Om EthicsPoint. Om EthicsPoint Rapportering Allmänt Rapporteringssäkerhet och konfidentialitet Tips och bästa praxis

Transkript

1 Om EthicsPoint Rapportering Allmänt Rapporteringssäkerhet och konfidentialitet Tips och bästa praxis Om EthicsPoint Vad är EthicsPoint? EthicsPoint är ett omfattande och konfidentiellt rapporteringsverktyg till för att hjälpa ledning och anställda att tillsammans ta tag i bedrägeri, oegentligheter och andra tjänstefel på arbetsplatsen, samtidigt som en positiv arbetsmiljö främjas. Varför behöver vi ett system som EthicsPoint? Vi tycker att våra anställda är vår absolut viktigaste tillgång. Genom att skapa öppna kommunikationskanaler kan vi främja en positiv arbetsmiljö och maximera produktivitet. Börsnoterade företag måste enligt lag ha ett anonymt rapporteringsmedium för att hantera redovisnings- och revisionsbedrägeri direkt tillsammans med revisionsutredningen. Ett effektivt rapporteringssystem förstärker våra andra insatser för att främja en kultur med integritet och etiskt beslutsfattande.

2 Rapportering Allmänt Kan jag rapportera via antingen Internet eller telefon? Ja. Med EthicsPoint kan du lämna en konfidentiell, anonym rapport via antingen telefon eller Internet. Vilken typ av situation bör jag rapportera? EthicsPoint-systemet är designat för anställda att rapportera eventuella överträdelser av vår uppförandekod, eller någon annan angelägenhet som du kan tänkas ha. Om jag ser en överträdelse, ska jag inte bara rapportera den till min närmaste chef, säkerhetseller personalavdelningen och låta dem hantera det hela? När du observerar beteende som du tror är en överträdelse av vår uppförandekod förväntar vi oss att du rapporterar detta. Helst bör du framföra eventuella angelägenheter till din närmsta chef, eller annan medlem av ledningen. Vi förstår dock att det kan finnas omständigheter när det inte känns bra att rapportera situationen i fråga på detta vis. Det är för sådana omständigheter som vi har gått samman med EthicsPoint. Vi vill hellre att du rapporterar anonymt än att du behåller informationen för dig själv. Varför bör jag rapportera vad jag vet? Hur gagnar det mig? Vi har alla rätten att arbeta i en positiv arbetsmiljö och med den rätten kommer ansvaret att agera på ett etiskt sätt och låta lämplig person veta om någon inte agerar som de ska. Genom att arbeta tillsammans kan vi upprätthålla en hälsosam och produktiv miljö. Menligt agerande kan hota hela företagets uppehälle. Vill ledningen verkligen att jag rapporterar? Vi vill verkligen det. Vi behöver faktiskt dina rapporter. Du vet vad som pågår inom vårt företag både bra och dåligt. Du kan tänkas ha inledande kunskap om en aktivitet som kan vara av orsak till oro. Din rapportering kan minimera den potentiella negativa påverkan på företaget och vårt folk. Positiva förslag kan dessutom hjälpa till att identifiera frågor som kan förbättra företagets kultur och prestanda. Vart tar rapporterna vägen? Vem kan läsa dem? Rapporter går direkt till EthicsPoints säkra server för att förhindra brott mot säkerhetsbestämmelserna. EthicsPoint gör endast dessa rapporter tillgängliga för specifika individer inom företaget som ansvarar för att utvärdera rapporten, baserat på typen av överträdelse och var den skedde. Var och en av dessa rapportmottagare har fått utbildning i att hålla dessa rapporter yttersta konfidentiella.

3 Är det här systemet inte bara ett exempel på någon som kontrollerar mig? EthicsPoint-systemet koncentrerar sig på att vara en positiv aspekt av vår övergripande filosofi, och gör det möjligt för oss att säkerställa en trygg, säker och etisk arbetsplats. Du uppmuntras att söka vägledning vid etiska dilemman, komma med positiva förslag eller kommunicera något som är angeläget för dig. Effektiv kommunikation är mycket viktigt på dagens arbetsplats och detta är ett perfekt verktyg för att förbättra den kommunikationen. Vi har noga valt det bästa rapporteringsverktyget för att uppfylla våra efterlevnadsförpliktelser samtidigt som vi upprätthåller en positiv rapporteringsmiljö.

4 Rapporteringssäkerhet och konfidentialitet Av vad jag förstår skapar en rapport som jag skickar från ett företag en serverlogg som visar varje webbsida som min dator ansluter sig till. Visar inte detta min identitet som skapare av en rapport? EthicsPoint skapar eller sparar inte några interna anslutningsloggar med IP-adresser, så det finns ingen information som kopplar din dator till EthicsPoint. EthicsPoint är faktiskt enligt kontrakt engagerade i att inte ta reda på en anmälare identitet. Om du känner dig illa till mods med att rapportera från din egen dator kan du alltid använda en dator utanför arbetsmiljön (såsom en på ett Internet-kafé, hos en vän, etc.) genom EthicsPoints säkra webbsida. Många personer väljer detta val, eftersom EthicsPoints data visar att färre än 12 % av rapporterna skapas under arbetstid. Kan jag skicka in en rapport hemifrån och fortfarande vara anonym? En rapport hemifrån, en grannes dator eller från vilken Internet-portal som helst kommer att förbli säker och anonym. En Internet-portal identifierar aldrig en besökare genom skärmnamn och EthicsPoints system raderar Internet-adresser så att anonymiteten bevaras. EthicsPoint är dessutom enligt kontrakt engagerade i att inte ta reda på en anmälares identitet. Jag oroar mig om att informationen som jag uppger till EthicsPoints slutligen kommer att avslöja min identitet. Hur kan jag vara säker på att detta inte sker? EthicsPoint-system är designat att skydda din anonymitet. Om du önskar förbli anonym måste du den rapporterande parten se till att rapporten inte avslöjar din identitet av misstag. Till exempel, Från min arbetsplats bredvid Jan Smith eller Under mina 33 år. Är det kostnadsfria journumret också konfidentiellt och anonymt? Ja. Du kommer att ombes att uppge samma information som du skulle uppge i en Internet-baserad rapport och en intervjuare kommer att skriva ner dina svar på EthicsPoints webbsida. Dessa rapporter har samma säkerhet och konfidentialitet gällande leverans. Men tänk om jag vill bli identifierad i min rapport? Det finns en del i rapporten där du kan identifiera dig själv om du så önskar.

5 Tips och bästa praxis Jag känner till några personer som är involverade i oetiskt uppförande, men det påverkar inte mig. Varför ska jag bry mig om att rapportera det? Vårt företag väljer att främja etiskt uppträdande. Allt oetiskt uppförande, på alla nivåer, skadar i slutändan företaget och alla anställda, inklusive dig. Du behöver bara tänka på vad som hände under senare bolagsskandaler för att se de katastrofala effekter som ett skenbart oskyldigt etiskt felsteg kan ha på ett annars sunt företag. Så om du känner till något tjänstefel eller etisk överträdelse, se det som en skyldighet mot dig själv och dina arbetskamrater att rapportera det. Jag är inte säker på om det jag har sett eller hört är en överträdelse av företagspolicyn eller involverar oetiskt uppförande, men det verkar inte helt rätt enligt min mening. Vad ska jag göra? Skicka in en rapport. EthicsPoint kan hjälpa dig att förbereda och skicka in din rapport så att den kan till fullo förstås. Vi ser hellre att du rapporterar en situation som visar sig vara oförarglig än att låta möjligt oetiskt beteende passera okontrollerat eftersom du inte var säker. Men tänk om min chef eller andra i ledningen är inblandade i en överträdelse? Kommer de inte att få rapporten och dölja alltihopa? EthicsPoint-systemet och rapportdistribueringen är utformade så att implicerade parter inte meddelas eller får tillgång till rapporter där deras namn har uppgetts. Tänk om jag kommer ihåg något viktigt om händelsen efter att jag har skickat in rapporten? Eller tänk om företaget har fler frågor till mig angående min rapport? När du skickar in en rapport genom EthicsPoints webbsida eller genom EthicsPoints samtalscenter får du ett unikt användarnamn och ombes att välja ett lösenord. Du kan återvända till EthicsPoint-systemet igen antingen via Internet eller telefon och tillgå originalrapporten för att lägga till ytterligare detaljer eller besvara frågor som skickats in av en företagsrepresentant och lägga till ytterligare information som kan hjälpa till att lösa en olöst fråga. Vi rekommenderar starkt att du återvänder till sidan under den tid som står angiven för att svara på företagsfrågor. Du och företaget har nu ingått en anonym dialog där situationer inte bara identifieras utan kan lösas, oavsett hur komplexa de är. Är dessa uppföljningsrapporter lika säkra som den första? All EthicsPoint-korrespondens hålls under samma strikta förtroende som den inledande rapporten, och fortsätter att vara anonym.

6 Kan jag fortfarande skicka in en rapport även om jag inte har tillgång till Internet? Du kan skicka in en EthicsPoint-rapport från vilken dator som helst som är ansluten till Internet. Du kan skicka in hemifrån. Många allmänna platser, inkluderat biblioteket, har Internet-anslutning. Om du inte har anslutning, eller om du inte gillar att använda en dator, kan du ringa EthicsPoints kostnadsfria journummer EthicsP ( ) vilken är öppen dygnet runt, året om.