STYRKAN Balanserad styrning i Kristianstads kommun

Transkript

1 STYRKAN Balanserad styrning i Kristianstads kommun Jörgen Knutsson, controller

2 Styrning är att Vad är styrning? påverka beteendet i en organisation i den riktning som den/de styrande önskar, d.v.s. mot ett önskvärt resultat. motivera och inspirera medarbetarna till att utföra aktiviteter som gynnar organisationens mål. upptäcka och korrigera felaktigheter i agerande

3 God ekonomisk hushållning Finansiellt perspektiv; varje generation ska bära kostnaderna för den service den konsumerar. Tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen i form av mål. Verksamhetsperspektiv; förmåga att bedriva sin verksamhet på ett kostnadseffektivt och ändamålsenligt sätt. Samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter.

4 Styrmodell och God ekonomisk hushållning Utan kontinuitet i styrmodellen och en tydlig styrprocess är det svårt att göra en vettig uppföljning, t.ex. en årsredovisning, som visar måluppfyllelse i såväl finansiella som verksamhetsmässiga termer, som ligger till grund för värdering av begreppet God ekonomisk hushållning

5 Kommunens övergripande styrkort (Strategiska mål, mål & indikatorer i 4 perspektiv) Nämndens styrkort (Strategiska mål, mål & indikatorer i 4 perspektiv) Vision (Visionsmål) Intern kontroll (Processer, risker och gransknings/ kontrollområden) Nämndens verksamhetsplan (Processer, uppdrag och arbetsuppgifter) Budget (Budgetramar per nämnd/styrelse) Nämndens internbudget (Budget per ansvar och aktivitet)

6

7

8 Perspektiv (gemensamma för hela kommunen) Medborgare hur kommuninvånarna med flera intressenter ser på oss, Kristianstads kommun utifrån ett externt perspektiv, hur vi uppfyller behov och önskemål, att vi gör rätt saker. Utveckling hur vi bejakar utveckling och förnyelse, uthållighet utifrån vad som sker i omvärlden och inom verksamheterna, hur vi rustar oss för framtiden. Medarbetare kommunen i rollen som arbetsgivare, hur vi är som arbetsgivare och arbetsplats, på vilket sätt vi arbetar, rutiner, processer, förhållningssätt m.m. Ekonomi hur vi uppfyller kraven på en god ekonomisk hushållning, hur vi uppfyller kraven på en sund och uthållig ekonomi, hur vi använder och förvaltar våra resurser, prisvärdhet, värdeskapande och valuta för pengarna.

9 Strategiska mål per perspektiv (gemensamma för hela kommunen) Medborgare Attraktiv kommun Långsiktigt hållbar livsmiljö Utveckling Stark profil Expansiv utveckling Medarbetare Friska och nöjda medarbetare Effektivt arbetssätt Ekonomi Hållbar ekonomi God hushållning

10 Mål Målen visar inriktningen verksamheten ska fokusera på inom det aktuella perspektivet och ska stödja ett eller flera strategiska mål Målen i kommunens övergripande styrkort ligger till grund för nämndernas målarbete Målen svarar på varför vi gör något, vad vi vill uppnå

11 Indikatorer Indikatorerna beskriver kvalitet, effektivitet, volym, effekt av vad som görs etc. Indikatorerna ska indikera om vi är på rätt väg mot uppfyllelse av målen Indikatorerna är inte hela sanningen för måluppfyllelse Indikatorerna ska vara konkreta, mätbara, realistiska, trovärdiga, aktuella och användbara i styrningen

12 Verksamhetsplan Verksamhetsplanen ska konkret visa vad som ska göras Verksamhetsplanen ska kopplas mot och stödja målen och indikatorerna och visa vilka resurser som finns för uppdraget/arbetsuppgiften Verksamhetsplanen ska innehålla ansvarig och vara tidsatt

13 Exempel på målsättning i Budget 2014 (Medarbetarperspektivet)

14 Exempel på uppföljning av målsättning i Årsredovisningen 2014 (Medarbetarperspektivet)

15 Erfarenheter och tips Alltför tjänstemannastyrt. Politiken måste bära styrningen. Styrkort ett bra sätt att systematisera och standardisera Det blir inte för många mål och indikatorer Formulering av mål och indikatorer svårt, men lättare och bättre med tiden Definiera indikatorerna väl Använd befintlig statistik, rapporter, undersökningar (medierna gör det ändå!) Gör jämförelser

16 Ekonomistyrning - budget Anna Falkenstam, controller

17 Kommunal verksamhet ska vara Laglig Lämplig Finansierad

18 Kommunen styrs och styr på olika sätt Statlig styrning: lagar, förordningar, statsbidragssystem, politiska beslut m.m. Styrning från andra organisationer: råd, anvisningar, överenskommelser m.m. Kommunal styrning: policyer, riktlinjer, prioriteringar, styrsystem, budget m.m.

19 Kommunallagen God ekonomisk hushållning (2006) Krav på årsbudget Balanskrav I>K miniminivå (2000) Plan för verksamhet och ekonomi Plan för tre år inkl årsbudget Skall ange skattesats: 2013: 20, ,39 = 31, : 21, ,69 = 32, : 21, ,69 = 32,15

20 Kommunal redovisningslag Innehåll i princip motsv bokföringslagen God redovisningssed Bokföring Utfall jämförs med budget Tillräcklig kontroll Bestämmelser om årsredovisning Värderingsregler Delårsrapport M.m.

21 Offentlig verksamhet Privat verksamhet Mål Medel Verksamhet (Vinst i service/nytta) Pengar (Skatter, avgifter) Det kommunala företaget Pengar (Vinst i kr) Verksamhet (Service)

23 Regler för styrning och uppföljning i Kristianstads kommun Kommunstyrelsen prioriterar mellan sektorer Decentraliserad organisation Ett anslag per nämnd (ram) nettoprincip Pengapåse - fri prioritering av medelsanvändning Omdispositionsrätt Resultatöverföring mellan budgetåren Restriktioner - Kommunallagen - Fullmäktiges budgetbeslut - Mål och inriktningar - Särskilda beslut t.ex. lokalsamordning, personalpolitik Uppföljningen allt viktigare (ekonomi och verksamhet!)

24 Fördelning per nämnd - ramanslag Kommunfullmäktige, revisionen, valnämnden, överförmyndare Gemensam nämnd 0 Kommunstyrelsen inkl. KLK och räddningstjänsten Tekniska nämnden exkl VA VA Miljö- och hälsoskyddsnämnden Byggnadsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Barn- och utbildningsnämnden Arbete och välfärdsnämnden Omsorgsnämnden

25

26 Finansiella mål, indikatorer och indikatorvärlden i budget 2015

27 Så här blev det 2014!

28 Kalenderåret 2015 Februari: Boksluts- och budgetberedning April: Ombudgetering budget 2015 Maj: Budgetberedning budget 2016 September: KS budget 2016 Oktober: KF budget 2016 December: Nämndsbeslut budget 2016

29 Planeringsförutsättningar Befolkningsprognos Grund för framskrivning av verksamheternas behovs- och kostnadsutveckling Koppling till bostadsförsörjning; demografiska förändringar och bostadsefterfrågan Framtida investeringsbehov Framtida lokalbehov för olika verksamheter Befintlig kapacitet och standard Kostnader för framtida pensioner Gamla pensioner samt kostnad förknippad med förväntad verksamhet Finansiering Skatter, statsbidrag och utjämning

30 Behovsbedömning

32

34 Skatter och bidrag Egna skatteintäkter Generella statsbidrag Inkomstutjämning och kostnadsutjämning - Lika välfärd oavsett var man bor - Utjämnar skillnader i opåverkbara faktorer - Endast obligatorisk verksamhet - Ålderstruktur - Beskattningsbar inkomst Regleringsavgift Fastighetsavgift LSS-utjämning

35 Utjämningssystemet - kommuner -10 delmodeller

36 Resultaträkning i budget 2015

37 Uppföljningar och årsredovisningen Jörgen Knutsson, controller

38 Uppföljning, analys och utvärdering Uppföljning; insamling av data Analys; göra en utredning av insamlad data och söka förklaringar, jämförelser Utvärdering; bedömning av effekter. Vad är bra/dåligt? Vad kan göras bättre? Presentation

39 Syfte med uppföljningar, analyser och utvärderingar Koll på läget. Klarar jag mitt uppdrag? Inga överraskningar Har vi gjort vad vi ska? Utkräva ansvar

40 Gemensamma uppföljningar i Kristianstads kommun Månadsuppföljningar (efter mars, april, maj, juni/juli, september, oktober och november) främst ekonomiprognoser för helår Delårsrapport (efter augusti) främst ekonomi och ekonomiprognoser för helår samt verksamhet = styrkort Årsredovisning (efter december) ekonomi och verksamhet = styrkort samt God ekonomisk hushållning Intern kontrollrapport (efter november) koncernens uppföljning av intern kontrollarbetet

41

42 Pris i PwC tävling om bästa förvaltningsberättelse i årsredovisningen för kommuner och landsting Årsredovisningen 2008; hedersomnämnande Årsredovisningen är väl utvecklad och har en tydlig struktur för redovisning av måluppfyllelse, såväl på övergripande nivå som på verksamhetsnivå. Väl avvägda diagram och tabeller med en tilltalande grafik bidrar också till att göra årsredovisningen lättillgänglig. Årsredovisningen 2009; 1:a pris Årsredovisningen har en genomtänkt struktur av måluppfyllelse där mål och avrapportering på ett tydligt sätt bryts ned till verksamhetsnivå. Förvaltningsberättelsen är samlad och väl avvägd i tydliga avsnitt, vilket gör den tillgänglig. Årsredovisningen har dessutom vidareutvecklats under det senaste året genom bland annat redovisning av företagens verksamhet samt viss formalia.

43 Pris i ÖPWC tävling om bästa förvaltningsberättelse i årsredovisningen för kommuner och landsting Årsredovisningen 2010; hedersomnämnande Årsredovisningen håller en utomordentligt hög klass och är synnerligen väl strukturerad. Kommunen var vinnare med årsredovisningen Nu har årsredovisningen utvecklats ytterligare och nått en ny nivå vilket förtjänar att uppmärksammas.

44

45 1 Inledning Årsredovisningens struktur Politiskt förord 5 år i sammandrag Mandatfördelning KF 5 perioder Fördelning, kostnader och intäkter Organisationsschema

46 Sidan 5

47 2 Förvaltningsberättelse Fem huvudrubriker; God ekonomisk hushållning (med kommunens övergripande styrkort) och de fyra perspektiven Medborgare, Utveckling, Medarbetare och Ekonomi (i Medborgare ingår också miljöredovisning) Fem huvudskribenter; controller, informationschef, personalspecialist, ekonomidirektör och miljöinformatör

48 Innehåll i avsnittet God ekonomisk hushållning Beskrivning av styrmodellen Sammanfattning och värdering av God ekonomisk hushållning Sammanfattning och värdering av intern kontrollarbetet Sammanfattning av hur KS uppsiktsplikt har bedrivits Översiktsbild av stoppljusen i kommunens övergripande styrkort

49 Sidan 13

50 Sidan 14

51 3 Räkenskaper, sid 38 Kommun Koncern Mkr, med en decimal Jmf föregående år

52 4 Verksamhetsberättelser Intresseväckande rubrik Ingress som förklarar rubriken Måluppfyllelse i text per perspektiv Samma tempus, många skribenter Ekonomiruta Styrkort

53 Verksamhetsberättelserna (samma textrubriker för alla nämnderna) Uppdrag Årets händelser Måluppfyllelse Medborgare Utveckling Medarbetare Ekonomi Driftanalys Investeringsanalys Framtiden

54 Sidan 62

55 Sidan 61

56 Sidan 64

57 187 bilder i Årsredovisning 2014 (114 i ÅR 2013)

58 Förbättringsmöjligheter Fler jämförelser, positionera kommunen Värdera nämndernas uppdrag i förvaltningsberättelsen, enligt uppsynsplikten Fler kvalitativa mål och indikatorer De kommunala bolagen

59 Kommunens ekonomi Gunnar Elvingsson, tf ekonomidirektör

60 Hårda siffror ÅR 2014 Totala intäkter: 5,1 mdr Skatteintäkter: 3,1 mdr Statsbidrag: 1,0 mdr Personalkostnader: 3,2 mdr Skolans kostnader: 2,2 mdr Kultur & fritids kostnader: 0,2 mdr Investeringar: 0,5 mdr Lån i banker: 0,8 mdr Antal anställda: 7 010

61 Var kommer pengarna ifrån?

62 Vad används pengarna till?

63 Hur används pengarna?

64 Så här blev det 2014!

65 Årets resultat (mkr)

66 Avvikelser på nämndsnivå i förhållande till budget (mkr)

67 Investeringar (mkr)

68 Årets resultats andel av skatteintäkter och statsbidrag (%) 4,0% 3,5% 3,0% 2,5% 2,0% 1,5% 1,0% 0,5% 0,0%

69 Långsiktig finansiell målsättning 2 %

70 )%( Självfinansiering årets investeringar 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0 0,0

71 Långfristiga lån (mkr)

72 Kommunkoncernen

73 mkr Kommunkoncernen, sammanställd redovisning Årets resultat

74 De kommunala bolagens resultat efter finansiella poster, mkr KKF 10,3-0,1 ABK 48,9 49,1 C4 Energi AB 44,0 49,2 Renhållningen 10,9 13,5 Åhus Hamn och Stuveri AB 1,7 5,1 Kristianstads Airport AB -14 tkr 0,7 Krinova AB 0,5 0,9

75 Intern kontroll Ett nödvändigt ont eller oerhört sunt? Anna Falkenstam, controller

76 Innehåll Vad innebär intern kontroll? Kommunens regler kring intern kontroll Rapportering, uppföljning, utvärdering Väsentlighet och risk

77 Kommunal verksamhet ska vara Laglig Lämplig Finansierad

78 Vad kan hända? Luftfakturor Barn kommer bort under utflykt Personliga inköp belastar kommunen Beslut fattas av obehöriga personer Pengar i kassan och kvitton försvinner Lön utbetalas till person som slutat anställning Inkommande post diarieförs inte Socialbidragsutbetalning till sig själv eller anhörig Mutor vid upphandling Stöld av boendes medel på servicehem Föreningar får bidrag för medlemmar som inte finns

80 Syftet med intern kontrollskapa ordning och reda Intern kontroll är en del av ekonomi- och verksamhetsstyrningen. Med styrningen vill man påverka organisationen så att verksamheten bedrivs effektivt. - Uppnå målen. - Hantera risker för att målen inte uppnås. - Hantera de viktigaste riskerna. - Ledningens aktiva stöd och engagemang. - Åtgärder och kontroller för att hantera identifierade risker

81 Risk En aktivitet eller händelse som negativt påverkar en organisations förmåga att nå sina mål

82 Risktyper Omvärldsrisker Finansiella risker Legala risker/efterlevanderisker Verksamhetsrisker Risker i finansiell rapportering Risker för förtroendeskada IT-säkerhetsrisker

83 Riskanalys utifrån Mål för verksamheterna som slås fast i styrkorten, förvaltningarnas huvud- och delprocesser, verksamhetsplaner, kända verksamhetsförändringar, revisionsrapporter och andra granskningar gjorda av till exempel tillsynsmyndighet

84 VoR-Matris VÄSENTLIGHET (KONSEKVENS) 4 - Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 - Mindre 3 - Möjlig 4 - Sannolik RISK Sannolik (SANNOLIKHET) De olika komponenterna multipliceras med varandra, ex lindrig konsekvens (2) multiplicerat med möjlig sannolikhet (3) ger siffran 6.

85

86

87 Reglemente för intern kontroll Reglementet fastställdes av fullmäktige år 2001 Anger ramen för arbetet

88 Kommunstyrelsens ansvar Har det övergripande ansvaret för att se till så att det finns en god intern kontroll, uppsiktsplikten. Har ansvar för att det upprättas en organisation för intern kontroll i kommunen.

89 Nämndernas ansvar Kommunallagen 6 kap 7 Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

90 Nämndernas ansvar forts Utarbeta anvisningar Tillämpningsregler och riktlinjer Dokumentera organisations- och rutinbeskrivningar Fördela attestuppdrag Delegeringsordning Effektiva uppföljnings- och rapportsystem Kräva återkoppling!

91 Förvaltningen Förvaltningschefen Ansvarar för den verkställande ledningen av verksamheten och tar initiativ för att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll Övriga chefer på olika nivåer Ansvarar inom sin verksamhet och sina befogenheter för att personalen arbetar mot uppställda mål och att arbetsmetoder och rutiner också bidrar till en god intern kontroll

92 Nämndernas rapportering till kommunstyrelsen Sammanställning sker i slutet av året. Rapportering skall samtidigt ske till kommunstyrelsen och kommunens revisorer.

93 Kommunstyrelsens utvärdering Styrelsen har en skyldighet att utvärdera det samlade kontrollsystemet Återföring av resultatet av utvärderingen till nämnderna viktigt Resultatet av utvärderingen bör dokumenteras i årsredovisningen

94 Sammanfattning och resultat av arbetet med intern kontroll 2014 Max 1 A4 per nämnd Nämnd: Risk- och väsentlighetsanalys (hur gjordes urval av kontrollmomenten?) Kontrollmoment (vad kontrollerades?) Sammanfattande iakttagelser (hur utföll resultaten av kontrollmomenten?) Ställningstagande (nämndens sammanfattande värdering av intern kontroll 2014) Sätt kryss! Svag Tillfredsställande God Mycket god

95 Nämndernas och bolagens självskattning av arbetet med intern kontroll 2014 (sidan 11 i ÅR)

96 Upphandling Peter Lindgren, upphandlingschef

97 Lag om offentlig upphandling (LOU) Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) Lag om valfrihetssystem (LOV)

98 EU s grundläggande principer måste följas. Icke-diskriminering Likabehandling Transparens Proportionalitet

99 Upphandlingsprocessen enl LOU 1. Planering 2. Upphandlingsprocess 3. Avtalsperiod Behovsanalys Förfrågningsunderlag Kvalificering av leverantörer Anbudsutvärdering Avtalsspärr Uppföljning Annons Sista anbudsdag Tilldelningsbeslut Kontraktsskrivning

100 Offentlighet och sekretess Under upphandlingsprocessen råder absolut sekretess!! Efter tilldelningsbeslutet blir upphandlingen offentlig Sekretessprövning skall göras skyndsamt om handlingar begärs ut

101 Inköpssamordnare Nyckelpersoner som ska finnas på samtliga förvaltningar. Uppgifter: - Planera och inventera - Samordna och informera - Följa upp