Avtalsform Ramavtal & enstaka köp Namn Förpackningar för matdistribution

Transkript

1 Värnamo kommun Avtalsform Ramavtal & enstaka köp Namn Förpackningar för matdistribution Diarie Ansvarig upphandlare Andreas Holmer Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på Formella krav Krav 1.1 Anbudsgivaren skall godkänna upphandlingens föreskrifter. Krav 1.2 Anbudsgivaren skall godkänna upphandlingens avtallsvillkor. Krav 1.3 Anbudsgivaren skall bifoga ifylld Bilaga 1 Anbudsprisbilaga. Krav 1.4 Anbudsgivaren skall godkänna samtliga ställda krav i Bilaga 2 Miljökrav. Vid anmodan skall anbudsgivaren bifoga verifikationer för miljökrav enligt beskrivningen i Bilaga 2 Miljökrav. 2.0 Krav på leverantören Krav 2.1 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall ha en stabil ekonomisk bas. Anbudsgivaren skall vid kontroll i Justitia kreditkontroll ha lägst rating A. Nystartade företag kan styrka genom intyg från bank eller liknande att de uppfyller kraven på likvärdig, rating A. Samma gäller för företag som inte är nystartade. I de fall en anbudsgivares ekonomiska ställning garanteras av moderbolag eller annan garant skall intyg om detta bifogas anbudet och vara undertecknad av behörig företrädare för moderbolaget eller garanten. Efterfrågad riskklass skall i dessa fall uppfyllas av moderbolag/garant. Kommunen kommer även att pröva att anbudsgivare uppfyller kraven i 15 kap. 13 LOU. Krav 2.2 Anbudsgivare skall ha minst två års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och styrka detta genom att lämna en förteckning över minst tre kunder (med leveransvolymer i likvärdig storlek som denna upphandling) dit leveranser gjorts under de två senaste åren. För nystartade företag kan detta ersättas med förstärkt referens på ägare och företagsledning. Krav 2.3 Priser skall anges netto exklusive mervärdesskatt, inklusive samtliga kostnader, såsom kostnader för frakt, emballage samt förpacknings/miljöavgift (REPA). Ev. tillkommande logistikkostnad för avtalsartiklar till Gislaved och Gnosjö kommun skall anges i Bilaga 1 Anbudsprisbilaga (anges som procentsats mellan 0-5%). 1/6

2 Krav 2.4 På övriga förpackningsprodukter skall en rabatt anges på gällande prislista. Rabatten skall anges i svarsrutan. Prislistan kan begäras in vid behov. Krav 2.5 Produktblad för samtliga angivna produkter i Bilaga 1 Anbudsprisbilaga skall vid anmodan bifogas den upphandlande myndigheten. Detta för att verifera produktspecifikationen. Produktbladet skall innehålla uppgifter om mått, material samt ev. standarder som produkten uppfyller samt övrig produktspecifik information som behövs för att verifiera produktens kravuppfyllnad mot ställda krav i denna upphandlings förfrågningsunderlag. Krav 2.6 Anbudsgivaren skall lämna anbudsartiklar för samtliga efterfrågade positioner i Bilaga 1 Anbudsprisbilaga. Krav 2.7 Offererade formar skall passa i befintliga kassetter till förslutningsmaskiner, i annat fall skall leverantören tillhandahålla maskiner och/eller kassetter som passar formarna och förslutningsmaskinerna utan kostnad för kunden. Kostnadsfria kassettbyten skall även ske om köparen önskar byta till miljövänligare förpackningar under avtalsperioden om PP-formar av standardkvalitet offereras i anbudet. Krav 2.8 Anbudslämnare skall beskriva företagets beställningsrutiner samt om anbudslämnaren arbetar efter någon form av kvalitetssystem och/eller miljöledningssystem. (Använd svarsrutan eller hänvisa till bilaga.) Krav 2.9 I Bilaga 1 Anbudsprisbilaga skall anbudsgivaren ange artiklar enligt ställda skallkrav. Förpackningsstorleken får maximalt avvika upp till 10% mot efterfrågad volym på alla positioner där det inte tydligt framgår att lägsta volym står angivet då anbudsartikeln skall innehålla lägst den angivna volymen. Detta gäller inte krav på värmebeständighet eller andra kvalitativa produktkrav på förslutningsplast och formar. Värnamo kommun kommer pröva så att alternativa anbudsartiklar fyller den funktion som står angivet i anbudsprisbilagan. Anbudsgivaren skall vid anmodan bifoga provexemplar av samtliga anbudsartiklar till den upphandlande myndigheten. För att utvärdreringen inte ska dra ut på tiden ombeds anbudsgivaren att ha ca 5 st (minst 1 st) formar av varje anbudsposition redo för att skicka in till den upphandlande kommunen. Krav 2.10 Lägsta beställningsvolym skall vara samma antal som förpackningsstorlek (lägsta antal/förpackning). Högsta förpackningsstorlek står angivet i Bilaga 1 Anbudsprisbilaga. Krav 2.11 På övriga maskiner, tillbehör och reservdelar till maskiner skall en rabatt anges på gällande prislista. Rabatten skall anges i svarsrutan. Prislista över samtliga produkter skall vid anmodan bifogas. 3.0 Krav på varan 2/6

3 Krav 3.1 Offererade formar skall vara stabila och ej vika sig när de är fyllda. Förslutningen på plastformarna ska bestå av film och hålla tätt samt vara enkla att öppna. Krav 3.2 Offererade formar i PP/PPM/PPME skall gå att värma i microvågsugn, traditionell ugn och varmluftsugn och ska tåla mellan -20C grader till +125C grader. Krav 3.3 Offererade formar i CPET skall gå att värma i microvågsugn, traditionell ugn och varmluftsugn och ska tåla mellan -40C grader till +220C grader. Krav 3.4 Offererade formar skall kunna användas för följande typ av innehåll såsom torra, vattenhaltiga, sura, alkoholhaltiga och feta livsmedel. Krav 3.5 Upphandlande kommuner har hittat en för verksamheterna optimal plast till formarna, beskrivning finns i Bilaga 1 Anbudsprisbilaga. Om anbudsgivare lämnar alternativa varor eller plast skall upphandlande kommuner ges möjlighet att testa andra alternativa plastfilmer för att hitta en som ger en likvärdig funktion som den nuvarande. Om de upphandlande kommunerna bedömmer att plasten skall bytas ut skall en ersättningsplast erbjudas till samma kostnad/meter. Krav 3.6 Plastfilmen skall uppfylla följande villkor: - Antifog för att undvika imma på plasten - Peel, filmen ska vara väl sluten men ändå kunna öppnas enkelt - Tjockleken på plasten får ej vara mer än att det går att stapla formarna ovanpå varandra vid packning Krav 3.7 Förpackningarnas hörn skall vara rundade för att undvika skador på personal och utrusning. Formar med helt runda hörn får +0% och formar utan helt rundade hörn får +10% på anbudspriset i utvärderingen av anbud. För beskrivning av spetsiga och rundade hörn se beskrivning i Bilaga Krav på förslutningsmaskin Krav 4.1 Förslutninigsmaskinerna skall kunna hantera ett flertal material i formarna såsom PP, CPET och APET, som alla har särskilda egenskaper vad gäller temperatur, hållbarhet och genomskinlighet. - PP & CPET Soppskålsformar - PP & PP/Mineral formar - APET formar 3/6

4 Krav 4.2 Förslutninigsmaskinerna skall kunna hantera ett flertal material i plastfilmen såsom - PP Film - PET Film - Universal Film Krav 4.3 Alla maskiner skall vara tillverkade i rostfritt stål för maximal hållbarhet, hygien och säkerhet. Krav 4.4 Utrustningen skall vara synlig och tydligt märkt med tillverkarens namn, kontaktuppgifter, varumärke, betäckning, tillverkningsnummer, tillverkningsår, spänning, strömstyrka, CE-märkning eller liknande, när installation är gjord och när garantin går ut. Märkningen skall vara på svenska. Krav 4.5 Värnamo kommuns köksmaskinsserviceleverantör skall utföra service på nya maskiner även under garantitiden. (Nuvarande köksmaskinsserviceleverantör är Elajo AB) I de fall utbildning eller annan kunskap behövs för att storköksservice skall kunna utföras enligt säljarens rekommendationer skall Säljaren erbjuda kommunens serviceleverantör detta kostnadsfritt, under garantitiden. Köksmaskinsservicen innebär att reparationer eller åtgärder som kan äventyra garantiåtagandet inte utförs. Vid misstänkt garantifel under garantiperioden kontaktas anbudsgivaren. Anbudsgivaren skall godkänna att kommunens köksmaskinsserviceleverantör utför underhållsservice under garantitiden. Krav 4.6 Servicetekniker skall ha erforderlig kompetens för garantireparationer för offererad produkt. Garantireparationer utförs kostnadsfritt. Maximal inställelsetid vid felavhjälpning skall vara 24 timmar (gäller måndag-fredag). Inställelsetiden räknas från felanmälan till dess att felsökning påbörjats av bekräftat garantiärende. Ange kontakt för garanti med telefonnummer samt telefonnummer för felanmälan i textfältet nedan. Krav 4.7 Reservdelar tillhandahålls kostnadsfritt under garantitiden, därefter skall Säljaren erbjuda reservdelar till ett fast påslag från inköpspriset/tillverkningskostnaden. Påslaget skall också gälla i de fall enheten önskar komplettera med nya kassetter och andra insatser m.m. Kommunen kan under avtalsperioden begära att leverantören skall lämna ut material som stödjer att leverantören följer offererat påslag. Detta kan röra sig om fakturor på kostnader och liknande. Krav 4.8 4/6

5 Anbudsgivaren skall under avtalsperioden ställa en fungerande backup-maskin i respektive kommun som ska kunna användas om någon av kommunernas ordinarie maskiner av någon anledning inte fugerar. Anbudsgivaren skall leverera en utbytesmaskin om backup-maskinen redan används pga flera serviceåtgärder inom 48 h från ställd förfrågan. Krav 4.9 Garantitid för förpackningsmaskiner och samtliga tillbehör som kassetter och piggvals skall vara 3 år. Krav 4.10 Vid leverans av ny förpackningsmaskin skall utbildning av berörd personal erbjudas. Utbildningen skall innehålla genomgång av maskin och förevisning av optimal användning samt instruktioner för en optimal underhåll/skötsel. Krav 4.11 Enklare användningsbeskrivning (gärna med bilder) skall bifogas samtliga levererade förpackningsmaskiner. 5.0 Krav på Kyl/värmeplattor Krav 5.1 Plattorna skall vara tydligt märkta så att det framgår om det är en värme- respektive kylplatta. Krav 5.2 Kylplattan skall kunna förvaras i frys i minst 24 h Krav 5.3 Samtliga plattor skall tåla handdisk. Krav 5.4 Värmeplattor skall klara uppvärmning i lägst 98 C 6.0 Fakturering och leveransvillkor Denna upphandling genomförs gemensamt med Värnamo, Gislaved och Gnosjö kommuner. Med anledning av det har kommunerna egna rutiner för hantering av fakturor och leveransvillkor. Leverantören skall säkerställa att nedanstående villkor uppfylls. Krav 6.1 Gislaveds kommun tar endast emot elektroniska fakturor. Den standard för elektronisk fakturering som Gislaveds kommun har valt heter Svefaktura. Mer information angående elektronisk fakturering finns på Fakturaadress Gislaveds kommun: Gislaveds kommun Kassan GISLAVED 5/6

6 Faktura ska innehålla följande uppgifter: - Referenskod: Tre (3) tecken varav första en siffra exempelvis: 1BA (fakturamottagare) - Beställare: För- och efternamn exempelvis: Anna Andersson Exempel: 1BA Anna Andersson Krav 6.2 Gnosjö Under avtalsperioden kan det bli aktuellt att Gnosjö kommun önskar erhålla enklare elektroniska fakturor t ex Svefakturan ( när detta åberopas ges leverantören en tidsfrist på 3 månader för införande. Detta sker utan kostnad för Gnosjö kommun. Fakturaadress Gnosjö kommun: Gnosjö kommun Fakturaenheten Gnosjö Faktura ska innehålla följande uppgifter: - Referenskod: Fyra (4) till Sju (7) tecken exempelvis: EKFLA, KAT992 (fakturamottagare) - Id nummer: Fyra (4) siffror exempelvis: Beställare: För- och efternamn exempelvis: Anna Andersson Exempel: EKFLA 1399 Anna Andersson Krav 6.3 Leveransvillkor för Gislaved och Gnosjö kommun Under avtalstiden kan det bli aktuellt att Gislaved eller Gnosjö eller båda kommunerna inom sin organisation skapar en distributionscentral dit allt gods ska levereras, i samband med förändrat antal leverensställen kommer prisförhandling att ske. Vid ev. övergång till distributionscentral skall priserna justeras för respektive kommun till samma nivå som Värnamo kommun, dvs. den angivna logistikkostnadsprocent som angavs i anbudet tas då bort. Krav 6.4 Villkor för fakturering och leverans till Värnamo kommun framgår i avtalsvillkoren. 6/6