4 Delegationsordning 2016 för servicenämnden Beslutsärende (handlingar bifogas, 6 sid) Föredragande: Benny Wennberg

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Servicenämnden Tid Onsdagen den 23 november 2016 kl. 13:00 Plats KS-salen Enligt uppdrag Anna Sandstedt ( ) Föredragningslista 1 Dagordning/övriga frågor/justering 2 Information från chefer Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: närvarande chefer 3 Medborgarförslag - Alla förskolor och skolor i Kalmar kommun ska byta till Bregott, svenskt smör och svensk rapsolja Beslutsärende (handlingar bifogas, 9 sid) Föredragande: Ann-Sofie Eriksson, Annika Wahlqvist 4 Delegationsordning 2016 för servicenämnden Beslutsärende (handlingar bifogas, 6 sid) Föredragande: Benny Wennberg 5 Verksamhetsplan med internbudget 2017 Beslutsärende (handlingar bifogas, 24 sid) Föredragande: Sara Andersson 6 Dagvattentaxa Kalmar Vatten Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 7 Intern kontrollplan 2017 Beslutsärende (handlingar bifogas, 6 sid) Föredragande: Rolf Johansson 8 Redovisning internkontroll 2016 Informationsärende (handlingar bifogas, 3 sid) Föredragande: Sara Andersson

2 Servicenämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 9 Budgetuppföljning och prognos efter oktober Informationsärende (handlingar bifogas, 5 sid) Föredragande: Sara Andersson 10 Belysningsprogram, information Informationsärende (handlingar separat) Föredragande: Emma Andersson, Björn Strimfors, Håkan Olofsson 11 Kartläggning lika rättigheter och möjligheter inom det personalpolitiska området 2016 Informationsärende (handlingar bifogas, 9 sid) Föredragande: Jenny Daunéus 12 Utökade tvätteritjänster Informationsärende (handlingar bifogas, 6 sid) Föredragande: Björn Hedbäck 13 Lägesrapport fastighetsunderhåll Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Gunilla Svensson 14 Information från förvaltningschefen Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 15 Rapport från kontaktmannaskap 16 Delegationsbeslut 17 Kännedomsärenden 18 Övriga frågor

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann-Sofie Eriksson SFN 2016/ Servicenämnden Medborgarförslag - Alla förskolor och skolor i Kalmar kommun ska byta till Bregott, svenskt smör och svensk rapsolja Förslag till beslut Servicenämnden föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige avslår medborgarförslaget, om att alla förskolor och skolor i Kalmar kommun ska byta till Bregott, svenskt smör och svensk rapsolja, med hänvisning till Nordiska näringsrekommendationer och bristande ekonomiska resurser. Bakgrund Förslagsställaren vänder sig emot kostenhetens beslut att enbart servera nyckelhålsmärkt smörgåsmargarin i Kalmars skolor och förskolor. Förslaget innebär att endast Bregott ska användas som smörgåsfett och att svenskt smör och svensk rapsolja ska användas till all matlagning och bakning. Yttrande Enligt skollagen ska skolmaten vara avgiftsfri och näringsriktig. För att säkerställa näringsriktigheten har vi en gemensam matsedel och gemensamma riktlinjer som utgår från Nordiska näringsrekommendationer 2012 (NNR). Rekommendationerna syftar till att uppfylla kroppens näringsbehov och att förebygga ohälsa på sikt. De flesta barn i Sverige får i sig för lite fleromättat fett men mer mättat fett än rekommenderat. Att hänvisa till nyckelhålsmärkt smörgåsmargarin är ett sätt att säkerställa att margarinet har en bra fettsammansättning. På så vis får vi utrymme till att höja smaken på lunchen genom att till exempel ha grädde i maten då och då. En konsekvens om medborgarförslaget bifalls är att serveringen av korv- och andra charkprodukter behöver minskas och serveringen av lax och annan fet fisk behöver ökas. Detta kan tyckas vara bra och önskvärda åtgärder ur ett näringsmässigt perspektiv men skulle få enorma ekonomiska konsekvenser. Support Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Stagneliusgatan 31, Kalmar Tel vx ann-sofie.eriksson@kalmar.se

4 SFN 2016/ (2) Kostnaden för olika alternativ har beräknats, se bilaga 1. Vid beräkningen har vi utgått från 2015 års statistik då inköpen bestod av en blandning av smörgåsmargarin och Bregott till brödet samt margarin, rapsolja och smör till matlagning och bakning. Kostenhetens förslag innebär en kostnadsbesparing på kronor jämfört med utgångsläget. Att bifalla medborgarförslaget utgör en kostnadsökning med kronor jämfört med utgångsläget. Mellanskillnaden mellan kostenhetens förslag och medborgarförslaget uppgår därmed till kronor. I denna summa finns inte kostnadsökningen med för fler laxoch färre korvserveringar. Gällande förslagsställarens motivering med avseende på lösningsmedel, se bilaga 2. Här framgår att även Bregott och smör innehåller lösningsmedel varför argumentet inte bemöts vidare. Gällande förslagsställarens motivering med avseende på palmolja så innehåller de margarinprodukter som köps via Kalmar kommuns avtal certifierad palmolja. Det kommer i nästa upphandling ställas krav på certifierad palmolja enligt upphandlingsmyndighetens krav. Vidare hänvisar förslagsställaren till Göran Peterssons guider om val av matfetter för konsumenter. Här saknas referenser och hänvisningar till evidensbaserad forskning. Som offentlig verksamhet som serverar över portioner per dag måste vi vara insatta i olika dieter och trender. Det är dock inget vi kan basera vår verksamhet och våra måltider på. Istället är det Nordiska näringsrekommendationer som vi utgår ifrån. Ann-Sofie Eriksson Kostchef skola Björn Hedbäck Supportchef Bilagor Beräkning kostnader Bregott vs margarin 2015 Sammanfattning resultat lösningsmedel i margarin Certifierad palmolja Matfetter till smörgås Medborgarförslag - Alla förskolor och skolor i Kalmar kommun ska byta till Bregott, svenskt smör och svensk rapsolja

5 Beräkning kostnader för olika alternativ gällande margarin, smör, bregott etc. inom Kost skola Summa utifrån 2015 års inköp Utgångsläge 2015 Smörgåsmargarin kg Bregott kg Flytande Raps- / margarin kg Olivolja kg Matbakmargarin kg Smör kg Fettspray kg Inköp fr Martin & Servera Inköp från Arla Totala inköp i kg Pris/kg 1/ , , Slutsumma utgångsläge Summa Så mycket dyrare är medborgarförslaget Summa om vi helt går över till smörgåsmargarin och fortsätter med en blandning av margarin och olja i matlagningen Kostenhetens förslag Mat- Smörgåsmargarin kg margarin kg Olivolja kg kg Flytande Raps- / Fettspray bakmargarin Smör kg kg Totala inköp i kg Pris/kg 1/ , , Slutsumma Besparing mot utgångsläget Summa Summa om medborgarförslaget går igenom och vi bara köper Bregott, smör och rapsolja Medborgarförslag Bregott kg Raps- / Olivolja kg Smör kg Totala inköp i kg Pris/kg 1/ Slutsumma Så mycket dyrare än kostenhetens förslag Summa

6 Gränsvärde (mg/kg) Coop Lättmargarin Lätta Original Bregott 75 % Becel lätt 38 % Ica smör & raps Carlshamn Mejeri Mjölkfritt Becel Gold Milda Normalsaltat Bregott ekologisk aceton A <1,0 <1.0 1,1 <1,0 1,1 <1,0 <1,0 <1,0 1,2 metanol 10 16,8 3 8,8 2,9 1,5 1,1 <1,0 <1,0 <1,0 etanol A <1,0 <1.0 <1.0 1,6 1 <1,0 1,7 1,3 <1,0 n-hexan 1 <1,0 <1.0 <1.0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 propan-2-ol 10* 51,4** <1.0 <1.0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 metylacetat <1,0 <1.0 <1.0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 etylacetat A <1,0 <1.0 <1.0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 butylacetat <1,0 <1.0 <1.0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 etylmetylketon <1,0 <1.0 <1.0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 propanol <1,0 <1.0 <1.0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 cyklohexan <1,0 <1.0 <1.0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 1-butanol <1,0 <1.0 <1.0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 2-butanol <1,0 <1.0 <1.0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 dietyleter <1,0 <1.0 <1.0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 diklormetan <0,10 <0.10 <0.10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 1,1-dikloretan <0,10 <0.10 <0.10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 1,2-dikloretan <0,10 <0.10 <0.10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 cis-1,2-dikloreten <0,10 <0.10 <0.10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 trans-1,2-dikloreten <0,10 <0.10 <0.10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 trikloreten <0,010 <0.010 <0.010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 triklormetan <0,010 < ,024 <0,010 0,015 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 1,1,1-trikloretan <0,010 <0.010 <0.010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 triklorfluormetan <0,010 <0.010 <0.010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 1,1,2-triklortrifluoretan <0,010 <0.010 <0.010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 1,1,2-trikloretan <0,010 <0.010 <0.010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 tetraklormetan <0,010 <0.010 <0.010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 1,1,1,2-tetrakloretan <0,010 <0.010 <0.010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 tetrakloreten <0,010 <0.010 <0.010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 Resultat som anges som < 1,0, < 0,1 eller < 0,01 betyder att ämnet inte har hittas i provet. Den lägsta halt som den använda analysmetoden kan hitta ämnet vid är 1,0, 0,1 respektive 0,01 mg/kg. Det är möjligt att produkten innehåller lägre halter utan att det går att hitta. A. Endast rester eller derivat i mängder som är tekniskt omöjliga att undvika och som inte utgör någon fara för människors hälsa * Gränsvärdet gäller endast propan-2-ol som härstammar från oljetillverkningen. ** Överskottet av propan-2-ol (isopropanol) kommer från det pektin som används som konsistensgivare i lättmargarin. Gränsvärdet för propan-2-ol är i detta fall 150 mg/kg.

7 Gränsvärde (mg/kg) Garant bredbar smör & rapsblandning Bregott mindre Lätt o lagom original Flora Mellan 59% normalsaltat Smör Arla Smör Valio aceton A 1,3 <1,0 <1,0 <1,0 1,8 1,9 metanol 10 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 3 1,5 etanol A 2,4 1,3 2,1 <1,0 <1,0 <1,0 n-hexan 1 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 propan-2-ol 10* <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 metylacetat <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 etylacetat A <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 butylacetat <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 etylmetylketon <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 propanol <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 cyklohexan <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 1-butanol <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 2-butanol <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 dietyleter <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 <1,0 diklormetan <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 1,1-dikloretan <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 1,2-dikloretan <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 cis-1,2-dikloreten <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 trans-1,2-dikloreten <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 <0,10 trikloreten <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 triklormetan <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 0,029 0,025 1,1,1-trikloretan <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 triklorfluormetan <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 1,1,2-triklortrifluoretan <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 1,1,2-trikloretan <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 tetraklormetan <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 1,1,1,2-tetrakloretan <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 tetrakloreten <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010 <0,010

8 Handläggare Datum Ann-Sofie Eriksson Certifierad palmolja enligt Världsnaturfonden Palmolja används i olika livsmedel, rengöringsmedel, kosmetika och biobränsle. Oljepalmen är 4-9 gånger mer produktiv per ytenhet än till exempel raps och solros. Den är grön året runt och kräver mindre vatten, gödning och bekämpningsmedel än andra oljeväxter. Odlingen är arbetskrävande och skörd sker så ofta som var fjortonde dag. Palmolja är världens viktigaste vegetabiliska olja. Man förväntar sig att produktionen kommer att fördubblas under de närmaste tio åren. De länder som konsumerar mest palmolja är Indonesien, Indien och Kina. På fjärde plats kommer EU. Certifiering eller bojkott? WWF tror inte på bojkott av palmolja eftersom vi då tappar möjligheten att påverka palmoljeproduktionen i mer hållbar riktning. Många människor i Sydostasien får sin försörjning genom att odla oljepalm, som också passar utmärkt för småskalig odling vilket utgör ca 40 % av produktionen. Vad är hållbar palmolja? WWF har tillsammans med intressenter i hela kedjan från plantage till butik initierat RSPO (Roundtable on Sustainable Palm Oil). RSPO sätter upp kriterier för en mer hållbar produktion. Ett av de viktigaste kriterierna är att man inte får använda skogsområden med känsliga ekosystem, eller som är viktiga för lokalbefolkningen ur kulturell synpunkt. Andra kriterier gäller användningen av bekämpningsmedel, svedjebruk och inte minst arbetsförhållanden för dem som arbetar på plantagerna och med utvinningen. Kostenheten Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Stagneliusgatan 31 Tel vx

9 2 (2) Certifierad palmolja i 4 olika nivåer Identity Preserved (IP): Certifierad hållbart producerad palmolja hålls separerad i hela kedjan och kan spåras tillbaka till kvarn. Segregated (SG): Certifierad hållbart producerad palmolja hålls separat, men kan komma från olika producenter. Mass Balace MB: Certifierad hållbart producerad och icke certifierad palmolja blandas. Book & Clai B&C: Köp av särskilda certifikat, som garanterar att för den inköpta palmoljan ska motsvarande mängd certifierad och hållbar palmolja produceras. Palmoljan i våra avtalsprodukter De margariner som Kost skola använder och som innehåller palmolja är Flora Lätt, Flora Professional och Melba Mat- och bakmargarin. Palmoljan i dessa produkter är certifierad enligt RSPO nivå Segregated. From 2018 kommer all palmolja från denna leverantör att vara IP-certifierad. Upphandling Upphandlingsmyndigheten håller för närvarande på att arbeta om kravbilden gällande palmolja. Klart är att vi kommer ställa krav på certifierad palmolja i enlighet med upphandlingsmyndighetens rekommendationer.

10 Matfetter till smörgås

11

12 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Christina Karlberg SFN 2016/ Servicenämnden Delegationsordning 2016 för servicenämnden Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta den uppdaterade delegationsordningen för servicenämnden. Bakgrund I samband med att kommunfullmäktige antagit nya reglementen för Kalmar kommuns nämnder måste även samtliga delegationsordningar ses över. Kommunstyrelsen har gjort en uppställning som samtliga nämnder ska använda sig av. I och med överflyttningen av enhet TME (Trafik, markupplåtelser och evenemang) till samhällsbyggnadsnämnden har deras ansvarsområden plockats bort. I övrigt har ringa ändringar gjorts. Christina Karlberg Administrativ chef Bilaga: Delegationsordning för servicenämnden Serviceförvaltningen Adress Box 611, KALMAR, Besök: Södra Långgatan 40 Tel vx E-post Christina.Karlberg@kalmar.se

13 Delegationsordning för servicenämnden Beslutad av servicenämnden den 23 november Aktualiseras av tillträdande nämnd i samband med varje ny mandatperiod. Allmänt om delegering av beslutanderätt Med delegering avses att nämnd överför självständig beslutanderätt till delegaten, det vill säga ger en person i uppdrag att fatta beslut på nämndens vägnar i vissa ärenden. Besluten gäller på samma sätt som om nämnden själv fattat dem och kan överklagas på samma sätt. Nämnden kan inte ändra beslutet, däremot kan nämnden återkalla den givna beslutanderätten. Uppdrag att fatta beslut på nämndens vägnar får ges till utskott inom nämnden ledamot eller ersättare i nämnden anställd hos kommunen Beslutanderätten får inte delegeras i följande slag av ärenden (Kommunallagen): Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige, liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige överklagats. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden. Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Delegaten har inte rätt att överlåta sin beslutanderätt till någon annan utan nämndens uttryckliga tillåtelse. Delegerad beslutanderätt gäller inom ramen för beviljade anslag och inom eget ansvarsområde, enligt gällande författningar och avtal samt enligt nämndens riktlinjer. Ersättare vid frånvaro Vid laga förfall för delegat, dvs. frånvaro från tjänst på grund av t.ex. sjukdom, semester, tjänstledighet, längre tjänsteresa, jäv eller liknande övertas beslutanderätten av den som vikarierar för delegaten överordnad den som förvaltningschefen särskilt utser ordförande ersätts vid förfall i första hand av vice ordföranden förvaltningschefen ersätts vid förfall av tillförordnad förvaltningschef Verkställighet Inom en nämnds verksamhetsområde förekommer en mängd beslut och avgöranden som inte är beslut i kommunallagens mening. Detta är så kallad verkställighet och finns inte upptaget i denna delegationsordning. Beslut som följer direkt av författning, avtal eller andra typer av myndighetsbeslut som inte ger utrymme för självständiga överväganden betraktas också som verkställighet. Den största skillnaden mellan beslut och verkställighet är att beslut kan överklagas.

14 Anmälan till nämnden Alla beslut som fattas med stöd av delegation från nämnd ska anmälas till nämnden. Respektive delegat ansvarar för att så sker. Anmälan ska bland annat tillgodose nämndens informations- och kontrollbehov, men är också viktigt ur överklagandesynpunkt. Anmälan har betydelse för beräkning av överklagandetiden. Vid anmälan av delegationsbeslut ska följande uppgifter anges: beslutsfattare beslutsdatum beslutets innehåll i korthet hänvisning till punkt i delegationsordning eventuellt diarienummer Beslut från utskott anmäls till nämnd via protokollen. Ärenden av principiell beskaffenhet Är ärendet av större vikt eller av principiell betydelse ska delegaten hänskjuta ärendet till nämnden för avgörande. Nämnds ordförande ska vid behov samråda med vice ordförande innan beslut fattas på delegation. Delegationsbeslut kan överklagas Laglighetsprövning Den som är folkbokförd i kommunen eller äger fastighet i kommunen har rätt att begära laglighetsprövning av kommunala beslut hos Förvaltningsrätten. Klagan ska ske skriftligen och skickas till Förvaltningsrätten eller kommunen inom tre veckor från den dag beslutet offentliggjordes på kommunens anslagstavla. Ett överklagat beslut kan endast upphävas eller fastställas av Förvaltningsrätten. Förvaltningsbesvär Rätt att överklaga med förvaltningsbesvär har endast den som beslutet angår, om det gått honom eller henne emot och beslutet kan överklagas. I de beslut som kan överklagas med förvaltningsbesvär är beslutsfattaren skyldig att upplysa den beslutet rör om hur man överklagar och vart man ska skicka sitt överklagande. Skrivelsen med överklagande ska skickas till den myndighet som meddelat beslutet och ska ha kommit in till myndigheten inom tre veckor från den dag då klagande fick del av beslutet. Myndigheten som fattat beslutet prövar sedan om överklagandet kommit in i rätt tid och bedömer om ärendet ska omprövas eller inte. Om överklagandet har kommit in i rätt tid och myndigheten inte har för avsikt att ändra det, skickar myndigheten vidare överklagandet och andra handlingar till Förvaltningsrätten. Övrigt I övrigt gäller följande: Delegaterna ska följa de anvisningar som nämnd meddelar. Den som erhållit delegerad beslutanderätt får överlämna ärendet till nämnden för beslut om så behövs. Om beslutet innebär en kostnad för kommunen ska det finnas pengar tillgängliga för ändamålet.

15 Delegat ska samråda med överordnad innan beslut fattas utöver riktlinjer samt i principiellt viktiga ärenden. Handlingar som utfärdas med stöd av delegation undertecknas av delegat på nämndens vägnar. Delegering av beslutanderätt Servicenämnden delegerar (överlämnar) rätten att fatta beslut inom servicenämndens ansvarsområde på det sätt som framgår av denna delegationsordning. Vidaredelegation Ärenden som delegeras till förvaltningschefen får vidaredelegeras. Beslut som fattats med stöd av vidaredelegation anmäls till förvaltningschefen, som i sin tur anmäler dem till servicenämnden. A. Allmänt Ärende Delegat Lagrum Kommentar 1 På servicenämndens vägnar fatta beslut i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas Nämndens ordförande 2 Beslut om deltagande i kurser, konferenser eller motsvarande för förtroendevalda inom servicenämnden Nämndens ordförande 3 Beslut att inte lämna ut allmänna handlingar Förvaltningschef Stf. förvaltningschef Verksamhetschef 4 Underteckna avtal efter beslut i servicenämnden 5 Behörighet att ta emot delgivning och rekommenderat brev Nämndens ordförande tillsammans med vice ordförande Förvaltningschef Registrator 6 Beslut om yttrande i detaljplaneärende som följer av program/översiktsplan Förvaltningschef Fastighetschef Produktionschef B. Personal Ärende Delegat Lagrum Kommentar 1 Tillsvidareanställa verksamhets-/enhetschef Förvaltningschef Verksamhetschef 2 3 Tillsvidareanställa personal utom verksamhets- /enhetschefer Förordna vikarie för verksamhets- /enhetschef på mer än sex månader Respektive verksamhets- /enhetschef Förvaltningschef Verksamhetschef

16 4 Förordna vikare för verksamhets-/enhetschef i högst sex månader Förvaltningschef Verksamhetschef 5 6 Förordna andra vikarier och besluta om tillfälliga anställningar ligger inom ramen för uppdragen för förvaltningschef och verksamhets-/enhetschef, s.k. ställningsfullmakt. I dessa fall är det alltså inte fråga om någon delegerad beslutanderätt och besluten ska därför inte anmälas till servicenämnden Besluta om att inte medge återbesättande av tjänst Förvaltningschef C. Ekonomi Ärende Delegat Lagrum Kommentar 1 Avskrivning av fordran upp till ett prisbasbelopp (ställningsfullmakt för förvaltningschef) Avskrivning av fordran över ett prisbasbelopp Förvaltningschef D. Upphandling Ärende Delegat Lagrum Kommentar 1 Kommunstyrelsen ansvarar för upphandling enligt reglemente beslutat av kommunfullmäktige. Delegationer inom upphandlingsområdet regleras därför i kommunstyrelsens delegationsordning. Upphandla entreprenader, varor och tjänster där värdet understiger det fastställda direktupphandlingsbeloppet ligger inom uppdragen för förvaltningschef och berörd verksamhetschef/förvaltare, sk ställningsfullmakt. I dessa fall är det alltså inte fråga om någon delegerad beslutanderätt E. Hyra byggnader Ärende Delegat Lagrum Kommentar 1 Hyra byggnader där detta är av rutinmässig Förvaltningschef karaktär och avser högst tio år. vid förhinder berörd verksamhetschef/förvaltare

17 F. Upplåta byggnader Ärende Delegat Lagrum Kommentar 1 Upplåta byggnader med nyttjanderätt på Förvaltningschef högst tio år och där den årliga avgiften inte vid förhinder berörd överstiger tio gånger prisbasbeloppet enligt verksamhetschef/förvaltare lagen om allmän försäkring Begränsningarna gäller inte - vid upplåtelse till andra nämnder och förvaltningar inom kommunen eller till kommunalförbund där kommunen är medlem - vid ändring av villkor i gällande avtal G. Träffa avtal om hyror Ärende Delegat Lagrum Kommentar 1 Träffa avtal om hyror vid förhandingar med hyresgästorganisation eller annan part Förvaltningschef vid förhinder berörd verksamhetschef/förvaltare H. Gator och vägar Ärende Delegat Lagrum Kommentar 1 Ge tillstånd för grävning i gator och vägar Tekniker produktion enhet gata 2 Bidrag till enskilda vägar inom ramen för anslagna medel och enligt fastställda riktlinjer. Entreprenadingenjör I. Andra ärenden Ärende Delegat Lagrum Kommentar

18 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Sara Andersson SFN 2016/ Servicenämnden Verksamhetsplan med internbudget 2017 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att fastställa förslag till verksamhetsplan med internbudget 2017 för serviceförvaltningen och överlämna den till kommunfullmäktige för kännedom. Benny Wennberg Förvaltningschef Bilagor: Verksamhetsplan med internbudget 2017 Serviceförvaltningen Chefer Tel vx

19 Verksamhetsplan med internbudget Serviceförvaltningen 2017

20 Innehåll Inledning... 4 Central ledning och administration... 4 Centralförråd... 4 Gata och park... 4 IT... 4 Kost... 5 Lokaler och lokalvård... 5 Transport... 5 Upphandling... 5 Verksamhetsmål... 7 Utmaningar och risker... 8 Central ledning och administration... 8 Centralförråd... 8 Gata och park... 8 IT... 8 Kost... 8 Lokaler och lokalvård... 9 Transport... 9 Upphandling... 9 Ekonomiska förutsättningar Central ledning och administration Centralförråd Gata och park IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Prioriteringar Central ledning och administration Centralförråd Gata och park IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Kvalitet i verksamheten Centralförråd Gata och park

21 IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Personal Koncentrerad administration Kompetensutveckling Pensionsavgångar Rekrytering Sjukfrånvaro och hälsofrämjande arbete Driftsbudget Ramförändringar Sammanställning av driftsbudget Investeringsbudget Bilagor Bilaga 1. Servicenämndens mål och uppdrag Ordning och reda i ekonomin Ett grönare Kalmar Ett växande attraktivt Kalmar Verksamhet och medarbetare Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter

22 Inledning Serviceförvaltningen ansvarar för Kalmar kommuns verksamheter centralförråd, gata och park, IT, kost, lokaler och lokalvård, transport samt upphandling. Förvaltningen har cirka 500 tillsvidareanställda, varav cirka 55 procent är kvinnor och 45 procent är män. De anställda är serviceförvaltningens viktigaste resurs och omfattar ett femtiotal olika yrkeskategorier, beroende på förvaltningens breda verksamhet. Målet är att vara den självklara interna leverantören av kostnadseffektiva och ändamålsenliga varor och tjänster. Förvaltningen arbetar med ständig utveckling och kvalitetshöjning som ska gynna både medborgare och övriga förvaltningar. Genom en fortsatt god dialog, standardisering och fortsatt utveckling av våra tjänster ska serviceförvaltningens produkter förbättras. Prognosen visar att Kalmar kommun kommer att öka med invånare till Detta skapar stora behov av både verksamhetslokaler och infrastruktur. Omfattande nybyggnation ställer stora krav på förvaltningen och arbetet fortgår med en lokalförsörjningsplan. Central ledning och administration Under ledning och administration samlas gemensamma kostnader och aktiviteter som avser hela förvaltningen. Här finns förvaltningens övergripande frågor inom ekonomi, personal, kommunikation, kvalitets- och miljöledning samt samordning av IT och telefoni. Administrationen kring nämnd och diarium, samt förvaltningens projektledare för kustmiljö och Kalmar Cykelstad samlas också under denna verksamhet. Centralförråd Verksamheten centralförråd är Kalmar kommuns leverantör av förbrukningsmaterial. I lager finns kvalitets- och miljösäkrade artiklar och det arbetas kontinuerligt med att utöka och förstärka sortimentet. Ett stort fokus finns på att hjälpa kunderna med inköp utöver de lagerförda artiklarna. Verksamheten har samarbeten med andra verksamheter inom hela Kalmar kommun för att bistå med inköp och kompetens. Gata och park Gata och park ansvarar för drift och underhåll av bland annat Kalmar kommuns dryga 4 miljoner kvadratmeter gator och vägar med gatljus samt busshållplatser, dagvattenbrunnar och broar. Även skötsel av cirka kvadratmeter grönytor och lekplatser samt fotbollsplaner, naturreservat, skogar, badplatser, fritidsbåtshamnar, motionsspår och vandringsleder ingår i ansvarsområdet. Det är gata och park som ser till att staden smyckas med träd, blommor och julbelysning. Flaggning, fontäner och odlingslotter ligger också under verksamhetens ansvar. Verksamheten ansvarar för kommunens vinterväghållning och genomför nybyggnation och exploateringsarbeten samt utför parkarbeten enligt uppdrag. Gata och park hanterar också bidrag för enskilda vägar. IT Verksamhet IT ansvarar för hela kommunens IT-miljö och arbetar med att leverera en stabil och säker ITfunktion till Kalmar kommuns anställda och skolelever. IT är den första kontakten mot användaren och hanterar bland annat installation av datorer. Verksamheten ansvarar för klientmaskinerna där plattformen utvecklas löpande. IT ansvarar även för telefonin inom Kalmar kommuns verksamheter. Inom verksamheten ligger ansvaret för drift och utveckling av Kalmar kommuns serverpark samt nätverk. Kalmar kommun har cirka 200 servrar och hanterar hundratals system och ansvarar för uppgradering och drift av dessa. IT underhåller systemen och utvecklar nya funktioner samt är en tillgänglig resurs i de många införandeprojekt som verksamheterna bedriver. I infrastrukturen ligger ansvar för det trådlösa 4

23 nätverket, som idag består av över 800 accesspunkter vilka dagligen förser tusentals elever och personal med nätverksanslutningar. Systemförvaltning, kundvård och processer för hela IT-verksamheten ingår också i ansvaret liksom framtagande av en IT-strategi. Kost Kostverksamhetens huvudsakliga uppdrag är att stå för kostförsörjningen till Kalmar kommuns vård- och omsorgsboenden, dagliga verksamheter, personer som har beslut om matdistribution, förskolor, skolor och fritidshem. Verksamheten driver också restauranger och erbjuder intern catering. Kost arbetar ständigt med att öka andelen ekologiska och närproducerade varor. Maten ska vara god, näringsriktig, säker och väcka lust att äta. Totalt lagas cirka portioner lunch varje dag. Därtill kommer frukost och middag till vård- och omsorgsboende samt frukost och mellanmål till barn i förskola och fritidshem. Köken kan vara allt ifrån större producerande kök till mindre som enbart tar emot och serverar. Lokaler och lokalvård Serviceförvaltningens verksamhet lokaler och lokalvård ska med givna medel förse och uppfylla Kalmar kommuns verksamhetsbehov med anpassade lokaler. Dessa ska upprätthålla en god funktion och ett gott klimat under många år. Stor vikt läggs vid att lokalerna får bra städbarhet på ett kostnads- och miljömedvetet sätt. Fastighetsbeståndet består av cirka kvm lokalyta. Förutom Kalmar kommuns egna lokalytor innefattar verksamheten inhyrning av externa lokaler. Verksamheten ansvarar för all byggnation inom Kalmar kommuns fastighetsbestånd, men fungerar också som internkonsulter och rådgivare i olika utredningsuppdrag kopplat till byggprojekt. Ansvaret för den löpande driften, skötseln samt det avhjälpande och planerade underhållet hanteras av verksamheten. Samtliga larmfunktioner som är anslutna till fastigheterna hanteras av verksamheten och beredskapen finns tillgänglig dygnet runt för att minska oförutsedda störningar. Fokus finns kring energibesparande åtgärder, till exempel fastigheternas klimatskal, vilket innebär att hålla kyla och fukt ute och samtidigt hålla värmen kvar. Kalmar kommuns vindkraftverk och solcellsanläggningar hanteras inom verksamheten. Transport Transport bedriver åkeri, leasing samt verkstad. Till största delen servas och repareras de fordon som ingår i leasing- och åkeridelen men även en del av de kommunala bolagens fordon och utrustningar. Åkeridelen tillhandahåller lastbilar, hjullastare och sopsugbil. Leasingdelen omfattar numera cirka 500 person- och transportbilar, traktorer och gräsklippare. I verksamheten ingår den gemensamma fordonspoolen på stadshusgården för kommunledningskontoret, samhällsbyggnadskontoret och serviceförvaltningen. Fordonspoolen har tio bilar, varav två elbilar från delbilspoolen. Upphandling Kalmar kommun upphandlar varor, tjänster och byggentreprenader för cirka 600 miljoner kronor varje år. Verksamheten genomför och samordnar upphandlingar av varor och tjänster för Kalmar kommuns förvaltningar. Via en inköpscentral samordnas ramavtalsupphandlingar med Borgholm, Emmaboda, Mörbylånga, Nybro och Torsås kommuner. Även länsövergripande upphandlingar utförs. 5

24 Under upphandling ligger även e-portal och samlastning. Kalmar kommun samordnar alla matvaruleveranser genom samlastningscentralen. Det leder till ett minskat antal transporter och miljöpåverkan samtidigt som det ökar trafiksäkerheten och effektiviteten. Ett arbete elektronisk handel har påbörjats via e-portal. Detta ska på sikt effektivisera beställningar och fakturahanteringen som i sin tur ska bidra till minskade kostnader samt en bättre miljö. 6

25 Verksamhetsmål Med utgångspunkt i kommunfullmäktiges verksamhetsplan för kommande år samt områden som definierats som viktiga för serviceförvaltningen fattar servicenämnden årligen beslut om förvaltningens mål. Verksamheter och enheter arbetar sedan vidare med dessa mål för att bryta ner det de kan påverka inom sina respektive områden. Förvaltningens mål och uppdrag för 2017 återfinns i bilaga 1. Under 2016 skapade förvaltningen förutsättningar för att arbeta med och redovisa mål på enhetsnivå i rapporteringssystem Hypergene. Detta gjordes för att samla allt målarbete i ett system samt för att kunna tydliggöra enhetsmålens kopplingar till nämnds- och kommunfullmäktigemål. Arbetet kommer att sättas i drift under

26 Utmaningar och risker Nedan beskrivs verksamhets- och omvärldsrisker samt förutsättningar utifrån förvaltningens verksamhetsområden. Central ledning och administration Arbetet med koncentrerad administration har påbörjats och kommer att påverka samtliga verksamheter inom serviceförvaltningen. Utmaningen ligger i att hitta en balans i arbetet med de verksamhetsunika uppgifterna i en centraliserad administration. Centralförråd Centralförråd breddar ständigt sitt utbud för att tillgodose de behov som uppstår i kommunen. Att klara av det inom befintlig rambudget innebär stora utmaningar. Det finns svårigheter med att beräkna framtida volymutveckling och om dessa då kommer att täcka planerade personalresurser. Gata och park För att upprätthålla parkdriften finns ett beroende av arbetsmarknadsåtgärder i verksamheten. Under senare år har det blivit tydligt att det inte längre finns samma utbud av arbetsmarknadsåtgärder att tillgå, vilket leder till att det blir det en utmaning att klara av driften på färre antal personer. Ökade infrastruktursatsningar ökar risken för att skötsel av driften inte prioriteras på det sätt som önskas. Förutom satsningar i ett växande Kalmar har verksamheten även en omfattande gammal infrastruktur att reinvestera i. Det får genomslag i brist på lokaler samt en ansträngdhet i personalfrågor på flera plan. Kalmar som Årets sommarstad samt fina somrar innebär att fler turister och fler husbilar hittar hit. Detta måste mötas med bättre lösningar för att kunna erbjuda den service som förväntas. Svängningar i väderleken är en riskfaktor då det påverkar resursbehovet för gata och park väsentligt året om. IT Systemförvaltningen är eftersatt och resursbehoven är stora. Systemförvaltningsmodellen kommer att tydliggöra ansvar och förväntningar vilket kommer att förenkla kommande år. IT-systemen behöver ses över så att de system som används faktiskt ger det stöd och förenkling som det är tänkt att göra. Den kommande lagförändringen 2018, då dataskyddsförordningen ersätter personuppgiftslagen, kommer att påverka samtliga informationsmängder i alla verksamheter, vilket kommer att ställa högre krav på IT. Under 2017 finns det ett behov av att se över Office-paketet. Vissa delar av mjukvaran kommer att ligga i molntjänst vilket kommer att ställa krav på korrekt datahantering. Det medför förändringar för slutanvändaren vilket kan öka behovet av IT-stöd. Kraven på bandbredd ökar och leveransen över kopparnätet klarar inte av att leverera tillräcklig snabbhet för att uppnå önskad funktion. För att säkerställa en god bandbredd på Kalmar kommuns nätverk flyttas förbindelserna från kopparnät till fibernätverk. Kopparnätet är fortfarande en stor bärare av nätverk i Kalmar kommuns ytterområden vilket gör utmaningen extra stor. Kost Kostverksamheten behöver ses över för att se hur den på bästa sätt kan möta den framtida befolkningsökningen. På grund av ett minskat tillgång på utbildad kökspersonal samt stora pensionsavgångar i kombination med en växande verksamhet är det en stor utmaning att bemanna organisationen. Mål om önskad sysselsättningsgrad får stora konsekvenser i en växande verksamhet som behöver många händer på flera ställen samtidigt. Detta ställer också stora krav på en flexibel personal. Osäkerhet kring prisutvecklingen på livsmedel skapar frågetecken om befintliga ekonomiska resurser är 8

27 tillräckliga. Lokaler och lokalvård En stor utmaning för verksamheten är att lösa Kalmar kommuns lokalbehov med anledning av den förväntade befolkningsutvecklingen. En lokalförsörjningsplan, som ska ligga till grund för kommande beslut håller på att arbetas fram. Planen kommer, förutom att visa behovet av lokaler i tillväxtområden, även påvisa vilket alternativ som är det mest kostnadseffektiva sättet att lösa lokalbehoven på; att äga eller hyra in lokaler. För att kunna verkställa beslutade planer ligger det en utmaning i att behålla och rekrytera personal. Verksamheten står inför flera kommunala projekt av större karaktär såsom kulturkvarter, nytt kommunhus, badhus och nya skolområden som kräver erfaren beställarkompetens och projektledning. På grund av högkonjunkturen på byggmarknaden finns en risk att inkommande anbudspriser blir högre än beräknat samt att tidplaner skjuts framåt på grund av resursbrist. Äldre fastigheter med sämre konstruktion riskerar att öka underhållskostnaderna. På grund av nya regler för komponentavskrivning finns en risk att underhållsbudgeten för planerat underhåll inte blir intakt utan konkurrerar med andra typer av investeringar. Detta skulle kunna innebära en minskning av fastigheternas värde. Det finns även en risk att förseningar uppstår vid underhåll, vilket gör att kostnaderna då belastar fel budgetperiod. Transport Utmaningar för transport är en allt större och modernare vagnpark samt att implementera nya drivmedel och tekniker för att leva upp till satta miljömål. Andra utmaningar är större däckhotell och service för Kalmar kommuns cyklar. Upphandling Nya lagen om upphandling (LOU) som ska införas vid årsskiftet kommer att påverka arbetet, då det fortfarande är oklart hur lagen kommer att utformas. Utbudet av personer som har erfarenhet av LOU är begränsat vilket kan bli en risk vid framtida rekryteringar. 9

28 Ekonomiska förutsättningar Serviceförvaltningens ramfinansierade verksamheter får kompensation för utökade ytor samt för lönerevisioner. Förändring av antal barn och elever ger ändrade budgetmedel till kostverksamheten. Gata och park får kompensation för kapitaltjänstkostnader vid icke räntabla investeringar. Ökade driftskostnader ger ingen kompensation utan måste tas i beaktande vid den ekonomiska planeringen. Inför 2017 har nämnderna för tredje året fått en generell ramjustering på en procent inom ramen för projektet stabil ekonomi. Detta innebär för serviceförvaltningen en besparing på tkr av budgetmedel jämfört med föregående år. Sparbetinget fördelas jämnt över verksamheterna med en procentuell andel av de totala kostnaderna. Undantag görs för de relativt små verksamheterna centralförråd och upphandling. Dessa verksamheters andel av sparbetinget har istället lagts på central ledning och administration. Fördelningen av sparbetinget mellan serviceförvaltningens olika verksamheter framgår av nedanstående tabell. Stabil ekonomi Verksamhet, tkr Budget Budget Budget Central ledning och administration Centralförråd Gata och park IT Kost Lokal och lokalvård Transport Upphandling -8 Summa Nedan nämns ett urval av faktorer som påverkar verksamheternas ekonomiska förutsättningar. Central ledning och administration 10 Centralförråd Koncentrerad administration ställer stora krav på planering av resurserna som ska hantera den verksamhetsspecifika administrationen. Inför 2017 har en neddragning av overhead från verksamheterna gjorts med 533 tkr för att de centrala IT-kostnaderna beräknas minska i och med fullt införande av dator som tjänst. Ökad försäljning innebär ökade intäkter genom pålägg. Hittills har den ökade försäljningen kunnat hanteras med befintliga personalresurser, men nuvarande volymer kräver ytterligare personal. Gata och park Investeringsprojekt måste hanteras inom verksamheten utan att det inkräktar på den löpande driften. Eftersom Kalmar växer och fler investeringsprojekt startas, krävs det tillsättning av personal för att kunna behålla kvaliteten i driftsverksamheten. Målsättningen är att ha en organisation som avspeglar sig i de åtaganden som finns utan att ge avkall på drift- eller byggnationsåtaganden och samtidigt klara en långsiktig personalplanering. Det finns över året små marginaler att klara större väderomslag. Gata och park är mycket årstidsberoende där vintern är den mest påtagliga vid stora mängder snö. Verksamheten påverkas också av andra väderproblem så som torka och häftiga regn samt stormar. Det blir allt svårare att få personal via arbetsmarknadsåtgärder till verksamheten. Detta kan innebära att kvaliteten blir lidande om den löpande driften ska skötas med befintliga medel.

29 IT Ett beslut om dagvattentaxa till Kalmar Vatten kommer att innebära ökade kostnader för verksamheten som inte ryms inom nuvarande rambudget. IT är en intäktsfinansierad verksamhet. Alla datorer inom Kalmar kommuns administrativa verksamheter ingår nu i finansieringsmodellen dator som tjänst. Kalmar kommuns IT-system ökar konstant; nya system tillkommer samtidigt som få system avvecklas. Nätverket är eftersatt och behoven av mer bandbredd ökar vilket kommer påverka verksamheternas IT-kostnader. Kost En utökad andel ekologiska och närproducerade livsmedel driver högre råvarukostnader. Antalet skol- och förskolekök ökar succesivt, vilket driver kostnader och ökar behovet av fler händer i verksamheten. Kalmar kommuns kostnad för måltider i kommunal grundskola per elev ligger lågt, både mot jämförelsekommunerna och mot riket. Målsättningen kostnadsutveckling max en procent till kund inom omsorgsverksamheten ställer höga krav på effektiviteten. Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Verksamheten är intäktsfinansierad. Indexhöjning av hyres- och städavtal innebär högre intäkter. Detta ger möjlighet att möta delar av de ökade omkostnaderna. Högtryck inom byggbranschen innebär högre anbudspriser. Förändrade förutsättningar vid avskrivning av planerat underhåll kommer tillfälligt ge lägre kapitaltjänstkostnader. På sikt kommer detta att komma upp i samma nivå som tidigare. Transport är en intäktsfinansierad verksamhet. Timpriserna anpassas för åkeriets fordon samt verkstaden för att möta högre omkostnader för lokaler och utrustningar. Leasingverksamheten fortsätter arbetet med att synkronisera avskrivningar och avtal för att skapa ett jämnare resultat mellan åren. Upphandlingar åt utomstående parter samt fler genomförda länsupphandlingar ger ökade intäkter Genomförandetakten för E-portalen är oklar. 11

30 Prioriteringar Följande prioriteringar har förvaltningens verksamheter gjort utifrån kommande periods utmaningar och ekonomiska förutsättningar. Central ledning och administration Förbereda de delar av ledning och administration som ska föras över centralt inom projektet koncentrerad administration. Fortsätta med hälsofrämjande åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Centralförråd Anpassa centralförrådet ytterligare för och mot kunden samt bibehålla fokus på ergonomi och arbetsmiljö för personalen. Ordning och reda samt tydliga skyltar. Optimera lagernivån. Rätt varor i rätt mängd ska lagerhållas samtidigt som leveranssäkerheten ska öka. Fortsätta att utveckla webbshopen och göra den till en mer användarvänlig plattform samt att öka antalet användare. Utöka sortimentet av beställningsvaror. Bredare sortiment utan att lagerhålla. Gata och park Säkerställa en organisation som klarar både drift- och investeringsåtaganden utifrån en långsiktig personalplanering. Upphandla ramavtalspartners inom entreprenadtjänster för de åtaganden som inte kan utföras i egen regi samt följa upp samtliga ramavtal. Fortsätta målarbetet utifrån medarbetarenkäten och öka vår närvaro i arbetsledning. Kompetensutveckla personalen. IT Skapa ordning och reda på drift, utveckling och avveckling av IT-system med hjälp av systemförvaltningsmodellen. Implementera en Changeprocess för mer kontrollerade förändringar av IT-miljön. Upprätta en tjänstekatalog internt för att användarna ska få en lättförståelig förteckning över de tjänster som IT tillhandahåller. Kartlägga systemdrivna verksamhetsprocesser för att huvudsyftet med systemen ska uppfyllas. Kost Säkerställa att det finns kvalificerad kostpersonal att tillgå på kort och lång sikt. Hitta strategier för att hålla budget med bibehållen kvalitet, samtidigt som det finns frågetecken runt prisutvecklingen på livsmedel. Ta fram en kostförsörjningsplan för att nå en beredskap för den förväntade framtida befolkningsökningen. Fastställa arbetssätt framåt gällande organisation, effektiviseringar, nybyggnation och renoveringar. Lokaler och lokalvård Erbjuda rätt lokaler i rätt tid. Behålla och optimera fastigheternas värde genom en stabil underhållsbudget. Lägga stor vikt vid att rekrytera och behålla personal. Transport Implementera fossilfritt drivmedel för de tunga lastbilarna. Minska antalet driftsstörningar för elbilar genom information till brukare och öka antalet laddplatser. Öka användningen av Kalmar kommuns tjänstebilar via den gemensamma fordonspoolen. 12

31 Upphandling Få in fler leverantörer och användare i e-portalen. Se till att användandet av de nya LOU-direktiven görs på rätt sätt. Följa upp avtalstroheten inom Kalmar kommun. 13

32 Kvalitet i verksamheten Serviceförvaltningen har många verksamheter vilket gör att kvalitetsuppföljningen har anpassats efter respektive verksamhets art och möjligheter till representativa uppföljningskriterier. Förvaltningen använder nyckeltal och jämförelser i kommun- och landstingsdatabasen Kolada samt jämför Kalmar kommun med framförallt Karlskrona, Kristianstad, Växjö och Halmstad kommuner (3KVH) på de områden där det är applicerbart. Då en stor del av verksamheten består av intern service används även branschspecifika nyckeltal. Där liknande verksamheter finns som externa leverantörer görs jämförelser vad gäller exempelvis pris. Egna kvalitets- och kundnöjdhetsmätningar genomförs kontinuerligt inom kost, lokalvård och IT. Nedan presenteras nyckeltal som används i respektive verksamhet. Centralförråd Antal hanterade försäljningsorder följs regelbundet upp av verksamheten. Försäljning per förvaltningen tas fram årligen och jämförs med tidigare år. Personalkostnad i relation till omsättning ligger budgeterat till 93 procent. Gata och park Verksamheten mäts årligen vad gäller tillgång till samt underhåll och skötsel av grönytor, gator och vägar, parker, cykelvägar med mera i SCB:s medborgarundersökning. Sammantaget redovisas bedömningen i nöjd medborgar-index. Även kostnad för gator och vägar samt parkering per invånare följs årligen upp via SCB:s räkenskapssammandrag. IT För att följa IT:s personalkostnader används ett nyckeltal baserat på personalkostnad för total IT-drift utslaget på antal datorer är denna budgeterad till kr per dator. Kundnöjdhet mäts kontinuerligt av verksamheten. Kost Kundnöjdheten mäts på de kommunala skolorna i årskurs 2, 5 och 8 genom egna mätningar och kundenkäter. Detta för att säkerställa kvalitén för de måltider som serveras. Kostnader för måltider i kommunal grundskola per elev tas fram årligen av SCB. Råvarukostnad per portion inom skolan är budgeterad till 6,35 7,17 kr, beroende på årskurs. För fritidshemmen beräknas råvarukostnaden ligga på 5,58 kr och inom förskolan 12,04 kr per barn och dag. Socialstyrelsen tar årligen fram nyckeltal efter genomförd brukarbedömning inom särskilt boende. Nyckeltalet anger hur stor andel som har angett att maten smakar mycket eller ganska bra. Även andelen som anger att måltiderna alltid eller oftast är en trevlig stund på dagen tas fram och mäts i brukarenkäten. Även egna kundenkäter genomförs. Livsmedelskostnad per heldygn inom omsorgsverksamheten är budgeterad till 50,78 kr. Lokaler och lokalvård SCB:s nyckeltal kostnader för lokaler i kommunal grundskola, kr/elev tas fram årligen och innefattar såväl egna som hyrda lokaler, inklusive kostnader för inventarier. Även driftskostnader för värme, underhåll, städning med mera ingår. Avverkningsgraden för lokalvården är budgeterad till 210 m 2 per timme för förskolelokaler respektive 250 m 2 per timme för skollokaler. Den genomsnittliga budgeterade totalkostnaden är 208 kr per m 2 städyta, men stora variationer föreligger beroende på vilka krav och behov de olika verksamheterna har vad gäller exempelvis städfrekvens samt utformning av lokaler. Kvalitetsmätningar görs kontinuerligt av verksamheten. 14

33 Transport Nyttjandegraden av lastbilar kommer att följas för att säkerställa att antalet fordon är det mest lönsamma för verksamheten. Internbudgeten är beräknad utifrån att nyttjandegraden ligger på 76 procent. Verkstaden budgeterar med totalt debiterade timmar, vilket innebär en andel på 82 procent av budgeterade närvarotimmar. Dessa tal kommer att följas upp kontinuerligt av verksamheten. Även debiterad timme per verksamhetsorder kommer att tas fram. Antal samt andel el-, biogas- eller laddhybridbilar av kommunens leasade bilar följs upp ur miljösynpunkt. Upphandling För att mäta upphandlingsverksamheten används följande nyckeltal: antal inkomna anbud i snitt, andel överprövningar, andel avbrutna upphandlingar total inköpsvolym samt ekonomisk förändring av ramavtal. 15

34 Personal I internbudgeten för serviceförvaltningen 2017 beräknas förvaltningen ha totalt 521,8 årsarbetare. Fördelningen mellan verksamheterna redovisas i nedanstående tabell. Personal Budget 2017 Verksamhet 16 Årsarbetare Central ledning och administration 15,4 Centralförråd 9,2 Gata och park 85,3 IT 49,0 Kost 160,2 Lokal och lokalvård 166,3 Transport 27,8 Upphandling 8,7 Summa 520,8 Koncentrerad administration Under 2017 kommer arbetet med koncentrerad administration att fortsätta, vilket innebär en centralisering av hela Kalmar kommuns administration. Främst kommer detta att påverka serviceförvaltningens personal inom ekonomi- och löneadministration. Kompetensutveckling Arbetet med kompetensutveckling kommer att fortsätta för att serviceförvaltningen ska vara en attraktiv arbetsgivare. Samtliga medarbetare ska kompetensutvecklas inom området medarbetarskap som grundar sig i kommunens framtagna chefsutbildning i UL lagutveckling. Detta har påbörjats och kommer att fortsätta under Pensionsavgångar Om pensionsavgångarna görs vid 65 års ålder kommer åtta medarbetare (fyra kvinnor och fyra män) gå i pension under Till och med 2020 är antalet förväntade pensionsavgångar 47 stycken (26 kvinnor och 21 män). Rekrytering Det är en utmaning att rekrytera nya medarbetare inom specifika områden, så som ingenjörer, kockar, upphandlingskompetens samt arbetsledarfunktioner. Detta på grund av den rådande arbetskraftsbristen inom dessa yrken. Här är konkurrensen hög, framför allt av erfarna personer. Sjukfrånvaro och hälsofrämjande arbete Serviceförvaltningens sjukfrånvaro 2015 var 4,8 procent (kvinnor 5,8 procent, män 3,6 procent) och är till och med september 2016 på samma nivå. Förvaltningen kommer fortsätta att fokusera på att hålla sjukfrånvaron på en låg nivå och arbeta förebyggande och hälsofrämjande. För att uppnå god hälsa på arbetsplatsen kommer det systematiska arbetsmiljöarbetet att fortsätta. Även samarbetet med kommunhälsan fortsätter vad gäller hälsosamtal och livsstilsprogram. Ett lyft för serviceförvaltningen Serviceförvaltningen ska vara en hälsofrämjande arbetsplats. Under sker en storsatsning på förvaltningen som erbjuder alla medarbetare stöd för en bra livsstil. Syftet är att alla medarbetare ska öka sitt välbefinnande genom att utveckla en god hälsa och goda hälsorelaterade beteenden. Hälsa definieras som att må bra samt att ha tillräckliga resurser för att klara både arbete och fritid. Projektet innebär att alla medarbetare tillsammans med Centrum för Idrott och hälsa (CIH) ska göra en hälsoprofil. På ett enkelt sätt testar CIH kondition, styrka och rörlighet. Resultatet av det fysiologiska

35 testet redovisas för medarbetaren och ett individuellt anpassat schema för knäböjsövningar utformas. Medarbetaren ska sedan utföra schemat dagligen under minst 32 veckor. Övningarna är enkla och kan utföras var som helst. Om det behövs en större utmaning kan övningarna utföras ihop med olika vikter. Serviceförvaltningens sammanlagda resultat av övningarna kommer att följas av Linnéuniversitetet. Projektet påbörjades under 2016 och kommer att avslutas under 2017 med ett uppföljande test och utvärdering. 17

36 Driftsbudget Ramförändringar Serviceförvaltningen har för 2017 en budgetram på tkr. I nedanstående tabell redovisas budgetramförändringarna mellan Förändringar 2017 jämfört med 2016 tkr tkr Budgetram Samlastningscentral 160 Förändrad debiteringsmodell IT lärardatorer 202 Besparingskrav 1%, stabil ekonomi Kostverksamheten, förändring barn och elever Kompensation kostnadsökning, köpt verksamhet och löneökningar -422 Bidrag enskilda vägar, tillfällig utökning Löneöversyn Summa förändringar, KF budget dec Budgetram till kommunledningskontoret Budgetram till kultur- och fritidsförvaltningen Budgetram till omsorgsförvaltningen 220 Summa förändringar mellan förvaltningar Summa förändringar mellan 2016 och Budgetram Följande ramjusteringar har gjorts inför budget 2017: Samlastningscentralen ska på sikt helt finansieras via intäkter. Inför budget 2017 justeras ramen ner med 160 tkr för förvaltningen. Lärardatorerna har tidigare inte ingått i finansieringsmodellen dator som tjänst. Då även dessa nu ska integreras i modellen sänks serviceförvaltningens ram med 202 tkr. Tredje året i besparingsprojektet stabil ekonomi innebär att serviceförvaltningens ram minskas med tkr. Ökat antal barn och elever ger ett tillskott om tkr till kostverksamheten. Serviceförvaltningen får en utökad ram med 422 tkr för köp av verksamhet inklusive löneökningar utökades budgeten med 600 tkr för bidrag till enskilda vägar. Eftersom beslutet var tillfälligt tas dessa medel bort från 2017 års ram. Budgeten för lönekostnader utökas med 689 tkr till följd av löneöversynen för de verksamheter inom serviceförvaltningen som har rambudget. Kalmar kommuns personalutvecklare har organisatoriskt övertagits av kommunledningskontoret. För att täcka lön och omkostnader för personalutvecklaren samt för centralt placerad kommunikatör minskas serviceförvaltningens budgetram med tkr. Vaktmästarverksamheten vid Kalmar kommuns sporthallar har övertagits av kultur- och fritidsförvaltningen. För att täcka lön och omkostnader förs tkr över till dem. Ökade ytor för utomhusanläggningar innebär ökade kostnader för serviceförvaltningen. 700 tkr förs över från kulturoch fritidsförvaltningen för att täcka dessa kostnader. För hantering av servering vid träffpunkten i Ingelstorp överförs 220 tkr till omsorgsförvaltningen. 18

37 Sammanställning av driftsbudget Driftsbudgeten fördelas på serviceförvaltningens verksamheter enligt nedan. Driftsbudget tkr Budget Budget Avvikelse Verksamhet Intäkter Kostnader Netto Intäkter Kostnader Netto Netto Central ledning och administration Centralförråd Gata och park IT Kost Lokal och lokalvård Transport Upphandling Summa

38 Investeringsbudget Serviceförvaltningen har tkr i investeringsbudget 2017, varav 660 tkr är riktade till kostverksamheten för inköp av storköksutrustning samt servicelinjer. Se nedanstående tabell. Investeringsbudget tkr Budget Budget Skillnad Verksamhet Central ledning och administration Kost Summa

39 Bilagor Bilaga 1. Servicenämndens mål och uppdrag Ordning och reda i ekonomin Mål Fullmäktigemål - Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Nämndsmål - Servicenämndens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Ansvar: Benny Wennberg Uppdrag Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med servicenämnden pröva hyresupphandling som alternativ till att bygga ny simhall i egen regi. Ett grönare Kalmar Mål Fullmäktigemål - Kalmar kommun ska vara en fossilbränslefri kommun år Fullmäktigemål - År 2020 ska alla kommunala samhällsbetalda personresor och godstransporter vara klimatneutrala. Nämndsmål För att få hållbara transporter ska andelen fordon fördubblas med el, biogas eller laddhybrid i transportcentralens leasingflotta från 60 till 120 till utgången av Ansvar: Björn Hedbäck Nämndsmål Diesel ska ersättas med HVO för transportcentralens fordon och utvalda delar av entreprenadmaskiner under Ansvar: Björn Hedbäck Fullmäktigemål - Cykeltrafiken ska årligen öka. Nämndsmål Cykeltrafiken ska årligen öka. Ansvar: Christina Karlberg Fullmäktigemål - Andelen ekologisk eller närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 70 procent år 2020, varav cirka 30 procent ska vara ekologiskt. Nämndsmål - Andelen ekologisk eller närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 58 procent år Ansvar: Björn Hedbäck Nämndsmål Andelen ekologisk frukt i skola och förskola ska uppgå till 40 procent Ansvar: Björn Hedbäck Fullmäktigemål - Våra vattendrag och Kalmarsund ska successivt uppnå god status. Nämndsmål - Våra vattendrag och Kalmarsund ska successivt uppnå god status. Ansvar: Christina Karlberg Fullmäktigemål ska det finnas 25 solcellsanläggningar på kommunens byggnader. Nämndsmål ska det finnas 25 solcellsanläggningar på kommunens byggnader. Ansvar: Gunilla Svensson Uppdrag Kommunstyrelsen tillsammans med servicenämnden får i uppdrag att göra en översyn av nuvarande upphandlingspolicy och uppförandekod. 21

40 Ett växande attraktivt Kalmar Mål Fullmäktigemål - Kalmar ska vara landets tryggaste residenskommun. Nämndsmål I Statistiska centralbyråns medborgarundersökning ska Kalmar kommun nå värdet 6,5 av 10 på frågan Hur tryggt och säkert kan du vistas utomhus på kvällar och nätter?. Ansvar: Tomas Lexinger Uppdrag Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med kultur- och fritidsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden utreda förutsättningarna för en upprustning av Folkets Park med syfte att skapa ett Föreningarnas hus med pensionärsorganisationerna som bas. I uppdraget ingår också att utveckla området som park. Verksamhet och medarbetare Mål Fullmäktigemål Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. Nämndsmål Serviceförvaltningens medarbetare ska på arbetstid få stöd för att utveckla en god hälsa, bland annat genom förvaltningens knäböjprojekt. Ansvar: Martina Adiels Balk och Jenny Daunéus Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter Nämndsmål- Matsvinnet i skolmatsalarna ska vara lägre än föregående års siffra. Ansvar: Björn Hedbäck Nämndsmål- Energianvändning avseende uppvärmning, el, och tappvarmvatten (kwh per kvadratmeter Atemp yta) ska minska med 20 procent från 2010 till 2017 med hjälp av energitjänsteprojektet. Ansvar: Gunilla Svensson Nämndsmål- Vid upphandling av nybyggnation ska det säkerställas att energianvändningen är 20 procent lägre än kraven enligt Boverkets byggregler (gällande 2016). Ansvar: Gunilla Svensson Nämndsmål- I Statistiska Centralbyråns medborgarundersökning ska Kalmar kommun nå ett genomsnittsbetyg på 6,5 av 10 avseende nedanstående områden: Tillgång till parker, grönområden och natur. Belysning av gång- och cykelvägar Underhåll och skötsel av gång- och cykelvägar Snöröjning av gång- och cykelvägar Belysning av gator och vägar Underhåll och skötsel av gator och vägar Snöröjning av gator och vägar Belysning i kommunens motionsspår Kommunens åtgärder mot klotter och annan skadegörelse Renhållning av parker och allmänna platser i din kommun Ansvar: Tomas Lexinger Nämndsmål- 25 procent av ramavtalen ska följas upp per år vad gäller kvalificeringskriterier. Ansvar: Maria Kleveborn Nämndsmål- Kundnöjdhet ska ligga på minst 75 procent för kost skola. Ansvar: Björn Hedbäck Nämndsmål- Kundnöjdhet ska ligga på minst 90 procent för kost omsorg. Ansvar: Björn Hedbäck Nämndsmål- Kvalitetsindex för beställd lokalvård ska ligga på minst 97 procent. Ansvar: Björn Hedbäck 22

41 Nämndsmål- Kundnöjdhet för IT ska ligga på minst 95 procent. Ansvar: Robert Carlsson Nämndsmål- Serviceförvaltningen ska vara med från start vid planering och implementering av samtliga nya IT-system till kommunal verksamhet. Ansvar: Robert Carlsson Nämndsmål- Kartlägg automatisering av anställningsprocessen. Ansvar: Robert Carlsson 23

42 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Martina Adiels Balk/Rolf Johansson SFN 2016/ / Servicenämnden Intern kontrollplan 2017 Förslag till beslut Servicenämnden antar förvaltningens Intern kontrollplan 2017 identifierade risker hos serviceförvaltningen med bedömda risktal. Bakgrund Under 2016 infördes nya riktlinjer för intern kontroll i Kalmar kommun. Tidigare utfördes den interna kontrollen endast ur ett ekonomiskt riskperspektiv men i det nya arbetssättet ska huvud- och stödprocesser inom verksamheten analyseras och nedanstående risker tas i beaktande: Omvärldsrisk Verksamhetsrisk Legal risk IT-risk Risk i rapportering Serviceförvaltningen har därför gjort en riskinventering i samtliga förvaltningens verksamheter, se bilaga Intern kontrollplan 2017 identifierade risker hos serviceförvaltningen. För risker med risktal på nio eller större alternativt med en konsekvens på fyra så ska åtgärder till exempel kontrollmått, tas fram. Martina Adiels Balk Kvalitets- och miljösamordnare Rolf Johansson Ekonom Bilagor Intern kontrollplan 2017 identifierade risker hos serviceförvaltningen med bedömda risktal. Serviceförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax

43 1 Fastställa mål och fördela resurser Intern kontrollplan identifierade risker hos serviceförvaltningen med bedömda risktal. Risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Verksamhetsrisk Benny Wennberg Det finns risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Detta kan bero på flera olika anledningar t ex att målen inte är kända hos medarbetarna, att det finns oklarheter i organisationen, att rutiner inte fungerar med mera. Det finns risk för att mål, uppdrag och beslut som inte finns med i verksamhetsplanen utan i andra handlingsplaner, strategier och program inte följs upp. Process Risk Kategori Ansvarig Beskrivning Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Kommentar Utifrån kommunfullmäktigesmål formuleras mål för servicenämnden. Dessa brys sedan ner i de verksamheter där målet kan påverkas. Tertialuppfölningar av mål och uppdrag redovisas för nämnd, ledningsgrupp, samverkan och på arbetsplatsträffar. 2 Fastställa mål och fördela resurser Risk felbedömning omvärldsrisker Omvärldsrisk Benny Wennberg Risk för felbedömning av risker i omvärlden. Risk för att förvaltningens tjänstemän blir överhopade med information och gör felbedömningar. Risk för att oväntade händelser inträffar som påverkar verksamheten och ekonomin. Risk att felaktiga prognoser leder till felaktiga satsningar/indragningar Konsekvensen om kommunen skulle göra felbedömningar av omvärlden skulle kunna leda till allvarlig skada och påverkan för verksamheten. Om signaler på att en allvarlig situation skulle dyka upp görs alltid en avstämning med majoriteten, detta så att verksamheten leds i rätt riktning.viktigt med tillförlitliga prognoser och planeringsdirektiv. Info läggs till när hypergene fungerar. 3 Fastställa mål och fördela resurser Risk att resurser är otillräckliga. Verksamhetsrisk Benny Wennberg Risk att resurser är otillräckligna för att utföra förvaltningens uppdrag samt att förvaltningen inte kan möta upp framtida krav Budgetuppföljning och prognos genomförs och presentaras för nämnd månadsvis för kontinuerlig uppföljning. Framtida krav måste finns med som ett fokus i planeringsarbetet. 4 Organisera, leda och följa upp verksamheten Risk för otydliga/ej kända arbetsoch uppdragsbeskrivningar Verksamhetsrisk Benny Wennberg Risk för att arbets- och uppdragsbeskrivningar samt arbetsuppgifter inte är kända av medarbetarna eller är otydligt utformade. Detta kan leda till att medarbetare arbetar med fel saker eller inte vet hur de ska prioritera bland arbetsuppgifterna Intern revision av rutiner och processer genomförs årligen för att få uppföljning om dess efterlevnad. Avvikelser sätts och åtgärdas i de fall där avsteg finns. Medarbetarsamtal hålls. 5 Organisera, leda och följa upp verksamheten Risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid lagändring Legal risk Benny Wennberg Det finns risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid en eventuell lagändring. Den kommunala verksamheten tenderar att bli mer och mer detaljstyrd via lagar och regler Respektive chef prenumererar på uppdateringar i den lagstifning som är speciell för verksamheten. Kvalitets- och miljösamordnare bevakar miljölagstiftning via KLK och WSP. 6 Organisera, leda och följa upp verksamheten Risk för bristande beslutsunderlag Verksamhetsrisk Benny Wennberg Risk för att de beslutsunderlag som förmedlas till politikerna är bristfälliga, vilket skulle kunna leda till att felaktiga beslut fattas eller att beslut fattas på felaktiga grunder. Brister kan föreligga vid målrapportering eller att informationen inte presenteras på ett optimalt sätt. Det kan också finnas risk för att felaktig information hämtas från system som inte har uppdaterats korrekt (felaktig filöverföring, fel vid manuell registrering, system fungerar inte på avsett sätt, mänskliga faktorn) Beslutsunderlag granskas av berörda inan då förmedlas vidare för att felaktigheter ska kunna identifieras. Rimlighetsbedömning görs vid inhämtling av systeminformation. 7 Organisera, leda och följa upp verksamheten Risk för att arbetsuppgifter/uppdrag inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt Verksamhetsrisk Benny Wennberg Risk för att arbetsuppgifter inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt. Detta kan bero på den aktuella arbetsinstruktionen, att rutiner saknas, inte är kända eller inte följs av andra anledningar. En annan orsak kan vara att arbetsuppgiften utförs sällan av medarbetaren eller att arbetsuppgiften kräver särskild kompetens Intern revision av rutiner och processer genomförs årligen för att få uppföljning om dess efterlevnad. Avvikelser sätts och åtgärdas i de fall där avsteg finns. Avsaknad av rutiner för moment som behöver styras identifieras. 1 Martina Adiels Balk/Rolf Johansson

44 8 Organisera, leda och följa upp verksamheten Risk för dubbelarbete alternativt att uppgifter inte blir utförda Verksamhetsrisk Benny Wennberg Risk för dubbelarbete mellan enheter och mellan förvaltningar alternativt att uppgifterna inte blir utförda. Om inte ansvarsfördelningen är tillräckligt tydlig när kommunen fördelar uppdrag och projekt finns det risk för att flera enheter/förvaltningar arbeta med samma saker varvid dubbelarbete kan uppstå. Resurser tas då i anspråk som skulle kunna användas till annat När två förvaltningar är inblandade finns risk att beslut dröjer och att dubbelarbete sker. Till exempel kan lekpark som inte längre uppfyller krav bli kvar i samma skick eftersom beslut saknas. Nya reglementen och en ansvarsfördelning mellan SF/SBK tas fram. 9 Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete Risk för bristande kunskap om ansvarsfördelning av brandskydd. Verksamhetsrisk Gunilla Svensson Risk för bristande kunskap om ansvarsfördelning brandskydd mellan hyresgäst och förvaltningen Gränsdragningslista med ansvarsfördelning brandskydd är framtagen och driftad hösten Denna lista ska fyllas i tillsammans hyresgäst/fastighetsförvaltare för alla nya och uppdaterade avtal. 10 Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete 11 Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete Risk för IT intrång/säkerhet Verksamhetsrisk Robert Carlsson Risk för IT intrång/säkerhet Brandväggarna finns som fångar de försök till intrång som görs. Risk för brand i serverhall Verksamhetsrisk Robert Carlsson Risk för brand i serverhall Ny serverhall byggs i den nya brandstationen. Dess utformning är enligt MSBs krav. 12 Bedriva samhällsskydd och Risk för brand i verkstadens säkerhetsarbete däcksförråd 13 Bedriva samhällsskydd och Risk för drunkningstillbud/ säkerhetsarbete olycka. Verksamhetsrisk Björn Hedbäck Risk för brand i verkstadens däcksförråd Enskild brandcell. Inget lättantändligt material eller kemikalier förvaras i däcksförrådet. Verksamhetsrisk Tomas Lexinger Risk för drunkningstillbud/olycka i samband med Rutiner finns. sjöhantering. 14 Bedriva samhällsskydd och Risk för att el slås ut Verksamhetsrisk Benny Wennberg Risk för att el slås ut Reservel finns på kritiska punkter. Rutin finns. säkerhetsarbete 15 Bedriva samhällsskydd och Risk för att vattenförsörjning slås säkerhetsarbete ut 16 Främja ett rikt kultur- och fritidsliv Risk bristande tillgänglighet vid lekplatser och bryggor 17 Värna om miljö och hälsa Risk att tillbud och olyckor inte rapporteras 18 Värna om miljö och hälsa Risk att det finns brister i egenkontroll Verksamhetsrisk Benny Wennberg Risk för att vattenförsörjning slås ut Möjlighet att förse kritiska punkter med reservvattentankar. Rutin finns. Verksamhetsrisk Tomas Lexinger Äldre bryggor och lekplatser inte planerade utifrån ett tillgänglighetsperspektiv Planering och utformning av bryggor och lekplatser görs hos SBK. Verksamhetsrisk Risk att tillbud och olyckor inte rapporteras Regelbunden information vid samverkansmöten om vikten att rapportera tillbud och olyckor. Legala risker Tomas Lexinger Risk att kontrollpunkter i egenkontrollprogram för inte följs Öka kunskap och efterlevnad av kontrollprogram. 19 Värna om miljö och hälsa Risk för ammoniakutsläpp ishallar Verksamhetsrisk Gunilla Svensson Risk för ammonikautsläpp från ishallens kylanläggning Rutin för besiktning och daglig kontroll finns. Larm finns. 20 Värna om miljö och hälsa Risk olycka på lekplats/utegym Lekplats/utegym - Lekplats/utegym - Lekplats/utegym - olycka på grund av undermålig utrustning Årliga besikningar genomförs. olycka på grund av olycka på grund av 21 Värna om miljö och hälsa Risk för kemikalieutsläpp Benny Wennberg Kemikalieutsläpp - till avlopp eller mark Rutiner finns. 22 Värna om miljö och hälsa Risk för smittspridning Benny Wennberg Risk att sticka sig på använd spruta Rutiner för hantering av avfall som kan innebära risk finns. 23 Värna om miljö och hälsa Risk skada pga ej korrekt tilllagad kost Verksamhetsrisk Björn Hedbäck Risk att person skadas till följd av felaktig kosthantering Egenkontrollprogram och rutiner finns för att säkerställa de parametrar som kan leda till att dessa typer av problem uppstår. Regelbundna kontroller av miljö och hälsa på SBK. 24 Värna om miljö och hälsa Risk specialkost Verksamhetsrisk Björn Hedbäck Risk att person med behov av specialkost får fel kost Skola/omsorg informerar kostverksamheten om behov av specialkost. Rutiner finns sedan framtagna för att säkerställa att felaktig kost inte serveras till de personer som är i behov av specialkost. 25 Värna om miljö och hälsa Risk allergier Verksamhetsrisk Björn Hedbäck Risk att icke godkända kemikalier används Kemikalier som får användas av verksamheten återfinns på kemikalielista och tas från centralförrådets sortiment. 26 Värna om miljö och hälsa Risk smittspridning Verksamhetsrisk Björn Hedbäck Risk att icke tillräckligt effektiva kemikalier används vilket kan leda till smittspridning Kemikalier som får användas av verksamheten återfinns på kemikalielista och tas från centralförrådets sortiment. 2 Martina Adiels Balk/Rolf Johansson

45 27 Hantera ekonomi Risk i hantering av attest och firmatecknare Risk i finansiell rapportering Sara Andersson Det finns risk att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritets reglerna. Det finns risk att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter Konsekvensen av om det inträffar bedöms som stor då skadan kan bli allvarlig eller har stor påverkan på verksamheten. Dels kan SF betala fakturor som de inte ska betala eller teckna avtal till felaktigt pris eller andra oförmånliga villkor om fel person beslutar om detta. Detta leder både till förtroendeskada om det skulle komma fram i media eller bland medarbetarna men också ekonomisk skada i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter. 28 Hantera ekonomi Risk för brister i hantering av leverantörsfakturor Risk i finansiell rapportering Sara Andersson Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt kommunbas13. Risk för att representation, kurser, och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagande. Risk att leverantörsfakturor inte betalas i tid. Fungerar inte hanteringen korrekt kan detta leda till ökade kostnader för kommunen i form av räntor och påminnelsekostnader, leverantörernas förtroende för kommunen skadas, ej tillförlitlig redovisning kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder Sannolikheten att det brister i hanteringen av leverantörsfakturor bedöms till en 4 då detta kan hända varje vecka. Konsekvensen om det blir fel bedöms till en 3:a då skadan kan bli allvarlig och den kan ha stor påverkan på verksamheten. Om inte hanteringen fungerar kan detta leda till ökade kostnader i form av påminnelseavgifter och räntor, leverantörernas förtroende för kommunen skadas och beslut kan fattas på felaktiga grunder. 29 Hantera ekonomi Risk för brister i redovisningen Risk i finansiell rapportering Sara Andersson Kontroll av underlag vid rättelse av redovisning. Brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet kan innebära att beslut fattas på felaktiga grunder Rutiner för reovisning finns. 30 Hantera ekonomi Risk för brister i hantering av kundfakturering Risk i finansiell rapportering Sara Andersson Risk att fakturering inte sker i rätt tid. Risk att debiterade avgifter inte följer tagna taxor eller avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroende för kommunen kan skadas Rutiner för fakturering finns. 31 Hantera ekonomi Risk - Brister i hanteringen av mervärdesskatt Risk i finansiell rapportering Sara Andersson Felaktig redovisning av ingående moms kan ge upphov till skattetillägg och skada förtroendet för kommunens redovisning Rutiner för hantering av moms finns. 32 Hantera ekonomi Risk - Brister i hantering av kontanter eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål Risk i finansiell rapportering Sara Andersson Risk för att handkassor redovisas i fel period. Risk att förteckningen över handkassorna inte är aktuell. Risk att handkassorna utbetalas utan korrekt underlag. Dessa risker kan leda till att handkassor försvinner eller uppstår. Att skattetillägg kan utgå på grund av felaktigt redovisad ingående moms Begränsad användning av handkassor i förvaltningen. 33 Hantera ekonomi Risk fakturabetalning byggprojekt Risk i finansiell rapportering Sara Andersson Risk att betalning inte sker enligt arbetsplan, mot utfört arbete och enligt betalningsplan där sådan finns upprättad Kontroll av att betalningsplanen följs. 34 Hantera ekonomi Risk i reglering av hyreskontrakt Risk i finansiell rapportering 35 Hantera ärenden och dokument 36 Hantera ärenden och dokument Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande arkivlag Sara Andersson Risk i reglering av hyreskontrakt Kontroll av att bevakningsrutinern fungerar. Legal risk Christina Karlberg Risk för att diarieföring, arkivering och gallring inte sker enligt gällande arkivlag. Lagstiftningen är komplex och gråzoner finns. Osäkerhet kan finnas avseende dokumenthanteringshanteringsplaner och arkivplaner Kommunövergripande och förvaltningsspecifik dokumenthanteringsplan finns och är upptagen i ledningsgrupp. Risk i ärendehantering Legala risker Benny Wennberg Risk att ärenden inte hanteras/besvaras Hantering av synpunkter görs i streamflow, på så sätt "försvinner" inte ärenden utan att vara hanterade. 3 Martina Adiels Balk/Rolf Johansson

46 37 Informera och kommunicera Risk för att informationen inte når fram eller att den inte tas emot Verksamhetsrisk Christina Karlberg Risk för att information inte når fram eller att den inte tas emot. Risken finns både orsakad av den mänskliga faktorn samt att det kan finnas brister i tekniska lösningar. Risk finns också att kommunikationen inte sker på det mest kostnadseffektiva sättet för att nå mottagaren Rutiner för kommunikation finns. 38 Leverera IT-stöd Risk för att IT-system inte stödjer användarna 39 Leverera IT-stöd Risk att det finns oklarheter i befogenheter och ansvar It-risk Benny Wennberg Risk för att IT-system inte stödjer användarna och att arbetsuppgifter därmed inte kan utföras på ett optimalt sätt. Till exempel om inte användare hittar den information som han/hon söker. It-risk Robert Carlsson Risk att det finns oklarheter i befogenheter och ansvar gällande IT-system. Systemförvaltning av IT-system ligger i vissa fall ute på enheterna som använder/har köpt in systemen. Oklarheter kan då uppstå vilka befogenheter systemförvaltaren respektive kommunens IT-avdelning har och vem som är ansvarig för vad Systemförvaltarmodell finns. Systembehov ska lösas i samråd med IT Systemförvaltarmodell och ny informationssäkerhetspolicy 40 Leverera IT-stöd Risk för att IT-system eller telefonisystemet inte fungarer på avsett sätt 41 Leverera IT-stöd Risk oklarhet kring IT leveransens tillgänglighet 42 Leverera IT-stöd Risk att system köps ute i verksamheter utan IT:s kännedom. It-risk Robert Carlsson Risk för att IT-system eller telefonisystemet slutar att fungera. Risk för bristande kompetens inom system (sällananvändare) vilket skulle kunna leda till att systemet inte fungerar på avsett sätt eller att information som hämtas från systemen blir felaktig eller bristfällig. Risk för att ITsupport saknas när systemen slutar fungera eller när kompetensen brister. It-risk Robert Carlsson Information saknas om vilka system som behöver prioriteras vilket kan leda till en felaktig prioritering. Information om vad verksamheten förväntar sig av ett system saknas. It-risk Robert Carlsson System för samma hantering kan finnas i flera av kommunens verksamheter vilket innebär en onödig kostnad. Informationssäkerhet, drift och underhåll av systemet beaktas ej vid införskaffandet Rutiner för risk och sårbarhet finns. Dock saknas prioriteringslistor från förvaltningarna kring vilka system som är de mest kritiska Prioriteringslista måste tas fram Mål att följa upp hur många system som införskaffas utan IT:s medverkan under Rekrytera, utveckla och avveckla personal Risk i lönehantering Risk i finansiell rapportering Benny Wennberg Det finns risk i hanteringen av lön då flera steg är beroende av den mänskliga faktorn. Det finns risk att frånvaro såsom sjukfrånvaro, semester, föräldraledighet inte rapporteras som det ska. Det finns risk att redovisningen av lönen blir fel Respektive chef granskar och godkännermedarbetarens tidsrapportering. 44 Rekrytera, utveckla och avveckla personal 45 Rekrytera, utveckla och avveckla personal Risk att förvaltningen inte kan säkerställa kompetensförsörjningen inom sina verksamhetsområden Risk att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet ej uppfylls Verksamhetsrisk Benny Wennberg Risk att förvaltningen inte kan säkerställa kompetensförsörjningen inom samtliga områden då det kan vara svårt att rekrytera rätt kompetens. Verksamhetsrisk Benny Wennberg Risk att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls. Vid medarbetarsamtal, medarbetarenkäter och arbetsplatsträffar ska brister i arbetsmiljön fångas upp men risk finns för brister i uppföljningsarbetet efter enkäter och medarbetarsamtal Vara attraktiv arbetsgivare Rutiner finns. 46 Rekrytera, utveckla och avveckla personal 47 Stödja och utveckla den demokratiska processen Risk att rehabilitering inte sker på korrekt sätt Risk för att delegationsbeslut inte rapporteras och risk för att tagna beslut inte verkställs. Verksamhetsrisk Benny Wennberg Risk att rehabilitering inte sker på korrekt sätt. Det finns risk för att verksamheten inte känner till sitt ansvar för rehabilitering. Verksamhetsrisk Benny Wennberg Risk finns för att delegationsbeslut inte rapporteras och det finns risk för att tagna beslut inte verkställs Rutiner för rehabilitering finns Rutiner finns. 4 Martina Adiels Balk/Rolf Johansson

47 48 Stödja och utveckla den demokratiska processen/hantera ärenden och dokument Risk - PUL Legala risker Benny Wennberg Risk att PUL inte följs Utbilda i nya dataskyddsförordningen 49 Tillhandahålla lokaler Risk för dolda fel Verksamhetsrisk Gunilla Svensson Risk för dolda fel i byggkonstruktion. Kan visa sig plösligt efter lång tid och kräva omedelbar åtgärd. Detta påverkar i sin tur övrigt planerat underhåll. 50 Tillhandahålla lokaler Risker lokalbehovs hantering Verksamhetsrisk Gunilla Svensson Att funktion för att lösa verksamhetens lokalbehov inte är samlat hos fastighet kan leda till att samordningsvinster uteblir. 51 Tillhandahålla lokaler Risk varierande fabrikatsflora Legala risker Gunilla Svensson LOU gör att leverantörer varierar per projekt. Varje leverantör använder sina fabrikat. Detta göra att fastighetsservice ständigt måste hålla kompetens och reservdelslager för många fabrikat. 52 Tillhandahålla lokaler Risk larm i fastigheter Verksamhetsrisk Gunilla Svensson Att larm inte finns på fastighet kan leda till skada på egendom och person. 53 Tillhandahålla lokaler Risk vid överlämning till drift Risker i rapportering Gunilla Svensson Risk att överlämning från bygg till drift inte görs leder till felaktiga grunder för garantitider och besikningar Dolda fel kan uppkomma. När så sker så genererar detta korrigerande underhåll enligt fastställda rutiner Reglementet ska följas Rutiner finns Riskfastigheter är utredda och försedda med larm Tydlighet i process. 54 Tillhandahålla lokaler Risk i felanmälan Risker i rapportering Gunilla Svensson Risk för ej hanterad/felaktigt hanterad felanmälan IT stöd finns. 55 Tillhandahålla lokaler Risk avtalade hyror Risk i finansiell rapportering Gunilla Svensson Risk att avtalade hyror inte används vid faktuering Kontrollera med viss regelbundenhet. 56 Tillhandahålla varor och tjänster Risk att inköp inte sker enligt avtal Legal risk Maria Kleveborn Det finns risk för att inköp inte sker enligt de avtal som kommunen tecknat. Samtliga avtal finns inte samlade i systemstöd och vilka avtal som tecknats kanske inte är känt av de som gör inköp. Det finns också risk för att tecknade avtal inte sägs upp i tid\, omförhandlas eller förlängs då de återfinns på olika ställen och inte är samlade i systemstöd Avtalstrohet 57 Tillhandahålla varor och tjänster Risk för överklaganden Legala risker Maria Kleveborn Överklaganden kan göra att upphandling tar mer tid än planerat vilket kan leda till otillåtna direktupphandlingar Underlag till upphandling görs så tydligt som möjlig för att undvika överklagande. 58 Tillhandahålla varor och tjänster 59 Tillhandahålla varor och tjänster 60 Tillhandahålla varor och tjänster Risk transporter Legal risk Peter Hermansson Risk att transporter sker utanför gällande lagstiftning Enhetschef har adekvat utbildning inom området för att säkerställa lagefterlevnad. Risk fordon Verksamhetsrisk Peter Hermansson Risk att fordon som inte är trafikvärdiga släpps ut från Kompetenskrav på personal. Felsökningsverktyg. verkstad till förvaltningarna. Risk brand i kemikalieförråd Verksamhetsrisk Annika Eckefors Risk att brand uppstår i centralförrådets kemikalieförråd Avskild brandcell. 5 Martina Adiels Balk/Rolf Johansson

48 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Sara Andersson SFN 2016/ Servicenämnden Redovisning internkontroll 2016 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att lägga informationen om den genomförda interna kontrollen till handlingarna. Bakgrund Enligt kommunfullmäktiges beslut den 18 december 2000 om reglemente för intern kontroll har nämnden skyldighet att följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska anta en särskild kontrollplan och resultatet av uppföljningen ska rapporteras till servicenämnden. Genomförande Granskningen har genomförts enligt den antagna kontrollplanen för Rutiner som har kontrollerats är attestrutiner, leverantörsfakturor, bokföringsorder, kundfakturor, avstämningsrutiner, kontanthantering, delegationer, arkivering, sjukfrånvaro samt reglering av hyreskontrakt. Avvikelser som framkom under den interna kontrollen gäller attestrutiner samt hanteringen av leverantörsfakturor: Beslutsattest har gjorts av egna representationsfakturor. Information om deltagare och syfte saknas eller är bristfälliga. Moms har ej hanterats korrekt. Kontering följer ej gällande kontoplan. Kvitto saknas. Se bifogad bilaga för avvikelser per verksamhet. Åtgärdsplan I samband med granskningen har information skickats ut till samtliga verksamheter om gällande regler vid representation. Återkoppling har även gjorts till de verksamheter där de specifika felen har uppmärksammats i kontrollen. En genomgång av avvikelserna har gjort på förvaltningens ledningsgrupp. Serviceförvaltningen Tel vx sara.andersson@kalmar.se

49 SFN 2016/ (2) Förvaltningens ekonomer och ekonomiadministratörer kommer att kontinuerligt göra uppföljningar inom de områden där avvikelser har noterats. Sara Andersson Ekonom Bilaga: Avvikelse per verksamhet

50 Sidan 1(1) Avvikelser per verksamhet Produktion Deltagare och syfte saknas. Följer ej kontoplanen Felaktig hantering av moms. Verkstad Lokalvård Kost skola Kost omsorg Centralförråd Upphandling Fastighet IT Beslut av egen faktura Deltagare och syfte saknas. Följer ej kontoplanen Deltagare och syfte saknas. Beslut av egen faktura. Följer ej kontoplanen Beslut av egen faktura. Deltagare och syfte saknas. Följer ej kontoplanen Vaga deltagare. Beslut av egen faktura Deltagare och syfte saknas. Följer ej kontoplanen Beslut av egen faktura Följer ej kontoplanen Beslut av egen faktura.

51 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Sara Andersson SFN 2016/ Servicenämnden Budgetuppföljning och prognos efter oktober Förslag till beslut Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Budgetuppföljningen och prognosen efter oktober visar för serviceförvaltningen ett resultat på +4,2 miljoner gentemot driftsbudgeten. Sara Andersson Ekonom Bilagor Budgetuppföljning och prognos efter oktober 2016 Serviceförvaltningen Chefer Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text.

52 Handläggare Datum Sara Andersson Servicenämnden Kalmar kommun Uppföljning och prognos efter oktober 2016 Händelser under oktober I oktober har hösten kommit och lövsopning har genomförts. Omställning från sommar till vinter har avslutats, där bland annat bryggor, bad och parker har förberetts för vintern. Även förberedelser inför vinterväghållningen och planering av årets juldekorationer har gjorts. De pågående större infrastrukturarbetena, bland annat i Snurrom, på Fiskaregatan och bryggan i Vita Sand har gått bättre än planerat. Fokus har under månaden funnits på organisation- och budgetförutsättningar för Förvaltningens interna kvalitets- och miljörevision har pågått ute i verksamheterna. I månadsskiftet oktober/november genomfördes även den externa revisionen av Qualify AB. En utbildning i IChemestry har genomförts hos centralförrådet. IChemestry är ett system för hantering och riskbedömningar av kemikalier. Systemet ska testköras på centralförrådets sortiment av lokalvård och kost med hjälp av kvalitets- och miljösamordnaren. 31 oktober slutbesiktigades Hagby förskola; sex avdelningar med gemensamt kök/matsal för skola och förskola. Inflyttning sker i början av december. Upphandlingar pågår av ett nytt ramavtal för solceller, ett hyresavtal för en förskola i Snurrom samt rivning av Djurängsskolan. Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39 Tel sara.andersson@kalmar.se