1. Året som gått Medlemmar Organisation... 3 Styrelse... 3 Valberedningen... 4 Övriga uppdrag... 4

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2013

2 Innehållsförteckning 1. Året som gått Medlemmar Organisation... 3 Styrelse... 3 Valberedningen... 4 Övriga uppdrag Styrelsens berättelse Träning och tävling Klubbmästerskap Sociala Evenemang Information/Web/Sociala medier IRONMAN Kalmar Ekonomisk berättelse Budget för verksamhetsåret Verksamhetsplan för verksamhetsåret Bilagor... 8

3 1. Året som gått Denna verksamhetsberättelse är upprättad för den ideella föreningen Kalmar RC Triathlon med sitt huvudsakliga verksamhetsområde i Kalmar. Verksamhetsår: Kalmar RC Triathlon var under året medlem i följande specialidrottsförbund: Svenska Triathlonförbundet, Svenska Cykelförbundet och Svenska Friidrottsförbundet. Genom klubbens medlemskap i dessa förbund och dess regionalförbund är Kalmar RC Triathlon även ansluten till Svenska Riksidrottsförbundet Medlemmar Antal betalande medlemmar vid verksamhetsårets slut uppgick till 242 (75% män, 25% kvinnor) Medlemsavgiften för verksamhetsåret 2013 uppgick till: Ordinarie medlem 650kr Familj 800kr Ungdom <20år 400kr 1.2. Organisation Styrelse Ordförande Vice ordförande Sekreterare Kassör Ledamot Ledamot Suppleant Henrik Brovell Ola Karlsson Stefan Johansson Monica Wilén Jonas Andersson Jörgen Svensson Henrik Hansson Styrelsen har under verksamhetsåret haft 11st protokollförda ordinarie styrelsemöten exklusive årsmötet: Samt 1st extrainkallat protokollfört styrelsemöte: Utöver styrelsemöten har det även arrangerats 2st informationsmöten för medlemmar:

4 Valberedning Valberedningen har under verksamhetsåret bestått av följande medlemmar: Valberedning/ordf Mikael Åhlund Valberedning: Tomas Gustavsson Valberedning: Anders Öberg Valberedning: Maria Frid Övriga uppdrag Web/Information: Träning/Tävling: Träningsrådet: Funktionärsansvarig: Kläder: Medlemsansvarig: Kalmar Triathlon AB: Ironman: Henrik Brovell Jörgen Svensson Magnus Möller, Hanna Karlsson, Lizette Krantz, Marie Lindqvist, Kristoffer Svensson Ola Karlsson Jonas Andersson Monica Wilén Tomas Gustavsson Kristoffer Svensson, Anders Öberg, Magnus Nilsfors, Stefan Johansson 2. Styrelsens berättelse Kalmar RC Triathlon har fortsatt att växa under verksamhetsåret 2013 och hade vid årsskiftet nått nytt medlemsrekord på 242st medlemmar. Vi etablerar oss därmed som en av de största triathlonklubbarna i Sverige och en av de större föreningarna i regionen. Kalmar RC Triathlon verksamhet bygger till största delen på följande områden och aktiviteter: Träning och tävling Klubbmästerskap Sociala evenemang Information/Web/Sociala medier Ironman Kalmar Genom ovanstående vill vi fånga och erbjuda alla typer av medlemmar en attraktiv klubb som man kan trivas och utvecklas i. Under verksamhetsåret 2013 har klubben kraftsamlat ökat sin insats i varje av dessa områden. Resultatet är en attraktiv och framgångsrik klubb som haft en jämn tillväxt under hela 2013.

5 Under året har också styrelsen jobbat med att hitta en bra organisation och ett strukturerat sätt att arbeta med en klubb som växer kraftigt. Ekonomin har gåtts igenom och vi har bytt både redovisningssystem och medlemsregister för att få bättre ordning. En insats har även gjorts för att uppdatera medlemsuppgifterna och samla in mailadresser och telefonnummer då det saknas på ett stort antal medlemmar. Vi har även tagit fram en ny hemsida och ökat aktiviteten på Facebook för att lättare nå ut med information till medlemmarna. Dessutom har vi skaffat en fysisk postadress och gjort adressändring och namnändring på ett flertal ställen för att vi inte skall missa information som kommer till klubben. Även under 2013 togs det fram klubbkläder för beställning i vår numera klassiska blå/gula design. Vårat klädutbud utökades med ett antal produkter bl a rena löparkläder och strumpor. Vi lanserade dessutom i slutet av året en webshop för att på ett enkelt sätt kunna marknadsföra och sälja det lager av kläder som finns tillgängligt i klubben Träning och tävling Under 2013 har vi erbjudit fler organiserade träningstillfällen än någonsin tidigare. Genom ett tätt samarbete med Malkars har vi under vintern haft möjlighet till både gymcirkel och spinning med högt antal deltagare och egna tränare. Träningarna har planerats och genomförts med hjälp av träningsrådet som inrättade i början av året. Träningsrådet bemannas av medlemmar som hjälper till att arrangera och hålla i träningar för klubben. Samarbetet med Kalmar Simsällskap har fortsatt vilket inneburit två simpass i veckan både vår och höst med tränarstöd från KS. Under sommarhalvåret ersattes simpassen inne med fasta tider då vi träffades för öppetvatten simning i Långviken. Dessa pass var utan tränare och upplägg men med säkerhetstanken om att inte simma själv som bas. Det har arrangerats löpning på tisdagar och lördagar under i princip hela året där vi haft medlemmar engagerade som ledare/tränare. På tisdagarna har det erbjudits intervaller enligt planering som gjorts upp i förväg och under hösten infördes även testlopp för att kunna mäta sin utveckling. Lördagslöpningen har fortsatt med sitt fokus på långdistans och deltagandet har legat på mellan ungefär hela säsongen. Det erbjuds två längder och minst två fartgrupper varje lördag. På cykelsidan har vi under året haft stående distanscykling på lördagar och söndagar med utgångspunkt från Svanebergsbron. Dessa pass är inte tränarledda utan är istället en tid där vi träffas för att sätta en runda och dela oss i grupper. Deltagarantalet på dessa pass har varierat över året. Under den varmare delen av året och när spinningen slutat har vi kört intervaller på torsdagarna med start från Svanebergsbron. Upplägget på intervallerna har varit att alla skall kunna vara med oavsett förmåga och att vi ständigt samlar ihop oss och roterar på samma vägsträcka för att skapa en gemenskap. Utöver våra gemensamma fasta träningstillfällen har vi även arrangerat två träningshelger under våren och en träningsdag under hösten. Vid ett tillfälle under våren bjöd vi in Luke Dragstra som tränare vi en träningsdag och under hösten var det Christian Malmström från Karlskrona Simsällskap som höll i inspirationspass och föreläsning om träningsplanering över ett år.

6 Tillsammans med Kalmar Simsällskap har även under verksamhetsåret bedrivits ungdomsverksamhet med träningar både i simhall, sporthall och utomhus. Under verksamhetsåret har medlemmar från Kalmar RC Triathlon synts och deltagit på en stor mängd tävlingar internationellt, nationell och lokalt. Närvaron på de lokala tävlingarna har varit större än på länge med deltagande på bl a Malkars 21, Kalmar Milen, Kyrkstafetten, Växjöloppet, Växjö Marathon, Karlskrona Triathlon, Växjö Triathlon, Jämjöhalvan, Kustmaran, Kustjagaren, Kalmar Mini Tri, Tri4Fun, Ironman Kalmar och Vintercupen. Nationellt genomfördes en klubbresa till Halmstad Triathlon där 16st medlemar var med och tävlade och en stor hejarklack hade slagit upp basläger längs banan. Utöver Halmstad har vi deltagit bl a i Göteborgsvarvet, Vätternrundan, Vansbro Triathlon, Vansbrosimmet, Sövde Triathlon, Stockholm Marathon Malmö Triathlon, Stockholm Triathlon, Tjörn Triathlon. Flertalet fina tider och placeringar är noterade inklusive ett antal pallplatser. Även internationellt har klubben synts under tävlingsåret 2013 med deltagande på bl a Challenge Fuertuventura, Ironman 70.3 Mallorca, Ironman France, Ironman Austria, Ironman Frankfurt och OstSeeMan Triathlon Klubbmästerskap Vi har under 2013 genomfört tre klubbmästerskap på cykel 30km tempo, Triathlon sprint och 10km löpning. Cykel och löpning var nya för året och genomfördes som mindre event på varsin torsdagskväll medan klubbmästerskapet i triathlon återigen hölls en söndagskväll ute på Värsnäs med stor publik och grillning som avslutning. Årets klubbmästare blev följande: Cykel 30km tempo Herrar: Lars- Göran Petersson Damer: Hanna Karlsson Triathlon Sprint Herrar: Magnus Kalén Damer: Pija Lavås Löpning Herrar: Damer: Daniel Johansson Elenor Nilsson 2.3. Sociala Evenemang Vi har under året även försökt att öka de sociala evenemangen för att ge möjlighet till nätverkande, erfarenhetsutbyte och att ha trevligt med likasinnade. Vid årsmötet fortsatte traditionen med bowling och mat där även respektive och familjer var välkomna. Utöver detta ordnades resan till Halmstad med gemensam buss och boende på vandrarhem. Begreppet social running infördes och vi hann genomföra ett pass som bestod av löpning, frukost och en kortare föreläsning. I samband med klubbmästerskapet i triathlon hade vi grillkväll och vi avslutade säsongen genom att ha klubbkväll på Stars and Stripes i samband med sändningen från Ironman Hawaii.

7 2.4. Information/Web/Sociala medier Under verksamhetsåret har en ny hemsida lanserat som förhoppningsvis ger oss bättre möjligheter till informationsspridning kring klubben och vår verksamhet. Hemsidan byggdes om från grunden men på samma plattform som tidigare som tillhandahålls av Idrott Online. Hemsidan är att betrakta som vår huvudkanal för information. Vår grupp på Facebook används flitigt och fokus från styrelsen har legat på att länka nyheter från hemsidan till Facebook för att få bättre spridning. En insats gjordes under hösten för att uppdatera vårt medlemsregister med fler mailadresser då klubben saknar denna kontakt väg till ca hälften av medlemmarna. Uppdateringen resulterade i att vi fick in ytterligare en handfull adresser IRONMAN Kalmar I vanlig ordning så var årets stora utmaning för klubben att delta i arrangemanget av Ironman Kalmar. En tävling som är viktig för klubben i många avseenden. Dels är det en viktig inkomstkälla, en rekryteringsgrund för nya medlemmar, en viktig tävling för befintliga medlemmar och ett verktyg för att sätta Kalmar på kartan som triathlonstad. Inför tävlingen 2013 så valde WTC som äger rättigheter till Ironman att utlösa det uppköpsvillkor som fanns i det licensavtal som vi haft till tävlingen via vårt bolag Kalmar Triathlon AB. Affären syftade till att WTC skulle köpa upp Kalmar Triathlon AB från oss arrangerade föreningar (Kalmar RC Triathlon, Kalmar OK, Kalmar Simsällskap, KFUM Cykel) och därmed ta över arrangörsansvaret för tävlingen. I affären ingick också tecknandet av ett serviceavtal med oss föreningar för att säkra driften och det operativa arrangerandet av tävlingen. Detta serviceavtal skrev med oss föreningar tom Affären förhandlades och genomfördes under sommaren och avtalen skrevs på 16/8, dagen innan Ironman Kalmar 2013 genomfördes. Avtalet är mycket viktigt för klubben och säkrar framtiden för tävlingen. För att få en gemensam avtalspart mot WTC valde vi klubbar att starta ett nytt bolag kallat Sport Alliansen i Kalmar AB där Kalmar RC Triathlon äger 35% av aktierna. Ägande fördelningen är tänkt att återspegla det ungefärliga engagemang som varje klubb lägger eller har lagt i tävlingen. Avtalen innehåller följande huvuddrag: Köpeavtal med köpeskillning och tilläggsköpeskillning varje år fram till 2018 Serviceavtal med fast ersättning fram till 2018 Serviceavtal med tydliga ansvarsområden Säkerhet vid eventuell utebliven tävling 2013 års tävling bjöd på deltagarrekord igen och arrangemanget var större än någonsin i alla aspekter. Klubben hade huvudansvaret för löpmomentet och bemannande med tre stycken grenansvariga och funktionärer till vätskestationer, förcyklister och domare. I övrigt hade vi medlemmar som var ansvariga för bikepark, athletes garden, pro, cykeldomare, information och logistik. Dessutom deltar medlemmar från vår klubb i tävlingsledningen. Under hela veckan fram till tävlingsdagen pågick arbetet med att färdigställa banor och områden med hjälp av ideella krafter från vår klubb. Under onsdagen genomfördes Kalmar Mini Tri där vi bl a hade huvudansvaret för löpningen.

8 Inför 2013 års tävling hade vi lärt oss mycket från tidigare år och vi var bättre förberedda och strukturerade i arbetet. Detta resulterade i bättre styrning av arbetsuppgifter och moment samt att den totala tidsåtgången gick ner något. Totalt la klubben ca 4000h på tävlingen Ekonomisk berättelse Under verksamhetsåret har intäkterna från medlemsavgifterna använts för att täck de utgifter vi har för de gemensamma träningstillfällena. Här är kostnaderna för simträningen störst. En stor utgiftspost är också subventionering av klubbkläder. Förutom intäkterna från medlemsavgifterna har vi även stora intäkter från ersättningen från Ironman Kalmar och försäljningen av Kalmar Triathlon AB. Dessa pengar används för att anordna extra event som träningshelger, klubbkväll och resor. Till viss del har även bidrag erhållits från Smålands Idrotten för specifika evenemang. För en detaljerad redogörelse se bilaga 1 och 2 för detaljerad redogörelse. 4. Budget för verksamhetsåret 2014 En budget har tagits fram för verksamhetsåret 2014 vilken baserar sig på intäkter från medlemsavgifter och utgifter för vår löpande verksamhet. För en detaljerad redogörelse se bilaga Verksamhetsplan för verksamhetsåret 2014 En verksamhetsplan har tagits fram för verksamhetsåret Verksamhetsplanen är formad för en fortsatt utveckling av klubben och en ytterligare tillväxt på medlemssidan. Fokusområdena för det kommande året är samma som för 2013 även om mer kraft kommer läggas på arrangemanget av Ironman. För en detaljerad redogörelse se dokumentet Verksamhetsplan Bilagor Bilaga 1 Resultatrapport 2013 Bilaga 2 Balansrapport 2013 Bilaga 3 Budget 2014 Bilaga 4 Revisionsberättelse 2013