KVALITETSSYSTEM Socialförvaltningen

Transkript

1 Socialförvaltningen Dokumentnamn Informationssekreterare Fastställt av Ulf Wall Regelverk Adm Verksamhet Administration Utarbetad av Lena Larsson Skapat datum Gäller fr.o.m Version 2 Klicka för att komma till önskad rubrik Grafisk profil... 2 Övrigt gällande den grafiska profilen och layout... 2 För översyn av material... 2 Vid färdigställt material... 3 Intern info... 3 Extern info... 3 Tryck... 3 Distribution... 4 Faktura, externa leverantörer... 5 Bilder... 5 Kamera... 5 Bokning av bil i tjänsten... 5 Kommunala pensionärsrådet... 6 To do-lista... 6 Sidan 1 av 6

2 Grafisk profil KVALITETSSYSTEM Följ den grafiska profilen vid kommunal verksamhet. Pärm finns hos informationssekreteraren och kommuninformatörerna. Vid samarbete med andra kommuner och liknande behöver inte den grafiska profilen följas. Alla logotyper ska då vara med. Använd inte devisen Här får du livstid i dessa fall då den signalerar Fagersta kommun. Vid behov kontaktas kommuninformatörerna. Övrigt gällande den grafiska profilen och layout Logotyp Vänstra, övre hörnet i rapporter och liknande. Nedre, högra hörnet i annonser. Övre, högra hörnet på broschyrer. Gula linjen: Annonser: ca 5 mm. A4: ca 1 cm. Fagerstaposten har mall för annonser så enbart text behöver skickas dit. 3 bilder kan sättas antingen i höjdled eller i bredd på affischer och i annonser. CMYK (färgmodell för fyrfärgstryck) används i kommunen. Använd formatmallarna i Word för rubriker. Se över så inte ord bryts vid slutet av raden i broschyrer och liknande. För översyn av material Eva Blomberg kontrollerar material före utskick. Vid deras frånvaro kontaktas respektive avdelningschef för Vård och omsorg, Individ och familjeomsorgen och Försörjning & arbete. Vid deras frånvaro kontaktas socialchefen. För kontroll av text som ska läggas in på hemsidan kontaktas respektive chef för Vård och omsorg, Individ och familjeomsorgen och Försörjning & arbete. Vid deras frånvaro kontaktas socialchefen. Kontrollera också integration; om något ska översättas. Kontakta integrationsenheten i dessa fall. Sidan 2 av 6

3 Vid färdigställt material Intern info Soc-innern, interna nätet, och interntidningen Några minuter (NM) På Soc-innern läggs materialet som pdf-filer om möjligt. Till NM skickas materialet till kommuninformatörerna. Ingen formatering behöver göras. Använd shift och enter vid sammanhängande styckebrytning. Vid frånvaro sparas materialet till senare tillfälle. Om det då är inaktuellt skrivs det om om möjligt eller kasseras. Extern info Hemsidan och Mer-bilagan, bilaga till Fagersta-Posten, som går ut till alla hushåll i Fagersta. På på hemsidan läggs materialet in direkt som pdf-filer om möjligt. Ska ändringar ske i menyer kontaktas kommuninformatörerna. Vid deras frånvaro kontaktas IT-avdelningen. Material som läggs in ska godkännas av respektive avdelningschef på Vård och omsorg, Individ och familjeomsorgen och Försörjning & Arbete. Vid frånvaro kontaktas ekonomichefen alternativt socialchefen. Undantag är ändringar av namn och telefonnummer och liknande. Till hemsidans nyhetssida skickas materialet till kommuninformatörerna. Ingen formatering behöver göras. Använd shift och enter vid sammanhängande styckebrytning. Vid frånvaro kontaktas ITavdelningen. Till Mer-bilagan skickas materialet till kommuninformatörerna. Använd shift och enter vid sammanhängande styckebrytning. Vid frånvaro sparas materialet till senare tillfälle. Om det då är inaktuellt skrivs det om om möjligt eller kasseras. Kontrollera också integration; om något ska översättas. Kontakta integrationsenheten i dessa fall. Tryck Skicka material till vaktmästeriet i första hand för tryck upp till A3-storlek. När antalet broschyrer med max 10 sidor överstiger ungefär 500 stycken vid ett trycktillfälle bör man se över alternativ för kostnadens skull. Kontakta utomstående tryckerier vid dessa tillfällen för offert som till exempel lokala tryckerier. Om materialet överstiger 10 sidor bör man se över alternativ oavsett antal broschyrer. Sidan 3 av 6

4 Vid tidspress kan också alternativa tryckerier kontaktas om vaktmästeriet inte har möjlighet att hinna med. CCS (gulvitt papper) ska användas i första hand när det gäller info till äldre på grund av synsvårigheter. CC (vitt papper) kan om man så vill användas i övriga fall. Även andra färger på papper kan förekomma som till exempel på program för Frivilligcentralen. Detta bör dock undvikas om det inte finns särskilda skäl som just för Frivilligcentralen som byter färg på omslaget varje termin. Meddela vaktmästeriet vilket ID som ska debiteras; ID 7001 (administration) för kommunalt material. Vid samarbete med andra används verksamhetens ID; kontakta verksamheten eller ekonomiavdelningen för information. Projekt brukar ha speciellt avsatta pengar för informationsmaterial. Hör efter vilket ID det ska belasta i dessa fall. Meddela också vaktmästeriet vart materialet ska skickas efter tryck. Fyll i vad som skickats för tryck till vaktmästeriet i dokumentet Tryck (Mina dokument/socialförvaltningen/to do mm) för kontroll av fakturan när den kommer. Bocka av med OK när fakturan och uppgifterna stämmer överens. Om inte uppgifterna stämmer kontakta vaktmästeriet för kontroll och eventuell rättelse. Distribution Broschyrer ska skickas till dem som beställt dem och till dessa ställen och verksamheter: Kommuninformatör 1 ex Frivilligcentralen, Malmen, om det är broschyrer inom äldreomsorgen. Spara en utskrift för arkivering i pärmen i skåpet. Pärmarna är märkta med årtal och månad. Sidan 4 av 6

5 Faktura, externa leverantörer Vid beställningar från externa leverantörer bifogas dessa uppgifter. Fyll i vem som ska attestera fakturan på sista raden. Fakturan skickas till: Fagersta kommun Box Fagersta På fakturan ska uppges: Ref.nr. IFO och VoO 5024 F&A 5023 Att: Bilder Kommuninformatörerna har bilder. Det finns bilder på datorns skrivbord i mappen Bilder. Gratis bilder finns också på Användarnamn: waldoz Lösen: 1131 Uppge gärna fotografens namn vid tryck och liknande. CMYK (färgmodell för fyrfärgstryck) används i kommunen Kamera Digital kamera bokas på Soc-innern/Soc-bokningar/digital kamera och hämtas och lämnas i receptionen Norbergsvägen 21. Det går också att låna kommuninformatörernas kamera om de ej använder den själva. Bokning av bil i tjänsten Bil bokas på Soc-innern/Soc-bokningar Välj därefter bil. Bilarna står på baksidan av Norbergsvägen 19. Sidan 5 av 6

6 För övrig information om bil se rutiner för detta. KVALITETSSYSTEM Kommunala pensionärsrådet Kallelse till KPR, kommunala pensionärsrådet, och dess arbetsutskott sköts av informationssekreteraren. Pärm med rutiner och övriga uppgifter finns i skåpet. Sammanträdestider finns i mappen KHR under Övrigt i Mina dokument. Vid frågor kontakta Ingrid Öberg, Ann-Sofie Hage eller Ulla Långbacka. To do-lista To do-lista (Exceldok) finns i Mina dokument/socialförvaltningen/to do mm. Sidan 6 av 6