Hallstahammars kommun

Transkript

1 Revisorerna REVISIONSRAPPORT Granskning av Överförmyndarnämndens handläggningsrutiner Hallstahammars kommun Utarbetad av Komrev inom PwC på uppdrag av kommunens revisorer och antagen vid revisorernas sammanträde Granskningen har utförts av Thomas Lidgren under april 2011 Postadress Besöksadress Telefon Fax Org.nr Bankgiro Postgiro KOMMUNHUSET Prästgårdsgatan HALLSTAHAMMAR

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Revisionsfråga Metod Beskrivning av överförmyndarverksamheten Förmyndare, gode män och förvaltare (ställföreträdare) Redovisning Arvoden Utbildning av ställföreträdare och handläggarna Administrativa rutiner Handläggarnas arbetssituation Inspektion av länsstyrelsen Granskning av akter

3 1 Sammanfattning Vid granskningen har framkommit följande: Överförmyndarnämnden saknar dokumenterade rutinbeskrivningar. Då två personer delar på tjänsten som handläggare har överförmyndarnämnden på ett bra sätt löst frågan om ersättare och därmed minskat sårbarheten för verksamheten. En noggrann kontroll sker av årsräkningarna där utgifter kontrolleras mot inlämnade verifikationer. Tillgängligheten är god med besökstid alla dagar i veckan samt telefontid två timmar per dag tisdag till torsdag. De administrativa rutinerna bedöms vara goda med ett fungerande IT-stöd. Den totala budgeterade kostnaden för överförmyndarverksamheten år 2010 är ungefär dubbelt så hög i Hallstahammar än för tidigare granskade kommuner av motsvarande storlek och uppgick till tkr. I de fall som arvoden till gode män betalas av huvudmannen är det gode mannen som ansvarar för inbetalning av skatt och arbetsgivaravgifter. Policy saknas för hur differenser i årsräkningarna ska hanteras. 3

4 2 Inledning I varje kommun finns det antingen en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd. Verksamheten är en obligatorisk, kommunal uppgift och innefattar myndighetsutövning, d.v.s. ett bestämmande över vad enskilda människor får och skall göra. I Hallstahammar finns överförmyndarnämnd. Nämnden består av tre ledamöter och tre ersättare. Nämnden har delegerat åt anställd tjänsteman att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. I praktiken innebär detta enligt Överförmyndarnämndens delegation att handläggande tjänsteman utför de uppgifter som åligger en överförmyndare. Vissa beslut får inte delegeras enligt FB 19:14 vilket framgår av Överförmyndarnämndens delegation. Dessa är: framställning eller yttrande till kommunfullmäktige beslut om entledigande av god man eller förvaltare pga. olämplighet beslut att häva avtal om samlevnad i oskiftat bo beslut om vitesförläggande alla beslut som den som fått delegation anser vara tveksamma samt alla beslut som densamma föreslår avslag till Utöver ovanstående punkter beslutar nämnden enligt intervjuad även storleken på arvoden till gode män och förvaltare. Nämndens beslut kan överklagas till tingsrätten. Överförmyndarnämnden har till uppgift att förhindra att personer, som inte själva kan ta tillvara sin rätt, skall drabbas av rättsförluster. Det kan avse underåriga eller personer som på grund av hälsoskäl, hög ålder med därmed hörande sjukdom, psykisk störning eller andra funktionshinder inte kan bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person. För den som har ett sådant behov av hjälp ansöker överförmyndarnämnden hos tingsrätten om att en företrädare skall utses. Behörig att göra ansökan är överförmyndarnämnden i den kommun där den enskilde har sin hemvist. Med hemvist avses den kommun där vederbörande är folkbokförd. Överförmyndarnämnden kontrollerar också hur förmyndare, gode män och förvaltare sköter sina uppdrag (utöva tillsyn, 16 kap. 1 föräldrabalken). Kontrollen bygger på bestämmelser i föräldrabalken, förmynderskapsförordningen, förvaltningslagen och kommunallagen. Länsstyrelsen har tillsyn över överförmyndarnämndens verksamhet. 4

5 2.1 Revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om överförmyndarnämndens system och rutiner säkerställer, med god intern kontroll, att förmyndare, gode män och förvaltare sköter sina uppdrag. Följande frågor ska även besvaras: Vilka kostnader har Hallstahammars kommun för överförmyndarverksamheten? Hur ser rutinerna ut kring årsräkningarna? Hur ser rutinen ut kring arvoden och arvodesutbetalningar? Får överförmyndarnämnden och handläggaren tillräcklig fortbildning? Får de gode männen etc. någon utbildning? Hur ser överförmyndarnämndens/handläggarens arbetssituation ut? 2.2 Metod Studier av rutinbeskrivningar, ekonomisk redovisning och övriga dokument. Intervju med handläggande tjänstemän. Granskning av akter. 3 Beskrivning av överförmyndarverksamheten Överförmyndarnämndens uppdrag är att kontrollera hur förmyndare, förvaltare och gode män sköter personlig omvårdnad och ekonomisk förvaltning för den enskilde som står under tillsyn. Tjänsten som handläggare åt överförmyndarnämnden i Hallstahammar innehas av två personer på 50 procent vardera, alltså sammantaget en heltidstjänst. Den ena handläggaren har arbetat med överförmyndarfrågor i 22 år, den andra handläggaren i knappt ett år. En nyanställning planeras för den tjänsten. Budgeten för överförmyndarverksamheten år 2010 uppgår totalt till tkr. I detta belopp ingår bl.a. budgeterade kostnader för överförmyndarnämnden på 36 tkr, arvoden till förvaltare och gode män där kommunen står för kostnaden på 570 tkr samt lön till handläggare på 297 tkr. Till detta tillkommer arbetsgivaravgifter på 310 tkr, budgeterade kostnadsersättningar på 36 tkr samt lokalkostnader på 34 tkr. I jämförelse med andra granskade kommuner ser kostnadsbilden ut enligt nedan för Hallstahammars överförmyndarverksamhet: 5

6 Hallstahammar (10) Surahammar (10) Hallsberg (08) Vingåker (09) Antal invånare Total kostnad, varav: (B 09) 623 (B!0) (B 09) 465 (B 10) Överförmyndare Överförmyndarnämnd Adm. Assistent ,5 tot (ca 250) - - Arvoden/kostn.ersättn Betalt av kommunen tkr 615 tkr 983 tkr 601 (851) tkr Antal ställföreträdare Antal huvudmän Arvoden/kostn.ersättn Betalt av huvudmännen 198 varav 22 förmyndarärendetingbarbarn 92 varav 6 flyk varav 3 flykting- 586 tkr 182 tkr 465 tkr 280 tkr Nämnden har nio planerade sammanträden per år. Dock kan ytterligare sammanträden hållas vid behov. Granskning av nämndens protokoll för 2010 visar att nämnden framför allt beslutar i frågor som handlar om arvoden och kostnadsersättningar till gode män och förvaltare, besvär över arvodesbeslut och vitesförläggande pga. att gode mannen inte inkommit med årsräkning. 3.1 Förmyndare, gode män och förvaltare (ställföreträdare) Förmyndare förordnas eller entledigas av tingsrätten i de fall där båda föräldrarna är avlidna. Gode män och förvaltare kan förordnas av antingen tingsrätten eller överförmyndarnämnden. Utöver detta skall länsstyrelsen vaka över att överförmyndarnämnden fullgör sina åligganden. Förmyndares (kontrollerad föräldraförvaltning), gode mäns och förvaltares verksamhet står under överförmyndarnämndens tillsyn. Anledningarna till att en myndig person behöver god man är framför allt att personen av hälsoskäl är förhindrad att själv bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person. Den person som har god man kallas för huvudman. 6

7 I uppdraget som god man ingår som regel ekonomisk förvaltning. Det kan också ingå i uppdraget att gode mannen skall bevaka rätt samt sörja för huvudmannens person. I den personliga omvårdnaden ingår också skyldigheten att se till att huvudmannens medel verkligen används till hans/hennes nytta. Gode mannen har stor självständighet vid förvaltning av huvudmannens egendom, men ska vara medveten om kravet på samtycke från huvudmannen. Förutsättningarna för att en förvaltare skall förordnas är desamma som vid förordnande av god man, dvs. en myndig person (huvudmannen) skall på grund av sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd eller liknande förhållande vara i behov av hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person. Av läkarintyg eller annan utredning skall dessutom framgå att huvudmannen på grund av sitt hälsotillstånd är ur stånd att vårda sig och sin egendom. Förvaltare får inte förordnas om det visar sig tillräckligt att god man förordnas, eller att huvudmannens behov kan tillgodoses genom t ex anhörig, banks notariat eller advokat. Förvaltaren har ensam behörighet att förvalta den egendom som omfattas av uppdraget. Han eller hon är dock redovisningsskyldig inför överförmyndarnämnden. Nämnden omprövar årligen förvaltarskapet enligt 5 andra stycket förmyndarskapsförordningen. Förvaltarskapet ska vara anpassat efter huvudmannens behov och inte finnas längre än vad som är nödvändigt. Ett upphörande av förvaltarskapet förutsätter att en läkare anser detta vara möjligt och ett samtycke från huvudmannen ska inhämtas. Vid granskningstillfället fanns 154 ställföreträdare fördelat på 119 gode män, 17 förvaltare 18 förmyndare. Totalt fanns 198 huvudmän varav 22 var förmyndarärenden. Det är inte speciellt svårt att rekrytera nya gode män med undantag för gode män till missbrukare och till personer med psykiska funktionshinder. Till äldre personer är det inget problem enligt intervjuade. Det kan även vara svårt att få förvaltare. Dock har man kunnat tillgodose de behov som varit. Överförmyndarnämnden har beslutat att en god man inte får ha fler än fem huvudmän. För att få kontakt med nya gode män annonser kommunen i VLT vilket brukar ske någon gång efter semestrarna. I samband med att ny god man ska utses gör handläggaren en kontroll hos Kronofogdemyndigheten samt begär in uppgifter från belastningsregistret. Kontroll sker även inom socialen. 7

8 Gode mannen och huvudmannen träffas oftast hemma hos huvudmannen tillsammans med någon som huvudmannen känner för att se att de fungerar tillsammans. Förslag på god man sänds även till anhörig. Därefter sker ansökan hos tingsrätten. Följande rutin används vid förordnandet: 1. Ansökan inkommer på särskild blankett till överförmyndarnämnden, antingen från den sökande själv, dennes anhöriga, kurator eller från personal från äldreboende etc. Socialförvaltningen kan också göra en social utredning. 2. Huvudmannen eller anhörig inkomma med läkarintyg. 3. Överförmyndarnämnden ansöker formellt hos tingsrätten om god man. 4. Gode mannen skriver på ett åtagande och förbinder sig att inte till obehörig avslöja vad man som ställföreträdare kommer att få kunskap beträffande huvudmannens ekonomiska och personliga förhållanden. Huvudmannen ska också samtycka till godmanskapet om så är möjligt. 5. När god man förordnats upprättar nämnden ett registerutdrag om ställföreträdarskap som gode mannen kan använda gentemot banker och myndigheter. 6. Överförmyndarnämnden översänder även till gode mannen en blankett som ska fyllas i och returneras inom två månad. Blanketten utgör förteckning över de tillgångar och skulder som huvudmannen har vid dagen för förordnandet. Enligt intervjuade handläggare har man bra kontakt med gode männen som ofta ringer upp. Om gode mannen inte fullgör sina skyldigheter eller om något inte stämmer så får handläggarna larm från äldreboendet eller snabb information från handläggarna på socialbyrån som sitter i samma lokaler som överförmyndarverksamheten. 3.2 Redovisning Gode mannen är skyldig att föra räkenskaper över huvudmannens inkomster och utgifter. Räkenskaperna skall föras på ett sådant sätt att de bildar ett bra underlag för den redovisning som skall avges till överförmyndarnämnden före den 1 mars varje år. Redovisningen som kallas årsräkning skall avse förvaltningen under föregående kalenderår. I årsräkningen skall medtagas: 1. tillgångar och skulder vid årets början 2. inkomster och utgifter under året och 8

9 3. tillgångar och skulder vid årets slut. Till årsräkningen ska bifogas årsbesked från banken och värdepappersinstitut samt eventuellt lönebesked. Även kvitton och andra verifikationer ska bifogas. Enligt uppgift kontrolleras alla årsräkningar mot dessa underlag. Vid granskningstillfället 5/4 hade 10 årsräkningar ännu inte inkommit. Om gode mannen underlåter att i rätt tid avge redovisning till överförmyndarnämnden kan detta medföra vitesförläggande, dvs. gode mannen anmodas vid vite att fullgöra sitt åliggande. Rutinen i Hallstahammar är att anmodan skickas ut att redovisningen ska inkomma inom tio dagar. Om så inte sker skickas påminnelse med hot om vite. Vid granskningstillfället hade ännu ingen anmodan skickats ut. Vid en uppföljande kontroll den 27/4 saknades fortfarande sex årsredovisningar. Två av dessa har fått uppskov efter kontakt med handläggarna. De övriga fyra har man inte haft kontakt med eller sänt påminnelser till gode mannen. Enligt uppgift från handläggaren har man prioriterat ner detta pga. en för närvarande mycket pressad arbetssituation och samtliga fyra ärenden är kända "utan anmärkningar" sedan tidigare. 3.3 Arvoden Gode mannen och förvaltaren har rätt att få arvode för såväl ekonomisk förvaltning som arbetet med den personliga omvårdnaden. Det är därför viktigt att överförmyndarnämnden kontrollerar vilket uppdrag ställföreträdaren har innan beslut om arvode fattas. Till grund för överförmyndarnämndens bedömning av arvodets storlek ligger rekommendationer från Sveriges Kommuner och Landsting (Cirkulär 07:74). Arvodet bestäms efter olika procentsatser av det basbelopp som gäller vid redovisningsperiodens slut. Enligt SKL:s rekommendationer finns tre ersättningsgrunder med tre kategorier/ersättningsnivåer inom respektive ersättningsgrund. Att bevaka rätt utöver de normalt förekommande Förvalta egendom Grundarvode per år % av prisbasbelopp Sörja för person Grundarvode per år % av prisbasbelopp Kategori kr/tim 5-10 % 5-10 % Ex. fastighetsförsäljning, kontakt med fordringsägare. Huvudmannen förvaltar delvis själv sina tillgångar. Ett par besök i månaden. Kontakt per telefon. Kategori kr/tim % % Ex. skuldsanering, kvalificerat arbete vid boutredning och arvskifte. Ställföreträdaren förvaltar huvudmannens samtliga tillgångar. Kontakt med huvudmannen flera gånger per månad genom personliga besök. 9

10 Kategori kr/tim 30 %- 30 %- Kvalificerat juridiskt arbete. Utöver kategori 1 och 2 ansvar för t.ex. skötsel av fastighet med tillhörande förvaltningsuppgifter. Stora insatser och stort personligt engagemang av ställföreträdaren. Om inte särskilda skäl föranleder något annat ska arvodet och ersättningar enligt lag betalas med huvudmannens medel i de fall där dennes beräknade inkomst under året överstiger 2,65 gånger prisbasbeloppet eller tillgångarna överstiger 2 gånger prisbasbeloppet. Understiger inkomster och tillgångar detta värde ska gode mannen erhålla betalning från kommunen. Huvudmannen får dock högst debiteras det överskjutande beloppet. Det är överförmyndarnämnden som ensam fattar beslut om ersättningens storlek, vem som ska betala och hur ofta ersättningen ska betalas ut. Samma bedömning görs av arvodets storlek oavsett om det är kommunen eller huvudmannen som betalar arvodet. Föräldrar i egenskap av förmyndare får inget arvode. Nära anhöriga brukar få mindre i arvode. Önskar gode mannen erhålla arvode och ersättning för sina utgifter ska en särskild ansökan, Redogörelse, bifogas årsräkningen. I sådan ansökan ska gode mannen lämna bl.a. uppgift om: Huvudmannens bostadsförhållande Besöksfrekvens hos huvudmannen Vistelsefrekvens med huvudmannen utanför boendet Antal telefonsamtal, antal kontakter med anhöriga etc. samt övriga åtgärder Graden av arbetet med att sörja för person. Graden av ekonomisk förvaltning (gällande pensionsmedel). Kostnadsersättningar ersätts schablonmässigt med ett belopp motsvarande två procent av prisbasbeloppet. Enligt handläggaren är det för administrativt tungt att hantera kvitton på småutlägg. Med blanketten som grund fattar nämnden beslut om arvodets storlek. Beslutet protokollförs och kopia på protokollet sänds till huvudmannen i de fall som denne betalar arvodet. Arvodesbeslutet skickas även till gode mannen. I de flesta fall utgår 8 procent av prisbasbeloppet för ekonomisk förvaltning och 15 procent för att sörja för person i arvode till gode mannen. 10

11 I de fall som huvudmannen betalar arvode får ställföreträdarna själva betala in skatt. Huvudmannen betalar arbetsgivaravgiften på arvodet. Talan mot arvodesbeslutet kan ske hos tingsrätten. Utbetalning av arvoden som betalas av kommunen sker via kommunens lönesystem. Utbetalning av arvode sker så snart granskning av årsräkningen och underlag för arvode har skett. Nämnden har som mål att alla årsräkningar ska vara kontrollerade och klara till juni månad. Extra resurser sätts in under denna granskningsperiod då en av handläggarna går upp på heltid. Differenser i årsräkningens redovisning bedöms från fall till fall. Någon policy eller motsvarande saknas för hur differenser ska hanteras och vid vilka beloppsgränser en djupare utredning ska göras. Här görs istället en rimlighetsbedömning. 3.4 Utbildning av ställföreträdare och handläggarna Någon regelbunden utbildning för gode män genomförs inte. Enligt uppgift har det varit fyra till fem utbildningstillfällen under årens lopp. Handläggarna ser till att ställföreträdarna får information om uppdraget. Handbok delas ut till alla nya ställföreträdare; God man eller förvaltare, som tar upp frågor om vad det innebär att vara god man eller förvaltare, hur man sköter den ekonomiska förvaltningen etc. Beträffande handläggarnas egen fortbildning så deltar de i länsträffar två gånger per år i regi av överförmyndarverksamheten i Västerås. Vidare blir handläggarna uppdaterade via SKL:s nyhetsbrev. I samband med ny lagstiftning inom området åker man på utbildning. Handläggarna är också medlemmar i Föreningen Sveriges Överförmyndare som anordnar kurser och utbildningar för sina medlemmar. I budget för 2010 var 5 tkr anslaget för personalutbildning dels för handläggarna, dels för nämnden. 4 Administrativa rutiner Handläggarna använder sig av det administrativa verktyget Wärna. Det är ett datorprogram där bl.a. registreras varje huvudmans ekonomi, beslut om arvode och vem som betalar arvodet. Dokument skrivs ut från Wärna t.ex. för att påminna att inkomma med årsräkning samt arvodesbesked. Wärna används också till register, dagbok och journalanteckningar där alla handlingar och kontakter diarieförs. 11

12 En mängd blanketter och förtryckta brev används i överförmyndarverksamheten vad avser t.ex. ansökan om godmanskap/förvaltare, åtagande, byte av godman/förvaltare, åtagande vid dödsbo, förmyndarskap samt redovisning. Totalt ca 50 dokument. Vidare används Överförmyndarpraktikan som är en vägledning vad avser regelverket och de juridiska frågorna kring överförmyndarskapet. Inga av överförmyndarnämndens rutiner är dokumenterade. Vår bedömning är att rutinerna kring överförmyndarnämndens uppgifter fungerar bra. Emellertid bör dokumentation över rutinerna skapas för att minska sårbarheten. 5 Handläggarnas arbetssituation Nuvarande två handläggare har innehaft uppdraget i 22 år respektive åtta månader. Tjänsten som handläggare är en heltidstjänst med 50 procents tjänstgöringsgrad för vardera handläggaren. Genom denna konstruktion med två handläggare har nämnden minskat sårbarheten för verksamheten vid eventuell frånvaro, semester, ledighet, sjukdom etc. Dock är det relativt ovanligt med en heltidstjänst för en överförmyndarverksamhet av denna omfattningen. Handläggarna uppger att första halvan av året är belastningen hård och ryckig då alla inkomna årsräkningar ska granskas. Den planerade nyanställningen efter den ena handläggaren kommer att ha en 75 procents tjänst. Handläggarna är tillgängliga alla dagar i veckan för besök av t.ex. gode män samt har telefontid två timmar per dag tisdag till torsdag. 6 Inspektion av länsstyrelsen Överförmyndarnämndens verksamhet står under länsstyrelsens tillsyn som regelbundet genomför inspektioner, ca en gång per år. Senast Länsstyrelsen gjorde inspektion var i september Vid besöket granskades i huvudsak stickprovsvis utvalda akter och befintliga dagboksblad. Fyra akter gällde godmanskap, en akt förvaltarskap och två akter föräldrars förmyndarförvaltning. Bl.a. följande framkom enligt fört protokoll: 12

13 I ett ärende har arvodesbeslut som innebär att den enskilde huvudmannen delvis ska betala arvodet med egna medel inte expedierats till denne vilket ska ske enligt lagstiftning. Vidare hade huvudmannen inte erhållet någon överklagandehänvisning. I en akt saknades årsräkning. En anteckning i dagboksbladet gällande anhållan om uttagsmedgivande framstår som oklar då den kan ge inryck av att en handling inkommit i ärendet och inte att det rör sig om ett besök eller telefonsamtal. Anteckningarna på dagboksbladet bör därför förtydligas. Överförmyndarnämnden utreder noggrant blivande ställföreträdares lämplighet för uppdraget. 7 Granskning av akter Tio slumpvis utvalda akter granskades utifrån 19 kontrollmål indelade i tre granskningsområden: Uppfyller akterna kraven på rättssäker handläggning och dokumentation (allmän ordning) Det finns en tillförlitlig och dokumenterad rutin för hantering av årsräkning Det finns en dokumenterad och tillförlitlig rutin för hantering av arvodering Beträffande det första granskningsområdet, dvs. diarieförs handlingarna, är de ankomststämplade, är de sorterade i kronologisk ordning, finns tillfredsställande bilagenumrering samt förvaras akterna i brandsäkert skåp eller arkiv, kan noteras att handlingarna diarieförs i Wärna, kan skrivas ut som dagboksblad som förvaras i akten. Samtliga granskade akter uppfyllde kraven på dessa punkter. Akterna förvaras i arkivskåp i särskilt arkivrum. Granskningsområdet som rör hantering av årsräkningar noterades att i åtta akter saknades årsräkning för Dessa årsräkningar hade ännu inte granskats av handläggarna och därför inte lagts i aktmapparna. De kontrollmål som granskades avser därför i sju av fallen årsräkningar för 2009, en för I detta fall visade det sig att alla handlingar för 2009 var hemma hos en av handläggarna som hade dessa som underlag för 2010 års granskning. Av dagboksbladen framgick att nio årsräkningar för 2010 hade inkommit före första mars. En god man hade pga. sjukdom anstånd med årsräkningen till den 1 april. I samtliga granskade årsräkningar framgick tydligt vilka poster som kontrollerats, att årsräkningen var undertecknad av gode mannen och av granskaren. Vidare hade utgifterna specificerats för huvudmannens uppehälle och nytta. Verifikationer och annat underlag till posterna i 13

14 årsräkningarna saknades dock. Enligt uppgift så förvaras verifikationerna i separat pärm i arkivrummet innan årsräkningen blivit granskad. När granskningen är klar sänds verifikationerna tillbaka till gode mannen. Det tredje granskningsområdet som rör rutin för hantering av arvodering fanns inte något att anmärka. Redogörelseblankett fanns bifogad till samtliga årsräkningar. Överförmyndarnämnden beslutar formellt om arvodets storlek. Beslutet framgår av nämndens protokoll. Arvodesbeslutet sänds till huvudmannen och gode mannen. Av beslutet framgår vem som ska betala arvodet. I beslutet framgår också uppgift om besvärsrätt av beslutet. 14