Landstingsstyrelsens beslut. Ulrika Ernving (v) lämnade ett särskilt yttrande (Bilaga 3). Bilaga 1. Svar till revisorerna 2. Revisorernas redogörelse

Transkript

1 PROTOKOLL DATUM LKD Svar på revisorernas rapport över landstingets räkenskaper 2002 Bakgrund Landstingets revisorer har enligt bilagda revisionsrapport granskat landstingets räkenskaper för De önskar senast landstingsstyrelsens synpunkter och uppgifter på de åtgärder som föranleds av rapporten. Inom landstingskansliets ekonomienhet har bilagda (Bilaga 1) förslag till svar tagits fram. Landstingsstyrelsens beslut 1 Bilagda svar till revisorerna godkännes. Särskilt yttrande Ulrika Ernving (v) lämnade ett särskilt yttrande (Bilaga 3). Bilaga 1. Svar till revisorerna 2. Revisorernas redogörelse Protokollsutdrag - Landstingsrevisionen - Kjell Jansson - Ekonomienheten - Inga Karlsson g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 6) juni \71 revisorernas redogörelse 2002\ 71 revisorernas redogörelse.doc Utskrift: , 13:22 Sid: 1

2 LKD Landstingsrevisionen Svar på revisionsrapport avseende 2002 års räkenskaper Revisorernas granskning av 2002 års bokslut och räkenskaper är avslutad och rapport överlämnad till styrelsen. Nedan lämnas synpunkter som har samband med revisionsrapporten, samt redovisas genomförda och planerade åtgärder. 1 Allmänt Revisionens samlade bedömning är att förvaltningarnas och landstingets bokslut är upprättade enligt instruktioner och att de är väl dokumenterade. Årets revision har utförts med hjälp av externa revisorer, som granskat vissa förvaltningar och dessa har bekräftat denna bild. I rapporten finns ett antal påpekanden som finns anledning att kommentera. 2 Balanskravet Landstingstyrelsen har ett särskilt ansvar för landstingets utveckling och ekonomiska ställning och ska även beakta laglighetsaspekter. Detta var också anledningen till att landstingsstyrelsen våren 2002 föreslog att en strategisk översyn av hälso- och sjukvården i Sörmland skulle genomföras, vilket också landstingsfullmäktige biföll. Utgångspunkten med översynen är att skapa en långsiktigt hållbar hälsooch sjukvård samt att uppnå en ekonomi i balans. Att göra en så stor översyn och verkställa de förändringar som man kommer fram till tar tid. Det är också en av orsakerna till att landstinget även innevarande år kommer att redovisa negativt resultat. Vi är också medvetna om behovet av att vidta kortsiktiga insatser parallellt med översynsarbetet. Landstingsstyrelsen ( 90/2002) gav därför hälso- och sjukvårdsnämnderna i uppdrag att rikta insatser till några specifika områden för att klara budgeterad nivå. Vi kan också konstatera att detta fått effekt framförallt inom nordvästra hälso- och sjukvårdsområdet som stoppat upp den kraftiga kostnadsökningstakten. besök tel fax ORG NR g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 6) juni \70 revisorernas redogörelse 2002\svar t revisionen (ik).doc Utskriftsdatum: :20 SID 1(3)

3 Eftersom den ekonomiska situationen för landstinget har försämrats ytterligare måste översynsarbetet påskyndas för att så snart som möjligt få ekonomiskt genomslag. Detta är också innebörden av de direktiv för budget- och uppdragsarbetet för 2004 som nu utarbetats. Utgångspunkten är att uppnå ett positivt resultat som även ska täcka underskottet för år Resultaträkning Lagkraven utgör en mininivå och om informationsvärdet bedöms öka har vi ansett det korrekt att tillgodose detta. 4 Balansräkning Landstinget har valt att anpassa balansräkningen till den praxis som vi tyckt oss se har utvecklats, vilket har inneburit att notapparaten utvecklats. Det har skett på bekostnad av det direkta informationsvärdet i balansräkningen. Denna uppställning är dock inget självändamål utan vi är öppna för förändringar i detta avseende. Även revisorernas synpunkter avseende värderingar mm kommer vi att beakta. 4.1 Maskiner och inventarier Revisorernas synpunkter beträffande regelverk för värderingar av olika anläggningstillgångar kan vi instämma i. Det finns ett antal oklarheter beträffande tillämpningar. Det är tveksamt om det finns resurser för en sådan genomgång under innevarande år, med hänsyn till de stora åtaganden som finns. 4.2 Andra aktier och andelar Landstingets förvärv av aktier i Ergonomicentrum för 1 kr skulle normalt sett ha krävt en förvärvsanalys. En sådan analys syftar till att ta fram underrespektive övervärden i företaget för att motivera priset för aktier. Ett överpris resulterar att en goodwill redovisas som tillgång, medan ett underpris skulle motsvaras av s k negativ goodwill. I samband med bokslutet gjordes bedömningen att tillgångar och skulder i bolaget motsvaras av nominellt belopp, vilket främst motiverades av att fastigheten sålts och att underskottet vid denna försäljning reglerats genom garantier från säljaren. Således kan aktiernas underpris endast motiveras med framtida förluster, vilket skulle resultera i en negativ goodwillpost i landstingets balansräkning. Eftersom negativ goodwill är ett nytt begrepp i landstingets redovisning, och sannolikt även i sektorn som helhet, samtidigt som beloppet bedömdes som ringa, redovisades beloppet som reservering för framtida förluster och aktierna till nominellt belopp. ORG NR g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 6) juni \70 revisorernas redogörelse 2002\svar t revisionen (ik).doc Utskriftsdatum: :20 SID 2(3)

4 5 Stiftelser Förlusten för landstingets förvaltade fonder har varit cirka 15 % under året och i samband med revision för dessa fonder har beslutats att inte göra några nedskrivningar av tillgångarna med motiveringen att en återhämtning av förlusten kan ske kommande år. Fortsätter börsnedgången krävs en nedskrivning kommande år. En genomgång av förvaltade medel i Museets fonder skall ske under året. LANDSTINGET SÖRMLAND Landstingsstyrelsen Alf Egnerfors Ordförande Christer Lindman Landstingsdirektör ORG NR g:\enheter\adm\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 03\( 6) juni \70 revisorernas redogörelse 2002\svar t revisionen (ik).doc Utskriftsdatum: :20 SID 3(3)

5

6 REVISORERNAS REDOGÖRELSE för resultatet av revisionen 2002 i LANDSTINGET SÖRMLAND Nyköping besök Tingshusplatsen 2 tel fax kjell.jansson@lk.dll.se ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\sid 1 redogörelse.doc Utskriftsdatum: :01

7 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SAMMANFATTNING AV GRANSKNINGAR REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL... 3 GRANSKNING AV ÅRSBOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE... 3 NOTERAT... 4 PROGNOSER OCH BUDGET... 6 BALANSKRAVET... 7 FÖRVALTNINGSBERÄTTELSEN... 9 RESULTATRÄKNING... 9 BALANSRÄKNING KASSAFLÖDESANALYS STIFTELSER AKTIEBOLAG KONCERNREDOVISNING Bilagor - Granskningsrapport Länstrafiken Sörmland AB - Solbacka Sport & Konferens AB - Nyköping-Östgötalänken AB Nyköping besök Tingshusplatsen 2 tel fax kjell.jansson@lk.dll.se ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 1(16)

8 REVISORERNAS REDOGÖRELSE 2002 Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. De granskar på samma sätt, genom de revisorer eller lekmannarevisorer som utsetts i företag även verksamheten i de av Landstinget Sörmland ägda företagen. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Granskningarna under året har utförts enligt den granskningsplan som upprättats av revisorerna tillsammans med landstingsfullmäktiges presidium. Granskningen har baserats på en bedömning av väsentlighet och risk. Revisorerna biträds av sakkunniga i sitt arbete. Under denna period har dessa bestått av ett eget revisionskontor samt externa konsulter. Nordvästra Hälso- och Sjukvårdsområdet (NVHSO), Södra Hälso- och Sjukvårdsområdet (SHSO) och Regionsjukhuset Karsudden (RSK) har granskats av Öhrlings PricewaterhouseCoopers(Öhrlings PwC). Handikapp & Habilitering (HH), Sjukresor, Dammsdalskolan och Hjälpmedelsverksamheten har granskats av KPMG Bohlins AB (KPMG). Granskning av den gemensamma hjälpmedelsnämnden utförs av landstinget även på uppdrag av kommunerna i länet. Planering och utvärdering av uppdraget sker tillsammans med kommunernas revisorer. Revisorerna Birgit Huselius och Bernt Sjöbergs granskning har inte omfattat Patientnämndens verksamhet. SAMMANFATTNING AV GRANSKNINGAR 2002 Nedan görs en kort sammanfattning av de granskningar som revisorerna genomfört och avrapporterat under året. Rapporterna finns tillgängliga på revisionskontoret. Granskning Årsbokslut och verksamhetsberättelse 2001 Revisorernas redogörelse 2001 Kartläggning och Sammanfattning Granskning av resultat- och balansräkningar samt verksamhetsberättelser per förvaltning Granskning av resultat- och balansräkning samt verksamhetsberättelse Syftet var att få en bild av vilka personal- ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 2(16)

9 analys av informationsuttaget ur PA/lönesystemet Tillgänglighet och väntetider i Landstinget Sörmland Kartläggning av arbetsmiljöarbetet i Landstinget Sörmland och löneuppgifter ur Palett som används och till vem de sprids samt hur man arbetar med dessa uppgifter inom sjukvårdsområdena En granskning av tillgänglighet och väntetider i hälso- och sjukvården där verksamhet vid två av länets sjukhus valdes ut: knäplastikoperationer och hörapparatsutprovning vid Mälarsjukhuset och Kullbergska sjukhuset En jämförande kartläggning av förvaltningarnas arbete med arbetsmiljöfrågorna i verksamheten, samt ge en bild av de förutsättningar och hinder som finns för att bedriva ett effektivt arbetsmiljöarbete Granskning av bisysslor En granskning av hur Landstinget Sörmland praktiskt hanterar frågor kring bisysslor i allmänhet och om lagändringen gällande förtroendeskadliga bisysslor har medfört några förändringar i dessa rutiner Granskning av kalkylmodell Folktandvården En översyn av den kalkylmodell som FtvS tagit fram för att fördela kostnader och intäkter på barn- resp vuxentandvård REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL Nämndernas ansvar för den interna kontrollen har understrukits i tidigare rapporter. Ett reglemente för intern kontroll har antagits av landstingsfullmäktige i november En utbildning har även påbörjats under hösten 2002, där målgruppen är ekonomer och övriga nyckelpersoner som skall delta i arbetet med den interna kontrollen i förvaltningarna. Senare planeras även en utbildning för nämnder och styrelse. Utbildningen syftar till att lära ut hur en riskbedömning av rutiner genomförs och hur en intern kontrollplan utformas. Löpande granskning av den interna kontrollen kommer att från Revisionens sida vara ett prioriterat område under GRANSKNING AV ÅRSBOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE Granskning av landstingets bokslut innebär att samtliga större förvaltningar ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 3(16)

10 granskas först. Granskningsrapporter avseende dessa granskningar har redovisats separat till respektive nämnd, förvaltningschef och landstingets tjänstemannaledning. Därefter granskas landstingets samlade bokslut inklusive bolag och stiftelser. Granskningens mål är att säkerställa att respektive verksamhetsberättelse ger en rättvisande bild av förvaltningens ställning och resultat. Detta sker genom att granska balans- och resultaträkningarnas poster utifrån följande kriterier; Existens/Inträffande att bokförda tillgångar och skulder existerar att de bokförda transaktionerna inträffat Fullständighet att samtliga tillgångar och skulder medtagits i bokföringen Tillhörighet att de bokförda tillgångarna och skulderna tillhör förvaltningen Värdering, brutto att tillgångar och skulder bokförts till korrekt anskaffningsvärde att intäkter och kostnader upptagits till korrekta belopp Värdering, netto att tillgångarna och skulderna värderats på ett godtagbart sätt att erforderliga av- och nedskrivningar gjorts på tillgångarna och att erforderliga reserveringar gjorts för skulder Avklipp att tillgångarna och skulderna är bokförda på rätt period/år att intäkter och kostnader bokförts på rätt period/år Presentation att tillgångarna och skulderna är riktigt klassificerade/rubricerade att erforderliga tilläggsupplysningar/noter lämnats i verksamhetsberättelsen Vårt intryck av förvaltningarnas och landstingets bokslut är att de är upprättade enligt instruktioner, och att de är väl dokumenterade. NOTERAT Vid våra granskningar har vi bl a gjort följande noteringar: ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 4(16)

11 Landstingets ekonomiadministrativa personal har under året haft en stor arbetsbelastning dels på grund av tidigare nämnda utbildning i intern kontroll, dels på grund av det arbete som påbörjats med uppgradering av befintligt ekonomisystem. Det stora förändringsarbetet genomförs med oförändrad personalstyrka. Vid byte av ekonomichef/ekonomiansvarig på några förvaltningar har det under året visat sig att det varit oklart från vem support/backup kunnat erhållas vid frågeställningar gällande rutiner vid exempelvis bokslut. I samband med byte av ekonomichef på en av förvaltningarna har det blivit uppenbart att det saknades en bra rutin för att hantera chefsbytet. Bland annat är många av de väsentliga ekonomirutinerna för mer sällan återkommande arbetsuppgifter, exempelvis upprättande av bokslut, bristande dokumenterade. Vi rekommenderar att förvaltningarna ser över sin planering för hur man löser ett scenario där nyckelpersoner slutar eller blir långtidsfrånvarande. Vi har konstaterat att stor tilltro råder till PA-/lönesystemet Palett. Den stora tilltron till Palett har medfört att man hos vissa användare inte längre utför någon rimlighetsbedömning. Detta kan medföra problem den dag man byter till ett nytt system som kanske inte är lika tillförlitligt i början. Det är vår bedömning att det till vissa delar är svårt att erhålla bra analysunderlag ur hjälpmedelsystemet Sesam för den ekonomiska redovisningen. Vi saknar en tydlig dokumentation över transaktionsflödet inom Sesam men framförallt avseende överföringen till ekonomisystemet Mistral. En ansvarsfördelning mellan enhet och Redovisningsbyrån på RE71 bör tydliggöras och också vara spridd i organisationen så att alla på respektive enhet vet vad som förväntas av dem. PA-/lönesystemet Palett redovisar semesterdagar med decimaler. Vid årsskiftet avrundas dagarna uppåt, enligt Arbetstidslagen. Effekten av avrundningen blir att skulden i bokslutet är lägre än vad den anställde kommer att erhålla. Vi rekommenderar att underlaget för semesterskulden till nästa år inkluderar avrundningen. Vid vår granskning har framkommit att det fanns oklarhet kring vilken procentsats som skulle användas vid beräkning av PO-pålägget i bokslutet samt vilka poster PO-pålägget skulle beräknas på. Detta bör till nästa år ses över i bokslutsanvisningarna. Löneskulderna avseende semester, upplupen lön och komp/jour lön i bokslutet 2002 regleras under Vid beräkning av PO-pålägg torde ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 5(16)

12 det mest riktiga vara att vid bokslutet använda den procentsats som kommer att gälla när skulden kommer att regleras, dvs nästkommande års procentsats. Generella mått om reservering av osäkra fordringar finns med i de nyckeltal som respektive verksamhet tar fram. Intressant vore om kostnaden för kundförluster som belastat årets resultat fanns med. PROGNOSER OCH BUDGET Nedan visas resultat jämfört med budget för de bägge HSO: Nordvästra HSO mkr Budgetdifferens Prognos april Prognos augusti Utfall december Södra HSO mkr Budgetdifferens Prognos april Prognos augusti Utfall december I föregående års granskningsrapport frågade revisorerna varför prognoser under året verkade så osäkra och visade ett större underskott för varje tertial som gick. Prognoser under 2002 uppvisar ett annat mönster, där det för NVHSO gradvis skett en minskning av budgetunderskottet. Denna utveckling tyder på en försiktigare hållning och ett bättre underlag vid upprättandet av prognoser. För SHSO ser det enligt tabellen ovan ut som om mönstret från tidigare år upprepats. Tar man däremot hänsyn till de farhågor som togs upp i tertialrapport april, dvs. att det fanns en risk för ett utfall på minus mkr, uppvisar även prognoserna för SHSO en jämnhet jämfört med tidigare år. En annan fråga revisorerna tog upp i rapporten 2001 var varför inte den beslutade budgeten räcker till utan överskrids med mellan mkr de fyra senaste åren för de bägge HSO. Frågan är lika aktuell detta år. Revisorernas uppfattning då var att de budgetar som togs av ledningarna för SHSO och NVHSO samt Landstinget Sörmland inte var tillräckligt avstämda mot uppdragen. En tydligare prioritering efterfrågades. Enligt det svar på rapporten 2001 som revisorerna erhöll från landstingsstyrelsen ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 6(16)

13 skall dessa problem fokuseras via det verksamhets- och ekonomistyrningsprojekt som startats. Revisorerna utgår dessutom ifrån att den nya budgetprocessen kommer att innebära en bättre koppling mellan uppdrag och budget. Revisorerna kommer att följa upp frågan under UTOMLÄNSVÅRD NVHSO och SHSO redovisar tillsammans en budgetdifferens på -63 mkr för Av denna differens utgör utomlänsvård 64 mkr. Under de senaste åren har utomlänsvårdskostnaden förklarat en stor del av budgetdifferensen hos HSO. mkr NVHSO+SHSO Utfall Budget År Tidigare år har sättet att periodisera kostnaden skiljt sig åt mellan HSO och dessutom varit bristfällig. Detta har åtgärdats i bokslutet Kostnaden för utomlänsvård har de tre senaste åren i genomsnitt varit 24 % högre än budget. En orsak är att det är svårt att prognostisera volymen av vårdfall i allmänhet och vårdtyngden i synnerhet. Budget upprättas enligt uppgift utifrån erfarenhet och utfall, bl a i form av rullande 12 månaders uppföljning. Vår bedömning är att budget för utomlänsvården behöver bli anpassad till verkligt utfall senaste verksamhetsår. Detta medför att denna verksamhet kräver tyngre prioritering i den samlade budgeteringen för Landstinget Sörmland. BALANSKRAVET Balanskravets syfte och funktion är inte något nytt fenomen. I 1953 års kommunallag introducerades ett så kallat förmögenhetsskydd, vilket kan betraktas som föregångaren till dagens balanskrav. Detta var en stor och viktig förändring i förhållande till tidigare lagstiftning. Förmögenhetsskyddet ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 7(16)

14 skrevs även in i 1977 års kommunallag. Förmögenhetsskyddet betraktades dock av flera som effektlöst och ålderdomligt. I 1991 års kommunallag stadgades att kommunal verksamhet skulle bedrivas i enlighet med god ekonomisk hushållning, ett begrepp som tyvärr inte definierades tillräckligt. Dessa nya regler fick ingen större effekt. Efterfrågan på ett distinktare ekonomiskt krav ledde fram till att regeringen 1995 tillsatte en arbetsgrupp för att se över kommunallagens ekonomikapitel. Ett av resultaten blev balanskravet. Gruppen valde att knyta balanskravet till kommunens resultaträkning. Tanken bakom kravet är att garantera att varje generation bär kostnaderna för den service generationen i fråga själv fattat beslut om och konsumerar. Balanskravet skrevs in i kommunallagen 1998, men kommunernas skyldighet att uppfylla kravet gäller från och med räkenskapsåret Även balanskravet har i sin nuvarande form ifrågasatts, och diskussioner förs om hur det skall tolkas och eventuellt förändras. I dagsläget är det dock lydelsen enligt kommunallagens 8 kap som gäller, och som revisorerna följer i sin granskning. UNDERBALANSERAD BUDGET 2003 Av kommunallagen (KL) 8 kap 4 framgår bl a att budgeten skall upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna. Årets resultat enligt Budget 2003 med Flerårsplan för Landstinget Sörmland uppgår till: Budget Plan Plan mkr -57 mkr -56 mkr Redan i budgetdirektiv Lf 57/02 (LS 72/02) framgår att Landstinget Sörmland inte kommer att klara balanskravet under planperioden. I Lf 100/02 fastställdes för 2003 en oförändrad skattesats på 9,72 kronor, förväntade intäkter på mkr och kostnadsdelen till totalt mkr. Vidare beslutades att Landstingsstyrelsen snarast, dock senast i samband med budgetdirektiven för 2004, skall presentera dels en plan på kort sikt och dels en plan på lång sikt för att landstinget ska uppnå en ekonomi i balans. Revisorernas granskning kan inte avse landstingsfullmäktiges beslut utan enbart landstingsstyrelsens beredning liksom innebörden av landstingsstyrelsens särskilda ansvar för landstingets utveckling och ekonomiska ställning enligt 6 kap 2 KL. Det är även styrelsens uppgift att ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 8(16)

15 i samband med beredningen av fullmäktigeärendena beakta laglighetsaspekterna. Av kommunallagen 8 kap 5 framgår: Om kostnaderna för ett visst räkenskapsår överstiger intäkterna, skall det negativa resultatet regleras och det redovisade egna kapitalet enligt balansräkningen återställas under de närmast följande två åren. Beslut om sådan reglering skall fattas i budgeten senast det andra året efter det år då det negativa resultatet uppkom. Något sådant beslut framgår inte av budget Det negativa utfallet för landstinget finns inte heller upptaget i Plan 2004 (avs. utfall 2002) eller i Plan 2005 (avs. utfall 2002 och 2003). Revisorerna emotser åtgärderna enligt den plan som Landstingsstyrelsen skall presentera senast i samband med budgetdirektiven för 2004 för att uppnå en ekonomi i balans. FÖRVALTNINGSBERÄTTELSEN För utformningen av årsredovisningens förvaltningsberättelse gäller bl a följande enligt Kommunal redovisningslag (KRL) 4 kap 4 : Om kostnaderna för ett visst räkenskapsår överstiger intäkterna skall det i förvaltningsberättelsen för det året anges när och på vilket sätt man avser att göra den i 8 kap 5 kommunallagen (1991:900) föreskrivna regleringen av det negativa resultatet. Om fullmäktige har beslutat att en sådan reglering inte skall ske, skall upplysning lämnas om detta. Därvid skall skälen till beslutet anges. På sidan 19 i landstingets årsredovisning framgår under avsnittet Balanskravet att Landstingsfullmäktige beslutat att en strategisk översyn av hälso- och sjukvården ska genomföras, och att den första delen i översynen nu pågår. Revisorerna konstaterar att förvaltningsberättelsen inte innehåller det lagstadgade kravet om när och hur reglering av obalansen skall göras. Revisorerna förutsätter att Landstingsfullmäktiges beslut angående den plan som Landstingsstyrelsen skall presentera senast i samband med budgetdirektiven för 2004 för att uppnå en ekonomi i balans följs. RESULTATRÄKNING Vi har stämt av att respektive förvaltnings resultaträkning enligt redovisningen överensstämmer med Årsredovisning, samt via stickprov att landstingets resultaträkning stämmer med summan av förvaltningarnas. ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 9(16)

16 Resultaträkningen är i princip uppställd enligt Lag om kommunal redovisning 5 kap. Vi har nedanstående synpunkter; Verksamhetens kostnader delas upp i personalkostnader och övriga kostnader vilket inte är något krav i lagen. Likaså görs en uppdelning av Inkomst- och kostnadsutjämning och Generella statsbidrag vilket heller inte är något lagkrav. Texten på summaraden Verksamhetens nettokostnader saknas jmf med lagen. Då balanskravet är relaterat till resultaträkningen bör i anslutning till posten Årets resultat lämnas en redogörelse i not avseende avstämningen mot kommunallagens balanskrav. I årets årsredovisning har Landstinget Sörmland valt att redovisa kommentarer till balanskravet enbart i löpande text, årsredovisningen sidan 19. AKTIEÄGARTILLSKOTT Årets bokförda kostnad för aktieägartillskott är enligt resultaträkningen tkr. Dessa fördelar sig enligt nedan; Länstrafiken Sörmland AB tkr Ergonomicentrum i Sörmland AB - definitivt tkr - beräknat tkr Dessa poster skiljer sig åt på så sätt att tillskottet till Länstrafiken egentligen är ett driftsbidrag, dvs. det tas upp som skattepliktig intäkt hos mottagaren. Detta borde då redovisas hos Landstinget som kostnad för lämnade bidrag. Ersättningen som lämnats till Ergonomicentrum har däremot redovisats hos mottagaren som aktieägartillskott, dvs. det har inte beskattats hos Ergonomicentrum utan påverkat det egna kapitalet positivt och sedan redovisats som ansvarsförbindelse inom linjen i årsredovisningen. Då bör aktieägartillskottet redovisas hos Landstinget Sörmland som en ökning av posten Andelar i koncernföretag. Därefter bör det prövas om en nedskrivning av aktiernas värde är erforderlig. Denna nedskrivning redovisas sedan som en nedskrivningskostnad. PERIODISERING AV KOSTNADER OCH INTÄKTER Redovisning av kostnader och intäkter på rätt år fungerar med några undantag. Vid upprättande av årets bokslut så har kostnader för utomlänsvård periodiserats på ett mer rättvisande sätt än tidigare. I årets bokslut är reserveringen drygt 2 mkr för låg mot fg år ca 8 mkr. ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 10(16)

17 BALANSRÄKNING Beloppen avser Landstingets balansräkning före konsolidering av aktiebolag. Vi har stämt av att respektive förvaltnings balansräkning enligt redovisningen överensstämmer med Årsredovisning, samt via stickprov att landstingets balansräkning stämmer med summan av förvaltningarnas. Uppställningen av balansräkningen och notanteckningarna ändrades i årsredovisning för 2001 jmf med tidigare år. Den nya uppställningen synes motsvara uppställningen enligt Lag om kommunal redovisning 5 kap 2. Vi har nedanstående synpunkter; Posterna under materiella anläggningstillgångar borde delas upp på mark, byggnad resp. maskiner, inventarier. Posten Immateriella anläggningstillgångar borde också ha en egen rad under anläggningstillgångar. Nu redovisas den tillsammans med de materiella anläggningstillgångarna i balansräkningen. Vår uppfattning är att den nya uppställningen är sämre ur informationssynpunkt. Tidigare utgick notanteckningarna avseende materiella anläggningstillgångar utifrån anskaffningsvärden. I årsredovisningen utgår de ifrån ingående bokfört värde. Också det tycker vi är en försämring ur informationssynpunkt. I årsredovisningen saknas uppgift om hur de finansiella placeringarna värderats. I tillämpade redovisningsprinciper anges bara att anläggningstillgångar upptagits till anskaffningsvärde efter avdrag för planenliga avskrivningar. Detta torde bara gälla materiella anläggningstillgångar. Intressant vore kanske att i not ange ursprungligt anskaffningsvärde, avyttringar, investeringar, nedskrivningar under året. I princip samma notanteckningar som till materiella anläggningstillgångar. I not 20, Kortfristiga skulder redovisas posterna under Personalens skatter och avgifter i år inklusive PO-pålägg. Föregående års siffror har korrigerats med hänsyn till detta. Som upplysning i noten borde skrivas att övertid, semesterlön och övrig intjänad lön är inklusive PO-pålägg. Upplysning borde ha lämnats om den ändrade värderingsprincipen gällande osäkra fordringar. Landstinget Sörmland har fr.o.m. räkenskapsåret 2002 sänkt gränsen för att betrakta en fordran som osäker från 12 månader från förfallodagen till 6 månader från förfallodagen. Upplysning borde också ha lämnats om den resultatpåverkan som förändringen gav. Det finns inte reglerat i lag hur eventuella notanteckningar ska utformas. ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 11(16)

18 Nedan kommenteras några större belopp i balansräkningen. Föregående års värden redovisas inom parentes. BYGGNADER 1 198,2 mkr (1 223,4 mkr) En översyn av de avskrivningstider som tillämpas hos Kultur & Utbildning har gjorts vid årets bokslut. Detta har lett till att årets resultat har belastats med 419 tkr i avskrivningar som egentligen borde ha belastat tidigare år. MASKINER OCH INVENTARIER 311,6 mkr (277,7 mkr) Ett förtydligande över gränser för aktivering av olika tillgångsslag behövs. Detta för att försöka få en likriktning i värderingsfrågor och aktiveringsprinciper inom hela Landstinget. Ett förtydligande behövs även om/när anläggningsregistret kan/ska användas för att registerhålla direktavskrivningsbara inventarier, liksom regler för inventering av inventarier. Det borde också tas ställning till om klumpen i anläggningsregistret skall utrangeras. Regionsjukhuset Karsudden kostnadsredovisar liksom tidigare inköp av anläggningstillgångar enligt avtal med huvudmännen. Detta är ej i överensstämmelse med god redovisningssed. En förändring bör bevakas vid framtagande av nytt avtal med huvudmännen. KONST 1,7 mkr (1,5 mkr) Landstingsstyrelsen fastställde 2001 en policy för hantering av landstingets lösa konst. Även en policy för hantering av landstingets fasta konst har nu beslutats av landstingsstyrelsen i januari AKTIER I DOTTERBOLAG 16,5 mkr (29,0 mkr) Länstrafiken Sörmland AB, 50 % tkr ( tkr) Solbacka Sport & Konferens AB, 100 % tkr (4 000 tkr) Nedsättning har skett av aktiekapitalet i Länstrafiken under året. Detta gjordes på en extra bolagsstämma Under året har aktieägartillskott lämnats till Länstrafiken med totalt tkr. Se separat notering om aktieägartillskott i detta dokument. ANDRA AKTIER OCH ANDELAR 5,5 mkr (4,7 mkr) I december 2002 överlät Folksam aktier i Ergonomicentrum till en köpeskilling av 1 kr till Landstinget Sörmland. Aktierna har dock tagits upp till nominellt belopp, 630 tkr, i Landstinget Sörmland. Det belopp varmed nominellt belopp överstiger anskaffningsvärdet ligger på konto Övriga kortfristiga skulder. Balansräkningen blir på detta sätt uppblåst men ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 12(16)

19 åtgärden är en följd av att någon korrekt förvärvsanalys inte hann upprättas före bokslutstidpunkten. Ärendet utreds under Aktieinnehavet är nu så stort, 93 %, att det borde ha redovisats under punkten Aktier i dotterbolag. VARULAGER 29,5 mkr (27,1 mkr) Ändrade rutiner gäller från juli 2002 för försäkringskasseavgifter för åldersgruppen 65+ hos Folktandvården. Dessa skall debiteras Försäkringskassan i Skåne för hela Sverige och rutiner för detta på nationell nivå finns ännu inte klara. Av denna anledning har ingen avstämning av kontot med saldo tkr kunna ske. Uppgift har tagits fram ur systemet speciellt och detta har inte visat på större differenser beslutades att Regionsjukhuset Karsudden ej skulle ta upp något lagervärde för eldningsoljan. Detta medförde en lagerjustering och en negativ resultatpåverkan med 795 tkr för För 2002 har lagervärdet åter tagits upp till ett värde av 900 tkr, vilket medfört motsvarande kostnadsminskning. KUNDFORDRINGAR 71,5 mkr (71,3 mkr) Landstinget har i detta bokslut ändrat gränsen för generell reservering för osäkra fordringar från förfallet sedan 12 månader till 6 månader. Folktandvården har inte ändrat grund för reservering från 12 månader till 6 månader p.g.a. att instruktioner kom för sent. Kommer enligt uppgift att ändras under Kundfordringar hos Regionsjukhuset Karsudden uppgår till tkr (5 650). Härav har tkr (3 280) reserverats som osäkra. Detta avser patientagifter som visat sig vara svåra att få in. Patientavgifter äldre än 1 månad har liksom tidigare skrivits av. From 1998 skall patienterna själva betala vårdavgifterna i stället för försäkringskassan. Då betalningsmoralen är tämligen låg (50 % av patienterna betalar) ökar kundfordringarna konstant. Externa kundfordringar och kostnader kundförluster (belopp i mkr) Benämning Kundfordring Reserv Kostnad Kostnad Kostnad Kostnad Extern NVHSO 27,8 7,8 2,0 0,7 0,9 0,8 SHSO 13,0 4,8 1,2 0,7 0,9 0,8 Folktandvården 10,2 4,2 0,4 0,7 0,6 1,2 Handikapp & Hab mm 6,1 0,2 0,1 Landstingsfastigheter 4,3 0,1 Kultur & Utbildning 3,7 0,7 0,1 0,1 ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 13(16)

20 D-data Jord & Skog 2,9 0,1 KA Servicekonsult 4,4 4,2 2,1 2,1 0,4 RS Karsudden 7,3 4,1 0,8 1,1 1,1 0,8 Dammsdalskolan 10,1 0,1 0,2 Landstinget Finans 5,8 5,4 0,1-0,1 1,5 1,6 Landstingets adm. 7,3 Avtalsenheten köpt pr 0,0 Landstingsgem 0,0 TOTALT 103,0 31,5 6,9 5,2 5,6 5,3 (TOTALT F G ÅR 97,3 26,0) Kostnaden 2002 har påverkats av ändring av regel för reservering. FÖRUTBETALDA KOSTNADER OCH UPPLUPNA INTÄKTER 231,7 mkr (262,7 mkr) I balansräkningen för NVHSO ingår i posten förutbetalda kostnader leverantörer 28 mkr i upplupna kostnader för investeringar som aktiverats under året. Dessa 28 mkr borde ha redovisats på skuldsidan istället för en negativ fordran. Dammsdal redovisar en fordran på 925 tkr som avser assistansersättning som enligt beslut skall utbetalas från försäkringskassan. Det har nu visat sig att utbetalningen inte alls avser Dammsdal och därmed så kommer utbetalningen att resultera i en kostnad år ÖVRIGA UPPLUPNA KOSTNADER OCH FÖRUTBETALDA INTÄKTER 113,8 mkr (89,7 mkr) Föregående bokslut noterade revisorerna att olika redovisningsprinciper tillämpades på hälso- och sjukvårdsområdena beträffande reservering för kostnader för Utomlänsvård. Detta bokslut har reservering gjorts noggrannare och på ett enhetligare sätt. Reservering hos SHSO uppgår till tkr och hos NVHSO till tkr. Reserven för utomlänskostnader bedöms vara ca 1,0 mkr för låg hos respektive HSO, totalt ca 2 mkr. Olika redovisningsprinciper tillämpades även föregående år på SHSO och NVHSO när det gällde de medel klinikerna erhåller för klinisk prövning av läkemedel. SHSO har detta bokslut ändrat till samma princip som NVHSO. Reservering av löneökning på SHSO är ca 1 mkr för hög inkl 2002 års POpålägg p.g.a. annan period än utfall. Periodiseringskontroll har utförts varvid fakturor för ca 500 tkr påträffades på SHSO som avsåg kostnader för 2002 men var bokförda på ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 14(16)

21 KASSAFLÖDESANALYS Kassaflödesanalysen är upprättad enligt Utkast till rekommendation, förslag B3, från Rådet för kommunal redovisning. STIFTELSER FÖRVALTADE FONDER 11,5 mkr (12,7 mkr) Aktier och andelar är upptagna till anskaffningsvärdet. Marknadsvärdet är cirka 15 % lägre än anskaffningsvärdet, vilket är den gräns som satts för att skriva ned anläggningstillgångar i Landstinget Sörmland detta bokslut. Marknadsvärdet bör framgå av bilaga 7 eller not. Eftersom fonderna redovisar förluster i år har ingen avsättning till bundet eget kapital skett. I samband med permutation av Stiftelsen Södermanlands Museum överfördes förvaltade medel i Museets fonder till Landstinget Sörmland för förvaltning av landstinget. Dessa har tidigare inte redovisats i landstingets årsredovisning. Delvis beror detta på att oklarheter har funnits om hur de skall definieras. Tre av de sju fonderna är inte riktiga fonder enligt Stiftelselagen, eftersom landstinget endast disponerar avkastningen. Det finns även notering om att en annan fond är en villkorad gåva. Vi rekommenderar att en genomgång görs under 2003 för att besluta hur dessa fonder skall redovisas. Uppgift saknas i dessa fonder om vad bundet eget kapital uppgår till. AKTIEBOLAG I kommunala aktiebolag utses sedan 1999 lekmannarevisorer med uppdraget att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig. Resultatet av granskningen redovisas i en granskningsrapport till bolagsstämman, samt föreläggs landstingsfullmäktige. Granskningsrapporten är ett nytt dokument, etablerat i aktiebolagslagen från år Lekmannarevisorn undertecknar därmed inte revisionsberättelsen längre. De auktoriserade revisorerna i bolagen samt landstingets revisionskontor har använts som sakkunnigt biträde. Granskningsrapporter har upprättats för Länstrafiken Sörmland AB, Solbacka Sport & Konferens AB och Nyköping-Östgötalänken AB. Dessa rapporter kommer att bifogas Revisorernas redogörelse. ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 15(16)

22 KONCERNREDOVISNING Vi har granskat tillvägagångssättet vid upprättandet av koncernredovisningen. Oförändrade redovisningsprinciper har tillämpats jmf med fg år. Vi har inte gjort någon egen granskning av det material som ligger till grund för konsolideringen. Väsentliga poster avseende balansräkning och resultaträkning har verifierats i respektive företags underlag. Ergonomicentrum borde ha ingått i koncernredovisningen för 2002 då ägarandelen vid årsskiftet var 93 %. ORG NR c:\documents and settings\kriher\skrivbord\revisorernas redogörelse 1.doc Utskriftsdatum: :48 SID 16(16)

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33