Smartcloud Docs. Version 1.0.5

Transkript

1 Smartcloud Docs Version 1.0.5

2 ii Smartcloud Docs

3 Innehåll Hanterade webbläsare Hjälpmedelsfunktioner för SmartCloud Docs Ordlista A B C D E F G H I J K L M N O P R S T U V W Ä Ö Å Arbeta med dokument Skapa och importera dokument Om mallar Skapa dokument från mallar Ändra standardfilformatet för dokument Överföra och dela dokument Importera dokument Öppna lösenordsskyddade Word-filer Filkompatibilitet och export av dokument Filformat som hanteras i dokument Spara dokument Publicera en version av dokument Exportera dokument till andra filformat Dela dokument Dela dokument med personer eller gemenskaper 25 Ange åtkomstnivåer för dokument Samarbeta om dokument i realtid Samredigering i realtid i dokument Samarbeta med kommentarer i dokument Redigera dokument Formatera text i dokument Infoga länkar Skapa sidhuvud och sidfot Skapa innehållsförteckning Infoga fält i dokument Stavningskontrollera dokument Skriva ut dokument Arbeta med bilder i dokument Infoga bilder i dokument Ange bildegenskaper i dokument Arbeta med tabeller i dokument Skapa tabeller i dokument Ändra tabellformat i dokument Ange tabellegenskaper i dokument Ange bakgrundsfärger för tabellceller Justera text i tabellceller i dokument Lägga till rader och kolumner i tabeller Flytta rader och kolumner i tabeller Sammanfoga eller dela celler i tabeller Storleksändra tabeller i dokument Lägga till bildtexter till tabeller i dokument Definiera rubriker för tabeller i dokument Snabbreferens för dokument Kortkommandon för dokument Arbeta med kalkylark Skapa och importera kalkylark Skapa kalkylark från mallar Ändra standadrdfilformatet för kalkylark Överföra och dela kalkylark Importera kalkylark Importera textfiler till kalkylark Öppna lösenordsskyddade Excel-filer Filkompatibilitet och export av kalkylark Filformat som hanteras i kalkylark Spara kalkylark Publicera en version av kalkylark Exportera kalkylark i andra filformat Exportera kalkylark till CSV-filer Dela kalkylark Dela kalkylark med personer eller gemenskaper 70 Ange behörighetsnivåer för kalkylark Samarbeta om kalkylark i realtid Samredigering i realtid i kalkylark Samarbeta med kommentarer i kalkylark Ändra utseendet på kalkylark Teckensnitt, kantlinjer och färg Ändra indrag i kalkylark Ändra teckensnitt i kalkylark Justera text i kalkylarksceller Ändra radhöjd eller kolumnbredd Ändra kantlinjer i kalkylark Återställa standardformat i kalkylarksceller Arbeta med ark i kalkyark Gömma och visa ark i kalkylark Flytta ark i kalkylark Infoga ark i kalkylark Formatera tal iii

4 Skriva och redigera data Grundläggande dataredigering Söka och ersätta cellinnehåll Lägga till en hyperlänk i en cell Ta bort länken från en hyperlänk Använda automatisk fyllning till att fylla ett intervall Sammanfoga eller dela celler i ark Stavningskontrollera kalkylark Skriva ut kalkylark till PDF-filer Arbeta med bilder i kalkylark Infoga bilder i kalkylark Flytta och storleksändra bilder i kalkylark Ange bildegenskaper i kalkylark Arbeta med diagram i kalkylark Diagramtyper i kalkylark Infoga diagram i kalkylark Flytta och storleksändra diagram i kalkylark.. 99 Kopiera diagram i kalkylark Ändra datakällintervall Ange diagramegenskaper i kalkylark Hantera dataintervall Sortera data Använda snabbfiltret Låsa rader och kolumner i kalkylark Gömma rader och kolumner Visa rader och kolumner Referenser till celler från ett annat ark Kopiera data och bilder i kalkylark Namnge ett intervall Hitta eller redigera namngivna intervall Ta bort ett namngivet intervall Relativa och absoluta referenser Använda formler i beräkningar Om formler och funktioner Funktioner Snabbreferens för kalkylark Kortkommandon för kalkylark Arbeta med presentationer Skapa och överföra presentationer Skapa presentationer Ändra standardfilformat för presentationer Överföra och dela presentationer Importera presentationer Filkompatibilitet och export av presentation Filformat som hanteras i presentationer Spara presentationer Publicera en version av presentationer Exportera presentationer till andra filformat Dela presentationer Dela presentationer med personer eller gemenskaper Ange behörighetsnivåer för presentationer Samarbeta om presentationer i realtid Samredigering i realtid i presentationer Samarbeta med kommentarer i presentationer 190 Formatera bilder Ändra teckensnitt i presentationer Markera och flytta objekt Sortera objekt Lägga till numrerade listor eller punktlistor i bilder Tillämpa en bildlayout Stavningskontrollera presentationer Spara och skriva ut presentationer Skriva ut presentationer till PDF-filer Arbeta med bilder i presentationer Infoga grafik i presentationer Flytta och storleksändra bilder i presentationer 201 Ange bildegenskaper i presentationer Arbeta med bilder Spela upp bildspel Lägga på övergångar mellan bilder Ta bort presentationsbilder Lägga till bilder Flytta bilder Duplicera presentationsbilder Arbeta med tabeller i presentationer Skapa tabeller i presentationer Lägga till rader och kolumner i presentationer 206 Flytta rader och kolumner i presentationer Ändra storlek på rader och kolumner i presentationer Justera text i celler Ändra tabellformat i presentationer Definiera tabellrubriker i presentationer Redigera stödanteckningar Snabbreferens för presentationer Kortkommandon för presentationer Index iv Smartcloud Docs

5 Smartcloud Docs SmartCloud Docs är ett nytt Office-paket där hela teamet arbetar med dokument, kalkylark och presentationer tillsammans i molnet. Här finns samredigering i realtid där användarna kan arbeta på dokument på egen hand eller tillsammans. Det går att kommentera i ett dokument eller delta i en diskussion. Allt detta utan behov av programvara i persondatorn. Nybörjare i SmartCloud Docs? Utforska programmet Kom igång. Komma igång Börja använda SmartCloud Docs i programmet Filer. Klicka på Nytt och välj sedan den filtyp du vill skapa: Dokument, Kalkylark eller Presentation. Filen skapas i SmartCloud Docs och du kan redigera innehållet i molnet. v Arbeta med dokument v Arbeta med kalkylark på sidan 61 v Arbeta med presentationer på sidan 179 Hjälpmedelsversionen av den här produktdokumentationen finns på IBM Smart- Cloud for Social Business wiki. IBM Corporation 2012,2014 1

6 2 Smartcloud Docs

7 Hanterade webbläsare De webbläsare som hanteras av SmartCloud Docs. Webbläsare som fungerar med IBM Docs listas i System Requirements for Smart- Cloud på IBM Support-platsen. Fler webbläsare läggs till när de kan användas. 3

8 4 Smartcloud Docs

9 Hjälpmedelsfunktioner för SmartCloud Docs Hjälpmedelsfunktionerna hjälper användare med funktionshinder, som begränsad rörlighet eller nedsatt syn, att använda IT-produkter. Hjälpmedelsfunktioner Följande lista innehåller hjälpmedelsfunktioner i SmartCloud Docs: v Tangentbordskommandon v Gränssnitt för skärmläsare v Tangenter som är urskiljbara men inte aktiveras när man trycker på dem. v Industristandarder för portar och anslutningar v Alternativa in- och utdataenheter Dokumentationen har också ändras så att följande funktioner ingår: v SmartCloud-wikin, med relaterade publikationer är hjälpmedelsanpassad. Det finns även översättningar på fliken Produktdokumentation i wikin. All dokumentation finns i HTML-format på SmartCloud Docs wiki för användare som tillämpar skärmläsarprogram. v Alla bilder i dokumentationen tillhandahålls med alternativ text så att användare med nedsatt syn kan förstå innehållet. Tangentbordsnavigering I produkten används Microsoft Windows-navigeringstangenter. IBM och hjälpmedelsfunktioner Om du vill ha mer information om IBM och hjälpmedelsfunktioner går du till IBM Human Ability and Accessibility Center. Relaterade länkar: v Kortkommandon för dokument på sidan 58 v Kortkommandon för kalkylark på sidan 175 v Kortkommandon för presentationer på sidan 212 5

10 6 Smartcloud Docs

11 Ordlista Ordlistan innehåller termer och definitioner för SmartCloud Docs. Följande korsreferenser används i ordlistan: v Se refererar från en term till en synonym eller från en akronym eller förkortning till den fullständiga formen. v Se även refererar till en relaterad eller jämförbar term. Ordlistor för andra IBM -produkter finns på globalization/terminology (öppnas i ett nytt fönster). A administratör En person som är ansvarig för administrativa uppgifter som hantering av behörighet och innehåll. Administratörer kan ge användare olika behörighetsnivåer. akut accent Ett av accenttecknen (u). ange Fylla i information vid systemprompter eller välja från menyer. användare En person, organisation, process, enhet, program, protokoll eller system som använder tjänster i ett datorsystem. argument Ett värde som skickas till eller returneras från en funktion eller procedur vid körning. ark Sidan med flera kolumner i IBM Docs Spreadsheets. avbryt 1. Avsluta en uppgift innan den har utförts. 2. Stänga ett objekt eller avsluta en uppgift innan den är klar. avsnitt En oberoende enhet av information som följer reglerna för en viss informationstyp och som är meningsfullt när det visas separat. B bakgrund En bildvy eller sida som innehåller formatering för alla bilder eller sidor i en presentation. bakgrundsformat Ett format som definierar layout och gemensamma element för en bakgrund. bearbeta Utföra dataoperationer. Copyright IBM Corp 2012,2014 7

12 behörighet Möjlighet att läsa, uppdatera eller på annat sätt använda en resurs. Åtkomst till skyddade resurser styrs vanligen av programvara. behörighetsnivå Inom datasäkerhet, den åtkomstnivå en användare har till en säkrad fil eller säkrat bibliotek. bild En elektronisk representation av ett originaldokument eller bild som har skapats med en skanningsenhet eller från ett program. bläddra Titta på information utan att ändra den. C cellintervall Omfånget som innehåller en eller fler celler. D data En representation av fakta eller instruktioner i en form som passar för kommunikation, tolkning eller bearbetning, manuellt eller automatiskt. Data inkluderar konstanter, variabler, matriser och teckensträngar. dela Dela en cell till flera celler. dialog En serie relaterade frågor och svar mellan en användare och ett program, liknande en vanlig konversation mellan två personer. dokument En samling data som lagras i ett dokumentobjekt. Ett dokument kan innehålla många typer av data. dra Använda ett pekdon till att flytta ett objekt. : En användare kan dra i en fönsterram för att göra fönstret större genom att hålla ned pekdonet och samtidigt flytta det. dölj Ta bort ett fönster och alla associerade fönster från skrivbordet. E element En del av en större eller mer komplex enhet. expandera 1. Visa information under en kategori eller ett överordnat dokument. 2. Återställa komprimerade data till ursprungligt format. F fall Basenheten vid analys. I en datamängd baserad på en enkel undersökning motsvarar ett fall generellt en som svarar. fallande Ordna data från det högsta till det lägsta värdet enligt reglerna för datajämförelse. fel En skillnad mellan ett beräknat, observerar eller mätt värde eller villkor och det sanna, angivna eller teoretiskt rätta värdet eller villkoret. 8 Smartcloud Docs

13 felvärde De ord som beskriver felet i cellinnehållet, t.ex. #N/A, #DIV/0 eller #Err 522. fil En samling relaterade data som lagras och hämtas med ett tilldelat namn. filnamn Ett namn som har tilldelats en fil. format En uppsättning formateringsegenskaper som kan tillämpas på text, tabeller och listor i ett dokument för att ändra utseendet. format 1. Ordningen eller layout för data i ett datamedium. 2. Strukturen eller organisationen av data i en fil. formatera I textbearbetning, möjlighet för en textredigerare att förbereda textlayout enligt användarens kriterier. formel Ett uttryck som har programliknande attribut. : En formel kan användas för att tilldela värden till variabler och använda en begränsad kontrollogik. funktion 1. En inbyggd formel som utföra specialiserade beräkningar automatiskt. 2. Någon instruktion eller en mängd relaterade instruktioner som utför en viss operation. funktion En namngiven delmängd av konkreta, funktionella programegenskaper (funktion, gränssnitt, egenskap, händelse osv.) eller en icke-funktionell programegenskap (skalbarhet, bärbarhet, prestanda osv.) för en viss komponent, sammansättning eller erbjudande. fält Ett utrymme där en viss kategori data eller kontrollinformation anges. fönster Ett område på skärmen med synliga ramar där ett program eller information visas eller där en dialogruta öppnas. G gemenskap En onlineplats där personer delar idéer och söker efter svar på frågor. genomstrykning Ett typsnittsformat som visar tecken med en genomgående linje och som vanligen används för att markera att texten ska tas bort. givet namn Ett namn som används för att identifiera ett enskilt objekt i en grupp, t.ex. en familj. En person kan ha flera givna namn. grafik En bild, text eller en kombination som kan placeras i ett dokument. Ordlista 9

14 H hantera I systemutveckling tillhandahålla nödvändiga resurser för korrekt bearbetning av en funktionell enhet. heltal Ett positivt eller negativt helt tal, eller noll. hyperlänk Ett element i ett elektroniskt dokument, t.ex. en webbsida som länkar till ett annat område i dokumentet eller i ett annat dokument. hämta Överföra data från en dator till en ansluten enhet, t.ex. en arbetsstation eller persondator. händelse En signifikant förekomst för en uppgift eller ett system. Händelser kan vara slutförandet eller fel för en operation, en användaråtgärd eller ändring av ett bearbetningsläge. Se även meddelande. I ikon En grafisk symbol som visas på skärmen och som en användare kan peka på med t.ex. en mus för att välja en viss funktion eller programtillämpning. importera Hämta information från ett system eller program till ett annat. infoga Lägga till data mellan redan lagrade dataobjekt. information Den betydelse en person tilldelar data utifrån konventioner i representationen. inmatning/post 1. En indataåtgärd på en arbetsdator. 2. Ett informationselement i en tabell, lista, kö eller annan ordnad datastruktur eller kontrollinformation. intervall En mängd värden för en kvantitet eller funktion. J justera Ändra eller ordna något för att uppnå korrekthet eller efterlevnad av standard. K kantlinje En synlig ram som separerar ett objekt från allting annat på skärmen. knapp En bild som utför en åtgärd när man klickar på den. kolumn De vertikala delarna i en databastabell. En kolumn har en rubrik och en viss datatyp (t.ex. tecken, decimal eller heltal). komma 10 Smartcloud Docs

15 1. I REXX, ett tecken som motsvarar ett fortsättningstecken, en avskiljare för argument i en argumentlista eller en avgränsare i en tolkningsmall. 2. Ett tecken som motsvarar en avskiljare för argument i en argumentlista eller en decimalavgränsare. kommentar En annotering bifogad till en artefakt, ett element eller en samling element. komponent Ett programobjekt som ingår i en programprodukt och som kanske identifieras separat men inte kräver en särskild licens. kontrollera 1. Söka efter ett villkor. 2. Bestämma om en komponent passar eller möter de krav som ställs. kopiera Läsa data från samma källa, utan att ändra dem, och skriva samma data någon annanstans. kriterium En standard som ett omdöme eller beslut baseras på. L lagra Placera och behålla data i en lagringsenhet så att de är tillgängliga för hämtning och uppdatering. layout En geometrisk uppställning av komponenter på skärmen. En layout minimerar ofta överlappning mellan komponenterna. linjal En linje som visar relativa horisontala positioner för flikar, marginaler, papperskanter och markör. lägga till Expandera ett klassomfång eller inkludera ytterligare objekt i en lista. länk En koppling som tillhandahåller fysisk överföring av data från en nod till en annan. läsa in Hämta alla delar av ett datorprogram till minnet så att datorn kan köra programmet. läsare En person som kan se och läsa innehåll. lösenord För dator- och nätverkssäkerhet, en viss teckensträng som används av ett program, en datoroperatör eller användare för att nå systemet och den information som finns i det. låsa Temporärt begränsa resurser som skydd för samtidiga systemanvändare. M mall Ett objekt som används för att skapa nya objekt av samma typ. Objektet som skapas får samma egenskaper som mallen har. markera Välja ett alternativ för efterföljande åtgärd. Åtgärden startas inte när man markerar. Ordlista 11

16 markera Betona ett skärmelement eller segment genom att ändra de visuella attributen. markör En flyttbar symbol på en skärm, ofta ett blinkande eller fast "ljusblock" som identifierar ett alternativ som ska väljas, visar var användarens åtgärd utförs eller indikerar en intressepunkt på skärmen. matris Ett länkat cellintervall i ett kalkylark som innehåller värden. : ett intervall av 3 rader och 3 kolumner är en 3 x 3-matris. matrisformel En formel som utför flera beräkningar på en eller fler värdemängder och som sedan returnerar ett eller fler resultat. meddelande Information som skickas från en person eller ett program till en annan person eller ett annat program. meny En lista över objekt som en användar kan välja ifrån. N navigera Dirigera till en plats. nivå En uppsättning av en eller fler relaterade attribut som fungerar som ett logiskt steg i en hierarki. Attribut kan fungera i en eller fler roller på en nivå. nyckelord Ett ord som används för att utföra sökningar. O objekt Allt digitalt innehåll som en användare kan arbeta med som en enskild enhet för att utföra en uppgift. Ett objekt kan visas som text, en ikon eller båda delarna. område 1. En del av användargränssnittet avsett för ett visst ändamål. 2. Det cellintervall som ska användas eller refereras. Områden är databehållare. ord En teckensträng som betraktas som en enhet för ett givet ändamål. P panel En formaterad visning av information på en skärm och som även kan innehålla inmatningsfält. parameter (parm) Ett värde eller en referens som skickas till en funktion, ett kommande eller ett program som fungerar som indata- eller kontrollåtgärder. Värdet fylls i av användaren eller av ett annat program eller en annan process. Se även nyckelord. parm Se parameter. presentationsbilder Ett fönster där användarna kan se miniatyrbilder av presentationsbilderna. 12 Smartcloud Docs

17 program 1. En mät- och kontrollerbar arbetsenhet som slutför en viss användaruppgift, t.ex. lönelistor och andra ekonomiska redogörelser. Den minsta entitet ett program kan brytas ned i är en operation. I allmänhet utgör flera operationer ett program. 2. En mät- och kontrollerbar arbetsenhet som slutför en viss användaruppgift. 3. Ett eller fler datorprogram eller programkomponenter som ger en funktion för en viss affärsprocess. publicera Göra data tillgängliga för andra program eller system. R rad Den horisontala komponenten av en tabell som består av en värdesekvens, en för varje tabellkolumn. realtid Bearbetningen av information som returnerar ett resultat så snabbt att interaktionen verkar omedelbar. redigerare Ett program som användare ändrar befintliga data med. referens 1. Nå en variabel, t.ex. ett cellvärde i IBM Docs Spreadsheets. 2. Den uppsättning koordinater som en cell upptar i ett kalkylark. returnera Rapportera resultatet av en anropad rutin till den rutin eller det program som anropar. rubrik En konstant, ett fält eller en text som identifierar information, vanligen längst upp på sidan eller skärmen eller i början av ett kapitel eller avsnitt. räta upp Placera objekt eller text relativt till en viss punkt, t.ex. sidmarginalen. S sammanfoga 1. Uppdatera och infoga nytt innehåll i en tabell. 2. Kombinera objekt för två eller fler uppsättningar som var för sig finns i samma givna ordning till en uppsättning i samma ordning. samredigera Redigera samma fil samtidigt som andra personer arbetar med den. server Ett program eller en dator som tillhandahåller tjänster för andra program eller datorer. sida Den information som samtidigt visas på skärmen eller i ett fönster. sidfot Text som formateras och visas i den nedre marginalen på utskrivna sidor av ett dokument. Se även sidhuvud. sidhuvud Text som formateras och visas i den övre marginalen på utskrivna sidor av ett dokument. Se även sidfot. Ordlista 13

18 sidofält Information som placeras på ena eller båda sidorna av en artikel i en utskriven publikation eller en webbpublikation, grafiskt separerad från resten av det som visas men med viss kontextuell koppling. skriva Göra en permanent eller tillfällig registrering av data på en lagringsenhet eller ett datamedium. skylt En symbol som används vid placering av en bild i en presentation. sortera Ordna om vissa eller alla objekt i en grupp, baserat på innehållet och egenskaperna för objekten. spara Göra en lokal kopia av en fil som är kopplad till ett dokument. spara som Skapa ett nytt objekt utifrån ett befintligt utan att ändra det befintliga dokumentet. Se även spara. språk En uppsättning tecken, konventioner och regler som används för att framföra information. standard Ett värde som automatiskt tillhandahålls eller antas av systemet eller programmet när användaren inte anger något värde. starta Driftsätta ett program i produktionsmiljö så att det kan användas. startdatum Starttidpunkten för ett arbete och anges vanligen som verkligt, planerat, beräknat eller schemalagt. Med startdatum kombinerat med längd och beroenden kan slutdatumet beräknas. stigande Ordna data från det lägsta till det högsta värdet enligt reglerna för datajämförelse. sträng I programmeringssammanhang det dataformat som används för text. stäng Avsluta en aktivitet och stänga fönstret. svar I en kommentars- eller svarsinteraktion, ett meddelande från en förbindelse till ett samarbete som innehåller resultatet av en samarbetskommentar. symbol Alla kombinationer av alfabetiska eller numeriska tecken (A-Z, a-z, eller 0-9) samt #, $,.,!,?, och _. syntax Konstruktionsreglerna för ett kommando eller en sats. söka 1. En funktion eller ett läge där användaren kan hitta förekomster av en viss teckensträng, integrerade kommandon eller halvfeta bokstäver i ett dokument. 2. Visa objekt som uppfyller användarspecifika kriterier. T tabell Data ordnade i rader och kolumner som kan innehålla tal, text eller en kombination av tal och text. teambaserad redigering Processen att redigera en fil med andra medlemmar i samma team. 14 Smartcloud Docs

19 tecken Alla symboler som kan matas in via tangentbordet, skrivas ut och visas. : Bokstäver, siffror och punkt och utropstecken. teckensnitt En familj eller urval tecken av en viss storlek och format, t.ex. 9 punkters Bodoni modern. text En sekvens tecken som kan läsas av en person och kodas till format, t.ex. ASCII så att den kan tolkas av en dator. trendpil En pil som visar en definierad riktning vid placering av en bild i en presentation. trycka Nudda en pekskärm längre än en knackning men kortare än en nedhållning. Appar använder vanligen tryckgester för att visa extra menyer. U uppdatera Ändra en fil eller datauppsättning till den senaste versionen. urklipp Ett område i datorns minne, eller lagringsutrymme, som innehåller temporära data. Data i urklipp är tillgängliga från andra program. utgivare En person som publicerar information. utkast 1. Ett ofullständigt arbete som fortlöper. 2. Ett ofullständigt arbete som fortlöper. Ett utkast måste publiceras innan det kan användas för att slutföra ett servicenivåavtal. V verktygsfält I ett grafiskt gränssnitt, en horisontal rad eller vertikal kolumn av knappar som används för att välja skrivbords- och programfunktioner. version En säkerhetskopia av en fil som finns på en server. Den senaste säkerhetskopian är den aktiva versionen. Tidigare kopior av samma fil är inaktiva versioner. Hur många versioner som behålls av servern bestäms av kopieringsattributen i hanteringsklassen. visa värde Presentera data visuellt. Innehållet i ett dataobjekt. Värdet kan vara ett heltal, en sträng eller ett handtag i ett annat dataobjekt. W webbläsare Ett klientprogram som initierar begäran till en webbserver och visar den information som servern returnerar. Ordlista 15

20 Ä ägare ändra Den användare som har den högsta behörighetsnivån till ett dataobjekt eller en åtgärd, enligt definitionen. Vanligen den som har skapat objektet. Lägga till, ändra, ta bort, ordna om eller förändra utformningen för eller formatet på data. Ö öppna 1. Upprätta åtkomst till ett objekt, t.ex. som en kö, ett ämne eller en hyperlänk. 2. Göra en fil tillgänglig för ett program för bearbetning. överföra Överföra data från en dator till en central dator eller ett nätverk eller till en ansluten enhet, t.ex. en skrivare. Å ångra åtgärd Ta bort den senast gjorda ändringen. 1. Ett steg som definierar en arbetsenhet i en samarbetsprocess. 2. En definierad uppgift som ett program utför för ett objekt som ett resultat av en händelse. 16 Smartcloud Docs

21 Arbeta med dokument Arbeta med dokument på egen hand eller samarbeta med kollegor. Det går att kommentera i ett dokument eller delta i en diskussion. Allt detta i realtid. Välj en mall, till exempel en rapport eller ett brev, eller överför en befintlig Lotus Symphony- eller Microsoft Word-fil att börja arbeta med. Komma igång v Skapa och importera dokument v Filkompatibilitet och export av dokument på sidan 22 v Dela dokument på sidan 25 v Samarbeta om dokument i realtid på sidan 28 v Redigera dokument på sidan 36 v Arbeta med bilder i dokument på sidan 48 v Arbeta med tabeller i dokument på sidan 50 Hjälpmedelsversionen av den här produktdokumentationen finns på SmartCloud Docs wiki. Kortkommandon Skapa och importera dokument Du kan skapa ett dokument från en mall, överföra en fil och importera ett befintligt dokument. Följande filformat hanteras:.odt,.ott,.doc,.docx,.dot,.dotx och.txt. Om mallar En mall är en återanvändbar layout eller format som används när man snabbt vill skapa dokument eller avsnitt. Du måste vara ägare eller redigerare av dokumentet för att kunna välja en mall. Mallar inbegriper formaterings- och layoutinställningar och kan innehålla redigeringsmiljöer för särskilda projekt och kunder. Om du använder mallar behöver du inte skriva information som återkommer i relaterade dokument flera gånger. Mallar innehåller förvald text, till exempel företagsnamn och underrubriker eller platshållartext. Du kan till exempel skapa en faktura från en dokumentmall med fördefinierad struktur, textformat, sidlayout och andra format. Du kan också infoga en delmall 17

22 med företagets brevhuvud i dokumentet. Sedan kan du direkt ändra relaterad information som adress, e-post och telefonnummer. Närliggande uppgifter: Skapa dokument från mallar Du kan använda mallar när du vill skapa dokument med formateringselement, t.ex. text, layout och bakgrund. Skapa dokument från mallar Du kan använda mallar när du vill skapa dokument med formateringselement, t.ex. text, layout och bakgrund. 1. Klicka på ett dokument listan Filer som du har lägst redigeringsbehörighet för. Om du har öppnat dokumentet tidigare öppnas det i IBM Docs. Annars klickar du på Redigera i IBM Docs. 2. Välj Arkiv > Nytt > Från mall > Dokument. 3. Skriv ett namn på den nya dokumentfilen och klicka på OK. 4. I Mallar klickar du på den mall som du vill använda. Du kan även söka efter mallen genom att skriva in mallens namn i sökfältet. Mallen visas. 5. Klicka på OK. Det nya dokumentet som baseras på mallen öppnas. Tips: Om du inte väljer någon mall utan klickar på Avbryt skapas ett tomt dokument. Du kan också skapa ett tomt doument direkt genom att välja Arkiv > Nytt > Dokument. Närliggande begrepp: Om mallar på sidan 17 En mall är en återanvändbar layout eller format som används när man snabbt vill skapa dokument eller avsnitt. Du måste vara ägare eller redigerare av dokumentet för att kunna välja en mall. Ändra standardfilformatet för dokument Dokument i IBM Docs skapas i.doc- eller.odt-format. Du kan ändra standardfilformatet. 18 Smartcloud Docs

23 1. Välj Verktyg > Inställningar. 2. Klicka på det format du vill att nya filer ska ha. 3. Klicka på OK. Överföra och dela dokument Du kan överföra alla typer av dokument till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Den här uppgiften Administratören avgör vem som kan överföra filer och begränsar den mängd utrymme som du har för att lagra filer. När du når den gränsen kan du inte överföra något mer till Filer. Den mängd utrymme du har använt visas i vyn Mina filer, längst ned i listan över filer. Du kan ta bort gamla versioner av filer för att skapa mer utrymme. Överföra en fil till Mina filer: 1. Klicka på Överför filer. 2. Klicka på Bläddra i fältet Filer och välj den fil som ska överföras. Anm: Du kan repetera steget och överföra fler filer. De filer som ska överföras visas i en lista och där kan du klicka på filen för att byta namn på den eller klicka på x för att ta bort den från listan. 3. Valfritt: Skriv taggar, avdelade med ett blanktecken. 4. Välj ett av följande alternativ: Alternativ Ingen (synlig bara för mig) Beskrivning Gör filen privat. Endast ägaren kan läsa och redigera den. Arbeta med dokument 19

24 Alternativ Personer eller gemenskaper Alla i organisationsnamn Beskrivning Dela filen med specifika personer eller en gemenskap. Utför följande steg: 1. Välj en person eller en gemenskap. 2. Välj åtkomstnivån som läsare eller som redigerare: v Läsare kan läsa, kommentera, hämta och rekommendera en fil. v Redigerare kan läsa, redigera, kommentera, hämta, rekommendera, överföra en ny version, och ange egenskaper för filen. 3. Gör något av följande: v Om du vill dela den med personer, klickar du på fältet för att visa namnen på personer som du nyligen har delat filer med. Om namnet på personen du söker efter visas väljer du det. Om namnet inte visas skriver du in namn eller e-postadress och väljer sedan personen. v Om du vill dela den med gemenskap, skriver du namnet på gemenskapen och väljer sedan gemenskapen när den visas. Viktigt: När du delar en fil med en gemensam gemenskap blir filen gemensam. 4. Lägg till ett valfritt budskap till personer som du har delat filen med. Gör filen tillgänglig för alla i organisationen. De har läsåtkomst. 5. Klicka på Överför. Närliggande uppgifter: Importera dokument på sidan 21 När du har överfört IBM Lotus Symphony-dokument eller andra dokumentfiltyper till fillistan kan du importera dem s å att du och andra kan arbeta med dem i webbläsare. Dela dokument med personer eller gemenskaper på sidan 25 Du kan dela ett dokument med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange åtkomstnivåer för dokument på sidan 27 När du har delat ett dokument med individer eller en gemenskap, kan du återställa deras åtkomstnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Exportera dokument till andra filformat på sidan 24 När du har skapat och publicerat ett dokument i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..doc och.pdf. Redigera dokument på sidan 36 När du redigerar ett dokument kan du ange formateringsegenskaper som teckensnitt, justering och indrag. Du kan skapa en punktlista eller numrerad lista, infoga en länk, skapa ett sidhuvud eller en sidfot samt använda stavningskontrollen. Du kan också skriva ut dokumentet. 20 Smartcloud Docs

25 Närliggande referens: Filformat som hanteras i dokument på sidan 22 I IBM Docs kan du arbeta med olika filformat. Filer som öppnats i ett format kan exporteras till andra format. Importera dokument När du har överfört IBM Lotus Symphony-dokument eller andra dokumentfiltyper till fillistan kan du importera dem s å att du och andra kan arbeta med dem i webbläsare. Den här uppgiften Följande format hanteras:.odt,.ott,.doc,.docx,.dot,.dotx och.txt. Importera ett befintligt dokument: 1. Överför en fil till fillistan. 2. Klicka på Mina filer. 3. Leta rätt på den fil du vill öppna i IBM Docs och klicka på filnamnet för att gå till en sida med olika åtgärder. 4. Klicka på Redigera i IBM Docs eller Visa för att automatiskt importera filen i IBM Docs-format. Anm: Om dokumentet är en mallfil med formatet.dot,.dotx, eller.ott, klickar du på Skapa fil. Fönstret Nytt från fil öppnas. Skriv ett filnamn och klicka på Skapa. Mallfilen importeras till IBM Docs och ett nytt kalkylark skapas som baseras på mallfilen. Resultat Anm: Ibland kanske viss formatering från överförda filer inte visas exakt rätt i IBM Docs, men den finns bevarad i filen. I dessa fall kan du hämta tillbaka filen i dess originalformat när den väl har publicerats. Närliggande uppgifter: Överföra och dela dokument på sidan 19 Du kan överföra alla typer av dokument till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Dela dokument med personer eller gemenskaper på sidan 25 Du kan dela ett dokument med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange åtkomstnivåer för dokument på sidan 27 När du har delat ett dokument med individer eller en gemenskap, kan du återställa deras åtkomstnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Exportera dokument till andra filformat på sidan 24 När du har skapat och publicerat ett dokument i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..doc och.pdf. Redigera dokument på sidan 36 När du redigerar ett dokument kan du ange formateringsegenskaper som teckensnitt, justering och indrag. Du kan skapa en punktlista eller numrerad lista, infoga en länk, skapa ett sidhuvud eller en sidfot samt använda stavningskontrollen. Du kan också skriva ut dokumentet. Arbeta med dokument 21

26 Närliggande referens: Filformat som hanteras i dokument I IBM Docs kan du arbeta med olika filformat. Filer som öppnats i ett format kan exporteras till andra format. Öppna lösenordsskyddade Word-filer Du kan öppna lösenordsskyddade Microsoft Word-filer i IBM Docs. 1. Överför Word-filen till Mina filer. 2. Klicka på filnamnet. 3. Klicka på Redigera i IBM Docs. Klicka på Redigera online när fönstret Börja redigera online med IBM Docs öppnas. Då öppnas ett fönster där du kan ange lösenordet. 4. Ange lösenordet och klicka på OK. Filen öppnas i IBM Docs och du kan börja redigera den. Anm: Endast.doc-filer hanteras. Filkompatibilitet och export av dokument Ta reda på vilka filtyper du kan använda med IBM Docs-dokument. Filformat som hanteras i dokument I IBM Docs kan du arbeta med olika filformat. Filer som öppnats i ett format kan exporteras till andra format. Tabell 1. Filformat som kan importeras till IBM Docs Documents Program Lotus Symphony-dokument Microsoft Word TXT-filer Filformat.odt,.ott.doc,.docx,.dot,.dotx.txt 22 Smartcloud Docs

27 Tabell 2. Filformat som kan importeras från IBM Docs Documents Program Lotus Symphony-dokument Microsoft Word Adobe Reader Filformat.odt.doc.pdf Närliggande uppgifter: Överföra och dela dokument på sidan 19 Du kan överföra alla typer av dokument till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Importera dokument på sidan 21 När du har överfört IBM Lotus Symphony-dokument eller andra dokumentfiltyper till fillistan kan du importera dem s å att du och andra kan arbeta med dem i webbläsare. Dela dokument med personer eller gemenskaper på sidan 25 Du kan dela ett dokument med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange åtkomstnivåer för dokument på sidan 27 När du har delat ett dokument med individer eller en gemenskap, kan du återställa deras åtkomstnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Exportera dokument till andra filformat på sidan 24 När du har skapat och publicerat ett dokument i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..doc och.pdf. Redigera dokument på sidan 36 När du redigerar ett dokument kan du ange formateringsegenskaper som teckensnitt, justering och indrag. Du kan skapa en punktlista eller numrerad lista, infoga en länk, skapa ett sidhuvud eller en sidfot samt använda stavningskontrollen. Du kan också skriva ut dokumentet. Spara dokument Använd kommandot Spara för att spara ett redigerat dokument som utkast. Använd Spara som för att spara som utkast (eller publicerad version) med nytt namn. Den här uppgiften Ett utkastdokument kan öppnas av filägaren och av de redigerare som ägaren har delat filen med. Anm: Om läsare ska kunna öppna eller hämta dokumentet måste utkastet publiceras som en version. 1. Välj Arkiv > Spara. Filen har sparats som utkast. Viktigt: När du redigerar dokumentet sparar IBM Docs automatiskt dokumentet som ett utkast med jämna mellanrum. Du kan också använda kommandot Spara för att spara det närhelst du vill. 2. Om du vill spara dokumentet som ett nytt utkast väljer du Arkiv > Spara som. Ange ett filnamn och klicka på OK. Dokumentet skapas med nytt namn i Mina filer. Arbeta med dokument 23

28 Anm: Om du väljer Spara som för att spara en.doc- eller.odt-fil i IBM Docs behålls det ursprungliga formatet. Om du däremot väljer Spara som för att spara en.docx-fil sparas den i.doc-format. Du kan ange önskat format för en.txt-fil genom att välja Verktyg > Inställningar och spara filen i önskat format. Publicera en version av dokument Efter att du redigerat dokumentet kan du publicera en version på servern. Därefter kan andra hämta den nya versionen. 1. Välj Arkiv > Publicera version. 2. Om du vill lägga till en beskrivning av versionen fyller du i fältet Versionsbeskrivning. 3. Klicka på Publicera. Det skickas aviseringar till de personer som följer filen. Anm: Om du ändrar en.doc- eller.odt-fil i IBM Docs och publicerar en version behålls filens ursprungliga format. Om du däremot ändrar en.docx-fil i IBM Docs och publicerar en version konverteras filen till.doc-format. Du kan ange önskat format för en.txt-fil genom att välja Verktyg > Inställningar och publicera en version. Då konverteras filen till det format du valde. Exportera dokument till andra filformat När du har skapat och publicerat ett dokument i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..doc och.pdf. Den här uppgiften Om du redigerar och publicerar en Microsoft Word-fil i IBM Docs lagras filen i.doc-format. : Om du redigerar en.docx-fil i IBM Docs och publicerar den, konverteras filen till.doc-format, som du sedan kan hämta direkt. 1. I Filer klickar du på Mina filer. 2. Leta reda på det dokument du vill exportera och klicka på Mer. v Om du vill hämta dokumentet i det aktuella formatet klickar du på Hämta. v Om dokumentet har Microsoft Office-format kan du hämta det som en PDFfil genom att välja Fler åtgärder > Hämta som PDF-fil. v Om dokumentet har.odt-format kan du hämta det som en.doc-fil eller PDF-fil genom att välja Fler åtgärder > Hämta som Microsoft Office-format eller Hämta som PDF-fil. Anm: Det är endast publicerade versioner av dokument som kan hämtas. Om dokumentet fortfarande är i utkastversion och du är filägare eller redigerare kan du publicera versionen. Om du är läsare får du be filägaren att publicera. 3. Om du väljer Hämta som PDF-fil visas fönstret Sidinställningar. Välj de utskriftsalternativ du vill ha och klicka på OK. 24 Smartcloud Docs

29 Dela dokument Anm: Filer i.txt-format kan inte hämtas till andra format. Närliggande uppgifter: Överföra och dela dokument på sidan 19 Du kan överföra alla typer av dokument till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Importera dokument på sidan 21 När du har överfört IBM Lotus Symphony-dokument eller andra dokumentfiltyper till fillistan kan du importera dem s å att du och andra kan arbeta med dem i webbläsare. Dela dokument med personer eller gemenskaper Du kan dela ett dokument med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange åtkomstnivåer för dokument på sidan 27 När du har delat ett dokument med individer eller en gemenskap, kan du återställa deras åtkomstnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Redigera dokument på sidan 36 När du redigerar ett dokument kan du ange formateringsegenskaper som teckensnitt, justering och indrag. Du kan skapa en punktlista eller numrerad lista, infoga en länk, skapa ett sidhuvud eller en sidfot samt använda stavningskontrollen. Du kan också skriva ut dokumentet. Närliggande referens: Filformat som hanteras i dokument på sidan 22 I IBM Docs kan du arbeta med olika filformat. Filer som öppnats i ett format kan exporteras till andra format. Du kan göra ett dokument tillgängligt för alla eller dela det med vissa personer och gemenskaper. Du kan ge personer behörighet att redigera dokumentet och även dela det med andra personer. Du kan ändra eller ta bort åtkomstnivåer efter att du har delat dokumentet. Dela dokument med personer eller gemenskaper Du kan dela ett dokument med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Den här uppgiften Du kan dela en fil när du överför den. Du kan också dela dokumentet efter att du överfört eller skapat det. 1. I Filer klickar du på Mina filer. 2. Leta reda på filen du vill dela. Markera kryssrutan framför filnamnet. 3. Klicka på Dela. 4. Om du vill ge andra en viss behörighet markerar du Personer eller gemenskaper varpå du gör följande: a. Välj en person eller en gemenskap. Arbeta med dokument 25

30 b. Välj att tilldela åtkomstnivån som läsare eller som redigerare: c. Gör något av följande: v Om du vill dela den med personer, klickar du på fältet för att visa namnen på personer som du nyligen har delat filer med. Om personen du söker efter visas, väljer du dennes namn. Om den inte visas, anger du ett namn eller en e-postadress och väljer sedan personen. Om namnet inte visas klickar du på Visas inte personen? Använd de fullständiga sökfunktionerna för att söka efter namnet. v Om du vill dela den med gemenskap, börjar du skriva namnet på gemenskapen och väljer sedan gemenskapen när den visas. Viktigt: När du delar en fil med en gemensam gemenskap blir filen gemensam. d. Lägg till ett valfritt budskap till personer som du har delat filen med. 5. Valfritt: Välj Alla i organisationsnamn om du vill att filen ska vara synlig för alla i organisationen. 6. Klicka på Dela. Närliggande begrepp: Om samredigering i dokument på sidan 29 Samarbeta i filer parallellt med andra. Närliggande uppgifter: Överföra och dela dokument på sidan 19 Du kan överföra alla typer av dokument till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Importera dokument på sidan 21 När du har överfört IBM Lotus Symphony-dokument eller andra dokumentfiltyper till fillistan kan du importera dem s å att du och andra kan arbeta med dem i webbläsare. Ange åtkomstnivåer för dokument på sidan 27 När du har delat ett dokument med individer eller en gemenskap, kan du återställa deras åtkomstnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Exportera dokument till andra filformat på sidan 24 När du har skapat och publicerat ett dokument i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..doc och.pdf. Redigera dokument på sidan 36 När du redigerar ett dokument kan du ange formateringsegenskaper som teckensnitt, justering och indrag. Du kan skapa en punktlista eller numrerad lista, infoga en länk, skapa ett sidhuvud eller en sidfot samt använda stavningskontrollen. Du kan också skriva ut dokumentet. Samredigering med andra i dokument på sidan 30 Flera redigerare i ett lag kan redigera ett dokument på samma gång. Du kan ändra i ett annat eller samma stycke, tabell, bild osv. Alla redigerare kan se ändringarna på samma gång. Visa ändringar från varje redigerare i dokument på sidan 31 När du och andra samredigerar ett dokument visas ändringar av respektive redigerare i olika färger. Du kan välja om markeringarna ska visas eller döljas. Närliggande referens: Filformat som hanteras i dokument på sidan 22 I IBM Docs kan du arbeta med olika filformat. Filer som öppnats i ett format kan exporteras till andra format. 26 Smartcloud Docs

31 Ange åtkomstnivåer för dokument När du har delat ett dokument med individer eller en gemenskap, kan du återställa deras åtkomstnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. 1. I programmet Filer klickar du på Delas av mig. 2. Klicka på den fil du vill ange en åtkomstnivå för och klicka sedan på Mer. 3. Klicka på Visa fildetaljer och klicka sedan på fliken Delning. 4. Utför ett av följande alternativ: v Om du vill ta bort en åtkomstnivå för en person eller gemenskap klickar du på x bredvid personens eller gemenskapens namn i fältet Redigerare eller Läsare. v Om du vill ändra åtkomstnivå för en person eller en gemenskap, till exempel ändra läsarbehörighet till redigerarbehörighet, måste du först ta bort läsarbehörigheten. Sedan, i fältet Redigerare, klickar du på knappen Lägg till. Välj som redigerare om du vill tilldela den åtkomstbehörigheten. v Om du vill tillåta personer som du delar filen att dela den med andra personer, väljer du Tillåt andra att dela den här filen. Närliggande begrepp: Om samredigering i dokument på sidan 29 Samarbeta i filer parallellt med andra. Närliggande uppgifter: Överföra och dela dokument på sidan 19 Du kan överföra alla typer av dokument till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Importera dokument på sidan 21 När du har överfört IBM Lotus Symphony-dokument eller andra dokumentfiltyper till fillistan kan du importera dem s å att du och andra kan arbeta med dem i webbläsare. Dela dokument med personer eller gemenskaper på sidan 25 Du kan dela ett dokument med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Exportera dokument till andra filformat på sidan 24 När du har skapat och publicerat ett dokument i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..doc och.pdf. Redigera dokument på sidan 36 När du redigerar ett dokument kan du ange formateringsegenskaper som teckensnitt, justering och indrag. Du kan skapa en punktlista eller numrerad lista, infoga en länk, skapa ett sidhuvud eller en sidfot samt använda stavningskontrollen. Du kan också skriva ut dokumentet. Samredigering med andra i dokument på sidan 30 Flera redigerare i ett lag kan redigera ett dokument på samma gång. Du kan ändra i ett annat eller samma stycke, tabell, bild osv. Alla redigerare kan se ändringarna på samma gång. Visa ändringar från varje redigerare i dokument på sidan 31 När du och andra samredigerar ett dokument visas ändringar av respektive redige- Arbeta med dokument 27

32 rare i olika färger. Du kan välja om markeringarna ska visas eller döljas. Närliggande referens: Filformat som hanteras i dokument på sidan 22 I IBM Docs kan du arbeta med olika filformat. Filer som öppnats i ett format kan exporteras till andra format. Samarbeta om dokument i realtid Du kan samarbeta om ett dokument i realtid med andra som ett team. Du kan också samredigera med andra redigerare i och skapa kommentarer och diskussioner. Den här uppgiften När du redigerar online med IBM Docs kan du använda samarbetsfunktioner som samredigering och kommentarer. Om du inte har behörighet att använda sociala redigeringsfunktioner kan du inte samredigera med andra. Kontakta administratören för mer information. Samredigering i realtid i dokument När du delat ett dokument med andra och gett dem redigeringsbehörighet har du allt på plats för att samredigera i realtid. Den här uppgiften Du kan redigera ett dokument samtidigt som andra redigerare redigerar det, vilket gör det mer effektivt för ett lag att utforma ett dokument. Ändringar från olika redigerare markeras med olika färger. Du kan se vilka som är i samredigeringsläge genom att kontrollera listan Redigerare i sidofältet. När ni är klara med samredigeringen kan vilken redigerare som helst spara dokumentet som utkast eller som en ny version i fildelningen. 28 Smartcloud Docs

33 Om samredigering i dokument Samarbeta i filer parallellt med andra. När du skapar ett dokument behöver du ibland samla information från andra. Nu kanske du sparar dokumentet på den egna hårddisken och sedan skickar du det via mejl till andra personer för att inhämta synpunkter. Du ser inte deras ändringar förrän de skickat tillbaka dokumentet till dig. Det går bort värdefull tid när man ska mejla mellan varandra, samla in kommentarer och verifiera information. Det är här samredigeringsfunktionen blir till stor hjälp. Flera personer kan redigera dokumentet samtidigt och man ser ändringarna omedelbart. Det enda kravet är att du delar ut filen och ger de övriga personerna redigeringsbehörighet. Redigerarnas ändringar markeras med olika färg så att man alltid enkelt kan se vem som gjort uppdateringen. Det går också att se vem som redigerar dokumentet genom att titta i listan Redigerare i sidofältet. Linda arbetar som assistent på IT-avdelningen. Hon måste lämna statusrapporter till chefen varje vecka. Linda skapar ett dokument och behöver data från IT-representanter för de fem arbetslagen. Innan Linda började använda IBM Docs skickade hon mejlbilagor till de fem representanterna, sammanställde svaren och skickade tillbaka dem till representanterna. Med IBM Docs skapar Linda nu ett dokument med en tabell, delar ut den till de fem representanterna och ber dem fylla i sina respektive delar. När dokumentet är ifyllt delar hon det med sin chef. Närliggande uppgifter: Samredigering med andra i dokument på sidan 30 Flera redigerare i ett lag kan redigera ett dokument på samma gång. Du kan ändra i ett annat eller samma stycke, tabell, bild osv. Alla redigerare kan se ändringarna på samma gång. Visa ändringar från varje redigerare i dokument på sidan 31 När du och andra samredigerar ett dokument visas ändringar av respektive redigerare i olika färger. Du kan välja om markeringarna ska visas eller döljas. Arbeta med dokument 29

34 Dela dokument med personer eller gemenskaper på sidan 25 Du kan dela ett dokument med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange åtkomstnivåer för dokument på sidan 27 När du har delat ett dokument med individer eller en gemenskap, kan du återställa deras åtkomstnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Samredigering med andra i dokument Flera redigerare i ett lag kan redigera ett dokument på samma gång. Du kan ändra i ett annat eller samma stycke, tabell, bild osv. Alla redigerare kan se ändringarna på samma gång. Den här uppgiften Alla som ingår i samredigeringsgruppen måste ha åtkomst till dokumentet som redigerare. : Om du vill samredigera ett dokument tillsammans med andra i teamet måste du dela ut dokumentet till dem och ange deras behörighetsnivå till Redigerare. Gör så här om du vill samredigera med andra: 1. Om du är filägare och tar initiativet till samredigering klickar du på Filer som delas av mig i programmet Filer. Annars klickar du på Filer som delas med mig. 2. I fillistan klickar du på namnet på det dokument du vill samredigera. Klicka sedan på Redigera i IBM Docs. Anm: När du är filägare och du har öppnat dokumentet tidigare öppnas det i IBM Docs. I annat fall öppnas fönstret Börja redigera online med IBM Docs. Klicka på Redigera online. Övriga redigerare kam inte se knappen Redigera i IBM Docs förrän filägaren har öppnat dokumentet någon gång i IBM Docs. 3. Dokumentet öppnas och du anger samredigeringsläget. Anm: Om en redigerare i samredigeringsläge stänger sidofältet kan det inte öppnas automatiskt när andra redigerare ansluter. Du kan manuellt öppna det genom att välja Visa > Sidofält. 4. Alla redigerare namnges i sidofältet. Namnet blir fetstilt och följs av en färgtilldelning när redigeraren går in i samredigeringsläget. Du kan ändra dokumentet och på samma gång se ändringar som andra har gjort, i olika färger. Anm: Ändringarna sparas automatiskt i utkastdokumentet under hela redigeringsprocessen. 5. När du är beredd att låta läsarna visa eller hämta dokumentet väljer du Arkiv > Publicera version. 6. Stäng dokumentfliken. Anm: Du får ett meddelande under redigeringssessionen om någon annan redigerare tar bort filen. Klicka på OK i meddelandet för att spara utkastet som en ny fil och säkerställa att ändringarna bevaras. Närliggande begrepp: Om samredigering i dokument på sidan 29 Samarbeta i filer parallellt med andra. Närliggande uppgifter: 30 Smartcloud Docs

35 Visa ändringar från varje redigerare i dokument När du och andra samredigerar ett dokument visas ändringar av respektive redigerare i olika färger. Du kan välja om markeringarna ska visas eller döljas. Dela dokument med personer eller gemenskaper på sidan 25 Du kan dela ett dokument med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange åtkomstnivåer för dokument på sidan 27 När du har delat ett dokument med individer eller en gemenskap, kan du återställa deras åtkomstnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Visa ändringar från varje redigerare i dokument När du och andra samredigerar ett dokument visas ändringar av respektive redigerare i olika färger. Du kan välja om markeringarna ska visas eller döljas. v Dina redigeringsmarkeringarna är som standard dolda. Klicka på Visa ändringar av den här redigeraren markeringarna. i avsnittet Redigerare i sidofältet om du vill se v Anm: Det går inte att ändra färgerna eftersom de tilldelas av administratören. Redigeringsmarkeringar för andra redigerare visas som standard. Om du inte i avsnit- vill se dem klickar du på Dölj ändringar av den här redigeraren tet Redigerare i sidofältet. Anm: Du kan välja Arkiv > Ta bort ändringsmarkeringar så att markeringarna tas bort, men bara i enkelt redigeringsläge. Närliggande begrepp: Om samredigering i dokument på sidan 29 Samarbeta i filer parallellt med andra. Närliggande uppgifter: Samredigering med andra i dokument på sidan 30 Flera redigerare i ett lag kan redigera ett dokument på samma gång. Du kan ändra i ett annat eller samma stycke, tabell, bild osv. Alla redigerare kan se ändringarna på samma gång. Dela dokument med personer eller gemenskaper på sidan 25 Du kan dela ett dokument med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange åtkomstnivåer för dokument på sidan 27 När du har delat ett dokument med individer eller en gemenskap, kan du återställa deras åtkomstnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Samarbeta med kommentarer i dokument När du samarbetar med flera redigerare om ett dokument är det praktiskt att kunna infoga kommentarer. Det är till god hjälp om ni arbetar vid olika tidpunkter. Den här uppgiften När du skapar en kommentar visas ett sidofält med alla kommentarer för dokumentet. Du kan, för varje kommentar, konversera med flera redigerare genom att Arbeta med dokument 31

36 lägga till svar. Diskussionstråden är indragen under alla kommentarer. Du kan ta bort dina kommentarer, och rikta kommentarer eller svar till en annan redigerare med Du kan se kommentarer som är riktade till dig eller som du har skrivit. Du kan också filtrera kommentarer efter redigerare för att se vilka kommentarer eller svar som riktar sig till en grupp och vilka kommentarer eller svar är skrivna av dem. Om kommentarer i dokument När ni ska arbeta tillsammans på ett dokument, men vid olika tidpunkter, kan man använda kommentarer i IBM Docs för att föra diskussioner. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Kommentarerna visas i panelen Kommentarer där du kan se svarstråden under varje kommentar. Du kan skapa eller ta bort kommentarer, svara, skicka kommentarer eller svar till andra redigerare och söka efter nyckelord i kommentarerna. Du kan se kommentarer eller svar riktade till dig, och se kommentarer eller svar som skapats av andra redigerare eller som är riktade till andra redigerare. Om du, under en diskussion i en kommentar, behöver att någon utreder ytterligare eller svarar på en fråga kan du tilldela objektet till någon av redigerarena för dokumentet. Du kan använda till att rikta svaret till valfri redigerare. Den personen ser då de kommentarer eller svar som är riktade till honom eller henne i panelen Kommentarer. Programansvarige Tina har utarbetat en affärsplan för 2011,2012 och hon behöver kommentarer från projektledare i hennes projekt. Tidigare måste Tina skicka mejl till alla projektledare och be dem att kommentera via mail eller uppdatera det bifogade dokumentet. När de inte kommenterade samma version måste Tina lista ut vilka kommentarer som avsåg vilket avsnitt och sammanfoga kommentarerna. Om Tina ville att någon av dem skulle utreda en fråga närmare måste hon också skicka mejl. Nu delar Tina affärsplanen med alla projektledare och ber dem att ge kommentarer. Projektledare kan ge kommentarer vid olika tidpunkter och diskutera viktiga frågor. Tina kan tilldela valfri projektledare en fråga där hon ber dem att ytterligare utreda en fråga, och sedan kan den tilldelade projektledaren göra ändringar i planen. 32 Smartcloud Docs

37 Närliggande uppgifter: Skapa kommentarer i dokument När du redigerar eller granskar ett dokument kan du skapa kommentarer som hjälper dig att samarbeta med andra redaktörer. Du kan lägga till svar på kommentarerna. Alla kommentarer och svar i dokumentet visas i sidofältet Kommentarer. Visa kommentarer i dokument på sidan 34 Om sidofältet inte visas när du öppnar ett dokument klickar du på Sidofält. Då ser du alla kommentarer och svar på kommentarspanelen. Söka kommentarer i dokument på sidan 35 Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. Skapa kommentarer i dokument När du redigerar eller granskar ett dokument kan du skapa kommentarer som hjälper dig att samarbeta med andra redaktörer. Du kan lägga till svar på kommentarerna. Alla kommentarer och svar i dokumentet visas i sidofältet Kommentarer. Skriva kommentarer och svar i dokumentet: 1. Klicka där du vill infoga en kommentar. 2. Välj Team > Lägg till kommentar eller klicka på Lägg till kommentar i verktygsfältet. Kommentarspanelen visas. 3. Skriv kommentaren i fältet och tryck på Enter eller klicka på Lägg till. Kommentaren infogas i dokumentet och visas på panelen med ditt namn och datum. Nu kan du starta en konversation med andra. 4. Valfritt: Om du vill rikta en kommentar till en viss redaktör, anger du En lista över redaktörer i dokumentet visas. Välj redaktör i listan och skriv kommentaren. 5. Du svarar på kommentarer genom att klicka på dubbelpilen så expanderas den. Klicka sedan på Svara och skriv svaret. Tryck på Enter när du har skrivit färdigt. Svaret läggs till i kommentaren med en annan ikon. 6. Valfritt: Du kan rikta svaret till valfri redigerare. När du skriver svaret visar du en lista över dokumentredigerare med Välj redigerare i listan och skriv ditt svar. 7. Om du vill ta bort en kommentar, klickar du på papperskorgen. Kommentaren och alla svar tas bort. 8. När du är klar med kommentarer och synpunkter på dokumentet väljer du Visa > Sidofält så att kommentarspanelen göms. Närliggande begrepp: Arbeta med dokument 33

38 Om kommentarer i dokument på sidan 32 När ni ska arbeta tillsammans på ett dokument, men vid olika tidpunkter, kan man använda kommentarer i IBM Docs för att föra diskussioner. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Närliggande uppgifter: Visa kommentarer i dokument Om sidofältet inte visas när du öppnar ett dokument klickar du på Sidofält. Då ser du alla kommentarer och svar på kommentarspanelen. Söka kommentarer i dokument på sidan 35 Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. Visa kommentarer i dokument Om sidofältet inte visas när du öppnar ett dokument klickar du på Sidofält. Då ser du alla kommentarer och svar på kommentarspanelen. Den här uppgiften Du kan se kommentarer och svar som skapats av dig eller som är riktade till dig. Du kan också se kommentarer och svar som skapats av andra redigerare eller som är riktade till andra redigerare. Läsa kommentarer och svar: 1. Klicka på Kommentarer i sidofältet om du vill se kommentarspanelen. Om sidofältet inte visas väljer du Visa > Sidofält så öppnas det. 2. Du kan klicka på dubbelpilen om du vill expandera en kommentar och läsa detaljerad information och svarstrådar. Markören pekar på den plats där kommentaren skapas. Du kan också klicka på kommentarsmarkeringen mentet. Kommentaren visas i kommentarspanelen. i doku- 3. Klicka på i fönstret Kommentarer och välj Visa kommentarer riktade till mig. Alla kommentarer som är riktade till dig visas. Även om endast ett svar på en kommentar är riktat till dig, visas hela kommentarstråden. 4. Klicka på i fönstret Kommentarer och välj Visa kommentarer från mig. Alla kommentarer som du har skrivit visas. Även om du endast skrivit ett svar på en kommentar, visas hela kommentarstråden. 5. Om du vill se kommentarer och svar som har skrivits av andra redigerare eller riktats av andra, klickar du på redigerarens namn på panelen Redigerare. Alternativet Riktad till visar alla trådar där redigeraren omnämns med Klicka på Skrivet av om du vill se kommentarer eller svar som är skrivna av redigeraren. Anm: När du klickar på någon redigerare markeras dennes namn. Om du klickar på namnet igen stängs kommentarerna och svaren till och från den personen. 6. Klicka på dubbelpilen för att expandera den. Du kan se den detaljerade tråden för alla kommentarer. 7. Om du inte vill se kommentarer eller svara klickar du på Stäng. Närliggande begrepp: 34 Smartcloud Docs

39 Om kommentarer i dokument på sidan 32 När ni ska arbeta tillsammans på ett dokument, men vid olika tidpunkter, kan man använda kommentarer i IBM Docs för att föra diskussioner. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Närliggande uppgifter: Skapa kommentarer i dokument på sidan 33 När du redigerar eller granskar ett dokument kan du skapa kommentarer som hjälper dig att samarbeta med andra redaktörer. Du kan lägga till svar på kommentarerna. Alla kommentarer och svar i dokumentet visas i sidofältet Kommentarer. Söka kommentarer i dokument Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. Söka kommentarer i dokument Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. 1. Klicka på Kommentarer i sidofältet så visas kommentarspanelen. Om sidofältet inte visas väljer du Visa > Sidofält så öppnas det. 2. Klicka på på kommentarspanelen och välj Sök kommentarer. 3. Ange nyckelord i sökfältet. 4. Tryck på Enter eller klicka på Sök. De kommentarer som innehåller nyckelorden visas. 5. Om resultatet inte är vad du vill kan du ange nya nyckelord och söka igen. 6. Klicka på Stäng för att avsluta sökläget. Närliggande begrepp: Om kommentarer i dokument på sidan 32 När ni ska arbeta tillsammans på ett dokument, men vid olika tidpunkter, kan man använda kommentarer i IBM Docs för att föra diskussioner. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Närliggande uppgifter: Skapa kommentarer i dokument på sidan 33 När du redigerar eller granskar ett dokument kan du skapa kommentarer som hjälper dig att samarbeta med andra redaktörer. Du kan lägga till svar på kommentarerna. Alla kommentarer och svar i dokumentet visas i sidofältet Kommentarer. Visa kommentarer i dokument på sidan 34 Om sidofältet inte visas när du öppnar ett dokument klickar du på Sidofält. Då ser du alla kommentarer och svar på kommentarspanelen. Arbeta med dokument 35

40 Redigera dokument När du redigerar ett dokument kan du ange formateringsegenskaper som teckensnitt, justering och indrag. Du kan skapa en punktlista eller numrerad lista, infoga en länk, skapa ett sidhuvud eller en sidfot samt använda stavningskontrollen. Du kan också skriva ut dokumentet. Närliggande uppgifter: Överföra och dela dokument på sidan 19 Du kan överföra alla typer av dokument till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Importera dokument på sidan 21 När du har överfört IBM Lotus Symphony-dokument eller andra dokumentfiltyper till fillistan kan du importera dem s å att du och andra kan arbeta med dem i webbläsare. Dela dokument med personer eller gemenskaper på sidan 25 Du kan dela ett dokument med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange åtkomstnivåer för dokument på sidan 27 När du har delat ett dokument med individer eller en gemenskap, kan du återställa deras åtkomstnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Exportera dokument till andra filformat på sidan 24 När du har skapat och publicerat ett dokument i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..doc och.pdf. Närliggande referens: Filformat som hanteras i dokument på sidan 22 I IBM Docs kan du arbeta med olika filformat. Filer som öppnats i ett format kan exporteras till andra format. Formatera text i dokument Du kan välja teckensnittseffekter, teckenstorlek, justera text och mer. Du kan också skapa punktlistor eller numrerade listor att infoga i dokumentet. Inställning av teckensnittseffekter Du kan ställa in teckensnittseffekter för den markerade texten. Du kan göra texten halvfet, kursiv och genomstruken. Du kan också ange teckensnittsfärger. Den här uppgiften Du måste markera texten först. Om ingen text är markerad, används teckensnittsformatet på texten som du skriver. v Markera texten som du vill ställa in teckensnittseffekter för. Alternativ Göra den markerade texten halvfet Göra den markerade texten kursiv Göra den markerade texten understruken Beskrivning Välj Format > Textegenskaper > Fet. Välj Format > Textegenskaper > Kursiv. Välj Format > Textegenskaper > Understrykning. Göra den markerade texten genomstruken Välj Format > Textegenskaper > Genomstrykning. 36 Smartcloud Docs

41 v Välj teckenfärger genom att klicka på Välj teckenfärg i verktygsraden och välj den färg du vill ha. Klicka på Fler färger om du vill använda andra färger. v Du färgmarkerar text genom att klicka på Välj markeringsfärg i verktygsfältet och väljer den färg du vill ha. Klicka på Fler färger om du vill använda andra färger. Närliggande uppgifter: Göra text upphöjd eller nedsänkt Du kan göra den markerade texten upphöjd eller nedsänkt. Med upphöjd eller nedsänkt text kan du infoga till exempel copyrightsymboler till ett ord. Inställning av textstorlek på sidan 38 I ett dokument kan du ställa in teckenstorleken för den markerade texten, och öka eller minska teckenstorleken snabbt. Justera text på sidan 38 Du kan justera text till vänster, höger, centrera den eller marginaljustera den. Textindrag på sidan 39 Du kan ändra indraget för den markerade texten. Lägga till punkter och numrering i dokument på sidan 40 Du kan lägga till punkter och numrering till listor i ett dokument. Göra text upphöjd eller nedsänkt Du kan göra den markerade texten upphöjd eller nedsänkt. Med upphöjd eller nedsänkt text kan du infoga till exempel copyrightsymboler till ett ord. Den här uppgiften Ett nedsänkt eller upphöjt tecken är ett tal, en siffra, en symbol eller en indikator som är mindre och är placerad under eller över baslinjen. Nedsänkt är under baslinjen, till exempel H 2 O. Upphöjt ligger över baslinjen, till exempel a 2. Upphöjda och nedsänkta tecken används mest i formler, matematiska uttryck och beskrivningar av kemiska föreningar eller isotoper. Höja upp eller sänka ned texten: 1. Markera texten som du ska göra upphöjd eller nedsänkt. 2. Välj Format > Upphöjd eller Nedsänkt. Närliggande uppgifter: Inställning av teckensnittseffekter på sidan 36 Du kan ställa in teckensnittseffekter för den markerade texten. Du kan göra texten halvfet, kursiv och genomstruken. Du kan också ange teckensnittsfärger. Arbeta med dokument 37

42 Inställning av textstorlek I ett dokument kan du ställa in teckenstorleken för den markerade texten, och öka eller minska teckenstorleken snabbt. Justera text Du kan justera text till vänster, höger, centrera den eller marginaljustera den. Textindrag på sidan 39 Du kan ändra indraget för den markerade texten. Lägga till punkter och numrering i dokument på sidan 40 Du kan lägga till punkter och numrering till listor i ett dokument. Inställning av textstorlek I ett dokument kan du ställa in teckenstorleken för den markerade texten, och öka eller minska teckenstorleken snabbt. Den här uppgiften Innan du ställer in teckenstorlek kan du ange teckensnitt för den markerade texten, och sedan välja lämplig storlek för texten. 1. Markera texten som du vill ange teckenstorlek för. 2. Klicka på Välj teckenstorlek i verktygsfältet. Välj den storlek du vill ha. 3. Om du vill öka eller minska teckenstorleken väljer du Format > Textegenskaper > Öka teckenstorlek eller Minska teckenstorlek. Närliggande uppgifter: Inställning av teckensnittseffekter på sidan 36 Du kan ställa in teckensnittseffekter för den markerade texten. Du kan göra texten halvfet, kursiv och genomstruken. Du kan också ange teckensnittsfärger. Göra text upphöjd eller nedsänkt på sidan 37 Du kan göra den markerade texten upphöjd eller nedsänkt. Med upphöjd eller nedsänkt text kan du infoga till exempel copyrightsymboler till ett ord. Justera text Du kan justera text till vänster, höger, centrera den eller marginaljustera den. Textindrag på sidan 39 Du kan ändra indraget för den markerade texten. Lägga till punkter och numrering i dokument på sidan 40 Du kan lägga till punkter och numrering till listor i ett dokument. Justera text Du kan justera text till vänster, höger, centrera den eller marginaljustera den. Den här uppgiften Textjusteringen anger utseende och orientering för ett styckes kanter. Marginaljustering av ett stycke innebär till exempel att både vänster- och högermarginalen i ett stycke blir rak. Vänsterjustering av ett stycke innebär att den vänstra kanten i stycket följer vänstermarginalen. I en tabell innebär textjustering att textens position i en cell anpassas. 38 Smartcloud Docs

43 1. Klicka någonstans i den text du vill justera. 2. Välj Format > Justera och sedan Vänster, Höger, Centrera eller Marginal. Tips: Du kan snabbt justera text genom att klicka på Vänsterjustera, Centrera, Högerjustera eller Marginaljustera i verktygsfältet. Närliggande uppgifter: Inställning av teckensnittseffekter på sidan 36 Du kan ställa in teckensnittseffekter för den markerade texten. Du kan göra texten halvfet, kursiv och genomstruken. Du kan också ange teckensnittsfärger. Göra text upphöjd eller nedsänkt på sidan 37 Du kan göra den markerade texten upphöjd eller nedsänkt. Med upphöjd eller nedsänkt text kan du infoga till exempel copyrightsymboler till ett ord. Inställning av textstorlek på sidan 38 I ett dokument kan du ställa in teckenstorleken för den markerade texten, och öka eller minska teckenstorleken snabbt. Textindrag Du kan ändra indraget för den markerade texten. Lägga till punkter och numrering i dokument på sidan 40 Du kan lägga till punkter och numrering till listor i ett dokument. Textindrag Du kan ändra indraget för den markerade texten. Den här uppgiften Indrag bestämmer avståndet mellan sidmarginal och texten i ett stycke. Inom marginalerna kan du öka eller minska indraget för ett stycke eller ett antal stycken. 1. Markera det stycke som du vill dra in. 2. Välj Format > Öka indrag. 3. Om du vill minska indraget väljer du Format > Minska indrag. Tips: Du kan snabbt ändra indrag på stycket genom att klicka på respektive i verktygsfältet. Närliggande uppgifter: Arbeta med dokument 39

44 Inställning av teckensnittseffekter på sidan 36 Du kan ställa in teckensnittseffekter för den markerade texten. Du kan göra texten halvfet, kursiv och genomstruken. Du kan också ange teckensnittsfärger. Göra text upphöjd eller nedsänkt på sidan 37 Du kan göra den markerade texten upphöjd eller nedsänkt. Med upphöjd eller nedsänkt text kan du infoga till exempel copyrightsymboler till ett ord. Inställning av textstorlek på sidan 38 I ett dokument kan du ställa in teckenstorleken för den markerade texten, och öka eller minska teckenstorleken snabbt. Justera text på sidan 38 Du kan justera text till vänster, höger, centrera den eller marginaljustera den. Lägga till punkter och numrering i dokument Du kan lägga till punkter och numrering till listor i ett dokument. Lägga till punkter och numrering i dokument Du kan lägga till punkter och numrering till listor i ett dokument. Den här uppgiften v Lägga till punkter: 1. Klicka på Lägg till eller ändra punktlista i verktygsfältet. 2. Skriv innehållet och tryck på Enter. Ytterligare en punkt infogas med standardpunktformat. Tips: Om du vill att texten härnäst ska vara ett normalt stycke (ingen punktlista) trycker du på Enter två gånger. Om du vill ha flera nivåer på punktlistan klickar du på Öka indrag eller Minska indrag. 3. Om du inte vill använda standardpunktformatet klickar du på pilen på Lägg till eller ändra punktlista. En panel med alla punktformat visas. v 4. Välj det punktformat du vill ha. 5. Om du vill ta bort punkterna markerar du punktlistan och klickar på Lägg till eller ändra punktlista. Lägga till numrering: 1. Klicka på Lägg till eller ändra numrerad lista i verktygsfältet. 40 Smartcloud Docs

45 2. Skriv innehållet och tryck på Enter. Ytterligare en punkt infogas med standardnumreringsformat. Tips: Om du vill att texten härnäst ska vara ett normalt stycke (ingen numrerad lista) trycker du på Enter två gånger. Om du vill lägga till ytterligare en numrerad lista efter detta stycke kommer listan som standard att starta om med nummer 1. Om du i stället vill fortsätta numrering där den förra listan slutade högerklickar du och väljer Fortsätt med listan. 3. Om du inte vill använda standardnumreringsformatet klickar du på pilen på Lägg till eller ändra numrerad lista. En panel med alla numreringsformat visas. 4. Välj det numreringsformat du vill ha. 5. Om du vill ta bort numreringen markerar du den numrerade listan och klickar på Lägg till eller ändra numrerad lista igen. 6. Om du vill ha flera nivåer på den numrerade listan klickar du på Öka indrag eller Minska indrag, eller så väljer du ett fördefinierat format genom att välja Format > Flernivålista. Närliggande uppgifter: Inställning av teckensnittseffekter på sidan 36 Du kan ställa in teckensnittseffekter för den markerade texten. Du kan göra texten halvfet, kursiv och genomstruken. Du kan också ange teckensnittsfärger. Göra text upphöjd eller nedsänkt på sidan 37 Du kan göra den markerade texten upphöjd eller nedsänkt. Med upphöjd eller nedsänkt text kan du infoga till exempel copyrightsymboler till ett ord. Inställning av textstorlek på sidan 38 I ett dokument kan du ställa in teckenstorleken för den markerade texten, och öka eller minska teckenstorleken snabbt. Justera text på sidan 38 Du kan justera text till vänster, höger, centrera den eller marginaljustera den. Textindrag på sidan 39 Du kan ändra indraget för den markerade texten. Arbeta med dokument 41

46 Skapa flernivålistor i dokument Infoga indragna ordnade listor eller en disposition som innehåller dokumentets avsnittsrubriker. 1. I ett öppet dokument klickar du på det ställe där du vill infoga en flernivålista. 2. Välj Format > Flernivålista. 3. Klicka på en miniatyrbild för det förformaterade format du vill använda. Tips: Om du tänker använda ordnade rubriker i dokumentet ska du välja ett format med rubriker i miniatyrbilden. 4. Klicka på OK. 5. Gör något av följande när du skriver listan: v v Om du har en lista utan rubriker använder du tabb eller skift+tabb för att ange indragningsnivå. Numreringssymbolen visas automatiskt för respektive nivå. Om du har en lista med rubriker klickar du på Välj format för att ange rubriknivå. Både numreringsnivå och indragsnivå för respektive rubriknivå visas automatiskt. Anm: Ikonen Välj format är inte aktiv vid samredigering. Och sedan då? Anm: Du kan också tillämpa den första nivån för ett förformaterat format på en befintlig lista genom att skriva in listan vänsterställt, markera listraderna och välja Format > Flernivålista. Använd sedan tangenterna Enter och tabb för att ange de underordnade nivåerna. Om du arbetar med rubriker bör du observera att om du trycker på Enter efter en rubrik resulterar det i brödtextformat på nästa rad i stället för att fortsätta med samma format, vilket blir resultatet när du trycker på Enter i en lista utan rubriker. Infoga länkar I ett dokument kan du infoga en länk till en webbsida eller en e-postadress. 42 Smartcloud Docs

47 Den här uppgiften 1. Välj Infoga > Länk. Fönstret Lägg till eller redigera länk visas. 2. I fältet Länktyp väljer du den länktyp du vill använda och anger inställningarna för den: Alternativ URL-adress E-postadress Beskrivning Välj URL om du vill skapa en länk till en annan webbsida. Välj protokoll i fältet Protokoll följt av URL-adressen. Välj E-postadress om du vill skapa en länk till en e-postadress. Ange e-postadress, meddelandeärende och meddelandetexten som du vill skicka till e-postadressen. 3. Klicka på OK. 4. När du har infogat länken kan du redigera den genom att välja Infoga > Länk eller klicka på Lägg till eller redigera länk i verktygsfältet. Skapa sidhuvud och sidfot I ett dokument kan du skapa en rubrik längst upp i sidmarginalen, eller en sidfot längst ned i sidmarginalen. Du kan även redigera sidhuvud eller sidfot efter att du skapat dem. Den här uppgiften Sidhuvuden och sidfötter är områden i de övre respektive nedre sidmarginalerna där du kan lägga till text och bilder. Du kan till exempel infoga sidnummer, datum, en företagslogotyp, författarens namn och så vidare. Marginalen är det tomma utrymmet utanför utskriftsområdet på en sida. Oavsett hur många sidbrytningar dokumentet har kan du bara skapa ett sidhuvud och en sidfot för dokumentet. Sidhuvudet är i den övre marginalen och sidfoten i den nedre marginalen. Du anger om du vill inkludera sidhuvud eller sidfot när du skriver ut dokumentet. Arbeta med dokument 43

48 v Lägga till ett sidhuvud på sidan: 1. Välj Infoga > Sidhuvud. Det visas ett grått område överst. 2. Dubbelklicka på det grå området för att redigera. Det visas ett verktygsfält. 3. Skriv den text du önskar i sidhuvudsfältet. Tips: Om du vill tömma innehållet i sidhuvudet klickar du på Ta bort. 4. Ange textinställningar via verktygsfältet, som teckenstorlek, teckensnittseffekter, teckensnittsfärg och justering. 5. Du kan också infoga en bild i sidhuvudsfältet. Klicka på Infoga bild, bläddra till bildfilen och klicka på OK. 6. När du är klar med sidhuvudet klickar du på Stäng i verktygsfältet. Då avslutas redigeringsläget. 7. Du kan dubbelklicka på sidhuvudsfältet för att redigera sidhuvudet. v 8. Valfritt: Om du inte vill att sidhuvudet ska visas klickar du på. Lägga till en sidfot på sidan: 1. Välj Infoga > Sidfot. Det visas ett grått område nederst. 2. Dubbelklicka på det grå området för att redigera. Det visas ett verktygsfält. 3. Skriv den text du önskar i sidfotsfältet. Tips: Om du vill tömma innehållet i sidfoten klickar du på Ta bort. 4. Ange textinställningar via verktygsfältet, som teckenstorlek, teckensnittseffekter, teckensnittsfärg och justering. 44 Smartcloud Docs

49 5. Du kan också infoga en bild i sidfotsfältet. Klicka på Infoga bild, bläddra till bildfilen och klicka på OK. 6. När du är klar med sidfoten klickar du på Stäng i verktygsfältet. 7. Du kan dubbelklicka på sidfotsfältet för att redigera sidfoten. 8. Valfritt: Om du inte vill att sidfoten ska visas klickar du på. Tips: Gör så här om du vill infoga ett sidnummer eller datum och klockslag: 1. Dubbelklicka på sidhuvud eller sidfot så du kommer till redigeringsläge. Verktygsfältet visas. 2. Klicka på Fält i verktygsfältet. 3. Välj det fält du vill använda: Sidnummer, Datum eller Klockslag. Närliggande uppgifter: Infoga fält i dokument Du kan infoga datum och klockslag antingen i textområdet eller i sidfot eller sidhuvud. Du kan infoga sidnummer endast i sidfot eller sidhuvud. Skapa innehållsförteckning Du skapar en innehållsförteckning genom att först lägga till rubriker i dokumentet på rätt nivåer. 1. För respektive avsnittsrubrik i dokumentet klickar du på rubriktexten, sedan Format > Rubrik och klicka därefter på den rubriknivå du vill tilldela den. 2. Flytta markören till den plats där du vill infoga innehållsförteckningen. 3. Välj Infoga > Innehållsförteckning. En innehållsförteckning genereras automatiskt baserat på rubrikerna och visas där markören ställts. 4. Om du vill generera sidnummer publicerar du filen som en ny version. 5. Om du gör ändringar i avsnittsrubrikerna kan du automatiskt förnya innehållsförteckningen genom att högerklicka och sedan välja Innehållsförteckning > Uppdatera. 6. Du tar bort innehållsförteckningen genom att högerklicka på den och välja Innehållsförteckning > Ta bort. Infoga fält i dokument Du kan infoga datum och klockslag antingen i textområdet eller i sidfot eller sidhuvud. Du kan infoga sidnummer endast i sidfot eller sidhuvud. v Infoga ett datum i textområdet: 1. Välj Infoga > Fält > Datum. Arbeta med dokument 45

50 v 2. Välj datumformat och klicka på OK. Infoga ett klockslag i textområdet: 1. Välj Infoga > Fält > Kockslag. 2. Välj tidsformat och klicka på OK. v Infoga ett sidnummer, datum och klockslag i sidhuvud eller sidfot: 1. Dubbelklicka på sidhuvud eller sidfot så du kommer till redigeringsläge. Verktygsfältet visas. 2. Klicka på Fält i verktygsfältet. 3. Välj det fält du vill använda: Sidnummer, Datum eller Klockslag. Närliggande uppgifter: Skapa sidhuvud och sidfot på sidan 43 I ett dokument kan du skapa en rubrik längst upp i sidmarginalen, eller en sidfot längst ned i sidmarginalen. Du kan även redigera sidhuvud eller sidfot efter att du skapat dem. Stavningskontrollera dokument Du kan välja att kontrollera stavningen av hela dokumentet när du skrivit klart eller medan du arbetar. 46 Smartcloud Docs

51 Den här uppgiften När du redigerar ett dokument kanske du inte har tid att kontrollera stavning och grammatik manuellt. Med ett verktyg kan du hitta och åtgärda fel snabbare. IBM Docs kan kontrollera stavning medan du skriver och stryka under ord som eventuellt är felstavade med en röd vågig linje. När du aktiverar parallell stavningskontroll börjar stavningskontrollen med att gå igenom hela dokumentet. Innan du aktiverar stavningskontrollen kan du välja vilken ordlista som ska användas. 1. Välj Verktyg > Ordböcker för stavningskontroll och välj vilken ordlista du vill använda för stavningskontrollen. 2. Välj Verktyg > Stavningskontrollera medan du skriver för att aktivera stavningskontrollen. Hela dokumentet stavningskontrolleras och text med stav- eller grammatikfel markeras med en röd vågig linje. När du fortsätter skriva markeras text med stav- eller grammatikfel också med en röd vågig linje. 3. Du kan göra följande med de röda understrukna orden: v Högerklicka på ordet så visas en lista över ordförslag. Välj rätt ord. v Om du inte vill korrigera ordet högerklickar du och väljer Ignorera så tas den röda linjen bort. v Om du vill ignorera alla förekomster av ordet i hela dokumentet väljer du Ignorera alla. När du skriver ordet nästa gång markeras det inte längre med en röd vågig linje. v Om ordet med en röd vågig linje förekommer flera gånger i dokumentet och du vill korrigera samtliga förekomster samtidigt högerklickar du och väljer Korrigera alla. 4. Om du inte vill ha någon stavningskontroll av dokumentet väljer du Verktyg > Stavningskontrollera medan du skriver igen så avaktiveras funktionen. Skriva ut dokument Om du väljer Skriv ut i ett dokument öppnas ett nytt webbläsarfönster där du kan välja layoutalternativ. 1. Inne i ett öppet dokument klickar du på Arkiv > Skriv ut. En separat webbläsarfönster öppnas. 2. Som standard lägger webbläsaren till sidhuvud och sidfot i utskriften. Du kan ändra innehåll eller gömma sidhuvud och sidfot genom att göra så här. Klicka på i webbläsaren för exakta instruktioner. Viktigt: Det sidhuvud och den sidfot du lägger in i dokumentet i IBM Docs kan inte skrivas ut. 3. Om du vill ändra inställningar för pappersstorlek och annat följer du stegen för webbläsaren på samma sätt som i steg 2. Anm: Bakgrundsfärger och bilder skrivs inte ut som standard. Välj Skriv ut bakgrund (färger & bilder) i fönstret Utskriftsalternativ om du vill skriva ut bakgrunden med. 4. Klicka på Skriv ut. 5. Välj de utskriftsalternativ du vill ha och klicka på OK. Arbeta med dokument 47

52 Skriva ut dokument till PDF-filer Du kan spara ett dokument i PDF-format så att du kan hämta och skriva ut det. 1. Öppna ett dokument och välj Arkiv > Skriv till PDF. 2. Välj utskriftsalternativ. Välj PDF-märkord om du vill skriva PDF-märkord, vilket ökar filens storlek. En PDF-fil med märkord innehåller information om dokumentinnehållets struktur. Strukturen hjälper till att visa dokumentet på enheter med skärmläsarprogram. 3. Klicka på OK. 4. När du ser meddelandet Bearbetningen är klar klickar du på länken Klicka här för att hämta filen. 5. Klicka på Öppna med och klicka på OK. Filen hämtas och öppnas i Adobe Reader. Standardprogrammet är Adobe Reader men du kan välja andra program att öppna filen i. 6. Välj Arkiv > Skriv ut från Adobe Reader. 7. Välj utskriftsalternativ och klicka på OK. Arbeta med bilder i dokument Du kan infoga en bild och ange grafikegenskaper. Du kan ändra storlek på en bild i fönstret Bildegenskaper eller genom att dra i bildkanten. Infoga bilder i dokument Du kan infoga bilder i dokumentet. 48 Smartcloud Docs

53 1. Välj Infoga > Bild. Fönstret Infoga bild visas. 2. Klicka på Bläddra för att välja den bild du vill infoga. 3. Klicka på Infoga. Bilden infogas i dokumentet. Närliggande uppgifter: Ange bildegenskaper i dokument Du kan ange storlek och andra egenskaper för en markerad bild i dokument. Ange bildegenskaper i dokument Du kan ange storlek och andra egenskaper för en markerad bild i dokument. 1. Välj den bild du vill ange egenskaper för och klicka på Bildegenskaper. 2. Fyll i värden i fälten Bredd och Höjd. Tips: Du kan dra för att ändra storleken på bilden. Placera muspekaren på bildkanten tills du ser en dubbelriktad pil och dra sedan. Arbeta med dokument 49

54 3. Om du markerar Lås höjd/bredd-förhållandet ändras inställningarna för Bredd och Höjd proportionellt. 4. Ange kantlinjerna. 5. Ge en beskrivning i fältet Alternativ text som visas om bilden inte visas. 6. Klicka på OK. Närliggande uppgifter: Infoga bilder i dokument på sidan 48 Du kan infoga bilder i dokumentet. Arbeta med tabeller i dokument Du kan skapa en tabell, infoga, ta bort, ändra storlek på kolumner och definiera tabellrubriker. Du kan ange olika egenskaper för en hel tabell eller för en eller flera celler. Skapa tabeller i dokument Du kan skapa en tom tabell eller en tabell med fördefinierat format i dokumenten. v Om du vill skapa en enkel tom tabell gör du så här: 1. Klicka där du vill infoga en tabell. 2. Välj Tabell > Skapa. v 3. Ange hur många rader och kolumner du vill ha. 4. Klicka på OK. En tom tabell skapas. Om du vill skapa en tabell med fördefinierat format gör du så här: 1. Klicka där du vill infoga en tabell. 2. Klicka på Ändra tabellformat i verktygsfältet. En panel visas med alla tillgängliga tabellformat. 50 Smartcloud Docs

55 3. Välj det format du vill ha. En tabell med valt format infogas i dokumentet. Ändra tabellformat i dokument Om du när du har skapat en tabell i ett dokument inte tycker om formatet kan du enkelt ändra det. 1. Klicka på en tabell för att aktivera den. 2. Klicka på Ändra tabellformat i verktygsfältet. En panel visas med alla tillgängliga tabellformat. 3. Välj det format du vill ha. Tabellformatet ändras. Närliggande uppgifter: Storleksändra tabeller i dokument på sidan 53 Du kan ändra radhöjd, kolumnbredd eller ändra storlek på en hel tabell. Lägga till bildtexter till tabeller i dokument på sidan 54 Du kan lägga till bildtexter till tabeller och ange om bildtexterna ska visas eller gömmas. Definiera rubriker för tabeller i dokument på sidan 54 Du kan definiera den första raden och första kolumnen som tabellrubriker. Du kan också ta bort rubriker. Ange tabellegenskaper i dokument Du kan ange tabellegenskaper, inklusive format, bredd och färg för kantlinjer samt höjd och bredd för kolumner i dokument. 1. Markera den tabell du vill ange egenskaper för, högerklicka och välj Tabellegenskaper. Du kan även välja Tabell > Tabellegenskaper. Arbeta med dokument 51

56 2. Välj format, bredd och färg för kantlinjerna i listorna Kantlinjeformat, Kantlinjebredd och Kantlinjefärg. 3. Fyll i värden i fälten Kolumnbredd och Radhöjd. 4. Klicka på OK. Ange bakgrundsfärger för tabellceller Du kan ange bakgrundsfärg för tabellceller. 1. Markera de celler du vill ange bakgrundsfärg för. Om du vill ange bakgrundsfärg för endast en cell klickar du bara på den. 2. Klicka på Välj bakgrundsfärg i verktygsfältet. 3. Välj färg på panelen. Markerade celler fylls med färgen. 4. Valfritt: Om du vill välja fler färger klickar du på Fler färger, väljer en färg och klickar på OK. Justera text i tabellceller i dokument Du kan justera text i celler som du vill ha den i en tabell. 1. Klicka på en cell där du vill justera texten. 2. Välj Tabell > Cell och sedan Vänsterjustera, Centrera eller Högerjustera. Tips: Du kan också högerklicka på en cell och välja Cell och sedan Vänsterjustera, Centrera eller Högerjustera. Lägga till rader och kolumner i tabeller Du kan lägga till rader och kolumner i en tabell. v v Lägga till rader: 1. Högerklicka på en cell på den rad där du vill lägga till en rad. 2. Välj Rad > Infoga rad ovanför eller Infoga rad nedanför. Lägga till kolumner: 52 Smartcloud Docs

57 1. Högerklicka på en cell i den kolumn där du vill lägga till en kolumn. 2. Välj Kolumn > Infoga kolumn före eller Infoga kolumn efter. Resultat Anm: v Om du infogar eller tar bort en kolumn påverkas andra kolumners storlek. v Du kan snabbt lägga till rader och kolumner genom att upprepade gånger klicka på Infoga eller flytta rad eller Infoga eller flytta kolumn i verktygsfältet. Flytta rader och kolumner i tabeller Du kan flytta en rad uppåt eller nedåt, och flytta en kolumn åt vänster eller höger i tabellen. v Flytta en rad: 1. Högerklicka på en cell i den rad som du vill flytta. 2. Välj Rad > Flytta rad uppåt eller Flytta rad nedåt. v Flytta en kolumn: 1. Högerklicka på en cell i den kolumn som du vill flytta. 2. Välj Kolumn > Flytta kolumn åt vänster eller Flytta kolumn åt höger. Resultat Anm: Det går inte att flytta tabellrubriker när du flyttar rader och kolumner. Sammanfoga eller dela celler i tabeller I en tabell kan du direkt sammanfoga en cell med en intilliggande cell nedanför eller sammanfoga flera celler samtidigt. Du kan också dela en cell vertikalt eller horisontellt. v Om du vill sammanfoga en cell med en intilliggande cell nedanför högerklickar du på cellen och väljer Cell > Sammanfoga med cell nedanför. v Om du vill sammanfoga flera celler markerar du dessa celler, högerklickar och väljer Cell > Sammanfoga celler. v Om du vill dela en cell högerklickar du och väljer Cell > Dela vertikalt eller Dela horisontellt. Storleksändra tabeller i dokument Du kan ändra radhöjd, kolumnbredd eller ändra storlek på en hel tabell. v v v Peka på kantlinjen till den kolumn du vill flytta tills muspekaren ändras till en dubbelsidig pil. Dra kanten till den nya platsen. Peka på kantlinjen till den rad du vill flytta tills muspekaren ändras till en dubbelsidig pil. Dra kanten till den nya platsen. Storleksändra en hel tabell: Arbeta med dokument 53

58 1. Placera pekaren över slutet av tabellen tills storleksändringshandtaget visas. 2. Placera pekaren över storleksändringshandtaget tills en dubbelpil visas. 3. Dra tabellen till önskad storlek. Resultat Anm: Om du ändrar storleken på en kolumn ändras även storleken på efterföljande kolumner. Närliggande uppgifter: Ändra tabellformat i dokument på sidan 51 Om du när du har skapat en tabell i ett dokument inte tycker om formatet kan du enkelt ändra det. Lägga till bildtexter till tabeller i dokument Du kan lägga till bildtexter till tabeller och ange om bildtexterna ska visas eller gömmas. Definiera rubriker för tabeller i dokument Du kan definiera den första raden och första kolumnen som tabellrubriker. Du kan också ta bort rubriker. Lägga till bildtexter till tabeller i dokument Du kan lägga till bildtexter till tabeller och ange om bildtexterna ska visas eller gömmas. 1. Högerklicka på en tabell och välj Visa bildtext. Ett grått område visas där du kan skriva bildtexten. 2. Klicka på det grå området och skriv bildtexten. 3. Du kan redigera egenskaperna för bildtexten, såsom justering, teckenstorlek och så vidare. 4. Valfritt: Högerklicka på en tabell och välj Göm bildtext om du inte vill att den ska visas. Närliggande uppgifter: Ändra tabellformat i dokument på sidan 51 Om du när du har skapat en tabell i ett dokument inte tycker om formatet kan du enkelt ändra det. Storleksändra tabeller i dokument på sidan 53 Du kan ändra radhöjd, kolumnbredd eller ändra storlek på en hel tabell. Definiera rubriker för tabeller i dokument Du kan definiera den första raden och första kolumnen som tabellrubriker. Du kan också ta bort rubriker. Definiera rubriker för tabeller i dokument Du kan definiera den första raden och första kolumnen som tabellrubriker. Du kan också ta bort rubriker. 54 Smartcloud Docs

59 Snabbreferens för dokument v v v Om du vill definiera den första raden som rubrikrad högerklickar du på någon cell i den första raden och väljer Rad > Använd markerad rad som rubrik. Om du vill definiera den första kolumnen som rubrikkolumn högerklickar du på någon cell i den första kolumnen och väljer Kolumn > Använd markerad kolumn som rubrik. Om du inte vill ha rubriken definierad som rubrik högerklickar du på en cell i rubrikraden och väljer Rad > Ta bort rubrikformat. v Om du inte vill ha kolumnen definierad som rubrik högerklickar du på en cell i rubrikkolumnen och väljer Kolumn > Ta bort rubrikformat. Närliggande uppgifter: Ändra tabellformat i dokument på sidan 51 Om du när du har skapat en tabell i ett dokument inte tycker om formatet kan du enkelt ändra det. Storleksändra tabeller i dokument på sidan 53 Du kan ändra radhöjd, kolumnbredd eller ändra storlek på en hel tabell. Lägga till bildtexter till tabeller i dokument på sidan 54 Du kan lägga till bildtexter till tabeller och ange om bildtexterna ska visas eller gömmas. Här får du korta tips om hur man utför vissa dokumentåtgärder. Tabell 3. Formatera text Hur gör jag om jag vill... Ändra teckenstorlek? Åtgärd Markera texten och klicka på Välj Ändra färg på texten? teckenstorlek i verktygsfältet. Du kan öka eller minska teckenstorlek snabbt genom att välja Format > Textegenskaper > Öka teckenstorlek eller Minska teckenstorlek. Markera texten och klicka på Välj Markera text med färg? Ändra indrag på texten? teckenfärg icon i verktygsfältet. Markera texten och klicka på Välj markeringsfärg i verktygsfältet. Markera den text du vill göra indrag på och klicka på Öka indrag Ändra radavståndet? eller Minska indrag i verktygsfältet. Markera den text som ska radavståndet ska ändras för och klicka på Radavstånd i verktygsfältet. Arbeta med dokument 55

60 Tabell 3. Formatera text (forts) Hur gör jag om jag vill... Justera text? Åtgärd Markera den text du vill justera och klicka på Vänsterjustera, Centrera, Högerjustera eller Marginaljustera Lägga på rubrikformat på text? Göra numrerade listor och punktlistor av text? i verktygsfältet. Markera den text du vill lägga på rubrikformat på och välj Format > Rubrik. Välj sedan det rubrikformat du vill ha. Klicka på Lägg till eller ändra numrerad lista i verktygsfältet. Klicka på Lägg till eller ändra punktlista i verktygsfältet. Återgå till normal styckeformatering efter Tryck på Enter två gånger. numrerad lista eller punktlista? Skapa sidhuvud eller sidfot? Välj Infoga > Sidhuvud eller Infoga > Sidfot. Infoga datum och klockslag i text? Välj Infoga > Fält och välj sedan Datum ellertid. Infoga en länk i text? Välj Infoga > Länk. Infoga sidbrytning? Välj Infoga > Sidbrytning. Infoga specialtecken? Välj Infoga > Specialtecken. Infoga horisontell linje? Välj Infoga > Horisontell linje. Stavningskontrollera texten? Välj Verktyg > Stavningskontrollera medan du skriver. Skapa dokument från mall? Välj Arkiv > Nytt > Från mall > Dokument. Lägga till en innehållsförteckning? Välj Format > Rubrik för att lägga till ett rubrikformat till respektive rubrik, klicka där du vill att innehållsförteckningen ska infogas och välj sedan Infoga > Innehållsförteckning. Redigera en innehållsförteckning? Gör ändringarna i dokumentets rubriker, högerklicka på innehållsförteckningen och välj Uppdatera. Ta bort en innehållsförteckning? Högerklicka på innehållsförteckningen och välj Ta bort. Tabell 4. Arbeta med tabeller Hur gör jag om jag vill... Skapa en tabell? Åtgärd Välj Tabell > Skapa om du vill skapa en enkel tabell. Om du vill skapa en tabell med fördefinierade format klickar du på Ändra tabellformat i verktygsfältet. 56 Smartcloud Docs

61 Tabell 4. Arbeta med tabeller (forts) Hur gör jag om jag vill... Lägga till en rad eller flytta en rad uppåt eller nedåt i en tabell? Lägga till en kolumn eller flytta en kolumn åt vänster eller höger i en tabell? Ändra kolumnbredd? Ändra radhöjd? Ändra storlek på en hel tabell? Åtgärd Klicka på pilen på Infoga eller flytta rad i verktygsfältet och välj sedan Infoga rad ovanför, Infoga rad nedanför, Flytta rad uppåt eller Flytta rad nedåt. Klicka på pilen på Infoga eller flytta kolumn i verktygsfältet och välj sedan Infoga före, Infoga efter, Flytta kolumn åt vänster eller Flytta kolumn åt höger. Peka med musen över kolumnkanten tills den blir en storleksändringspekare. Dra i kanten till ny plats. Peka med musen över radkanten tills den blir en storleksändringspekare. Dra i kanten till ny plats. Placera muspekaren i slutet av tabellen tills storleksändringspekare och en dubbelpil visas. Dra tabellen till önskad storlek. Sammanfoga celler? Markera de celler du vill sammanfoga, högerklicka och välj Cell > Sammanfoga celler. Om du vill sammanfoga en cell med en cell nedanför högerklickar du på cellen och väljer Cell > Sammanfoga med cell nedanför. Dela en cell? Högerklicka på cellen och välj Cell > Dela vertikalt eller Dela horisontellt. Snabbt ta bort allt innehåll i en cell? Högerklicka på cellen och välj Cell > Rensa innehåll. Lägga till kantlinjer i en tabell? Högerklicka på tabellen och välj Tabell > Tabellegenskaper. Ange bakgrundsfärg på cellerna? Markera cellerna och klicka på Välj Lägga till bildtext till en tabell? Lägga till kolumn- eller radrubriker? bakgrundsfärg i verktygsfältet. Om du vill ange en bakgrundsfärg för bara en cell behöver du inte markera den. Klicka bara på den. Högerklicka på tabellen och välj Visa bildtext. Om du vill definiera den första raden som kolumnrubriker högerklickar du på en cell i första raden och väljer Rad > Använd markerad rad som rubrik. Om du vill definiera den första kolumnen som radrubriker högerklickar du på någon cell i den första kolumnen och väljer Kolumn > Använd markerad kolumn som rubrik. Arbeta med dokument 57

62 Tabell 5. Arbeta med bilder Hur gör jag om jag vill... Infoga en bild? Ange bildegenskaper som bildbredd, höjd, kantlinje och justering? Snabbt ändra bildstorlek? Åtgärd Välj Infoga > Bild. Klicka på bilden och välj sedan Format > Bildegenskaper. Klicka på bilden och placera muspekaren över kanten på bilden tills du ser en dubbelriktad pil. Då drar du i bilden. När du drar behålls inte proportionerna. Tabell 6. Samarbeta med andra i realtid Hur gör jag om jag vill... Rensa färgmarkeringarna i enkelt redigeringsläge? Dela dokumentet med andra som redigerare? Lägga till en kommentar? Åtgärd Välj Arkiv > Ta bort ändringsmarkeringar. Välj Arkiv > Dela. Placera markören där du vill infoga en kommentar och välj Team > Lägg till kommentar. Kortkommandon för dokument Du kan utföra uppgifter i dokument med hjälp av kortkommandon. Alla kortkommandon är giltiga i Windows-operativsystem. I Mac OS trycker du på kommandoknappen i stället för Ctrl. Tabell 7. Kortkommandon i IBM Docs-dokument Åtgärd Kortkommando Markera hela redigeringsområdet Ctrl+A Tillämpa halvfet stil på markeringen Ctrl+B Tillämpa kursiv stil på markeringen Ctrl+I Spara dokumentet Ctrl+S Stryka under markeringen Ctrl+U Göra om Ctrl+Y eller Ctrl+skift+Z Ångra Ctrl+Z Gå till början av dokumentet Ctrl+Home Gå till slutet av dokumentet Ctrl+End Centrera ett stycke Ctrl+skift+E Vänsterjustera ett stycke Ctrl+skift+L Högerjustera ett stycke Ctrl+skift+R Marginaljustera ett stycke Ctrl+skift+J Dra in raden Ctrl+M Flytta till föregående cell i en tabell Ctrl+Q Minska radindrag Ctrl+skift+M Markera ett objekt eller utföra en åtgärd Enter Flytta uppåt ett fönster PgUp 58 Smartcloud Docs

63 Tabell 7. Kortkommandon i IBM Docs-dokument (forts) Åtgärd Kortkommando Flytta nedåt ett fönster PgDn Flytta till nästa cell i en tabell Tabb Anm: När markören är i den sista cellen i en tabell, trycker du på tabb för att lägga till en ny rad i tabellen. Gå till nästa flik Tabb (när redigeringsområdet inte är aktiverat) Flytta till föregående cell i en tabell Skift+tabb Gå till föregående flik Skift+tabb (när redigeringsområdet inte är aktiverat) Navigera i menyn när fokus ligger på menyn. Höger- och vänsterpil Flytta nedåt i en meny Nedåtpil Flytta en nivå upp i det utökade menyträdet Vänsterpil eller Esc Utöka markeringen åt höger med ett tecken Skift+högerpil Utöka markeringen åt vänster med ett Skift+vänsterpil tecken Utöka markeringen uppåt med en rad Skift+uppåtpil Utöka markeringen nedåt med en rad Skift+nedåtpil Infoga in ny rad i samma stycke Skift+Enter Öppna menyn Arkiv. Gäller inte Mac OS. Alt+skift+F Öppna menyn Redigera. Gäller inte Mac OS. Alt+skift+E Öppna menyn Visa. Gäller inte Mac OS. Alt+skift+V Öppna menyn Infoga. Gäller inte Mac OS. Alt+skift+I Öppna menyn Format. Gäller inte Mac OS. Alt+skift+M Öppna menyn Tabell. Gäller inte Mac OS. Alt+skift+B Öppna menyn Team. Gäller inte Mac OS. Alt+skift+A Öppna menyn Verktyg. Gäller inte Mac OS. Alt+skift+T Öppna menyn Hjälp. Gäller inte Mac OS. Alt+skift+H Begränsning: Om du redan har öppnat en meny i IBM Docs fungerar det inte att trycka på Alt+skift* för flera menyer. Gå till verktygsfältet från redigeringsområdet Alt+F10 aktiverar verktygsfältet. Tryck på höger- eller vänsterpil för att gå mellan verktygsfältsalternativen. Tryck på Enter eller mellanslag för att välja ett alternativ. För kombinerade verktygsfält trycker du på nedåtpil för att öppna listan. Flytta till sidhuvudet Ctrl+Alt+O och sedan Ctrl+skift+H Flytta till sidfoten Ctrl+Alt+O och sedan Ctrl+skift+F Skriva ut dokumentet Ctrl+P Höja upp markeringen Ctrl+. Sänka ned markeringen Ctrl+, Använda normalt styckeformat Ctrl+skift+0 Arbeta med dokument 59

64 Tabell 7. Kortkommandon i IBM Docs-dokument (forts) Åtgärd Kortkommando Använda rubrikformat 1 Ctrl+skift+1 Använda rubrikformat 2 Ctrl+skift+2 Använda rubrikformat 3 Ctrl+skift+3 Använda rubrikformat 4 Ctrl+skift+4 Använda rubrikformat 5 Ctrl+skift+5 Använda rubrikformat 6 Ctrl+skift+6 Infoga en länk Ctrl+K Gå till redigeringsområdet eller till sidofältet Skift+F2 Flytta markören från kommentarspanelen till Esc redigeringsområdet Redigera sidhuvudet Ctrl+skift+H öppnar sidhuvudet. Tryck på Alt+F10 för att aktivera verktygsfältet och tryck på höger- eller vänsterpil för att gå mellan alternativen. Redigera sidfoten Ctrl+skift+F öppnar sidfoten. Tryck på Alt+F10 för att aktivera verktygsfältet och tryck på höger- eller vänsterpil för att gå mellan alternativen. 60 Smartcloud Docs

65 Arbeta med kalkylark Beräkna, analysera och hantera data. Det finns flera kategorier med funktioner för att skapa formler som utför komplexa beräkningar av data. Nybörjare i SmartCloud Docs? Titta på videor för att se hur du bäst kan utnyttja de kraftfulla och funktionsrika redigeringsprogrammen i SmartCloud Docs. Komma igång v Skapa och importera kalkylark v Dela kalkylark på sidan 70 v Samarbeta om kalkylark i realtid på sidan 73 v Samarbeta med kommentarer i kalkylark på sidan 77 v Ändra utseendet på kalkylark på sidan 81 v Hantera dataintervall på sidan 102 v Använda formler i beräkningar på sidan 108 Hjälpmedelsversionen av den här produktdokumentationen finns på SmartCloud Docs wiki. Kortkommandon Skapa och importera kalkylark Lär dig att skapa och arbeta med kalkylark i webbläsaren. Skapa kalkylark från mallar Välj en mall för kalkylarket som passar det specifika affärsändamålet. Du måste vara ägare eller redigerare till kalkylarket för att kunna välja en mall. 1. Klicka på ett kalkylark listan Filer som du har lägst redigeringsbehörighet för. Klicka sedan på Redigera i IBM Docs. 2. Välj Arkiv > Nytt > Från mall > Kalkylark. 61

66 3. Klicka på miniatyrbilden för den mall du vill använda. Tips: Om du bara vill se mallar av en viss typ, t.ex. finansmallar, klickar du förstå på ett av kategorinamnen. 4. Skriv ett namn på det nya kalkylarket och klicka OK. Anm: När du skapar ett nytt kalkylark eller skapar ett från en mall i IBM Docs är standardfilformatet för den nya filen.xlsx. Närliggande begrepp: Teckensnitt, kantlinjer och färg på sidan 82 Om du vill framhäva viktiga data, kan du ändra textformat och justering och lägga till kantlinjer och bakgrundsfärg i celler och intervallet. Närliggande uppgifter: Importera kalkylark på sidan 64 Efter att du överfört IBM Lotus Symphony-kalkylark eller andra typer av kalkylark till fillistan kan du importera dem så att du och andra kan arbeta med dem i webbläsare. Publicera en version av kalkylark på sidan 68 När du har redigerat kalkylarket kan du publicera en version på servern. Därefter kan andra hämta den nya versionen. Återställa standardformat i kalkylarksceller på sidan 84 Använd kommandot Standardformat om du vill ångra teckensnitt, kantlinjer, bakgrunder och talformat som du tillämpade tidigare. Ändra standadrdfilformatet för kalkylark Kalkylark i IBM Docs kan skapas i.xlsx- eller.ods-format. Du kan ändra standardfilformatet. 62 Smartcloud Docs

67 1. Välj Verktyg > Inställningar. 2. Klicka på det format du vill att nya filer ska ha. 3. Klicka på OK. Överföra och dela kalkylark Du kan överföra alla typer av kalkylark till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Den här uppgiften Administratören avgör vem som kan överföra filer och begränsar den mängd utrymme som du har för att lagra filer. När du når den gränsen kan du inte överföra något mer till Filer. Den mängd utrymme du har använt visas i vyn Mina filer, längst ned i listan över filer. Du kan ta bort gamla versioner av filer för att skapa mer utrymme. Överföra en fil till Mina filer: 1. Klicka på Överför filer. 2. Klicka på Bläddra i fältet Filer och välj den fil som ska överföras. Anm: Du kan repetera steget och överföra fler filer. De filer som ska överföras visas i en lista och där kan du klicka på filen för att byta namn på den eller klicka på x för att ta bort den från listan. 3. Valfritt: Skriv taggar, avdelade med ett blanktecken. 4. Välj ett av följande alternativ: Alternativ Ingen (synlig bara för mig) Beskrivning Gör filen privat. Endast ägaren kan läsa och redigera den. Arbeta med kalkylark 63

68 Alternativ Personer eller gemenskaper Alla i organisationsnamn Beskrivning Dela filen med specifika personer eller en gemenskap. Utför följande steg: 1. Välj en person eller en gemenskap. 2. Välj åtkomstnivån som läsare eller som redigerare: v Läsare kan läsa, kommentera, hämta och rekommendera en fil. v Redigerare kan läsa, redigera, kommentera, hämta, rekommendera, överföra en ny version, och ange egenskaper för filen. 3. Gör något av följande: v Om du vill dela den med personer, klickar du på fältet för att visa namnen på personer som du nyligen har delat filer med. Om namnet på personen du söker efter visas väljer du det. Om namnet inte visas skriver du in namn eller e-postadress och väljer sedan personen. v Om du vill dela den med gemenskap, skriver du namnet på gemenskapen och väljer sedan gemenskapen när den visas. Viktigt: När du delar en fil med en gemensam gemenskap blir filen gemensam. 4. Lägg till ett valfritt budskap till personer som du har delat filen med. Gör filen tillgänglig för alla i organisationen. De har läsåtkomst. 5. Klicka på Överför. Närliggande uppgifter: Dela kalkylark med personer eller gemenskaper på sidan 70 Du kan dela ett kalkylark med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange behörighetsnivåer för kalkylark på sidan 72 När du har delat ett kalkylark med enskilda personer eller en gemenskap kan du återställa deras behörighetsnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Närliggande referens: Filformat som hanteras i kalkylark på sidan 66 Ett team kan arbeta med olika kalkylarksformat i sina webbläsare. Filer som öppnas i ett format kan exporteras i andra format. Importera kalkylark Efter att du överfört IBM Lotus Symphony-kalkylark eller andra typer av kalkylark till fillistan kan du importera dem så att du och andra kan arbeta med dem i webbläsare. 64 Smartcloud Docs

69 Den här uppgiften Följande format hanteras:.ods,.ots,.xls,.xlsx,.xlt,.xltx och.csv. Importera ett kalkylark: 1. Överför en fil till fillistan. 2. Klicka på Mina filer. 3. Leta rätt på den fil du vill öppna i IBM Docs och klicka på filnamnet för att gå till en sida med olika åtgärder. 4. Klicka på Redigera i IBM Docs eller Visa för att automatiskt importera filen i IBM Docs-format. Anm: v Det går endast att öppna kalkylark med eller färre rader samt 1024 eller färre kolumner. v Om kalkylarket är en mallfil med formatet.xlt,.xltx eller.ots klickar du på Skapa fil. Fönstret Nytt från fil öppnas. Skriv ett filnamn och klicka på Skapa. Mallfilen importeras till IBM Docs och ett nytt kalkylark skapas som baseras på mallfilen. Resultat Anm: v Ibland kanske viss formatering från överförda filer inte visas exakt rätt i IBM Docs, men den finns bevarad i filen. : För en formel som inte hanteras visas formelnamnet i cellen i stället för de beräknade värdena. I dessa fall kan du hämta tillbaka filen i dess originalformat när den väl har publicerats. v Du kan importera.xlsx-filer som innehåller.jpg-,.jpeg-,.png-,.gif- och.bmpbilder. Du kan även importera.xlsx-filer som innehåller.wmf-,.emf-,.tif- och.tiff-bilder men dessa filtyper konverteras till de typer som hanteras under importen. Närliggande uppgifter: Skapa kalkylark från mallar på sidan 61 Välj en mall för kalkylarket som passar det specifika affärsändamålet. Du måste vara ägare eller redigerare till kalkylarket för att kunna välja en mall. Publicera en version av kalkylark på sidan 68 När du har redigerat kalkylarket kan du publicera en version på servern. Därefter kan andra hämta den nya versionen. Exportera kalkylark i andra filformat på sidan 69 När du har skapat och publicerat ett kalkylark i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..xls,.xlsx,.ods eller.pdf. Närliggande referens: Filformat som hanteras i kalkylark på sidan 66 Ett team kan arbeta med olika kalkylarksformat i sina webbläsare. Filer som öppnas i ett format kan exporteras i andra format. Importera textfiler till kalkylark Du kan importera en textfil, t.ex. en.txt-fil eller en.csv-fil till ett kalkylark. Arbeta med kalkylark 65

70 1. Öppna ett kalkylark och välj Arkiv > Importera. 2. Klicka på Bläddra och välj den textfil som ska importeras. 3. Välj den avgränsare du har definierat i textfilen. Det måste vara ett ASCIItecken. 4. Klicka på Importera. Resultat Anm: Om textfilen innehåller data som datum, klockslag, valuta och procent behandlas de automatiskt som tal i lämpligt format när textfilen importeras till kalkylarket. Öppna lösenordsskyddade Excel-filer Du kan öppna lösenordsskyddade Microsoft Excel-filer i IBM Docs. 1. Överför Excel-filen till Mina filer. 2. Klicka på filnamnet. 3. Klicka på Redigera i IBM Docs. Klicka på Redigera online när fönstret Börja redigera online med IBM Docs öppnas. Då öppnas ett fönster där du kan ange lösenordet. 4. Ange lösenordet och klicka på OK. Filen öppnas i IBM Docs och du kan börja redigera den. Anm: Endast.xls-filer hanteras. Filkompatibilitet och export av kalkylark Ta reda på vilka filtyper du kan använda med IBM Docs Spreadsheets. Filformat som hanteras i kalkylark Ett team kan arbeta med olika kalkylarksformat i sina webbläsare. Filer som öppnas i ett format kan exporteras i andra format. 66 Smartcloud Docs

71 Tabell 8. Filformat som kan importeras till IBM Docs Spreadsheets Program IBM Lotus Symphony-kalkylark Microsoft Excel TXT-filer Filformat.ods,.ots.xls,.xlsx,.xlt,.xltx.txt,.csv Tabell 9. Filformat som kan exporteras från IBM Docs Spreadsheets Program IBM Lotus Symphony-kalkylark Microsoft Excel Adobe Reader TXT-filer Filformat.ods.xls,.xlsx.pdf.csv Närliggande uppgifter: Överföra och dela kalkylark på sidan 63 Du kan överföra alla typer av kalkylark till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Importera kalkylark på sidan 64 Efter att du överfört IBM Lotus Symphony-kalkylark eller andra typer av kalkylark till fillistan kan du importera dem så att du och andra kan arbeta med dem i webbläsare. Exportera kalkylark i andra filformat på sidan 69 När du har skapat och publicerat ett kalkylark i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..xls,.xlsx,.ods eller.pdf. Publicera en version av kalkylark på sidan 68 När du har redigerat kalkylarket kan du publicera en version på servern. Därefter kan andra hämta den nya versionen. Spara kalkylark Använd kommandot Spara för att spara ett redigerat kalkylark som utkast. Använd Spara som för att spara som utkast (eller publicerad version) med nytt namn. Arbeta med kalkylark 67

72 Den här uppgiften Ett utkast kan öppnas av filägaren och av de redigerare som ägaren har delat filen med. Anm: Om läsare ska kunna öppna eller hämta kalkylarket måste utkastet publiceras som en version. 1. Välj Arkiv > Spara. Filen har sparats som utkast. Viktigt: När du redigerar kalkylarket sparar IBM Docs automatiskt det som utkast med jämna mellanrum. Du kan också använda kommandot Spara för att spara det närhelst du vill. 2. Om du vill spara kalkylarket som ett nytt utkast väljer du Arkiv > Spara som. Ange ett filnamn och klicka på OK. Kalkylarket skapas med nytt namn i Mina filer. Anm: Om du väljer Spara som för att spara en.xls- eller.ods-fil i IBM Docs behålls det ursprungliga formatet. Om du däremot väljer Spara som för att spara en.xlsx-fil sparas den i.xls-format. Du kan ange önskat format för en.csv-fil genom att välja Verktyg > Inställningar och spara filen i önskat format. Närliggande uppgifter: Publicera en version av kalkylark När du har redigerat kalkylarket kan du publicera en version på servern. Därefter kan andra hämta den nya versionen. Dela kalkylark med personer eller gemenskaper på sidan 70 Du kan dela ett kalkylark med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Publicera en version av kalkylark När du har redigerat kalkylarket kan du publicera en version på servern. Därefter kan andra hämta den nya versionen. 1. Välj Arkiv > Publicera version. 2. Om du vill lägga till en beskrivning av versionen fyller du i fältet Versionsbeskrivning. 3. Klicka på Publicera. Det skickas aviseringar till de personer som följer filen. Anm: Om du ändrar en.xls-,.xlsx-,.ods- eller.els-fil i IBM Docs och publicerar en version behålls det ursprungliga formatet. Du kan ange önskat format för en.csv-fil genom att välja Verktyg > Inställningar och publicera en version. Då konverteras filen till det format du valde. Närliggande uppgifter: Skapa kalkylark från mallar på sidan 61 Välj en mall för kalkylarket som passar det specifika affärsändamålet. Du måste vara ägare eller redigerare till kalkylarket för att kunna välja en mall. 68 Smartcloud Docs

73 Importera kalkylark på sidan 64 Efter att du överfört IBM Lotus Symphony-kalkylark eller andra typer av kalkylark till fillistan kan du importera dem så att du och andra kan arbeta med dem i webbläsare. Exportera kalkylark i andra filformat När du har skapat och publicerat ett kalkylark i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..xls,.xlsx,.ods eller.pdf. Spara kalkylark på sidan 67 Använd kommandot Spara för att spara ett redigerat kalkylark som utkast. Använd Spara som för att spara som utkast (eller publicerad version) med nytt namn. Dela kalkylark med personer eller gemenskaper på sidan 70 Du kan dela ett kalkylark med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Närliggande referens: Filformat som hanteras i kalkylark på sidan 66 Ett team kan arbeta med olika kalkylarksformat i sina webbläsare. Filer som öppnas i ett format kan exporteras i andra format. Exportera kalkylark i andra filformat När du har skapat och publicerat ett kalkylark i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..xls,.xlsx,.ods eller.pdf. Den här uppgiften Det publicerade filformatet är samma som det som överförs. : Om du överför en.xlsx-fil i IBM Docs och publicerar en version har filen.xlsx-format och du kan hämta den direkt. 1. I Filer klickar du på Mina filer. 2. Hitta det kalkylark du vill exportera och klicka därefter på Mer. v Om du vill hämta kalkylarket i det aktuella formatet klickar du på Hämta. v Om kalkylarket har Microsoft Office-format kan du hämta det som en PDFfil genom att välja Fler åtgärder > Hämta som PDF-fil. v Om kalkylarket har.ods-format kan du hämta det som en.xls-fil,.xlsx-fil eller PDF-filen genom att välja Fler åtgärder > Hämta som Microsoft Officeformat eller Hämta som PDF-fil. Anm: Det är endast publicerade versioner av kalkylark som kan hämtas. Om kalkylarket fortfarande är i utkastversion och du är filägare eller redigerare kan du publicera versionen. Om du är läsare får du be filägaren att publicera. 3. Om du väljer Hämta som PDF-fil visas fönstret Sidinställningar. Välj de utskriftsalternativ du vill ha och klicka på OK. Anm: Filer i.csv-format kan inte hämtas till andra format. Närliggande uppgifter: Arbeta med kalkylark 69

74 Importera kalkylark på sidan 64 Efter att du överfört IBM Lotus Symphony-kalkylark eller andra typer av kalkylark till fillistan kan du importera dem så att du och andra kan arbeta med dem i webbläsare. Publicera en version av kalkylark på sidan 68 När du har redigerat kalkylarket kan du publicera en version på servern. Därefter kan andra hämta den nya versionen. Närliggande referens: Filformat som hanteras i kalkylark på sidan 66 Ett team kan arbeta med olika kalkylarksformat i sina webbläsare. Filer som öppnas i ett format kan exporteras i andra format. Exportera kalkylark till CSV-filer Du kan exportera ett kalkylark till en.csv-fil. 1. Öppna ett kalkylark och välj Arkiv > Hämta > CSV. Kalkylarket konverteras till en.csv-fil. 2. När du ser meddelandet Bearbetningen är klar klickar du på länken Klicka här för att hämta filen. Du kan öppna eller spara filen i webbläsaren. Resultat Anm: För de språk där decimalpunkten är kommatecken är standardavgränsaren semikolon (;). För övriga språk är det kommatecken (,). Dela kalkylark Du kan göra ett kalkylark tillgängligt för alla eller dela det med vissa personer och gemenskaper. Du kan ge personer behörighet att redigera kalkylarket och även dela det med andra personer. Du kan ändra eller ta bort åtkomstnivåer efter att du har delat kalkylarket. 70 Smartcloud Docs Dela kalkylark med personer eller gemenskaper Du kan dela ett kalkylark med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Den här uppgiften Du kan dela en fil när du överför den. Du kan också dela kalkylarket efter att du överfört eller skapat det. 1. I Filer klickar du på Mina filer. 2. Leta reda på filen du vill dela. Markera kryssrutan framför filnamnet. 3. Klicka på Dela. 4. Om du vill ge andra en viss behörighet markerar du Personer eller gemenskaper varpå du gör följande: a. Välj en person eller en gemenskap. b. Välj att tilldela åtkomstnivån som läsare eller som redigerare: c. Gör något av följande:

75 v v Om du vill dela den med personer, klickar du på fältet för att visa namnen på personer som du nyligen har delat filer med. Om personen du söker efter visas, väljer du dennes namn. Om den inte visas, anger du ett namn eller en e-postadress och väljer sedan personen. Om namnet inte visas klickar du på Visas inte personen? Använd de fullständiga sökfunktionerna för att söka efter namnet. Om du vill dela den med gemenskap, börjar du skriva namnet på gemenskapen och väljer sedan gemenskapen när den visas. Viktigt: När du delar en fil med en gemensam gemenskap blir filen gemensam. d. Lägg till ett valfritt budskap till personer som du har delat filen med. 5. Valfritt: Välj Alla i organisationsnamn om du vill att filen ska visas för alla i organisationen. 6. Klicka på Dela. Närliggande begrepp: Om samredigering i kalkylark på sidan 73 Med IBM Docs kan du redigera ett kalkylark tillsammans med andra i molnet. Det kan göra det betydligt enklare och effektivare att skapa kalkylark. Om kommentarer i kalkylark på sidan 77 När ni ska arbeta tillsammans på ett kalkylark, men vid olika tidpunkter, kan man använda kommentarer i IBM Docs för att föra diskussioner. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Närliggande uppgifter: Överföra och dela kalkylark på sidan 63 Du kan överföra alla typer av kalkylark till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Ange behörighetsnivåer för kalkylark på sidan 72 När du har delat ett kalkylark med enskilda personer eller en gemenskap kan du återställa deras behörighetsnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Samredigering med andra i kalkylark på sidan 75 Flera redigerare i ett team kan samtidigt redigera ett kalkylark. Det går att redigera i olika celler eller i samma cell, kolumn eller rad. Alla redigerare kan se ändringarna på samma gång. Visa ändringar från varje redigerare i kalkylark på sidan 76 När du och andra personer samredigerar ett kalkylark visas ändringar från respektive redigerare i olika färger. Du kan välja om färgindikatorer ska visas. Skriva kommentarer i kalkylark på sidan 78 När du redigerar eller granskar ett kalkylark kan du skapa en kommentar till en enskild cell som hjälper dig att samarbeta med andra redigerare. Alla kommentarer i kalkylarket visas i sidofältet Kommentarer. Läsa kommentarer i kalkylark på sidan 79 Om sidofältet inte visas när du öppnar ett kalkylark klickar du på Sidofält. Då ser du alla kommentarer och svar på kommentarspanelen. Söka efter kommentarer i kalkylark på sidan 81 Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. Spara kalkylark på sidan 67 Använd kommandot Spara för att spara ett redigerat kalkylark som utkast. Använd Spara som för att spara som utkast (eller publicerad version) med nytt namn. Arbeta med kalkylark 71

76 Publicera en version av kalkylark på sidan 68 När du har redigerat kalkylarket kan du publicera en version på servern. Därefter kan andra hämta den nya versionen. Ange behörighetsnivåer för kalkylark När du har delat ett kalkylark med enskilda personer eller en gemenskap kan du återställa deras behörighetsnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. 1. I programmet Filer klickar du på Delas av mig. 2. Klicka på den fil du vill ange en behörighetsnivå för och klicka sedan på Mer. 3. Klicka på Visa fildetaljer och klicka sedan på fliken Delning. 72 Smartcloud Docs 4. Utför ett av följande alternativ: v Om du vill ta bort en åtkomstnivå för en person eller gemenskap klickar du på x bredvid personens eller gemenskapens namn i fältet Redigerare eller Läsare. v Om du vill ändra åtkomstnivå för en person eller en gemenskap, till exempel ändra läsarbehörighet till redigerbehörighet, måste du först ta bort läsarbehörigheten. Sedan, i fältet Redigerare, klickar du på knappen Lägg till. Välj som redigerare om du vill tilldela den åtkomstbehörigheten. v Om du vill tillåta personer som du delar filen att dela den med andra personer, väljer du Tillåt andra att dela den här filen. Närliggande begrepp: Om samredigering i kalkylark på sidan 73 Med IBM Docs kan du redigera ett kalkylark tillsammans med andra i molnet. Det kan göra det betydligt enklare och effektivare att skapa kalkylark. Om kommentarer i kalkylark på sidan 77 När ni ska arbeta tillsammans på ett kalkylark, men vid olika tidpunkter, kan man använda kommentarer i IBM Docs för att föra diskussioner. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Närliggande uppgifter: Överföra och dela kalkylark på sidan 63 Du kan överföra alla typer av kalkylark till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Dela kalkylark med personer eller gemenskaper på sidan 70 Du kan dela ett kalkylark med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Samredigering med andra i kalkylark på sidan 75 Flera redigerare i ett team kan samtidigt redigera ett kalkylark. Det går att redigera i olika celler eller i samma cell, kolumn eller rad. Alla redigerare kan se ändringarna på samma gång. Visa ändringar från varje redigerare i kalkylark på sidan 76 När du och andra personer samredigerar ett kalkylark visas ändringar från respektive redigerare i olika färger. Du kan välja om färgindikatorer ska visas. Skriva kommentarer i kalkylark på sidan 78 När du redigerar eller granskar ett kalkylark kan du skapa en kommentar till en enskild cell som hjälper dig att samarbeta med andra redigerare. Alla kommentarer

77 i kalkylarket visas i sidofältet Kommentarer. Läsa kommentarer i kalkylark på sidan 79 Om sidofältet inte visas när du öppnar ett kalkylark klickar du på Sidofält. Då ser du alla kommentarer och svar på kommentarspanelen. Söka efter kommentarer i kalkylark på sidan 81 Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. Samarbeta om kalkylark i realtid Du kan samarbeta om ett kalkylark i realtid med andra som ett team. Du kan också samredigera med andra redigerare i och skapa kommentarer och diskussioner. Den här uppgiften När du redigerar online med IBM Docs kan du använda samarbetsfunktioner som samredigering och kommentarer. Om du inte har behörighet att använda sociala redigeringsfunktioner kan du inte samredigera med andra. Kontakta administratören för mer information. Samredigering i realtid i kalkylark När du delat ett kalkylark med andra och gett dem redigeringsbehörighet har du allt på plats för att samredigera i realtid. Den här uppgiften Du kan samtidigt redigera ett kalkylark som andra redigerare redigerar, vilket gör det effektivare för ett lag att sätta samman kalkylark. Ni kan redigera i olika celler eller i samma cell, kolumn eller rad. Ändringar från olika redigerare markeras med olika färger. Du kan se vilka som är i samredigeringsläge genom att kontrollera listan Redigerare i sidofältet. När samredigeringen är klar kan vilken redigerare som helst spara kalkylarket som utkast eller som en ny version i fildelningen. Om samredigering i kalkylark Med IBM Docs kan du redigera ett kalkylark tillsammans med andra i molnet. Det kan göra det betydligt enklare och effektivare att skapa kalkylark. Arbeta med kalkylark 73

78 När du skapar ett kalkylark behöver du ibland input eller information från medarbetare och vänner, och ni måste redigera kalkylarket tillsammans. I traditionella kontorsprogram måste du spara kalkylarket på datorns hårddisk och sedan skicka den till medarbetare via e-post eller med ett USB-minne. Dessutom måste man installera klienter i de egna datorerna, som Lotus Symphony eller Microsoft Office. Medan kalkylarket redigeras kan du inte se deras ändringar förrän kalkylarket skickas till dig. Mycket tid går åt till att skicka filer fram och tillbaka med e-post. Nu kan samredigering hjälpa dig att lösa det här problemet. Så länge var och en har tillgång till Internet kan de redigera kalkylarket samtidigt och se ändringarna omedelbart. Det enda kravet är att du har delat filen med dem och gett dem åtkomst till filen som redigerare. För många kunder är Lotus Symphony ett bra val. Det är kostnadsfritt, fungerar i Windows, Linux och Mac OS och är ett kraftfullt och komplett Office-paket. IBM Docs hanterar användarprofiler och användarscenarior och behöver inte all den kraft en omfattande klientprogram ger. Med IBM Docs samarbetar du enkelt i mer dynamiska, informella dokument, kalkylark och presentations. Med samredigering kan flera personer redigera olika celler eller samma cell, kolumn eller rad. Du kan enkelt se vem som är i samredigeringsläge genom att titta i listan Redigerare i sidofältet. Ändringar från olika redigerare markeras med olika färger och IBM Docs sparar ändringarna direkt och automatiskt. När du är klar med samredigeringsarbetet kan vilken redigerare som helst spara kalkylarket till servern. Linda är assistent på IT-avdelningen, och hon ska lämna in en datorstatusrapport till sin chef. Linda skapar ett kalkylark och behöver data från IT-representanter för de fem teamen. Tidigare måste Linda skicka e-post och bifoga kalkylarket till var och en, och sedan slå ihop versionerna som hon fått tillbaka. Nu kan IBM Docs hjälpa Linda att sammanställa rapporten på ett effektivare sätt. Linda skapar ett kalkylark, delar det med de fem representanterna och anger deras åtkomstroller till redigerare. Sedan ber hon dem att fylla i nödvändig information. Linda kan ome- 74 Smartcloud Docs

79 delbart se rapporten från de fem representanterna. När samredigeringen är klar kan Linda dela kalkylarket med sin chef och be chefen att granska det och kommentera. Närliggande begrepp: Formatera tal på sidan 86 Ett tal kan se annorlunda ut från det verkliga värdet i en cell, beroende på formatet. I talformat skiljer en typ av data från en annan, till exempel valuta från procentsatser. Talformat påverkar endast hur IBM Docs visar tal, inte hur programmet lagrar eller beräknar dem. Närliggande uppgifter: Samredigering med andra i kalkylark Flera redigerare i ett team kan samtidigt redigera ett kalkylark. Det går att redigera i olika celler eller i samma cell, kolumn eller rad. Alla redigerare kan se ändringarna på samma gång. Visa ändringar från varje redigerare i kalkylark på sidan 76 När du och andra personer samredigerar ett kalkylark visas ändringar från respektive redigerare i olika färger. Du kan välja om färgindikatorer ska visas. Dela kalkylark med personer eller gemenskaper på sidan 70 Du kan dela ett kalkylark med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange behörighetsnivåer för kalkylark på sidan 72 När du har delat ett kalkylark med enskilda personer eller en gemenskap kan du återställa deras behörighetsnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Närliggande referens: Snabbreferens för kalkylark på sidan 173 Här får du korta tips om hur man utför vissa kalkylarksåtgärder. Samredigering med andra i kalkylark Flera redigerare i ett team kan samtidigt redigera ett kalkylark. Det går att redigera i olika celler eller i samma cell, kolumn eller rad. Alla redigerare kan se ändringarna på samma gång. Den här uppgiften Alla som ingår i samredigeringsgruppen måste ha åtkomst till kalkylarket som redigerare. : Om du vill samredigera ett kalkylark tillsammans med andra i teamet måste du dela ut kalkylarket till dem och ange deras behörighetsnivå till Redigerare. Gör så här om du vill samredigera med andra: 1. Om du är filägare och tar initiativet till samredigering klickar du på Filer som delas av mig i programmet Filer. Annars klickar du på Filer som delas med mig. 2. I fillistan klickar du på namnet på det kalkylark du vill samredigera. Klicka sedan på Redigera i IBM Docs. Anm: När du är filägare och du har öppnat kalkylarket tidigare öppnas det i IBM Docs. I annat fall öppnas fönstret Börja redigera online med IBM Docs. Klicka på Redigera online. Övriga redigerare kam inte se knappen Redigera i IBM Docs förrän filägaren har öppnat kalkylarket någon gång i IBM Docs. 3. Kalkylarket öppnas och du anger samredigeringsläget. Arbeta med kalkylark 75

80 Anm: Om en redigerare i samredigeringsläge stänger sidofältet kan det inte öppnas automatiskt när andra redigerare ansluter. Du kan manuellt öppna det genom att välja Visa > Sidofält. 4. Alla redigerare namnges i sidofältet. Namnet blir fetstilt och följs av en färgtilldelning när redigeraren går in i samredigeringsläget. Du kan ändra kalkylarket och på samma gång se ändringar som andra har gjort, i olika färger. Anm: Ändringarna sparas automatiskt i kalkylarksutkastet under hela redigeringsprocessen. 5. När du är beredd att låta läsarna visa eller hämta kalkylarket väljer du Arkiv > Publicera version. 6. Stäng kalkylarksfliken. Anm: Du får ett meddelande under redigeringssessionen om någon annan redigerare tar bort filen. Klicka på OK i meddelandet för att spara utkastet som en ny fil och säkerställa att ändringarna bevaras. Närliggande begrepp: Om samredigering i kalkylark på sidan 73 Med IBM Docs kan du redigera ett kalkylark tillsammans med andra i molnet. Det kan göra det betydligt enklare och effektivare att skapa kalkylark. Närliggande uppgifter: Visa ändringar från varje redigerare i kalkylark När du och andra personer samredigerar ett kalkylark visas ändringar från respektive redigerare i olika färger. Du kan välja om färgindikatorer ska visas. Dela kalkylark med personer eller gemenskaper på sidan 70 Du kan dela ett kalkylark med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange behörighetsnivåer för kalkylark på sidan 72 När du har delat ett kalkylark med enskilda personer eller en gemenskap kan du återställa deras behörighetsnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Visa ändringar från varje redigerare i kalkylark När du och andra personer samredigerar ett kalkylark visas ändringar från respektive redigerare i olika färger. Du kan välja om färgindikatorer ska visas. Färgindikatorerna visas som standard. Om du vill stänga färgindikatorerna för samredigering väljer du Visa > Samredigeringsmarkeringar. Anm: Färgerna på olika redigerare tilldelas av administratören och du kan inte ändra färgerna för samredigering. Närliggande begrepp: Om samredigering i kalkylark på sidan 73 Med IBM Docs kan du redigera ett kalkylark tillsammans med andra i molnet. Det kan göra det betydligt enklare och effektivare att skapa kalkylark. Närliggande uppgifter: Samredigering med andra i kalkylark på sidan 75 Flera redigerare i ett team kan samtidigt redigera ett kalkylark. Det går att redigera i olika celler eller i samma cell, kolumn eller rad. Alla redigerare kan se ändringarna på samma gång. 76 Smartcloud Docs

81 Dela kalkylark med personer eller gemenskaper på sidan 70 Du kan dela ett kalkylark med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange behörighetsnivåer för kalkylark på sidan 72 När du har delat ett kalkylark med enskilda personer eller en gemenskap kan du återställa deras behörighetsnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Samarbeta med kommentarer i kalkylark När du samarbetar med flera redigerare om ett kalkylark är det praktiskt att kunna infoga kommentarer. Det är till god hjälp när ni inte redigerar dokumentet samtidigt. Den här uppgiften När du skapar en kommentar visas ett sidofält med alla kommentarer för kalkylarket. Du kan, för varje kommentar, konversera med flera redigerare genom att lägga till svar. Diskussionstråden är indragen under varje kommentar. Du kan ta bort dina kommentarer, och rikta kommentarer eller svar till en annan redigerare med Du kan se kommentarer som är riktade till dig eller skapade av dig. Du kan också filtrera kommentarer efter redigerare för att se vilka kommentarer eller svar som riktar sig till dem och vilka kommentarer eller svar som är skrivna av dem. Om kommentarer i kalkylark När ni ska arbeta tillsammans på ett kalkylark, men vid olika tidpunkter, kan man använda kommentarer i IBM Docs för att föra diskussioner. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Kommentarerna visas i panelen Kommentarer där du kan se svarstråden under varje kommentar. Du kan skapa eller ta bort kommentarer, svara, skicka kommentarer eller svar till andra redigerare och söka efter nyckelord i kommentarerna. Du kan se kommentarer eller svar riktade till dig, och se kommentarer eller svar som skapats av andra redigerare eller som är riktade till andra redigerare. Om du, under en diskussion i en kommentar, behöver någon som ytterligare utreder eller svarar på en fråga kan du tilldela någon av redigerarna detta. Du kan an- Arbeta med kalkylark 77

82 vända till att rikta svaret till valfri redigerare. Den personen ser då de kommentarer eller svar som är riktade till honom eller henne i panelen Kommentarer. Programansvarige Tina har utarbetat en affärsplan för 2011,2012 och hon behöver kommentarer från projektledare i hennes projekt. Tidigare måste Tina skicka e-post till alla projektledare och be dem att kommentera via mail eller uppdatera det bifogade kalkylarket. När de inte kommenterade samma version måste Tina lista ut vilka kommentarer som avsåg vilket avsnitt och sammanfoga kommentarerna. Om Tina ville att någon av dem skulle utreda en fråga måste hon också skicka e-post. Nu delar Tina affärsplanen med alla projektledare och ber dem att ge kommentarer. Projektledare kan ge kommentarer vid olika tidpunkter och diskuterar viktiga frågor. Tina kan rikta en fråga till valfri projektledare och be denne att ytterligare utreda en fråga, och sedan kan den tilldelade projektledaren göra ändringar i planen. Närliggande uppgifter: Skriva kommentarer i kalkylark När du redigerar eller granskar ett kalkylark kan du skapa en kommentar till en enskild cell som hjälper dig att samarbeta med andra redigerare. Alla kommentarer i kalkylarket visas i sidofältet Kommentarer. Läsa kommentarer i kalkylark på sidan 79 Om sidofältet inte visas när du öppnar ett kalkylark klickar du på Sidofält. Då ser du alla kommentarer och svar på kommentarspanelen. Söka efter kommentarer i kalkylark på sidan 81 Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. Dela kalkylark med personer eller gemenskaper på sidan 70 Du kan dela ett kalkylark med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange behörighetsnivåer för kalkylark på sidan 72 När du har delat ett kalkylark med enskilda personer eller en gemenskap kan du återställa deras behörighetsnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Skriva kommentarer i kalkylark När du redigerar eller granskar ett kalkylark kan du skapa en kommentar till en enskild cell som hjälper dig att samarbeta med andra redigerare. Alla kommentarer i kalkylarket visas i sidofältet Kommentarer. Den här uppgiften Det går bara att skapa kommentarer för celler i kalkylark, och endast en kommentar per cell. 1. Klicka på en cell som du vill skriva en kommentar till. 2. Välj Team > Lägg till kommentar eller klicka på Lägg till kommentar i verktygsfältet. Kommentarspanelen visas. 3. Skriv kommentaren i fältet och tryck på Enter eller klicka på Lägg till. Kommentaren sätts in i kalkylarket och visas på panelen med ditt namn, datum och tid. Nu kan du starta en konversation med andra. 78 Smartcloud Docs

83 4. Valfritt: Om du vill rikta en kommentar till en viss redaktör, anger du En lista över redaktörer i dokumentet visas. Välj redaktör i listan och skriv kommentaren. 5. Valfritt: Du kan endast skriva en kommentar till varje cell. Välj Team > Lägg till kommentar igen om du vill skapa en kommentar för en annan cell. Alla kommentarer visas som parallella mappar i sidofältet. 6. Du svarar på kommentarer genom att klicka på dubbelpilen så expanderas den. Klicka sedan på Svara och skriv ditt svar. Tryck på Enter när du har skrivit färdigt. Svaret läggs till i kommentaren med en annan ikon. 7. Valfritt: Du kan rikta svaret till vilken redigerare du vill. När du skriver svaret gör att en lista över redigerare av dokumentet visas. Välj redigerare i listan och skriv ditt svar. 8. Om du vill ta bort en kommentar, klickar du på papperskorgen. Kommentaren och alla svar tas bort. 9. När du är klar med kommentarer och synpunkter på kalkylarket väljer du Visa > Sidofält så göms kommentarspanelen. Närliggande begrepp: Om kommentarer i kalkylark på sidan 77 När ni ska arbeta tillsammans på ett kalkylark, men vid olika tidpunkter, kan man använda kommentarer i IBM Docs för att föra diskussioner. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Närliggande uppgifter: Läsa kommentarer i kalkylark Om sidofältet inte visas när du öppnar ett kalkylark klickar du på Sidofält. Då ser du alla kommentarer och svar på kommentarspanelen. Söka efter kommentarer i kalkylark på sidan 81 Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. Dela kalkylark med personer eller gemenskaper på sidan 70 Du kan dela ett kalkylark med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange behörighetsnivåer för kalkylark på sidan 72 När du har delat ett kalkylark med enskilda personer eller en gemenskap kan du återställa deras behörighetsnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Läsa kommentarer i kalkylark Om sidofältet inte visas när du öppnar ett kalkylark klickar du på Sidofält. Då ser du alla kommentarer och svar på kommentarspanelen. Arbeta med kalkylark 79

84 Den här uppgiften Du kan se kommentarer och svar som skapats av dig eller som är riktade till dig. Du kan också se kommentarer och svar som skapats av andra redigerare eller som är riktade till andra redigerare. Läsa kommentarer och svar: 1. Klicka på Kommentarer i sidofältet om du vill se kommentarspanelen. Om sidofältet inte visas väljer du Visa > Sidofält så öppnas det. 2. Du kan klicka på dubbelpilen om du vill expandera en kommentar och läsa detaljerad information och svarstrådar. Markören pekar på den plats där kommentaren skapas. Du kan också klicka på kommentarsmarkeringen larket. Kommentaren visas i sidofältet. i kalky- 3. Klicka på i fönstret Kommentarer och välj Visa kommentarer riktade till mig. Alla kommentarer som är riktade till dig visas. Även om endast ett svar på en kommentar är riktat till dig, visas hela kommentarstråden. 4. Klicka på i fönstret Kommentarer och välj Visa kommentarer från mig. Alla kommentarer som du har skrivit visas. Även om du endast skrivit ett svar på en kommentar, visas hela kommentarstråden. 5. Om du vill se kommentarer och svar som har skrivits av andra redigerare eller riktats av andra, klickar du på redigerarens namn på panelen Redigerare. Alternativet Riktad till visar alla trådar där redigeraren omnämns med Klicka på Skrivet av om du vill se kommentarer eller svar som är skrivna av redigeraren. Anm: När du klickar på någon redigerare markeras dennes namn. Om du klickar på namnet igen stängs kommentarerna och svaren till och från den personen. 6. Klicka på dubbelpilen för att expandera den. Du kan se detaljerad tråd för varje kommentar. 7. Om du inte vill se kommentarer eller svara klickar du på Stäng. Närliggande begrepp: Om kommentarer i kalkylark på sidan 77 När ni ska arbeta tillsammans på ett kalkylark, men vid olika tidpunkter, kan man använda kommentarer i IBM Docs för att föra diskussioner. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Närliggande uppgifter: Skriva kommentarer i kalkylark på sidan 78 När du redigerar eller granskar ett kalkylark kan du skapa en kommentar till en enskild cell som hjälper dig att samarbeta med andra redigerare. Alla kommentarer i kalkylarket visas i sidofältet Kommentarer. Söka efter kommentarer i kalkylark på sidan 81 Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. Dela kalkylark med personer eller gemenskaper på sidan 70 Du kan dela ett kalkylark med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. 80 Smartcloud Docs

85 Ange behörighetsnivåer för kalkylark på sidan 72 När du har delat ett kalkylark med enskilda personer eller en gemenskap kan du återställa deras behörighetsnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Söka efter kommentarer i kalkylark Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. 1. Klicka på Kommentarer i sidofältet så visas kommentarspanelen. Om sidofältet inte visas väljer du Visa > Sidofält så öppnas det. 2. Klicka på på kommentarspanelen och välj Sök kommentarer. 3. Ange nyckelord i sökfältet. 4. Tryck på Enter eller klicka på Sök. De kommentarer som innehåller nyckelorden visas. 5. Om resultatet inte är vad du vill kan du ange nya nyckelord och söka igen. 6. Klicka på Stäng för att avsluta. Närliggande begrepp: Om kommentarer i kalkylark på sidan 77 När ni ska arbeta tillsammans på ett kalkylark, men vid olika tidpunkter, kan man använda kommentarer i IBM Docs för att föra diskussioner. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Närliggande uppgifter: Skriva kommentarer i kalkylark på sidan 78 När du redigerar eller granskar ett kalkylark kan du skapa en kommentar till en enskild cell som hjälper dig att samarbeta med andra redigerare. Alla kommentarer i kalkylarket visas i sidofältet Kommentarer. Läsa kommentarer i kalkylark på sidan 79 Om sidofältet inte visas när du öppnar ett kalkylark klickar du på Sidofält. Då ser du alla kommentarer och svar på kommentarspanelen. Dela kalkylark med personer eller gemenskaper på sidan 70 Du kan dela ett kalkylark med personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Ange behörighetsnivåer för kalkylark på sidan 72 När du har delat ett kalkylark med enskilda personer eller en gemenskap kan du återställa deras behörighetsnivå. Du kan också ta bort deras åtkomstnivå. Ändra utseendet på kalkylark Enkla utseendeförbättringar kan öka effektiviteten. Arbeta med kalkylark 81

86 En översikt över vad du kan göra finns i avsnittet Teckensnitt, kantlinjer och färger. Se avsnittet Snabbreferens för kalkylark om du behöver hjälp med att göra enkl ändringar. I de extra avsnitten finns information om åtgärder som kräver ytterligare anvisningar. Närliggande referens: Snabbreferens för kalkylark på sidan 173 Här får du korta tips om hur man utför vissa kalkylarksåtgärder. Teckensnitt, kantlinjer och färg Om du vill framhäva viktiga data, kan du ändra textformat och justering och lägga till kantlinjer och bakgrundsfärg i celler och intervallet. Med hjälp av verktygsfältets ikoner i kalkylarket kan du göra följande förbättringar. Kom ihåg att markera texten, cellen eller intervallet innan du klickar på en ikon. Teckensnitt Du kan byta till ett annat teckensnitt, ändra storleken på texten och justera texten i en cell. Kantlinjer Du kan lägga till kantlinjer runt celler och intervall. Du kan anpassa kantlinjerna genom att ändra typ, format och färg. Färg Du kan ändra färg på text och kantlinjer, och lägga till bakgrundsfärg i celler och intervall. Närliggande uppgifter: Återställa standardformat i kalkylarksceller på sidan 84 Använd kommandot Standardformat om du vill ångra teckensnitt, kantlinjer, bakgrunder och talformat som du tillämpade tidigare. 82 Smartcloud Docs

87 Skapa kalkylark från mallar på sidan 61 Välj en mall för kalkylarket som passar det specifika affärsändamålet. Du måste vara ägare eller redigerare till kalkylarket för att kunna välja en mall. Närliggande referens: Snabbreferens för kalkylark på sidan 173 Här får du korta tips om hur man utför vissa kalkylarksåtgärder. Ändra indrag i kalkylark Indrag i IBM Docs hämtas från importerade filer och behålls i exporterade filer. Du kan kopiera eller flytta ett indrag i IBM Docs men det går inte att öka eller minska det. v När du importerar och exporterar.xls- och.ods-filer är det endast indrag på vänster sida som hämtas och behålls. v När du importerar och importerar en.xlsx-fil hämtas och behålls både indrag till vänster och höger. Vad du kan göra med indrag v Markera vissa celler och ta bort indraget genom att ändra textjusteringen i IBM Docs eller klicka på Ta bort format. v Klicka på en cell och infoga en rad eller kolumn. Den nya raden eller kolumnen får samma indrag som vald cell. v Kopiera och klistra in ett indrag. Ändra teckensnitt i kalkylark Du kan byta teckensnitt på markerad text i ett kalkylark. 1. Markera den cell eller det intervall för vilket du vill ändra teckensnitt. 2. Välj Format > Teckensnitt och klicka sedan på namnet på det teckensnitt du vill använda. Justera text i kalkylarksceller Du kan justera texten i kalkylarksceller åt vänster, i mitten eller höger samt överst eller nederst. v Justera text i kalkylark åt vänster, i mitten eller åt höger: 1. Markera den cell du vill justera. 2. Välj Format > Justera och sedan Vänster, Höger eller Centrera. Tips: Du kan snabbt justera texten genom att klicka på Vänsterjustera v, Centrera eller Högerjustera i verktygsfältet. Justera text i kalkylark överst, i mitten eller nederst: 1. Markera den cell du vill justera. 2. Välj Format > Justera och sedan Överst, Mitten eller Nederst. Arbeta med kalkylark 83

88 Tips: Du kan snabbt justera texten genom att klicka på Justera överst, Justera i mitten eller Justera nederst i verktygsfältet. Ändra radhöjd eller kolumnbredd Dra i kanten på respektive rubrik för att ändra radhöjd eller kolumnbredd. v v Du ändrar storlek på en rad genom att dra i kanten på radrubriken. Du ändrar storlek på en kolumn genom att dra i kanten på kolumnrubriken. Ändra kantlinjer i kalkylark Du kan lägga till kantlinjer runt en cell eller ett cellintervall. Den här uppgiften Du kan anpassa kantlinjerna genom att ändra typ, format och färg. Lägga till kantlinjer i en enskild cell eller ett cellintervall: 1. Markera de celler som du ska formatera. 2. Klicka på Kantlinjeformat och färg. Välj kantlinjetyp, format och färg i listrutan. Anm: Du kan publicera kalkylarket med cellkantlinjeformat i IBM Docs till en.xlsx-fil. Återställa standardformat i kalkylarksceller Använd kommandot Standardformat om du vill ångra teckensnitt, kantlinjer, bakgrunder och talformat som du tillämpade tidigare. Den här uppgiften Du kan återställa standardformat i en cell, en kolumn, en rad eller flera intilliggande rader, eller ett intervall. 1. Markera den del av arket som du vill återställa standardformat i. 2. Välj Format > Ta bort formatering. Närliggande begrepp: Teckensnitt, kantlinjer och färg på sidan 82 Om du vill framhäva viktiga data, kan du ändra textformat och justering och lägga till kantlinjer och bakgrundsfärg i celler och intervallet. Närliggande uppgifter: Skapa kalkylark från mallar på sidan 61 Välj en mall för kalkylarket som passar det specifika affärsändamålet. Du måste 84 Smartcloud Docs

89 Arbeta med ark i kalkyark vara ägare eller redigerare till kalkylarket för att kunna välja en mall. Närliggande referens: Snabbreferens för kalkylark på sidan 173 Här får du korta tips om hur man utför vissa kalkylarksåtgärder. Du kan infoga ett ark i ett kalkylark och sedan flytta, gömma och visa arket. En översikt över grunderna och uppgifter som du kanske behöver hjälp med finns i följande avsnitt. Gömma och visa ark i kalkylark Du kan gömma ett ark och visa ett gömt ark i ett kalkylark. 1. Gör så här om du vill gömma ett ark: a. Klicka på fliken för det ark du vill gömma. b. Högerklicka på arknamnet och välj Göm. Arket göms. Anm: Om arket är det enda arket som visas i kalkylarket kan du inte gömma det. 2. Gör så här om du vill visa ett gömt ark: a. Välj Visa > Gömda ark. b. Markera namnet på det gömda ark du vill ska visas. Det gömda arket visas. Anm: Du kan öppna.ods-,.xls- eller.xlsx-filer som har gömda ark. Det gömda arket visas inte men du kan spara ändringen av attributen för de gömda arken. Flytta ark i kalkylark Du kan flytta ett ark i ett kalkylark. 1. Klicka på fliken för det ark du vill flytta. 2. Välj Redigera > Flytta ark. Du kan även högerklicka på arknamnet och välja Flytta. Fönstret Flytta ark öppnas. Arbeta med kalkylark 85

90 3. Ange platsen arket ska flyttas till och klicka på OK. Infoga ark i kalkylark Du kan infoga ett ark i ett kalkylark 1. Klicka på fliken för det kalkylark du vill infoga ett ark efter. 2. Välj Infoga > Ark. Du kan även högerklicka på arknamnet och välja Infoga. Fönstret Infoga ark öppnas. Formatera tal 3. Namnge arket och klicka på OK. Ett tal kan se annorlunda ut från det verkliga värdet i en cell, beroende på formatet. I talformat skiljer en typ av data från en annan, till exempel valuta från procentsatser. Talformat påverkar endast hur IBM Docs visar tal, inte hur programmet lagrar eller beräknar dem. Posten 25,451 kan till exempel visas som 25,45 kr. Ett tal formateras automatiskt om du anger det med ett tidsformat, datumformat, procenttecken eller valutasymbol. : Om du anger 12:31:57 kommer automatiskt ett tidsformat (HH:MM:SS) att tilldelas cellen. Formateringen som tillämpas i dessa fall följer den språkmiljö du angett. Välj Format > Tal om du vill använda ett annat format på tal inom ett visst intervall. Talformatskategorier Talformat grupperas i följande kategorier: tal, procent, valuta, grundpotenser och datum eller klockslag. Varje kategori har underkategoriformat, till exempel om talet visas avrundat eller med decimaler. Det specifika innehållet i delkategorierna beror på standardspråkinställning. Anm: När du redigerar Microsoft Excel- eller IBM Symphony-kalkylark i IBM Docs behålls tal som visas som grundpotenser (exponenter) med samma antal heltal, decimaler och exponenter som i originalfilen. När du anger grundpotenser i ett nytt IBM Docs-kalkylark formateras talet med 2 decimaler och 2 exponenter. : Ange 3e10 i en cell så visas 3.00E Smartcloud Docs

91 I följande tabell visas samma tal formaterat på olika sätt. Tabell 10. Samma tal med olika format Talformat 1234,567 visas som Avrundat Med decimaler 1 234,57 Procent ,70 % Anm: När en post ändras till procentformat multipliceras talet med 100. Procentformat används ofta för att visa decimaltal som en procentsats, till exempel för att visa 0,08 som 8%. Valuta 1234,57 kr Grundpotenser 1.23E+03 Anm: På vissa språk använder IBM Docs kommatecken (,) som decimaltecken i stället för punkt (.). Valutaformat Skriva och redigera data Som standard är språkmiljöinställningen för valutaformatet samma som språkinställningen i webbläsaren. Du kan ändra standardspråk för kalkylarken på Arkiv > Ange språkmiljö för dokumentet. Med kommandot Format > Tal kan du formatera olika celler i samma kalkylark för olika valutor. Du kan till exempel formatera en cell som amerikanska dollar och en annan cell som Euro. Om två personer som redigerar ett kalkylark samtidigt har sina webbläsare inställda på olika språk ser båda det valutaformat som är specifikt för deras webbläsarspråk. Alla ser dock den valutasymbol för det språk dokumentet skapades. Om någon använder kalkylarksinställningarna för att ändra till ett språk som skiljer sig från det som används i webbläsaren ser bara den personen det nya valutaformatet. Övriga fortsätter att se det format deras webbläsare har. Närliggande begrepp: Om samredigering i kalkylark på sidan 73 Med IBM Docs kan du redigera ett kalkylark tillsammans med andra i molnet. Det kan göra det betydligt enklare och effektivare att skapa kalkylark. Närliggande referens: Snabbreferens för kalkylark på sidan 173 Här får du korta tips om hur man utför vissa kalkylarksåtgärder. De flesta redigeringsuppgifterna i IBM Docs är lätta att göra på egen hand. En översikt över grunderna och uppgifter som du kanske behöver hjälp med finns i följande avsnitt. Arbeta med kalkylark 87

92 Grundläggande dataredigering Bygg ett kalkylark genom att skriva och redigera data, till exempel tal, text, datum, tider och formler. Du kan skriva data i cellen eller formelfältet när du markerar cellen. Bekräfta inmatningen genom att trycka på Enter eller klicka utanför cellen. 88 Smartcloud Docs Om du vill redigera innehållet i en cell dubbelklickar du på den eller klickar i formelfältet när du har markerat cellen. Anm: Automatisk ifyllning är som standard aktiverat. Avaktivera funktionen genom att välja Verktyg > Automatisk ifyllning. Ange tal som text Om det första tecknet du skriver är ett tal, antas att du anger ett värde som du vill använda i beräkningar. En post som kombinerar bokstäver med siffror behandlas som text och är vänsterjusterad i cellen. Ibland vill du att tal som du skriver ska behandlas som text, till exempel om du vill använda kalenderår som 2011, 2012 och 2012 som kolumnrubriker, eller ange ett postnummer som börjar med noll. I ett kalkylark tas en nolla i början av ett tal bort om inte talet tolkas som text. Om du vill skriva in tal som text, måste du starta med en apostrof ('). Apostrofen visas inte i cellen, men visas i formelfältet när du markerar en cell som innehåller den. Närliggande referens: Snabbreferens för kalkylark på sidan 173 Här får du korta tips om hur man utför vissa kalkylarksåtgärder. Söka och ersätta cellinnehåll Man kan söka efter text eller tal i markerat intervall, aktuellt ark eller alla ark i hela filen. Den här uppgiften När du söker kan du avgränsa eller bredda sökningen med ett eller flera av dessa alternativ: v v Matcha skiftläge Cellinnehållet anses som matchat enbart för de celler som har samma skiftläge som söktexten. Hela cellen Cellinnehållet anses som matchat enbart för de celler som inte innehåller något mer än vad som står i söktexten.

93 v Sök i alla ark Alla ark i den aktuella filen inkluderas i sökningen. Anm: Sök och ersätt hanteras i nuläget inte reguljära uttryck. v v Söka efter text och tal: 1. Välj Redigera > Sök och ersätt i kalkylarket. 2. Ange de tecken du vill söka efter i fältet Sök. 3. Om du vill avgränsa eller bredda sökningen väljer du bland de tidigare beskrivna alternativen. 4. Klicka på Sök. Du kommer till nästa förekomst genom att åter klicka på Sök, och så vidare. 5. När du är klar klickar du på OK. Ersätta text och tal: 1. Välj Redigera > Sök och ersätt i kalkylarket. 2. Ange de tecken du vill söka efter i fältet Sök. 3. I fältet Ersätt anger du de tecken du vill ersätta med. 4. Om du vill avgränsa eller bredda sökningen väljer du bland de tidigare beskrivna alternativen. 5. Gör något av följande: I fältet Ersätt anger du de tecken du vill ersätta med. Klicka på Sök och, om du vill ersätta förekomsten, klicka sedan på Ersätt. Du kommer till nästa förekomst genom att åter klicka på Sök, och så vidare. Vet du att du vill ersätta alla förekomster klickar du på Ersätt alla. 6. När du är klar klickar du på OK. Lägga till en hyperlänk i en cell Du kan länka till webbsidan från en kalkylarkscell genom att lägga till en länk i cellen. Du kan lägga till endast en hyperlänk per cell. 1. Klicka på cellen och skriv in den URL du vill att cellen ska länka till (exempel: 2. Tryck på Enter. 3. Klicka på cellen och peka på URL-adressen tills länken blir understrukten. 4. Klicka på URL-adressen. Närliggande uppgifter: Ta bort länken från en hyperlänk på sidan 90 Du kan ta bort själva länken från en hyperlänk i ett kalkylark utan att ta bort URLtexten. Arbeta med kalkylark 89

94 Ta bort länken från en hyperlänk Du kan ta bort själva länken från en hyperlänk i ett kalkylark utan att ta bort URLtexten. 1. Klicka på cellen som innehåller hyperlänken. 2. Peka på ordet Ta bort tills det blir understruket. 3. Klicka på Ta bort. Närliggande uppgifter: Lägga till en hyperlänk i en cell på sidan 89 Du kan länka till webbsidan från en kalkylarkscell genom att lägga till en länk i cellen. Du kan lägga till endast en hyperlänk per cell. Använda automatisk fyllning till att fylla ett intervall Du kan dra för att automatiskt fylla ett intervall med en datasekvens. Intervallet fylls i baserat på uppgifter i cellen eller intervallet. Den här uppgiften När ett intervall fylls automatiskt ökas eller minskas värdet i cellen som du drar med 1 i varje efterföljande cell i kolumnen eller raden. Värdena i ett intervall utvidgas enligt det aritmetiska mönster som finns i intervallet. : Om du drar ett intervall där värdena i cellerna ökar med 2 ökar också värdet i varje ny cell som du fyller med 2. Fylla ett intervall automatiskt: 1. Markera den cell eller det intervall som innehåller de data som du vill basera sekvensen på. 2. Dra den svarta indikatorn i slutet av cellen eller intervallet på följande sätt: v Dra indikatorn nedåt om du vill fylla en kolumn med värden som ökar värdena i den ursprungliga cellen eller intervallet. v Dra indikatorn uppåt om du vill fylla en kolumn med värden som minskar värdena i den ursprungliga cellen eller intervallet. v Dra indikatorn åt höger om du vill fylla en rad med värden som ökar värdena i den ursprungliga cellen eller intervallet. v Dra indikatorn åt vänster om du vill fylla en rad med värden som minskar värdena i den ursprungliga cellen eller intervallet. Tips: Dra den svarta indikatorn mot cellens eller intervallets mitt om du vill radera innehållet i en markerad cell eller intervall. 90 Smartcloud Docs

95 Resultat Efter att du avslutat stegen visas följande resultat: v Cellerna i kolumnen eller raden fylls med värdet eller sekvensen av värden, liksom formateringen, baserat på den ursprungliga cellen eller intervallet. v Om den ursprungliga cellen eller intervallet innehåller text eller en formel kopieras texten eller formeln till cellerna du drar dem till. Om den ursprungliga cellen eller intervallet innehåller en formel med absoluta referenser förändras inte referenserna till följd av autofyllningen. v Om gömda rader eller kolumner tas med när du använder autofyll kommer du att se data när du senare visar dessa rader eller kolumner. Om du däremot tar med rader som har tagits bort med Snabbfilter ser du inte data om du slutar att filtrera dessa rader. Sammanfoga eller dela celler i ark Inom en rad, kan du slå samman angränsande celler till en, eller dela upp en sammanfogad cell i enskilda celler. Den här uppgiften En sammanfogad cell tar innehåll och format från den första cellen i det ursprungliga intervallet. I teambaserad redigering behålls bara ändringar i den första cellen om en annan person samtidigt sammanfogar cellerna i intervallet. När en sammanfogad cell delas upp återställs innehåll och format hos de ursprungliga cellerna. Om du vill sammanfoga eller dela celler, utför du följande steg: 1. Markera de celler eller den cell som ska slås ihop eller delas. 2. Klicka på Sammanfoga eller dela celler. Då sammanfogas eller delas cellerna du har markerat. Stavningskontrollera kalkylark Du kan kontrollera stavningen i ett kalkylark när du redigerat klart det. 1. Välj Verktyg > Kör manuell stavningskontroll. Fönstret Stavningskontroll öppnas. 2. Stavningskontrollera manuellt: v Om programmet hittar stavfel visas ordet i rött och understruket i fältet Ordet finns inte. En lista över föreslagna ord visas i fältet Ersätt med. Välj det ord du vill använda och klicka på Ersätt för att korrigera felstavningen. Om du inte vill korrigera ordet klickar du på Ignorera. v Om programmet hittar stavfel men rätt ord inte visas som förslag visas meddelandet "Inga förslag" i fältet Ersätt med. Klicka på Ignorera för att fortsätta. 3. När stavningskontrollen har avslutats visas meddelandet Stavningskontrollen är klar i fältet Ordet finns inte. Klicka på Klar. Arbeta med kalkylark 91

96 Skriva ut kalkylark till PDF-filer Du kan spara ett kalkylark i PDF-format så att du kan hämta och skriva ut det. 1. Öppna ett kalkylark och välj Arkiv > Skriv till PDF. 2. Välj utskriftsalternativ. v v v v Välj Sidhuvud om du vill lägga till arkets namn överst på varje sida. Välj Sidfot om du vill lägga till sidnummer längst ned på varje sida. Välj PDF-märkord om du vill skriva PDF-märkord, vilket ökar filens storlek. En PDF-fil med märkord innehåller information om dokumentinnehållets struktur. Strukturen hjälper till att visa dokumentet på enheter med skärmläsarprogram. Välj Uppifrån och ned, sedan åt höger för att bryta ett stort ark i sidor som skrivs ut i den ordningen. v Välj Vänster till höger, sedan nedåt för att bryta ett stort ark i sidor som skrivs ut i den ordningen. 3. Klicka på OK. 92 Smartcloud Docs

97 Arbeta med bilder i kalkylark 4. När du ser meddelandet Bearbetningen är klar klickar du på länken Klicka här för att hämta filen. 5. Klicka på Öppna med och klicka på OK. Filen hämtas och öppnas i Adobe Reader. Standardprogrammet är Adobe Reader men du kan välja andra program att öppna filen i. 6. Välj Arkiv > Skriv ut från Adobe Reader. 7. Välj utskriftsalternativ och klicka på OK. Du kan infoga en bild i ett kalkylark och sedan ändra storlek på och flytta bilden. Infoga bilder i kalkylark Du infogar bilder i kalkylark via menyn. 1. Välj Infoga > Bild. Fönstret Infoga bild visas. 2. Klicka på Bläddra för att välja den bild du vill infoga. 3. Klicka på Infoga. Bilden infogas i kalkylarket. Anm: Det går inte att gruppera bilder som infogas i ett kalkylark. När du importerar kalkylark som redan innehåller grupperade bilder måste du åtgärda varje objekt separat. Flytta och storleksändra bilder i kalkylark Flytta och storleksändra bilder i kalkylark genom att dra dem. 1. Klicka på bilden för att välja den. 2. Flytta bilden genom att placera muspekaren inuti bilden tills du ser ett hårkors, och sedan dra. 3. Du storleksändrar en bild genom att placera muspekaren på bildens kant tills du ser en dubbelpil, och sedan dra. Arbeta med kalkylark 93

98 Ange bildegenskaper i kalkylark Du kan ange storleken på en markerad bild i kalkylark. 1. Välj den bild du vill ange egenskaper för och klicka på Bildegenskaper. 2. Fyll i värden i fälten Bredd och Höjd. 3. Valfritt: Skriv texten i fältet Alternativ text. 4. Klicka på OK. Arbeta med diagram i kalkylark Du kan infoga ett diagram i ett kalkylark och sedan ändra storlek på det, flytta det och ta bort det. Diagramtyper i kalkylark När du vill visa jämförelser och trender i en dataserie kan du skapa diagram i kalkylark. Diagram är ett bra sätt att kommunicera numeriska data grafiskt. Ett diagram gör det lätt att se trender och göra jämförelser. Om du vill visa data på ett klart sätt kan du infoga diagram i kalkylark. IBM Docs Spreadsheets hanterar många typer av diagram, inklusive kolumndiagram, stapeldiagram, cirkeldiagram, ytdiagram, linjediagram och punktdiagram. Du kan skapa ett linjediagram föratt visa datatrender vid specifika intervall. Du kan även skapa ett kolumndiagram för att visa säsongsförsäljningsvolym för olika regioner. När passar vilken diagramtyp bäst? Tips om vilken diagramtyp som passar bäst för vilket ändamål finns i följande avsnitt. 94 Smartcloud Docs

99 Stapeldiagram Du kan använda stapeldiagram för att visa datajämförelser mellan objekt eller dataförändringar över en tidsperiod. Data i kolumner eller rader på ett ark kan omvandlas till ett stapeldiagram. Kategorierna i ett stapeldiagram ordnas vanligen längs den horisontella axeln och värdena längs den vertikala axeln. Stapeldiagram har två undertyper: v Klustrat stapeldiagram Du kan använda ett klustrat stapeldiagram för att visa kategorier som motsvarar följande datatyper: 1. Värdeintervall (t.ex. månader och säsonger) 2. Osorterade namn (t.ex. geografiska namn och namn på personer) 3. Specifika skalarrangemang (t.ex. allvarlighetsgrader) v Staplad stapel Du kan använda ett stapeldiagram för att visa flera dataserier och understryka totalen. Staplade stapeldiagram visar fördelning av enskilda objekt i förhållande till helheten. Liggande stapeldiagram Du kan använda liggande staplar för att illustrera jämförelse mellan enskilda objekt. Data i kolumner eller rader på ett ark kan omvandlas till ett liggande stapeldiagram. Liggande stapeldiagram lämpar sig för att jämföra värden vid en viss tidpunkt. Liggande stapeldiagram har två undertyper: v Klustrat liggande stapeldiagram Du kan använda ett klustrat liggande stapeldiagram för att visa jämförelser för kategorier. Kategorierna i ett klustrat liggande stapeldiagram ordnas vanligen längs den vertikala axeln och värdena längs den horisontella axeln. v Staplat liggande stapeldiagram Du kan använda ett staplat liggande stapeldiagram för att visa relationer mellan objekt i förhållande till helheten. Arbeta med kalkylark 95

100 Cirkeldiagram Du kan använda cirkeldiagram för att visa relationer mellan delar av en helhet. Data i kolumner eller rader på ett ark kan omvandlas till ett cirkeldiagram. Cirkeldiagram visar summan av objekten i en dataserie och proportionen i förhållande till helheten. Data i ett cirkeldiagram visas i procent av helheten. Du kan använda ett cirkeldiagram i följande fall: v Det finns endast dataserier att visa. v Kategorierna motsvarar delar av en helhet. v Inget av värdena är negativt. v Nästan inget av värdena är ett nollvärde. Ytdiagram Du kan använda ytdiagram för att förstärka omfattningen av ändring över tid och det totala värdet för en trend. Du kan även använda ytdiagram för att visa relationer mellan delar av en helhet. Data i kolumner eller rader på ett ark kan omvandlas till ett ytdiagram. Ytdiagram förstärker trender och totaler i data över tid genom att markera ytan under linjen som skapas av varje dataserie. Ytdiagram har två undertyper: v Yta Du kan använda ett ytdiagram för att visa trenden för värden över en tidsperiod och andra kategoridata. Tips: Du Du kan välja att använda ett linjediagram i stället för ett ytdiagram eftersom data från en serie kan skymmas av data från en annan serie. v Staplad yta Du kan använda ett staplat ytdiagram för att visa fördelningen av varje värde över en tidsperiod och andra andra kategoridata. Anm: Ytan längst ned i ett staplat ytdiagram bestämmer utseendet på de övriga ytorna. Lägg den yta du vill markera nederst eller placera den jämnaste ytan där. 96 Smartcloud Docs

101 Linjediagram Du kan använda linjediagram för att visa sammanhängande data över en tidsperiod och en vanlig skala. Därför är linjediagram bra för att visa trender vid lika intervaller. Data i kolumner eller rader på ett ark kan omvandlas till ett linjediagram. Kategoridata i ett linjediagram fördelas jämnt längs både den horisontella och vertikala axeln. Om kategorietiketterna representerar jämnt spridda värden, t.ex. månader och år, och det dessutom finns flera serier, är ett linjediagram ett bra val. Om det finns fler än tio numrerade etiketter är det bättre att använda ett punktdiagram. Linjediagram har följande undertyper: v Linjer och linjer med markeringar Du kan använda linjediagram för att visa trender över en tidsperiod och visa sorterade kategorier, speciellt om det finns många datapunkter och ordningen är viktig. Tips: Om det finns många kategorier eller värdena är ungefära kan du i stället välja ett linjediagram utan markeringar. v Staplade linjer och staplade linjer med markeringar Du kan använda staplade linjediagram för att visa trender för fördelningen av varje värde över en tidsperiod eller ordnade kategorier. Anm: Eftersom staplade diagram lägger till data och det är svårt att urskilja staplade linjer kan du i stället välja en annan typ av linjediagram eller ett staplat ytdiagram. Punktdiagram Du kan använda punktdiagram för att visa relationer mellan numeriska värden i flera dataserier, eller visa två grupper av tal som en serie av X- och Y-koordinater. Data i kolumner eller rader på ett ark kan omvandlas till ett punktdiagram. Punktdiagram används vanligen för att visa och jämföra numeriska värden, t.ex. statistiska data. Ett punktdiagram har två värdeaxlar som visar en uppsättning numeriska data längs den horisontella axeln (X-axeln) och en annan uppsättning längs den vertikala axeln (Y-axeln). Dessa värden kombineras till enskilda datapunkter och visas med oregelbundna intervaller. Du kan använda punktdiagram i följande fall: v Det finns många datapunkter på den horisontella axeln. Arbeta med kalkylark 97

102 v Du vill ändra skalan på den horisontella axeln. v Värdena för den horisontella axeln är inte jämnt fördelade. v Du vill visa likheter mellan stora datamängder i stället för olikheter mellan datapunkter. v Du vill på ett effektivt sätt visa arbetsarksdata som innehåller par- eller grupperade värdeuppsättningar och justera oberoende skalor av ett punktdiagram så att mer information av grupperade värden blir synliga. v Du vill jämföra många datapunkter utan hänsyn till tid - ju fler data du inkluderar i ett punktdiagram, desto bättre jämförelse. Punktdiagram har följande undertyper: v v Punktdiagram med markeringar Om du har många datapunkter och inte behöver visa kopplingen mellan dem kan du använda ett punktdiagram med endast markeringar. Kopplingslinjerna gör att det är svårare att tolka informationen. Punkter med jämna linjer och punkter med jämna linjer och markeringar v Dessa diagramtyper visar jämna kurvor som kan kopplas till datapunkterna. Om det finns många datapunkter kan du använda en jämn linje utan markeringar. Punkter med raka linjer och punkter med raka linjer och markeringar De här diagramtyperna visar raka kopplingslinjer mellan datapunkter. Infoga diagram i kalkylark Du kan infoga ett diagram i ett kalkylark. 1. Markera det intervall där diagrammet ska infogas. 2. Välj Infoga > Diagram eller klicka på Infoga diagram i verktygsfältet. Tips: Du kan även högerklicka på dataintervallet och välja Infoga diagram. 3. Välj en diagramtyp och klicka på OK. Du kan även dubbelklicka på diagramtypen. 4. Valfritt: Om du vill förhandsgranska diagrammet med dataserier i rader eller kolumner klickar du på Data och väljer sedan önskat alternativ. 98 Smartcloud Docs

103 5. Om du vill spara diagrammet kan du högerklicka på det och välja Hämta som bild och spara det i.png-format. Anm: v Om filer i andra format (.xls,.xlsx, och.ods) innehåller diagram bevaras de i de formaten när du redigerar filen i IBM Docs. På samma sätt bevaras diagram när du skapar dem i IBM Docs och hämtar filen till de formaten. v Det går inte att gruppera diagram som infogas i ett kalkylark. När du importerar kalkylark som redan innehåller grupperade diagram måste du åtgärda varje objekt separat. Flytta och storleksändra diagram i kalkylark Flytta och storleksändra diagram i kalkylark genom att dra dem. 1. Klicka på diagrammet för att markera det. 2. Du flyttar ett diagram genom att placera muspekaren inuti diagrammet tills du ser ett hårkors, och sedan dra. Arbeta med kalkylark 99

104 3. Du storleksändrar ett diagram genom att placera muspekaren på diagrammets kant tills du ser en dubbelpil, och sedan dra. Tips: Du kan ändra storleken på diagrammet proportionellt genom att dra från början eller slutet av diagrammet. Anm: v Du kan även samredigera diagram med andra personer. v IBM Docs har endast funktioner för automatisk rotation av diagrametiketter i.xls-filer som har importerats från Microsoft Excel Kopiera diagram i kalkylark Du kan använda tangentbordskommandon för att klippa ut, kopiera och klistra in diagram i och mellan kalkylark. 1. Markera det diagram du vill klippa ut eller kopiera. 2. Tryck på Ctrl+X (Klipp ut) eller Ctrl+C (Kopiera). 3. Klicka på den plats där du vill klistra in data. 4. Tryck på Ctrl+V. Anm: Diagram i SmartCloud Docs-kalkylark kan inte klistras in i andra program. Ändra datakällintervall I fönstret Diagraminställningar kan du ändra datakällintervallet för ett diagram utan att behöva göra om diagrammet på arket. 1. Markera det diagram du vill ändra datakällvärdena för. 2. Högerklicka på diagrammet och välj Ändra diagram. Fönstret Diagraminställningar öppnas. 3. Klicka på Data. 4. Markera den serie du vill ändra i menyn Serie. 100 Smartcloud Docs

105 5. Skriv namnet på serien i fältet Serienamn. 6. Ange dataintervallet i fältet Serievärden. Anm: Du kan även skriva en sträng eller en dataserie i fältet Serievärden. 7. Valfritt: Ange kategoriintervall i fältet Kategori. 8. Klicka på OK. Ange diagramegenskaper i kalkylark Du kan anpassa teckensnitt, rubrik, teckenförklaring, bakgrund, kantlinjer och format för diagramtypen. 1. Markera diagrammet du vill ange egenskaper för. 2. Högerklicka på diagrammet och välj Ändra diagram. Fönstret Diagraminställningar öppnas. Arbeta med kalkylark 101

106 Hantera dataintervall Anm: En förhandsgranskning av diagrammet visas till höger. När diagramegenskaperna ändras uppdateras förhandsgranskningen direkt. Diagrammet uppdateras när du klickar på OK. 3. Välj alternativ och klicka på OK. Lär dig att sortera data i en tabell eller ett intervall och referera till data som finns på ett annat ark. Ett intervall kan vara en enda cell, ett rektangulärt block av angränsande celler, ett helt ark eller en hel arbetsbok. Ett intervall visas som adresserna till första och sista cellen, åtskilda av kolon. : A1:B4. Följande procedurer hjälper dig att hantera data. Sortera data Du kan sortera data i en kolumn eller ett intervall i stigande eller fallande ordning, baserat på värdena i den kolumn du anger. För svenska är sorteringsordningen alfabetisk. Sorteringsordningen för tyska, japanska och franska styrs av språkmiljön. För övriga språk styrs sorteringsordningen endast av Unicode-värden. 1. Markera den kolumn eller det intervall du vill sortera data i. Anm: Om du väljer Intervallet innehåller kolumnetiketter börjar sorteringen med raden under kolumnetiketten (rubrikerna). 2. Välj Data > Sortera och sedan Stigande respektive Fallande. Använda snabbfiltret Snabbfilter infogar en kombinationsruta i en datakolumn så att du kan välja poster (rader) som ska visas. 1. Markera den kolumn som innehåller det värde eller den sträng du vill använda som filterkriterier. 2. Välj Data > Snabbfilter. En pilknapp infogas på kolumnrubriken. 3. Klicka på pilknappen eller tryck på Alt+Nedåtpil. En panel som innehåller alla filterkriterier visas. Välj de kriterier som ska användas och klicka på OK. De poster som överensstämmer med valda filterkriterier visas. Du kan navigera med uppåt- och nedåtpilarna på tangentbordet. Du kan stänga panelen genom att trycka på Esc. 4. Du kan sortera det filtrerade arket genom att klicka på Sortera stigande eller Sortera fallande överst i filterlistan. Låsa rader och kolumner i kalkylark Om ett kalkylark är väldigt stort kan du låsa tabellrubriker eller annat innehåll så att informationen visas på skärmen. Du gör det genom att välja Lås rader och Lås kolumner. 102 Smartcloud Docs

107 Den här uppgiften Det går inte att låsa kolumner som innehåller endast en del av en sammanfogad cell. Dessutom döljs bilder och diagram som spänner över den låsta ytan. Lås eller lås upp rader och kolumner på följande sätt: v Välj Visa > Lås rader och välj det antal rader som ska låsas. v Välj Visa > Lås kolumner och välj det antal kolumner som ska låsas. v Välj Visa > Lås rader > Inga låsta rader. v Välj Visa > Lås kolumner > Inga låsta kolumner. Tips: Lägg till en eller fler rader eller kolumner i ett låst område genom att peka på låsningsstapeln till pekaren ändras till en hand, och dra stapeln till den plats du önskar. Gömma rader och kolumner Du kan gömma rader och kolumner i ett kalkylark. 1. Gör så här om du vill gömma rader: a. Markera en eller flera rader som ska gömmas genom att klicka på eller dra över radhuvudena. b. Välj Format > Göm rad. 2. Gör så här om du vill gömma kolumner: a. Markera en kolumn som du vill gömma genom att klicka på kolumnhuvudet. Tips: Du kan inte markera flera kolumnhuvuden genom att dra, men du kan ändå gömma flera kolumner genom att göra så här för var och en av de kolumner som ska gömmas. b. Välj Format > Göm kolumn. 3. En brytning i rad- eller kolumnhuvudet anger att raden eller kolumnen är gömd. Närliggande uppgifter: Visa rader och kolumner Du kan se gömda rader och kolumner i ett kalkylark. Visa rader och kolumner Du kan se gömda rader och kolumner i ett kalkylark. 1. Gör något av följande om du vill se gömda rader: v Markera ett intervall med en eller flera gömda rader och välj Format > Visa rad. v Markera raderna på båda sidor om de gömda raderna genom att dra i radrubrikerna. Högerklicka på markeringen och välj Visa rad. Den eller de gömda raderna visas. 2. Gör något av följande om du vill se gömda kolumner: Arbeta med kalkylark 103

108 v Markera kolumnen till höger om den gömda kolumnen och välj Format > Visa kolumn. v Markera kolumnen till höger om den gömda kolumnen, högerklicka och välj Visa kolumn. Den gömda kolumnen visas. Närliggande uppgifter: Gömma rader och kolumner på sidan 103 Du kan gömma rader och kolumner i ett kalkylark. Referenser till celler från ett annat ark För att undvika att ha samma data på mer än ett ark, kan du länka cellvärden på olika ark med hjälp av en referens. Den här uppgiften I cell A1 i ark 2 kan du till exempel skriva en formel som =Ark1!A1, som länkar den cellen till cell A1 i ark 1. Nästa gång du går till cell A1 i ark 2 ser du innehållet i cell A1 i ark 1 i stället för formeln. 1. Klicka i cellen där du vill lägga till en referens till en cell på ett annat ark. 2. Ange en formel för cellen som du refererar till. Och sedan då? Anm: Du kan också referera till celler i samma eller ett annat ark genom att dra för att markera intervallet och sedan trycka på Enter. Intervalladressen läggs automatiskt till i formeln. Kopiera data och bilder i kalkylark Du kan använda tangentbordskommandon i alla webbläsare eller menyobjekt (endast i Internet Explorer) för att klippa ut, kopiera och klistra in data och bilder i ett kalkylark, mellan kalkylark eller mellan kalkylark och andra program. 1. Markera det intervall du vill klippa ut eller kopiera. Tips: Om intervallet innehåller en bild eller dolda data kopieras de inte. 2. Tryck på Ctrl+X (Klipp ut) eller Ctrl+C (Kopiera). 3. Klicka på den plats där du vill klistra in data. Tips: Du kan även välja ett antal celler som plats. Du kan högst välja celler. 4. Tryck på Ctrl+V. Anm: Inom ett kalkylark kan du trycka på Ctrl+A för att kopiera ett helt ark, inklusive format och dolda data. Du kan däremot inte klistra in format och data som döljs i andra webbläsare eller externa program. Bilder i kalkylark kan inte klistras in i andra program. 104 Smartcloud Docs

109 Namnge ett intervall Gör det enklare att skriva och förstå formler genom att man namnger viktiga cellintervall och använder dessa namn i stället för intervalladresser i formlerna. 1. I ett öppet kalkylark drar du för att markera det intervall du vill namnge. 2. Välj Infoga > Namngivet intervall > Nytt intervall. 3. Ange ett namn på intervallet. Anm: Intervallnamnet måste börja med bokstav, omvänt snestreck (\) eller understreck (_). Namnet får inte innehålla blanktecken. Använd inte bokstäverna "r" eller "c" som fullständiga namn eftersom dessa bokstäver används som kortkommandon i kalkylarken i IBM Docs. Skapa inte namn som ser ut som celladresser, som Q2 eller FY98. Namn är inte skiftberoende och kan vara upp till 255 tecken långa. 4. Om du ännu inte har angett vilken adress intervallet refererar till gör du något av följande: v Ha fönstret Nytt intervall öppet och dra i arket för att markera intervallet. Intervalladressen visas automatiskt i fältet Refererar till. v Ange intervalladressen manuellt i fältet Refererar till. 5. Klicka på OK. Hitta eller redigera namngivna intervall Fönstret Hantera namngivna intervall används när man vill hitta alla namngivna intervall i ett kalkylark, eller ändra vilka celler som ska inkluderas i ett visst intervall. Arbeta med kalkylark 105

110 1. Välj Infoga > Namngivet intervall > Hantera namngivna intervall. 2. Om du vill se placeringen av ett namngivet intervall klickar du på intervallnamnet. Motsvarande cellintervall markeras i arket. 3. Om du vill ändra vilka celler som inkluderas i ett namngivet intervall gör du något av följande: v Ha fönstret Hantera namngivna intervall öppet och klicka i arket och välj åter det cellintervall du vill ha. Klicka på Tillämpa. Intervalladressen visas automatiskt i fältet Refererar till. v Klicka på intervallnamnet, redigera intervalladressen i fältet Refererar till och klicka på Använd. 4. Klicka på Stäng. Anm: v Om filer i formatet.xls eller.xlsx innehåller namngivna diagram behålls diagrammen och namnen när du ändrar filen i IBM Docs. v När du ändrar en formelcell färgmarkeras alla referenser (inklusive de som refererar till andra ark) i formeln. Om du lägger till ett nytt intervall markeras det nya intervallet med en annan färg. Ta bort ett namngivet intervall I fönstret Hantera intervall kan du ta bort ett namngivet intervall utan att ta bort de data som intervallet innehåller. 106 Smartcloud Docs

111 1. Välj Infoga > Namngivet intervall > Hantera intervall. 2. I listan med namngivna intervall klickar du på det intervall som du vill ta bort. Klicka sedan på X:et. 3. Klicka på OK. 4. Klicka på Stäng. Relativa och absoluta referenser I formler kan du representera data med hjälp av cellens adress där data lagras. När du flyttar en formel eller de data som den hänvisar till, gör IBM Docs eventuella nödvändiga ändringar så att formeln fortfarande refererar till samma data. Men när du kopierar en formel kan du göra så att formeln hänvisar till de ursprungliga eller olika data genom att använda absoluta eller relativa referenser till celladresser i formeln. Relativa referenser När du kopierar en formel som innehåller celladresser justerar IBM Docs adresserna till deras nya plats eller platser i arket. Adresser (till exempel B25) som justeras när du kopierar dem kallas för relativa referenser. Och de absoluta referenserna behålls intakta när du drar en formelcell med absoluta referenser. Om till exempel formeln =A1+A2 finns i cell A4 och du kopierar den B4 blir formeln i B4 =B1+B2. IBM Docs justerar celladresserna i formeln i förhållande till formelns nya placering. Absoluta referenser Ibland vill du att en formel ska referera till samma celler, oavsett vart du kopierar den. Du säkerställer att formeln alltid refererar till samma celler genom att ändra referenserna till dessa celler till absoluta referenser. En absolut referens refererar alltid till samma cell eller intervall. Om du vill göra en relativ referens absolut, lägger du till ett dollartecken ($) före kolumnbokstaven och före radnumret, t.ex. $B$25. Om det behövs kan du också lägga till $ före arknamnet, till exempel $Ark2!$B$25. Närliggande begrepp: Om formler och funktioner på sidan 108 Du anger en formel i ett ark för att utföra en beräkning på tal, text eller andra formler. När du använder formler, blir data dynamiska. Funktioner är inbyggda formler som utför specialiserade beräkningar automatiskt. Du kan använda en funktion själv som en formel, eller kombinera den med andra funktioner och formler. Använd operatorer för att ange hur de olika delarna av formeln är relaterade till varandra. Närliggande referens: Funktioner på sidan 109 Använd funktionerna för att skapa formler för kalkylarksberäkningar. Arbeta med kalkylark 107

112 Använda formler i beräkningar I det här avsnittet finns bakgrundsinformation om formler och funktioner. Funktionerna visas efter kategori eller i bokstavsordning så att det blir lättare att hitta relaterade funktioner. Om formler och funktioner Du anger en formel i ett ark för att utföra en beräkning på tal, text eller andra formler. När du använder formler, blir data dynamiska. Funktioner är inbyggda formler som utför specialiserade beräkningar automatiskt. Du kan använda en funktion själv som en formel, eller kombinera den med andra funktioner och formler. Använd operatorer för att ange hur de olika delarna av formeln är relaterade till varandra. Du skriver in en formel i en cell när du matar in data i ett ark. Alla formler börjar med ett likhetstecken (=). Du kan referera till celler i samma eller ett annat ark genom att dra för att markera intervallet och sedan trycka på Enter. Intervalladressen läggs automatiskt till i formeln. När du har angett formeln visas dess resultat i cellen. Du kan se formeln i formelfältet. Du kan alltid skriva in siffror eller text som du vill beräkna direkt i formeln. Du kan även mata in data i andra celler, och sedan använda celladresser i formeln. Använd utropstecken (!) för att skilja ett arknamn från en cell- eller intervalladress, till exempel Ark2!A1 eller Ark2!A1:A4. Använd kommatecken (,) för att skilja ett argument från ett annat i en funktion, till exempel =SUM(Ark1!A1,5,1234). Om du behöver se till att ett argument som innehåller ett kommatecken, till exempel 1,234, inte ska betraktas som två argument behöver du sätta citattecken runt argumentet: "1, 234". Vissa språk använder sig av semikolon (;) för att skilja argumenten åt. I dessa fall visas ett meddelanden om du försöker använda kommatecken mellan argumenten. Anm: Om du har importerat kalkylarket från IBM Lotus Symphony, som använder punkt (.) för att skilja arket från cellerna och semikolon (;) för att skilja argumenten från varandra kommer de att konverteras till! och, när du redigerar kalkylarket. Tabell 11. på formler Formel Resultat =A1+10 Visar innehållet i A1 plus 10. =A1*16% Visar 16 % av värdet i A1. =A1*A2 Visar resultatet av multiplikation av A1 och A Smartcloud Docs

113 Tabell 11. på formler (forts) Formel Resultat =ROUND(A1,1) Visar innehållet i cell A1 avrundat till en decimal. =B8-SUM(B10:B14) Beräknar B8 minus summan av cellerna B10 till B14. =SUM(B8,SUM(B10:B14)) Beräknar värdet av summan av B10 till B14 och adderar värdet till B8. =SUM(B:B) Summerar alla tal i kolumnen B. =IF(trim(A1)="","Cell får inte vara tom",a1) Korrigerar ogiltiga indata. Tips: Grundläggande aritmetiska operatorer (+, -, *, /) kan användas i formler enligt regeln multiplikation och division före addition och subraktion. I stället för att använda funktionen =SUM(A1:B1) kan du skriva =A1+B1. Parenteser kan också användas. Resultatet av formeln =(1+2)*3 ger ett annat resultat än =1+2*3. Följande operatorer hanteras. Tabell 12. Operatorer per typ Typ Operator Beskrivning Aritmetiska operatorer +-*/% ^ Symboler för addition, subtraktion, multiplikation, division, procent och exponent Textoperator & Symbol för sammanfogning av strängar Logiska operatorer = < > <= >= <> Symboler för lika med, mindre än och så vidare Referensoperatorer :, blanktecken Symboler för beräkningar som involverar celler. Ett kolon indikerar ett cellintervall; ett kommatecken en konkatenering eller en union av celler; samt blanktecken, en skärningspunkt av celler Närliggande begrepp: Relativa och absoluta referenser på sidan 107 I formler kan du representera data med hjälp av cellens adress där data lagras. Närliggande referens: Funktioner Använd funktionerna för att skapa formler för kalkylarksberäkningar. Funktioner Använd funktionerna för att skapa formler för kalkylarksberäkningar. Närliggande begrepp: Relativa och absoluta referenser på sidan 107 I formler kan du representera data med hjälp av cellens adress där data lagras. Arbeta med kalkylark 109

114 Om formler och funktioner på sidan 108 Du anger en formel i ett ark för att utföra en beräkning på tal, text eller andra formler. När du använder formler, blir data dynamiska. Funktioner är inbyggda formler som utför specialiserade beräkningar automatiskt. Du kan använda en funktion själv som en formel, eller kombinera den med andra funktioner och formler. Använd operatorer för att ange hur de olika delarna av formeln är relaterade till varandra. Grupperat efter kategori De här funktionerna är sorterade efter kategori så att det blir lättare att hitta relaterade funktioner. Matrisfunktioner: Använd denna lista med funktioner som en referens för varje matrisfunktion. Närliggande referens: FREQUENCY på sidan 135 FREQUENCY anger frekvensspridningen i en uppsättning värden. Integrerade matriskonstanter i formler IBM Docs hanterar integrerade matriskonstanter i formler. Villkorliga matrisberäkningar på sidan 111 En villkorlig matrisberäkning är en matrisformel som innehåller en IF()-funktion. MMULT på sidan 149 MMULT beräknar matrisprodukten av två matriser. SUMPRODUCT på sidan 164 SUMPRODUCT multiplicerar motsvarande element i givna matriser och returnerar summan av dessa produkter. Integrerade matriskonstanter i formler: IBM Docs hanterar integrerade matriskonstanter i formler. En integrerad matris omges av klammerparenteser, till exempel {' and '}. Elementen kan bestå av tal (inklusive negativa), en logisk konstant (TRUE, FALSE) eller en textsträng. Icke-konstanta uttryck är inte tillåtna. Matriser kan anges med en eller flera rader och en eller flera kolumner. Alla rader måste bestå av samma antal element; alla kolumner måste bestå av samma antal element. Kolumnavgränsaren (som avskiljer elementen i en rad) är kommatecken (,). Denna avgränsare är inte språkberoende. Matriser kan inte kapslas. Tabell 13. på integrerade matriser Matris Beskrivning ={1,2,3} En matris med en rad består av de tre talen 1, 2 och 3. =SIN({1,2,3}) Anges som matrisformel, ger resultatet tre SIN-beräkningar med argumenten 1, 2 och 3. Närliggande referens: 110 Smartcloud Docs

115 FREQUENCY på sidan 135 FREQUENCY anger frekvensspridningen i en uppsättning värden. Matrisfunktioner på sidan 110 Använd denna lista med funktioner som en referens för varje matrisfunktion. MMULT på sidan 149 MMULT beräknar matrisprodukten av två matriser. SUMPRODUCT på sidan 164 SUMPRODUCT multiplicerar motsvarande element i givna matriser och returnerar summan av dessa produkter. Villkorliga matrisberäkningar: En villkorlig matrisberäkning är en matrisformel som innehåller en IF()-funktion. Villkorsargumentet i formeln är en områdesreferens eller ett matrisresultat. I följande exempel tillämpas testet >0 {=IF(A1:A3>0,"yes","no")} på alla celler i intervallet A1:A3 och resultatet kopieras till motsvarande cell. Tabell 14. på en villkorlig matrisberäkning A B (formel) B (resultat) 1 1 {=IF(A1:A3>0,"yes","no")} yes 2 0 {=IF(A1:A3>0,"yes","no")} no 3 1 {=IF(A1:A3>0,"yes","no")} yes Närliggande referens: FREQUENCY på sidan 135 FREQUENCY anger frekvensspridningen i en uppsättning värden. Matrisfunktioner på sidan 110 Använd denna lista med funktioner som en referens för varje matrisfunktion. MMULT på sidan 149 MMULT beräknar matrisprodukten av två matriser. SUMPRODUCT på sidan 164 SUMPRODUCT multiplicerar motsvarande element i givna matriser och returnerar summan av dessa produkter. Datum- och tidsfunktioner: Kalkylarksfunktioner för att infoga och redigera datum och klockslag. v DATE på sidan 129 v DATEDIF på sidan 129 v DATEVALUE på sidan 130 v DAY på sidan 130 v DAYS på sidan 130 v DAYS360 på sidan 131 v HOUR på sidan 137 v MINUTE på sidan 148 v MONTH på sidan 150 v NETWORKDAYS på sidan 151 v NOW på sidan 152 Arbeta med kalkylark 111

116 v SECOND på sidan 160 v TIME på sidan 166 v TIMEVALUE på sidan 166 v TODAY på sidan 166 v WEEKDAY på sidan 171 v WEEKNUM på sidan 171 v WORKDAY på sidan 172 v YEAR på sidan 172 Teknikfunktioner: Använd denna lista som referens för de teknikfunktioner som finns. Närliggande referens: CONVERT på sidan 123 CONVERT konverterar ett värde från en måttenhet till en annan. Informationsfunktioner: Det här avsnittet innehåller länkar till beskrivningar och exempel på informationsfunktioner som kan användas i kalkylark. Informationen i följande tabell ligger till grund för några av exempelavsnitten i varje informationsfunktion. Tabell 15. på data i ett kalkylark Rad C D 2 x-värde y-värde v ERRORTYPE på sidan 132 v FORMULA på sidan 135 v ISBLANK på sidan 140 v ISERR på sidan 140 v ISERROR på sidan 140 v ISEVEN på sidan 140 v ISFORMULA på sidan 141 v ISLOGICAL på sidan 141 v ISNA på sidan 141 v ISNONTEXT på sidan 142 v ISNUMBER på sidan 142 v ISODD på sidan 142 v ISREF på sidan Smartcloud Docs

117 v ISTEXT på sidan 143 v N på sidan 150 v NA på sidan 151 v TYPE på sidan 168 Logikfunktioner: Använd denna lista med funktioner som en referens för varje logisk funktion. Närliggande referens: AND på sidan 117 AND returnerar TRUE om alla argument har värdet TRUE. Om ett argument har värdet FALSE returnerar den här funktionen FALSE. FALSE på sidan 133 FALSE returnerar det logiska värdet FALSE. Funktionen FALSE() kräver inte några argument och returnerar alltid det logiska värdet FALSE. IF på sidan 138 IF anger ett logiskt test som ska genomföras. NOT på sidan 151 NOT kastar om det logiska värdet. OR på sidan 153 OR returnerar TRUE om minst ett argument är TRUE. Den här funktionen returnerar värdet FALSE först när alla argument har det logiska värdet FALSE. TRUE på sidan 167 TRUE returnerar det logiska värdet TRUE. Funktionen TRUE() kräver inte några argument och returnerar alltid det logiska värdet TRUE. Matematiska funktioner: Använd denna lista med funktioner som en referens för varje matematisk funktion. v ABS på sidan 116 v ACOS på sidan 116 v ACOSH på sidan 116 v ASIN på sidan 118 v ASINH på sidan 118 v ATAN på sidan 118 v ATAN2 på sidan 119 v ATANH på sidan 119 v CEILING på sidan 120 v COMBIN på sidan 123 v COS på sidan 126 v COSH på sidan 127 v COUNTBLANK på sidan 128 v COUNTIF på sidan 128 v DEGREES på sidan 131 v EVEN på sidan 132 v EXP på sidan 132 v FACT på sidan 133 v FLOOR på sidan 134 v INT på sidan 139 Arbeta med kalkylark 113

118 v LN på sidan 144 v LOG på sidan 145 v LOG10 på sidan 145 v MOD på sidan 149 v ODD på sidan 152 v PI på sidan 154 v POWER på sidan 154 v PRODUCT på sidan 154 v RADIANS på sidan 155 v RAND på sidan 155 v RANDBETWEEN på sidan 155 v ROMAN på sidan 157 v ROUND på sidan 157 v ROUNDDOWN på sidan 158 v ROUNDUP på sidan 158 v SIN på sidan 160 v SINH på sidan 161 v SQRT på sidan 161 v SUBTOTAL på sidan 163 v SUM på sidan 163 v SUMIF på sidan 164 v TRUNC på sidan 167 Kalkylarksfunktioner: Använd denna lista med funktioner som en referens för varje kalkylarksfunktion. v ADDRESS på sidan 116 v CHOOSE på sidan 121 v COLUMN på sidan 122 v COLUMNS på sidan 123 v FIND på sidan 133 v HLOOKUP på sidan 136 v HYPERLINK på sidan 137 v INDEX på sidan 139 v INDIRECT på sidan 139 v LOOKUP på sidan 145 v MATCH på sidan 146 v OFFSET på sidan 152 v ROW på sidan 159 v ROWS på sidan 159 v SHEET på sidan 160 v VLOOKUP på sidan 168 Statistikfunktioner: Använd den här listan som en referens för statistikfunktioner. v AVERAGE på sidan Smartcloud Docs

119 v AVERAGEA på sidan 120 v COUNT på sidan 127 v COUNTA på sidan 127 v LARGE på sidan 143 v MAX på sidan 147 v MEDIAN på sidan 147 v MIN på sidan 148 v MODE på sidan 149 v RANK på sidan 155 v SMALL på sidan 161 v STDEV på sidan 162 v STDEVP på sidan 162 v VAR på sidan 169 v VARA på sidan 169 v VARP på sidan 170 v VARPA på sidan 170 Textfunktioner: Använd den här listan som en referens för textfunktioner. v BASE på sidan 120 v CHAR på sidan 121 v CODE på sidan 122 v CONCATENATE på sidan 123 v DOLLAR på sidan 131 v EXACT på sidan 133 v FIXED på sidan 134 v LEFT på sidan 143 v LEN på sidan 144 v LENB på sidan 144 v LOWER på sidan 146 v MID på sidan 147 v PROPER på sidan 154 v REPLACE på sidan 156 v REPT på sidan 156 v RIGHT på sidan 156 v RIGHTB på sidan 157 v SEARCH på sidan 159 v SUBSTITUTE på sidan 162 v T på sidan 165 v TEXT på sidan 165 v TRIM på sidan 167 v UPPER på sidan 168 v VALUE på sidan 168 Arbeta med kalkylark 115

120 ABS ABS returnerar absolutvärdet för ett tal. ABS(number) number är det tal vars absolutvärde ska beräknas. Ett tals absolutvärde är dess värde utan +/-. =ABS(-56) returnerar 56. =ABS(12) returnerar 12. =ABS(0) returnerar 0. ACOS ACOS returnerar det inverterade trigonometriska kosinusvärdet av ett tal. ACOS (number) Funktionen returnerar det inverterade trigonometriska kosinusvärdet av number, vilket är vinkeln (i radianer) vars kosinus är number. Den returnerade vinkeln är mellan 0 och PI. =ACOS(-1) returnerar (PI-radianer). =DEGREES(ACOS(0.5)) returnerar 60. Kosinus av 60 grader är 0,5. ACOSH ACOSH returnerar inverterad hyperbolisk cosinus av ett tal. ACOSH (number) Funktionen returnerar inverterad hyperbolisk cosinus av number som är det tal vars hyperbolisk cosinus är number. number måste vara större än eller lika med 1. =ACOSH(1) returnerar 0. =ACOSH(COSH(4)) returnerar 4. ADDRESS ADDRESS returnerar en celladress (referens) som text enligt angivna rad- och kolumnvärden. Du kan själv bestämma hur adressen ska tolkas. Adressen kan tolkas som en absolut adress (till exempel $A$1), en relativ adress (A1) eller en blandad form (A$1 eller $A1). Det går också att specificera namnet på kalkylarket. För samfunktion har funktionerna ADDRESS och INDIRECT ett valfritt argument. Med detta argument kan du ange om adressnotationen R1C1 ska användas i stället för den vanliga notationen A Smartcloud Docs

121 I ADDRESS infogas argumentet som det fjärde argumentet, vilket flyttar det valfria kalkylarksnamnsargumentet till den femte positionen. I INDIRECT infogas argumentet som det andra argumentet. För båda funktionerna används notationen R1C1 om argumentet infogas med värdet 0. Om argumentet saknas eller har annat värde än 0 används notationen A1. Om notationen R1C1 används returnerar ADDRESS adressträngar med utropstecken (!) som avskiljare för arknamn medan INDIRECT förväntar sig utropstecken som avskiljare för arknamn. Båda funktionerna använder fortfarande punkt (.) som avskiljare för arknamn vid notationen A1. ADDRESS (row, column, abs, A1, sheet) row representerar radnumret för cellreferensen. column representerar kolumnnumret för cellreferensen (numret, inte bokstaven) abs avgör typen av referens. Om värdet är 1 eller tomt är referenstypen absolut ($A$1). Om värdet är 2 är radens referenstyp absolut medan kolumnens referenstyp är relativ (A$1). Om värdet är 3 är radens referenstyp relativt medan kolumnens referenstyp är absolut (A$A1). Om värdet är 4 är referenstypen relativ ($A$1). A1 är valfritt. Om argument är satt till 0 används notationen R1C1. Om argumentet saknas eller har annat värde än 0 används notationen A1. sheet representerar namnet på kalkylarket. Det måste anges inom citattecken. ADDRESS(1, 1, 2, "Sheet2") returnerar följande: Sheet2!A$1 Om cell A1 i ark 2 innehåller värdet -6 kan du referera indirekt till den med en funktion i B2. Ange =ABS(INDIRECT(B2)). Resultatet är det absoluta värdet av cellreferensen som specificerades i B2, i detta fall 6. AND AND returnerar TRUE om alla argument har värdet TRUE. Om ett argument har värdet FALSE returnerar den här funktionen FALSE. Parametrarna för funktionen AND är antingen logiska uttryck (TRUE, 1<5, 2+3=7, B8<10) som returnerar logiska värden eller matriser (A1:C3) som innehåller logiska värden. Anm: När en funktion tar ett enda värde, men du anger ett cellintervall, används värdet från samma kolumn eller rad som den formel som används. Om det angivna området ligger utanför formelns aktuella kolumn eller rad returnerar funktionen felvärdet #VALUE!. AND(logical value 1, logical value 2,...logical value 30) logical value 1, logical value 2 och så vidare till logical value 30 är villkor som ska kontrolleras. Alla villkor kan ha värdet TRUE eller FALSE. Om ett intervall anges som ett argument använder funktionen värdet från intervallet som finns i den aktuella kolumnen eller raden. Resultatet är TRUE om alla celler i intervallet har det logiska värdet TRUE. Arbeta med kalkylark 117

122 De logiska värdena för posterna 12<13, 14>12 och 7<6 ska kontrolleras: =AND(12<13,14>12,7<6) returnerar FALSE. =AND(FALSE,TRUE) returnerar FALSE. Närliggande referens: Logikfunktioner på sidan 113 Använd denna lista med funktioner som en referens för varje logisk funktion. ASIN ASIN returnerar det inverterade trigonometriska sinusvärdet av ett tal. ASIN (number) Funktionen returnerar det inverterade trigonometriska sinusvärdet av number, vilket är vinkeln (i radianer) vars sinus är number. Den returnerade vinkeln är mellan -PI/2 och +PI/2. =ASIN(0) returnerar 0. =ASIN(1) returnerar 1, (PI/2 radianer).. =DEGREES(ASIN(0.5)) returnerar 30. Sinus av 30 grader är 0,5. ASINH ASINH returnerar inverterad hyperbolisk sinus av ett tal. ASINH (number) Funktionen returnerar inverterad hyperbolisk sinus av number som är det tal vars hyperbolisk sinus är number. =ASINH(-90) returnerar ca =ASINH(SINH(4)) returnerar 4. ATAN ATAN returnerar det inverterade trigonometriska tangensvärdet av ett tal. ATAN(number) Funktionen returnerar det inverterade trigonometriska tangensvärdet av number, vilket är vinkeln (i radianer) vars tangens är tal. Den returnerade vinkeln är mellan -PI/2 och PI/ Smartcloud Docs

123 =ATAN(1) returnerar 0, (PI/4 radianer).. =DEGREES(ATAN(1)) returnerar 45. Tangens för 45 grader är 1. ATAN2 ATAN2 returnerar inverterad trigonometrisk tangens av angivna X- och Y-koordinater. ATAN2 (x_num,y_num) Funktionen returnerar inverterad trigonometrisk tangens av angivna X- och Y-koordinater. Arc tangens är vinkeln från X-axeln till en linje som innehåller origo (0, 0) och en punkt med koordinater (x_num, y_num). Den returnerade vinkeln är mellan -pi och pi, exklusive -pi. =ATAN2(1,1) returnerar (PI/4 radianer). =ATAN2(-1, -1) returnerar (-3*pi/4 radianer). ATANH ATANH returnerar inverterad hyperbolisk tangens av ett tal. ATANH (number) Funktionen returnerar inverterad hyperbolisk tangens av number, som är det värde vars hyperboliska tangens är Number. Number måste vara mellan -1 och 1 (exklusive -1 och 1). =ATANH( ) returnerar (1,approximately). =ATANH(-0.1) returnerar -0.1( ). AVERAGE AVERAGE returnerar medelvärdet för argumenten. AVERAGE(number1, number2,...number30) number1, number2 och så vidare till number30 är numeriska värden eller intervall. =AVERAGE(A1:A50) Arbeta med kalkylark 119

124 AVERAGEA AVERAGEA returnerar medelvärdet för argumenten. Värdet för en text är 0. AVERAGEA(number1, number2,... number30) number1, number2,...number30 är värden eller intervall. Text har värdet 0. =AVERAGEA(A1:A50) BASE BASE konverterar ett positivt heltal till en angiven bas i en text från talsystemet. Siffrorna 0-9 och bokstäverna A-Z används. BASE(number, radix, minimum length) number är det positiva heltal som ska konverteras. radix anger basen i talsystemet. Det kan vara ett positivt heltal mellan 2 och 36. minimum lenght (valfritt) fastställer den minsta längden i den teckensekvens som har skapats. Om texten är kortare än angiven minsta längd läggs det till nollor före strängen. BASE(17,10,4) returnerar 0017 i decimalsystemet. BASE(17,2) returnerar i det binära systemet. BASE(255,16,4) returnera 00FF i det hexadecimala systemet. CEILING CEILING avrundar ett tal uppåt till närmaste multipel av betydelse. CEILING(number,increment,mode) number är talet som ska avrundas. increment är det tal till vars multipel värdet ska avrundas. mode är ett valfritt värde. Om värdet för mode anges men inte är noll samt om number och increment är negativa görs avrundningen baserat på det absoluta värdet av number. Parametern mode ignoreras vid export till Microsoft Excel eftersom en tredje parameter inte används. Viktigt: Om både number och increment är negative och värdet för mode är lika med noll eller inte anges skiljer sig resultaten i IBM Docs och Microsoft Excel åt när importen är klar. Om du exporterar kalkylarket till Excel anger du mode=1 för att få samma resultat i Excel som i IBM Docs. 120 Smartcloud Docs

125 =CEILING(-11,-2) returnerar -10. =CEILING(-11,-2,0) returnerar -10. =CEILING(-11,-2,1) returnerar -12. CHOOSE CHOOSE använder ett index för att returnera ett värde från en lista över av upp till 30 värden. CHOOSE(index, value 1, value 2,...) index är en cellreferens eller ett tal från en lista över värden och som visar vilket värde som ska hämtas från listan. value 1, value 2... är det värdet som ges som en referens till en cell eller som enskilda värden. Anm: v Om index är större än antalet givna värden, returnerar CHOOSE #VALUE!. v Det går inte att använda CHOOSE för att returnera en intervallreferens. : =SUM(A1:CHOOSE(1, A2, A3)) returnerar #ERROR!. =CHOOSE(A1, B1, B2, B3, "Today", "Yesterday", "Tomorrow") returnerar innehållet i cell B2 för A1 = 2. För A1 =4returnerar funktionen texten Today. =CHOOSE(A1, B1, B2, B3, "Today", "Yesterday", "Tomorrow") returnerar #VALUE! för A1 = 8. CHAR CHAR söker efter och returnerar ett tecken i Unicode-teckentabellen efter tal. Talet är 1 till 255. CHAR(number) number visar vilket tecken i Unicode-teckentabellen som returneras. Anm: Unicode-teckentabellen skiljer sig från Windows ANSI- och MAC-teckentabellerna enligt användarklienten. Det går inte att referera till klientens teckentabell om du inte använder en formelberäkning på serversidan. Om number är [128, 255], kan tecknet som returneras vara olika i IBM Docs och IBM Symphony för olika språkmiljöer eftersom teckentabellerna som används i IBM Docs (läsare) och Symphony (klientsidan) skiljer sig åt. Arbeta med kalkylark 121

126 =CHAR(82) returnerar R. =CHAR(255) returnerar ÿ. CODE CODE returnerar en numerisk kod för första tecknet i en textsträng. CODE (text) text är den text som koden för första tecknet i texten ska hittas. =CODE("Hieronymus") returnerar 72. =CODE("hieroglyphic") returnerar 104. Anm: Koden som används här refererar till Unicode, inte ASCII. COLUMN COLUMN returnerar kolumnnumret för en cellreferens. Om referensen är en cell returneras kolumnnumret för cellen. Om parametern är ett cellområde och formeln anges som en matrisformel returneras motsvarande kolumnnummer i en enradsmatris. Om COLUMN-funktionen med en områdesreferensparameter inte används för en matrisformel är det bara kolumnnumret för den första cellen i området som returneras. COLUMN(reference) reference är referensen till en cell eller ett område vars första kolumnnummer kan hittas. Om du inte anger någon referens, så fastställs kolumnnumret för den cell i vilken formeln matas in. Referensen till den aktuella cellen anges automatiskt. =COLUMN(A1) returnerar 1. Kolumn A är den första kolumnen i tabellen. =COLUMN(C3:E3) returnerar 3. Kolumn C är den tredje kolumnen i tabellen. =COLUMN(D3:G10) returnerar 4 eftersom kolumn D är den fjärde kolumnen i tabellen och funktionen COLUMN inte används som en matrisformel. I det här fallet används alltid det första värdet i matrisen som resultat. {=COLUMN(B2:B7)} och =COLUMN(B2:B7) returnerar båda 2 eftersom referensen bara innehåller kolumn B som andra kolumn i tabellen. Eftersom områden med en kolumn bara har ett kolumnnummer gör det ingen skillnad om formeln används som en matrisformel. 122 Smartcloud Docs

127 =COLUMN() returnerar 3 om formeln skrivits i kolumn C. {=COLUMN(Rabbit)} returnerar enradsmatrisen (3, 4) om området (C1:D3) kallas Rabbit. COLUMNS COLUMNS returnerar kolumnnumret för en cellreferens. Om referensen är en cell returneras kolumnnumret för cellen. COLUMNS(array) array är referensen till en cell eller ett område vars första kolumnnummer finns. =COLUMNS(B5) returnerar 1 eftersom cellen innehåller endast en kolumn. =COLUMNS(A1:C5) är lika med 3. Referensen består av tre kolumner. COMBIN COMBIN returnerar antalet kombinationer för ett givet antal objekt. COMBIN (number,number_chosen) Number är antalet objekt. Number_chosen är antalet objekt i varje kombination. =COMBIN(8,2) returnerar möjliga tvåpersonsteam som kan formas av åtta kandidater: 28. CONCATENATE CONCATENATE kombinerar flera textsträngar till en sträng. CONCATENATE(text 1,...text 30) text 1,text 2, och så vidare representerar upp till 30 texter, som kan kopplas samman till en textkedja. CONCATENATE("Good ","Morning ","Mrs. ","Doe") returnerar Good Morning Mrs. Doe. CONVERT CONVERT konverterar ett värde från en måttenhet till en annan. Arbeta med kalkylark 123

128 CONVERT(number,from_unit,to_unit number är ett värde. from_unit anger den måttenhet man ska konvertera från. from_unit är namnet på en enhet i tabellen nedan angivet som text inom " " (citattecken). to_unit anger den måttenhet man ska konvertera till. to_unit är namnet på en enhet i tabellen nedan angivet som text inom " " (citattecken). Enhetsnamnet är skiftberoende. CONVERT returnerar #N/A om antingen frånenheten eller tillenheten inte finns i tabellen nedan. CONVERT returnerar också #N/A om from_unit och to_unit härrör från olika enhetsgrupper. Tabell 16. Enhetsnamnet för gruppen massa Enhetsnamn g sg lbm u ozm Massa Gram Slug Pund (avoirdupois) U (atommassa) Uns (avoirdupois) Tabell 17. Enhetsnamnet för gruppen distans Enhetsnamn m mi Nmi Pica in ft yd ang Längd Meter Engelsk mile Nautisk mil Pica Tum Fot Yard Ångström Tabell 18. Enhetsnamnet för gruppen tid Enhetsnamn yr day hr mn sec Tid År Dag Timme Minut Sekund Tabell 19. Enhetsnamnet för gruppen tryck Enhetsnamn Pa atm mmhg Tryck Pascal Atmosfär mm kvicksilver 124 Smartcloud Docs

129 Tabell 20. Enhetsnamnet för gruppen kraft Enhetsnamn N dyn lbf Kraft Newton Dyn Pund Tabell 21. Enhetsnamnet för gruppen energi Enhetsnamn J e c cal ev HPh Wh flb BTU Energi Joule Erg Termodynamisk kalori IT-kalori Elektronvolt Hästkraftstimme Wattimme Fotpund BTU Tabell 22. Enhetsnamnet för gruppen kraft Enhetsnamn HP W Kraft Hästkrafter Watt Tabell 23. Enhetsnamnet för gruppen magnetism Enhetsnamn Magnetism T Tesla ga Gauss Tabell 24. Enhetsnamnet för gruppen temperatur Enhetsnamn Temperatur C Celsius F Fahrenheit K Kelvin Tabell 25. Enhetsnamnet för gruppen vätska Enhetsnamn tsp tbs oz cup pt qt gal Vätska Tesked Matsked Fluid ounce kopp Pint Quart Gallon Arbeta med kalkylark 125

130 Tabell 25. Enhetsnamnet för gruppen vätska (forts) Enhetsnamn l Vätska Liter Prefixen (angivna med " ") i följande tabell är också giltiga värden för enheter. CONVERT returnerar #N/A om enheten inte hanterar något prefix. Tabell 26. Enhetsprefix Prefix Beskrivning Multiplikator E exa 1E+18 P peta 1E+15 T tera 1E+12 G giga 1E+09 M mega 1E+06 k kilo 1E+03 h hekto 1E+02 e dekao 1E+01 d deci 1E-01 c centi 1E-02 m milli 1E-03 u mikro 1E-06 n nano 1E-09 p piko 1E-12 f femto 1E-15 a atto 1E-18 CONVERT(10, "C", "F") returnerar 50 CONVERT(1,"sec","msec") returnerar 1000 Närliggande referens: Teknikfunktioner på sidan 112 Använd denna lista som referens för de teknikfunktioner som finns. COS COS returnerar cosinus för vinkeln. COS (number) Returnerar cosinus för vinkeln. 126 Smartcloud Docs

131 =COS(1.047) returnerar (radianer). =COS(RADIANS(60)) returnerar 60. Cosinus av 60 grader är 0,5. COSH COSH returnerar hyperbolisk cosinus av ett tal. COSH (number) Funktionen returnerar hyperbolisk cosinus av ett tal. =COSH(4) returnerar =COSH(EXP(1)) returnerar Hyperbolisk cosinus för basen av den naturliga logaritmen är 0,5. COUNT COUNT beräknar hur många tal det finns i argumentlistan. De enskilda värdena ignoreras. COUNT(value1, value2,...value30) value1, value2, och så vidare är 1-30 värden eller intervall som representerar värden som ska räknas. Posterna 2, 4, 6 och åtta i fälten 1-4 ska räknas. =COUNT(2,4,6,"eight") = 3. Antalet tal är därför 3. COUNTA COUNTA beräknar hur många värden som finns i argumentlistan. Textposterna räknas också, även om de innehåller en tom sträng med längden 0. Om ett argument är en matris eller en referens, ignoreras tomma celler i matrisen eller referensen. COUNTA(value1, value2,...value30) value1, value2 och så vidare, upp till value30 är 1 till 30 argument som representerar värden som ska räknas. Arbeta med kalkylark 127

132 Posterna 2, 4, 6 och åtta i värde 1-4-fälten ska räknas. =COUNTA(2,4,6,"eight") = 4. Antalet värden är därför 4. COUNTBLANK COUNTBLANK returnerar antalet tomma celler. COUNTBLANK(range) Returnerar antalet tomma celler i cellområdet range. =COUNTBLANK(A1:B2) returnerar 4 om cellerna A1, A2, B1 och B2 är tomma. COUNTIF COUNTIF returnerar antalet celler som uppfyller villkoren i ett cellintervall. COUNTIF(range, criteria) range är det intervall som villkoren ska tillämpas på. criteria anger villkoren i form av ett tal, ett uttryck eller en teckenföljd. Dessa villkor bestämmer vilka celler som räknas. Du kan också ange ett cellintervall som innehåller sökvillkoren. Om du söker efter en textsträng ska du skriva texten inom dubbla citattecken. Kriterier kan också innefatta jokertecken. Om du vill söka med ett jokertecken för ett enda tecken använder du? (frågetecken) i villkorstexten. Om du vill söka efter ett okänt antal tecken med jokertecken använder du * (asterisk). : Använd B* om du vill söka på allt som börjar på B och använd B??? för allt som börjar på B och innehåller tre tecken till. Om du vill skriva ett faktiskt frågetecken eller en asterisk skriver du ~ (tilde) framför tecknet? eller *. A1:A10 är ett cellintervall som innehåller talen Cell B1 innehåller talet I cell B2 anger du en formel: =COUNTIF(A1:A10,2006) returnerar 1. =COUNTIF(A1:A10,B1) returnerar 1. =COUNTIF(A1:A10,">=2006") returnerar 4( ). =COUNTIF(A1:A10,"<"&B1) när B1 innehåller 2006 returnerar 6. =COUNTIF(A1:A10,C2) där cell C2 innehåller texten >2006 räknar antalet celler i intervallet A1:A10 som är >2006. Om du bara vill räkna negativa tal anger du =COUNTIF(A1:A10,"<0") 128 Smartcloud Docs

133 DATE DATE omvandlar ett datum skrivet som år, månad, dag till ett internt serienummer och visar det i cellens format. Standardformatet för en cell som innehåller DATE-funktionen är datumformatet. Du kan också formatera celler med talformatet 0, vilket ger det interna serienumret för datumet som ett tal. Om värdena för månad och dag är större avräknas de med spill till nästa decimal. Om du anger =DATE(00,12,31) blir resultatet 12/31/00. Om du däremot anger =DATE(00,13,31) blir resultatet 1/31/01. DATE(year, month, day) year är ett heltal eller monthj är ett heltal 1-12somanger månaden. day äretttal1-31somanger dagen i månaden. Du kan ange datum direkt i DATE-funktionen, antingen som parameter eller intervallreferens. =DATE(09,1,3) ger 1/3/09. I internationella datumformat, är motsvarande datum 3 januari DATEDIF Returnerar antalet år, månader eller dagar mellan två datum. DATEDIF(start date, end date, format) Beräknar skillnaden mellan start date och end date i den enhet som angetts i format, en kod du anger som text. Tabell 27. Formatkoder för att ange returnerat format Format Y M D MD YM YD Returnerat format År Månader Dagar Dagar, ignorera månader och år Månader, ignorera år Dagar, ignorera år =DATEDIF(" "," ","YD") returnerar 29. =DATEDIF(" "," ","YD") returnerar 28. Arbeta med kalkylark 129

134 DATEVALUE DATEVALUE returnerar det interna datumnumret för text inom dubbla citattecken när textformatet anger ett datum. Det interna numret returneras som ett naturligt tal, som härrör från det datumsystem som används av IBM Docs för att beräkna datum. DATEVALUE("text") text är ett giltigt datumuttryck som måste anges med dubbla citattecken. Anm: v Hanterat datumintervall är Dec. 30, 1899 till Dec. 31, v Ett kort datum med ett- eller tvåställigt år, tolkas som 20xx. =DATEVALUE("7/20/54") ger DAY DAY returnerar dagen för ett givet datumvärde. Dagen returneras som ett värde Du kan också ange ett negativt värde för datum eller klockslag. DAY(number) =DAY(1) returnerar 31. =DAY(NOW()) returnerar den aktuella dagen. =DAY(C4) returnerar 31 om innehållet i C4 = Anm: Målet för IBM Docs att vara så noggrant och kompatibelt med Microsoft Excel som möjligt. Därför är det, med början från , eller ett numeriskt värde större än 60, ingen skillnad mellan dessa båda program. DAYS DAYS beräknar skillnaden mellan två datumvärden. Resultatet är ett heltal och anger antal dagar mellan de två datumen. DAYS(date_1,date_2) date_1 är startdatumet. date_2 är slutdatumet. Om date_1 är ett tidigare datum än date_2, är resultatet ett negativt tal. 130 Smartcloud Docs

135 =DAYS("1/1/2010",NOW()) returnerar antalet dagar från första januari 2010 till idag. =DAYS("10/10/1990","10/10/2000") returnerar =DAYS("1/1/2015",NOW()) returnerar 430. DAYS360 DAYS60 returnerar skillnaden mellan två datum baserat på 360-dagars år, som används vid ränteberäkningar. Resultatet anges i form av ett heltal. DAYS360(date_1, date_2, type) date_1 är startdatumet. date_2 är slutdatumet. Om date_2 är tidigare än date_1 returnerar funktionen ett negativt tal. Den valfria parametern type bestämmer typen av differensbildning. Om type = 0 eller om parametern saknas används den amerikanska metoden (NASD, National Association of Securities Dealers). Om type <> 0 används den europeiska metoden. =DAYS360("1/1/2000",NOW()) returnerar antalet dagar från första januari 2000 till idag. DEGREES DEGREES konverterar radianer till grader. DEGREES (number) number är vinkeln i radianer som ska konverteras till grader. =DEGREES(PI()) returnerar 180. DOLLAR DOLLAR konverterar ett tal till ett belopp i det valutaformatet, avrundat till angivet antal decimaler. Valutaformatet bestäms av systeminställningarna. DOLLAR (value, decimals) value är ett tal, en referens till en cell som innehåller ett tal eller en formel som returnerar ett tal. decimals är antalet decimaltecken. Anm: Om value inte anges visas alla tal i valutaformat med två decimaler. Arbeta med kalkylark 131

136 =DOLLAR(255) returnerar $ =DOLLAR( ,2) returnerar $ Använd det decimaltecken som gäller för aktuell språkmiljö. ERRORTYPE ERRORTYPE returnerar det tal som motsvarar ett felvärde i en annan cell. Med hjälp av det här talet kan du skapa ett felmeddelande. Om ett fel inträffar returnerar funktionen ett logiskt eller numeriskt värde. ERRORTYPE(reference) reference innehåller adressen till den cell där felet inträffar. Om cell A1 visar Err:518 returnerar funktionen =ERRORTYPE(A1) talet 518. EVEN EVEN avrundar ett positivt tal upp till nästa jämna heltal och ett negativt tal ned till närmaste jämna heltal. EVEN(number) Returnerar number avrundat till närmast jämna heltal uppåt, från noll. =EVEN(2.3) returnerar 4. =EVEN(2) returnerar 2. =EVEN(0) returnerar 0. =EVEN(-0.5) returnerar -2. EXP EXP returnerar e upphöjt till ett tal. Konstanten e har ett värde av ungefär 2, EXP (number) number är det tal som e ska upphöjas till. =EXP(1) returnerar 2, , den matematiska konstanten e, till kalkylarkets noggrannhet. 132 Smartcloud Docs

137 EXACT EXACT jämför två textsträngar och returnerar TRUE om de är identiska. Funktionen är skiftberoende. EXACT(text 1,text 2) text 1 är den första text som ska jämföras. text 2 är den andra text som ska jämföras. =EXACT("IBM lab5","ibm Lab5") returnerar FALSE. FACT FACT returnerar fakulteten av ett tal. Fakulteter beräknas som 1*2*3*4*... *. FACT(number) FACT returnerar number!, fakulteten av number. =FACT(0) returnerar 1 per definition. Fakulteten av ett negativt tal returnerar felet invalid argument. =FACT(3) returnerar 6. =FACT(0) returnerar 1. FALSE FALSE returnerar det logiska värdet FALSE. Funktionen FALSE() kräver inte några argument och returnerar alltid det logiska värdet FALSE. FALSE() =FALSE() returnerar FALSE. =NOT(FALSE()) returnerar TRUE. Närliggande referens: Logikfunktioner på sidan 113 Använd denna lista med funktioner som en referens för varje logisk funktion. FIND FIND söker efter en textsträng i en annan textsträng och returnerar startpositionen för den första strängen från den andra textsträngen. (Skiftberoende) Arbeta med kalkylark 133

138 FIND(find text,text,position) find text är den text du vill hitta. text är den text du vill söka i. position är valfritt och anger startposition. Om du utelämnar position startar FIND från det första tecknet i text. Anm: FIND är skiftberoende. =FIND("S","Steve Jobs") returnerar 1. =FIND("s","Steve Jobs") returnerar 10. =FIND("e","Steve Jobs",4) returnerar 5. FIXED FIXED anger att ett tal ska visas med ett fast antal decimaler, med eller utan tusentalsavgränsare. Använd den här funktionen för att tillämpa ett enhetligt format på en kolumn med tal. FIXED (number, decimals, no thousands separators) number är talet som ska formateras. decimals är antalet decimaler som ska visas. no thousands separators (valfritt) bestämmer om tusentalsavgränsare ska användas. Om parametern är ett tal som inte är lika med 0 används inte tusentalsavgränsare. Om parametern är lika med 0, eller om den inte anges alls, används den tusentalsavgränsare som gäller för språkmiljön. =FIXED( ,3) returnerar 1,234, =FIXED( ,3,1) returnerar Anm: Vilken tusentalsavgränsare som används beror på vilken språkmiljö det är. Resultatet genereras i specifik språkmiljö (en-us), men för tyskland (de) används punkt (.) som tusentalsavgränsare. FLOOR FLOOR avrundar ett tal nedåt till närmaste multipel av betydelse. FLOOR(number,significance,mode) number är talet som ska avrundas. significance är värdet till vars multipel talet ska avrundas. mode är ett valfritt värde. Om värdet mode anges och inte är lika med noll, och om number och significance är negativa, görs avrundningen baserat på talets ab- 134 Smartcloud Docs

139 soluta värde. Parametern mode ignoreras vid export till Microsoft Excel eftersom inte någon tredje parameter används. Viktigt: Om både number och significance är negativa och mode är lika med noll eller inte anges, skiljer sig resultatet i IBM Docs och Microsoft Excel åt efter export. Om du exporterar kalkylarket till Excel anger du mode=1 för att få samma resultat i Excel som i IBM Docs. =FLOOR( -11;-2) returnerar -12. =FLOOR( -11;-2;0) returnerar -12. =FLOOR( -11;-2;1) returnerar -10. FORMULA FORMULA visar formeln för en formelcell oavsett position. Formeln returneras som en sträng i positionen referens. Om det inte finns en formelcell, eller om parametern inte är en referens, returneras felvärdet #N/A. FORMULA(reference) Cellen A8 innehåller resultatet av en formel med värdet 23. Du kan använda funktionen FORMULA i cell A1 för att visa formeln i cell A8. FREQUENCY FREQUENCY anger frekvensspridningen i en uppsättning värden. FREQUENCY (NumberSequenceList_data,NumberSequenceList_bins) NumberSequenceList_data representerar den uppsättning värden som ska räknas. NumberSequenceList_bins representerar de intervall du vill indela data i. I följande tabell listar kolumn A osorterade mätvärden. Kolumn B innehåller de intervall du angav för de klasser du vill dela in data i, i kolumn A. Enligt det intervall du angett i B1 returnerar funktionen FREQUENCY det antal mätvärden som är mindre än eller lika med 5. Eftersom gränsvärdet i B2 är satt till 10 returnerar FREQUENCY det andra resultatet som det antal mätvärden som är större än 5 och mindre än eller lika med 10. Den text du angett i B6, >25, är avsedd endast som referens. Tabell 28. FREQUENCY exempel A B C Arbeta med kalkylark 135

140 Tabell 28. FREQUENCY exempel (forts) A B C > Använd ett enda kolumnintervall där du anger frekvensfunktionen enligt klassgränserna. Du måste ange funktionen i ett fält mer än klasstaket. I det här exemplet används intervallet C1:C6. Anger funktionen {=FREQUENCY(A1:A11,B1:B5)} i alla celler i intervallet. Du får frekvensräkningsresultatet enligt ovan i C1:C5. Närliggande referens: Matrisfunktioner på sidan 110 Använd denna lista med funktioner som en referens för varje matrisfunktion. Integrerade matriskonstanter i formler på sidan 110 IBM Docs hanterar integrerade matriskonstanter i formler. Villkorliga matrisberäkningar på sidan 111 En villkorlig matrisberäkning är en matrisformel som innehåller en IF()-funktion. HLOOKUP HLOOKUP söker efter ett värde och en referens till cellerna under det markerade området. Funktionen kontrollerar om den första raden i en matris innehåller ett visst värde. Funktionen returnerar värdet i en rad i matrisen, som namngetts i indexet, i samma kolumn. HLOOKUP(search_criteria, array, index, sorted) search_criteria är värdet som funktionen ska söka på i den första matrisraden. Sökkriterierna kan också innehålla jokertecken. Om du vill söka med ett jokertecken för ett enda tecken använder du? (frågetecken) i villkorstexten. Om du vill söka efter ett okänt antal tecken med jokertecken använder du * (asterisk). : Använd B* om du vill söka på allt som börjar på B och använd B??? för allt som börjar på B och innehåller tre tecken till. Om du vill skriva ett faktiskt frågetecken eller en asterisk skriver du ~ (tilde) framför tecknet? eller *. array är referensen. index är numret på den rad inom matrisen i vilken det returnerade värdet står. Den första raden har nummer 1. sorted är ett valfritt argument som anger om den första kolumnen i matrisen ska sorteras i stigande ordning. Ange det logiska värdet FALSE om den första kolumnen inte är sorterad stigande. Sorterade kolumner kan sökas igenom mycket snabbare och funktionen returnerar alltid ett värde, som kan vara mellan det lägsta och det högsta värdet i den sorterade listan. I osorterade listor måste sökvärdet matchas exakt. Annars returnerar funktionen #N/A. 136 Smartcloud Docs

141 Du vill ange numret för en maträtt i en meny i cell A1 och vill att namnet på rätten ska visas direkt som text i den angränsande cellen (B1). Tilldelningen av nummer till namn finns i matrisen A4:AZ5. Anm: AZ representerar kolumn 52. A4 innehåller 52, A5 innehåller namnet "Vegetable soupj", och så vidare i 52 menyalternativ. Infoga följande formel i B1: =HLOOKUP(A1, A4:AZ5, 2) När du skriver ett tal i A1 visar B1 texten från andra raden i referensen A4:AZ5. Om du anger ett ej befintligt tal visas texten från nästa tal nedåt. Om du vill att ett ej befintligt tal ska generera ett felmeddelande i stället anger du FALSE som sista parameter i formeln. HOUR HOUR returnerar timmen för ett givet tidsvärde. Timmen returneras som ett heltal från 0 till 23. HOUR(number) number är ett tidsvärde som representeras av ett decimalvärde för vilket timme ska returneras. =HOUR(NOW()) returnerar den aktuella timmen. =HOUR(C4) returnerar 17 om innehållet i C4 är 17:20:00. =HOUR(0.5) returnerar 12 eftersom 0.5 motsvarar :00:00. HYPERLINK HYPERLINK öppnar en hyperlänk när du klickar på cellen som innehåller en länk. Om du använder det valfria argumentet celltext lokaliserar formeln URL:en varpå texten eller talet visas. Om du använder den valfria parametern celltext lokaliserar formeln URL:en varpå texten eller talet visas. Tips: Om du vill öppna en hyperlänkad cell med tangentbordet markerar du cellen och trycker på F2 för att komma till redigeringsläge. Flytta markören framför hyperlänken, tryck på skift+f10 och välj sedan Öppna hyperlänk. HYPERLINK(url,celltext) url anger länkmålet. Arbeta med kalkylark 137

142 celltext (valfritt) avser den text eller tal som visas i cellen och som returneras som resultatet. Om argumentet celltext inte anges visas URL:en i celltexten och returneras som resultat. =HYPERLINK(" visar texten i cellen och går till när man klickar på länken. =HYPERLINK(" here") visar texten Click here i cellen och när någon klickar där går funktionen till länken =HYPERLINK(" visar talet medan länken öppnas. =HYPERLINK($B4) där cellen B4 innehåller Funktionen lägger till i URL:en för hyperlänkscellen och returnerar samma text som formelresultatet. =HYPERLINK(" & "example.org" visar texten Click example.org i cellen och länken öppnas vid klickning. =HYPERLINK("#Ark1!A1","Go to top") visar texten Go to top varpå funktionen går till cellen Ark1!A1 i dokumentet. =HYPERLINK("file:///C:/writer.odt#Specification","Go to Writer bookmark") visar texten Go to Writer bookmark. Därefter läses angivet textdokument in och funktionen går till bokmärket Specification. IF IF anger ett logiskt test som ska genomföras. IF(test, then value, otherwise value) test är vilket värde eller uttryck som helst som kan vara TRUE eller FALSE. then value (valfritt) är det värde som returneras om det logiska testet är TRUE. otherwise value (valfritt) är det värde som returneras om det logiska testet är FALSE. I IBM Docs-funktioner kan parametrar markerade som valfria utelämnas endast om det inte finns någon parameter efter dem. : I en funktion med fyra parametrar där de sista två parametrarna är valfria kan du utelämna parameter fyra eller parametrarna tre och fyra. Du kan dock inte utelämna enbart parameter tre. =IF(A1>5,100,"to small") Om värdet i A1 är högre än 5 anges värdet 100 i aktuell cell; annars anges texten "to small" (utan citattecken). Närliggande referens: Logikfunktioner på sidan 113 Använd denna lista med funktioner som en referens för varje logisk funktion. 138 Smartcloud Docs

143 INDEX INDEX returnerar innehållet i en cell som anges av rad- och kolumnnummer, eller ett (valfritt) intervallnamn. INDEX(reference, row, column, range) reference är en cellreferens som kan anges direkt eller med ett intervallnamn. Om referensen består av flera intervall måste den eller intervallnamnet omges av parenteser. row (valfritt) representerar referensintervallets radnummer, för vilket ett värde ska returneras. column (valfritt) representerar referensintervallets kolumnnummer, för vilket ett värde ska returneras. range (valfritt) representerar index för delintervallet om det rör sig om ett intervall som består av flera intervall. =INDEX(A1:B6,1,1) returnerar värdet i övre vänstra hörnet av intervallet A1:B6. INDIRECT INDIRECT returnerar den referens som anges i en textsträng. Använd den här funktionen om du vill att en formel alltid refererar till en viss celladress oavsett innehåll i cellen efter det att rader eller celler har flyttats eller tagits bort. Funktionen kan användas också för att returnera området för motsvarande sträng. INDIRECT(ref,ref_style) ref är ett obligatoriskt argument som utgör referensen till ett intervall. ref_style (valfritt) avgör om ref är i A1-format (kolumner benämns som bokstäver och rader som siffror) eller R1C1-format (både kolumner och rader benämns med siffror). Om ref_stylejj är satt till True eller saknas är ref i A1-format. =INDIRECT(A1) är lika med 100 om cell A1 innehåller C108 som referens och cell C108 innehåller värdet 100. =SUM(INDIRECT("a1:" & ADDRESS(1,3))) blir totalen av cellerna i intervallet A1 upp till cellen. Celladressen definieras av rad 1 och kolumn 3. Därför blir det totalen av intervallet A1:C1. INT Avrundar ett tal nedåt till närmaste heltal. Negativa tal avrundas nedåt till närmaste lägre heltal. INT (number) Denna funktion returnerar number avrundat ned till närmaste heltal. Arbeta med kalkylark 139

144 =INT(5,7) returnerar 5. =INT(-1,3) returnerar -2. ISBLANK ISBLANK returnerar TRUE om referensen till en cell är tom. Med hjälp av funktionen kan du ta reda på om en cell är tom. En cell som innehåller en formel är inte tom. Om ett fel inträffar returnerar funktionen ett logiskt eller numeriskt värde. ISBLANK(value) value är det innehåll som ska undersökas. =ISBLANK(D2) returnerar FALSE. ISERR ISERR returnerar TRUE om värdet refererar till ett annat felvärde än #N/A. Du kan använda funktionen till att kontrollera felvärden i cellerna. Om ett fel inträffar returnerar funktionen ett logiskt eller numeriskt värde. ISERR(value) value är valfritt värde eller uttryck där ett test utförs för att avgöra om det finns ett felvärde som inte är lika med #N/A. =ISERR(C5) returnerar FALSE. ISERROR ISERROR testar om cellerna innehåller generella felvärden. ISERROR returnerar TRUE felvärdet #N/A. Om cellen som refereras innehåller fel som #N/A, #DIV/0 eller #Err 522 returneras TRUE. ISERROR(value) value är ett värde som ska testas för att avgöra om det är ett felvärde. =ISERROR(C8) returnerar FALSE. ISEVEN ISEVEN returnerar TRUE om värdet är ett jämnt heltal, eller FALSE om värdet är ett udda heltal. 140 Smartcloud Docs

145 ISEVEN(value) value är värdet som ska kontrolleras. Om value inte är ett heltal ignoreras alla siffror efter decimalkommat. Tecknet för value ignoreras också. =ISEVEN(48) returnerar TRUE. =ISEVEN(33) returnerar FALSE. =ISEVEN(0) returnerar TRUE. =ISEVEN(-2,1) returnerar TRUE. =ISEVEN(3,999) returnerar FALSE. ISFORMULA ISFORMULA returnerar TRUE om en cell är en formelcell. Om ett fel inträffar returnerar funktionen ett logiskt eller numeriskt värde. ISFORMULA(reference) För att avgöra om en cell innehåller en referens anger reference referensen till en cell där ett test ska utföras. =ISFORMULA(C4) returnerar FALSE. ISLOGICAL ISLOGICAL returnerar TRUE om cellen innehåller ett logiskt talformat. Funktionen används för att kontrollera både sanna och falska värden i cellerna. Om ett fel inträffar returnerar funktionen ett logiskt eller numeriskt värde. ISLOGICAL(value) value är det värde vars logiska talformat ska testas. =ISLOGICAL(D5) returnerar FALSE. ISNA ISNA returnerar TRUE om en cell innehåller felmeddelandet #N/A (värde ej tillgängligt). Om ett fel inträffar returnerar funktionen ett logiskt eller numeriskt värde. Arbeta med kalkylark 141

146 ISNA(value) value är värdet eller uttrycket som ska kontrolleras. =ISNA(D3) returnerar FALSE. ISNONTEXT ISNONTEXT testar om cellen innehåller text eller tal, och returnerar FALSE om cellen innehåller text. Om ett fel inträffar returnerar funktionen ett logiskt eller numeriskt värde. ISNONTEXT(value) value är ett värde eller uttryck som ska testas för att avgöra om det är text, tal eller ett booleskt värde. =ISNONTEXT(D2) returnerar FALSE. =ISNONTEXT(D9) returnerar TRUE. ISNUMBER ISNUMBER returnerar TRUE om det kontrollerade värdet är ett tal. Om ett fel inträffar returnerar funktionen ett logiskt eller numeriskt värde. ISNUMBER(value) value är ett uttryck som ska testas för att avgöra om det är ett tal eller en text. =ISNUMBER(C3) returnerar TRUE. =ISNUMBER(C2) returnerar FALSE. ISODD ISODD returnerar TRUE om värdet är ett udda heltal, eller FALSE om talet är ett jämnt heltal. ISODD(value) value är värdet som ska kontrolleras. Om värdet inte är ett heltal ignoreras alla siffror efter decimalkommat. Tecknet för value ignoreras också. 142 Smartcloud Docs

147 =ISODD(33) returnerar TRUE. =ISODD(48) returnerar FALSE. =ISODD(3,999) returnerar TRUE. =ISODD(-3,1) returnerar TRUE. ISREF ISREF testar om innehållet i en eller flera celler är referenser. Funktionen kontrollerar typen av referens i en cell eller ett cellintervall. Om ett fel inträffar returnerar funktionen ett logiskt eller numeriskt värde. ISREF(value) För att avgöra om det är en referens är value värdet som ska testas. =ISREF(C5) returnerar TRUE. ISTEXT ISTEXT returnerar TRUE om cellens innehåll hänvisar till text. Om ett fel inträffar returnerar funktionen ett logiskt eller numeriskt värde. ISTEXT(value) value är ett värde, tal, booleskt värde eller felvärde som ska testas. =ISTEXT(D9) returnerar TRUE. =ISTEXT(C3) returnerar FALSE. LARGE LARGE returnerar det n:te största värdet av en uppsättning värden. LARGE(array,nth_position) array är cellintervallet med värdena. nte_position är rankningen av värdet. =LARGE(A1:C50,2) ger det näst största värdet i A1:C50. LEFT LEFT returnerar det första tecknet eller tecknen i en textsträng. Arbeta med kalkylark 143

148 LEFT (text, length) text är den text vars inledande delar av ord ska fastställas. length är ett valfritt argument som anger antalet tecken på den inledande texten. Om parametern inte är definierad returneras ett tecken. LEFT("output",3) returnerar out. LEN LEN returnerar längden på en sträng inklusive blanktecken. LEN (text) text är den text vars längd ska fastställas. LEN("Good Afternoon") returnerar 14. LEN( ) returnerar 8. LENB LENB returnerar antalet byte som används för att representera tecknen i en textsträng. LENB(text) text är den textsträng vars antal byte ska fastställas. LENB är avsett för DBCS-språk. LENB räknar vara dubbelbytetecken som 2 när du har aktiverat rediering på ett DBCS-språk och sedan valt det som standardspråk. För övriga språk räknar LENB varje tecken som 1. LENB(" ") returns 4. LENB( ) returnerar 8. LN LN returnerar den naturliga logaritmen baserat på konstanten e för ett tal. Konstanten e har ett värde av ungefär 2, LN(number) number är det värde vars naturliga logaritm ska beräknas. 144 Smartcloud Docs

149 =LN(3) returnerar den naturliga logaritmen av 3 (cirka ). =LN(EXP(321)) returnerar 321. LOG LOG returnerar logaritmen av ett tal för angiven bas. LOG(number,base) number är det värde vars logaritm ska beräknas. base (valfritt) är basen för logaritmberäkningen. =LOG(10,3) returnerar logaritmen för basen 3 av 10 (cirka ). =LOG(7^4,7) returnerar 4. LOG10 LOG10 returnerar bas-10-logaritmen för ett tal. LOG10 (number) Number är det positiva verkliga talet du vill veta bas10-logaritmen för. =LOG10(10) returnerar bas-10-logaritmen för 10: 1. =LOG10(86) returnerar bas-10-logaritmen för 86: =LOG10(1E5) returnerar bas-10-logaritmen för 1E5: 5. LOOKUP LOOKUP returnerar innehållet i en cell från ett rad- eller kolumnintervall eller från en matris. Det tilldelade värdet (för samma index) returneras i en annan kolumn och på en annan rad. I motsats till VLOOKUP och HLOOKUP, kan sökresultatvektorn finnas i olika positioner. De behöver inte följa varandra. Sökvektorn för LOOKUP måste sorteras. I annat fall resulterar sökningen inte i något användbart resultat. Sökningen hanterar reguljära uttryck. När du har skrivit text kan du skriva all* för att söka efter den första förekomsten av all följt av något tecken. LOOKUP(search criterion, search vector, result_vector) Arbeta med kalkylark 145

150 search criterion är det värde som ska eftersökas och som anges direkt eller som en referens. search vector den rad eller den kolumn sökningen ska göras i. result_vector är en annan rad eller kolumn som funktionsresultatet hämtas ifrån. Resultatet är en cell i resultatvektorn med samma index som förekomsten i sökvektorn. =LOOKUP(A1, D1:D100,F1:F100) söker efter motsvarande celler i intervallet D1:D100 för det tal du skrev i cell A1. Index bestäms för den förekomst som hittas, t.ex. den tolfte cellen i intervallet. Sedan returneras innehållet i den tolfte cellen som värdet för funktionen i resultatvektorn. LOWER LOWER konverterar alla versaler i en sträng till gemener. LOWER(text) text är den text som ska konverteras. =LOWER("EXAMPLE") returnerar example. MATCH MATCH returnera den relativa positionen för ett objekt i en matris som matchar angivet värde. Funktionen returnerar positionen för värdet i sökmatrisen som ett tal. MATCH(search criterion,lookup_array,type) search criterion är värdet som ska eftersökas i enkelrads- eller enkelkolumnsmatrisen. lookup_array är referensen som sökningen görs i. En sökmatris kan vara en enskild rad eller kolumn eller en del av en rad eller kolumn. type kan ha värdena 1, 0 eller Om type är lika med 1 eller om detta valfria argument inte anges antas att den första kolumnen i sökmatrisen sorteras i stigande ordning. Det sista värdet som är mindre eller lika med sökkriteriet returneras. Det gäller även om sökmatrisen inte är sorterad. 0 Om type är lika med 0 hittas endast exakta träffar. Om sökkriteriet hittas fler än en gång returnerar funktionen den första träffen. Det går endast att söka efter reguljära uttryck när type är lika med Om type är lika med -1 antas att kolumnen är sorterad i fallande ordning. Det första värdet som är större eller lika med sökkriteriet returneras. Resultatet från värdena 1 och -1 motsvarar samma funktioner i Microsoft Excel. 146 Smartcloud Docs

151 =MATCH(200,D1:D100) söker i intervallet D1:D100, som är sorterat efter kolumn D, efter värdet 200. När värdet hittas returneras numret på den rad värdet finns i. Om ett högre värde hittas under sökningen i kolumnen returneras numret på föregående rad. MAX MAX returnerar maximivärdet i argumentlistan. MAX returnerar 0 om det saknas numeriskt värde och det inte finns några fel i de cellintervall som angetts som cellreferenser. Textceller ignoreras av MAX(). Funktionen MAXA() returnerar 0 om inget värde (numeriskt eller text) och inget fel påträffades. Om en textsträng överförs till MAX(), t.ex. MAX("sträng"), blir det fel. MAX(number1,number2,...number30) number1, number2 och så vidare till number30 är numeriska värden eller intervall. =MAX(A1,A2,A3,50,100,200) returnerar det största värdet i listan. =MAX(A1:B100) returnerar det största värdet från listan. MEDIAN MEDIAN returnerar medianen (mittersta) värdet i listan. MEDIAN(number 1,number 2,...number 255.) MEDIAN rankar talen logiskt (lägst till högst). Om det finns ett udda antal värden returnerar MEDIAN det mittersta värdet. Om det finns ett jämnt antal värden returnerar MEDIAN det aritmetiska medelvärdet av de båda mittersta värdena. =MEDIAN(5,12,65,82,9) returnerar 12. =MEDIAN(5,12,65,82,9,78) returnerar 38,50. MID Returnerar angiven del av ett stränguttryck : MID( Text T,Integer Start,Integer Length) Returnerat värde: Text Arbeta med kalkylark 147

152 Parametrar: Text: valfritt stränguttryck som du vill modifiera. Start: Numeriskt uttryck som anger den teckenposition i strängen där strängdelen att returnera börjar. Längd: Numeriskt uttryck som returnerar antalet tecken du vill returnera. Betydelse Returnerar tecknen från T, med början vid teckenposition Start i upp till Längd antal tecken. För heltalskonverteringar Start=INT(Start) och Length=INT(Length). Om det finns färre än Length antal tecken från Start returneras så många tecken som finns med början vid Start. Om Start > LEN(T) returneras den tomma strängen (""). Om Start < 0 returneras ett felmeddelande. Om Start >=0 och Length=0 returneras en tom sträng. Anm: MID(T,1,Length) ger samma resultat som LEFT(T,Length). =MID("output",4,3) returnerar put. MIN MIN returnerar det minsta värdet i parameterlistan. MIN returnerar 0 om inget numeriskt värde eller fel påträffats i de cellintervall som angetts som cellreferenser. Textceller ignoreras av MIN(). Funktionen MINA() returnerar 0 om inget värde (numeriskt eller text) och inget fel påträffades. Om en textsträng överförs till MIN(), t.ex. MIN("sträng"), blir det fel. MIN(number1, number2,...number30) =MIN(A1:B100) returnerar det minsta värdet i listan. MINUTE MINUTE beräknar en minut för ett internt tidsvärde. Minut returneras som ett tal från 0 till 59. MINUTE(number) number är ett tidsvärde som representeras av ett decimalvärde för vilket minut ska returneras. =MINUTE(NOW()) returnerar the current minute. =MINUTE(C4) returnerar 20 om innehållet i C4 är 17:20: Smartcloud Docs

153 =MINUTE(0, ) returnerar 20 eftersom det är detsamma som =MINUTE(20/(24*60)) och motsvarar :20:00. MMULT MMULT beräknar matrisprodukten av två matriser. Det måste vara lika många kolumner i den första matrisen som antal rader i den andra. En kvadratisk matris innehåller lika många rader och kolumner. MMULT (array1,array2) array1 som första argument representerar den första matrisen med ett visst antal kolumner. array2 som andra argument representerar den andra matrisen med samma antal rader som antalet kolumner i den första matrisen. Välj funktionen MMULT. Markera den första matrisen, lägg till ett kommatecken efter intervallvärdena och markera sedan den andra matrisen. Tryck på Enter. Utdatamatrisen visas i det först markerade intervallet. Närliggande referens: Matrisfunktioner på sidan 110 Använd denna lista med funktioner som en referens för varje matrisfunktion. Integrerade matriskonstanter i formler på sidan 110 IBM Docs hanterar integrerade matriskonstanter i formler. Villkorliga matrisberäkningar på sidan 111 En villkorlig matrisberäkning är en matrisformel som innehåller en IF()-funktion. MOD MOD returnerar resten när ett heltal delas med ett annat. MOD(number,number) För heltalsargument returnerar funktionen dividend modulo divisor, det vill säga resten när number i dividenden (första positionen) delas med number i den andra positionen, divisorn. Funktionen implementeras som dividend - divisor * INT(dividend/divisor) och formeln ger resultatet om argumenten inte är heltal. =MOD(22,3) returnerar 1, resten när 22 delats med 3. =MOD(11.25,2.5) returnerar 1,25. MODE MODE returnerar det mest gemensamma värdet i en datauppsättning. Om det finns flera värden med samma frekvens returneras det minsta värdet. Ett fel inträffar när ett värde inte förekommer två gånger. Arbeta med kalkylark 149

154 MODE(number 1,number 2,...number 30) number 1, number 2,...number 30 är värden eller intervall. Givet matrisen A1:A11 enligt följande: Tabell 29. på funktionen MODE A =MODE(A1:A11) returnerar 16 eftersom värdet förekommer två gånger i matrisen. MONTH MONTH returnerar månaden för det givna datumvärdet. Månaden returneras som ett värde MONTH(number) number, som ett tidsvärde, är en decimal för vilken månaden returneras. =MONTH(1) returnerar 12 eftersom tidsvärdet 1 motsvarar Anm: Målet för IBM Docs att vara så noggrant och kompatibelt med Microsoft Excel som möjligt. Därför är det, förutom vad gäller datumen , och , samt de numeriska värdena 32, 1 och 0, ingen skillnad mellan de båda programmen. N N returnerar talet 1 om parametern är TRUE. N returnerar parametern om parametern är ett tal. N returnerar 0 för övriga parametrar. Om ett fel inträffar returnerar funktionen ett logiskt eller numeriskt värde. 150 Smartcloud Docs

155 N(value) value är den parameter som skall omvandlas till ett antal. =N(TRUE) returnerar 1. =N(FALSE) returnerar 0. =N(100) returnerar 100. =N("abc") returnerar 0. NA NA returnerar felvärdet #N/A för en cell. NA() =NA() konverterar innehållet i en cell till #N/A. NETWORKDAYS NETWORKDAYS returnerar antalet arbetsdagar mellan startdatum och slutdatum. En lista med helgdagar kan dras av. NETWORKDAYS(start date,end date,holidays) start date är det datum från vilket beräkningen utförs. Om dagen är en arbetsdag räknas den dagen med. end date är det datum till vilket beräkningen utförs. Om dagen är en arbetsdag räknas den dagen med. holidays är en valfri lista över icke-arbetsdagar. Ange ett cellintervall där de lediga dagarna är listade en och en. Om du vill avgöra hur många arbetsdagar som infaller mellan och använder du startdatumet i C3 och slutdatumet i D3. I cellerna F3 till J3 står följande lediga dagar till jul och nyår: " ", " ", " ", " ", " ". Ange =NETWORKDAYS(C3,D3,F3:J3) så returneras 17 arbetsdagar. NOT NOT kastar om det logiska värdet. Arbeta med kalkylark 151

156 NOT(logical value) logical value är valfritt värde omvänt. =NOT(A) A=TRUE returnerar A=FALSE. Närliggande referens: Logikfunktioner på sidan 113 Använd denna lista med funktioner som en referens för varje logisk funktion. NOW NOW returnerar datum och klockslag enligt datorns systemtid. Värdet uppdateras om du beräknar dokumentet på nytt eller varje gång som ett cellvärde ändras. NOW() =NOW()-A1 returnerar skillnaden mellan datumet i A1 och nu. Formatera resultatet som tal. ODD ODD avrundar ett positivt tal upp till närmaste udda heltal och ett negativt tal ned till närmaste udda heltal. ODD(number) Returnerar number avrundat till närmast udda heltal uppåt, från noll. =ODD(1,2) returnerar 3. =ODD(1) returnerar 1. =ODD(0) returnerar 1. =ODD(-3,1) returnerar -5. OFFSET OFFSET returnerar värdet av en cell som finns ett visst antal rader eller kolumner bort. 152 Smartcloud Docs

157 OFFSET(reference,rows,cols,height, width) reference är den cell varifrån funktionen söker efter den nya referensen. rows är det antal celler som referensen korrigeras med uppåt (negativt värde) eller nedåt. columns är det antal kolumner som referensen korrigeras med åt vänster (negativt värde) eller åt höger. height (valfritt) är den vertikala höjd på ett intervall som börjar vid den nya referenspositionen. width (valfritt) är den horisontella bredd på ett intervall som börjar vid den nya referenspositionen. =OFFSET(A1,2,2) returnerar värdet i cell C3 (A1 har flyttats två rader ned och två kolumner åt höger). Om C3 innehåller värdet 100 returnerar funktionen värdet 100. =SUM(OFFSET(A1,2,2,5,6)) avgör totalen på det intervall som börjar i cell C3. Detta intervall har en höjd på fem rader och en bredd på sex kolumner (area=c3:h7). OR OR returnerar TRUE om minst ett argument är TRUE. Den här funktionen returnerar värdet FALSE först när alla argument har det logiska värdet FALSE. OR-argument är antingen logiska uttryck (TRUE, 1<5, 2+3=7, B8<10) som returnerar logiska värden eller matriser (A1:C3) som innehåller logiska värden. Anm: När en funktion tar ett enda värde, men du anger ett cellintervall, används värdet från samma kolumn eller rad som den formel som används. Om det angivna intervallet ligger utanför formelns aktuella kolumn eller rad returnerar funktionen felvärdet #VALUE!. OR(logical value, logical value 2,...logical value 30) logical value, logical value2,...logical value 30 är villkor som ska kontrolleras. Alla villkor kan ha värdet TRUE eller FALSE. Om ett intervall anges som ett argument använder funktionen värdet från intervallet som finns i den aktuella kolumnen eller raden. De logiska värdena för posterna 12<11, 13>22 och 45=45 ska kontrolleras. =OR(12<11,13>22,45=45) returnerar TRUE. =OR(FALSE,TRUE) returnerar TRUE. Närliggande referens: Logikfunktioner på sidan 113 Använd denna lista med funktioner som en referens för varje logisk funktion. Arbeta med kalkylark 153

158 PI PI returnerar 3, , värdet av den matematiska konstanten PI, med 14 decimaler. PI() =PI() returnerar 3, POWER POWER returnerar ett tal upphöjt till en potens. POWER(base, power) POWER returnerar base upphöjt till exponenten av power. Samma resultat kan uppnås med exponentoperatoren ^: Base^Power =POWER(4,3) returnerar 64, vilket är 4 upphöjt till 3. =4^3 returnerar också 4 upphöjt till 3. PRODUCT PRODUCT multiplicerar alla tal som är angivna som argument och returnerar produkten. PRODUCT(number1, number2,...number30) number1 till number30 är upp till 30 argument vars produkt ska beräknas. PRODUCT returnerar number1 * number2 * number3 *... =PRODUCT(2,3,4) returnerar 24. PROPER PROPER versaliserar den första bokstaven i alla ord i en textsträng. PROPER (text) text refererar till den text som ska konverteras. 154 Smartcloud Docs

159 PROPER("ibm software lab") returnerar Ibm Software Lab. RADIANS RADIANS konverterar grader till radianer. RADIANS (angle) Angle är den vinkel, i grader, som ska konverteras. =RADIANS(270) returnerar 270 grader som radianer: eller 3π/2 radianer. RAND RAND returnerar ett slumpmässigt tal mellan 0 och 1. RAND() Den här funktionen genererar ett nytt slumptal varje gång programmet gör om beräkningen. =RAND() returnerar ett slumpmässigt tal mellan 0 och 1. RANDBETWEEN RANDBETWEEN returnerar ett slumpmässigt heltal i ett angivet intervall. RANDBETWEEN(bottom, top) Returnerar ett slumpmässigt heltal från och med heltalet bottom till och med top. Den här funktionen genererar ett nytt slumptal varje gång IBM Docs gör om beräkningen. Om du vill tvinga IBM Docs att räknas om manuellt trycker du på skift+ctrl+f9. =RANDBETWEEN(20,30) returnerar ett heltal mellan RANK RANK returnerar rankningen på ett tal i ett prov. RANK(number, ref, order) number är det värde som ska rankningsbestämmas. ref är matrisen eller dataintervallet i provet. Arbeta med kalkylark 155

160 ordr (valfritt) är ordningsföljden. Order=0 innebär fallande från den sista posten i matrisen till den första (standard). Order=1 innebär stigande från den första posten i intervallet till den sista. =RANK(A10,A1:A50) returnerar rankningen av värdet i A10 för värdeintervallet A1:A50. Om number inte finns inom intervallet visas ett felmeddelande. REPLACE REPLACE ersätter en del av en textsträng mot en annan textsträng. Denna funktion kan användas om du vill ersätta både bokstäver och siffror, som automatiskt omvandlas till text. Funktionens resultat är alltid en text. All text som innehåller siffror måste omges av dubbla citattecken om du inte vill att den ska tolkas som en siffra. REPLACE(text, position, length, new text) text är text, varav en del byts ut. position är den plats i texten där ersättningen börjar. length är antalet tecken i text som ska ersättas. new text är den text som ersätter text. =REPLACE(" ",1,1,"444") returnerar " ". Det första tecknet (ett tecken på position 1) ersätts med new text. REPT REPT repeterar en teckensträng ett visst antal gånger. Resultatet kan bli max 255 tecken. REPT(text, count) text är den text som ska repeteras. count är antalet repetitioner. REPT("Good morning", 2) returnerar Good morninggood morning. RIGHT RIGHT definierar det första tecknet eller tecknen i en textsträng. RIGHT (text, number) text är den text vars sista del ska fastställas. number (valfritt) är antalet tecken från den sista delen av texten. 156 Smartcloud Docs

161 RIGHT("Hui",2) returnerar ui. RIGHTB För språk som använder DBCS-tecken returnerar RIGHTB angivet antal byte i slutet av en textsträng. RIGHTB(text, number) text är den text varifrån en del från slutet, angivet av number, returneras. number (valfritt) är antalet tecken (byte) från högra delen av texten. RIGHTB räknar interpunktion och blanktecken som tecken. Om den första byten av den returnerade texten är den sista halvan av ett DBCS-tecken ersätter RIGHTB det ofullständiga tecknet med ett blanktecken. RIGHTB("Single byte",4) returnerar byte. ROMAN ROMAN konverterar en arabisk siffra till romersk, som text. ROMAN (number, form) Number är den arabiska siffran som ska konverteras. form är ett tal som anger typen av romersk siffra. =ROMAN(499,0) returnerar klassisk romersk format för 499: CDXCIX. =ROMAN(499,1) returnerar LDVLIV. =ROMAN(499,2) returnerar XDIX. =ROMAN(499,3) returnerar VDIV. ROUND ROUND avrundar ett tal till ett antal decimaler. Funktionen rundar av till närmaste tal. Se ROUNDDOWN och ROUNDUP för alternativ. ROUND(number, count) Returnerar number avrundat till count decimaler. Om count utelämnas eller är noll avrundar funktionen till närmaste heltal. Om count är negativt avrundas funktionen till närmaste 10, 100, 1000 och så vidare. Arbeta med kalkylark 157

162 =ROUND(2.348,2) returnerar =ROUND( ,3) returnerar Ändrar cellformatet så att alla decimaler visas. =ROUND(2.348,0) returnerar 2. =ROUND(2,5) returnerar 3. =ROUND(987.65,-2) returnerar ROUNDDOWN ROUNDDOWN avrundar ett tal nedåt mot noll med en viss noggrannhet. Se ROUNDUP och ROUND för alternativa funktioner. ROUNDDOWN(number, count) Returnerar number avrundat nedåt (mot noll) med count decimaler. Om antal utelämnas eller är noll avrundar funktionen till närmaste heltal. Om count är negativt avrundas funktionen till närmaste 10, 100, 1000 och så vidare. =ROUNDDOWN(1.234,2) returnerar =ROUNDDOWN(45.67,0) returnerar 45. =ROUNDDOWN(-45.67) returnerar -45. =ROUNDDOWN(987.65,-2) returnerar 900. ROUNDUP ROUNDUP avrundar ett tal uppåt (från noll) med en viss noggrannhet. Se ROUNDDOWN och ROUND för alternativ. ROUNDUP(number, count) Returnerar number avrundat uppåt (från noll) med count decimaler. Om antal utelämnas eller är noll avrundar funktionen uppåt till närmaste heltal. Om count är negativt avrundas funktionen uppåt till närmaste 10, 100, 1000 och så vidare. =ROUNDUP(1.1111,2) returnerar1.12. =ROUNDUP(1.2345,1) returnerar 1.3. =ROUNDUP(45.67,0) returnerar 46. =ROUNDUP(-45.67) returnerar Smartcloud Docs

163 =ROUNDUP(987.65,-2) returnerar ROW ROW Returnerar radnumret för en cellreferens. ROW Om en referens är till en cell, returnerar funktionen ROW radnumret för cellen. ROW(reference) reference är en cell, ett intervall eller namnet på ett intervall. Om du inte anger en referens hämtas radnumret för den cell som innehåller formeln. Hänvisningen till den aktuella cellen ställs in automatiskt. =ROW(B3) returnerar 3 eftersom referensen refererar till den tredje raden i tabellen. {=ROW(D5:D8)} returnerar enkolumnsmatrisen (5,6,7,8) eftersom den angivna referensen innehåller raderna 5 till 8. =ROW(D5:D8) returnerar 5. {=ROW(A1:E1)} och =ROW(A1:E1) returnerar båda 1 =ROW() returnerar 3 om formeln skrivits i rad 3. ROWS ROWS returnerar antalet rader i en referens eller matris. ROWS(array) array är den referens eller namngivna intervall vars totala antal rader ska fastställas. =Rows(B5) returnerar 1 eftersom en cell innehåller endast en rad. =ROWS(A10:B12) returnerar 3. =ROWS(Rabbit) returnerar 2 om intervallet (C1:D3) har fått namnet Rabbit. SEARCH SEARCH returnerar positionen för ett textsegment i en teckensträng. Du kan ange var sökningen ska börja. Söktexten kan vara ett tal eller en teckenföljd. Sökningen är inte skiftberoende. Arbeta med kalkylark 159

164 SEARCH(find text, text, position) find text är den text som det ska sökas efter. Söktexten kan också innehålla jokertecken. Om du vill använda ett jokertecken och söka efter ett enda tecken skriver du ett frågetecken (?) i villkorstexten. Om du vill använda ett jokertecken och samtidigt söka efter fler än ett tecken skriver du en asterisk (*). : Använd B* om du vill söka på allt som börjar på B och använd B??? för allt som börjar på B och innehåller tre tecken till. Om du vill söka efter ett frågetecken eller en asterisk skriver du tilde (~) framför? eller *. text är den text du vill söka efter. position (valfri) är den position i texten från och med vilken sökningen ska ske. =SEARCH(54, ) returnerar 10. SECOND SECOND returnerar sekunden för det angivna tidsvärdet. Sekunden returneras som ett heltal från 0 till 59. SECOND(number) number är ett tidsvärde som representeras av ett decimalvärde för vilket sekunden returneras. =SECOND(NOW()) returnerar den aktuella sekunden. =SECOND(C4) returnerar 17 om innehållet i C4 är 17:20:17. =SECOND( )) returnerar 17 som tidsvärde är detsamma som =SECOND(17/(24*60*60)) och motsvarar :00:17. SHEET SHEET returnerar arknumret till en referens eller en sträng som innehåller ett arknamn. Om du inte har angett någon parameter, så returneras arknumret för det ark som innehåller formeln. SHEET(reference) reference är valfritt och är referensen till en cell, ett intervall eller en kalkylarknamnsträng. =SHEET(Sheet2!A1) returnerar 2 om Sheet2 är det andra arket i kalkylarksfilen. SIN SIN returnerar sinus för vinkeln. 160 Smartcloud Docs

165 SIN (number) Returnerar sinus för vinkeln. =SIN(PI()) returnerar 0, cirka (pi radianer). =SIN(PI()/2) returnerar 1 (pi/2 radianer). =SIN(RADIANS(30)) returnerar 0.5 (pi/2 radianer). Sinus av 30 grader är 0,5. SINH SINH returnerar hyperbolisk sinus av ett tal. SINH (number) Funktionen returnerar hyperbolisk sinus av ett tal. =SINH(1) returnerar =SINH(-1) returnerar =2.868*SINH(0.0342*1.03) returnerar Sannolikheten att få ett resultat som är mindre än 1,03 sekunder är 0, SMALL SMALL returnerar det n:te minsta värdet av en uppsättning värden. SMALL(array,nth_position) array är cellintervallet med värdena. nth_position är rankningen av värdet. =SMALL(A1:C50,2) ger det näst minsta värdet i A1:C50. SQRT SQRT returnerar den positiva kvadratroten av ett tal. SQRT(number) Returnerar den positiva kvadratroten av number. Arbeta med kalkylark 161

166 =SQRT(16) returnerar 4. =SQRT(-16) returnerar felet invalid argument. STDEV STDEV uppskattar standardavvikelsen baserat på ett stickprov. STDEV(number1,number2,...number30) number1,number2,...number30 är numeriska värden eller intervall som representerar ett stickprov baserat på en hel population. =STDEV(A1:A50) returnerar den uppskattade standardavvikelsen baserat på refererade data. STDEVP STDEVP beräknar standardavvikelsen baserat på hela populationen. STDEVP(number1,number2,...number30) number1,number2,...number30 är numeriska värden eller intervall som representerar ett stickprov baserat på en hel population. =STDEVP(A1:A50) returnerar standardavvikelsen baserat på refererade data. SUBSTITUTE SUBSTITUTE ersätter gammal text med ny text i en sträng. SUBSTITUTE (text,old,new,which) text avser den text i vilken textsegmentet ska bytas ut. old avser det textsegment som ska ersättas (ett antal gånger). new avser den text som ska ersätta textsegmentet. which är ett valfritt argument som anger hur många förekomster av söktexten som ska bytas ut. Om parametern saknas byts söktexten ut i hela dokumentet. SUBSTITUTE(" ","3","abc") returnerar 12abc12abc12abc. SUBSTITUTE(" ","3","abc",2) returnerar 12312abc Smartcloud Docs

167 SUBTOTAL SUBTOTAL beräknar delsummor. Om ett intervall redan innehåller delsummor används de inte för ytterligare beräkningar. SUBTOTAL(function, range) function är ett tal som står för en av funktionerna i följande tabell: Tabell 30. Funktionsindex och motsvarande funktioner Funktionsindex Funktion 1 AVERAGE 2 COUNT 3 COUNTA 4 MAX 5 MIN 6 PRODUCT 7 STDEV 8 STDEVP 9 SUM 10 VAR 11 VARP range är de celler som inkluderas. SUM SUM adderar alla tal i ett cellintervall. SUM(number1, number2,...number30) number1 till number30 är upp till 30 argument vars summa ska beräknas. Om du anger talen 2, 3 och 4 i textrutorna 1, 2 och 3 returneras resultatet 9. =SUM(A1,A3,B5) beräknar summan av de tre cellerna. =SUM(A1:E10) beräknar summan av alla celler i intervallet A1 till E10. Villkor som är länkade med AND kan användas med funktionen SUM() på följande sätt: : Du har lagt in fakturor i en tabell. Kolumn A innehåller fakturans datumvärde, kolumn B innehåller beloppen. Du vill hitta en formel som du kan använda för att returnera summan av alla belopp för en viss månad. : Du vill endast returnera beloppet för perioden >= till < Serien med datumvärdena finns i cellerna A1:A40. Intervallet som innehåller de belopp som ska Arbeta med kalkylark 163

168 summeras finns i cellerna B1:B40. C1 innehåller startdatum, , av fakturor som ska ingå, och C2 datum, , som inte längre ingår. Ange följande formel som en matrisformel: =SUM((A1:A40>=C1)*(A1:A40<C2)*B1:B40) Om du vill skriva formeln som en matrisformel måste du trycka Skift+Ctrl+Enter i stället för att trycka Enter när du stänger formeln. Formeln visas då i formelfältet inneslutna i klammerparenteser. {=SUM((A1:A40>=C1)*(A1:A40<C2)*B1:B40)} Formeln är baserad på jämförelseresultatet 1 om kriteriet uppfylls och 0 om det inte uppfylls. De enskilda jämförelseresultaten behandlas som en matris och används i matrismultiplikation, och sedan summeras de individuella värdena för att ge resultatmatrisen. SUMIF SUMIF lägger till de celler som anges av de givna kriterierna. Använd funktionen om du vill genomsöka ett intervall efter ett visst värde. SUMIF(range, criteria, sum range) range är det intervall som villkoren ska tillämpas på. criteria är cellen där sökvillkoret visas, eller själva sökkriteriet. Om villkoret skrivs in i formeln måste det omges av dubbla citattecken. Kriterier kan också innefatta jokertecken. Om du vill söka med ett jokertecken för ett enda tecken använder du? (frågetecken) i villkorstexten. Om du vill söka efter ett okänt antal tecken med jokertecken använder du * (asterisk). : Använd B* om du vill söka på allt som börjar på B och använd B??? för allt som börjar på B och innehåller tre tecken till. Om du vill skriva ett faktiskt frågetecken eller en asterisk skriver du ~ (tilde) framför tecknet? eller *. sum range är intervallet värden summeras från. Om den här parametern inte har angetts summeras värdena i intervallet. För att summera enbart negativa tal: =SUMIF(A1:A10,"<0") =SUMIF(A1:A10,">0",B1:10) summerar värden från intervallet B1:B10 endast om motsvarande värden i intervallet A1:A10 är >0. Se COUNTIF() för fler syntaxexempel som kan användas med SUMIF(). SUMPRODUCT SUMPRODUCT multiplicerar motsvarande element i givna matriser och returnerar summan av dessa produkter. SUMPRODUCT (array1,array2,...array30) 164 Smartcloud Docs

169 array1, array2,...array30 representerar matriser vars motsvarande element ska multipliceras. Minst en matris måste ingå i argumentlistan. Om endast en matris ges summeras alla matriselement. =SUMPRODUCT(A1:D1,A2:D2,A3:D3) returnerar 158 Matrisen A1:D1 avser antalet sålda enheter. Matrisen A2:D2 är pris per enhet. Matrisen A3:D3 är rabatt i procent. I varje kolumn multiplicerar SUMPRODUCT antalet sålda enheter med priset efter rabatt och lägger därefter ihop de fyra produkterna. Tabell 31. på SUMPRODUCT A B C D ,00 USD 20,00 USD 100,00 USD 1,00 USD 3 0,80 0,50 1,00 0,90 Närliggande referens: Matrisfunktioner på sidan 110 Använd denna lista med funktioner som en referens för varje matrisfunktion. Integrerade matriskonstanter i formler på sidan 110 IBM Docs hanterar integrerade matriskonstanter i formler. Villkorliga matrisberäkningar på sidan 111 En villkorlig matrisberäkning är en matrisformel som innehåller en IF()-funktion. T T konverterar ett tal till en tom textsträng. T(value) value är det värde som ska konverteras. Det går också att använda en referens som en parameter. Om den refererade cellen innehåller ett tal eller en formel för ett numeriskt resultat, blir resultatet en tom sträng. Anm: Om value är en sträng, returnerar T strängen direkt. =T(12345) (om är formaterat som tal) returneras en tom "". =T("12345") returnerar TEXT TEXT konverterar ett tal till text enligt ett visst format. Arbeta med kalkylark 165

170 TEXT(value, formatcode) value är det numeriska värde som ska konverteras. format code är den text som definierar formatet. Använd avgränsare för decimaler och tusental enligt det språk som är satt som cellformat. TIME TIME returnerar aktuellt tidsvärde från värden för timmar, minuter och sekunder. Med hjälp av funktionen kan du konvertera de tre beståndsdelarna i ett klockslag till ett decimalt tidvärde. TIME(hour, minute, second) hour är ett heltal som representerar timme. minute är ett heltal som representerar minut. second är ett heltal som representerar sekund. =TIME("0,0,0") returnerar 00:00:00. =TIME("4,20,4") returnerar 04:20:04. TIMEVALUE TIMEVALUE returnerar det interna tidstalet från texten som omges av dubbla citattecken, och indikerar ett möjligt tidspostformat. Det interna numret som anges som ett decimaltal är resultatet av det datumsystem som används i IBM Docs för att beräkna datum. TIMEVALUE("text") text är ett giltigt tidsuttryck och måste anges inom dubbla citattecken. =TIMEVALUE("24:00") returnerar 0. Om du använder tidsformatet TT:MM:SS är värdet 00:00:00. TODAY TODAY returnerar aktuellt systemdatum för datorn. Värdet uppdateras när du öppnar dokumentet igen eller ändrar värdena i dokumentet. TODAY() TODAY är en funktion utan argument. =TODAY() returnerar aktuellt systemdatum för datorn. 166 Smartcloud Docs

171 TRIM TRIM tar bort blanktecken före en sträng eller vänsterjusterar cellinnehåll. TRIM (text) text avser text vars inledande blanktecken ska tas bort eller den cell där innehållet ska vänsterjusteras. TRIM(" hello") returnerar "hello". TRUE TRUE returnerar det logiska värdet TRUE. Funktionen TRUE() kräver inte några argument och returnerar alltid det logiska värdet TRUE. TRUE() Om A=TRUE och B=FALSE visas följande exempel: =AND(A,B) returnerar FALSE. =OR(A,B) returnerar TRUE. = NOT(AND(A,B)) returnerar TRUE. Närliggande referens: Logikfunktioner på sidan 113 Använd denna lista med funktioner som en referens för varje logisk funktion. TRUNC TRUNC trunkerar ett tal genom att ta bort decimaler. TRUNC(number, count) Returnerar number med högst count decimaler. Övriga decimaler tas bort, oavsett tecken. TRUNC(Number; 0) returnerar samma resultat som INT(Number) för positiva tal, men avrundar till noll vid negativa tal. =TRUNC(1.239,2) returnerar tas bort. =TRUNC( ,3) returnerar Alla 9:or tas bort. Arbeta med kalkylark 167

172 TYPE TYPE returnerar typ av värde. Om ett fel inträffar returnerar funktionen ett logiskt eller numeriskt värde. TYPE(value) value är ett specifikt värde som datatypen bestäms för. Value 1 = number, value 2 = text, value 4 = Boleean value, value 8 = formula, värde 16 = error value. =TYPE(C2) returnerar 2. =TYPE(D9) returnerar 1. UPPER UPPER konverterar den följd av bokstäver som du skriver i textfältet text till versaler. UPPER(text) text är de gemena bokstäver som du vill omvandla till versaler. =UPPER("Good morning") returnerar GOOD MORNING. VALUE VALUE konverterar en textsträng till ett tal. VALUE (text) text är den text som ska konverteras till ett tal. =VALUE("4321") returnerar Anm: Om textsträngen inte kan konverteras till ett tal, returnerar VALUE #VALUE!. VLOOKUP VLOOKUP använder en vertikal sökning med hänvisning till angränsande celler. VLOOKUP kontrollerar om ett visst värde finns i den första kolumnen i en matris. Funktionen returnerar sedan värdet till samma rad i en särskild matriskolumn som är namngiven med index. VLOOKUP(search criterion, array, index, sort order) 168 Smartcloud Docs

173 search criterion är värdet som söks efter i den första kolumnen i matrisen. Sökkriterierna kan också innehålla jokertecken. Om du vill söka med ett jokertecken för ett enda tecken använder du? (frågetecken) i villkorstexten. Om du vill söka efter ett okänt antal tecken med jokertecken använder du * (asterisk). : Använd B* om du vill söka på allt som börjar på B och använd B??? för allt som börjar på B och innehåller tre tecken till. Om du vill skriva ett faktiskt frågetecken eller en asterisk skriver du ~ (tilde) framför tecknet? eller *. array är referensen. index är numret på den kolumn inom matrisen i vilken det returnerade värdet står. Den första kolumnen har nummer 1. sort order är ett valfritt argument som anger om den första kolumnen i matrisen ska sorteras i stigande ordning. Ange det logiska värdet FALSE om den första kolumnen inte är sorterad stigande. Sorterade kolumner kan sökas igenom mycket snabbare och funktionen returnerar alltid ett värde, som kan vara mellan det lägsta och det högsta värdet i den sorterade listan. I osorterade listor måste sökvärdet matchas exakt. Annars returnerar funktionen #N/A. Du vill ange talet för en maträtt i en meny i cell A1 och vill att namnet på rätten ska visas direkt som text i den angränsande cellen (B1). Tilldelningen av tal till namn finns i matrisen D1:E100. D1 innehåller 100, E1 innehåller namnet "Vegetable Soup", och så vidare i 100 menyalternativ. Talen i kolumn D sorteras i stigande ordning. Därför är argumentet sort order inte nödvändigt. Infoga följande formel i B1: =VLOOKUP(A1, D1:E100, 2) När du skriver ett tal i A1 visar B1 texten från den andra kolumnen i referensen D1:E100. Om du anger ett ej befintligt tal visas texten från nästa tal nedåt. Om du vill att ett saknat tal ska generera ett felmeddelande i stället anger du FALSE som sista argument i formeln. VAR VAR beärknar variansen baserat på ett stickprov. VAR (number1, number2,...number30) number 1, number 2,...number 30 är numeriska värden eller intervall som motsvarar ett stickprov baserat på en hel population. Anm: Om data representerar hela populationen används VARP för att beräkna variansen. Logiska värden (TRUE och FALSE) samt text ignoreras. Om logiska värden och text inte ska ignoreras används VARA för att beräkna variansen. =VAR(A1:A50) VARA VARA beräknar variansen baserat på ett stickprov. Förutom tal inkluderas text och logiska värden som TRUE och FALSE. Arbeta med kalkylark 169

174 VARA (value 1, value 2,... value 30) value 1, value 2,...value 30 är värden eller intervall som motsvarar ett stickprov av en hel population. Värdeargumenten som innehåller TRUE utvärderas till 1. Argument som innehåller text eller FALSE utvärderas till 0 (noll). Anm: Om data representerar hela populationen används VARPA för att beräkna variansen. Om logiska värden eller text inte ska inkluderas används VAR i stället. =VARA(A1:A50) VARP VARP beräknar variansen baserat på hela populationen. VARP (number 1, number 2,... number 30) number 1, number 2,...number 30 är numeriska värden eller intervall som motsvarar en hel population. Anm: Om data representerar ett stickprov av hela populationen används VAR för att beräkna variansen. Logiska värden (TRUE och FALSE) samt text ignoreras. Om logiska värden och text inte ska ignoreras används VARPA för att beräkna variansen. =VARP(A1:A50) VARPA VARPA beräknar variansen baserat på hela populationen. Förutom tal inkluderas text och logiska värden som TRUE och FALSE. VARPA (value 1, value 2,... value 30) value 1, value 2,...value 30 är värden eller intervall som motsvarar en hel population. Värdeargumenten som innehåller TRUE utvärderas till 1. Argument som innehåller text eller FALSE utvärderas till 0 (noll). Anm: Om data representerar ett stickprov av hela populationen används VARA för att beräkna variansen. Om logiska värden eller text inte ska inkluderas används VARP i stället. =VARPA(A1:A50) 170 Smartcloud Docs

175 WEEKDAY WEEKDAY returnerar veckodagen för det givna datumvärdet. Dagen returneras som ett heltal mellan 1 och 7. Vilken veckodag numreringen börjar på beror på typen. WEEKDAY(number,type) number, som datumvärde, är en decimal för vilken veckodagen returneras som heltal. type (valfritt) fastställer typ av beräkning. Om type = 1 räknas vardagar från söndag, vilket är standardvärdet även när parametern type saknas. Tabell 32. Veckodag som returneras enligt argumentet type Typ Returnerat heltal (veckodag) 1 eller saknas (standardvärde) 1 (söndag) till 7 (lördag) 2 1 (måndag) till 7 (söndag) 3 0 (måndag) till 6 (söndag) 11 1 (måndag) till 7 (söndag) 12 1 (tisdag) till 7 (måndag) 13 1 (onsdag) till 7 (tisdag) 14 1 (torsdag) till 7 (onsdag) 15 1 (fredag) till 7 (torsdag) 16 1 (lördag) till 7 (fredag) 17 1 (söndag) till 7 (lördag) WEEKDAY(" ") returnerar 4. Parametern type saknas. Därför används standardräkning. Standardräkningen börjar med söndag som dag nummer 1. Den 14 Juni 2000 var en onsdag och är därför dag nummer 4. WEEKDAY("7/24/1996",1) returnerar 4. Argumentet typ är 1; därför blir söndag dag nummer juli 1996 var en onsdag och är därför dag nummer 4. WEEKDAY("7/24/1996",2) returnerar 3. Argumentet type är 2; därför är måndag dag nummer juli 1996 var en onsdag och är därför dag nummer 3. WEEKDAY(NOW()) ger numret för dagens veckodag. För att få en funktion som indikerar om en dag i cell A1 är en vardag använder man funktionerna IF och WEEKDAY så här: IF(WEEKDAY(A1,2)<6,"vardag","helgdag") WEEKNUM WEEKNUM beräknar veckonummer på året för det interna datumvärdet. WEEKNUM(number,mode) number är det interna datumvärdet. Arbeta med kalkylark 171

176 mode anger start på veckan samt beräkningstyp: 1 = söndag, 2 = måndag. 1 januari 1995 var en söndag (mode värdet 1). Både =WEEKNUM(" ",1) och =WEEKNUM(" ",2) returnerar 1 i IBM Docs. Även då veckan börjar på en måndag beräknas 1 januari (söndag) att tillhöra årets första vecka. WORKDAY WORKDAY returnerar ett datumnummer som kan utformas som ett datum. Du ser sedan datumet för en dag som är ett visst antal arbetsdagar från startdatumet. WORKDAY(start date, days, holidays) start date är det datum från vilket beräkningen utförs. Om startdatum är en arbetsdag räknas den dagen med. days är antalet arbetsdagar. Detta argument har ett positivt värde för ett resultat efter startdatumet, eller ett negativt värde för ett resultat före startdatumet. holidays är en lista över valfria icke-arbetsdagar. Ange ett cellintervall där de lediga dagarna är listade en och en. För att returnera dagen som kommer 17 arbetsdagar efter den 1 december 2001, anger du startdatum " " i cell C3 och antalet arbetsdagar i cell D3. I cellerna F3 till J3 står följande lediga dagar till jul och nyår: " ", " ", " ", " ", " ". =WORKDAY(C3,D3,F3:J3) returnerar Formatera det seriella datumtalet som datum. YEAR YEAR returnerar året som ett tal enligt den interna beräkningsreglerna. YEAR(number) number visar det interna datumvärde för vilket året ska returneras. =YEAR(1) returnerar 1899 eftersom 1 motsvarar =YEAR(367) returnerar 1901 eftersom 367 motsvarar Anm: Målet för IBM Docs att vara så noggrant och kompatibelt med Microsoft Excel som möjligt. Därför är det, med början från , eller ett numeriskt värde större än 1, ingen skillnad mellan dessa båda program. 172 Smartcloud Docs

177 Snabbreferens för kalkylark Här får du korta tips om hur man utför vissa kalkylarksåtgärder. Tabell 33. Arbeta med celler, rader och kolumner Hur gör jag om jag vill... Åtgärd Sammanfoga eller dela celler? Markera cellen eller cellerna och klicka på Radbryta text i en cell? Lägga till en hyperlänk i en cell? Gömma eller visa rader? Gömma eller visa kolumner? Infoga rader ovanför eller nedanför? Infoga kolumner före eller efter? Ändra storlek på en rad eller kolumn? Sammanfoga eller dela celler. Markera texten och se till att kommandot Format > Radbryt text är aktiverat. Klicka på cellen och skriv in den URL du vill att cellen ska länka till (exempel: Tryck på Enter. Markera en rad eller flera sammanhängande rader. Om du vill gömma rader väljer du Format > Göm rad. Om du vill se tidigare gömda rader, markerar du några rader som innehåller de gömda raderna och väljer Format > Visa Rad. Markera den kolumn som ska gömmas och välj Format > Göm kolumn. Om du vill se en kolumn som tidigare inte visades markerar du kolumnen till höger om den gömda kolumnen och klickar på Format > Visa kolumn. Markera en rad eller flera rader i följd och välj Infoga > Rad ovanför eller Rad nedanför. De infogade rader får samma format som den nedersta av de markerade raderna. Markera en kolumn eller flera kolumner i följd och välj Infoga > Kolumn före eller Kolumn efter. De infogade kolumnerna får samma format som kolumnen längst till höger. Dra kanten av rad- eller kolumnrubriken. Tabell 34. Arbeta med data Hur gör jag om jag vill... Ändra talformat på markerade data? Åtgärd För valuta eller procentformat markerar du cellen eller intervallet och klickar på Formatera som valuta eller Formatera som Återgå till standardformatet för tal för markerade data? Ändra framtida talformat för att anpassa till ett annat språk? Låta tal betraktas som text? procent. För andra format väljer du Format > Tal och väljer ett format i listan. Markera den cell eller det intervall som du vill ändra talformatet för och välj Format > Ta bort formatering. Välj Arkiv > Ange språkmiljö för dokumentet och välj det språk du vill ha. Skriv en apostrof (') framför talet. Arbeta med kalkylark 173

178 Tabell 34. Arbeta med data (forts) Hur gör jag om jag vill... Skriva en formel i en cell? Skriva en funktion i en cell eller en formel? Söka, redigera eller ta bort namngivna intervall? Sortera data i ett intervall? Filtrera data? Kopiera och klistra in data? Klippa ut och klistra in data? Åtgärd Markera cellen, börja med ett likhetstecken (=) och skriv in formeln i formelfältet medan cellen är markerad. Klicka i cellen eller formelfältet och klicka på knappen Alla formler och välj en funktion i listan. Tips: Om du snabbt vill ange funktionen SUM eller AVERAGE markerar du den cell, kolumn eller det intervall du vill tillämpa funktionen på väljer Infoga > Funktion. Välj Infoga > Namngivet intervall > Hantera intervall. Välj Data > Sortera och välj sedan Stigande eller Fallande. Välj Data > Snabbfilter Markera den cell eller det intervall som ska kopieras och tryck på Ctrl+C. Klicka på den plats där data ska klistras in och tryck på Ctrl+V. Markera den cell eller det intervall som ska klippas ut och tryck på Ctrl+X. Klicka på den plats där data ska klistras in och tryck på Ctrl+V. Tabell 35. Arbeta med textfiler Hur gör jag om jag vill... Importera textfiler till kalkylark? Exportera kalkylark till CSV-filer? Åtgärd Välj Arkiv > Importera. Välj Arkiv > Hämta > CSV. Tabell 36. Ändra utseendet på kalkylark Hur gör jag om jag vill... Lägga till en bakgrundsfärg till en cell eller ett intervall? Lägga till en kantlinje till en cell eller ett intervall? Justera text i en cell? Ändra färg på texten? Åtgärd Markera cellen eller intervallet och klicka på Välj bakgrundsfärg. Markera cellen eller intervallet och klicka på Välj kantlinjefärg. Välj Format > Justera och välj därefter den typ av justering du vill ha. Markera texten och klicka på Välj Återgå till standardutseende? teckenfärg. Markera den cell eller det intervall du vill ändra och välj Format > Ta bort formatering. 174 Smartcloud Docs

179 Tabell 37. Samarbeta med andra i realtid Hur gör jag om jag vill... Dela aktuellt dokument med andra? Lägga till en kommentar? Öppna eller stänga samredigeringsindikatorer? Åtgärd Välj Arkiv > Dela. Placera markören där du vill infoga en kommentar och välj Team > Lägg till kommentar. Välj Visa > Samredigeringsmarkeringar. Närliggande begrepp: Teckensnitt, kantlinjer och färg på sidan 82 Om du vill framhäva viktiga data, kan du ändra textformat och justering och lägga till kantlinjer och bakgrundsfärg i celler och intervallet. Formatera tal på sidan 86 Ett tal kan se annorlunda ut från det verkliga värdet i en cell, beroende på formatet. I talformat skiljer en typ av data från en annan, till exempel valuta från procentsatser. Talformat påverkar endast hur IBM Docs visar tal, inte hur programmet lagrar eller beräknar dem. Om samredigering i kalkylark på sidan 73 Med IBM Docs kan du redigera ett kalkylark tillsammans med andra i molnet. Det kan göra det betydligt enklare och effektivare att skapa kalkylark. Grundläggande dataredigering på sidan 88 Bygg ett kalkylark genom att skriva och redigera data, till exempel tal, text, datum, tider och formler. Ändra utseendet på kalkylark på sidan 81 Enkla utseendeförbättringar kan öka effektiviteten. Närliggande uppgifter: Återställa standardformat i kalkylarksceller på sidan 84 Använd kommandot Standardformat om du vill ångra teckensnitt, kantlinjer, bakgrunder och talformat som du tillämpade tidigare. Kortkommandon för kalkylark Du kan utföra uppgifter i kalkylark med hjälp av snabbkommandon. Alla kortkommandon är giltiga i Windows-operativsystem. I Mac OS trycker du på kommandoknappen i stället för Ctrl. I den här produkten används Microsoft Windows- och Macintosh-standardnavigeringstangenter. I följande tabell beskrivs kortkommandon för ytterligare åtgärder som du kan utföra i ett kalkylark. Tabell 38. Kortkommandon i kalkylark Åtgärd Flytta till cellen under. Flytta till cellen ovanför. Redigera tidigare angett cellinnehåll Markera alla celler i aktuellt kalkylark Tillämpa halvfet stil på texten i en cell Tillämpa kursiv stil på texten i en cell Stryka under texten i en cell Kortkommando Enter Skift+Enter F2 eller Enter Ctrl+A Ctrl+B Ctrl+I Ctrl+U Arbeta med kalkylark 175

180 Tabell 38. Kortkommandon i kalkylark (forts) Åtgärd Kopiera valda data och relaterade format till Urklipp Klistra in valda data och relaterade format från Urklipp till vald plats Klippa valda data och relaterade format till Urklipp Öppna fönstret Utskriftsalternativ och starta konverteringen till en PDF-fil som du kan hämta och skriva ut. Gör om Ångra Söka ord eller fraser i ett kalkylark Starta en ny rad i en cell i redigeringsläge Infoga en radbrytning i en cell i redigeringsläge Ångra en cellinmatning i redigeringsläge Ta bort innehållet i den markerade cellen eller intervallet Spara det aktuella kalkylarket På en rad, flytta till nästa cell på samma rad. I ett markerat intervall, flytta till nästa cell på samma rad tills intervallgränsen nås och sedan flytta till första cellen på nästa rad i intervallet, osv. Kortkommando Ctrl+C Ctrl+V Ctrl+X Ctrl+P Ctrl+Y Ctrl+Z Ctrl+F Alt+Enter Ctrl+Enter Esc Delete eller backsteg Ctrl+S Tabb Gå till nästa flik Tabb (när redigeringsområdet inte är aktiverat) På en rad, flytta till föregående cell på Skift+tabb samma rad. I ett markerat intervall, flytta till föregående cell på samma rad tills intervallgränsen nås och sedan flytta till sista cellen på föregående rad i intervallet, osv. Gå till föregående flik Flytta till kanten på aktuellt dataområde (ett cellintervall som innehåller data som är bundna av tomma celler eller kalkylarkskantlinjer). Om inga celler innehåller data går du till den bortersta cellen i pilriktningen. Markera ett intervall med celler Flytta till början av raden Flytta till sista cellen i raden. Cellen måste innehålla data eller ha annat format än standardformatet. Flytta till början av kalkylarket Flytta till slutet av kalkylarket Skift+tabb (när redigeringsområdet inte är aktiverat) Ctrl+piltangent (vänster, höger, uppåt eller nedåt) Skift+piltangent (vänster, höger, uppåt eller nedåt) Home End Ctrl+Home Ctrl+End 176 Smartcloud Docs

181 Tabell 38. Kortkommandon i kalkylark (forts) Åtgärd Markera en rad eller flera rader av celler Markera alla celler i kalkylarket Ändra storleken på raden Ändra storleken på kolumnen Öppna filtermenyn Stänga filtermenyn Aktivera menyraden Aktivera verktygsfältet Aktivera sidofältet Aktivera redigeringsområdet Växla mellan kalkylark Flytta horisontell bläddringslist Kortkommando Skift+mellanslag Ctrl+skift+mellanslag Markera en rad och tryck på Alt+uppåt- eller nedåtpil. Markera en kolumn och tryck på Alt+högereller vänsterpil. Välj Snabbfilter och tryck på Alt+nedåtpil. Esc Alt+skift+F Alt+F10 Skift+F2 Skift+F2 (när sidofältet är aktiverat) eller Esc Ctrl+PgUp, Ctrl+PgDn eller Ctrl+tabb Alt+PgUp eller Alt+PgDn Arbeta med kalkylark 177

182 178 Smartcloud Docs

183 Arbeta med presentationer Skapa snygga och kraftfulla presentationer. Med mallar kan du skapa presentationer av olika format på ett snabbt och bekvämt sätt. Eller så kan du överföra presentationer från datorn till SmartCloud Docs för online-redigering. Du kan redigera presentationer tillsammans med kollegorna i realtid och samarbeta med andra via kommentarer och diskussioner. Komma igång v Skapa och överföra presentationer v Dela presentationer på sidan 185 v Samarbeta om presentationer i realtid på sidan 187 v Samarbeta med kommentarer i presentationer på sidan 190 v Formatera bilder på sidan 195 Hjälpmedelsversionen av den här produktdokumentationen finns på SmartCloud Docs wiki. Kortkommandon Skapa och överföra presentationer Du kan skapa en presentation och överföra presentationer från datorn till Filer för att redigera online med IBM Docs. Närliggande uppgifter: Spara och skriva ut presentationer på sidan 199 Om du väljer Skriv ut i en presentation öppnas ett nytt webbläsarfönster där du kan välja layoutalternativ. Skapa presentationer Du kan skapa en presentation antingen i programmet Filer eller på menyn Arkiv i IBM Docs. Överföra och dela presentationer på sidan 180 Du kan överföra alla typer av presentationer till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Exportera presentationer till andra filformat på sidan 184 När du har skapat och publicerat en presentation i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..ppt och.pdf. Närliggande referens: Filformat som hanteras i presentationer på sidan 183 I IBM Docs kan du arbeta med olika filformat. Filerna som öppnats i ett format kan exporteras till andra format, t.ex..odp,.ppt,.pptx och.pdf. Skapa presentationer Du kan skapa en presentation antingen i programmet Filer eller på menyn Arkiv i IBM Docs. v Skapa en presentation i programmet Filer: 1. Klicka på Nytt och välj Presentation. 179

184 2. Skriv ett namn på den nya presentationen och klicka på Skapa. v Skapa en presentation i IBM Docs: 1. Välj Arkiv > Nytt > Presentation. Fönstret Skapa en presentation öppnas. 2. Skriv ett namn på den nya presentationen och klicka OK. En ny presentation skapas i ett nytt fönster. Närliggande uppgifter: Spara och skriva ut presentationer på sidan 199 Om du väljer Skriv ut i en presentation öppnas ett nytt webbläsarfönster där du kan välja layoutalternativ. Skapa och överföra presentationer på sidan 179 Du kan skapa en presentation och överföra presentationer från datorn till Filer för att redigera online med IBM Docs. Överföra och dela presentationer Du kan överföra alla typer av presentationer till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Exportera presentationer till andra filformat på sidan 184 När du har skapat och publicerat en presentation i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..ppt och.pdf. Närliggande referens: Filformat som hanteras i presentationer på sidan 183 I IBM Docs kan du arbeta med olika filformat. Filerna som öppnats i ett format kan exporteras till andra format, t.ex..odp,.ppt,.pptx och.pdf. Ändra standardfilformat för presentationer Presentationer i IBM Docs kan skapas i.pptx- eller.odp-format. Du kan ändra standardfilformatet. 1. Välj Verktyg > Inställningar. 2. Klicka på det format du vill att nya filer ska ha. 3. Klicka på OK. Överföra och dela presentationer Du kan överföra alla typer av presentationer till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. 180 Smartcloud Docs

185 Den här uppgiften Administratören avgör vem som kan överföra filer och begränsar den mängd utrymme som du har för att lagra filer. När du når den gränsen kan du inte överföra något mer till Filer. Den mängd utrymme du har använt visas i vyn Mina filer, längst ned i listan över filer. Du kan ta bort gamla versioner av filer för att skapa mer utrymme. Överföra en fil till Mina filer: 1. Klicka på Överför filer. 2. Klicka på Bläddra i fältet Filer och välj den fil som ska överföras. Anm: Du kan repetera steget och överföra fler filer. De filer som ska överföras visas i en lista och där kan du klicka på filen för att byta namn på den eller klicka på x för att ta bort den från listan. 3. Valfritt: Skriv taggar, avdelade med ett blanktecken. 4. Välj ett av följande alternativ: Alternativ Ingen (synlig bara för mig) Personer eller gemenskaper Alla i organisationsnamn Beskrivning Gör filen privat. Endast ägaren kan läsa och redigera den. Dela filen med specifika personer eller en gemenskap. Utför följande steg: 1. Välj en person eller en gemenskap. 2. Välj åtkomstnivån som läsare eller som redigerare: v Läsare kan läsa, kommentera, hämta och rekommendera en fil. v Redigerare kan läsa, redigera, kommentera, hämta, rekommendera, överföra en ny version, och ange egenskaper för filen. 3. Gör något av följande: v Om du vill dela den med personer, klickar du på fältet för att visa namnen på personer som du nyligen har delat filer med. Om namnet på personen du söker efter visas väljer du det. Om namnet inte visas skriver du in namn eller e-postadress och väljer sedan personen. v Om du vill dela den med gemenskap, skriver du namnet på gemenskapen och väljer sedan gemenskapen när den visas. Viktigt: När du delar en fil med en gemensam gemenskap blir filen gemensam. 4. Lägg till ett valfritt budskap till personer som du har delat filen med. Gör filen tillgänglig för alla i organisationen. De har läsåtkomst. Arbeta med presentationer 181

186 5. Klicka på Överför. Närliggande uppgifter: Spara och skriva ut presentationer på sidan 199 Om du väljer Skriv ut i en presentation öppnas ett nytt webbläsarfönster där du kan välja layoutalternativ. Skapa och överföra presentationer på sidan 179 Du kan skapa en presentation och överföra presentationer från datorn till Filer för att redigera online med IBM Docs. Skapa presentationer på sidan 179 Du kan skapa en presentation antingen i programmet Filer eller på menyn Arkiv i IBM Docs. Exportera presentationer till andra filformat på sidan 184 När du har skapat och publicerat en presentation i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..ppt och.pdf. Närliggande referens: Filformat som hanteras i presentationer på sidan 183 I IBM Docs kan du arbeta med olika filformat. Filerna som öppnats i ett format kan exporteras till andra format, t.ex..odp,.ppt,.pptx och.pdf. Importera presentationer När du har överfört IBM Lotus Symphony-presentationer eller andra presentationsfiltyper till fillistan kan du importera dem så att du och andra kan arbeta med dem i webbläsare. Den här uppgiften Följande format hanteras:.odp,.otp,.ppt,.pptx,.pot och.potx. Importera en presentation: 1. Överför en fil till fillistan. 2. Klicka på Mina filer. 3. Leta rätt på den fil du vill öppna i IBM Docs och klicka på filnamnet för att gå till en sida med olika åtgärder. 4. Klicka på Redigera i IBM Docs eller Visa för att automatiskt importera filen i IBM Docs-format. 5. Om presentationen är en mallfil med formatet.pot,.potx, eller.otp, klickar du på Skapa fil. Fönstret Nytt från fil öppnas. Skriv ett filnamn och klicka på Skapa. Mallfilen importeras till IBM Docs och en ny presentation skapas som baseras på mallfilen. Resultat Anm: Ibland kanske viss formatering från överförda filer inte visas exakt rätt i IBM Docs, men den finns bevarad i filen. I dessa fall kan du hämta tillbaka filen i dess originalformat när den väl har publicerats. Filkompatibilitet och export av presentation Ta reda på vilka filtyper du kan använda med IBM Docs Presentations. 182 Smartcloud Docs

187 Filformat som hanteras i presentationer I IBM Docs kan du arbeta med olika filformat. Filerna som öppnats i ett format kan exporteras till andra format, t.ex..odp,.ppt,.pptx och.pdf. Tabell 39. Filformat som kan importeras till IBM Docs Presentations Program Lotus Symphony-presentationer Microsoft PowerPoint Filformat.odp,.otp.ppt,.pptx,.pot,.potx Tabell 40. Filformat som kan exporteras från IBM Docs Presentations Program Lotus Symphony-presentationer Microsoft PowerPoint Adobe Reader Filformat.odp.ppt,.pptx.pdf Närliggande uppgifter: Spara och skriva ut presentationer på sidan 199 Om du väljer Skriv ut i en presentation öppnas ett nytt webbläsarfönster där du kan välja layoutalternativ. Skapa och överföra presentationer på sidan 179 Du kan skapa en presentation och överföra presentationer från datorn till Filer för att redigera online med IBM Docs. Skapa presentationer på sidan 179 Du kan skapa en presentation antingen i programmet Filer eller på menyn Arkiv i IBM Docs. Överföra och dela presentationer på sidan 180 Du kan överföra alla typer av presentationer till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Exportera presentationer till andra filformat på sidan 184 När du har skapat och publicerat en presentation i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..ppt och.pdf. Närliggande referens: Filformat som hanteras i presentationer I IBM Docs kan du arbeta med olika filformat. Filerna som öppnats i ett format Arbeta med presentationer 183

188 kan exporteras till andra format, t.ex..odp,.ppt,.pptx och.pdf. Spara presentationer Använd kommandot Spara för att spara en redigerad presentation som utkast. Använd Spara som för att spara som utkast (eller publicerad version) med nytt namn. Den här uppgiften En utkastpresentation kan öppnas av filägaren och av de redigerare som ägaren har delat filen med. Anm: Om läsare ska kunna öppna eller hämta presentationen måste utkastet publiceras som en version. 1. Välj Arkiv > Spara. Filen har sparats som utkast. Viktigt: När du redigerar presentationen sparar IBM Docs automatiskt den som utkast med jämna mellanrum. Du kan också använda kommandot Spara för att spara den närhelst du vill. 2. Om du vill spara presentationen som en ny fil väljer du Arkiv > Spara som. Ange ett filnamn och klicka på OK. Presentationen skapas med nytt namn i Mina filer. Anm: Om du väljer Spara som för att spara en.ppt- eller.odp-fil i IBM Docs behålls det ursprungliga formatet. Om du däremot väljer Spara som för att spara en.pptx-fil sparas den i.ppt-format. Publicera en version av presentationer När du har redigerat presentationen kan du publicera en version på servern. Därefter kan andra hämta den nya versionen. 1. Välj Arkiv > Publicera version. 2. Om du vill lägga till en beskrivning av versionen fyller du i fältet Versionsbeskrivning. 3. Klicka på Publicera. Det skickas aviseringar till de personer som följer filen. Anm: Om du redigerar en.ppt- eller.odp-fil i IBM Docs och publicerar en version behålls filen ursprungliga format. Om du däremot redigerar en.pptx-fil i IBM Docs och publicerar en version konverteras filen till.ppt-format. Exportera presentationer till andra filformat När du har skapat och publicerat en presentation i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..ppt och.pdf. Den här uppgiften Om du redigerar och publicerar en Microsoft PowerPoint-fil i IBM Docs lagras filen i.ppt-format. : Om du redigerar en.pptx-fil i IBM Docs och publicerar den, konverteras filen till.ppt-format, som du sedan kan hämta direkt. 184 Smartcloud Docs

189 Dela presentationer 1. I Filer klickar du på Mina filer. 2. Leta reda på den presentation du vill exportera och klicka på Mer. v Om du vill hämta presentationen i det aktuella formatet klickar du på Hämta. v Om presentationen har Microsoft Office-format kan du hämta den som en PDF-fil genom att välja Fler åtgärder > Hämta som PDF-fil. v Om presentationen har.odp-format kan du hämta det som en.ppt-fil eller PDF-fil genom att välja Fler åtgärder > Hämta som Microsoft Office-format eller Hämta som PDF-fil. Anm: Det är endast publicerade versioner av presentationer som kan hämtas. Om presentationen fortfarande är i utkastversion och du är filägare eller redigerare kan du publicera versionen. Om du är läsare får du be filägaren att publicera. 3. Om du väljer Hämta som PDF-fil visas fönstret Sidinställningar. Välj de utskriftsalternativ du vill ha och klicka på OK. Närliggande uppgifter: Spara och skriva ut presentationer på sidan 199 Om du väljer Skriv ut i en presentation öppnas ett nytt webbläsarfönster där du kan välja layoutalternativ. Skapa och överföra presentationer på sidan 179 Du kan skapa en presentation och överföra presentationer från datorn till Filer för att redigera online med IBM Docs. Skapa presentationer på sidan 179 Du kan skapa en presentation antingen i programmet Filer eller på menyn Arkiv i IBM Docs. Överföra och dela presentationer på sidan 180 Du kan överföra alla typer av presentationer till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Närliggande referens: Filformat som hanteras i presentationer på sidan 183 I IBM Docs kan du arbeta med olika filformat. Filerna som öppnats i ett format kan exporteras till andra format, t.ex..odp,.ppt,.pptx och.pdf. Du kan göra en presentation tillgänglig för alla eller dela den med vissa personer och gemenskaper. Du kan ge personer behörighet att redigera presentationen och även dela den med andra personer. Du kan ändra eller ta bort åtkomstnivåer efter att du har delat presentationen. Dela presentationer med personer eller gemenskaper Du kan dela en presentation med enskilda personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Den här uppgiften Du kan dela en fil när du överför den. Du kan också dela presentationen efter att du överfört eller skapat den. Arbeta med presentationer 185

190 1. I Filer klickar du på Mina filer. 2. Leta reda på filen du vill dela. Markera kryssrutan framför filnamnet. 3. Klicka på Dela. 4. Om du vill ge andra en viss behörighet markerar du Personer eller gemenskaper varpå du gör följande: a. Välj en person eller en gemenskap. b. Välj att tilldela åtkomstnivån som läsare eller som redigerare: c. Gör något av följande: v Om du vill dela den med personer, klickar du på fältet för att visa namnen på personer som du nyligen har delat filer med. Om personen du söker efter visas, väljer du dennes namn. Om den inte visas, anger du ett namn eller en e-postadress och väljer sedan personen. Om namnet inte visas klickar du på Visas inte personen? Använd de fullständiga sökfunktionerna för att söka efter namnet. v Om du vill dela den med gemenskap, börjar du skriva namnet på gemenskapen och väljer sedan gemenskapen när den visas. Viktigt: När du delar en fil med en gemensam gemenskap blir filen gemensam. d. Lägg till ett valfritt budskap till personer som du har delat filen med. 5. Valfritt: Välj Alla i organisationsnamn om du vill att filen ska vara synlig för alla i organisationen. 6. Klicka på Dela. Närliggande begrepp: Om samredigering i presentationer på sidan 188 Med IBM Docs kan du redigera en presentation tillsammans med andra i molnet. Det gör det betydligt enklare och effektivare att skapa presentationer. Om kommentarer i presentationer på sidan 191 När ni är flera som behöver arbeta på en presentation, men vid olika tidpunkter, gör kommentarsfunktionen i IBM Docs att ni kan föra konversationer. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Närliggande uppgifter: Samredigering med andra i presentationer på sidan 189 Flera redigerare i ett lag kan redigera en bild på samma gång. Det går att redigera olika bilder eller samma bild. Alla redigerare kan se ändringarna på samma gång. Visa ändringar för redigerare i presentationer på sidan 190 När du och andra personer samredigerar en presentation visas ändringar från respektive redigerare i olika färger. Du kan välja om färgindikatorer ska visas. Skriva kommentarer i presentationer på sidan 192 När du redigerar eller granskar en presentation kan du skapa kommentarer för objekt som grafik, bilder och textrutor på en presentationsbild. Alla kommentarer i presentationen visas i sidofältet Kommentarer. Läsa kommentarer i presentationer på sidan 193 När du öppnar en presentation visas sidofältet som standard och fokus ligger på Presentationsbilder. Klicka på Kommentarer om du vill att kommentarspanelen ska visas. Sedan kan du se alla kommentarer och diskussioner i presentationen. Söka kommentarer i presentationer på sidan 194 Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. 186 Smartcloud Docs

191 Ange behörighetsnivåer för presentationer När du har delat en presentation med enskilda personer eller en gemenskap kan du återställa deras behörighetsnivå. Du kan också ta bort deras behörighetsnivå. Den här uppgiften 1. I programmet Filer klickar du på Delas av mig. 2. Klicka på den fil du vill ange en behörighetsnivå för och klicka sedan på Mer. 3. Klicka på Visa fildetaljer och klicka sedan på fliken Delning. 4. Utför ett av följande alternativ: v Om du vill ta bort en behörighetsnivå för en person eller gemenskap klickar du på x bredvid personens eller gemenskapens namn i fältet Redigerare eller Läsare. v Om du vill ändra behörighetsnivå för en person eller en gemenskap, till exempel ändra läsarbehörighet till redigerbehörighet, måste du först ta bort läsarbehörigheten. Sedan, i fältet Redigerare, klickar du på knappen Lägg till. Välj som redigerare om du vill tilldela den åtkomstbehörigheten. v Om du vill tillåta personer som du delar filen att dela den med andra personer, väljer du Tillåt andra att dela den här filen. Samarbeta om presentationer i realtid Du kan samarbeta om en presentation i realtid med andra som ett team. Du kan också samredigera med andra redigerare i och skapa kommentarer och diskussioner. Den här uppgiften När du redigerar online med IBM Docs kan du använda samarbetsfunktioner som samredigering och kommentarer. Om du inte har behörighet att använda sociala redigeringsfunktioner kan du inte samredigera med andra. Kontakta administratören för mer information. Samredigering i realtid i presentationer När du delat en presentation med andra och gett dem redigeringsbehörighet har du allt på plats för att samredigera i realtid. Den här uppgiften Du kan samtidigt redigera en presentation som andra redigerare redigerar, vilket gör det effektivare för ett lag att skapa presentationer. Det går att redigera olika bilder eller samma bild. Ändringar från olika redigerare markeras med olika färger. Du kan se vilka som är i samredigeringsläge genom att kontrollera listan Redigerare i sidofältet. När samredigeringen är klar kan vilken redigerare som helst spara presentationen som utkast eller som en ny version i fildelningen. Arbeta med presentationer 187

192 Om samredigering i presentationer Med IBM Docs kan du redigera en presentation tillsammans med andra i molnet. Det gör det betydligt enklare och effektivare att skapa presentationer. När du skapar en presentation behöver du ibland synpunkter eller information från medarbetare och vänner, och ni måste redigera presentationen tillsammans. I traditionella kontorsprogram måste du spara presentationen och därefter skicka den till medarbetare via mejl eller med ett USB-minne. Dessutom måste man installera klienter i de egna datorerna, som Lotus Symphony eller Microsoft Office. Medan presentationen redigeras kan du inte se deras ändringar förrän presentationen skickas till dig. Mycket tid går åt till att skicka filer fram och tillbaka med e- post. Nu kan samredigering hjälpa dig att lösa det här problemet. Om ni har Internetförbindelse kan alla redigera presentationen samtidigt och ändringarna syns direkt. Det enda kravet är att du har delat filen med dem och gett dem åtkomst till filen som redigerare. För många kunder är Lotus Symphony ett bra val. Det är kostnadsfritt, fungerar i Windows, Linux och Mac OS och är ett kraftfullt och komplett Office-paket. IBM Docs hanterar användarprofiler och användarscenarior och behöver inte all den kraft en omfattande klientprogram ger. Med IBM Docs samarbetar du enkelt i mer dynamiska, informella dokument, kalkylark och presentations. Vid samredigering, kan flera redigera olika bilder eller samma bild. Endast en redigerare kan redigera text i en viss textruta i taget. Andra medredigerare blockeras från redigering av texten inom den textrutan medan den första redigeraren uppdaterar texten. Du kan enkelt se vem som är i samredigeringsläge genom att titta i listan Redigerare i sidofältet. Ändringar från olika redigerare markeras med olika färger och IBM Docs sparar ändringarna direkt och automatiskt. När du är klar med samredigeringsarbetet kan vilken redigerare som helst spara presentationen till servern. 188 Smartcloud Docs

193 Linda är assistent på IT-avdelningen, och hon ska lämna en årlig datorstatusrapport till sitt arbetslag. Linda skapar en presentation och behöver data från IT-representanter för de fem arbetslagen. Tidigare måste Linda skicka e-post och bifoga presentationen till varje representant, och sedan slå ihop versionerna som skickats tillbaka från varje person. Nu kan IBM Docs hjälpa Linda att slutföra presentationen på ett effektivt sätt. Linda skapar en presentation med tabeller, delar det med de fem representanterna och anger deras åtkomstroller till redigerare. Sedan ber hon dem att fylla i nödvändig information. Linda kan omedelbart se rapporten från de fem representanterna. När samredigeringen är klar kan Linda dela presentationen med sin chef och be chefen att granska den och kommentera. Närliggande uppgifter: Samredigering med andra i presentationer Flera redigerare i ett lag kan redigera en bild på samma gång. Det går att redigera olika bilder eller samma bild. Alla redigerare kan se ändringarna på samma gång. Visa ändringar för redigerare i presentationer på sidan 190 När du och andra personer samredigerar en presentation visas ändringar från respektive redigerare i olika färger. Du kan välja om färgindikatorer ska visas. Dela presentationer med personer eller gemenskaper på sidan 185 Du kan dela en presentation med enskilda personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Samredigering med andra i presentationer Flera redigerare i ett lag kan redigera en bild på samma gång. Det går att redigera olika bilder eller samma bild. Alla redigerare kan se ändringarna på samma gång. Den här uppgiften Alla som ingår i samredigeringsgruppen måste ha åtkomst till presentationen som redigerare. : Om du vill samredigera en presentation tillsammans med andra i teamet måste du dela ut presentationen till dem och ange deras behörighetsnivå till Redigerare. Gör så här om du vill samredigera med andra: 1. Om du är filägare och tar initiativet till samredigering klickar du på Delas av mig i programmet Filer. Annars klickar du på Delas med mig. 2. I fillistan klickar du på namnet på den presentation du vill samredigera. Anm: När du är filägare och har öppnat presentationen tidigare öppnas den i IBM Docs. Annars klickar du på Redigera i IBM Docs. Fönstret Börja redigera online med IBM Docs öppnas. Klicka på Redigera online. Övriga redigerare kam inte se knappen Redigera i IBM Docs förrän filägaren har öppnat kalkylarket någon gång i IBM Docs. 3. Presentationen öppnas och du anger samredigeringsläget. Anm: Om en redigerare i samredigeringsläge stänger sidofältet kan det inte öppnas automatiskt när andra redigerare ansluter. Du kan manuellt öppna det genom att välja Visa > Sidofält. 4. Alla redigerare namnges i sidofältet. Namnet blir fetstilt och följs av en färgtilldelning när redigeraren går in i samredigeringsläget. Du kan ändra presentationen och på samma gång se ändringar som andra har gjort, i olika färger. Arbeta med presentationer 189

194 Anm: Ändringarna sparas automatiskt i utkastpresentationen under hela redigeringsprocessen. 5. När du är beredd att låta läsarna visa eller hämta presentationen väljer du Arkiv > Publicera version. 6. Stäng presentationsfliken. Anm: Du får ett meddelande under redigeringssessionen om någon annan redigerare tar bort filen. Klicka på OK i meddelandet för att spara utkastet som en ny fil och säkerställa att ändringarna bevaras. Närliggande begrepp: Om samredigering i presentationer på sidan 188 Med IBM Docs kan du redigera en presentation tillsammans med andra i molnet. Det gör det betydligt enklare och effektivare att skapa presentationer. Närliggande uppgifter: Visa ändringar för redigerare i presentationer När du och andra personer samredigerar en presentation visas ändringar från respektive redigerare i olika färger. Du kan välja om färgindikatorer ska visas. Dela presentationer med personer eller gemenskaper på sidan 185 Du kan dela en presentation med enskilda personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Visa ändringar för redigerare i presentationer När du och andra personer samredigerar en presentation visas ändringar från respektive redigerare i olika färger. Du kan välja om färgindikatorer ska visas. Färgindikatorerna visas som standard. Om du vill stänga färgindikatorerna för samredigering väljer du Visa > Samredigeringsmarkeringar. Anm: Färgerna på olika redigerare tilldelas av administratören och du kan inte ändra färgerna för samredigering. Närliggande begrepp: Om samredigering i presentationer på sidan 188 Med IBM Docs kan du redigera en presentation tillsammans med andra i molnet. Det gör det betydligt enklare och effektivare att skapa presentationer. Närliggande uppgifter: Samredigering med andra i presentationer på sidan 189 Flera redigerare i ett lag kan redigera en bild på samma gång. Det går att redigera olika bilder eller samma bild. Alla redigerare kan se ändringarna på samma gång. Dela presentationer med personer eller gemenskaper på sidan 185 Du kan dela en presentation med enskilda personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Samarbeta med kommentarer i presentationer När du samarbetar med flera redigerare om en presentation är det praktiskt att kunna infoga kommentarer. Det är till god hjälp när ni inte redigerar dokumentet samtidigt. 190 Smartcloud Docs

195 Den här uppgiften När du skapar en kommentar visas den på kommentarspanelen. Du kan, för varje kommentar, konversera med flera redigerare genom att lägga till svar. Diskussionstråden är indragen under varje kommentar. Du kan ta bort dina kommentarer, och rikta kommentarer eller svar till en annan redigerare med Du kan se kommentarer som är riktade till dig eller skapade av dig. Du kan också filtrera kommentarer efter redigerare för att se vilka kommentarer eller svar som riktar sig till dem och vilka kommentarer eller svar som är skrivna av dem. Om kommentarer i presentationer När ni är flera som behöver arbeta på en presentation, men vid olika tidpunkter, gör kommentarsfunktionen i IBM Docs att ni kan föra konversationer. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Kommentarerna visas i panelen Kommentarer där du kan se svarstråden under varje kommentar. Du kan skapa eller ta bort kommentarer, svara, skicka kommentarer eller svar till andra redigerare och söka efter nyckelord i kommentarerna. Du kan se kommentarer eller svar riktade till dig, och se kommentarer eller svar som skapats av andra redigerare eller som är riktade till andra redigerare. Om någon, under en diskussion i en kommentar, behöver ytterligare utreda eller svara på en fråga kan du tilldela någon av redigerarena av presentationen objektet. Du kan använda till att rikta svaret till valfri redigerare. Den personen ser då de kommentarer eller svar som är riktade till honom eller henne i panelen Kommentarer. Programchefen Tina ska hålla en presentation till hela projektteamet om affärsplanen Hin har gjort ett utkast till presentation och behöver få in kommentarer från alla projektledarna. Tidigare måste Tina skicka mejl till alla och be dem att kommentera via mejl eller uppdatera den bifogade presentationen. När de inte kommenterade samma version måste Tina lista ut vilka kommentarer som avsåg vilket avsnitt och sammanfoga kommentarerna. Om Tina ville att någon av dem skulle utreda en fråga måste hon också skicka e-post. Nu delar Tina presentationen med alla projektledare och ber dem om kommentarer. Projektledare kan ge kom- Arbeta med presentationer 191

196 mentarer vid olika tidpunkter och diskuterar viktiga frågor. Tina kan tilldela en fråga till valfri projektledare att be dem att ytterligare utreda en fråga, och sedan kan den tilldelade projektledaren göra ändringar i planen. Närliggande uppgifter: Skriva kommentarer i presentationer När du redigerar eller granskar en presentation kan du skapa kommentarer för objekt som grafik, bilder och textrutor på en presentationsbild. Alla kommentarer i presentationen visas i sidofältet Kommentarer. Läsa kommentarer i presentationer på sidan 193 När du öppnar en presentation visas sidofältet som standard och fokus ligger på Presentationsbilder. Klicka på Kommentarer om du vill att kommentarspanelen ska visas. Sedan kan du se alla kommentarer och diskussioner i presentationen. Söka kommentarer i presentationer på sidan 194 Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. Dela presentationer med personer eller gemenskaper på sidan 185 Du kan dela en presentation med enskilda personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Skriva kommentarer i presentationer När du redigerar eller granskar en presentation kan du skapa kommentarer för objekt som grafik, bilder och textrutor på en presentationsbild. Alla kommentarer i presentationen visas i sidofältet Kommentarer. Skriva kommentarer till presentationen: 1. Klicka på en bild i vyn Presentationsbilder och klicka på objektet du vill infoga en kommentar till. 2. Klicka på Lägg till kommentar i verktygsfältet. Kommentarspanelen visas. 3. Skriv kommentaren i fältet och tryck på Enter eller klicka på Lägg till. Kommentaren sätts in i presentationen och visas på panelen med ditt namn, datum och tid. Nu kan du starta en konversation med andra. 4. Valfritt: Om du vill rikta en kommentar till en viss redaktör anger du En lista över redaktörer i dokumentet visas. Välj redaktör i listan och skriv kommentaren. 5. Valfritt: Du kan skriva endast en kommentar för ett visst objekt på en bild. Klicka på Lägg till kommentar i verktygsfältet en gång till om du vill skriva en kommentar för ett annat objekt. 192 Smartcloud Docs

197 6. Klicka på dubbelpilen när du vill besvara en kommentar. Klicka sedan på Svara och skriv ditt svar. Tryck på Enter när du har skrivit färdigt. Svaret läggs till i kommentaren med en annan ikon. 7. Valfritt: Du kan rikta svaret till valfri redigerare. När du skriver svaret visar du en lista över dokumentredigerare med Välj redigerare i listan och skriv ditt svar. 8. Om du vill ta bort en kommentar, klickar du på papperskorgen. Kommentaren och alla svar tas bort. 9. När du har avslutat kommentarerna till bilden klickar du på Presentationsbilder för att växla till den vyn. Klicka på en annan bild för att skapa kommentarer. Alla kommentarer visas som parallella mappar i sidofältet. Klicka på en kommentar så att det detaljerade innehållet och diskussionstråden visas. Närliggande begrepp: Om kommentarer i presentationer på sidan 191 När ni är flera som behöver arbeta på en presentation, men vid olika tidpunkter, gör kommentarsfunktionen i IBM Docs att ni kan föra konversationer. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Närliggande uppgifter: Läsa kommentarer i presentationer När du öppnar en presentation visas sidofältet som standard och fokus ligger på Presentationsbilder. Klicka på Kommentarer om du vill att kommentarspanelen ska visas. Sedan kan du se alla kommentarer och diskussioner i presentationen. Söka kommentarer i presentationer på sidan 194 Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. Dela presentationer med personer eller gemenskaper på sidan 185 Du kan dela en presentation med enskilda personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Läsa kommentarer i presentationer När du öppnar en presentation visas sidofältet som standard och fokus ligger på Presentationsbilder. Klicka på Kommentarer om du vill att kommentarspanelen ska visas. Sedan kan du se alla kommentarer och diskussioner i presentationen. Den här uppgiften Du kan se kommentarer och svar som skapats av dig eller som är riktade till dig. Du kan också se kommentarer och svar som skapats av andra redigerare eller som är riktade till andra redigerare. Läsa kommentarer och svar: 1. Klicka på Kommentarer i sidofältet så visas kommentarspanelen. 2. Du kan klicka på dubbelpilen om du vill expandera en kommentar och läsa detaljerad information och svarstrådar. Markören pekar på den presentationsbild där kommentaren skapats. Du kan också klicka på kommentarsmarkeringen i presentationen. Kommentarspanelen öppnas med fokus på den kommentar du klickat på. Arbeta med presentationer 193

198 3. Klicka på i fönstret Kommentarer och välj Visa kommentarer riktade till mig. Alla kommentarer som är riktade till dig visas. Även om endast ett svar på en kommentar är riktat till dig, visas hela kommentarstråden. 4. Klicka på i fönstret Kommentarer och välj Visa kommentarer från mig. Alla kommentarer som du har skrivit visas. Även om du endast skrivit ett svar på en kommentar, visas hela kommentarstråden. 5. Om du vill se kommentarer och svar som har skrivits av andra redigerare eller riktats av andra, klickar du på redigerarens namn på panelen Redigerare. Alternativet Riktad till visar alla trådar där redigeraren omnämns med Klicka på Skrivet av om du vill se kommentarer eller svar som är skrivna av redigeraren. Anm: När du klickar på någon redigerare markeras dennes namn. Om du klickar på namnet igen stängs kommentarerna och svaren till och från den personen. 6. Klicka på dubbelpilen för att expandera den. Du kan se detaljerad tråd för varje kommentar. 7. Om du inte vill se kommentarer eller svara klickar du på Stäng. Närliggande begrepp: Om kommentarer i presentationer på sidan 191 När ni är flera som behöver arbeta på en presentation, men vid olika tidpunkter, gör kommentarsfunktionen i IBM Docs att ni kan föra konversationer. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Närliggande uppgifter: Skriva kommentarer i presentationer på sidan 192 När du redigerar eller granskar en presentation kan du skapa kommentarer för objekt som grafik, bilder och textrutor på en presentationsbild. Alla kommentarer i presentationen visas i sidofältet Kommentarer. Söka kommentarer i presentationer Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. Dela presentationer med personer eller gemenskaper på sidan 185 Du kan dela en presentation med enskilda personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Söka kommentarer i presentationer Du kan snabbt navigera till specifika kommentarer genom att söka nyckelord på kommentarspanelen. 1. Klicka på Kommentarer i sidofältet så visas kommentarspanelen. Om sidofältet inte visas väljer du Visa > Sidofält. 2. Klicka på på kommentarspanelen och välj Sök kommentarer. 3. Ange nyckelord i sökfältet. 194 Smartcloud Docs

199 Formatera bilder 4. Tryck på Enter eller klicka på Sök. De kommentarer som innehåller nyckelorden visas. 5. Om resultatet inte är vad du vill kan du ange nya nyckelord och söka igen. 6. Klicka på Stäng för att avsluta sökläget. Närliggande begrepp: Om kommentarer i presentationer på sidan 191 När ni är flera som behöver arbeta på en presentation, men vid olika tidpunkter, gör kommentarsfunktionen i IBM Docs att ni kan föra konversationer. Med kommentarer kan du spåra granskningsstatus och svar från andra. Närliggande uppgifter: Skriva kommentarer i presentationer på sidan 192 När du redigerar eller granskar en presentation kan du skapa kommentarer för objekt som grafik, bilder och textrutor på en presentationsbild. Alla kommentarer i presentationen visas i sidofältet Kommentarer. Läsa kommentarer i presentationer på sidan 193 När du öppnar en presentation visas sidofältet som standard och fokus ligger på Presentationsbilder. Klicka på Kommentarer om du vill att kommentarspanelen ska visas. Sedan kan du se alla kommentarer och diskussioner i presentationen. Dela presentationer med personer eller gemenskaper på sidan 185 Du kan dela en presentation med enskilda personer eller gemenskaper och ange deras behörighet till redigerare eller läsare. Du kan också göra det tillgängligt att läsa för alla i organisationen. Det finns många formateringsfunktioner i IBM Docs. Du kan ändra teckensnitt, flytta objekt på en bild, lägga till numrerade listor eller punktlistor, ange bildlayout eller ändra på bakgrundsformatet. Närliggande uppgifter: Markera och flytta objekt på sidan 196 När du har infogat objekt i en presentation kan du flytta runt dem så att layouten blir mer attraktiv. Lägga till numrerade listor eller punktlistor i bilder på sidan 197 Du kan lägga till numrerade listor eller punktlistor och välja bland olika format, till exempel färger och punktsymboler samt sifferavskiljare. Tillämpa en bildlayout på sidan 198 En bra layout kan hjälpa till att få fram informationen. Ändra teckensnitt i presentationer Du markera text i en presentation och ändra till andra teckensnitt och teckenstorlekar samt snabbt öka eller minska teckenstorleken. Arbeta med presentationer 195

200 1. Markera den text du vill ange teckensnitt eller storlek för. 2. Klicka på Välj teckensnitt i verktygsfältet och välj sedan det teckensnitt du vill ha. 3. Klicka på Välj teckenstorlek i verktygsfältet. Välj den storlek du vill ha. 4. Om du vill öka eller minska teckenstorleken klickar du på Öka teckenstorlek eller Minska teckenstorlek i verktygsfältet. Anm: Teckensnitt och teckenstorlek kan ändras endast när du är i redigeringsläge och har markerat text. Markera och flytta objekt När du har infogat objekt i en presentation kan du flytta runt dem så att layouten blir mer attraktiv. 1. Klicka på en bild som innehåller många objekt. 2. Välj objekt. v Välj objekt genom att klicka på det. v Om du vill markera flera objekt samtidigt, håller du ner Ctrl-tangenten medan du klickar på objekten. 3. Flytta objekt. v Dra de markerade objekten till den plats där du vill ha dem. v Tryck på piltangenterna och flytta det markerade objektet till den plats där du vill ha det. Anm: Du kan även högerklicka på något av de markerade objekten och välja Kopiera eller välja Redigera > Kopiera. Högerklicka sedan där du vill infoga objekten och välj Klistra in. Närliggande uppgifter: Formatera bilder på sidan 195 Det finns många formateringsfunktioner i IBM Docs. Du kan ändra teckensnitt, flytta objekt på en bild, lägga till numrerade listor eller punktlistor, ange bildlayout eller ändra på bakgrundsformatet. Lägga till numrerade listor eller punktlistor i bilder på sidan 197 Du kan lägga till numrerade listor eller punktlistor och välja bland olika format, till exempel färger och punktsymboler samt sifferavskiljare. Tillämpa en bildlayout på sidan 198 En bra layout kan hjälpa till att få fram informationen. Sortera objekt När du har infogat objekt i IBM Docs Presentations kan du behöva ändra ordningen på text och grafik. 196 Smartcloud Docs

201 Den här uppgiften Ändra ordningen på objekt: 1. Välj det objekt du vill ändra ordningsföljd på. 2. Välj Format > I förgrunden eller högerklicka på objektet och välj I förgrunden på kontextmenyn. Valt objekt hamnar nu framför övriga objekt. 3. Välj Format > I bakgrunden eller högerklicka på objektet och välj I bakgrunden på kontextmenyn. Objektet hamnar nu bakom övriga objekt. Lägga till numrerade listor eller punktlistor i bilder Du kan lägga till numrerade listor eller punktlistor och välja bland olika format, till exempel färger och punktsymboler samt sifferavskiljare. 1. Markera den text på bilden som du vill lägga till i en lista. 2. Klicka på Lägg till eller ändra punktlista eller Lägg till eller ändra numrerad lista i verktygsfältet. Standardformatet för punkter och numrering används i listan. 3. Om du vill välja ett annat format klickar du på nedpilen på ikonen och väljer det format du vill ha. Närliggande uppgifter: Formatera bilder på sidan 195 Det finns många formateringsfunktioner i IBM Docs. Du kan ändra teckensnitt, flytta objekt på en bild, lägga till numrerade listor eller punktlistor, ange bildlayout eller ändra på bakgrundsformatet. Markera och flytta objekt på sidan 196 När du har infogat objekt i en presentation kan du flytta runt dem så att layouten Arbeta med presentationer 197

202 blir mer attraktiv. Tillämpa en bildlayout En bra layout kan hjälpa till att få fram informationen. Tillämpa en bildlayout En bra layout kan hjälpa till att få fram informationen. Tillämpa en bildlayout: 1. Markera en bild på panelen Presentationsbilder. 2. Du kan nå layouten på följande sätt: v Högerklicka på bilden och välj Bildlayout. v Klicka på Bildlayout i verktygsfältet. v Välj Format > Bildlayout. 3. Välj en layout i fönstret Bildlayout. Layouten tillämpas på bilden. Närliggande uppgifter: Formatera bilder på sidan 195 Det finns många formateringsfunktioner i IBM Docs. Du kan ändra teckensnitt, flytta objekt på en bild, lägga till numrerade listor eller punktlistor, ange bildlayout eller ändra på bakgrundsformatet. Markera och flytta objekt på sidan 196 När du har infogat objekt i en presentation kan du flytta runt dem så att layouten blir mer attraktiv. Lägga till numrerade listor eller punktlistor i bilder på sidan 197 Du kan lägga till numrerade listor eller punktlistor och välja bland olika format, till exempel färger och punktsymboler samt sifferavskiljare. Stavningskontrollera presentationer Du kan ha IBM Docs stavningskontroll för olika språk aktiverad medan du skriver eller stavningskontrollera hela texten när du är klar. 198 Smartcloud Docs

203 1. Standardspråket för stavningskontroll är engelska (USA). Om du vill ändra standardspråk för stavningskontroll väljer du Verktyg > Ordböcker för stavningskontroll och det språk texten är skriven på. 2. Välj Verktyg > Stavningskontrollera medan du skriver. Hela dokumentet stavningskontrolleras och text med stav- eller grammatikfel markeras med en röd vågig linje. När du fortsätter skriva markeras text med stav- eller grammatikfel också med en röd vågig linje. 3. Högerklicka på ordet så visas en lista över ordförslag. Välj rätt ord. Om du inte vill korrigera ordet högerklickar du och väljer Ignorera. Tips: Om ordet med en röd vågig linje förekommer flera gånger i dokumentet och du vill korrigera samtliga förekomster samtidigt högerklickar du och väljer Ignorera alla eller Korrigera alla. 4. Om du inte vill ha någon stavningskontroll av dokumentet väljer du Verktyg > Stavningskontrollera medan du skriver igen så avaktiveras funktionen. Spara och skriva ut presentationer Om du väljer Skriv ut i en presentation öppnas ett nytt webbläsarfönster där du kan välja layoutalternativ. 1. Inne i en öppen presentation väljer du Arkiv > Skriv ut. En separat webbläsarfönster öppnas. 2. Som standard lägger webbläsaren till sidhuvud och sidfot i utskriften. Du kan ändra innehåll eller gömma sidhuvud och sidfot genom att göra så här. Klicka på för exakta instruktioner. 3. Om du vill ändra inställningar för pappersstorlek och annat följer du stegen för webbläsaren på samma sätt som i steg Klicka på Skriv ut. 5. Välj de utskriftsalternativ du vill ha och klicka på OK. Närliggande uppgifter: Skapa och överföra presentationer på sidan 179 Du kan skapa en presentation och överföra presentationer från datorn till Filer för att redigera online med IBM Docs. Skapa presentationer på sidan 179 Du kan skapa en presentation antingen i programmet Filer eller på menyn Arkiv i IBM Docs. Överföra och dela presentationer på sidan 180 Du kan överföra alla typer av presentationer till Mina filer som administratören tillåter. Du styr vem som kan se, hämta eller redigera dem. Exportera presentationer till andra filformat på sidan 184 När du har skapat och publicerat en presentation i IBM Docs kan du hämta filen i aktuellt format eller till ett annat format, t.ex..ppt och.pdf. Närliggande referens: Filformat som hanteras i presentationer på sidan 183 I IBM Docs kan du arbeta med olika filformat. Filerna som öppnats i ett format kan exporteras till andra format, t.ex..odp,.ppt,.pptx och.pdf. Arbeta med presentationer 199

204 Skriva ut presentationer till PDF-filer Du kan spara en presentation i PDF-format så att du kan hämta och skriva ut den. 1. Öppna en presentation och välj Arkiv > Skriv till PDF. 2. Välj utskriftsalternativ. Välj PDF-märkord om du vill skriva PDF-märkord, vilket ökar filens storlek. En PDF-fil med märkord innehåller information om dokumentinnehållets struktur. Strukturen hjälper till att visa dokumentet på enheter med skärmläsarprogram. 3. Klicka på OK. 4. När du ser meddelandet Bearbetningen är klar klickar du på länken Klicka här för att hämta filen. 5. Klicka på Öppna med och klicka på OK. Filen hämtas och öppnas i Adobe Reader. Standardprogrammet är Adobe Reader men du kan välja andra program att öppna filen i. 6. Välj Arkiv > Skriv ut från Adobe Reader. 7. Välj utskriftsalternativ och klicka på OK. Arbeta med bilder i presentationer Bilder är bra för att får fram informationen. Du kan infoga grafik från ett galleri, eller filer från datorn eller Internet. Du kan även redigera bilder, till exempel zooma in, zooma ut, dra till en plats i en bild, och så vidare. Närliggande uppgifter: Infoga grafik i presentationer Att infoga bilder och grafik i en presentation är ett bra sätt att förtydliga informationen. Infoga grafik i presentationer Att infoga bilder och grafik i en presentation är ett bra sätt att förtydliga informationen. 200 Smartcloud Docs

205 1. Markera den bild på panelen Presentationsbilder du vill infoga nya bilder i. 2. Välj Infoga > Bild eller klicka på Infoga bild i verktygsfältet. 3. Infoga en bild: v Klicka på Bläddra på sidan Bild från fil och välj den bildfil som ska överföras. v Välj en bild på sidan Bildgalleri. 4. Klicka på Infoga. Närliggande uppgifter: Arbeta med bilder i presentationer på sidan 200 Bilder är bra för att får fram informationen. Du kan infoga grafik från ett galleri, eller filer från datorn eller Internet. Du kan även redigera bilder, till exempel zooma in, zooma ut, dra till en plats i en bild, och så vidare. Flytta och storleksändra bilder i presentationer Flytta och storleksändra bilder i presentationer genom att dra dem. 1. Klicka på bilden för att välja den. 2. Flytta bilden genom att placera muspekaren inuti bilden tills du ser ett hårkors, och sedan dra. 3. Du storleksändrar en bild genom att placera muspekaren på bildens kant tills du ser en dubbelpil, och sedan dra. Ange bildegenskaper i presentationer Du kan ange storlek och andra egenskaper för en markerad bild i presentationer. Arbeta med presentationer 201

206 1. Välj den bild du vill ange egenskaper för och klicka på Egenskaper. Arbeta med bilder 2. Fyll i värden i fälten Bredd och Höjd. 3. Ge en beskrivning i fältet Alternativ text som visas om bilden inte visas. 4. Klicka på OK. Ett bildspel är ett bra sätt att göra en presentation. Du kan också använda bildövergångseffekter. Ett bildspel tar upp hela skärmen. Du kan se hur grafik, animerade element och övergångseffekter ser ut i själva bildspelet. Med piltangenterna kan du styra bilderna i bildspelet. Du kan använda den animerade effekten, som att tona ut till svart för varje bild eller använda en övergångseffekt till alla bilder i presentationen. Spela upp bildspel Som standard startar ett bildspel alltid med den första bilden. Du växlar manuellt till nästa bild genom bildspelet. Du kan också välja att spela upp bildspelet från den aktuella bilden. Den här uppgiften Under bildspelets gång trycker du på högerpil och nedåtpil för att gå till nästa bild och på uppåtpil och vänsterpil för att gå till föregående bild. 1. Starta bildspelet: v Välj Presentation > Spela upp bildspel eller klicka på Starta bildspel i verktygsfältet. v Välj Presentation > Spela upp från aktuell bild om du vill starta bildspelet från den aktuella bilden. 2. Tryck på piltangenterna för att styra bildspelet. 202 Smartcloud Docs