(~f) SJÖFARTSVERKET. (lit. Sjöfartsverkets kommentarer till Riksrevisionens revisionsrapport. Dnr: Riksrevisionen

Transkript

1 (lit (~f) SJÖFARTSVERKET PM Dnr: Riksrevisionen Sjöfartsverkets kommentarer till Riksrevisionens revisionsrapport Inledningsvis vill Sjöfartsverket framhålla att vi ser positivt på Riksrevisionens granskningar och betraktar dem som ett stöd i arbetet med ständiga förbättringar av vår verksamhet. Samtliga Riksrevisionens rekommendationer har lyfts in i en handlingsplan där aktiviteter har tidsatts och ansvariga har utsetts. Rekommendationerna kommer med något enstaka undantag att slutredovisas innan halvårsskiftet Nedan följer några övergripande förslag som syftar till att förbättra gransknings processen för såväl Sjöfartsverket som för Riksrevisionen. Därefter redovisas Sjöfartsverkets kommentarer till och beslutade åtgärder avseende varje enskild rekommendation. Övergripande förbättringsförslag Sjöfartsverket föreslår ett möte i syfte att gemensamt komma fram till hur planeringen inför kommande granskningar kan utvecklas, hur granskningsprocessen kan tydliggöras samt hur avrapporteringen kan förbättras och utvecklas. Sjöfartsverket uppfattar processen som otydlig. Den information som föregår den löpande granskningen bör i framtiden även innefatta vilken modell som kommer att tillämpas, för att ge myndigheten en rimlig chans att själv analysera det aktuella området utifrån den tillämpade modellen innan revisionen genomförs. Annars finns en risk att granskningen inte baseras på fullt ut rättvisande information på grund av bristande förståelse för vad Riksrevisionen frågar efter. Sjöfartsverket ställer sig även undrande till att Riksrevisionen lämnar sin revisionsrapport innan räkenskapsåret är avslutat och innan den löpande granskningen är fullt genomförd och avslutad. Sjöfartsverket önskar även att Riksrevisionen under innevarande år utvecklar sin skriftliga återrapportering så att den i högre grad liknar den som ofta tillämpas av de externa revisionsbolagen. För att resultatet av granskningarna ska kunna omhändertas på bästa sätt, vilket är Sjöfartsverkets ambition, bör den skriftliga avrapporteringen följa en form som innebär att den behandlar samtliga granskade områden med en tydlig gradering av de identifierade avvikelserna avseende väsentlighet. Detta för att styrelsen

2 SJÖFARrSVERKET och ledningen ska få en pedagogisk översikt över vilka områden som kräver störst fokus och därmed kunna besluta om en effektiv prioritering av tillgängliga resurser. Specifika synpunkter och beslutade åtgärder 1.1 Kontrollmiljö När det gäller området intern styrning och kontroll bör påpekas att Sjöfartsverket inte lyder under förordning om intern styrning och kontroll, som bygger på COSO-modellen. Sjöfartsverket har vid genomgång av de statliga ekonomiadministrativa regelverken inte kunnat hitta någon hänvisning till COSO-modellen för myndigheter som inte lyder under förordningen om intern styrning och kontroll, vilket även har bekräftats av ESV. Om information om modellen hade lämnats till Sjöfartsverkets ledning i god tid innan granskningen hade Sjöfartsverket haft en rimlig möjlighet att skapa sig förståelse för modellen men också kunnat stämma av styrande dokument och processer mot modellen. Därigenom torde arbetet ha underlättats såväl internt som för Riksrevisionen. Efter att Riksrevisionen muntligt avrapporterade resultatet av sin granskning har Sjöfartsverket stämt av sina styrande dokument mot COSO-modellen. Denna avstämning visar att Sjöfartsverkets ledningsprocess i stor utsträckning innehåller styrande dokument som matchar COSO-principerna. En policy för intern styrning och kontroll har tagits fram och fastställts av styrelsen. Implementering i verksamheten kommer att genomföras under våren Riskanalyser Sjöfartsverkets riskanalys är upprättad i enlighet med förordning (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering samt MSB:s föreskrift om statliga myndigheters risk och sårbarhetsanalyser (MSBFS 2015:3). Under år 2015 identifierade Sjöfartsverket själv att det saknades tillräcklig systematik i riskanalysarbetet, vilket styrelsen informerades om vid styrelsemötet i augusti. Samtidigt konstaterades en brist i att riskanalysen inte utgör en integrerad del av verksamhetsplaneringen. Beslutade åtgärder Sjöfartsverket kommer inom kort att införa nya rutiner som innebär att riskanalysen från och med februari 2016 kommer att utgöra en integrerad del av verksamhetsplaneringen. 1.3 Kontrollåtgärder Sjöfartsverket hari sina befintliga processer integrerat ett antal löpande kontrollåtgärder och det sker även ett systematiskt arbete inom vissa specifika områden,

3 SJOFARrSVERKET t ex avseende arbetsmiljö och hanteringen av finansiella risker. Arbetet med åtgärdsplaner avseende övergripande riskanalyser i verksamheterna är dock inte tillräckligt utvecklat. Beslutade åtgärder Rekommendationen omhändertas i de nya rutinerna för riskhantering som implementeras under våren Uppföljning Det har varierat mellan avdelningar och enheter hur genomförda riskanalyser har följts upp inom Sjöfartsverket. Inom vissa områden sker en löpande uppföljning, t ex avseende arbetsmiljö och finansiella risker. Uppföljningen avseende övergripande riskanalyser i verksamheterna och ledningen har dock inte skett tillräckligt systematiskt. 1 de nya rutinerna för riskhantering kommer kriterier för eskalering av risker att ingå. Samtidigt utvecklas den löpande uppföljningen av styrkort och verksamhetsplaner i de så kallade resultatdialogerna till att även omfatta uppföljning av riskanalyserna och dess åtgärdsplaner. Såväl i processrapporterna som i verksamhetsrapporterna till styrelsen kommer uppföljning av tidigare identifierade risker, samt aktuell riskbedömning, att ingå från och med rapporteringen för Q Bristfällig riskanalys Riksrevisionen menar att Sjöfartsverkets decentraliserade organisation och verksamhet inom vissa områden kan innebära risk för oegentligheter samt att avsaknaden av tillräcklig riskanalys inom området är bristfällig. Därmed minskar möjligheten att bygga upp ett effektivt skydd. Även om systematisk riskanalys på området saknas har Sjöfartsverket under många år medvetet byggt upp sin organisation och kontrollfunktioner för att minimera risken för oegentligheter. Styrande dokument anpassades t ex redan för flera år sedan till rekommendationerna från Institutet mot mutor. 1 de fall när oegentligheter har uppdagats har åtgärder i form av antingen polisanmälan eller anmälan till personalansvarsnämnden omgående vidtagits. Sjöfartsverket håller dock med om att rutinerna kan förtydligas ytterligare. Beslutade åtgärder

4 35 Datum Dnr syfte att tydliggöra rutinerna kommer riskanalysen att utvecklas till att även omfatta risken för oegentligheter och korruption. 2.2 Avsaknad av styrdokument Sjöfartsverket är certifierad enligt , vilket innebär att myndigheten arbetar systematiskt med ständiga förbättringar. 1 det arbetet är systemet för avvikelsehantering, C2, ett viktigt verktyg som samtlig personal har tillgång till och möjlighet att rapportera såväl avvikelser som incidenter och förbättringsförslag i. Även om en policy för hantering av oegentligheter och korruption saknas, finns det en etablerad ordning för hantering av sådana händelser när de inträffar. Ansvaret ligger på enheten Juridik, som hanterar såväl ärenden som för personalansvarsnämnden som polisanmälningar i förekommande fall. Sjöfartsverket kommer att ta fram en instruktion för hantering av upptäckta eller befarade fall av oegentligheter och korruption, vilken förväntas fastställas under mars Brister i planering och uppföljning av gjorda upphandlingar Sjöfartsverket delar Riksrevisionens uppfattning att det finns förbättringspotential när det gäller planering och genomförande av upphandlingar. Av den anledningen beslutade Sjöfartsverkets CD under sommaren 2015 att tillsätta en strategisk inköpsdirektör, som rekryterades under hösten och tillträdde sin tjänst ijanuari Sjöfartsverket inledde arbetet med att förtydliga inköpsorganisationen och stärka planering och uppföljning av gjorda inköp och upphandlingar under hösten Arbetet beräknas fortgå under hela år Brister i enskilda inköp/upphandlingar Sjöfartsverket tolkar Riksrevisionens synpunkter som att de i första hand avser hur de nämnda direktupphandlingarna har dokumenterats. Sjöfartsverket delar uppfattningen att det finns utrymme för förbättringar avseende dokumentationen, vilket ingår i den nyligen tillsatta strategiska inköpsdirektörens uppdrag. Sjöfartsverket har vidare redan

5 SJÖFARrSVERKEr genomfört ramavtalsupphandlingar och tecknat avtal avseende såväl juridiska tjänster som tekniska konsulttjänster. Inom ramen för det förbättringsarbete som beskrivs under punkten 3.1 ovan, har arbetet inletts med att förtydliga inköpsprocessen och dess styrande dokument, samt kommunicera detta till verksamheterna. 4 Oklarheter vid tecknande av kollektivavtal inom helikopterverksamheten Införlivandet av helikopterverksamheten direkt i Sjöfartsverket genomfördes som ett led i det långsiktiga säkerställandet av svensk sjö- och flygräddning, i enlighet med regeringens bemyndigande. För att införlivandet skulle kunna göras krävdes att ett nytt arbetstidsavtal förhandlades fram, eftersom Sjöfartsverket befintliga kollektivavtal, AVA Sjö, inte var möjligt att tillämpa på helikopterverksamheten, som utgör en central del av sjö- och flygräddningstjänsten. Sjöfartsverkets ursprungliga intention var att förhandla fram ett avtal som åtgärdade de uppenbara brister som fanns i det tidigare kollektivavtalet och som samtidigt varväl anpassat för de särskilda krav som följer av att bedriva räddningstjänst, utan att kostnaden skulle öka med mer än vad som följde av att de statliga avtalen har andra övertidsdivisorer, ersättning vid föräldraledighet etc., för vilket kostnaden uppskattades till cirka 5 mkr per år. Av olika skäl, bland annat det faktum att Arbetsgivarverket inte tillät piloternas fackliga organisation Svensk Pilotförening att vara parti förhandlingarna, blev förhandlingsprocessen mycket svår. På grund av att avtalslöst tillstånd skulle uppkomma per 1januari 2014 gjordes bedömningen att det inte gick att skjuta ytterligare på införlivandet. Dessutom hade parterna inte lyckats få till stånd det utbildningsavtal som krävdes för att kunna skicka piloterna på utbildning till Italien, vilket var helt nödvändigt för att kunna ta de nya räddningshelikoptrarna i bruk. Sammantaget innebar situationen en uppenbar risk för att verksamheten inte skulle kunna upprätthållas utan avbrott. En sådan riskexponering kunde inte accepteras eftersom konsekvenserna för samhället skulle bli allt för stora. Det var mot den bakgrunden som Sjöfartsverkets förhandlingsdelegation förhandlade fram SAR-avtalet, vars kostnad beräknades uppgå till cirka 20 mkr mer än det tidigare avtalet, vid normala verksamhetsförhållanden. Sjöfartsverket var inte ensam i denna process. Arbetsgivarverket var delaktig i processen och Näringsdepartementet löpande informerad. Riksrevisionen informerades om förhandlingsprocessen och utfallet redan i samband med den löpande granskningen hösten 2013.

6 (tj Under implementeringen av de nya räddningshelikoptrarna har en massiv utbildningsinsats genomförts under mer än två årstid, vilket har inneburit en stor ansträngning för organisationen eftersom beredskapen för sjö- och flygräddning av uppenbara skäl har varit tvungen att upprätthållas samtidigt. Detta i kombination med vakanser och en planering av verksamheten som inte har varit tillräckligt effektiv har inneburit att en stor mängd fridygn och övertid har behövt nyttjas. Revisionsbyrån Deloitte genomförde under hösten 2014 och våren 2015 på Sjöfartsverkets uppdrag en utredning av löneutfallet och lönehanteringen inom Helikopterenheten, vilken bland annat innefattade oegentlighetsaspekter Inga oegentligheter kunde identifieras och de rekommendationer som lämnades har åtgärdats. När det gäller det så kallade tilläggsavtalet informerade Sjöfartsverket Riksrevisionen så fort avtalet och konsekvenserna av detta kom till ledningens kännedom i september Riksrevisionens rapport kan tolkas som att det var en ensam person vid HR som förhandlade fram avtalet, vilket inte är korrekt. Förhandlingen genomfördes på uppdrag av helikopterenheten och förhandlingsprotokolle~ undertecknades av en person på HRavdelningen i enlighet med styrande dokument inom HR-enheten. Detta har Sjöfartsverket själv identifierat som en brist i den interna kontrollen och därmed vidtagit åtgärder för att undvika att motsvarande situation ska kunna uppstå igen. 1 början av år 2015 tecknade Sjöfartsverket avtal med Preera AB/Actea AB avseende verksamhetsutveckling inom helikopterverksamheten Projektet består av följande delar: 1. Översyn av produktionsprocessen i syfte att identifiera hur en effektiv produktionsstyrning och planering av helikopterverksamheten kan åstadkommas. 2. Översyn av organisationen med särskilt fokus på förutsättningarna för att bedriva ett gott ledarskap avseende bland annat arbetsmiljö och övriga personalrelaterade frågor. 3. Genomgång av det lokala arbetstidsavtalet i syfte att ta fram styrande principer för hur avtalet ska tillämpas i praktiken. 4. Genomlysning av processen för personalplanering i relation till det lokala arbetstidsavtalet, i syfte att identifiera förbättringsområden. 5. Utifrån ovanstående punkterna 1-4 identifiera och föreslå förändringar i produktionsstyrningen, organisationen och bemanningen i syfte att uppnå hög grad av kostnadseffektivitet i helikopterverksamheten Projektet kommer i huvudsak att vara genomfört vid halvårsskiftet 2016, men vissa delar beräknas pågå under hela år 2016.

7 SJÖFARTSVERKET 5 Brister i behörighetshanteringen Riksrevisionen har uppmärksammat att 26 personer har högsta systembehörighet i systemet Raindance. Som systemet för närvarande är uppbyggt innebär det att ett antal medarbetare måste ha högsta behörighet i vissa moduler för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Därutöver tillkommer systemansvarig, tekniskt förvaltningsansvarig, redovisningschef, ekonomichef samt systemleverantören som har högsta behörighet. Uppföljning och kontroll av behörigheter har gjorts under året, men det saknas en dokumenterad rutin för detta och Sjöfartsverket delar Riksrevisionens uppfattning om att rutinen ska dokumenteras. Sjöfartsverket har inlett en översyn av behörighetsstrukturen, vilket kommer att vara genomförd under våren En rutin för uppföljning och kontroll kommer samtidigt att tas fram och fastställas i ledningssystemet. 6-1 Brist i attestrutinen Sjöfartsverket delar Riksrevisionens rekommendation om att göra en översyn av attestrutinen när en kostnadsansvarig chef även är beställare. En översyn av attestrutinen kommer att göras under våren Brister i hanteringen av leverantörsregistret Sjöfartsverket delar Riksrevisionens rekommendation om att se över och besluta om rutiner för upplägg av leverantörer samt kontinuerlig översyn av leverantörsregistret och passivsättning av inaktiva leverantörer. En översyn av rutinerna kommer att göras under våren Interna kontrollen i lönehanteringen kan stärkas Sjöfartsverket delar Riksrevisionens rekommendation om att införa rutiner som säkerställer dualitet vid ändringar av fasta data, att loggar bör följas upp systematiskt samt att varningslistan innehåller relevanta gränsvärden utifrån riskanalysen.

8 SJÖFARTSvERKFr Datum Ont En översyn av rutinerna kommer att göras under våren Oklarheter kring redovisning och värdering av förorenade områden Sjöfartsverket delar Riksrevisionens uppfattning om att redovisningsmässiga konsekvenser av kostnader för sanering av förorenade områden bör utredas. En inventering av områden som befaras vara förorenade har påbörjats och de redovisningsmässiga konsekvenserna kommer att utredas med start under våren Brister i rutiner kring hantering av anläggningstillgångar Sjöfartsverket delar Riksrevisionens uppfattning om att rutinen kring inventering och utrangering av anläggningstillgångar kan utvecklas och förstärkas. Vad gäller stöldbegärlig utrustning finns ett register över datorer men i övrigt saknas centralt register för denna typ av utrustning. Sjöfartsverket delar uppfattningen att ett register bör upprättas för övrig utrustning som bedöms vara stöldbegärlig. Ln förbättrad rutin avseende inventering och utrangering av anläggningstillgångar kommer att införas under våren En genomlysning av vilken utrustning som bedöms vara stöldbegärlig, samt behovet av nya rutiner, kommer att genomföras under våren Brister i hantering av representation Sjöfartsverkets ledning har en mycket restriktiv inställning till representation. Förekomsten av representation är mycket begränsad och kostnaderna är därmed låga. Självfallet ska den begränsade representation som genomförs redovisas korrekt enligt såväl interna krav som enligt Skatteverkets gällande regelverk och ev. beslut om att överskrida beloppsgränser ska dokumenteras. En ny rutin för kontroll av representationskostnader har redan införts. Förtydligande av interna rutiner samt interna utbildningsinsatser kommer att genomföras under våren 2016.

9 ct SJÖFARrSVERKET 1 detta ärende, som har beslutats av generaldirektören Ann-Catrine Zetterdahl, har t.f. ekonomichef Mats Karlsson, redovisningschef Maria Andersson, direktören för utveckling och kompetens Ulrika Worge-Carlsson, samt Stf. GD Noomi Eriksson deltagit, den senare föredragande. ~Cat~Zett~ Noomi Eriksson Kopia Näringsdepartementet Finansdepartementet