EMAS easy för små och medelstora företag

Transkript

1 Ett enkelt sätt att förbättra miljö- och företagsprestanda EMAS för små och medelstora företag på 10 dagar med 10 personer på 10 sidor i 30 steg Prestanda, trovärdighet, öppenhet

2 Vad är EMAS? EMAS är som ett varumärke Det betyder att vi går längre än kravuppfyllelse, vi har ett aktivt personalengagemang, vi tillämpar en ärlig och uppriktig kommunikation, målet är god miljöprestanda. Gemenskapens miljöstyrnings- och miljörevisionsordning (EMAS) är ett ledningsverktyg för företag och andra organisationer för att utvärdera, rapportera och förbättra sina miljöprestanda. EMAS är öppen för alla sektorer i näringslivet, inbegripet offentliga och privata tjänster. EMAS stärktes 2001 genom införlivandet av EN/ISO som miljöledningssystem för EMAS, antagandet av en tilltalande EMAS-logotyp som visar för omvärlden att företaget är EMAS-registrerat, och ett intensivare beaktande av indirekta miljöeffekter, t.ex. i samband med finansiella tjänster, administrativa beslut och planeringsbeslut. Deltagandet i systemet är frivilligt. Det vänder sig till offentliga och privata organisationer som har verksamhet i Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), dvs. Island, Liechtenstein och Norge. De stora stegen till EMAS 4 steg till registrering Organisationer som vill registrera sig i EMAS måste vidta följande åtgärder: 1. Genomföra en miljöutredning och därvid beakta samtliga miljöaspekter i organisationens verksamheter, produkter, tjänster, bedömningsmetoder, rättsliga ramar och regelverk samt befintliga miljöledningsrutiner och -förfaranden. 2. Mot bakgrund av resultaten av utredningen upprätta ett effektivt miljöledningssystem som ger uttryck för organisationens miljöpolicy enligt högsta ledningens definition. I ledningssystemet måste ansvar, mål, medel, verksamhetsstyrning, utbildningsbehov, övervaknings- och kommunikationssystem upprättas. 3. Genomföra en miljörevision, och därvid särskilt bedöma ledningssystemet och överensstämmelsen med organisationens policy och program samt efterlevnaden av relevanta krav i miljöföreskrifterna. 4. Offentliggöra en redovisning av organisationens miljöprestanda i vilken uppnådda resultat ställs mot miljömål och det redogörs för framtida åtgärder för en ständig förbättring av organisationens miljöprestanda. I denna broschyr lämnas enkel vägledning om varje steg på vägen till EMAS. MEDDELANDE EMAS för små och medelstora företag Heinz Werner Engel: Kopiering tillåten, utom i kommersiellt syfte, med angivande av källan. Ecomapping och EMAS TM är registrerade varumärken Organisationer som vill motta information om kvalifikationer för EMAS -rådgivare, vänligen kontakta INEM, Rue van Elewyck 35, B-1050 Bryssel Tfn (32-2) Fax (32-2) E-post: info@ecomapping.org Internet: 2

3 EMAS för små och medelstora företag EMAS passar för små företag! Små och medelstora företag är den ekonomiska ryggraden för de flesta ekonomier i Europa. De står ofta för 90 % av den industriella strukturen och bidrar på ett betydande sätt till ekonomisk tillväxt, social sammanhållning, sysselsättning samt regional och lokal utveckling. Merparten av företagen sysselsätter högst fem personer. En av de stora trenderna i den globala ekonomin för närvarande är en snabbt ökande standardisering av produkter, processer, ledning och information. Global sökning av varor och tjänster innebär att märken, standarder, ledningsverktyg och kontrollsystem blir allt viktigare. Vidare stöds denna trend av miljöinriktning i statliga program och miljöinköpsprogram för företag. Denna miljöinriktning, från miljöinköp till hållbar upphandling, kommer att förändra marknaden. Detta kommer att ha direkta, dagliga effekter för små och medelstora företag på den europeiska och globala marknaden och i den världsomfattande distributionskedjan. Ett ökat antal småföretag har redan tvingats eller kan inom den närmaste framtiden tvingas uppvisa en erkänd meritlista över regelbunden positiv miljöledning, också i utvecklingsekonomier. Hälsa, säkerhet, arbetsvillkor och sociala aspekter är numera också föremål för en ökad allmän granskning från konsumenter världen över. Därför handlar morgondagens affärer inte bara om produkter och processer utan också om hur de genomförs. Och det är vad EMAS också handlar om! Standarder och verktyg är till 90 % utformade för industrin, stora eller medelstora företag och mycket stora organisationer. Men de traditionella kvalitetsmetoderna och miljöledningsverktygen passar inte i ett mikro- eller småföretags verklighet (< 10 anställda). De passar inte heller i småföretag eller medelstora företag. Det är inte själva kvaliteten i standarderna som är för hög det är snarare de interna och externa hindren för tillträde som är för höga och krävande. Kostnad, pappersarbete, resurser, kunskap... Det är detta EMAS handlar om Det minskar byråkrati, kunskapshinder samt rådgivnings- och certifieringskostnader. Inledning Informellt Formellt Vad är EMAS? 2 Vad är miljökartläggning (ecomapping), och vad är ISO/EMAS? 4 Miljökartläggning att sätta i gång 5 Steg 1 Karta över stadssituationen 8 Steg 2 Materialflöde 9 Steg 3 Opinionsundersökning bland anställda väderkarta 10 Steg 4 Miljökarta över vatten 12 Steg 5 Miljökarta över jord och lagring 13 Steg 6 Miljökarta över luft, lukter, buller och damm 14 Steg 7 Miljökarta över energi 15 Steg 8 Miljökarta över avfall 16 Steg 9 Miljökarta över risker 17 Steg 10 Miljöinformationssystem 18 Från miljökartläggning till EMAS 19 Steg 11 Uppdatera miljökartorna för EMAS 20 Steg Planera miljöledningssystemet 21 Steg 12 Miljöpolicy 22 Steg 13 Identifikation av miljöaspekter 23 Steg FLIPO 24 Steg Syften och mål 25 Steg Införande och ledning dag för dag 26 Steg 17 Dela ut arbete och uppgifter i EMAS 27 Steg 18 Utbilda personalen Steg 19 Miljöhandboken 28 Steg Kontrollera miljöledningssystemet 30 Steg Internkontroll snabbkontroll 31 Steg 26 Registrering av händelser och dokument miljöloggboken 32 Steg Steg 28 Ledningens genomgång kontrollpanelen 33 Steg 29 Miljöredovisning 34 Steg 30: 35 EMAS verktygslåda på Internet för små och medelstora företag 36 3

4 l l l l l?? l Miljökartläggning (ecomapping) och EMAS Vad är miljökartläggning? Miljökartläggning är ett enkelt praktiskt verktyg avsett att i visuell form fungera som startprogram i miljöledning. Miljökartläggning handlar om att granska miljöpåverkan, problem och rutiner i små och medelstora företag i en gemensam inlärningsprocess. Den kan därför användas i den inledande miljöutredningen enligt EMAS-kraven. Viktig miljöinformation inhämtas systematiskt i den fysiska verkligheten på verkstadsgolvet och inte bara i böcker. Det är en systematisk metod som illustrerar viktig miljöinformation genom användning av enkla symboler i anläggningen. Den visuella metoden gör miljökartläggningen lättförståelig, och det blir ett användbart stödverktyg för att öka de anställdas och andra berörda parters medvetenhet om miljökonsekvenserna av en organisations verksamheter. Fler personer kan delta på ett tidigt stadium utan krav på större specialistförståelse. I miljökartläggningen används flera ECO-kartor för att underlätta och visualisera miljöproblem (hotspot)i ett företag. De olika kartorna (vatten, energi, luft, avfall) utgör en praktisk uppsättning grafisk information i flera skikt och leder omedelbart till miljöåtgärdsprogram. Eftersom 80 % av miljöinformationen är platsbaserad visar miljökartorna vad som händer, och var. Miljökartläggning är en idealisk utgångspunkt för miljöledningssystemet, som bidrar till att i tio steg förstå miljöproblem, material, flöden, de anställdas åsikter och syn på problem, samt arbetsprocesser. Vad är EMAS? EMAS är ett sätt att införa EMAS som är anpassat till småföretagens storlek, finansiella kapacitet och organisationskultur. EMAS är till god hjälp genom att ett antal nya inslag används. Det överensstämmer med ISO och EMAS-förordningen men är ändå inriktat på vad som är viktigt miljöskydd på verkstadsgolvet. Om ett företag redan har genomfört en del miljöarbete kan en miljökartläggning som överensstämmer med EMAS eller ISO genomföras på mindre än en vecka. Externa dokumentrevisioner och revisioner av anläggningen kan lätt genomföras på en dag. Delad dokumentation och delade förfaranden möjliggör ett mycket kostnadseffektivt grupperat arbete. Miljödeklarationen är kompakt och ger grundläggande och verkligt nödvändig information. l l l l l Hela processen har redan granskats med framgång gentemot EMAS-förordningen och ISO av industrirevisorer i tre företag. EMAS levererar EMAS på tio dagar, med tio personer på tio sidor. Från början till slutet omfattar arbetsprocessen trettio steg.????????????????? 4

5 Att sätta igång med EMAS Det finns ingen standardmetod. Införandeprocessen beror på organisationens storlek, produkter och tjänster samt ledningskultur. 1. Projektets slutmål måste vara tydligt Måste du införa ett miljöledningssystem därför att det europeiska huvudkontoret har bett dig? Krävs det ISOcertifiering eller EMAS-registrering för att få tillträde till en ny marknad? Vill du delta i ett framstående miljöprogram (t.ex. regionalt frivilligavtal)? Är du ute efter besparingar eller marknadsfördelar? Är du övertygad om att ett miljöledningssystem är den naturliga förlängningen av din nuvarande förvaltning och att det utgör en investering inför framtiden? 2. Analysera ditt resursbehov EMAS kräver tid, kunskap, mänskliga resurser, ytterligare information, extern rådgivning, ditt företags entusiasm och även ekonomiska resurser. 3. Se till att du har chefens stöd Se till att den högsta ledningen är delaktig och stöder projektet att införa EMAS. 4. Låt motiverad personal delta Involvera kollegerna från början. Bilda en kompetent grupp. Utnyttja internt kunnande och de anställdas erfarenhet. Ta tid på dig att agera, lära, bygga upp kapacitet och pröva dig fram. 5. Utse en ledare Utse en dynamisk samordnare som kan ge liv åt projektet, göra det effektivt och främja det internt. 6. Sök och inhämta nödvändig information Det stora antalet böcker som ges ut om miljöskydd inom olika sektorer kan vara en källa till information när du startar projektet. Sök information på Internet. Du kommer att finna information om lagenliga skyldigheter, ren teknik som skall användas samt åtgärdsplaner, fallstudier, rekommendationer etc. 7. Tillkalla miljörådgivare och sök offentliga stipendier och hjälp Extern hjälp kan vara bra för att gå igenom de olika stegen i EMAS, såsom den inledande utredningen och identifikationen av betydande miljöaspekter i företagets verksamheter, rättsliga krav, utveckling av förfaranden osv. Alla regioner har finansiella stöd för att täcka kostnader i samband med rådgivning till små och medelstora företag. 8. Vidta åtgärder för utbildning och kapacitetsuppbyggande Miljöledning är en process där du bara lär dig genom praktiska erfarenheter. Miljöutbildning är mycket viktigt. Det finns specifika offentliga program för kapacitetsuppbyggnad. 5

6 Verktygslåda för miljökartläggning, startpaket för EMAS Miljökartläggning är en process för att stegvis samla in lämplig information och omedelbart vidta miljöåtgärder. Eftersom 80 % av miljöinformationen är platsbunden, är det lämpligt med miljökartor över verkstadsgolvet. De framhäver olämpligt beteende, problem med utrustning, organisationen på arbetsgolvet och leder till att miljökonsekvenser identifieras. Miljökartorna visar vad som händer och var det händer när det gäller miljöskydd och beteenden. Miljökartläggning är en verktygslåda, och vart och ett av dess tio arbetssteg leder automatiskt till nästa steg. Arbetet utförs delvis på kontoret men huvudsakligen på verkstadsgolvet. Miljökartläggning är lätt. Den är till god hjälp och bidrar till kunskap om miljöproblem, materialflöden, åsikter samt fakta och siffror. 10 steg 1. Stadskartan och din sektorsspecifika information 2. Materialflöden och en grov uppskattning av vad som går in och ut. 3. De anställdas åsiktspool och delaktighet 4, 5, 6, 7, 8, 9. Miljökartläggning 10. Integration och mikrorapportering Steg 1. Anläggningen i stadsbilden: den urbana situationen Gör en karta över anläggningen, uppifrån sedd, inbegripet bilparkeringar, tillfartsområden, vägar och den omgivande miljön. Hur är bilden i stort? Tänk också på transport, underleverantörer, upphandlingspolicy och påverkan av produkter och tjänster! Steg 2. Vad går in och ut? Skaffa dig en idé om materialflödena och deras natur. Det hjälper dig att senare under arbetet vara mer uppmärksam på vissa aspekter som lagring, hälsorisker och resursanvändning. Materialflödet är också lämpligt för att få en uppfattning om tillhörande kostnader. Steg 3. Vad tycker de och hur känner de sig Arbetstagare är vuxna människor, med erfarenhet, åsikter och idéer. Gör dem delaktiga redan nu och gör en 120 sekunders utvärdering. Det hjälper dig när du skall göra en granskning på verkstadsgolvet och få stöd för EMAS. Steg 4, 5, 6, 7, 8, 9. Markera anläggningen på kartan Iaktta och bedöm miljöbeteende och utrustning Miljökartorna skall visa den faktiska situationen de skall vara enkla, igenkännliga och proportionella. De skall ha datum, namn och ett referensnummer. Du måste införliva ett eller två signifikativa föremål som ger dig möjlighet att omedelbart orientera dig i anläggningen (t.ex. maskiner, värmepannor etc.) Du får också använda exemplet i dokumentet som mall. Steg 10. Organisera, leda och kommunicera Du kommer under processen att upptäcka informationsbrister men också besluta om vilka miljösteg och åtgärder som behövs. Lägg all sådan relevant information i lämpliga fack och filer. Miljöindikatorer och rationell rapportering hjälper dig och personalen att hålla er informerade och upprätthålla dialogen med övriga berörda parter, som marknaden och den offentliga förvaltningen. Prova mallen på sidorna om du slutar här! 6

7 Hur du utarbetar och använder miljökartor Nödvändigt material A4 rutat papper och en kopieringsapparat. Tid som behövs Mindre än en timmes arbete för varje karta. När skall det göras? Efter avslutat räkenskapsår. Hur ofta skall de uppdateras? En gång per år eller när du renoverar anläggningen, utvidgar verksamheterna eller inom revisionscyklerna. Arkivering Med ISO och EMAS dokumentation och med årsredovisningen. Vem kan använda dem? Kartorna kan användas under olika etapper: baslinjeredovisning, utbildning, kommunikation och rapportering, dokumentation etc. Hur man kartlägger miljön 1. Karta över stadsbilden satellitbild Gör en karta över anläggningen, uppifrån sedd, inbegripet bilparkeringar, tillfartsområden, vägar och den omgivande miljön. Den bör visa den verkliga situationen. (2 kopior.) 1. Miljökarta: den urbana situationen 2. Miljökarta: anläggning 2. Karta över verkstadsgolvet Rita ytterlinjerna på den anläggning som skall avbildas och ange de inre utrymmena. Kartan skall kopieras (6 gånger) och utgöra grunden för det kommande arbetet. Kartorna skall visa den verkliga situationen de skall vara enkla, igenkännliga och proportionella. De skall ha datum, namn och ett referensnummer. Du måste införliva ett eller två betecknande föremål som ger dig möjlighet att omedelbart orientera dig i anläggningen (t.ex. maskiner, värmepannor etc.). 3. Symboler Gör dina egna symboler, men använd minst dessa två: Skuggade linjer: litet problem (område som skall övervakas, problem som skall undersökas). Cirkel: stort problem (stopp, korrigerande åtgärd). Ju allvarligare problemet är, desto tjockare är cirkeln. När det gäller miljöledning och påverkan betyder dessa symboler också följande: Frekvens Skala Allvarlighetsgrad Händer ibland Mindre Liten effekt Händer regelbundet Mycket lokalt Kan minskas Händer varje dag Betecknande för allt Dålig och oåterkallelig 7

8 Miljökarta: satellitbild Steg 1 Indgang Trafikretning Seksetagers bygning Vilken samverkan finns mellan din anläggning och grannarna? Vilken användning är tillåten för det område som omfattas (t.ex. kommersiell, industriell)? Vilken trafik genereras av verksamheterna (bil, tåg, lastbil, flygplan)? Finns det floder i närheten? Vilken typ av avloppssystem? Respekterar underleverantörerna miljön? Vilken miljöpåverkan medför dina produkter? Det finns alltid problem i samband med verksamheter Bilparkering: oljespill. Trädgårdsanläggande och skötsel: användning av bekämpningsmedel. Konflikter med grannar. Denna karta lokaliserar anläggningen i det urbana sammanhanget. Vem är du? Företagets namn... Kontaktperson... Adress: Gata...nr...Ort... Postnummer... Telefonnummer....Fax... E-post:... NACE-kod...VAT-nummer... Sektor Hantverk Industri Tjänster Infört ledningssystem: HACCP ISO 9000 Övrigt: Stadstrafik (se även Beräkna antalet fordon med anknytning till dina verksamheter och uppskatta antalet rörelser per år (bilar, lastbilar, etc.). Nedanstående tabell hjälper dig att grovt beräkna föroreningar som genereras. Utsläpp g/km Lätta fordon, bensin Lätta fordon, diesel Tunga fordon, diesel CO 2 (koldioxid) 250,00 133,00 837,00 NO x (kväveoxid) 2,53 0,55 19,20 SO 2 (svaveldioxid) 0,026 0,168 1,052 Iaktta och lokalisera Angränsande områdens användning (bostadsområden, grönområden, industriområden). Vägar och trafikriktning. Problem med grannar. Offentliga transporter. Samla information Lantmätning. Sektoriell miljövägledning. Verksamhetstillstånd. Byggnadstillstånd. Värdera och beräkna Trafikomfattning (bilar, lastbilar etc.). Tillgängliga och utnyttjade parkeringsområden. In- och utgående rörelser (leverantörer, sopåkare, anställda och kunder etc.). Indikatorer och rapportering Yta i m 2. Datum för etablering. Antal anställda i genomsnitt per år. Byggnadernas ålder. Antal fordonsrörelser. Omsättning (euro). 8

9 Materialflöden och resursanvändning Steg 2 Ditt företag är en svart låda. Råvaror, energi, biprodukter och emballage går in i företaget. Nya produkter, tjänster och även olika typer av avfall (fast, flytande, luftburet) lämnar företaget. Ett materialprocessflöde ger dig möjlighet att i kg, t och m3 få en klar bild av resursanvändningen, icke-produktiv produktion och en bättre förståelse för de produkters beskaffenhet som du använder eller bortskaffar. Använd internationellt allmänt accepterade mått (m3, kwh, ton, kg etc.)??????????????????????????????????????????? INGÅENDE (per år) Förbrukning Produkternas beskaffenhet Energi Eldningsolja liter.... Gas m Elektricitet kwh.... Diesel och bensin för bilar liter.... Förnybar energi kwh.... Vattenkonsumtion Vattendistribution m Grundvatten m Emballage Film kg.... Burkar kg.... Kartong kg.... Hjälpprodukter Smörjning l.... Rengöringsmedel l.... Tvättmedel, salt l.... Kontorsmaterial kg.... Datorer och elektronik..... enheter.... Råvaror Färger kg.... Lösningsmedel kg.... UTGÅENDE (per år) Produktion Produktens beskaffenhet Luftutsläpp CO kg.... SO x kg.... NO x gr.... Koncentration av lösningsmedel ppm.... Avloppsvatten Fortgående vattenåtervinning m BOD, biokemisk syreförbrukning.... mgr/liter.... COD.... mgr/liter.... Avfall Förpackningsavfall kg.... Farligt avfall kg.... Ofarligt avfall kg.... Papper och kartong kg.... Flytande avfall liter.... Produkter och tjänster Färdiga varor..... enheter.... Halvfabrikat..... enheter.... Service-enhet..... enheter.... Om möjligt identifiera produkternas beskaffenhet: Miljömärkt Återvunnet material Farligt för miljön Frätande ämne Lättantändligt Hälsofarlig produkt Mycket giftig eller giftig produkt Inköp återvinningsbart Miljö Hälsa och säkerhet 9

10 Arbetstagarnas delaktighet och opinionsundersökning Miljöväderkarta Steg 3 Innan du genomför en miljökartläggning på verkstadsgolvet, kan du finslipa förberedelsen med en opinionsundersökning bland personalen. Du ger då dina anställda en inblick i var miljöåtgärder är nödvändiga. Be dem lämna snabba och intuitiva svar ett kryss per fråga på 120 sekunder. Överensstämmelsen mellan resultaten i den snabba opinionsundersökningen ger dig möjlighet att utforska följande steg och inhämta intressanta upplysningar. Ordna en egen opinionsundersökning i tre steg 1. Anpassa, vid behov, den befintliga minirevisionen till din organisations verksamheter och miljöaspekter. Dela ut ett tillräckligt antal exemplar av den avslutade minirevisionen så att det räcker till alla anställda. Tips Skilj på ledningspersonalens och de övriga anställdas åsikter genom att använda två olikfärgade papper för minirevisionen. Anordna en minirevision per byggnad, per område eller per verksamhet. 2. Samla in och sammanfatta svaren och åskådliggör resultaten genom att återge dem grafiskt på ett kalkylblad. Tips Skriv ut två väderkartstabeller: en kolumn som visar de olika svaren och en 3D-kolumn i vilken bara de bästa (sol) och de sämsta (storm) svaren jämförs. 3. Förmedla resultaten till de anställda som deltog i revisionen och till högsta ledningen. Koncentrera dig på dåliga punkter, men framhåll också den positiva sidan! Granska de verksamheter och aspekter som de anställda klassade som sämst och följ upp. Ta hänsyn till de åsikter som har uttryckts och ta en närmare titt på dessa områden när du går på verkstadsgolvet med dina miljökartor och gör miljöutredningar.???????????????????? 10

11 En minirevision på 120 sekunder Miljöväderkarta Plats:... Datum:... Namn (frivilligt):... Hjälp oss att få en uppfattning om de starka och svaga sidorna i företagets miljöstyrning. Kryssa för det område som uttrycker din åsikt. Användning av råvaror, produkter och resurser Användning och val av energi (olja, gas, elektricitet)????????? Användning av vatten och avloppsvatten Förebyggande och minskning av avfallsflödet Återvinning och selektivt frånskiljande av avfall Luftföroreningar, damm och lukter Minskning och kontroll av buller och vibrationer Lagring av produkter Anställdas och varors rörlighet och transport Miljöplanering för produkter och tjänster Säkerhet och hälsa på arbetsplatsen Förebyggande av miljöolyckor Miljöinformation (intern och extern) Kommunikation med leverantörer och underleverantörer Omgivningen (dialog och delaktighet) Ledningens motivation De anställdas motivation Miljöledningsrutiner 11

12 Miljökarta: vattenförbrukning och avloppssystem Steg 4 På denna miljökarta anges din vattenförbrukning och uttömning av avloppsvatten. Var finns en hög nivå av vattenförbrukning? Var hälls farliga produkter ut i avloppet? Möjligheter att byta ut produkter. Olycksrisker. Avfall och dåliga vanor. Potential för kostnadsbesparingar. Identifiera större utsläpp av hushålls-, process- och kylvatten. Miljöpåverkan har alltid ett samband med verksamheter Tycker du om att räkna? Omvandla din vattenförbrukning i m3 till motsvarande värde per invånare. Tänk t.ex. på att en genomsnittsbelgare förbrukar 120 liter per dag. Högtrycksrengöring av motorer och avlopp utan oljeseparatorer avloppsvatten. Golvrengöring med högtrycksspruta för stor vattenförbrukning. Rengöring av motordelar med rengöringsmedel avloppsvatten. Underhåll tilltäppta rörsystem. För en vattendroppe tar det fem till tjugofem år från molnen till din kran. Vatten är en resurs som måste skyddas och inte slösas bort. En person förbrukar i genomsnitt 120 liter vatten om dagen. Hur mycket förbrukar ditt företag på ett år jämfört med en vanlig person? Vilka verksamhetsområden är farliga när det gäller vattenföroreningar, t.ex. sprutskåp för lackering eller avlackering? Kontrollera var avloppen finns. Glöm inte att en droppe oljeprodukter kontaminerar över liter vatten. Iaktta och lokalisera Områden där farliga vätskor hälls ut. Läckor i rör- och avloppssystem. Befintlig behandlingsutrustning. Större förbrukningsområden (tvättmaskiner.). Pumpning av grundvatten. Användning av regnvatten. Rengöringsmetoder och produkter. Samla information Årliga vattenfakturor. Tillstånd för utsläpp av avloppsvatten. Tillstånd för pumpning av grundvatten. Plan över avloppssystemet. Om behandlingsutrustning används, teknisk beskrivning från leverantören. Teknisk beskrivning av rengöringsprodukt. Värdera och beräkna Avfall. Verksamheter som kräver mycket vatten. Förorenande ämnen och påverkan av förorenande ämnen. Mätningar av avlopp. Korrekt funktion av vattenbehandlingsutrustning och behandlade kvantiteter. Indikatorer och rapportering Viktiga förbrukningskällor, i procent (hushålls-, process- och kylvatten). Resultat av mätningar av avlopp (bod, cod...). Vattenförbrukningskostn ad i euro. Skatter för vattenavlopp i euro. 12

13 Miljökarta: mark och lagring Steg 5 Denna miljökarta tar upp lagring av lättantändliga eller farliga produkter i förhållande till grundvatten. Är grundvattnet hotat i händelse av olycka? Var finns gamla oljetankar? Markförorening? Rutiner i händelse av olycka? Har lagringsområdena betonggolv, är de avdelade, är de ventilerade? Miljöpåverkan är alltid förbunden med verksamheter Lagring av olja och kemikalier i områden utan retentionssystem potentiell markförorening. Påfyllning av eldningsolja i oljetank risk för spill, mark- och grundvattenförorening. Produktleverans spill. Lagring av fat och skräp utomhus okontrollerat avfall. Kontrollera om det finns lämpliga lagringsutrymmen - Ventilationssystem. - Ytornas ogenomtränglighet. - Felfria elsystem och kablar. - Väl tillslutna fat. - Stängning av automatiska dörrar. - Etc. Kontrollera om det finns enstaka kemiska fat i vinklar och vrår Iaktta och lokalisera Lagerområden och lagerutrymmen. Tankar. Fat, containrar, misstänkta lastpallar. Impermeabla ytor. Sekundär inneslutning. Samla information Säkerhetsdatablad om produkter. Analyser av bottenplan. Uppställning av tankar. Områden för vattenuppsamling. Tillstånd för tankar över liter. Vattentäthets- och säkerhetsrapporter. Beräkna och uppskatta Undersök gamla tankars tillstånd. Markens impermeabilitet. Lagringsförhållanden för farliga produkter, färdiga varor och avfall. Typ av produkter som lagras i tankar och på fat. Tidigare olje- och kemikalieläckage. Indikatorer och rapportering Vattentäta ytor i m2. Permanent lager av lättantändliga och giftiga material i liter. Tankkapacitet i liter. Antal läckageincidenter per år. 13

14 Miljökarta: luft, lukter, buller och damm Steg 6 På denna miljökarta behandlas utsläppspunkter och maskinfunktion. Hur är luftkvaliteten i ditt företag? Är du uppmärksam på bullerkällor, klagomål från lokala invånare? Byts filtren ut regelbundet? När genomfördes senast underhållsarbete på värmepannan? Miljöpåverkan är alltid förbunden med verksamheter Luftutsug med gamla filter luftförorening. Målning med sprutpistol med tryckluft buller, lukt och flyktiga organiska ämnen (VOC). Rengöring med högtrycksluft buller, damm. Lackeringsskåp med dålig ventilation flyktiga organiska ämnen (VOC). Här är luften farlig och får inte inandas. Om företaget ligger i ett stadsområde måste du i synnerhet uppmärksamma bullerproblemet. Testa. Om du vid anläggningens utkant inte kan ha ett samtal utan att höja rösten, har du överskridit 65 decibel. Luftutsläpp härrör huvudsakligen från värmeanläggningar och generatorer. Gör en uppskattning av följande: Naturgas (g/m 3 ) Växthuseffekt: CO ,5 Fotokemisk smog: NO x 3,01 3,35 Syrahaltigt regn: SO 2 0,027 3,6 Eldningsolja (g/l) Gör en total beräkning av koldioxid genom att multiplicera med 5 totalsumman från den urbana situationen på miljökartan. Jämför: en person, bosatt i ett utvecklingsland, genererar 1,8 ton koldioxid per år. Iaktta och lokalisera Öppningar i tak och fläktar. Viktigaste utsläppspunkter (luft, lukt, buller, damm). Filtreringssystem. Användning av personligt skydd (andningsskydd). System för bullerminskning. Samla information Underhållsintyg. Tekniska instruktionsblad. Produktsäkerhetsblad. Rapport om mätningar av luftföroreningar. Utsläppsnivå i standarder och normer. Beräkna och uppskatta Arbetsrutiner. Produktkvalitet. Tillstånd för filter och rör. Störning och frekvens när det gäller lukter, damm och buller. Grannars klagomål om buller, luft, damm och lukter. Indikatorer och rapportering Volym av flyktiga förorenande ämnen, i liter. Bullernivåer (dba) inomoch utomhus. Analys- och underhållsfrekvens. Mätningsresultat (CO 2, NO x, SO x ). 14

15 Miljökarta: energi Steg 7 På denna miljökarta behandlas din energiförbrukning och dess påverkan. Var finns områden där det förekommer energislöseri? Korrekta elektriska anläggningar. Var finns värmeförluster? Miljöpåverkan är alltid förbunden med verksamheter Belysning i lagerrum elektricitet. Luftkompression för tryckluftsverktyg på överdimensionerade maskiner elektricitet. Öppen fordonsinfart energiförlust. Drift och underhåll av värmepannor elektricitet och olja. Energiproduktion med fossil olja genererar växthusgaser. Steg 1: Omvandla din energiförbrukning till kwh Förbrukade resurser Alstrad energi (kwh) Olja: 1 liter 10 Gas: 1 m 3 11,28 Propan: 1 ton Kol: 1 ton Trä (lövträd): 1 m 3 1,56 Steg 2: Föreställ dig en likvärdig mängd resurser som krävs för att alstra denna energi Resurser som krävs för att alstra kwh Brunkol Avfall med lågt energivärde kg kg Solpaneler m 2 Uranium (kärnkraft) 0,022 gr Naturgas 270 m 3 Vatten (damm 10 m hög) m 3 Iaktta och lokalisera Lokalisering av tunga maskiner. Onödig belysning. Områden för värmeförlust. Samla information Underhållsintyg för uppvärmningssystem och maskiner. Tekniska instruktionsblad för maskiner. Fakturor. Revisionsrapporter över energileverantörer. Beräkna och uppskatta Typ av energi och energianvändning. Isolering. Energieffektivitet (god/ någorlunda/dålig). Överdimensionerade maskiner. Värmeanläggningens effektivitet. Lämplig användning av installationer och energiförluster. Indikatorer och rapportering Förbrukning i kwh (datoranvändning, förvaltning, belysning, nedkylning, uppvärmning, processer och maskiner). Kostnad för el-, gas- och oljeförbrukning i euro. Cos phi. 15

16 Miljökarta: avfallsproduktion och återvinning Steg 8 På denna miljökarta behandlas förvaltning och förebyggande av avfall. Hur hög är återvinningsgraden? Vilka förebyggande åtgärder har vidtagits? Tvingas dina leverantörer att ta tillbaka material och emballage? Miljöpåverkan är alltid förbunden med verksamheter Avfallsseparering Blandning av hushållsavfall/ofarligt avfall och giftigt/farligt avfall. Avfallsgenerering vid målning giftigt avfall. Utomhuslager för avfall okontrollerat avfallsflöde. Produktleverans förpackningsavfall. Alstrandet av avfall kan minskas med 50 % genom enkla beteendeändringar. Eksempel 1. Papper och kartong för emballage 3 2. Däck 1 3. Icke-metalliska bilkarosseridelar 5 4. Batterier 2 5. Avfall från återvinning Filter från tömningsolja Aerosoler Kemiska produkter från emballage Tomma färgburkar Skåpfilter Skrot 10 Bedöm avfallshanteringsnivå 1 5: Mer eller mindre god hantering. 6 10: Ingen hantering : Bristen på hantering är problemets källa : Bristen på hantering är en källa till allvarliga problem. I resultat från 0 20 tas hänsyn till olika kriterier. Produkternas farlighet, möjlighet att finna alternativa lösningar (återvinning och så vidare). För in dina siffror i en tabell. Skapa ett radardiagram så åskådliggörs områdena med dålig eller ingen hantering omedelbart! (Sätt upp det i företagets arbetsområden så att alla får se!) Se exemplet. Iaktta och lokalisera Soptunnor och containrar. Avfallsflödets riktning. Områden för felaktig avfallsseparering. Plats för avfallsproduktion och avfallslagring. Gamla obrukbara maskiner. Samla information Återvinningsintyg från transportörer. Årsfakturor. Analys och utveckling av flöden. Beräkna och uppskatta Återvinningsgrad. Förebyggande åtgärder. Avfallskategorier. Frekvens för bortforsling av avfall. Återanvändning av avfall och kasserat avfall. Indikatorer och rapportering Kg omhändertaget avfall/kategori/år (papper, toner, farlig, plast, metall etc.). Inbetald skatt på avfall i euro. Antal olika typer av sorterat avfall. 16

17 Miljökarta: risker Steg 9 På denna miljökarta behandlas olycks- och föroreningsrisker. Tillgängliga och tydligt identifierade nödutgångar. Kända nödrutiner. Farliga situationer. Var använder du produkter som är cancerframkallande, orsakar allergiska reaktioner etc.? Miljöpåverkan är alltid förbunden med verksamheter Golvrengöring problem med fall. Lagring av kemikalier moln från lösningsmedel och explosionsrisker. Bilparkering fallrisker. Lackeringsrum hälsoskador. Hälsorisker, t.ex. inandning och intag av farliga produkter eller olyckor med kroppsskador. Miljörisker, t.ex. produktläckage, oavsiktliga utsläpp och användning av giftiga produkter. Brandrisker, t.ex. explosioner och spridning av giftiga produkter. Du måste vara förberedd och känna till nödrutiner och telefonnummer. ( Iaktta och lokalisera Plats för brandsläckare. Nödutgångar. Riskområden. Användning av personligt skydd (skor, handskar, andningsskydd...). God belysning i riskområden. Samla information Toxikologiska datablad. Nödutgångar. Tillstånd. Brandkårsrapporter. Olycksrapporter. Rapporter från elbolag. Utbildningsblad och register. Beräkna och uppskatta Maskinernas tillstånd. Nödutrustning. Markens tillstånd. Kategorier av giftiga produkter (frätande, lättantändliga, farliga, giftiga). Riskområden noga utmärkta med piktogram. Indikatorer och rapportering Antal olyckor/år. Utbildningstimmar för anställda/år. Procent farliga och giftiga produkter på lager. 17

18 Företagets miljöinformationssystem Steg 10 God arkivering av miljöinformation Allmänna uppgifter Uppgifter om företaget (adress, NACE-kod...). Historisk utveckling. Marknadsföringsinformation. Konstruktionsplaner, plan över anläggningen, markregister. Omgivningarnas inverkan på miljökvaliteten Stadskarta. Geologiska skikt under markytan vid anläggningen. Rörlighets- och transportstatistik. Relationer till lokala invånare. Företagsverksamheter Material- och energiflöden i fysiska termer. Tekniska dokument om utrustning. Produktionsprocesser. Val av produkter och råvaror. Väderkarta personalengagemang och utbildningar. Underleverantörer och inköpskriterier. A. Vatten och avlopp Miljökarta över vatten. Avloppsvattnets kvantitet och kvalitet. Förvaltning och behandling av avloppsvatten. Avloppssystem (ritningar). Inbetalda skatter och avgifter för utsläpp av avloppsvatten. B. Mark och grundvatten Miljökarta över mark. Lagring av kemiska produkter. Lagringssystem. Markanalys. C. Luft, damm, buller och vibrationer Miljökarta över luft, damm, buller och vibrationer. Punkter för luftutsläpp. Luftburna utsläpp och lukter. Bullerkällor och mätningar. Underhållsintyg. D. Energi Miljökarta över energi. Toxikologiska datablad. Underhållsintyg för uppvärmningssystem. E. Avfall Miljökarta över avfall. Avfallets ursprung. Avfallslagring. Avfallseliminering. Avfallshantering. Återvinning av avfall. F. Risker Miljökarta över risker. Toxikologiska datablad. Nödrutiner. Olycksrapporter. Miljökostnader (Fakturor, investeringar, skatter, avgifter, försäkring, böter.) Rättsliga upplysningar Tillstånd och licenser. Relationer till myndigheter. Försäkringsbrev. Dina miljöåtgärdsplaner Dina miljörapporter Dina miljöindikatorer Bygga upp miljöinformation med miljökartläggning Stadskarta Materialflöde Väderkarta Miljökartor Vatten Mark Luft, damm, lukter och buller Energi Avfall Risker Integration och organisation av information Miljöåtgärdsprogram Rapportering 18

19 Från miljökartläggning till EMAS Från miljökartläggning till processer och formell ledning Strategisk ledning GENOMFÖR PLANERA GENOMFÖR Kund Företagsprocess 1 Företagsprocess 2 Företagsprocess 3 produkt PLANERA AGERA KONTROL- LERA KONTROL- LERA Finanser Mänskliga resurser Infrastruktur Miljöledningssystem Övrigt AGERA För att utveckla ett formellt ledningssystem måste du nu ta ytterligare två steg: För det första ansluter du den miljöpåverkan som identifierades genom miljökartläggningen till dina affärsverksamheter och för det andra måste du till detta använda en ISO 9001-processkarta eller utarbeta din egen processkarta. EMAS med miljökartläggning: att bygga upp ett litet miljöledningssystem Att omvandla miljökartläggning till ett miljöledningssystem är inte så svårt: - Ett enkelt språk gör det lätt att hitta rätt i kraven för ISO Med hjälp av de slimmade, anpassade mallarna för ISO och EMAS kan du ordna informationen på ett igenkännligt sätt för externa revisorer. I EMAS verktygslåda finner du följande: 1. FLIPO, ett förfarande för att använda de olika informationsflödena som kommer från miljökartläggning för att filtrera och ordna verksamheter med betydande påverkan. Andra informella ledningsmetoder kan hanteras på samma sätt. 2. Miljökontrollpaneler för att anpassa ledningens genomgång. 3. Den gröna loggboken för att registrera händelser, dokument, kommunikation och utbildning. 4. Internrevisioner, kontroller, mätningar, uppskattning av god hushållning och korrigerande åtgärder införlivas på ett enda kompakt arbetsblad. 5. I det enda bladet i ISO med pappersförfaranden förklaras hur systemet fungerar! 6. En mikroskopisk EMAS miljöförklaring. Självklart är också att de flesta arbetsinstruktionerna skall vara muntliga, informella och anpassade till kommunikationsstilen på verkstadsgolvet. 19

20 Uppdatera miljökartorna för EMAS Steg 11 Från informell till formell Miljökartläggningen är mycket informell, och genomförs på fri hand. Det genererar ett betydande antal miljöproblem och frågor. Det kan hjälpa dig att skapa ordning och reda om du lägger den insamlade informationen i specifika fack. Detta leder dig fram till en logik för miljöledning. Identifikation av miljöaspekter l l l l l Anger när kartan upprättades Ingår i det rättsliga registret Ingår i internkontrollen l l l l l Miljöåtgärd med tidsgränser och ansvar Utbildningskompetens l 20

21 Planera miljöledningssystemet Steg Steg 12 Utarbeta en miljöpolicy för din organisation Miljöpolicy (se sidan 22) En miljöpolicy är ett offentligt dokument som har utarbetats av företaget i vilket du beskriver dina miljöåtaganden. Detta skriftliga åtagande från ledningen måste hänvisa till följande: Utveckling av miljöprestanda bortom de rättsliga kraven. Vidtagande av nödvändiga åtgärder för att minska, förebygga och eliminera miljöföroreningar och påtryckningar. Förebyggande och minskning av risken för utsläpp av förorenande ämnen i händelse av olycka. Lämna fullständig information till allmänheten genom att öppna en dialog om ditt företags miljöpåverkan. toolkit/toolkit_4.htm Steg 13 Analysera betecknande miljöpåverkan av din verksamhet Inledande miljöutredning (se sidan 23) Det viktigaste steget vid införandet av EMAS är troligtvis den inledande miljöutredningen. Det är en systematisk och ingående utvärdering av din verksamhets olika aspekter enligt olika miljökriterier. Det är som en bild av din organisations ekologiska fotavtryck. Utredningen ger en grund för ett hållbart miljöåtgärdsprogram med tydliga övergripande och detaljerade mål. Den inledande utredningen omfattar följande undersökningar: Betydande miljöpåverkan i samband med verksamheten, produkterna och/eller tjänsterna. Rättsliga och administrativa krav som berör organisationen. Samtliga befintliga rutiner och förfaranden för miljöledning. Utvärdering av resultat av undersökningar av tidigare incidenter. Klagomål från grannar om verksamheterna. Resultaten skall ingå i ett så kallat Register över betydande miljöpåverkan. Det finns ingen universell metod för bedömning och mätning av miljöpåverkan. Till att börja med kan du titta närmare på direkt och indirekt påverkan. Medan du utvärderar din organisation bör du exempelvis tänka på frågor med anknytning till platsen för din verksamhet, t.ex. buller, lukter, visuell påverkan, utrymmeskrav osv. toolkit/toolkit_4.htm Direkta miljöaspekter Luftutsläpp Användning av naturresurser Användning av råvaror Avfallsgenerering Hantering av avloppsvatten Indirekta miljöaspekter Produktutformning Transport Distributionsmetoder Återvinning av avfall Planering och administrativa beslut Steg 14 Efterleva och gå längre än rättsliga krav Rättsliga och övriga krav (se sidan 23) EMAS är lämpligt för att hjälpa dig att efterleva rättsliga krav, frivilliga avtal och sektoriella uppförandekoder som påverkar verksamheterna. Det ger dig ett system för att hålla dig uppdaterad med utvecklingen. I den händelse du inte efterlever kraven måste korrigerande åtgärder vidtas för att reda upp situationen. Ofta är det svårt att hålla sig informerad om alla rättsliga krav som är relevanta, men det finns nu många ställen där du kan finna denna information. Webbplatser med miljölagstiftning finns i området för Resurser i verktygslådan. EMAS-registrerade organisationer går längre än de rättsliga kraven, de föregriper nya bestämmelser och arbetar följaktligen med och mot högre standarder. EMAS kan också hjälpa dig att bygga upp bättre relationer med myndigheterna. Steg 15 Sätta upp tydliga övergripande och detaljerade miljömål Övergripande och detaljerade mål (se sidan 24) De övergripande miljömålen härrör från miljöpolicyn och den inledande miljöutredningen. Ett detaljerat miljömål är ett exakt prestandakrav, som kvantifieras över en tidsperiod för att nå det övergripande målet. Övergripande och detaljerade mål för ett miljöledningssystem måste beskrivas, meddelas och regelbundet uppdateras. Dessa mål måste återspegla företagets miljöpolicy. Målen kan exempelvis omfatta följande åtaganden: Att minska avfall och resursförbrukning. Att minska eller eliminera utsläpp av förorenande ämnen i miljön. Att omforma produkter så att deras miljöpåverkan minimeras under produktion, användning och bortskaffande. Främja miljömedvetenhet bland de anställda och det externa samfund som har anknytning till din organisation. toolkit/toolkit_4.htm Steg 16 Upprätta en miljöåtgärdsplan Miljöledningsprogram Vem gör vad? När? Hur? (se sidan 24) Ett miljöledningsprogram är en uppsättning övergripande och detaljerade miljömål i syfte att förbättra organisationens miljöprestanda. Det är en övergripande arbetsplan som ger uttryck för företagets miljöpolicy i det dagliga arbetet. I programmet anges ansvarsområden och identifieras medlen för att nå fastställda övergripande och detaljerade mål och hålla tidsgränserna. Genom programmet införlivas miljöskydd i organisationens dagliga liv vilket måste resultera i ändrat uppförande och bättre miljöprestanda. Den är en drivkraft för ständiga förbättringar. toolkit/toolkit_4.htm 21

22 Miljöpolicy Steg 12 Miljöpolicy innebär företagets viktigaste miljöprinciper Strategier och visioner finns ofta men har ännu inte skrivits ned. Den skrivna policyn bör upprättas med personalen och skall vara grunden för en lämplig åtgärdsplan. Genom att underteckna denna policy skall företagets ägare ställa tillräckliga resurser till förfogande för att genomföra målen. Det finns vissa grundläggande regler för att skriva en policy. Miljöpolicy Miljöredovisning 2003 C Bortom laguppfyllelse och ständiga förbättringar Vi bemödar oss om att bevara miljön till kommande generationer. Retrival förbinder sig att bortom den aktuella lagstiftningen, genomföra ständiga förbättringar av miljön och miljöskyddet. Vi vill inrikta oss på följande frågor: - Att införliva anläggningen i stadsbilden och landskapet. - Att förbättra flödesstyrningen och lagringspolicyn för att minska dess påverkan på miljön. Övergripande miljömål - Att utbilda och ge medvetenhet om vars och ens ansvar för arbetsmetoder och deras påverkan på miljön. - Att främja återanvändning av material innan de går in i återvinningsprocessen samt att främja återvinning framför nedgrävning. Förebyggande av föroreningar - Att anse att förebyggande är ett viktigt tema i vårt tänkande och i våra åtgärder, både internt och gentemot våra kunder. - Att styra risker genom information, kommunikation och signalering. - Att vara en modell i miljöfrågor för våra kunder och partner. - Att intala var och en att enskilt företräda hela Retrival-gruppen. Koncis, kort, skarp för Retrival-gruppen Daterad, undertecknad och tillgänglig för allmänheten 6 oktober

23 Viktiga miljöaspekter Steg 13 Steg 14 Med hjälp av miljökartläggning har du identifierat ditt företags miljöproblem och tillhörande operativa verksamheter/frågor. Denna information kommer att bidra till en sammanställning av dina miljöaspekter (steg 13) och rättsliga krav (steg 14). Aspekterna är de delar av dina miljöverksamheter som har eller kan ha miljöpåverkan. Om du tar trädgårdsskötsel som exempel är användning av insektsmedel en miljöaspekt därför att det kan orsaka kontamination av ytvattnet (miljöpåverkan). För att identifiera miljöaspekter som är viktiga kan du använda FLIPO-blanketten. Med kolumnen Totalt kan du betona betydande miljöaspekter. Med kolumnen Rättsliga krav får du också en översikt över rättsliga överensstämmelser. I rubriken för kolumn FLIPO anges utvärderingskriterierna. Du får gärna ändra dem och infoga andra faktorer för att bestämma betydelsegraden. I en workshop utvärderar du aspekterna mot dess kriterier genom att använda sensitivitetstabellen längst ned. 23

24 Övergripande och detaljerade mål samt åtgärdsprogram Steg 15 Steg 16 På grundval av miljöpolicyn och de identifierade miljöaspekterna bestämmer du vissa mål och åtgärder. De olika idéerna kommer från den kreativa miljökartläggningsprocessen. Men vid en viss tidpunkt måste vi samla alla dessa idéer och se hur vi verkligen kan genomföra dem. Ibland finns det gränser, t.ex. finanser, teknik och naturligtvis att de förbättrar miljön. Miljömålen kommer att publiceras i miljörapporten. Övergripande och detaljerade mål (steg 15) och åtgärdsprogrammet (steg 16) kommer att dokumenteras på de olika miljökartorna. Du kan använda blanketten på följande sida för att ordna dina prioriterade åtgärder. Miljöaspekt l l l l l Miljörelaterad verksamhet????????? Minskning Punktuella specifika åtgärder l l l l l Aktuell metod l 24

25 Bestämma prioriteringar för åtgärder På grundval av betydande miljöaspekter och med hänsyn till företagets miljöpolicy fastställer du miljömål samt en åtgärdsplan för att nå dessa mål (steg 15 och steg 16). Du hämtar idéerna från de olika miljökartorna. När du bestämmer målen bör du se till att du kan nå dem inom en lämplig tidsram beroende på din finansiella och tekniska kapacitet och säkerställa att du uppnår verkliga miljöförbättringar. Använd blanketten för att utvärdera idéerna med hänsyn till teknisk genomförbarhet, kostnader, påverkan på arbetsflödet, personalens motivation och företagets ansikte utåt, liksom andra kriterier som du anser viktiga. Miljökartläggning leder till följande typer av åtgärder: Små korrigerande omedelbara åtgärder. Nya bestående arbetssätt. Miljöförbättringar på medellång sikt. Investeringar och ny teknik. Efter identifikation av miljöaspekterna (FLIPO) och fastställandet av betydande aspekter kan det hjälpa att sätta upp prioriteringar för övergripande och detaljerade mål. Efter beslut om de primära övergripande målen registreras de på blanketten för miljöredovisning (steg 29). Detaljerade mål och åtgärder registreras i avsnitt i steg

26 Införande och ledning dag för dag Steg Ytterligare några steg samt grupparbete Finns det någon pilot på planet? Steg 17 Struktur och ansvar (se sidan 27) Ett miljöledningssystem kan vara informellt till sin natur men det måste ha en formell struktur. Man måste delegera uppgifter och utdela ansvar till enskilda individer. På så sätt vet alla vad som skall göras. Om systemet skall fungera väl för samtliga inblandade är det absolut nödvändigt att veta vem som gör vad, hur, när och med vilken befogenhet. Dessa ansvarsområden måste vara skriftliga och formaliserade. Viktigt är att en person har ansvaret och styr hela miljöledningssystemet. toolkit/toolkit_8_1.htm Tillbaka till skolan Steg 18 Utbildning, medvetenhet och kompetens Oavsett organisationens storlek har varje anställds verksamhet en miljöpåverkan. De kan direkt eller indirekt positivt bidra genom att föreslå nya idéer, ändra uppförande, göra människor delaktiga och öka medvetenhetsnivån för alla omkring sig. Det kräver information, utbildning och förvärvande av ny kompetens. EMAS-gruppen utvärderar kapacitet och behov och anordnar sedan lämplig utbildning. toolkit/toolkit_9_1.htm Steg 19 Säg vad du skall göra och vad du redan har gjort Kommunikation (se sidan 28) Kommunikation är troligtvis den mest motiverande beståndsdelen i ett miljöledningssystem. Utan kommunikation går ingenting framåt. Intern kommunikation är inte bara omloppet av miljömeddelanden och dokument. Det innebär också en rapportering om miljöledningssystemets utveckling och framåtskridande. Det bör också vara en öppen dialog som omfattar hela personalen. EMAS kräver ett aktivt personaldeltagande Personaldeltagande är den drivande kraften och en förutsättning för ständiga miljöförbättringar. De anställda bör delta och samarbeta i den inledande miljöutredningen, åtgärdsprogrammet och godkännandet av miljöredovisningen. Kommunikation måste säkerställas på alla nivåer av karriärstegen. Förslagslådor, lämplig utbildning, miljömässigt grupparbete och belöningssystem är hörnstenarna i en framgångsrik miljöledning. toolkit/toolkit_10_1.htm Steg 20 Vikten av att föra ett miljöledningsregister Miljöledningsdokumentation (se sidan 32) Miljöledningssystemets dokumentation är internminnet för organisationens miljöhistoria. Den är beviset på ledningssystemets prestanda och framåtskridande. Den bör vara korrekt, välorganiserad och effektiv. Den kan vara på papper eller i elektroniskt format. toolkit/toolkit_11_1.htm Steg 21 Det talade ordet förgår det skrivna ordet består Dokumentkontroll (se sidorna 28 32) Det huvudsakliga målet är att sprida aktuell information till alla och ta bort inaktuell information. Genom att göra så blir systemet trovärdigt och nya förfaranden förväxlas inte med gamla. Viktiga dokument måste ha ett id-nummer, ett utgivningsdatum och bör bestyrkas med en eller flera underskrifter. toolkit/toolkit_12_1.htm Skrivförfaranden Steg 22 Verksamhetsstyrning (se sidorna 28 29) Verksamhetsstyrning är ett antal exakta anvisningar som en organisation följer för att skydda miljön. Det är hjärtat i miljöledningssystemet. Det hjälper oss att söka nå de övergripande och detaljerade miljömålen och att efterleva EMAS-kraven och miljölagstiftningen. Det är en garanti för god miljöprestanda under vanliga och ovanliga arbetsförhållanden. Ett förfarande kan vara ett enkelt piktogram eller en beskrivning av uppgifter som skall utföras. Det kan också vara en översikt av specifikationerna till dina underleverantörer. toolkit/toolkit_13_1.htm Förebyggande av nödsituationer Steg 23 Nödlägesberedskap Större olyckor och incidenter kan skada miljön samt hälsa och säkerhet för organisationens anställda och till och med grannar. De kan ge betydande ekonomiska efterverkningar för organisationen. Förebygg risksituationer innan det är för sent. Programmet för förebyggande av nödsituationer grundas på att ta lärdom av tidigare incidenter och att identifiera potentiella olyckor och nödsituationer. toolkit/toolkit_14_1.htm 26