1. Ansökningsformulär

Transkript

1 Inbjudan Upphandlande organisation Lidingö Stad Markus Lundström Upphandling Familjerådgivning LOV 16/188 Sista ansökansdag: :00 Symbolförklaring Texten ingår i annonsen Texten kommer att ingå i avtalet Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Frågan kommer att följas upp under avtalstiden Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan ställs endast upplysningsvis Frågan besvaras av upphandlaren 1. Ansökningsformulär 1.1 Inbjudan Välkommen att bli leverantör i Lidingö stads valfrihetssystem för familjerådgivning. För att bli godkänd som leverantör inom valfrihetssystemet ska en ansökan lämnas där alla krav har accepterats. Det får inte heller finnas någon uteslutningsgrund enligt 7 kap 1 lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV). Valfrihetssystemet innebär att de Lidingöbor som önskar familjerådgivning kan välja fritt mellan de verksamheter som finns i valfrihetssystemet, det vill säga stadens familjerådgivning och de enskilda verksamheter som godkänts som leverantörer i valfrihetssystemet. Lidingö stad kommer nedan att anges som staden och sökande kommer att anges som sökande och leverantör Diarienummer OSN/2016: Allmän orientering Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt LOV Uppdragets innebörd Med familjerådgivning menas samtal med syfte att bearbeta samlevnadskonflikter i parförhållanden och familjer. Samarbetssamtal ingår inte i uppdraget utan ska hänvisas till omsorgs- och socialförvaltningens familjerådgivning Beskrivning av tjänsten Omsorgs- och socialnämnden i staden har fått Kommunfullmäktiges uppdrag att genomföra och administrera upphandlingen, godkänna utförare samt förvalta och följa upp avtalen. Leverantör kan inom Sida 1/15

2 1.2.3 Familjerådgivning Beskrivning LOV av tjänsten 16/188 Staden ska sörja för att familjerådgivning kan erbjudas dem som begär det genom kommunens försorg eller annars genom annan lämplig yrkesmässig rådgivare i enlighet med 5 kap. 3 socialtjänstlagen (SoL). Omsorgs- och socialnämnden i staden har fått Kommunfullmäktiges uppdrag att genomföra och administrera upphandlingen, godkänna utförare samt förvalta och följa upp avtalen. Leverantör kan inom ramen för ett valfrihetssystem inte garanteras några kunder Geografiskt område Geografiskt upptagningsområde är Lidingö Information om godkända leverantörer Staden ger skriftlig och muntlig information om vilka leverantörer som är godkända inom valfrihetssystemet. Godkända leverantörer samt sammanfattande resultat från avtalsuppföljningar kommer att finnas på stadens hemsida Leverantörens information ska följa stadens framtagna mall. Leverantören kan ha en länk till sin hemsida i denna information Skyldighet att ta emot uppdrag Leverantör får inte inom angivet geografiskt område tacka nej till par eller familjer som begär familjerådgivning av leverantören Byte av leverantör Par och familjer har rätt att byta till annan leverantör om de vill. Maximalt antal samtalstillfällen utökas dock inte med bytet Ickevalsalternativ Staden har skyldighet att tillhandahålla ett ickevalsalternativ för den som inte vill eller kan välja leverantör. Familjerådgivning i stadens egen regi är ickevalsalternativet. 1.3 Administrativa krav och föreskrifter Ansökans utformning Hela ansökningsförfarandet sker på svenska och ansökan ska lämnas elektroniskt via upphandlingssystemet Visma Tendsign vilket är kostnadsfritt, se vidare nedan. Bifogade intyg och handlingar namnges så att det tydligt framgår vad det är, exempelvis CV - Anna Johansson, Utbildningsbevis - Anna Johansson. Samtliga krav och villkor accepteras/besvaras vid ställda frågor i respektive avsnitt. Reservationer accepteras inte Ansökan via Visma Tendsign Ansökan registreras i det bolag som ansökan avser. För sökande som sedan tidigare har registrerat konto i Visma TendSign är det viktigt att kontrollera att registrerade uppgifter stämmer avseende företagsnamn, organisationsnummer, kontaktuppgifter m.m. Användarnamn och lösenord erhålls genom en enkel registrering på Efter genomförd registrering får sökande omedelbar tillgång till systemet. Bilagor till ansökningsformuläret kan bifogas direkt i Tendsign. Sökande får genom Visma Tendsign: - tillkommande information Sida 2/15

3 genomförd Familjerådgivning registrering LOV får sökande omedelbar tillgång till systemet. Bilagor till ansökningsformuläret 16/188 kan bifogas direkt i Tendsign. Vid frågor eller support kring hanteringen av systemet uppmanas ni kontakta,visma Tendsign, support på e-post tendsignsupport@visma.com eller på telefon Supporten har telefontid vardagar klockan Sökande får genom Visma Tendsign: - tillkommande information - kontroll av att ställda frågor i ansökningsformuläret är besvarade vid avlämnandet av anbud - en tydlig information ifall inte alla obligatoriska krav (ska-krav) är uppfyllda Om sökande inte registrerar sig på utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan staden inte garantera att kompletterande information bland annat frågor och svar under anbudstiden kommer er till handa. Sökande ansvarar då själv för att kontrollera och hämta tillkomna upplysningar via Visma Tendsign Frågor och kompletteringar angående ansökan Frågor ställs via frågor- och svarsfunktionen i Visma Tendsign. Staden besvarar frågor via samma funktion. Om sökande finner felaktigheter eller oklarheter i ansökningsformuläret kontaktas staden via frågor- och svarsfunktionen för rättelse. Endast skriftlig komplettering lämnad av staden är bindande för både staden och den sökande. Om ansökningsformuläret behöver kompletteras av någon annan anledning lämnas skriftlig komplettering genom Visma Tendsign. Sökande som erhållit ansökningsformuläret på annat sätt än genom, Visma Tendsign, ansvarar själv för att hämta eventuella frågor och kompletteringar via Visma Tendsign Godkännande och avtalsskrivning För att tilldelas avtal krävs att samtliga villkor uppfylls. Snarast efter att beslut fattats om ansökan antagits eller inte kommer sökande att underrättas om beslutet. En underrättelse skickas via Visma Tendsign till den som lämnat in ansökan. Leverantör ska efter att beslut meddelats vara beredd att underteckna avtalet. Avtal ska undertecknas av båda parter för att äga giltighet. Stadens familjerådgivning i egen regi är direktkvalificerade i valfrihetssystemet Rättelse av fel, förtydligande och komplettering Lidingö stad kan tillåta att sökande rättar en uppenbar felskrivning eller något annat uppenbart fel i ansökan. Staden kan också begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras. Staden är dock inte skyldig att medge komplettering eller förtydligande Handläggning av ansökan Staden handlägger och godkänner kompletta ansökningar löpande. Handläggningstiden är normalt tre (3) månader från det att ansökan kommit in till staden. Undantag gäller dock under sommarmånaderna och längre sammanhängande helgdagar där handläggningstiden kan bli längre. Tidsplanen gäller under förutsättning att ansökan är komplett. Ansökan är bindande under handläggningstiden fram till att beslut fattats och eventuellt avtal tecknats. Då en ansökan har inkommit kontrolleras följande: - att ansökan är korrekt och komplett besvarad och inte innehåller förbehåll - att sökande uppfyller de krav som anges i förfrågningsunderlaget - att samtliga krav har accepterats När sökande godkänts eller inte godkänts meddelas detta genom ett skriftligt beslut. Sida 3/15

4 - Familjerådgivning att sökande uppfyller LOV de krav som anges i förfrågningsunderlaget 16/188 - att samtliga krav har accepterats Som en del av handläggningen kallar staden till ett möte. Vid mötet ska sökande ha med sig fullständigt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) och utdrag från belastningsregistret i obrutet kuvert. När sökande godkänts eller inte godkänts meddelas detta genom ett skriftligt beslut Förändring av krav för godkännande Kraven för godkännande kan komma att förändras genom beslut i omsorgs- och socialnämnden. Staden förbehåller sig rätten att göra smärre justeringar och tillrättalägganden i förutsättningarna under pågående avtalstid utan att ändringarna behöver föranleda att nytt avtal upprättas med leverantören. Det kan handla om att kommunens mål, regler och rutiner ändras något eller att det sker mindre lagändringar. Detta innebär att samtliga leverantörer måste driva verksamheten i enlighet med de nya kraven. Vid större förändringar kommer staden att gå ut med ett nytt ansökningsförfarande Upphandlingssekretess Staden omfattas av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna sekretessbeläggas måste stöd för detta finnas i offentlighet- och sekretesslagen, OSL, (2009:400). Begäran om sekretess Inkommen ansökan är i huvudregel offentlig. Av 31 kap. 16 OSL följer dock att sekretess gäller för uppgift i ansökan som rör sökandens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att sökanden skadas om uppgiften röjs. Anser sökande att vissa uppgifter i inlämnad ansökan omfattas av sekretess ska sökande precisera vilka uppgifter detta gäller och en motivering till på vilket sätt sökandes skulle skadas om uppgifterna lämnades ut. Om sekretess begärs för anbudsdelar eller bilagor läggs delarna i en separat bilaga och märks med texten "Sekretess begärd". Sekretessprövning kan inte göras i förväg utan sker först när någon begär att få ta del av uppgiften. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan inte lämnas. Det är staden, i egenskap av offentlig myndighet, som beslutar om en uppgift kan sekretessbeläggas. I undantagsfall kan en upphandlande myndighet sekretessbelägga uppgifter om enskildas affärs- och driftförhållande. Beslutet kan överklagas till kammarrätt Allmänhetens rätt till insyn På begäran av staden ska leverantören tillhandahålla uppgifter, utan oskäligt dröjsmål, som gör det möjligt för staden att ge allmänheten insyn i hur uppdraget utförs i enlighet med 3 kap 19 a Kommunallagen. Leverantör ska årligen, senast den 1 mars, skicka verksamhets- och kvalitetsberättelse till staden. Leverantören är inte skyldig att lämna information om det inte kan ske utan väsentlig praktisk olägenhet för leverantören eller om det strider mot lag eller annan författning som till exempel personuppgiftslagen (PUL) eller offentlighets- och sekretesslagen (OSL) Lagar, förordningar och föreskrifter samt kommunens mål Leverantören ska vara väl förtrogen med de lagar, förordningar, föreskrifter och nationella riktlinjer som gäller för verksamhetsområdet familjerådgivning. Leverantören ska kontinuerligt uppdatera sig om förändringar och nyheter inom lagstiftning, förordningar och föreskrifter som gäller verksamhetsområdet samt styrande riktlinjer, policys m.m. som gäller för verksamhetsområdet i staden. Vidare ska leverantören vara väl förtrogen med och arbeta för att uppnå nämndens mål för verksamhetsområdet Accept och uppfyllande av krav Sida 4/15

5 Vidare ska leverantören vara väl förtrogen med och arbeta för att uppnå nämndens mål för Familjerådgivning LOV 16/188 verksamhetsområdet Accept och uppfyllande av krav Accepteras angivna krav/ansvar under avsnitt "Administrativa krav och föreskrifter"? Kraven ska även uppfyllas under avtalstiden. 1.4 Krav på sökande/leverantör Krav på leverantör/sökande Nedan anges de krav som ställs för att sökande ska bli godkänd som leverantör. Alla krav gäller även under avtalstiden Grunder för att utesluta en ansökan i enligt med 7 kap. LOV Sökande får uteslutas vid ansökan och pågående avtal med leverantör kommer att hävas, om staden får kännedom om att någon av förutsättningarna i 7 kap 1 LOV föreligger. Sökande försäkrar att skäl för uteslutning saknas enligt ovan angivna lagkrav Registrering, skatter och avgifter Sökande ska uppfylla de i Sverige ställda lagkrav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Sökande ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller liknade register. Staden kommer själv att kontrollera detta. Sökanden behöver inte bifoga några av dessa dokument. För stiftelse, ekonomisk eller ideell förening ska stadgar samt protokoll som visar vilka personer som ingår i styrelsen och vem/vilka som är firmatecknare bifogas ansökan. a. Är ni organiserade som en stiftelse, ekonomisk eller ideell förening? Bifoga i så fall stadgar och protokoll i nästa steg i processen enligt krav ovan. Ja/Nej b. Har stadgar och protokoll för stiftelse, ekonomisk eller ideell förening bifogats? Ja/Nej Skatter och avgifter mm Staden tecknar endast avtal med organisationer/juridiska personer som följer gällande lagar med mera och som fullgör sina skyldigheter, bland annat skyldigheten att betala skatt och avgifter. Om det under avtalstiden uppdagas att leverantören eller samarbetspart/underleverantör underlåtit att vid ett eller fler tillfällen betala förfallen skatt, sociala avgifter eller inte lämnat årsredovisning kan det vara grund för uppsägning av avtalet. Leverantören ska vara registrerad för F-skatt senast i samband med kontraktets tecknande Åberopa andra företags kapacitet Sida 5/15

6 1.4.5 Familjerådgivning Åberopa andra LOV företags kapacitet 16/188 Sökande får åberopa andra företags ekonomiska, tekniska eller yrkesmässiga kapacitet för att uppfylla ställda krav. Sökande ska tillhandahålla ett åtagande från företaget i fråga eller på annat sätt kunna visa att sökande kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Bevis bifogas ansökan. a. Avser ni åberopa andra företags kapacitet? Hänvisa i så fall här till bilagan för intyg och bifoga i nästa steg i processen bevis från företaget vars kapacitet åberopas. Ja/Nej b. Har eventuellt åberopande av andra företags kapacitet styrkts? Ja/Nej Referenser Sökande ska lämna två (2) referenser som avser liknande uppdrag som sökande genomfört helt eller delvis under de senaste tre (3) åren och som styrker den allmänna kompetensen att ha utfört familjerådgivning. För nybildade företag kan referenserna avse verksamhetsansvarig eller annan person med likvärdig ställning i företaget. Referenterna ska vara vidtalade och insatta i vilket uppdrag referenstagningen gäller. Följande frågor kommer att ställas vid referenstagning: - vilken är din relation till sökande? - bedömer du att sökande är kompetent inom området familjerådgivning? - anser du att sökande har kunskap om lagstiftningen inom området? Om sökande har haft tidigare avtal med referent: - har sökande planerat och fullföljt uppdraget på ett tillfredsställande och avtalsenligt sätt? Frågorna kan komma att kompletteras med följdfrågor. För att bedöma sökandens erfarenhet och kunskap inom verksamhetsområdet görs en samlad bedömning av svaren. a. Bifoga separat dokument med referenser, vilka anges med företagets namn och kontaktpersonens namn, telefonnummer och e-postadress. Bifogad fil b. Har två referenser lämnats från liknande uppdrag under de senaste tre åren? c. Bedöms sökande ha förutsättningar att utföra uppdraget? Ekonomisk och finansiell ställning Sökande ska ha tillräcklig ekonomisk kapacitet för att fullgöra sina skyldigheter enligt avtalet Lokaler och inventarier Sida 6/15

7 1.4.8 Lokaler och inventarier Familjerådgivning LOV 16/188 Leverantören ska själv ansvara för och bekosta de lokaler som behövs för verksamheten. Leverantören ska även stå för kostnader för inventarier och annan utrustning, till exempel elektroniska hjälpmedel (dator, fax, mobiltelefoner, internetuppkoppling), som behövs för verksamheten Marknadsföring Leverantörens marknadsföring ska ske i enlighet med god marknadsföringssed och med stor respekt för kunderna och övriga leverantörer. Leverantören ska utforma sin marknadsföring på ett ansvarsfullt och professionellt sätt. Staden informerar om leverantören på stadens hemsida under funktionen "Jämförelseverktyget" och tar även fram, från leverantörens information i jämförelseverktyget, ett samlat informationsmaterial över samtliga leverantörer i staden. Leverantören ansvarar för att uppgifterna är aktuella och förändringar under avtalstiden ska omgående meddelas stadens kontaktperson så att rätt uppgifter finns i jämförelseverktyget. Uppgifter till jämförelseverktyget lämnas inte i ansökan utan inhämtas vid avtalsstart Kvalitetsledningssystem Leverantören ska ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9). Ett fullständigt ledningssystem innehåller följande delar: - kvalitetsstyrning: leverantören har dokumenterade rutiner så att rätt personal utför arbetet på rätt sätt och inom rätt tid - kvalitetssäkring: leverantören har rutin för hur leverantören ska arbeta utifrån lagstiftningens mål och utifrån nämndens mål för verksamhetsområdet - kvalitetskontroll: leverantören har ett avvikelsehanteringssystem för fel och brister i verksamheten samt klagomål och synpunkter - kvalitetsutveckling: leverantören har rutin för ett ständigt förbättringsarbete i sin verksamhet vilket innebär att leverantörens uppföljning av verksamheten leder till korrigerande och förbättrande åtgärder Miljöarbete Leverantören ska fullgöra uppdraget på ett sätt som innebär minimal negativ miljöpåverkan vad gäller avfall och energianvändning. Leverantören ska även ha kännedom om stadens miljöprogram som finns på stadens hemsida Accept och uppfyllande av krav a. Accepteras övriga angivna krav/ansvar under avsnitt "Krav på sökande"? Kraven ska även uppfyllas under avtalstiden. b. Uppfyller sökande alla krav i avsnittet "Krav på sökande"? Har efterfrågade dokument bifogats alt. kompletterats? 1.5 Krav på tjänsten Utgångspunkt i genomförande av uppdrag Staden ska sörja för att familjerådgivning, genom stadens försorg eller annars genom lämplig yrkesmässig rådgivare, kan erbjudas dem som begär det (5 kap 3 2 stycket SoL). Med Familjerådgivningen ska erbjudas till familjer och par som söker hjälp för att lösa olika typer av relationsproblem. Rådgivningen ska genomföras Sida så att 7/15 den beaktar intentionerna i barnkonventionen.

8 Familjerådgivning LOV 16/188 Staden ska sörja för att familjerådgivning, genom stadens försorg eller annars genom lämplig yrkesmässig rådgivare, kan erbjudas dem som begär det (5 kap 3 2 stycket SoL). Med familjerådgivning avses i denna lag en verksamhet som består i samtal med syfte att bearbeta samlevnadskonflikter i parförhållanden och familjer. Familjerådgivningen ska erbjudas till familjer och par som söker hjälp för att lösa olika typer av relationsproblem. Rådgivningen ska genomföras så att den beaktar intentionerna i barnkonventionen. Familjerådgivningsverksamhet har en absolut tystnadsplikt. Den absoluta tystnadsplikten får brytas, och en anmälningsskyldighet finns, om familjerådgivaren får vetskap om barn utnyttjas sexuellt eller utsätts för fysisk eller psykisk misshandel i hemmet i enlighet med anmälningsskyldigheten enligt 14 kap 1 SoL Målgrupp och antal samtal Målgruppen är par/familjer boende på Lidingö. Minst en i paret ska vara bosatt på Lidingö för att paret ska erbjudas familjerådgivning genom staden. Leverantören är skyldig att vid den första kontakten ställa frågan om familjen eller minst en person i paret är bosatt på Lidingö. Vill dock personen i fråga vara anonym har den rätt att vara det. Antalet samtal ska maximalt vara sex (6) stycken. Vid behov av ytterligare stöd utöver dessa sex (6) samtal ska leverantör hänvisa till andra insatser, såsom socialtjänsten i staden, landstingets öppenvård eller annan adekvat insats Accept och uppfyllande av krav Accepteras angivna krav/ansvar under avsnitt "Utgångspunkt i genomförande av uppdrag"? Kraven ska även uppfyllas under avtalstiden Beskrivning av uppdraget Verksamhet Den enskilde ska kunna lita på att hans eller hennes behov av familjerådgivning blir tillgodosett med gott bemötande, respekt, integritet, objektivitet och självbestämmande. Den enskildes behov ska vara i centrum för rådgivningen. Leverantören ska ha tillräcklig erfarenhet av och kunskap om familjerådgivningsverksamhet för att kunna utföra uppdraget på ett tillfredställande sätt. Leverantören ska även ha en organisation som är anpassad för tjänsten familjerådgivning enligt detta förfrågningsunderlag. Paret/familjen ska kunna erbjudas både manlig och kvinnlig familjerådgivare och minst en medarbetare ska vara legitimerad psykoterapeut. Samtliga familjerådgivare ska bedriva renodlat familjerådgivningsarbete på minst 50 % av en heltid och ha regelbunden handledning specifikt i familjerådgivningsarbetet. Vid ansökningstillfället ska minst hälften av medarbetarna ha minst ett års dokumenterad erfarenhet av familjerådgivning med minst 50 %. a. Bifogade en redovisning som anger att ovan angivna fördelning av kompetenser finns inom företaget. Det går bra att ange personerna med initialer och vilken kompetens de innehar. Bifogad fil b. Uppfylls kompetenskraven inom personalgruppen enl. angiven fördelning? Sida 8/15

9 Familjerådgivning Bifogad fil LOV 16/188 b. Uppfylls kompetenskraven inom personalgruppen enl. angiven fördelning? Kompetens Följande kompetenskrav ska samtliga familjerådgivare uppfylla: - inneha akademisk examen med beteendevetenskaplig inriktning - ha grundläggande psykoterapeututbildning (steg1) och/eller familjeterapeutisk utbildning om minst 30 högskolepoäng (HP) och/eller Socialhögskolans fortbildningskurs i psykosocialt behandlingsarbete om 30 högskolepoäng - ha minst två (2) års erfarenhet av psykosocialt behandlingsarbete med inriktning på par och/eller familjer - ha genomgått egen psykoterapi enskilt under minst 50 timmar eller i grupp under minst 120 timmar Alternativ till ovanstående kompetenskrav kan familjerådgivaren uppfylla kraven för auktorisation enligt Sveriges kommunala familjerådgivare (KFR) eller annan likvärdig kompetens. Kompetenskraven ska vara uppfyllda under hela avtalsperioden. Alla medarbetares CV bifogas ansökan. Omsorgs- och socialnämnden eftersträvar ett utbud som tillgodoser olika behov av familjerådgivning. Leverantören ska i ansökan ange eventuell specialkompetens (kultur, språk, HBTQ mm). Leverantören ansvarar för att verksamheten utförs i enlighet med de lagar och förordningar som är tillämpliga inom verksamhetsområdet och enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. a. Uppfyller ni kompetenskraven enligt ovan? b. CV bifogas som utvisar relevant utbildning och yrkeserfarenhet enligt ovan. Bifogad fil c. Ange eventuell specialkompetens (kultur, språk, HBTQ mm). Fritext d. Uppfyller sökande kompetenskraven? Tillgänglighet Leverantören ska kunna erbjuda rådgivning snarast vid förfrågan och väntetiden får inte överstiga två veckor för nybesök. Undantag är juni-augusti då längre väntetid, en månad, kan accepteras. Verksamheten ska vara öppen året runt. Leverantören ska ha beredskap att erbjuda inledande krissamtal med mycket kort varsel eller inom högst fem arbetsdagar. Leverantören ska ta emot alla par och familjer som väljer leverantören. Paret/familjen har rätt att när som helst välja att byta leverantör och behöver inte ange orsak. Leverantören ska erbjuda mottagningstid dagtid vardagar och minst en kväll i veckan. Lokalerna ska vara tillgängliga för personer med funktionsnedsättning och ska kunna nås inom 45 minuter från Lidingö stadshus. Sida 9/15

10 som Familjerådgivning helst välja att LOV byta leverantör och behöver inte ange orsak. 16/188 Leverantören ska erbjuda mottagningstid dagtid vardagar och minst en kväll i veckan. Lokalerna ska vara tillgängliga för personer med funktionsnedsättning och ska kunna nås inom 45 minuter från Lidingö stadshus. Lokalerna ska även vara tillgängliga för personer med allergier. Leverantören ska följa stadens rutin för beställning av tolk och fakturering efter avslutat tolkuppdrag. a. Accept av samtliga krav under punkten "Tillgänglighet"? b. Redogör för era mottagningstider. Fritext c. Redogör för hur lokalen är anpassad för att ta emot personer med funktionsnedsättning och allergier. Fritext Dokumentation och andra skyldigheter Lex Sarah Leverantören ansvarar för att all personal känner till skyldigheten att rapportera missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande enligt 14 kap 3 SoL. Leverantören ska i enlighet med SOSFS 2011:5 och SOSFS 2013:16 ha skriftliga rutiner för hur skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja missförhållanden och risker för missförhållanden ska säkerställas. Missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande Leverantören ansvarar för att omsorg- och socialnämnden snarast informeras om inkommen rapport. Allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för allvarligt missförhållande Leverantören ansvarar för att omsorg- och socialnämnden omedelbart informeras om anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Leverantören ska skicka dels en kopia på anmälan till IVO, dels en kopia på genomförd utredning som lett till en anmälan till IVO Tystnadsplikt Att någon vänt sig till familjerådgivningen innebär att denne är skyddad genom absolut tystnadsplikt. Om det finns samtycke från den enskilde kan uppgifter helt eller delvis lämnas ut. Med anledning av den stränga tystnadsplikt som gäller för familjerådgivningen får någon menprövning inte göras. Leverantören är skyldig att säkerställa att all personal som utför uppdraget väl känner till tillämpliga bestämmelser om tystnadsplikt, anmälningsplikt och annan uppgiftsskyldighet som rör denna verksamhet Synpunkter och klagomål Klienters klagomål på familjerådgivningen omfattas inte av tystnadsplikten. Den enskilde ska alltid veta var synpunkter och klagomål kan lämnas genom tydlig information från leverantören. Leverantören ska arbeta systematiskt med synpunkter och klagomål. Leverantören ska i Sida 10/15

11 var synpunkter och klagomål kan lämnas genom tydlig information från leverantören. Familjerådgivning LOV 16/188 Leverantören ska arbeta systematiskt med synpunkter och klagomål. Leverantören ska i verksamhetsberättelse eller vid annan tid redovisa vilka synpunkter och klagomål som inkommit och vilka åtgärder som vidtagits. Leverantören ska ha ett skriftligt dokumenterat system för synpunkts- och klagomålshantering Dokumentation Det finns ingen dokumentationsskyldighet inom familjerådgivning. Om en familjerådgivare för anteckningar som tillfälligt stöd för minnet, kan de bedömas vara privata minnesanteckningar. Minnesanteckningar ska förstöras efter avslutad rådgivning. Om däremot anteckningarna förs i ordnad form och sparas för längre tid än de behövs för det aktuella uppdraget, är de allmän handling och bör likställas med journalanteckningar. Det totala antalet samtal ska redovisas en gång per år i samband med statistikredovisning och då lämnas till OSF för sammanställning och inlämning till Socialstyrelsen. Varje par/familj ska ha ett unikt ärendenummer som redovisas på faktura Uppföljning Omsorgs- och socialnämnden (OSN) följer upp verksamheten genom en enkätundersökning till dem som erhållit familjerådgivning. Alla par/familjer som erhållit ett andra samtal erhåller en enkät att fylla i på plats som sedan anonymt läggs i ett kuvert som försluts och lämnas till leverantören. Mätperioden är oktober och november varje år. OSN meddelar i samband med mätperioden på vilket sätt leverantören ska lämna kuverten med enkäterna. Staden följer även upp verksamheten på avtalsnivå. Det innebär att följa upp och utvärdera hur kraven i avtalet efterlevs. Leverantören ska på begäran lämna uppgifter som efterfrågas av Socialstyrelsen, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Statistiska Centralbyrån (SCB) med flera Accept och uppfyllande av krav Accepteras angivna krav/ansvar under avsnitt "Dokumentation, synpunkter och klagomål"? Kraven ska även uppfyllas under avtalstiden. 1.6 Kommersiella villkor Ersättning Kommunfullmäktige fastställer ersättningen till leverantörer inom familjerådgivning årligen. I ersättningen ingår samtliga kostnader för rådgivningen såsom personalkostnader, administration, IT-kostnader, lokal med mera. Leverantörens totala ersättning för ett samtal om 90 minuter är den egenavgift som leverantören tar ut vid besöket och omsorgs- och socialnämndens ersättning. Nedanstående egenavgift och ersättning gäller för år Egenavgift Kommunfullmäktige har fastställt egenavgiften för familjerådgivning till 350 kronor per samtal om 90 minuter. Egenavgiften tar leverantören ut av den enskilde direkt. Möjlighet till avgiftsbefrielse finns för par/familjer vars ekonomi ligger i nivå med, eller under, normen för ekonomisk grundtrygghet. Ersättning Ersättning från omsorgs- och socialnämnden är kronor per samtal om 90 minuter. Vid sent avbokat besök (mindre än 24 timmar innan avtalat besök) ersätter omsorgs- och socialnämnden leverantören med 550 kronor. I ersättningen ingår momsersättning Faktureringsunderlag Sida 11/15 Fakturering sker för utförd insats månadsvis och med betalning 30 dagar efter erhållen

12 avbokat besök (mindre än 24 timmar innan avtalat besök) ersätter omsorgs- och socialnämnden Familjerådgivning LOV 16/188 leverantören med 550 kronor. I ersättningen ingår momsersättning Faktureringsunderlag Fakturering sker för utförd insats månadsvis och med betalning 30 dagar efter erhållen faktura. Faktureringsavgift eller annan liknande avgift accepteras inte. Vid försenad betalning orsakad av staden accepteras dröjsmålsränta enligt räntelag och lag om ersättning för inkassokostnader mm. Leverantören ska skicka e-faktura en gång per månad. En faktura ställd till omsorgs- och socialnämnden och ska innehålla: - fakturadatum - företagets namn och adress - bank eller plusgiro - leverantörens organisationsnummer - uppgift om F-skatt - unikt nummer på par/familj och specificerat antal samtal och belopp - specificerade tolkkostnader - vid eventuell räntefakturering ska fakturanummer för ursprungsfakturan finnas angiven Accept Accept av samtliga kommersiella villkor. 2. Avtalsföreskrifter 2.1 Allmänna kontraktsvillkor Avtalet kommer att kompletteras med kraven från övriga delar i underlaget Avtalstid och uppsägning Avtalstiden gäller från och med... och tills vidare. Part äger rätt att säga upp avtalet med tre (3) månaders uppsägningstid. Uppsägning ska vara skriftlig Upphörande av kontrakt Om leverantören inte har haft några uppdrag under en period av 12 månader upphör avtalet att gälla utan uppsägning. Leverantören meddelas skriftligen av staden 14 dagar innan kontraktets upphörande Kontraktshandlingar i inbördes ordning Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar/tillägg till kontrakt 2. Kontrakt 3. Ansökningsformulär/förfrågningsunderlag med bilagor 4. Ansökan Ändringar och tillägg Staden kan fatta beslut om att under kontraktstiden ändra ersättning, krav på tjänst och krav på leverantör. En sådan förändring meddelas skriftligt till leverantören senast sex (6) veckor innan den träder i kraft. Om leverantören inte säger upp kontraktet inom tre veckor från informationstidpunkten betraktas det som att leverantören har accepterat förändringen Ansvar och sanktion Sida 12/15

13 Accept av samtliga kommersiella villkor. Familjerådgivning LOV 16/ Avtalsföreskrifter 2.1 Allmänna kontraktsvillkor Avtalet kommer att kompletteras med kraven från övriga delar i underlaget Avtalstid och uppsägning Avtalstiden gäller från och med... och tills vidare. Part äger rätt att säga upp avtalet med tre (3) månaders uppsägningstid. Uppsägning ska vara skriftlig Upphörande av kontrakt Om leverantören inte har haft några uppdrag under en period av 12 månader upphör avtalet att gälla utan uppsägning. Leverantören meddelas skriftligen av staden 14 dagar innan kontraktets upphörande Kontraktshandlingar i inbördes ordning Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar/tillägg till kontrakt 2. Kontrakt 3. Ansökningsformulär/förfrågningsunderlag med bilagor 4. Ansökan Ändringar och tillägg Staden kan fatta beslut om att under kontraktstiden ändra ersättning, krav på tjänst och krav på leverantör. En sådan förändring meddelas skriftligt till leverantören senast sex (6) veckor innan den träder i kraft. Om leverantören inte säger upp kontraktet inom tre veckor från informationstidpunkten betraktas det som att leverantören har accepterat förändringen Ansvar och sanktion Om en leverantör inte uppfyller de krav som anges i ansökningsformuläret vid varje enskilt tillfälle eller uppvisar fel och brister i sin verksamhet vid uppföljning så gäller tillämpning av ansvar och sanktion för varje kravområde. Varning Med varning avses normalt att leverantören får en tillsägelse om att rätta upp fel och brister som framkommit vid uppföljning eller på annat sätt. Leverantören ska lämna in en åtgärdsplan som beskriver hur felen och bristerna ska åtgärdas. Åtgärdsplanen ska ha inkommit inom den tid som staden angivit. Vite Om leverantören inte åtgärdat fel och brister inom angiven tid utgår ett vite med kronor per tillfälle. Leverantören kan få ytterligare utsatt tid för att rätta till fel och brister i särskilda fall. Om rättelse inte sker inom angiven tid har staden rätt att säga upp eller häva kontraktet Överlåtelse av kontrakt eller uppdrag Kontrakt får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan stadens skriftliga medgivande. Om leverantören blir uppköpt eller verksamheten på annat sätt övergår på annan har staden rätt att säga upp avtalet till tidpunkt som staden väljer Skadeståndsskyldighet Sida 13/15 Leverantören svarar i förhållande till Lidingö stad för skadestånd som staden på grund av vållande hos

14 leverantören blir uppköpt eller verksamheten på annat sätt övergår på annan har staden rätt att säga Familjerådgivning LOV 16/188 upp avtalet till tidpunkt som staden väljer Skadeståndsskyldighet Leverantören svarar i förhållande till Lidingö stad för skadestånd som staden på grund av vållande hos leverantör eller personal som denne svarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man Försäkring Leverantören ska teckna och under kontraktsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring och andra erforderliga försäkringar som håller staden skadeslös vid skada. För att styrka att ovannämnda försäkringar tecknats ska leverantören lämna en kopia på försäkringsbrev vid undertecknande av kontrakt och därefter på anmodan Information mellan staden och leverantör Staden och leverantören ska fortlöpande informera varandra om de förhållanden som är av betydelse för staden och leverantören Meddelarfrihet Den starka tystnadsplikten inom familjerådgivningen innebär att medarbetare inte får använda sig av rätten att fritt lämna meddelande till massmedier Antidiskriminering Leverantören ska vid utförandet av den kontrakterade tjänsten följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses är brottsbalk (1962:700) samt diskrimineringslag (2008:567). Leverantören är under kontraktstiden skyldig att på begäran av staden skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt första stycket. Tiden för redovisning ska vara minst en vecka, om inte längre tid överenskommits. Om leverantören inte inom angiven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att göra enligt andra stycket eller om leverantören vid utförandet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i första stycket äger den upphandlande myndigheten rätt att säga upp kontraktet Arbetsgivaransvaret Leverantören svarar för alla kostnader för t.ex. löner, sociala avgifter och andra kontraktsenliga eller lagstadgade löneomkostnader. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvaret i förhållande till denna personal Arbetsmiljöansvar Leverantören har ett arbetsmiljöansvar för den egna anställda personalen enligt arbetsmiljölagen (1977:1160) och ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete Force majeure Om part på grund av myndighets åtgärds- krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta kontrakt, ska leverantören i nödvändig omfattning vara befriad från desamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har staden rätt, att så länge de består, själv utföra leverantörens åtaganden. Ersättningen till leverantören reduceras i förhållande till i vilken grad denne inte kan fullgöra sina åtaganden Tvist mellan staden och leverantör Tvist mellan staden och utförare med anledning Sida av ingånget 14/15 kontrakt ska avgöras enligt svensk rätt i

15 Ersättningen till leverantören reduceras i förhållande till i vilken grad denne inte kan fullgöra sina Familjerådgivning LOV 16/188 åtaganden Tvist mellan staden och leverantör Tvist mellan staden och utförare med anledning av ingånget kontrakt ska avgöras enligt svensk rätt i svensk allmän domstol där staden svarar i tvistemål. 2.2 Accept av avtalsföreskrifter Accept Accept av samtliga villkor och krav i Avtalsföreskrifter. Sida 15/15