Protokoll för planeringsmöte VBHC och VM

Transkript

1 Protokoll för planeringsmöte VBHC och VM Plats: Klubbstugan Vintrosa Tid: Sammankallande: Ted Rylander Närvarande: Ulrica Rydén, Ted Rylander, Andreas Wedén, Jette Bodin, Petra Wedén, Helena Boström, David Pettersson, Anders Larsson, Mats Juhlin, Niklas Åsbom, Emil Larsson och Lisa Backgård. VBHC 2015 Årets cup kommer att anordnas men det är oklart hur stor den blir (sista dag för anmälan/betalning är 1/7). Några få engagerade, som det är idag, behöver bli fler om cupen ska fortsätta leva vidare och antalet lag behöver bli fler, ungdomslagen behöver komma in i cupen. Det kommer i sin tur öka behovet av engagemang från föräldrar. En satsning för att nå detta kommer att göras redan till årets cup genom att, enligt beslut på senaste styrelsemötet, aktivt bjuda in lag från föreningar i närområdet samt erbjuda dem att delta kostnadsfritt (med max två lag/förening). Helena har hittills bjudit in ÖSK, Hallsberg och Lindesberg att delta i cupen. ÖSK vill ställa upp med två lag F01/02, Hallsberg och Lindesberg har inte svarat. Vi kommer överens om att Helena ska fortsätta med förfrågningar till Kumla, SMÅ och Nora. VIS kan i teorin ställa upp med två lag 02/03 och två lag 04/05. Tränarna i respektive lag ska informera om cupen och ta upp anmälan snart, så att vi får veta hur många egna lag vi har. För P06/07 och F07/08 planeras uppvisningsmatcher om intresse finns i lagen. Om U-lagen ska vara med behöver cupen pågå i två dagar. Om U-lagen inte är med kommer cupen troligtvis bara pågå i en dag (lördagen). Sista anmälan för U-lagen kommer att vara 1/6. Efter detta kan planeringen fortsätta. Vad behöver lösas inför cupen? På grund av skolbygget och renovering av hallen är det inte säkert att hallen finns tillgänglig under cupen. Futurum har lovat att ställa upp baracker med toaletter och duschar om hallen inte kan användas. Om cupen ska pågå under två dagar finns behov av att lösa övernattning för vissa lag som reser långt. Det kommer att bli svårare med parkering i år eftersom en del av den yta som man tidigare år har använt till parkering nu kommer att användas till förvaring av byggmaterial.

2 Alternativ lösning? Kiosk har tidigare ordnats i en mobil kioskvagn, denna är i behov av återuppbyggnad eftersom den gamla var i dåligt skick. Oklart om detta kommer hinna ordnas till VBHC. Området behöver snyggas till genom bla gräsröjning/klippning. Ett förslag är att det bokas en eller två arbetsdagar (förslagsvis i mitten på juni) då hela föreningen bjuds in till att hjälpa till. Under cupen behövs hjälp från föräldrar med att sitta i sekretariatet och med att jobba i kiosken (ingen utbildning behövs för att sitta i sekretariatet). Ted ska skicka ut en information via mail till alla i föreningen, alternativt lägga ut på laget.se, där han informerar om VBHC samt förklarar att det är önskvärt med hjälp och engagemang från alla för att cupen ska bli av. En viktig motivationsfaktor i detta är att engagemanget kan/ska generera pengar till lagens lagkassor. VBHC 2016 och framåt För att kunna anordna VBHC även i fortsättningen, samt underlätta för andra att ta över arbetsuppgifter, finns behov av en beskrivning av de olika arbetsuppgifterna inför, under och efter cupen (liknande den som VM har). Vad behövs göras och när? Emil, Anders, Niklas och David ska strukturera upp behoven och arbetsuppgifterna. David tar ansvar för att detta blir gjort. Marknadsföringen av cupen har de senaste åren av olika anledningar minskat. En ny satsning behöver göras här. VM 2015 Det beslutas att vi i år kommer att sälja hamburgare i kiosken. Det kommer då att behövas mer folk till inköp och kiosk. Lämpligt är att Öfre Säby ordnar detta tillsammans med Nedre Säby för att det ska bli hanterbart. Förra året var kiosken utomhus men i år kommer vi att ha kiosken i klubbstugan. Om VBHC s kioskvagn är färdigställd kan denna användas istället. Den gräsyta som finns i nuläget kommer att finnas även i augusti. Det finns då fortfarande utrymme för två planer. Pokalen ska graveras med tidigare vinnare. Andreas W kollar upp detta.

3 Dobbskor kommer att vara godkända i år - detta behöver ändras i informationsmaterialet. Tävlingsledningen: Daniel Barmé har flyttat och Ted tar hans plats. Marknadsföring/sponsring: Helena Boström och Jennie Bodin fortsätter. Kringaktiviteter: -Ponnyridning: Helena kollar med Jennie om det går att ordna även i år. Hon kollar även hur det fungerar med försäkring. -Femkamp: svalt intresse förra året. Lisa kollar med Camilla om de vill göra om detta i år också eller om det ska tas bort. -Hoppborg: aktiviteten i hoppborgen (den som är som en hinderbana) kan styras upp till tävlingar blandat med fri lek. Helena bokar hoppborg. -Tipspromenad: Ted ordnar detta som förra året. -Godisregn: I år kommer vi inte att bli sponsrade med godis. Ulrica kollar vad det kostar på snabbgrossen och om vi kan få specialpris på ICA Falken. Gemensamma aktiviteter VBHC och VM Helena har ordnat med skyltar både till VBHC och VM. När informationen om VM delas ut i postlådorna ska det även bifogas info om VBHC. Emil tar fram en kort presentation som han mailar till Ted. VBHC investerade förra året i en gasolgrill som även kan användas under VM. Inköp till kiosk: till VM handlade Ulrica och Anna på Snabbgrossen. Ulrica kollar med Anna om de kan handla även till VBHC samtidigt. Det finns en inköpsplanering till VBHC som Emils mamma har gjort. Emil ber henne att ta fram den. Hoppborg: om VBHC pågår i två dagar, med ungdomslag ena dagen, skulle det vara bra med hoppborg även då. Helena kollar om vi kan få ett bra pris när vi bokar två helger efter varandra. Avslutningen 9/5 En avstämning görs inför avslutniningen. Emil meddelar att 5-10 spelare från Herrlaget kommer på avslutningen, han kollar upp det ytterligare under veckan. Ulrica och Anna handlar till kiosken. Korvbröd och fikabröd är ordnat via Camilla. Tomas har kollat om Viktoria kan göra lagindelningen, vilket hon kan. Hon behöver veta hur många från varje

4 lag som ska vara med. Innebandyn har redan haft avslutning och kommer inte att delta den 9/5. Bollkul kommer att visa upp sig ca 10 min i början, innan matcherna startar. Mötet avslutas Nästa planeringsmöte för VBHC och VM: 7/ kl Protokoll fört av Lisa Backgård

5

6

7 Protokoll fört av Lisa Backgård