Ny politisk organisation

Transkript

1 Ny politisk organisation Beslutsunderlag

2 U N D E R R U B R I K Ny politisk organisation Finspångs Kommun Finspång Telefon Fax E-post: post@kommun.finspong.se Internet:

3 Innehåll Sammanfattning 1 Bakgrund 3 Utgångspunkter 4 Styrgruppens arbete 5 Den demokratiska utmaningen 5 Vad är problemen? 6 Förändrad politisk organisation - några trender 9 Ökat intresse för beredningar till fullmäktige 9 Justeringar av nämndsorganisationen dominerar 9 Nämndsorganisationen avvecklas10 Utvärdering och erfarenheter från andra kommuner 10 Förslag till ny politisk organisation i Finspångs kommun 13 Viktiga principer 13 A. Medskaparanda 13 B. Två politiska nivåer: 13 C. Effektivisera genom att utveckla demokratin, samverkan och helhetssynen: 14 Ansvars och rollfördelning 14 Kommunfullmäktige 14 Beredningar 15 Beredningarnas sammansättning 15 Demokratiberedningen 16 Utgångspunkter för beredningarnas arbete 16 Beredningarnas arbetsuppgifter 17 Samarbete mellan beredningarna 18 Verkställande nivå: Kommunstyrelsen 18 Politisk ledning 19 Avslutande kommentar 19 I

4 Sammanfattning Diskussioner om en ny politisk organisation inleddes i samband med budgetberedningens arbete under våren Ett uppdrag gavs till kommundirektören från beredningen vid sammanträdet den 30 april att ta fram underlag för en ny politisk organisation mot bakgrund av dels de diskussioner som förts om brister i organisationen, dels de intryck som framkommit när politiker och chefstjänstemän deltagit i en konferens som SKL ordnade i slutet på april om alternativ politisk organisation. Vid budgetberedningens nästkommande möte, som ägde rum en vecka senare, fanns ett underlag framtagit av kommundirektören som sammanfattade diskussionerna i beredningen, nuläget och behovet av förändring, utvecklingen hos de kommuner som valt en alternativ politisk organisation m.m. Detta låg sedan till grund för beredningens förord till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att anta en ny politisk organisation ska gälla vid kommande årsskifte. Beslutet fattades vid kommunfullmäktiges sammanträde den 27 augusti I samband med fullmäktiges beslut uppdrogs till kommunstyrelsen att leda arbetet med att utveckla den nya politiska organisationen inför årsskiftet. Uppdraget var bl.a. att kommunstyrelsen skulle vidta de åtgärder och framlägga de förslag som behövs med anledning av en reviderad politisk organisation från och med För detta ändamål utsåg kommunstyrelsen en styrgrupp. Styrgruppen har bestått av gruppledarna från fullmäktiges partier samt ytterligare en representant från socialdemokraterna. I sitt arbete har styrgruppen haft tjänstemannastöd från kommunstyrelsekontoret. I samband med fullmäktiges sammanträde presenterades huvuddragen i den nya organisationen och de viktigaste delarna är: Fullmäktige ska vara den viktigaste politiska arenan Fyra nya beredningar inrättas och demokratiberedningen behålls en beredning för barn och ungdom en beredning för arbete och lärande en beredning för samhälle och planering en beredning för social omsorg Facknämnderna försvinner från och med årsskiftet Kommunstyrelsen tar över all verksamhet från de tidigare nämnderna 1

5 En politisk ledningsgrupp skapas med representanter för majoriteten. Något kommunalråd ska inte inrättas utan representanter för de fem partierna utgör en ledningsgrupp som fördelar ansvaret sig emellan. Ledningsgruppens har inom sig fördelad intresseområden som i stort överstämmer med de fyra nya beredningar som fullmäktige inrättade. Två nya myndighetsnämnder inrättas De uttalade politiska målen från majoriteten är: Tydligare politisk styrning där de olika nivåernas roller ska tydliggöras Helhetssyn (koncerntänkande) Fokus på långsiktiga strategier Medborgardialoger ska utvecklas I föreliggande dokument presenteras de grundläggande dragen i den nya politiska organisationen. 2

6 Bakgrund Diskussioner om en ny politisk organisation inleddes i samband med budgetberedningens arbete under våren Ett uppdrag gavs till kommundirektören från beredningen vid sammanträdet den 30 april att ta fram underlag för en ny politisk organisation mot bakgrund av dels de diskussioner som förts om brister i organisationen, dels de intryck som framkommit när politiker och chefstjänstemän deltagit i en konferens som SKL ordnade i slutet på april om alternativ politisk organisation. Vid budgetberedningens nästkommande möte, som ägde rum en vecka senare, fanns ett underlag framtagit av kommundirektören som sammanfattade diskussionerna i beredningen, nuläget och behovet av förändring, utvecklingen hos de kommuner som valt en alternativ politisk organisation m.m. Detta låg sedan till grund för beredningens förord till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige att anta en ny politisk organisation vid kommande årsskifte. Besluten som varit väsentliga för det fortsatta arbetet återges kortfattat nedan: KS Kommunstyrelsen föreslog fullmäktige att få i uppdrag att fortsätta arbetet med att ta fram underlag för ett inriktningsbeslut för en ny politisk och administrativa organisation. Det tog även sikte på att samordna beslutet om organisationen med den strategiska planen som föreslogs tas vid samma sammanträde, dvs. den 27 augusti KS Förvaltningen fick i uppdrag att förbereda beslut som behövde fattas med anledning av beslutet om en översyn av den politiska organisationen. KF Kommunfullmäktige beslutade att återremittera ärendet till kommunstyrelsen. KS Kommunstyrelsen beslutade föreslå kommunfullmäktige att lägga fast en ny organisation från och med Samtidigt gavs demokratiberedningen ett uppdrag att arbeta med en översyn av den politiska organisationen med inriktning på nästa mandatperiod. Uppdraget ska redovisas till kommunfullmäktige senast KS Kommunstyrelsen beslutade tillsätta en arbetsgrupp inom styrelsen som styrgrupp för översynsarbetet inför den nya organisationen år

7 KF Kommunfullmäktige beslutade lägga fast den nya politiska organisationen från och med Demokratiberedningen fick det uppdrag som nämndes ovan. Utgångspunkter Den nya organisationen har som utgångspunkt ett tänkande som vill utveckla de demokratiska processerna i och utanför kommunens organisation. Det mest väsentliga draget i den organisationsform, som av Sveriges Kommuner och Landsting kallas Alternativ politisk organisation, bygger på att fullmäktige görs mäktigare genom att strategiska diskussioner och beslut flyttas från nämndsnivån till den egentliga beslutsnivån i en kommun, kommunfullmäktige. Det betyder samtidigt att verksamhetsnämnder försvinner och kvar blir bara den obligatoriska nämnden, kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen blir därmed en driftsnämnd för samtliga verksamheter. På fullmäktiges nivå finns andra obligatorier i form av en valnämnd och överförmyndare samt kommunrevision. I samband med fullmäktiges sammanträde den 27 augusti drog vänsterpartiet och den borgerliga alliansen huvuddragen i den nya organisationen och de viktigaste delarna är: 1. Fullmäktige ska vara den viktigaste politiska arenan 2. Fyra nya beredningar inrättas och demokratiberedningen behålls en beredning för Barn och Ungdom en beredning för Arbete och lärande en beredning för Samhälle och Planering en beredning för Social omsorg 3. Facknämnderna försvinner från och med årsskiftet 4. Kommunstyrelsen tar över all verksamhet från de tidigare nämnderna 5. En politisk ledningsgrupp skapas med representanter för majoriteten. Något kommunalråd ska inte inrättas utan gruppledarna för de fem partierna utgör en ledningsgrupp som fördelar ansvaret sig emellan. Ledningsgruppens har inom sig fördelad intresseområden som i stort överstämmer med de fyra nya beredningar som fullmäktige inrättade. 6. Två nya myndighetsnämnder inrättas 4

8 De uttalade politiska målen från majoriteten är: 1. Tydligare politisk styrning där de olika nivåernas roller ska tydliggöras 2. Helhetssyn (koncerntänkande) 3. Fokus på långsiktiga strategier 4. Medborgardialoger Styrgruppens arbete I samband med fullmäktiges beslut uppdrogs till kommunstyrelsen att leda arbetet med att utveckla den nya politiska organisationen inför årsskiftet. Uppdraget var bl.a. att kommunstyrelsen skulle vidta de åtgärder och framlägga de förslag som behövs med anledning av en reviderad politisk organisation från och med För detta ändamål utsåg kommunstyrelsen en styrgrupp. Styrgruppen har bestått av gruppledarna från fullmäktiges partier samt ytterligare en representant från socialdemokraterna. I sitt arbete har styrgruppen haft tjänstemannastöd från kommunstyrelsekontoret. Den demokratiska utmaningen Som framgår av ovan är ett uttalat mål att stärka den politiska styrningen i Finspångs kommun. Av detta skäl samlas all verksamhet under kommunstyrelsen kompletterat enbart med nämnder med ansvar för myndighetsutövning mot enskild. Erfarenheter från de kommuner som etablerat en liknade organisation som visar på att förändringen lett till en ökad effektivitet i styrning, samordning, helhetssyn, effektivitet samt mer fokus på utvecklingsarbete. En betydligt tuffare utmaning är att stärka det demokratiska arbetet såväl i fullmäktige som i dialogen med det omgivande samhället. Det är ju väl känt att de etablerade partierna har allt svårare att attrahera medborgare att engagera sig i partipolitiken. En paradox är dock att samtidigt som partiengagemanget minskar har alltfler människor idag möjlighet att delta i politiska sammanhang. Engagemanget blir dock allt som oftast starkt i de frågor där man direkt berörs som brukare eller som enskild kommunmedlem. Det kan dock konstateras att det politiska arbetet i partier och kommunalpolitiska sammanhang behöver skilja sig från enfrågrörelser genom uppgiften att svara för sammanhang och avvägningar mellan olika intressen. Utifrån att medborgare på olika sätt engagerar sig blir det därför viktigt att det politiska systemet behöver förhålla sig till medborgaren i alla dess skepnader som kommunmedlem, engagerad i föreningar eller i näringsliv eller på annat sätt har intresse av att engagera sig i samhällsfrågor. 5

9 Som en följd av ett minskat engagemang i de klassiska politiska partierna ställs således frågan om hur politiker på olika nivåer ska möta medborgarna. Det behöver dock inte vara frågan om att de politiska partiernas roll ska upphöra utan mer om att hitta komplement till de etablerade partiorganisationernas sätt att arbeta. Slutsatsen är att dialogen mellan medborgare och förtroendevalda måste stärkas. Bilden som målas upp i allt fler sammanhang inom samhällsdebatten är att mycket av det politiska arbetet allt för mycket kommit att fokuseras på själva produktionen av verksamhet och tjänster, allt mindre på att vara företrädare för medborgarna. Mot bakgrund av denna debatt har alltfler kommuner under den senaste tioårsperioden valt att organisera sin politiska organisation med beredningar kopplade till fullmäktige. Inte sällan har en sådan förändring kompletterats med att avveckla facknämnder till förmån för kommunstyrelsen som enda verksamhetsnämnd. Avsikten har genomgående varit att stärka fullmäktiges roll som den viktigaste politiska arenas samtidigt som det funnits krav på en effektivare verkställighet fullmäktiges beslut. Inte minst viktigt har varit att stärka de folkvaldas inflytande över den politiska agendan. Kommunfullmäktige behöver helt enkelt ges en aktivare och tydligare roll genom att utgöra motor i demokratiarbetet och medborgardialogen och aktivt ta initiativ till de arenor och agenda för debatt som ger ökat intresse både för fullmäktigearbetet och för politikens utveckling. Om de två första punkterna ovan framför allt berör ett effektivitetskrav som mer utförligt beskrivs i kommundirektörens beslutsunderlag för en ny administrativ organisation i Finspångs kommun fokuserar de två andra punkterna på det som bör ser som en viktigt demokratisk utmaning inför framtiden: fokus på långsiktigt utvecklingsarbete och medborgardialog. Vad är problemen? Sedan ett antal år bedriver SKL ett flertal olika projekt som koncentrerar sig på utveckling av lokal demokrati. Exempel finns inom Brytpunktsprojektet som fokuserat på hur lokal demokrat kan formas utifrån fullmäktige men också det kommunala parlamentariska systemet i kommunerna. Andra exempel på demokratiutveckling återfinns i det flertalet nätverk med fokus på olika aspekter av medborgardeltagande. Det kan exempelvis röra sig om systematiska medborgardialoger, medborgarnas deltagande i budgetprocessen eller medborgardialog som en del av kommunal styrning. I detta sammanhang ska dock fokuseras på medborgardialog. I anslutning till detta arbete presenteras de problem som SKL identifierat genom sitt arbete i olika utvecklingsprojekt: Sjunkande valdeltagande 6

10 Sjunkande medlemstal i de politiska partierna färre deltar i politiska diskussioner Svårt att rekrytera nya grupper till partierna Minskat förtroende för politiker och politiska institutioner Känsla av politiskt utanförskap Otillräckliga kontakter mellan de som styr och de som blir styrda Idag större förtroende för politiker på nationell nivå än lokal nivå Partierna har svårt att modernisera sig Kommunalt självstyre bygger på närheten till medborgarna Ökat stöd för partier med odemokratiska värderingar Ett alltmer divergerat samhälle Medborgarna okunniga om politiska institutioners ansvar och strukturer gör att generaliseringar styr värderingar Media påverkar värderingar i hög grad Svårighet att möta starka medborgare och lobbygrupper när man ska ta ett helhetsansvar Ungdomsgruppen vill inte köpa hela ideologier Vanan att leva i en demokrati skapar lättja tills frågan rör mig Samtidigt som det finns indikationer på att demokratin behöver förnyas, är det viktigt att poängtera att demokratin som sådan knappast befinner sig i kris. Studier visar snarare på att demokratin i Sverige ur många olika aspekter är stark och att medborgare idag har större möjlighet att på olika sätt delta i demokratiska sammanhang än någonsin tidigare. Däremot Kan det konstateras att engagemanget i etablerade politiska partier sjunker och har sjunkit dramatiskt de senaste åren. Vilka vinster ser då SKL med ett ökat medborgarfokus. I olika sammanhang pekas på följande: Kan öka medborgarnas kunskaper Delta i olika sammanhang är gott i sig Ett aktivt civilt samhälle kräver stor grad av deltagande 7

11 Systematiska medborgardialoger kan ge demokratisk legitimitet Kan öka engagemanget och ansvarstagandet från medborgarna Olika intressegrupper ges möjlighet att mötas och lösa problem gemensamt Kan öka möjligheten till förståelse och genomförande av politiska beslut Kan ge bättre samstämmighet mellan utbud och medborgarnas behov Kan ge legitimitet för de förtroendevalda att fatta beslut Ökar genomskinligheten och kunskap om förutsättningar för styrning av organisationen Kan leda till bättre kvalitet på organisationens tjänster Det kan dock finnas inneboende risker och svagheter i medborgardialoger eller i hur dessa organiseras: Använder arenor där politiker och tjänstemän känner sig trygga, men inte medborgaren Hur använder vi resultaten från medborgardialogerna Risk att skapa ojämlik demokrati Risk att det leder bort från partipolitiska aktiviteter Utvärderingar har inte visat på demokratipositiva effekter när det gäller valdeltagande Medborgarförslag och öppna möten mest för de redan insatta eller resursstarka De kommuner som på ett mer systematiskt sätt använt sig av medborgardialoger pekar också på vikten av att dessa är noggrant planerade och att syftet med dialogen liksom hur resultaten ska användas är noga genomtänkt. 8

12 Förändrad politisk organisation - några trender I dagsläget har knappt 40 kommuner infört en organisation med beredningar kopplade till fullmäktige samt med kommunstyrelsen som ensam verksamhetsnämnd. I detaljerna kan organisationen och lösningarna se lite olika ut men i stort har förändringen samma utgångspunkter: Fullmäktiges roll ska stärkas Ansvaret för strategi, uppföljning och medborgardialog förs i modellen till beredningar under fullmäktige. Kommunstyrelsen är den enda verksamhetsansvariga nämnden, En eller ett par myndighetsnämnder tillskapas En gemensam förvaltning tillskapas under kommunstyrelsen med ansvar för all verksamhet. SKL har i en genomgång kunnat konstatera några bärande trender: Ökat intresse för beredningar till fullmäktige Den första tendensen som kan lyftas fram är att flera kommuner väljer att minska antalet ledamöter i fullmäktige. Den andra tydliga tendensen är att allt fler kommuner inrättar fasta beredningar. Motiven är vanligen att man vill stärka fullmäktiges roll och stärka dialogen med medborgarna. Traditionellt hanterar fullmäktige främst frågor som kommer från kommunstyrelsen. Genom beredningar och dess dialoger med medborgarna skall frågor och förslag kunna komma fram direkt av fullmäktige. Vanligast är att 2-5 beredningar inrättas Justeringar av nämndsorganisationen dominerar Många kommuner väljer att enbart justera sin nämndorganisation, exempelvis genom att en stor verksamhetsnämnd delas i två, två mindre verksamhetsnämnder slåss samman till en, deluppgifter omfördelas mellan nämnder, deluppgifter omfördelas mellan verksamhetsnämnder och kommunstyrelsen eller liknande förändringar. Särskilt tre tendenser är tydliga: Färre och ansvarsmässigt bredare verksamhetsnämnder. Under en lång följd av år har vi kunnat se att utvecklingen gått mot att allt fler specialiserade nämnder ersatts med större mer tematiserade nämnder. 9

13 Fler frågor samlas direkt under kommunstyrelsen Den vanligaste utvecklingen är emellertid att frågor som tidigare legat i en nämnd överförs till KS. Två argument för en sådan förändring kan urskiljas: effektivitetsskäl respektive strategiska skäl. Effektivitetsskälet tar vanligen sin utgångspunkt i att nämnder som inte är nödvändiga av beslutsskäl, antalet ärenden är inte tillräckligt stort för att fylla agendan hos en egen nämnd, skall avvecklas. När strategiska skäl anges som motiv ses vanligen förändringen som en del i en önskan att stärka kommunstyrelsen som kommunens strategiska organ. Frågor som uppfattas vara av särskild betydelse för kommunens långsiktiga utveckling anses höra hemma där. Det kan t.ex. gälla näringslivspolitik eller investeringar i infrastruktur. Samverkan ger konsekvenser på den politiska organisationen Olika samverkansambitioner som växt sig starka under senare år börjar också ge direkta konsekvenser på den politiska organisationen. Allt fler kommuner bildar/överväger att bilda gemensamma nämnder eller kommunalförbund inom fr.a. områden som gymnasieskola och räddningstjänst. I vårt närområde ser vi också en sådan utveckling inom mer administrativa uppgifter som exempelvis gemensamma lönekontor. Nämndsorganisationen avvecklas Även om det knappast kan sägas vara en revolution som pågår väljer allt fler kommuner att avveckla befintlig nämndorganisation, och föra allt verksamhetsansvar till kommunstyrelsen. Finspångs kommun har i samband med SKL:s konferens på temat fått ta del av erfarenheterna i Tierp, Härryda, Lerum och Götene. I många kommuner har man också valt att inrätta utskott under KS som ansvarar för olika verksamhetsområden. För att hantera jävsfrågor och myndighetsbeslut i enskilda ärenden inrättas en särskild myndighetsnämnd. Vanligen är det effektivitetsvinster som anges som skäl till att driftsansvaret samlas under KS. Genom att samla alla driftsfrågor i ett organ uppfattas samordningen mellan olika delverksamheter underlättas. Utvärdering och erfarenheter från andra kommuner Många kommuner ändrade sin politiska organisation i samband med att nuvarande mandatperiod inleddes. Ytterligare andra har förändrat sin organisation något tidigare, medan Stenungsund och Härryda har haft motsvarande organisation i tiotalet år. Kommunforskning i Västsverige, KFi, liksom Förvaltningshögskolan vid Göteborgs Universitet har i några rapporter följt upp och utvärderat dessa typer av förändrade politiska organisationer. I detta sammanhang kan nämnas KFi:s uppföljning av det första året med en ny 10

14 politisk organisation i tre kommuner: Götene, Kungälv och Lerum. 1 Av rapporten framgår bl.a. följande: Strategisk nivå Det verkar som om att fullmäktige har fått en starkare ställning i de tre kommunerna och inte minst fullmäktiges presidium. I samtliga tre kommuner är det de politiska utredningsorganisationerna, det vill säga beredningarna i Götene och Kungälv och visions- och utvecklingsnämnderna (VUN) i Lerum, som har haft störst problem med att komma igång med arbetet, förmodligen som en konsekvens av att deras arbete ställer störst krav på nytänkande. Det finns behov av att finna avgränsningar mellan beredningarnas/vun:s arbetsuppgifter och andra politiska instansers arbetsuppgifter och att öka medvetenheten om att beredningarna/vun bör avhålla sig från att behandla genomförandefrågor. Under det första året har det även funnits oklarheter om på vilket sätt förvaltningen ska stödja beredningarna/vun:s verksamhet. En oroande notering är att förändringen hittills har inneburit mindre kontakt med medborgarna och att alla fullmäktigeledamöter inte har varit beredda att ta beredningsuppdrag. Verkställighetsnivå Kommunstyrelserna i de tre kommunerna har uppenbarligen fått mer att göra som en konsekvens av att de traditionella facknämnderna har avvecklats. Viss oro finns för att styrelserna har fått för mycket att göra och inte kan fördjupa sig i verksamheterna men vanligen är det inte kommunstyrelseledamöterna själva som hyser den oron. Förändringen har gett förutsättningar för större helhetssyn, vilket rapporteras från samtliga tre kommuner. Förvaltningarna i de tre kommunerna har tydligt märkt av att den politiska organisationen genomgått en radikal förändring. Förändringen förefaller dock i olika hög grad ha skapat oro och problem i förvaltningsorganisationerna. 1 Siverbo, Sven, Gustaf Kastberg Ett år med ny politisk organisation. Göteborg: KFI U-rapport nr 81 11

15 Övergripande kring uppgiftsfördelning och arbetsformer En återkommande källa till problematisering under det första året har varit hur kortsiktiga frågor ska särskiljas från långsiktiga och hos vilken instans vissa frågor egentligen hör hemma. Den bild som träder fram i KFI-rapporten bekräftas också av de samtal som förts med företrädare i bl.a. Tierp och Götene. Bilden som ges från dessa kommuner tyder ändå på att styrning, samordning och helhetssyn har utvecklats till det bättre samt att fullmäktiges roll och arbete stärkts. Kommunerna bekräftar dock bilden av att olika beredningar kommit olika långt samt att det framåt är viktigt att utveckla formerna för medborgardialog. Tierp har också genomfört en första enkätundersökning bland såväl politiker som tjänstemän. Från den kan det noteras att en majoritet av de svarande (60 %) inte önskar att gå tillbaka till den tidigare organisationen utan att det i första hand handlar om att förädla den nuvarande. 12

16 Förslag till ny politisk organisation i Finspångs kommun De resonemang som redovisats ovan har på olika sätt varit vägledande för diskussionen i styrgruppen som förberett beslutet om ny politisk organisation. Det tycks också finnas en gemensam uppfattning om vikten av att stärka fullmäktige och koppla detta till en utveckling av såväl det partiinterna arbetet men också till olika former för medborgardialog. Med detta som utgångspunkt föreligger således följande förslag för den nya politiska organisationen i Finspångs kommun: Viktiga principer Bedömningen som gjorts av nuläget är att rådande situation inte leder till det resursutnyttjande och den effektivitet som den kommunala organisationen skulle kunna utveckla och som behövs i en omvärld som ständigt förändras. Organisationsmodellen bygger således på tre centrala förutsättningar: A. Medskaparanda Begreppet ska förstås som medborgardeltagande och engagemang, vilket kan ses om en utveckling av begreppet medborgartillvändhet som används i kommunens strategiska dokument. För att nå detta krävs en förändring av både struktur och kultur i det politiska arbetet. Vid politiska ställningstaganden och beslut ska det finnas ett tätt samspel med medborgarna. Något som ska öppna upp för ett tydligare medborgarengagemang och ansvartagande från varje medborgare. B. Två politiska nivåer: Kommunfullmäktige är självständigt och strategiskt. Det är viktigt att kommunfullmäktige får diskutera strategiska frågor och att ledamöterna aktivt deltar i kommunfullmäktiges arbete. Under kommunfullmäktige finns 5 beredningar: demokratiberedningen, beredningen för samhällsplanering, beredningen för arbete och lärande, beredningen för barn och ungdomsfrågor och beredningen för social omsorg. Förutom de obligatoriska organen valnämnd, revision och överförmyndare tillkommer en myndighetsnämnd inom miljö-, hälso- samt plan och byggfrågor, bygg- och miljönämnden. Nämnden svarar för myndighetsutövning mot enskild inom ovanstående områden samt svarar för tillsyn av den kommunala verksamheten. 13

17 Kommunstyrelsen ansvarar för verksamhetsdriften Under kommunstyrelsen läggs kommunens tidigare förvaltningsorganisation som i större utsträckning får en utvecklingsrelaterad funktion. Kommunstyrelsen svarar för all verksamhet i kommunen. Under kommunstyrelsen finns en beredning, ekonomiberedningen, som löpande ansvarar för att förbereda och följa upp ekonomi- och budgetfrågor. Dessutom tillskapas en myndighetsnämnd underställd kommunstyrelsen med ansvar för myndighetsutövning inom socialtjänst- och handikappomsorg. Nämnden får namnet sociala myndighetsnämnden. C. Effektivisera genom att utveckla demokratin, samverkan och helhetssynen: Både den politiska organisationen och tjänstemanna organisationen ska bäras av dessa tankar. Detta innebär ett starkt fokus på delaktighet, öppenhet, nytänkande, samverkan, utveckling och analys. Politikens roll som strategi- och mål - formulerare samt utvärderare ska i den nya organisationen göras tydligare. De olika politiska nivåernas uppdrag ska också i den nya organisationen göras tydligare. Uppdragen kan beskrivas på följande sätt: Kommunfullmäktige och beredningarna ska uttrycka vilka resultat och vad som ska nås. Kommunstyrelsen ska uttrycka vad som ska göras för att nå målen, uppdragen etc. Administrationens roll ska tydliggöras i den nya organisationen: Administrationen har ansvar för att forma hur målen, uppdragen etc. ska nås, Ansvars och rollfördelning För att vara framgångsrik i ett utvecklingsarbete är det viktigt att ansvarsoch rollfördelningen är tydlig för de olika nivåerna i organisationen. Ansvar och roller har av styrgruppen uttryckts på följande sätt: Kommunfullmäktige I fullmäktige ska de strategiska och långsiktiga diskussionerna föras. Strategiska frågor av betydelse för Finspångs framtid i ett något längre perspektiv sätts i fokus. Detta innebär att fullmäktige ska arbetar både som beslutsförsamling och som diskussionsförsamling. Presidiet i fullmäktige kommer få ett stort ansvar för att samordna och löpande utveckla fullmäktige med dess beredningar både som beslutsförsamling och som strategisk arena för framtidsdiskussioner. 14

18 Till fullmäktige knyts också en administrativ resurs som ska biträda de förtroendevalda med att utveckla dels fullmäktiges arbetsformer, dels ledamöternas behov av utbildning liksom arbetet med att utveckla beredningarnas arbetsformer. Arbete ska ske i nära samarbete med demokratiberedningen. Beredningar Följande beredningar knyts till kommunfullmäktige. Fyra nya samt sedan tidigare demokratiberedningen: Beredningen för barn och ungdom Ansvarsområden: förskola, grundskola, skolbarnomsorg, ungdom, kultur, individ och familj, fritid och föreningar. I beredningen hanteras även Ungi- Fin. Beredningen för arbete och lärande Ansvarsområden: gymnasieskolan, vuxenutbildningen, integration, sysselsättningsfrågor, försörjningsstöd, konsumentvägledning, kultur Beredningen för samhällsplanering Ansvarsområden: gatu/park, trafik, plan, mark, näringsliv, turism, marknadsföring, infrastruktur, räddningstjänst, kollektivtrafik, IT, miljö, fritid, föreningar, kost och städ, centrumutvecklingsgruppens arbete läggs till beredningen, bolag, översiktsplan, Beredningen för social omsorg Ansvarsområden: äldreomsorg, handikappomsorg, LSS, psykiatri, bostadsanpassning, IFO:s vuxendel Demokratiberedningen Ansvarsområden: utveckla kommunfullmäktiges arbetsformer, utveckla kommunens demokratiarbete, utveckla kommande politisk organisation, utvärdering av kommunens politiska organisation, jämställdhetsfrågor Beredningarnas sammansättning Beredningarna för barn och ungdom, arbete och lärande, samhällsplanering och social omsorg består av 9 ledamöter. Proportionerlig fördelning utifrån mandatfördelningen i kommunfullmäktige sker av platserna. Insynsplatser tilldelas partier som ej tar plats av egen kraft. Varje beredning har en ordförande och en vice ordförande från majoriteten. Ordförande och vice ordförande ska vara ledamot av kommunfullmäktige. Beredningsordförande har ett fast arvode. En ledamot i en beredning ska inte sitta i kommunstyrelsen. En ledamot kan dock sitta i flera beredningar. 15

19 Varje beredning har stöd av en s.k. koordinator som för anteckningar, ansvarar för att ta fram underlag, planerar möten, organiserar medborgarkontakter, informerar press och övrig media, författar underlag till kommunens intranät/hemsida och övriga informationskanaler. Övrig tjänstemannaorganisation kan fungera som sakkunniga och deltar i beredning efter behov. Minnesanteckningar förs vid varje beredningsmöte. Då beredningen avser lägga fram ett förslag skrivs detta som ett protokoll som förs till kommunfullmäktige. Demokratiberedningen Demokratiberedningen består av 8 ledamöter. Beredningen består av en ledamot från varje parti i kommunfullmäktige och ytterligare en representant från socialdemokraterna. Precis som övriga beredningar har demokratiberedningen en ordförande och en vice ordförande, från majoriteten. Demokratiberedningens ordförande har ett fast arvode. Alla ledamöter i demokratiberedningen ska vara ledamöter i kommunfullmäktige. En ledamot i demokratiberedningen ska inte sitta i kommunstyrelsen Beredningen har stöd av en s.k. koordinator som för anteckningar, ansvarar för att ta fram underlag, planerar möten, organiserar medborgarkontakter, informerar press och övrig media, författar underlag till kommunens intranät/hemsida och övriga informationskanaler. Övrig tjänstemannaorganisation kan fungera som sakkunniga och deltar i beredning efter behov. Utgångspunkter för beredningarnas arbete Alla beredningar har ansvar för att följa den av kommunfullmäktige fastslagna visionen: Finspång är den attraktiva kommunen i en spännande region, där vi skapar utveckling och livskvalitet genom samverkan, öppenhet och nytänkande. Förutom visionen ska bredningarna i sitt arbete beakta de strategiska områden som kommunen fastslagit: Kommunal service, fritid och kultur, kommunikationer, trygghet, öppenhet och nytänkande, boende och boendemiljöer, företagande och arbete, skola och utbildning, landsbygden, och centrumutveckling. Förutom vision och strategiska områden har fullmäktige också beslutat om ett antal strategier. Strategierna beskriver en väg att komma dit vi vill, det vill säga uppnå visionen. Fokusera på att ge en effektiv och tillgänglig service av god kvalitet Skapa förutsättningar för utveckling av näringsliv och öka arbetstillfällen genom att verka för en ökad differentiering av arbetsmarknaden. 16

20 Att vara den barnvänliga kommunen med ett brett utbud av boende, utbildning, upplevelser och fritidsaktiviteter Regional samverkan för ökat samarbete och förbättrad infrastruktur Använda miljö, mångfald, jämställdhet och folkhälsa som drivkraft för hållbar utveckling. De av kommunfullmäktige antagna strategierna och strategiska områdena ska vara vägledande i beredningarnas arbete och genomsyra beredningarnas olika aktiviteter, analyser och utredningar. Exakt hur detta kan gå till behöver dock fastslås i särskilt beslut i och med att beredningarna påbörjar sitt arbete. Beredningarnas arbetsuppgifter Nedan finns de generella uppdrag som beredningarna kan sägas ha. Uppdragen kan dock kompletteras med särskilda uppdrag som fullmäktige årligen riktar till beredningarna. I samband med att den strategiska planen antas av kommunfullmäktige kan särskilda utredningsuppdrag ges. Beredningarnas arbete behöver dessutom utarbetas i detalj. Ansvara för att strategiska mål tas fram inom de områden beredningarna ansvarar för. Efter beslut i kommunfullmäktige ges sedan dessa som uppdrag att verkställas av kommunstyrelsen. De strategier som tas fram ska vara fleråriga. Beredningarna tar också fram de övergripande styrkorten. Kommunstyrelsen bryter sedan ned dessa till årliga verksamhetsplaner. Ansvarar för att planer tas fram inom berörda verksamheter. Beredningarna är ägare av planerna och följer upp hur planerna hanteras i verksamheterna och utvärderar planerna. Ansvara för att inhämta information, kunskap om lagar, lagförslag, statistik, omvärldskunskap, trender, forskning etc Beredningarna följer verksamhetsnivåns arbete och genomför utvärderingar. Initierar och utvecklar kontakter med medborgarna. Detta kan ske ex. genom debatter, enkäter, besök, öppna möten etc. Håller kontakt med verksamhetsnivån genom ex. verksamhetsbesök, enkäter, öppna möten etc. De planer och program som ägs av beredningarna följs upp och utvecklas efter den utvärderingsplan som tilldelats varje plan/program. Beredningen ansvarar för att alla planer och program har en utvärderingsplan. 17

21 Beredningar ger budgetberedningen underlag i form av utvärderingar, analyser etc. Samarbete mellan beredningarna Uppdrag kan vara av så bred karaktär att flera beredningar ska involveras. I uppdragen till beredningarna ska det framgå om samarbete ska ske. Överläggningar ska även ske mellan kommunfullmäktiges ordförande och beredningsordföranden där samverkans frågor kan lyftas. Verkställande nivå: Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen består av 11 ordinarie ledamöter och 11 ersättare. Insynsplats finns för de partier som inte av egen kraft tar plats i kommunstyrelsen. Insynsplats ges även kommunfullmäktiges ordförande. Ledamöterna i kommunstyrelsen ska inte sitta i beredningarna. Varje beredningsansvarområde har tillika en talesman/kvinna från majoriteten i kommunstyrelsen. Dessa, jämte ks-ordförande, utgör den politiska ledningsgruppen, vilka tillsammans med kommunfullmäktiges ordförande utgör kommunens politiska ledning. Kommunstyrelsen ska ansvara för verkställigheten av kommunfullmäktiges beslut. Detta ska ge en sammanhållen styrning för hela den kommunala driften. Kommunstyrelsen ställer resultatkrav på verksamheterna och följer genom uppföljning verksamheternas utveckling. Kommunstyrelsen informerar kommunfullmäktige vid händelser av stor vikt som ex. påverkar uppdrag eller resurstilldelning. Kommunstyrelsen kan också arbeta med frågor som kommunfullmäktige delegerar. Kommunstyrelsens presidium utgör det förberedande organet inför kommunstyrelsens möten. Kommunstyrelsens presidium utgör även kommunens arbetsgivardelegation. Kommunstyrelsen utser under sig en ekonomiberedning bestående av av talesmän-/kvinnorna, gruppledarna samt ytterligare en representant från (s). I ekonomiberedningen ingår också kommunfullmäktiges ordförande. BRÅ och den Centrala jämställdhetsgruppen sorterar under kommunstyrelsen. Strategiska personalfrågor hanteras av kommunstyrelsen. 18

22 Politisk ledning Den politiska ledningen består av kommunfullmäktiges ordförande och ledningsgruppen i kommunstyrelsen (kommunstyrelsens ordförande och talesmännen/kvinnorna för barn och ungdomsfrågor, social omsorg, arbete och lärande och samhällsplanering, samt en representant för kristdemokraterna.) Den politiska ledningsgruppen träffar regelbundet ordföranden i beredningarna för överläggningar och informationsutbyte. Därutöver träffas beredningsordförande ansvarig på ks-nivå. Särskilda överläggningar sker även i samband med budgetarbetet och arbetet med årsredovisningen. Kommunfullmäktiges presidie har regelbunden kontakt med beredningsordföranden samt med utsedd talesaman-/kvinna från oppositionen. Den politiska ledningsgruppen för täta samtal och överläggningar med ledningsgruppen på tjänstemannanivå. Tid för möten mellan den politiska ledningen och tjänstemannaledningen läggs in varje vecka. Avslutande kommentar Närmare 40 kommuner har idag infört en politisk organisation liknande den som nu införs i Finspångs kommun. De seminarier som SKL genomfört visar också på ett stort intresse från många kommuner i Sverige och det finns nog skäl att anta att ytterligare kommuner kommer att genomföra motsvarande förändringar. I förslaget redogörs för några perspektiv och utgångspunkter som grund för den förändring som ska äga rum vid årsskiftet. Flera av dessa förändringar kommer inte att kunna fastslås i några att-satser utan handlar mer om att hitta förändrade arbetssätt, att finna nya roller samt att hitta en rimlig och ändamålsenlig ansvarsfördelning mellan olika politiska organ. Det som fullmäktige initialt har att ta ställning handlar således om att fastslå grundstrukturen i den nya organisationen. Dokumentet kan också tjäna som läsanvisning till hur det politiska arbetet ska gestaltas framöver. Efter beslut kommer en dock en implementeringsfas som inte närmare berörs i detta sammanhang. Det handlar om budgetprocesser, hur ärenden bärs mellan olika politiska instanser, hur uppföljning i praktiken kan fungera, avvägningen mellan kort och lång sikt etc. Dessutom pågår ett arbete med att anpassa en del formella styrdokument som strategisk plan, arbetsordning, reglementen och delegationer, som behöver fastställas i särskilda beslut. Förslaget till politisk organisation behöver också läsas mot det strukturförslag som finns för den administrativa organisationen. Ytterst handlar det om att politik och 19

23 administration tillsammans kan bära frågor som ska ge genomslag i bra resultat och en samlad utveckling av Finspång kommun. Kommunfullmäktige föreslås därmed fastställa den politiska organisationen i enlighet med detta dokument. 20