Avtal. Profil- och presentartiklar Upph. ref.nr: Dnr Moms reg nummer:

Transkript

1 Avtal Avtalets namn: Upphandling: Startdatum: Profil- och presentartiklar Referensnr: Dnr : Profil- och presentartiklar Upph. ref.nr: Dnr Slutdatum: Typ av avtal: Ramavtal Förlängning: 24 st á 1 månader Parter: Köpare Upph. enhet: Handläggare: Org. nr: Moms reg nummer: Adress: Postnummer: Postort: Land: Telefon: Mobil: Fax: E-post: Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Jeanette Hemmingsson SE Box Stockholm Sverige jeanette.hemmingsson@kam markollegiet.se Säljare: Säljare: Kontaktperson: Org. nr: Moms reg nummer: Adress: Postnummer: Postort: Land: Telefon: Mobil: Fax: E-post: 2. Allmänna villkor 2.1. Allmänna villkor Bakgrund och syfte Dessa Allmänna villkor gäller för Avrop från Ramavtalet Profil- och presentartiklar med dnr Leverans av Produkter och Tjänster ska utföras i enlighet med vad som stadgas i Allmänna villkor samt ALOS 05, och Kontraktet i övrigt Parter Dessa Allmänna villkor gäller vid Leverans av Produkter och tillhörande Tjänster till Kund NN från organisationsnummer, nedan kallad Ramavtalsleverantör Kontraktet Vid fullgörande av Kontrakt gäller dessa Allmänna villkor samt bilagan ALOS 05. I den mån villkor i Allmänna villkor står i strid med ALOS 05, gäller Allmänna villkor före vad som angetts i ALOS Definitioner Förklaring till begrepp som ingår i Allmänna villkor. Utskrivet: :20 Sida 1 av 10

2 Allmänna villkor Med Allmänna villkor avses detta dokument. Allmänna villkor inklusive ALOS 05 reglerar de Avrop som görs från Ramavtalet och anger de villkor för Ramavtalets fullgörande som gäller mellan Kunden och Ramavtalsleverantören. Arbetsdag Med Arbetsdag avses helgfri måndag till fredag. Avrop Med Avrop avses Kunds köp av Produkt och Tjänst genom användande av detta Ramavtal. Kontrakt Med Kontrakt avses det avtal som träffas mellan Kund och Ramavtalsleverantör i samband med Avrop från Ramavtalet. Kund Med Kund avses myndigheter under regeringen samt övriga statliga upphandlande myndigheter som får Avropa från Ramavtalet. Leverans Den slutliga Leveransen av Produkter som ska ske i enlighet med Kontraktet. Part Med Part avses Kund respektive Ramavtalsleverantör. Produkt De Produkter som omfattas av Ramavtalet och som kan Avropas av Kund. Ramavtal Med Ramavtal avses den huvudtext samt bilagorna Allmänna villkor och ALOS 05, som har ingåtts mellan Statens inköpscentral och Ramavtalsleverantör. Ramavtalsleverantör Leverantör som efter upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) erhållit Ramavtal och därigenom blivit Part i Ramavtalet. Tjänst Med Tjänst avses de tillhörande tjänster som kan Avropas från detta Ramavtal. Underleverantör Tredje part som bistår Ramavtalsleverantör med att fullgöra villkor enligt Ramavtalet Ramavtalsleverantörens ansvar Ramavtalsleverantören ansvarar för att uppdraget (tillhandahållandet av Produkter och Tjänster på Ramavtalet) genomförs fackmannamässigt och i enlighet med god sedvänja i branschen samt av för ändamålet kompetent personal. Ramavtalsleverantören ansvarar för att samtliga Produkter och Tjänster som tillhandahålls genom detta Kontrakt innehar den kvalitet som Kunden kan förvänta sig med hänsyn till avtalad kravspecifikation och ändamålet för Produkten eller Tjänsten. Ramavtalsleverantören ansvarar således för bristfälligheter i konstruktion, material, tillverkning eller att Produkten/Tjänsten i övrigt inte uppfyller avtalade egenskaper. Ramavtalsleverantören ska på anmodan av Kund kunna visa att de miljökrav som ställts på Produkterna i avropsförfrågan efterlevs. Utskrivet: :20 Sida 2 av 10

3 Beställning och Kundtjänst Ramavtalsleverantören ska vara organiserad på ett sådant sätt att Kund tillhandahåller en snabb och högkvalitativ service genom att erbjuda korta svarstider, tydlig återkoppling samt ett trevligt bemötande. Ramavtalsleverantörens personal ska kommunicera på svenska, både i tal och skrift. Utsedd personal ska ha god kännedom om innehållet i tecknat Ramavtal samt ha kunskaper om Produkterna och Tjänsterna som omfattas av Ramavtalet samt Produkternas användningsområden. Ramavtalsleverantören ska finnas tillgänglig för att ta emot Avrop och besvara frågor under kontorstid. Med kontorstid avses helgfri måndag till fredag. Ramavtalsleverantören ska i samband med Avropet registrera och efterfråga de uppgifter som krävs för att kunna utföra beställningen enligt de krav som ställts av Kund. I de fall Avropet är ofullständig eller oklar ska Ramavtalsleverantören begära in ett förtydligande. Varje Avrop ska Ramavtalsleverantören avsluta genom att skicka ett ordererkännande inom skälig tid alternativt enligt Kunds önskemål på avropsförfrågan. Order erkännandet ska minst innehålla uppgifter om leveransdag, produktspecifikation, antal, pris. Det är önskvärt att Ramavtalsleverantören skickar ett mottagningsbevis som visar att Avropet har mottagits. I det fall Ramavtalsleverantören besvarar att Avropet mottagits är detta inte att likställa med att Ramavtalsleverantören åtagit sig att utföra uppdraget. Själva bekräftelsen sker genom ordererkännande Produktkataloger Ramavtalsleverantören ska inneha en webbsida med elektronisk katalog/-er alternativt webbshop så att Kund enkelt (utan inloggning) kan ta del av Ramavtalsleverantörens hela sortiment, priser etc. Därutöver ska Ramavtalsleverantören på begäran från Kund, kunna tillhandahålla kataloger, broschyrer, prisbilagor och annan information om Ramavtalsleverantörens sortiment i pappersform Produktutbud Ramavtalsleverantören ska kunna erbjuda ett brett sortiment inom området profil- och presentartiklar. Med brett sortiment avses: - tillgång till kända fabrikat som finns på marknaden. - stort antal varumärken. - stort antal artiklar från flera olika leverantörer. - artiklar i olika prisklasser. - samma typ av artikel (till exempel pins, muggar, paraplyer, godis, väskor, nyckelringar och kampanjprodukter) i olika prisklasser, utförande och färger. - tillgång till artiklar eller profilkläder som är miljövänliga och vid förfrågan miljömärkta. Ramavtalsleverantören ska under hela avtalsperioden hålla sig ajour med utvecklingen inom området profil- och presentartiklar Varuprover och referensexemplar Utskrivet: :20 Sida 3 av 10

4 Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla varuprov, referensexemplar och provkollektion i det fall detta efterfrågas av Kund i samband med Ávropet. I det fall det är förenat med en kostnad ska detta överenskommas med Kund. Med varuprov avses en Produkt som visar exempel på hur en befintlig eller kommande Produkt kan se ut eller upplevas. Kund ska ges möjlighet att se och eventuellt testa Produkten. Varuprovet är det man tittar på innan beställning, dvs Produkter utan tryck. Referensexemplar tas in tillsammans med Avropet för att kontrollera tryckets (logotypens) kvalitet och att Produkten överensstämmer med det som har Avropats. Provkollektion är kläder som visas i butiken utan tryck eller med tidigare gjorda tryck för annan kund. Ramavtalsleverantörens Produkter ska överensstämma i mått, kvalitet och modell med provkollektionen, varuproverna och referensexemplaret i samband med Avropet Korrektur Vid Avrop av Produkter med tryck/brodyr/gravyr ska alltid korrektur skickas till Kund för godkännande innan ordern trycks/broderas/graveras Schabloner Schabloner och motsvarande som kan återanvändas ska sparas på begäran av Kund. I det fall schablonen återanvänds ska ingen ytterligare framställningskostnad tas ut. Kund avgör i samråd med Ramavtalsleverantören om schablonen ska återanvändas Kostnadsfri rådgivning Ramavtalsleverantören ska utan kostnad kunna ge rådgivning utifrån Kunds givna mål och budgetramar och komma med genomförbara och kreativa idéer om Produkter, var logotypen ska presenteras på Produkten och hur de kan användas utifrån Kunds behov och önskemål. Ramavtalsleverantören ska även erbjuda kundbesök på begäran av Kund Showroom Ramavtalsleverantören ska under avtalsperioden inneha minst ett showroom som Kund kan besöka för att titta på ett urval av produktutbudet Grafisk profil och logotyp Ramavtalsleverantören ska minst ha tillgång till nedan följande metoder för att kunna märka artiklar med olika Kunders logotyp på nedan angivna material: Textil - Tryck och brodyr Märken som kan fästas på textil - vävning, tryck och brodyr Läder - Prägling och tryck Glas - Tryck och gravyr Porslin - Tryck och blästring Metall - Tryck och gravyr Plast - Tryck Kartong/papper - Tryck Gummi - Formgjutning och tryck Trycket/brodyren/gravyren ska vara hållbara utifrån Produkternas användningsområde. Utskrivet: :20 Sida 4 av 10

5 Logotyperna ska vara tvättbeständiga och ska vid normal användning av Produkten vara oförändrad till färg och form. Trycket på glas och porslin ska om inte annat anges tåla maskindisk och mikrovågsugn. Ramavtalsleverantören ska säkerställa att Kundens logotyp återges på ett korrekt sätt i enlighet med Kundens önskemål gällande färg, placering, storlek och grafisk profil Profilkläder, profilartiklar, give-aways och presentartiklar Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla profilkläder. Med profilkläder avses kläder med logotype. Med profilkläder avses ej arbetskläder eller skor. Profilkläderna ska kunna erbjudas i modeller och storlekar som är anpassade för både män och kvinnor. Samtliga plagg ska vara märkta med storlek, material, eventuell miljömärkning och tvättråd. Ramavtalsleverantören ska tillse att profilkläder, efter tvätt i enlighet med sedvanliga tvättanvisningar, bibehåller kvalitet, färg och form. Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla profilartiklar. Med profilartiklar avses en Produkt med logotype. Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla give-aways. Give-aways avser en Produkt med logotype. Give-aways är Produkter som oftast har ett mindre värde än profilartiklar. Ramavtalsleverantören ska tillhandahålla presentartiklar. Produkterna används bland annat när Kund överräcker en gåva vid särskilda tillfällen. Presentartiklar avser en Produkt med eller utan logotype. Presentartiklar ska kännetecknas av en hög kvalitetsnivå från välkända varumärken. Profilartiklar, give-aways och presentartiklar kan även utgöras av en Produkt som fyller behovet av en symbolhandling och som fyller och/eller relaterar till flera behov som finns i Kundens organisation. Exempelvis: - stärka myndighetens varumärke och eller värdegrund. - förstärka relationer. - En symbol för myndighetens verksamhet. Ramavtalsleverantören ska på förfrågan från Avropsberättigad myndighet uppge tillverkningslandet för Produkten. Ramavtalsleverantören ska vidare kunna tillhandahålla transformativa lösningar. Transformativa lösningar avropas genom förnyad konkurrensutsättning. Med en transformativ lösning avses att flytta över traditionen att ge bort fysiska ting, som pennor, väskor, paraplyer till att istället ge bort smart service såsom e-böcker, appar, ringsignaler etc. I dialog med Avropsberättigad myndighet ska Ramavtalsleverantören arbeta för att utveckla möjligheten att lösa profil- och presentbehovet genom transformativa lösningar Webbshop Ramavtalsleverantören ska under hela ramavtalsperioden kunna erbjuda Kund en kundanpassad webbshop. Syftet med en webbshop är att få tillgång till ett förutbestämt förädlat sortiment som är väl avpassat för Kunden. Det ska vara lätt att beställa ur sortimentet och leveranstiden ska vara kort. Produkter som återfinns i webbshoppen är förädlade, dock kan vissa presentartiklar vara utan logotype. Utskrivet: :20 Sida 5 av 10

6 På anmodan av Kund ska Ramavtalsleverantören bifoga en länk till en testmiljö där Kund ska kunna se och testa webbshopen. Anbudsgivaren ska på avropande myndighets begäran (före avropet) demonstrera en modell av kundanpassad webbshop. Webbshop Avropas genom en förnyad konkurrensutsättning där Kunden specificerar behovet. Utgångspunkten vid förnyad konkurrensutsättning ska vara nedan grundnivå. Pris för grundnivå återfinns i prisbilaga. När en Kund väljer att Avropa en webbshop ska det vid införandet alltid först ske i en testmiljö innan underlaget läggs i skarp miljö. Med grundnivå avses: - uppsättningskostnad - sortimentsstorlek - upp till 50 artiklar - sortimentet ska visas med bild, beskrivning, benämning och artikelnummer - alla texter ska vara skrivna på svenska - aktuellt lagersaldo ska visas vid varje artikel - avtalat pris, SEK, exklusive moms ska visas - visa eventuell miljömärkning - vara tillgänglig med en unik inloggning - antal behöriga användare med egna lösenord upptill 25 st - lagerhållning, in- och uttag, samt plockning - innehålla information om hur en beställning, retur och reklamation går till - sökfunktion - statistik på artikelnivå ska fås - administration, underhåll och kundsupport ska ingå - betalning av Produkterna ska kunna ske via faktura - en plockorder kan bestå av en eller flera orderrader. Ramavtalsleverantören ska under hela avtalstiden för Kunder som avropat webbshop anpassa sortimentet i samråd med Kunden. Sortimentet ska sedan finnas lagerhållet i den omfattning som krävs för att tillgodose krav på leveranstid. De Produkter som Avropsberättigad myndighet inte har beställt från den kundanpassade webbshopen och som återstår vid Kontraktets upphörande kommer Avropsberättigad myndighet att överta om inte annat överenskommes mellan Parterna Lagerhållning Ramavtalsleverantören ska under hela ramavtalstiden kunna erbjuda Kund lagerhållning. Lagerhållning kommer att Avropas genom förnyad konkurrensutsättning och sker i samband med att en Kund gör ett större Avrop av förädlade Produkter som ska, för Kunden, finnas tillgängliga för successiva Avrop. Ramavtalsleverantören ska tillsammans Kunden komma överens om lämplig lagernivå som är anpassad efter Kundens behov och krav på leveranstid. När Kunden sedan utnyttjar Tjänsten så ska varje plockorder ses som en order oavsett antal orderrader och inga extra kostnader med hänvisning till detta får tas ut. De Produkter som återstår i lagret vid Kontraktets upphörande kommer Avropsberättigad myndighet att överta om inte annat överenskommes mellan Parterna. Utskrivet: :20 Sida 6 av 10

7 Priser Alla former av kampanjrabatter och/eller andra liknande rabatter från Ramavtalsleverantören ska alltid komma Kund tillgodo fullt ut, om detta skulle medföra lägre priser än vad som avtalats. Varukorgssortimentets priser Priser i prisbilagan, för respektive Produkt, ska gälla under de första tolv (12) månaderna av Ramavtalsperioden vid Avrop genom rangordning. Första prisregleringstillfälle inträffar 12 månader efter att Ramavtalet har trätt i kraft och därefter i 12 månaders intervaller. Därefter kommer Statens inköpscentral att prisjustera priserna i enlighet med ramavtalet. Kundanpassad webbshop Det i prisbilagan angivna priset för en kundanpassad webbshop ska vara den en taknivå för den angivna grundnivån och vara fasta under hela Ramavtalsperioden. Avrop sker genom en förnyad konkurrensutsättning och Ramavtalsleverantören kan då lämna ett lägre pris för grundnivån men inte högre. Rabatter för övriga Produkter, lagerhållning och förädling De i prisbilagan angivna rabatterna för övriga Produkter och Tjänster ska vara den lägsta rabatten som Ramavtalsleverantören kan ge under hela Ramavtalsperioden vid Avrop genom rangordning. Vid förnyad konkurrensutsättning kan Ramavtalsleverantören lämna en högre rabatt. Prisjustering av övriga Produkter, lagerhållning och förädling Listpriserna för övriga Produkter och förädling ska följa den prisjustering som Ramavtalsleverantören gör i sin officiella listprislista för den övriga marknaden Leverans Fraktkostnader Ett Avrop över SEK ska levereras utan fraktkostnad till en (1) av Kund angiven leveransadress i Sverige. Kostnad för frakt vid Leverans av Produkter för SEK eller lägre ska utgöras av vad som får anses normalt för frakt avseende Produkter som tillhandahålls på detta Ramavtal. Den billigaste fraktmetoden för Kund ska användas om inte annat överenskommes med Kund. Leveransvillkoret DDP, Incoterms 2010, gäller i övrigt för Produktleveranser om SEK eller lägre. Leveransvillkor Leverans ska ske levererat förtullat, DDP, Incoterms 2010, till angiven slutdestination inom Sverige. Om emballage krävs ska det ingå i priset. Leveranstid för kundanpassad webbshop och lagerhållning Produkterna ska kunna levereras inom tre (3) Arbetsdagar från genomfört Avrop. Annan leveranstid får överenskommas mellan Kund och Ramavtalsleverantör. I de fall Kund har behov av fasta leveransdagar ska Kund komma överens om detta med Ramavtalsleverantören. Samtliga leveranser ska kvitteras av Kund vid mottagandet. Expressleverans Kund ska vid överenskommelse med Ramavtalsleverantör och om det är möjligt kunna erhålla expressleverans dagen efter genomfört Avrop mot en eventuellt tillkommande kostnad. Avropet ska vara Ramavtalsleverantören tillhanda senast kl dagen före Utskrivet: :20 Sida 7 av 10

8 expressleverans ska ske. Förpackning, emballage och pall Ramavtalsleverantören ska tillse att Produkterna levereras i ändamålsenliga förpackningar som bibehåller Produkternas avsedda kvalitet och egenskaper. Förpackningar och emballage ska ingå i priset. Produkterna ska packas på ett sådant sätt att känsliga produkter inte skadas. Packning av Produkterna ska vidare göras på ett sådant sätt att Produkterna lätt kan tas om hand vid lossning. Eventuella skador på ytteremballage ska noteras på kvittensen vid leveransmottagandet Leveransförsening Leveransförsening och vite regleras i enlighet med ALOS 05 punkt För det fall Ramavtalsleverantören inte Levererar hela den överenskomna mängden och detta inte har aviserats i enlighet med de regler som anges i ALOS 05 punkt 7 ska denna diskrepans mellan avtalad mängd och levererad mängd anses utgöra fel i Produkten. Vid tillämpning av punkt 9 i ALOS 05 ska vitessatsen 3 % tillämpas för varje påbörjad sjudagarsperiod. Det maximala vitet enligt denna punkt ska vara 20 % av värdet av den del av Produkten som till följd av förseningen inte kan tas i bruk. Om en försening varar mer än 14 dagar har Kund rätt, förutom att erhålla vite, att avbeställa Produkterna och genomföra ett nytt Avrop i enlighet med Ramavtalets regler. Kunden äger då även rätt till ersättning för eventuella fördyringar och hanteringskostnader som uppstår i samband med det nya Avropet Fakturering och betalning Faktura ska sändas till den fakturaadressen som Kunden angivit vid Avrop. En faktura ska innehålla alla relevanta och minst följande uppgifter: - Fakturadatum - Fakturanummer - Ramavtalsleverantörens och Kundens namn och adress - Kundens referens - Momsregistreringsnummer - Specifikation över levererade Produkter - Pris i SEK exklusive moms per Produkt - Totalsumma i SEK exklusive moms - Totalsumma i SEK för moms - Totalsumma i SEK inklusive moms Faktureringsavgift eller motsvarande avgift accepteras inte. Inga tilläggskostnader får förekomma utan den avropande myndighetens godkännande. Betalning sker 30 dagar efter fakturans ankomstdag, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Betalar inte Kund i rätt tid, har Ramavtalsleverantören rätt att erhålla dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635). Ränta regleras på anmodan av Ramavtalsleverantören på nästkommande faktura. Ramavtalsleverantören ska i detta Ramavtal kunna erbjuda Kund e-faktura. Denna ska vara av standarden Svefaktura eller motsvarande och i övrigt vara specificerad enligt överenskommelse mellan Kund och Ramavtalsleverantören. Utskrivet: :20 Sida 8 av 10

9 Statliga myndigheter ska kunna hantera sina fakturor elektroniskt (e-faktura) enligt föreskrift i VERVAFS 2007:1. E-faktura kan skickas direkt mellan parterna eller via en leverantörsportal. Mer information om e-faktura finns på Ekonomistyrningsverkets webbplats, Force majeure Befrielsegrunder regleras i enlighet med punkt 25 och 26 i ALOS Fel i varan Fel i Produkten regleras i enlighet med ALOS 05 punkt Omleverans enligt punkt 21 ska dock alltid, utan kostnad, kunna åberopas av Kunden. Om Leverans inte överensstämmer med avtalad kravspecifikation eller Kunden vill göra gällande att fel föreligger i levererad Produkt ska reklamation göras inom skälig tid, dock senast tio (10) Arbetsdagar, från det att felet uppdagats. Reklamation ska föregås av kontakt med Ramavtalsleverantören för instruktion om förfarande. Retur vid reklamation ska ske utan kostnad för Kunden. Kund är dock skyldig att returnera Produkten efter Ramavtalsleverantörens anvisningar om leverantören så begär. Vid överenskommelse med Kund kan retur vid reklamation om möjligt istället upphämtas av Ramavtalsleverantör vid nästkommande leveranstillfälle. Vid varje retur ska Kunden ange uppgift om nummer och datum på faktura eller följesedel från Ramavtalsleverantören Garanti Ramavtalsleverantören ansvarar för fel i Produkt i enlighet med punkterna i ALOS Statistik Ramavtalsleverantören ska till Kund, för varje kundkonto, kunna tillhandahålla statistik avseende köp över en viss tidsperiod. Ramavtalsleverantören ska även kunna tillhandahålla total statistik för en Kunds samtliga kundkonton Hävning av Kontrakt Hävning av Kontrakt vid leveransförsening eller fel i Produkt regleras i enlighet med punkterna och 22 i ALOS 05. Därutöver har Kunden rätt att häva ett Kontrakt med omedelbar verkan om: Det framkommer att Ramavtalsleverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med Avropet och dessa uppgifter har varit av inte oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Kontrakt. I de fall Statens inköpscentral har funnit att Ramavtalsleverantören i väsentlig mån brister i sina åtaganden enligt Ramavtalet och beslutat att häva Ramavtalet enligt villkor i Ramavtalet. Omständighet föreligger vilken skulle utesluta en Ramavtalsleverantör att delta i en offentlig upphandling enligt 10 kap 1 LOU. Omständighet föreligger vilken skulle utesluta en Ramavtalsleverantör att delta i en offentlig upphandling enligt 10 kap 2 LOU, nämligen om: Utskrivet: :20 Sida 9 av 10

10 1. Ramavtalsleverantören är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, eller 2. Ramavtalsleverantören är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, eller 3. Ramavtalsleverantören genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, eller 4. Ramavtalsleverantören har gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, eller 5. Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åligganden avseende skatter eller socialavgifter i det egna landet eller i det land upphandlingen genomförts, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts in avseende punkt 1-5 ovan. Vid hävning av Kontrakt enligt denna punkt har Kund rätt till ersättning i enlighet med de förutsättningar som anges i ALOS 05. Utskrivet: :20 Sida 10 av 10