Årlig översyn Arbetsordning och Ekonomiska riktlinjer

Transkript

1 1 (2) Datum Mötesdatum Beslutsärende Punkt 8 på dagordningen Bilaga 6 Årlig översyn Arbetsordning och Ekonomiska riktlinjer Mälardalsrådets arbetsordning och ekonomiska riktlinjer fastställs av styrelsen och ska ses över årligen. Nuvarande arbetsordning godkändes av styrelsen Nuvarande Ekonomiska riktlinjer godkändes av styrelsen I revisionsrapporten Rapport avseende granskning av årsbokslut och årsredovisning 2015 rekommenderar EY att föreningen uppdaterar attestordningen. Kansliet har gått igenom dokumenten samt stämt av med EY och Stockholms stads ekonomidirektör för stöd i revideringsarbetet. Kansliet föreslår justeringar enligt läsanvisningar nedan. Läsanvisningar: Arbetsordningen förslag justeringar: 4.5 Fokusområden och processer Begreppet Stjärnbildning används inte längre och tas bort. 4.7 Beredningsgrupper b) Kunskaps- och kompetensförsörjning För beredning av arbetet med kunskaps- och kompetensförsörjning har kansliet ett nätverk av relevanta aktörer, däribland representanter från kompetensplattformar, universitet och högskolor, näringsliv och myndigheter. Ekonomiska riktlinjer förslag justeringar: Generellt har utskotten tagits bort ur texterna. 1.2 Grundfakta om Mälardalsrådet Uppdatering har skett av postadress samt IBAN och BIC. Tillägg har gjorts av juridisk form Attestordning Uppdaterade formuleringar kring attestordning: Generalsekreteraren har rätt att attestera/beordra samtliga utbetalningar som avser den löpande förvaltningen vid Mälardalsrådet. Budgeten delas upp på resultatenheter. Den som ges ansvaret för resultatenhet får också rätt att göra beställningar och godkänna fakturor enligt gällande attestordning. Mälardalsrådet Centralplan STOCKHOLM

2 2 (2) Generalsekreterarens kostnader som hanteras genom tjänstekort attesteras av ordförande kontinuerligt. Kostnader för resor, kurser och externa konferenser samt intern och extern representation där generalsekreteraren deltar ska attesteras av ordföranden. Generalsekreteraren attesterar kostnader i Mälardalsrådets verksamhet där generalsekreteraren själv har varit medverkande upp till kronor. Rätt att teckna utbetalningsbesked Tillägg: Utbetalningar från Mälardalsrådets konton görs alltid i förening av två personer, enligt bankens rutiner. 3.3 Ekonomisystemets koder Uppdatering skett till nuvarande ekonomisystem Visma. Uppdatering skett till att kontoplanen bygger på Baskontoplanen. 4. Projekt Punkten tas bort då Mälardalsrådet inte bedriver särskilda projekt. 5.2 Tjänstekort Betalkort ändras till tjänstekort. 5.4 Representation Ändrat från bör till ska i följande: Kostnadsmässigt ska den enskilda representationen hållas inom ramen för skattemässigt avdragsgill kostnad. 7. Placeringsriktlinjer Ny punkt i dokumentet med information om beslutade placeringsriktlinjer. Bilagor Nya bilagor har lagts in: Attestordning samt Attestförteckning med namnteckning och signatur. Presidiet föreslår styrelsen att besluta att att godkänna det reviderade förslaget till Arbetsordning, samt godkänna det reviderade förslaget till Ekonomiska riktlinjer. Bilaga Arbetsordning Bilaga Ekonomiska riktlinjer

3 Förslag Arbetsordning för Mälardalsrådet Godkänd av Mälardalsrådets styrelse (DATUM) 1. Inledning Arbetsordning för Mälardalsrådet utgår från Mälardalsrådets stadgar, version antagen av rådsmötet 2012, och ersätter den arbets- och delegationsordning som antogs Mälardalsrådets ekonomiska förvaltning regleras i ekonomiska riktlinjer för Mälardalsrådet. Arbetsordning och ekonomiska riktlinjer fastställs av styrelsen och ska ses över årligen. 2. Mälardalsrådets ändamål Mälardalsrådets uppgift är att vara forum för samverkan i strategiska frågor och skapa förutsättningar för medlemmarna att agera samfällt. 3. Mälardalsrådets kännetecken Mälardalsrådet ska förmedla en tydlig bild av hur organisationen ska uppfattas utåt, av samarbetspartners, intressenter och andra externa aktörer. Mälardalsrådet yttre kännetecken ska vara: inflytelserika, relevanta och resultatinriktade. Mälardalsrådet ska ha en tydlig bild av vad som ska känneteckna organisationens inre arbetssätt: arbetet i styrelse, arbetsgrupper och med medlemmar. Mälardalsrådets inre kännetecken ska vara: legitimitet, relevans och ömsesidighet. Dessa ska återspeglas i Mälardalsrådets verksamhetsplan, budget och arbetssätt. 4. Organisation 4: 1 Rådsmöte Uppdrag Rådsmötet är Mälardalsrådets högsta beslutande organ. Rådsmötets uppdrag regleras i Mälardalsrådets stadgar. Organisation och sammansättning Rådsmötets organisation och sammansättning regleras i Mälardalsrådets stadgar. Information och rapportering Rådsmötet rapporterar till medlemmarna. 4:2 Styrelse Uppdrag Med utgångspunkt i av rådsmötet fastställda inriktningsmål beslutar styrelsen om årlig verksamhetsplan och budget. Styrelsen beslutar om arbetsordning och fastställer riktlinjer för Mälardalsrådets ekonomiska förvaltning. Styrelsen utser generalsekreterare. 1

4 Organisation och sammansättning Styrelsens organisation och sammansättning regleras i Mälardalsrådets stadgar. Information och rapportering Styrelsen bereder ärenden till rådsmötet och ansvarar för uppföljning av rådsmötets beslut. 4:3 Presidium Uppdrag Presidiet beslutar löpande om Mälardalsrådets verksamhet i enlighet med av styrelsen fastställd verksamhetsplan, budget och andra av styrelsen godkända riktlinjer. Organisation och sammansättning Presidiets organisation och sammansättning regleras i Mälardalsrådets stadgar. Information och rapportering Presidiet bereder ärenden och rapporterar till Mälardalsrådets styrelse. Enligt stadgarna får presidiet om styrelsens beslut i en fråga inte kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för föreningens verksamhet, vidta sådana åtgärder som med hänsyn till omfattningen och arten av föreningens verksamhet är av osedvanlig beskaffenhet och stor betydelse. Styrelsen ska omgående underrättas om åtgärderna. 4:4 Ordförande Uppdrag Ordförande leder styrelsens och presidiets arbete. Ordförande tillser att styrelse och presidium sammanträder i den omfattning och på det sätt stadgarna anger, samt att dessa i övrigt fullgör sina uppgifter. Ordförande företräder föreningen utåt. Ordförande och generalsekreterare har rätt att var för sig teckna Mälardalsrådets firma. Information och rapportering Ordförande rapporterar till rådsmötet. 4:5 Fokusområden och processer Uppdrag Mälardalsrådets fokusområden och processer fastställs av Mälardalsrådets styrelse med utgångspunkt i inriktningsmålen. Mälardalsrådet har f n tre fokusområden: Infrastruktur och transporter (genom processen En Bättre Sits) Kunskaps- och kompetensförsörjning Internationella jämförelser och lärande (benchmarkingarbete) 2

5 Organisation och sammansättning Organisation och sammansättning fastställs i Mälardalsrådets styrelse. Mälardalsrådet kan utse annan styrgrupp än sig själv för process. Infrastruktur och transporter (En Bättre Sits) Uppdragsgivare för En Bättre Sits är Stora Gruppen som består av presidierna hos ansvariga länsplaneupprättare och kollektivtrafikmyndigheter i de sju länen Stockholm, Uppsala, Västmanland, Sörmland, Örebro, Östergötland och Gotland. De riksdagspartier som ej representeras adjungeras. Lilla Gruppen med en politisk representant från vardera de sju länsplaneupprättarna och kollektivtrafikmyndigheterna utgör styrgrupp. Kunskaps- och kompetensförsörjning Mälardalsrådets styrelse utgör styrgrupp. Internationella jämförelser och lärande (benchmarkingarbete) Mälardalsrådets styrelse utgör styrgrupp. Information och rapportering Processansvarig ordförande eller processledare rapporterar till respektive styrgrupp. I det fall Mälardalsrådets styrelse inte utgör styrgrupp, informeras styrelsen. 4:6 Arbetsgrupper m m Uppdrag Styrelsen utser ledamöter och ersättare till erforderliga, arbets-, projekt- och styrgrupper eller andra lämpliga organ för olika frågeområden och initiativ. Arbetsgruppernas uppdrag och resurser fastställs i verksamhetsplan och budget. Som komplement ska breda mötesplatser (forum/arenor) arrangeras där arbetsgruppernas och styrelsens budskap kommuniceras och prövas. Mötesplatserna ska även ta in kunskap utifrån. Organisation och sammansättning Styrelsen utser arbetsgrupper utifrån behov av beredning i specifika frågor som kan vara både kort- och långsiktiga utifrån tydliga, tidsbestämda uppdrag utifrån god representativitet, präglad av kunskap, resultatskapande och pragmatism Valberedningen bereder nominering till arbetsgrupperna. Arbetsgrupperna ges en flexibilitet att skapa sina arbetsformer utifrån uppdraget. har ett tydligt tjänstemannastöd från kansliet, som ansvarar för koordinationen gentemot tjänstemannastöd hos medlemmarna (se punkt 4.7 Beredningsgrupper). Styrelsen bekräftar att en arbetsgrupp har slutfört sitt arbete utifrån uppdraget. 3

6 Information och rapportering Kansliet ansvarar för att rapportering från arbetsgruppernas arbete sker fortlöpande till styrelsen. 4:7 Beredningsgrupper Uppdrag Mälardalsrådets kansli ansvarar för processledning och koordination av tjänstemannastöd (beredningsgrupper) till den verksamhet som beslutas av styrelsen. Organisation och sammansättning Kansliet har i uppdrag att tillse att en beredningsgrupp är brett sammansatt med relevanta tjänstemän från Mälardalsrådets medlemmar och nätverk. Medlemmarna har i uppdrag att på begäran tillskjuta tjänstemannaresurser till Mälardalsrådet. Kansliet har en central roll och ansvarar för koordinationen av arbetet. F n finns följande beredningsgrupper kopplade till fokusområdena: a) Infrastruktur och transporter (En Bättre Sits) Lilla tjänstemannagruppen, tjänstemän som representerar uppdragsgivarna, dvs de sju länsplaneupprättarna samt de sju kollektivtrafikhuvudmännen. Stora tjänstemannagruppen, med tjänstemän från de s k intressenterna, dvs regionförbund, landsting, kommunalförbund, länsstyrelser, kommuner, Trafikverket, Sjöfartsverket, Swedavia, Mälab, näringslivet genom handelskamrarna samt övriga berörda aktörer. b) Kunskaps- och kompetensförsörjning För beredning av arbetet med kunskaps- och kompetensförsörjning har kansliet ett nätverk av relevanta aktörer, däribland representanter från kompetensplattformar, universitet och högskolor, näringsliv och myndigheter. c) Internationella jämförelser och lärande (Benchmarkingarbete) För beredning av benchmarkingarbetet har kansliet ett nätverk av relevanta aktörer, däribland representanter från handelskamrar, universitet och högskolor samt Stockholm Business Region. Information och rapportering Tjänstemannagrupperna rapporterar till respektive styrgrupp. Kansliet ansvarar för att rapportering sker fortlöpande till styrelsen. 4:8 Generalsekreterare Uppdrag Generalsekreteraren är chef för föreningens kansli med uppgift att sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. 4

7 Generalsekreteraren företräder föreningen utåt. Ordförande och generalsekreterare har rätt att var för sig teckna Mälardalsrådets firma. Organisation och sammansättning Generalsekreteraren utses av Mälardalsrådets styrelse. Vid anställning av generalsekreterare beslutar ordförande om anställning och anställningsvillkor efter samråd med presidiet och gruppledarna i styrelsen. Underlaget ska omfatta person och villkor. Samrådet ska protokollföras och anmäls därefter i styrelsen. Ordförande beslutar om generalsekreterares lönerevision, ledighet, fortbildning motsvarande eller vid dennes förfall vice ordförande. Information och rapportering Generalsekreteraren ska underställa styrelsen följande ärenden för beslut: a) Sammanträdestider b) Årsbokslut c) Budget och strategisk inriktning för nästkommande verksamhetsår d) Ändrad firmateckningsrätt vid behov Generalsekreterare ska vidare tillse att presidium och styrelse löpande erhåller rapportering om händelser och förhållanden som är av väsentlig betydelse för föreningens verksamhet och ekonomiska situation. 4:8 Kansli Uppdrag Kansliets uppdrag är att utifrån styrelsens beslut ansvara för och driva Mälardalsrådets löpande verksamhet. Organisation och sammansättning Styrelsen utser generalsekreterare som chef för föreningens kansli. Generalsekreterare ansvarar för bemanning av kansliet samt beslutar om anställningsvillkor. Kansliet har f n följande bemanning: Generalsekreterare, tre processledare, kommunikationsansvarig och administrationsansvarig. Information och rapportering Kansliet rapporterar till generalsekreterare samt i förekommande fall till styrgrupper. 5. Beslutsordning 5:1 Inriktningsmål Enligt stadgar reviderade 2012 ska Rådsmötet årligen fr o m 2013 besluta om inriktningsmål för Mälardalsrådets verksamhet. Slutligt förslag till inriktningsmål fastställs av styrelsen och sänds ut med rådsmöteshandlingarna senast två veckor före rådsmötet. 5:2 Verksamhetsplan och budget Med inriktningsmålen som utgångspunkt ger styrelsen kansliet i uppdrag att ta fram förslag till verksamhetsplan och budget för nästkommande verksamhetsår. Styrelsens direktiv och 5

8 uppdrag inför kommande budgetår ska föreligga senast 30 september. Kansliets beredning av förslag till verksamhetsplan och budget ska föreligga senast 30 november för att styrelsen ska kunna fatta beslut före nyårets inträde. 5:3 Rapportering till styrelsen Med verksamhetsplan och budget som utgångspunkt ges kansliet i uppdrag att löpande rapportera till styrelsen för respektive verksamhetsområde. 6. Medlemsrelationer 6:1 Medlemmarnas deltagande i arbetsgrupper m m Genom arbetsgrupper m m ges Mälardalsrådets medlemmar möjlighet att delta och påverka det storregionala arbetet. Mälardalsrådets styrelse utser arbetsgrupper m m (se 4.6 Arbetsgrupper m m) 6:2 Medlemmarnas deltagande i beredningsgrupper Genom beredningsgrupper ges Mälardalsrådets medlemmar möjlighet att delta och påverka det storregionala arbetet (se 4.7.Beredningsgrupper) 6:3 Medlemmarnas deltagande i seminarier och konferenser Mälardalsrådet anordnar breda mötesplatser (forum/arenor), seminarier och konferenser för medlemmarna. Mötesplatserna ska vara öppna och skapa delaktighet, och inbjudan ska spridas brett bland Mälardalsrådets medlemmar. 6.4 Kommunikation och dialog med medlemmarna Navet i Mälardalsrådets kommunikation är Kommunikation och dialog sker genom ett varierat utbud av kanaler. Dialogen med medlemmarnas politiker och tjänstemän hålls i det löpande arbetet. Särskild vikt läggs vid kommunikation och information till nyvalda ledamöter. Genom nätverket MTB (Mälardalsrådets tjänstemannaberedning bestående av regiondirektörerna eller motsvarande i de fem länen) sker löpande avstämning av aktuella regionala frågor. 7. Associerade medlemmar Mälardalsrådet har f n fem associerade medlemmar (Norrköping, Linköping, Gävle, Karlstad och Gotland). Ansökan om associerat medlemskap bereds och beslutas av Mälardalsrådets styrelse. Villkoren för associerat medlemskap fastställs av styrelsen. F n innefattar associerat medlemskap: inbjudan till Mälartinget samt närvaro- och yttranderätt vid rådsmötet, möjlighet att delta i arbets- och projektgrupper efter beslut i Mälardalsrådets styrelse, inbjudan till öppna konferenser och seminarier samt övrig nyhetsspridning och kommunikation. 6

9 Ekonomiska riktlinjer för Mälardalsrådet Godkänd av Mälardalsrådets styrelse (datum) 1. INLEDNING 1.1 Syfte 1.2 Grundfakta 2. EKONOMIORGANISATION 2.1 Mälardalsrådets ansvar 2.2 Attestordning och utanordningsregler 2.3 Revision och intern kontroll 3. REDOVISNING 3.1 Redovisningens syfte och principer 3.2 Ekonomifunktionen 3.3 Ekonomisystemets koder 4. INBETALNINGAR/INTÄKTER 4.1 Inbetalningar och inkomster 4.2 Bokföringsorder 5. UTBETALNINGAR/KOSTNADER 5.1 Leverantörsfakturor 5.2 Tjänstekort 5.3 Reserutiner 5.4 Representation 6. BUDGET och RESULTATUPPFÖLJNING 6.1 Budgetprocess och uppföljning 6.2 Resultatrapporter 7. PLACERINGSRIKTLINJER 7.1 Placeringsriktlinjer BILAGOR Bilaga 1. Attestordning Bilaga 2. Attestförteckning med namnteckning och signatur 1

10 1. INLEDNING 1.1 Syfte Syftet med denna handbok är att ge vägledning i ekonomiarbetet så att Mälardalsrådet får en rättvisande redovisning utifrån de externa och interna krav Mälardalsrådet har att följa. Syftet är också att ge en helhetssyn över Mälardalsrådets ekonomiadministration både övergripande och mer specifikt. Handboken innehåller den information och de riktlinjer som behövs i det dagliga arbetet för att få en korrekt ekonomihantering. Ekonomihandboken beskriver hur ekonomiadministrativa rutiner ska hanteras för att säkerställa tillräcklig intern kontroll. 1.2 Grundfakta Adress Mälardalsrådet Centralplan STOCKHOLM Organisationsnummer Juridisk form Ideell förening VAT nummer (value added tax) Momsregistreringsnummer ska användas vid beställning av varor och tjänster inom EU-länder. Numret anges utan mellanslag. SE Postgiro och bankgiro för inbetalningar Postgiro Bankgiro Inbetalningar från utlandet SWIFT: NBBKSESS Kontonummer: Nordea, Box 8007, S STOCKHOLM IBAN: BIC: NDEASESS Betalningsvillkor till leverantör dagar netto. För nya leverantörer ska 30 dagar gälla. Inga påminnelseavgifter. Dröjsmålsränta får debiteras med högst gällande referensränta + 8 procentenheter. Betalningsvillkor till kund 30 dagar netto. Från förfallodagen debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen dvs gällande referensränta + 8 procentenheter. Vid obetalda kundfordringar, tas telefonkontakt om kunden är en känd kund eller om beloppet är betydande. I övriga fall skickas skriftliga krav. Räntelag I denna lag anges att dröjsmålsränta utgår från förfallodagen om den är bestämd i förväg. Om förfallodagen ej är bestämd i förväg utgår dröjsmålsränta från den dag som infaller en månad efter kravets framställande. Här stadgas också att dröjsmålsränta beräknas efter en räntefot som motsvarar gällande referensränta + 8 procentenheter. 2

11 2. EKONOMIORGANISATION 2.1 Mälardalsrådets ansvar Mälardalsrådet leds av en styrelse. Under styrelsen leds Mälardalsrådet av en generalsekreterare. Styrelsen ansvarar för den ekonomiska förvaltningen av Mälardalsrådet samt för anvisningar och policybeslut kring Mälardalsrådets ekonomiadministration. Generalsekreteraren utses av styrelsen. Generalsekreterarens ekonomiska ansvar innebär att skapa rutiner så att redovisningen ordnas på ett sådant sätt att god intern kontroll uppnås och bokföringsskyldigheten fullgörs för Mälardalsrådet. Till skillnad från näringslivet har inte Mälardalsrådet något ekonomiskt vinstintresse. Det betyder att Mälardalsrådet på lång sikt inte ska redovisa vare sig överskott eller underskott. Styrelsen/generalsekreteraren ska beakta de regelverk och förordningar som gäller för verksamheten inom en förening samt för offentliga myndigheter. 2.2 Attestordning och utanordningsregler Generalsekreteraren har rätt att attestera/beordra samtliga utbetalningar som avser den löpande förvaltningen vid Mälardalsrådet. Budgeten delas upp på resultatenheter. Den som ges ansvaret för resultatenhet får också rätt att göra beställningar och godkänna fakturor enligt gällande attestordning. Den som attesterar/beordrar en utbetalning är rättsligt ansvarig för sin handling. Ingen får attestera en utbetalning som avser vederbörande personligen eller en närstående person eller juridisk person, i vilken vederbörande har betydande intressen. Attestordning Generalsekreteraren beslutar om vem som har ansvaret för respektive resultatenhet. Den som ansvarar för en resultatenhet är därmed även ansvarig för godkännande av fakturor enligt gällande attestordning. Generalsekreterarens kostnader som hanteras genom tjänstekort attesteras av ordförande kontinuerligt. Kostnader för resor, kurser och externa konferenser samt intern och extern representation där generalsekreteraren deltar ska attesteras av ordföranden. Generalsekreteraren attesterar kostnader i Mälardalsrådets verksamhet där generalsekreteraren själv har varit medverkande upp till kronor. Det åligger den attestansvarige: att kontrollera att en inkommen faktura är utställd på Mälardalsrådet och att fakturans uppgifter om vara/tjänst, kvantitet, kvalitet, pris och betalningsvillkor överensstämmer med både den gjorda beställningen och den faktiska leveransen att förvissa sig om att kostnaden ligger inom ramen för budgeten och eventuella direktiv från styrelsen att meddela den som har att teckna utbetalningsbesked när utbetalning bör ske, t ex om betalningsdag ska avvika från den dag som är angiven på fakturan att se till att konteringen är korrekt med avseende på resultatenhet. Rätt att teckna utbetalningsbesked Rätten att teckna utbetalningsbesked, dvs slutligt disponera över medel som förvaltas av Mälardalsrådet, tillkommer generalsekreteraren eller ordförande i styrelsen var för sig. Rätten att teckna utbetalningsbesked får inte utan styrelsens skriftliga godkännande överlämnas till någon annan. Utbetalningar från Mälardalsrådets konton görs alltid i förening av två personer, enligt bankens rutiner. Innan utbetalningsbesked tecknas ska den som utövar rätten ifråga kontrollera: att medel finns disponibla på det aktuella kontot att eventuella acontobetalningar och kvittningsbara motfordringar har beaktats att allt grundmaterial som är av betydelse för utbetalningen har beaktats Granskning/kontroll De kontroller som ska företas i samband med attestering respektive tecknande av utbetalningsbesked 3

12 kan uppdras till annan medarbetare. Denne ska då på verifikationen göra noteringen "granskad av" och sedan signera den med sitt namn. Detta innebär inte att ansvaret för attesteringen respektive tecknandet av utbetalningsbesked övergår på granskaren. Det ansvaret ligger kvar på de som ska attestera och teckna utbetalningsbesked, men de befrias från vissa praktiska göromål. Regler för attestering och för tecknande av utbetalningsbesked m.m. Styrelsen för Mälardalsrådet ska se till att man har en rättvisande redovisning och att medlen förvaltas på ett betryggande sätt. Denna uppgift fullgörs vid Mälardalsrådet av generalsekreteraren. En mycket betydelsefull förutsättning för "en betryggande medelsförvaltning" är att de ekonomiadministrativa rutinerna är utformade på ett ändamålsenligt sätt och att rimliga kontroller finns inbyggda i rutinerna. På det sättet måste säkerställas att avtal, leveranser och fakturor är korrekta, att ett affärsmässigt förhållningssätt präglar Mälardalsrådets kontakter med kunder och leverantörer och att både inbetalningar och utbetalningar kontrolleras noga. En del av denna interna kontroll baseras på regler för ingående av avtal, för attestering, för tecknande av utbetalningsbesked och för särskild granskning i anslutning härtill. Rätt att ingå avtal Den slutliga rätten att disponera medel, att beordra utbetalningar, tillkommer styrelsen. I princip grundas varje utbetalning på ett ingånget avtal, varigenom pengar byts mot varor eller tjänster. Formell rätt att ingå avtal grundas på ett delegationsbeslut från styrelsen, som givetvis kan återkalla detta beslut. Generalsekreterare äger rätt att delegera rätt att ingå avtal inom ramen för budget. Redan ingånget avtal som grundas på ett delegationsbeslut, och håller sig inom ramen för detta, kan dock inte åsidosättas av styrelsen, även om vederbörande anser det olämpligt. En anställd som inte har en uttrycklig befogenhet att sluta avtal agerar helt på egen risk. Den anställde som ingått avtalet blir sedan personligen skyldig att ersätta motparten för dennes kostnader i anledning av avtalet. Vederbörande är däremot inte skyldig att själv fullfölja avtalet. Årsbokslut/Årsredovisning Mälardalsrådets årsbokslut/årsredovisning ska undertecknas av styrelsen samt generalsekreteraren som genom sin signering godkänner bokslutet och därmed ikläder sig ansvar för dess riktighet. Det åligger styrelseledamot att själv närvara vid styrelsemöte där årsredovisningen ska undertecknas eller att snarast därefter underteckna denna. 2.3 Revision och intern kontroll En grundläggande princip vad gäller intern kontroll är att en och samma person inte ska hantera en transaktion från början till slut. God intern kontroll innebär en väl genomtänkt fördelning av ansvar och befogenheter som gör att den som är anställd vet vilket ansvar och befogenheter han/hon själv och andra har. Revisionen vid Mälardalsrådet sker av rådsmötet valda revisorer. Revisionen görs av två oberoende organisationer, dels en auktoriserad revisor från revisionsbolag samt tre förtroendevalda revisorer. Den externa revisionens huvuduppgift är att uttala sig om huruvida den ekonomiska informationen ger en rättvisande bild. Revisorerna upprättar i samband med årsbokslutet en revisionsberättelse, där de uttalar sig om huruvida redovisningen varit rättvisande. Granskning av den interna kontrollen och styrningen kan delas upp i följande delaktiviteter: att tillförlitlig och ändamålsenlig information finns att policy, riktlinjer, lagar och förordningar följs att tillgångar skyddas att resurserna används effektivt att mål hanteras effektivt och ändamålsenligt 4

13 3. REDOVISNING 3.1 Redovisningens syfte och principer Redovisningen är baserad på Bokföringslagen. Redovisningen ska löpande kunna redovisa fordringar och skulder, bokslut ska göras så att det ekonomiska utfallet kopplas till verksamhetsresultat (utförda prestationer) m m. Ett syfte med redovisningen är att ge underlag för beslutsfattande, såväl inom som utom Mälardalsrådet. Mälardalsrådets redovisning ska följa god redovisningssed. För att möjliggöra en rättvisande redovisning av intäkter och kostnader tillförs samtliga fordringar och skulder bokföringen. Mälardalsrådets verksamhet är avgiftsfinansierad. Disponibla avgiftsmedel från medlemmarna redovisas som intäkter. Externfinansierad verksamhet, dvs verksamhet som finansieras på annat sätt än genom direkta avgifter, redovisas som intäkter, men eventuellt överskott respektive underskott redovisas som förskott respektive övriga skulder tills projektet är avslutat. Redovisningen är uppbyggd utifrån resultatenheter vilket innebär att särredovisning av ekonomiska transaktioner kan ske och man får därmed en bättre styrning och uppföljning av verksamheten. Balansräkningen Balansräkningen (kontoklass 1-2) ger en bild av den ekonomiska ställningen på bokslutsdagen. Under tillgångar (debet) redovisas t ex likvida medel, olika typer av fordringar och anläggningstillgångar som Mälardalsrådet har. Under skulder (kredit) visas hur Mälardalsrådet finansierat tillgångarna. Här ligger också förskott från bidragsgivare och balanserat kapital (årets och tidigare års kapitalförändring). Förändringen i det balanserade kapitalet kan erhållas genom att jämföra balansräkningen från ett år till ett annat. Balansräkningen visar löpande under året de in- och utbetalningar som påverkar Mälardalsrådets tillgångar och skulder. Resultaträkningen Resultaträkningen (kontoklass 3-8) visar vid bokslutet en sammanställning över Mälardalsrådets intäkter och kostnader samt årets kapitalförändring. Den kan också tas fram löpande under bokföringsåret och visar då hur verksamheten utvecklas. För att kapitalförändringen ska vara rättvisande är det nödvändigt att alla ekonomiska händelser bokförs på "rätt" bokföringsår/period, vilket innebär att kostnader och intäkter måste periodiseras till rätt period, detta görs månadsvis. Årets kapitalförändring förs vid årsboksluten till balansräkningens post, årets resultat, och speglar den verksamhet som anses "avslutad" vid årets slut. Varje bokföringsår betraktas för sig med sina egna intäkter och kostnader. Resultatkonton bokas alltid på resultatenheter i redovisningen. På dessa konton bokas inga ingående balanser. Försiktighetsprincipen Ekonomiska händelser och bestämning av intäkter och kostnader ska bedömas utifrån den s.k. försiktighetsprincipen. Det betyder att intäkter/tillgångar tillgodoräknas när de är realiserade och kostnader/skulder beaktas när de är befarade. 3.2 Ekonomifunktionen Ekonomifunktionen ansvarar för den löpande redovisningen. Det åligger även ekonomifunktionen att upprätta de finansiella delarna av årsredovisningen för Mälardalsrådet samt att ansvara för den fortlöpande redovisningen gentemot myndigheter. Ekonomifunktionen ansvarar även för resultatuppföljning och prognos. 5

14 3.3 Ekonomisystemets koder Ekonomisystemet som Mälardalsrådet använder är Visma. Detta är ett integrerat ekonomisystem med grundbok, huvudbok, leverantörsreskontra, fakturering och kundreskontra. Kontoplanen Kontoplanen som Mälardalsrådet tillämpar bygger på Baskontoplanen. Resultatenheter Resultatenheter är en organisatorisk enhet som har en årsbudget. Resultatenhet är obligatoriskt på samtliga transaktioner som berör intäkts- och kostnadskonton. 4. INBETALNINGAR/INTÄKTER 4.1 Inbetalningar/inkomster Inbetalningar bokförs genom bankgiro eller plusgiro. Kontantkassor förekommer inte på Mälardalsrådet. 4.2 Bokföringsorder/Omföring Bokföringsorder eller omföring används när rättningar görs av felbokföringar, periodiseringar av intäkter och kostnader, avskrivningar och annat som görs av Ekonomifunktionen. En bokföringsorder ska alltid innehålla en förklarande text över vad den avser, fullständig kontering med angivande av debet och kredit, vem som upprättat den, datum. Vid rättningar ska en hänvisning göras till det verifikationsnummer som rättas samt på den senare anteckningen göras av verifikationsnumret på rättningen. 5. UTBETALNINGAR/KOSTNADER 5.1 Leverantörsfakturor En inkommen leverantörsfaktura skickas för kontroll och attest. Behörig skickar tillbaka den för registrering utan onödigt dröjsmål. Utförs själva kontrollen av fakturans uppgifter av annan än den som har rätt att godkänna bör även denna person signera fakturan. Är fakturan felaktig ska den skickas tillbaka med begäran om en ny. För ytterligare information om attestreglerna se bilaga om attestordning. Fakturan tilldelas ett verifikationsnummer och kommer med på nästa betalningsförslag för utbetalning per det förfallodatum som registrerats in. Originalfakturan arkiveras i löpnummerordning. Tillsammans med fakturan ska eventuella andra nödvändiga handlingar också förvaras exempelvis beställningssedel, följesedel. En extern faktura måste vara utställd till Mälardalsrådet. Fakturor utställda till annan exempelvis när ett personnamn står först i adressen får inte betalas av Mälardalsrådet. Betalningsförslag Ett betalningsförslag skapas i redovisningsprogrammet och innehåller attesterade och bokförda fakturor som inte tidigare sänts för utbetalning. Betalningsförslaget ska undertecknas av den utanordningsansvarige. Utbetalning sker företrädes vis över plusgirot, med datafil som skickas över internet. Filen sigilleras och lösenord anges, detta görs av ekonomifunktionen. Dessutom bemyndigar generalsekreteraren datafilen som efter det blir klar för utbetalning. Leverantörsfakturor avseende tjänster Vid mottagande av fakturor som avser tjänster ska preliminär skatt, sociala avgifter och moms hanteras 6

15 enligt nedan angivna regler. Mälardalsrådet kan bli betalningsskyldigt till obetalda avgifter och skatter retroaktivt om vi betalat ut ersättning felaktigt. För att Mälardalsrådet inte ska behöva betala preliminärskatt och sociala avgifter krävs att leverantören/uppdragstagaren visar eller skriftligen åberopar F-skattsedel. Kontrollera därför att det på fakturan står angivet om F-skattsedel finns. 5.2 Tjänstekort Tjänstekort Tjänstekort av typen företagsupphandlat Privatkort ska gälla för anställda vid Mälardalsrådets kansli. Detta innebär att kortinnehavaren har det fulla betalningsansvaret. Innehav av tjänstekort ska vara motiverat utifrån innehavarens utlägg i tjänsten. Innehav av tjänstekort ska beslutas av generalsekretaren eller Mälardalsrådets ordförande. Mälardalsrådet står för årsavgiften. 5.3 Reserutiner Reseräkningsrutin Efter att en resa är gjord ska resenären omgående skriva en reseräkning. Ersättning för eventuella utlägg ska åtföljas av kvitton i original. Endast utlägg som erlagts privat och inte med företagskortet ska tas upp på reseräkningen. Blanketten konteras och attesteras och utbetalas i samband med lön. 5.4 Representation Det kan finnas behov av att med medel som förvaltas av Mälardalsrådet bekosta måltid eller dylikt vid besök av utomstående personer eller gentemot personalen, så kallad representation. Även annan typ av representation kan förekomma t.ex. representationsgåvor. Riksskatteverket (RSV) skiljer på extern och intern representation. Vid all representation ska uppgift om syfte, deltagare, datum och plats dokumenteras. Det är alltid syftet med representationen som bestämmer om den ska bokföras som extern eller intern representation. Mälardalsrådet förutsätter att representationen hålls på en rimlig nivå samt att den inte har sådan inriktning att den kan medföra förtroendeskada för Mälardalsrådet och/eller för den som deltar i representationen. Detta åligger respektive ansvarig för resultatenheten att se till att detta efterlevs. Kostnadsmässigt ska den enskilda representationen hållas inom ramen för skattemässigt avdragsgill kostnad. Extern representation Med extern representation menas sådan gästfrihet som Mälardalsrådet i samband med måltid visar utomstående besökare. Representation får rikta sig till personer, som tillsammans med företrädare för Mälardalsrådet överlägger i frågor, som har ett omedelbart samband med verksamheten inom Mälardalsrådet. Antalet representanter från Mälardalsrådet bör inte vara fler än antalet besökare. Dessutom får samma person ej förekomma regelbundet. Det kan uppfattas som personlig gästfrihet. Intern representation Med intern representation avses måltider etc. i samband med informationsmöte med personal, personalfester (högst två gånger per år), interna kurser, interna konferenser och liknande. En förutsättning för att något ska betraktas som intern representation är att det i huvudsak är fråga om interna möten om Mälardalsrådets verksamhet. Måltider vid styrelse- eller projektsammanträden betraktas som intern representation även om externa personer deltar. Intern representation i form av interna kurser och interna konferenser ses som driftskostnader. Interna kurser och konferenser räknas som internt även om externa personer deltar, givet att syftet är internt för verksamheten. Enklare förtäring Med förfriskningar och annan enklare förtäring menas sådant som inte kan anses som måltid. I samband med extern representation kan också måttfull förtäring av vin eller öl utan samband med annan förtäring räknas som enklare måltid. 7

16 6. BUDGET och RESULTATUPPFÖLJNING 6.1 Budgetprocess och uppföljning Budgeten görs på resultatenhets- och projektnivå. Uppföljning av budget görs månadsvis. Vid behov revideras budgeten efter halvårsskiftet eller då styrelsen beslutar om enskilda budgetposters förändring. Budgeten processas under hösten och föreläggs styrelsen för beslut vid sista sammanträdestillfället för året. 6.2 Resultatrapporter Månadsvisa resultatrapporter görs på resultatenhetsnivå, uppföljning görs gentemot budget. Dessa rapporter ska vara klara runt den 15:e i efterföljande månad. Vid kvartal och halvårsvis görs en noggrannare periodisering och uppföljning gentemot budget. 7. PLACERINGSRIKTLINJER Mälardalsrådets styrelse beslutar om placeringsriktlinjer för förvaltningen av Mälardalsrådets medel. Med placeringsmedel avses de medel som inte används för att täcka den löpande förvaltningen. Mälardalsrådets styrelse fastställer placeringspolicyn och beslutar om revidering av densamma. Styrelsen bör en gång per mandatperiod se över placeringsriktlinjerna. Följande placeringsriktlinjer gäller: Av det egna kapitalet bör 1 års fasta kostnader avseende personalkostnader, hyresavtal samt övriga avtal för en eventuell framtida avveckling av Mälardalsrådet finnas. Placeringsmedel får placeras enligt följande tillgångsslag: a) bunden inlåning/fastränteplacering b) lågriskplaceringar i räntebärande värdepapper/fonder Begränsningar för tillgångsslagen: Lägst högst Fastränteplaceringar 50% 100% Korta räntebärande papper 0% 50% Av etiska skäl medges ej placeringar i företag med produktion eller försäljning av krigsmateriel, tobakseller alkoholvaror som huvudsakligen verksamhet, eller placering inom sexindustrin. Begränsning av ränterisk: Mälardalsrådets innehav av korta räntebärande värdepapper/fonder får ha en bindningstid på högst 360 dagar. Placeringar ska ske i svenska räntepapper med hög kreditvärdighet. Placeringsriktlinjerna bör en gång per mandat period ses över. Det är styrelsen som fastställer och beslutar om placeringsriktlinjerna. 8

17 Bilaga 1: Attestordning Befogenhet Ordförande Generalsekreterare Övriga medarbetare 1) Teckna avtal > Beställa vara/tjänst 2) > Fakturakontroll/godkännande Ja Ja Ja Attest Ja Ja Utanordning 3) Ja Ja Ja Teckna anställningsavtal Ja Ja Attestera arbetstid Ja Ja Godkänna semesteruttag Ja Ja Attestera medarbetares utlägg Ja Ja 1) Gäller inom egen resultatenhet 2) Omfattar leveransen flera avtal från samma leverantör gäller beloppsgränsen det sammanlagda värdet 3) Utanordning sker alltid två i förening 9

18 Bilaga 2: Attestförteckning med namnteckning och signatur.. Ordförande signatur namnförtydligande.... Generalsekreterare signatur namnförtydligande Godkännande av fakturor..... Processledare infrastruktur och transporter signatur namnförtydligande... Processledare kompetensförsörjning signatur namnförtydligande.... Processledare internationella jämförelser signatur namnförtydligande..... Kommunikationsansvarig signatur namnförtydligande... Administratör signatur namnförtydligande 10