Handlingar till Utbildningsnämndens sammanträde den 24 maj 2016

Transkript

1 Handlingar till Utbildningsnämndens sammanträde den 24 maj 2016

2 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (4) Sara Lauri Utredare Utbildningskontoret sara.lauri@upplands-bro.se Datum Vår beteckning Er beteckning UN 16/0094 Utbildningsnämnden Redovisning av frånvaro läsåret 2015/2016 Förslag till beslut Utbildningskontorets redovisning av elevernas frånvaro godkänns. Sammanfattning Utbildningskontoret samlar information om närvaro och frånvaro i kommunens skolor med årskurser 4-9 och gymnasieskolan i systemet Skola24 och sammanställer frånvaron i slutet av vårterminen. Även några av skolorna med de lägre årskurserna använder Skola24 men inte samtliga skolor, varför redovisningen endast avser skolor som har årskurs 4-9 och gymnasiet. Årets redovisning av frånvaro avser månaderna januari till april 2016 och dessa jämförs med vårterminen 2015, månaderna januari till april. Beslutsunderlag Utbildningskontorets tjänsteskrivelse den 3 maj 2016 UBK1005, v2.0, Ärendet Utbildningskontoret samlar information om närvaro och frånvaro i kommunens skolor med årskurser 4-9 och i gymnasieskolan i ett system som kallas för Skola24. Utbildningskontoret sammanställer vårterminens frånvaro i diagram som jämförs med föregående läsårs frånvaro och presenterar dessa för Utbildningsnämnden. Diagrammen 1 och 2 innehåller den samlade frånvaron under terminen, presenterat för skolor med årskurser 4-9 och ett diagram där även Upplands- Brogymnasiet ingår. Diagrammen visar utvecklingen av frånvaron mätt som elevernas frånvarotimmar genom elevernas samlade egentliga undervisningstid under månaden. Den säger inget om antalet individer eller antalet frånvarotillfällen utan rör alltså den totala frånvarotiden (Ej anmäld frånvaro). Antalet individer med frånvaro över 25 procent redovisas i diagram 3 och 4. Diagram 3 avser skolorna med årskurs 4-9 och i diagram 4 ingår även Upplands-Brogymnasiet. Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

3 Datum Vår beteckning 2 (4) UN 16/0094 Diagram 1. Ej anmäld frånvaro 4-9 skolor VT ,5% 3,0% 2,5% 2,0% 1,5% 1,0% VT 2016 VT ,5% 0,0% Jan Feb Mar Apr Diagram 2. 6,0% 5,0% Ej anmäld frånvaro VT Frånvaro VT 2016 Frånvaro VT ,0% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0% jan feb mar apr jan feb mar apr jan feb mar apr jan feb mar apr Bro Bro Bro Bro Ekh Ekh Ekh Ekh Hag Hag Hag Hag UBG UBG UBG UBG

4 Datum Vår beteckning 3 (4) UN 16/0094 Diagram Antal elever vid 4-9 skolor ej anmäld frånvaro över 25 % VT 16 VT jan feb mar apr Diagram Antal elever med ej anmäld frånvaro över 25% VT 16 VT jan feb mar apr jan feb mar apr jan feb mar apr jan feb mar apr Bro Bro Bro Bro Ekh Ekh Ekh Ekh HagHagHagHagUBGUBGUBGUBG Barnperspektiv Förlag till beslut är utarbetat med hänsyn till barnets bästa.

5 Datum Vår beteckning 4 (4) UN 16/0094 Utbildningskontoret Kaj Söder Utbildningschef Jesper Sjögren Stabschef Beslut sänds till Akt

6 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Jesper Sjögren Stabschef Utbildningskontoret jesper.sjogren@upplands-bro.se Datum Vår beteckning Er beteckning UN 16/0041 Utbildningsnämnden Reviderat avtal för Gymnasieantagningen Stockholms Läns tjänster Förslag till beslut Utbildningsnämnden antar det reviderade avtalet Sammanfattning En revidering har genomförts av avtal mellan KSL och kommunerna som reglerar Gymnasieantagningen Stockholms läns verksamhet och dess tjänster, d.v.s. tjänsten som kommunernas antagningskansli för gymnasieskolan, gymnasiesärskolan och vidareutbildning i form av ett fjärde tekniskt år samt tjänsten gällande administrativ drift av Ungdoms- och elevdatabasen (UEDB). Kommunerna ombeds meddela sina ställningstaganden genom att sända in protokollsutdrag eller annan beslutshandling. Beslut om antagande av avtalet är att likställas med undertecknande. Avtalet börjar gälla den 1 oktober Beslutsunderlag Utbildningskontorets tjänsteskrivelse den 9 maj 2016 KSLs rekommendationer med bilagor UBK1005, v2.0, Ärendet En revidering har genomförts av avtal mellan KSL och kommunerna som reglerar Gymnasieantagningen Stockholms läns verksamhet och dess tjänster, d.v.s. tjänsten som kommunernas antagningskansli för gymnasieskolan, gymnasiesärskolan och vidareutbildning i form av ett fjärde tekniskt år samt tjänsten gällande administrativ drift av Ungdoms- och elevdatabasen (UEDB). Syftet med revideringen har varit att skapa tydlighet kring innehållet i tjänsternas uppdrag, d.v.s. uppdatering av uppdragsbeskrivningar och tydliggöranden i den roll- och ansvarsfördelning som föreligger mellan Gymnasieantagningen och kommunerna. En enhetlig finansieringsmodell med avgift beräknad på antal folkbokförda i kommunen, även gällande Ungdomsoch elevdatabasen, har varit en utgångspunkt vid revideringen. Barnperspektiv Förslag till beslut är utarbetat med hänsyn till barnens bästa. Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

7 Datum Vår beteckning 2 (2) UN 16/0041 Kaj Söder Utbildningschef Jesper Sjögren Stabschef Bilagor 1. Reviderat avtal för Gymnasieantagningen Stockholms Läns tjänster den 25 februari Rekommendation den 25 februari Avtal 4. Finansiering, PM Beslut sänds till KSL, registrator@ksl.se Kommunstyrelsen

8 Från: Gunilla Weidenfors Skickat: den 29 februari :37 Till: (k (kommuns Kommun; Info Sale m (infosalem@salem.se); kommunstyrelsen@sollentuna.se; registrator@nacka.se Kopia: Charlott Rydén Ämne: KSL: Reviderat avtal för Gymnasieantagningen Stockholms Läns tjänster Bifogade filer: Rekommendation.pdf; Avtal.pdf; Finansiering, PM.pdf Hej, KSLs st yrelse beslutade vid sitt möte den 25 februari 2016 att rekommendera kommunerna i länet att anta reviderat avtal för Gymnasieantagningen Stockholms Läns tjänster, se bifogad rekommendation med bilagor. Svarsperiod KSL önskar få kommunernas ställningstagan de senast den 30 juni med e - post till registrator@ksl.se Frågor och information Välkommen att kontakta Charlott Rydén, charlott.ryden@ksl.se, tel Vänlig a hälsningar GUNI LLA WEI DENFORS FÖRBUNDSSEKRETERARE gunilla.weidenfors@ksl.se KOMMUNFÖRBUNDET STOCKHO LMS LÄN BOX 38145, STOCKHOLM BESÖKSADRESS SÖDERMALMSALLÉN SE

9

10

11

12 AVTAL Dnr KSL/15/ Gymnasieantagningen Stockholms Läns tjänster och uppdrag Ingress Föreliggande avtal reglerar förutsättningarna för en gemensam antagningsorganisation med ett gemensamt antagningskansli för gymnasieskolan, gymnasiesärskolan och vidareutbildning i form av ett fjärde tekniskt år. Avtalet reglerar också förutsättningarna gällande förvaltning och administrativ drift av Ungdoms- och elevdatabasen (UEDB). Avtalet omfattar operativa uppdrag som har beslutats genomföras inom ramen för den gemensamma gymnasieregionen. Likalydande avtal är upprättade mellan KSL och kommunerna i Stockholms län, Håbo kommun och Gnesta kommun. Angivna uppdrag skall enligt avtalet skötas av Gymnasieantagningen Stockholms Län, en verksamhet inom Kommunförbundet Stockholms Län. 1. Parter Mellan kommun/stad (beställaren) och Kommunförbundet Stockholms Län (KSL) ingås genom detta avtal följande. 2. Tjänsternas art och omfattning Beställaren uppdrar åt KSL att utföra följande tjänster genom Gymnasieantagningen Stockholms län (kansliet) som utförare. Kommunernas antagningskansli - Ansökan och antagning till gymnasieskolans nationella program, introduktionsprogram som anordnas för grupp av elever, gymnasiesärskolans utbildningar samt vidareutbildning till ett fjärde tekniskt år. Intresseanmälan och stöd för beslutshanteringen gällande introduktionsprogram som anordnas för enskild elev. - Informationsaktiviteter gällande erbjudande av utbildningar och skolor till sökande i kommunerna. - Statistikunderlag med uppgifter till kommunerna och fristående huvudmän om utbud, sökande och antagning. Regional ungdoms- och elevdatabas, UEDB - Databasen innehåller ungdomar mellan 16 och 19 år folkbokförda i Storstockholm. Postadress Kommunförbundet Stockholms Län, Box 38145, Stockholm Besöksadress Södermalmsallén 36, Stockholm Växel E-post info@ksl.se Hemsida Organisationsnummer

13 AVTAL Dnr KSL/15/ Överföring och import av elever i gymnasie- och gymnasiesärskolan i Storstockholm. - Registrera beslutade priser och strukturtillägg. - Utbetalningsunderlag för interkommunala ersättningar och bidrag från en kommun till en annan kommun, landsting och fristående huvudmän gällande utbildningar inom gymnasieskolan och gymnasiesärskolan. - Systemstöd för kommunerna att hantera det kommunala aktivitetsansvaret. - Statistikunderlag med uppgifter till kommunerna och fristående huvudmän om elevströmmar, byten och avhopp inom gymnasie- och gymnasiesärskolan. 3. Avtalshandlingarnas prioritetsordning m.m. Avtalshandlingarnas prioritetsordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal, (d.v.s. framtida ändringar). 2. Detta avtal. 3. Uppdragsbeskrivningar (bilaga 1). 4. Styrgrupp, referensgrupper och nätverk (bilaga 2) 5. Förteckning över beslutsområden, lagrum och förslag till delegation (bilaga 3) Bilagorna utgör en integrerad del av avtalet. Om i kontraktshandlingarna förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, i ovan nämnd ordning. Detta avtal ska äga tillämpning i den mån det inte ändras genom skriftlig överenskommelse mellan parterna. Kontraktet med bilagor och ovan förtecknade handlingar utgör parternas reglering av frågor som berör avtalet. Alla skriftliga eller muntliga åtaganden som föregått avtalet ersätts av innehållet i detta kontrakt. Om en situation uppstår som innebär att uppdraget måste förändras skall detta begäras skriftligen av någondera part. Härvid kan efter förhandling nytt avtal, eller vid mindre justeringar, tilläggsavtal utformas. 4. Rubriker Indelningen av avtalet i olika avsnitt och åsättande av rubriker skall inte påverka avtalets tolkning. 5. Bestämmelses ogiltighet Skulle någon bestämmelse i avtalet eller del därav befinnas ogiltig, skall detta inte innebära att avtalet i dess helhet är ogiltigt utan skall, i den mån 2 (24)

14 AVTAL Dnr KSL/15/ ogiltigheten väsentligen påverkar parts utbyte av eller prestation enligt avtalet, skälig jämkning i avtalet ske. 6. Styrgrupp Bland de kommuner som ingått detta avtal med KSL skall utses en styrgrupp. Antalet ledamöter i styrgruppen, hur dessa utses och deras mandattid anges i bilaga 2. Styrgruppens uppdrag är att: Delta i framtagande av årlig verksamhetsplan Få del av underlag kring det ekonomiska läget för avstämning. Godkänna genom konsensusbeslut att eventuella ekonomiska överskott från ett avslutat budgetår överförs för att användas inom verksamheten nästkommande budgetår gällande tjänsten som Kommunernas antagningskansli. Vara rådgivande gällande frågor av central karaktär inom uppdragen. 7. KSL:s representation, beredning och fördragning vid styrgruppsmöten Vid styrgruppens sammanträden deltar alltid Gymnasieantagningens verksamhetschef som ansvarar för beredning och föredragning av ärenden i styrgruppen. 8. Ersättning för tjänsterna Kommunernas antagningskansli Avgiften för tjänsten är 520 kr/år per antal 16-åringar folkbokförda i kommunen för antagningsåren 2017 och Avgiften grundar sig på antalet 15-åringar per den 31 december året före antagningsåret, d.v.s. den 31 december 2016 avseende år 2017 och den 31 december 2017 avseende Kostnaden debiteras kommunen och inte vare sig kommunala skolor eller fristående skolor. Ersättningen för tjänsten som kommunernas antagningskansli kommer revideras inför antagningsåret Detta med hänsyn till vald lösning för nytt antagningssystem som kommer införas inför antagningsåret Kostnader under 2017 och 2018 som härrör kravställning, utveckling, implementering och övriga kostnader kopplade till det förberedande arbetet med ett nytt antagningssystem kan komma att debiteras separat. Utdebiteringen av kostnaden sker under första kvartalet respektive budgetår. Eventuellt årligt över- eller underskott i verksamheten avseende tjänsten kommunernas antagningskansli ska årligen fördelas mellan parterna i 3 (24)

15 AVTAL Dnr KSL/15/ proportion till årlig avgift. Mellanskillnaden regleras i den årliga fakturan för nästkommande år. Efter ett konsensusbeslut i styrgruppen kan eventuellt överskott utöka budgetramen för nästkommande år istället för att utbetalas. Regional Ungdoms- och elevdatabas, UEDB Avgiften för tjänsten är 48 kronor per antal 17-, 18- och 19-åringar folkbokförda i kommunen respektive år. Avgiften kommer grunda sig på antal 16-, 17- och 18-åringar per den 31 december året före budgetåret, d.v.s. den 31 december 2016 avseende år 2017 osv. Kostnaden debiteras kommunen och inte vare sig kommunala skolor eller fristående skolor. Utdebiteringen av kostnaden sker under första kvartalet respektive budgetår. Reglering gällande eventuellt över- eller underskott i verksamheten avseende tjänsten UEDB ska avräknas per Eventuellt underskott/överskott regleras gentemot de kommuner som har antagit detta avtal. Från och med år 2021 ska avräkning göras årligen såsom för antagningskansliets verksamhet. 10. Betalning Beställarens ersättning till KSL skall erläggas kontant senast 30 dagar efter fakturadatum till i fakturan angivet bankgiro/plusgiro. 11. Beställarens kontraktsbrott, dröjsmålsränta Vid betalningsdröjsmål utgår dröjsmålsränta efter en räntesats som med 8 procentenheter överstiger Riksbankens referensränta. 12. KSL:s ansvar för tjänsten KSL ansvarar för att tjänsten uppfyller erforderliga krav på kvalitet och att den sker i enlighet med överenskomna riktlinjer och tidsramar. 13. Beställarnas medverkan Beställaren skall på alla sätt medverka till att KSL kan fullgöra sina skyldigheter enligt avtalet. Beställare skall särskilt beakta skyldigheten att tillhandahålla relevant information för tjänstens utförande till KSL. 14. Förtida upphörande Beställaren eller KSL äger rätt att säga upp avtalet till upphörande i förtid om någondera av dessa väsentligt bryter mot utförandet av sina åtaganden och inte inom 30 dagar efter skriftlig anmodan har vidtagit rättelse. Har avtalet sagts upp i förtid skall parterna komma överens om tidpunkten för upphörandet så att elevernas situation i samband med intag kan garanteras. 4 (24)

16 AVTAL Dnr KSL/15/ Part som haft rätt att säga upp avtalet i förtid har rätt till skadestånd, av den felande parten, baserat på parts extra kostnader. 15. Ansvarsfrihetsgrunder Följande omständigheter utgör befrielsegrunder om det medför att avtalets fullgörande hindras eller blir oskäligt betungande: Arbetskonflikt och varje annan omständighet som parterna inte kan råda över, såsom exempelvis eldsvåda, valutarestriktioner, myndighets åtgärd, ransonering, fel i eller försening av leveranser från eventuella underleverantörer som orsakas av sådan befrielsegrund. Det åligger part som önskar åberopa befrielsegrund att utan dröjsmål skriftligen underrätta annan part om uppkomsten därav, liksom dess upphörande. Om avtalets fullgörande försenas mer än tre (3) månader av befrielsegrund som nämns i första stycket ovan, har beställare eller KSL rätt att helt eller delvis häva avtalet genom skriftligt meddelande till andra parten. 16. Överlåtelse KSL äger inte rätt att utan samtliga beställarens skriftliga medgivande helt eller delvis överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal till tredje part. KSL har emellertid rätt att genom avtal med underleverantör låta underleverantören utföra hela eller delar av uppdraget. Om KSL ingår ett sådant avtal är KSL alltjämt full ut ansvarig för uppdragets utförande enligt detta avtal gentemot beställaren. 17. Sekretess m.m. KSL omfattas inte av författningsreglerad handlingsoffentlighet och därtill kopplade bestämmelser. KSL skall upprätta sekretessavtal med i verksamheten berörd personal i syfte att eventuell information som hade varit sekretessbelagd hos respektive kommun enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) behandlas på samma sätt av verksamhetens personal. 18. Meddelanden Meddelanden om tolkning och tillämpning av detta avtal skall ske genom bud eller rekommenderat brev till parternas officiella adresser. Meddelandet skall anses ha kommit mottagaren tillhanda 5 (24)

17 AVTAL Dnr KSL/15/ a. om avlämnat med bud: vid överlämnandet b. om avsänt med rekommenderat brev: 10 dagar efter avlämnande för postbefordran Adressändring skall meddelas part på sätt som föreskrivs i denna bestämmelse. 19. Skiljedom Tvist angående tillkomsten, tolkningen, tillämpningen eller giltigheten av detta avtal skall, om parterna inte på annat sätt kommer överens, slutligt avgöras genom skiljedom enligt Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstituts regler för förenklat skiljeförfarande. Skiljeförfarandet skall äga rum i Stockholm. 20. Avtalstid Detta avtal gäller från den 1 oktober 2016, dvs från antagningsåret 2017 med utdebitering av avgift enligt detta avtal från Avtalet gäller tillsvidare. En revidering av avgift för tjänsten som kommunernas antagningskansli kommer göras inför antagningsåret En revidering av avgift för tjänsten Ungdoms- och elevdatabasen, UEDB, kommer göras inför Part äger rätt att säga upp avtalet till upphörande. Om part säger upp avtalet upphör detta att gälla vid den första intagning som påbörjas efter det att ett (1) år gått sedan uppsägningen kommit motparten tillhanda. Uppsägningen skall vara skriftlig och undertecknad av behörig företrädare för part för att äga giltighet. 6 (24)

18 AVTAL Dnr KSL/15/ Bilaga 1 Inledning till uppdragsbeskrivningarna Verksamheten Gymnasieantagningen Stockholms län inom Kommunförbundet Stockholms län Gymnasieantagningen Stockholms län ska leda, planera och utveckla processen och rutinerna för ansökan och antagningen till gymnasie- och gymnasiesärskolan, Ungdoms- och elevdatabasen (UEDB) samt de operativa uppdrag som utförs inom den gemensamma gymnasieregionen. Gymnasieantagningen Stockholms län ska utföra uppdrag och uppgifter på ett standardiserat sätt enligt detta avtal och denna uppdragsbeskrivning. Antagningsprocessen ska vara effektiv och uppdraget ska utföras rättssäkert gentemot de sökande och på lika villkor för kommunerna och samtliga huvudmän för utbildningarna i antagningsområdet. Sökande ska få del av information som stöd inför och vid genomförande av val av utbildning till gymnasie- och gymnasiesärskolan. Den administrativa driften av UEDB ska utföras rättssäkert och effektivt gentemot kommunerna och huvudmännen för utbildningarna. Verksamheten ska ha en hög tillgänglighet gentemot alla målgrupper och ska bedrivas kostnadseffektivt. Gymnasieantagningen Stockholms län ska tillhandahålla Samlad kompetens gällande tillämpliga regelverk, de system, verktyg och processer som kansliet ansvarar för. Tillgång till information som ett stöd för val av utbildning och skola för de sökande. Tillgång till information för beslut gällande anordnande av utbildning för kommunala, landstingets och fristående huvudmän. Tillgång till underlag om sökande för de beslut som ska fattas av kommun och huvudman för utbildning. Utveckling av rutiner och effektivitet i antagningsprocessen enligt gällande regelverk och behov hos kommunerna, huvudmännen, skolorna och de sökande. Erbjudande av en lättanvänd och tillgänglig process med enkel och tydlig kommunikation. Säkerställande av lika hantering för alla kommuner, huvudmän och skolor oavsett huvudmannaskap. Säkerställande av förutsättningarna i Ungdoms- och elevdatabasen, UEDB, så att uppgifter som inhämtas, registreras och arkiveras ska utgöra korrekta underlag för utbetalningar samt underlag för kommunernas och huvudmännens uppföljning och planering. 7 (24)

19 AVTAL Dnr KSL/15/ Förutsättningar för antagningskansliets uppdrag Det administrativa arbetet i detta sammanhang utförs huvudsakligen av antagningskansliet. Kansliet hanterar och vidareförmedlar beslutsunderlag till beslutande huvudman. Så långt möjligt förs underlaget över till beslutsfattaren hos huvudmannen via de webbaserade systemen som beslutsfattare har tillgång till. Överföringen sker kontinuerligt under hela antagningsprocessen. En gemensam tidplan som ska följas av samtliga roller och ansvariga är en förutsättning för att uppdraget ska kunna utföras med ett effektivt och rättsäkert resultat gentemot sökande och antagna. Ansvarig kontaktperson i respektive kommun ger den information som efterfrågas till antagningskansliet enligt överenskommen tidplan. Ansvarig beslutsfattare tar del av underlag som ges tillgång till via inloggning och fattar beslut enligt de rutiner och via de kanaler som antagningskansliet meddelar och enligt överenskommen tidplan. Beslut som åligger kommunen, beslutsfattare Ansvaring nämnd eller delegerad tjänsteman i respektive kommun utför de uppgifter och fattar de beslut som åligger kommunen. Individuella beslut som enligt lag och förordning skall fattas av sökandes eller elevs hemkommun eller av mottagande huvudman i samband med ansökan, antagning och mottagande av elev i gymnasieskolan respektive gymnasiesärskolan kan inte delegeras till kansliet. Se aktuella lagrum och rekommendation till delegation i bilaga 3. Bilaga 3 är ett utdrag ur Handbok för Gymnasieantagning som ges ut av Sveriges Kommuner och Landsting, SKL. Uppdateras årligen i händelse av regelverksförändringar. Varje ingående kommun ska informera antagningskansliet om vem som har delegation att besluta i respektive ärenden. Varje kommun har en utsedd handläggare på antagningskansliet. 8 (24)

20 AVTAL Dnr KSL/15/ Uppdragsbeskrivningar Ansvar och arbetsuppgifter för antagningskansliet Ett gemensamt kansli måste utföra antagningsuppdraget på ett standardiserat sätt. Den juridiska delen av arbetet är beskrivet i skollagen och gymnasieförordningen och samarbetet förutsätter att såväl varje kommun som antagningskansliet följer gällande författningsbestämmelser. Kansliet hämtar i övrigt in synpunkter och önskemål från alla berörda och beslutar sedan på eget mandat om arbetets uppläggning. Samtliga bilagor (blanketter för information från kommun eller avlämnande skola för beslut av huvudman) som finns att hämta på ska användas inom alla kommuner. Antagningskansliet alternativt avlämnande skola skannar in ifyllda bilagor. Ingående kommuner och huvudmän för sökta utbildningar tar del av underlagen, bedömer och fattar beslut via inloggning på Användande av de fördefinierade blanketter som Gymnasieantagningen tillhandahåller som är anpassade till skanningssystem och antagningssystemet i övrigt är en förutsättning för en tekniskt möjlig och enhetlig hantering. Antagningskansliet ska: 1. Utföra antagningsuppdrag för alla de gymnasieskolor, gymnasiesärskolor och skolor som anordnar vidareutbildning i form av ett fjärde tekniskt år för vilka ingående kommuner är huvudman för samt fristående skolor som är belägna i de kommuner som ingår i avtalet. Kommentar: Antagningskansliet utför antagningsuppdraget fram tills överlämning av den fortsatta reservantagningen som görs till respektive skola inför höstterminsstart. 2. Upprätta och fastställa tidplaner för genomförandet av ansökningsoch antagningsprocessen efter samråd med ingående kommuner inför varje antagningsår. 3. Avtal och kontakter med systemleverantören om drift, förvaltning och utveckling. 4. Genomföra planeringskörningar, preliminär antagningskörning, slutantagningskörning och reservantagningskörningar. Resultatet av respektive körning presenteras för kommunerna och gymnasieskolorna via IST Analys. Underlag till respektive huvudman för godkännande av preliminär och slutlig antagning via mejl. 5. Information till, utbildning av och telefon- och mailsupport till studieoch yrkesvägledarna i frågor som rör antagningsprocessen, hantering i systemet, tidplanen osv. 6. Import av uppgifter om elever som går i årskurs nio och betyg gällande dessa från grundskolornas elevregister. 9 (24)

21 AVTAL Dnr KSL/15/ Kommentar: Varje kommun (om det görs samordnat i kommunen för dess kommunala grundskolor)/kommunal och fristående grundskola lämnar uppgifter om elever (adresser, betyg mm) i digital form och vid av antagningskansliet angivna tidpunkter. 7. Inhämtning av uppgifter om elever som går vid introduktionsprogram och som ska söka till gymnasieskolan. Kommentar: Varje kommun (om det görs samordnat i kommunen för dess kommunala grundskolor)/kommunal och fristående grundskola lämnar uppgifter om elever (adresser, betyg mm) i digital form och vid av antagningskansliet angivna tidpunkter. 8. Hantering av ansökningar och intresseanmälningar till utbildningar vid gymnasieskola, gymnasiesärskola eller till vidareutbildning i form av ett fjärde tekniskt år gällande sökande bosatta i de kommuner som ingår i detta avtal. 9. Vidareförmedlande av ansökningar, handlingar, uppgifter och underlag för beslut gällande sökande bosatta i ingående kommuner som söker utbildningar i kommuner i andra delar av landet. Vidareförmedlande görs till det antagningskansli som sköter antagningen till aktuell sökt utbildning. 10. Mottagande och hantering av ansökningar, handlingar, uppgifter och underlag för beslut som inkommer gällande sökande som är bosatta i kommuner utanför ingående kommuner som söker till skolorna i ingående kommuner via övriga antagningskanslier i landet Detta gäller sökande till de skolor som ligger i ingående kommuner enligt detta avtal. 11. Telefon-, e-post- och besöksservice för sökande, övriga intressenter och berörda. Frågor om vad som gäller och det som ska utföras av respektive sökande i ansöknings- och antagningsprocessen besvaras av antagningskansliet. Kommentar: Frågor om individuella beslut hänvisas av antagningskansliet till berörd huvudman/beslutsfattare. 12. Tillhandahålla yttrande- och beslutsblanketter gällande sökande folkbokförda utanför kommunens samverkansområde till berörd huvudman som i sin tur fattar beslut om mottagande. 13. Digitalt förmedla underlag från sökande eller dennes avlämnande skola till berörd sökt huvudman/kommun gällande ansökan om särskilda skäl för förstahandsmottagande som huvudmannen i sin tur bedömer och fattar beslut om. 14. Digitalt förmedla underlag från sökande eller dennes avlämnande skola till berörd sökt huvudman/kommun som i sin tur bedömer och beslutar om antagning inom Fri kvot, p.g.a. personliga skäl samt för elever med utländska betyg och Waldorfomdömen. Kommentar: Antagningskansliet skannar in inkomna utländska 10 (24)

22 AVTAL Dnr KSL/15/ betyg för bedömning och beslut av varje huvudman om behörighet och eventuell antagning till sökt utbildning. 15. Digitalt förmedla underlag till berörd sökt huvudman/kommun som i sin tur bedömer och beslutar om mottagande och antagning till de Introduktionsprogram där beslut ska fattas. 16. Digitalt förmedla underlag till berörd sökt huvudman/kommun som i sin tur bedömer och beslutar om mottagande och antagning till Gymnasiesärskolans utbildningar. Kommentar: Kopia av målgruppstillhörighetsbeslut skickas från hemkommunen till antagningskansliet inför antagningsomgången så att dessa elever ska få inloggning för ansökan och informationsbrev om tidsplan mm. Beslut om antagning till gymnasiesärskolan fattas av beslutsfattare i sökt kommun. 17. Tillhandahålla utbildning, manual och support gällande IST Analys till kommunen Kommentar: Uppgifter och underlag om sökande och antagna ska hämtas från antagningsdatabasen av skolorna och kommunerna själva med hjälp av verktyget IST Analys. 18. Tillhandahålla antagningsbesked till samtliga sökande vid slutantagningen och reservantagningen på På begäran av sökande till gymnasieskolan och alltid för sökande till gymnasiesärskolan skickas antagningsbesked även per post. 11 (24)

23 AVTAL Dnr KSL/15/ Kontaktpersonen i kommunen ska för kommunens räkning till antagningskansliet förmedla: 1. Synpunkter kring föreslagen tidplan inför respektive antagningsår. 2. Kommunens utbildningsutbud. 3. Kommunens beslut inför respektive antagningsår avseende; - Vid anordnande av Introduktionsprogrammet Yrkesintroduktion (IMYRK), huruvida kommunen anordnar denna utbildning för grupp av elever eller för enskild elev. - Vid anordnande av Introduktionsprogrammet Programinriktat individuellt val (IMPRO), huruvida kommunen har beslutat kring ett generellt mottagande för sökanden som inte är hemmahörande i kommunen eller ingår i ett eventuellt samverkansavtal för utbildningen. 4. Aktuella samverkansavtal, dvs eventuella övriga samverkansavtal som slutits med andra kommuner utanför de samverkansavtalen som samordnas inom KSL:s uppdrag. 5. Priser för introduktionsprogram som anordnas av kommun, gäller Introduktionsprogrammen Yrkesintroduktion, Individuellt alternativ, Preparand och Språkintroduktion såvida inte utbildningen ingår i prislista för vilken samverkansavtal finns inom ramen för gemensam gymnasieregion. Kommentar: Priserna publiceras som information till övriga kommuner som underlag för beslut om betalning under ansökningsoch antagningsprocessen samt för registrering i UEDB. Angivande av pris och registrering av detta förutsätter att ett eget beslutat pris är förenligt med gällande regelverk för utbildningen. 6. Godkännande av antagningsresultatet för de utbildningar som kommunen anordnar vid slutantagningen. 12 (24)

24 AVTAL Dnr KSL/15/ Hemkommunens ansvar: 1. Ansökningar utskrivna från och underskrivna av elev (s.k. kvittenser) ska antingen arkiveras i kommunen centralt eller vid varje avlämnande grundskola. 2. Yttrande där sådant krävs avseende sökande till utbildning i kommun eller landsting med vilken hemkommunen saknar samverkansavtal. 3. Att hantera avtal, överenskommelser, ersättnings- och bidragsregleringar kring de utbildningar som inte är reglerade i samverkansavtal eller enligt Skollagen avseende storlek på ersättning. 4. Att fatta och förmedla beslut om målgruppstillhörighet för sökande till gymnasiesärskolans utbildningar till antagningskansliet. 5. Att länk till Gymnasieantagningens hemsida, finns på hemkommunens hemsida. Information ska finnas om att ungdomar som är bosatta i kommunen ska göra ansökan till gymnasieskolans nationella program, introduktionsprogram som anordnas för grupp av elever, gymnasiesärskolans utbildningar samt vidareutbildning i form av ett fjärde tekniskt år via Gymnasieantagningen Stockholms län. 13 (24)

25 AVTAL Dnr KSL/15/ Ansvar och arbetsuppgifter som skall hanteras av varje avlämnande skola, dvs skola med elever som ska söka till utbildning via antagningskansliet: 1. Lagstadgad studie- och yrkesvägledarorganisation. 2. Uppdaterat elevregister samt betygsuppgifter vid grundskolor och grundsärskolor 3. Ansökningar utskrivna från och underskrivna av elev (s.k. kvittenser) ska antingen arkiveras i kommunen centralt eller vid varje avlämnande grundskola. 4. Insändande av elev- och betygsuppgifter för elever vid grundskolan och grundsärskolan avseende de elever som ska söka utbildning som antagningskansliet sköter ansökan och antagning till. 5. Insändande av elev- och betygsuppgifter för elever vid introduktionsprogram i gymnasieskolan avseende sökande till utbildning som antagningskansliet sköter ansökan och antagning till. 14 (24)

26 AVTAL Dnr KSL/15/ Kommunens ansvar som huvudman för utbildning: 1. Upprättande av samverkansavtal och hantering av andra frågor som enligt lag och förordning reglerar sökande, mottagande och antagning till gymnasieskolan och gymnasiesärskolan. 2. Beslut och rapportering av gymnasieorganisation vad avser utbildningsvägar och antal platser. Förändring av antal platser registrerar kommunens kontaktperson. 3. Mottagandebeslut där sådant behöver fattas registreras av huvudman för sökt utbildning. Antagningskansliet tillhandahåller yttrande- och beslutsblanketter gällande sökande folkbokförda utanför kommunens samverkansområde till berörd huvudman som fattar beslut om mottagande. 4. Berörd sökt huvudman/kommun tar del av underlag från sökande eller dennes avlämnande skola gällande ansökan om särskilda skäl för förstahandsmottagande. Sökt huvudman bedömer och fattar därefter beslut om skälen ska godtas. 5. Berörd sökt huvudman/kommun tar del av underlag från sökande eller dennes avlämnande skola för bedömning av och beslut om behörighet till sökt utbildning. 6. Berörd sökt huvudman/kommun tar del av ansökan om dispens i engelska till nationellt program i gymnasieskolan från sökande eller dennes avlämnande skola för bedömning och beslut om medgivande av sådan dispens. Beslut kan fattas under förutsättning att sökande uppfyller övriga behörighetskrav till utbildningen och bedöms ha förutsättningar att klara studierna på det sökta programmet. 7. Berörd sökt huvudman/kommun tar del av underlag från sökande eller dennes avlämnande skola gällande underlag för bedömning och prövning om antagning på fri kvot p.g.a. personliga skäl samt betygsunderlag för bedömning och beslut om behörighet samt om antagning på fri kvot avseende elever med utländska betyg och Waldorfomdömen. 8. Berörd sökt huvudman/kommun tar del av underlag från sökande eller dennes avlämnande skola för bedömning och beslut om mottagande och antagning till de Introduktionsprogram där sådant beslut ska fattas. Mottagande huvudman ska komma överens om ersättning från sökandes hemkommun innan mottagande kan ske gällande vissa introduktionsprogram. 15 (24)

27 AVTAL Dnr KSL/15/ Berörd sökt huvudman/kommun tar del av underlag från sökande eller dennes avlämnande skola för bedömning och beslut om mottagande och antagning till de Gymnasiesärskolans utbildningar där sådant beslut ska fattas. Mottagande huvudman ska komma överens om ersättning från sökandes hemkommun innan mottagande kan ske gällande det Individuella programmet. 10. Huvudman för utbildning som under pågående antagningsperiod fattar beslut om att en sökbar utbildning inte ska starta ska fatta sådant beslut och meddela antagningskansliet i god tid inför att omvalsperioden öppnar, senast andra veckan i april. 11. I samband med beslut om att kommunen inte ska starta en utbildning som sökande har gjort ansökan till så ska kommunen skicka information till alla berörda sökande. Detta enligt den rutin och med den information som antagningskansliet har fastställt. 12. Berörd huvudman ansvarar för hanteringen av överklaganden av de beslut som huvudmannen har fattat. 16 (24)

28 AVTAL Dnr KSL/15/ Informationsaktiviteter gällande erbjudande av utbildningar och skolor till ungdomar bosatta i kommunerna: Följande hanterar Gymnasieantagningen Stockholms län: 1. Information på hemsidan Kommentar: Gymnasieantagningen ska via hemsidan informera om utbildningsutbudet i ingående kommuner samt de av Skolverket beslutade riksrekryterande utbildningarna. På denna hemsida ska information om ansöknings- och antagningsförfarandet finnas. 2. Samordning av och genomförande av elevenkät i årskurs 2 och publicering av uppgifter om skolor och resultat av enkäten och andra uppgifter för jämförelse i Jämför gymnasieskolor. Kommentar: KSL har avtal med Stockholms stad som utförare av tjänsten Jämför Gymnasieskolor. Stockholms stad har i sin tur underleverantörer för genomförande av enkäten bland elever i årskurs 2 och publicering av uppgifter och resultat på webbplatsen Jämför gymnasieskolor Stockholms län, Håbo och Gnesta som ligger på Gymnasieantagningens hemsida. 3. Ansvara för genomförande av Gymnasiemässan Kommentar: KSL har avtal med Stockholmsmässan som arrangerar Gymnasiemässan tillsammans med KSL. 17 (24)

29 AVTAL Dnr KSL/15/ Regional ungdoms- och elevdatabas, UEDB Följande hanterar Gymnasieantagningen Stockholms län: 1. Avtal och kontakter med systemleverantören av Ungdoms- och elevdatabasen om drift, förvaltning och utveckling. 2. Avtal och kontakter med Universitets- och högskolerådet, UHR gällande betygsuppgifter som inhämtas till Ungdoms- och elevdatabasen från UHR:s betygsdatabas. 3. Uppdatering av adressuppgifter från Skatteverkets folkbokföringsregister (Navet) varje vardagsnatt. 4. Information till, utbildning av och telefon- och mailsupport till användare av Ungdoms- och elevdatabasen i kommunerna samt vid fristående gymnasie- och gymnasiesärskolor. 5. Löpande överföring, via integrationer, avseende kommunernas elevregister för gymnasieskolor och gymnasiesärskolor. 6. Import från antagningsdatabasen av elever som vid höstterminsstarten är antagna i årskurs 1 vid de fristående gymnasie- och gymnasiesärskolorna. 7. Registrera pris för respektive utbildning som ingår i samverkansavtalet inom KSL enligt överenskommen prislista. 8. Registrera priser som är beslutade av Skolverket för exempelvis internationella skolor, spetsutbildningar och särskilda varianter. 9. Registrera priser enligt riksprislistan, för utbildningar som inte erbjuds inom samverkansavtalet, gällande fristående gymnasieskolor som anordnar utbildningen. 10. Registrera strukturtillägg enligt samverkansavtalet inom KSL och enligt beslutad fördelning. 11. Skapa utbetalningsunderlag för interkommunala ersättningar från en kommun till en annan kommun eller till landstinget gällande utbildningar inom gymnasieskolan och gymnasiesärskolan. 12. Skapa utbetalningsunderlag för bidrag till fristående huvudmän gällande utbildningar vid gymnasie- och gymnasiesärskolor. 18 (24)

30 AVTAL Dnr KSL/15/ Tillhandahålla systemstöd för kommunerna att hantera det kommunala aktivitetsansvaret, KAA. Kontaktperson i kommunen Det ska finnas en eller två kontaktpersoner avseende Ungdoms- och elevdatabasen gentemot leverantören som ansvarar för driften och underhåll av databasen. Kommuners ekonomisystem Systemet har möjlighet att generera utbetalningsfiler till ingående kommuners externa ekonomisystem för nedladdning. Varje sådan integrationsfil är kommunspecifik och beställning av dessa görs direkt från den enskilda kommunen till IST. Inläsningen i ekonomisystemet är något som görs av slutanvändaren och som ligger utanför lösningen för UEDB. 19 (24)

31 AVTAL Dnr KSL/15/ Tillgång till uppgifter och underlag från antagningsdatabasen och Ungdoms- och elevdatabasen Följande hanterar Gymnasieantagningen Stockholms län: 1. Gymnasieantagningen tillhandahåller data och uppgifter via inloggning i analysmodulen till antagningssystemet respektive till UEDB till behöriga användare. Uppgifter ska finnas både på kommunal nivå och på regional nivå. - Uppgifter på regional nivå är alltid avidentifierade. 2. Gymnasieantagningen tillhandahåller support för uttag av uppgifter. 3. Gymnasieantagningen genomför regelbundet workshop i de webbapplikationer och analysmoduler som riktar sig till olika användargrupper och roller. 4. Vid förfrågan om uppgifter från antagningssystemet och Ungdoms- och elevdatabasen från allmänhet eller media så hänvisar Gymnasieantagningen till den kommun som äger informationen. Se punkt (24)

32 AVTAL Dnr KSL/15/ Bilaga 2 Styrgrupp, referensgrupper och nätverk Styrgrupp Enligt 6 i huvudavtalet ska det finnas en styrgrupp för Gymnasieantagningen Stockholms läns uppdrag. Antal ledamöter Styrgruppen skall bestå av fem (5) st ledamöter. Av dessa skall en (1) ledamot representera Stockholms stad två (2) ledamöter skall representera kommunerna i södra länet och två (2) ledamöter skall representera kommunerna i norra länet. Till södra länet räknas följande kommuner: Botkyrka kommun, Haninge kommun, Huddinge kommun, Nacka kommun, Nykvarns kommun, Nynäshamns kommun, Salems kommun, Tyresö kommun, Värmdö kommun. Till norra Länet räknas följande kommuner: Danderyds kommun, Ekerö kommun, Järfälla kommun, Lidingö stad, Sigtuna kommun, Sollentuna kommun, Solna stad, Sundbybergs stad, Täby kommun, Upplands-Bro kommun, Upplands Väsby kommun, Vallentuna kommun, Vaxholms stad, Österåkers kommun. Val av styrgruppsledamöter Styrgruppen skall utses av de förvaltningschefer som är ansvariga för gymnasieskolan i respektive kommun. Mandattid Styrgruppsledamöterna skall utses för en mandatperiod om ett (1) år. Mandatperioden skall sträcka sig från den 1 september varje år till den 31 augusti nästkommande år. Styrgruppens ledamöter skall utses senast den 15 juni samma år som de skall tillträda som ledamöter. 21 (24)

33 AVTAL Dnr KSL/15/ Referensgrupper Kommunerna ska delta i utvecklingsarbete som berör den hantering som utförs av kommunerna i antagningsprocessen. Gymnasieantagningen sammankallar till och ansvarar för att genomföra referensgruppsmöten. Deltagare i referensgrupper utses utifrån roll och funktion. Nätverksmöten Gymnasieantagningen ska genomföra nätverksmöten med personer verksamma i frågor som rör antagningskansliets uppdrag och hanteringen i UEDB. Gymnasieantagningen avgör deltagande vid nätverksmötena beroende av roller, funktion och vilka frågor som skall tas upp. Möten ska hållas för exempelvis kontaktpersoner, beslutsfattare, administratörer/ekonomer, handläggare av kommunala aktivitetsansvaret i kommunerna samt studie- och yrkesvägledare. 22 (24)

34 AVTAL Dnr KSL/15/ Bilaga 3 Förteckning över beslutsområden, lagrum och förslag till delegation Ur Handledning för gymnasieantagning , Sveriges Kommuner och Landsting. Beslutsområden inom antagningsprocessen med förslag på vem som bör ha delegation för de olika områdena ansökan, mottagande, urval/rangordning, antagning samt samverkansavtal. Inom följande områden kan Styrelsen för utbildningen besluta och delegera beslutanderätten i samband med ansökningar till utbildningar inom gymnasieskolan och gymnasiesärskolan: ansökan mottagande urval rangordning antagning Ansökan Ärendetyp och lagrum Tidplan utöver Gymnasieförordningen 7:7 ang. preliminär och slutlig antagning Ansökningsblanketter Om-/nyval Rekommendation Huvudmannen Antagningsutskottet/Tjänstema n Huvudmannen Mottagande Ärendetyp och lagrum Yttrande från hemkommunen SL 16:48 Hemkommunens beslut att eleven tillhör gymnasiesärskolans målgrupp SL 18:5 Huvudmannen X X Förslag till delegation Tjänsteman Tjänsteman 23 (24)

35 AVTAL Dnr KSL/15/ Hemkommunens bedömning att elev som sökt individuellt program kan följa undervisningen på ett nationellt program inom gymnasiesärskolan SL 19:40 X Tjänsteman Beslut om behörighet och mottagande SL 16:36, 17:14, 17 a:18, 18:4, 19:29 Beslut ang. sökande från annan kommun SL16:44, 47, SL 17:19, 21, 19:29 Mottagande till språkintroduktion, bedömning av elevens språkkunskaper GyF 6:7 Mottagande av elever från utlandet SL 29:2-5, Gymnasieförordningen 12:11, Antagning vid senare tidpunkt Gymnasieförordningen 7:8 Urval/rangordning Ärendetyp och lagrum Meritvärde färdighetsprov Gymnasieförordningen 7:5, 5:8, 5:16 Antagning Ärendetyp och lagrum Antagning till åk 1 samt till vidareutbildning i form av ett fjärde tekniskt år SL 15:12 Fördelning av elever på inriktningar i högre årskurs då inriktningsgaranti ej medgivits Gymnasieförordningen 7:6 Ev. inriktningsgaranti SL 16:12,39 X X X X X Huvudmannen X Huvudmannen X X X Tjänsteman Tjänsteman Tjänsteman Tjänsteman Tjänsteman Förslag till delegation Antagningsutskottet/ Tjänsteman Förslag till delegation Antagningsutskottet/ Tjänsteman Antagningsutskottet/ Tjänsteman Antagningsutskottet/ Tjänsteman 24 (24)

36 PROMEMORIA Charlott Rydén KSL/15/ Kommunstyrelser i Stockholms läns kommuner samt Håbo kommun och Gnesta kommun Gymnasieantagningen Stockholms län. Finansiering Inledning I samband med revidering av avtalen mellan KSL och kommunerna gällande Gymnasieantagningen Stockholms läns uppdrag och tjänster så har en översyn av finansieringen och avgifter genomförts. En enhetlig finansieringsmodell som baserar sig på antal folkbokförda i respektive kommun har varit utgångspunkten för de två tjänsterna benämnda Kommunernas antagningskansli samt Ungdoms- och elevdatabasen, UEDB. Kommunernas antagningskansli Avgift enligt nuvarande avtal till och med 2016 Avgiften för antagningskansliets uppdrag har varit 520 kr/år per antal 16-åringar folkbokförda i kommunen under antagningsåret. Avgiften baseras på antalet 15- åringar per den 31 december året före antagningsåret. Kostnaden debiteras kommunen och inte vare sig kommunala skolor eller fristående skolor. Detta är samma avgift som har gällt sedan antagningskansliet startade verksamheten Verksamheten har haft positiva resultat sedan 2009 och överskotten har burits över till kommande verksamhetsår då det har varit färre antal folkbokförda 16-åringar med lägre intäkter. Överskotten har använts under åren som varit med ett aktuellt preliminärt överskottssaldo på kronor. Från 2016 så börjar kurvan vända upp avseende antal folkbokförda 16-åringar i våra kommuner. Avgift samt översyn inför 2019 Avgiften för antagningskansliets uppdrag föreslås fortsätta vara 520 kr/år per antal 16-åringar folkbokförda i kommunen 2017 respektive Avgiften baseras på antalet 15-åringar per den 31 december året före antagningsåret, d.v.s. den 31 december 2016 avseende år 2017 osv. Kostnaden debiteras kommunen och inte vare sig kommunala skolor eller fristående skolor. Postadress Kommunförbundet Stockholms Län, Box 38145, Stockholm Besöksadress Södermalmsallén 36, Stockholm Växel E-post info@ksl.se Hemsida Organisationsnummer

37 PROMEMORIA KSL/15/ En översyn av avgiftens storlek ska genomföras inför antagningsåret Förslag kring avgift från 2019 ska presenteras i början av Kostnader för nytt antagningssystem Nuvarande avtal med IST för antagningssystemet gäller till och med sista september Vi har påbörjat arbetet med att undersöka förutsättningar och lösningar inför det avtal som ska tecknas därefter. Kravställning avseende våra användares specifika behov ska göras. Avseende kommande kostnader för utveckling, implementering samt leverantörskostnader gällande antagningssystem oavsett vägval, med skarp drift från oktober 2018, går inte att uppskatta eller prognosticera ännu. Ett första steg är en nu pågående utredning kring möjligheter till samverkan och formella, avtalsmässiga och praktiska former gällande ett modernt, webbaserat antagningssystem som har utvecklats av och används inom Göteborgsregionen (GR). Resultat av utredningen ska vara klar i slutet av februari. I den mån kostnader inte inryms inom nuvarande avgift som ska gälla , så kan det bli nödvändigt med en separat debitering. Eventuella överskott eller underskott i antagningskansliets verksamhet Eventuella underskott och överskott gällande antagningskansliets tjänst regleras årligen. Ungdoms- och elevdatabasen, UEDB Avgift enligt nuvarande avtal till och med 2016 Avgiften för UEDB baseras på antal placerade elever i gymnasieskolan. Den utgörs av 4 kronor per placerad elev och månad. Beloppet dras av från den utbetalning som ska göras från hemkommunen till skolorna där kommunens folkbokförda ungdomar går via en inbyggd funktion i UEDB. Kommunerna debiteras motsvarande det administrativa avdraget av KSL som avgift för UEDB. Det görs fyra gånger per år. För elev som går i kommunal skola utanför Stockholms län och Håbo kommun görs inget administrativt avdrag av hemkommunen via UEDB. UEDB infördes Under gick UEDB med underskott, dels med anledning av initiala kostnader vid uppstart och implementering, dels med anledning av att kostnaden till leverantören låg framtungt i det avtal vi har som gäller till och med KSL har tagit underskott om totalt kronor, i sitt resultat under åren , och detta regleras till och med Nuvarande avtal med systemleverantören för UEDB löper till och med 2020, därav beräkningen till och med Inför 2021 kommer en översyn av avgiften gällande UEDB göras. 2 (5)

38 PROMEMORIA KSL/15/ Avgift enligt reviderat avtal Avgiften för UEDB föreslås vara 48 kronor per antal 17-, 18- och 19-åringar folkbokförda i kommunen respektive år. Avgiften kommer grunda sig på antal 16-, 17- och 18-åringar per den 31 december året före budgetåret, d.v.s. den 31 december 2016 avseende år 2017 osv. Kostnaden debiteras kommunen och inte vare sig kommunala skolor eller fristående skolor. Då UEDB ger stöd till kommunerna inte bara avseende de elever som befinner sig i gymnasieskolan utan även de som inte gör det (ungdomar som är föremål för det kommunala aktivitetsansvaret, KAA) så är en finansiering beräknad på folkbokförda ungdomar i ålder år en modell som kan anses stämma överens med systemets ändamål. Förändringen av finansieringsmodell ska inte innebära att intäkterna ökar totalt sett. Se tabell längre ned där uppgifter finns för jämförelse med om nuvarande beräkningsgrund skulle behållas. Beräkningsunderlag Beräkningen av finansiering av UEDB är specificerad i tabell nedan med närmare information kring de kostnader avseende systemet och den administrativa driften av detta. Antalet folkbokförda i åldersgrupperna respektive år har tagits fram med hjälp av SCB:s modell för uppräkning kommande år baserat på historiskt flyttnetto. Den är, med anledning av mängden nyanlända i våra kommuner som kommer påverka antalet folkbokförda kommande år, inte något underlag för prognos utan en framskrivning utifrån snitt av historiskt flyttnetto. Avgiften beräknad med angiven framskrivning som grund ger inte utrymme för eventuella större utvecklingsinsatser som kan uppkomma med nya behov, lagändringar och beslutade insatser inom ramen för den gemensamma gymnasieregionen. Administrativt avdrag i UEDB även från 2017 Via Ungdoms- och elevdatabasen är det tänkt att det såsom nu även kommande år dras av en administrativ avgift per placerad elev från den utbetalning som hemkommunen gör till kommunal huvudman/fristående skola där elev går. Utdebitering av kostnaden Utdebiteringen av kostnaden sker under första kvartalet respektive budgetår. Eventuella överskott eller underskott i UEDB-verksamheten Reglering gällande eventuella underskott och överskott för UEDB ska avräknas per Eventuellt underskott/överskott regleras gentemot medlemmarna. Från och med år 2021 ska avräkning göras årligen såsom för antagningskansliets verksamhet. 3 (5)

39 PROMEMORIA KSL/15/ (5)

40 dress Kommunförbundet Stockholms Län, Box 38145, Stockholm sadress Södermalmsallén 36, Stockholm Växel t info@ksl.se Hemsida Organisationsnummer

41 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Agneta Blohm Kvalificerad utredare, VFU-ansvarig Utbildningskontoret agneta.blohm@upplands-bro.se Datum Vår beteckning Er beteckning UN 16/0096 Utbildningsnämnden Barnomsorg på obekväm arbetstid på förskola Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att ge Utbildningskontoret i uppdrag att utreda möjligheterna att öppna en avdelning med barnomsorg på obekväm arbetstid vid förskolan Ekhammar. Sammanfattning Utbildningskontoret ser ett behov av att utreda förutsättningarna för och konsekvenserna av att öppna en avdelning med barnomsorg på obekväm arbetstid vid den nya förskolan Ekhammar. Upplands-Bro har sedan november 2013 haft barnomsorg på obekväm arbetstid i form av barnskötare i hemmet. Vid gamla idrottsplatsen i Kungsängen planeras en förskola med start hösten 2016 i form av en paviljong, med 6 avdelningar varav en avdelning är tänkt för barnomsorg på obekväm arbetstid. Beslutsunderlag Utbildningskontorets tjänsteskrivelse den 9 maj 2016 UBK1005, v2.0, Ärendet Vid Ekhammarskolan planeras en förskola med start hösten 2016 i form av en paviljong med 6 avdelningar, varav en är tänkt att användas till barnomsorg på obekväm arbetstid dvs. kvällar efter kl , nätter fram till kl samt helger året om. Förskolechef Lena Seger kommer att vara ansvarig. Upplands-Bro har sedan november 2013 haft barnomsorg på obekväm arbetstid i form av barnskötare i hemmet. För närvarande är 6 barn inskrivna i Bro, Brunna och Kungsängen och 5 barnskötare anställda. Budgeten för detta är kr/år. (Statsbidraget ca /år). Under förutsättning att avdelningen startar kommer de familjer som idag omfattas av barnomsorg på obekväm arbetstid att erbjudas placering vid förskolan Ekhammar, nuvarande regler kan komma att ses över och någon form av övergångsregler kan komma att behövas för de barn som idag är placerade. Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

42 Datum Vår beteckning 2 (2) UN 16/0096 Verksamheten betraktas som pedagogisk omsorg, inte förskola, vilket innebär att det inte krävs förskollärare. Det finns olika möjligheter gällande anställningsformerna av barnskötarna. De kan vara anställde enbart på avdelningen för obekväm arbetstid eller på hela förskolan. Då barnen sover kan barnskötarna arbeta med olika administrativa eller praktiska uppgifter. Barnen serveras vid behov middag och/eller kvällsmål. Behovet av barnomsorg på obekväm arbetstid kommer sannolikt att öka då kommunen expanderar och många barnfamiljer kommer att flytta hit under de närmaste åren. Kanske finns idag ett dolt behov, som kan komma att bli tydligt när förskolan blir känd. År 2014 fanns, enligt SCB, i Upplands-Bro kommun ca personer som arbetade på obekväm arbetstid inom olika yrken (handel, restaurang, vård och omsorg). Hur många av dessa som bor kvar och har barn och som kan tänkas behöva barnomsorg på obekväm arbetstid är svårt att uppskatta. Med hänsyn till att det finns flera olika sätt att organisera barnomsorg på obekväm arbetstid vid en förskola och att kostnaden därmed blir olika, behöver Utbildningskontoret utreda flera möjligheter för att komma fram till den bästa lösningen för vår kommun. Barnperspektiv Förslaget är formulerat med hänsyn till barns och familjers bästa. Att erbjuda en god, trygg och säker barnomsorg på obekväm arbetstid främjar barns trygga utveckling. Kaj Söder Utbildningschef Jesper Sjögren Stabschef Bilagor 1. Ritning över förskolan Norrängen Beslut sänds till Akt

43

44 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Sara Lauri Utredare Utbildningskontoret sara.lauri@upplands-bro.se Datum Vår beteckning Er beteckning UN 16/0079 Utbildningsnämnden Pedagogiskt pris 2015/2016 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar om vinnare av pedagogiskt pris läsåret 2015/2016 enligt juryns förslag. Sammanfattning Utbildningsnämnden beslutade den 21 oktober 2014 UN 68 att införa ett årligt pedagogiskt pris. Information om priset finns på kommunens webbplats. Sista dag för nominering för läsåret 2015/2016 var den 31 mars 2016 och fem nomineringar har inkommit. Valt fokusområde detta läsår är Varje barns och elevs rätt och möjlighet att få växa utifrån sin individuella potential utan begränsningar styrda av kön. Juryn sammanträder den 17 maj och informerar om sitt förslag till vinnare av årets pedagogiskt pris vid Utbildningsnämndens sammanträde den 24 maj Beslutsunderlag Utbildningskontorets tjänsteskrivelse den 11 april 2016 Inkomna nomineringar den 31 mars 2016 Juryns förslag till vinnare av årets pedagogiskt pris informeras på Utbildningsnämndens sammanträde den 24 maj 2016 Ärendet Utbildningskontoret har fått in fem nomineringar som juryn bedömer utifrån fastställda kriterier. Juryn består av Utbildningsnämndens beredning, Utbildningschefen, representanter från Utbildningsstaben samt utbildningssamordnare vid Stockholms universitet. Juryn sammanträder den 17 maj 2016 och vid sammanträdet får de nominerade presentera sin verksamhet och juryn får möjlighet att ställa frågor. Juryn informerar om sitt förslag till vinnare vid Utbildningsnämndens sammanträde den 24 maj UBK1005, v2.0, Barnperspektiv Utbildningskontorets förslag till beslut är utarbetat med hänsyn till barnens bästa. Skickliga pedagoger spelar en avgörande roll för barn och elevers utveckling och lärande. Priset är en uppmuntran till och bekräftelse på vikten av god pedagogik. Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

45 Datum Vår beteckning 2 (2) UN 16/0079 Utbildningskontoret Kaj Söder Utbildningschef Jesper Sjögren Stabschef Bilagor 1. Inkomna nomineringar för läsåret 2015/2016 Beslut sänds till Akt

46 E-postformulär För att få nominera behöver du arbeta i kommunal eller fristående verksamhet inom förskola, pedagogisk omsorg eller skola i Upplands-Bro kommun. Arbetar du inom någon av ovan nämnda verksamheter? Ja Nej Namn/enhet/arbetslag/avdelning/ämneslag som nomineras: Anna Klingborg Beskriv utförligt bakgrunden till nomineringen, utifrån årets fokusområde. Anna är den pedagog som är snabb att se om ett barn behöver extra stöd, hon är grym på att vägleda och utmana barnen för ett större lärande. Hon förstår sig på ifall någon skulle behöva särskilt stöd för utvecklings möjligheter och är snabb på att utvärdera och följa upp barnen. Motivera utifrån årets fokusområde varför du anser att den/de nominerade ska tilldelas priset. Anna har alltid varit den som tagit på sig en stor roll i arbetslaget, sköter sitt arbete exemplariskt. Finns alltid där, hjälper till och är ett Stort stöd. Det är dag att Anna får tillbaka för allt hon ger av sig själv! Det är hon värd. Finns det några resultat som relaterar till årets fokusområde, som du särskilt vill lyfta fram? Hennes förmåga att vägleda och sammansvetsa barngruppen. Vet den/de nominerade om att den/de är nominerade till årets pedagogiska pris? Ja Nej Kontaktuppgifter till dig som nominerar Förnamn Sophia Efternamn Nöjd E-post Telefon Sida 1

47 Från: Skickat: den 11 mars :55 Till: Utbildningsnämnden Ämne: Nominering, pedagogiskt pris läsåret Bifogade filer: sv_form pdf För att få nominera behöver du arbeta i kommunal eller fristående verksamhet inom förskola, pedagogisk omsorg eller skola i Upplands-Bro kommun. Arbetar du inom någon av ovan nämnda verksamheter? Ja Namn/enhet/arbetslag/avdelning/ämneslag som nomineras: Råby förskola Beskriv utförligt bakgrunden till nomineringen, utifrån årets fokusområde. Utifrån 2015 års NKI-resultat formulerade vi ett målområde kopplat till vårt arbete med Likabehandlingsplanen. Detta lyder som följer; Vi på Råby förskola kommer dagligen arbeta för att varje barn ska få vara en utforskande individ samt att förtydliga förskolans arbete kring mobbning, kränkande behandling och diskriminering. Motivera utifrån årets fokusområde varför du anser att den/de nominerade ska tilldelas priset. Genom att medvetet arbeta med likabehandlingsfrågor så säkerställer vi varje barns rätt till en jämställd förskola. För att skapa en helhetssyn där alla pedagoger är engagerade har vi tagit fram ett verktyg som alla pedagoger på förskolan känner till och kan arbeta utifrån på ett professionellt sätt. Som verktyg har vi en mindmap där vi lyft ut målen från Råbys likabehandlingsplan. Utifrån detta verktyg väcks nyfikenhet och diskussioner hålls levande i vår dagliga verksamhet. Detta skapar engagemang hos barn, pedagoger och vårdnadshavare kring vårt arbete med jämställdhetsfrågor. Det gemensamma arbetet med likabehandlingsplan går nu som en röd tråd genom hela Råby Förskola. Finns det några resultat som relaterar till årets fokusområde, som du särskilt vill lyfta fram? Med detta verktyg upplever vi att vårdnadshavare och vi som pedagoger får en djupare förståelse för och lättare kan relatera till det jämställdhetsarbete som ingår i vår dagliga verksamhet. Vi förväntar oss en positiv förändring vid årets NKI-undersökning. Vet den/de nominerade om att den/de är nominerade till årets pedagogiska pris? Ja Kontaktuppgifter till dig som nominerar Fatima Larsson

48

49

50

51

52

53 Från: Skickat: den 9 september :55 Till: Utbildningsnämnden Ämne: Nominering, pedagogiskt pris läsåret Bifogade filer: sv_form pdf Namn/enhet/arbetslag/avdelning/ämneslag som nomineras: Frida Larsson, fritidspedagog Lillsjöskolan Åk 3. Beskriv utförligt bakgrunden till nomineringen, utifrån årets fokusområde. Frida har arbetat på Lillsjöskolan flera år. Hon har ett lugn och trygghet i sin yrkesroll. Med åren vi har fått ha henne nära våra barn så ser vi hur hennes styrkor stärker de arbetslag hon jobbar i. Hon är proffessionell. Hon är personlig med de hon möter. Hon har en förmåga att bekräfta varje barn som den individ de är i de stora grupper som vistas i skolan. Hon ger barn möjlighet att tro på sig själva utifrån den de är utan begränsningar. Motivera utifrån årets fokusområde varför du anser att den/de nominerade ska tilldelas priset. Frida är en pedagog som möter individen. Hon har ett lugn och möter både flickor och pojkar med vänlighet och stor proffessionalitet. Hennes sätt att lyfta individen stärker eleverna för vidare utveckling och lärande. Både i klassrummet och i det sociala samspelet och lärandet på fritids. Under den stora omorganisationen som varit på skolan har Frida varit en trygg vuxen som funnits där för både elever och föräldrar. Frida är en pedagog som SER mycket, GER mycket och investerar mycket i de barn/elever som möter henne varje dag. Finns det några resultat som relaterar till årets fokusområde, som du särskilt vill lyfta fram? Hon får både barn och föräldrar att känna sig trygga, sedda och viktiga. Vet den/de nominerade om att den/de är nominerade till årets pedagogiska pris? Nej Kontaktuppgifter till dig som nominerar Familjerna Akbari, Bernberg, Lilly

54 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Anne-Charlotte Ramsthaler Kvalificerad utredare Utbildningskontoret anne-charlotte.ramsthaler@upplands-bro.se Datum Vår beteckning Er beteckning UN 16/0083 Utbildningsnämnden Pedagogiskt pris 2016/2017 Förslag till beslut Utbildningskontorets förslag till nytt fokusområde för pedagogiskt pris för läsåret 2016/2017 godkänns. Sammanfattning Utbildningsnämndens pedagogiska pris är en uppmuntran till, och bekräftelse på, vikten av god pedagogik. Tanken är att priset ska ge inspiration, ökat fokus på pedagogens betydelse samt bidra till en ökad måluppfyllelse för våra barn och elever. Varje läsår utgår det pedagogiska priset från ett förutbestämt fokusområde. Förslag på fokusområde för läsåret 2016/2017 är: Kollegialt lärande, genom kollegialt lärande skapas goda förutsättningar för förbättrad undervisning och för en utveckling av professionen. Beslutsunderlag Utbildningskontorets tjänsteskrivelse 29 april 2016 UBK1005, v2.0, Ärendet Den 12 april 2016, UN 26, beslutade Utbildningsnämnden om Upplands-Bro kommuns skolutvecklingsprogram. Skolutvecklingsprogrammet är uppbyggt kring ett antal utvecklingsområden och innehåller mål och verktyg för att Upplands-Bro ska bli en av Sveriges bästa skolkommuner. Som fokusområde för pedagogiskt priset 2016/2017 väljer utbildningskontoret ett av de utvecklingsområden som lyfts fram i skolutvecklingsprogrammet. Kollegialt lärande, genom kollegialt lärande skapas goda förutsättningar för förbättrad undervisning och för en utveckling av professionen. I skolutvecklingsprogrammet definieras kollegialt lärande som att det sker i grupp, är strukturerat, utmanande samt att innehållet vilar på vetenskaplig grund och/eller beprövad erfarenhet. Genom att välja kollegialt lärande som fokusområde för pedagogiska priset 2016/2017 bidrar Utbildningsnämnden till att skapa en utvecklingsinriktad lärandemiljö för barn och elever i Upplands-Bro kommun. Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

55 Datum Vår beteckning 2 (2) UN 16/0083 Barnperspektiv Utbildningskontorets förslag till beslut är utarbetat med hänsyn till barnens bästa. Skickliga pedagoger spelar en avgörande roll för barn och elevers utveckling och lärande. Pedagogiska priset är en uppmuntran till och bekräftelse på vikten av god pedagogik. Utbildningskontoret Kaj Söder Utbildningschef Jesper Sjögren Stabschef Beslut sänds till Akt

56 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Sara Lauri Utredare Utbildningskontoret sara.lauri@upplands-bro.se Datum Vår beteckning Er beteckning UN 16/0084 Utbildningsnämnden Politikerbesök läsåret 2016/2017 Förslag till beslut Utbildningskontorets förslag till besöksperioder för politikerbesök i verksamheterna läsåret 2016/2017 godkänns. Sammanfattning Tema för politikerbesök i verksamheterna följer läsårsvis och är även samma tema som läsårets fokusområde för pedagogiskt pris. Höstterminen 2016 sker besöken mellan veckorna Vårterminen 2017 sker besöken mellan veckorna Vecka 15 undantas då det är påsklov. Beslutsunderlag Utbildningskontorets tjänsteskrivelse den 20 april 2016 Ärendet Enligt kommunens riktlinjer för politikerbesök i verksamheterna ska besöksperioderna för nästkommande läsår fastställas vid nämndens sista sammanträde före sommaruppehållet. Tema för besöken följer läsårsvis och är även samma tema som pedagogiskt pris. Höstterminen 2016 sker besöken mellan veckorna Vårterminen 2017 sker besöken mellan veckorna Vecka 15 undantas då det är påsklov. Barnperspektiv Utbildningskontorets förslag till beslut är utarbetat med hänsyn till barnens bästa. Att Utbildningsnämndens ledamöter får en god inblick i verksamheterna är en förutsättning för välgrundade beslut. UBK1005, v2.0, Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

57 Datum Vår beteckning 2 (2) UN 16/0084 Utbildningskontoret Kaj Söder Utbildningschef Jesper Sjögren Stabschef Beslut sänds till Akt

58 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (3) Sara Lauri Utredare Utbildningskontoret sara.lauri@upplands-bro.se Datum Vår beteckning Er beteckning UN 16/0081 Utbildningsnämnden Revisionsrapport: Uppföljning av 2013 års revisionsrapporter Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar enligt Utbildningskontorets förslag att: 1. Avstå från att ta fram handlingsplan för hur man ska agera vid omorganisation i en skola, då det enligt Skollagen är rektor som ansvarar för skolans inre organisation (Skollagen 2 kap. 10 ). 2. Avstå från att ta fram en dokumenterad rutin som stöd för avslut av rektorsanställning, då Utbildningskontoret följer gällande lagar som styr en anställning. Sammanfattning KPMG har på uppdrag av Upplands-Bro kommuns revisorer genomfört en uppföljande granskning av vilka åtgärder som vidtagits med anledning av de rekommendationer/synpunkter om förbättringar som revisorerna föreslagit i 2013 års revisionsrapporter. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Revisionsrapporten som omfattas av uppföljningen för Utbildningsnämnden är: - Utbildningsnämndens beslut angående omorganisation av Lillsjöskolan. Revisionen beslutade vid sammanträdet den 23 februari 2016 att överlämna rapporten till Utbildningsnämnden för yttrande senast 24 maj 2016 och till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen för kännedom. Beslutsunderlag Utbildningskontorets tjänsteskrivelse med yttrande den 9 maj 2016 Revisionsrapport: Uppföljning av 2013 års revisionsrapporter UBK1005, v2.0, Ärendet KPMG genomförde på uppdrag av Upplands-Bro kommuns revisorer en granskning av Utbildningsnämndens beslut angående omorganisation av Lillsjöskolan. Granskningen syftade till att belysa och bedöma följderna av Utbildningsnämndens beslut den 8 maj 2013, UN 36, om omorganisation av Lillsjöskolan. Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

59 Datum Vår beteckning 2 (3) UN 16/0081 I Revisionsrapport: uppföljning av 2013 års revisionsrapporter (bilaga 1 till ärendet) står bland annat att; Det var en mycket turbulent tid med många rektorsbyten, och lärare och föräldrar med olika uppfattning om det var nödvändigt att ändra i skolans organisation. Nämndens beredning av ärendet kännetecknades av tidsbrist. En del underlag saknades och det fanns en otydlighet i förslag till beslut vilket resulterade i en utdragen process med olika tolkningar av innebörden i besluten. Nämnden blev kritiserad av JO för hanteringen av ärendet, eftersom handlingar inte hade lämnats ut i tid. Skolinspektionen hade fått in anmälningar som gällde skolan och begärde yttrande från nämnden. Frågan om nämnden fattat korrekt beslut prövades av Skolinspektionen. Skolinspektionen avskrev ärendet men riktade kritik mot nämnden. En viktig fråga utifrån skolinspektionens beslut avseende Lillsjöskolan och beslut som fattats av Utbildningsnämnden var "att man förutsätter att Upplands-Bro kommun vidtar åtgärder för att påtalade brister inte kommer att upprepas." Enligt revisorerna indikerade den uppkomna situationen att styrningen av nämndarbetet kan behöva förbättras. Ärenden behöver beredas i god tid och underlag för beslut sändas ut, så att ledamöterna kan sätta sig in i frågan för att kunna vara delaktiga i det beslut som ska fattas. Rapporten överlämnades till Utbildningsnämnden och Kommunstyrelsen för yttrande. I uppföljningen kommenteras enbart de rekommendationer revisorerna lämnat till ansvarig nämnd. För att förbättra styrning och uppföljning rekommenderade revisorerna nämnden ett flertal punkter, varav några enligt revisionens uppföljning är avklarade. Enligt revisionsuppföljningen kvartstår följande: Ta fram en handlingsplan för hur man bör agera vid omorganisationer i en skola för att få förutsättningar för en bra process som inbegriper alla inblandade parter. Ta fram en dokumenterad rutin för avslut av anställning för rektorer. Utbildningskontorets yttrande Utbildningskontoret bedömer att det inte finns något behov av att ta fram en sådan handlingsplan som avses, då det enligt Skollagen 2 kap. 10, är rektor som beslutar om sin enhets inre organisation och ansvarar för att fördela resurser inom enheten efter barnens och elevernas olika förutsättningar och behov. Utbildningskontoret har dock fått med sig flera lärdomar från den turbulenta tiden vid Lillsjöskolan. Bland annat från JO och Skolinspektionens beslut men även från kontorets interna arbete, så som utbildningstillfällen i roll- och ansvarsfördelning. Detta stärker kontorets uppfattning om att det saknas behov för föreslagen handlingsplan.

60 Datum Vår beteckning 3 (3) UN 16/0081 Vidare anser Utbildningskontoret att en dokumenterad rutin för avslut av anställning för rektorer är överflödigt, då kontoret följer gällande lagar som styr en anställning, oavsett anställningsform, exempelvis Lag om medbestämmande i arbetslivet (MBL) och Allmänna bestämmelser (AB), samt gällande delegationsförteckning. Barnperspektiv Förlag till beslut är utarbetat med hänsyn till barnens bästa. Utbildningskontoret Kaj Söder Utbildningschef Jesper Sjögren Stabschef Bilagor Revisionsrapport: Uppföljning av 2013 års revisionsrapporter Beslut sänds till Kommunrevisionen Upplands-Bro

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Sara Lauri Utredare Utbildningskontoret sara.lauri@upplands-bro.se Datum Vår beteckning Er beteckning UN 16/0082 Utbildningsnämnden Revisionsrapport: Granskning av kommunens systematiska arbetsmiljöarbete Förslag till beslut Utbildningsnämnden uppdrar åt Utbildningskontoret att vidta åtgärder för att förbättra påpekade brister. Sammanfattning På uppdrag av Upplands-Bro kommuns förtroendevalda revisorer har KPMG granskat kommunens systematiska arbetsmiljöarbete. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Granskningen visar att Upplands-Bro kommun följer arbetsmiljölagen samt arbetsmiljöverkets föreskrifter i huvudsak, men att förbättringsområden finns. Revisionen beslutade vid sammanträdet att överlämna rapporten till Kommunstyrelsen, Socialnämnden och Utbildningsnämnden för yttrande senast 10 juni 2016 och till kommunfullmäktige för kännedom. Beslutsunderlag Utbildningskontorets tjänsteskrivelse den 9 maj 2016 Revisionsrapport: Granskning av kommunens systematiska arbetsmiljöarbete UBK1005, v2.0, Ärendet KPMG har granskat kommunens systematiska arbetsmiljöarbete på uppdrag av kommunens revisorer. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Granskningen visar att Upplands-Bro kommun följer arbetsmiljölagen samt arbetsmiljöverkets föreskrifter i huvudsak, men att förbättringsområden finns. Granskningen visar att Utbildningsnämnden ska tillse: - att riktlinjerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet efterlevs - att dokumentationen för riskanalyser och handlingsplaner inom arbetsmiljön görs mer strukturerat och enhetligt för att stärka det systematiska arbetsmiljöarbetet - att Utbildningskontoret tar fram egna riskanalyser och handlingsplaner centralt och att uppföljning sker Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

71 Datum Vår beteckning 2 (2) UN 16/ att det inom Utbildningskontorets lokala samverkansgrupp USAM sker en årlig övergripande genomgång av olyckor och tillbud - att uppföljning av tilldelade arbetsmiljöuppgifter sker - att information sker till Utbildningsnämnden avseende medarbetarundersökningar liksom vilka åtgärder som avses vidtas - att övervägande sker att uppdatera samverkansavtalet mellan parterna Utbildningskontorets yttrande Utbildningskontoret delar synpunkterna som framkommit i granskningen och bedömer att flera åtgärder är nödvändiga och avser vidta följande: Årligen genomföra en övergripande genomgång av olyckor och tillbud i samverkansgruppen USAM. Under 2016 följa upp tilldelade arbetsmiljöuppgifter. Redovisa resultat och åtgärder för Utbildningsnämnden när en medarbetarenkät är genomförd. Årligen sammanställa en övergripande riskanalys och vid behov upprätta övergripande handlingsplaner. Barnperspektiv Förslag till beslut är utarbetat med hänsyn till barnens bästa. Utbildningskontoret Kaj Söder Utbildningschef Jesper Sjögren Stabschef Bilagor Revisionsrapport: Granskning av kommunens systematiska arbetsmiljöarbete Beslut sänds till Kommunrevisionen Upplands-Bro

72 Kommunrevisionen Upplands-Bro Till: Kommunstyrelsen Socialnämnden Utbildningsnämnden För kännedom: Kommunfullmäktige Revisionsrapport: Granskning av kommunens systematiska arbetsmiljöarbete. På uppdrag av Upplands-Bro kommuns förtroendevalda revisorer har KPMG granskat kommunens systematiska arbetsmiljöarbete. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Granskningen visar att Upplands-Bro kommun följer arbetsmiljölagen samt arbetsmiljöverkets föreskrifter i huvudsak, men att förbättringsområden finns. Kommunstyrelsen bör revidera kommunens arbetsmiljöpolicy samt arbetsmiljömål som beslutats av fullmäktige. Kommunstyrelsen, Socialnämnden och Utbildningsnämnden ska tillse: - att riktlinjerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet efterlevs - att dokumentationen för riskanalyser och handlingsplaner inom arbetsmiljön görs mer strukturerat och enhetligt för att stärka det systematiska arbetsmiljöarbetet - att utbildningskontoret och socialkontoret tar fram egna riskanalyser och handlingsplaner centralt och att uppföljning sker - att det inom utbildningskontorets lokala samverkansgrupp USAM sker en årlig övergripande genomgång av olyckor och tillbud - att uppföljning av tilldelade arbetsmiljöuppgifter sker (Utbildningsnämnden) - att information sker till nämnden avseende medarbetarundersökningar liksom vilka åtgärder som avses vidtas (utbildningsnämnden och socialnämnden) att övervägande sker att uppdatera samverkansavtalet mellan parterna Revisionen beslutade vid sammanträdet att överlämna rapporten till Kommunstyrelsen, Socialnämnden och Utbildningsnämnden för yttrande senast 10 juni 2016 och till kommunfullmäktige för kännedom. För Upplands-Bro kommuns revisorer Ro erterdm Vice ordförande Lennart Sti Kommunrevisor

73 Upplands-Bro kommun Granskning av kommunens systematiska arbetsmiljöarbete inom Socialnämnden och Utbildningsnämnden Granskningsrapport KPMG AB Antal sidor: KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firma affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.

74 KPMG Upplands-Bro kommun Systematiskt arbetsmiljöarbete Innehåll 1. Inledning Bakgrund Syfte Revisionskriterier Ansvarig nämnd/styrelse Metod 2 2. Arbetsmiljölagstiftning 2 3. Iakttagelser Samverkansavtal Arbetsmiljöpolicy och det systematiska arbetsmiljöarbetet Skriftliga riskanalyser och handlingsplaner Rapportering och redovisning av det systematiska arbetsmiljöarbetet avseende olyckor och tillbud Skriftliga avtal om tilldelning av arbetsmiljöuppgifter Kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön Anställningsformer Sammanfattande kommentarer 13 C) 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company anda member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (''KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.

75 KPMG. Upplands-Bro kommun Systematiskt arbetsmiljöarbete Inledning 1.1 Bakgrund Undersökningar visar att offentliganställda ofta känner sig stressade och att det är svårt att hinna med arbetet under arbetstid. Revisorerna gör därför bedömningen att en granskning bör inriktas mot att bedöma kommunens systematiska arbetsmiljöarbete i form av t.ex. riskanalyser, psykosocial arbetsmiljö, handlingsplaner, mål, tilldelning av arbetsmiljöansvar, rapportering av arbetsmiljöarbete samt statistik kring arbetsskador och tillbud. 1.2 Syfte Granskningen syftar till att beskriva och bedöma kommunens systematiska arbetsmiljöarbete. Följande områden kommer att belysas: Mål inom det systematiska arbetsmiljöarbetet Skriftliga riskanalyser Insatser för att kartlägga den psykosociala arbetsmiljön Skriftliga handlingsplaner utifrån riskanalyserna av arbetsmiljön Rapportering och redovisning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inklusive rapportering av inträffade arbetsskador och tillbud Skriftliga avtal (ansvarsförbindelse) om tilldelning av arbetsmiljöansvar mellan olika chefsnivåer i organisationen Anställningsformer 1.3 Revisionskriterier Vi har utgått ifrån; Kommunallagen (1991:900) Arbetsmiljölagen Interna regelverk och policys Fullmäktigebeslut. 1.4 Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen avser kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildningsnämnden.

76 Upplands-Bro kommun Systematiskt arbetsmiljöarbete Metod Granskningen har skett genom dokumentstudier samt intervjuer. Intervjuer har genomförts med personalchef, personalstrateg, utbildningschef, socialchef, kvalitetsutvecklare inom socialkontoret samt ett urval av fackliga företrädare/huvudskyddsombud (representerar fyra olika fackförbund som även medverkar i den centrala samverkansgruppen). Ett stickprov har även genomförts där en förskola, en grundskola, ett äldreboende och en gruppbostad (totalt fyra verksamheter) har tillfrågats om; skyddsrondsprotokoll, protokoll från samverkansgruppens möten, protokoll från arbetsplatsträffar, riskbedömningar samt handlingsplaner avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet, eventuell arbetsmiljöundersökning och eventuell uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (för år 2015). Granskningen har saklighetsgranskats av personalchef, utbildningschef, socialchef och tre fackliga företrädare/huvudskyddsombud. Granskningen har utförts av Lina Olsson, Revisor, under ledning av Monica Rådestad, certifierad kommunal revisor. 2. Arbetsmiljölagstiftning Arbetsgivarnas ansvar för arbetsmiljön regleras av arbetsmiljölagen. Lagen kompletteras av arbetsmiljöförordningen samt arbetsmiljöverkets föreskrifter om t.ex. systematiskt arbetsmiljöarbete. Dessutom finns arbetsmiljöverkets allmänna råd om tillämpningen av föreskrifterna. Dessa är emellertid inte tvingande utan syftar till att klargöra föreskrifternas innebörd. Arbetsmiljöverket är tillsynsmyndighet för att arbetsmiljölagen efterlevs. Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön i verksamheten. För att uppfylla ansvaret skall arbetsgivaren vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Vidare skall arbetsgivaren systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sådant sätt som leder till att krav i lag och föreskrifter uppfylls. Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd (AFS 2001:1) förtydligar vad systematiskt arbetsmiljöarbete innebär. Där anges bl.a. att det systematiska arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten och omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Vidare skall arbetstagare, skyddsombud och elevskyddsombud ges möjlighet att medverka i det systematiska arbetet. Enligt föreskrifterna skall en arbetsmiljöpolicy och rutiner som beskriver det systematiska arbetsmiljöarbetet dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Som en del i det systematiska arbetet skall arbetsgivaren regelbundet göra en skriftlig riskbedömning av arbetsförhållandena. Vid behov skall riskerna åtgärdas omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt. Åtgärder som inte vidtas omedelbart skall föras in i en skriftlig handlingsplan. Arbetsgivaren skall årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enligt arbetsmiljölagen skall arbetsgivaren svara för att den företagshälsovård som arbetsförhållandena kräver finns att tillgå. Företagshälsovården har en viktig roll när det gäller förebyggande, rehabiliterande och arbetsanpassande verksamhet. Enligt föreskrifterna skall

77 /(PMG Upplands-Bro kommun Systematiskt arbetsmiljöarbete företagshälsovården anlitas när kompetens saknas i den egna verksamheten för systematiskt arbetsmiljöarbete eller för arbete med arbetsanpassning och rehabilitering. Föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö som träder i kraft i mars 2016 reglerar kunskapskrav, mål, arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling. 3. Iakttagelser 3.1 Samverkansavtal Kommunen har ett samverkansavtal från , med revidering I avtalet, FAS, (Förnyelse Arbetsmiljö- Samverkan) framgår mål, syfte, samverkanssystem m.m. Enligt samverkansavtalet anges att arbetsplatsträffar genomförs minst nio gånger per år. Alla som har sitt huvudsakliga arbete förlagt till arbetsplatsen ska delta. Skyddsombuden kan, genom sin roll och kompetens, bidra till att hälso- och arbetsmiljöaspekterna beaktas i de frågor som behandlas. Frågor som inte kan lösas på arbetsplatsträffen lämnas vidare till samverkansgruppen. Utifrån samverkansavtalet ska samverkansgrupper finnas på varje förvaltning och central samverkansgrupp finns på kommunövergripande nivå. Samtliga arbetsplatser ska vara knutna till en samverkansgrupp. Samverkansgrupp ska vara skyddskommitté enligt AML:s regler. I detta uppdrag ingår att samverkansgruppen följer upp; - det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM, där hälso- och arbetsmiljöfrågor ingår - arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamheten. Dessa uppgifter ska, enligt samverkansavtalet, integreras med övriga verksamhetsfrågor. Samarbetet inom Cesam har under granskningen uppgivits fungera bra. Den centrala samverkan har möten ca 8-9 gånger per år. Inom utbildningskontoret har även den lokala samt områdessamverkansgruppen uppgivits fungera bra. Inom socialkontoret sker samverkan på lokal nivå inom respektive avdelning, vilket även uppgivits fungera bra. Det har under granskningen uppgivits att samverkan mellan fackliga företrädare samt arbetsgivaren fungerar bra och att det finns en samsyn i frågorna. Det har dock uppgivits finnas arbetsplatser där samverkan kan förbättras, då synpunkter från medarbetare kan ha svårt att komma fram. Vidare har det förekommit att vissa frågor som borde ha samverkats inte har delgivits samt att frågor kan uppkomma vid mötet, där handlingar samt information borde skickats ut tidigare. Från fackliga företrädare har det uppgivits att samverkansavtalet efterlevs. Från vissa fackliga företrädare har det uppgivits att samverkansavtalet behöver revideras, då det är ålderstiget. Enligt samverkansavtalet ska arbetsplatsträffar ske minst nio gånger per år. I samband med stickprovet av fyra verksamheter noterar vi att i en av verksamheterna har nio arbetsplatsträffar skett. Dock anges inte namnet på enheten i mötesprotokollen, varmed detta inte är säkerställt. Inom en annan verksamhet har sju arbetsplatsträffar skett och därutöver har två möten ersatts med verksamhetsmöte och utbildning. Inom en tredje verksamhet har åtta arbetsplatsträffar genomförts 3

78 1 PMG Upplands-Bro kommun Systematiskt arbetsmiljöarbete och därutöver har ett av möte ersatts av en studiedag. Från en fjärde verksamhet har vi fått protokoll från tre möten. I tre av fyra verksamheter är arbetsmiljön en stående punkt i protokollet. Vad gäller protokoll från samverkansgruppensmöten har 4 protokoll erhållits från två verksamheter samt sex protokoll från en tredje verksamhet. Inom en fjärde verksamhet sker inte samverkansmöten inom verksamheten, då det inte finns några fackliga samordnare där. Detta är något som diskuterats med personalavdelning samt fackliga företrädare. Vad gäller det systematiska arbetsmiljöarbetet anges följande i samverkansavtalet; "En ständigt pågående utveckling förutsätter att arbetsgivaren i samverkan och utifrån ett verksamhetsperspektiv bedriver ett kontinuerligt systematiskt arbetsmiljöarbete. Detta omfattar hela processen; att främja en sund livsstil och hälsosamma arbetsförhållanden, att identifiera, förebygga och åtgärda risker konsekvensbeskrivning samt att tillhandahålla lämpligt organiserad anpassning och arbetslivsinriktad rehabiliteringsverksamhet. Såväl chefer, arbetsplatsombud/skyddsombud som medarbetare måste ha kompetens inom området. Arbetsmiljöutbildning genomförs centralt varje år för chefer och skyddsombud/fackliga ombud i samverkan med företagshälsovården och andra experter." Det genomförs en arbetsmiljöutbildning årligen, under tre halvdagar för samtliga chefer, aspiranter till chefer samt fackliga företrädare och arbetsplatsombud. Personalstaben har även introducerat systemet KIA och haft utbildning i detta. I avtalet anges att det på varje arbetsplats är av betydelse att dialogen mellan medarbetare och chef sker på ett sådant sätt att var och en har möjlighet att framföra sina åsikter. Det sker både i det dagliga arbetet och genom dokumenterat medarbetarsamtal minst en gång om året. En individuell utvecklingsplan upprättas i samband med medarbetarsamtalet. Arbetsgivaren tar initiativ till dessa samtal. 3.2 Arbetsmiljöpolicy och det systematiska arbetsmiljöarbetet Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete 5 AFS 2001:1 ska det finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet skall vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det skall finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Arbetsmiljöpolicyn och rutinerna skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Kommunfullmäktige beslutade om övergripande arbetsmiljömål och arbetsmiljöpolicy för kommunen, vilket reviderades I dokumentet anges följande mål och inriktning för arbetsmilj ön; "I Upplands-Bro kommun skall arbetsmiljöarbetet ske i samverkan mellan personalen och arbetsgivaren med en långsiktig och förebyggande inriktning. Arbetsplatsernas teknik, arbetsinnehåll och arbetsorganisation utformas så att personalen ej riskerar att drabbas CIV fysisk eller psykisk ohälsa, samt att arbetsmiljön upplevs som utvecklande för såväl individ SOM organisation i arbetet med att uppnå verksamhetens mål". 4

79 KPMG Upplands-Bro konunun Systematiskt arbetsmiljöarbete Vidare anges i arbetsmiljöpolicy även kännetecken för kommunens arbetsplatser. Till det politiskt fastställda dokumentet har interna riktlinjer utformats av personalstaben avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet, vilka reviderades I riktlinjerna finns även en checklista samt årshjul för arbetet. Andra styrdokument inom området avser en personalpolicy (fastställd av fullmäktige ). I övrigt finns internt upprättade riktlinjer avseende rehabilitering, handlingsprogram för rehabilitering samt handlingsprogram mot kränkande särbehandling och sexuella trakasserier. I budget 2016 fastställdes övergripande mål för kommunens samtliga verksamheter. Ett av målen avsåg "Vara en attraktiv arbetsgivare", med delmål att "arbetsmiljön och arbetssättet på kommunens arbetsplatser ska anpassas utifrån medarbetarnas behov genom ett systematiskt arbetsmiljöarbete". Under år 2015 hade kommunen också det övergripande målet att "Vara en attraktiv arbetsgivare". Kommunstyrelsens delmål från det kommunövergripande avsåg då "Upplands-Bro kommuns arbetsplatser ska genomsyras av tydlighet och återkoppling i uppdrag och förväntningar, respekt och en bra fysisk arbetsmiljö, vilket bidrar till ett gott arbetsklimat och medarbetare som trivs". Detta kommenterades i delårsbokslutet år 2015 med att "En ny personalpolicy som förtydligar ansvar och förväntningar kommer att antas under hösten. Ett arbete pågår kring förbättrad kvalitet i arbetet med rehabilitering, samt en utveckling av rutinerna runt det systematiska arbetsmiljöarbetet. En FIME-enkät kommer att genomföras under okt/nov." Vidare anges även att "Det hälsofrämjande arbetet kommer att lyftas fram genom att våra rutiner kring det systematiska arbetsmiljöarbetet ses över under hösten. Nya rutiner kring rehabiliteringsarbetet kommer också att utarbetas." Det finns en mall för årlig revidering av det systematiska arbetsmiljöarbetet, som upprättats av personalavdelningen. Mallen är ny sedan juni Arbetet påbökjades under år 2015 och då delgavs personalavdelningen vissa av de sammanställningar som genomfördes utifrån mallen. Utifrån fullmäktiges fastställda mål kommer den årliga revideringen av det systematiska arbetsmiljöarbetet följas upp och avsikten är att samtliga verksamheter kommer genomföra detta under år Tidigare har det inte funnits en centralt upprättad mall avseende uppföljning av arbetsmiljöarbetet och uppföljning har inte skett centralt avseende detta. Personalstaben har dock gjort en sammanställning utifrån de årliga revideringar som har skickats till staben för år Enligt kommunstyrelsens reglemente har styrelsen hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och arbetstagare, bl.a. att lämna råd och biträda kommunens övriga nämnder beträffande arbetsmiljö, rehabilitering samt arbetsrättsliga frågor samt anställa samtliga kontors- och förvaltningschefer. Enligt socialnämndens samt utbildningsnämndens reglementen ansvarar respektive nämnd för frågor som rör förhållandet mellan nämnden som arbetsgivare och dess arbetstagare; dock ej de frågor som handhas av kommunstyrelsen enligt dess reglemente. Personalstaben ansvarar för de övergripande processerna samt stöttar verksamheterna i arbetet. Personalstaben arbetar även med utvärdering av arbetet. Det har under granskningen uppgivits att det finns en bra samverkan med personalstaben och att ansvarsfördelningen är tydlig. 5

80 KPMG Upplands-Bro kommun Systematiskt arbetsmiljöarbete Utbildningsnämnden och socialnämnden Inom utbildningskontoret finns inte verksamhetsspecifika riktlinjer eller rutiner utformade avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet. Utbildningskontoret använder de dokument som utarbetats centralt. Inom socialkontoret förs kvalitetsuppföljningar på alla nämndens verksamheter en gång per år och redovisas vid socialnämndens sammanträden. Nämnden fattar beslut om godkännande av socialkontorets kvalitetsuppföljning. Ett område som berörs i kvalitetsuppföljningen är arbetsmiljö. Uppföljning sker då avseende exempelvis tilldelning av arbetsmiljöuppgifter, introduktion på arbetsplatsen, handlingsplan samt om arbetsplatsträffar genomförs enligt samverkanssystem FAS och arbete med medarbetarundersökning. Varje enhet följs upp en gång per år av socialkontorets kvalitetsutvecklare i enlighet med socialnämndens internkontrollplan. Enligt uppgift ska riskbedömningarna upprättas kontinuerligt men minst en gång om året både var det gäller medarbetarnas arbetsmiljö liksom de risker som en brukare kan råka ut för. Det har vidare uppgivits att analys av avvikelse och riskbedömningar sker på kvalitetsråden i första hand samt på arbetsplatsträffar. Socialförvaltningen har utformat en egen mall för riskbedömning (som det även uppges att personalstaben utgått ifrån i de mallar som finns på intranätet). I övrigt används kommunens övergripande dokument samt mallar. Socialnämnden hade en inspektion från Arbetsmiljöverket år Vid socialnämndens sammanträde , har en redovisning av vidtagna åtgärder med anledning av inspektionen skett. Enligt protokollet är inspektionen en del i en nationell tillsyn gällande socialsekreterarnas arbetsmiljö Brister som identifieras rör rutiner som ska fånga upp och motverka ohälsosam arbetsbelastning samt behov av stöd. Brister har också identifierats i introduktionen och i rutiner för hot och våld samt i tillbudsrapporteringen. Barn- och ungdomsenheten samt vuxenenheten anges, med enhetschef och medarbetare samt skyddsombud, ha varit delaktiga i att åtgärda och förbättra de krav som arbetsmiljöverket ställer. En samlad uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet centralt inom socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen har inte skett under år 2015 och dokument finns inte att ta del av. I samband med stickprovet noterar vi att en av fyra verksamheter genomfört en uppföljning (skett i mallen för årlig revidering). Från fackliga företrädare har det uppgivits vara positivt att det finns gemensamma dokument samt mallar och ett årshjul för att tydliggöra processen. Vissa fackliga företrädare menar att det finns rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet men att uppföljningen (inom utbildningskontoret) kan bli bättre för att säkerställa att riktlinjerna efterlevs. 3.3 Skriftliga riskanalyser och handlingsplaner Arbetsgivaren skall enligt 8 AFS 2001:1 regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. 6

81 <PM - Upplands-Bro komnuin Systematiskt arbetsmiljöarbete Risk innebär att det finns en sannolikhet för att ohälsa eller olycksfall i arbetet kan uppstå. Hur allvarlig risken är måste avgöras från fall till fall. Bedömningen av risken görs i första hand utifrån de erfarenheter som finns i verksamheten och skyddsronderna. Bedömningen görs av chefen/arbetsledare tillsammans med arbetstagarna och skyddsombudet. Arbetsgivaren skall omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra åtgärder med anledning av det som framkommer vid riskbedömningen. De åtgärder som inte vidtas omedelbart, dvs, samma dag eller någon av de närmaste dagarna, skall föras in i en skriftlig handlingsplan enligt 10 AFS 2001:1. I planen anges när åtgärderna skall vara genomförda och vem som har ansvar att åtgärderna genomförs. Genomförda åtgärder skall följas upp. Detta kan göras på arbetsplatsträffar, skyddsronder eller liknande. I riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete anges att arbetsgivaren har huvudansvaret för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Varje chef ska skriftligen ha tagit del av det arbetsmiljöansvar som befattningen medför. Vidare anges att arbetstagana deltar genom att t.ex. rapportera risker, tillbud, olycksfall och sjukdom, föreslå åtgärder och lämna synpunkter på det som genomförs. Det anges dessutom att skyddsombudet är med vid planeringen och genomförandet av det systematiska arbetsmiljöarbetet. I riktlinjerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet anges att inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet ska arbetsplatser göra följande; 1. Undersök arbetsförhållandena (via t.ex. skyddsronder, APT, medarbetarsamtal samt medarbetarenkäter) 2. Gör en riskbedömning (skriftligen) 3. Åtgärda risker som kommit fram (med angivelse om vem som ska se till att riskerna blir åtgärdade och vem som kontrollerar att åtgärderna genomförts) 4. Gör en handlingsplan för det som inte genomförs genast (skriftligen, kan genomföras i systemet KIA) 5. Kontrollera genomförda åtgärder 6. Årlig revidering av det systematiska arbetsmiljöarbetet (ska skickas till personalstaben) 7. Årlig genomgång på ATP av statistik gällande sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud. (ska presenteras och analyseras gemensamt minst en gång per år på en APT) En riskanalys och handlingsplan upprättas inte centralt för socialkontoret eller utbildningskontoret. En fysisk skyddsrond genomförs enligt uppgift i samarbete med personalstaben, utvalda medarbetare samt skyddsombud i kommunhuset. Inom ramen för stickprovet har vi (för år 2015) efterfrågat skyddsrondsprotokoll, riskanalyser och handlingsplaner från fyra verksamheter samt även avseende Funthällshuset. Vi har då noterat att mallarna ser olika ut mellan förvaltningarna, att utformningen av arbetet skiljer sig åt samt att det i 7

82 (PMG Upplands-Bro kommun Systematisk arbetsmiljöarbete vissa verksamheter inte skett/upprättats antingen skyddsrondsprotokoll, riskbedömning och/eller handlingsplan. Det är viktigt att skyddsrond och riskbedömning dokumenteras samt att en bedömning sker om riskerna är allvarliga eller inte och att det i handlingsplanen anges vem som är ansvarig för att åtgärder genomförs och när de ska vara genomförda. Det är även viktigt med en röd tråd avseende att genomföra en skyddsrond samt upprätta en riskanalys och handlingsplan (i de fall riskerna inte åtgärdas omedelbart). Från fackliga företrädare har det under granskningen uppgivits att skyddsombud tillfrågas om att medverka i skyddsronder och att det fungerar bra. Det har vidare uppgivits att nästan samtliga arbetsplatser inom utbildningskontoret har skyddsombud. Det har från fackliga företrädare uppgivits, att det inom socialförvaltningen, funnits en problematik under år 2015 då vissa arbetsplatser inte har lokala skyddsombud. Huvudskyddsombud täcker då upp på skyddsområden där det saknas lokala skyddsombud. Arbetet med riskanalyser och handlingsplaner har uppgivits fungerar bra. Inom vissa arbetsplatser finns det dock ett behov av ati. förbättra arbetet med riskanalyser samt handlingsplaner. Det har, av fackliga företrädare, vidare uppgivits att arbetet med uppföljning av den sociala arbetsmiljön kan förbättras. Det har under granskningen uppgivits att detta förmodligen kommer att bli bättre utifrån Arbetsmiljöverkets föreskrifter som träder i kraft 31 mars Analysen av arbetsbelastning har även uppgivits behöva förbättras. 3.4 Rapportering och redovisning av det systematiska arbetsmiljöarbetet avseende olyckor och tillbud Arbetsgivaren skall enligt 11 AFS 2001:1 varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet.' Ett moment i denna uppföljning är att följa upp tillbuds- och skadeanmälningar. Sedan år 2014 har kommunen använt ett digitaliserat system för rapportering av olycksfall och tillbud. Under år 2014 användes rapporteringssystemet RiskPrio. Under sommaren år 2015 övergick kommunen till systemet KIA. Tidigare skedde rapporteringen via skriftliga blanketter. I Cesam presenteras sjukfrånvaro samt kommunövergripande statistik om arbetsskador och tillbud en gång per år. Enligt Cesams protokoll skedde detta i början av år Vi har tagit del av konimunövergripande statistik avseende rapporterade olycksfall och tillbud, se diagram 1 nedan MER Ii I diagrammet kan noteras en markant ökning av antal rapporterade olycksfall och tillbud år 2014 och 2015 i förhållande till år 2012 och Även mellan år 2014 till år 2015 har en markant ökning skett. Enligt personalbokslutet för år 2014 har det under 2014 anmälts 310 tillbud och 62 ' Se information om förvaltningarnas uppföljningar under avsnitt

83 KPMG Upplands-Bro kommun Systematiskt arbetsmiljöarbete arbetsskador. Av de 310 tillbuden handlade 152 anmälningar om hot och våld. Det har under granskningen uppgivits att en orsak till ökningen kan vara att rapporteringen blivit lättare via ett digitaliserat systern och att ökningen kan bero på att det tidigare varit ett stort mörkertal vad gäller anmälningar. Utifrån systemet KIA kan respektive chef sammanställa information om antal olyckor och tillbud för sin respektive avdelning/enhet/arbetsgrupp. Det har vidare uppgivits vara respektive förvaltnings ansvar att arbeta vidare med statistiken för sin verksamhet och att det är ansvarig chef som ansvarar för uppföljningen. Fackliga företrädare ser positivt på det nya systemet KIA som införts och anser att det har blivit lättare att rapportera händelser (då det är lättare med inloggning till systemet samt rapportering). Fackliga företrädare har även uppgivit att det tidigare förmodligen var ett stort mörkertal, där händelser inte anmäldes. Fackliga företrädare tyckte då inte att statistiken verkade rättvisande. Från vissa fackliga företrädare har det uppgivits att det vore fördelaktigt med mer utbildning i KIA. Fackliga företrädare har vidare uppgivit att problematiken avseende hot och våld i skolan har uppmärksammats i rapporteringen. 200 Under år 2015 har detta lyfts samt 180 diskuterats i Cesam. Föreläsning har genomförts av företagshälsovården för skyddsombuden utifrån detta Tillbud skada/olycksfall riskobservation Utifrån den kommunövergripande rapporteringen är fördelningen mellan tillbud, skada/olycksfall samt riskobservation enligt diagrammet till vänster. De 10 vanligaste platserna för arbetsmiljöhändelser som inträffat i kommunen är; Klassrum/lektionssal= Hos brukare ;Åtskilt boen._. ~ Skolgård Eltrigt MHem~ ~~ Korridorltraprihus~ Idrottshall Entré, 1 Allmän plats ellikames Matsal/fikarum Has brukare (enskilt hem) Olycksfall Ni Tillbud Riskobservation 9

84 / PMG Upplands-Bro kommun Systematiskt arbetsmiljöarbete En problematik som varit svår att hantera är hot och våld. Avsikten är att vid nästa chefsforum (i maj) så kommer en föreläsning ske inom området. Detaljerad statistik finns även avseende utbildningskontoret samt socialkontoret för år Inom utbildningskontoret har en workshop/utbildning med rektorer avseende hot och våld under en halv dag genomförts. Inom utbildningsförvaltningen sker inte en årlig övergripande genomgång av statistiken i den lokala sarnverkansgruppen. En redovisning av inrapporterade incidenter under år 2015 har skett till utbildningsnämnden Enligt uppgift, brukar nämnden vanligtvis informeras om statistiken två gånger per år. I socialnämndens kvalitetsberättelse, inom ramen för nämndens uppföljning av internkontrollplanen för år 2014, finns en kontroll avseende uppföljning och sammanställning av anmälda arbetsskador, tillbud, hot och våld. Uppföljning och sammanställning anges ha genomförts under året genom systemstödet March plus. Totalt anges 25 arbetsskador/tillbud ha inrapporterats. I den interna kontrollplanen för år 2015 finns kontroller avseende FAS-avtal, medarbetarenkät, arbetsmiljö (statistik anmälda händelser) samt systematiskt arbetsmiljöarbete. Enligt uppgift diskuteras handlingar till nämnden vid den lokala samverkan. Den lokala samverkansgruppen har därigenom getts möjlighet att ta del av informationen om olycks- och skaderapportering. 3.5 Skriftliga avtal om tilldelning av arbetsmiljöuppgifter I 6 AFS 2001:1 stipuleras att arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsgivaren skall se till att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många, och har de befogenheter och resurser samt den kompetens som behövs. I samband med granskningen har vi genomfört ett stickprov avseende huruvida tilldelning av arbetsmiljöuppgifter skett. Utifrån information från personalstaben finns totalt 38 chefer (med budget- och personalansvar) inom socialkontoret samt utbildningskontoret. Av dessa har vi bett att få ta del av eventuell tilldelning av arbetsmiljöuppgifter för 20 chefer, 10 inom socialkontoret och 10 inom utbildningskontoret. Av 10 chefer inom socialkontoret hade arbetsmiljöuppgifter fördelats till 9 av 10 chefer. I samband med stickprovet saknades således en underskriven tilldelning av arbetsmiljöuppgifter. Inom utbildningskontoret saknades två fördelningar av arbetsmiljöuppgifter. Det har under granskningen uppgivits att en översyn pågår för att säkerställa att tilldelning av arbetsmiljöuppgifter skett inom utbildningskontorets verksamhet. Inom utbildningskontoret noterar vi även att fyra tilldelningar av arbetsmiljöuppgifter har skett från förvaltningschef till avdelningschefer innan tilldelningen av arbetsmiljöuppgifter skedde från ordföranden till förvaltningschef, dvs. arbetsmiljöuppgifter hade inte tilldelats förvaltningschefen och kunde egentligen inte fördelas vidare. 10

85 KPMG Upplands-Bro kommun Systematiskt arbetsnziljöarbete Kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön En medarbetarundersökning genomförs vartannat år. Vartannat år genomförs även en HMEundersökning'. Den senaste medarbetarundersökningen genomfördes år 2014 och ska genomföras under hösten I slutet av år 2015 genomfördes den senaste HME-undersökningen, som sammanställdes i början av år Medarbetarundersökningen från år 2014 hade en svarsfrekvens inom socialkontoret motsvarande 66 procent och inom utbildningskontoret motsvarande 74 procent. För socialförvaltningens del har en orsak uppgivits vara lågt datoranvändande. Den fråga som ställts med främst bäring mot det systematiska arbetsmiljöarbetet avser "min fysiska arbetsmiljö är tillfredställande". Uppföljning av medarbetarundersökningen skulle ske genom att samtliga chefer utformade en handlingsplan utifrån sitt resultat. Resultatet skulle även presenteras samt diskuteras på en arbetsplatsträff. Det förekommer även att enheterna i de olika verksamheterna genomför egna undersökningar av den psykosociala arbetsmiljön genom enkäter, via utvecklingsgrupper eller liknande. Dessutom ska arbetsmiljöfrågor diskuteras vid utvecklingssamtalen. Inom ramen för stickprovet av fyra verksamheter har det i två verksamhet funnits en psykosocial undersökning, utöver HME-enkäten. Från fackliga företrädare har det under granskningen uppgivits att medarbetarundersökningen hade låg svarsfrekvens. Vidare har det uppgivits att uppföljningen av enkäternas resultat på enheterna kan bli bättre och att det är viktigt att man arbetar vidare med den problematik som förts fram via enkäten. 3.7 Anställningsformer Anställningsformerna3 i kommunen fördelas (enligt uppgift från personalkontoret) enligt följande; Förv Anstform Ansturval Syssgrad Personer Socialkontor Allmän Visstid Tidsbegr. månadslön deltid 8 Socialkontor Allmän Visstid Tidsbegr. månadslön heltid 12 Socialkontor Besttid Eg Vik Tidsbegr. månadslön deltid 12 Socialkontor Besttid Eg Vik Tidsbegr. månadslön heltid 3 Socialkontor Tills Vidare Tv anställning deltid 192 Socialkontor Tills Vidare Tv anställning heltid 228 Socialkontor Vikariat Interm Timanställda Socialkontor Viss Tid >67 År Tidsbegr. månadslön deltid/timanst 20 Socialkontor Viss Tid Prov Tidsbegr. månadslön heltid 7 2 HME-enkät avser Hållbart medarbetarengagemang och nio frågor som är framtagna av SKL. Dessa avser motivation, ledarskap och styrning. 3 Anställningsformer i tabellen avser tillsvidareanställning, tidsbegränsad anställning avseende allmän visstidsanställning, vikariat, provanställning, anställning över 67 år m.m. (därutöver tillkommer "visst arbete"). 1 övrigt anges även vikariat intermittent samt viss tid trygghetsanställning. Detta anges utifrån tidsbegränsad tillsvidareanställning, tidsbegränsad månadslön, timanställda och övrigt. 11

86 Upplands-Bro kommun Systematiskt arbetsmiljöarbete Socialkontor Visst Arb Inter Timanställda 0 54 Socialkontor Visst Arbete Övriga Socialkontor ---i _ Visst Arbete Tidsbegr. månadslön heltid 26 Socialkontor Visst Arbete Timanställda Socialkontor Visst Arbete Övriga 0 38 Utbildningskontor Allmän Visstid Tidsbegr. månadslön deltid 42 Utbildningskontor Allmän Visstid Tidsbegr. månadslön heltid 48 Utbildningskontor Besttid Eg Vik Tidsbegr. månadslön deltid 7 Utbildningskontor Besttid Eg Vik : Tidsbegr. månadslön heltid 16 Utbildningskontor Leg.Grund Anst Tidsbegr. månadslön heltid 1 Utbildningskontor Lärare Övgbest Tv anställning heltid 2 Utbildningskontor Obeh Skollagen Tidsbegr. månadslön deltid 20 Utbildningskontor Obeh Skollagen Tidsbegr. månadslön heltid 19 Utbildningskontor Tills Vidare Tv anställning deltid 95 Utbildningskontor Tills Vidare Tv anställning heltid 739 Utbildningskontor Vikariat Interm Timanställda Utbildningskontor Viss Tid >67 År, Tidsbegr. månadslön deltid Utbildningskontor Viss Tid >67 År Tidsbegr. månadslön heltid 2 Utbildningskontor Viss Tid >67 År LTimanställda 0 29 Utbildningskontor Viss Tid Prov 1 Tidsbegr. månadslön deltid 1 Utbildningskontor I Viss Tid Prov 1 Tidsbegr. månadslön heltid 16 Utbildningskontor Viss Tid Tryggh Tidsbegr. månadslön deltid 1 1 Utbildningskontor Visst Arbete Övriga 0 14 I kommunens personalbokslut för år 2014 anges att frågan om heltid/deltid har i Upplands-Bro kommun varit aktuell sedan Mellan och genomfördes ett projekt om rätt till heltid inom äldreboenden och hemtjänsten. Detta permanentades efter utvärdering Efter samma utvärdering kom man fram till att projektet ska permanentläggas i den mån det är möjligt inom hela kommunen. Rätt till heltid anges inte vara ett projekt som enkelt kan implementeras. Det handlar om en radikal kulturförändring där hela organisationen ska börja tänka över gränser och se rätt till heltid som en del av sin vardag. 4 Pan-anställda, dvs, anställd som personlig assistent, ledsagare eller avlösare på anmodan av enskild funktionsnedsatt enligt gällande lagstiftning. Anställning för begränsad tid för visst arbete. 5 Pan-anställda 6 Pan-anställda 7 Pan-anställda 8 Pan-anställda 12

87 KPMG Upplands-Bro komnzun Systematiskt arbetsmiljöarbete Sammanfattande kommentarer Granskningen visar att Upplands-Bro kommun följer arbetsmiljölagen samt arbetsmiljöverkets föreskrifter i huvudsak, men att förbättringsområden finns. Se tabell nedan för sammanfattade bedömning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej Delvis9 1 Arbetsmiljöpolicy < Mål inom det systematiska arbetsmiljöarbetet < 2 Skriftliga riskanalyser < Skriftliga handlingsplaner utifrån riskanalyserna av arbetsmiljön A/ 3 Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet < Rapportering av inträffade olyckor och tillbud < 4 Skriftligt avtal om tilldelning av arbetsmiljöuppgifter < 5 Kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön < 1. Kommunen har en arbetsmiljöpolicy samt arbetsmiljömål som beslutats av fullmäktige. Dokumentet reviderades senast år 2010, varmed vi rekommenderar en översyn och eventuell uppdatering. Kommunen har ett kommunövergripande mål avseende "Vara en attraktiv arbetsgivare". För år 2016 har ett delmål knutet till detta avsett att "arbetsmiljön och arbetssättet på kommunens arbetsplatser ska anpassas utifrån medarbetarnas behov genom ett systematiskt arbetsmiljöarbete". Enligt uppgift kommer en större vikt läggas på att följa det systematiska arbetsmiljöarbetet under året utifrån detta mål, vilket vi anser vara positivt. Det är även positivt om respektive kontor tar fram egna arbetsmiljömål för den enskilda verksamheten. 2. En riskanalys och handlingsplan upprättas inte centralt" för socialkontoret eller utbildningskontoret. En fysisk arbetsmiljörond genomförs enligt uppgift i samarbete med personalstaben, utvalda medarbetare samt skyddsombud i kommunhuset. 9 Efterlevs delvis. Se kommentarer efter tabellen för mer information. 10 Dvs, för förvaltningsledningen med förvaltningschef och avdelningschefer samt ev. stab. 13

88 KPMG Upplands-Bro kommun Systematiskt arbetsmiljöarbete Inom ramen för stickprovet har vi (för år 2015) efterfrågat skyddsrondsprotokoll, riskanalyser och handlingsplaner från fyra verksamheter samt även avseende Furuhällshu set. Vi har då noterat att mallarna ser olika ut mellan förvaltningarna, att utformningen av arbetet skiljer sig åt samt att det i vissa verksamheter inte skett/upprättats antingen skyddsrondsprotokoll, riskbedömning och/eller handlingsplan. Det är viktigt att skyddsrond och riskbedömning dokumenteras samt att en bedömning sker om riskerna är allvarliga eller inte och att det i handlingsplanen anges vem som är ansvarig för att åtgärder genomförs och när de ska vara genomförda. Det är även viktigt med en röd tråd avseende att genomföra en skyddsrond samt upprätta en riskanalys och handlingsplan (i de fall riskerna inte åtgärdas omedelbart). Det är även viktigt att ett systematiskt arbete sker avseende detta liksom uppföljning av att riktlinjerna avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet efterlevs. Dokumentationen för riskanalyser och handlingsplaner inom arbetsmiljön behöver göras mer strukturerat och enhetligt för att stärka det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vi rekommenderar även att utbildningskontoret och socialkontoret tar fram egna riskanalyser och handlingsplaner centralt då arbetsmiljöronden i kommunhuset endast berör den fysiska arbetsmiljön. 3. En uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet har inte skett centralt för socialkontoret eller utbildningskontoret. Vi ser dock positivt på den kvalitetsuppföljning som sker inom socialkontoret och till nämnden, där arbetsmiljöarbetet inom enskilda enheter berörs och följs upp. I samband med stickprovet av fyra verksamheter hade en verksamhet utfört en uppföljning via mallen för årlig revidering av arbetet. En ny mall för årlig revidering av arbetet har upprättats under år Under år 2016 kommer personalstaben följa upp arbetet med detta. Statistik avseende olyckor och tillbud diskuteras årligen i den centrala samverkansgruppen. Utbildningsnämnden har informerats om statistiken för utbildningskontoret avseende år Inom utbildningskontorets lokala samverkansgrupp (USAM) sker inte en årlig övergripande genomgång av statistiken, vilket är något som vi rekommenderar. För socialnämnden sker information i nämndens kvalitetsberättelse, där det inom ramen för nämndens internkontrollplan finns en kontroll avseende uppföljning och sammanställning av anmälda arbetsskador, tillbud, hot och våld. Enligt uppgift diskuteras handlingar till nämnden vid den lokala samverkan. 4. I samband med stickprov saknades tre (av totalt 20 som ingick i urvalet) tilldelningar av arbetsmiljöuppgifter. Inom utbildningskontoret noterar vi även att fyra tilldelningar av arbetsmiljöuppgifter har skett från förvaltningschef till avdelningschefer innan tilldelningen av arbetsmiljöuppgifter skedde från ordföranden till förvaltningschef. Det finns därmed brister beträffande detta och en uppföljning av vilka dokumenterade uppgiftsfördelningar avseende arbetsmiljö som finns bör därmed göras. 5. En medarbetarundersökning respektive en HME-enkät genomförs vartannat år. I den medarbetarundersökning som genomfördes år 2014 var svarsfrekvensen inom socialkontoret endast 66 procent. Svarsfrekvensen inom utbildningskontoret uppgick till 74 procent. Uppföljning av dessa ska ske genom att respektive chef utformar en handlingsplan från resultatet samt att det diskuteras med medarbetare vid arbetsplatsträff. Vi anser det vara viktigt att uppföljning sker av enkätundersökningarna. Vidare rekommenderar vi även att information sker till nämnden om det övergripande resultatet samt vidtagna åtgärder. Vi uppfattar att samverkan mellan arbetsgivaren och arbetstagarna fungerar tillfredställande, men det är viktigt att arbetsgivaren följer avtal beträffande antal arbetsplatsträffar samt att 14

89 KPMG Upplands-Bro kommun Systematiskt arbetsmiljöarbete samverkansmöten genomförs med kontinuitet. Vi noterar att det i samverkansavtalet inte framgår information om mötesfrekvens för samverkan, utöver den information som anges om antal arbetsplatsträffar. Vi rekommenderar därför att detta förtydligas samt att en övervägan sker av att i övrigt uppdatera samverkansavtalet. KPMG, dag som ovan Lina Olsson Kommunal revisor Monica Rådestad Certifierad kommunal revisor 15

90 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Jesper Sjögren Stabschef Utbildningskontoret jesper.sjogren@upplands-bro.se Datum Vår beteckning Er beteckning UN 16/0005 Utbildningsnämnden Delårsbokslut 2016 med helårsprognos Förslag till beslut Utbildningskontorets verksamhetsberättelse delår april 2016 godkänns och överlämnas till Kommunstyrelsen. Sammanfattning Utbildningskontoret har skrivit en verksamhetsberättelse per 30 april med helårsprognos för ekonomin. Beslutsunderlag Utbildningskontorets tjänsteskrivelse den 10 maj 2016 Verksamhetsrapport april 2016 Ärendet Delårsbokslutet innehåller en redogörelse för Utbildningsnämndens verksamhet och resultat under årets första fyra månader. Dessutom innehåller rapporten en helårsprognos för nämndens ekonomiska resultat. Barnperspektiv Ur ett barnperspektiv är det viktigt att höja kvaliteten i verksamheterna. En viktig förutsättning för detta är att tilldelade budgetmedel används effektivt och till de insatser som avsetts. Kaj Söder Utbildningschef Jesper Sjögren Stabschef Bilagor 1. Verksamhetsrapport april 2016 UBK1005, v2.0, Beslut sänds till Kommunstyrelsen Postadress: Upplands-Bro kommun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: kommun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

91 Verksamhetsrapport april 2016 Utbildningsnämnden Tertial