsteföretag Det tidigare exemplet tjänsteföretag skulle kunna vara en av flera resultatenheter i ett större företag. Redovisningen skulle i princip omfatta samma intäkter och samma kostander. Resultatet skulle kallas för Täckningsbidrag. Intäkter Försäljning uppdrag Kan beräknas efter prislista, eller som timpris eller arvoden Kostnader Inköpta varor Personal Lokaler och utrustning Övriga uppdragskostnader Summa kostnader Täckningsbidrag Resultatet kallas Täckningsbidrag Därför Täckningsbidrag Täckningsbidrag kallas så därför att de samlade täckningsbidragen från resultatenheterna ska täcka gemensamma kostnader för företagsledning mm. Dessutom ska det räcka till vinst för hela företaget om det går bra för företaget. Sid 8 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

9 Vinstmarginal och andra resultatmarginaler I ekonomiska analyser och uppföljning används ofta nyckeltal. Ett av de viktigaste nyckeltalen är vinstmarginalen. Den visar hur stor vinsten är som andel i procent av intäkterna. Vinstmarginalen blir ett mått på hur bra företaget gått. Eftersom vinstmarginalen visar vinsten som andel av intäkterna kan man jämföra företag med olika stora intäkter. Vinstmarginal Vinstmarginalen har blivit det mest generella nyckeltalet för att relatera vinsten till verksamhetens omfattning. Vinstmarginalen beräknas enligt grundformeln som vinsten före skatt i procent av intäkterna. Det förekommer att företag har egna varianter utifrån denna grundformel för att de anser att detta bättre speglar företagets ekonomiska ställning. Men det brukar bara påverka vinstmarginalen marginelt. Jämföra vinsten mellan olika företag Med vinstmarginalen har man ett gemensamt mått för att jämföra resultatet för olika företag. I tidningarnas ekonomiska analyser av olika företag tar de så gott som alltid med vinstmarginalen i sina analyser. Vad är bra vinstmarginal? Vinstmarginalen är ett bra mått för att bedömma företag därför att är så generellt. Vinstmarginal Vinst före skatt X 100 = Vinstmarginal i % Summa intäkter Marginaltänkande i hela verksamheten För varje resultatmått kan man beräkna marginalen i procent på intäkterna. Intäkterna för hela företaget eller för delverksamheter som resulatatenheter på enhetens intäkter. För hela företagets resultaträkning beräknar man först rörelsemarginalen för kärnverksamhten och sedan vonstmarginalen för hela företaget. Bland annat butiker följer upp marginalen på intäkter minus kostnaden för att köpa in varorna. Det resultatet kallas oftast bruttomarginal som räknas i kr. Procentmarginalen kallas också oftast marginal. Butikerna följer gärna upp marginalen bå olika produktgrupper. Man talar om högmarginalprodukter där butiken tjänar bra på varje såld vara och lågmarginalprodukter med dålig förtjänst. Resultatenheter och andra delverksamheter har sitt eget result som vanligen kallas Täckningsbidrag. Detta räknar man marginal på. Det kallas ibland Täckninggrad. Tumregel för bra och svag vinstmarginal Omkring 1-3% vinstmarginal Svagt resultat. Dålig lönsamhet Över 5% i vinstmarginal Godkänt resultat. Bra lönsamhet Omkring 7-8% i vinstmarginal Många företag har 7% - 8% som affärsmål för vinstmarginalen Över 10 % i vinstmarginal Mycket bra resultat Uppåt 20 % i vinstmarginal Extremt bra resultat Marginaler i Resultaträkningar Intäkter Kostnader Rörelseresultat Rörelsemarginal Andra intäkter och kostnader Årets resultat Vinst Vinstmarginal (eller förlust Ingen marginal) Skatt på vinsten Vinst efter skatt Sid 9 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

10 Beslutskalkyler Kalkyler ska ses som beslutsunderlag. De för in de ekonomiska dimensionerna som sedan vägs mot andra aspekter i det slutliga affärsbeslutet. Det finns modeller för olika beslutskalkyler. Modellerna ger strukturen för dessa kalkyler men i detaljerna är det den som gör kalkylen som bestämmer vad som ska vara med. Du äger din kalkyl Det är du själv som bestämmer vad du vill ha med i kalkylen. Kalkyler handlar som regel om framtiden bygger då naturligt på antaganden. Det är du som formulerar antaganden. Se på en kalkyl som på ett argumentunderlag. Du måste kunna motivera alla antaganden du för in i kalkylen. Då kan du försvara din kalkyl effektivt när den granskas. Trovärdighet i detaljerna Trovärdigheten ned i detaljerna är viktigast för en kalkyl som ska fungera som beslutsunderlag. Det kan vara klokt att vara försiktigt i antaganden för att stå på säkrare grund även om det ger ett sämre resultat av kalkylen. Gör enkla kalkyler Det finns flera fördelar med enkla kalkylmodeller. Alla kan utföra dem. De blir utförda just därför att de är så enkla. Man ska kunna sitta i bilen och göra en ungefärlig kalkyl i huvudet. Det är lättare att fatta beslut på grundval av en kalkyl som man kan följa i alla delar jämfört med en kalkyl som man behöver experthjälp för att tolka. Hämta kalkylblad som passar din affärsidé på sidan Se kalkylbladen som en utgångspunkt för att skapa dina egna kalkylmodeller med fokus på det som är viktigt för dig. På följande sidor några grundläggande strukturer för olika kalkyler. Sid 10 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

11 Kalkylera timkostnaden Timkostnaden är viktig för kalkylering. I en kalkyl uppskattar man hur intäkter och kostnader påverkas av alternativa lösningar. Men väldigt ofta påverkas även arbetstiden av olika alternativa lösningar. Med timkostnaden kan man väga in tidsåtgången eller tidsvinsten i kalkylen. Timkostnad för kalkyler Det finns lite olika sätt att värdera tiden i pengar. Men det mest generella måttet är den rena timkostnaden. Det finns inga gratistimmar för företaget. Om tidsåtgången ökar en timme så blir det en timmes timkostnad. Sparar man en timme vinner man en timmes timkostnad i kalkylen. I verkligheten kan det bli mer eller mindre. Men i kalkyler fungerar alltid timkalkylen. Beräknas Timkostnaden Timkostnaden beräknas på lönekostnaden för hela året som divideras med årsarbetstiden, den tid man är anställd för att arbeta. Det är bra att kalkylera timkostnaden för en tänkt genomsnittlig medarbetare. Görs kalkylen för en person är det lättare att bedömma rimligheten i beräkningarna. Börja med årskostnaden Årslönen Årslönen är 12 X månadslönen för den tänkta genomsnittliga anställda. I vissa fall läggger man till olika ersättningar t ex semesterersättningar. Men normalt räcker det med 12 X månadslönen för att få en timkostnad som fungerar för kalkylering Lägg till arbetsgivaravgifterna För varje 100 kr företaget betalar i lön och ersättningar ska företaget betala ca 40%, dvs 40 kr, i arbetsgivaravgifter. Det består av statliga arbetsgivaravgifter på 33 %. Till största delen utgör avgifterna avsättningar till framtida pensioner för medarbetaren. Därtill kommer avgifter som facket och arbetsgivarna förhandlat fram. Storleken på dessa varierar från avtal till avtal. Men normalt fyller de på från de statlita 33 % till omkring 40 %. Därför räknar man med 40% i kalkylen. Många företag betalar motsvarande privata försäkringar för medarbetare som inte är fackligt anslutna. Dela med årsarbetstiden Årsarbetstid heltidsanställd Svensk normalarbetstid är 1760 tim per år exklusive semester. Detta med 40 timmars arbetsvecka och 5 veckors semester. Med förkortad arbetstid t ex 37 tim arbetsvecka blir det 1760 X 37 delat med 40 = tim. I denna kalkyl används 1760 tim för årsarbetstiden. Beräkna timkostnaden Timkostanden blir årslönekostnaden, årslönen plus arbetsgivaravgifter som är 40% av lönen delat med årsarbetstiden. Timkostnad för en medarbetare Timkostnaden beräknas för en tänkt genomsnittlig medarbetare Årskostnad Lönekostnad / år Årslön Arbetsgivaravgifter Lönekostnad Årsarbetstid Årsarbetstid Formel Timkostnaden Timkostnad = Timkostnad Lönekostnad... =.../tim Årsarbetstid... årslönekostnad årsarbetstiden Exempel kr i månadslön Lönekostnaden blir 12 månader X kr = kr + 40% arbetsgivaravgifter = kr Summa kr Lönekostnad kr = 239 kr/tim Årsarbetstiden 1760 tim Avrunda till 240 kr/tim Sid 11 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

12 Kalkylera ett Uppdrag Skapa ett exempel där man säger att de ska göra en offert åt en ny kund. Välj ett uppdraget som liknar vad de är vana vid men ändå tillräckligt olika för att de ska börja tänka från början. Om möjligt kan ni låt deltagarna själva välja vilket jobb de ska kalkylera. Men då är det ändå bra att ha ett exempel i bakfickan. Fastprisuppdrag Uppdraget kalkyleras med fast pris. Med fast pris fungerar efterkalkylen som den ska för att illustrera vad som är viktigt för att få lönsamhet på uppdragen. Fast pris ställer större krav jämfört med löpande timpris av flera skäl. Skäl för fast pris. Lättare att få bra betalt innan uppdraget utförts än i efterhand. Båda parter vet priset i förväg. Det ger trygghet och underlättar planring. Leverantören bestämmer själv hur uppdraget ska genomföras Skäl för löpande timpris Det finns lägen där löpande timpris är bäst t ex när uppdragsgivaren i praktiken fungerar som arbetsledare för en inhyrd konsult. I slutet ligger en kalkyl om Timpris och Timkostnad som ni kan använda för att diskutera de speciella förutsättningarna för timprisuppdrag. Fast pris - att tänka på Kundnyttan - Understryk vad kunden får Avgränsa uppdraget - Redovisa konkret vad du åtar dig. Klara avgränsningar underlättar att formulera tilläggsuppdrag när uppdraget börjar växa. Definierar ansvaret. Vad blir kundens beslut - t ex upplaga på en trycksak. Vad är leverantörens beslut - hur originalen produceras Ökar eller minskar din affärsrisk. Med bra avgränsning riskerar leverantören tidsöverdrag men inga pengar. Ger köparen trygghet. Slipper dyra kostnader för tidsöverdrag. Personalkostnad I dessa kalkyler ska personalkostnaden alltid beräknas som uppskattade antal timmar gånger den timkostnad som kalkylerats. Detta oberoende av bemanningsplaner eller om timmarna utförs av en eller flera personer. I kalkylen kan man för enkelhetens skull använda samma timkostnad föra alla involverade personer. Sätta priset Grupperna bör själva sätta sitt eget pris. De kan göra sin kostnadskalkyl först. Den egna kostnadsbilden ger en lägsta nivå för priset. Utöver uppdragets kostnader ska priset dessutom täcka in ett tillräckligt täckningsbidrag för att bidra till overheadkostnader. understryk marknadsperspektivet. Sammanfattningsvis; den egna kostnadsbilden ger bottenläget och bedömningen av konkurrensläget taket för hur högt man kan gå i sin prissättning. Efterkalkyler Om det inte går som beräknat Börja med att fråga vad som kan gå snett i verkligheten. Viktigt att denna verklighet ligger till grund för efterkalkylen. Att ta betalt om jobbet börjar växa Vanligt problem för kunskapsföretag. Hur kan man i offerten skapa goda förutsättningar för att kunna ta betalt om jobbet börjar växa Sid 12 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

13 Kalkylera en produktion Välj en enkel produktion av en serie enheter. Det kan vara något som någon eller några i gruppen arbetar med. Alternativt något som har sin motsvarighet i privatlivet. Det gör att kalkylen kan baseras på en verklighetsuppfattning. Det bör handla om lagom mycket pengar. Med för stora summor tappar man fotfästet och med för liten summa blir det inte tillräckligt viktigt. Personal Timkostnad gånger antal timmar för den eller de personer som involveras. Det gäller att särskilja produktionstiden för produktionen och inte halka in på 8 timmarsdagar. Råvaror och material Om kalkylen ansluter till den verksamhet någon arbetar i eller det man gör i privatlivet, bakar eller målar hus, brukar det inte vara så svårt att göra en kvalificerad gissning om kostnaderna för råvaror och material. Produktionslinje Det finns fördelar med att ta med timkostnaden för produktionslinjen i kalkylen. Det ger en bättre kostnadsfördelning mellan olika produkter. Det ger i sin tur bättre mått på lönsamheten för olika produkter i sortimentet och därmed bättre underlag för beslut om företagets sortimentsstrategi. Pålägg eller bidrag Kalkylen för produktion är upplagd som en bidragskalkyl liksom de övriga kalkylerna. Men i industrin förekommer det ibland en kombination av pålägg och bidrag. Exempelvis att verkstadens overhead blir ett procentuellt pålägg på styckekostnaden samtidigt som verkstaden i sig styrs efter täckningsbidrag och marginalkrav. Skillnaden kan illustreras i kalkylen. I en bidragskalkyl beräknas personalkostnaden till antal tim gånger timkostnaden och produktionslinjen till timmar produktionstid gånger timkostnad för linjen. Med pålägg skulle man normalt utgå från materialkostnaden och sedan lägga på personal och produktionslinje med ett procentpålägg som speglade dessa posters procentandel av de totala fabrikskostnaderna. Efterkalkyl Om det inte går som planerat Börja med att fråga vad som kan gå snett i verkligheten. Viktigt att denna verklighetsbeskrivning ligger till grund för efterkalkylen. Sid 13 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

14 Kalkylera en butik Kalkylen bör inriktas på att hitta framgångslinjer och sänken i butiksverksamheten. Denna första kalkylen kan gärna beskriva normalläget normalveckan eller normaldagen. I de följande kalkylerna ser man på lågsäsongsveckan eller lågförsäljningsdagen och därefter högsäsongsveckan eller högförsäljningsdagen. Det brukar visa hur viktigt det är att fokusera resurserna på högförsäljningen. Intäkter Försäljningsintäkter i redovisningen. Det är alltså netto efter givna rabatter mm. Kostnader inköpta varor Kostnader inköp av sålda varor. Inköpen under perioden kan var betydligt större eller mindre. Men kostnaden är för de sålda varorna. Bruttomarginal Det som är kvar kallas vanligen bruttomarginal. I konsekvens med andra branscher kan man kalla det Täckningsbidrag 1. Bruttomarginalen blir intressant när man analyserar lönsamheten för olika produktsortiment. Butikskostnader Personal I kalkylen räknar man timmar oberoende av personer. Kalkylen kan då visa på lösningar för bättre lönsamhet. Om dessa vinster ska tas hem måste man i nästa led lösa bemanningsfrågan. Denna ordning är viktig. Om man stoppas av bemanningsproblemen finns risken att man aldrig identifierar vinstmöjligheterna som finns runt hörnet. Butikslokalen Butikslokalkostnaden blir antalet öppettimmar i exemplet gånger den tidigare beräknade timkostnaden för butiken. Om man valt att inte beräkna en timkostnad för butiken blir butikskostnaden en overheadkostnad som ska täckas av täckningsbidraget och marginalen. Eventuellt övrigt Normalt brukar det inte vara några övriga kostnader här. De kommer efter Täckningsbidraget. Men det finns med om någon har en övrig kostnad som de vill ha med. Som alltid ägs kalkylen av den som gör kalkylen. Avvikelsekalkyl För butiksverksamhet är det viktigt att se skillnaden mellan låg och högsäsong. Då kan man se hur man bäst kan prioritera sina resurser. En vanlig efterkalkyl Om det inte går som beräknat kan också vara viktig för butiker. Sid 14 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

15 Tolka ekonomisk rapport med resultatkalkylen Resultatrapporter är viktiga styrmedel då gäller det att kunna tolka rapporter och koppla resultatet till viktiga affärshändelser under perioden. Det är lite magert att bara konstatera att resultatet ligger i nivå med budgeten. Det har ofta hänt flera saker som påverkat resultatet på olika sätt. Med resultatkalkylen kan man på ett enkelt sätt värdera hur de olika händelserna påverkat resultatet. Resultatkalkylen Resultatkalkylen kan användas som en metod att analysera resultatrapporter med hänsyn till extra affärshändelser som påverkat resultatet. Ett dåligt resultat kan bero på extra kostnader som döljer att det faktiskt gått ganska bra. Det gäller därför att analysera hur det som inträffat under perioden påverkat resultatet. Kommer ett ändringsförslag att påverka intäkterna, i så fall med hur mycket. Kommer det att påverka kostnaderna. Nettot, påverkan intäkter och kostnader, kommer fullt ut att påverka resultatet. Grundprincipen är att bara se till förändringen dvs ökade eller minskade intäkter och kostnader. Se till nettopåverkan Resultatkalkylen handlar om att bara se på nettoförändringen. Intäkter påverkan Påverkas intäkterna av det som inträffar och med hur mycket? Kostnader påverkan Påverkas kostnaderna? På vilket sätt och med hur mycket Resultatpåverkan Nettot, intäkt - kostnad, påverkar resultatet fullt ut. Exempel glassförsäljning Glassen i glasståndet tar slut. Det är strålande glassväder. Två timmars möjlig försäljning återstår. Hur påverkar detta dagens resultat? Uppskatta hur många du kunde sålt under dessa två timmar t ex 200 glassar. I det tidigare exemplet såldes glassen för priset 15 kr. Kostnaden var 8 kr/ glass. Resultatet 15-8 = 7 kr/glass. Det betyder att resultatet skulle ha förbättrats med 7 kr för varje ytterligare glass som såldes. Om det funnit tillräckligt med glass hade ytterligare 200 glassar sålts. Det hade förbättrat resultatet med 200 glassar X 7 kr = 1400 kr. Resultatkalkyl Räkna bara på förändringarna. Nettot går direkt på resultatet Intäkter Påverkan Plus eller minus Kostnader Påverkan Plus eller minus Resultatpåverkan Netto påverkar resultatet fullt ut. Resultatkalkylen som beslutskalkyl Resultatkalkylen fungerar lika bra som beslutskalkyl. Med kalkylen kan man uppskatta de ekonomiska effekterna av en tänkt förändring. kalkylens utgångspunkt är att om inäkterna förändras och allt annat är oförändrat så påverkas resultatet med samma summa. Samma sak gäller för kostanderna. Kalkylen tar fasta på detta genom att bara räkna med de förutsedda förändringarna av intäkter och kostnader. Nettot på intäkter minus kostnader påverkar resultatet full ut. Exempel länge öppettid. Frågan är om det lönar sig att hålla Glasståndet öppet en timme extra. Den positiva effekten är merförsäljning av glass denna timme. Varje extra såld glass ger priset 15 kr minus kostnaden 8 kr = 7 kr plus på resultatet. En uppskattad merförsäljning på 100 glasssar skulle förbättra dagsresultatet med 700 kr. Men frågan är vilka ytterligare extrakostnader man ska ta med i beräkningen. Det är den som gör kalkylen som bestämmer vad som tas med. Då gäller det att bedömma vad som är viktigt att ta med och som gör kalkylens resultat trovärdigt. I detta fall en timmes extra arbetstid. Timkalkylen förklaras på kommande sidor. Dessutom kan man kolla om några andra kostander t ex för el kommer att öka. Men man bör bara ta med det som ökar så mycket att det väsentligt påverkar kalkylens resultat. I detta fall räcker det säkert med timkostnaden. Med den timkostnad vi kommer att beräkna skulle denna extra timmes försäljning ge en klart positiv effekt på resultatet. 700 kr netto för 100 glassar minus timkostnaden för en timme. Sid 15 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

16 Klakylera relationen Rabatt - Säljvolym En rabatt syftar ofta till att öka försäljningen av den rabatterade produkten. Frågan är då hur mycket försäljningsvolymen måste ökas för att kompensera att överskottet för varje såld enhet minskar p ga rabatten. Detta kan kallas Rabatt-Volymrelationen. Det finns en enkel formel för detta. Sen kan det finnas helt andra skäl till att rabattera vissa produkter t ex att locka in fler kunder i en butik. Hur mycket måste försäljningen öka för att betala 10% rabatt Det räcker inte att försäljningen ökar med 10%. Det beror på att om rabatten räknas på priset. Den intäktsminskningen i kr slår med samma summa på resultatet som är mindre än priset. Exempel Priset på en glass 14,50. Kostnaden för glassen 8 kr och resultatet 8 kr/glass. En glass Före rabatten Intäkt priset 14,50 kr Kostnad 8,00 kr Resultat en glass 6,50 kr En glass Efter rabatten Priset sänks med 10 %, avrundat 1,50 kr. från 14,50 till 13,00 kr Intäkt priset 13,00 kr Kostnad 8,00 kr Resultat en glass 5,00 kr Många olika skäl att ge rabatter Det finns många olika skäl att ge rabatter. Affärer ger ofta stora rabatter på utvalda produkter för att loka fler kunder till butiken. Tanken är att få igen pengarna på allt annat kundera köper. När säsongen går mot sitt slut reas kläder med tanken att det är bättre att få lita betalt jämfört med att bli sittande med ett svårsålt lager. Kalkylen på denna sida visar vilken försäljningsöknings som krävs för att inte förlora på resultatet med rabatten. Det är bra att veta när man planerar rabatter även om beslutet blir att ge rabatter som man förlorar på. Beräkna volymökningen med 10 % rabatt Utgå från försäljningen 1000 glassar utan rabatt. Före rabatten 1000 glassar X 6,50 Kr = kr på resultatet Efter rabatten 1000 glassar X 5,00 kr = kr på resultatet 1500 kr saknas Sälj ytterligare 300 glassar X 5,00 kr = kr Summa kr på resultatet Volym efter rabatten 1300 sålda glassar med rabatt ger samma resultat 1000 glassar efter rabatten Det motsvarar en volymökning på 30% Volymökning 30% vid 10 % rabatt I detta exempel krävdes en volymökning på 30% för att kompensera rabatten på 10%. Formel för Rabatt - Volym relationen Formeln för relationen Rabatt - Volym är resultatet för en glass i exemplet 6,50 kr delat med resultatet efter rabatten 5,00 kr per glass. Resultat före rabatt 6,50 = 1,3 motsvarande 30% volymökning Fungerar även med marginaler i % Denna formel fungerar också om man arbetar med marginaler i procent på produkter. T ex om marginalen dvs resultatet i % för en produkt är 30%. Efter rabatt på 10% återstår 20% av marginalen. Formeln blir då Marginal (resultatet) 30 % = volymökning 1,5 ( + 50% ) Marginal efter rabatt 20 % Formel Rabatt - Volym Beräknas normalt på en enhet Resultat Före rabatten = volymökning Resultat Efter rabatten Sid 16 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

17 Pay Back investeringskalkyl En investering innebär ur ekonomiskt perspektiv att satsa en engångssumma och sedan tjäna igen pengarna genom ökade intäkter eller minskade kostnader under en längre period. Av tradition gör man nästan alltid en investeringskalkyl när det gäller maskiner och utrustning. Pay Back (Återbetalningstiden) får man genom att dela investeringskostnaden med de kommande månatliga besparingarna eller vinsterna. Det visar hur många månader det tar att tjäna tillbaka de satsade pengarna. Därefter fortsätter man att tjäna pengar månad för månad. Grundformel Investeringen, kr = Pay Back, månader Positiv effekt, kr/månad Investeringskalkyl Pay Back Pay Back, månader Investeringen, kr = Pay Back i månader Positiv effekt, kr/månad Vad är bra Pay Back En Pay Back på mindre än 12 månader är mycket bra. Många företag har tumregeln att upp till 30 månaders Pay Back är OK ur ekonomisk synvinkel. Sen kan det finnas helt andra skäl till att en satsning ska genomföras även om Pay Back blir mer än 30 månader Sid 17 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

18 Balansräkningen Paret resultat- och balansräkningen måste alltid finnas med i årsredovisningen. Vi har tittat på Resultaträkningen sid 7. Här följer Balansräkningens grundläggande struktur. I affärsekonomin behöver man inte gå in i alla Balansräkningens detaljer. Det räcker att veta vad man ska titta efter och hur man ska tolka det. Dubbel Italiensk bokföring Dubbel italiensk bokföring kan låta lite suspekt. Men det är ett genialiskt system med Resultaträkningen som håller reda på affärerna och Balansräkningen som håller reda på pengarna och tillgångarna. Bokföringen är dessutom självkontrolleranden genom att balansräkning måste balansera ned till sista kronan. Då vet man att allt stämmer. Den dubbla italienska bokföring utvecklades i handelsmetrolpolen Venedig under medeltiden. Över hela världen används systemet som då utvecklades. Visst är det en svindlande tanke. Den dubbla italienska bokföringen beskrevs första gången av Luca Pacikoli 1492 i boken Summa de arithmetica, geometria, proportion et proportionalita. För över 500 år sedan. Balansräkningen i den privata ekonomin Balansräkningen kan illustreras ur privatlivet med att köpa en villa för 3 milj kr. Villan blir en tillgång för dig och din familj. Ni äger huset. Enligt balansräkningens grundprincip värderas en tillgång till det pris ni betalat. Detta oberoende av om ni gjort en bra eller dålig affär. Den andra sidan av balansräkningen är hur ni finansierat köpet. Med dagens regler får ni låna 2.5 milj kr, det blir en Skuld. 0,5 milj kr ska ni betala med egna pengar, det kallas eget kapital i balansräkningen. Företagets Balansräkning Företagets balansräkning bygger på samma grund som villaköpet. Tillgångarna balaseras mot hur dessa finansierats med Eget kapital plus Skulder. Eget kapital och Skulder kan ses som varandras motsatser, antingen egna pengar eller lån. Men mot bakgrunden att värdet är vad man betalat och Eget kapital + Skulder är hur man finansierat blir förhållandet Tillgångarna ska balansera Eget Kapital och Skulder. Balansräkning i privatekonomin Köpa eget hus. Pris 3 milj kr Huset blir en privat Tillgång värderad till 3 milj kr Eget kapital 0,5 milj kr Skulder Lånet på 2,5 milj kr Balansräkning i företaget Tillgångar Anläggningstillgångar Fastigheter Maskiner Aktier Omsättningstillgångar Lager Kundfordringar Kassa Eget Kapital och skulder Eget kapital Bundet Eget Kapital Fritt Eget Kapital Skulder Långa skulder Lån på fastigheter, maskiner mm Korta skulder Leverantörsskulder Skatteskulder Sid 18 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

19 Företagets Tillgångar Tillgångarna delas upp långsiktiga tillgångar och de kortsiktiga omsättningstillgångar Anläggningstillgångar Anläggningstillgångarna är långfristiga Fastigheter, maskiner och fordon är typiska anläggningstillgångar som företaget äger på minst ett års sikt. Långsiktiga kapitalplaceringar Långsiktiga kapitalplaceringar blir också anläggningstillgångar. Det kan vara aktier i närstående företag som man samarbetar med. Inköpta varunamn, patent, good will Företag kan köpa varunamn, produkter och patent av andra företag. Då blir dessa tillgångar i balansräkningen till det värde som företaget betalt för köpet. Vid företagsköp betalar köparen ofta mer än vad balansräkningen är värd i det köpta företaget. Skillnaden mellan köpeskillingen och balansräkningen bokförs som good will i balansräkningen under anläggningstillgångar. Tillgångar som inte tas upp Många tillgångar finns inte i balansräkningen Företag kan bygga upp starka varunamn, utveckla konkurrenskraftiga produkter och få patent. Dessa affärstillgångar är normalt mycket större tillgångar jämfört med maskiner och utrustning. Så länge företaget utvecklat dem i egen regi blir det bara kostnader när de utvecklas och inga tillgångar. Affärsinvesteringar som inte tas upp i balansräkningen Investering är en stor satsning på att utveckla verksamheten och som sak ge långsiktiga positiva effekter. Investeringar i produktutveckling, nya marknader, forskning och utveckling är affärsinvesteringar som bygger företagets framtid men inte redovisas i balansräkningen till skillnad från investeringar i maskiner och utrustning. Redovisas separat i årsredovisningen Forskningsintensiva företag som Ericsson och Astra brukar redovisa separat hur stor del av intäkterna som de satsat i FoU, forskning och utveckling. Att både kunna redovisa en bra vinstmarginal och dessutom satsa 15 20% i FoU är klart ett styrkebesked. Tillgångar Anläggningstillgångar Fastigheter Maskiner Aktier Omsättningstillgångar Lager Kundfordringar Kassa Omsättningstillgångar Omsättningstillgångarna är kortfristiga. Lager, kundfordringar och kassan lever med verksamheten varje dag. När företaget skickar en faktura till en kund blir det en kundfordran under omsättningstillgångar samtidigt som det blir en intäkt i resultaträkningen. Detta är den dubbla bokföringen. När kunden betalar blir det också en dubbel bokföring genom att kundfordringarna minskar och kassan ökar med samma summa. Sid 19 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB

20 Eget Kapital och Skulder Den andra sidan i balansräkningen är Eget Kapital plus Skulder. Den redovisar hur tillgångarna finansierats. Eget Kapital Det egna kapitalet består av bundet och fritt eget kapital. Bundet Eget Kapital Det bundna egna kapitalet är det aktiekapital som aktieägarna satsade när företaget bildades. Företaget kan ha utökat detta egna kapital med aktieemissioner av olika slag. Det kan handla om stödaktioner när ägarna gått in med friska pengar under svåra perioder. Det kan också vara ett lönsamt företag som vill stärka balansräkningen. Fritt Eget Kapital Fritt Eget Kapital består av årets vinst och sparade vinster från tidigare år. Detta kapital kan bolagsstämman disponera som de önskar, t ex genom beslut om aktieutdelning. Utdelningen dras från detta fria kapital och betalas från kassan på tillgångssidan. Så balanserar hela balansräkningen. Kuggfråga. Kan du betala med Eget Kapital? När företaget bildades sattsade ägarna aktiekapitalet. Men är pengarna kom in till företaget sattes de in i kassan. Kassan blev företagets första tillgång. Med kassan kunde företaget köpa andra tillgångar. På detta sätt finansierade det egna kapitalet tillgångar. Alla tillgångar har finansierats genom Eget Kapital eller Skulder. Det speglar att summa Tillgångar alltid ska vara samma summa som summa Eget Kapital plus skulder. Eget Kapital och skulder Eget kapital Bundet Eget Kapital I huvudsak aktiekapital Fritt Eget Kapital Sparade vinster Skulder Långa skulder Lån på fastigheter, maskiner mm Korta skulder Leverantörsskulder Skatteskulder Långa och Korta Skulder Skulderna delas upp i långfristiga skulder och kortfristiga. Långa skulderna kopplas ofta till finansieringen av de långsiktiga tillgångarna. Kortfristiga skulder lever med verksamheten liksom omsättningstillgångarna. De viktigaste är leverantörsskulder och skatteskulder. Företagen har alltid en viss tid på sig att betala skatterna. Under tiden redovisas summan som skatteskulder på samma sätt som leverantörsskulder. Sid 20 Affärsekonomi för entreprenörer Aspegren Idé AB