3 MALL FÖR UPPHANDLINGSKONTRAKT, LÄKEMEDEL

Transkript

1 Diarienr 1 (12) 3 MALL FÖR UPPHANDLINGSKONTRAKT, LÄKEMEDEL Innehållsförteckning Sid nr 3.1 Avtalsparter Avtalsform Avtalsomfattning Avtalstid Avrop Ramavtal Beställningsperiod Priser Leveranstid Leveransadresser Leveransvillkor Garanti Ansvar och försäkringar Dröjsmål och felaktig leverans Returer Ändrat sortiment Fakturerings- och betalningsvillkor Dröjsmålsränta Produktinformation Förpackningar, instruktioner och bruksanvisningar Uppföljning och statistik Läkemedel Nya produkter Ändringar och tillägg Handlingars inbördes ordning Överlåtelse av avtal / ägarskifte Underleverantör Hävning Befrielsegrunder (Force Majeure) Intrång i upphovsrätt och patent Tvist Tillkommande kontraktsvillkor Uppförandekod för leverantör Klassificering av läkemedel 12

2 Diarienr 2 (12) 3. MALL FÖR UPPHANDLINGSKONTRAKT, LÄKEMEDEL 3.1 Avtalsparter Köpare Leverantör Landstinget Kronoberg Org nr: Kontaktperson: Upphandlare Fredrik Larsson Telefon: Telefax: E-post: fredrik.larsson@ltkronoberg.se Org nr: Kontaktperson: Telefon: Telefax: E-post: 3.2 Avtalsform Detta avtal har undertecknats av parterna genom en elektronisk signatur se bifogat kvitto. Detta upphandlingskontrakt gäller under förutsättning att domstol inte innan avtalets undertecknande i interimistiskt beslut förklarar att upphandlingen tillsvidare inte får avslutas, eller att upphandlande enhet efter överprövning åläggs att vidta rättelse eller göra om upphandlingen. 3.3 Avtalsomfattning Leverantören åtar sig för Landstingen Kronobergs förvaltningar, bolags och stiftelsers räkning leverera läkemedel som förskrivs per rekvisition. Med detta avses läkemedel och läkemedelsnära produkter som administreras av sjukvårdspersonal inom landsting och kommun eller hos privata vårdgivare med vilka landstinget har avtal och där landstinget har betalningsansvaret. Enheterna preciseras i särskild förteckning som tillhandahålls av landstingets läkemedelsdistributör.

3 Diarienr 3 (12) Leveranser sker i den omfattning och till de villkor som anges i detta avtal. 3.4 Avtalstid med option om förlängning maximalt 3 x 12 månader för hela eller delar av det upphandlade sortimentet och till oförändrade villkor i avtalet. Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning. Avisering om förlängning bör ske senast 3 mån innan optionen ska börja gälla. Oaktat ovanstående avtalstid äger köparen rätt att förlänga avtalstiden i lämplig omfattning, dock högst sex (6) månader i det fall en överprövning enligt Lag (1992:1528) om offentlig upphandling föranleder försening vid kommande upphandling. 3.5 Avrop Enheter som omfattas av detta avtal har rätt att avropa/beställa och leverantören skall ta emot beställningar fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom den angivna leveranstiden. Enheterna preciseras i särskild förteckning. Avrop (beställning) sker antingen direkt av landstinget/regionen eller av landstinget/regionen upphandlad entreprenör. Dokumentation av beställningen ska märkas så att det framgår att den sker för landstingets räkning, t ex med orden Beställning och faktura för Landstinget Kronobergs räkning. eller med indikation som motsvarar detta. 3.6 Ramavtal Samtliga villkor i ramavtalet är fastställda och tilldelning kommer att ske utan förnyad konkurrensutsättning och med annan fördelningsnyckel i de fall fler än en leverantör antas per ATC-grupp. Med annan fördelningsnyckel menas att val av produkt/substans kommer att ske utifrån den medicinska professionens bedömning av patientens behov i mötet med patienten. 3.7 Beställningsperiod Leverantören tar emot beställningar fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom den angivna leveranstiden. 3.8 Priser

4 Diarienr 4 (12) För leveranser enligt detta avtal gäller de avtalspriser som framgår av bifogad artikelspecifikation, bilaga 3. Samtliga priser är angivna i svenska kronor (SEK) exkl mervärdeskatt och inkluderar samtliga åtaganden enligt denna upphandling. Anbudspriset är fast och får inte höjas under avtalsperioden. Om AIP, eller annat av TLV fastställt pris, understiger anbudspriset äger landstinget rätt att köpa till det nya lägre priset. Inför en eventuell förlängning av avtal, kan vardera parten begära prisjustering enligt bilaga 4, prisjusteringsklausul. 3.9 Leveranstid Leveranstid vid leverans via landstingets läkemedelsdistributör gäller i enlighet med avtal mellan läkemedelsdistributör och respektive leverantör/grossist. För läkemedel med direktleverans till avropande enhet utarbetas leveransplaner i samråd mellan Kunden och leverantör. Vid förändring av landstingets försörjningsmotpart (sjukhusapotek/distributör) under avtalstiden skall leveranstiden motsvara ingångna och etablerade leveranstidsregler som tidigare. För läkemedelsnära produkter med direktleverans till avropande enhet gäller 24 arbetstimmar efter avrop, alternativt leveransplaner som utarbetas i samråd mellan respektive beställare och leverantör Leveransadresser 3.11 Leveransvillkor 3.12 Garanti 3.13 Ansvar och försäkringar Aktuella produkter skall levereras till landstingens avtalspart för läkemedelsförsörjning. Leveranser sker enligt Incoterms DDP (fritt levererat inkl emballage) till angivna leveransadresser. Leverantören garanterar levererade artiklar inom den tid som finns märkt på respektive förpackning som giltighetstid, hållbarhetstid eller dylikt.

5 Diarienr 5 (12) Leverantören svarar i förhållande till Landstinget för skadestånd som Landstinget, på grund av vållande hos personal som leverantören svarar för, kan komma att förpliktigas utge till tredje man. Leverantören skall teckna och under avtalstiden vidmakthålla en ansvarsförsäkring. Leverantören skall teckna och under avtalstiden vidmakthålla en läkemedelsförsäkring med samma omfattning och villkor som den svenska läkemedelsförsäkringen Dröjsmål och felaktig leverans Leverans skall anses vara försenad om leveransen inträffar senare än avtalad leveranstid. Leverantören skall vid leveransförsening och även vid befarad leveransförsening, kontakta av Kunden anvisade enheter för distribution av läkemedel och redogöra för när produkten/-erna åter beräknas klara för leverans. Om leverantören önskar ersätta restnoterad produkt med annan likvärdig produkt eller förpackning skall detta godkännas av köparens kontaktperson. Eventuella merkostnader för köparen föranledda av ovanstående ersätts av leverantören. Vid leveransstörningar som innebär att köparen tvingas anskaffa avtalad produkt från annan leverantör, svarar avtalsleverantören för köparens uppkomna merkostnader. Detta gäller om leverantören ej kan leverera beställd produkt inom fem (5) arbetsdagar från mottagen beställning. Vid restnoterad förpackning föranledd av volymökning som ligger >20% över beräknad månadsvolym och genomsnittlig leveransstruktur (base-rad på föregående år) utgår inget krav på ersättning för eventuella merkostnader. Vid upprepade leveransstörningar svarar leverantören för köparens uppkomna merkostnader från första dagen. Landstingets läkemedelsdistributör eller mottagande vårdinrättning (vid direktleverans av läkemedelsnära produkter) har rätt att reklamera felaktiga varor när sådana påträffas under förutsättning att varorna förvarats och hanterats enligt leverantörens anvisningar och bestämmelser. Det åligger köparen att reklamera felet inom 2 arbetsdagar från det att felet uppdagats. Produkter med för kort hållbarhetstid räknas som felaktig leverans. Leverantören skall omgående efter meddelandet från beställande enhet rätta felaktig leverans, genom ny leverans eller delleverans, varvid leverantören svarar för alla kostnader till följd av den felaktiga leveransen.

6 Diarienr 6 (12) Vid händelse av kort hållbarhetstid skall respektive landsting kontaktas för eventuellt godkännande av kortare hållbarhetstid än överenskommet Returer Returer skall ske i enlighet med GDP, Good Distribution Practice. Mottagande enhet har rätt att reklamera/returnera felaktiga varor när sådana påträffas under förutsättning att varorna förvarats och hanterats enligt leverantörens anvisningar och bestämmelser. Det åligger kunden att reklamera felet inom två (2) arbetsdagar från det att felet uppdagats. Leverantören skall omgående efter meddelandet från beställande enhet rätta felaktig leverans, genom ny leverans eller delleverans, varvid leverantören svarar för alla kostnader till följd av den felaktiga leveransen. Produkter med för kort hållbarhetstid (branschpraxis) räknas som felaktig leverans. Vid händelse av kort hållbarhetstid skall landstinget kontaktas för eventuellt godkännande av kortare hållbarhetstid än överenskommet Ändrat sortiment Ändring av avtalade produkter/sortiment får endast ske efter godkännande av köparen och/eller Läkemedelsverket. Framställan skall vara skriftlig och inkomma minst fyra (4) veckor före den dag från och med vilken förändringen skall gälla. Vid godkända produktändringar som påverkar användning m m är leverantören skyldig att utan kostnad informera och utbilda berörd personal om förändringen Fakturerings- och betalningsvillkor Faktura får skickas först efter fullgjord leverans. Fakturering av läkemedel och läkemedelsnära produkter sker till avtalspris. Leverantören ska märka fakturan så att det framgår att fakturan avser produkter beställda för landstingets räkning, t.ex. med orden Beställning och faktura för Landstinget Kronobergs räkning. Betalning erläggs inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns ej. Ej heller får andra avgifter utgå som inte överenskommits mellan parterna.

7 Diarienr 7 (12) Fakturering av läkemedel och läkemedelsnära produkter sker till avtalspris. Leverantören ska märka fakturan Beställning och faktura för Landstinget Kronobergs räkning Dröjsmålsränta Om köparen inte betalar faktura i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt räntelagens bestämmelser. Denna punkt gäller enbart produkter som ej beställs via landstingens avtalspart för läkemedelsförsörjning Produktinformation Produktinformation till användare tillhandahålls i form av FASS-information eller motsvarande. Medicinsk och farmaceutisk information ingår i leverantörens åtagande. Överenskommelse om omfattning och frekvens samt om villkor för fördjupad utbildning kan utformas i separat överenskommelse med respektive sjukvårdshuvudman. Information på kliniker eller motsvarande om nytillkomna produkter får enbart ske i samråd med berörd läkemedelskommitté. Antagen leverantör är skyldig att följa vid varje tid gällande överenskommelser mellan Läkemedelsindustriföreningen och Landstingsförbundet, samt för varje landsting lokalt gällande regelverk Förpackningar, instruktioner och bruksanvisningar All text på förpackningar, i instruktioner och bruksanvisningar för handhavande och förvaring är avfattad på svenska (s k licenspreparat undantagna). Samtliga förpackningar har varunummer och bör vara märkta med EANkod. Samtliga förpackningar är försedda med hållbarhetsmärkning som anger före vilket datum som produkten bör användas.

8 Diarienr 8 (12) 3.21 Uppföljning och statistik Läkemedel Avtalskunder Försäljningsstatistik avseende avtalskunder för antal förpackningar per varunummer redovisas till Leverantören av landstingets entreprenör för läkemedelsförsörjningen kvartalsvis uppdelat per månad på sjukhusenhetsnivå. Även en sammanställning för hela landstinget redovisas. Statistiken redovisas till leverantör senast 6 veckor efter kvartalets utgång. Icke Avtalskunder Försäljningsstatistik avseende icke avtalskunder för antal förpackningar och försäljning per varunummer redovisas till Leverantören av landstingets entreprenör för läkemedelsförsörjningen kvartalsvis. Denna statistik avser eventuell felfakturering och skillnaden mellan apotekspris och fakturerat landstingspris utgör underlag för leverantörens fakturering av landstingets entreprenör för läkemedels-försörjningen. Statistiken redovisas till leverantör senast 6 veckor efter kvartalets utgång Nya produkter 3.23 Ändringar och tillägg Under detta avtals giltighetstid skall beställaren kunna pröva nya och/eller alternativa produkter. Sådana produkter får också användas vid exempelvis forskning och kliniska prövningar. Vid speciella medicinska skäl kan andra läkemedel än avtalade användas. Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av för parterna behöriga företrädare Handlingars inbördes ordning Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2. detta avtal 3. eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 4. förfrågningsunderlag med bilagor 5. anbud

9 Diarienr 9 (12) 3.25 Överlåtelse av avtal / ägarskifte Detta avtal får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas skriftliga godkännande. Om ägarskifte sker hos leverantören eller av leverantören anlitad underleverantör skall skriftligt godkännande omedelbart inhämtas av beställaren. Ny leverantör får ej anlitas utan beställarens skriftliga medgivande Underleverantör Antagen leverantör får inte utan beställarens skriftliga medgivande anlita annan leverantör än som angivits i avtalet. Antagen leverantör ansvarar för eventuella underleverantörer såsom för egna insatser Hävning I upphandlingen ingående landsting har rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande om något landsting anser att leverantören inte uppfyller landstingets krav, lämnande anvisningar eller direktiv eller i övrigt bryter mot avtalet. Leverantören är skyldig att ersätta den skada som landstinget kan lida till följd av avtalsbrott. Landstingen har vidare rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande om leverantören försätts i konkurs, inlett ackordförhandlingar, träder i likvidation eller på annat sätt kan antas ha kommit på obestånd eller är underkastad näringsförbud. I fråga om hävning på grund av leveransförsening hänvisas till ALOS 05 p Befrielsegrunder (Force Majeure) Enligt ALOS 05 p Intrång i upphovsrätt och patent Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara köparen om krav riktas eller talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig vidare att ersätta köparen för de skadestånd och ersättningar som denne genom förlikning eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens åtagande gäller under förutsättning att leverantören får bestämma över försvaret mot sådan talan och får föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning.

10 Diarienr 10 (12) Om det fastställs att intrång har skett skall leverantören på egen bekostnad antingen tillförsäkra köparen rätt att fortsätta använda produkterna ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär intrång ändra produkten så att intrång inte föreligger återta produkten och kreditera köparen ett belopp som motsvarar produktens värde med hänsyn till den tid som produkten använts och normal avskrivningstid Innebär intrånget väsentlig olägenhet för köparen har denne rätt att genom skriftligt meddelande till leverantören häva avtalet i sin helhet Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuella tvisteförhandlingar skall i första instans äga rum i Växjö. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som åvilar leverantören enligt detta avtal under åberopande av att domstolsförfarande påkallats eller pågår Tillkommande kontraktsvillkor Uppförandekod för leverantör Leverantören ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter som levererats till Kunden skall vara framställda under förhållanden som är förenliga med: ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182 FN:s barnkonvention, artikel 32 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet Mänskliga rättigheter

11 Diarienr 11 (12) Leverantören ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s definition. Principer och anställdas rättigheter Nationell lagstiftning; Lagstiftningen i de länder där leverantören är verksam ska efterlevas och utgör alltid en miniminivå för de anställdas villkor. Ställer nationell lagstiftning högre krav än ILO:s konventioner, eller FN:s förklaring om mänskliga rättigheter, ska alltid dessa ha företräde. Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 182); Barnarbete, enligt definitionen i ILO-konventionen, får inte förekomma och företaget har ett ansvar för att utveckla socialt och ekonomiskt hållbara alternativ (t ex utbildning) till barnarbete i de fall det förekommer. Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105); Att utnyttja någon form av tvångs- eller straffarbete accepteras inte. Ingen förekomst av diskriminering (ILO 100 och 111); Diskriminering på grundval av etnisk tillhörighet, kön, religion, socialt ursprung, handikapp, politiska åsikter eller sexuell orientering får inte förekomma. Löner och arbetstider; Lön ska betalas direkt till den anställde på överenskommen tid och till fullo. Den nationellt lagstadgade minimilönen är lägsta accepterad lönenivå. Veckoarbetstiden får inte överstiga den lagliga gränsen och övertid ska vara betald. Föreningsfrihet och organisationsrätt (ILO 87 och 98); I länder där föreningsrätten är begränsad eller under utveckling, ska leverantören medverka till att anställda får möta företagsledningen för att diskutera löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser. Miljö Företaget ska sträva efter att minska såväl sin energi- och resursförbrukning som sitt avfall och utsläpp till mark, atmosfär och vatten. Kemikalier skall hanteras på ett för människan och naturen säkert sätt. Hälsa och säkerhet Arbetsmiljön ska hålla en nivå som överensstämmer med internationella riktlinjer. Anställda ska informeras om de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra. Alla anställda ska ha tillgång till och använda relevant skyddsutrustning. Inspektioner

12 Diarienr 12 (12) Genom att leverantören, VD/ansvarig firmatecknare, skriver under avtalet intygas att leverantören, och eventuella underleverantörer, följer de krav som är formulerade enligt ovan. Underskriften ger Kunden rätt att genom inspektion, eller på annat sätt, undersöka att kraven efterlevs Klassificering av läkemedel Anbudsgivaren åtar sig att, för de produkter som kommer att omfattas av ett avtal, följa den modell för klassificering av läkemedel som utarbetats mellan LIF, Läkemedelsverket, Apoteket AB, Sveriges Kommuner och Landsting och Stockholms läns landsting. För information om guide för klassificering, utrullningsplan etc., se Anbudsgivaren åtar sig att lägga ut denna information på enligt fastlagd utrullningsplan. Underskrifter Detta kontrakt har undertecknats av parterna genom en elektronisk signatur se bifogat kvitto.