Sammanträdande organ VIADIDAKTNÄMNDEN Tid torsdag den 13 december kl

Transkript

1 KALLELSE Datum VIADIDAKT Sammanträdande organ VIADIDAKTNÄMNDEN Tid torsdag den 13 december kl Plats KTS-salen Drottninggatan 18, Katrineholm Sida Information Lägesrapport Resursen Aktuellt från verksamheterna Aktuellt från förvaltningschefen Ekonomisk rapport Anmälan av inkomna motioner och remisser Inkomna skrivelser och protokoll Övriga frågor Ärenden Delegationsordning 2013 Internkontrollplan 2013 Resursen Uppföljnings- och kvalitetspolicy Delegationsbeslut Gunilla Magnusson Ordförande Välkommen till Viadidaktnämnden. Förhinder till nämndsammanträdet meddelas Gunilla Porsvant per telefon eller e-post senast tisdag den 11 december kl Ersättare förväntas närvara vid nämndsammanträdet även om ersättaren inte kallats att tjänstgöra. Gunilla Porsvant nås på: och VIADIDAKT Besöksadress: Bievägen 1B Org.nummer Telefon: Viadidakt Telefax: E-post:

2

3 Inkomna skrivelser och protokoll Kommunfullmäktige Protokoll 240: Ny ledamot i Viadidaktnämnden efter Berit Werner: Carina Björk Andersson. Protokoll 252: Övergripande plan med budget Kommunstyrelsen KS ordförande återvisar insänt ärende om övertagande av Resursen Kultur- och turismförvaltningen Inbjudan att delta i ett alfabetiseringsprojekt Sveriges kommuner och landsting, SKL Veckobrev v november Veckobrev v november Veckobrev v 49 5 december Länsstyrelsen Inbjudan till konferens: Framtidens miljö- det giftfria Sörmland. Inbjudan till en dag om samhällsorientering i Sörmland och information om SODA. Apper Information om SODA, SamhällsOrientering, Databas och Administration.. Allmänna arvsfonden (via KLF) Inbjudan tilll Arvsfondens guldkornsdag 2012 Skoldialogen Inbjudan till distanskurs i systematiskt kvalitetsarbete enligt nya skollagen. Mälardalens högskola Nyhetsbrev nr 9- november CSN Nyhetsbrev nr 10- november Metodicum Vårens program 2013 SIPU, Mariebergs arkivbyrå Inbjudan till utbildning om skoldokumenten Fortbildning AB Inbjudan till konferens om flerspråkighet. NCK, nationellt centrum för kvinnofrid (via KLF) Nyhetsbrev nr

4 Dnr VIAN/ 2012: Jan Berthelsen Delegationsordning 2013 för Viadidakt Förslag till beslut: Nämnden föreslås besluta a t t anta föreslagen delegationsordning för 2013 Bakgrund: Viadidakt har utarbetat ett förslag till delegationsordning för Delegationsordningen bygger på beslut i Viadidaktnämnden Den första delen med beskrivning av delegation och allmänna handlingar har nämnden redan beslutat och den beskriver den lagliga grunden för delegation. Del två, som nämnden nu ska ta ställning till, är den delegation som nämnden beslutar. I väntan på en mall som ger liknande delegationsordningar i samtliga nämnder behålls delegationsordningen oförändrad.

5 8 VIAN:s handling nr XX-2012 Beslut DELEGATIONSORDNING Kommunal vuxenutbildning (komvux) Skollag/ Delegat Noteringar ing Beslut om mottagande av elev SL 20 kap Rektor till grundläggande vuxenut- 14 bildning, om utbildningen ska upphöra eller att eleven på nytt ska beredas utbildning Yttrande av hemkommunen om SL 20 kap Rektor kommunen åtar sig att svara för 21 utbildningskostnaderna för gymnasial vuxenutbildning i annan kommun Beslut om antagning till gymnasial SL 20 kap Förvaltningschef/rektor i vuxenutbildning 22 samråd med antagningsutskottet Beslut om utbildningen ska upphöra SL 20 kap Rektor för eleven på gymnasial vuxenutbild- 22 ningen eller om eleven på nytt ska beredas utbildning Beslut att nationella kurser och lokala Komvux Rektor kurser delas upp i delkurser 2 kap 3 Beslut om genom vilka kurser eller Komvux Rektor delkurser som stöd skall ges 2 kap 4 Fastställande av kursplaner för Komvux Rektor lokala kurser 2 kap 10 Beslut om delkurs och gymnasie- Komvux Rektor poäng 2 kap 12 Föreskrifter om särskilda förkun- Komvux Rektor skapskrav till lokala kurser 3 kap 7 Beslut om hur anmälnings- Komvux Rektor skyldighet ska fullgöras om en elev p g a sjukdom eller annan 6 kap 2 orsak inte kan delta i skolarbetet

6 9 VIAN:s handling nr XX-2012 Beslut Skollag/ Delegat Noteringar ing Särskild utbildning för vuxna (Särvux) Beslut att böcker och andra lärverktyg SL 21 kap Rektor som varje elev har för eget bruk och får 6 behålla som sin egendom, ska anskaffas av eleverna själva eller erbjudas mot avgifter som högst motsvarar huvudmannens kostnader Yttrande från hemkommunen om SL 21 kap Rektor sökande vill påbörja en utbildning 7 någon annanstans än i hemkommunen Beslut om mottagande av elev och intagning till utbildning. Upphörande SL 21 kap Rektor av utbildning för elev samt beslut om 9 att på nytt bereda en elev utbildning Fastställande av kursplan för lokala Särvux Rektor kurser 1 kap 4 Beslut om antalet timmar som ska Särvux Rektor gälla för en kurs 1 kap 6 Beslut om vilka kurser eller delkurser Särvux Rektor som ska anordnas 2 kap 2 Beslut att inrätta lokala kurser inom Särvux Rektor gymnasial särvux 2 kap 3 Fastställande av det antal timmar Särvux Rektor som undervisningen på en lokal kurs omfattar. Detta antal får inte 2 kap 4 understiga 45 timmar. Ansvar för att den arbetsförlagda ut- Särvux Rektor bildningen uppfyller de krav som finns på utbildningen. 2 kap 16

7 Utbildning i svenska för invandrare (sfi) 10 VIAN:s handling nr XX-2012 Beslut Skollag/ Delegat Noteringar ing Kostnad för enstaka egna hjälpmedel SL 22 kap Rektor samt kostnad för enstaka inslag som kan 5 medföra en obetydlig kostnad för eleverna Beslut om mottagande av elev i SL 22 kap Rektor sfi, upphörande av undervisning och 15 på nytt bereda eleven undervisning Beslut om antal undervisningstimmar Sfi- Rektor timmar som ska gälla 7 Beslut om hur anmälningsskyldigheten Sfi- Rektor ska fullgöras för elevs frånvaro p g a 12 sjukdom eller annan orsak Lag/ing Introduktion Besluta om mottagande av nyanlända flyktingar Besluta i ärenden om introduktionsersättning enligt kommunal norm Enhetschef Enhetschef Personaladministrativa ärenden Anställning Personal inom resp. enhet Rektor/chef <6 månader Enhetschef Förvaltningschef Beslut ang. bisyssla AB 8 Förvaltningschef -i samråd med personalkontor Uppsägning från arbetsgivaren Uppsägning och avskedande samt avtal LAS 7,18 Förvaltnings- I samråd med om avgångsvederlag eller motsvarande AB chef nämndordförande och personalkontoret Avstängning och disciplinära Förvaltningschef; rektor; chef åtgärder AB Avstängning och disciplinära åtgärder för personal med BEA-avtal inom arbetsmarknad chef Viadidakt arbetsmarknad

8 Ledigheter Beviljande av ledigheter p g a särskilda skäl (utanför lag, avtal etc) Rektor/chef Kanslipersonal Enheternas/skolornas personal Förläggning av ledigheter annan tid än begärd/önskad 11 VIAN:s handling nr XX-2012 Beslut Förvaltningschef Förvaltningschef Enhetschef Enhetschef Ekonomiadministrativa ärenden Delegat Noteringar Rätten att utse beslutsattestanter För respektive enhet Förvaltningschef Inom respektive enhet Enhetschef Ekonomiska ansvarsområden fastställs i attestförteckning Tecknande av övergripande avtal Förvaltningschef Tecknande/uppsägning av Enhetschef övriga avtal Övriga ärenden Lag/ing Beslut att inte lämna ut allmän TF 2 kap 15 Förvaltn.chef För handling handling eller beslut om ut- OSL 6 kap 3-7 som finns på lämnande med förbehåll förv.kansliet Beslut att inte lämna ut allmän Rektor/ För handling handling eller beslut om ut chef som finns på lämnande med förbehåll respektive skola/enhet Brådskande ärenden KL 6 kap 36 Ordförande Revidera kommunikationspolicy samt grafisk profil med bilagor för Viadidakt Upphandling av konsultavtal av tillfällig karaktär Kommunikationsstrateg Enhetschef Konferenser/utbildningar/ studieresor/tjänsteresor Förtroendevalda Ordförande Ordförande 2:e vice ordförande

9 Dnr VIAN/2012: Handläggare: Sirpa Abben Internkontrollplan 2013 Förslag till beslut Viadidaktnämnden fastställer upprättad internkontrollplan för 2013 och uppdrar åt Viadidakt att genomföra internkontrollen. Resultatet ska återrapporteras till nämnden. Ärendebeskrivning Viadidakt har av revisionen uppmanats att ta fram en internkontrollplan skild från uppdrag och uppföljning i Stratsys. Kvalitetsstrategen har utarbetat ett förslag till verksamhetskontroll för 2013 som bygger på planen för Ärendets handlingar Internkontrollplan 2013.

10 Ansvarig Rapportering till Rutinbeskrivning Kontrollmoment Metod Kontrollfrekvens Riskbedömning Fakturahantering/kontering Kontroll av giltigt Stickprov Två ggr/år: Ekonom Förvaltningschef 2 konto/objekt apr, sep Fakturahantering/representation Kontroll att Stickprov Två ggr/år: Ekonom Förvaltningschef 2 momsreglerna följs apr, sep Återsökning av statliga Kontroll att återsökning Stickprov Två ggr/år: Ekonom Förvaltningschef 3 ersättningar inom flyktingmottagandet av statliga medel från Migrationsverket gjorts. apr, sep Investeringsredovisning Inköp ska klara krav på Stickprov En gång/år: Ekonom Förvaltningschef 2 investering apr Handkassor/kassor Kontroll av hantering av Stickprov Två ggr/år: Ekonom Förvaltningschef 2 kontanter och kvitton apr, sep Brandrutiner i Undersöka hur kända Test av En gång/år: Enhetschef Förvaltningschef 3 verksamhetslokaler rutinerna är brandrutiner apr Efterlevnad av Kontroll av att rutinerna i Stickprov Två ggr/år: Enhetschef Förvaltningschef 3 livsmedelslagstiftningen egenkontrollprogrammet efterlevs apr, sep Användarkonton inom IT Kontroll av befintliga Totalundersökning Kvartalsvis IT-samordnare Förvaltningschef 2 avslutas när anställningen upphör inlogg mot anställningslistor Behörighet att skriva avtal Kontroll av skrivna avtal Stickprov Två ggr/år: Ekonom Förvaltningschef 3 apr, sep Rutin kring avtalshantering Kontroll om rutiner följs Stickprov Två ggr/år: apr,sep Ekonom Förvaltningschef 2 Väsentlighets- och riskbedömning om något blir fel 1= det inträffade är försumbart för verksamheten 2= det inträffade påverkar verksamheten i viss omfattning 3= det inträffade kan ge allvarliga konsekvenser

11 Dnr : VIAN/2012: Handläggare: Jan Berthelsen RESURSEN Förslag till beslut Viadidaktnämnden beslutar att Viadidakt övertar den verksamhet och personal som i dag bedrivs inom Resursen i LO:s regi från 1 januari Ärendebeskrivning i sammanfattning Viadidaktnämnden beslutade att skicka ärendet till kommunstyrelsen för beslut. Ärendet har återvisats till Viadidaktnämnden eftersom nämndens reglemente ger Viadidaktnämnden möjlighet att själv fatta beslut om övertagande av Resursen. Ärendets handlingar Epostmeddelande från kommunstyrelsen ordförande.

12

13 Dnr VIAN/2012: Handläggare: Sirpa Abben Förslag till beslut Viadidaktnämnden beslutar anta Uppföljnings- och kvalitetspolicy för Viadidakt. Policyn gäller från och med Ärendebeskrivning Kommunens samtliga nämnder har infört internkontroll som en del av det ordinarie arbetet. När verksamheterna följs upp och kvalitetssäkras måste även arbetet med internkontroll finnas med och policyn behöver därför revideras till att omfatta alla områden som Viadidakt arbetar med. Ärendets handlingar Kvalitetsstrateg Sirpa Abbens tjänsteskrivelse. Förslag till ny Uppföljnings- och kvalitetspolicy.

14 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) Datum Vår beteckning VIADIDAKT VIAN/2012: Förvaltningskansli Vår handläggare Sirpa Abben Uppföljnings- och kvalitetspolicy för Viadidakt Ärendebeskrivning Viadidakt har en uppföljnings- och kvalitetspolicy för Viadidakts verksamheter. Då nya uppdrag i form av årlig internkontroll införts för samtliga nämnder och förvaltningar genomförs nu en revidering av uppföljnings- och kvalitetspolicy för Viadidakt. Ärendets beredning Kvalitetsstrateg, kommunikationsstrateg och förvaltningschefen har kompletterat den befintliga policyn i enlighet med kraven. I förslag till ny policy är de justerade styckena markerade med kantlinje. Ärendets handlingar Förslag till reviderad uppföljnings- och kvalitetspolicy. G:\Nämnd\2012\ \tjänsteskrivelsen policy.docx VIADIDAKT Besöksadress: Bievägen 1B Org.nummer Telefon: Katrineholm Telefax: E-post: info@viadidakt.se

15 Uppföljnings- och kvalitetspolicy för Viadidakt (Reviderad av Viadidaktnämnden ) VIAN/2012: Inledning Viadidakts värdegrund med vision, syfte och kännetecken innebär att vi ska bidra till lärande, stöd och utveckling för vuxna individer, inom främst Katrineholms och Vingåkers kommuner. Viadidakt ska präglas av en kompetenskultur, där organisationen och dess verksamheter har hög kvalitet, god service och gott bemötande. Viadidakt har flera uppdragsgivare, en differentierad verksamhet, spridd geografisk verksamhet samt många leverantörer och samarbetsparter. För att upprätthålla Viadidakts värdegrund och varumärke samt uppnå uppsatta mål krävs därför väl fungerande uppföljning och kvalitetsarbete. Viadidakt ska Leva upp till krav på uppföljning och utvärdering som finns i lagstiftning och ingar. Säkerställa ett systematiskt förbättringsarbete. Bidra till att kompetenskulturen upprätthålls. Skapa förtroende för Viadidakt och våra verksamheter. Bidra till att nå uppsatta mål. Medverka till en helhetsbild av Viadidakts skapas och upprätthålls enligt vår värdegrund. Ansvar Alla medarbetares ansvar är att arbeta och utforma verksamheten för att uppnå målen samt upprätthålla och utveckla Viadidakts kompetenskultur. Viadidaktnämnden fastställer uppföljnings- och kvalitetspolicy samt årlig inriktning på den interna kontrollen. Rapportering och återkoppling Uppnådda kvalitetsresultat ska vara en naturlig del av årliga verksamhetsberättelser i form av kvalitetsredovisning som belyser mål, måluppfyllelse samt förslag till åtgärder. För projekt och vissa uppdrag kan dessutom särskilda uppföljnings- och rapporteringssystem upprättas. Resultat och förbättringsåtgärder utifrån uppföljningar ska återkopplas till dem det berör, till exempel uppdragsgivare, medarbetare, elever och deltagare. Årlig uppföljningsstrategi Viadidakts uppföljningsstrategi som också innehåller internkontrollplan är en del av förvaltningens verksamhetsplan. Syftet är att på ett övergripande plan tydliggöra strategier inom kvalitetsområdet för att uppnå uppsatta verksamhetsmål (centrala och förvaltningsspecifika). Strategin fastställs årligen av förvaltningschefen. Kontinuerliga uppföljningsplaner Konkreta aktiviteter med planering återfinns i uppföljningsplanen som revideras löpande av kvalitetsstrategen i samverkan med berörda verksamheter.

16 Anmälan av inkomna delegationsbeslut Förslag till beslut Viadidaktnämnden beslutar godkänna redovisningen av inkomna delegationsbeslut. Nedanstående delegationsbeslut har inkommit till nämnden Chef Viadidakt utbildning/rektor Otto Davidsson Beslut i personaladministrativa ärenden del nr 322