UPPHANDLINGSFÖRUTSÄTTNINGAR IT-konsulttjänster 2014

Transkript

1 Tjänsteställe, handläggare Landstingsservice Inköp och LS543 1(14) Kim Gustavsson Distribution UPPHANDLINGSFÖRUTSÄTTNINGAR IT-konsulttjänster 2014

2 LS543 2(14) Innehåll 1. ALLMÄN ORIENTERING sföremål Förfrågningsunderlag Förutsättningar Uppdragsbeskrivning sförfarande Upphandlande myndighet Upplysningar under anbudstiden Förtydligande m.m. av förfrågningsunderlag Sekretess Företag under bildande Tilldelningsbeslut skontrakt Avbrytande av upphandling Ersättning för kostnader Landstingets miljöarbete UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Obligatoriska krav ( ska-krav ) Krav på tjänst Anbudets form, innehåll och format Helt eller delat anbud Anbudets giltighetstid Avlämnande av anbud Sista datum för inlämnande av anbud Öppning av anbud PRÖVNING AV ANBUD Uteslutning enligt LOU Kvalificering av leverantör Kvalificering avseende obligatoriska krav ( ska-krav ) Utvärdering av anbud Sammanställning av anbud Pris Ramavtal... 13

3 LS543 3(14) 4.1. Avrop på ramavtal Förnyad konkurrensutsättning... 13

4 LS543 4(14) 1. ALLMÄN ORIENTERING 1.1. sföremål Denna upphandling omfattar ett ramavtal för IT-konsulttjänster enligt beskrivning i Kravspecifikation och Mall för upphandlingskontrakt med tillhörande bilagor. Avropande myndigheter är Landstinget Västernorrland och Ånge kommun. Landstinget Västernorrland ansvarar för upphandlingen Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget utgörs av följande handlingar bredvid eventuella förtydliganden och kompletteringar av handlingarna under anbudstiden: sförutsättningar Krav på leverantör Kravspecifikation Prisbilaga Mall för upphandlingskontrakt Allmänna villkor Uppförandekod Bilaga 3A Landstingets IT-infrastruktur Bilaga 3B Ånges IT-infrastruktur Bilaga 3C Redovisning referensuppdrag Bilaga 4A Komptensklassning Bilaga 4B Allmänna villkor IT-Resurskonsult Bilaga 4C Allmänna villkor IT-Uppdragskonsult Bilaga 4D Mall leveransavtal Bilaga 4E Avropsmall

5 LS543 5(14) 1.3. Förutsättningar en omfattar inköp av uppdrag- och resurskonsulttjänster inom IT med en ramavtalstid på 2 år med möjlighet tillförlängning om 24 månader fördelat på två tillfällen från och med avtalstecknande. Uppskattad omsättning på upphandling är 62 miljoner kronor. en utvärderas enligt lägst pris principen. Befintligt avtal löper till och med och avropande myndigheter har för avsikt att nytt avtal ska vara tecknat från och med Det kan även förtydligas att avropande myndigheter har ett antal applikationer för vilka man har separata support- och underhållsavtal, dessa omfattas ej av denna upphandling. en omfattar 5 st. avtalsområden. Verksamhetsutveckling och strategi Ledning och styrning Systemutveckling och systemförvaltning IT-infrastruktur Informationssäkerhet Respektive avtalsområde utvärderas var för sig enligt avsnitt 3 nedan. Det totala kontraktsvärdet per år har uppskattats till ca 15,5 miljoner kronor med en uppskattad fördelning mellan kompetensområdena enligt nedan: Verksamhetsutveckling och strategi Ledning och styrning Systemutveckling och systemförvaltning IT-infrastruktur Informationssäkerhet 1,0 miljoner kronor 3.0 miljoner kronor 5,0 miljoner kronor 6.0 miljoner kronor 0,5 miljoner kronor Beloppen ska endast ses som en vägledning för anbudsgivaren och gäller utan förbindelse för myndigheterna. Upptagna volymer är att likställa med utvärderingsvolymer och är uppskattade av avropande myndigheter Uppdragsbeskrivning Resurskonsulttjänster innebär att konsulttjänsten förstärker myndigheten i arbete som drivs av myndigheten. Konsultens roll kan antingen vara att tillföra expertkompetens som myndigheten inte har tillgång till eller att konsulten är en ren resursförstärkning. Dessa resurskonsulttjänster utförs under myndighetens ledning.

6 LS543 6(14) Uppdragskonsulttjänster innebär att leverantören tar huvudansvar för ett resultat för visst specificerat uppdrag, där leverantörens och eventuellt annan av myndigheten utsedd personal ingår. Resultatet kommer att definieras i en uppdrags-/kravspecifikation så att leveranskontroll kan utföras vid del- och/eller slutleverans. Att utveckla viss programvara åt en myndigheten är ett typexempel på en uppdragskonsulttjänst. Med programvaran ska visst resultat/funktion uppnås, vilket har specificerats i förväg och kontrolleras vid leverans. Uppdragskonsulttjänster utformas så att ett fastpris, och som komplement timpris, avtalas för att uppnå specificerade resultat eller mål. Dessa tjänster utförs under leverantörens ledning med uppdragsbeskrivningen/kravspecifikationen som grund sförfarande Öppet förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. sformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och förutsättningar enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet: Landstinget Västernorrland Organisationsnummer: För information om Landstinget Västernorrland, se hemsida: Upplysningar under anbudstiden Eventuella frågor sker genom e-post till ansvarig handläggare med följande kontaktuppgifter: Ansvarig handläggare: Kim Gustavsson Telefon: E-post: kim.gustavsson@lvn.se 1.8. Förtydligande m.m. av förfrågningsunderlag Landstingets ambition är att all information och alla förutsättningar som anbudsgivarna behöver för att kunna lämna ett konkurrenskraftigt anbud ska framgå och följa av förfrågningsunderlaget. Om förfrågningsunderlaget uppfattas som otydligt eller de ställda kraven som orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att detta kommer till Landstingets kännedom på ett så tidigt stadium som möjligt.

7 LS543 7(14) Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering/ändring ( modifiering ) måste, för att ett svar ska kunna garanteras, ha inkommit till ansvarig handläggare hos Landstinget senast tio (10) dagar före anbudstidens utgång. Om Landstinget bedömer att en förändring av förfrågningsunderlaget är nödvändig, kommer detta att ske skriftligen senast sex (6) dagar före angiven sista anbudsdag. Förändringen kommer att distribueras till alla som begärt ut förfrågningsunderlaget. Leverantör som inte rekvirerat förfrågningsunderlaget direkt från Landstinget måste själv kontrollera om några förändringar av förfrågningsunderlaget distribuerats under anbudstiden. Leverantör kan endast stödja sig på sådana förändringar av förfrågningsunderlaget som erhållits skriftligen från ansvarig handläggare hos landstinget Sekretess Absolut sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen till dess alla anbud eller erbjudanden offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Affärssekretess Uppgifter i ett anbud kan på begäran av anbudsgivaren omfattas av sekretess även efter att upphandlingen har avslutats. I den situationen prövas sekretessfrågan från fall till fall. En leverantör som vill att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen har upphört måste tillsammans med anbudet ge in en skriftlig begäran om sekretess, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses samt en konkretisering av vilken skada som skulle drabba leverantören om uppgifterna röjs. De uppgifter som leverantören vill ha sekretessbelagda måste därtill lämnas i separata bilagor som enkelt kan avskiljas från anbudet i övrigt. En anbudsgivare som inte preciserat och konkretiserat sin sekretessbegäran och separerat de uppgifter som han önskar sekretessbelagda måste räkna med att det görs en endast summarisk prövning av sekretessbegäran med utgångspunkten att skäl för sekretess saknas. Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna, t.ex. priser, endast undantagsvis är av sådant slag att de kan sekretessbeläggas. Om landstinget gör bedömningen att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges.

8 LS543 8(14) Företag under bildande Anbud kan lämnas av företag under bildande. Krav på företag under bildande återfinns i bilaga Krav på leverantör Tilldelningsbeslut Underrättelse om vilka leverantörer som tilldelats kontraktet (Tilldelningsbeslut) kommer att lämnas till samtliga leverantörer som har inkommit med anbud i upphandlingen. Tilldelningsbeslutet är inte att betrakta som en accept i Avtalslagens mening skontrakt Efter tilldelningsbeslut och iakttagande av tid för avtalsspärr kommer landstinget att teckna avtal med de leverantörer som tilldelats kontrakt. Detta gäller under förutsättning att domstol inte innan avtalets tecknande beslutat att upphandlingen tills vidare inte får avslutas eller, efter överprövning av upphandlingen, ålagt landstinget att vidta rättelse eller göra om upphandlingen. skontraktet utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i förfrågningsunderlaget och antaget anbud. Avtalet är bindande först när det undertecknats av landstinget och antagen leverantör. Landstinget har för avsikt att teckna avtal med 3 leverantörer i varje delområde detta förutsätter att minst 3 leverantörer kvalificerar sig i respektive delområde Avbrytande av upphandling en kan komma att avbrytas och samtliga anbud förkastas: Om inget anbud motsvarar ställda krav. Om anbuden innebär för höga priser eller anbuden på annat sätt är oförmånliga för Landstinget. Om omorganisationer, politiska beslut, ändrad medelstilldelning eller andra omständigheter av sådant slag förändrar förutsättningarna för upphandlingen. Om anbud från egenregin, i förekommande fall, är att anse som ekonomiskt mest fördelaktigt. Om det föreligger beaktansvärda omständigheter i övrigt som motiverar det.

9 LS543 9(14) Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om det, med angivande av skälen för avbrytandet Ersättning för kostnader Ingen ersättning utgår för kostnader till exempel kostnader för upprättande av anbud som blir onyttiga på grund av att upphandlingen avbryts. Inte heller medges ersättning för eventuella rättegångskostnader på grund av upphandlingen Landstingets miljöarbete Miljöfrågorna har stor betydelse för Landstingets arbete och för helhetssynen på sambandet mellan människa, miljö och hälsa. Se för utförligare information. 2. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1. Obligatoriska krav ( ska-krav ) Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav ( ska-krav ). Krav av angivet slag kan avse såväl leverantören själv som föremålet för upphandlingen. Huvudregeln är att ska-kraven måste vara uppfyllda redan när anbudet ges in Krav på tjänst De krav som gäller för tjänsterna redovisas i bilaga Kravspecifikation Anbudets form, innehåll och format 1. Anbudet ska vara skriftligt, avfattat på svenska och ges in av behörig företrädare för leverantören. För bilagor till anbudet, såsom CV:n, medges dock material avfattat på engelska. 2. Efterfrågade uppgifter besvaras direkt i förfrågningsunderlagets dokument (inklusive bilagor) eller, där så medges, i särskilda bilagor. De ifyllda dokumenten och bilagorna utgör en del av anbudet. 3. Vid utvärdering av anbud kommer arbetet att fördelas mellan flera personer inom en utvärderingsgrupp, alternativt flera utvärderingsgrupper. Det är därför extra viktigt att all information som rör ett visst avsnitt presenteras på ett sammanhållet, strukturerat och tydligt sätt. 4. Landstiget förutsätter att samtliga numrerade punkter i

10 LS543 10(14) förfrågningsunderlaget besvaras punkt för punkt. Om hänvisning görs till annat dokument, är det viktigt att det tydligt framgår var (under punkt eller rubrik) i detta andra dokument som informationen återfinns. Anbud kan komma att förkastas om svaren är ofullständiga eller helt saknas. 5. Innehållet under respektive flik/rubrik i anbudet har utformats så att det går lätt att hitta i materialet, är uppbyggt med en logisk indelning och har en tydlig innehållsförteckning och sidnumrering. 6. Rutor i förfrågningsunderlaget är kryssrutor som kryssas i för att markera svarsalternativ. 7. Fältet Anmärkning/kommentar (någon gång också Motivering eller Beskrivning ) används för svar och kommentarer och redogörelser. Utrymmet är inte begränsat utan expanderar normalt efter utrymmesbehov. Räcker inte textfältet till, kan redovisning ske i separat bilaga med hänvisning till bilage- och sidnummer. Svarsrutor och fält kan se ut som enligt följande: Obligatoriska krav enligt ovan uppfylls. Ja Anmärkning/kommentar: Nej 2.4. Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas per delområde (avtalsområden) Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande i sex (6) månader efter anbudstidens utgång. Om upphandlingen blir föremål för överprövning ska anbudens giltighetstid förlängas fram till dess att avtal kan tecknas, dock i högst tolv (12) månader efter anbudstidens utgång Avlämnande av anbud Anbud lämnas elektroniskt (e-anbud) via Landstinget Västernorrlands leverantörsportal Här kan anbudsgivaren ladda upp dokument, filer, med mera, för att vid önskat tillfälle lämna in anbudet.

11 LS543 11(14) Tänk på att uppladdning och inlämning kan ta en stund, så var ute i god tid före sista anbudstid. Support för leverantörsportalen kan endast lämnas under kontorstid Sista datum för inlämnande av anbud Anbud ska vara inkommit till den plats som anges i punkt 2.7 senast :59:59. Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång kan inte prövas Öppning av anbud Anbudsöppning äger rum så snart som möjligt efter anbudstidens slut. Anbudsöppningen är inte offentlig. På anbudsgivares begäran och bekostnad kan en representant för handelskammare dock få närvara. Om sådan representation önskas meddelas detta till ansvarig handläggare senast sju (7) dagar före sista anbudsdag. 3. PRÖVNING AV ANBUD Efter anbudsöppningen sker prövningen av anbuden i enlighet med vad som beskrivs nedan. Ett anbud måste uppfylla kraven i för att gå vidare till punkt 3.4, Utvärdering av anbud Uteslutning enligt LOU Landstinget ska utesluta en leverantör från att delta i offentlig upphandling om sådan omständighet föreligger som avses i 10 kap. 1 LOU och får utesluta en leverantör om sådan omständighet som avses i 10 kap. 2 LOU är för handen. Föreligger omständigheter enligt 10 kap. 2 LOU som får medföra uteslutning, kommer detta att ske först efter särskild prövning Kvalificering av leverantör Prövning mot uppställda kvalificeringskrav avseende leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet Kvalificering avseende obligatoriska krav ( ska-krav ) Anbud från leverantör som kvalificerat sig enligt punkt 3.1 och 3.2 prövas mot obligatoriska krav avseende efterfrågad tjänster enligt bilaga Kravspecifikation.

12 LS543 12(14) 3.4. Utvärdering av anbud De anbud som antas är de för Landstinget kvalificerade enligt lägst pris med hänsyn till obligatoriska krav i kravspecifikationen. Utvärdering av pris Pris lämnas per timme och fylls i på avsedda positioner i prisbilagan, pris lämnas på alla efterfrågade kompetensnivåer och roller på aktuellt avtalsområde. Utvärdering sker på ett viktat genomsnitt pris från de gula cellerna i prisbilagan. Lämnas en cell tom eller mindre än 350 kr per timme tolkar landstinget det som ett orimligt lågt anbud Sammanställning av anbud De tre anbuden med lägst jämförelsetal tilldelas ramavtal. Det anbud med lägst jämförelsetal blir rangordnat som 1 och näst lägst blir 2 osv Pris De anbudspris som lämnas i anbudet på respektive tjänst och nivå är de priser som avropande följer vid ett rangordnat avrop. Prisvillkoren gäller för både rangordnat avrop och förnyad konkurrensutsättning. Priser lämnas i prisbilagan, förändringar av formler i prisbilagan kan medföra uteslutnings i aktuellt avtalsområde. Orimligt lågt timarvode (timpris) accepteras inte och det kan medföra att anbudslämnaren diskvalificeras i det aktuella avtalsområdet. Definition av orimligt lågt timarvode Skillnaden mellan respektive nivå får det inte överstig 20%. Lägst timpris för nivå 1 är 400kr per timme. Exempel) Nivå Timarvode i kr Skillnad i Procentsats mellan nivåer % % % % Justering av timarvode

13 LS543 13(14) Justering av timarvode ska ske på begäran av leverantör eller köpare och tillåts som tidigast 12 månader efter avtalsstart. Justering görs enligt SCB index LCI tjm preliminärt index, SNI2007 kod J med basmånad juli, till 90 % av timarvodet med maximalt +- 3%. 4. Ramavtal 4.1. Avrop på ramavtal Avrop på ramavtalet kan endast ske av uttal auktoriserad person från respektive myndighet. Avrop kan ske på två olika sätt anitingen via rangordning eller förnyad konkurrenssättning. Rangordning kan endast ske för avrop av resurskonsult upp till 800 timmar. Avrop för resurskonsult som överstiger 800 timmar avropas enligt förnyad konkurrensutsättning. Köpare äger ingen rätta att dela upp ett förutbestämt behov för att undkomma timspärren om 800 timmar. Avrop för uppdragskonsult sker alltid som förnyad konkurrensutsättning. Avrop sker alltid skriftligt, rangordnat avrop via bifogad avropsblankett som tillika är beställningsblankett och förnyad konkurrenssättningen enligt processbeskrivning nedan. Vid ett rangordnat avrop har leverantören fyra dagar på sig att svara beställare, i det fall svar uteblir går förfrågan vidare till nästa rangordnad leverantör. I de fall svar uteblir från leverantörerna helt har landstinget rätt att genomföra en upphandling enligt Lagen om Offentlig för just det specifika uppdraget. Leveransavtal, se bilaga 4D, ska alltid skrivas under av behörig person för leverantör och beställande myndighet både vid rangordnat och förnyad konkurrensutsatt avrop Förnyad konkurrensutsättning Vid förnyad konkurrensutsättning ges de tre leverantörena på aktuellt avtalsområde möjlighet att inkomma med nytt anbud för det specifika avropet. Ett leveransavtalet som skrivs under av båda parterna upprättas alltid efter en förnyad konkurrenssättning. Vid en förnyad konkurrensutsättning utvärderas anbuden på minst två av nedanstående kriterier där pris är alltid ett kriterier, - Pris - CV - Referens

14 LS543 14(14) - Tillgänglighet - Planering/Utförande Kriteriet pris, värderas genom relativ modell, lägsta pris av inkomna anbud tilldelas poäng 3, näst läggs tilldelas 2 poäng och högst pris tilldelas 1 poäng. Kriterierna CV, Tillgänglighet, Planering/Utförande viktas individuellt på en 3 stegsskala och redovisa separat i varje avrop. Se bilaga 4E, avropsmall. Om avrop sker med ett behov av flera resurser så adderas de olika kostnaderna till ett jämförelse tal för utvärdering.