Granskning av Unikom

Transkript

1

2

3 Revisionsrapport Granskning av Unikom Gabriella Fredriksson och Sofie Holmkvist Höörs och Hörbys kommuner

4 Innehållsförteckning 2.1. Revisionsfråga Kontrollfrågor Avgränsning och metod Samverkansavtalet Samverkansavtalets innehåll Styrning och ledning (alt Samverkan och rapportering)... 5 Tabell 1 Unikoms samverkansmodell Styrgrupp Unikoms interna organisation Rapportering till politisk ledning i Höör och Hörby Ekonomi Ägande Finansiering Budget Inköp Ingångna avtal Ekonomisk rapportering Intern kontroll Slutsatser Revisionell bedömning Bilaga 1 Avtal och verksamhetsplan Gemensam IT-organisation Höör - Hörby Höör och Hörbys kommuner

5 1. Sammanfattning Revisionsfrågan för denna granskning lyder enligt följande: Styrs Unikom i enlighet med avtal och följs de ekonomiska konsekvenserna av samarbetet Unikom upp på ett ändamålsenligt sätt av Höörs respektive Hörby kommun? Den övergripande bedömningen är att Unikom till största del styrs enligt avtalet men att avtalet är otydligt när det gäller framförallt rapportering och uppföljning. Vidare är bedömningen att de ekonomiska konsekvenserna av samarbetet inte har följts upp på ett ändamålsenligt sätt av båda kommunerna, framförallt inte under det första verksamhetsåret Förbättringar har skett men vissa delar bör åtgärdas för att säkerställa att båda parter har samma tillgång till information. Vi rekommenderar att: Unikom tar fram verksamhetsplaner på årsbasis som godkänns och följs upp av styrgruppen. Styrgruppen får en tydligare roll och ansvar när det gäller övergripande planering och uppföljning. Riktlinjer tas fram kring rapportering till båda kommunerna både vad gäller innehåll, former och tidsintervall. Detta är inte minst viktigt när man går samman i ett nytt utvidgat samarbete med två nya kommuner och där huvudansvaret för administrationen av Unikom enligt uppgift sannolikt överförs till en av dessa nya kommuner. Kommunerna tar fram en rutin för att säkerställa att rapporteringen når båda kommunerna, utan eftersläpning i tid. Vi rekommenderar även att Höörs kommun tar del av de åtgärdsplaner som tas fram för Unikom i samband med eventuella underskott. Hörby kommun genomför och dokumenterar en riskbedömning för Unikoms verksamhet som i sin tur ligger till grund för den interna kontrollen. Vi rekommenderar även att Höörs kommun tar del av såväl riskbedömning som plan och rapportering avseende den interna kontrollen. Unikoms verksamhet utvärderas i enlighet med avtalet senast i slutet på det tredje året d v s i slutet på år Denna utvärdering bör omfatta frågor kring kvalitet både på utrustning och service för att se om resultatet av samverkan lever upp till de avtalet uppställda målet på högre kvalitet och kostnadseffektivitet. Nytt avtal omfattar även klausuler om rapportering, upphävande och tvistelösning. Höör och Hörbys kommuner 1 av 16

6 2. Inledning Den 1 januari 2011 inleddes formellt ett samarbete mellan Höörs och Hörbys kommuner kring gemensam IT-organisation (Unikom). Under 2011 överskreds budgeten. Revisorerna i respektive kommun har utifrån väsentlighets- och riskanalysen beslutat att se över hur ekeonomin i samarbetet hanteras samt hur styrningen av Unikom fungerar. Vidare har revisorerna beslutat att se över vilka tjänster som levereras och faktureras kommunen Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Styrs Unikom i enlighet med avtal och följs de ekonomiska konsekvenserna av samarbetet Unikom upp på ett ändamålsenligt sätt av Höörs respektive Hörby kommun? 2.2. Kontrollfrågor Följande kontrollfrågor har ställts upp för granskningen: - Hur styrs Unikom? Finns tydliga måldokument avseende vision, strategi och operativa verksamhetsmål? - Hur följs Unikoms verksamhet upp av den politiska ledningen i respektive kommun? - Finns riktlinjer för rapportering? - Vem fattar beslut kring strategiska och ekonomiska frågor? - Hur följs de ekonomiska konsekvenserna av samarbetet upp? - Vem fattar beslut om investeringar (ledningar, datorer, servrar etc)? - Tecknas avtal av behörig person? - Är avtalet utformat utifrån korrekt formalia? - Överensstämmer hanteringen av Unikoms verksamhet med god intern kontroll? 2.3. Avgränsning och metod Intervjuer har genomförts med kommundirektör och ekonomichef i Höörs kommun, tf kommunchef/ekonomichef Hörby kommun, personalcheferna från respektive kommun, Unikoms stf IT-chef samt med kommunstyrelsens ordförande i Höör. Vidare har dokument som rör Unikom granskats. Höör och Hörbys kommuner 2 av 16

7 Det som inte har granskats är om Unikom lever upp till den tekniska kvaliteten på IT-strukturen eller servicenivån som förespeglas i avtalets syfte och mål. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av samtliga som intervjuats. Höör och Hörbys kommuner 3 av 16

8 3. Granskningsresultat I detta kapitel kommer redogöras för det som framkommit under granskningen relaterat till vissa delar av avtalet som framförallt handlar om styrning och ledning och ekonomi. I kapitel fyra görs en samlad bedömning med slutsatser utifrån de uppställda kontrollfrågorna. I granskningen framkom de långt framskridna planerna på att utvidga samarbetet inom UNIKOM till att även omfatta Hässleholms kommun liksom Östra Göinges kommun. Detta är i dagsläget den stora frågan som diskuteras. Här har kommunerna dragit lärdom av de erfarenheter som erhållits vid sammanslagningen till Unikom, vilket varit föremål för denna granskning Samverkansavtalet Den 3 december 2010 undertecknade Hörby och Höörs kommun ett samarbetsavtal för att säkerställa IT-driften hos båda kommunerna, organisationen för detta kallas Unikom. Avtalet återfinns i sin helhet i bilaga 1. Avtalet är undertecknat av kommunstyrelsens ordförande i båda kommunerna liksom av kommunchefen i Hörby och kommundirektören i Höörs kommun Samverkansavtalets innehåll I avtalet finns tydligt utskrivet syfte, mål, övergripande arbetsmetoder, organisationsstruktur, personal, ekonomi, investeringar, ägande etc. Det som saknas är en reglering kring vad som händer om någon part inte uppfyller sina åtaganden och den andre vill upphäva avtalet och för eventuell tvistelösning. Vidare framgår inte hur rapportering ska ske till respektive kommun. De facto införlivas Unikom i Hörbys kommun och ska följa alla de rutiner kring bl.a. rapportering som gäller i Hörby. Bedömning: Avtalet är otydligt avseende ansvar och rutiner för rapportering och uppföljning som säkerställer insynen för båda parter. Vidare saknas en viktig klausul kring upphävande av avtalet och tvistelösning. I övrigt uppfyller avtalet normal formalia för ett avtal. Höör och Hörbys kommuner 4 av 16

9 3.3. Styrning och ledning (alt Samverkan och rapportering) Unikoms samverkansmodell beskrivs närmare i bilaga 5 till samverkansavtalet. Tabellen nedan är urklippt från bilaga 5 av avtalet. Styrmodellen bygger på löpande kontakt mellan kommunerna och Unikom på tre olika nivåer; strategisk, taktisk och operativ. Varje nivå har tydligt angivet sitt eget ansvarområde. Tabell 1 Unikoms samverkansmodell Styrgrupp Styrgruppen består av respektive kommuns kommundirektör, ekonomichef, personalchef samt IT-chef och stf IT-chef från Unikom. Av intervjuerna framgår att gruppen har haft föreskriven sammansättning fram tills nyligen då personalcheferna har utgått som ordinarie ledamöter då personalfrågorna inte längre har behövt diskuteras vid varje möte. Enligt avtalet ska större förändringar såsom strategiska satsningar och teknologisk utveckling diskuteras och beslutas på strategisk nivå i Styrgruppen. IT-chefen ansvarar för att ta fram underlag till Styrgruppens diskussioner. Styrgruppen ska enligt avtalet träffas ca 2 gånger per år men har i realiteten träffats nästan en gång per månad i vissa perioder. IT-chefen har fört minnesanteckningar från Styrgruppens möten. Det finns inga årliga verksamhetsplaner som beslutas eller följs upp av styrgruppen men det är inte heller angivet i avtalet hur den årliga planeringsprocessen ska hanteras. Höör och Hörbys kommuner 5 av 16

10 Unikoms interna organisation IT-chefen i Hörby leder Unikom och fattar beslut inom ramen för unikoms budget. Frågor av strategisk karaktär ska beslutas av styrgruppen. Unikom är enligt avtalet indelat i följande grupper: Applikationsgruppen: Säkerställer en effektiv systemdrift/förvaltning med utgångspunkt från systemsäkerhetsplaner och förvaltningsdokument. Helpdesk/support: Fungerar som first och second line support. Ska lösa problem och leverera beställningar inom ramen för fastställda tjänster. Teknik/infrastruktur: Ansvarar för daglig drift av grundläggande infrastruktur såsom nät, servrar, backup etc Av intervjuerna har inte framkommit annat än att dessa grupper har följt sin struktur. Av avtalet framgår även att all personal som hanterat IT-frågor i Höörs kommun skulle övergå till Hörby kommun. Detta genomfördes under Det framgår dock av intervjuerna att det rådde stora kulturskillnader när de två IT-organisationerna från båda kommunerna skulle slås ihop till en. I dagsläget har samtlig personal (utom en person som har återanställts) som gick över från Höörs kommun slutat sin anställning i Unikom. Såvitt framkommit har denna situation inte särskilt analyserats. En bedömning är dock att svårigheterna med att gå samman i en organisation har tagit mycket energi från personalen, något som är svårt att beräkna vare sig i förväg eller i reella kostnader Rapportering till politisk ledning i Höör och Hörby Under 2011 inleddes samarbetet inom Unikom och under den perioden ägde nästan ingen rapportering till den politiska ledningen rum med undantag av den regelbundna ekonomiska rapporteringen och delårs-, samt årsrapporteringen, se mer om detta under avsnitt Från Höörs kommun har det utifrån intervjuerna framgått en önskan om att ta del av en mer utförlig rapportering, framförallt under Under 2012 har IT-chefen vid två tillfällen rapporterat direkt till Kommunstyrelsen i Höör och Hörby samt till Kommunstyrelsens Arbetsutskott i Hörby. Vid dessa tillfällen behandlades såväl ekonomi som organisation. På tjänstemannanivå har representanter från båda kommunerna ingått i styrgruppen men styrgruppen har inte ansvar för rapportering, det åligger IT- Höör och Hörbys kommuner 6 av 16

11 chefen som är direkt underställd Kommunchefen i Hörby. Se vidare under avsnittet kring den ekonomiska rapporteringen. Såvitt framkommit under granskningen finns inga riktlinjer för hur rapportering ska ske utöver de som gäller för hela Hörbys förvaltning i form av ekonomisk rapportering samt delårs- och årsrapportering. Bedömning: Avtalets reglering kring ansvar och hur och av vem som beslut fattas är något otydligt. Hur och vem som ansvarar för rapportering ska ske till de båda kommunerna är inte tydligt reglerat i avtalet. Det går därmed inte att säga att avtalet inte har följts. Otydligheten kring rapporteringsrutiner har haft till följd att den politiska ledningen i kommunerna inte har haft full insyn i verksamheten, framförallt inte under En annan svårighet gällande uppföljningen är att det saknas årliga verksamhetsplaner, och det är därmed svårt att följa upp att verksamheten drivs och utvecklas enligt plan. Slutligen kan konstateras att styrgruppen har träffats betydligt oftare än vad som föreskrivs av avtalet då det funnits fler frågor att hantera på denna nivå än vad som förutspåtts. En slutsats är att samarbetet inom Unikom har haft större kostnader än beräknat i form av tid nedlagd av ledande personal Ekonomi Ägande Sammanslagningen av de båda kommunernas IT-avdelningar skedde från 1 januari år 2011, med placering i Hörby. Hörby kommun är anställningsmyndighet. Med Unikom infördes ett tjänsteorienterat synsätt i de båda kommunerna som innebär att Unikom levererar IT-tjänster till båda parter. IT-avdelningen i Hörby hanterar dels IT-samarbetet inom Unikom, dels telefonitjänster. Det är endast den del som rör Unikom där ett samarbete finns med Höörs kommun. Enligt avtal omfattas den gemensamma IT-organisationen av samtliga regelverk och styrdokument som gäller för övriga verksamheter i Hörby kommun, som till exempel inköpspolicy, konkurrensprogram, personalpolicy, rutiner för ekonomisk rapportering, rutiner för intern kontroll. Unikom är en del av kommunledningsförvaltningen i Hörby kommun och är inom kommunstyrelsens ansvarsområde. IT-chefen är direkt underställd kommunchefen Finansiering Ambitionen är att verksamheten ska vara fullt ut intäktsfinansierad. ITavdelningens samtliga kostnader (den del som rör Unikom) finansieras genom tre olika avgifter från verksamheterna i kommunerna. Debiteringsmodellen infördes i samband med sammanslagningen och bygger på att en kostnad tas ut per dator, per system/applikation samt en så kallad IT-kostnad per licens. Avgifterna ska täcka följande: Höör och Hörbys kommuner 7 av 16

12 - PC-hyran täcker kostnader för hantering av en dator inklusive licenskostnader, bidrag till nätverk, support och hårdvara. - Applikationsdriften täcker kostnader för drift av system och applikationer inklusive hårdvara, licens för hårdvara, bidrag till nätverk samt bidrag till el, kyla, och serverhall. - IT-kostnaden utgörs av andra fasta kostnader som är nödvändiga för IT-driften såsom lokaler, kommunikation, kapitalkostnader på gemensam nätverksutrustning, skrivare och servers. - PC-hyra och applikationsdrift kan påverkas av verksamheterna då till exempel minskat antal datorer eller system medför lägre rörlig kostnad. Den fasta delen är beroende på hur IT-avdelningens avtal med licenser med mera löper och kan inte ensidigt påverkas av verksamheterna eller IT-avdelningen. I samband med sammanslagningen löste Hörby kommun ut all utrustning från Höörs kommun till restvärde per Ägandet av utrustningen övergick härmed från Höörs till Hörby kommun. Detta gjordes för att samtliga kostnader skulle vara samlade på ett ställe och ligga till grund för debitering av verksamheten i båda kommunerna. Det ekonomiska ansvaret för IT-infrastrukturen (fiber, kopparledningar i mark och byggnader samt utbyggnad av datanät) fanns till en början på Unikom, men överfördes till respektive kommun fr o m år Anledningen till denna lösning uppges bland annat vara att kommunerna kan ha olika politiska ambitioner exempelvis vad gäller investering i fler accesspunkter för att utvidga åtkomst till skolans trådlösa nätverk Budget Unikom ingår i ordinarie budgetprocess i Hörby kommun. Eftersom Unikom enligt avtalet skall vara kostnadsneutral och täcka samtliga kostnader med intäkter erhåller Unikom ingen driftsbudget. Däremot disponerar Unikom en investeringsbudget som skall täcka löpande byte av utrustning i drift. Avgifterna från verksamheterna ska täcka avskrivnings- och räntekostnader som investeringarna genererar. Något kommunbidrag, utöver det som verksamheterna betalar i form av avgifter, ska enligt avtalet inte tillföras. Debiteringsmodellen kan medföra över- eller underskott i Unikoms budget beroende på förändringar i volymer. Överskott kan exempelvis uppstå om antalet datorer ökar. Överskottet medger anpassning av Unikoms resurser eller blir det aktuellt med kostnadssänkningar om stordriftsfördelar kan utnyttjas. Detta avgörs i IT-beredningsgruppen. Underskott kan uppstå på grund av minskade intäkter till följd av ändrade volymer. Underskott medges enligt avtal, men skall balanseras genom anpassning av resurser 1 Trådlös router fungerar som accesspunkt i ett trådlöst nätverk. Höör och Hörbys kommuner 8 av 16

13 eller höjning av avgifter påföljande år. Höjning av avgifter, på grund av underskott, görs endast efter beslut i IT-beredningsgruppen och styrgruppen. Både i Höörs och Hörby kommun budgeteras IT-kostnader inom respektive verksamhet. Höörs kommun erhåller en faktura kvartalsvis som i sin tur fördelas på enheterna utifrån antalet användare. Höjning av avgift skedde mellan åren 2011 och 2012, men inte mellan åren 2012 och 2013 då prisnivåerna kvarstår. De intervjuade uppger att det är viktigt med en årlig översyn av debiteringsmodell och nivåer på prissättningen. Enligt uppgift från Höörs kommun har informationen från Hörby kommun gällande budgeten inte fungerat fullt ut. Uppgifter om prisnivåer för nästkommande år har tillhandahållits sent. Höörs kommun har även bett om att erhålla en specificering av kostnaderna (utöver den nivå som framgår av avtalet), som ännu inte tillhandahållits Inköp IT-chefen för Unikom beslutar om inköp inom driftsbudgeten. Om det handlar om större inköp relaterat till strategiska beslut tas detta upp i styrgruppen Ingångna avtal Granskningen har omfattat samtliga avtal som ingåtts för Unikoms räkning, totalt 19 stycken, utöver själva samverkansavtalet. Såvitt framkommit vid denna granskning har samtliga avtal undertecknats av behörig person Ekonomisk rapportering Enligt syfte och mål med avtalet 2 står att Höör och Hörby ser IT-verksamheten som en strategisk resurs och nära kopplad till den kommunala verksamheten. Det är därför viktigt för kommunerna att direkt kunna styra och ha insyn i ITverksamhetens utveckling. Unikom följer Hörby kommuns ordinarie rutiner för ekonomisk uppföljning, som i princip är månatlig. De månatliga rapporterna redovisas till kommunstyrelsen som informationsärenden. Delårsrapporter tas fram, där delårsrapport 1 avser januariapril och delårsrapport 2 januari-augusti. Delårsrapporterna redovisas till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. I den ekonomiska rapporteringen redovisas Unikom som en egen verksamhet under kommunstyrelsen. I årsredovisningen framgår årets händelser, årets resultat, intern kontroll samt ett avsnitt om framtiden. Även i delårsrapporterna framgår väsentliga händelser. Enligt uppgift från intervjuerna tar Höörs kommun del av delårsrapporterna från Hörby. Rapporterna har inkommit under 2012, men det uppges ha fungerat sämre under Höörs kommun hade vid granskningstillfället ännu inte tagit del av Hörby kommuns årsredovisning för angivet i Avtal och verksamhetsplan, sid 3. Höör och Hörbys kommuner 9 av 16

14 År 2011 redovisade Unikom ett underskott motsvarande -2,8 mnkr. Anledningen till underskottet anses bero på att IT-utrustningen i Höörs kommun var mer föråldrat än beräknat och det krävdes därmed mer medel för att modernisera utrustningen så att den gick att använda i det gemensamma systemet. Höörs kommun tog enligt uppgift inte del av någon åtgärdsplan kopplat till redovisat underskott. År 2012 redovisade Unikom ett överskott med +1,1 mnkr, vilket är ett första steg till att återställa balansen på det underskott som skapats Enligt avtal och verksamhetsplanen finns en tydlig uttalad ambition att kostnadseffektivisera verksamheten. Av intervjuerna framgår att detta hittills inte varit möjligt. I första hand har fokus med samarbetet varit att säkerställa kompetens och driftsäkerhet. Bedömning: Uppföljningen av de ekonomiska konsekvenserna av samarbetet sker i samband med Hörby kommuns ordinarie process för ekonomisk uppföljning. Den ekonomiska rapporteringen till Höörs kommun har inte fungerat fullt ut. Höörs kommun har vidare inte tagit del av de åtgärdsplaner som beslutats för Unikom i samband med underskott 2011, vilket vi anser vara en brist Intern kontroll Enligt Hörby kommuns reglemente för intern kontroll 3 har Kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt att tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Av reglementet framgår att kommunstyrelse och nämnder ansvarar för att upprätthålla en tillfredsställande intern kontroll. De skall med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Unikom ingick inte som en del i internkontrollplanen för I planen för 2012 däremot anges att undersökning av servicenivån i Unikom ska vara en del av den interna kontrollen år Kontrollmomentet bestod i en enkätundersökning riktad till tjänstemän inom kommunledningskontoren och socialförvaltningarna i de båda kommunerna. Resultatet har återrapporterats till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i Hörby kommun. Av rapporteten framgår att ca 24 % inte var nöjda med servicenivån, 19 % var ibland nöjda med servicenivån, medan 25 % oftast var nöjda och 32 % var nöjda. Av den dokumentation som erhållits vid granskningen går inte att utröna om det är någon skillnad i nöjdhet med ITavdelningens servicenivå mellan Hörbys respektive Höörs tjänstemän. Av Hörby kommuns reglemente för intern kontroll framgår vidare att varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden skall som grund för sin styrning genomföra riskbedömningar för sin verksamhet. Enligt uppgift har ingen dokumenterad riskbedömning tagits fram för Unikoms verksamhet. 3 Dnr 2002/119 Höör och Hörbys kommuner 10 av 16

15 Bedömning: Av granskningen har inte något framkommit som skulle kunna anses strida mot att hanteringen av Unikoms verksamhet överensstämmer med god intern kontroll. Däremot anser vi att Hörby kommun bör genomföra och dokumentera en riskbedömning för Unikoms verksamhet som i sin tur ligger till grund för den interna kontrollen. Vidare anser vi att Höörs kommun bör få ta del av rapporter från den interna kontrollen. Höör och Hörbys kommuner 11 av 16

16 4. Slutsatser och revisionell bedömning 4.1. Slutsatser I detta avsnitt presenteras slutsatser utifrån granskningens kontrollfrågor. Hur styrs Unikom? Finns tydliga måldokument avseende vision, strategi och operativa verksamhetsmål? Slutsatsen är att avtalet anger den övergripande visionen och strategin. Därutöver finns ingen struktur för operativa verksamhetsmål eller planer och verksamheten kan därmed bli svår att följa upp. Styrningen av Unikom framgår av avsnitt 3.3. Hur följs Unikoms verksamhet upp av den politiska ledningen i respektive kommun? Finns riktlinjer för rapportering? Slutsatsen är att det saknas riktlinjer för rapportering utöver den ekonomiska rapportering som sker i enlighet med Hörbys rutiner för hela organisationen. Rapporteringen från Unikom till den politiska ledningen i båda kommunerna, men framförallt till Höörs kommun, var under 2011 undermålig. Rapporteringen har stärkts avsevärt under 2012 men det kan konstaterats att en del återstår att åtgärdas för att tillse att båda kommunerna har lika stor insyn i verksamhetens förhållanden. Ett exempel på detta är att kvaliteten på IT-avdelningens servicenivå har följts upp genom den interna kontrollen inom Hörbys kommun men Höörs kommun har inte tagit del av denna rapport. En utvärdering av Unikom ska enligt avtalet ske senast efter tre år, d v s i slutet på år Vem fattar beslut kring strategiska och ekonomiska frågor? Enligt avtalet ska Styrgruppen fatta beslut kring strategiska frågor och större inköp. Vad som är större inköp framgår inte av avtalet. Ekonomiska beslut inom de givna budgetramarna fattas av IT-chefen. Eftersom det inte angett i avtalet vad som är att anse som större inköp är det svårt att avgöra om avtalade rutiner har följts eller inte men det har i intervjuerna inte framkommit annat än att avtalet har följts, d v s styrgruppen har fattat beslut om strategiska frågor och större inköp. Det finns därmed en otydlighet om vem eller vilka som fattar vissa beslut liksom hur beslut ska fattas. Höör och Hörbys kommuner 12 av 16

17 Hur följs de ekonomiska konsekvenserna av samarbetet upp? Slutsatsen är att det finns en regelbunden ekonomisk uppföljning som följer Hörby kommuns rutiner och årscykler men att Höörs kommun inte alltid får tillgång till samma information som Hörby kommuns beslutsfattare. En annan slutsats är att styrgruppen inte har en tydlig roll när det gäller övergripande planering eller uppföljning av verksamheten, detta kan eventuellt försvåra informationsflödet mellan parterna. Vem fattar beslut om investeringar (ledningar, datorer, servrar etc)? Större investeringsbeslut fattas av styrgruppen. Slutsatsen är att strukturen i avtalet följs. Det faktum att kostnaderna blev högre än beräknat första året berodde bland annat på att systemet i Höörs kommun behövde uppgraderas mer än förväntat. En slutsats framåt är därmed att varje förändring bör föregås av en mycket grundlig genomgång av samtliga system som ska införlivas eller slås samman så att en rättvisande budget kan sättas redan inledningsvis. Tecknas avtal av behörig person och är samverkansavtalet utformat utifrån korrekt formalia? Samtliga avtal som granskats är undertecknade av därtill behörig person. Slutsatsen är att det övergripande avtalet saknar en klausul om upphävande vilket är vanligt förekommande i de flesta avtal. Vidare saknas information om hur avtalet ska följas upp i form av rapporteringsrutiner etc. Överensstämmer hanteringen av Unikoms verksamhet med god intern kontroll? Slutsatsen är att det inom ramen för denna granskning inte har framkommit något som skulle anses strida mot att hanteringen av Unikoms verksamhet överensstämmer med god intern kontroll. Höör och Hörbys kommuner 13 av 16

18 4.2. Revisionell bedömning Revisionsfrågan för denna granskning lyder enligt följande: Styrs Unikom i enlighet med avtal och följs de ekonomiska konsekvenserna av samarbetet Unikom upp på ett ändamålsenligt sätt av Höörs respektive Hörby kommun? Den övergripande bedömningen är att Unikom till största del styrs enligt avtalet men att avtalet är otydligt när det gäller framförallt rapportering och uppföljning. Vidare är bedömningen att de ekonomiska konsekvenserna av samarbetet inte har följts upp på ett ändamålsenligt sätt av båda kommunerna, framförallt inte under det första verksamhetsåret Förbättringar har skett men vissa delar bör åtgärdas för att säkerställa att båda parter har samma tillgång till information. Vi rekommenderar att: Unikom tar fram verksamhetsplaner på årsbasis som godkänns och följs upp av styrgruppen. Styrgruppen får en tydligare roll och ansvar när det gäller övergripande planering och uppföljning. Rutiner för hur och av vem olika beslut ska fattas bör tas fram för att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan samtliga grupper och funktioner. Riktlinjer tas fram kring rapportering till båda kommunerna både vad gäller innehåll, former och tidsintervall. Detta är inte minst viktigt när man går samman i ett nytt utvidgat samarbete med två nya kommuner och r och där huvudansvaret för administrationen av Unikom enligt uppgift sannolikt överförs till en av dessa nya kommuner. Kommunerna tar fram en rutin för att säkerställa att rapporteringen når båda kommunerna, utan eftersläpning i tid. Vi rekommenderar även att Höörs kommun tar del av de åtgärdsplaner som tas fram för Unikom i samband med eventuella underskott. Hörby kommun genomför och dokumenterar en riskbedömning för Unikoms verksamhet som i sin tur ligger till grund för den interna kontrollen. Vi rekommenderar även att Höörs kommun tar del av såväl riskbedömning som plan och rapportering avseende den interna kontrollen. Unikoms verksamhet utvärderas i enlighet med avtalet senast i slutet på det tredje året d v s i slutet på år Denna utvärdering bör omfatta frågor kring kvalitet både på utrustning och service för att se om resultatet av samverkan lever upp till de avtalet uppställda målet på högre kvalitet och kostnadseffektivitet. Höör och Hörbys kommuner 14 av 16

19 Nytt avtal omfattar även klausuler om rapportering, upphävande och tvistelösning. Nytt avtal bör även föregås av en grundlig genomgång av de system som ska införlivas och slås samman. Höör och Hörbys kommuner 15 av 16

20

21

22

23

24

25

26

27

28