Utvärdering av jobbagenterna Delrapport 1 Startfasen

Transkript

1 Utvärdering av jobbagenterna Delrapport 1 Startfasen Ledningskonsulterna KONSULTER FORSKARE FÖLJEFORSKNING - UTVÄRDERING PROCESSER RESULTAT LÄRANDE

2 Innehåll Sammanfattning och rekommendationer Följeforskningsuppdraget och arbetssätt Följeforskningsuppdraget Metoder och arbetssätt under den inledande etappen Syfte med och mål för jobbagenter och aktiviteter Syfte, mål och målgrupp för jobbagenterna Jobbagenternas verksamhet och arbetssätt Utvärderingens resultat Etableringen av jobbagenternas verksamhet Projektlogik synen på mål, roller, arbetsuppgifter och organisation...10 Syfte...10 Målgrupper...10 Roller...11 Mål...11 Uppföljning...11 Ansvar för verksamheten Arbetet i nästa etapp av utvärderingen...13 Bilaga: Förteckning över genomförda intervjuer 1

3 Ledningskonsult M Tham AB, Skärviksvägen 37, Djursholm 2

4 Sammanfattning och rekommendationer Utvärderingen pågår mellan december 2012 och juni 2014 och omfattar uppbyggnaden, genomförandet och resultaten av jobbagenternas verksamhet. När utvärderingen inleddes var systemet med jobbagenter under uppbyggnad och verksamheten var i startskedet. I den inledande etappen av utvärderingen, som denna rapport omfattar, har vi därför studerat etableringen av jobbagenterna. Utvärderingen har av det skälet fokuserat på hur verksamheten byggs och följs upp. Utvärderingens inledande etapp pekar sammantaget mot att den konkreta verksamheten har kommit igång bra. Den profil som verksamheten har fått är rätt både med hänsyn till jobbagenternas uppdrag och att den korta projekttiden ställer krav på att tidigt kunna visa konkreta resultat. Insatserna har koncentrerats till grupper där möjligheterna att nå snabba framgångar har bedömts vara störst. Insatserna har i inledningsskedet haft tyngdpunkt i: Att etablera samarbete med de privata arbetsgivarna och få till stånd avtal om arbetstränings- och arbetsplatser Att placera ut ungdomar i arbetsträning eller arbete hos arbetsgivarna. Jobbagenterna har också genomfört informationsinsatser om sin verksamhet. Dessa insatser har i första hand riktats mot arbetsgivare. Jobbagenterna har också informerat de myndigheter som samverkar inom ramen för Samordningsförbundet i syfte att få personer i utanförskap in på eller närmare arbetsmarknaden. Likaså har jobbagenterna inlett samarbete med de projekt de arbetar i. Analyserna visar samtidigt att vissa mål för verksamheten behöver preciseras för att det ska vara möjligt att bedöma om de har uppnåtts. Det råder oklarhet om vem som har ansvaret för att leda och styra jobbagenterna. För närvarande rapporterar de till tre instanser; Samordningsförbundet, den chef inom respektive kommun som de (administrativt) lyder under och projektledaren för de projekt de samarbetar med. Dessa, särskilt projektledarna, är osäkra på vilket ansvar de har för styrning och ledning av jobbagenterna. Uppföljningen av verksamheten och dess resultat, samt vem som ska svara för den, behöver också utvecklas. Utifrån denna sammanfattande analys rekommenderar vi att följande förbättringar och förstärkningar genomförs, Samordningsförbundet arbetar för närvarande med att utveckla de utpekade områdena. Tre av verksamhetens mål är allmänt beskrivna. Det är svårt att utifrån målformuleringarna utläsa vilka resultat som behöver nås för att målen ska räknas som uppnådda. Vi föreslår därför att Samordningsförbundet preciserar målen tillsammans med jobbagenterna. Med precisering avses att konkretisera innebörden av att öka respektive att att skapa närmare samarbete. Däremot behövs inte kvantitativa mått. Vi föreslår också att dessa parter tydliggör förväntningarna för jobbagenterna resultat under 2013, då uppdragstiden kan komma att avslutas respektive till halvårsskiftet De mål som avses är: 1. Att öka arbetsgivarnas kunskap om arbetsgivarstöd, ekonomiskt, konsultativt. 2. Att öka arbetsgivarnas kunskap om olika funktionsnedsättningar, bemötande och anpassningar. 3. Att skapa ett närmare samarbete med minst en företagarförening, offentlig arbetsgivare, privat utförare och annan organisation i respektive kommun. Uppföljningen av verksamheten behöver utvecklas. Jobbagenterna redovisar i nuläget genomförda aktiviteter, resultat av aktiviteterna samt tagna arbetsgivarkontakter. I samband med att målen preciseras behöver uppföljningen läggas fast. Uppföljningen bör både omfatta kvantitativa data och 3

5 kvalitativ information. Sådana analyser gör det möjligt att peka på mervärden av verksamheten när den ska säljas in till dem som ska ta över efter projekttidens slut. Klargör vem eller vilka som styr och leder jobbagenternas verksamhet och till vem eller vilka som jobbagenterna ansvarar för att rapportera. Idag styrs jobbagenterna av Samordningsförbundet, cheferna de lyder under i kommunerna och projektledarna för de projekt de samarbetar med. Samtidigt är särskilt projektledarna osäkra på vilket ansvar de har för att leda jobbagenterna. Tydliggör att arbetsgivarna är jobbagenternas målgrupp. Jobbagenterna och projektledarna har olika uppfattning om jobbagenternas målgrupp eller målgrupper. Projektledarna anser att arbetsgivare, offentliga myndigheter och deltagarna är målgrupper medan jobbagenterna uppfattar att det är arbetsgivarna som är deras målgrupp. Av beslutet att inrätta systemet med jobbagenter framgår det att arbetsgivarna är målgruppen. Verksamheten är inriktad mot att förändra arbetsgivarnas beteende så att fler i utanförskap (projektens målgrupper) får möjlighet att komma in på arbetsmarknaden. Jobbagenterna ska arbeta för att få med både de privata och de offentliga arbetsgivarna i samarbetet. Insatser för att få med kommunala arbetsgivare har genomförts. Ökade insatser behövs för att få de offentliga arbetsgivarna att delta i större utsträckning än de gör i nuläget. Utöver de kommunala arbetsgivarna bör även landstings- och den statliga sektorn bearbetas i detta sammanhang. Utvärderingen visar, tillsammans med tidigare utvärderingar av liknande verksamhet, att offentliga arbetsgivare har arbetsuppgifter som passar väl för de grupper av personer i utanförskap som jobbagenterna arbetar med. Förutom unga ingår vuxna i utanförskap i de grupper som jobbagenterna ska bidra till att hjälpa. Hittills har det skett i begränsad omfattning. Det är viktigt att insatserna för att få till stånd avtal om arbetstränings- och arbetsplatser för unga kompletteras med ökade insatser för gruppen vuxna i utanförskap. Det finns en oklarhet kring avgränsningen av jobbagenternas verksamhet som behöver åtgärdas. Utvärderaren ser två möjliga synsätt på verksamheten. Det ena är att jobbagenterna består av en samlad verksamhet med jobbagenter förlagda i de tre kommunerna, det andra synsättet är att varje kommuns jobbagent(-er) utgör separata verksamheter som håller ihop i ett nätverk. Valet av organisationsmodell påverkar verksamheten, inte minst behovet av att precisera vad uppdraget går ut på. Rapporteringsskyldigheten tyder på att jobbagenterna betraktas som en samlad verksamhet. Samtidigt hänvisar beslutet om jobbagenternas verksamhet till ett nätverk, vilket talar för att jobbagenterna är en kommunal verksamhet med kommunöverlappande samordning. Hos jobbagenterna och samordnarna är den hittills dominerande uppfattningen att jobbagenterna är kommunala verksamheter som samordnas över kommungränserna. 4

6 1 Följeforskningsuppdraget och arbetssätt I detta avsnitt presenteras först omfattningen och inriktning på det följeforskningsuppdrag som Ledningskonsulterna genomför tillsammans med Oxford Research 1. Därefter beskrivs kort de metoder som har använts för att utvärdering inom utvärderingens inledande fas. 1.1 Följeforskningsuppdraget Utvärderingen, som genomförs etappvis, omfattar uppbyggnaden, genomförandet och resultaten av jobbagenternas verksamhet. Frågor som besvaras av utvärderingen är: når jobbagenterna sina mål? Genererar deras insatser större nytta för arbetsgivare och deltagare än när de inte fanns? Den inledande etappen, som denna rapport omfattar, startades när tre av fyra jobbagenter nyligen hade påbörjat sina uppdrag, medan den fjärde redan då fanns på plats. Utvärderingens inriktning har styrts av att jobbagenternas verksamhet är under uppbyggnad. I senare skeden av utvärderingen ska vi löpande följa hur verksamheten och dess resultat utvecklas under den period t o m som vårt uppdrag pågår. Denna rapport har inriktats mot att studera etableringen av jobbagenterna. Den etappindelning vi arbetar efter innebär kan sammanfattas enligt: Etapp 1 utvärderingen koncentreras på att studera, och ge råd om, hur verksamheten byggs upp så att den får avsedd inriktning Etapp 2 när verksamheten har kommit igång inriktas utvärderingen mot att studera om verksamhetens inriktning och innehåll kan leda till att förväntade resultat uppstår Etapp 3 när resultat uppstår inriktas utvärderingen mot att studera om dessa resultat leder till att målen uppnås. I denna del koncentreras utvärderingen mot att studera om förväntad nytta uppstår för arbetsgivare och deltagare. Utvärderingen ska enligt uppdraget avgränsas till Grenverket Nynäshamn och Tyresö och dess målgrupper. Eftersom vi i den inledande etappen av utvärderingen har studerat hur systemet med jobbagenter byggs upp har den omfattat alla jobbagenter och de projekt och verksamheter de stöttar. 1.2 Metoder och arbetssätt under den inledande etappen I den inledande etappen har vi använt oss av dokumentstudier, intervjuer och deltagit i gemensamma möten mellan jobbagenterna och samordnarna. Vi påbörjade utvärderingen med att samla in och analysera befintliga dokument som beskriver bakgrund, syfte och mål med jobbagenterna. Vi samlade också in dokument som visar hur verksamheten ska organiseras, genomföras samt följas upp. Det innebär att vi exempelvis har tagit in beslut om att inrätta jobbagenter, arbetsbeskrivningar, informationsmaterial och mallar för uppföljning. Informationen i dokumenten har sammanställts och analyserats. Vi har intervjuat de fyra jobbagenterna, projektledarna för Grenverket Nynäshamn och Tyresö och Ungdomsteamet i Haninge samt samordnaren för Grenverket Södertörn. Valet av respondenter har styrts av att uppdraget har avgränsats till Grenverket Nynäshamn och Tyresö. Ungdomsteamet har haft en jobbagent i 1,5 2 år. Samordnaren för Grenverket Södertörn där Ungdomsteamet ingår, är den som håller ihop arbetet med jobbagenter inom förbundet och har arbetat med frågan sedan Ungdomsteamet anställde en jobbagent. Denne har därmed bra insyn i bakgrund och syftet med jobbagenter. Intervjuerna har genomförts som strukturerade samtal. Efter intervjuerna har resultaten sammanställts och analyserats. 1 Utvärderingen genomförs av Henry Tham, Ledningskonsulterna, Emilia Johansson, Oxford Research och Eva Wittbom, Stockholms universitet. 5

7 När vi genomfört och sammanställt dokumentstudier och intervjuer gjorde vi en samlad analys av hela underlaget. Utifrån det underlaget har vi dragit slutsatser och utformat preliminära rekommendationer. Dessa har vi stämt av med och förankrat hos jobbagenterna och samordnarna för de två Grenverket-projekten. Efter det har vi ställt samman avrapporteringen och överlämnat den till Samordningsförbundet. Under etappen har vi löpande haft kontakter med uppdragsgivaren för att redovisa hur arbetet med utvärderingen löper. 6

8 2 Syfte med och mål för jobbagenter och aktiviteter I slutet av 2012 anställdes tre jobbagenter i kommunerna Haninge, Nynäshamn och Tyresö med finansiering av Samordningsförbundet Östra Södertörn. Sedan tidigare finns en jobbagent knuten till Ungdomsteamet I Haninge. Syftet med denna dokumentstudie är att sammanfatta jobbagenternas syfte, mål, målgrupper och arbetssätt för att uppnå förväntade resultat. Utifrån detta analyserar vi i kapitel 3 om och på vilket sätt de föreslagna aktiviteterna och den externa kommunikationen har potential att bidra till att de förväntade resultaten uppnås. 2.1 Syfte, mål och målgrupp för jobbagenterna Det övergripande syftet med jobbagenterna är att etablera ett långsiktigt samarbete mellan lokala arbetsgivare och medlemsmyndigheternas gemensamma arbetsmarknadsinsatser. Samarbetet med näringslivet ska underlätta företagens möjligheter att hitta rätt kompetens, rätt stöd och kunna rekrytera ny kompetens samtidigt som arbetsgivarna får möjligheten att arbeta med social hållbarhet på ett konkret sätt. Syftet med samarbetet är vidare att skapa praktik- och arbetsträningsplatser samt att underlätta anställning för de målgrupper som berörs av Samordningsförbundens insatser. Målen för jobbagenternas verksamhet kan sammanfattas i fem punkter: 1. Att öka arbetsgivarnas kunskap om arbetsgivarstöd, ekonomiskt, konsultativt. 2. Att öka arbetsgivarnas kunskap om olika funktionsnedsättningar, bemötande och anpassningar. 3. Att skapa ett närmare samarbete med minst en företagarförening, offentlig arbetsgivare, privat utförare och annan organisation i respektive kommun. 4. Att etablera minst en arbetsgivarring för praktik och arbetsträning bestående av minst fem arbetsgivare i varje kommunen. 5. Att etablera ett fungerande mentorskapsprogram för ungdomar i var och en av de tre kommunerna. Programmet ska ge 20 ungdomar i Haninge och tio ungdomar i Nynäshamn respektive t Tyresö en mentor. Jobbagenternas verksamhet inriktas mot målgrupperna för Samordningsförbundets olika ESF-projekt. De två jobbagenter som arbetar i Nynäshamn och Tyresö fördelar sin tid mellan arbete riktat mot två grupper, ungdomar och vuxna. I Haninge arbetar den ena av jobbagenterna med vuxna och den andre med ungdomar. Utöver grupperna unga och vuxna, vilka specificerats i en beskrivning av jobbagenternas verksamhet, anges att jobbagenternas insatser ska inriktas mot arbetsgivare, företag, ideella organisationer, offentliga arbetsgivare, privata utförare, sociala företag, myndigheter och en bredare grupp av personer som står utanför arbetsmarknaden. 2.2 Jobbagenternas verksamhet och arbetssätt Enligt sin uppdragsbeskrivning ska jobbagenterna bidra till att arbetsgivare ska få exempelvis bättre information och kunskap om stöd, lättare kontakt med myndigheter och organisationer och bättre introduktion av medarbetare och stöd i arbetet med social hållbarhet. Jobbagenterna hjälpa myndigheterna med näringslivskontakter och underlätta för individer och företag att få kontakt med myndigheterna. För en blandad grupp av aktörer som företag, ideella organisationer och sociala företag beskrivs jobbagenterna kunna bidra till att lösa dessas behov av arbetskraft och samordning av praktikplatser. För individer kan jobbagenterna bidra till att lösa deras behov av erfarenhet och praktik. 7

9 Utifrån beskrivningen av uppdraget ska jobbagenterna även ingå i nätverk för företag och myndigheters företagskontakter, skaffa sig god kännedom om ungas och vuxnas i utanförskap förutsättningar och behov för att matcha deltagare och insats. Jobbagenterna ska också marknadsföra satsningen gentemot näringsliv och samverkansparter och undersöka möjligheten till fortsatt finansiering efter projekttidens slut. Förutom dessa aktiviteter ska jobbagenterna dokumentera och utveckla ett nytt arbetssätt för samarbete med näringslivet. De ska forma nätverk för gemensam metodutveckling och erfarenhetsutbyte. För jobbagenternas övergripande styrning ansvarar projektsamordnarna för förbundets ESF-projekt tillsammans med förbundschefen, till vilka också jobbagenterna löpande rapporterar. Metod- och processtöd ges till jobbagenterna från Samordningsförbundets kansli. 8

10 3 Utvärderingens resultat Våra dokumentstudier och intervjuer ger oss följande bild av hur arbetet med att bygga upp jobbagenternas verksamhet har gått så här långt. Först diskuteras hur etableringen av jobbagenternas verksamhet har utvecklats. Därefter presenteras projektlogiken för jobbagenternas verksamhet, det vill säga hur olika dokument och aktörers bilder av aspekter som syfte, mål, målgrupp, roller, uppföljning och ansvar överensstämmer med varandra för att avgöra vilka förtydliganden som kan behöva göras. 3.1 Etableringen av jobbagenternas verksamhet Jobbagenterna har kommit igång med att genomföra verksamheten. Verksamhetens tyngdpunkt ligger i att etablera kontakter med arbetsgivarna för att informera om verksamheten och få till stånd avtal med arbetsgivarna om platser för arbetsträning, praktik och anställning. Tyngdpunkten i insatserna ligger i linje med intentionen att snabbt få igång konkret verksamhet. Arbetet har främst riktats mot få till stånd samarbete med de privata arbetsgivarna. Samtidigt har insatser genomförts för att etablera samarbete med kommunala förvaltningar i deras egenskap av arbetsgivare. I både Haninge och Tyresö har det lett till avtal om arbetsplatser i kommunerna. Inriktningen innebär att jobbagenterna först har koncentrerat sig på etablerade kontakter med privata arbetsgivare eftersom de är mer lättbearbetade. Genom inriktningen kan jobbagenterna tidigt visa på resultat och mervärden av sin verksamhet. Samtidigt är det viktigt att, när samarbeten med de privata arbetsgivarna nu successivt kommer på plats, öka insatserna för att få med fler offentliga arbetsgivare i samarbetet. Det kan t ex röra sig om fler kommunala förvaltningar men också arbetsgivare inom landstings- respektive den statliga sektorn. Våra diskussioner med bl a jobbagenterna pekar mot att de offentliga arbetsgivarna borde kunna erbjuda gott om relevanta arbetsuppgifter för personer i utanförskap. Detta förhållande har också framkommit i andra utvärderingar vi har genomfört 2. Att inkludera både offentliga och privata arbetsgivare är en rättvisefråga, då fokus på privata arbetsgivare signalerar att de har huvudansvar för att bryta utanförskap. Jobbagenterna arbetar av flera anledningar i första hand med ungdomar. Unga uppfattas som lättare att arbeta med eftersom arbetsgivare anses vara mer villiga att ge ungdomar en första chans. Vuxna är enligt våra intervjuer en mer svårarbetad grupp. Vuxna med lång tid i utanförskap kräver generellt mer omfattande insatser för att nå arbetsträning och anställningar. Genom Grenverket Nynäshamn och Tyresö har jobbagenterna vidare tydliga partner för diskussion kring unga. Motsvarande diskussionspartner saknas för gruppen vuxna, där jobbagenterna ska arbeta med flera instanser inom kommunerna. Med hänsyn till den korta tid jobbagenterna har på sig för att visa resultat och förankra sin verksamhet och att de nu fått till stånd avtal för unga är det av yttersta vikt att de nu koncentrerar sig på insatser för att få avtal om arbetsträning eller arbetsplatser för vuxna. Intervjuerna ger en bild av att det för närvarande främst är arbetsgivarnas behov som styr vilka avtal som jobbagenterna sluter. Tendensen att arbetsgivarnas behov styr ligger i hög grad i linje med de dokument som beskriver verksamheten och är rimligt för att snabbt nå resultat. I takt med att jobbagenterna får en djupare kunskap om ungdomars och vuxnas behov bör dessa gruppers förutsättningar, hinder och möjligheter i högre grad vägas in i avgörandet av vilka arbetsgivare som jobbagenterna ska koncentrera sina insatser. Erfarenheter 2 Se bl a Entreprenörskap och företagande verksamma medel mot utanförskap och utestängning från arbetsmarknaden? Slutrapport från arbetet med fältstudier för den tematiska gruppen Entreprenörskap och företagande, Ledningskonsulterna

11 från andra projekt med liknande uppdrag pekar mot vikten av att i högre grad utgå från deltagarnas (samlade) förmåga och behov inför avtal med arbetsgivare om arbetsträning och arbetstillfällen 3. Marknadsföringsinsatser har också genomförts mot de myndigheter som samarbetar inom ramen för Samordningsförbundet. Tyngdpunkten ligger i kontakterna med socialförvaltningar och näringslivsfunktioner. Däremot få, om ens några, med de andra samarbetande myndigheterna som Arbetsförmedlingen, skolan, Försäkringskassan och Landstinget. Det är rätt att jobbagenterna har huvudansvaret för marknadsföringen av sig själva och sin verksamhet och mot arbetsgivare och de myndigheter jobbagenterna har mest kontakter med. Dock borde Samordningsförbundet underlättat jobbagenternas arbete genom att mer omfattande informera samarbetsmyndigheterna i förväg om syftet och målen med jobbagenterna. 3.2 Projektlogik synen på mål, roller, arbetsuppgifter och organisation Syfte Alla om har intervjuats har i stort sett samma bild av syftet med och målen för jobbagenterna. Detsamma gäller för jobbagenternas roller och uppgifter. Dessa bilder ligger också väl i linje med de beskrivningar som finns av syfte och mål samt uppgifter och roller i beslutet om att inrätta ett system med jobbagenter i Haninge, Nynäshamn och Tyresö. Syftet beskrivs genomgående vara att etablera ett långsiktigt samarbete mellan lokala arbetsgivare och Samordningsförbundets medlemsmyndigheters gemensamma arbetsmarknadsinsatser. Jobbagenterna ska underlätta arbetsgivarnas möjligheter att hitta rätt kompetens och stöd för att rekrytera ny kompetens. Samtidigt får arbetsgivarna möjlighet att arbeta med social hållbarhet på ett konkret sätt. Därutöver är syftet att skapa praktik- och arbetsträningsplatser samt att underlätta anställning för de målgrupper som berörs av samordningsförbundens insatser. Dokumentstudien visar dock att foldern om jobbagenterna ger en delvis annorlunda bild av verksamhetens syfte och inriktning än intervjuerna. Foldern likställer jobbagenternas roll med ett bemanningsföretag eller HRkonsult, vilket varken jobbagenterna eller samordnarna känner igen sig i. Målgrupper Bilden av jobbagenternas målgrupper är inte samstämmig mellan jobbagenterna och övriga intervjuade. Jobbagenterna betonar att deras målgrupp är arbetsgivarna. Övriga intervjuade betraktar arbetsgivarna som en tung målgrupp, men betonar att projektens deltagare och myndigheterna också är viktiga målgrupper. I beslutet att etablera jobbagenter framgår det att arbetsgivarna är jobbagenternas primära målgrupp. Verksamheten syftar till och inriktas mot att bidra till att förändra arbetsgivarnas beteende genom att öka deras kunskaper om behov och insatser för att få personer i utanförskap in i/tillbaka till arbete. Med hjälp av sådan kunskap kan arbetsgivarna öka möjligheterna för projektens deltagare att nå hela vägen ut på arbetsmarknaden. Därmed förbättras också myndigheternas förutsättningar att nå sina mål. Genom kontakterna med arbetsgivare kan jobbagenterna förmedla förslag till hur myndigheter och projekts insatser ska göras mer träffsäkra. Detta medför sammantaget, enligt vår bedömning, att arbetsgivarna bör betraktas som jobbagenternas målgrupp, medan syftet att öka tillgången till praktik- och arbetsträningsplatser bör betraktas som en effekt av förbättrade arbetsgivarkontakter. Det viktigt att alla inblandade, dvs. jobbagenter, de inblandade projekten och myndigheterna, är på det klara med att jobbagenternas målgrupp är arbetsgivarna. För att nå goda resultat i form av att fler personer kommer ut i arbete räcker det samtidigt inte med att jobbagenterna har goda kontakter med arbetsgivarna eller känner till deras behov av personal. Något som också är avgörande är att jobbagenterna har god kunskap om projektens deltagare och deras förutsättningar att arbeta. Kunskapen behövs för att kunna förmedla till arbetsgivarna vilka behov och förutsättningar projektens deltagare har. Att ha en uttömande bild av deltagarnas behov och förutsättningar är dock inte samma ska som att ha dem som målgrupp. 3 Ibid 10

12 Roller De intervjuade har redovisat att jobbagenterna ska fungera som en nod eller mäklare mellan arbetsgivare, myndigheter och deltagare. Däremot har inte omfattningen av denna funktion tydliggjorts, vilket gör jobbagenternas ansvar oklart. Utvärderaren är osäker på om jobbagenternas ansvar som nodfunktion avgränsas till: de insatser som Samordningsförbundet genomför, eller samtliga kontakter mellan arbetsgivare och de myndigheter som samarbetar inom Samordningsförbundet? Utvärderaren vill understryka att båda alternativen kan medföra svårigheter. Det mer begränsade alternativet, som omfattar Samordningsförbundets insatser, riskerar att göra jobbagenterna till ytterligare en aktör som tar kontakter med arbetsgivarna, utöver andra matchningsinsatser hos kommuner och andra myndigheter som Arbetsförmedlingen. Det mer omfattande alternativet, som omfattar kommunernas och de andra myndigheternas arbetsgivarkontakter, kan med stor sannolikhet generera svårigheter hos vissa samarbetande myndigheter. Särskilt gäller det för Arbetsförmedlingen som har omfattande kontakter med arbetsgivare och där dessa ses som en del av kärnverksamheten. Inledningsvis torde därför det snävare alternativet vara det mest realistiska. Däremot finns det behov av att etablera kontakter med Arbetsförmedlingen och andra myndigheter som har arbetsgivarkontakter så att jobbagenterna och dessa känner till varandras kontakter och undviker att (samtidigt och ovetande av varandra) kontakta samma arbetsgivare. Mål När det gäller verksamhetens mål är dessa relativt diffusa. Detta gör det svårt att utläsa vilka resultat som krävs för att målen ska räknas som uppfyllda. Det gäller i första hand följande tre mål: 1. Att öka arbetsgivarnas kunskap om arbetsgivarstöd, ekonomiskt, konsultativt. 2. Att öka arbetsgivarnas kunskap om olika funktionsnedsättningar, bemötande och anpassningar. 3. Att skapa ett närmare samarbete med minst en företagarförening, offentlig arbetsgivare, privat utförare och annan organisation i respektive kommun. Otydligheten i målen uppkommer av användningen av begrepp som öka, skapa och närmare. Begreppen indikerar inte vad det egentligen innebär att öka, skapa eller komma närmare arbetsmarknaden, eller vilken utgångspunkt jobbagenternas resultat jämförs med. Därför är det av vikt att Samordningsförbundet preciserar målen tillsammans med jobbagenterna. Preciseringen bör innebära en konkretisering av vad som ligger i att öka respektive att att skapa närmare samarbete. Däremot behöver det inte innebära att utveckla kvantitativa mått, utan snarare vilka kvalitativa indikatorer som ska uppfyllas. I samband med preciseringen bör jobbagenterna och Samordningsförbundet förtydliga förväntningarna på jobbagenternas resultat i slutet av Med hänsyn till att tre av jobbagenterna anställdes i slutet av 2012, medan den fjärde har arbetet i ca två år, finns det anledning att särskilja förväntningarna på resultaten beroende på hur lång tid jobbagenterna har arbetat. Genom att precisera målen och redovisa förväntningarna underlättas jobbagenternas arbete mot realistiska mål och Samordningsförbundet kan ha tydligare förväntningar på vad det innebär att jobbagenterna uppfyller målen. Uppföljning Intervjuerna visar att något system för uppföljning av jobbagenternas verksamhet inte har lagts fast. Utvärderaren rekommenderar att ett sådant system läggs fast så snart som möjligt så att jobbagenternas löpande verksamhet kan följas upp kontinuerligt. Med fördel kan det ske i samband med att målen preciseras. Uppföljningen bör också beskriva hur, när, till vem/vilka och vad som jobbagenterna ska rapportera. För närvarande redovisar jobbagenterna sitt arbete löpande under sina gemensamma träffar. Då går jobbagenterna igenom vilka aktiviteter de har genomfört och aktiviteternas resultat tillsammans med samordnarna. Dessutom rapporterar jobbagenterna vilka kontakter de tagit med arbetsgivare i en gemensam databas. Utöver den avrapportering som görs på de gemensamma träffarna med jobbagenterna redovisar 11

13 jobbagenterna sina insatser och resultat till de kommuner de är anställda i. De redovisar även till de projekt de samarbetar med. Rapporteringen till kommuner och projekt skiljer sig både i omfattning och i utformning för de olika jobbagenterna. Samordnarna på Samordningsförbundet, projektledarna i samarbetsprojekten och kommunerna har oklara bilder av vilken avrapportering jobbagenterna gör för andra. Det är viktigt att tydliggöra vem jobbagenterna ska rapportera till, vad de ska rapportera, hur rapporteringen ska ske och hur ofta rapporteringen bör ske. Uppföljningen bör inte enbart utgöras av kvantitativa data, såsom antal arbetsgivarkontakter som tagits, antal avtal som slutits, antal deltagare som genom jobbagenterna fått arbetsträning, praktik eller arbete. Uppföljningen bör också bestå av kvalitativ information om hur förankringen och utveklingen av jobbagenterna som system. Den bör vidare bestå av underlag för att kunna göra effektanalyser och förklara varför effekterna uppstår. Effektanalyserna är viktiga för att sälja in systemet med jobbagenter för dem som ska ta över och driva verksamheten vidare efter projekttidens slut. Det behöver gå att visa att jobbagenterna skapar mervärden som annars inte skulle uppstå. Vi är under etapp 2 beredda att delta i diskussioner om hur uppföljningen kan utformas. Ansvar för verksamheten Ytterligare oklarheter med anknytning till rapportering och uppföljning har framkommit i intervjuerna. Det gäller vilken organisation det är som ansvarar för att styra och leda verksamheten. Är det Samordningsförbundet som betalar för verksamheten, kommunerna där jobbagenterna är anställda eller de projekt som jobbagenterna samarbetar med? Intervjuerna pekar mot att flera aktörer uppfattar att de ska styra jobbagenterna och deras verksamhet, medan samtalen med jobbagenterna pekar mot att det är projekten som bör styra verksamheten. En lösning där projektledarna styr verksamheten fångar inte in vuxna i utanförskap eftersom jobbagenterna i nuläget saknar projekt att samarbeta med för den gruppen av personer. För att inte splittra jobbagenternas ansvar eller riskera att deras arbetsbörda ökar på grund av styrning från olika instanser är det av viktigt att huvudansvaret för att styra och leda verksamheten tydliggörs. När detta är fastställt måste det också förankras i de olika verksamheterna, tillsammans med instruktioner för vad som ska rapporteras till ansvariga personer vid rätt organisation. Om andra aktörer än dessa ska få ta del av avrapportering eller kräva ytterligare avrapportering behöver det slås fast. En anledning till att klargöra detta är också att säkerställa vem som har mandat att styra arbetets inriktning, så att inte jobbagenternas uppdrag riskerar att svälla till följd av idéer från enskilda organisationer. Dessutom finns en oklarhet kring avgränsningen av jobbagenternas verksamhet, vilken framkommit i såväl intervjuer som dokumentstudier, och som behöver åtgärdas. Utvärderaren ser två möjliga synsätt på verksamheten: Bör jobbagenterna betraktas som en samlad verksamhet med jobbagenter förlagda i de tre kommunerna? Utgör varje kommuns jobbagent(-er) separata verksamheter som håller ihop i ett nätverk? Valet av organisationsmodell påverkar verksamheten, inte minst behovet av att precisera vad uppdraget går ut på. De indikationer som har getts om rapporteringsskyldighet med inriktning mot projektens samordnare tyder på att jobbagenterna betraktas som en samlad verksamhet. Samtidigt hänvisar beslutet om jobbagenternas verksamhet till ett nätverk, vilket talar för att jobbagenterna är en kommunal verksamhet med kommunöverlappande samordning. Under de samtal som utvärderaren har fört med jobbagenterna och samordnarna har den dominerande uppfattningen varit att jobbagenterna är kommunala verksamheter som samordnas över kommungränserna. 12

14 4 Arbetet i nästa etapp av utvärderingen Etapp två av utvärderingen genomförs mellan april och oktober Arbetet under etappen avgränsas, i linje med vad som sägs i uppdraget, till Grenverket Nynäshamn och Tyresö och dess målgrupper. I förhållande till den inledande etappen skiftar vi nu tyngdpunkt från konstruktionen av verksamheten till hur arbetet med att genomföra verksamheten sker löpande och vilka resultat som verksamheten kan leda till. Inriktningen av etapp två förklaras av att verksamheten när vi genomför studierna har byggts upp och kommit igång. Verksamheten har också kommit att leda till resultat som bör vara möjliga att studera. Det bör därmed vara möjligt att bedöma om resultaten kan komma att ligga i linje med de syften och mål som satts upp. De huvudfrågor vi besvarar är därför om den faktiska verksamhetens inriktning motsvarar den tänkta. Kan det i sin tur leda till att förväntade resultat uppstår och kan detta medföra att verksamheten uppnår sina mål? Vidare följer vi upp hur de rekommendationer tas om hand som vi har lämnat i den inledande etappen av utvärderingen. Vi inleder arbetet i etappen med att tillsammans med uppdragsgivaren slutligt lägga fast arbetets inriktning och innehåll. I etapp 2 arbetar vi i likhet med i den inledande etappen med dokumentanalyser och intervjuer. Intervjuerna breddas från jobbagenter och projektledare till att också omfatta de chefer inom kommunerna som jobbagenterna arbetar åt. Intervjuerna kommer även under etapp 2 har formen av strukturerade samtal och som innehåller frågor som vidareutvecklar de huvudfrågor vi bevarar i denna etapp. Utöver dessa metoder genomför vi enkäter till deltagare och arbetsgivare för att fånga in dessa gruppers syn på jobbagenternas arbete. Vidare går vi igenom och analyserar data från de databaser där t ex deltagaruppgifter finns och tar del av den uppföljning som görs. Vi deltar även i de gemensamma möten jobbagenter och samordnare har. Efter att dataunderlaget har samlats in analyserar vi det och drar preliminära slutsatser. Resultaten diskuteras med och förankras hos jobbagenterna och Samordningsförbundet. Efter det avrapporterar vi resultatet av utvärderingen i etapp 2. Den avrapporteringen gör vi gemensamt med vår avrapportering av etapp 2 av utvärderingen av Grenverket Nynäshamn och Tyresö. 13

15 Bilaga Förteckning över genomförda intervjuer Peter Andersson Susanne Bergquist Ebba Borthén Jens Gustafsson von Zeipel Lena Lagercrantz Mats Laukus Andreas Söderquist Jobbagent Haninge Projektledare Grenverket Nynäshamn och Tyresö Projektledare Ungdomsteamet i Haninge Jobbagent Haninge Jobbagent Nynäshamn Jobbagent Tyresö Samordnare Grenverket Södertörn 14