Befattningsbeskrivning för Klubbchef

Transkript

1 Befattningsbeskrivning för Klubbchef Klubbchefen: har inför styrelsen ett totalansvar för verksamheten vid klubben inom ramen för av styrelsen beslutad verksamhetsplan, budget, delegering och denna befattningsbeskrivning har som huvuduppgift att med till förfogande ställda resurser genomföra av styrelsen fattade beslut är underställd styrelsen och överställd övrig av klubben anställd personal i den ordning styrelsen bestämmer rapporterar till styrelsens ordförande är adjungerad till styrelsen och klubbens kommittéer Allmänt Det åligger på Klubbchefen att: verka för att bästa möjliga service skapas år medlemmar, sponsorer och gäster, att ordning och trivsel upprätthålls och att god etikett iakttas inom klubben ta initiativ till och utarbeta förslag till åtgärder för att förbättra klubbens ekonomi, serviceutbud och konkurrensförmåga under spelsäsongen finnas på klubben för att hålla god personlig kontakt med medlem, sponsorer och gäster och för att tillse att organisationen fungerar tillfredsställande biträda styrelsen och kommittéerna med utredningar mm samt delta i styrelsens och vid behov i kommittésammanträden vid styrelsens sammanträden lämna rapport om viktiga inträffade händelser rörande klubben ansvara för löpande kontakter med myndigheter och organisationer leda, fördela och medverka i arbetet vid kansliet och receptionen samt stödja greenkeepern i dennes verksamhet Verksamhetsplanering, budget och bokslut Klubben skall i samverkan med: styrelsen hålla processen om klubbens framtida visioner och långsiktiga mål igång samt bidra med idéer och diskussionsunderlag ordföranden och kassör initiera årlig verksamhetsplanering- och budgetprocess samt på styrelsens begäran utarbeta underlag av skilda slag för planeringsarbetet sekreterare och kassör ansvara för sammanställning och redigering av förslag till verksamhetsberättelse samt verksamhetsplan och budget för nästkommande verksamhetsår

2 kassören hålla styrelsen fortlöpande informerade om klubbens ekonomi och likviditet och övervaka att kommittéerna håller sig inom budgeterade ramar. kassören till styrelsen upprätta och framlägga förslag till medlems- och andra avgifter kassör upprätta bokslut, vid behov självdeklaration samt ekonomiska översikter och sammanställningar enligt styrelsens bestämmande styrelsens ordförande årligen aktualisera frågan om eventuell översyn av klubbens organisation och bemanning, såväl vad gäller förtroendevalda som anställda Serviceverksamhet ansvara för att kansliet och receptionen hålls öppna enligt fastställt schema då kansliets kapacitet är otillräcklig, samt vidta åtgärder för att kunna ge service med tillfredsställande snabbhet i samverkan med medlemskommittén utöva överinseende över restaurangens serviceutbud m.m. samt i samråd med kommittén lämna styrelsen förslag till eventuella ändringar i samråd med restauratören, instruktören och andra lämpliga samarbetspartners verka för att kurser, konferenser och liknande sammankomster förläggs till klubben och på villkor som bestäms av styrelsen till styrelsen utarbeta förslag till bestämmelser för genomförande av företagsgolf eller motsvarande samt ansvara för att beslutade regler efterlevs på styrelsens uppdrag vara klubbens kontaktman gentemot instruktören resp. restauratören Informationsverksamhet i samverkan med kommittéerna tillse att den interna och externa informationsverksamheten fungerar tillfredsställande ansvara för skötsel och uppdatering av klubbens anslagstavlor i samverkan med klubbens kommittéer handlägga utformning och utgivning av nyhetsbrev och övriga informationsblad med fokus på sociala medier ta fram artiklar av god kvalitet som profilerar golfklubben och dess verksamhet arbeta med och genomföra information till samhälle, organisationer, skolor m.m. om golfsporten och klubbens verksamhet upprätthålla goda och regelbundna kontakter med massmedia inom klubbens upptagningsområde ansvara för distribution av protokoll och kallelser till styrelsen, valberedningen och revisorerna ansvara för att klubbens medlemmar erhåller fullgod information om förekommande arbetsuppgifter vid klubben, utvecklingen och användningen av klubbens medel, ekonomiska ställning o.s.v.

3 Marknads- och PR-verksamhet aktivt stödja medlems-, junior- och övriga kommittéer i arbetet med medlemsrekrytering med utgångspunkt från av styrelsen beslutade riktlinjer och aktivt arbeta för en positiv utveckling av tillgänglighet för medlemmar och greenfeevolymer när beläggningen tillåter och golfturism vid golfklubben aktivt arbeta med sponsorverksamheten i mån av behov aktivt medverka i direkt bearbetning av klubbens sponsorer, såväl befintliga som nya i samarbete med medlemskommittéerna genomföra marknadsanalyser för rekrytering av nya medlemmar och sponsorer Banan i samverkan med banutvecklingsgruppen och banchef, inom ramen för beslutad verksamhetsplan och budget, arbeta för att banan och klubbens träningsanläggningar hålls i ett mycket gott skick och successivt förbättras vara samtalspartner till banchef och stödja denne i det löpande arbetet med banskötsel och andra driftsfrågor och banchef tillse att skötselplaner för banans olika delar dokumenteras och uppdateras tillsammans med banchef genomföra träffar med Svenska Golfförbundets bankonsulent och styrelsens ordförande bevaka alla arrende-, mark- och vattenfrågor av betydelse samt tillsammans med ordföranden företräda klubben i diskussioner med markägare m.fl. Maskinparken Klubbchefen skall i samverkan med: banchef tillse att register över klubbens maskininnehav fortlöpande uppdateras banchef genomföra regelbundna analyser av status på maskinparken (reparationer, kostnader, drift, försäkringar osv.) Medlemsverksamhet ansvara för handläggning av ansökningar om in- och utträde ur klubben, kategoriomflyttningar m.m. ansvara för klubbens medlems- och prenumerationsregister ansvara för klubbens handicapregister och i samverkan med handicapkommittén delta i det fortlöpande arbetet med handicapjusteringar Tävlingsverksamhet Klubbchefen skall i samverkan med tävlingskommittén: medverka vid genomförandet av klubbens tävlingsprogram ansvara för och vid behov bistå tävlingsledare med - att ta emot anmälningar, besvara frågor om tävlingar etc. - utskrift, uppsättning och indragning av anmälningslistor på rätt tid - kontroll av anmälningslistor samt förberedelser till lottning samt genomföra lottning - utskrift av scorekortsetiketter till tävlingar - utskrift och uppsättning av resultatlistor

4 - kontroll av att statuter för vandringspris följs eller är genomförbara - klubbens anmälningar till nationella eller internationella tävlingar - att tillse att Tävlingshandbokens bestämmelser efterlevs - kontroll av att säsongslånga tävlingar genomförs programenligt Arbetsgivarfrågor på styrelsens uppdrag handha det löpande personalansvaret för anställd och inhyrd personal i den utsträckning styrelsen bestämmer i samråd med ordföranden resp. banchef svara för rekrytering av ev. vikarier till bana och kansli Valberedning i samverkan med styrelsens ordförande tillse att valberedningen har tillgång till av styrelsen beslutade funktions- och befattningsbeskrivningar för styrelse- och kommittéledamöter stödja valberedningen i arbetet med att finna lämpliga kandidater till olika befattningar inom klubbens organisation Administration svara för att inkommande post dagligen fördelas till rätt befattningshavare och delges berörda samt att vid brådskande ärenden handläggningen snarast påbörjas svara för att förteckning över klubbens inventarier föres ansvara för klubbens försäkringar inkl. arbetsmarknads- och avtalsförsäkringar i samverkan med tävlingskommittén uppdatera scorekort och banguider samt ansvara för beställningar av desamma i samverkan med sekreteraren svara för arkivering av klubbens handlingar i samverkan med sekreteraren ansvara för klubbens instruktionssamling och vid behov uppdatera funktions- och befattningsbeskrivningar, månadskalendrar för kansli och bana, delegeringsbestämmelser m.m. vara IT-ansvarig ansvara för att klubbens IT-system hanteras på ett säkert sätt bevaka och i samverkan med ordföranden genomföra avtalsförhandlingar beträffande restaurang, shop och pro-verksamheten Ekonomiförvaltning i samverkan med kassör ansvara för: klubbens kassaförvaltning uppföljning och kontroll av löpande budget, bokföring och likviditet att förteckning över inkommande fakturor förs klubbens ekonomiska redovisning (leverantörs- och kundfakturor, kontroll och utbetalning av attesterade räkningar, löner, skatter, arbetsgivaravgifter, redovisning av moms, reklamskatt, statistik, kassa, postgiro, bank, förskott) handläggandet av klubbens reverssystem

5 uppbörd av årsavgifter, andra avgifter, hyror, arrenden m.m. kontroll av att greenfee erläggs redovisning från instruktör och restauratör på sätt som föreskrivs i gällande avtal att erforderliga underlag för siffergranskning och revision finns tillgängliga vid rätt tidpunkt Utbildning Klubbchefen skall i samverkan med utbildningsledaren, ULF följa upp klubbens utbildningsbehov för anställda och förtroendevalda samt utarbeta förslag till utbildningsplaner följa upp SGF ś, golforganisationerna PGA, GAF och SGA ś och GDF s utbildningsprogram både för anställd och ideell personal bevaka att klubben deltar i lämpliga kurser och möten på central och lokal nivå föreslå åtgärder i syfte att förbättra golfvett, kunskaper om regler, handicapsystemet, slopesystemet, tävlingsformer etc. Byggnader Klubbchefen skall i samverkan med fastighetskommittén ansvara för: fastigheters och inventariers underhåll anskaffning av inventarier städning, renhållning och låsning av byggnader flaggning Arbetsmiljöfrågor på styrelsens uppdrag utöva det operativa arbetsmiljöansvaret vid klubben samt tillsammans med banchefen ansvara för utbildning av personalen i arbetsmiljöfrågor i samråd med ordföranden vara klubbens kontaktman mot myndigheter i arbetsmiljöfrågor i samverkan med ordföranden och banchefen ansvara för genomförande av årliga internkontroller samt dokumentation av dessa och framtagning av åtgärdsförslag som föreläggs styrelsen för behandling och beslut