GÖTAPRISET 2007 SMARTARE OFFENTLIG SERVICE GENOM IT AKTIVITETSKORT PÅ NÄTET

Transkript

1 Tävlingsbidrag GÖTAPRISET 2007 SMARTARE OFFENTLIG SERVICE GENOM IT AKTIVITETSKORT PÅ NÄTET Umeå en tillväxtkommun i norr Umeå är en av Sveriges yngsta kommuner med en medelålder på 37 år. Antalet invånare är drygt I Umeå finns ett innovativt näringsliv, internationella kontakter, framgångsrik forskning vid Umeås två universitet samt ett rikt kultur- och idrottsliv. Umeå är idag också Sveriges och förmodligen världens bredbandstätaste stad då 95 procent av alla hushåll i Umeåregionen erbjudits anslutning via bredband. Umeå kommuns vision är Vi vinner i Umeå vilket innebär att alla medborgare, näringslivet, kultur- och föreningslivet samt studenter och medarbetare i Umeå ska vinna på att bo och verka i ett hållbart Umeå. Umeå kommun vill samverka över alla gränser för att skapa god välfärd, långsiktig hållbarhet ekonomiskt, ekologiskt och socialt hög attraktivitet och tillväxt med målet att nå medborgare före år Umeå ska stärka sin ställning som kulturhuvudstaden i norr med delmålet att bli Europas Kulturhuvudstad Här har utvecklingen av IKT-stödet en viktig roll. Anne Christine Lejon Utredare Umeå Fritid Umeå anne-christine.lejon@umea.se , Lars Klefbohm Fritidskonsulent Umeå Fritid Umeå lars.klefbohm@umea.se , sid 1

2 SAMMANFATTNING I Umeå kommun finns idag ca 580 föreningar. Av dessa bedriver ca 250 ungdomsverksamhet som berättigar till kommunalt stöd i form av subventionerade lokaler och anläggningar samt kontant aktivitetsstöd, idag totalt 17 miljoner kr per år. Att ta emot, knappa in, kontrollera och betala ut aktivitetsstödet i det manuella systemet tog mer än tre månader per år för en person. I Umeå kommunfullmäktiges direktiv klargörs att medborgarnyttan alltid ska stå i centrum för förbättringsarbetet. Det innebär att resurserna ska riktas mot kommuninvånarnas och olika brukares behov. Bland annat ska uppmärksammas att kvinnor och män, flickor och pojkar ska ha likvärdiga servicenivåer. Här ingår också att minska de administrativa kostnaderna och ta tillvara den nya IT-teknikens möjligheter. Aktivitetskort på nätet är ett nyutvecklat webbaserat system för hantering av föreningsbidrag. Det har förenklat Umeå kommuns hantering bidragsutbetalningar till föreningar. Föreningarnas ledare och tränare sköter all närvarorapportering via nätet en förenkling och bättre överblick över ekonomin. Samtidigt som blir det både snabbare och billigare för kommunen. Aktivitetskort på nätet är en av de mest uppmärksammade kvalitetsförbättringarna i Umeå kommun. Tjänsten har utvecklats av Umeå Fritid i samarbete med kommunens IT-avdelning. Den totala utvecklingskostnaden för det nätbaserade systemet är ca kr och då ingår även finessen att ledaren kan rapportera in sina deltagare via mobiltelefon. Systemet gör det lättare för såväl administratörer inom kommunen som ledare inom föreningarna, eftersom man inte behöver göra sammanställningar, summera, kunna regelverket och att samla in aktivitetskorten. Systemet gör att föreningarna får sitt aktivitetsstöd snabbare eftersom kontroller och sammanställningar sker automatiskt. Alla kommuner har verksamheter där Aktivitetskort på nätet skulle ge både effektivitetsvinster och intressanta möjligheter till analyser som saknas idag. Systemet kan lätt modifieras att gälla redovisning av t ex studieförbundens verksamheter eller andra bidragskonstruktioner som styrs av olika regelverk. sid 2

3 VERKSAMHETSUTVECKLING MED IKT SOM STÖD Umeå kommuns IKT-visioner från det gemensamma till det specifika Umeå kommuns vision för Information, Kommunikation och Teknologi (IKT) är att IKT-stödet ska göra det möjligt för alla medborgare, i alla skeden av livet, samt alla organisationer och företag, att på ett säkert och enkelt sätt ha insyn i och medverkan i beslutsprocesser och tillgång till kommunens tjänster. Kommunen arbetar framgångsrikt med effektiviseringar av gemensamma funktioner som t ex personaladministration, telefoni, fakturor och e-service. För att uppnå de riktigt stora vinsterna riktas fokus nu mot äldreomsorg, skola, kultur och fritid. En utveckling av IKTstödet ska öka målgruppernas möjligheter att ta del av kommunens tjänster utifrån sina egna förutsättningar. Exempel på olika tjänster beskrivs i de övriga avsnitten av denna ansökan. IKT-tekniken ska bidra till att förbättra servicen till kommuninvånarna förbättra demokratin skapa en effektivare verksamhet stimulera till näringslivsutveckling Umeå kommuns IKT-strategi stor frihet till förvaltningarna Vi vet att alltfler medborgare förväntar sig att kommunala tjänster ska kunna ske via Internet. Kommunens mål är därför att utöka vår självservice via webben så långt det är möjligt. För att snabbt uppnå stora effekter är strategin att ge kommunens förvaltningar stor frihet att inom givna ramar utveckla sina e-tjänster. Information och funktioner från olika slags IKT-stöd ska kopplas samman och presenteras som en helhet för våra olika målgrupper. Det är av strategisk betydelse att IKT-stödet inom Umeå kommun är så utformat att samtliga förvaltningar kan arbeta effektivt både internt och externt mot medborgare, företag och andra organisationer. IKT ska stödja hela arbetsprocessen innefattande både den del som utförs av medarbetaren och den del som innefattar kommunmedborgaren. IKT-stödet ska i sin utformning upplevas enkelt, snyggt, tryggt och säkert. IKT-stödet ska bestå av stor standardiserad kommungemensam kärna som möjliggör en komplettering med ett förvaltningsunikt IKT-stöd. Ett stöd som är i den absoluta tekniska framkanten och/eller tillför andra unika kvaliteter i verksamheten ska finnas inom kommunens samtliga förvaltningar. Syftet är att skapa en tillåtande, uppmuntrande kreativ miljö med en utvecklingskraft som kommer såväl den kommunala organisationen som det övriga samhället tillgodo. I en förlängning ökar detta såväl effektivitet som servicenivå både internt och externt mot enskilda medborgare, organisationer och företag. Detta ska bidra till att göra Umeå till en än bättre plats att bo, leva och arbeta på. Varje förvaltning ska aktivt bidra till spridningen av de resultat som uppnås i den interna verksamhetsutvecklingen. Erfarenhetsspridningen kommer att bidra till en snabbare utveckling och effektivisering av våra verksamheter. Om flera förvaltningar har samma behov av IKT-stöd kan detta göras detta till en kommungemensam del av IKT-stödet. sid 3

4 FRITIDSNÄMNDENS VERKSAMHETSUTVECKLING Kommunfullmäktige beslutade i mars 2003 att anta ett fritidspolitiskt program Vision Programmet sträcker sig till 2010 och innefattar visioner och målsättningar inom följande utvecklingsområden. Bostadsområdet som bas Lokaler/anläggningar Stödet till föreningslivet Barn och ungdom Idrotten som utvecklingsmotor Folkhälsa Det fritidspolitiska programmet förutsätter kreativ samverkan mellan förvaltningar, myndigheter och föreningar och ligger till grund för konkreta handlingsplaner. En viktig del är fortlöpande utveckling av kommunens hemsidor, bl a fler kanaler för förbättrad information och olika typer av e-tjänster/sms-tjänster, allt för att bidra till en effektivare verksamhet och nöjdare föreningar och kommunmedborgare. Under 2006 togs en viktig tjänst som berör alla föreningar med ungdomsverksamhet fram; Aktivitetskort på nätet. Under 2007 vidareutvecklas nuvarande bidragsoch bokningssystem så att det bättre stöder interaktiva tjänster via Internet och SMS. För att öka användningen av skolans lokaler, och stimulera till aktiviteter som har stor social betydelse för alla i kommunens bostadsområden, anser Umeå kommun att det är viktigt att utveckla skolan till ett lokalt utvecklingscentrum i varje stadsdel. Ett gemensamt inpasseringssystem för kommunens anläggningar är därför ett mål på sikt dels för att öka tillgängligheten och dels för att minska skadegörelse. Fritidsnämndens mål och profilområden Fritidsnämnden har uttalat en vision: VI SKAPAR MÖJLIGHETER Umeå ska vara en attraktiv kommun där idrott, motion och rekreationsmöjligheter står i främsta rummet. Fritidsnämnden ger förutsättningar för boende, studerande och besökare till en aktiv fritid, god hälsa, delaktighet och hög livskvalitet. Fritidsnämnden erbjuder evenemangs-, rekreationsoch fritidsanläggningar som motsvarar omvärldens krav och behov av mångfald. Fritidsnämnden har fyra profilområden: Idrottsstad Umeå Motion, rekreation och friluftsliv Föreningsliv Unga i Umeå sid 4 PROFILOMRÅDE FÖRENINGSLIV Umeå är en stark föreningsstad och kommun. I kommunen finns ca 580 föreningar, vilket innebär möjligheter till fritidssysselsättning för de flesta intressen och önskemål. Enbart ungdoms- och idrottsföreningarna i kommunen genomför årligen ca föreningssammankomster. Det motsvarar minst ideella ledartimmar eller 150 årsarbeten! Även om idrottsföreningarna utgör ungefär hälften av alla föreningar, innebär bredden och mångfalden i föreningslivet att Umeå Fritid kan skapa möjligheter för en rolig, varierande och aktiv fritid för alla medborgare i Umeå kommun oavsett kön, ålder, funktionshinder, etnisk bakgrund eller var man bor och till ett rimligt pris. Kommunens idrottsföreningar står tillsammans för ca 85 % av totala antalet aktiviteter under ett år. Syftet med det kommunala stödet Av kommunens föreningar bedriver ca 250 st ungdomsverksamhet som berättigar till kommunalt stöd i form av subventionerade lokaler och anläggningar samt kontant aktivitetsstöd. Aktivitetsstödet omfattar totalt ca 17 miljoner kr Kommunens övergripande mål för stödet till ideella föreningar motiveras bl a av den socialt förebyggande effekten som föreningsverksamheten rent generellt står för. Det kommunala stödet syftar även till att genom föreningarnas arbete utveckla demokratiska arbetsformer som leder till engagemang, delaktighet och samverkan samt möten mellan olika kulturer. Kommunen vill med olika stödformer i första hand gynna verksamhet som vänder sig till barn och ungdomar i åldern 7-20 år. Stödet till ungdomsföreningar finns i alla kommuner och bygger oftast på ett regelverk som fastställts av kommunfullmäktige. Ett av motiven till att förbättra hanteringen av aktivitetsstödet i Umeå var att få en ökad samordning och en mer rationell handläggning. Att ta emot, knappa in, kontrollera och betala ut aktivitetsstödet i det manuella systemet tar lågt räknat tre månader per år för en person. Kommunrevisionen ställer idag krav på totalkontroll/revision av 20 föreningar vid varje utbetalningstillfälle, d v s 40 föreningar per år. Umeå Fritid vet erfarenhetsmässigt att en totalkontroll sannolikt skulle innebära att minst kr av aktivitetsstödet inte skulle utbetalas.

5 FÖRÄNDRINGSARBETE MED MEDBORGARNYTTAN I CENTRUM Kravspecifikation I kommunfullmäktiges direktiv till nämnder och förvaltningar framgår att medborgarnyttan alltid ska stå i centrum för förbättringsarbetet. Det innebär att resurserna ska riktas mot kommuninvånarnas och olika brukares behov. Bland annat ska uppmärksammas att kvinnor och män, flickor och pojkar ska ha likvärdiga servicenivåer. Det ingår också att minska de administrativa kostnaderna och ta tillvara den nya IT-teknikens möjligheter. Eftersom arbetet med aktivitetsstödet är mycket arbetskrävande togs initiativ från personalen på Umeå Fritid till ett utvecklingsarbete som nu lett fram till ett webbaserat system Aktivitetskort på nätet. Utvecklingsarbetet startade med en omfattande omvärldsanalys där Umeå Fritid kunde konstatera att det saknades system på marknaden för att på ett effektivt sätt behandla, kontrollera (mot regelverk) och betala ut kontant aktivitetsstöd. Möjligtvis kunde vi hitta system som gjorde det möjligt att registrera bidragen, men det fanns inget som var kopplat till ett regelverk. Kravet var också att registreringsarbetet skulle kunna göras i anslutning till varje tränings- och aktivitetstillfälle (jfr banktjänster på Internet). All registrering skulle samlas i en databas med backupfunktioner. Registrering skulle också kunna ske via Internet. För att underlätta, i det fall ledaren saknar egen dator placeras en publika datorer ut på större idrottsanläggningar så att registrering kan ske i direkt anslutning till träning. Ett annat krav som förvaltningen ställde var också att registrering skulle kunna göras via mobiltelefon. Framförallt skulle Aktivitetskort på nätet vara så enkelt att alla ledare, föreningsadministratörer och andra inblandade upplever förenklingar i administration och klara tidsbesparingar. Processkarta nuvarande rutiner Förändringsarbetet startade med att en processkarta upprättades där alla rutiner kartlades i det manuella arbetet. Se illustration här. Det kontanta aktivitetsstödet söks och utbetalas två gånger per år. I januari/februari redovisar föreningar de aktiviteter som bedrivits under föregående halvår, d v s juli december och i juli/augusti redovisas det som genomförts under första halvåret. När kontroller av blanketter, totalrevision av 20 föreningar kan sedan utbetalning ske. sid 5

6 RESULTAT Förvaltningen Aktivitetskort på nätet ger förvaltningen en besparing på minst 800 handläggartimmar per år, eller kr när alla föreningar inlemmats i systemet. Antalet föreningar som anslutit sig till Aktivitetskort på nätet är ca 100 den 15 april Genom det webbaserade systemet får förvaltningen tidigt en prognos på hur mycket bidrag som kommer att betalas ut. Systemet kommer även att kunna presentera en historik över hur regelverket ser ut/sett ut. Det nya systemet innebär, när alla föreningar är med, inte bara en totalkontroll av alla de föreningar som söker aktivitetsstöd, utan skapar även en databas med möjligheter att följa upp och analysera föreningsverksamheten utifrån kön, ålder, aktivitet, anläggning etc, d v s nya möjligheter skapa kunskap som är intressant ur politisk synpunkt. Det innebär också rätt data, rätt regelverk och en inbyggd revision. Ansvarig handläggaren slipper omfattande brevkorrespondens för att få ansökningarna komplett och rätt ifyllda. Personuppgifter kan hämtas från externa register. Hänsyn tas till familjer med skyddad identitet. När resurser frigörs finns möjligheter att i stället titta på andra uppgifter t ex förbättrad kvalitetsredovisning (tillgänglighet/jämställdhet/mångfald o s v). Det innebär även andra förbättringar. För ledaren som i sin dator/mobil enkelt registrerar närvaro i anslutning till genomförda träningspass/aktiviteter. För föreningskanslisten som enkelt summerar sin förenings sammanlagda aktivitetsvolym och när som helst under registreringsperioden kan se hur mycket bidrag föreningen genererat. För föreningens ekonomiansvarige som får föreningens aktivitetsstöd utbetald 1 2 månader snabbare. Ledaren behöver bara lägga in sina deltagare en gång. Kortet följer laget år efter år och kan kompletteras och ändras om någon kommer till eller faller bort. De ledare som arbetar ideellt kan använda sin tid på ett bättre sätt, d v s till att utveckla och bedriva föreningsverksamhet i stället för att utföra administrativa arbetsuppgifter. Även föreningar som inte får bidrag kan erbjudas vara med för sin egen statistiks skull. Annat Även ur miljöaspekt uppstår vinster. När alla föreningar använder det webbaserade systemet behövs ingen upptryckning av närvarorapporter. Det innebär besparingar i form av papper, kuvert, porto m m. ANVÄND TEKNIK Utvecklingen av det webbaserade systemet har gjorts av Umeå Fritid i samverkan med kommunens IT-avdelning. Den totala utvecklingskostnaden för Aktivitetskort på nätet är ca kr och då ingår även finessen att som ledare rapportera in sina deltagare via mobiltelefon. Den tekniska plattformen för aktivitetskorten är en helt Microsoftbaserad lösning med IIS 6.0 som webserver, och MS SQL Server 2000 som databasserver. Applikationen är skriven för ASP.NET 2.0. Föreningarna För föreningarna innebär Aktivitetskortet på nätet också klara fördelar. För en normalförening med flera sektioner och många medlemmar innebär en övergång från manuella registreringar till webbaserad lösning en besparing motsvarande ca 300 ideella arbetstimmar per år, eller ca kr per år. Direkt föreningsadministratören godkänt sin förenings akitivitetskort skickas ett mail till förvaltningens handläggare som kan påbörja utbetalningsprocessen. För att inte anv-id och lösenord ska gå i klartext över Internet så nyttjas SSL för att kryptera trafiken. Föreningar och ledare får ett lösenord för att rapportera in närvaron i sina aktiviteter via nätet och direkt in i kommunens databas. sid 6

7 SAMVERKAN KOMMUN OCH NÄRINGSLIV Offentligtprivat partnerskap (OPP) är en samarbetsform som vuxit fram i Sveriges kommuner under senaste åren och inte minst inom fritids- och kulturområdet. Offentligtprivat partnerskap sammanför ett ömsesidigt intresse och nytta mellan två eller flera parter, varav minst en är offentlig och en är privat, i ett långsiktigt arbete vars resultat bidrar till offentliga tjänster. ÖVERFÖRBARA ERFARENHETER Umeå kommun utsågs till årets kvalitetskommun i november I mars 2006 arrangerade kommunen tre inspirationsdagar på temat Offantligt. Umeå Fritid hade ett välbesökt seminarium med deltagare från hela Sverige på temat Kvalitet inom Fritidsektorn. Olika tekniklösningar som förvaltningen gjort för att bibehålla och förbättra kvalitén visades upp, bl a Aktivitetskort på nätet. Därefter har ett flertal fritidsförvaltningar besökt Umeå för att titta på Umeå Fritids sätt att arbeta. Aktivitetskort på nätet är just en sådan tjänst som har ett partnerskap. Införsäljning, Front office, eventuell utbildningsinsats ligger på ett privat företag. Dessutom samarbetar vi när det gäller vidareutveckling av systemet så till vida att vi delar på kod med hjälp av Source Safe. För att ytterligare stärka samarbetet arbetar det privata företaget i våra lokaler vid dessa tillfällen. I vårt partnerskapet får parterna tillgång till ny kompetens genom nya resurser, idéer och arbetssätt. Alla kommuner har verksamheter där Aktivitetskort på nätet ger effektivitetsvinster och intressanta möjligheter till analyser som saknas idag. Systemet kan lätt modifieras att gälla redovisning av t ex studieförbundens verksamheter eller andra bidragskonstruktioner som styrs av olika regelverk. Drygt 20-tal kommuner har redan anmält intresse för Aktivitetskort på nätet. Två kommuner har redan beställt och är på väg att installera Aktivitetskort på nätet med smärre justeringar för att klara sina regelverk; Skellefteå och Östersund. Ett samarbete har också inletts med Riksidrottsförbundet (RF) beträffande deras LOK-stöd. Umeås föreningar kan med kommunens Aktivitetskort på nätet som bonus få ett inrapporteringsmaterial som kan skickas till RF för utbetalning av RF:s LOK-stöd. sid 7