Upphandling av undersökningar av miljögifter och metaller i fisk

Transkript

1 LOGGO ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum Upphandling av undersökningar av miljögifter och metaller i fisk Anbudsförfrågan Upphandlingsform: Förenklat förfarande Sista anbudsdag: Anbudet skall vara?? vattenvårdsförbund tillhanda senast??. Anbudet sänds till följande adress:?? vattenvårdsförbund adress Anbudet märks: Anbud Undersökningar av miljögifter och metaller i fisk Välkommen med ert anbud Namn

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 2 (10) 1. INFORMATION OM UPPHANDLINGEN Upphandlande organisation Upphandlingsförfarande Upphandlingarna avser Avtalsperiod Tilldelning Avtal Bilagor till anbudsförfrågan Upplysningar under anbudstiden Komplettering/förtydligande av förfrågningsunderlaget Sekretess Ersättning för anbudsarbete ANVISNING TILL ANBUDSGIVAREN Skallkrav Anbudsavlämnande Språk Anbudets giltighetstid Anbudsformulär/checklista KRAV PÅ ANBUDSGIVARE Registreringsskyldigheter Betalning av skatter och avgifter Teknisk förmåga, kapacitet och resurser KRAV PÅ TJÄNSTEN/UPPDRAGET Allmän beskrivning Omfattning Tidsplan Rapportering Kvalitet Personal KOMMERSIELLA/AVTALSVILLKOR Pris Prisjustering Fakturering Betalningsvillkor Dröjsmålsränta Upphovs-, ägande- och nyttjanderätt Bristande kvalitet Uppsägning av avtal Befrielsegrund (Force majeuer) Tolkning av avtalshandlingar Tvist Överlåtelse av avtal Kommande avtal ANBUDSUTVÄRDERING Kvalificering Prövning av anbud Utvärdering av anbud... 10

3 3 (10) 1. INFORMATION OM UPPHANDLINGEN 1.1. Upphandlande organisation Upphandlingen görs av?? vattenvårdsförbund. Kort presentation av förbundet, vilka är medlemmar och förbundets mål/verksamhet Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt Förenklat förfarande i enlighet med Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Detta innebär bland annat att anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivare lämnar sitt bästa anbud från början. För att vi ska ha möjlighet att utvärdera anbudet är det viktigt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter. Ofullständiga anbud kommer inte att behandlas Upphandlingarna avser Upphandlingen avser undersökningar av miljögifter och metaller i fisk för åren 2015 till 2018, se mer under punkt Avtalsperiod Uppdraget innebär ett avtal från avtalets tecknande till den?? år??. Beställaren har möjlighet att säga upp avtalet i förtid om finansiering av undersökningsprogrammet uteblir eller reduceras kraftigt under perioden Tilldelning Avtal Avtal sluts först genom undertecknande av upphandlingskontrakt/avtal. Avtal tecknas tidigast 10 dagar efter tilldelningsinformation med beslut och motivering för val av leverantör sänts till samtliga anbudsgivare som deltagit i upphandlingen. Tilldelningsinformation kommer att sändas till de e-postadresser som anges i fältet Företagsuppgifter och Anbuds/avtalsansvarig i Bilaga 1 under avsnittet Anbudsgivarens kontaktuppgifter Bilagor till anbudsförfrågan Följande bilagor är en del av förfrågningsunderlaget: 1. Anbudsformulär/prislista 2. Program för undersökningar av miljögifter och metaller i fisk 1.7. Upplysningar under anbudstiden Om presumtiv/intresserad anbudslämnare vid mottagandet av detta förfrågningsunderlag anser att underlaget är otydligt eller oklart i någon del, skall denne för att få svar snarast möjligt, dock senast 8 dagar innan anbudstidens utgång, kontakta kontaktpersonen nedan (svar kommer att lämnas senast 6 dagar före sista anbudsdag - se punkt 1.8); Kontaktperson: Telefon: E-post:

4 4 (10) 1.8. Komplettering/förtydligande av förfrågningsunderlaget Om förfrågningsunderlaget skulle behöva kompletteras eller förtydligas med anledning av ställda frågor kommer en sådan komplettering/förtydligande att publiceras via Opic s annonseringstjänst. Det är upp till presumtiv/intresserad anbudslämnare att registrera sig då underlaget laddas hem från Opic alternativt anmäla sig till kontaktpersonen för att få meddelande om att komplettering/förtydligande har publicerats Sekretess Detta upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Detta innebär att bland annat att absolut sekretess råder under pågående upphandling. Efter tilldelningsbeslutet har offentliggjorts är i normalfallet att samtliga handlingar i upphandlingen blir offentliga handlingar. Den anbudsgivare som anser att vissa uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess och ska hemlighållas även efter att tilldelningsbeslutet har offentliggjorts ska ange vilka uppgifter som avses samt vilken skada som man kan komma att lida om uppgifterna offentliggörs. Observera att det är beställaren som gör prövning av sekretess och garanti för att de preciserade uppgifterna inte offentliggörs kan inte ges. Prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifterna, sekretessprövning kan aldrig göras i förväg Ersättning för anbudsarbete Ingen ersättning utgår till anbudsgivare för nedlagt arbete i samband med anbudsgivningen. 2. ANVISNING TILL ANBUDSGIVAREN 2.1. Skallkrav Samtliga skallkrav skall vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna delta i utvärderingen Anbudsavlämnande Anbudets skall vara beställaren tillhanda senast datum, anbud som inkommer efter den angivna dagen kommer inte att utvärderas. Anbudet skall vara skriftligt. Anbudet skall lämnas i tillslutet kuvert eller omslag. Anbudet och kuvertet/omslaget märks med: Anbud Undersökningar av miljögifter och metaller i fisk Anbudet skall undertecknas av behörig person Språk Anbudet skall vara skrivet på det svenska språket. All muntlig och skriftlig kommunikation under avtalsperioden skall ske på det svenska språket Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt minst 90 dagar efter sista anbudsdag. Vid en eventuell rättslig prövning av köparens tilldelningsbeslut skall anbudens giltighetstid automatiskt förlängas till 14 dagar efter det datum förvaltningsrättens/kammarrättens dom vunnit laga kraft.

5 5 (10) 2.5. Anbudsformulär/checklista För att underlätta utvärderingsarbetet är önskemålet att Bilaga 1 Anbudsformulär/checklista används vid anbudsavlämnande. Används inte Bilaga 1 vid anbudsavlämnandet lämnas motsvarande uppgifter på annat sätt i anbudet. 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVARE 3.1. Registreringsskyldigheter Anbudsgivare skall i tillämpliga fall vara registrerad för mervärdesskatt och i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register samt inneha F-Skattsedel. Kraven är inte tillämpliga på alla bolagsformer, till exempel inte för ideella föreningar eller stiftelser under vissa omständigheter. Beställaren kommer att på eget initiativ kontrollera att anbudsgivare uppfyller detta krav genom kontroll hos Skatteverket Betalning av skatter och avgifter Anbudsgivare skall vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Beställaren kommer att på eget initiativ kontrollera att anbudsgivare uppfyller detta krav genom kontroll hos Skatteverket. Om anbudsgivare inte uppfyller detta och inte kan lämna godtagbar förklaring om anledningen till detta så kommer anbudet inte att gå vidare till fortsatt utvärdering. Om den leverantör som antagits under pågående uppdrag blir restförd för skatter, sociala avgifter eller liknande och inte kan lämna godtagbar förklaring om anledningen till detta så äger köparen rätt att säga upp avtalet Teknisk förmåga, kapacitet och resurser Anbudsgivaren skall ha den tekniska förmåga, kapacitet och resurser som krävs för att utföra uppdraget, det innebär att företaget skall: 1. Inneha (om så krävs) myndighetstillstånd 2. Ha kompetens inom området 3. Ha kapacitet och resurser för att utföra uppdraget 4. Ha dokumenterad erfarenhet av minst två undersökningar av miljögifter och metaller i fisk. Gäller alla delar i uppdraget: provberedning, analyser och rapportering. 5. Laboratorium/leverantör som utför analyser och provtagning av miljögifter och metaller ska vara ackrediterat eller ha annat likvärdigt system 1 för samtliga av de analysparameterar och rapporteringsområden som omfattas av detta uppdrag. 6. Ha miljöledningssystem eller motsvarande dokumenterat system. 1 Med motsvarande kontrollsystem menas sådant kontrollsystem som motsvarar SWEDAC: s ackreditering. I anbudet skall tydligt beskrivas om annat kontrollsystem används och dokumentationen ska redovisas så att det går att bedöma om detta system är likvärdigt med SWEDAC: s ackrediteringssystem. För att bekräfta den tekniska förmågan, kapaciteten och resurserna skall anbudet innehålla: 1. En beskrivning av det anbudsgivande företagets organisation

6 6 (10) Av beskrivning skall följande framgå: Företagets organisation (personalstyrka) Företagets kompetens och erfarenhet inom området Eventuell övrig relevant information avseende teknisk förmåga, kapacitet och resurser som påverkar uppdraget 2. Uppgifter om två referensuppdrag som styrker tidigare utförda uppdrag av liknande karaktär Följande uppgifter skall framgå för varje referensuppdrag: Beställare, dess kontaktperson och kontaktuppgifter Ansvarig projektledare Övriga konsulter som medverkat i projektet Uppdragets omfattning När uppdraget utfördes Rapport (ange adress till webbplats där rapporterna finns, alternativt bifoga pdffil) 3. Ackrediteringsbevis Ackrediteringsbevis skall bifogas anbudet för de kemiska analyser och mätområden som ingår i uppdraget. Om likvärdigt kontrollsystem 1 används skall detta tydligt redovisas och kommenteras. Redovisa i sådant fall kontinuerliga kvalitetssäkringsrutiner, exempelvis hur avvikelserapportering och interkalibreringar sker och hur rimlighetskontroller görs. 4. Kort beskrivning av miljöledningssystem En kort beskrivning av anbudsgivarens miljöledningssystem eller motsvarande. Underleverantörs resurser Avser anbudsgivaren anlita en eller flera underleverantörer skall detta anges i anbudet. Om leverantören har för avsikt att under pågående uppdrag anlita annan underleverantör än de som angivits i anbudet skall detta anmälas till beställaren omgående för godkännande. Leverantören svarar för underleverantörs tjänster som för sina egna. 4. KRAV PÅ TJÄNSTEN/UPPDRAGET 4.1. Allmän beskrivning Uppdraget avser undersökningar av miljögifter och metaller i fisk omfattande provberedning, analyser och resultatredovisning enligt Bilaga Omfattning Uppdraget avser undersökningar av miljögifter och metaller i fisk för åren I uppdraget ingår provberedning, analyser och resultatredovisning. Omfattningen av dessa moment framgår av Bilaga 2. Uppdragstagaren ska ta fram en skriftlig rapport. Period 1 Period 2 Period 3 Period 4 Undersökning av fisk från Rapportering senast 1 maj maj maj maj 2019

7 7 (10) Analysomfattning: Abborre: 2 stationer, fisk fångas in årligen Gädda: 1 station, fisk fångas in år Tidsplan Beställaren ordnar insamlingen av fisk för åren Fiskarna skickas efter avtalets tecknande till utföraren för provberedning och analys. Fiskarna levereras senast i november varje år till utföraren Rapportering En skriftlig rapport görs och i uppdraget ingår att hålla ett föredrag om resultaten på något av?? vattenvårdsförbunds seminarier under avtalsperioden (exempelvis ett årsmöte). Rådata skall levereras senast den 1 mars året efter leverans av fisk har skett till uppdragstagaren. Leveransen skall ske i digital form enligt anvisat format från nationell datavärd. Skriftlig rapportering skall ske senast den 1 maj året efter leverans av fisk har skett till uppdragstagaren. En skriftlig rapport görs enligt anvisningar i Bilaga 2, ett engelskt abstract ska också skrivas till den årliga rapporten. Den skriftliga redovisningen skall levereras i digitalt format som kan öppnas i Word, Excel eller InDesign. Rapporten kommer att ingå som ett kapitel i?? vattenvårdsförbunds årsskrift Kvalitet Uppdraget skall följa metodik och kvalitetskraven i Bilaga 2. Metoder ska så långt möjligt vara undersökningsmetoder inom Havs- och vattenmyndighetens samt Naturvårdsverkets handledning för miljöövervakning (se vidare Bilaga 2). I det fall annan metod väljs skall detta anges. Analysmetod skall väljas så att rapporterade halter är inom de max- och minhalter som tidigare uppmätts enligt tabell 1 i Bilaga 2. Metoder skall väljas så att mindre än värden undviks och endast förekommer i enstaka fall Personal Anbudsgivaren skall ha personal med dokumenterad erfarenhet och kompetens av minst två undersökningar av miljögifter och metaller i fisk. Gäller både provberedning, analyser och rapportering. Anbudsgivare skall presentera den personal som kommer att arbeta med uppdraget samt ange dess kompetens (erfarenhet och utbildning): Projektledare Ansvarig för provberedning, analyser och rapportering

8 8 (10) 5. KOMMERSIELLA/AVTALSVILLKOR 5.1. Pris Pris skall anges i SEK exkl. mervärdesskatt per del för respektive undersöknings/rapporteringsperiod enligt specifikation nedan: Del Undersökningar av fisk från?? Del 2 Undersökningar av fisk från?? Del 3 Gemensam rapport för Del 1 och Del 2 Period 1 - Undersökning av fisk från Rapportering senast 1 maj 2016 Period 2 - Undersökning av fisk från Rapportering senast 1 maj 2017 Period 3 - Undersökning av fisk från Rapportering senast 1 maj 2018 Period 4 - Undersökning av fisk från Rapportering senast 1 maj Prisjustering Det offererade priset skall vara fast under hela avtalsperioden Fakturering Betalning utgår från beställaren efter fakturering från leverantören. Fakturering sker med 70 procent när analyserna är genomförda. Resten faktureras efter att beställaren har godkänt rapporteringen. Anbudsgivare kan föreslå annat förslag till betalningsplan. Fakturaadress och anvisningar för fakturering anges vid avtalstecknandet. Inga extra avgifter såsom till exempel expeditions- eller faktureringsavgifter får debiteras. Faktureringsadress:?? vattenvårdsförbund adress Referens: namn 5.4. Betalningsvillkor 30 dagar från fakturadatum Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta vid försenad likvid utgår högst enligt räntelagens bestämmelser.

9 9 (10) 5.6. Upphovs-, ägande- och nyttjanderätt Beställaren och uppdragstagaren har rätt att för egen del nyttja rådata och den skriftliga rapporten i andra sammanhang efter det att uppdragsgivaren har publicerat resultaten. Beställaren har rätt att överlåta upphovsrätten vidare Bristande kvalitet När beställaren så begär skall brister i tjänsten orsakade genom avvikelser från avtalad specifikation åtgärdas av leverantören. Sådant arbete ingår i överenskommen ersättning. Leverantören skall omedelbart efter erinran från beställaren avhjälpa felet eller utföra tjänsten på nytt Uppsägning av avtal Beställaren äger rätt att säga upp avtalet om leverantören inte uppfyller sina förpliktelser enligt avtalet och rättelse inte skett omgående sedan skriftlig erinran översänts. Avtalet kan även sägas upp om leverantören försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd, eller det framkommer att leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömning och tilldelning av avtal. Beställaren har rätt att inom skälig tid kräva skadestånd som motsvarar de kostnader som köparen drabbats av på grund av uppsägningen. En eventuell uppsägning ska ske skriftligt Befrielsegrund (Force majeuer) Part befrias från sina åtaganden enligt avtalet om fullgörande förhindrats på grund av omständigheter utanför dess kontroll som de skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Såsom sådana omständigheter skall anses krig, krigsliknande tillstånd, avtalsenlig arbetskonflikt, eldsvåda, beslut av regering eller myndighet. Den part som avser åberopa denna befrielsegrund skall omedelbart skriftligen underrätta motparten. Så snart den åberopade omständigheten upphört skall parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta uppdraget i avtalad omfattning Tolkning av avtalshandlingar Avtalshandlingarna kompletterar varandra och är, om de skulle visa sig vara motsägelsefulla, gällande i den nedanstående uppräknade ordningen: 1. Skriftliga (av båda parter undertecknade) ändringar och tillägg till det kommande avtalet 2. Kommande avtal 3. Anbudsförfrågan 4. Leverantörens anbud Tvist Tvist mellan parterna med anledning av ingånget avtal skall i första hand lösas i samförstånd mellan parterna. Uppnås ingen överenskommelse skall tvisten avgöras enligt svensk lag vid allmän domstol närmast köparens hemort Överlåtelse av avtal Leverantören har inte tillåtelse att överlåta avtalet till annan part utan köparens skriftliga medgivande.

10 10 (10) Kommande avtal Det kommande avtalet kommer att baseras på skallkraven och kommersiella/avtalsvillkor i denna anbudsförfrågan. 6. ANBUDSUTVÄRDERING 6.1. Kvalificering Anbudsgivarna granskas med utgångspunkt på: Kraven enligt 10 kap. 1 och 2 Lagen om Offentlig Upphandling Kraven enligt punkt i denna anbudsförfrågan Anbud från anbudsgivare som godkänns vid granskningen går vidare för prövning enligt punkt 6.2 Prövning av anbud Prövning av anbud Anbuden prövas mot ställda skallkrav i förfrågningsunderlaget. Anbud som godkänns vid prövningen går vidare till utvärdering enligt punkt 6.3 Utvärdering av anbud 6.3. Utvärdering av anbud Anbudet med lägsta anbudspris kommer att antas. Utvärderingen av anbud grundas på totalpriset för hela uppdraget. Detta innebär att totalpriset (Del 1-3) för respektive år under avtalsperioden (Period 1-4) summeras till ett totalpris för uppdraget.