UMEVA, Robertsfors kommun, Vännäs kommun, Bjurholms kommun, Vindelns kommun, Sorsele kommun.

Transkript

1 Detta dokument är en kopia av det avtal som kommer att tecknas med vinnande anbudsgivare (säljaren). Avtalet kommer att kompletteras med säljarens organisationsnummer och företagsnamn innan avtal tecknas mellan parterna. Detta dokument skall inte bifogas anbudet. 1 Upphandlare: Namn Thomas Lundsten E-post thomas.lundsten@umea.se Telefon Information om upphandlande myndighet Umeå Kommun är den upphandlande myndigheten och agerar som inköpscentral, enligt LOU. Avtalet tecknas med andra upphandlande myndigheter, enligt P. 2.1, som avropsberättigade. 2.1 Avropsberättigade UMEVA, Robertsfors kommun, Vännäs kommun, Bjurholms kommun, Vindelns kommun, Sorsele kommun. 3 Uppdraget och dess omfattning Upphandlingen omfattar husgeråd. Beräknad årsvolym för de upphandlande enheterna är ca kr. 4 Avtalstid Från och med till och med med möjlighet till förlängning till och med Överenskommelse om förlängning skall vara skriftlig. En överenskommelse om att utnyttja avtalets förlängning bör ske senast 6 månader innan avtalets utgångsdatum. 5 Priser Pris gäller enligt Svarsbilaga pris. Priserna är fasta t.o.m och angivna netto, exklusive moms. 6 Prisjustering Prisjustering kan endast ske efter fastprisperiodens utgång. Avtalade priser justeras årsvis (12 månaders period) efter fastprisperioden med förändringen av konsumentprisindex, huvudgrupp inventarier och hushållsvaror, med augusti månad 2012 som basmånad. Leverantörens beräkning av prisändring ska skickas till köparen senast en månad innan prisökning ska träda ikraft. Om marknadsläget ändras på sådant sätt att den allmänna prisnivån för avtalade varor eller tjänster sjunker, ska priserna sänkas i motsvarande grad. Prissänkningar skall komma köparen tillgodo med omedelbar verkan. Om varor under kampanjer eller dylikt utbjuds till priser som understiger de avtalade skall det lägre priset debiteras. 1

2 7 Mervärdesskatt Tillkommer enligt gällande lagstiftning. 8 Volymer Angivna volymer i förfrågningsunderlaget gäller utan förbindelse under avtalsperioden. 9 Sortiment och kvalitet I uppdragsbeskrivningen anges allmänna sortiment och kvalitetskrav enligt följande. Tallrikar, muggar, porslin och plastprodukter skall vara stapelbara Plastprodukter skall vara godkända för livsmedel Färgat porslin skall ha klart avgränsade ytor och ha starka färger Färgdetaljer på porslin och plastprodukter skall bibehållas intakta vid normal disk i diskmaskin All serveringsutrustning skall tåla maskindisk Rostfria tänger skall inte vara värmeledande. 10 Förändring av huvudmannaskap mm Säljare skall acceptera de förändringar i avtalstillämpning eller underlaget för leveransens omfattning som kan bli följden av förändringar i huvudmannaskap, organisation eller inriktning av köparens verksamhet. 11 Ändringar och tillägg till detta avtal Parterna äger rätt att aktualisera förändringar i detta avtal, såsom tillägg eller byte av artiklar på grund av exempelvis sortimentsförändringar. Utbytta artiklar ska hålla minst likvärdig kvalitet som de ursprungligen avtalade och säljas till den utbytta artikelns pris eller lägre. Köparen ska godkänna alla ändringar och tillägg innan dessa träder i kraft. 12 Beställningar Köparens representanter skickar säljaren skriftliga beställningar/rekvisitioner mot detta avtal. För s del sker beställningar via kommunens beställningssystem. Beställningen kommer därför som ett fax, e-post eller en elektroniskt beställning Elektronisk handel Kommunen eftersträvar elektroniskt utbyte av beställningar, ordersvar och fakturor. Syftet är att göra inköpsprocessen effektivare. En standard som tillämpas är SFTI (Single Face To Industry) som framtagits för den offentliga sektorn i landet. Det är av stor vikt att kommunens leverantörer kan handla elektroniskt med kommunen, eftersom elektronisk handel spar kostnader i alla led. Att handla elektroniskt innebär att leverantören skall kunna lämna och ta emot elektroniska meddelanden, allt enligt SFTI-standard eller annan överenskommen standard. Inom offentliga sektorn (Kommunförbundet/Landstingsförbundet) pågår utvecklingen av olika standards för elektroniska meddelanden. Kommunen följer de anvisningar som utges av Svenska kommunförbundet och EAN-Sverige. Anbudsgivare bör ange hur långt man kommit i arbetet med att införa elektronisk handel enligt SFTI, vilka meddelanden man kan skicka / ta emot, samt vilka versioner av dessa meddelanden man kan hantera. Om anbudsgivare inte har infört eller påbörjat införande av elektronisk handel 2

3 bör besked ges i anbudet om när man avser komma igång med ett införande och i så fall när detta senast beräknas kunna ske. Anbudsgivare skall ( om man ej kan leverera i SFTI-standard ) ange om man kan leverera en elektronisk faktura i annan standard än SFTI. Anbudsgivaren svarar själv för samtliga egna kostnader (investeringar, drift m.m.) som är förknippade med elektronisk handel. Det åligger er som leverantör att säkerställa att detta villkor är uppfyllt senast 3 månader efter att kommun begärt detta. 13 Leveransvillkor Tjänsterna ska levereras fritt respektive leveransadress. 14 Leveranser Leveranser skall ske till i respektive beställning angiven leveransadress. Med varje leverans skall följesedel eller liknande bifogas. Lagerfört material levereras omgående, dock inom 7 arbetsdagar, om inte annan leveranstid anges i beställning. Leveranstidpunkt i datumformat ska kunna anges samt verifieras till beställaren när detta efterfrågas Ersättningsleverans Ersättningsleverans godkänds inte utan särskilt medgivande från köparens representant/ beställare Returer Retur av felleverans eller felaktig vara bekostas av säljaren under förutsättning att felet beror på säljaren. Beror felet på köparen bekostas returfrakten av köparen. Vid returer av lagervaror görs inga returavdrag Reklamation Förekommande reklamationer där ställda kvalitetskrav ej uppfylls ska omedelbart, utan kostnad för köparen, ersättas av säljaren Godsmärkning och förpackning Godsmärke enligt beställning skall anges på varje godssändning. Varor tillhörande olika beställningar särpackas och märks med respektive godsmärke. 15 Leveransförsening Om säljaren finner att leverans inte kan ske i rätt tid eller om leveransförsening framstår som sannolik, ska säljaren utan dröjsmål skriftligt meddela köparen detta. Orsakerna till förseningen, samt den tid som leverans beräknas ske, skall meddelas. Beror förseningen på omständighet som omfattas av force majeure eller på omständighet som köparen ansvarar för skall avtalad leveranstid förlängas med tid som anses skälig Leveransförsening och vite Levererar inte säljaren avtalade produkter i rätt tid har köparen rätt till vite. För varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar skall vite utgå med 5% av värdet på den del av leveransen som p.g.a. förseningen inte kunnat tas i bruk. Vitet i sin helhet skall dock inte överskrida 20 % av angivna värde. 3

4 16 Statistik och vite Statistik och uppföljning är en mycket viktig del i avtalet och skall levereras månadsvis till upphandlingsbyrån. Statistik skall levereras för föregående månad senast 15 dagar in på nästkommande månad. Köparen har rätt att utkräva vite om inte leverantören lämnar begärd statistik i tid. Köparen kan begära 2% på beräknad inköpsvolym föregående månad. Totala vitet per år ska inte överstiga mer än 10% av den beräknade halvårsvolymen. Statistik ska kunna lämnas i excelformat på produktnivå enligt punkt 25.0 Statistik, och per upphandlande myndighet. Vid avtalsuppstart görs överenskommelse och plan för statistikens leverans. Vite förfaller till betalning efter skriftligt krav från köparen. 17 Skadestånd Om avtalet/köpet hävs helt eller delvis på grund av säljaren, har köparen, förutom rätt till vite, även rätt till ersättning för skada som köparen lidit. 18 Garantier Säljaren ska lämna minst ett års garanti på levererade produkter. 19 Faktura Faktura utställs och sänds till angiven fakturaadress. Beställare och beställnings- /rekvisitionsnummer,leveransadress samt beställningsreferens skall tydligt anges på varje faktura. 20 Elektronisk fakturering har målsättningen att öka de elektroniska fakturorna. kommer att följa fastställd föreskrift, VERVAFS 2007:1 som anger att fakturorna ska följa specifikationen SFTI Basic Invoice version 1.0: Basic Invoice_1.0/index.html, i dagligt tal Svefaktura. Det åligger er som säljare att säkerställa att detta villkor är uppfyllt senast 6 månader efter att kommunen begärt detta. Införande av e-faktura ska göras i samråd med köparen för att säkerställa att fakturainnehållet överrensstämmer med köparens kundunika fältvariabler enligt denna standard. 21 Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och fakturans ankomstdatum. Fakturor som ej klart preciserar vad som levererats kommer inte att betalas. Köparen godkänner inte faktureringsavgift eller annan avgift som läggs till fakturabeloppet. 22 Dröjsmålsränta Köparen godkänner att uppkommen dröjsmålsränta får debiteras enligt räntelagens regler. 23 Tillstånd, ansvar och försäkringar Säljaren skall vara väl förtrogen med de anvisningar som vid varje tidpunkt gäller för all hantering som ingår i avtalat uppdrag. Säljaren skall vidare inhämta alla nödvändiga tillstånd som erfordras för utförande av här avtalat. Säljaren skall inneha företagsförsäkring och ansvarsförsäkring eller motsvarande anpassad för det aktuella avtalsområdet. 4

5 24 Information/Samråd Parterna skall fortlöpande hålla varandra informerade om förhållanden som i något avseende kan påverka vad som här avtalats. 25 Statistik Statistikuppgifter skall utan kostnad delges Köparen vid anmodan, under avtalsperioden. Det åligger säljaren att på begäran lämna uppgifter om såld varumängd under en viss period (t.ex. tre, sex eller tolv månader) samt ackumulerat för året. Inlämningsdatum för uppgifterna avtalas i samband med avtalets tecknande. Såld varumängd skall kunna redovisas per varugrupp, artikel, i antal, styckepris och summa kronor. Volymerna ska kunna redovisas för avtalets helhet, avtalets parter ex. vis Umeå kommun respektive kranskommuner och även uppdelat på beställande enhet (ex. boendet prästbordet). Statistik lämnas digitalt i format Ms. Excel. Statistik är prioriterat från köparen och fördjupade avtals- och statistikuppföljningar kommer att göras minst två gånger per år. 26 Avtalshandlingar För avtalet gäller nedanstående handlingar. Dessa handlingar kompletterar varandra och förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg som överenskommits mellan parterna. 2. Detta avtal med bilagor. 3. Förfrågningsunderlaget ( ) inkl bilagor och ev. kompletteringar 4. ALOS 05, Allmänna bestämmelser för leverans av varor (utan montage) till offentlig sektor. 4. Säljarens anbud (ankomst datum 20xx-xx-xx) inkl bilagor och ev. kompletteringar 27 Tvist Om tvist uppstår inom ramen för detta avtal skall den i första hand lösas av parterna. I andra hand skall tvist hänskjutas till svensk allmän domstol på Köparens hemort och avgöras enligt svensk rätt. 28 Överlåtelse av avtal Säljaren får inte överlåta detta avtal på annan utan köparens medgivande. 29 Underleverantörer Anlitar säljaren underleverantör skall dessa godkännas av Köparen. 30 Uppsägning av avtal Om säljaren under avtalstiden inte uppfyller nedanstående punkter är parterna överens om att detta är rättslig grund för köparen att häva detta avtal utan att säljaren kan ställa ekonomiska krav på köparen. 5

6 Sådan hävning kan ske med omedelbar verkan om inte parterna skriftligen godkänt och kommit överens om annat. Säljaren ska under avtalstiden: Vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret och registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdeskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. inneha giltigt F-skattebevis. inte vara i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. inte vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. inte vara dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom. inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. ha fullgjort sina åligganden avseende både socialförsäkringsavgifter och skatter både i det egna landet och i Sverige. Endera parten äger rätt att säga upp detta avtal om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägning skall vara skriftlig för att äga giltighet. Vidare har köparen rätt att säga upp avtalet om köparen är berättigad till maximalt vite och därefter kräver leverans inom en sista skälig tidsfrist, som skall vara minst en vecka och säljaren inte levererar inom denna tidsfrist. Dessa rättigheter till hävning av avtalet föreligger om den försummelse som orsakar förseningen beror på omständighet som säljaren bär ansvaret för. För säljare från annat land än Sverige gäller motsvarande krav i tillämplig omfattning. 31 Diskriminering Säljaren eller underleverantör som denna anlitar, får inte i sin näringsverksamhet diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller arbetssökande. Brister säljaren i fullgörandet av detta åtagande äger kommunen rätt att häva avtalet. 32 Miljöaspekter Det åligger säljaren att kontinuerligt arbeta med miljöfrågor inom den verksamhet som de verkar inom. Säljaren skall inneha samtliga miljötillstånd som kan krävas för den verksamhet som bedrivs. Köparen förbehåller sig rätten att ta del av säljarens egna miljörevisioner samt delta vid revisioner av säljaren och dess underleverantörer som nyttjas för att fullgöra detta avtal. Köparen strävar efter att upphandla produkter/tjänster som är skonsamma mot miljön. En grundprincip är att en produkt/tjänst inte bör bidra till några onödiga eller för miljön skadliga ämnen för att uppfylla sitt syfte. Köparen strävar även efter att påverka andra att handla miljömässigt genom att vara ett gott exempel. En miljöanpassad produkt skall efter att den har använts för sitt ursprungliga ändamål helst vara biologiskt nedbrytbar, kunna återanvändas eller återvinnas. 33 Sociala och etiska krav Säljaren ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter som levereras till köparen skall vara framställda under förhållanden som är förenliga med: 6

7 ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 0ch 182 FN:s barnkonvention, artikel 32 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet 7